воскресенье, 11 апреля 2021 г.

Карл Мелроуз: Почему мы говорим об управлении информацией как активом, если она по большей части таковым не является?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 17 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Управление информацией как активом - идея не новая, но у меня есть серьезные проблемы с её осуществлением на практике.

На языке бухгалтерского учета, для того, чтобы считать нечто активом, мы должны ожидать в будущем притока в организацию, благодаря ему, денежных поступлений.

Мой комментарий: В языке, используемом как международными органами по стандартизации, так и профессиональным сообществом специалистов по управлению документами, понятие «актив» трактуется куда шире – оно охватывает абсолютно всё, что представляет для своего владельца хоть какую-нибудь ценность. Я готова согласиться, что столь широкая интерпретация потенциально делает формулировку «управление как активом» бессмысленной – ведь если документы вообще были созданы и сохранены хоть ненадолго, организация видела в них хоть какую-то ценность! Иными словами, если исходить из определения ИСО, любая зафиксированная информация формально может считаться активом.

Если же подходить с точки зрения здравого смысла, то активом может считаться информация, которая существенно полезная для ведения деловой деятельности, исполнения законодательно-нормативных и иных требований, сохранения корпоративной памяти, исполнения общественных ожиданий и т.п.

Таки образом, хотя трактовка Карла является, на мой взгляд, чрезмерно узкой – поставленный им вопрос заслуживает внимания. Это опять-таки идея о том, что деятельность службы управления документами должна приносить организации ощутимую деловую отдачу – только представленная с несколько иного ракурса.


Итак, какая часть хранимой нами информации действительно является «активом»?

Кто-нибудь когда-нибудь делал прогнозы доходов от своей информации?

Если информация не будет приносить денежных поступлений (или поддерживать экономию затрат), - разве это не делает её обузой?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Мой комментарий: Пользователь Chel так прокомментировал этот пост:

«Возможно, именно поэтому об управлении документами всё чаще говорят с точки зрения менеджмента риска? Раз менеджмент риска рассматривается как «необходимое бремя», то и управление документами можно считать аналогичной формой страховки.»

На это Карл Мелроуз ответил следующее:

«Об этом можно было бы вести очень долгий разговор. Я думаю, что подход на основе менеджмента риска опасен для управления документами, потому что в него по-настоящему вкладываются только сразу после того, как случается какой-то инцидент, - и проблема здесь в том, что даже после того, как что-то подобное случилось, никто не хочет инвестировать в ликвидацию последствий всего того, что происходило ранее ... они лишь хотят сказать: «Начиная с этого момента, мы будем вести хорошие документы». Конечным результатом является паршивое качество документов, и, как следствие, наша профессиональная деятельность недооценивается.

Я считаю, что нам нужно удвоить внимание к аспекту деловой полезности нашей деятельности, потому что это единственное, что даёт стабильную, проверяемую, измеримую и очевидную отдачу. Однако измерить деловую полезность / отдачу сложно, и специалистов по управлению документами этому не учат – соответственно, они об этом и не задумываются. Поэтому я думаю, что существует проблема как специалистов, которые не знают, как распознать, когда их деятельность даёт отдачу, - так и проблема того, что эти специалисты не знают и не умеют измерять эту отдачу и информировать о ней.

Вот простой пример: Специалист по управлению документами, с которым я разговаривал на прошлой неделе, только что переименовал заголовки целой серии дел, чтобы они соответствовали требованиям другой системы. Каждую неделю они получали от 15 до 20 запросов в связи с тем, что сотрудники не могли найти документы самостоятельно, и поэтому обращались за помощью в группу управления документами. Он переименовал всю серию дел ради того, чтобы в этом больше не было необходимости. Это очень полезная работа, но проблема в том, что он не подумал об этом заранее с данной точки зрения, поэтому и не задокументировал объём запросов, трудозатраты на поиск (как сотрудников деловых подразделений, так и персонала его собственной группы); и не написал экономического обоснования для выполнения подобной работы – соответственна, эта отдача осталась невидимой для организации, пусть даже на самом деле она очень существенно способствовала повышению производительности труда, вследствие чего со временем организация сэкономит массу денег.

