Регулирование электронного документооборота органов государственной власти Республики Башкортостан, часть 4

(Окончание)

Регламентация хранения электронных документов в исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан

Вопросы организации хранения электронных документов отражены в следующих нормативных правовых актах Республики Башкортостан:

• «Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 г. № 11);


• «Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 г. № 145);


• «Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи» (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан от 10 мая 2011 г. № 262-ОД).

Согласно «Правилам организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи», две из основных функций узлов участников межведомственного электронного документооборота (п.3.5.) связаны с организацией хранения электронных документов. Это:

• Хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в информационную систему электронного документооборота адресата;


• Архивирование баз данных, находящихся в системах электронного документооборота, и передача их на хранение в электронный архив документов государственного органа Республики Башкортостан.

Мой комментарий: Очень сомневаюсь, что программное обеспечение, которым располагают участника обмена, позволяет им выполнять подобные функции с соблюдением обычных правил передачи документов на архивное хранение ( формирование в дела, подготовка описей и т.п.).

Раздел, посвященный вопросам хранения электронных документов, содержит лишь очень общие положения и не предлагает никаких конкретных указаний и рекомендаций.

Так, установлено, что все электронные документы, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных нормативными документами организации. Они должны храниться в электронных архивах. Копии электронных документов, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях (п. 10.1.)

Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контролю над ними организации должны назначить ответственных лиц (п.10.2).

Мой комментарий: Поскольку требования о создании «электронного архива» в документе нет, то не совсем понятно, что подразумевается под этим понятием, и где и как должны храниться электронные документы. Нет и каких-либо требований к квалификации сотрудников, назначаемых ответственными за ведение электронных архивов.

Если инструкциями и другими нормативными актами организации не предусмотрено иное, электронные документы должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех их реквизитов, включая все заверяющие ЭЦП (п. 10.3).

Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения их бумажных аналогов (п.10.4). Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке электронных документов, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и с ЭЦП (п.10.5).

Нормативный документ определяет, какую информацию необходимо сохранить, чтобы иметь возможность подтвердить статус сертификатов ключей подписи:

Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи (утв. Утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 г. № 11)

10.6. Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).

Согласно «Регламенту работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи» (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан от 10 мая 2011 г. № 262-ОД), электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД (п.4.1).

Электронные копии бумажных документов создаются в случае, когда работа с такими копиями не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе, а также для списания документов в архив в соответствии с действующим законодательством (п.4.2.).

В Регламенте установлено, что уполномоченные лица осуществляют (п.4.3.):

• формирование и подготовку электронных документов,


• заверение электронных документов электронной подписью,


• отправку (получение) электронных документов,


• проверку подлинности электронной подписи электронных документов,


• хранение и обработку электронных документов,


• учет и регистрацию электронных документов.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет (п.4.17).

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов (п.4.18).

После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению) (п.4.19.).

Мой комментарий: В Регламенте ничего не сказано о передаче электронных документов на государственное хранение в архивы.

4 апреля 2014 года на вебинаре еженедельника PCWeek «Как эффективно организовать межведомственное электронное взаимодействие органов государственной власти: пример Башкортостана» (см.: http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612  ) руководитель Агентства по ИТ Республики Башкортостан Ильдар Ямалов сообщил, что в настоящее время в республике уже поднимается вопрос о необходимости передачи части электронных документов на архивное хранение в подсистему «Архив».

Он также отметил, что для обеспечения долговременного хранения электронных документов внедрен штамп времени, благодаря которому, по его словам, «сертификат имеет неограниченный срок действия». Информацию об этом можно найти в Регламенте Удостоверяющего Центра государственного унитарного предприятия Центр информационно-коммуникационных технологий Республики Башкортостан, https://www.ciktrb.ru/upload/iblock/b20/Регламент%20УЦ%20ГУП%20Центр%20ИКТ%20РБ.doc

Мой комментарий: Учитывая, что в федеральном законодательстве о штампе времени практически ничего не сказано, то использовать его в межведомственном взаимодействии на основе договорных отношений между участниками системы, конечно, можно, однако могут возникнуть правовые проблемы в случае споров с внешними по отношению к системе организациями и гражданами.

