Казначейство РФ утвердило «График документооборота при централизации учета»

Приказом Казначейства России от 4 июня 2024 года № 4н утвержден «График документооборота при централизации учета», который вступил в силу с 20 августа 2024 года.

«График» утверждён в соответствии с общими требованиями к передаче Федеральному казначейству, финансовым органам субъектов РФ и муниципальных образований полномочий по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты, по ведению бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы, утвержденными постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2019 г. № 1890, а также постановления Правительства Российской Федерации от 15 февраля 2020 года. № 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений».

В «Графике» документы сгруппированы по 25 разделам. По каждому документу в «Графике» содержится следующая информация:

• Наименование документов
  
  
• Ответственный за направление документа
  
  
• Вид представления документа
  
  
• Срок направления документа
  
  
• Должностное лицо, подписывающее (согласовывающее) документ
  
  
• Уполномоченная организация (срок обработки документа, результат обработки документа)
  
  
• Назначение документа (кому и в какой срок направляется обработанный документ)

Виды представления документа могут быть следующими:

• Бумажный
  
  
• Электронный
  
  
• Скан-копия
  
  
• Электронный образ
  
  
• Электронные сведения

Мой комментарий: Организациям, различающим «электронный документ», «скан-копию» и «электронный образ», я бы рекомендовала направить своих сотрудников на хорошие курсы повышения квалификации (желательно проводимые с привлечением преподавателей-юристов).

Подавляющее число документов будут представляться только в электронном виде. А вот только в бумажном нужно будет представлять лишь видов 9 документов:

• Доверенность на получение товарно-материальных ценностей
  
  
• Извещение (код формы по ОКУД 0504805) при безвозмездном поступлении нефинансовых активов, полученное от передающей стороны (при отсутствии функциональной возможности формирования и подписания в электронном виде передающей стороной)
  
  
• Документы, содержащие информацию для расчета пособия отдельным категориям застрахованных лиц
  
  
• Документы (сведения), необходимые для представления в СФР для возмещения расходов страхователя (заявления и иные документы по формам, утвержденным СФР, с приложением документов, перечень которых установлен законодательством Российской Федерации (возмещение расходов на выплату социального пособия на погребение, на оплату 4 (четырех) дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и возмещение специализированной службе по вопросам похоронного дела стоимости услуг, возмещение расходов на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами)
  
  
• Извещение (код формы по ОКУД 0504805)
  
  
• Акт сверки расчетов по долговым обязательствам субъекта Российской Федерации перед Российской Федерацией
  
  
• Счет-фактура выданная (при реализации - на основании первичного учетного документа по реализации), счет-фактура на аванс (в случае, если денежные средства поступили, а первичный учетный документ по реализации - в следующем отчетном периоде)
  
  
• Реестр сдачи документов (код формы по ОКУД 0504053)
  
  
• Карточка образцов подписей к лицевым счетам (код формы по КФД 0531753)

Для ряда документов предусмотрена возможность предоставления в разных видах, в зависимости от возможностей организации.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=482794

Судебная практика: В отсутствие электронного документооборота у работодателя отсутствовала обязанность по направлению кадровых и финансовых документов работнику по электронной почте, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/12/1_0103106250.html )

Позиция судебной коллегии по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Судебная коллегия по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в феврале 2022 года, проверив материалы дела, пришла к выводу о том, что решение подлежит отмене в связи с неправильным применением норм материального права.

По мнению судебной коллегии, принимая решение об удовлетворении иска суд первой инстанции пришел к выводу, что Трудовой и Гражданский кодексы не определяют исчерпывающий перечень способов обмена работника и работодателя юридически значимыми сообщениями.

Между тем, суд не учёл, что в соответствии с положениями ст. 62 Трудового Кодекса обязанность по выдаче документов о работе возникает у работодателя только на основании письменного заявления работника. Работник не подал работодателю предусмотренное ст. 62 ТК РФ письменное заявление, поэтому у работодателя не возникли обязанности, вытекающие из указанной нормы.

