четверг, 31 марта 2022 г.

Блокчейн: Распределённый реестр для обеспечения доверия к данным, безопасности, прозрачности и отслеживаемости

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 16 февраля 2022 года на блоге компании Formtek.

Одни о блокчейне говорят так:

«Во множестве отраслей блокчейн становится признанной трансформирующей технологией … Эта технология может революционизировать государственное управление, финансовую отрасль, страхование, обеспечение безопасности персональных данных, а также сотни других областей» (см. https://builtin.com/blockchain/blockchain-companies-roundup )

Сэм Дейли (Sam Daley, https://www.linkedin.com/in/samuel-daley/ ), стратег по продвижению сайтов в поисковых системах (Search Engine Optimization (SEO) Strategist) онлайн-сообщества национальных стартапов и технологических компаний Builtin.com

Другие считают иначе:

«Блокчейн — это не только дрянная технология, но и плохое видение на будущее. Его неспособность на сегодняшний день добиться широкого внедрения связана с тем, что системы, построенные на доверии, стандартах и институтах, по своей природе функционируют лучше, чем не нуждающиеся в доверенных сторонах системы, которые предполагает блокчейн. И это навсегда: независимо от того, насколько блокчейн совершенствуется, он всё равно движется в неправильном направлении» (см. https://medium.com/@kaistinchcombe/decentralized-and-trustless-crypto-paradise-is-actually-a-medieval-hellhole-c1ca122efdec )

Кай Стинчкомб (Kai Stinchcombe, https://www.linkedin.com/in/kaistinchcombe/ ), генеральный директор компании True Link Financial

Кто же прав? Является ли блокчейн величайшей трансформирующей силой и той искрой, которая сделает возможной позитивную революцию во всех отраслях, - или же он обречён на провал? Окончательный суждение выносить пока что рано, но одно можно сказать наверняка: осведомлённость потребителей (mindshare) о блокчейне быстро растёт. Биржа криптовалют Coinbase зарегистрировала более 100 монет, которые можно приобрести публично ( https://www.fool.com/the-ascent/cryptocurrency/articles/coinbase-will-now-list-as-many-coins-as-possible/ ); и у многих коммерческих организаций имеются собственные блокчейны и проекты. У фирма IBM в работе было более 500 различных криптовалютных проектов ( https://www.fool.com/investing/2021/01/19/forget-bitcoin-buy-this-blockchain-stock-instead/ ).

Почему блокчейн интересен бизнесу? Дон Тапскотт (Don Tapscott, https://dontapscott.com/ ), – автор, пишущий о технологиях, - полагает, что «блокчейн - это неподверженный порче цифровой реестр экономических транзакций, который можно запрограммировать для документирования не только финансовых транзакций, но и практически всего, что имеет ценность». Блокчейны могут хранить данные децентрализованным способом. Им доверяют, потому что обеспечивается прозрачность данных, невозможность внесения в изменений, безопасность и конфиденциальность (см. http://blockchain-revolution.com/ ).

Однако некоторые утверждают, что многие реализации блокчейна работают медленно и энергетически неэффективно. Кроме того, имеются проблемы с масштабируемостью и безопасностью (см. https://101blockchains.com/disadvantages-of-blockchain/ ).

Для бизнеса ключевым вопросом должен быть следующий: «Способен ли блокчейн обеспечить солидную отдачу или преимущества, получение которых недоступно при использовании более традиционных технологий?»

Директор по технологиям в компании KoreConX Киран Гаримелла (Kiran Garimella, https://www.linkedin.com/in/kirangarimella/ ) говорит, что «руководителей не волнуют блокчейны сами по себе. Проблемы решают не сами блокчейны, а приложения, работающие на основе блокчейна» (см. https://sloanreview.mit.edu/article/what-weve-learned-so-far-about-blockchain-for-business/ ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Мой комментарий: Лично я считаю, что технология блокчейна (чья работоспособность подтверждена на практике), как и любая иная технология или инструмент, не является ни злой и ни доброй, ни хорошей и ни плохой; и всегда найдётся ниша, в которой она может быть действительно полезной.

Проблема заключается в том, что в погоне за модой и в попытке быстро нажиться или продвинуться на популярности блокчейна, эту технологию сплошь и рядом внедряют там, где она заведомо проигрывает традиционным технологиям; и что одновременно замалчивается неприятный факт широкого и весьма эффективного использования блокчейна в криминальных и подрывных целях. Серьёзных исследований, направленных на поиск оптимальной области применения для блокчейна – такой, в которой традиционные технологии в принципе не работают (скорее всего, это могут быть какие-то сильно децентрализованные виды деятельности) – сегодня практически нет …

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/blockchain-ledger-for-data-trust-security-transparency-and-traceability/

Мысленные эксперименты в области управления сроками хранения

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 4 марта 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Директор государственных архивов одного из австралийских штатов уже публично заявил, что не считает наши практики установления и отслеживания сроков хранения документов пригодными для этой цели.

Стоимость хранения очень сильно снизилась. Если хранение короба с физическими документами обходится Вам в 5 долларов в месяц, то расходы на хранение того же объёма документов в электронном виде составляют ничтожную долю цента.

И хотя объемы создаваемых документов значительно увеличились, - они не увеличились настолько, чтобы компенсировать затраты на уничтожение документов. Мои грубые оценки показывают, что стоимость уничтожения одного документа примерно равна стоимости его хранения в течение 750 тысяч лет при нынешней стоимости хранения.

В конечном итоге проблема заключается в том, что мы просто не можем заставить людей использовать наши системы и/или надёжно структурировать свою информацию для нужд уничтожения, и/или дать нам деньги на то, чтобы сделать это за них.

Итак, вот два мысленных эксперимента по изменению нашей практики:

  • Что, если мы просто установим для всего срок хранения в 1000 лет?

  • Что, если мы сделаем срок хранения по умолчанию для всего в 1 год?

Как изменится практика?

Как мы тогда будем относиться к структурированию информации?

Как мы будем относиться к метаданным?

Как в итоге изменятся взаимоотношения с нашей организацией? Приведу для Вас в качестве отправной точки несколько моих мыслей:

При сроке хранения для всего в 1000 лет:

  • Мы бы очень чётко понимали, какая информация имеет реальную, непреходящую историческую ценность - и именно она была бы отобрана и размножена задолго до того, как закончился бы 1000-летний период - так что на отметке в 1000 лет мы могли бы проводить полностью автоматизированное, не требующее утверждения уничтожение.

  • Информационная структура никоим образом не должна была бы отражать потребности процесса уничтожения. Она должна была бы отражать потребность справиться с серьёзными объемами документов и обеспечить возможность отыскать, использовать и проанализировать информацию с помощью машин.

  • Организациям, которые избавляются от документов во избежание материальной ответственности по суду, потребовалось бы в большей степени сосредоточиться на том, чтобы хорошо работать, - а не на сокрытии неэтичных и незаконных действий, в надежде, что их не поймают до того, как документы можно будет уничтожить.

При сроке хранения для всего в 1 год:

  • Мы могли бы перевернуть процесс уничтожения с ног на голову – руководители деловых подразделений уже не уничтожение согласовывали бы, а одобряли дальнейшее хранение - и оплачивали бы его за счёт своего подразделения.

  • Не подписали в течение 30 дней уведомление, санкционирующее дальнейшее хранение? Документы уничтожаются, и вашему деловому подразделению приходится оплачивать расходы, связанные с выполнением работы в отсутствие этих документов.

Как еще, по Вашему, изменилась бы практика в этих условиях?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/thought-experiments-in-retention 

среда, 30 марта 2022 г.

Связь архивов с людьми через генеалогию и семейную историю

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 14 февраля 2022 года на сайте компании Lucidea.

Многие архивные программы придумали возможности для привлечения членов сообщества, которые, возможно, раньше и не думали приходить. Чем шире пользовательская база архива, тем лучше будет осведомлённость о нём, особенно если деятельность архива имеет местную направленность.

Это особенно верно в отношении сообществ с меняющейся демографией, поскольку новые жители не будут иметь естественной связи с прошлым данной местности; и архивные программы могут рассказывать о местной истории, активно собирать материалы и взаимодействовать с существующими на данный момент сообществами. Возраст целевой аудитории архивных программ также может варьироваться, от детей до взрослых учащихся, так что архивисты могут предлагать различные идеи и экспериментировать с ними.