Источники: PCWeek, Консультант Плюс
http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612 

Регулирование электронного документооборота органов государственной власти Республики Башкортостан, часть 3

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/2.html )

Использование электронных подписей в межведомственном документообороте республики Башкортостан

Одним из показателей зрелости электронного документооборота в организации является качество нормативного регулирования использования электронных подписей. Отмечу, что «Положение о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 г. № 11), изменения в который вносились последний раз в 2009 году – уже частично устаревший документ. Так, федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» уже как девять месяцев не действует, однако данный документ до сих пор не приведен в соответствие с действующим федеральным законодательством.

В «Регламенте работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи» (утв. приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан 10 мая 2011 года № 262-ОД, см. http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=73010 ) используется термин «электронная подпись», однако при этом организации должны руководствоваться в своей деятельности:

• Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 12 марта 2007 года № 57 «Об организации использования электронной цифровой подписи в электронных документах, хранимых, обрабатываемых и передаваемых в автоматизированных информационных и телекоммуникационных сетях и системах исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан»;


• Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11 «Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи».

«Положение о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан»

Данный документ утвержден Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 г. № 11. Обращает на себя внимание то, что ряд его положений противоречат как требованиям законодательства, так и хорошей практике обеспечения информационной безопасности:

• В число функций удостоверяющего центра (п. 7.1.), помимо изготовления сертификатов ключей подписи, включено «создание ключей ЭЦП»;


• Организация после подачи заявления об исключении уполномоченного лица из реестра уполномоченных лиц организаций должна передать в течение 5 рабочих дней ключевой носитель (с закрытым ключом) в удостоверяющий центр для уничтожения (п. 6.2.3.). Таким же образом уничтожаются и закрытые ключи при досрочном отзыве сертификатов (п. 9.4.) и при окончания срока действия сертификата ключа подписи владелец сертификата ключа (п. 10.6.).

Уполномоченный орган на основании данных реестра уполномоченных лиц организаций в течение двух рабочих дней формирует и направляет в удостоверяющий центр поручение (п.8.1.):

• на создание ключей ЭЦП, проверку их подлинности, отзыв;


• на изготовление сертификатов.

Удостоверяющий центр на основании поручения уполномоченного органа изготавливает ключи ЭЦП и сертификаты уполномоченных лиц в электронном виде и в двух экземплярах в форме документа на бумажном носителе (п.8.2.).

Способ получения ключей ЭЦП и сертификата также предусматривает вариант, когда закрытый ключ ЭЦП, сформированный неизвестно кем, может по доверенности получить человек, не являющимся владельцем ключа (п. 8.3.):

• Получение осуществляется уполномоченным лицом лично с предъявлением паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;


• Получение осуществляется доверенным лицом уполномоченного лица с предъявлением оформленной доверенности.

Уполномоченное лицо или доверенное лицо (в зависимости от способа получения) расписывается в соответствующем журнале выдачи ключей ЭЦП и сертификатов о получении:

• электронного носителя с ключами ЭЦП;


• сертификата в форме документа на бумажном носителе.

Мой комментарий: С точки зрения информационной безопасности подобный вариант формирования ключей оправдан лишь при условии использовании дорогостоящих высокозащищённых носителей ключевой информации, обеспечивающих неизвлекаемость ключа электронной подписи, который создается, хранится и используется исключительно внутри такого устройства. В случае использования менее защищённых носителей возникают существенные риски.

4 апреля 2014 года на вебинаре еженедельника PCWeek «Как эффективно организовать межведомственное электронное взаимодействие органов государственной власти: пример Башкортостана» (см.: http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612  ) руководитель Агентства по ИТ Республики Башкортостан Ильдар Ямалов сообщил о том, что сейчас в органах исполнительной власти республики используется усиленная квалифицированная электронная подпись, которую всем участникам межведомственного взаимодействия выдает единственный удостоверяющий центр, ежегодно выпускающий 6-7 тысяч сертификатов.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/4.html )

Источники: PCWeek, Консультант Плюс
http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612 

Регулирование электронного документооборота органов государственной власти Республики Башкортостан, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/1.html )

«Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан»

Согласно данному Положению (см. пп.1.3 - 1.4.), утвержденному Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 г. № 145:

• Организатором межведомственного электронного документооборота является Министерство связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан;
  
  Для справки: В декабре 2012 года Министерство связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан было ликвидировано. Было создано Агентство по информационным технологиям Республики Башкортостан.


