Обеспечение поддержки руководством архивных программ

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 10 июля 2023 года на сайте компании Lucidea.

Архивы – это основа нашей коллективной памяти. Физические и цифровые артефакты документируют нашу историю, культуру и самобытность. Однако слишком часто принимающие решения лица игнорируют архивы, не осознавая их важности, поэтому для сохранения нашей истории и формирования нашего будущего крайне важно объяснять роль архивов этим лицам.

Необходимость сохранения документов бесспорна; это обычный и необходимый компонент практически всех деловых операций. В некоторых случаях в законах и нормативных документах устанавливается, что определённые документы должны создаваться и храниться в течение указанного периода времени. Помимо исполнения законодательно-нормативных требований, документы являются необходимой помощью для памяти. Они документируют решения, действия, транзакции и другие виды деятельности организации.

Концепции и методы управления документами и архивного дела лежат в основе систематических, хорошо проработанных подходов к операциям с документами, которые в противном случае отдельные структурные подразделения выполняли бы без какой-либо чёткой идеи и с меньшими знаниями, навыками и эффективностью. Таким образом, экономическое обоснование для систематического управления документами и архивами основывается на их полезности в качестве инструментов, обеспечивающих эффективную работу с документами и их сохранение.

Понимание прошлого

Архивы играют ключевую роль с точки зрения понимания нашего прошлого. Это первоисточники, на которые опираются историки, исследователи и ученые, чтобы составить представление о нашем прошлом. Такое представление имеют решающее значение для понимания настоящего и формирования нашего будущего. Понимая, как эволюционировало наше общество, мы можем принимать обоснованные решения о том, как двигаться вперёд. Архивы обеспечиваю доказательства, подтверждающие эти представления; без них мы рискуем потерять истории, формирующие нашу коллективную идентичность и самобытность.

Подотчётность

Архивы необходимы для обеспечения подотчётности. Государственные органы, коммерческие и иные организации полагаются на архивы в плане обеспечения подотчётности за свои действия. Без доступа к историческим документам становится невозможным определить, действительно ли организация действует в интересах общества или своих заинтересованных сторон. Благодаря ведению архивов, мы можем привлечь принимающих решения лиц к ответственности за их действия, обеспечивая тем самым, чтобы они действовали в интересах общества и будущих поколений.

Социальная справедливость

Архивы крайне важны для обеспечения социальной справедливости. Они документируют историю маргинализированных сообществ и свидетельствуют об их вкладе в общество. Без этих документов связанные с маргинализированными сообществами события и факты часто игнорируются, а их голоса заглушаются. Сохраняя и делая доступными эти документы, мы можем обеспечить, чтобы эти сообщества не были забыты, а их вклад был признан.

Инновации

Наконец, архивы необходимы для инноваций. Архивы вдохновляют на новые идеи и новые решения проблем. Изучая прошлое, мы можем извлечь уроки из наших успехов и неудач, и применить эти знания для решения новых задач. Без архивов мы рискуем заново «изобретать велосипед», растрачивать ресурсы и упускать возможности для роста и развития.

Нам нужно рассказывать об архивах принимающим решения лицам

Как нам рассказывать об архивах принимающим решения лицам? Во-первых, мы должны подчеркнуть ценность архивов для нашего общества. К сожалению, принимающие решения лица часто фокусируют внимание на краткосрочных выгодах и могут упускать из виду долгосрочные преимущества ведения архивов. Привлекая внимание к важности архивов для нашей коллективной памяти, подотчетности, обеспечения социальной справедливости и поддержки инноваций, мы можем убедительно обосновать, почему архивы заслуживают их внимания.

Архивисты должны уметь обосновывать экономическую отдачу от архивов. Экономические аргументы часто оказываются решающими для принимающих решения лиц, поэтому важно высветить потенциальные экономические преимущества архивов. Например, архивы могут привлекать исследователей и ученых, приносить доход (в зависимости от ряда факторов) и создавать рабочие места. Рассматривая архивы как инвестиции в будущее, мы можем убедительно обосновать, почему их стоит финансировать и поддерживать.

Архивисты должны сделать архивы доступными и дружественными для пользователей. Принимающие решения лица будут более склонны придавать более высокий приоритет архивам, если те будут просты в использовании и доступны для широкой аудитории. Инвестируя в технологии и инфраструктуру, которые делают архивы более доступными, мы можем сделать их более полезными как для принимающих решения лиц, так и для общественности.

Информирование руководителей организаций об архивах и их деятельности обеспечивает понимание ими важности архивов и инвестирование средств в их сохранение. Подчеркивая пользу, которую архивы приносят нашему обществу, обосновывая их экономическую отдачу и делая их доступными и удобными для пользователей, мы можем помочь сохранить нашу историю и сформировать наше будущее.

Марго Ноут (Margot Note)

Мой комментарий: Неплохие мысли, но … к сожалению, совершенно не учитывающие собственные интересы тех самых «принимающих решения лиц», которых обычно намного больше интересует прибыль по итогам финансового года, чем история и справедливость (потому, что именно получение прибыли либо, в государственных органах, выполнение миссии и является их главной задачей)…

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/securing-buy-in-for-archival-programs/?utm_content=256198249

Рекомендации Роскомнадзора операторам персональных данных

Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) разместил на своем сайте 8 августа 2023 года рекомендации операторам персональных данных (ПДн).

В связи с участившимися случаями неправомерного распространения Пдн, а также по результатам анализа содержания скомпрометированных баз данных, Роскомнадзор рекомендует операторам при организации и осуществлении деятельности по обработке ПДн руководствоваться следующим:

• Минимизируйте перечень ПДн, которые собираете и обрабатываете. Используйте лишь те данные, которые действительно необходимы для оказания услуг, продажи товаров и иной деятельности организации;
  
  
• Обеспечьте раздельное хранение различных категорий ПДн (клиенты, работники, соискатели и т. д.), в том числе несовместимых между собой по целям обработки;
  
  
• Храните идентификаторы, указывающие на человека (ФИО, e-mail, телефон, адрес) и данные о взаимодействии с ним (оказанные услуги, проданные товары, переписка, договора и т. д.) в разных, не связанных друг с другом непосредственно, базах данных. Используйте для связи этих баз синтетические идентификаторы, не позволяющие без дополнительной информации и алгоритмов отнести информацию в этих базах к конкретному субъекту ПДн, и храните их отдельно от предыдущих двух баз;
  
  
• Откажитесь от практики накопления ПДн «на всякий случай», в т.ч. от формирования профилей клиента, если это не жизненно нужно для организации. Своевременно уничтожайте ПДн при достижении цели их обработки (например, после оказания услуги);
  
  
• Используйте технические и программные средства, принадлежащие оператору, для обеспечения необходимого уровня безопасности данных. Поручение обработки данных третьим лицам не снимает с оператора ответственности, но снижает контроль со стороны оператора за принимаемыми мерами безопасности;
  
  
• Своевременно информируйте Роскомнадзор о признаках и (или) наступивших инцидентах, повлекших (возможно повлекших) распространение ПДн субъектов;
  
  
• Принимайте меры физического контроля доступа к данным во избежание компрометации данных внутренним нарушителем;
  
  
• Назначьте ответственного в Вашей организации за защиту ПДн, наделите его необходимыми полномочиями.

Мой комментарий: Рекомендации вполне здравые и высокоуровневые, что можно лишь приветствовать.

Источник: сайт Роскомнадзора
https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news74733.htm

Оперативная аналитика: Принятие решений «на стероидах»

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 19 июля 2023 года на блоге компании Formtek.

Оперативная аналитика (operational intelligence, OI) - это процесс принятия решений на основе анализа данных в режиме реального времени. Приложения для оперативной аналитики объединяют бизнес-аналитику, аналитику данных и методы искусственного интеллекта, такие как машинное обучение, - в интерфейс, который обычно используется непосредственно взаимодействующими с контрагентами и клиентами сотрудниками, помогая им быстрее принимать более эффективные решения.

Оперативная аналитика обращает основное внимание на важные события по мере их возникновения, и реагирует на них - если, например, возникает ошибка в работе веб-сайта, проблема с сетью, проблемы с доставкой в цепочке поставок или если счёт помечается как подозрительный. Оперативную аналитику от бизнес-аналитики в первую очередь отличает скорость её выполнения - создание ускоренных циклов принятия решений.

Предприниматель и инвестор Майк Дрисколл (Mike Driscoll, https://medriscoll.com/about/ ), пишет, что «различие между оперативной и бизнес-аналитикой аналогично различию между быстрым и медленным мышлением. Одна система работает быстро и автоматически с целью принятия простых решений, а другая - использует медленное и напряженное обдумывание для принятия сложных решений» ( https://medriscoll.com/2021/05/01/operational-intelligence-and-the-new-frontier-of-data/ ).