Краеведческие ресурсы


Неотъемлемой частью деятельности архивов является документирование исторической «территории», которой может быть город, округ, штат или регион. Важно, чтобы архивные материалы захватывали аспекты истории территории и её жителей, прошлого и настоящего. Путеводители по местной истории могут предоставить исчерпывающие сведения о территории, об устных историях и о генеалогических ресурсах. Архивы также могут принимать материалы в виде пожертвований - как целые коллекции, так и их части, например, открытки с видами данной местности. Исторические фотографии, документы местных судов, военные документы, статистика рождения и смертности, образы газет на микроплёнке и школьные ежегодники также являются популярными материалами.

Генеалогические программы

Архивное подразделение или служба может также уделить внимание информационно-пропагандистской деятельности на основе генеалогических материалов, включая создание генеалогических деревьев и исследование родословной. Демонстрация семейных реликвий вместе с рассказом о них даёт пользователям возможность поделиться историями о своём прошлом. Демонстрация фотографий повышает осведомленность об универсальности и изменении «семьи» с течением времени; а просмотр домашних видеофильмов проливает свет на фрагменты повседневной жизни.

Предоставление обучающих ресурсов по оцифровке подобных материалов может оказаться бесценной помощью для пользователей архивов, и также стать упреждающим способом обеспечения долговременной сохранности местной истории - до того, как она будет повреждена или уничтожена.

Генеалогия на основе ДНК - популярная и противоречивая тема сегодня. Приглашение эксперта для выступления на эту тему может привлечь в архивы потенциальных новых пользователей.

Партнерство с местными организациями

Если у Вашей организации нет материалов по местной истории или генеалогии, Вы можете наладить сотрудничество с местным генеалогическим или историческим обществом с целью совместного проведения связанных с историей мероприятий. Местные эксперты могут подготовить программы для информирования пользователей об их микрорайоне, городе или округе, а также продемонстрировать другие архивные ресурсы, которые у Вас уже есть.

Дайте возможность новой аудитории узнать о выдающихся личностях, их семьях и достижениях; и, наоборот, местный историк-краевед может обсудить скрытую историю территории и выявить пока ещё нерассказанные истории.

Выделите авторов – представителей местного сообщества, которые пишут о Вашей местности. Пригласите их в город, чтобы они рассказали о своих исследованиях, тем самым продвигая их работу.

Обеспечение долговременной сохранности материалов для людей

Ещё один способ донести до людей ценность архивов и первоисточников - это предоставить им информацию о том, как обеспечивать долговременную сохранность их семейных и личных материалов.

Сотрудники архива могут провести семинары по сохранению материалов, демонстрируя решения и методы, применяемые архивистами при работе с архивными коллекциями, которые также можно использовать в домашних архивах.

Если в Вашем местности есть музей или университет, попросите консерватора, реставратора или специалиста по долговременной сохранности провести семинар и рассказать о хранении семейных документов, писем и фотографий и о правильном обращении с ними.

Когда я по заказу Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) писала адресованную широкой аудитории книгу о создании семейных архивов, я была удивлена количеством поступивших просьб о проведения вебинаров и программ для исторических обществ и библиотек. Они искали возможности объяснить местной аудитории свои повседневные обязанности и установить с неё связь через историческое наследие. Создание архивов представляет собой процесс обеспечения долговременной сохранности, организации и защиты чего-то ценного. Это относится к физическим и цифровым материалам, которые фиксируют памятные моменты и воспоминания.

Нахождение возможностей продемонстрировать архивную работу позволяет напомнить пользователям архивов о том, что семейная история - это больше, чем просто факты, такие, как имена, даты и события. Документы фиксируют мысли частных лиц и организаций, личные и профессиональные взаимодействия, и содержащиеся в них истории могут представлять интерес и для людей, не являющихся членами семьи -возможно, для будущих пользователей архива.

Укрепление взаимосвязей

Это лишь некоторые из множества возможных вариантов, позволяющих в Вашей организации шире использовать программы, связанные с местной историей и генеалогией. Архивисты рады помочь своим пользователям узнать больше об их семейной истории, принять участие в жизни сообщества и укрепить взаимосвязи.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/connection-through-genealogy-and-family-history/

Особенности доступа к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности

Правительство РФ постановлением от 18 марта 2022 года №395 «Об особенностях доступа к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности, и раскрытия консолидированной финансовой отчетности в 2022 году» установило, что до 31 декабря 2022 года:

Доступ к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности, предусмотренном статьей 18 Федерального закона «О бухгалтерском учете», обеспечивается:

  • Лицам, указанным в последнем предложении части 9 статьи 18 Федерального закона «О бухгалтерском учете», - в составе годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также аудиторского заключения о ней в случаях, если бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательному аудиту;

  • Иным заинтересованным лицам, включая лиц, которым информация представляется в форме годового абонентского обслуживания, - в составе бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств и отчета о целевом использовании средств.

Организация, обязанная раскрывать годовую и промежуточную консолидированную финансовую отчетность вправе отказаться от ее раскрытия в случае, если это (может привести) к введению мер ограничительного характера со стороны иностранных государств, и/или государственных объединений, и/или союзов, и/или государственных (межгосударственных) учреждений иностранных государств или государственных объединений и/или союзов в отношении этой организации и/или иных лиц.

Доступ к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе, ограничивается на основании заявления организации, представившей обязательный экземпляр бухгалтерской (финансовой) отчетности в налоговый орган в целях формирования государственного информационного ресурса, в Федеральную налоговую службу, а также аналогичных заявлений в отношении ограничения доступа к информации, содержащейся в бухгалтерской (финансовой) отчетности за отчетные периоды 2019 - 2021 годов, включенной в информационный ресурс, полученных Федеральной налоговой службой до вступления в силу настоящего постановления (п.2).

Заявление об ограничении доступа к информации представляется в произвольной форме с указанием идентифицирующих организацию данных (основного государственного регистрационного номера и идентификационного номера налогоплательщика).

Информация, доступ к которой ограничен может быть представлена исключительно лицам, указанным в последнем предложении части 9 статьи 18 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Возобновление доступа к информации осуществляется на основании заявления в произвольной форме организацией, представившей обязательный экземпляр бухгалтерской (финансовой) отчетности в налоговый орган в целях формирования государственного информационного ресурса, в Федеральную налоговую службу.

Положения настоящего пункта не распространяются на организации, представляющие бухгалтерскую (финансовую) отчетность в Центральный банк Российской Федерации.

Мой комментарий: Когда раскрываемая нашими организациями информация начинает использоваться враждебными странами для принятия решений об очередных санкциях, идеи свободы доступа к информации отходят на второй план и государство начинает предпринимать меры по защите интересов наших предприятий и организаций, закрывая чувствительную информацию от недружественных взглядов.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_411991/

вторник, 29 марта 2022 г.

Сообщества специалистов-практиков: Актуальность для библиотекарей

Данная заметка доцента Университета центрального Миссури (University of Central Missouri) д-ра Лорен Хейс (Lauren Hays – на фото) была опубликована 15 февраля 2022 года на сайте компании Lucidea.

Концепция «сообществ специалистов-практиков» (community of practice) пришла из работы по социальной теории обучения, подготовленной Лавом (Lave) и Венгером (Wenger) и опубликованной в 1991 году. Идея таких сообществ заключается в том, что, посредством вовлечения в деятельность в рамках «социального обучения» (social learning), их члены создают смысл, вовлекаются в практическую работу, формируют сообщество и личности.

Мой комментарий:

«Сообщества специалистов-практиков - это группы людей, которые разделяют интерес или страсть к чему-то, что они делают, и учатся делать это лучше в рамках регулярного взаимодействия друг с другом.»

Этьен и Беверли Венгер-Трейнер (Etienne and Beverly Wenger-Trayner)

Из публикации «Введение в сообщества специалистов-практиков: Краткий обзор понятия и его использования» (Introduction to communities of practice: A brief overview of the concept and its uses), 2015, https://wenger-trayner.com/introduction-to-communities-of-practice/

Когда я писала свою диссертацию, моё исследование опиралось на теорию сообществ специалистов-практиков (Wenger, 1998). В то время, как областью моего исследования было становление личности готовящего библиотекарей педагога, теория сообществ специалистов-практиков имеет значение для всех библиотекарей по мере того, как они стремятся к карьерному росту. Данная теория также имеет значение для руководителей и для менеджеров по найму персонала, которым нужны идеи в плане того, как помочь новым сотрудникам стать частью команды.

Давайте немного подробнее поговорим об этой теории, а затем подумаем, как её можно применить.