• Оператором является организация, определяемая организатором на конкурсной основе, обеспечивающая эксплуатацию, администрирование и организацию устойчивого функционирования межведомственного электронного документооборота;


• Участниками межведомственного электронного документооборота являются государственные органы Республики Башкортостан.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими только общедоступную информацию (п.1.5.).

Подключение территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Республике Башкортостан, подведомственных учреждений государственных органов Республики Башкортостан, а также органов местного самоуправления Республики Башкортостан к системе межведомственного электронного документооборота осуществляется путем заключения соответствующих соглашений (п.1.7.).

Техническая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов (п.3.1.):

• Головной узел межведомственного электронного документооборота;


• Узлы участников межведомственного электронного документооборота;


• Каналы связи.

Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются (п.3.3.):

• Обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота;


• Обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота.

Формат электронных сообщений, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (п.5.2.).

Электронный документ, входящий в состав электронного сообщения, должен быть подписан электронной подписью в соответствии с «Правилами организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи», утвержденными Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11. (п.5.3.)

Мой комментарий: Отмечу, что до сих пор Правительство Республики не привело свою нормативную базу в соответствие с действующим федеральным законодательством, в котором ЭЦП уже не упоминаются и предусмотрено использование иных видов подписей.

«Перечень видов управленческих документов, обмен которыми при организации межведомственного документооборота осуществляется в форме электронных документов»

Данный Перечень является приложением к «Положению о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 г. № 145). Он включает:

1. Плановые, отчетные документы

• план текущего планирования;
• оперативные планы работы государственного органа Республики Башкортостан;
• планы проведения различных мероприятий;
• графики проведения различных мероприятий;
• отчеты о выполнении планов работы государственного органа Республики Башкортостан (квартальные, месячные);
• отчеты о документообороте организации;
• документы к планам, графикам, схемам, отчетам;
• документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.

2. Информационные документы

• доклады, обзоры информационного характера;
• информационные, тематические, библиографические подборки информации;
• сообщения о деятельности государственного органа Республики Башкортостан.

3. Справочные документы

• списки адресов, телефонов;
• списки рассылки документов;
• списки (перечни) оборудования.

4. Документы по оперативным вопросам

• поручения Президента Республики Башкортостан, Премьер-министра Правительства Республики Башкортостан и его заместителей, Руководителя Администрации Президента Республики Башкортостан и его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства Республики Башкортостан и его заместителей;
• документы рабочих групп, комиссий оперативного характера;
• телеграммы и телефонограммы;
• протоколы совещаний.

5. Переписка

• о реализации принятых решений;
• о применении нормативных документов;
• по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;
• по оперативным правовым вопросам;
• по вопросам обеспечения оборудованием;
• по вопросам делопроизводства и архивного дела;
• по хозяйственным и административным вопросам;
• по обеспечению транспортом, связью;
• по кадровому обеспечению;
• по экономическим, научным, культурным и иным связям.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/3.html )

Источники: PCWeek, Консультант Плюс
http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612

Регулирование электронного документооборота органов государственной власти Республики Башкортостан, часть 1

Продолжая свою работу по изучению регионального законодательства, затрагивающего управление электронными документами, предлагаю вниманию читателей обзор законодательно-нормативной базы Республики Башкортостан.

Законодательно-нормативная база

Использование электронных документов в органах государственной власти Республики Башкортостан регламентируется достаточно большим количеством нормативно-правовых актов.

Значительная часть их них была принята в 2008 году при создании нормативной базы межведомственного документооборота на основании подписания типового договора об обмене электронными документами:

• Распоряжением Правительства РБ от 11.02.2008 № 132-р «О мерах по организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи» (см. http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=76400 ) были утверждены:
  
  
  • Типовой договор об обмене электронными документами;
  
  
  • Примерный перечень электронных документов по исполнению бюджета Республики Башкортостан, подписываемых электронной цифровой подписью при электронном документообороте Министерства финансов Республики Башкортостан.


