Текущее определение управления документами сформулировано следующим образом: «область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов» (перевод по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», п.3.15, http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.).
Лично мне нравится это определение, и я часто им пользовался
Я считаю, что такое определение полностью отвечало своему назначению в тот период, когда документы находились на ответственном хранении у тех, кто ими управляет, и причина существования служб управления документами была довольно очевидна (т.е. Вам нужно было кому-то отдавать свои документы, иначе Вам пришлось бы переехать из офиса в коридор, чтобы освободить место для растущих объёмов документов).
Однако теперь мир изменился - и документы более не являются тем, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] можем взять на ответственное хранение. Часто это даже не объекты, которые мы могли бы «подхватить» и переместить в свою «документную систему».
И даже сама идея «документной системы» имеет свои дефекты – она, скорее, подразумевает, что существуют системы, которые не содержат документов, вместо того, чтобы говорить о том, что мы принимаем прагматичное, основанное на анализе рисков решение поместить некоторые документы в другую, специализированную систему в связи с тем, что риск, связанный с отсутствием специфических функциональных возможностей специализированной системы для управления документами делает это оправданным - но тут я уже отклоняюсь от темы.
Проще говоря, огромным упущением определения ИСО понятия «управление документами» является то, что связывает работу с документами только с ней самой.
Данное определение не связывает управление документами с улучшением результатов, получаемых теми организациями, которые мы обслуживаем – а ведь единственная причина, по которой кто-либо нанимает кого-либо, заключается в том, что наниматель считает, что в результате расходования этих денег эффективность и производительность улучшатся, а проблемы исчезнут.
Кроме того, у управления документами есть конкуренты - управление данными захватывает мир, в основном (как я считаю), вследствие того, что специалисты по управлению документами десятилетиями пытались делать вид, что базы данных не содержат документов. Подобное представление в лучшем случае является близоруким, а в худшем — профессиональным преступлением, ведь любой, кто когда-либо использовал деловое программное приложение или просматривал структуру таблицы базы данных, должен признать, что это данные вместе с соответствующим контекстом, т.е. это информации, и люди используют её для принятия и документирования деловых решений.
Возвращаясь к начатому выше разговору о документной системе, службы управления документами также слишком часто применяют методы и практики, не принимая при этом во внимание особенностей ситуации в организации.
Проще говоря, управление документами сегодня - это дисциплина, которая восторженно разглагольствует о важности контекста и заходит весьма далеко, чтобы оправдать огромные инвестиции в метаданные, которые все нацелены на улучшение какого-то элемента контекста - в то же время практически не предпринимая абсолютно никаких попыток адаптировать свои методы и практику к среде, в который она оказывается.
Мир остро нуждается к прагматичной дисциплине, такой, которая смотрит на имеющиеся сейчас у нас проблемы, на экономику их преодоления - и принимает решения о том, где и как применять методы и практике, которые имеют смысл в свете цены проблем, вероятности реализации рисков и относительных затрат на решение каждой из проблем.
Это должна быть дисциплина, который идёт прямо к источнику некачественной деловой информации и определяет, каким образом обеспечить, чтобы сотрудники получали нужную информацию в нужном месте, в нужное время и на нужном уровне качества.
Итак, вот как я изменил бы определения.
- Во-первых, определение «управления документами» – это «область управления, отвечающая за совершенствование деятельности организации посредством использования документов»;
- Во-вторых, определение документов – это «записанная (задокументированная) информация».
Больше всего мне в таких определениях нравится то, что ответственность, которая возлагается здесь на нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] - это ответственность за эффективность деятельности организации.
Это то, чего хотят организации – чтобы нашлись люди, которые возьмут на себя ответственность за эффективность и продуктивность организации.
Эти определения также делают предметом управления документами записанную (задокументированную) информацию (recorded information) – документы (records) в их самом чистом виде.
Мой комментарий: В ряде стран уже во многом произошёл (в том числе на уровне законодательства) переход от управления официальными документами организации к управлению любой сохраняемой в электронном или аналоговом виде информацией, и не случайно в США появился правовой термин «сохраняемая в электронном виде информация» (electronically stored information, ESI), который уже проник в стандарты ИСО, а через них и к нам.
В то же время подобный сдвиг означает колоссальное расширение сферы ответственности служб управления документами, к чему они часто не готовы ввиду нехватки финансирования, ресурсов, современных кадров и компетенций. Предлагаемое Карлом Мелроузом определение рискует оказаться поэтому ничем не подкрепленным благим пожеланием … И хотя я согласна с тем, что нам действительно нужно идти в эту сторону, я бы не забывала и о том, что подавляющее большинство специалистов нашей профессии пока живут и действуют в рамках традиционного управления документами и его идеологии.
Это означает, что всё годится - пока это улучшает эффективность и производительность организации.
«Записанная информация» может охватывать всё, что угодно, начиная с канбан-досок («канбан» - система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок», см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Канбан - Н.Х.) и стикеров – и до системы планирования ресурсов предприятия или электронной системы управления документами и контентом — прагматичных решений практических проблем.
Имея это в виду, то, что нам нужно делать - это каждый день ходить на работу и думать об очередном месте, где мы можем помочь сотрудникам работать более эффективно и продуктивно благодаря записанной информации.
А что думаете Вы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/where-the-iso-definitions-of-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий