Практика управления документами и экономика альтернатив, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/04/1_0762952703.html )

Я уже упоминал огромную (катастрофическую) ошибку, которую мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] совершили ранее, когда перешли на электронно-цифровые технологии, и которая, на мой взгляд, является одной из причин, которая действительно привела к провалу практики управления документами, сделав её экономически несостоятельной.

Ошибка заключалась вот в чём - мы привыкли описывать материалы на уровне дел.

Когда мы перешли в электронную среду, мы снизили этот уровень и, продолжая классифицировать документы на уровне дел, начали требовать от сотрудников описывать их на уровне отдельных документов.

Что это означает с экономической точки зрения?

Предположим, что в каждом деле содержится десять документов. Это означает, что описание на уровне документа в 10 раз увеличивает трудозатраты на процесс описания по сравнению с тем, что делалось (нами) ранее. Данные трудозатраты также существенно больше тех, что имеют место при использовании файловых серверов. Это означает, что если раньше описание занимало 1 минуту, то теперь оно занимает десять минут.

Если сложить эти экономические факторы вместе, то полученный результат будет означать, что отдача от долгосрочного мышления и использования практики управления документами взамен просто наличия файлового сервера должна примерно в 200 раз превышать те усилия, о которых мы просим.

Если организация ежедневно добавляет на свой файловый сервер 10 тысяч новых документов [это, несомненно, весьма крупная организация – Н.Х.], а описание требует 20 секунд дополнительных трудозатрат на каждый документ/файл, то это означает, что каждый день 1111 (? – Н.Х.) минут (около 20 часов) тратится на описание документов (это около 4 000 часов в год).

Мой комментарий: С арифметикой здесь у автора проблемы :) При названных условиях, ежедневные трудозатраты на описание составят 3333 минут или 55,6 часов – или 11,7 тысяч часов в год.

Если Вы пока что согласны с этими расчётами, то имейте в виду, что 95% этого времени тратится на документы, которые больше никогда не понадобятся.

Таким образом, затратив более чем 4000 [по моим подсчётам, 11,7 тысяч часов – Н.Х.] человеко-часов за год на описание документов, деловая отдача, получаемая благодаря описанию примерно 500 документов [в день, т.е. 105 тысяч документов в год – Н.Х.] (это около 5 дел [в день, или более 1000 в год – Н.Х.]), должна окупить дополнительные усилия и покрыть затраты на Вас, Вашу группу управления документами и Ваши инструменты.

И вам необходимо получить лучший результат по формуле прибыли «отдача минус затраты» по сравнению с другими альтернативами, которыми могут оказаться просто файловый сервер со средствами поиска, или решение для э-раскрытия с поддерживающей его группой, или постоянно растущий пул дешёвых хранилищ, или риски, связанные с применением по умолчанию правила «уничтожить всё по истечении 25 лет», и т. д.

Если Вы обращали на эти вопросы внимание, то, вероятно, у Вас были проблемы с соответствующими расчётами, и Вам кажется, что всё это очень сложно. Здесь следует учитывать то, что финансирующие нас представители высшего руководства тоже считают, что это очень сложно. Они пытаются оценить отдачу, получаемую от практики управления документами, в контексте дополнительных затрат на неё – и точно так же поступают в отношении других альтернатив.

Если эти расчёты вызывают головную боль у Вас, то представьте себе, каково приходится высшему руководству, которое вообще не понимает практику управления документами и у которого очень невелика профессиональная мотивация разбираться со сложным набором экономических вопросов - и очень мало стимулов для решения проблем долгосрочного характера.

У высшего руководства есть много более приоритетных вопросов, при решении которых возможные варианты и ожидаемую отдачу от них понять проще.

Стоит ли удивляться, что сейчас руководство готово использовать файловые серверы, облачные хранилища или деловые приложения, - а вопросы долгосрочного характера оно предпочитает решать тогда, когда они возникают?

Это был длинный и сложный пост, и я надеюсь, что Вы всё ещё остаётесь со мной.

Есть три основных момента, которые, как я полагаю, нам всем необходимо принять во внимание.

Первое соображение заключается в том, что у нас есть конкуренты. Наши практики и методы конкурируют с другими способами достижения тех же целей, и результаты конкуренции в конечном итоге определяются экономическими факторами. В краткосрочной перспективе может победить идеология, может победить политика, могут победить кризисы, могут победить регуляторы. В долгосрочной перспективе победитель в любой человеческой «игре» определяется экономикой, потому что все человеческие проблемы в конечном итоге сводятся к обеспечению едой, а когда мы не можем позволить себе еду, ненужные усилия или усилия по решению долгосрочных проблем сокращаются в пользу усилий по добыванию еды …

Для достижения какой бы цели нас ни нанимали на работу, если наше решение окажется экономически хуже иных способов достижения этой цели, мы станем лишь временным решением данной проблемы, которое может быть и будет заменено более экономичным решением.