Я думаю, нам нужно сосредоточиться на такого рода усилиях. У нас нет времени на это, но это потому, что у нас недостаточно людей - поэтому нам необходимо начать уделять время данным усилиям, чтобы показать свою ценность, получить больше людей - и получить время для этих усилий.

А что думаете Вы?»

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/17/why-do-we-talk-about-managing-information-as-an-asset-when-most-of-our-information-isnt/

Судебная практика: Персональные данные врачей, часть 3

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2020/08/1.html и http://rusrim.blogspot.com/2020/08/2_2.html )

Спор между врачом и обществом ООО «МедРейтинг» был повторно рассмотрен Судебной коллегией по гражданским делам Воронежского областного суда в марте 2020 года (дело №33-1212)..

Для справки: Кратко напомню суть спора. В мае 2018 года гражданке (она работала врачом ультразвуковой диагностики в Воронежском Областном клиническом консультативно - диагностическом центре, имела ученую степень кандидата наук, врачебный стаж с 1997 года, стаж работы по специальности «ультразвуковая диагностика» с 2015 года) стало известно, что на публичном сайте ООО «МедРейтинг» были размещены её данные (имя, фамилия, место работы, должность) и пользователи - в основном, анонимные - оставляли там негативные отзывы о её работе.

Поскольку в добровольном порядке общество не прекратило обработку её персональных данных, то гражданка обратилась в суд с иском к обществу о защите ПДн, взыскании компенсации морального вреда в размере 150 тысяч рублей,  считая, что раз она не давала своего согласия на обработку её ПДн, она имеет право требовать их снятия с интернет-ресурса, а обработка данных осуществляется в нарушение федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Воронежского областного суда

В суд общество ООО «МедРейтинг» представило дополнительные возражения на апелляционную жалобу, в которых указало, что сайт «ПроДокторов» является средством массовой информации, а не общедоступным источником персональных данных, справочником, адресной книгой.

Обработка ПДн средством массовой информации «ПроДокторов» без согласия субъекта правомерна и соответствует закону. Информация, содержащаяся на интернет-странице, относится к профессиональной деятельности истицы и не затрагивает её частную жизнь. Имеется общественный интерес относительно ее деятельности, как врача, обусловленный интересом пациентов к качеству оказываемой доктором медицинской помощи. У гражданки имелись и имеются эффективные средства для защиты своих гражданских прав, в связи с опубликованием отзывов на сайте ответчика, путем опровержения соответствующих сведений в том же СМИ без раскрытия ПДн пациента, чем пользуются ежедневно другие врачи.

Суд отметил, что из протокола осмотра сайта нотариусом в мае 2018 года видно, что на интернет-странице размещены сведения о враче УЗИ, шесть отзывов о ней, пять из которых негативного содержания с указанием на некомпетентность врача, непрофессиональное проведение ею обследований, а также недоброжелательность по отношению к пациенту, неразъяснение ему в доступной форме результатов обследования. Некоторые отзывы составлены в грубой, унизительной форме. Уже после обращения гражданки ответчиком была проведена проверка, в результате которой три отзыва были опровергнуты и один отзыв изменён таким образом, что стал содержать не утверждение, а мнение пациента о компетентности врача.

Таким образом, утверждения ответчика о том, что отзывы пользователей предварительно просматривались, редактировались и размещались при условии подтверждения факта оказания медицинской помощи талоном на прием к врачу или медицинскими документами, не соответствуют действительности, так как изначально негативная информация об истице распространялась в необработанном виде и без какой-либо предварительной проверки.

Суд подчеркнул, что на сайте ответчика были размещены персональные данные истицы (имя, фамилия, место работы, должность), а также негативные оценки пользователей её профессиональных и общечеловеческих качеств, которые стали доступны неопределенному кругу лиц.

