Архивисты германоязычных стран обсудили на встрече в Праге вопросы управления электронными документами и их архивирования

Данный пост работающего в Швейцарии польского специалиста в области управления документами и электронных архивов Анны Собчак (Anna Sobczak – на фото) был опубликован 25 марта 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: В данном посте речь идёт о 29-м заседании рабочей группы «Архивирование документов из цифровых систем» (Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen), которое прошло 18-19 марта 2026 года в Праге.

Знаете, что произошло во второй декаде марта? Позвольте напомнить!

В 29-й раз архивисты и специалисты по управлению документами германоязычных стран собрались в Праге на конференции «Архивирование документов из цифровых систем» (Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen), организованной Национальным архивом Чешской Республики, с тем, чтобы обсудить вопросы управления электронными документами и их архивирования.

Полная программа встречи доступна по адресу https://www.nacr.cz/wp-content/uploads/2026/03/Programm_AUDS_2026_DE_13-3-2026_fin-1.pdf ; тезисы докладов доступны по адресу https://www.nacr.cz/wp-content/uploads/2026/03/Abstract_Buch_AUDS_2026_DE_17-3-2026_fin-1.pdf .

Вот мои основные выводы по итогам этой встречи:

• В странах с централизованным государственным управлением часто имеются централизованные решения для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов – например, Чешский национальный архивный портал.
  
  
• В странах с децентрализованным государственным управлением соответствующие усилия координируются на нескольких уровнях. Хорошим примером здесь может служить немецкое решение DIMAG для электронных архивов.
  
  Мой комментарий: Согласно Википедии (см. https://de.wikipedia.org/wiki/DIMAG ), DIMAG (сокращение от Digitales Magazin) — это набор программных решений для обеспечения долговременной сохранности преимущественно государственных электронных документов. Данное решение было первоначально разработано Архивом земли Баден-Вюртемберг в 2006 году. Со временем сложился консорциум разработчиков, охватывающий ряд земель и кантонов. Решение DIMAG, которое может быть адаптировано под стандарт OAIS, используется в государственных, муниципальных и церковных архивах.
  
  
• Концепция «запроектированного архивирования» становится всё более распространенной! Речь идет не только о системах – но также о сотрудничестве с поставщиками услуг в интересах согласования их инструментов со стандартами архивного дела.
  
  
• Решения, работающие в одной стране, не всегда подходят для другой – Государственный архив кантона Цюрих исследовал «обходные пути» для эффективного использования решения DIMAG.
  
  
• Грядет новое поколение архивных научно-информационных систем – созданных с расчетом на использование ИИ, связанных данных, онтологий и графов знаний, - всё в соответствии с принципами FAIR (буквально «справедливый» - в данном случае является сокращением от слов Findability, Accessibility, Interoperability, Reusability – отыскиваемость, доступность, интероперабельность и повторное использование – Н.Х.)

Анна Собчак (Anna Sobczak)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/drannasobczak_auds2026-digitalpreservation-archives-share-7442131845791633408-5aEB 

Чехия: Поразительная механизированная картотека, которая всё ещё в строю спустя 80 лет

В конце января 2020 года группа коллег-специалистов по управлению документами затеяла в Твиттере обсуждение уникальной чешской механизированной картотеки (Kartotéka České správy sociálního zabezpečení), которая спустя 80 лет всё ещё работает. Для меня это стало поводом рассказать о ней читателям блога.

В ноябре 2013 года на чешском сайте Televize Seznam был выложен короткий видеосюжет об этой системе (см. https://www.televizeseznam.cz/video/domaci-9257/supliky-ceske-spravy-socialniho-zabezpeceni-obsahuji-udaje-o-temer-vsech-obcanech-462027 ), который я очень рекомендую посмотреть. Лично меня очень впечатляют подобные технологические достижения наших предшественников: лишь совсем недавно начали в мире вводиться в строй аналогичные современные системы хранения бумажных документов высокой ёмкости.

Механизированная картотека по-прежнему производит сильное впечатление на посетителей

В аннотации к видеосюжету сказано:

В ящиках картотеки Управления социального обеспечения Чехии содержатся данные практически на всех граждан

«В картотеке Управления социального обеспечения Чехии, располагающемся в пражском районе Смихов, насчитывается ровно девять тысяч ящиков, где хранятся сведения почти о всех нас.

Кадр из фильма «Рукавичка»

Интересно, что офисное здание, считавшееся уникальным в архитектурном отношении, прославилось в фильме Я.А.Холмана (J.A.Holman) «Рукавичка» (Rukavička). «Это был мой мир, я был счастлив здесь», - говорит в фильме актер Франтишек Внучек (František Vnouček).

Некоторые сотрудники работают здесь более 40 лет.»

В 1940-х годах в картотеке работали только мужчины, а в наше время систему обслуживает женский коллектив

В одном из чешских документов (см. https://docplayer.cz/12005439-Ceska-sprava-socialniho-zabezpeceni.html ) дано следующее описание системы:

«С 1936 года механизированный архив в здании на улице Кржижова в пражском Смихове собирает документы о плательщиках отчислений на социальное страхование. Механизированная картотека расположена на первых двух этажах здания, спроектированного архитектором и урбанистом Франтишеком Либрой (František Libra) в сотрудничестве с Йиржи Каном (Jiří Kan).

В настоящее время эти документы ЧССР о социальном страховании выполняют архивную функцию, теперь уже только в качестве вспомогательного источника.

«Стена» картотеки высотой 8 метров, шириной 7 метров и длиной 52 метра содержит 9000 3-метровых металлических ящика, что в общей сложности составляет 27 погонных километров документов формата A5.

Сложная система состоит из 18 блоков, каждым из которых управляет подвижный погрузчик, способный перемещаться вверх, вниз и вбок с помощью рычагов. При нажатии оператором педали выдвигается выдвижной ящик длиной 3 метра.»

Источник: сайт Televize Seznam
https://www.televizeseznam.cz/video/domaci-9257/supliky-ceske-spravy-socialniho-zabezpeceni-obsahuji-udaje-o-temer-vsech-obcanech-462027

Чехия: Краткий отчет о международном семинаре «Архивы в электронную эпоху» AiDA-2018

Данная заметка Зденека Хрушки (Zdeněk Hruška – на фото) была опубликована 30 мая 2018 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

10 и 11 мая 2018 года на площадке Национальных Архивов республики Чехия прошёл международный семинар из серии «Архивы в электронную эпоху» (Archives in Digital Age, AIDA-2018). Это было уже третье ежегодное мероприятие, и на этот раз семинар основное внимание было уделено вопросам аудита и сертификации электронных хранилищ. Одной из позитивных сторон семинара стало объединение усилий архивного и библиотечного сообществ вокруг темы электронных хранилищ. Хотя архивисты определенно были представлены лучше, но и у библиотечного сообщества были свои представители, по крайней мере, из Национальной библиотеки и Библиотеки Моравии.

Мой комментарий: официальная тема семинара звучала так: «Само-аудит и сертификация электронных хранилищ в центрально-европейской перспективе» (Self-Audit and Certification of Digital Archives in Central European Perspectives). Программа мероприятия выложена по адресу http://cesarch.cz/blog/2018/05/22/mezinarodni-workshop-aida-2018/

Несомненно, наиболее полезным был, конечно же, доклад Христиана Кейтеля (Christian Keitel) из Архивов земли Баден-Вюртемберг (Германия), который является членом немецкой ассоциации Nestor (сокращение от Network of Expertise in Long-Term Storage of Digital Resources - Сеть обмена опытом в области долговременного хранения электронных ресурсов – Н.Х.). Эта ассоциация разработала стандарт DIN 31644, который используется в Германии для сертификации доверенных электронных хранилищ (будь то хранилища библиотек, архивов или других учреждений, занимающихся сохранением культурно-исторической памяти). Рассказ Кейтеля о его опыте разработки этого стандарта и проведения аудитов на соответствие его требованиям, конечно же, оказался весьма информативным и ценным. Хотя стандарт DIN 31644 отражает условия немецкой среды, однако благодаря крепким связям с коллегами из Федерального архива Германии намечается возможность сотрудничества и переноса этого стандарта в чешскую среду (по крайней мере, архивную).