Второе соображение заключается в том, что нам необходимо проанализировать и пересмотреть наши методы и практики с точки зрения того, как они влияют на экономику проблемы, которую мы решаем.

Описание документов на уровне отдельного документа могло показаться отличной идеей, когда у нас появились электронные системы управления документами и контентом получили (EDRMS) и каждый документ стал отдельной сущностью, к которой мы могли добавлять метаданные. Могу поспорить, что архивисты и историки буквально исходили пеной от возбуждения по этому поводу.

Однако затем мы взяли на вооружение некастодиальный подход (т.е. отказались от перемещения документов из деловых систем в специализированные документные системы, управляя теперь документами «по месту» в деловых системах – Н.Х.)  и в 10 раз увеличили нагрузку на рядовых сотрудников при выполнении той же задачи, что решал и файловый сервер.

Мы также заставили сотрудников использовать деловую классификационную схему или же какую-либо систему ключевых слов, освоение которых потребовало от них ещё больших усилий, впоследствии часто усложняя им поиск материалов по сравнению с файловым сервером.

Это означает, что нам следует анализировать экономические факторы каждой основной практики управления документами, потому что все они были изобретены в бумажную эпоху, когда управление документами экономило людям больше времени, чем Google, и когда любой другой вариант был заведомо хуже. Сегодня же существуют другие жизнеспособные варианты, и они побеждают, потому что их воспринимаемая экономическая эффективность выше.

Третье соображение заключается в том, что следует помнить о сложности экономических факторов. Это справедливо для экономической эффективности как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Единственная группа специалистов, у которой есть стимул поработать над экономикой управления документами и сопоставить её с альтернативами, а также адаптировать новые методы, которые решают те же проблемы еще более экономично, - это мы сами.

Плохая новость заключается в том, что если мы не пересмотрим и не реформируем экономику наших собственных практик, то кто-то другой сделает это за нас.

Наши руководители не станут приходить к нам со словами: «Эй, хорошие ребята из управления документами, ваши практики стали экономически неэффективными по сравнению с их альтернативами, так что давайте сядем все вместе и подумаем, как мы можем сделать их более экономически эффективными, чтобы мы могли и впредь давать вам эти деньги вместо того, чтобы отдать их вот тем милым людям, которые, кажется, предлагают более простой и дешевый способ решить ту же проблему». Руководство просто потратит деньги где-нибудь еще.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-practice-and-the

Практика управления документами и экономика альтернатив, часть 1

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 24 марта 2024 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Одна вещь, которая абсолютно справедлива в отношении всех людей во всем мире, заключается в том, что людям нравится делать свои дела простым и дешевым способом. В долгосрочной перспективе результаты конкуренции между способами достижения результата всегда определяются соотношением экономических показателей этих способов. И именно поэтому мы сейчас наблюдаем, как постепенно теряются сила и престиж профессии управления документами.

25 лет назад, когда мы ещё жили в бумажном мире, деловая отдача от наличия в штате организации специалистов по управлению документами было настолько иной способ работы с большими объёмами документов был сложнее и дороже.

Мой комментарий: Я тоже хорошо помню, что было 25 и 50 лет назад, и с уверенностью могу сказать, что полезность служб управления документами и даваемую ими деловую отдачу всегда приходилось обосновывать, чтобы добиться от высшего руководства необходимых полномочий, финансирования, кадров и ресурсов. И в продвинутых в плане управления документами странах (например, в США) будущих специалистов учили, как это делать.

Посмотрите на экономику некоторых наших самых основных инструментов – упорядочения по видам деловых операций, каталогизации и описания.

Если у Вас имеется пятьсот коробов (примерно 200 погонных метров документов, или 8000 стандартных дел – Н.Х.) несистематизированных и не упорядоченных документов, то единственный способ найти то, что Вам нужно либо убедиться, что у Вас этого нет - это полистно просмотреть содержимое всех пятисот коробов. Цифры здесь (и стоящие за ними трудозатраты – Н.Х.) не радуют.