По мнению суда, данные сведения затрагивают психологическую неприкосновенность личности, в том числе право жить уединенно, не привлекая к себе нежелательного внимания, в связи с чем вывод суда о том, что ответчиком не распространялись сведения о частной жизни гражданки, нельзя признать правильным.

По мнению коллегии, при разрешении настоящего дела суд первой инстанции исходил из того, что наличие какой-либо необходимости или потребности общества в раскрытии ПДн лиц, занимающихся медицинской деятельностью, обусловлено публичной деятельностью, поэтому в рассматриваемом случае публикация имени, фамилии и места работы истицы взаимосвязана с общественным интересом к качеству оказания медицинских услуг. Учитывая, что ответчик воспроизвел информацию, размещенную на официальном сайте ЛПУ, в силу её публичной деятельности, то он не нарушил её права и законные интересы.

Между тем, районный суд не учел, что согласно разъяснению пункта 44 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2015 г. №25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», к публичным фигурам относятся лица, занимающие государственную или муниципальную должность, играющие существенную роль в общественной жизни в сфере политики, экономики, искусства, спорта или любой иной области. Доказательств, подтверждающих существенную роль гражданки в общественной жизни, в деле нет, и публичной фигурой она не является.

В материалах настоящего дела отсутствуют также достаточные доказательства, подтверждающие то обстоятельство, что обсуждение деятельности конкретной гражданки, как врача, представляет общественный интерес, а дискуссия относительно её деятельности имеет общественную значимость.

Районный суд при вынесении решения сослался на пункт 7 части 1 статьи 79 федерального закона от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», согласно которой медицинская организация обязана информировать граждан в доступной форме, в том числе с использованием сети Интернет, об осуществляемой медицинской деятельности и о медицинских работниках медицинских организаций, об уровне их образования и об их квалификации, а также предоставлять иную определяемую уполномоченным федеральным органом исполнительной власти необходимую для проведения независимой оценки качества условий оказания услуг медицинскими организациями информацию.

Однако указанная норма закона, предписывающая в обязательном порядке публиковать на сайте лечебного учреждения список работающих в нем врачей, имеет целью оценку качества условий оказания услуг указанным учреждением, в то время как конструкция профиля гражданки, размещенного на сайте prodoctorov.ru, предполагает персональную оценку деятельности только истицы.

Судебной коллегией было установлено, что у истицы не имелось эффективных средств для удаления или опровержения на созданном ответчиком ее профиле комментариев её деятельности как врача, поскольку частично комментарии являлись анонимными, в связи с чем определить объективность высказанного мнения представляется затруднительным; а на те комментарии, которые были подписаны реальными лицами и в которых содержится критика профессиональной деятельности гражданки, она не могла надлежащим образом отреагировать, будучи ограничена врачебной тайной.

Реализация права на свободу слова и распространение информации, включая журналистскую деятельность, должна учитывать право на защиту частной жизни. В материалах настоящего дела отсутствуют достаточные доказательства, подтверждающие соответствие способа сбора и распространения информации о частной жизни гражданки (из которой не может быть полностью исключена деятельность профессионального характера), объема её персональных данных, общественной потребности в данной информации, а также правомерной цели ее сбора и распространения.

Для установления баланса между конкурирующими правами сторон судебная коллегия исходит из того, каковы вклад распространенной ответчиком информации об истице в обсуждение вопросов, представляющих интерес для общества, степень известности истицы, предмет информационного сообщения, предыдущее поведение истицы, содержание, форма и последствия опубликованных сведений, учитывает способ получения информации, отсутствие доказательств ее достоверности и приходит к выводу о неправомерности вмешательства ответчика в частную жизнь истицы.

Судебная коллегия отменила решение Центрального районного суда г. Воронежа, обязала ООО «МедРейтинг» прекратить обработку персональных данных и удалить из сети Интернет с сайта prodoctorov.ru профиль гражданки, содержащий, в том числе, её ПДн врача. Она также взыскала с ООО «МедРейтинг» в пользу врача компенсацию морального вреда в размере 5 тысяч рублей.