Чтобы понять концептуальную основу теории «сообществ специалистов-практиков» в рамках социального обучения, следует начать с четырёх предпосылок:

  • Мы - общественные существа. Это далеко не тривиальная истина, и данный факт является центральным аспектом обучения;

  • Знания - это вопрос компетентности в отношении полезных действий, таких, как пение в такт, открытие научных фактов, ремонт машин, сочинение стихов или дружеское общение;

  • Обладание знаниями – это вопрос участия в соответствующих видах деятельности, то есть активного взаимодействия с миром;

  • Смысл (meaning) - наша способность воспринимать мир и наше взаимодействие с ним как значимое; в конечном счете это то, к чему должно привести обучение. (Wenger, 1998, стр. 4).

Перечисленные предпосылки помогают понять, как мы должны использовать эту теорию в нашей работе. А именно,

  • Мы учимся посредством социальных взаимодействий;

  • Важно иметь знания по теме, которую группа считает полезной;

  • Для участия человек должен обладать определёнными знаниями;

  • Обучение создаёт смысл.

Суммируя, должны быть обеспечены возможности для приобретения знаний. Важно создать для новых сотрудников, для Вашей команды и для себя возможности для вовлечения в разговор и в совместную работу, для того, чтобы расти и учиться. Обучение помогает нам осмыслить то, что мы делаем в рамках своей работы.

Хотя этот пост затрагивает только лишь поверхности темы «сообществ специалистов-практиков», я надеюсь, что он пробудит новые идеи и побудит Вас углубиться в эту теорию. Когда мы поймем, как люди учатся, мы сможем обеспечить большие возможности и создать более качественные места работы.

Некоторые из приведенные выше идей и высказываний взяты непосредственно из моей диссертации. Полный текст диссертации можно найти здесь: https://www.proquest.com/openview/9175d5115bfd07cc53f3b2d7e8976221/1?pq-origsite=gscholar&cbl=18750 (прямая ссылка на PDF-файл: https://media.proquest.com/media/hms/ORIG/2/rESsG?_s=gfJ2Yastbj2R9N419v47FPlSlB4%3D ).

Ссылки и рекомендуемые ресурсы

  • Дж. Лав (Lave, J.), и Э. Венгер (Wenger, E.) «Ситуативное обучение: легитимное периферийное участие» (Situated learning: Legitimate peripheral participation). Кембридж, Великобритания: Издательство Кембриджского университета, 1991 г.

  • Э. Венгер (Wenger, E.) «Сообщества специалистов-практиков: обучение, смысл и самобытность» (Communities of practice: Learning, meaning, and identity), Нью-Йорк, Издательство Кембриджского университета, 1998 г.

  • Э., Венгер (Wenger, E.), и Б. Венгер-Трейнор (Wenger-Traynor, B.) «Введение в сообщества специалистов-практиков» (Introduction to communities of practice), 2015 г., см. http://wenger-trayner.com/introduction-to-communities-of-practice/

Лорен Хейс (Lauren Hays)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/communities-of-practice-relevance-to-librarians/

Особенности раскрытия и предоставления информации в 2022 году

Правительство РФ постановлением от 12 марта 2022 года № 351 уточнило особенности раскрытия и предоставления в 2022 году информации в соответствии с требованиями федерального закона «Об акционерных обществах» и федерального закона «О рынке ценных бумаг», и особенностях раскрытия инсайдерской информации в соответствии с требованиями федерального закона «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Эмитенты ценных бумаг вправе осуществлять раскрытие и/или предоставление информации (в том числе в проспекте ценных бумаг) и/или предоставление в соответствии с требованиями федерального закона «Об акционерных обществах» и федерального закона «О рынке ценных бумаг» (вне зависимости от целей и формы раскрытия или предоставления информации), в ограниченных составе и/или объеме либо отказаться от ее раскрытия и/или предоставления в случае, если это приведет (может привести) к введению мер ограничительного характера в отношении эмитента и/или иных лиц, в том числе к введению новых мер ограничительного характера в отношении лица, о котором эмитентом раскрывается и/или предоставляется информация.

Лица, определенные в соответствии с пунктами 1, 3, 4, 9, 11 и 12 статьи 4 федерального закона «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федераций» (инсайдеры – Н.Х.), вправе осуществлять раскрытие инсайдерской информации в ограниченных составе и/или объеме либо отказаться от ее раскрытия в случае, если оно  приведет (может привести) к введению мер ограничительного характера в отношении лица, о котором она раскрывается.

Эти положения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2019 года.

Постановление вступает в силу с даты его официального опубликования и действует до 31 декабря 2022 г.

Источник: Консультант плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=411449

понедельник, 28 марта 2022 г.

Когда исполнение законодательно-нормативных требований становится важным аспектом Вышей программы управления документами?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 18 февраля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Когда исполнение законодательно-нормативных требований становится важным аспектом Вышей программы управления документами? Я полагаю, что есть две ситуации:

  • Когда штрафы за несоблюдение законодательно-нормативных требований перевешивают расходы на их исполнение; и

  • Когда изменения, необходимые для соответствия стандарту соответствия, не вызовут негативных побочных эффектов, которые перевесят любую достигнутую выгоду.

Мой комментарий: Лично я добавила бы и третью ситуацию, характерную для государственных органов и учреждений: когда исполнение законодательно-нормативных требований является важнейшим направлением деятельности службы управления документами, за которое руководитель службы несёт серьёзную персональную ответственность.

Ключевая проблема для всех тех из нас, кто работает с государственными документами, заключается в том, что положения законов о документах и архивах невозможно привести в исполнение [ввиду отсутствия в законодательстве соответствующих мер принуждения – Н.Х.] – и именно поэтому их исполнение никогда не обеспечивалось.

Это означает, что законодательство никогда не предоставит достаточно большую «дубинку», которая позволяла бы заставлять органы исполнительной власти систематически тратить средства на обеспечение соответствия, либо уволить за несоблюдение.

Если Вам нужен сравнительный пример, чтобы понять, что я имею в виду, - если главы органов исполнительной власти лишь на словах уважают законодательство по вопросам управления документами, то ни один банк никогда больше не посмеет только на словах придерживаться требований AUSTRAC.

Мой комментарий: Австралийский центр отчетности и анализа транзакций (Australian Transaction Reports and Analysis Centre, AUSTRAC) - это орган финансовой разведки правительства Австралии, который отвечает за мониторинг финансовых транзакций с целью выявления случаев отмывания денег, финансирования организованной преступности, уклонения от уплаты налогов, мошенничества с социальными пособиями и финансирования терроризма. (Источник: Википедия,
https://en.wikipedia.org/wiki/Australian_Transaction_Reports_and_Analysis_Centre )

В отсутствие эффективного правоприменения, стандарты соответствия в большей степени представляет собой проблему, не принося какой-либо пользы. Лично я считаю, что они причинили больше вреда управлению документами в государственных органах, чем какой-либо иной аспект программ управления документами.

Архивные учреждения ведут себя так, как если бы они были согласны с такой точкой зрения. Они не говорят об этом прямо, но в течение последних нескольких лет они усердно понижали планки и стандарты соответствия  - требуя меньше метаданных, меньше статей в перечнях документов с указанием сроков хранения, использование самосертификации и т.д.

Проблема в том, что они более 25 лет твердили о том, что «необходимо соответствовать этим стандартам» - и пока ещё не сделали шаг к тому, чтобы сказать: «нашей целью является не исполнение законодательно-нормативных требований как таковое; мы хотим видеть непрерывную восходящую траекторию роста качества информации и документов – рассматривая соответствие требованиям законодательства как то, к чему нужно стремиться, но только если достижение этой цели имеет смысл».

Проблема использования любой метрики (что как раз и представляет собой соответствие законодательно-нормативным требованиям) заключается в том, что в конце концов люди забывают о том, почему важно то, что измеряет метрика, - и просто сосредотачиваю усилия на достижении заданных показателей метрики. Этот принцип хорошо изучен и даже имеет своё название - закон Гудхарта (Goodharts – об этом законе также см. Википедию, https://ru.wikipedia.org/wiki/Закон_Гудхарта - Н.Х.).

Еще одна вещь, о которой говорит закон Гудхарта, заключается в том, что, когда люди всё своё внимание сосредотачивают на показателях метрики, они будут оптимизировать свою деятельность ради их достижения, вне зависимости от последствий.

Так стоит ли удивляться тому, что у нас есть соответствующие требованиям документные системы, которые, как правило, используются очень мало? Мы сфокусировали внимание на соответствии, а не на использовании – но можно утверждать, что всё самое важное связано как раз с использованием.

Настоящей катастрофой является то, что, сосредоточившись на исполнении законодательно-нормативных требований, мы упустили возможность провести учитывающие нюансы и особенности, содержательные диалоги об уместных уровнях качества информации и о влиянии различных уровней на эффективность и подотчётность.

