Финляндия: Что происходит с SÄHKE2?

Данный пост руководителя отдела управления продуктами Национальных Архивов Финляндии (Kansallisarkisto) Реко Этелявуори (Reko Etelävuori – на фото) был опубликован в социальной сети LinkedIn в конце декабря 2022 года.

Мой комментарий: О финских стандартах SÄHKE и SÄHKE2 я уже рассказывала на блоге, см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/SAHKE и http://rusrim.blogspot.com/search/label/SAHKE2 .

• Срок действия стандарта SÄHKE2 (от Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen - «Обработка, управление и сохранение электронной документальной информации», объёмом 18 страниц, см. https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/normiteksti_suomi.pdf , стандарт вступил в силу 1 января 2009 года – первоначально на два года, согласно приказу  AL/9815/07.01.01.00/2008 – это был приказ архивной службы о требованиях и возможностях, необходимых для постоянного хранения в электронном виде документальных данных, содержащихся в различных информационных системах, и о создании интегрированного набора систем данных – Н.Х.) в соответствии с распоряжением Национальных Архивов заканчивается 31 декабря 2022 года.
  
  
• Использование содержания и практики применения SÄHKE2 после истечения срока действия приказа поддерживается Рекомендацией Национальных Архивов по использованию модели метаданных SÄHKE2, которая будет опубликована в январе 2023 года.
  
  
• SÄHKE2 регламентирует поддерживаемую структуру данных при передаче архивных информационных материалов на хранение в Национальные Архивы.

В заключение могу отметить (в своей роли владельца продукта SAPA - Sähköisen arkistoinnin palvelu т.е. «Сервис электронного архива»), что с совместимостью SÄHKE2 при разработке SAPA возникали некоторые трудности; однако установленная SÄHKE2 структура по-прежнему хороша в качестве структуры передачи, несмотря на определенные проблемы.

Реко Этелявуори (Reko Etelävuori)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/rekoetelavuori_s%C3%A4hke2-m%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys-muuttuu-suositukseksi-activity-7011755427843436546-4H1f/

Финляндия: На неопределённый срок продлено действие национального стандарта SÄHKE2

2 января 2020 года на сайте Национальных Архивов Финляндии была размещена следующая короткая новость:

Срок действия стандарта SÄHKE2 продлён на неопределённый период времени

«Национальные Архивы Финляндии продлевают на неопределённое время срок действия стандарта SÄHKE2 (от Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen - «Обработка, управление и сохранение электронной документальной информации», объёмом 18 страниц, см. https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/normiteksti_suomi.pdf , вступил в силу 1 января 2009 года – первоначально на два года, согласно приказу  AL/9815/07.01.01.00/2008 – это был приказ архивной службы о требованиях и возможностях, необходимых для постоянного хранения в электронном виде документальных данных, содержащихся в различных информационных системах, и о создании интегрированного набора систем данных – Н.Х.).

Национальные Архивы примут отдельное решение по обновлению содержащейся в стандарте схемы метаданных.»

Мой комментарий: Стандарт SÄHKE появился в период, когда как на международном, так и на национальном уровне активно разрабатывались требования к систам управления электронными документами, в том числе такие известные тогда, как спецификации серии MoReq, которые стандарт SÄHKE взял за основу.

И вот по истечении чуть более чем десяти лет почти все эти документы оказались забытыми, в то время как финский стандарт продолжает успешно использоваться – как потому, что он был внедрён на практике, так и благодаря своему высокоуровневому характеру.

Как отмечал ещё в 2012 году финский специалист Пекка Хеттонен (Pekka Henttonen), «Схожие чувства вызывают сравнения финских спецификаций SÄHKE2 и MoReq2010, в которых последний получает гораздо более высокую оценку. Мотивировка тому известная: MoReq2010 лучше, поскольку он лучше структурирован, точнее, современнее и гибче. Идея разделения классификационной схемы и агрегаций (структурированных массивов) документов просто блестящая … В то же время у SÄHKE2 есть одно неоспоримое преимущество: эти спецификации внедрены и реально используются. MoReq2010 красиво выглядит на бумаге, но само по себе красивое описание ничего не даёт.»

В своё время у меня на блоге появился ряд постов, в которых рассказывалось о стандарте SÄHKE2:

• «Архивы и архитектура информационного общества», https://rusrim.blogspot.com/2008/11/blog-post_15.html


• «MoReq2010: Яблоки и апельсины», https://rusrim.blogspot.com/2012/01/moreq2010_12.html


• «Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Финский опыт сохранения административных баз данных», https://rusrim.blogspot.com/2015/01/dlm-2014.html .