Дело этим не закончилось, и в конце июня ООО «МедРейтинг» подало жалобу в Первый кассационный суд общей юрисдикции.

Судебная коллегия по гражданским делам Первого кассационного суда общей юрисдикции 29 июля 2020 года (дела № 88-18950/2020, №2-2794/2018) оставила без изменения апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Воронежского областного суда, а кассационную жалобу ООО «МедРейтинг» - без удовлетворения.

Источники: сайт Центрального районного суда г. Воронежа / сайт Воронежского областного суда / Консультант Плюс
https://centralny--vrn.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&name_op=case&_uid=edc54456-4fc6-4ad5-859f-79eefc2af56d&_deloId=1540005&_caseType=&_new=0&srv_num=1&_hideJudge=0
https://oblsud--vrn.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=22660502&delo_id=5&new=5&text_number=1
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOKI;n=266825  
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ARB;n=613797  
http://судебныерешения.рф/56373557

суббота, 10 апреля 2021 г.

Франция: Вышла очередная, четвёртая версия программного обеспечения для электронной архивации Vitam

Данная новость была опубликована 15 марта 2021 года на сайте «Программы VITAM». А также в Твиттере

Мой комментарий: О проекте Vitam см. подборку постов на поём сайте:
https://rusrim.blogspot.com/search/label/VITAM


Команда программы Vitam, работающая в режиме «сопровождение и постоянное улучшение», рада сообщить о выпуске версии V4 этого программного решения.

Выпущенная по прошествии одного года этапа промышленной эксплуатации, данная версия 4 программного решения Vitam (соответствующая релизу 16) отвечает целям этой новой фазы, в числе которых:

  • доработка функциональных возможностей, предусмотренных первоначальной «дорожной картой»,

  • реагирование на меняющиеся потребности операторов и пользователей,

  • разработка новых функциональных возможностей, сформулированных по итогам семинаров по определения новой «дорожной карты» проекта на 2020-2024 годы,

  • интеграция разработок, профинансируемых членами Клуба пользователей.

Бюро по сбору отчислений в фонд социального обеспечения и помощи семье URSSAF (Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales), Национальный фонд медицинского страхования (Caisse nationale de l’Assurance Maladie) и корпорация Xelians внесли свой вклад в развитие программного решения Vitam, предоставив функциональные возможности для обновления метаданных в рамках массовой операции «замораживания» / «размораживания» архивных документов. Интеграция разработок членов Клуба пользователей в решение Vitam - это позитивный цикл развития, который укрепляет Клуб пользователей и позволяет заинтересованным организациям в полной мере участвовать в развитии экосистемы Vitam.

Эта новая LTS-версия (от long-term support т.е. разработанная на этапе долговременной поддержки – Н.Х.) впервые включает код для интерфейсов, разработанный в рамках инициативы создания пользовательских интерфейсов Vitam UI. Мы ещё вернемся к этой теме и расскажем Вам о соответствующих результатах более подробно.

Документация будет обновляться по мере готовности; а код и дистрибутивные пакеты версии V4 были выложены на Github 12 марта 2021 года.

Команда программы Vitam продолжает свою работу, следуя новой «дорожной карте» и продумывая изменения стратегии технической поддержки с тем, чтобы сократить количество выпускаемых версий, обеспечить повышение качества и облегчить проведение обновлений пользователями.

Источники: сайт и Твиттер программы VITAM
http://programmevitam.fr/2021/03/15/V4/
https://twitter.com/ProgVitam/status/1372205099041308677


Судебная практика: Суд не нашёл достоверных доказательств того, что общество возобновило работу

Перевод значительной части организаций на удаленную работу в 2020 году, как и ожидалось, создал новую группу трудовых споров, связанных, как правило, с увольнением сотрудников за прогулы.