Внедрив стандарт соответствия в начале своего пути, всё, что мы сделали - это прокляли сами себя и обрекли себя на то, чтобы многие годы заниматься проблемами создания и поддержки системы, которая является чересчур зрелой для её использования людьми.

Со стандартом соответствия всё было бы отлично, если бы наш регулирующий орган обладал полномочиями уровня AUSTRAC и использовал их. Но это не так.

Таким образом, внедряя стандарт соответствия, мы не получаем того, чего хотели, - и также не получают желаемого наши регулирующие органы.

Вместо устойчивой восходящей траектории качества и результатов мы имеем серию безнадежных действий, финансируемых лишь тогда, когда орган исполнительной власти оказывается в кризисе – серию, которая неизбежна, поскольку финансирование неизменно прекращается по завершении кризиса, что неизбежно приводит к следующему кризису.

Таким образом, все факты указывают на то, что акцент на соблюдение законодательно-нормативных даёт для нас суммарный негативный эффект.

Так почему же мы продолжаем фокусировать свой внимание на этом соответствии?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: К сказанному Карлом я бы хотела добавить то, что исполнение законодательно-нормативных требований может быть весьма полезно, когда эти требования разумны - уместны, соразмерны и актуальны.

Во многом вследствие быстрых перемен в государстве, обществе, законодательстве и технологиях, сегодня, к сожалению, сплошь и рядом от нас требуют исполнения как давно устаревших требований, соответствие которым равносильно вредительству; так и исполнения непродуманных и непроверенных новых требований, придуманных малокомпетентными людьми с ограниченным кругозором, которые обычно не несут никакой ответственности за последствия своего законотворчества …

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/when-should-compliance-be-a-factor 

Порядок предоставления в Федеральное казначейство электронных документов и их получения аудиторскими организациями

Казначейство России приказом от 02 марта 2022 года №11н утвердило «Порядок предоставления аудиторскими организациями, оказывающими аудиторские услуги общественно значимым организациям, саморегулируемой организацией аудиторов в Федеральное казначейство электронных документов и их получения аудиторскими организациями, оказывающими аудиторские услуги общественно значимым организациям, саморегулируемой организацией аудиторов от Федерального казначейства»

Приказ вступит в силу с 1 марта 2023 года и будет действовать до 1 марта 2029 года.

Электронные документы Федерального казначейства (его территориального органа), направляемые в адрес аудиторских организаций и саморегулируемой организации аудиторов, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченных должностных лиц Федерального казначейства (его территориальных органов) (п.2).

Электронные документы, предоставляемые в адрес Федерального казначейства, подписываются УКЭП аудиторской организации и саморегулируемой организации аудиторов или уполномоченных лиц этих организаций (п.3).

Аудиторские организации, саморегулируемая организация аудиторов при взаимодействии с Федеральным казначейством (его территориальным органом) используют УКЭП (п.4).

Электронные документы направляются по телекоммуникационным каналам связи, в том числе с 1 января 2024 года, через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (п.5).

Положения Порядка не применяются в отношении документов, содержащих сведения, составляющие аудиторскую и иную охраняемую законом тайну (п.6).
 
Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=412202

воскресенье, 27 марта 2022 г.

США: Программное обеспечение для поддержки эмуляции как услуги

Данная информация выложена на странице «Эмуляция как услуга» сайта международной Сети обеспечения долговременной сохранности программного обеспечения (Software Preservation Network, SPN, https://www.softwarepreservationnetwork.org/ ), которая базируется в США

Мой комментарий: Эмуляция – один из способов обеспечения долговременной сохранности в пригодном для использования виде документов, информации и программного обеспечения. В ряде случаев эмуляция является практически единственным способом – например, когда речь идёт о сложных электронных объектах в уникальных проприетарных форматах, или же о программах (в частности, об играх). Для большинства организаций самостоятельно заниматься эмуляцией слишком сложно и дорого, поэтому перспективы широкого распространения данного подхода во многом связаны с появлением третьих сторон, оказывающих услуги эмуляции (в том числе облачные). В рамках американского проекта EaaSI как раз и отрабатывается использование эмуляции как облачной услуги.

Программа работ «Эмуляция как услуга» (EaaSI), выполняемая под руководством группы «Сервисы электронной сохранности» (Digital Preservation Services) библиотеки Йельского университета (Yale University) при поддержке OpenSLX, DataCurrent, PortalMedia, Educopia и Сети обеспечения долговременной сохранности программного обеспечения (Software Preservation Network, SPN), сосредоточена на разработке технологий и услуг для расширения и масштабирования возможностей программного обеспечения для поддержки эмуляции как услуги.

Данная работа включает:

  • Формирование сообщества учреждений-партнеров, использующих программную платформу «Эмуляция как услуга» (EaaSI);

  • Внедрение функциональных возможностей для совместного использования ресурсов в виде сети EaaSI (EaaSI Network), которые позволяют распространять между пользователями и возвращать среды эмуляции и носители для установки программного обеспечения;

  • Совершенствование возможностей для описания и отыскивания (discovery), включая использование и добавление данных в свод знаний «Викиданные» (Wikidata) через портал WikiDP;

  • Создание прототипов различных модулей и сервисов для управления доступом конечных пользователей (включая Open Source Software Sandbox – «Песочница для ПО на основе открытого кода», см. https://www.softwarepreservationnetwork.org/emulation-as-a-service-infrastructure/sandbox/ ).

В рамках наших усилий по увеличению числа доступных ресурсов, тысячи вычислительных сред настраиваются и колелктивно используются через сервис EaaSI Network. Специалисты по настройке занимаются каталогизацией программного обеспечения (включая сведения о названии, разработчиках, системных требованиях, поддержке файловых форматов) и установкой операционных систем и приложений в эмулируемых вычислительных средах.

Программа работ EaaSI спонсируется фондом Альфреда Слоана (Alfred P. Sloan foundation) и фондом Эндрю Меллона (Andrew W. Mellon Foundation).

Источник: сайт Software Preservation Network
https://www.softwarepreservationnetwork.org/emulation-as-a-service-infrastructure/
https://eaasi.gitlab.io/eaasi_user_handbook/
https://forum.eaasi.cloud

Вопрос, который следует задать себе, прежде чем внедрять «наилучшую практику» управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 12 марта 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Прежде чем внедрять «наилучшую практику» управления документами, следует спросить себя: где доказательная база эффективности этой практики?

Смысл вопроса не в том, «много ли людей использует такую практику», и его не следует интерпретировать как «говорит ли «делай так!» кто-либо из тех, у кого больший, чем у меня, практический опыт?».

Он означает: «есть ли доказательства того, что внедрение данной практики привело к более высокому уровню эффективности, если её оценивать по показателям, предусмотренным политикой управления документами?».

У нас имеется огромное количество людей, внедряющих «наилучшие практики» и «соответствующие требованиям» системы - и отказывающихся внедрять что-либо ещё и/или рассматривать соответствующие системы как документные. Внедряемые ими системы часто захватывают очень небольшой процент того, что они должны были бы захватывать согласно политике управления документами.

По сути, реализованная «наилучшая практика» не достигает предусмотренной политикой целей, достижение которых она, как предполагалось, должна будет обеспечить. И мы продолжает действовать в том же духе – а также убеждать других коллег поступать так же.

Взглянем на классификационные схемы, ориентированные на отслеживание сроков хранения. Обычные люди не понимают, что с ними делать, поэтому они реагируют одним из двух способов:

  • Они делают что-то такое, что «имеет для них смысл» — это означает, что они размещают документы в неподходящих местах;

  • Они не вводят документы в систему - обещая «сделать это позже» (чего никогда не случается); или организуют их понятным им образом (т.е. образом, не ориентированным на отслеживание сроков хранения).

У нас есть убедительные доказательства очень высокого уровня провалов, связанных и с использованием. Они связаны с практикой уничтожения документов. Практически никто ничего не станет уничтожать, не вернувшись назад и не проведя сначала экспертизу на уровне контента.

Это связано с тем, что ориентированные на отслеживание сроков хранения классификационные схемы не работают - и мы об этом знаем. Тем не менее, они считаются «наилучшей практикой». Почему?

Потому что 20 лет назад, когда управляли документами, которые были под полным физическим и интеллектуальным контролем архивистов и специалистов по управлению документами (custodial recordkeeping), - всеми нашими документами управляли люди, для которых это было их единственной работой. Поэтому мы создали классификационные схемы, исходя из предположения, что, прежде чем мы станем что-то размещать в соответствии с этими схемами, профессионалы проведут процесс экспертизы ценности.