Мой комментарий: Речь идёт о немецком стандарте DIN 31644:2012 «Информация и документация – Критерии для доверенного электронного архива» (Information und Dokumentation - Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive, английское название Information and documentation - Criteria for trustworthy digital archives), о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2010/08/blog-post_6895.html . Содержание стандарта (на немецком языке) выложено здесь: https://www.din.de/en/getting-involved/standards-committees/nid/standards/wdc-beuth:din21:147058907/toc-1854419/download

Национальные Архивы Чехии сейчас планируют перевести «Разъяснения в отношении «печати качества» ассоциации Nestor для доверенных электронных архивов» (Explanatory notes on the Nestor Seal for Trustworthy Digital Archives – в сети выложены версия 2 на немецком языке, см. https://d-nb.info/1118881362/34 , и версия 1 на английском языке, см. https://d-nb.info/1047613859/34 - Н.Х.)  Это может быть очень полезным, так как DIN 31644 не столь сложен, как международный стандарт ISO 16363:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories, см. https://www.iso.org/standard/56510.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16363:ed-1:v1:en ), но при этом обеспечивает необходимую сертификацию доверенного электронного хранилища. В чешских условиях стандарт DIN 31644 теоретически может стать заменой для аудита или даже полноценной сертификации на соответствие требованиям ISO 16363.

Мой комментарий: Стандарт ISO 16363 – это, по сути дела, снабжённый обложкой ИСО документ CCSDS 652.0-M-1 с тем же названием, подготовленный Консультативным комитетом по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS) и доступный свободно по адресу http://public.ccsds.org/publications/archive/652x0m1.pdf .

Зденек Вашек (Zdeněk Vašek) из Архивов Карлова университета в своем выступлении подытожил пользу от сертификации в условиях Чехии - любопытно, что два из трех хранилищ, получивших сертификат «электронной печати качества» (Data Seal of Approval, DSA), не стали его обновлять по истечения срока действия. Вероятно, это связано с тем, что на первоначальный проект подготовки необходимых документов и проведения сертификации средства были выделены, а на повторную сертификацию денег найти не удалось.

В докладе также был дан интересный комментарий по поводу ситуации в Чехии – о сертификации много говорят, стандарт DSA очень популярен в стране (есть два перевода, выпущенные в 2013 и 2016 годах), и все знают о пользе от сертификации - но практически никто не занимается сертификацией собственного электронного хранилища. Автор связывает такое положение дел с затратами времени и труда на проведение сертификации, с разобщённостью профессионального сообщества и с тем фактом, что в Чехии нет согласия относительно единого стандарта.

В связи с этим важно, какую позицию займёт Национальная библиотека Чехии, единственная из библиотек республики, у которой есть электронное хранилище для обеспечения долговременной сохранности. Уже несколько лет идут разговоры о том, что Национальная библиотека планирует провести сертификации своего хранилища на соответствии некоторым из стандартов доверия к электронным хранилищам – о получении сертификата «электронной печати качества» DSA (теперь эта сертификация называется CoreTrustSeal – «базовая печать доверия»), после чего может быть проведен (внутренний) аудит на соответствие ISO 16363.

Мой комментарий: Давние партнеры - «Всемирная система данных» (World Data System, https://www.icsu-wds.org/ ) Международного совета по науке (International Council for Science, ICSU, https://www.icsu-wds.org/ ) и «Электронная печать качества» (Data Seal of Approval, DSA) - создали новый сертификационный орган CoreTrustSeal ( https://www.coretrustseal.org/about/ ). CoreTrustSeal предлагает заинтересованным сторонам проведение сертификации базового уровня на основе положений и процедур «Базовых требований к доверенным хранилищам данных» (Core Trustworthy Data Repositories Requirements, см. https://www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2017/01/Core_Trustworthy_Data_Repositories_Requirements_01_00.pdf ), совместно подготовленных DSA и WDS. Этот универсальный каталог требований отражает ключевые характеристики доверенных хранилищ и является кульминацией сотрудничества между DSA и WDS, направленного на слияние их систем сертификации. Новая сертификация заменила сертификации DSA и WDS.

Зденек Хрушка (Zdeněk Hruška, Библиотека Моравии в Брно) говорил о важности определения расходов на содержание электронных хранилищ и об инструментах LIFE3 и KRDS2, используемых для расчета затрат. Финансовая устойчивость и способность хранилища находить бюджетные альтернативы имеют решающее значение с точки зрения его репутации (см. ISO 16363, п.3.4 «Финансовая устойчивость»). Модели затрат поддерживают такую способность, равно как и способность принимать решения, основанные на различных вариантах расходования средств. И хотя использовать некоторых из моделей затрат непросто (требуется время и кадровые ресурсы), однако преимущества этого очевидны. В конце концов, проведение внутреннего аудита на соответствие одному из стандартов доверенных хранилищ также является затратным по ресурсам, но получаемая от этого отдача неоспорима.

Золтан Люкс (Zoltán Lux) из Национальных Архивов Венгрии представил иную точку зрения на сертификации электронных хранилищ, поскольку венгерское хранилище не сертифицировано на соответствие международным стандартам доверенных хранилища, но в данный момент оно стремится соответствовать лишь национальному законодательству и требованиям к ИТ-безопасности. В Венгрии делается акцент на управление рисками, с тем, чтобы затрачиваемые ресурсы не оказались более дорогостоящими, чем потенциальный ущерб. Интересно, что после того, как выступили другие докладчики, г-н Люкс признал, что им тоже пора задуматься о сертификации в соответствии с международно признанными стандартами, такими как CoreTrustSeal, Nestor Seal и ISO 16363. Похоже, что обмен информацией и проведение встреч на международном уровне приносят пользу, а обмен опытом имеет решающее значение для развития профессионального сообщества.

Катарина Томкова (Katarína Tomková) из словацкого Центрального архива данных (Centrálny dátový archív, CDA, http://cda.kultury.sk/ ) рассказала о целях этого проекта, об опыте проведения аудита в прошлом, а также о планах на будущее. Поскольку обязанность проводить аудит была изначально заложена в проект, то в 2014 году CDA прошёл внешний аудит «предварительной сертификации» на соответствие требованиям ISO 16363 и также был сертифицирован по стандарту ISO 27001. Были планы сертификации на соответствие DSA, но в связи с тем, что эта система сертификации была заменена на сертификацию CoreTrustSeal, хранилище CDA сейчас обдумывает свои дальнейшие шаги.

Зденек Хрушка (Zdeněk Hruška)

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2018/05/archives-in-digital-age-aida-2018-v-na.html

Чехия: Сроки хранения документов и закон о защите персональных данных GDPR

Заметка Томаша Безоушки (Tomáš Bezouška – на фото) была опубликована 4 февраля 2018 года на сайте чешского Института управления документами (Institut pro správu dokumentů, IPSD).

В ходе проведенного 2 февраля 2018 года семинара «Документационная служба и закон о защите персональных данных GDPR», организованного координатором «цифровой повестки дня Чешской Республики» совместно с Управлением по защите персональных данных в рамках двухдневной международной конференции «Закон GDPR и ее внедрение в повседневную практику государственной администрации» (GDPR a jeho implementace do každodenní praxe státní správy), директор Департамента архивного дела и делопроизводства министерства внутренних дел Чехии (т.е. руководитель национальной архивной службы – Н.Х.) д-р Иржи Уловец (Jiří Úlovec) представил методологический инструмент под названием «Обзор требований законодательства, устанавливающих обязанности по сохранению отдельных типов документов» (Přehled právních předpisů stanovujících povinnost ukládat vybrané typy dokumentů), см. http://www.ipsd.cz/wp-content/uploads/2018/02/2018-02-02_mvcr_metodika-skartacni-lhuty_1v0.pdf

В этом практичном документе содержится анализ правовых требований с точки зрения правильного установления сроков хранения, что является ключевым элементом надлежащего функционирования документационной службы и одновременно фундаментальной частью подготовки к вступлению в силу европейских «Общих правил защиты персональных данных» (General Data Protection Regulation, GDPR), где одним из условий надлежащей защиты персональных данных является системный подход к установлению сроков обработки персональных данных и организация уничтожения персональных данных после истечения этих предельных сроков.

Данный методологический документ не предполагает охват абсолютно всех правовых требований, поскольку это очень сложная задача. Пока это только первая версия документа, в которой основное внимание уделено избранным 19 областям (тематическим группам), и который в дальнейшем будет постоянно обновляться и развиваться.

Документ объёмом 43 страницы доступен для скачивания в разделе «Документы» (Dokumenty) по адресу http://www.ipsd.cz/wp-content/uploads/2018/02/2018-02-02_mvcr_metodika-skartacni-lhuty_1v0.pdf

В состав тематических групп входят:

• Архивное дело


• Аудиторы, аудит


• Банковские, финансовые операции


• Безопасность, огнестрельное оружие и боеприпасы, секретная информация, противопожарная защита


• Правила ценообразования, специальные товары


• Транспорт и связь, таможня


• Экономика, налоги, бухгалтерский учет


• Горная, геологическая деятельность


• Торговля


• Социальная сфера


• Строительство, планирование землепользования


• Конфликт интересов, судимость


• Образование и культура, исследования и разработки


• Государственные закупки


• Внутреннее управление, территориальные органы самоуправления, выборы, регистры


• Кадровые вопросы, государственная служба


• Здоровье, безопасность и охрана труда на производстве


• Сельское хозяйство, окружающая среда


• Правосудие, судебные исполнители

Томаш Безоушка (Tomáš Bezoka)

Мой комментарий: От перечней Росархива чешский документ отличается тем, что в нем по каждому пункту дана ссылка на соответствующий закон или нормативный акт (см. рис.), что делает его несравнимо более полезным (в том числе для юристов). Благодаря данным ссылкам сроки хранения намного проще выверить в случае изменений в законодательстве.

Источник: сайт чешского Института управления документами
http://www.ipsd.cz/2018/02/04/metodika-ukladaci-lhuty-pro-gdpr/

Чехия: Новая редакция национального стандарта для систем управления электронными документами

Данная статья Томаша Лехнера (Tomáš Lechner – на фото) была опубликована 22 октября 2017 года на сайте SystemOnLine.

Национальный стандарт для систем управления электронными документами (Národní standard pro elektronické systémy spisové služby) подготовлен Министерством внутренних дел Чехии на основании положения Закона № 499/2004 «Об архивной и документационной службах» (Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499 ). Начиная с 2009 года, использование электронных документов стало предпочтительным или даже обязательным для большинства государственных органов. Управление делопроизводством регламентируется упомянутым законом и соответствующим указом № 259/2012 о порядке деятельности документационной службы (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259 ).

Мой комментарий: В своё время я писала о редакциях этого стандарта 2009 и 2010 годов, см. http://rusrim.blogspot.ru/2009/09/moreq2_02.html и http://rusrim.blogspot.ru/2010/12/blog-post_30.html .

Поскольку правовые акты вроде закона и указа не подходят для технических описаний особенностей функционирования информационных систем, для разъяснения требований к системам управления электронными документами был выбран формат стандарта, публикуемого в бюллетене Министерства внутренних дел. 4 июля 2017 года в этом бюллетене была опубликована 4-я версия национального стандарта, которая значительно отличается от предыдущих. В данной статье рассматриваются основные изменения, появившиеся в новой версии документа.

Характер изменений

Первоначальная версия национального стандарта для систем управления электронными документами была выпущена во второй половине 2009 года и основывалась на европейских спецификациях MoReq2. Вследствие этого стандарт содержал ряд требований, которые к тому моменту не были установлены в чешской среде. К ним относились, например, назначение полных классификационных кодов (spisový znak) не только рубрикам как элементам классификационной схемы, но также делам и документам. Определенные сложности возникали из-за строгого разделения документов и записей (на самом деле, конечно, в MoReq2 речь шла соответственно об информационных объектах и документах – Н.Х.). Не только эти два вопроса привели к более широкой реформе национального стандарта. Его корректировку также следует рассматривать в контексте определенного ренессанса в управлении документами, например, вследствие внесения поправок в Закон № 365/2000 «Об информационных системах в государственном управлении» (Zákon o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2000-365 ), согласно которому с 1 июля этого года статус систем управления электронными документами государственных органов был повышен до государственных информационных систем.

Можно однозначно сказать, что нынешнее изменение содержания национального стандарта является самым обширным с момента его создания. Было проведена полная реструктуризация глав и требований и, как следствие, отход от прототипа - спецификаций MoReq2 и, наоборот, сближение со структурой указа. Таким образом, национальный стандарт является теперь, по сути дела, техническим расширением этого указа, что не только никоим образом не умаляет его значение, а, напротив, повышает его качество.

Как уже отмечалось, из национального стандарта были, в частности, убраны те требования MoReq2, которые не опирались на закон, указ или сложившуюся чешскую практику управления документами. Кроме того, были полностью исключены все необязательные требования (в MoReq2 требования разделялись на обязательные и рекомендуемые/опциональные – Н.Х.), что привело к общему сокращению их количества почти наполовину. Несомненно улучшилась читаемость и ясность национального стандарта.

Из терминологии было исключено понятие «записи» (záznam), зато введен термин «пакет, контейнер» (zásilka) и очень важное понятие «проекта документа» (koncept - rozpracovaný dokument), которые в какой-то мере заменили термин «запись».  Кроме того, была изменена терминология, касающаяся элементов информационной безопасности, регулируемых европейским законом eIDAS. И последнее, но не менее важное: внесенные изменения учли функции Национального электронного архива (Národní digitální archiv), и было полностью стандартизовано взаимодействие с системами управления электронными документами.

Наиболее важные практические последствия

Как видно из сказанного выше, изменений действительно много. Ниже мы подробно остановимся на трёх из них - возможно, самых интересных и самых важных. В их число входят требование к представлению дела, новые возможности для создания ежедневных сводок на основе журнала аудита и стандартизация взаимодействия между системой управления электронными документами и другими системами, используемыми для управления документами. Внесенные в национальный стандарт изменения вступили в силу 4 июля 2017 года, но в отношении исполнения некоторых требований предусмотрен переходный период, заканчивающийся 1 мая следующего года.

Давней проблемой является передача электронных и, в частности, гибридных дел (включающих документы как в бумажной, так и в электронной форме), при направлении всего дела в целом, например, в административный орган второго уровня или в суд. До сих пор решение заключалось в том, что электронные документы часто просто распечатывались, в лучшем случае проводилось авторизованная конверсия в бумажную форму. Новая версия национального стандарта содержит добавленное требование 5.3.6, в котором рассматривается эта ситуация с тем, чтобы сохранить взаимосвязи и метаданные дел. Требуется, чтобы система управления электронными документами обеспечивала выгрузку дела в один объект со стандартизованной внутренней структурой, содержащий сначала метаданные дела, в частности, имя создателя, регистрационный номер, срок хранения, классификационный код, тема, сведения об исполнителе и утвердившем лице.

Кроме того, в формируемое представление добавляются сведения о пользователе, указывающие имя пользователя и дату записи. Затем структура наследует полный журнал аудита дела, т.е. доверенные сведения об операциях, которые повлияли на дело или изменили его. Затем идёт опись документов в деле, после чего следуют отдельные документы и все их компоненты, пронумерованные по порядку. Нумерация должна учитывать общий порядок и структуру. В национальном стандарте приведен пример того, как документы нумеруются дополненным слева нулями трехзначным порядковым номером, а каждый их компонент отмечен через дефис дополнительным двузначным номером, например: 001-01, 001-02, 002-01, 002-02, 002-03 и т.д.

Ведение журнала аудита является основой для доверия к системе управления электронными документами в целом. Записанная в журнале аудита информация, позволяет отслеживать, идентифицировать, восстанавливать и контролировать операции в системе, активность пользователей и состоянии отдельных объектов, таких как документы, дела, рубрики и т.д. Для обеспечения необходимого доверия требуется, чтобы система управления электронными документами накапливала содержимое журнала аудита в течение определенного периода времени, но не позднее, чем через сутки автоматически представляла его в виде документа в формате PDF/A или XML установленной структуры, подписанного электронной подписью или заверенного электронной печатью и электронной отметкой времени. Аналогичное требование имелось и в предыдущих версиях национального стандарта, однако, учитывая относительно большое количество транзакций в более крупных системах, была добавлена возможность формировать упомянутые сводки за более короткий период времени, чем сутки. Вторая новинка - это возможность выгрузки в формате XML, что упрощает повторное использование такой сохраняемой информации.

Для того, чтобы система управления электронными документами выступала в качестве центра управления документами организации, она должна быть связана с отдельными деловыми информационными системами, которые создают документы и управляют ими. О таких системах в национальном стандарте ранее говорилось как о системах-агентах (agendový informační systém), но в ином смысле, чем такой термин используется в Законе о базовых реестрах (Zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech, https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2009-111 ). В связи с этим был введен новый непротиворечивый термин «информационная система, управляющая документами» (informační systém spravující dokumenty). По определению, это любая электронная система, содержащая файлы.

В этом контексте, национальный стандарт был дополнен новой главой 9.1, в которой описываются взаимосвязи между системами управления документами, то есть между центральной системой управления электронными документами и всеми другими деловыми информационными системами, включая, конечно, информационные системы-агенты, но также и различные ERP-системы и т.д. Действительно, все управляющие документами системы организации должны соответствовать требованиям национального стандарта, но требования также можно выполнить путем их интеграции с системой управления электронными документами в соответствии с требованиям главы 9.1.

Стандартизованный интерфейс основан на веб-сервисах и имеет две части, синхронную и асинхронную. Обе части должны быть реализованы одновременно, поскольку они дополняют друг друга, причем синхронные функции используются только по мере необходимости, поскольку они всегда зависят от текущей доступности двух взаимосвязанных систем. Стандартизация этого интерфейса может рассматриваться как очень важный шаг, который позволит системе управления электронными документами стать действительно «зонтичной» системой, обеспечивающей общее управления документами организации. Кроме того, этот подход необходим для обеспечения последующего процесса окончательного решения судьбы документов по истечении срока их хранения – уничтожения либо передачи электронных архивных записей в Национальный электронный архив.

Томаш Лехнер (Tomáš Lechner)

Источник: сайт SystemOnLine
https://www.systemonline.cz/sprava-dokumentu/novela-narodniho-standardu-spisovych-sluzeb.htm

Архивирование стандартов Интернета серии RFC, публикуемых IETF и ISOC: Конец использования бумаги

Данная заметка Марека Меличара (Marek Melichar – на фото) была опубликована 25 апреля 2017 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

Мой комментарий: Об Обществе Интернета (Internet Society, ISOC) см. статью в Википедии: https://ru.wikipedia.org/wiki/Общество_Интернета . О Целевой группе инженерной поддержки Интернета, называемой также Инженерным советом Интернета (Internet Engineering Task Force, IETF), см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Инженерный_совет_Интернета . См. также статью об RFC-документах, https://ru.wikipedia.org/wiki/RFC

Возможно, вы ожидали, что именно этот тип материалов – стандарты Интернета RFC (их публикацией занимается IETF под эгидой Общества Интернета ISOC. Правами на RFC обладает ISOC – Н.Х.) – никак не связан с бумажными делопроизводством, но это не так. Лишь после недавней публикации спецификаций RFC 81533 «Вопросы обеспечения электронной сохранности документов серии RFC» (Digital Preservation Considerations for the RFC Series, см. https://www.rfc-editor.org/rfc/pdfrfc/rfc8153.txt.pdf ) с бумагой, наконец, будет покончено. 

Издатель RFC, очевидно, имеет печальный опыт утраты электронных данных (в прошлом из-за неудачной миграции сервера и недостаточного числа резервных копий пришлось вручную заново перевести в электронный формат с бумажных носителей почти 800 RFC-документов), - но теперь он хочет полностью обойтись без бумаги.

Документ стоит прочитать целиком, здесь же процитирую следующий отрывок:

«На протяжении большей части существования серии документов RFC процесс обеспечения их электронной сохранности был довольно прост. Основное внимание уделялось сохранению потока битов, полагаясь одновременно на использование бумажных копий электронных файлов...

Учитывая необходимость сбалансировать затраты и сложность с обеспечением сохранности информации в исторических, правовых и информационных целях, основные усилия по обеспечению сохранности следует сосредоточить на использовании файлов в каноническом формате XML и в формате PDF/A-3, на инструменте xml2rfc и его документации, а также на как минимум двух приложениях для чтения PDF-документов, способных извлекать встроенный XML-объект (речь идет об использовании формата PDF/A-3, представляющего собой вариант формата PDF для длительного хранения, но при этом допускающий встраивание произвольных объектов – Н.Х.).

Следует позаботиться о том, чтобы для включенного в этот архив программного обеспечения было разрешено создание его бесплатных копий для целей резервного копирования или архивации. Все прочие форматы и вычислительная среда в целом должны храниться, как это описано в разделе 2.4.1 о «максимально возможных» (best effort) усилиях по сохранению данных, которые, в свою очередь, должны быть описаны в соответствующем договоре издателя RFC с поставщиком услуг.»

Марек Меличар (Marek Melichar)

Мой комментарий: Я бы также отметила то, что, согласно RFC 81533, сохранение с простом текстовом ASCII-формате уже не удовлетворяет потребности целевого сообщества, и ранее использовавшийся «простой» процесс сохранения документов стал недостаточным. Использование новых инструментов и форматов требует применения нового, более сложного процесса архивации, с тем, чтобы обеспечить читаемость документов в отдаленном будущем. RFC 81533 прямо ссылается на стандарт ИСО, описывающий модель открытой архивной информационной системы OAIS (ISO 14721) – своего рода «библию» электронной сохранности.

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2017/04/archivace-ietfisoc-rfc-konec-papiru.html
https://www.rfc-editor.org/rfc/pdfrfc/rfc8153.txt.pdf

Новая публикация издательства Шпрингер: «Электронная сохранность: Применение на практике»

Данная заметка Марека Меличара (Marek Melichar – на фото) была опубликована 21 января 2017 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

Хочу похвалить своих европейских коллег из Польши, выпустивших книгу в издательстве Шпрингер (Springer), 2/3 которой посвящено описанию из проекта электронного хранилища CREDO. О котором см. также http://www.elka.pw.edu.pl/Dzialalnosc-naukowa/Projekty/Projekty-finansowane-przez-NCBR/CREDO-Cyfrowe-Repozytorium-Dokumentow

Мой комментарий: Это страница сайта Варшавского политехнического университета (Politechnika Warszawska), посвященная данному проекту, на польском языке. Некоторые материалы имеются и на английском языке. Цель пилотного проекта CREDO - спроектировать и запустить демонстрационную версию электронного хранилища, обеспечивающего архивацию больших объёмов электронных ресурсов как в кратковременной, так и в длительной перспективе. Хранилище спроектировано таким образом, чтобы одновременно выполнять роль защищенного файлового хранилища и электронного архива, обеспечивающего управление метаданными. Проект предполагает в перспективе внедрения в учреждениях культуры, СМИ, государственных органах и учреждениях здравоохранения.

Публикация называется «Электронная сохранность: Применение на практике» (Digital Preservation: Putting It to Work), DOI 10.1007/978-3-319-51801-5,
см. http://www.springer.com/us/book/9783319518008 . Редактора: Томаш Трачук (Tomasz Traczyk), Водзимеж Огрычак (Włodzimierz Ogryczak), Пётр Палка (Piotr Pałka) и Томаш Сливиньски (Tomasz Śliwiński).

Хотя книга не очень объёмная  (158 страниц), - её содержание (см. http://www.springer.com/cda/content/document/cda_downloaddocument/9783319518008-t1.pdf   ) выглядит довольно интересно.

Содержание книги следующее:

Предисловие (выложено по адресу  http://www.springer.com/cda/content/document/cda_downloaddocument/9783319518008-p1.pdf?SGWID=0-0-45-1599425-p180541233 )

Часть I. Проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

• Требования к электронной сохранности


• Роль метаданных в обеспечении долговременной электронной сохранности

Часть II. Решения, предложенные в рамках проекта CREDO

• Проект CREDO


• Архитектура хранилища CREDO


• Обработка информации в долговременном архиве CREDO (CREDO Long-Term Archive)


• Использование метаданных в долговременном архиве CREDO


• Менеджмент жизнестойкости (persistence management) долговременном архиве CREDO 


• Энергоэффективность и планирование доступа к архиву


• Управление информацией в федеративных (federated) электронных архивах

Одна из глав - о метаданных, объёмом 48 страниц - доступна на сайте издательства Springer, см. http://www.springer.com/cda/content/document/cda_downloaddocument/9783319518008-c2.pdf?SGWID=0-0-45-1599380-p180541233 . Эта глава рассказываете о метаданных всех типов, включая технические метаданные, используемые различными методами защиты контента; описательные метаданные и т.д.