Поданное работником заявление не равнозначно письменному документу по следующим основаниям: согласно справке ответчика, в школе не применялся электронный документооборот. С учетом изложенного, отсутствуют правовые основания для привлечения работодателя к ответственности за неисполнение обязанностей, предусмотренных ст. 62 ТК РФ.

Действия работодателя по подготовке документов на бумажном носителе без надлежаще оформленного заявления работника, являются проявлением доброй воли ответчика, поэтому отсутствуют основания для признания их незаконными.

Судебная коллегия отменила решение Нижневартовского городского суда и приняла новое решение. Суд отказал гражданке в удовлетворении требований к школе об оспаривании бездействия по невыдаче документов, связанных с работой и взыскании компенсации морального вреда.

Позиция Седьмого кассационный суда общей юрисдикции

Судебная коллегия по гражданским делам Седьмого кассационного суда общей юрисдикции в июле 2023 года (дело №88-11370/2023) не усмотрела оснований для отмены апелляционного определения, поскольку оно основано на правильно примененных нормах трудового законодательства, установленных фактических обстоятельствах, которые доводами кассационной жалобы не опровергаются.

По мнению суда, согласно нормам трудового законодательства следует, что работодатель по письменному заявлению обязан предоставить работнику в срок не позднее трех рабочих дней надлежащим образом оформленные копии документов, связанных с работой, на бумажном носителе. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота осуществляется только с письменного согласия работника и путем использования определенных законом информационных систем: цифровой платформы «Работа в России», единого портала государственных и муниципальных услуг, информационной системы работодателя в случае их применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

Согласно представленной ответчиком в материалы дела справке в школе отсутствует локальный нормативный акт, устанавливающий порядок электронного взаимодействия и документооборота работодателем и его работниками.

Суд апелляционной инстанции пришел к выводу об отсутствии оснований для признания незаконными действий школы по ненаправлению запрошенных работником документов на её личную электронную почту и по подготовке копий этих документов к выдаче ей на бумажном носителе, о чём было сообщено работнику в установленный законом срок. На наличие заявлений о выдаче документов каким-либо иным способом (направлении по почте и т.п.) школа в ходе рассмотрения дела не ссылалась.

Суд также подчеркнул, что в письменном согласии на обработку персональных данных и в иных имеющихся в материалах дела документах не содержится сведений о согласии работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. В отсутствие такого согласия и локальных нормативных актов о введении в школе электронного документооборота у работодателя отсутствовала обязанность по направлению кадровых и финансовых документов, содержащих персональные данные работника, по электронной почте.

Суд также отметил, что ссылки в кассационной жалобе на несогласие с выводом суда апелляционной инстанции с тем, что работник не подал работодателю предусмотренное статьей 62 Трудового Кодекса письменное заявление, так как её заявление было зарегистрировано работодателем 30 марта 2022 года (и данное обстоятельство ответчиком не оспаривалось), не могут быть приняты во внимание, поскольку судом апелляционной инстанции установлено поступление заявления на электронную почту школы, однако оно оценено как не порождающее обязанность работодателя, предусмотренную статьей 62 Трудового Кодекса, в связи с отсутствием у ответчика электронного документооборота.

Судебная коллегия по гражданским делам Седьмого кассационного суда общей юрисдикции оставила без изменения апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а кассационную жалобу гражданки - без удовлетворения.

Мой комментарий: В данном случае я хочу обратить внимание на то, что даже суд первой инстанции отметил в судебном решении то, что сотрудница ведёт многочисленные судебные споры со своим работодателем, которые рассматриваются Нижневартовским городским судом. Думаю, именно поэтому работодатель во взаимоотношениях с ней начал действовать в строгом соответствии с законом, полагая, что направление содержащих персональные данные запрашиваемых документов по электронной почте несёт значительные риски, и безопаснее представить копии документов на бумажных носителях при личной явке работника.

Мне в данном случае больше импонирует позиция Нижневартовского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в отношении использования электронной почты при взаимодействии работодателя и сотрудника. В противоположном случае получается, что использование электронной почты при взаимодействии работодателя и сотрудника без «официального» введения в организации электронного документооборота незаконно и не имеет юридической силы – что во второй декаде 21-го века выглядит как дурной анекдот.