• Постановлением Правительства РБ от 25 января 2008 г. № 11 «Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи» (см. http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=59382  ) были утверждены:
  
  
  • Положение о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан;
  
  
  • Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи;
  
  
  • Инструкция по защите информации при электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан;
  
  
  • Порядок разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан.

Вторая группа нормативных документов относится уже к 2011–2012 годам:

• Концепция системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан (утв. Постановления Правительства РБ от 6 мая 2011 г. № 144, http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=79791


• Распоряжение Правительства РБ от 05.07.2011 № 830-р «Об организации в Аппарате Правительства Республики Башкортостан электронного документооборота с использованием электронной подписи» , http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=78791


• Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан (утв. Постановлением Правительства РБ от 06.05.2011 № 145), http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=79792


• Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан 10.05.2011 № 262-ОД) , http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=73010


• Указ Президента РБ от 01.06.2011 № УП-263 «О системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан» (вместе с «Составом рабочей группы по обеспечению промышленной эксплуатации системы межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан»), http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW140;n=70888


• Регламент технической поддержки системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти РБ (приказ Минсвязи РБ №199-ОД от 26.04.2012). В справочно-правовых системах этот документ отсутствует, в то же время «Регламент службы технической поддержки пользователей системы электронного документооборота, подключенных к системе межведомственного электронного документооборота» (версия 2, утв. директором ГУП Центр ИКТ РБ 21 мая 2013 г.) доступен по адресу https://www.ciktrb.ru/upload/iblock/d42/Регламент%20технической%20поддержки%20СМЭД%20версия%202.doc )

В «Концепции системы электронного документооборота государственных органов Республики Башкортостан» отмечалось, что на момент её разработки (т.е. на начало 2011 года – Н.Х.) системы электронного документооборота (СЭД) использовались в 27 государственных органах Республики Башкортостан в основном лишь на уровне регистрации документов, т.е. как электронные картотеки. Работа в органах государственной власти велась в основном с бумажными документами.

В промышленную эксплуатацию система межведомственного электронного документооборота (СМЭД) в Администрации Президента Республики Башкортостан, Аппарате Правительства Республики Башкортостан и исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан была введена Указом Президента Республики Башкортостан № УП-263 от 1 июня 2011 года (п.1 Указа).

Со дня вступления в силу Указа № УП-263 применение электронной цифровой подписи в СМЭД стало обязательным и осуществляется в соответствии с «Правилами организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи» (утв. Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11), т.е. на основе документа, который был принят до прекращения действия закона «Об электронной цифровой подписи».

В нормативных актах уделено большое внимание вопросам использования электронных подписей и организации инфраструктуры открытых ключей (удостоверяющий центр, порядок выдачи и отзыва сертификатов, порядок подписания электронных подписей и т.п.). Вопросы организации делопроизводства и документооборота внутри организаций – участников межведомственного документооборота в данных документах не регламентируется.

Виды управленческих документов, обмен которыми при организации межведомственного документооборота осуществляется в форме электронных документов, указаны в перечне, являющемся приложением к «Положению о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан» (п.1.6.). В основном предусмотрен обмен информационными, справочными и оперативными документами, которым, как правило, установлен небольшой срок хранения.

4 апреля 2014 года на вебинаре еженедельника PCWeek «Как эффективно организовать межведомственное электронное взаимодействие органов государственной власти: пример Башкортостана» (см.: http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612 ) руководитель Агентства по ИТ Республики Башкортостан Ильдар Ямалов привел следующие данные о количестве организаций и пользователей, охваченных системой межведомственного электронного документооборота (см. рис. 1).

Рис 1. Количество организаций и пользователей, охваченных системой межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан

В своем выступлении Ильдар Ямалов отметил, что два ведомства, у которых на момент внедрения системы межведомственного электронного документооборота стояла система «Дело», отказались переходить в новую систему. Внутренний документооборот этих организаций осуществляется в системе «Дело». Обмен документами с другими организациями они осуществляют через единую систему, и проблем с обменом не возникает. Остальные государственные органы работают через единый дата-центр.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/2.html )

Источники: PCWeek, Консультант Плюс
http://www.pcweek.ru/webinars/detail.php?ID=160612