Марек Меличар (Marek Melichar)

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2017/01/digital-preservation-putting-it-to-work.html

Чешский архив социологических данных получил сертификат «Электронной печати качества» - Data Seal of Approval (DSA)

Данная заметка Марека Меличара (Marek Melichar – на фото) была опубликована 11 октября 2016 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

Чешский архив социологических данных (Český sociálněvědní datový archiv) стал «свежеиспечённым» обладателем сертификата «электронной печати качества»  (Data Seal of Approval, DSA). Информация об этом (на чешском языке) размещена на сайте архива по адресу http://archiv.soc.cas.cz/aktuality/csda-ziskal-osvedceni-data-seal-approval-je-mezinarodne-spolehlivym-archivem .

Мой комментарий: Подробнее об «электронной печати качества» см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2014/10/blog-post_50.html .

На сайте DSA  размещен PDF-файл с извещением о соответствии архива требованиям к проведению самостоятельного аудита и о праве пользоваться печатью качества (на английском языке): https://assessment.datasealofapproval.org/assessment_200/seal/pdf/ .

Также заслуживают внимания политика архива по обеспечению долговременной сохранности (на английском языке) – это, по сути дела, первый документ такого рода в нашей стране :-) , - и другие документы, связанные с прохождением аудита на соответствие требованиям DSA, см. http://archiv.soc.cas.cz/sites/default/files/csda_preservation_policy_0.pdf

Марек Меличар (Marek Melichar)

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2016/10/cesky-socialnevedni-datovy-archiv-je.html

Бесплатные онлайн-курсы управления научно-исследовательскими данными

Как сообщил 6 октября 2016 года чешский блог «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ), в настоящее время в интернете свободно доступен ряд онлайн-курсов (на английском языке) по управлению научно-исследовательскими данными.

Приведены ссылки на «некоторые из красиво сделанных курсов. .. Предлагаемые материалы весьма обширны, хотя на первый взгляд это не бросается в глаза»:

• http://datalib.edina.ac.uk/mantra/


• http://rdmrose.group.shef.ac.uk/?page_id=10#session-1-introductions-rdm-and-the-role-of-lis


• https://www.dataone.org/education-modules

Портал курса подготовки «Мантра» на сайте университета Эдинбурга (Шотландия)

Источник: блог Digital Preservation CZ
http://www.digitalpreservation.cz/2016/10/volne-dostupne-online-kurzy-spravy.html

Чехия: Семинар ассоциации CNZ по стандарту ISO 16363 «Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ»

Данная заметка Марека Меличара (Marek Melichar – на фото) была опубликована 21 мая 2016 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

Мой комментарий: Ассоциация «Что от нас осталось» (Co po nás zbude, CNZ) возникла в 2008 году на основе созданной в 2003 году и работавшей над созданием стандартов в сфере электронной архивации группы экспертов из Национальных Архивов Чехии, Министерств внутренних дел и информатики, и компании ATS Relsie.

В заметке речь идёт о международном стандарте ISO 16363:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories) объёмом 70 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=56510 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16363:ed-1:v1:en  .

Стандарт ISO 16363:2012 описывает рекомендуемую практику оценки возможности доверять электронным хранилищам, и применим в отношении широкого круга электронных хранилищ. Стандарт может использоваться как основа для проведения сертификации.

Данный документ был разработан на основе «рекомендуемой практики» с тем же названием, подготовленной в 2009-2011 годах Консультативным комитетом по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS), которая доступна по адресу http://public.ccsds.org/publications/archive/652x0m1.pdf

Прежде всего, мы должны поблагодарить ассоциацию CNZ за организацию этого мероприятия (информацию о нём см. также здесь: http://www.cnz.cz/2016/04/15/pozvanka-na-workshop-audit-a-certifikace-duveryhodnych-digitalnich-ulozist/ ).

Предшественник стандарта ISO 16363 - TRAC - был опубликован в 2007 году.

Мой комментарий: Руководство «Аудит и сертификация доверенных хранилищ: Критерии и контрольный список» (Trustworthy Repositories Audit and Certification: Criteria and Checklist, TRAC) было разработано американским Центром научно-исследовательских библиотек (Center for Research Libraries, CRL) в 2007 году, см. http://www.crl.edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf , с участием и при финансовой поддержке Национальных Архивов США (NARA).

Проект международного стандарта ISO 16363 стал доступен примерно в 2010 году, - тогда же, когда появился известный «Меморандум о взаимопонимании по созданию Европейской концепции аудита и сертификации электронных хранилищ (Memorandum of Understanding to create a European Framework for Audit and Certification of Digital Repositories, http://www.trusteddigitalrepository.eu/Memorandum%20of%20Understanding.html ). В 2012 году стандарт был переведен на чешский язык Национальной Библиотекой и опубликован как национальный стандарт ČSN ISO 16363,

Мой комментарий: В России стандарт, насколько мне известно, не переводился и не адаптировался.

Для меня наиболее интересным был доклад г-на Петра Хуйнака (Petr Hujňák, компания Per Partes Consulitng), который  дал оценку ISO 16363 с точки зрения опытного аудитора. У него был ряд замечаний о том, чего стандарту явно недостаёт (вопрос аппетита к риску и т.д.).

Для справки: В российских стандартах даны следующие определения:

• Аппетит риска, предпочтительный риск (risk appetite): Общая величина риска, который организация готова принять, перенести или действию которого готова подвергнуться в любой момент времени, и тип риска, предпочтительный для организации. [ГОСТ Р ИСО 22301-2014, п.3.49]


• Предпочтительный риск (risk appetite): Тип риска и его уровень, к которому организация стремится или готова поддерживать. [ГОСТ Р 51897-2011/Руководство ИСО 73:2009, п.3.7.1.2]

Он также доходчиво объяснил основные понятия аудита информационных систем, различия между верификацией и валидацией, роль аудита для достижения целей организации, концепции риск-уязвимость-угроза-актив из области анализа рисков. В ряде мест положения ISO 16363 не являются исчерпывающими, вероятно, потому, что он опирается на стандарт ISO 27001 (в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2006 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Требования» - Н.Х.).

В своём докладе г-н Мирослав Ширл (Miroslav Širl, представитель CNZ), который также выполнял функции модератора семинара, дал краткий обзор содержания ISO 16363. Г-н Ширл, судя по всему, это ещё один представитель Чехии, который прошёл недельный курс обучения у Дэвида Джаретты (David Giaretta, https://www.linkedin.com/in/davidgiaretta - один из ведущих разработчиков стандартов в области электронной архивации – Н.Х.) и др., организуемый группой PTAB (от Primary Trustworthy Digital Repository Authorisation Body – «Главный орган по авторизации доверенных электронных хранилищ», http://www.iso16363.org/ptabmembers/ ). Ширл рассказал обо всех частях стандарта, но, к сожалению, у него было времени для того, чтобы вдаваться в подробности

Об опыте практического применения ISO 16363 должны были рассказать представители Национальной библиотеки, но их выступления носили весьма общий характер. Недалеко к востоку от нас, вероятно, гораздо больший опыт использования ISO 16363 накоплен в ходе словацкого проекта CDA.

Мой комментарий: Речь идёт о созданном библиотекой университета Братиславы совместно с компанией Tempest общенациональном Центральном архиве данных (Centrálny dátový archív, CDA, http://cda.kultury.sk/ )

CDA два года тому назад прошел первый раунд сертификации на соответствие стандарту ISO 27001 и внутренний аудит на соответствие ISO 16363, и в настоящее время готовится к следующему раунду. В Интернете по адресу http://cda.kultury.sk/en/CDA_dokumenty доступны документы, рассказывающие об опыте проекта по применению стандарта ISO 16363, который, вероятно, будет более интересным, чем общие слова представителей Национальной библиотеки Чехии (НБ).

Из доклада людей из НБ не было ясно, на каком этапе находится внедрение стандарта (подготовка документации, самостоятельный аудит и т.д.), что именно было / будет подлежать аудиту (какие технологии, коллекции, данные, подразделения организации и т.д.). Из информации на веб-сайте компании AIP Safe ( http://www.aipsafe.cz/en/about-us/news/ndl-certificate-ltp-audit ) можно сделать вывод о том, что, вероятно, будет проводится исключительно аудит технологий, поставленных в рамках проекта Национальной электронной библиотеки (NDK), и накопленных в ходе этого проекта данных. Какой-либо документации по применению ISO 16363 в НБ в публичном доступе нет, так что остается только гадать.