Среднестатистический человек читает около 240 слов в минуту — примерно одну страницу. Давайте предположим. Что короб содержит 3000 страниц (т.е. 30 погонных сантиметров документов - это короб, который достаточно полон, но не набит до отказа – Н.Х.). Исходя из этих предположений, полистный просмотр 500 коробов занимает около 17 лет (3000 минут на короб, 500 коробов, 420 рабочих минут в день, 210 рабочих дней в году).

Это действительно плохие экономические показатели, и на основе подобной экономики невозможно выстроить какую-либо деловую деятельность – если только, конечно, деловая деятельность, который Вы развивали, не опирается на использование набора инструментов и практик, которые могли бы сделать экономику этого вопроса достаточно хорошей, чтобы Вы могли управлять полагающейся на них деловой деятельностью.

Здесь на сцену выходят наши инструменты – упорядочение по видам деловых операций (transactional aggregation), каталогизация и описание.

Разместите Ваши документальные материалы в дела в зависимости от деловых операций, к которым они относятся, каталогизируйте и хорошо опишите их, и экономика этого вопроса резко изменится. Срок в 17 лет резко уменьшится – возможно, сведётся к одному дню, если в конечном итоге Вам придётся прочитать каждое слово в деле объёмом 500 страниц. То, что раньше потребовало бы 17 лет (6205 дней), теперь требует 1 дня.

Это означает, что теперь за тот же промежуток времени мы можем при тех же расходах выполнить 6205 таких операций вместо одной-единственной. Это феноменальный результат. Давайте проведём сравнение, которое покажет, насколько это действительно большое достижение.

Насколько Google ускоряет выполнение людьми их работы? Предположим, что у меня в часе езды от места, где я живу, есть библиотека (на самом деле она находится менее чем в 5 минутах ходьбы от моего дома, но давайте будем щедры к бедному Google), - и в ней есть нужная мне информация. Google, вероятно, сократит мои затраты времени на поиск нужной информации с примерно 70 минут до 10 - 30 секунд.

Если принять, что время поиска составляет 10 секунд, то Google помогает нам найти нужные факты примерно за 1/4200 времени, необходимого для посещения библиотеки. Ну а управление документами помогает сотрудникам находить документы по деловой транзакции примерно в 6200 раз быстрее (при условии указанных выше скорости чтения и объёмов документации).

Это не идеальное сравнение, но оно, безусловно, помогает проиллюстрировать, насколько большое значение имеет управление документами в бумажном мире – разница получается больше, чем при использовании Google.

Очевидная загвоздка заключается в том, что мы больше не живём в бумажном мире. И, как было сказано в самом начале, в долгосрочной перспективе выигрывают те практики, которые обеспечивают лучшие экономические показатели, потому что в долгосрочной перспективе люди всегда будут по умолчанию выбирать простой и дешёвый способ достижения нужного им результата.

Это важно, поскольку экономика электронных документов и файловых серверов совсем иная, и мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] допустили ряд серьёзных ошибок, когда пытались адаптировать наши практики к условиям электронного мира, к изменениям, которые катастрофически повлияли на экономические показатели работы с документами.

Начнём с файловых серверов.

Для начала отметим, что сотрудники прекрасно осознают практические аспекты хранения информации на файловых серверах - поэтому обычно нет необходимости просить их систематизировать, каталогизировать и описывать хранимые материалы, они делают это сами (как правило, не идеальным образом, но достаточно хорошо для того, чтобы в краткосрочной перспективе это позволяло им выполнить свою работу).

Ещё есть средства поиска - как минимум, поддерживается поиск по заголовку; часто также имеется поиск по содержанию (который, как мне известно, не всегда помогает).

Давайте сразу внесём ясность: поведение непрофессионалов в вопросах управления информацией не является систематическим и согласованным во времени. Это означает, что файловые серверы всегда оптимизированы под работы, выполняемые в данный момент (то, что мы могли бы назвать «активной» стадией жизненного цикла). Это означает, что после выполнения рутинных оперативных задач информацию о соответствующих транзакциях на файловых серверах часто бывает трудно отыскать.

Имея это в виду, давайте на секунду предположим, что с точки зрения удовлетворения потребностей активной стадии жизненного цикла файловые серверы и системы, основанные на практике управления документами, эквивалентны с точки зрения экономики (на самом деле это не так, как мы увидим впоследствии).

Если названные подходы экономически эквивалентны на этой стадии, нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] следует сосредоточить внимание на количественной оценке долгосрочных экономических последствий, чтобы наши организации видели, что у «наших» решений более благоприятная экономика в долгосрочной перспективе - что означало бы (следуя нашему первоначальному утверждению), что мы выиграем.