Коптевский районный суд в октябре 2020 года рассмотрел гражданское дело №2-1389/20, в котором своё увольнение оспаривала директор по персоналу общества ООО «АйДиХаб». Доказывающие факт прогула документы были составлены безупречно, однако суды не признали их надлежащими доказательствами.

Суть спора

Гражданка работала в обществе ООО «АйДиХаб» в должности директора по персоналу. В связи с пандемией коронавируса все сотрудники общества были переведены на удаленную работу. Сотрудницу никто не уведомлял о прекращении дистанционной работы и необходимости выйти на рабочее место по месту нахождения работодателя. В то же время ею посредством курьерской службы было получено требование от работодателя о необходимости дать объяснения по факту отсутствия на рабочем месте.

Сотрудница была уволена за прогул, - однако поскольку офис общества в указанный период не работал и все сотрудники осуществляли свою работу удаленно, она, по её мнению, прогул не совершала, в связи с чем она обратилась в суд с иском признать незаконными и отменить соответствующие приказы, восстановить её на работе в должности директора по персоналу, взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию за задержку выплаты заработной платы и компенсацию морального вреда.

Позиция Коптевского районного суда города Москвы

Суд внимательно изучил представленные работодателем документы и отметил, что в соответствии с докладными записками, составленными специалистом по кадрам на имя генерального директора общества, сотрудница отсутствовала на своем рабочем месте в течении всего рабочего дня в течении нескольких дней.

Работодателем были составлены акты об её отсутствии на рабочем месте, которые были подписаны юристом, помощником руководителя, специалистом по кадрам; а в адрес сотрудницы было направлено требование о представлении письменного объяснения по факту отсутствия.

Сотрудница направила в адрес работодателя объяснительную записку, в которой она указала, что в соответствии с Указом Президента РФ она и иные работники были переведены на удаленную работу вне места расположения работодателя. В спорные дни она продолжала осуществлять свои трудовые обязанности удаленно по месту своего жительства, поскольку (в том числе согласно Указа Мэра Москвы) была приостановлена деятельность организаций и индивидуальных предпринимателей, и общество не относилось к числу организаций, деятельность которых была разрешена в указанный период.

Согласно приказа общества «О применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения», к сотруднице была применена мера дисциплинарного взыскания в виде увольнения по пп.«а» п.6 ч.1 ст.81 Трудового кодекса РФ.

Суд подчеркнул, что ответчиком суду не было представлено, а судом не было добыто достоверных доказательств того, что:

  • Общество возобновило свою работу по месту своего нахождения;

  • Сотрудница была об этом уведомлена и в указанный период отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин

Суд отметил, что согласно ответу на запрос суда, поступившему из организации, являющейся управляющей компанией здания Москва-Сити, в котором расположен офис общества, - в офис общества в спорный период был зафиксирован проход только одного сотрудника.

Суд сделал вывод о том, что не представлено доказательств того, что сотрудница должна была непосредственно находиться на своем рабочем месте в офисе общества, однако отсутствовала без уважительных причин; и не доказан факт совершения прогула в процессе рассмотрения дела обществам.

Каких-либо доказательств, свидетельствующих о соразмерности примененного к сотруднице дисциплинарного взыскания тяжести совершенного ею проступка ответчиком также представлено не было; доводы стороны ответчика о том, что истец ненадлежащим образом исполняла возложенные на нее трудовые обязанности, ничем объективно не был подтверждён. Сотрудница к дисциплинарной или иной ответственности не привлекалась, каких-либо достоверных доказательств того, что ей давались какие-либо задания, распоряжения, однако она их не исполнила, либо исполнила ненадлежащим образом, также не было представлено.

Вместе с тем, в должностной инструкции сотрудницы не предусмотрено составление директором по персоналу каких-либо актов, направленных на предотвращение распространения короновирусной инфекции, на что ссылался представитель работодателя.