Продукты, поддерживающие оперативную аналитику, предлагают такие компании, как Splunk ( https://www.splunk.com/en_us/data-insider/operational-intelligence.html ), Sumologic ( https://www.sumologic.com/glossary/operational-intelligence/ ) и ServiceNow ( https://www.servicenow.com/products/operational-intelligence.html ).

Директор по оперативной деятельности компании OpsVeda Ратиш Равиндран (Ratheesh Raveendran, https://www.linkedin.com/in/ratheeshraveendran/ ) отмечает, что «современным предприятиям операционная аналитика нужна для успешности - и, возможно, выживания, а также для управления постоянно усиливающейся непредсказуемостью и сложностью деловой среды. Фирмам необходимо реагировать на меняющиеся условия, управлять многоканальными продажами и широким кругом продавцов и поставщиков продукции. Чтобы справиться с этой сложностью, компаниям необходимо выйти за рамки ограничений бизнес-аналитики и перейти к использованию платформ оперативной аналитики, которые предлагают не только результаты аналитики, но и рекомендации к действию ( https://insidebigdata.com/2021/06/25/business-intelligence-vs-operational-intelligence-what-businesses-should-know/ ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/operational-intelligence-decision-making-on-steroids/

Требования к организации хранения электронных документов и/или сведений из документов, содержащихся в навигационной пломбе

Коллегия Евразийской экономической комиссии решением от 11.07.2023 №97 утвердила «Требования к организации хранения электронных документов и/или сведений из документов, содержащихся в навигационной пломбе на период отслеживания конкретной перевозки».

Для справки: Согласно «Соглашению о применении в Евразийском экономическом союзе навигационных пломб для отслеживания перевозок» (заключено в г. Москве 19.04.2022), «навигационная пломба» - техническое устройство, состоящее из элемента пломбирования и электронного блока, функционирующее на основе технологий навигационных спутниковых систем и обеспечивающее передачу информации, имеющей отношение к объекту отслеживания.

Сведения об электронных документах и/или сведениях из документов, размещенные в навигационной пломбе на период отслеживания конкретной перевозки, хранятся в навигационной пломбе в форме реестра (п.2).

Реестр содержит (п.3):

• Уникальный идентификационный номер навигационной пломбы;
  
  
• Уникальный номер перевозки, сформированный в информационной системе национального оператора;
  
  
• Сведения о каждом электронном документе и/или сведениях из документа;
  
  
• Сведения технического характера, необходимые для автоматизированной обработки реестра, формируемые информационной системой.

Реестр хранится в пломбе в виде файла и формируется в соответствии с утверждённым структурой и форматом согласно приложению (п.4).

Файл, содержащий реестр, размещается в пломбе совместно с файлами, содержащими электронные документы и/или сведения из документов (п.5).

Суммарный размер файлов, записываемых в пломбу, не должен превышать 25 Мб (п.7).

Электронные документы и/или сведения из документов размещаются в пломбе без конвертации и/или замены электронной цифровой подписи (электронной подписи) (п.8).

Снимки, размещаемые в пломбе, полученные при проведении таможенного контроля с использованием инспекционно-досмотрового комплекса, должны быть конвертированы в один из следующих графических форматов: JPEG, PNG.

Файлы, содержащие реестр, электронные документы и/или сведения из документов, хранятся во внутренней энергонезависимой памяти пломбы (п.9).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=452310

Очередная проводимая раз в три года конференция DLM-форума пройдёт 23-24 октября 2023 года в Саламанке, Испания

Данная новость была опубликована на сайте DLM-форума 19 июля 2023 года.

Очередная проводимая раз в три года конференция DLM-форума пройдёт 23-24 октября 2023 года в Саламанке, Испания. В соответствующем сообщении на сайте DLM-форума сказано:

«Крайний срок приема докладов на очередную проводимую раз в три года конференцию, которая пройдёт в Саламанке 23-24 октября 2023 года будет 15 сентября.

Основная тема мероприятия - «Хранение и соединение: Данные в цифровом обществе» (Keeping and connecting: Data in the digital society).

Вслед за двухдневной конференцией 25 октября будет проведен саммит Европейской инициативы в области электронной архивации (EU eArchiving Initiative – проект Еврокомиссии, которым управляет консорциум E-ARK; о ней также см. пост http://rusrim.blogspot.com/2021/12/earchiving.html - Н.Х.), организуемый Генеральным директоратом Еврокомиссии по
коммуникационным сетям, контенту и технологиям (Directorate-general
Communications Networks, Content and Technology – DG Connect), см. также https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/events/earchiving-initiative-summit-will-be-held-salamanca-wednesday-25-october-2023

Информация о мероприятии размещена на сайте конференции по адресу  - https://www.dlmforum.eu/index.php/all-events/145-2023-triennial-salamanca

Надеемся на Ваше активное участие!»

Организуют конференцию Национальные Архивы Испании.

В приглашении подавать заявки на доклады (см. https://www.dlmforum.eu/files/events/2023Salamanca/Call_for_papers_11.05.23_2.pdf ) названы темы, которые предполагается обсудить на конференции:

• Сбор контента из социальных сетей
  
  
• Искусственный интеллект - спаситель или погибель для архивов?
  
  
• Архивные технологии
  
  
• Цифровые гуманитарные науки
  
  
• Использование архивного контента (исследования, цифровые гуманитарные науки, бизнес-кейсы и т.д.)
  
  
• Процессы оцифровки

Источники: сайты LinkedIn / DLM Forum
https://www.linkedin.com/posts/dlm-forum_the-deadline-for-the-call-for-papers-for-activity-7087311728161546240-2gsq
https://www.dlmforum.eu/index.php/all-events/145-2023-triennial-salamanca

Ответ на вопрос коллеги: Формирование дел уволенных сотрудников

Вопрос: При формировании личных дел уволенных работников, для дальнейшей передачи дел в архив, выяснилось, что во многих делах нет копий приказов о приёме и увольнении. Нужны ли в личном деле уволенного сотрудника копии приказов, должны ли они быть заверенные? Или наличие копии приказов необязательно, достаточно трудового договора?

Ответ: Трудовой Кодекс не требует от организаций обязательного ведения личных дел работников.

В обязательном порядке личные дела заводятся только на гражданских служащих, согласно положениям федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (часть 3 статьи 42). В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, её прохождением и увольнением с неё, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Как следствие, решение о ведении личных дел работников принимается коммерческой организацией самостоятельно. Требования к составу личных дел желательно зафиксировать в локальном нормативном акте, включая перечень документов, которые должны храниться в личном деле работника.

Отмечу, что ведение личных дел сотрудников даёт организации ряд преимуществ:

• Обеспечение сохранности документации по личному составу в структурированном виде позволяет, с одной стороны, обеспечить исполнение не только требований Трудового Кодекса, но и закона «О персональных данных», а с другой - вести централизованный своевременный учет всей документации о сотруднике, включая не только имеющие к нему отношение организационно-распорядительные документы, но и его заявления, характеристики на него, данные и документы о прохождении им обучения и повышения квалификации, его объяснительные записки по различным вопросам и т.д.;
  
  
• Комплектование документов о сотруднике в отдельное дело позволяет оперативно получить о сотруднике в случае необходимости максимально объективную и полную информацию;
  
  
• Такой подход позволяет, с моей точки зрения, более эффективно вести учёт данных о полагающихся сотруднику льготах, например, в связи с инвалидностью.

С моей точки зрения, «недокомплект» в личном деле приказов по сотруднику создает дополнительны неудобства при необходимости получить сведения о сотруднике, в которых могут быть заинтересованы все стороны взаимоотношений. Я бы все-таки настаивала на том, чтобы в личном деле эти копии присутствовали (если дело ведётся в электронной форме, то вместо копий могут использоваться ссылки). Этот вопрос желательно обсудить с кадровиками и юристами Вашей организации и договориться о том, что и кому нужно сделать, и как организовать оперативную работу, чтобы личные дела комплектовались максимально полно без избыточных трудозатрат.

Заверение размещаемых в личном деле копий документов имеет, с моей точки зрения, важный момент: на основании заверяющей надписи можно установить, кто и когда сделал эту копию, что может помочь в случае возникновения каких-либо споров или расхождения содержания подлинника и копии.

Я бы также рекомендовала проработать с юристами и кадровиками вопрос о том, как можно исправить ситуацию - в том числе возможность издания приказа о том, чтобы организовать изготовление и заверение необходимых копий приказов по запросу архива для доукомплектования личных дел.

Однако помните, что, в конечном итоге, личные дела ведутся в первую очередь в интересах деловой деятельности организации, и во вторую – для защиты интересов сотрудников, в том числе в долговременной перспективе. Сейчас мы движемся к тому, что большая часть кадровой информации будет оперативно передаваться в государственные реестры, и, соответственно, необходимость в сохранении ряда документов может снизиться или отпасть. И уж точно эти документы создаются не для того, чтобы сделать приятное архивистам – поэтому, хотя «хотелки» архивистов и можно принять во внимание, но в разумных пределах. Мне известны случаи, когда архивисты так доставали крупные коммерческие организации, что те выходили из числа источников комплектования.

Вопрос: В каком документе или методических рекомендациях можно посмотреть список документов, которые обязательно должны быть в личном деле уволенного сотрудника?

Ответ: Рекомендую посмотреть следующие документы:

• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
  
  
• «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (разработаны ВНИИДАД, 2018 г.)

Запущен в работу новый Веб-архив правительства Канады

Данная небольшая новость была опубликована 26 июля 2023 Архивно-библиотечной службой Канады в социальной сети LinkedIn.

Наш новый «Веб-архив правительства Канады» (Government of Canada Web Archive, GCWA) запущен в работу!

Он содержит более 120 терабайт информации, в том числе 3,1 миллиарда документов. Если всё это распечатать на бумаге, то высота стопы бумаг 12 тысяч раз превысила высоту телебашни CN Tower (телекоммуникационная башня в городе Торонто высотой 553 метра – Н.Х.). И вся эта информация доступна Вам!

Веб-архив правительства Канады (GCWA) доступен по адресу: https://webarchiveweb.bac-lac.canada.ca/

Посетите наш блог, чтобы узнать больше об этом новом ресурсе: https://ow.ly/rhSn50PkZtv     https://thediscoverblog.com/2023/07/19/improving-your-online-experience-launch-of-the-new-government-of-canada-web-archive/

Мой комментарий: Сложно ли создать государственный веб-архив? Не очень, когда есть понимание важности этой задачи, желание её решить и немного денег. А для нашего Росархива это непосильно, ведь «у него лапки»…

Источник: сайт LinkedIn /
https://www.linkedin.com/posts/lac-bac_our-new-government-of-canada-web-archive-activity-7089676977195880448-Yenv
https://thediscoverblog.com/2023/07/19/improving-your-online-experience-launch-of-the-new-government-of-canada-web-archive/

Скорректированы требования к избирательной документации

Федеральный закон от 29.05.2023 №184-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» скорректировал положения российского избирательного права, включая вопросы ведения избирательной документации.

Поскольку избирательные органы в нашей стране давно используют информационные технологии и расширяют сферу применения электронных документов, то, вполне естественно, постепенно сокращается количество видов бумажных документов. На этот раз пришло время открепительных удостоверений.

Мой комментарий: Открепительные удостоверения выдавались избирательными комиссиями для того, чтобы граждане, которые в момент проведения голосования на выборах или референдуме находились вне места своего постоянного проживания, могли исполнить свой гражданский долг.

Авторы законопроекта отметили, что развитие механизма «Мобильный избиратель» привело к тому, что на практике институт открепительных удостоверений стал невостребован, а возможность их применения остаётся лишь в небольшом количестве регионов. В этой связи предусмотрен отказ от голосования с использованием открепительных удостоверений.

Для справки: Механизм «Мобильный избиратель» дает возможность гражданину проголосовать, если место его нахождения в день голосования не совпадает с местом его регистрации. Для этого необходимо заранее подать заявление о включении в список избирателей по месту нахождения:

• Через единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги);
  
  
• В территориальную избирательную комиссию (ТИК);
  
  
• В участковую избирательную комиссию (УИК);
  
  
• Через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).

См. Порядок подачи заявления о включении избирателя, участника референдума в список избирателей, участников референдума по месту нахождения на выборах и референдумах в Российской Федерации, утв. постановлением ЦИК России
22.06.2022 №87/728-8.

Одновременно уточнен порядок изготовления копии списка избирателей / участников референдума.

Для справки: п. 15.2 ст. 17 «Составление списков избирателей, участников референдума» был введен в Федеральный закон от 12 июня 2002 года №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» введен Федеральным законом от 14 марта 2022 года №60-ФЗ и было предусмотрено, что при ведении списка избирателей в электронном виде, его копия «изготавливается путем распечатки списка избирателей, участников референдума на бумажном носителе» (см. мой пост на блоге http://rusrim.blogspot.com/2022/04/blog-post_22.html )

Теперь при необходимости создания копии списков «указанная копия может быть изготовлена в электронном виде, и в таком случае она подписывается электронными подписями председателя, секретаря участковой комиссии».

Источник: сайт Центральной избирательной комиссии / Консультант Плюс
http://www.cikrf.ru/analog/ediny-den-golosovaniya-2023/mobilnii-izbiratel/

Великобритания: Опубликован стандарт BS 30440:2023 «Концепция валидации использования искусственного интеллекта (ИИ) в здравоохранении. Спецификации»

3 августа 2023 года в новостной рассылке и на сайте Британского института стандартов было сообщено о публикации нового британского стандарта BS 30440:2023 «Концепция валидации использования искусственного интеллекта (ИИ) в здравоохранении. Спецификации» (Validation framework for the use of artificial intelligence (AI) within healthcare. Specification), см. https://knowledge.bsigroup.com/products/validation-framework-for-the-use-of-artificial-intelligence-ai-within-healthcare-specification/standard . В новости, в частности, сказано следующее:

«Независимо от того, разрабатываете ли вы или покупаете системы искусственного интеллекта (ИИ-системы) для использования в медицинских учреждениях, вам следует знать о стандарте BS 30440:2023, опубликованном 31 июля 2023 года.

Этот новый британский стандарт объединяет материалы из обширной литературы по оценке применения ИИ в здравоохранении в единый практичный документ, на основе которого можно предпринимать действия.

По сути, стандарт предоставляет собой структурированный набор требований, который может направлять усилия поставщиков ИИ в процессе разработки, а впоследствии сделает возможным проведения аудита систем на соответствие требованиям.

Стандарт BS 30440:2023 может помочь продемонстрировать и обеспечить, чтобы ИИ-системы в медицинских учреждениях:

• Приносили доказуемую пользу в здравоохранении,
  
  
• Обеспечивали достаточные стандарты безопасности и эффективности,
  
  
• Успешно и безопасно интегрировались в клиническую рабочую среду,
  
  
• Разрабатывались и использовались с соблюдением этических норм; и выдавали справедливые результаты.

Чтобы больше узнать о стандарте BS 30440:2023, прочитайте пост на нашем блоге «Борьба за безопасность и этичность: Новая эра использования ИИ в здравоохранении» (Champion safety and ethics: A new era for AI in healthcare).»

В свою очередь, на сайте Британского института стандартов о стандарте сказано:

Что такое стандарт BS 30440 «Концепция валидации использования искусственного интеллекта (ИИ) в здравоохранении»?

Системы искусственного интеллекта (ИИ-системы) для использования в здравоохранении необходимо тщательно проверять и оценивать, чтобы убедиться, что они соответствуют адекватным стандартам качества, безопасности и этики.

BS 30440:2023 - это новый британский стандарт, который синтезирует материалы из обширной литературы по оценке применения ИИ в здравоохранении в информативную структуру, на основе которого можно предпринимать действия. Стандарт может служить ориентиром для поставщиков при разработке ИИ-систем для здравоохранения, а также - поскольку в нём представлен набор проверяемых требований -  он может использоваться для проведения аудитов на соответствия, ведущих к сертификации ИИ-систем. Учреждения здравоохранения могут сделать обязательной сертификацию решений на соответствие требованиям BS 30440 в своих процессах проведения закупок, обеспечивая тем самым соответствие закупаемых систем известному стандарту.

Для кого предназначен стандарт BS 30440?

Целевая аудитория стандарта включает:

• Поставщиков ИИ-систем искусственного для здравоохранения, которые будут использовать стандарт в качестве ориентира в своих процессах разработки, а также для подготовки доказательств соответствия его требованиям;
  
  
• Аудиторов и оповещаемые органы,
  
  
• Проводящие закупки учреждения здравоохранения,
  
  
• Врачей и медицинский персонал,
  
  
• Группы защиты интересов пациентов и организации гражданского общества,
  
  
• Организации в сфере медицинского страхования, плательщиков и регулирующие органы,
  
  
• Технологические организации, напрямую оказывающие услуги клиентам.     

Что предлагает стандарт BS 30440?

BS 30440 содержит всесторонний набор требований для таких ключевых направлений оценки, как польза для клинической деятельности, стандарты эффективности и продуктивности, успешная и безопасная интеграция в клиническую рабочую среду, этические соображения и социально справедливые результаты при использовании системы.

Содержание BS 30440 было сформировано в ответ на потребности ряда заинтересованных сторон, которые намерены использовать данный стандарт на практике.

Почему Вам следует использовать BS 30440?

Стандарт BS 30440 - это одновременно и руководство по разработке ИИ-систем для использования в здравоохранении, и инструмент для их оценки на предмет соответствия и сертификации. Стандарт поможет поставщикам разрабатывать продукты, которые демонстрируют свою эффективность и обеспечивают достаточный уровень технических характеристик. В то же время поставщики медицинских услуг, врачи и пациенты смогут благодаря стандарту получить уверенность в том, что ИИ-системы безопасно интегрируются в клиническую рабочую среду, являются клинически эффективными и этичными.