Итак, давайте оценим экономические факторы.

Первое, что нам нужно принять во внимание, это объёмы использования информации после завершения активной стадии жизненного цикла. Вообще говоря, около 95% документов никак не используются по истечении первого года с момента их создания.

Если взять этот факт в качестве отправной точки, то это означает, что если мы требуем приложения определённых усилий в отношении каждого документа, то 95% всех усилий, затраченных на систематизацию, каталогизацию и описание контента для долгосрочных нужд, будут потрачены впустую.

Это также означает, что полезная отдача от любых затраченных нами усилий должна быть как минимум в 20 раз больше затрат на них (раз только 5% усилий приводят к получению отдачи). Проще говоря, это означает, что каждая минута приложенный усилий и каждый затрачиваемый нами доллар должны экономить нам в дальнейшем 20 минут и, соответственно, 20 долларов.

Мы могли бы доказать это, если бы заранее подумали об этом, и продолжали думать об этом при разработке и проектировании наших программ управления документами.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/04/2_0964277840.html )

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-practice-and-the

Управление документами как вид деятельности, имеющий под собой твёрдую опору

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 10 апреля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Для меня сутью отличного управления документами является то, как мы совершенствуем способность наших организаций улучшать результаты посредством применения практик управления документами. Это означает, что повышение эффективности и продуктивности является эффектом управления документами первого порядка.

Когда мы думаем об этом с такой точки зрения, управление документами, по моему мнению, является направлением деятельности, имеющим под собой твёрдую опору. Центральным вопросом является эффективность и продуктивность, которые мы напрямую соединяем с тем, как управление записями их повышает.

Меня всегда беспокоило то, что управление документами часто подаётся как деятельность по обеспечению соответствия установленным требованиям (если быть точным, я имею в виду соответствие законодательно-нормативным требованиям, а не нашим собственным политикам).

Любая деятельность по обеспечению соответствия установленным требованиям должна исходить из соотношения отдачи и затрат. Затратами являются любые расходы на реализацию соответствия и обеспечение исполнения требований, а отдачей - любое достигаемое нами повышение эффективности и продуктивности, либо избежание того, что может негативно повлиять на эффективность - штрафов, санкций и т.п.

Если обеспечение соответствия не приносит выгод, которые перекрывали бы затраты, мы в таком случае должны рекомендовать нашей организации заплатить штрафы или перетерпеть санкции. В этом суть сопоставления затрат и отдачи (cost-benefit analysis).

Когда мы говорим, что «управление документами обеспечивает соблюдение законодательно-нормативных требований», мы на самом деле хотим сказать, что «соблюдение требований имеет ценность, а управление документами - это инструмент, с помощью которого мы этого добиваемся». Это не то же самое, что сказать, что «управление документами полезно вне зависимости от нашего желания добиться соответствия законодательно-нормативным требованиям». Управление документами в таком случае показывается как вид деятельности, для которого вопросы повышение эффективности и продуктивности деятельности организации являются вторичными.

Проблема такого отношения к повышению эффективности как ко вторичной задаче заключается в том, что когда организация решит, что соответствие законодательно-нормативным требованиям для неё не особенно важно или «уже достигнуто», - что тогда произойдет с финансированием инструмента, который использовался для обеспечение такого соответствия? Здесь возможно только одно направление, в котором пойдут изменения.

Когда управление документами даёт отдачу независимо от усилий по обеспечению соответствия законодательно-нормативным требованиям, то не возникает никаких проблем, если наши организации в какой-то момент считают, что «соответствие уже достигнуто» - тогда в нашей деятельности, главным образом ориентированной на вопросы эффектив6ности и продуктивности, мы просто уделяем меньше внимания той её составляющей, что связана с обеспечением соответствия. В таком случае мы «сидим за рулём».

Нам нужно решать. Я полагаю, что сосредоточить внимание на этом вопросе сейчас как никогда важно.

Управление документами и информацией уже почти два десятилетия играет второстепенную роль по сравнению с информационными технологиями. Сейчас ситуация начала меняться - управление документами и информацией возвращает себе первостепенную роль. Причина, по которой это происходит, заключается в том, что организации осознают, что можно добиться повышения эффективности и продуктивности за счёт того, как структурирована информация.

Это возможность для нас получить твёрдую опору под ногами. Это возможность получения воздействия «первого порядка» на эффективность и продуктивность деятельности организации благодаря совершенствованию управления документами.

Худшее, что мы можем сделать сейчас - это превратить управление документами в способ достижения каких-либо иных целей.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-standing-on-its