В докладе прозвучали несколько странные слова о том, что самой большой проблемой для НБ (помимо финансовых, организационных и кадровых вопросов) являются форматы - в контексте гомогенного архива данных, созданного в рамках проекта NDK, где НБ хранит пока только файлы в форматах JP2 (JPEG2000), TXT и XML (последние два, как  я понимаю, для метаданных, см. http://www.ndk.cz/standardy-digitalizace  – Н.Х.), что непонятно. Вот если бы о рисках рассказывал кто-то, кто на самом деле работает с данными в НБ и видит риски, прежде всего, связанные с управлением данными.... В кулуарах было сказано о том, что НБ готовит документацию для проведения в этом году самостоятельного аудита в соответствии с DSA, - о чём, по моему мнению, также следовало бы сообщить публично.

Как обычно, интересной была заключительная дискуссия. В её ходе было отмечено следующее:

• В целом ряде систем, используемых государственными органами и учреждениями, хранятся данные, подлежащие относительно длительному хранению. Это не только учреждения, занимающиеся сохранением национальной памяти, и их данные, но и данные в сферах здравоохранения и правосудия, или, например, данные Чешского управления социального обеспечения. Во многих случаях это данные, которые необходимы для функционирования государства и охраны здоровья людей; данные критически важных объектов инфраструктуры; данные, которые позволяют подтвердить права граждан; данные, связанные с безопасностью и т.д.


• Возможно, имело бы смысл ввести в отношении некоторых данных законодательные требования, обязывающие хранить их в системах, ертифицированных на соответствие стандартам ISO, таким как ISO 16363. Требования могли бы быть сформулированы аналогично положениям закона о кибербезопасности. Было также сказано, что, возможно, задача обеспечения долговременной сохранности данных является более приоритетной по сравнению с задачей обеспечения безопасности ... Зачем нам защищённые системы, если мы не знаем, как обеспечить в них долговременную сохранность данных?


• Важно понимать разницу между надежностью системы и содержащихся в ней данных;


• Обсуждалось новое европейское законодательство по вопросам электронной идентификации и услугам в области доверия (eIDAS) и его возможные последствия.

С моей точки зрения, несомненно желательно введение обязательной сертификации на соответствие ISO 16363 для некоторых критически-важных систем инфраструктуры государственного управления. Я не могу себе представить более широкого применения таких требований в отношении систем управления документами и делами. Но как ни решать вопрос о долговременном хранении, у фирм и аудиторов, безусловно, будет больше работы...

На сегодня существует довольно много учреждений, которые прошли аудит или сертификацию на соответствие ISO 16363 или TRAC. На недавней конференции Pasig 2016 в Праге мы узнали об опыте Стэнфордского университета, который прошёл внешний аудит на соответствие ISO 16363, проведенный фирмой CLR (отметим, однако, что сертификация была получена на соответствие TRAC, хотя использовались критерии и процедура аудита по ISO 16363). Я определенно не согласен с г-ном Ширлом в том, что этот стандарт используется больше в Европе, чем в США – как раз наоборот:

• Центр научных данных Колумбийского университета (см., например, интересный плакат http://www.ciesin.org/binaries/web/global/news/2013/downschenrda20130916posterindevalscidatactrfinal.pdf  );


• «Межуниверситетский консоциум для социально-политтических исследований» (Interuniversity Consortium for Political and Social Research, ICPSR) при Университете Мичигана;


• Университет Пердью (Purdue University);


• Консорциум DataNet -  Университет Северной Каролины в Чепел-Хилл (University of North Carolina at Chapel Hill);


• Университет Дикина (Deakin University), Джелонг, Австралия;


• Служба электронного хранилища библиотеки Гарвардского университета.

В Европе же известны:

• Сеть из 26 хранилищ в Португалии (см. https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/97611/OR2014_proposal_RCAAP_ISO16363_Audit_PAPER_FINAL.pdf?sequence=1 ); 


• Национальная библиотека Дании.

Марек Меличар (Marek Melichar)

Мой комментарий: Презентации докладов (на чешском языке) доступны по адресам:  http://www.digitalpreservation.cz/2016/05/slidy-ze-seminare-cnz-k-iso-16363.html и http://www.cnz.cz/2016/04/15/pozvanka-na-workshop-audit-a-certifikace-duveryhodnych-digitalnich-ulozist/

Что ещё почитать: «Австралийский опыт проведения самооценки электронного хранилища учреждения на соответствие требованиям к доверенным хранилищам стандарта ISO 16363-2012», http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/iso-16363-2012.html

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2016/05/seminar-cnz-k-iso-16363.html

Чехия: Семинар в Национальных Архивах «Архивы в электронную эпоху»

Данная заметка Марека Меличара (Marek Melichar – на фото) была опубликована 5 октября 2015 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

Пусть и с некоторым опозданием, я хотел бы поговорить о семинаре «Архивы в электронную эпоху» (Archives in the Digital Age), который состоялся 24-25 сентября 2015 года в здании Национальных Архивов в Праге.

Помимо представителей Национальных архивов и Пражского архива, на семинаре также выступили гости из Германии Кай Науманн (Kai Neumann, Архив земли Баден-Вюртемберг) и Марко Клиндт (Marco Klindt, Институт прикладной математики им. Конрада Зузе в Берлине).

Кай говорил об опыте создания электронного архива изначально-электронных данных в системе, известной под именем DIMAG (см. также презентацию о системе DIMAG по адресу http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42596/Dimag_Archivtag2007.pdf - Н.Х.). Эта система в течение примерно 13 лет используется в Баден-Вюртемберге и некоторых других германских землях и развивается как коллективно-поддерживаемое программное обеспечение. Система поддерживает такие функциональные возможности, как определение формата электронных объектов, проверка соответствия формата спецификациям и извлечения технических метаданных.

Дополнительную информацию о DIMAG можно найти здесь:
http://www.landesarchiv-bw.de/web/44348
http://wiredspace.wits.ac.za/handle/10539/12501

Марко рассказал об архитектуре решения (проект ZUSE) для долговременного архивного хранения электронных данных, которое институт им. Зузе применяет для оказания услуг учреждениям, занимающимся сохранением культурно-исторической памяти,  - с использованием компонентов с открытым исходным кодом, таких как Archivematica, iRods и Islandora.

Описание этого решения Марко вскоре представит на конференции iPres 2015. Разработана и реализована среда, которая может использоваться в комбинации с системами Archivematica, Islandora и другими как законченное решение для долговременного хранения электронных данных. Archivematica обеспечивает создание архивных информационных AIP-пакетов, а Islandora служит в качестве интерфейса для кураторов данных и для конечных пользователей. Инфраструктура вычислительных центров института Зузе обеспечивает достаточные объёмы хранения с использованием технологии HSM (hardware security module – аппаратный модуль системы безопасности – Н.Х.) и iRods. Их подход к использованию Archivematica и других компонентов очень прагматичный. Марко является активным пропагандистом Archivematica и понимает, что долговременное хранение электронной информации представляет собой проблему, которую занимающимся сохранением культурно-исторической памяти учреждениям в одиночку не решить. Если бы все ИТ-специалисты с таким пониманием относились к нуждам учреждений памяти, как Марко, то, вероятно, мы бы гораздо дальше ушли в практических проектах.

Краткие сведения о проекте ZUSE можно найти здесь: http://www.zib.de/features/shepherding-bits - либо надо ждать публикации трудов конференции iPres 2015.

Что касается чешского вклада, то лично для меня наиболее интересной была информация о развитии системы архивации электронных данных в Национальных Архивах Чешской Республики. После нескольких попыток приобрести систему для долговременного сохранения электронных данных путем проведения тендера с использованием средств из фондов Евросоюза, Национальные Архивы, наконец, решили создавать свои решения самостоятельно. Збышек Стодулка (Zbyšek Stodůlka) представил различные модули, некоторые из которых уже частично функционируют. В данном случае приятно видеть, что наше собственное техническое решение, обеспечивающее постоянную сохранность электронных данных, представляет собой «легкую» часть проекта – сложнее будет организовать передачу данных на хранение в Национальные Архивов и их последующую обработку.