Кроме того, использование BS 30440 позволяет:

• Создать возможности для валидации ИИ в здравоохранении,
  
  
• Ускорить инновации в ИИ-системах в здравоохранении,
  
  
• Содействовать развитию рынка ИИ-систем для здравоохранения,
  
  
• Повысить эффективность разработки и развертывания полезных решений,
  
  
• Повысить уверенность во внедрениях ИИ в здравоохранении,
  
  
• Улучшить управление рисками как у поставщиков, так и у покупателей ИИ-систем, используемых в здравоохранении.»

Содержание стандарта следующее:

0. Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Открытие проекта
5. Разработка
6. Валидация
7. Развёртывание
8. Мониторинг
Библиография

Источник: сайт BSI
https://knowledge.bsigroup.com/products/validation-framework-for-the-use-of-artificial-intelligence-ai-within-healthcare-specification/standard

Судебная практика: Правила документального оформления проверки нужно соблюдать, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/1_020617042.html )

Спор о правильности оформления документов при проведении проверки, на основании которой гражданин был уволен из органов МВД, продолжился в мае 2022 года в Судебной коллегии по гражданским делам Краснодарского краевого суда (дело №33-14461/2022).

Позиция судебной коллегии по гражданским делам Краснодарского краевого суда

Судебная коллегия не согласилась с доводами суда первой инстанции по следующим основаниям.

Прежде всего суд сослался на рапорт начальника УУР ГУ, на котором имеется резолюция начальника ГУ МВД России по Краснодарскому краю «Назначаю служебную проверку».

По мнению суда, принимая во внимание то, что руководителю была доложена информация о факте размещения в сети Интернет видеоролика, и что в ходе служебной проверки были получены доказательства причастности сотрудника к нанесению побоев задержанному гражданину, - служебная проверка была проведена, в том числе и в отношении истца, правомерно.

Суд отметил, что, согласно справке документоведа канцелярии ОРЧ СБ на основании данных сервиса электронного документооборота (СЭД), рапорт УУР ГУ был зарегистрирован, и был назначен исполнитель. Согласно рапорту исполнителя, документ был отписан ему на исполнение по СЭД, и в связи с этим резолюция была наложена в электронном виде, но в последующем она не была распечатана для сшива в оригинал служебной проверки.

В связи с тем, что отсутствие резолюций в оригиналах служебной проверки, имеющих ограничение «ДСП» и направленных в суд посредством специальной связи, было установлено в судебном заседании, на котором было оглашено решение приобщить указанные документы в суде первой инстанции, у представителя ГУ МВД России по Краснодарскому краю не было физической и практической возможности ввиду отдаленности местонахождения суда и Управления. Однако суду первой инстанции сообщалось о наличии поручения сотруднику на её проведение, отданного посредством системы СЭД, что подтверждается протоколом судебного заседания суда первой инстанции.

При этом судом первой инстанции не было принято во внимание, что п. 45 «Порядка проведения служебной проверки в органах, организациях и подразделениях МВД России», утвержденного приказом МВД России от 26.03.2013 №1612, регламентирован список документов, которые включают в себя материалы служебной проверки. Резолюции (поручения) о назначении служебной проверки в указанном списке отсутствуют. 

Суд также отметил, что согласование проекта заключения с подразделением, которое было определено соисполнителем ни Федеральным законом от 30.11.2011 №342-ФЗ, ни Порядком не предусмотрено, в связи с чем его согласование с УУР не имеет правого значении для оценки законности проведения служебной проверки.

Учитывая, что Порядком предусмотрено согласование с кадровым подразделением проекта заключения по результатам служебной проверки, согласование кадровым подразделением было осуществлено 30.04.2021 г., а служебная проверка была завершена 12.05.2021 г.

При этом судом первой инстанции не было учтено, что в процессе согласования проекта по результатам служебной проверки согласующими лицами вносятся корректировки (правки технического характера), в связи с чем исполнителем проставляется после внесения таких правок окончательная дата её завершения.

На это основании судебная коллегия сделал вывод о том, что правовых оснований для удовлетворения иска у суда первой инстанции не имелось.

Судебная коллегия удовлетворила апелляционную жалобу ГУ МВД РФ по Краснодарскому краю. Решение Приморско-Ахтарского районного суда Краснодарского края было отменено. По делу было принято новое решение.

В удовлетворении исковых требований гражданина к ГУ МВД России по Краснодарскому краю о восстановлении трудовых прав, признании заключения служебной проверки ГУ МВД России по Краснодарскому краю незаконным было отказано.

Позиция представителя гражданина

Представитель истца возражал в приобщении ответчиком новых доказательств в суде апелляционной инстанции, поскольку они, по его мнению, имеют признаки фальсификации, однако суд в протоколе судебного заседания отразил иное.

По его мнению, суд апелляционной инстанции, в нарушение требований статьи 322 Гражданского процессуального кодекса РФ, удовлетворил ходатайство ГУ МВД России по Краснодарскому краю, изложенное в тексте апелляционной жалобы о приобщении новых доказательств, которые не были представлены в суд первой инстанции.

ГУ МВД России по Краснодарскому краю, обращаясь в Краснодарский краевой суд, с апелляционной жалобой представило новые доказательства:

• Справку документоведа ОРЧ (СБ) ГУ МВД России по Краснодарскому краю, исходя из которой следует, что согласно данным сервера электронного документооборота, рапорт о назначении служебной проверки поступил в ОРЧ (СБ) 25 марта 2022 г. и согласно резолюции начальника отдела исполнителем назначен старший оперуполномоченный по ОВД.
  
  Вместе с тем, данная справка не имеет адресата, кому и для какой цели она была выдана, как и не имеет иных необходимых реквизитов; она заверена печатью «Для пакетов №21», которая согласно приказу МВД РФ №130 от 6 февраля 2007 г. «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России» - проставляется исключительно для опечатывания пакетов с почтовой корреспонденцией, но не может проставляться на документах справочного характера.
  
  Суд апелляционной инстанции не проверил подлинность справки и принадлежность подписи, проставленной на справке. Т.е. данная справка не только не отвечает требованиям, предъявляемым к доказательствам ни по форме, ни по содержанию, но и имеет признаки фальсификации.
  
  
• Некий лист с текстом якобы поручений двух руководителей, не имеющий их -цифровой подписей, т.е. без подписей соответствующих руководителей, якобы дающих поручение.
  
  Представленные ответчиком в суд апелляционной инстанции документы, якобы подтверждающие поручения на проведение служебной проверки через СЭД, не имеют электронной подписи данных должностных лиц, а, соответственно, не являются электронными документами. Напротив, предоставленные ответчиком документы лишний раз подтверждают, что поручение на проведение служебной проверки сотруднику не давалось.

Кроме того, суд апелляционной инстанции сделал вывод, что этот документ с резолюциями и с поручением сотруднику, но без электронных подписей этих должностных лиц не мог быть представлен в суд первой инстанции, поскольку отсутствие резолюций в оригиналах служебной проверки, имеющей ограничение «ДСП» и направленных в суд посредством специальной связи было установлено в судебном заседании, на котором было оглашено решение, приобщить указанные документы в суде первой инстанции у представителя ГУ МВД по Краснодарскому краю не было физической и практической возможности ввиду отдаленности местонахождения суда и Управления.

Однако данный вывод суда апелляционной инстанции полностью инкорпорирован из апелляционной жалобы ГУ МВД России по Краснодарскому краю, без проверки судом материалов гражданского дела. Вопрос об отсутствие поручения (резолюции) на проведение служебной проверки, обсуждался задолго до вынесения решения суда первой инстанции, подтверждается и наличием в гражданском деле письменных пояснений адвоката, где также указано на отсутствие поручения, на проведение служебной проверки.

По мнению представителя, суд первой инстанции пришел к верному выводу о нарушении Порядка проведения служебной проверки, а суд апелляционной инстанции нормы материального права применил неправильно.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/09/3.html )

Источники: сайт Краснодарского краевого суда / Судебные решения РФ
https://kraevoi--krd.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=case&_uid=77534c2b-a93e-4ca9-b7e4-c55b75569936&_deloId=5&_caseType=0&_new=0&srv_num=1&_hideJudge=0
https://xn--90afdbaav0bd1afy6eub5d.xn--p1ai/66767322/extended
https://xn--90afdbaav0bd1afy6eub5d.xn--p1ai/71900675/extended   

Технологии: Основные тенденции в 2023 году

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 14 июля 2023 года на блоге компании Formtek.