В итоге суд:

  • Признал незаконным и отменил приказ общества в части применения к гражданке дисциплинарного взыскания увольнения по пп.«а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ;

  • Восстановил её в должности директора по персоналу;

  • Взыскал в пользу сотрудницы средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию за задержку выплаты заработной платы и компенсацию морального вреда.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в феврале 2021 года (апелляционное определение №33-6234/2021) оставила без изменения решение Коптевского районного суда города Москвы, а апелляционную жалобу общества - без удовлетворения.

Мой комментарий: Эта история показывает, что в современных условиях крайне сложно предусмотреть все возможные факторы при фальсификации доказательств, поскольку информационные технологии пронизывают все сферы деятельности, и в относящаяся к спору информация зачастую собирается и хранится в различных, иногда довольно неожиданных места. В данном случае база данных использования пропусков, к тому же созданная и хранимая незаинтересованной третьей стороной, и к которой у работодателя не было никакого доступа, - для суда оказалась более веским доказательством, чем оформленные «без сучка и задоринки» бумажки.

Источник: сайт  Московского городского суда
https://mos-gorsud.ru/rs/koptevskij/cases/docs/content/e5ba8c4d-f917-4fbc-85d8-c2c7bd41aba4
https://mos-gorsud.ru/rs/koptevskij/cases/docs/content/d19dcbd2-b757-4d81-9178-7ecb4b76f3d9

пятница, 9 апреля 2021 г.

Карл Мелроуз: Ядовитые вопросы

Я здесь объединила два маленьких поста австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) опубликованные 8 и 10 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Насколько полезны хранимые нами документальные доказательства?

Я полагаю, что это полезный вопрос, который должен иметь в виду каждый специалист по управлению документа, когда он решает, как расставить приоритеты проектов и мероприятий.

Проблема с этим вопросом заключается в том, что он всегда интерпретируется субъективно, поэтому я предлагаю следующие категории:

  • Документы, которые потенциально полезны неустановленному лицу для неизвестной потребности в неизвестное время в будущем;

  • Документы, которые, вероятно, будут полезны для удовлетворения конкретной потребности в неизвестное время в будущем;

  • Документы, полезные для удовлетворения постоянно существующей конкретной потребности.

Быстро становится очевидным, где нам следует в первую очередь приложить усилия.

Мой комментарий: Я полагаю, что так же, как при оценке рисков, здесь важна не только вероятность/частота использования документов, но и «цена вопроса». Без этого есть риск не уделить должного внимания тем документам, которые, возможно и не понадобятся – но уж если понадобятся, то для решения очень важных вопросов, таких. например, как отстаивание прав собственности на ценные активы.

Зачем мы продолжаем настаивать, что «исполнение наших требований сотрудниками является обязательным»?

Если мы сами и наша организация не относится к этому абсолютно серьёзно, то в итоге мы просто выглядим глупо.

Вот как можно узнать, серьезно ли относится Ваша организация к соблюдению установленных требований:

  • Ваши документы в идеальном порядке;

  • Вам известно количество случаев несоблюдения требований;

  • Людей увольняли за неисполнение требований.

Кому-нибудь довелось когда-нибудь работать в такой организации?

Мой комментарий: С моей точки зрения, контроль над соблюдением требований (даже в узкой трактовке – требований к управлению документами) никогда не надо доводить до абсурда. Не секрет, что в наше время быстрых перемен нормативная база и содержащиеся в ней требования стремительно устаревают; попытка строго эти требования соблюдать может привести к фактическому саботажу основной деятельности организации.

По опыту, идеальный порядок редко когда возможен в живой оперативной деятельности; он чаще встречается в умирающих органах и организациях.

Опыт опять-таки показывает, что увольнять людей имеет смысл лишь в крайних случаях – иначе легко можно разбазарить ценные кадры (а реже всего ошибается тот, кто ничего не делает), да и поговорка о том что «за одного битого двух небитых дают» тоже не просто так появилась. Увольнения часто не столько признак успешной борьбы за порядок в организации, сколько свидетельство провалов в работе с кадрами (в том числе и со стороны службы управления документами).


Карл Мелроуз (Karl Melrose)
   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/10/how-useful-is-the-evidence-that-we-are-keeping/
https://informationgovernance.blog/2021/03/08/why-do-we-bother-with-compliance-is-mandatory/

Совершенствование государственной политики в области международной информационной безопасности

26 марта 2021 года Президент России В.В.Путин провёл в режиме видеоконференции заседание Совета Безопасности, в ходе которого рассматривался новый проект «Основ государственной политики Российской Федерации в области международной информационной безопасности».

Для справки: «Основы государственной политики Российской Федерации в области международной информационной безопасности на период до 2020 года» были утверждены Президентом РФ 24 июля 2013 года, № Пр-1753.

В своем вступительном слове на заседании Совета Президент отметил, что

«XXI век по праву называют временем прорывного развития информационных технологий. Они, мы это хорошо знаем, завоёвывают буквально все сферы жизни. Это новые системы связи и глобальных коммуникаций, так называемый интернет вещей и искусственный интеллект, электронные государственные услуги и цифровая медицина. Кардинальную трансформацию проходят традиционные сферы деятельности государства, общества, бизнеса, создаются принципиально новые возможности для развития экономики и рынка труда, для повышения качества жизни людей.»

По мнению Президента, формирование глобального режима обеспечения информационной безопасности должно строиться на:

  • Заключении универсальных международно-правовых договорённостей, направленных на предупреждение конфликтов и выстраивание взаимовыгодного партнёрства в мировом информационном пространстве, на его максимальное использование для устойчивого развития каждого государства, на создание благоприятных условий для научного поиска, для быстрого внедрения самых передовых технологических решений при предотвращении потенциальных рисков;

  • Разработке и согласовании универсальных и справедливых для всех правил ответственного поведения государств в информационном пространстве с чёткими и внятными критериями допустимых и недопустимых действий и придать им юридически обязательный характер. То есть каждая страна должна эти правила неукоснительно выполнять;

  • Незыблемости цифрового суверенитета государств. Это означает, что каждая страна может самостоятельно определять параметры регулирования собственного информационного пространства и соответствующей инфраструктуры;

  • Равенстве, порядке и взаимном уважении в информационной сфере, обеспечения её прогрессивного развития. И конечно, к диалогу по столь значимой повестке должны иметь возможность подключиться все заинтересованные партнёры.

В.В.Путин выделил следующие моменты, которые должны найти свое отражение в обновленном документе:

  • Сохранить преемственность нашего стратегического курса на предотвращение конфликтов в информационном пространстве. Необходимо подтвердить приверженность ранее заявленной цели государственной политики и вместе с тем с учётом нынешних реалий уточнить, а там, где необходимо, и скорректировать её приоритетные направления;

  • Энергичнее продвигать российские инициативы, активизировать наше участие в переговорном процессе;

  • Самое серьёзное внимание следует уделить налаживанию механизмов практического сотрудничества в обеспечении безопасности глобальной информационной сферы. Поле для партнёрства здесь исключительно широкое: это обмен опытом и совместное реагирование на компьютерные инциденты, подготовка кадров, проведение научных исследований;

  • Надо активнее использовать возможности научных и экспертных кругов, делового сообщества, в том числе, конечно, Национальной ассоциации международной информационной безопасности.

В.В.Путин подчеркнул, что для продвижения российских подходов важно укреплять действующие и формировать новые международные дискуссионные площадки как в России, так и за рубежом. Это очень серьёзный и во многом ещё не раскрывший свой потенциал ресурс.

Источник: Сайт Президента Российской Федерации
http://www.kremlin.ru/events/president/news/65231

четверг, 8 апреля 2021 г.