Помимо проекта Национальных Архиве, в настоящее время в Чехии осуществляется несколько других проектов использования в тестовом режиме системы Archivematica. Хотя эту систему, вероятно, нельзя назвать «всеобъемлющим решением для обеспечения долговременной архивного хранения», это свободно доступная система, более всего продвинутая в плане реализации процессов управления вводом данных в электронный архив в смысле стандарта OAIS (открытой архивной информационной системы – Н.Х.). Некоторые проекты, которые тестируется Archivematica, обсуждаются на приведенных ниже слайдах.

Марек Меличар (Marek Melichar)

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2015/10/archives-in-digital-age-seminar-v.html
http://www.slideshare.net/dp-blog-cz/archivematica-in-czech-libraries

Финляндия: Обеспечение долговременной сохранности как услуга

Чешский специалист Ян Хутар (Jan Hutař) в заметке, опубликованной 23 июля 2015 года на блоге «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ – BLOG,  http://www.digitalpreservation.cz/ ), ещё раз обратил внимание на выложенную в сети интересную презентацию финна Микко Тиайнена (Mikko Tiainen) на тему «Финская служба обеспечения долговременной сохранности электронного культурно-исторического наследия» (Finnish Digital Preservation Service for Cultural Heritage), которая доступна по адресу https://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150312_Presentations/Tiainen_FinnishDPService.pdf .

Среди основных принципов названы: использование продуктов нескольких поставщиков, хранение 3 копий на различных носителях, создание «тёмного архива» на основе двух различных технологий хранения на лентах, проверка целостности архивных информационных пакетов 2 раза в течение каждых 5 лет, платформа на основе открытого ПО

Презентация выложена среди материалов о мартовской 2015 года встречи (о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/pasig.html ) членов Целевой рабочей группы по вопросам долговременной сохранности и архивации PASIG (Preservation and Archiving Special Interest Group) в разделе PASIG на сайте Стэндфордского университета, см. http://library.stanford.edu/projects/preservation-and-archiving-special-interest-group/international-meetings/march-2015-san .

Как отмечает Ян Хутар, презентация «описывает технические детали финского варианта реализации долговременной сохранности как услуги. Финляндия начала свою независимую разработку, большинство (если не все) компоненты которой – или специально созданы для нужд проекта, или представляют собой программное обеспечение с открытым исходным кодом. Финны решают основную задачи защиты потока битов, логический и семантической защиты - см слайды. Мы можем лишь надеяться, что когда-нибудь в будущем подобные мероприятия будут проводиться и в Чешской Республике.»

Источники: блог Digital Preservation CZ
http://www.digitalpreservation.cz/2015/07/digital-preservation-jako-sluzba-ve.html 

Выложена презентация чешского специалиста о том, как Национальные Архивы Новой Зеландии обеспечивают долговременную сохранность электронной информации

27 мая 2015 года на сайте Slideshare была выложена презентация электронного архивиста, специалиста по долговременной сохранности Яна Хутара (Jan Hutař – на фото) – это 62 слайда на чешском языке – под названием «Долговременное сохранение электронной информации в Национальных Архивах Новой Зеландии» (Dlouhodobá ochrana digitálních informací v Národním archivu na Novém Zélandu).

Ян Хутар с февраля 2012 года является членом команды Национальных Архивов Новой Зеландии по обеспечению электронной сохранности. В докладе он рассказывает о том, что в последние два года делалось в рамках проекта по созданию государственного электронного архива (Government Digital Archive), который в качестве неотъемлемой части своей инфраструктуры использует систему Rosetta компании Ex Libris (это система автоматизации библиотечной работы, см. http://www.exlibrisgroup.com/category/RosettaOverview - Н.Х.). Ян участвовал в первых передачах электронных документов на хранение. Он также рассказывает о том, в какой мере удалось реализовать первоначальные планы.

Хочу обратить внимание на слайд 22 об аутентичности документов. Ян отмечает, что Национальные Архивы не используют электронных подписей и печатей, которые специалистами по электронной сохранности воспринимаются как источник дополнительных проблем. Архивы отвечают за аутентичность документов с момента их принятия на архивное хранение. Они записывают контрольную сумму; в системе протоколируются все действия с документами (в их метаданных), а также выполняются действия по обеспечению долговременной сохранности, такие, как конверсия и миграция.

Для перевода с чешского можно использовать автопереводчик (например, Google - https://translate.google.com/#cs/ru/ ).

Источник: сайт Slideshare
http://www.slideshare.net/dp-blog-cz/jan-huta-dlouhodob-ochrana-digitlnch-informac-v-nrodnm-archivu-na-novm-zlandu 

Выложены презентации с конференции Целевой рабочей группы по вопросам долговременной сохранности и архивации PASIG

Данная заметка Яна Хутара (Jan Hutař – на фото) была опубликована на чешском блоге «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ – BLOG) 11 апреля 2015 года.

В марте 2015 года в американском городе Сан-Диего прошла ежегодная встреча участников Целевой рабочей группы по вопросам долговременной сохранности и архивации PASIG (Preservation and Archiving Special Interest Group), на которой был сделан ряд стоящих докладов. Теперь презентации к этим докладам доступны в Интернете по адресу http://library.stanford.edu/projects/preservation-and-archiving-special-interest-group/international-meetings/march-2015-san

Из них я выбрал, с моей точки зрения, самые интересные:

• Нейл Джеффериз (Neil Jefferies, Оксфордский университет) «Архитектура систем для обеспечения долговременной сохранности» (System Architecture for Digital Preservation) - очень многосторонняя презентация об основах электронной сохранности, текущих тенденциях, проблемах и т.д., см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Jefferies_DPArchitectures.pdf


• Ник Руэст (Nick Ruest, университет Йорка) и Стивен Маркс (Stephen Marks, университет Торонто) «Политика обеспечения долговременной сохранности для людей» (Preservation Policy for Humans) (Nick Ruest Йоркского университета и Стивен Маркс, Университет Торонто) – Вам нужно разработать стратегию обеспечения долговременной сохранности для Вашей организации? Тогда эта презентация для Вас, она подскажет Вам нужное направление, см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Ruest_DigitalPreservationPolicyForHumans.pdf


• Джозеф Лемпит (Joseph Lampitt, компания Oracle) «Использование облачного хранения для обеспечения сохранности» (Cloud storage for preservation) – Является ли хранение в облаке действительно столь выгодным для больших объемов данных?  См. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Lampitt_CloudStoragePreservation.pdf


• Дэвид Майнор (David Minor, Калифорнийский университет в Сан-Диего) «Доверие к системам обеспечения долговременной сохранности» (Trustworthiness of Preservation Systems) - Что такое доверенное электронное хранилища и почему эта тема постоянно волнует сообщество специалистов по электронной сохранности? В презентации дан хороший обзор всех существующих на данный момент систем сертификации и аудита, см.  http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150311_Presentations/Minor_Trustworthiness.pdf


• Тома Леду (Thomas Ledoux, Национальная Библиотека Франции) «Планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности в Национальной Библиотеке Франции» (Preservation planning at BnF) - как осуществляется планирование долговременной сохранности в Национальной Библиотеке Франции? Кто еще участвует в этом процессе и какие шаги этот процесс включает? http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150312_Presentations/Ledoux_PreservationPlanningAtBnF.pdf

Для обеспечения электронной сохранности Национальная Библиотека Франции использует систему SPAR

• Микко Тиайнен (Mikko Tiainen, CSC - IT Center for Science Ltd.) «Финская служба обеспечения долговременной сохранности электронного культурно-исторического наследия» (Finnish Digital Preservation Service for Cultural Heritage) - презентация описывает финскую национальную инфраструктуру и систему для обеспечения электронной сохранности; она может быть очень полезна в качестве источника идей, например, при решении аналогичных задач в Чехии. В презентации также рассказано о планах на будущее, среди которых сертификация (на соответствие ISO 27001 в 2015 году и через два года – на соответствие ISO 16363, о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/02/iso-163632012.html - Н.Х.). Финны разработали свою собственную систему обеспечения долговременной сохранности на основе инструментов с открытым исходным кодом. См.  http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150312_Presentations/Tiainen_FinnishDPService.pdf