В данном судебном споре отсутствие официально введённого электронного документооборота использовал в своих интересах работодатель. Однако представьте себе, какие возможности для «творческого подхода» такая позиция судов может открыть для сотрудников в случае возникновения у них трудовых споров с работодателями!

Источник: Судебные решения РФ
https://судебныерешения.рф/72767997/extended
https://судебныерешения.рф/73965099/extended
https://судебныерешения.рф/76386397/extended

Судебная практика: В отсутствие электронного документооборота у работодателя отсутствовала обязанность по направлению кадровых и финансовых документов работнику по электронной почте, часть 1

Использование электронных документов при оформлении трудовых отношений в нашей стране «набирает обороты», и это проявляется при рассмотрении трудовых споров.

Нижневартовский городской суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в ноябре 2022 года вынес решение по делу №2-5424/2022 (УИН 86RS0002-01-2022-007341-69), в котором суд оценивал, обязан ли работодатель по требованию работника направить тому копии связанных с работой документов по электронной почте.

Суть спора

Гражданка работала в средней школе с углубленным изучением предметов художественно-эстетического профиля в должности учителя. Она обратилась к ответчику с заявлением о направлении ей по электронной почте копий документов, касающихся её трудовой деятельности. Запрошенные документы школой не были ей направлены, за исключением графика отпусков на 2022 год, копия которого была отправлена гражданке на электронную почту.

По её мнению, действия ответчика были незаконными, поскольку они нарушали требования ст.62 Трудового Кодекса, и, кроме того, школе было известно, что на момент подачи заявления о направлении документов по электронной почте гражданка находилась на амбулаторном лечении за пределами города Нижневартовска.

Гражданка просила признать действия школы по невыдаче связанных с работой запрошенных документов незаконными и взыскать со школы в её пользу компенсацию морального вреда.

Позиция школы

Не все из запрошенных работником документов были связаны с её трудовой деятельностью, в связи с чем у школы отсутствовала обязанность их предоставления.

Остальные запрошенные документы были подготовлены на бумажном носителе, и сотрудница была уведомлена по электронной почте о возможности их получения в приёмной школы, однако до настоящего времени она их не получила.

Позиция Нижневартовского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Гражданка просила в установленный законом срок направить ей на электронную почту скан-копии следующих документов, касающихся её работы:

• Выписки из графика отпусков на 2022 года;
  
  
• Выписки из табелей учета рабочего времени с приложениями с июня 2021 года по март 2022 года;
  
  
• Расчетные листки по заработной плате с мая 2021 года по март 2022 года;
  
  
• Выписки из приказов о назначении премии в 2021-2022 учебном году;
  
  
• Справки о размере и датам выплат по листкам нетрудоспособности с указанием номера листка нетрудоспособности за период с июня 2021 года по март 2022 года (в части выплат, производимых работодателем);
  
  
• Справки с места работы.

Работодатель подготовил ей ответ о том, что запрошенные документы гражданка может получить лично в приёмной школы. Ответ был направлен сотруднице на электронную почту.

Для справки: Согласно ст.62 Трудового Кодекса, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведётся) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Суд отметил, что перечень документов (копий документов), перечисленных в ч.1 ст.62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав.

По мнению суда, все запрошенные сотрудницей документы связаны с её работой, в том числе и справка о размере выплат по листкам нетрудоспособности с указанием номера листка нетрудоспособности и его даты (принимая во внимание, что первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем за счёт собственных средств, и лишь последующие дни, начиная с четвёртого дня нетрудоспособности, подлежат возмещению за счет средств ФСС).

Следовательно, все перечисленные в заявлении документы (в части, связанных непосредственно с ее работой) должны были быть ей предоставлены работодателем не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления.

В отношении довода школы об отсутствии обязанности работодателя направлять запрошенные истцом документы по электронной почте, суд сделал следующие выводы.