Помимо прочего, в рамках стандарта SÄHKE2 Национальные Архивы разработали структуру сдаточных информационных SIP-пакетов с целью обеспечить передачу документов из различных электронных систем управления документами в свою службу обеспечения долговременной сохранности в единой структуре. SÄHKE2-структура также используется при передаче баз данных и данных реестров. Такой подход обеспечивает передачу всех материалов в Национальные Архивы, в единой структуре с однотипными метаданными.

SÄHKE2-метаданные используются для описания баз данных и данных реестров как на уровне коллекций, так и на уровне записей. SÄHKE-метаданных – это в основном контекстные и административные метаданные, описывающие происхождения, функции, информационное содержание и возможные ограничения. SÄHKE-структура обеспечивает целостность и постоянство SIP-пакета, которые автоматически проверяются в процессе передачи на архивное хранение.

Источник: сайт Национальных Архивов Финляндии
https://arkisto.fi/news/2540/61/S%C3%84HKE2-normi-voimassa-toistaiseksi/d,ajankohtaista

Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Финский опыт сохранения административных баз данных

Сотрудник Национальных Архивов Финляндии Микко Эрякаски (Mikko Eräkaski – на фото) в ноябре 2014 года выступил на конференции DLM-форума в Лиссабоне, Португалия, с докладом на тему «Практический опыт и проблемы обеспечения сохранности административных баз данных» (Practical experiences and challenges preserving administrative databases). Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF...pdf ), а ниже приведен перевод его отдельных фрагментов.

В последние годы Национальные Архивы Финляндии получили на хранение базы данных и реестры из различных государственных органов. Информация, содержащаяся в этих реестрах и базах данных, будет передана службе обеспечения долговременной сохранности Национальных Архивов с тем, чтобы обеспечить её аутентичность, целостность и пригодность к использованию во времени. В данной статье говорится о том, как информация может быть отделена от структур баз данных и перенесена в архивы. Ключевым аспектом обеспечения долговременной сохранности информации, содержащейся в базе данных, является исчерпывающе полная документация на извлеченные данные. Это делается на основе использования финского национального стандарта SÄHKE2 и разработанного норвежскими Национальными Архивами стандарта ADDML.

,,, Национальные Архивы Финляндии сталкиваются с серьезной проблемой, когда речь заходит о сохранении баз данных. В течение последних лет государственные органы вели сотни реестров и баз данных, но лишь немногие из них систематически поддерживаются с целью обеспечения их долговременной сохранности. Наш предшествующий опыт показал, что обеспечение сохранности баз данных - это не просто техническая задача. Учреждения и организации государственного сектора также обычно недооценивают научное значение своих баз данных, результатом чего является недостаточная осведомленность о проблемах обеспечения долговременной сохранности, о принципах экспертизы ценности и об обязанности Национальных Архивов проводить такую экспертизу.

... Основная стратегия Национальных Архивов предусматривает сохранение только данных, а не функциональных возможностей, правил обработки данных или алгоритмов. Данные извлекаются из системы управления базами данных (СУБД) и отделяются от структур базы данных. Данные хранятся в форматах XML или CSV, без сохранения каких-либо программно-зависимых свойств или бинарных (т.е. нетекстовых – Н.Х.) файлов. В рамках данного процесса все бинарные файлы должны быть извлечены из базы данных и преобразованы в подходящий формат.

Национальные Архивы не устанавливают строгих правил в отношении формы файлов данных. Вместо этого ключевые требования связаны с описанием базы данных и с обязательными элементами метаданных. Такое описание должно быть подготовлено на разных уровнях, с тем, чтобы полностью понимать извлеченные данные и контекст их создания и использования. Описание данных и их передача в Национальные Архивы осуществляются с помощью стандартизированных структур сдаточных информационных SIP-пакетов и метаданных. Дополнительная документация, касающаяся контекста, происхождения данных, системы управления базами данных (СУБД), моделей данных, правил обработки и рекомендаций по удобству использования, сохраняется также в формате PDF. Вопрос о том, какую документацию следует включать в SIP-пакет, пока что решается для каждого случая отдельно.

Структура SIP-пакета регламентируется национальным стандартом SÄHKE2 ( http://www.arkisto.fi/se/saehke2-maeaeraeys , о нём также см. http://rusrim.blogspot.ru/search/label/SAHKE2 - Н.Х.), описывающего информационную модель, разработанную для электронных систем управления документами (ERMS). Национальные Архивы разработали в рамках SÄHKE2 структуру SIP-пакетов с целью обеспечить передачу документов из различных электронных систем управления документами в свою службу обеспечения долговременной сохранности в единой структуре. SÄHKE2-структура также используется при передаче баз данных и данных реестров. Такой подход обеспечивает передачу всех материалов в Национальные Архивы, в единой структуре с однотипными метаданными.

SÄHKE2-метаданные используются для описания баз данных и данных реестров как на уровне коллекций, так и на уровне записей. SÄHKE-метаданных – это в основном  контекстные и административные метаданные, описывающие происхождения, функции, информационное содержание и возможные ограничения. SÄHKE-структура обеспечивает целостность и постоянство SIP-пакета, которые автоматически проверяются в процессе передачи на архивное хранение.

Стандарт ADDML используется для описания данных: таблиц, полей, переменных, кодов и их взаимосвязей. Это стандарт норвежской архивной службы для технических метаданных. ADDML (от Archival Data Description Markup Language – «Язык разметки для описания архивных данных») используется для описания наборов файлов данных, представляющих собой «плоские» файлы. ADDML описывает структуру «плоского» файла, подлежащего переносу из одной системы в другую. Стандарт ADDML является относительно гибким, его можно модифицировать с учетом местных требований и практики описания контента на различных уровнях. Это также позволяет каждому архиву определить свои собственные правила применения стандарта (подробнее об ADDML см. http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivbevaring/Elektronisk-arkivmateriale/Standarder/ADDML ).

Микко Эрякаски (Mikko Eräkaski)

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/17%20-%20Practical%20experiences%20and%20challenges%20preserving%20administrative%20databases.pdf
http://purl.pt/26107/1/

MoReq2010: Яблоки и апельсины

Так уж получается, что в первые дни 2012 года появился целый ряд заметок, касающихся спецификаций MoReq2010, при этом их тон существенно изменился по сравнению с (за редким исключением) хвалебным тоном, характерным для публикаций 2011 года.

На этот раз 7 января 2012 года о MoReq2010 высказался финский архивист Пекка Хеттонен (Pekka Henttonen – на фото) на блоге "Управление документами - заметки на полях" (Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä), в посте под названием «Яблоки и апельсины». Название поста – отсылка к докладу с тем же названием автора спецификаций MoReq2010 Йона Гарда (Jon Grade), сделанному на прошедшей в декабре прошлого года конференции DLM-форума.

Финских коллег задело то, что Йон Гард, сравнивая MoReq2010 с другими стандартами, фактически записал в число стандартов «предыдущего поколения» (читай: устаревших) и разработанные в Финляндии собственные спецификации Sähke2.

Пека Хеттонен в своем посте пишет: «Когда-то один компьютерный журнал сравнил друг с другом конкурирующие продукты компаний Novell и Microsoft. На тот момент продукт Novell уже использовался на практике, а решение Microsoft существовало лишь в виде спецификаций «на бумаге», и его выпуск планировался через несколько лет. Журнал сделал вывод, что решение Microsoft лучше – над чем представители Novell, естественно, не преминули откровенно поехидничать.»

«Схожие чувства вызывают сравнения финских спецификаций Sähke2 и MoReq2010, в которых последний получает гораздо более высокую оценку. Мотивировка тому известная: MoReq2010 лучше, поскольку он лучше структурирован, точнее, современнее и гибче. Идея разделения классификационной схемы и агрегаций (структурированных массивов) документов просто блестящая (я бы сказала, "непроработанная и сбивающая с толку" – но это моя личная очка зрения – Н.Х.). Систему классификации можно выбирать - это может быть как хорошо знакомая финнам иерархическая классификация, так и нечто иное. Агрегация возможна на различных уровнях, и она отделена от классификации. Агрегациями могут быть базы данных, вики или, например, электронные материалы, созданные в рамках определенного проекта,  - и нетрудно видеть, какие перспективы такой подход открывает с точки зрения управления документами. Агрегациями можно управлять как отдельными объектами, по-прежнему выдерживая необходимую точность классификации и управления жизненным циклом.»

«В сравнении с этим, ключевые идеи спецификаций Sähke2, касающиеся оперативных процессов, пополнении и изменения метаданных по ходу жизненного цикла и т.д., кажутся негибкими и чреватыми ошибками. В мир Sähke2 можно вписать лишь те структурированные данные, что ориентированы на использование в оперативных процессах. Описание и поддержка требуют больших трудозатрат…»

«В то же время у Sähke2 есть одно неоспоримое преимущество: эти спецификации внедрены и реально используются. MoReq2010 красиво выглядит на бумаге, но само по себе красивое описание ничего не даёт. Предыдущая версия спецификаций MoReq2, выпущенная в 2008 году, потерпела фиаско (пусть выбор слова останется на совести автора; с моей точки зрения, MoReq2 уже оказал немалое влияние на разработку национальных требований в ряд стран, в том числе в России – Н.Х.), поскольку поставщики систем не стали приводить свои продукты в соответствие с её требованиями. Посмотрим, сможет ли MoReq2010 показать себя лучше.»

Источник: блог "Управление документами - заметки на полях"
http://reunamerkintoja.wordpress.com/2012/01/07/omenat-ja-appelsiinit/ 

Архивы и архитектура информационного общества

Тезисы доклада Маркку Ненонена (Национальные Архивы Финляндии) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Перечни документов с указанием сроков хранения являются источником необходимых метаданных, которые служат для управления жизненным циклом документов и используются в правилах обработки задач и в управлении потоками работ в организации. Их структура основывается на системе классификации задач, процессов обработки и типов документов организации. Перечни и обеспечение долговременной сохранности являются средствами для достижения целей информационного общества.

Управление документами следует рассматривать, с точки зрения архитектуры системы государственного управления, как инструмент для лучшего управления данными при оказании государственных услуг. Национальными Архивами Финляндии разработана централизованная архитектура концепции классификации и системы перечней документов, используемая во всех органах государственного управления Финляндии. Архитектура включает системы разработки перечней и правил обработки; оперативные системы, которые используются для оказания услуг гражданам; а также системы, обеспечивающие долговременную сохранность электронных данных.

Значение управления документами и долговременной сохранности для "электронного правительства" заключается в том, чтобы стимулировать кооперацию и реформирование структур государственного управления, в целях обеспечения доступности и качества государственных услуг. Большой вопрос заключается в том, как управление документами и долговременная сохранность могут повлиять на производительность в государственном секторе.

Благодаря разработке этой концепции, Национальные Архивы Финляндии могут обеспечить эффективный и неразрывный жизненный цикл электронных документов, гарантирующий долговременную сохранность подлинных и надежных документов в электронном формате. И мы можем добиться более эффективного управления данными, с целью улучшения процессов оказания услуг, и более быстрого предоставления клиентам более качественных услуг.

Маркку Ненонен (Markku Nenonen),
зам. Генерального директора Национальных Архивов Финляндии

Источник: сайт конференции DLM-форума

http://www.dlm2008.com/img/pdf/nenonen_ab_gb.pdf

Дополнительная информация: презентация М.Ненонена на встрече DLM-форума в Любляне в апреле 2008 года (на английском языке), http://dlmforum.typepad.com/Slovenia_Nenonen.pdf

Дополнительный материал из доклада и презентации

Стандарт SÄHKE и его практическая реализация

• Национальные Архивы Финляндии решали вопрос о требованиях к информационной архитектуре через стандарт SÄHKE1, действовавший с 2006 года по 2008год. В декабре 2008 г. одобрен новый стандарт SÄHKE2, который вступит в силу с начала 2009 года.
  
  
• Стандарт SÄHKE1 установил требования к информационным системам, используемым в государственных учреждениях. Органы государственной власти Финляндии обязаны использовать соответствующие стандарту системы управления электронными документами, если они хотят хранить документы постоянного срока хранения только в электронном виде, и впоследствии передать их на хранение в Национальные Архивы
  
  
• Соответствующее разрешение выдается Национальными Архивами. В 2008 году такое разрешение получили два агентства (железнодорожного транспорта и земельного кадастра). Еще два обращения будут рассмотрены в начале 2009 года.
  
  
• Сохранность документов обеспечивается ИТ-системами агентства
  
  
• К концу 2010 года должен быть введён в строй национальный электронный архив VAPA, который будет работать на основе SÄHKE2. У организаций будет возможность хранить свои электронные документы в VAPA.
  
  
• В ближайшем будущем будут выпущены обновленные требования для получения разрешения на обеспечение постоянного хранения, на основе SÄHKE2. Они станут применяться, когда начнет работать VAPA

Основные элементы SÄHKE2

• Одобрен в декабре 2008, введён в действие с января 2009 года на два года.
  
  
• Управление всем жизненным циклом документа, от его создания до его повторного использования из электронного архива. Инструментом служит план по созданию государственного электронного архива.
  