Мир изменился.

Многое из того, что когда-то считалось наилучшей практикой, сегодня не даёт результатов, поэтому нам нужно лучше вести диалог о том, что на самом деле является наилучшей практикой.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/a-question-to-ask-yourself-before

суббота, 26 марта 2022 г.

Великобритания: Начато публичное обсуждение новой редакции стандарта жизнеспособности организации BS 65000

В 2014 году Британский институт стандартов опубликовал стандарт BS 65000:2014 «Руководство по обеспечению жизнеспособности организации» (Guidance on organizational resilience, см. https://shop.bsigroup.com/ProductDetail?pid=000000000030258792 ), о котором я рассказала на блоге здесь: https://rusrim.blogspot.com/2014/12/bs-650002014.html .

Теперь в рамках процесса регулярного пересмотра (о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/bs-65000.html ) подготовлена новая редакция этого документа, и с 17 февраля 2022 года начато её публичное обсуждение, которое продлится до 17 апреля 2022 года. Новое название документа - BS 65000 «Жизнеспособность организации – Свод практики» (Organizational resilience - Code of practice), см. https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2021-00235#/section


Во вводной части документа отмечается следующее:

«Настоящий британский стандарт содержит адресованные организациям любого типа и размера указания и рекомендации по укреплению жизнеспособности (resilience) организации, которые:

a) определяют обязанности высшего руководства и разъясняют природу, сферу охвата и контекст адекватной жизнеспособности организации;

b) выделяют природные/экологические, социальные и кадровые факторы, основной и финансовый капиталы в качестве основных компонентов обеспечения жизнеспособности организации;

c) определяют принципы, поведение, возможности и характеристики, которые позволяют развивать, оценивать и совершенствовать жизнеспособность организации;

d) выявляет зависимости, включая влияние внешних связей и условий ведения деловой деятельности на жизнеспособность, и способствует достижению поставленных целей;

e) поддерживает укрепление способности адаптироваться и развитие культуры обучения; и

f) устанавливает взаимосвязь настоящего стандарта с другими стандартами менеджмента, другими направлениями деятельности и ресурсами с целью продуктивного и экономически эффективного создания и поддержания способностей для обеспечения жизнестойкости;

Данный британский стандарт обеспечивает согласованность подхода, необходимого для создания и поддержания жизнеспособности организации. Стандарт не стремится ввести какие-либо идеологические ограничения или рамки, а предназначен для того, чтобы направлять усилия организации при принятии уникальных и необходимых решений для достижения жизнеспособности в контексте деятельности организации и для реагирования на более широкие изменения и неопределенности, с которыми сталкивается общество.»

Ключевой термин определён следующим образом:

3.6 Жизнеспособность организации (organizational resilience, OR) - способность организации быть готовой к сбоям и перебоям (disruption), а также адаптироваться и процветать в меняющейся среде

Стандарт BS 65000 рассматривает жизнеспособность организации как способность заранее предвидеть события, подготовиться, реагировать и адаптироваться к ним - как к внезапным ударам, так и к постепенным изменениям. Жизнеспособность означает способность адаптироваться, конкурентоспособность, поворотливость и устойчивость.

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Руководящие принципы
5. Практики обеспечения жизнеспособности организаций
6. Зрелость и измерение степени жизнеспособности
7. Анализ, проводимый высшим руководством (management review)
8. Модель зрелости
Библиография

Источник: сайт BSI
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2021-00235#/section

Машинное обучение: Более качественные данные всегда лучше

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 8 февраля 2022 года на блоге компании Formtek.

Сколько данных Вам нужно для получения хороших результатов машинного обучения?

Ответ заключается в том, что всё зависит от обстоятельств. Многое зависит от сложности Вашей проблемы и от алгоритма машинного обучения, который Вы используете для её решения. Например, если Ваш алгоритм является линейным, то Вам потребуется гораздо меньше точек данных, чем если бы Вы пытались решить проблему с помощью нелинейного алгоритма.

При попытке определить нужный Вам размер выборки данных, наилучший подход заключается в том, чтобы оказаться на равном удалении от противоположных опасностей чрезмерного и недостаточного обучения.

Основатель сообщества «Мастерство машинного обучения» (Machine Learning Mastery) Джейсон Браунли (Jason Brownlee, https://www.linkedin.com/in/jasonbrownlee/?originalSubdomain=au ) объясняет, что «как правило, все знают, что недостаточное количество обучающих данных приводит к плохой аппроксимации. Модель с чрезмерными ограничениями окажется недообученной при использовании небольшого набора обучающих данных, тогда как в случае модели с малым числом ограничений, скорее всего, объём обучающих данных окажется избыточным, - и то, и другое приведёт к низким показателям эффективности. Слишком малый объём тестовых данных приведёт к оптимистичной, с высокой дисперсией, оценке эффективности модели» ( https://machinelearningmastery.com/impact-of-dataset-size-on-deep-learning-model-skill-and-performance-estimates/ ).

Машинное обучение алгоритмов для обработки изображений известно огромными наборами тестовых графических данных, которые необходимы для проведения обучения при решении таких задач, как распознавание образов на фотографиях. Однако некоторые проекты машинного обучения сообщают, что для других типов задач требуются гораздо меньшие наборы данных.

Группа исследователей из Университета Альберты (University of Alberta, https://techxplore.com/news/2021-07-machine-applications-assumed.html ) сообщила, что их алгоритм машинного обучения для предсказания молекулярной структуры требует гораздо меньше данных для достижения хороших результатов, чем они изначально ожидали. Многие из использованных исследователями моделей показали хорошие результаты в предсказании молекулярных типов после использования небольшого количества обучающих данных.

Фактором, о котором часто не упоминается в отчётах о результатах машинного обучения, является качество используемых данных. Данные более высокого качества могут позволить получить хорошие результаты при меньшем количестве точек данных.

Директор по технологиям компании Curai Ксавье Аматриайн (Xavier Amatriain, https://www.linkedin.com/in/xamatriain/ ) говорит, что «важно отметить, что чем качественнее данные, тем лучше. Против этого не поспоришь. Как следствие, любые усилия, которые Вы можете направить на «совершенствование» Ваших данных, всегда являются хорошими инвестициями. Дело в том, что более высокое качество данных не означает большие объёмы данных. На самом деле, иногда эти объёмы могут оказаться меньше!» ( https://www.kdnuggets.com/2015/06/machine-learning-more-data-better-algorithms.html ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/machine-learning-better-data-is-always-better/

пятница, 25 марта 2022 г.

Формирование позитивных циклов в управлении документами и информацией, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/03/1_01074951229.html )

3. Позитивный цикл руководства

Позитивный цикл руководства является самым мощным в деловой деятельности, поэтому мне, вероятно, следовало поставить его на первое место.

Две из самых больших проблем в управлении – это как сделать работу видимой, и понимание её текущего статуса.

Большинство руководителей имеет очень слабое представление о том, какие объёмы работы выполняют их сотрудники и в каком состоянии находится текущая работа, - если только они не спросят кого-нибудь. Чаще всего они узнают о том, что что-то не было сделано вовремя, когда кто-то на это пожалуется.

Как правило, это означает, что руководителям нужен иной взгляд на информацию, которую Вы организовали с целью помочь людям справляться со своей работой во время создания Вами позитивного цикл конечных пользователей. Руководителям обычно требуется сводное представление о работе, упорядоченное по её статусу или риску оказаться невыполненной вовремя и повлиять на что-то ещё.

Классическим примером служат разрешения на строительство. В одной из юрисдикций, если заявка не отработана в течение 28 дней, автоматически возникает право на передачу вопроса в вышестоящие инстанции или суды. Неудивительно, что руководители в этой юрисдикции хотят знать, когда срок обработки приближается к 28 дням.

В другой юрисдикции столь же предсказуемо развитие событий в отношении министерской переписки. По прошествии 28 дней (и почему сроки всегда составляют 28 дней или 7 лет? – Не всегда, у нас типичный срок ответа на обращения и жалобы 30 дней, а типичный срок хранения документов – 5 лет; последний прямо связан с требованиями к срокам хранения, установленном в законодательстве о бухгалтерском и налоговом учёте :) – Н.Х.) в случае неполучения ответа об этом следует доложить сообщить премьер-министру - поэтому люди предпочитают готовить ответы до истечения 28 дней.

Идея здесь в том, что хороший простой способ заручиться поддержкой руководителей и приучить их раз за разом обращаться к Вас за помощью - это помочь им сделать видимой ту работу, которую выполняет их подразделение, и понять текущее состояние (статус) этой работы относительно сроков, в которые им необходимо уложиться.

В идеале это включает в себя создание системы или какой-либо рода структуры управления информацией, которую они могли бы просто использовать, и которая сама бы о себе заботилась. Когда Вы всё сделаете правильно, то стандартный метод работы подразделения изменится, переключившись на использование созданной Вами системы, и руководитель подразделения будет активно контролировать её использование. Если Вы позаботились о том, чтобы система также захватывала документы, создаваемые подразделением по ходу работы, то Вы тем самым создали позитивный цикл, в рамках которого руководитель будет активно поддерживать создание хорошей деловой информации, потому что это помогает ему в достижении его целей.

Как и в случае с позитивным циклом конечных пользователей, Вы будете знать, что делаете это неправильно, если увидите, что руководители не контролируют использование своими подразделениями того, что Вы создали.

Заключение

Как всегда, у меня есть подспудное ощущение, что мне не удалось достаточно адекватно объяснить то, что, по моему мнению, имеет критически-важное значение для управления документами.

Нам необходимо создать позитивные циклы, в рамках которых конечные пользователи и руководители будут просить нашей помощи в чём-то, что поможет им достичь своих целей, - а заодно они помогут нам достичь наших целей.

Если мы этого не делаем, то не можем получить ни финансирование, ни поддержку конечных пользователей, а руководство лишь на словах говорит о понимании того, что оно должно сделать для нас, чтобы мы могли работать эффективно.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/cultivating-virtuous-cycles-in-records 

На сайте государственных закупок разрешено не размещать данные о закупках попавших под санкции организаций

Постановление Правительства РФ от 6 марта 2022 №301 установлено, что основаниями неразмещения в единой информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд сведений о закупке товаров, работ, услуг, информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), с которым заключен договор по результатам закупки, являются введение политических или экономических санкций иностранными государствами, совершающими недружественные действия в отношении Российской Федерации, граждан Российской Федерации или российских юридических лиц, и/или введение иностранными государствами, государственными объединениями и/или союзами и/или государственными (межгосударственными) учреждениями иностранных государств или государственных объединений и/или союзов мер ограничительного характера в отношении заказчика, осуществляющего закупку (п.2).

Эти положения применяются также в отношении заказчиков, являющихся кредитными организациями, если санкции и меры ограничительного характера введены в отношении лиц, контролирующих кредитную организацию. Контролирующим кредитную организацию лицом признается лицо, которое осуществляет в отношении кредитной организации контроль, определяемый в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности, признанными на территории Российской Федерации (п.2).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_411094/

четверг, 24 марта 2022 г.

Формирование позитивных циклов в управлении документами и информацией, часть 1

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 19 февраля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Всякая группа или служба управления документами хочет, чтобы её организация ценила её. Проблема всегда заключалась в том, как этого добиться.

Идея позитивного цикла (virtuous cycle) проста: возникающие вследствие предпринимаемых Вами действий обратные связи ведут в правильном направлении. Позитивный цикл противостоит порочному кругу (vicious cycle) - циклу, в котором вызываемые действиями обратные связи, ведут в плохом для нас направлении.

Итак, вот несколько идей о видах позитивных циклов, которые нам нужно создать; и о том, как это сделать.

1. Позитивный финансовый цикл

У кого имеется достаточно денег на программы управления документами? Лично я знаю лишь одного такого человека - и даже он, вероятно, хотел бы иметь дополнительного сотрудника, чтобы работа шла быстрее.

Так как же выглядит позитивный финансовый цикл? Это не какая-то высокая наука – группа или служба управления документами, которая постоянно доказывает, что организация получает от её деятельности больше финансовой отдачи, чем вкладывает в неё средств, тем самым создает позитивный цикл, означающий, что средства всегда будут доступны для этой группы. Проблема всегда заключается в том, чтобы доказать это.

Проблема с большинством деловых обоснований (бизнес-кейсов) в сфере управления информацией заключается в том, что они неконкретные в экономическом плане («мягкие», soft business cases – т.е. дающие некие общие представления о потенциальной полезности проекта, не предлагая при этом детального экономического обоснования – Н.Х.). Организация фактически получает способности и возможности, которые она может использовать позднее, или же более качественные результаты процесса. Самой трудной частью работы здесь является обеспечение основы, делающей мягкий бизнес-кейс правдоподобным.

Все слышали высказывания аналитиков о том, что люди каждый день тратят определённое количество времени на поиск информации, повседневно необходимой им для выполнения своей работы. Проблема в том, что никто не верит в эти цифры, а при этом руководители деловых подразделений знают, что могут получить дополнительные человеко-часы, выпросив дополнительную штатную единицу. У них нет уверенности в том, что они смогут получить дополнительные человеко-часы, опираясь на заявления фирмы Gartner о том, что люди теряют время на поиск информации.

Для меня это на самом деле означает, что нам следует проводить работу по изучению затрат времени и перемещений на уровне отдельных деловых подразделений, где Вы можете и показать, выполнение какой именно задачи заняло так много времени, и убедительно продемонстрировать, что Ваше вмешательство сократит это время. Тогда Вам просто нужно всё это описать и представить в качестве делового обоснования (бизнес-кейса).

Из-за общего отношения к «мягким» бизнес-кейсам, после этого речь пойдёт о терпеливой, стратегической работе. Это означает, что бизнес-кейс должен быть написан Вами заранее, «в стол», для использования в тот момент, когда Ваша команда будет перегружена и перестанет справляться с работой, - чтобы Вы могли вытащить его и предложить в качестве варианта тогда, когда в сравнении он будет хорошо выглядеть. Это также означает выявление тех подразделений и групп, которые, по Вашему мнению, с наибольшей вероятностью Вас поддержат.

Наконец, это означает ведение перечня выполненных Вами проектов, чтобы всякий раз, когда кто-либо поставит под сомнение финансовую отдачу от Вашей работы, Вы могли бы достать свой перечень и показать десяток небольших проектов, которые Вы выполняли каждый год на протяжении последних 10 лет, и которые сэкономили организации 10 штатных единиц.

2. Позитивный цикл конечных пользователей

Как часто конечные пользователи благодарят нас за работу, которую мы делаем? Сколькие из них возвращаются к Вам после того, как Вы что-то сделали и просят о дальнейшей помощи поддержке? Сколькие из них говорят своим коллегам о том, насколько ценным было проведённое с Вами время? В большинстве случаев в сфере управления документами ответ на этот вопрос - «немногие».

Если же Вы правильно наладите позитивный цикл конечных пользователей, то ответ будет «очень многие».

Так как же создать позитивный цикл конечных пользователей? Ответ простой - Вы должны помогать им достигать чего-то для них значимого.

Чтобы не было на этот счёт сомнений, «помогать» здесь не означает «показать им, как использовать документную систему правильно, а не так, как они это делают».

Существует также специфический вид помощи, которую Вам стоит организовать, чтобы создать позитивный цикл. Позитивный цикл Вы создаёте, когда каждый раз, когда им нужна помощь, люди будут просить Вас помочь им. Если же Вы в разовом порядке помогаете людям достичь чего-то значимого для них – вроде выполнения просьбы «найдите мне этот документ» - такого рода помощь вполне нормальная, и может стать хорошим началом; но она же может сделать Вас жертвой плохой практики, применявшейся в прошлом.

Простой пример - подразделение, которое сваливает все свои документы в одно дело, не имеющее осмысленного заголовка. Разово помогая им находить что-либо, Вы просто увековечиваете их плохое поведение. Лучше научить это подразделение пользоваться поисковой системой, чтобы они могли сами находить нужные им вещи. Однако лучший способ – это действительно разобраться, почему они поступают так, как правильно, а затем поработать с ними над внедрением чего-то, что поможет им более эффективно достигать целей, которые имеют для них значение.

Большинство людей испытывают трудности с организацией своей работы. Многие из них также не понимают возможностей, имеющихся в системах, которыми организация уже владеет. Когда Вы помогаете им понять, каким образом они могли бы лучше организовать свою работу с помощью этих систем, у Вас часто появляется возможность не только помочь им достичь значимых для них результатов, но и приучить их размещать свою информацию там, где Вы можете её контролировать.

Проблема с этой идеей в службах управления документами заключается в том, что мы привыкли делать вещи, оглядываясь назад - фиксируя сведения о событиях после того, как они произошли. Фундаментальная идея здесь заключается в том, что Вы должны помочь людям создать информацию, которая в какой-то момент в будущем поможет им вспомнить, что они должны были сделать.