Технический прогресс формирует всё в окружающем нас мире. Каждый год консультационная фирма Gartner называет технологические тенденции, которые, по её ожиданиям, окажут огромное влияние на деловую деятельность в течение следующих трёх-пяти лет. В прогнозе на 2023 год фирма Gartner определила десять тенденций, которые изменят деловую деятельность и создадут возможности для ускоренного роста и повышения эффективности ( https://www.information-age.com/gartner-top-strategic-technology-trends-for-2022-123499913/ ).

Десять основных технологических тенденций на 2023 год следующие:

Облака для вертикальных рынков – это облачные платформы, которые предлагают портфели услуг, адаптированные для удовлетворения потребностей конкретной вертикальной отрасли. Руководители облачных систем будут консультировать и помогать в создании облачных решений для каждой такой отрасли и предлагать ИТ-приложения, отвечающие потребностям их клиентов. В число секторов, для которых может иметь смысл создание таких вертикальных облаков, входят здравоохранение, промышленное производство, цепочки поставок, сельское хозяйство и финансовый сектор.

Снижение инфраструктурных барьеров для разработчиков. Разработчикам часто недостаёт знаний и навыков для создания масштабируемых облачных приложений, которые используют сложную архитектуру или охватывают как облачные, так и локальные системы. Необходимы инструменты, которые помогли бы разработчикам с меньшими усилиями использовать инфраструктуру и проводить в ней развёртывание своих приложений.

Ускорение использование беспроводной связи - предприятия ускорят внедрение беспроводных технологий, сетей Wi-Fi и 5G. К 2025 году 60% предприятий будут использовать пять или более беспроводных технологий.

Создание более жизнестойких приложений – Следует применять современные практики разработки приложений (такие как наблюдаемость, проектирование надёжности сайта и хаос-инжиниринг), чтобы сделать программное обеспечение более масштабируемым, защищённым и стабильным. Аналитика и искусственный интеллект могут использоваться для повышения уверенности в качестве. Инструменты для обеспечения сквозной безопасности являются ключом к жизнестойкости приложений.

Использование наблюдаемости - сбор данных и их использование для принятия решений на основе результатов аналитики должны быть лишь первым шагом. Также важно документировать контекст используемых данных, а также то, как и какие решения были приняты для создания цикла обратной связи с целью принятия более эффективных решений в будущем.

Заслуживающий доверия искусственный интеллект - фирма Gartner в ходе своих исследований выяснила, что искусственный интеллект (ИИ) часто не развёртывается из-за отсутствия доверия к тому, как ИИ обрабатывает данные и решает вопросы обеспечения безопасности и защиты персональных данных. Важно проводить верификацию и валидацию ИИ-систем, обеспечивать соблюдение этических правил и надёжную защиту персональных данных.

Создание супер-приложений. Супер-приложения (superapps) - это полнофункциональные приложения, которые включают доступ к экосистеме и являются привлекательными как для пользователей, так и для разработчиков приложений третьих сторон. Архитектура супер-приложения разрабатывается таким образом, чтобы включать дифференцированные функции, структуру данных для документов и опубликованный API-интерфейс. Соответствующие возможности имеются в области финансов, здравоохранения и в других вертикальных отраслях.

Использование возможностей Метавселенной - многие скептически относятся к концепции метавселенной; но даже если в будущем развитие и не пойдёт по пути, который пропагандируют нынешние евангелисты метавселенной, лежащие в основе нынешней концепции метавселенной технологии продолжат развиваться и будут включаться в продукты и услуги. Такие технологии, как аватары, чат-боты, дополненная реальность и геймификация будут продолжать эволюционировать.

Способствование технологий устойчивому развитию – технологии сыграют свою роль в улучшении нашего мира. Это поможет улучшить культуру работы, многообразие, равенство, обучение и экологию и бороться с изменением климата. Технологии будут продолжать совершенствоваться, с тем, чтобы стать более экологически-дружественными, снизить потребление энергии и уменьшить зависимость от её традиционных источников.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/technology-top-trends-for-2023/

Судебная практика: Правила документального оформления проверки нужно соблюдать, часть 1

Коллеги мне регулярно задают вопрос о том, как может быть наказана организация, если она нарушит правила оформления документов. Отвечая, я всё время подчеркиваю, что прямых наказаний за неправильное оформление документов нет, но при представлении таких документов в качестве доказательств противоположная сторона может оспорить их и потребовать признать их ненадлежащими.

Приморско-Ахтарский районный суд Краснодарского края в феврале 2022 года рассмотрел дело №2-38/2022 (УИД 23RS0043-01-2021-001076-14), в котором гражданин, уволенный из органов МВД по результатам проверки, оспаривал правомочность её проведения в отношении него, поскольку его работодатель неправильно оформил поручения на проведения проверки. Истец также оспаривал юридическую силу заключения по служебной проверке, которое было оформлено с нарушением установленных в органах МВД правил.

Суть спора

Гражданин проходил службу в органах внутренних дел с августа 2001 года, а с декабря 2019 года работал в должности заместителя начальника полиции (по оперативной работе) ОМВД России по Приморско-Ахтарскому району.

Гражданин обратился в суд с иском к ГУ МВД России по Краснодарскому краю о восстановлении трудовых прав, в котором просил признать п.2 заключения служебной проверки незаконным.

В обоснование заявленных требований гражданин, в том числе, указал;

• Служебная проверка была проведена оперуполномоченным оперативно-розыскной части собственной безопасности (ОРЧ СБ) ГУ МВД России по краю, которому её проведение не поручалось, так как в материалах служебной проверки отсутствует документальное подтверждение данного этому сотруднику поручения о её проведении;
  
  
• Согласование текста проекта заключения служебной проверки с подразделениями было проведено раньше, чем был изготовлен сам текст проекта заключения.

Суд внимательно изучил нормативно-правовые акты ведомства, регламентирующие порядок проведения проверки и её оформления.

Приказом МВД России от 26 марта 2013 года №161 утвержден «Порядок проведения служебной проверки в органах, организациях и подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации» (Порядок).

В соответствии с пунктом 14 Порядка поручение сотруднику о проведении служебной проверки оформляется в виде резолюции на свободном от текста месте документа, содержащего сведения о наличии основания для ее проведения. Допускается оформление резолюции на отдельном листе или на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Согласно п.28.4 Порядка проведения служебных проверок только сотрудник, которому было поручено проведение служебной проверки, вправе истребовать в установленном порядке документы, относящиеся к предмету проверки, из органов, организаций или подразделений МВД России, направлять запросы в иные органы, учреждения и организации.

Согласно п.38 Порядка проект заключения по результатам служебной проверки с прилагающимися материалами согласовывается с кадровым и правовым подразделениями органа, организации или подразделения МВД России, сотрудниками которого проводилась служебная проверка.

Суд отметил, что законом установлен ряд норм, касающихся порядка проведения служебной проверки, несоблюдение которых может служить основанием для признания недействительным (незаконным) заключения по её результатам. К таким нормам, в частности, отнесены нормы о круге лиц, имеющих право назначать и проводить служебную проверку, а также лиц, имеющих право утверждать её результаты, нормы о сроках её проведения, о получении объяснений от лица, в отношении которого она проводится.

Поводом для проведения служебной проверки послужила информация о выявлении в Телеграм-аккаунте «Туподар-Краснодар» видеоматериала, на котором изображено нанесение ударов ногой по различным частям тела и производство холостых выстрелов в спину задержанных сотрудниками силовых структур, которые зафиксированы на видео не в полный рост (ниже пояса). Одно из зафиксированных на видео лиц в одежде защитного цвета имело при себе предмет, схожий с огнестрельным оружием.

Суд подчеркнул, что, исходя из буквального содержания рапорта, следует, что служебная проверка проводится только с целью установления лиц, причастных к распространению видео ролика в сети Интернет, а не с целью установления лиц, причастных к возможным неправомерным действиям при задержании. С целью установления лиц, причастных к таковым действиям при задержании начальнику ГУ МВД России по краю было предложено подготовить рапорт и направить его в Тимашевский межрайонный следственный отдел (Тимашевский МРСО) СУ СК России по Краснодарскому краю.

На данном рапорте «была учинена» резолюция начальника ГУ МВД России по краю с поручением о проведении служебной проверки сотруднику оперативно-розыскной части собственной безопасности (ОРЧ СБ) и сотруднику (УУР).

Суд отметил, что несмотря на то, что, исходя из резолюции начальника, проведение служебной проверки было поручено двум конкретным сотрудникам, она была осуществлена другим сотрудником - старшим оперуполномоченным по ОВД ОРЧ (СБ), то есть неуполномоченным лицом.

В представленных в суд оригиналах материалов служебной проверки резолюция уполномоченного руководителя с поручением её данному сотруднику отсутствует. В судебном заседании представитель ГУ МВД не мог пояснить причины отсутствия в сшитых материалах служебной проверки, представленных в суд, поручений на её проведение лицу, которое фактически ее провело: отбирало объяснения, запрашивало документы и совершало иные действия.