• Луиш Фариа (Luis Faria, KEEP) «Обеспечение сохранности электронных документов и баз данных» (Preserving digital records and databases) (Luis Фариа, KEEP) – рассказывается о проектах обеспечения сохранности баз данных и главном инструменте для этого – системе RODA ( http://www.roda-community.org/ , см. также http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/roda-iso-16363.html - Н.Х.). См. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150313_Presentations/Faria_KEEP.pdf

Презентации, посвященные решениям для обеспечения долговременной сохранности:

• Rosetta, см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150313_Presentations/Alter_Rosetta.pdf


• Preservica, см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150313_Presentations/Tilbury_Preservica.pdf


• Archivematica, см. http://web.stanford.edu/group/dlss/pasig/PASIG_March2015/20150313_Presentations/Mumma_Archivematica.pdf

На веб-сайте группы PASIG также доступны записи вебинаров, см. http://www.preservationandarchivingsig.org/index.html

Ян Хутар (Jan Hutař)

Источник: блог Digital Preservation CZ – BLOG

http://www.digitalpreservation.cz/2015/04/publikovany-prezentace-z-konference.html 

Две монографии об обеспечении долговременной сохранности электронных материалов

Данная заметка Марека Меличара (Marek Melichar – на фото) была опубликована 30 марта 2015 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ).

Существует не так много монографий по вопросам обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности), которые бы имело смысл переводить и которые, будучи переведенными на чешский язык, могли бы быть полезными для широкой аудитории.

Есть ряд уже довольно давних публикаций, имеющих характер узкоспециализированных текстов для профессионалов:

• Дэвид Джаретта (Giaretta, David), «Передовые методы электронной сохранности» (Advanced Digital Preservation), 2011 г.;


• Генри Глэдни (Henry Gladney), «Обеспечение долговременной сохранности электронной информации (Preserving Digital Information), 2007 г, (а также несколько более старых монографий);

или представляющих собой подробные руководства для специалистов-практиков:

• Росс Харви (Ross Harvey) «Электронное курирование: Руководство о том, как это делать» (DigitalCuration: A How-To-Do-It Manual), 2010 г.

Другие публикации посвящены какой-либо одной конкретной проблеме - электронным форматам, объёму и типам метаданных, модели данных и т.д. Помимо монографий, имеются сборники трудов ряда конференций по данной тематике, но даже их нет смысла переводить. Вследствие очень быстрого устаревания информации в данной области также не стоит переводить и отличные, но вышедшие слишком давно публикации, такие, как книга:

• Ингеборг Ферхёйль (Ingeborg Verheul) «Сетевые методы электронной сохранности. Текущая практика 15 Национальных библиотек» (Networking for Digital Preservation. Current Practice in 15 National Libraries), 2008 г.

и некоторые ещё более ранние тексты, содержащие сведения о текущей практике отдельных учреждений в мире.

В последние годы (2013 и 2014 гг.) вышли две монографии, целью которых как раз является популяризация темы электронной сохранности в учреждениях, занимающихся сохранением культурно-исторической памяти. Они адресованы руководителям и специалистам различных направлений деятельности (таким, как ИТ-специалисты и специалисты по управлению контентом - кураторы, хранители коллекций, библиотекари), которым нужно приступить к решению проблемы электронной сохранности.

Книга британского эксперта по вопросам электронной сохранности Адриана Брауна (Adrian Brown) называется «Практическая электронная сохранность: Руководство для организаций любого размера» (Practical Digital Preservation, A how-to guide for organizations of any size) была выпущена издательством Facet в  2013 году. Книга содержит ряд отлично написанных разделов (например, глава 8 - объяснение принципов и концепций электронной сохранности).

Значительная часть книги представляет собой пошаговые инструкции о том, как нужно действовать - вводные разделы объясняют, как обосновать проект электронной сохранности, как написать техническое задание, как провести закупки, как подготовить экономическое обоснование, как разработать политику и стратегию обеспечения долговременной сохранности, включающие описания процессов передачи данных в архив и т.п., и т.д.

Отдельные части текста несколько напоминают энциклопедию, перечисляя различные подходы, стандарты и инструменты. Всё это хорошо проиллюстрировано на примере практики британских учреждений (как библиотек, так и архивов), но эти примеры не самые свежие и скоро устареют, и они не будут особенно актуальными для чешского читателя.

Недостатком данной публикации можно считать наличие объёмной главы, посвященной средствам доступа, в которой подробно обсуждаются электронные библиотеки и другие технологии, непосредственно не связанные с вопросами электронной сохранности.

Сопоставимая по объёму монография американских экспертов Эдварда Коррадо (Edward M. Corrado) и Хизер Ли Мулезон (Heather Lea Moulaison) «Электронная сохранность для библиотек, архивов и музеев», вышедшая в издательстве Rowman & Littlefield на год позже, в 2014 году, более четко сфокусирована на основной теме. По данным интернет-магазина Амазон, она опережает книгу Брауна по числу проданных копий.

Книга четко делится на четыре части

• Введение в вопрос обеспечения долговременной сохранности электронной информации;


• Вопросы, касающиеся управления;


• Технологические аспекты


• Вопросы, касающиеся контента

В первой части авторы определяют, что такое электронная сохранность и каковы причины для того, чтобы ею заниматься. Они объясняют, как начать проект электронной сохранности, и подчеркивают, что в подобном проекте должно участвовать как руководство учреждения, так и эксперты по хранению контента (кураторы, библиотекари, хранители коллекций) и ИТ-специалисты.

Электронная сохранность – включает в себя три аспекта: управление, технологии и контент. Во введении говорится и о том, что не относится к методам электронной сохранности (резервное копирование или же просто сохранение и извлечение потока бит – эта же тема обсуждается и в книге Брауна, хотя и под несколько иным углом). Электронная сохранность не может быть оторвана от прочей деятельности и функций учреждения. Определения ключевых аспектов электронной архивации основаны на одном из документов, подготовленных JISC (это британский Объединенный комитет по информационным системам, Joint Information Systems Committee, - Н.Х.), где терминология и классификация всегда опираются на общепризнанные таксономии / терминологию. Где это возможно, определения даются в табличной форме, поскольку в этом случае текст может быть короче.

В отличие от публикации Брауна, книга Коррадо включает главы (соответственно 10 и 11) об архивации научных данных и об использовании электронных технологий в гуманитарных дисциплинах (digital humanities). Коррадо четко описывает инструменты для проведения аудита и сертификации, говорит об метаданных и вязанной с ними проблематике, о процедурах планирования долговременной электронной сохранности, о проблемах развития коллекций, а также обсуждает темы электронных форматов, их качество, валидации и т.д. - главы 5-7 написаны очень хорошо, в то время, как глава, описывающая понятия модели OAIS более сжатая, чем у Брауна.

У Коррадо больше цитат, он дает больше литературных ссылок для каждой главы. Браун, в свою очередь, приводит больше примеров из практики – очень подробно описанные примеры выделены в отдельные главы или в приложения, и от этого объём текста значительно увеличивается.

В целом, текст Коррадо больше похож на монографию, в то время, как книга Брауна является руководством, ориентированным на практическое применение. Оба текста охватывают похожий круг вопросов, однако текст Коррадо имеет, на мой взгляд, более длительную ценность и является более полезным в качестве популярного введения и обзорного исследования в данной области, особенно для чешской аудитории. В этой публикации затронуты такие актуальные сегодня темы, как сохранение научных данных, и аудит хранилищ, используемых для обеспечения электронной сохранности.

Единственным слабым местом книги Коррадо является не слишком актуальная для нас глава о возможностях для обучения (ориентированная на университеты США – объёмом около 7 страниц).

В пользу выбора книги Коррадо для возможного перевода говорит, в частности, следующее:

• Она свежее;


• В ней более лаконично даны примеры и описания технологий, т.е. тот материал, который быстро устаревает;


• Если смотреть по одинаковому набору вопросов, она примерно на треть короче;


• Она в меньшей степени носит «методический» характер - скорее, это обзорная публикация по данному направлению, чем практическое руководство, как у Брауна;


• Она менее энциклопедическая по своему охвату.

Марек Меличар (Marek Melichar)

Источник: блог «Digital Preservation CZ»
http://www.digitalpreservation.cz/2015/03/dve-monografie-o-dlouhodobe-archivaci.html