«Вечнозеленый» и постоянно эволюционирующий характер SaaS-продуктов требует активного надзора и бдительности.
Органы и учреждения государственного сектора должны проявлять бдительность в отношении того, как они используют и настраивают такие системы, как Microsoft 365, предупредил бывший Главный архивист Новой Зеландии.
Бывший Главный архивист Новой Зеландии Стивен Кларк (Stephen Clarke)
Внедрение «вечнозелёных» (т.е. постоянно обновляемых – Н.Х.) программных решений для управления информацией, и чаще всего - решения Microsoft 365, приводит к ряду проблем, предупредил глава Архивов Новой Зеландии (на языке маори - Te Rua Mahara o te Kāwanatanga) в ежегодном отчёте архивного ведомства о состоянии управления документами в государственном секторе.
«При правильной настройке - это надёжные системы управления информацией, однако «вечнозеленый» и постоянно эволюционирующий характер этих продуктов требует активного надзора и бдительности для обеспечения того, что конфигурации систем остаются актуальными и эффективными для организаций-пользователей», - пишет ушедший в октябре 2022 года в отставку со своего поста Стивен Кларк.
При внедрении пакета программ Microsoft 365 следует обеспечить его тщательное конфигурирование и настройку, чтобы обеспечить соответствие государственным стандартам управления информацией и документами, а также Закону о государственных документах (Public Records Act), - пишет Кларк.
«Внедрение облачного офисного пакета программ Microsoft 365 в качестве платформы для управления информацией и управления документами трансформировало государственный сектор как здесь, так и за Тасмановым морем (т.е. в Австралии – Н.Х.): организации теперь могут получить доступ к более чем 100 приложениям по одной лицензии», — отмечает Кларк.
Однако главный вопрос, который задают государственные органы и поставщики услуг, следующий: «соответствует ли Microsoft 365 законодательно-нормативным требованиям?».
Архивы Новой Зеландии, которым самим пришлось извиняться в декабре 2022 года за утечки данных из их систем ( https://www.reseller.co.nz/article/704186/privacy-commissioner-welcomes-apology-from-archives-nz-after-breach/ ), дали ответ на этот вопрос в виде руководства по обязательствам государственного сектора в соответствии со стандартами, и по тому, как их исполнять с использованием Microsoft 365.
«Сюда входит помощь с настройкой и конфигурированием, обеспечение надлежащего уровня лицензирования управления, использование дополнений третьих сторон для поддержки функциональных возможностей для управления информацией и документами, а также расширение знаний организации об административных приложениях и инструментах, используемых для управления информацией в Microsoft 365».
Архивы Новой Зеландии также предоставили организациям рекомендации по применению программного обеспечения и исполнению их обязательств посредством использования оптимальной конфигурации, правильных лицензионных соглашений и интеграции с электронными системами управления документами и контентом (EDRMS) и/или системами управления корпоративным контентом (ECM).
В течение 2022 года Архивы Новой Зеландии также изучали вопрос о том, могут ли инструменты машинного обучения и гипермасштабируемые облачные возможности помочь с анализом информации и с решением других информационных и архивных проблем.
Архивное ведомство получило финансирование от Инновационного фонда партнерства электронного правительства (Digital Government Partnership Innovation Fund) для проведения проверки концепции.
В период с февраля по июль 2022 года активность в рамках проекта была направлена на проверку возможности использования этих инструментов для автоматической классификации информации и документов и для определения соответствующих указаний по срокам хранения и действиям по их истечении. Также изучалась возможность выявления с помощью этих инструментов важных для сообществ материалов, и, в частности, информации, представляющей интерес для народа маори.
Работая совместно с государственными органами и сотрудничая с технологическими партнерами Microsoft и Amazon Web Services, а также с экспертами по управлению информацией, Архивы Новой Зеландии пришли к выводу, что эти задачи возможно решать с высокой степенью точности.
Однако ещё один проект пошёл не так хорошо. Архивы Новой Зеландии сообщили, что они «прекрасно осведомлены» о проблемах с функционированием своей системы поиска по материалам архивных коллекций (Collections Search) с момента её запуска в феврале 2022 года.
«Цель системы поиска по коллекциям - облегчить нашим клиентам доступ к коллекциям, и мы признаем, что это не всегда удавалось», - пишет Кларк. «Мы по-прежнему намерены сотрудничать с нашим поставщиком над улучшением данной системы с тем, чтобы обеспечить её полноценное функционирования и непрерывно положительные впечатления клиентов по мере исправления системы.»
Кларк ушел с поста Главного архивиста, чтобы искать возможности, более тесно увязанные с цифровыми технологиями и трансформацией.
С октября 2022 года Кларк работает директором по цифровым исследованиям в Министерстве внутренних дел, выполняя проект изучения рынка для применения нарождающейся технологии «озера данных» (data lake), с целью получения отдачи от неструктурированных данных в облаке, а также обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований как потребительской услуги.
Начиная с 17 октября 2022 года и на срок не менее шести месяцев исполняющим обязанности Главного архивиста будет г-жа Анахера Мореху (Anahera Morehu).
Роб О'Нил (Rob O'Neill)
Источник: сайт New Zealand Reseller News
https://www.reseller.co.nz/article/704558/chief-archivist-targets-quality-public-sector-microsoft-365-rollouts/
Комментариев нет:
Отправить комментарий