Суд на этом основании сделал вывод о том, что доказательств того, что служебная проверка проведена уполномоченным должностным лицом, на основании резолюции начальника ГУ МВД суду не предоставлено. В связи с этим суд не смог признать законным данное заключение служебной проверки.

Оценивая законность подготовленного заключения служебной проверки, суд исходил из дат, которые были на нём проставлены - даты подготовки заключения старшим оперуполномоченным, которая была проставлена как на первом листе заключения, рядом информацией о месте изготовления заключения, так и на оборотной стороны каждого листа заключения, где был указан исполнитель документа и дата его изготовления.

Из представленных в суд материалов следует, что на дату согласования заключения служебная проверка не была проведена до конца. На этом основании суд сделал вывод о том, что, в нарушение требований п. 38 Порядка, согласование проекта заключения служебной проверки производилось ранее даты её завершения.

Суд подчеркнул, что утверждения ответчика о том, что с кадровым подразделением и подразделением собственной безопасности согласовался лишь проект заключения служебной проверки, а дважды согласование проекта заключения в подразделении уголовного розыска вообще не имеет никого юридического значения, основаны на неправильном понимании норм материального права ответчиком.

По мнению суда, согласование проекта заключения на определенную дату предполагает, что служебная проверка была завершена, материалы собраны и сшиты и представлены в порядке, установленном п. 38 Порядка для согласования, - и, соответственно, проводящее проверку лицо не может после этого совершать действия по сбору дополнительных доказательств.

Суд подчеркнул, что если принимать во внимание утверждение ответчика о том, что служебная проверка была завершена, и проект заключения предоставлен на согласование в кадровое подразделение в указанную дату, то таким образом ответчиком пропущен срок, установленный п. 39 Порядка на предоставление этого заключения уполномоченному руководителю на утверждение.

Учитывая, что ответчик не представил доказательств того, что старшему оперуполномоченному давалось поручение на проведение служебной проверки, а также принимая во внимание, что согласование заключения в порядке, установленном п. 38 Порядка производилось ранее её завершения, суд не признал заключение служебной проверки законным.

Суд удовлетворил исковые требования гражданина к Главному управлению Министерства внутренних дел России по краю и признал заключение по материалам служебной проверки незаконным.

Суд признал незаконным и отменил п.2 заключения служебной проверки об увольнении гражданина со службы в органах связи с совершением проступка, порочащего честь сотрудника органов внутренних дел.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/2_02009444814.html )

Источники: сайт Краснодарского краевого суда / Судебные решения РФ
https://kraevoi--krd.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=case&_uid=77534c2b-a93e-4ca9-b7e4-c55b75569936&_deloId=5&_caseType=0&_new=0&srv_num=1&_hideJudge=0
https://xn--90afdbaav0bd1afy6eub5d.xn--p1ai/66767322/extended
https://xn--90afdbaav0bd1afy6eub5d.xn--p1ai/71900675/extended  

США: Завершена подготовка текста новой редакции документа ISO/TR 22957 «Управление контентом – Доверенные среды управления документами/контентом – Передовая практика»

Данная новость была опубликована 29 июля 2023 года лидером проекта разработки ISO/TR 22957 Робертом Блаттом (Robert Blatt – на фото) в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: речь идёт о проекте технического отчёта ISO/CD TR 22957 «Управление контентом – Доверенные среды управления документами/контентом – Передовая практика» (Document management - Trustworthy content/records management environments - Best practices), см. https://www.iso.org/standard/86083.html , который заменит действующий документ ISO/TR 22957:2018 «Управление контентом - Анализ, выбор и внедрение систем управления корпоративным контентом (ECM)» (Document management — Analysis, selection and implementation of enterprise content management (ECM) systems), см. https://www.iso.org/standard/71605.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:71605:en (о нём см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/02/isotr-229572018-ecm.html ). Судя по содержанию новости, вполне возможно, что статус документа будет также изменен с «технического отчёта» на «стандарт».

Работа над проектом ISO 22957 близится к завершению!!

Близится к завершению работа над серьёзно пересмотренной редакцией технического отчёта ISO 22957, который сначала будет показан членам специальной тематической группы «Стандарты в области управления корпоративным контентом» (ECM Standards) международной ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, после чего будет представлен в рабочую группу WG2 технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC171/SC2 для международного обсуждения и получения обратной связи.

Это очень существенное обновление документа, который теперь будет состоять из 3 частей:

• в части 1 описываются технологии ECM и передовые практики их использования;
  
  
• в части 2 описаны рекомендуемые этапы проекта внедрения; и
  
  
• в части 3 содержится подробная информация о требованиях к приложениям для управления документами, которые организациям следует учитывать.

Желающие принять участие в этой работе или узнать новости об этому и других стандартах, разработанных группой «Стандарты в области управления корпоративным контентом», свяжитесь с Робертом Блаттом (Robert Blatt, председатель) по адресу blatt@eidinc.org или с Бетси Фаннинг (Betsy Fanning, директор программы) по адресу betsy.fanning@pdfa.org .

Роберт Блатт (Robert Blatt)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/robertblatt_ecm-recordsmanagement-documentmanagement-activity-7091073143372451840-G3RX

Кадровые электронные документы: Что показывает статистика?

Одной из актуальных задач в настоящее время является переход организаций на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Разговоров об этом ведётся много, а в новостях регулярно появляются материалы об успешном внедрении КЭДО в тех или иных организациях различных отраслей экономики. К сожалению, в этих материалах мало цифр, которые бы позволили получить более-менее объективное представление о достигнутом прогрессе.
    
Фирма СберКорус недавно провела исследование использования кадровых электронных документов. Цифровая платформа для электронного документооборота «СберКорус» зафиксировала рост количества оформляемых в электронном виде кадровых документов сотрудников российских компаний. Был проведён анализа объема документооборота 130 крупнейших пользователей сервиса КЭДО «СберКорус».

За первые шесть месяцев 2023 г. количество документов в сервисе кадрового электронного оборота «СберКорус» выросло на 232%. Активнее всего объем кадровых документов растет в компаниях, где присутствует большое количество персонала, исполняющего схожие функции - например, в крупных сетях общественного питания, колл-центрах и на сельскохозяйственных предприятиях.

Наибольший рост по количеству оформленных документов показали:

• Документы по изменению условий трудового договора (трафик вырос на 191%);
  
  
• Должностные инструкции (трафик вырос на 181%);
  
  
• Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск (трафик вырос на 168%);
  
  
• Основные локально-нормативные акты — штатное расписание, положение о работе с персональными данными и т.д. (трафик вырос на 141%).

Чаще всего сотрудники подписывали в сервисе:

• Локальные нормативные акты (7247 документов);
  
  
• Оплачиваемые отпуска (5236 документов);
  
  
• Расчетные листки (4506 документов).

По мнению директора департамента продуктов и развития бизнеса «СберКорус» Арсена Думикяна, «Кадровый электронный документооборот может и должен войти во все сферы бизнеса и жизни людей. Привычка к использованию кадрового ЭДО в России только формируется, однако уже сейчас мы видим, насколько продукт востребован. Нет никаких сомнений, что в 2023 г. сервис придет в каждую третью российскую компанию, так как выгоды от его внедрения очевидны. Ускорение бизнес-процессов, сокращение трудозатрат и экономия времени — именно это ценят в цифровых решениях лидеры своих индустрий».

Для справки: Сервис КЭДО был запущен «СберКорус» в апреле 2021 года. С момента запуска через него было отправлено 110 тыс. юридически значимых документов.

Мой комментарий: Специалисты «СберКорус» выделили два направления: составление документов и их подписание. То, что объёмы электронного кадрового документооборота продолжат быстро возрастать, нет никаких сомнений. В связи с этим лишь обостряется вопрос о том, как будут храниться в организациях эти документы, многие из которых имеют весьма длительные сроки хранения.

Источник: сайт CNews
https://www.cnews.ru/news/line/2023-07-13_kolichestvo_oformlennyh_rabotnikami

Чего больше всего не хватает большинству программ управления документами - и как этого добиться

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 25 июля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Если чего-то больше всего не хватает большинству программ управления документами, так это поддержки. Когда я разговариваю с коллегами об их программах управления документами, часто выясняется, что они не могут получить:

• Финансовую поддержку,
  
  
• Поддержку со стороны высшего руководства,
  
  
• Поддержку со стороны исполнителей.

Также нередко обнаруживается, что у них:

• Программа управления документами не имеет финансового обоснования (т.е. это или программа исполнения законодательно-нормативных требований, объёмы инвестиций в которую превышают возможный ущерб от несоответствия требованиям; или это программа без какой-либо окупаемости инвестиций);
  
  
• В центре внимания программы управления документами не находятся те вопросы, которые в данный момент являются проблемными для высшего руководства либо рассматриваются как большие, важные долгосрочные приоритеты в оперативной деятельности;
  
  
• Программа управления документами не нацелена на регулярное измеримое улучшение результатов деятельности рядовых сотрудников и их руководителей.