Вы поймёте, что действуете верно, когда к Вам начнут приходить люди из других деловых подразделений и говорить: «Вот Вы сделали эту штуку для них, - можете ли вы сделать что-то подобное для меня?».

И Вы поймёте, что ошибаетесь, когда увидите, что люди не используют то, что Вы для них создали. Такими оказываются многие классификационные схемы, которые не только не помогают, но и активно тормозят выполнение работы – поэтому их и не используют.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/03/2_01203717798.html )

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/cultivating-virtuous-cycles-in-records 

Куда конь с копытом, туда и рак с клешнёй: Руководство Международного совета архивов решило поучаствовать в санкциях


Приведенное ниже письмо Президента Международного совета архивов Дэвида Фрикера (David Fricker), было опубликовано на сайте и распространено в новостной рассылке МСА 24 марта 2022 года. Привожу перевод этого письма без комментариев – думаю, читатели сами сумеют сделать выводы. Напомню, что Международный совет архивов никогда ничего подобного не предпринимал в связи с теми многочисленными войнами, которые вели Соединённые Штаты, и не обращал внимания на то, что в течение восьми лет происходило в Донбассе, - так что здесь мы имеем яркий пример «двойных стандартов».

Новости об участии МСА в противодействии российской агрессии на Украине

Уважаемые коллеги,

Как Вы знаете, 10 марта 2022 года Исполнительный совет Международного совета архивов (МСА) принял резолюцию, решительно осуждающую российскую агрессию в Украине и её последствия для документов, архивного наследия и специалистов. МСА приостановил все отношения с четырьмя российскими и белорусскими государственными архивными учреждениями и их сотрудниками до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о прекращении огня к удовлетворению законного правительства Украины, которое бы обеспечило безопасность и суверенитет лиц и учреждений, ответственных за защиту культурного наследия Украины.
 
С этого момента МСА также активно участвует в различных координационных мероприятиях. Я хотел бы особо отметить усилия представителя МСА в «Голубом щите» (Blue Shield International – организация, занимающаяся вопросами сохранения культурно-исторического наследия, которому угрожают войны и катастрофы – Н.Х.) и председателя Экспертной группы МСА по менеджменту чрезвычайных ситуаций и обеспечению готовности к стихийным бедствиям и катастрофам Эмили Ганье-Лема (Emilie Gagnet-Leumas), а также усилия Нормана Шарбонне (Normand Charbonneau) в качестве координатора ответных действий МСА, которые оба в настоящее время активно участвуют в работе, координируемой ЮНЕСКО.

Вот несколько недавних примеров наших многочисленных усилий в области координации. В четверг, 17 марта, вместе с Норманом Шарбонне я присутствовал на международном совещании по координации реагирования на чрезвычайную ситуацию, организованном ЮНЕСКО с целью защиты интересов культуры в Украине. В мероприятии приняли участие представители более 20 неправительственных организаций, а также заместитель министра культуры Украины и украинская делегация в ЮНЕСКО. Эмили Ганье-Лема является представителем МСА в недавно созданной Экспертной группы по восстановлению после чрезвычайных ситуаций (Group of Experts on Emergency Recovery), в рамках которой партнеры будут обсуждать большую часть действий, которые необходимо предпринять на практике. Экспертная группа провела своё первое заседание в среду, 16 марта. Один из его первых результатов касается сотрудничества между МСА и ассоциацией ИФЛА с целью обеспечения должного внимания и защиты документов, архивов и специальных коллекций, а также специалистов в этих областях.
 
В то же время Экспертная группа по борьбе с кражами, торговлей людьми и фальсификацией (Expert Group against Theft, Trafficking and Tampering) налаживает контакты с партнёрскими организациями, полицией и органами безопасности для защиты коллекций украинского культурного наследия от краж и незаконного оборота, а члены секции МСА «Архивы и права человека» также проводят обсуждения с другим кругом партнёров. Я лично нахожусь в постоянном контакте с руководителем архивной службы Украины, и предложил ему поддержку МСА. Мы также надеемся, что сможем связаться с сетями архивно-документационных учреждений, не входящих в структуру национальной архивной службы Украины, чтобы предложить им аналогичную поддержку.

Мы все осознаём важность архивных коллекций как основы знаний и развития, но мы также знаем, что записи актов гражданского состояния, земельные кадастры и взаимодействие между гражданами и их государственными органами имеют ключевое значение для защиты прав граждан и для национального послевоенного восстановления.
 
Я буду держать Вас в курсе событий, и мы продолжаем надеяться, что нынешние человеческие страдания и разрушения быстро прекратятся.

Тем временем, я хотел бы попросить Вас связаться с Норманом Шарбонне по адресу charbonneau@ica.org , чтобы сообщить ему о любых инициативах, в которых Вы можете принять участие, и поддержать его в его усилиях по обеспечению общей координации.
 
Дэвид Фрикер,
Президент Международного совета архивов

Мой комментарий: В последнее время МСА, несмотря на то, что русский язык остаётся его официальным языком, практически никогда не публикует свои документы на русском. Единственное исключение – резолюция в поддержку Украины ( https://www.ica.org/sites/default/files/rus_resolution_in_support_of_ukraine_0.pdf ).

Так с кем же заморозил отношения МСА? Это:

  • Федеральное архивное агентство России,

  • Комитет архивов при Правительстве Удмуртской Республики,

  • Государственный комитет архивов Республики Татарстан,

  • Департамент архивов и делопроизводства Министерства юстиции Республики Беларусь

Я бы предложила Росархиву начать со своей стороны предпринимать усилия, подобные тем, что предпринимает МСА, - помогая обеспечить на контролируемых российскими войсками территориях, в ДНР и ЛНР сохранность архивного и документального наследия и оказывая помощь (профессиональную и гуманитарную) архивистам и специалистам по управлению документами.

Источник: новостная рассылка МСА / сайт МСА
https://www.ica.org/en/implementation-of-executive-board-resolution

Утверждены организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены доверенностей

Постановлением Правительства РФ от 21 февраля 2022 года №223 утверждены «Организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены, указанных в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи» доверенностей». Постановление вступило в силу с 1 марта 2022 года, и будет действовать до 1 марта 2028 года.

Требования к порядку хранения доверенности

Доверенность хранится в следующих информационных системах (ИС) (п.2):

  • ИС головного удостоверяющего центра, входящая в состав инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;

  • ИС аккредитованных удостоверяющих центров, указанных в части 1 статьи 15 Федерального закона «Об электронной подписи»;

  • ИС удостоверяющих центров, получивших аккредитацию;

  • ИС аккредитованных доверенных третьих сторон;

  • ИС операторов электронного документооборота, требования к которым устанавливаются ФНС (операторы электронного документооборота);

  • ИС, в которой подписан и из которой направляется электронный документ, подписанный УКЭЛ представителя на основании доверенности;

  • ИС федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов РФ.

Размещение доверенности для хранения в информационных системах осуществляется в следующем порядке (п.3):

  • Лицо, выдавшее доверенность, направляет ее в одну из информационных систем;

  • После поступления доверенности в информационную систему, её оператор:

    • Фиксирует дату и время поступления доверенности;

    • Автоматически формирует подтверждение о ее поступлении;

    • Подписывает подтверждение автоматически созданной УКЭП и направляет его доверителю.

Операторы ИС обеспечивают конфиденциальность, целостность и доступность доверенности в соответствии с мерами по осуществлению безопасности персональных данных, установленными положениями статьи 19 Федерального закона «О персональных данных» (п.4).

Особенности хранения доверенности в информационных системах головного удостоверяющего центра и аккредитованных удостоверяющих центров, определяются оператором соответствующей ИС (п.5).

Особенности хранения доверенности в остальных ИС могут быть определены на основании соглашения между лицом, выдавшим доверенность, и оператором ИС, в которой она хранится.

Операторы ИС (за исключением головного УЦ) после принятия доверенности на хранение незамедлительно передают в ИС головного УЦ следующие сведения о ней (п.6):

  • Дата совершения доверенности;

  • Номер доверенности;

  • Сведения о доверителе;

  • Сведения о представителе;

  • Идентифицирующая информация об ИС, в которой осуществляется хранение доверенности, необходимая для запроса информации из такой ИС.

Требования к порядку использования доверенности (раздел II)

Использование доверенности включает (п.7):

  • Получение доверенности в пакете с электронным документом, подписанным УКЭП на основании доверенности, или получение доверенности из ИС;

  • Получение результата проверки срока ее действия на момент подписания электронного документа от оператора ИС, в которой осуществляется ее хранение;

  • Проверку полномочий представителя, указанных в доверенности;

  • Проверку УКЭП доверителя.