  
• План по созданию государственного электронного архива включает классификацию задач и процессов, которая учтена в SÄHKE2
  
  
• Обязательные метаданные, одобренные Национальными Архивами, их сбор и пополнение в ходе жизненного цикла документа
  
  
• Передача документов в электронный архив (на основе стандарта OAIS). При этом Национальные Архивы стремятся повлиять на то, что происходит до передачи документов на хранение, и на формирование сдаточных SIP-пакетов
  
  
• Обеспечение простоты повторного использования электронных документов, сохраненных в электронном архиве VAPA
  
  
• Обеспечение сохранности документов длительного и постоянного срока хранения; возможность хранения документов короткого срока хранения (пока что изучается)
  
  
• Проблемный вопрос – электронное хранение баз данных в VAPA. Национальные архивы в начале 2009 года открыли соответствующий исследовательский проект.
  
  
• SÄHKE2 ближе к MoReq2 чем SÄHKE1 был по отношению к MoReq1, но при этом SÄHKE2 устанавливает менее жёсткие требования к ИТ-системам, чем MoReq2, в нём не так много технических деталей.
  
  
• Организации не обязаны использовать собственные ИТ-приложения для обеспечения долговременной сохранности
  
  
• Национальный электронный архив дает возможность организациям использовать документы, созданные другими организациями
  
  
• Кооперация с «Европеаной» (Europeana) через Национальную электронную библиотеку Финляндии
  
  
• Вопросы, связанные с VAPA:
• Опирается ли VAPA на законодательство? В данный момент создается электронный архив для здравоохранения, на основании законодательства, требующего от органов здравоохранения сдавать документы в этот архив.
  
  
• Будет ли VAPA обслуживать весь государственный сектор, включая муниципальные учреждения? В последние годы в Финляндии продвигалась идея кооперации и использования общих ИТ-решений во всем государственном секторе, включая муниципальные учреждения. VAPA мог бы сыграть здесь ключевую роль.
  
  
• Каков срок передачи документов в VAPA (для бумажных документов – 40 лет, что для ЭД неприемлемо)?
  
  
• Кто будет обеспечивать ИКТ-инфраструктуру? Сами Национальные Архивы с этим не справятся, и нет смысла к этому стремиться. Можно использовать ИТ-решения, уже работающие в государственной администрации. Не стоит забывать и об услугах, предлагаемых частным сектором.

Проблема сертификации

• На электронную архивацию электронных документов постоянного хранения требуется разрешение Национальных Архивов
  
  
• Разрешение выдается организации, а не ИТ-системе или поставщику. Таким образом, Национальные Архивы оценивают, как деятельность организации и то, как организация использует имеющиеся у неё ИТ-приложения (поскольку наличие хорошего приложения ещё не гарантирует, что оно будет должным образом использовано).
  
  
• В Финляндии отсутствует процедура сертификации ИТ-приложений
  
  
• Национальные Архивы хотят быть ближе к верхним слоям информационного общества (операции, процессы), чем к третьему уровню ИТ-приложений; и особенно хотят быть экспертами на уровне информации
  
  
• Существует потребность в тесной кооперации и распределении усилий с MoReq2, особенно с точки зрения ИТ-приложений
  
  
• Уже есть система сертификации для нижнего уровня (технологии). Следующий уровень сертификации – уровень информационных систем.

Проблемы

• SÄHKE1 широко поддерживается, но в основном с точки зрения решения задач долговременной сохранности
  
  
• Потребности «электронного правительства» открывают для SÄHKE2 новые возможности для того, чтобы закрепить свою роль на уровне информации и приблизиться к уровню деловых процессов.
  
  
• Чтобы играть заметную роль, Национальные Архивы должны найти стратегических партнёров. Важнейшим потенциальным партнером является министерство финансов (на которое замыкаются все органы государственной власти). В данный момент Национальные Архивы подчиняются министерству образования.
  
  
• Потребности муниципальных учреждений, которые в Финляндии пользуются широкой автономией – открытое поле деятельности. В то же время муниципалитеты уже дали понять, что не рассматривают курс на общие ИТ-решения как угрозу их автономии.

Роль Национальных Архивов в информационном обществе

• Совершенствование законодательства (не только закона об архивах)
  
  
• Национальные Архивы могли бы предложить решение задачи по аудиту и сертификации информационных систем. В настоящий момент есть возможность сертифицировать организацию, использующую СЭД. Есть потребность в решении в области здравоохранения.