В Трудовом кодексе, в частности в ст.62, нет чётко установленного требования к тому, каким образом сотрудник может получить запрошенные документы. Действующее законодательство РФ не запрещает обмен юридически значимыми сообщениями посредством электронной почты (ст.ст.160, 165.1, 434 ГК РФ), как и не определяет исчерпывающий перечень способов обмена юридически значимыми сообщениями.

Отсутствие электронного взаимодействия и документооборота в школе (на что указано стороной ответчика), равно как и отсутствие соглашения об обмене электронными документами между сторонами переписки, или же отсутствие электронной цифровой подписи в отправляемых и получаемых документах (даже при наличии такого соглашения), по мнению суда, не является нарушением требований закона, - в связи с чем не влечет безусловную невозможность использования электронной почты для обмена документами.

По мнению суда, запрошенные работником документы должны были быть направлены ей на указанную ею электронную почту.

Суд также учёл, что ответчику действительно было известно о нахождении сотрудника на лечении в другом городе, что следует из представленных ею работодателю листов нетрудоспособности и многочисленных судебных споров между школой и гражданкой, рассматриваемых Нижневартовским городским судом, а указанная ею электронная почта неоднократно использовалась в предыдущий переписке с работодателем и указывается в представленных ею в суд процессуальных документах, в связи с чем принадлежность адреса электронной почты именно ей  не вызывает сомнений.

Кроме того, в позиции школы судом были усмотрены определенные противоречия, поскольку, отрицая обязанность использования работодателем электронной почты, работодатель, тем не менее, подготовил запрошенный истцом пакет документов - несмотря на то, что заявление об этом поступило по электронной почте - и направил ей ответ о возможности получения документов в приемной школы опять-таки по электронной почте.

Суд также подчеркнул, что помимо прочего, действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности получить работником запрошенные документы лично на руки; между тем, ответчик не направил ей указанные ею в заявлении документы и посредством Почты России.

Суд пришел к выводу, что работодателем нарушена предусмотренная ст.62 Трудового Кодекса императивная обязанность по предоставлению работнику в установленный срок запрошенных им документов, связанных непосредственно с работой работника, в связи с чем данные действия работодателя являются неправомерными.

Суд признал незаконными действия школы, и взыскал со школы в пользу сотрудницы компенсацию морального вреда в размере 1500 рублей.

(Окончание следует)

Источник: Судебные решения РФ
https://судебныерешения.рф/72767997/extended
https://судебныерешения.рф/73965099/extended
https://судебныерешения.рф/76386397/extended

Утвержден порядок направления требований и предоставления документов при налоговом мониторинге

Утвержден Порядок направления требования о представлении документов (информации), налогового органа в электронной форме через информационные системы организации, к которым предоставлен доступ. Приказом ФНС России от 18.10.2023 №ЕД-7-23/757@ утверждены:

• Порядок направления требования о представлении документов (информации), пояснений и представления документов (информации), пояснений по требованию налогового органа в электронной форме через информационные системы организации, к которым предоставлен доступ налоговому органу;
  
  
• Формат требования о представлении документов (информации), пояснений в электронной форме;
  
  
• Формат представления ответа на требование о представлении документов (информации), пояснений в электронной форме;
  
  
• Формат решения о продлении (об отказе в продлении) сроков представления документов (информации), пояснений в электронной форме;
  
  
• Формат протокола обработки документов (информации) при взаимодействии через информационные системы налогоплательщика, к которым предоставлен доступ налоговому органу при проведении налогового мониторинга, в электронной форме;
  
  
• Формат сообщения об ошибке в электронной форме.

Приказ вступит в силу с 1 января 2026 года.

Порядок определяет общие положения организации электронного взаимодействия через информационные системы организации, к которым предоставлен доступ налоговому органу при проведении налогового мониторинга, с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП) (п.1):

• При направлении и получении в электронной форме требований налоговых органов на представление документов (информации), пояснений;
  
  
• При представлении в налоговые органы документов (информации), пояснений по требованиям налоговых органов.