Если у нас в отрасли и есть какая-либо серьёзная проблема с программами, то, как я думаю, она заключается в том, что мы добросовестно разрабатываем план действий, а затем, когда мы обнаруживаем, что обещанная нам поддержка не материализуется, - мы его не пересматриваем, чтобы учесть ту реальную поддержку, которую получаем.

Если мы приступаем к выполнению плана и не можем получить необходимое для этого финансирование (деньги), - то почему бы нам не вернуться назад и не посмотреть на финансовые показатели, чтобы решить, каким образом обеспечить уровень рентабельности инвестиций, который позволит нам привлечь необходимые деньги? Или пересмотреть наши оценки эффективности в сторону понижения – а затем пойти и объяснить другим заинтересованным сторонам, какие будут последствия этого для важных для них вещей, чтобы они почувствовали, что им тоже следует вложить кое-какие деньги?

Если мы приступаем к реализации плана и не можем получить необходимую поддержку со стороны высшего руководства, то почему бы нам не вернуться назад и не посмотреть, что именно нужно нашим руководителям, и что мы могли бы сделать, чтобы удовлетворить как наши собственные потребности, так и потребности тех руководителей, чья поддержка нам нужна?

Если мы приступаем к реализации плана и не можем получить необходимую поддержку сотрудников на местах, то почему бы нам не вернуться назад и не подумать над тем, каким образом мы могли бы обеспечить существенные улучшения для каждой группы «на переднем крае», чья поддержка нам нужна?

Все, что мы делаем в организации, связано с властью. Иногда власть дается нам в виде формальных полномочий – это власть, связанная с выполняемой нами ролью. Иногда это то, что мы должны завоевать.

Если у нас нет необходимой нам власти, то у нас на само деле есть только два выхода – или найти способ получить её, или найти способ примириться с тем, что мы не способны сделать то, что хотели бы.

Откровенно говоря, слишком уж многим из нас очень некомфортно с собственными программами...

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-thing-missing-most-in-most-records

Консульские учреждения будут передавать в Федеральную нотариальную палату электронные образы нотариальных документов

Федеральный закон от 24 июля 2023 года №361-ФЗ «О внесении изменений в статьи 34.3 и 38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» уточнил, что нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата (п.1 ч.2 ст.34.3) не только электронные образы завещания либо доверенности, как было установлено ранее. Теперь в единую систему будут включаться электронные образы и других нотариальных документов: распоряжений об отмене завещания, распоряжений об отмене доверенности.

Проект данного закона был разработан в целях установления обязанности дипломатических представительств и консульских учреждений (загранучреждений) МИДа направлять в Федеральную нотариальную палату электронные образы удостоверенных консульским должностным лицом завещания, доверенности, распоряжения об отмене завещания или распоряжения об отмене доверенности для внесения их в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата.

В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что частью третьей статьи 38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате сведения об удостоверении или отмене завещания или доверенности должны быть направлены консульским учреждением РФ, в котором работает должностное лицо, удостоверившее завещание или доверенность, через Министерство иностранных дел в Федеральную нотариальную палату в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью в течение пяти рабочих дней со дня совершения нотариального действия для внесения таких сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата.

При этом сведения об удостоверении или отмене завещания или доверенности представлялись в Федеральную нотариальную палату в объеме, установленном:

• Приложением №2 к Порядку ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядку исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденному приказом Минюста России от 30 сентября 2020 г. №225, а также
  
  
• Порядком направления в Федеральную нотариальную палату сведений об удостоверении или отмене завещания или доверенности консульским отделом дипломатического представительства Российской Федерации или консульским учреждением Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста России от 29 сентября 2022 г. №208.

Эти нормативные акты не предусматривают направление электронных образов удостоверенных либо отмененных завещаний и доверенностей.

Авторы законопроекта в пояснительной записке отмечали, что «в МИД России и входящие в его систему дипломатические представительства и консульские учреждения поступают многочисленные запросы от нотариусов на территории Российской Федерации, в которых отмечается невозможность надлежащей проверки доверенностей и завещаний, удостоверенных в загранучреждениях, ввиду отсутствия в единой информационной системе нотариата сведений о поверенных по доверенности и их полномочиях, содержании завещаний».

Одновременно отмечалось, что на практике оказывается неурегулированным вопрос оперативной пересылки из загранучреждений в Российскую Федерацию завещаний по запросам нотариусов в целях направления ими в уполномоченный государственный орган заявления о государственной регистрации наследственного фонда в установленный абзацем третьим пункта 1 статьи 123.20-8 Гражданского кодекса Российской Федерации трехдневный срок.

В силу специфики функционирования российских загранучреждений пересылка заверенных копий завещаний в таких случаях может занимать длительный период, обусловленный графиком дипломатической почты (в «допандемийный» период - ежемесячно, в отдельных случаях - раз в два месяца).

Поэтому в статье 38 «Нотариальные действия, совершаемые консульскими должностными лицами» уточнено, что теперь консульский отдел дипломатического представительства РФ или консульским учреждением РФ, в которых работает уполномоченное консульское должностное лицо, удостоверившее соответствующий нотариальный документ, с применением сертифицированных средств криптографической защиты информации направляет через МИД РФ в Федеральную нотариальную палату:

• Сведения об удостоверении или отмене завещания или доверенности в форме электронного документа должны быть подписаны КЭП уполномоченного консульского должностного лица;
  
  
• С присоединением электронного образа удостоверенного уполномоченным консульским должностным лицом нотариального документа (завещания, доверенности, распоряжения об отмене завещания, распоряжения об отмене нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, совершенной в простой письменной форме), подписанного квалифицированной электронной подписью уполномоченного консульского должностного лица.

Федеральная нотариальная палата вносит такие сведения и присоединенный электронный образ соответствующего нотариального документа в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата в течение двух рабочих дней со дня их поступления.

Законопроект вступит в силу с 1 июля 2024 года, что обусловлено необходимостью модернизации программного обеспечения МИД России и загранучреждений для обеспечения технической возможности передачи электронных образов удостоверенных консульскими должностными лицами доверенностей и завещаний, а также распоряжений об их отмене в Федеральную нотариальную палату.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&cacheid=1B671CAF70691C8547908AA6A945EEF5;base=LAW;n=452690
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&cacheid=1B671CAF70691C8547908AA6A945EEF5;base=LAW;n=452690

Специалисты по управлению документами, станьте поставщиками простых, настраиваемых и надёжных инструментов в своей организации! Часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/2_062711423.html )

Как специалисты по управлению документами могут предоставлять другим подразделениям надёжные во времени инструменты

С точки зрения отдела комплайнса: Специалисты по управлению документами и по комплайнсу разделяют уникальный интерес к операциям в масштабах всей организации. И если сфера интересов большинства подразделений и служб ограничена, то обычно и служба документами, и отдел комплайнса осуществляют деятельность, пересекающую границы структурных подразделений и служб. Отдел комплайнса нередко опирается на поддержку, а иногда и на прямую помощь службы управления документами при проведении аудитов. Со временем специалисты двух служб становятся единой командой, защищая интересы друг друга и действуя совместно в интересах достижения целей предприятия.

С точки зрения финансового отдела: Специалисты по управлению документами должны быть в состоянии показать отдачу на инвестиции (ROI). Это означает установление метрик и стандартов сравнительного анализа, которые показывают затраты на управление бумажными и электронными документами в Вашей организации в сравнении с сопоставимыми организациями. Эффективная программа управления документами экономит средства организации, однако именно на службу управления документами ложится ответственность за то, чтобы показать финансовому отделу и организации в целом, где достигается эта экономия. Если это будет сделано надлежащим образом, то финансовый отдел станет самым сильным защитником интересов специалиста по управлению документами.

С точки зрения службы ИТ: Для специалистов по управлению документами надёжность взаимосвязана с целостностью. Целостность, с точки зрения специалиста по управлению документами, означает, что содержимое документа остаётся неизменным на протяжении всего его жизненного цикла. В результате специалисты по управлению документами должны работать совместно с ИТ, обеспечивая, что сами документы никогда не изменятся даже в случае изменения данных, на основе которых документ был создан. Когда этот аспект принят во внимание и осознан, у организации есть возможность убедиться в том, что сохраняемый документ сейчас такой же, каким он был в момент создания.