Лицо, использующее доверенность, обеспечивает ее конфиденциальность и целостность в соответствии с мерами по осуществлению безопасности персональных данных, установленными положениями статьи 19 Федерального закона «О персональных данных» (п.8).

Требования к порядку отмены доверенности (раздел III).

Доверитель формирует заявление об отмене доверенности (заявление) в ИС, осуществляющей её хранение, или направляет сформированное в иной ИС заявление в информационную систему, осуществляющую её хранение. Форма и формат заявления устанавливаются оператором ИС, в которой осуществляется хранение доверенности (п.9).

При хранении доверенности в ИС (исключение - ИС головного удостоверяющего центра
 и ИС операторов электронного документооборота), доверитель направляет заявление в информационную систему, осуществляющую её хранение, непосредственно либо через оператора электронного документооборота. Заявление хранится в ИС, осуществляющей хранение доверенности (п.10).

При хранении доверенности в ИС головного центра, ее отмена осуществляется посредством подачи доверителем заявления и хранения заявления в личном кабинете доверителя в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (п.11).

Оператор остальных ИС (кроме ИС операторов электронного документооборота)
после получения от доверителя заявления (п.12):

  • Сохраняет дату и время поступления заявления;

  • Формирует подтверждение о получении заявления с указанием даты и времени поступления заявления;

  • Подписывает подтверждение о получении заявления УКЭП с применением технологии автоматического создания электронной подписи и направляет его доверителю по адресу электронной почты или иным способом взаимодействия оператора ИС с доверителем;

  • Сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота в электронной форме.

Оператор ИС операторов электронного документооборота после получения от доверителя заявления (п.13):

  • Сохраняет дату и время поступления заявления;

  • Не позднее 4 часов с момента получения заявления направляет его в информационную систему, в которой осуществляется хранение доверенности;

  • Формирует подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления заявления;

  • Подписывает подтверждение УКЭП с применением технологии автоматического создания электронной подписи и направляет его по адресу электронной почты доверителя;

  • Сохраняет подписанное подтверждение оператора электронного документооборота в электронной форме.

Срок, в течение которого в информационной системе должна быть размещена информация об отмене доверенности, не должен превышать 12 часов с момента получения заявления (п.14).

Мой комментарий:
Главное при использовании предложенного варианта хранения доверенностей - не запутаться в том, в какой ИС она хранится! :)

Предусмотрено, что в ИС головного УЦ будет агрегироваться информация обо всех доверенностях, и интересно будет узнать, сколько всего таких доверенностей будет учтено.

Источник: Консультант плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=410071

среда, 23 марта 2022 г.

Национальные Архивы США: Постоянная ориентация на интересы клиентов

Руководитель архивной службы США Дэвид Ферьеро (David Ferriero – на фото) 17 февраля 2022 года опубликовал данную заметку на своём блоге AOTUS на сайте Национальных Архивов США

Нынешняя президентская администрация США призвала федеральные органы исполнительной сласти сосредоточить усилия на коренном изменении качества обслуживания своих клиентов ( https://www.whitehouse.gov/briefing-room/presidential-actions/2021/12/13/executive-order-on-transforming-federal-customer-experience-and-service-delivery-to-rebuild-trust-in-government/ ).  Реагируя на этот призыв, Национальные Архивы США (NARA) включают инициативы и принципы обеспечения качества обслуживания клиентов и их удовлетворённости (customer experience) в число своих стратегических целей. Мы также разрабатываем программу обеспечения качества обслуживания клиентов для всего ведомства ( https://aotus.blogs.archives.gov/2021/06/22/your-experience-matters/ ).

Какими бы захватывающими и энергичными ни были наши новые усилия, фокус на удобстве и качестве обслуживания клиентов не является для Национальных Архивов чем-то новым. Поощрение участия и доступа общественности к нашим документам всегда было фундаментальным элементом нашей миссии ( https://www.archives.gov/about/info/mission ).

Несколько лет назад веб-персонал Национальных Архивов принял участие в тренинге ( https://leadership.opm.gov/programs.aspx?course=234 ), проведенном Центром лидерства при Департаменте по управлению персоналом органов федерального правительства США (Office of Personnel Management, OPM) по удобству работы пользователей (User Experience, UX) и по проектированию, ориентированному на человека (human-centered design, см. https://en.wikipedia.org/wiki/Human-centered_design ). Мы также привлекли нового веб-дизайнера, хорошо разбирающегося в практиках обеспечения удобства работы пользователей и ориентированного на человека проектирования.

В 2017 году, в рамках нашего исследования интернета и социальных сетей, Национальные Архивы опубликовала наши первые «цифровые персоналии» (digital personas,  https://aotus.blogs.archives.gov/2017/06/15/improving-customer-experience-with-digital-personas/ - это рассказы о конкретных пользователях архивов, выбранных в качестве типичных представителей определенных групп пользователей  – Н.Х.). Впоследствии мы обновили эти персоналии ( https://www.archives.gov/digitalstrategy/personas ), и продолжим делать это по мере эволюции нашего понимания наших клиентов.

Во время прошлогодней совместной конференции Национальных Архивов с Политехническим университетом и университетом штата Вирджиния (Virginia Tech) мы подготовили список из 92 пользовательских «хотелок» ( https://vtechworks.lib.vt.edu/bitstream/handle/10919/108067/IngramMellonFinalReport.pdf?sequence=2&isAllowed=y , см. стр. 26–32).

По мере накопления веб-персоналом Национальных Архивов опыта и знаний в области человеко-ориентированного дизайна, наша веб-группа предложила консультации, обучение и техническую поддержку другим сотрудникам Национальных Архивов, стремившимся улучшить удобство работы и повысить удовлетворённость пользователей их веб-контентом.


Пример одной из подготовленных Национальными Архивами персоналий

Одним из ключевых по важности проектов, над которым сейчас работает архивное ведомство, является открытие публичного доступа к материалам всеобщей переписи населения 1950 года (1950 Census, https://www.archives.gov/research/census/1950 ). В течение прошлого года наши сотрудники сосредоточили усилия на изучении потребностей пользователей и проектировании веб-сайта, который будет запущен 1 апреля 2022 года.

Рабочая группа провела собеседования с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, определив с их помощью конкретные требования к дизайну и функциональным возможностям, выполнение которых жизненно важно для наилучшего удовлетворения потребностей наших клиентов. Кроме того, члены нашей веб-группы разработали каркасы и макеты, которые были использованы для подготовки визуального макета веб-сайта переписи населения 1950 года.

Сотрудники Национальных Архивов продолжают учиться и посещать тренинги по обеспечению удобства работы пользователей, последние из которых были посвящены таким темам, как: «Проектирование с вовлечением заинтересованных сторон» (Participatory Design), «Разработка доступных  способов информационного обмена» (Designing Accessible Communications), «Формулирование проблем для поиска решений» (Problem-Framing for Solution-Finding), «Программа UX-сертификации», «Саммит по удобству работы пользователей – представителей государственных органов» (Government User Experience Summit), и «Основы человеко-ориентированного дизайна» (Human-Centered Design Fundamentals).

Чем Вы можете нам помочь

В настоящее время мы собираем замечания и предложения ( https://www.surveymonkey.com/r/C6WZNFM ) от заинтересованных пользователей всех уровней нашего Каталога, которые помогут нам создать «Каталог следующего поколения».

Также мы ищем пользователей и разработчиков, желающих внести свой вклад в разработку нового API интерфейса прикладного программирования для Каталога. Если Вы решите зарегистрироваться, в будущем мы можем связаться с Вами, предложив, по желанию, принять участие в таких мероприятиях, как фокус-группы, тесты удобства использования, и многих других. Это захватывающий способ сформировать будущее Каталога Национальных Архивов!


Вы заинтересованы приять участие? Пожалуйста, пройдите наш опрос, чтобы поделиться своим опытом работы с Каталогом ( https://www.surveymonkey.com/r/C6WZNFM ) и быть включенным в список рассылки дополнительной информации о предстоящих возможностях в области изучения потребностей пользователей.

Участие в мероприятиях добровольное, и Вы в любое время можете попросить удалить Вас из этого списка. Опрос будет проводиться до 28 февраля 2022 года. Благодарим Вас за то, что помогаете нам сохранять в центре нашего внимания Ваше удобство использования и удовлетворенность.

Дэвид Ферьеро (David Ferriero)

Источник: блог Архивиста США «AOTUS»
https://aotus.blogs.archives.gov/2022/02/17/consistently-customer-centered/