Документы (информация), пояснения, а также прилагаемые к ним документы далее в «Порядке» именуются документами.

Мой комментарий: Это значительно облегчает чтение и понимание нормативно-правового акта.

Участниками электронного взаимодействия при направлении документов в электронной форме через информационные системы организаций, к которым предоставлен доступ налоговому органу при проведении налогового мониторинга, являются (п.2):

• Налоговые органы;
  
  
• Налогоплательщики, плательщики сборов, плательщики страховых взносов, налоговые агенты, в отношении которых осуществляется налоговый контроль в форме налогового мониторинга, в лице их представителей (плательщики).

Налоговые органы и плательщики могут являться как отправителями, так и получателями документов.

В процессе электронного взаимодействия при направлении и получении документов также используются следующие технологические электронные документы (п.3):

• Протокол обработки документов (информации) при взаимодействии через информационные системы налогоплательщика, к которым предоставлен доступ налоговому органу при проведении налогового мониторинга, в электронной форме (Протокол обработки);
  
  
• Сообщение об ошибке в электронной форме (Сообщение об ошибке).

Участники электронного взаимодействия обеспечивают хранение всех отправленных и принятых документов и технологических электронных документов с УКЭП (п.4).

Мой комментарий: Жаль, что в Порядке не установили конкретных сроков хранения документов.

Участники электронного взаимодействия в течение времени доступа к информационным системам организаций, к которым предоставлен доступ налоговому органу в соответствии с регламентом информационного взаимодействия, обеспечивают поступление документов и технологических электронных документов (п.5).

Направление и получение документов в электронной форме через информационные системы организаций, к которым предоставлен доступ налоговому органу, допускается при обязательном использовании УКЭП (п.6).

Документ налогового органа в электронной форме составляется по формату, утвержденному ФНС России (п.8).

Документ плательщика (п.9):

• Составляется в электронной форме по формату, утвержденному ФНС России, либо
  
  
• Формируется путем преобразования из ранее составленного документа на бумажном носителе в электронную форму путем сканирования с сохранением его реквизитов.

Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет через информационные системы организации, к которым предоставлен доступ налоговому органу (п.10).

При получении документа в электронной форме и отсутствии оснований для отказа в его приеме получатель не позднее трех рабочих дней с даты направления документа формирует Протокол обработки с признаком обработки «1 - принят» и направляет его отправителю - подтверждение даты получения электронного документа. Указанный в настоящем пункте технологический электронный документ является также подтверждением приема документа в электронной форме (п.11).

В случае наличия ошибок при проверке электронных файлов на соответствие определенным нормативными правовыми актами структуре и формату данных (при форматно-логическом контроле файлов) на этапе приема документа в электронной форме получатель не позднее трех рабочих дней с даты направления документа формирует Протокол обработки с признаком обработки «2 – не принят» или Сообщение об ошибке и направляет его отправителю. Указанные в настоящем пункте технологические электронные документы являются подтверждением отказа в приеме документа в электронной форме (п.12).

При получении Протокола обработки с признаком обработки «2 – не принят» или Сообщения об ошибке отправитель устраняет выявленные несоответствия (ошибки), отраженные в названных технологических документах, и повторяет процедуру направления документа (п.13).

Мой комментарий: Обращаю внимание, что и со стороны ФНС, и со стороны налогоплательщика все документы требуется подписывать УКЭП. Если подписание документов будет поручено сотрудникам, то сразу же всплывёт необходимость оформления машиночитаемых доверенностей, со всеми вытекающими из этого последствиями.

Источник: сайт ФНС РФ
https://www.nalog.gov.ru/rn77/about_fts/docs/13940115/

ФНС: Истребовать электронные документы в виде сканов или визуализированных на бумажном носителе незаконно

Федеральная налоговая служба в своём письме от 29 сентября 2023 года №Д-5-26/56@ уточнила вопросы взаимодействия в электронной форме налоговых органов с налогоплательщиками в части истребования документов (информации) у налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, или направлены (в том числе в электронной форме в форматах, установленных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов) по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе (в том числе, визуализированных на бумажный носитель в случае изначального составления в электронной форме), преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов), а в форматах, установленным ФНС России - в том виде, в котором они составлены налогоплательщиком.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок их представления по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждается федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (приказ ФНС России от 16.07.2020 №ЕД-7-2/448@ «Об утверждении порядка направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи»).