С точки зрения юридического отдела: Юристы имеют дело проблемами, ситуациями и кризисами. Как правило, к тому времени, когда какой-то вопрос доходит до юридического отдела, что-то уже пошло не так. Служба управления документами не может предотвратить плохие события, однако она может помочь юристам аргументировать свою позицию или уменьшить ущерб. Управление документами направлено на обеспечение наличия у организации имеющих ценность документов, и на уничтожение утративших ценность документов. Если всё делается правильно, то это позволяет юристам найти важную информацию, необходимую им для надлежащего разрешения проблемы, ситуации или кризиса. Ни один адвокат не хочет иметь меньше информации, чем его оппонент, но они также не хотят помойки из созданных ими же сами, но уже ненужных документов и данных. Чтобы облегчить свою работу, они полагаются на службу управление документами и информацией, чтобы подготовиться к этому до того, как возникнет проблема, ситуация или кризис. Когда всё это делается должным образом, юридический отдел становится отличным сторонником и покровителем службы управления документами.

С точки зрения группы защиты персональных данных: В течение многих лет службы управления документами рассматривали в качестве своей основной задачи обеспечение хранения документов в течение минимально допустимых сроков. Такие факторы, как э-раскрытие и затраты на внеофисное хранение, послужили определённым стимулом к избавлению от малоценных документов и информации, - но не привело к существенным изменениям.

Появление законов о защите персональных данных (ПДн) и последовавшие меры по принуждению к их исполнению применение превратили управление документами из дисциплины, ориентированной на хранение документов, в дисциплину, занимающуюся хранением, уничтожением и защитой документов. В долгосрочной перспективе специалисты по управлению документами могут сыграть важную роль в отстаивании, вместе с группой по защите ПДн, разумных политик управления документами, которые поощряют разумные сроки хранения, ограничивают сбор ненужных персональных данных и ограничивают повторное использование ПДн без согласия их субъекта. Этого можно добиться путем проведения инвентаризации документов, выявления документов с ПДн, установления их связи с системами, в которых хранится эта информация, и определения целей, ради которой документы и информация хранятся и могут использоваться внутри организации. Если специалист по управлению документами сделает это, то группа по защите ПДн станет помощником в продвижении программы управления документами и информацией.

Заключение

Бывают ситуации, когда цели отделов комплайнса, финансового и юридического отделов, служб информационных технологий и защиты персональных данных могут расходиться. Порой отдел комплайнса хочет сохранить информацию в течение более продолжительно периода времени, а группа по защите ПДн, наоборот, хочет быстро от неё избавиться. Иногда юридический отдел хочет тратить деньги на раскрытие информации, чтобы защитить свою позицию, в то время как финансовый отдел считает, что расходы на судебные разбирательства перевешивают выгоды от решения дела по существу. Всем отделам и службам нужны четко определенные категории документов, в то время как служба ИТ предпочла бы сгруппировать все сроки хранения документов в несколько категорий «больших корзин».

Специалисты по управлению документами - это группа, которая сводит воедино все эти проблемы и находит решение, признающее и балансирующее все эти потребности и цели. Для этого специалисты по управлению документами должны продемонстрировать другим подразделениям и службам, что они понимают их цели и что перечень документов с указанием сроков хранения и поддерживающие его политики являются простыми, настраиваемыми и надёжными инструментами, необходимые для достижения всех этих целей. Когда это будет сделано, специалисты по управлению документами станут поставщиками простых, настраиваемых и надёжных инструментов для всей организации.

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2023/06/records-managers-become-the-easy-adjustable-reliable-tool-of-the-organization/

Моё выступление на круглом столе ВНИИДАД по искусственному интеллекту

В план научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ ВНИИДАД, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2023 год, была включено подготовка научного доклада «Применение искусственного интеллекта в управлении документами и в архивах: практика, тенденции и перспективы».

20 апреля 2023 года ВНИИДАД провел круглый стол «Практические задачи внедрения технологий искусственного интеллекта в деятельность архивов» (см.: https://www.youtube.com/watch?v=KHzhpS42vqk  ), где было сделано много интересных докладов.

На этом круглом столе я выступала с докладом «Современные тенденции и проблемы использования искусственного интеллекта в сфере архивного дела».

Презентация доклада доступна по адресу: https://docs.google.com/presentation/d/1PdWyyo5NZWxybB0wkbq9LH6qfTcpgDgS/edit?usp=sharing&ouid=107876178160114188196&rtpof=true&sd=true

Видеозапись доклада продолжительностью 14 минут выложена по адресу https://www.youtube.com/watch?v=Cif-px_wHBs

Источник: Youtube / Google Disk
https://www.youtube.com/watch?v=KHzhpS42vqk  
https://www.youtube.com/watch?v=Cif-px_wHBs
https://docs.google.com/presentation/d/1PdWyyo5NZWxybB0wkbq9LH6qfTcpgDgS/edit?usp=sharing&ouid=107876178160114188196&rtpof=true&sd=true

Специалисты по управлению документами, станьте поставщиками простых, настраиваемых и надёжных инструментов в своей организации! Часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/1_01014079187.html )

Как специалисты по управлению документами могут предоставлять другим подразделениям настраиваемые инструменты

С точки зрения отдела комплайнса: Для организаций правила комплайнса (исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований) меняются вследствие изменений в законах и нормативных актах, ведения деятельности в новых юрисдикциях и изменений в характере деятельности организации. Специалисты по управлению документами должны периодически проводить проверки, чтобы убедиться:

• По-прежнему точно ли отражены требования нормативно-правовых актов, имеющих отношение к перечню и поддерживающим его политикам;
  
  
• Действует ли организация в настоящее время в новых юрисдикция и/или подпадает под действие законодательства таких юрисдикций; и/или
  
  
• Приобрела/добавила ли организация виды деятельности, на которые распространяются дополнительные требования.

С точки зрения финансового отдела: Целью большинства финансовых групп является поиск способов увеличения денежных поступлений в организацию, при одновременном ограничении расходов. Внеофисное хранение документов, оплата миграции информации в новые программные продукты и расходы, связанные с поиском и извлечением информации создают финансовое бремя для многих организаций. Специалисты по управлению документами могут использовать свои политики для ограничения этих расходов, сохраняя только информацию, которая представляет ценность для организации, и избавляясь от информации, у которой ценность невелика, а расходы на хранение обременительны.

С точки зрения службы ИТ: Организации нередко хранят документы и информацию в течение семи, десяти, тридцати лет - и, возможно, в течение всего срока существования организации. Однако программное обеспечение и ИТ-продукты сменяются обычно гораздо чаще. Это означает, что всякий раз, когда Ваша организация меняет сохраняющее информацию программное обеспечение, эту информацию нужно мигрировать в новую систему. Специалисты по управлению документами играют ключевую роль в определении того, какую информацию необходимо мигрировать и сохранить при смене этих инструментов, а какую можно уничтожить, тем самым упрощая переход на новые программные продукты внутри организации.

С точки зрения юридического отдела: В процессе их обучения юристов учат сосредотачивать внимание на проблемах, а не на процессе. Как следствие, многие юристы меньше внимания обращают на процессы и больше сосредоточены на вопросах, непосредственно связанных с конкретной правовой ситуацией. Настраиваемый инструмент, который специалисты по управлению документами должны использовать для удовлетворения этих конкретных потребностей – это приостановка уничтожения (legal hold). Приостановка уничтожения позволяет организации приостановить действие правил отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения в интересах разрешения конкретной правовой ситуации. Данный инструмент даёт специалисту по управлению документами возможность приспосабливаться к конкретным потребностям юристов в конкретных ситуациях, не ставя под угрозу защитимость и целостность перечня и поддерживающих политик в целом.

С точки зрения группы защиты персональных данных: «Запроектированная и/или осуществляемая по умолчанию защита персональных данных» (Privacy by Design or Default) - это концепция сообщества специалистов по защите персональных данных (ПДн), согласно которой следует консультироваться с группой по защите ПДн и вовлекать её в любые организационные перемены, в принятие политических решений и в усилия по системной интеграции, которые могут повлиять на обработку ПДн. Для организаций, на которые распространяются требования законодательства Евросоюза по защите персональных данных (GDPR), это обязательное требование. Под него также подпадают данные. Следовательно, всякий раз, когда вносятся коррективы, влияющие на документы (и особенно на документы, содержащие персональные данные), специалист по управлению документами должен привлекать группу по защите ПДн и учитывать результаты оценки воздействия на защиту ПДн при принятии окончательных решений. Всё это должно быть сделано до того, как будут приняты какие-либо окончательные решения.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/08/3.html )

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2023/06/records-managers-become-the-easy-adjustable-reliable-tool-of-the-organization/

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 22-й подкаст по теме управления информацией

13 августа 2023 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube был выложен очередной, 22-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Uptonи) и Джуди Верно (Judi Vernau).

Эпизод 22: «Управление знаниями?» (Knowledge management?)

Подкаст продолжительностью 35 минут был выложен 13 августа 2023 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=yB8KUAEB1RE ) сказано:

«Является ли управление знаниями по-прежнему актуальной темой? Безусловно, - но как оно взаимосвязано с управлением документами и информацией? И не является ли превращение неявного, интуитивного знания в явное созданием документов?»

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=yB8KUAEB1RE