ФНС выявила, что в ряде территориальных налоговых органов сложилась практика, когда у налогоплательщиков истребуются документы в электронной форме в виде сканов или визуализированных на бумажном носителе вне зависимости от того, каким способом документ был составлен (по форматам, утвержденным ФНС России или на бумажном носителе). Данное обстоятельство обосновывается налоговыми органами неудобством просмотра представленных в XML-формате документов (таких, например, как счёт-фактура).

Вместе с тем, такой подход нарушает установленное Налоговым Кодексом право налогоплательщика на представление документов в формате, утвержденном ФНС России, и увеличивает издержки бизнеса на взаимодействие с налоговыми органами в связи с необходимостью печати и сканирования таких документов.

Налоговым органам рекомендуется воздерживаться от указания в требовании о представлении документов (информации) формы (формата), по (в) которой истребованный документ должен быть представлен. Кроме того, в случаях, если налогоплательщики по своей инициативе представляют в виде сканов документы, изначально составленные по форматам, утвержденным ФНС России (в частности, электронные счета-фактуры), рекомендуется при взаимодействии с налогоплательщиками указывать на возможность их представления в исходном виде.

ФНС также обратила внимание на то, что Письмом от 14.06.2023 NN 26-1-03/0030@ до территориальных налоговых органов ФНС России доведена информация о начале с 23 июня 2023 года в промышленную эксплуатацию было введено прикладное программное обеспечение АИС «Налог-3», реализующее функции сервиса по визуализации электронных документов в утвержденных форматах (приказ ФНС России от 15.05.2023 №ЕД-7-26/314@). Это ПО предназначено для визуализации электронных документов XML-формата в PDF-формат и дальнейшего визуального анализа и/или предоставления человекочитаемых форм документов по месту требования.

Кроме того, ПО позволяет визуализировать на формах штамп электронной подписи при загрузке файла подписи в одном из следующих типов форматов: sign, sig, sgn, а также выполнять проверку электронной подписи.

ФНС России поручило Управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональным инспекциям ФНС России взять на контроль вопрос истребования скан-образов документов или визуализированных на бумаге документов в случаях, когда такие документы были составлены налогоплательщиком в форматах, утвержденных ФНС России, а также довести указанную информацию до подведомственных налоговых органов.

ФНС также сообщила, что с учетом хода эксплуатации ПО в адрес всех налогоплательщиков будет направлена информационная рассылка о недопустимости истребования налоговыми органами скан-образов документов или визуализированных на бумаге документов в случаях, когда такие документы были составлены налогоплательщиком в XML-форматах, утвержденных ФНС России.

Список документов, которые можно визуализировать с помощью ПО:

• Документ о передаче товаров при торговых операциях;
  
  
• Документ о передаче результата работ (документа об оказании услуг);
  
  
• Счет-фактура, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг);
  
  
• Корректировочный счет-фактура, документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
  
  
• Документ о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке;
  
  
• Электронная транспортная накладная;
  
  
• Электронная сопроводительная ведомость (при подаче порожнего контейнера грузоотправителю);
  
  
• Электронная сопроводительная ведомость (при подаче груженого контейнера грузополучателю);
  
  
• Электронная сопроводительная ведомость (при возврате порожнего контейнера);
  
  
• Электронный заказ-наряд;
  
  
• Акт сверки взаимных расчетов
  
  
• Договорной документ в электронной форме;
  
  
• Доверенность, подтверждающая полномочия представителя налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме;
  
  
• Единая доверенность в электронной форме в машиночитаемом виде.

Мой комментарий: ФНС последовательна в достижении своих целей, и реагирует на недовольство налогоплательщиков, когда на них налоговые органы пытаются возложить дополнительные обязанности. При этом одновременно дорабатывается информационная система налоговых органов для того, чтобы сотрудникам налоговых органов работать с электронными документами было максимально удобно.

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/407659940/

ФНС о хранении и представлении налоговых документов

Федеральная налоговая служба в своём письме от 4 апреля 2022 г. №ЕА-3-26/3068@ ещё раз разъяснила порядок представления в налоговые органы истребуемых документов.

В соответствии со статьей 93 Налогового кодекса РФ (Кодекс), истребуемые налоговым органом документы могут быть представлены в налоговый орган:

• Проверяемым лицом лично или через представителя;
  
  
• Направлены по почте заказным письмом, либо
  
  
• Переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика.

Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России, осуществляется по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика. Они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утвержденными приказом ФНС России от 07.11.2018 №ММВ-7-2/628@. Они должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования), общее количество листов.

Для направления на бумажном носителе документов, хранящихся в электронном виде, они должны быть распечатаны на бумажном носителе и заверены в установленном порядке.

Также ФНС напомнила налогоплательщикам о следующих требованиях к хранению документов, которые они должны соблюдать:

• В соответствии со статьей 23 Кодекса налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;
  
  
• В соответствии со статьей 9 главы 2 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
  
  В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа;
  
  
• Согласно статье 29 главы 4 Федеральный закон №402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
  
  Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
  
  Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
  
  При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно;
  
  
• Требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы устанавливаются Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина России от 16.04.2021 №62н ;
  
  
• В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 указанного Федерального закона;
  
  
• В соответствии с пунктом 4.2. Инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, сроки хранения документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный) и ограничения доступа к ним;
  
  
• В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
  
  Согласно части 3 статьи 6 Федерального закона N 63-ФЗ если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью.

ФНС также напомнил, что в настоящее время на законодательном уровне не закреплено понятие электронного архивного документа. В законопроекте №1173189-7 предусмотрена регламентация вопросов хранения электронных документов.

Мой комментарий: ФНС упомянула в письме законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов), который 6 апреля был принят в первом чтении (см.: https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7 )

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/403723062/

ФНС России требует усилить контроль над истребованием документов и информации

ФНС России в своём письме от 23 декабря 2021 № СД-4-2/18103@ сообщила, что службой фиксируются факты направления требований о представлении документов (информации), содержание которых не соответствует форме, утвержденной приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ «Об утверждении форм документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки, требований к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, требований к составлению акта налоговой проверки, требований к составлению акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации налоговых правонарушениях (за исключением налоговых правонарушений, дела о выявлении которых рассматриваются в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации)», являющиеся причинами возникновения споров в деятельности налоговых органов:

• В требованиях о представлении документов (информации) не указаны мероприятие налогового контроля при проведении которого возникла необходимость в их представлении, сведения, позволяющие идентифицировать истребуемые документы (информацию) и/или сделку, контрагент, по взаимоотношениям с которым истребуются документы (информация) относительно конкретной сделки;
  
  
• Направление требований о представлении документов (информации), которые не относятся к предмету налоговой проверки или не подлежат истребованию в соответствии с Налоговым кодексом РФ, в том числе истребование документов в рамках пункта 2 статьи 93.1 Кодекса, не связанных с конкретной сделкой, указанной в требовании;
  
  
• Направление требований, содержащих ссылки на проводимую налоговую проверку, за пределами срока ее проведения.

Аналогичные нарушения могут быть в поручениях об истребовании документов (информации).

ФНС отметила, что требование о представлении документов (информации) является ненормативным правовым актом, устанавливающим обязанности лица, которому оно адресовано. Возложение на такое лицо обязанностей, не вытекающих из положений Кодекса, в случае привлечения его к ответственности за непредставление истребуемых документов (информации) приводит к нарушению его прав.

С целью исключения случаев нарушений Кодекса при истребовании документов (информации), а также исключения жалоб на указанные акты, ФНС России поручает усилить контроль за составлением и направлением требований о представлении, а также поручений об истребовании документов (информации).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_407074/