Международная ассоциация специалистов по электротехнике и радиоэлектронике IEEE опубликовала концепцию менеджмента данных интернета вещей на основе блокчейна

Международная ассоциации специалистов по электротехнике и радиоэлектронике (IEEE) активно работает как по тематике блокчейна (см. https://rusrim.blogspot.com/2019/06/ieee.html ), так и по вопросам, связанным с интернетом вещей – и вот теперь эти два направления пересеклись.
 
Как сообщил сайт IEEE, 3 декабря 2020 года был опубликован стандарт IEEE 2144.1 «Концепция менеджмента данных интернета вещей на основе блокчейна» (Framework of Blockchain-based Internet of Things (IoT) Data Management) объёмом 20 страниц, см. https://standards.globalspec.com/std/14358281/ieee-2144-1

Как отмечается в аннотации, «В настоящем стандарте сформулирована концепция управления данными интернета вещей (IoT) на основе блокчейна. Он определяет типовые «строительные блоки» инфраструктуры, которые блокчейн может поддерживать в течение жизненного цикла данных IoT, включая сбор данных, их обработку, хранение, анализ данных, использование/обмен и устаревание, - а также взаимодействие между этими блоками».

Стандарт IEEE 2144.1 является первым документов серии, в рамках которой в настоящее время продолжается работа над следующими стандартами:

  • IEEE P2144.2 «Функциональные требования к менеджменту данных интернета вещей на основе блокчейна» (Functional Requirements in Blockchain-based Internet of Things (IoT) Data Management),  и

  • IEEE P2144.3 «Оценка менеджмента данных интернета вещей на основе блокчейна» (Assessment of Blockchain-based Internet of Things (IoT) Data Management).

Содержание документа следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения, обозначения и сокращения
4. Заинтересованные стороны
5. Характеристики «заслуживающих доверия данных» (trusted data features)
6. Концепция менеджмента заслуживающих доверия данных интернета вещей
Приложение A (справочное): Библиография

Отмечу одно из ключевых определений:

Заслуживающие доверия данные (trusted data) - данные, полученные из отобранных источников и обрабатываемые в соответствии со специфическими целями объекта данных (data entity) таким образом, чтобы они соответствовали установленным характеристикам на протяжении всего своего жизненного цикла.

Источник: сайт IEEE
https://standards.ieee.org/content/dam/ieee-standards/standards/web/governance/revcom/02-dec-2020_recommendations.pdf
https://standards.globalspec.com/std/14358281/ieee-2144-1

Увеличены штрафы за нарушения в области персональных данных

Федеральный закон от 24 февраля 2021 года №19-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» увеличил штрафы, установленные статьей 13.11 «Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных».

Штрафы во всех 7 частях статьи увеличены практически в два раза. В случае, если нарушение произошло впервые, максимальное наказание для юридических лиц теперь может составить до 150 тыс. руб. (ч.2).

В трёх частях теперь предусмотрено увеличение штрафов за повторное нарушение (ч.1.1, ч.2.1, ч. 5.1).

  • За обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработку персональных данных, несовместимой с целями сбора персональных данных - при повторном совершении этого административного правонарушения штраф составит (ч.1.1):

    • На граждан - от 4 до 12 тысяч рублей;

    • На должностных лиц –от 20 до 50 тысяч рублей;

    • На индивидуальных предпринимателей - от 50 до 100 тысяч рублей;

    • На юридических лиц – от 100 до 300 тысяч рублей;

  • За обработку ПДн без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его ПДн в случаях, когда такое согласие должно быть получено, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством РФ в области ПДн требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных - при повторном совершении этого административного правонарушения штраф составит (ч.2.1):

    • На граждан в размере - от 10 до 20 тысяч рублей;

    • На должностных лиц –от 40 до 100 тысяч рублей;

    • На индивидуальных предпринимателей - от 100 до 300 тысяч рублей;

    • На юридических лиц – от 300 до 500 тысяч рублей;

  • За невыполнение оператором требования субъекта ПДн или его представителя либо уполномоченного органа об уточнении ПДн, их блокировании или уничтожении в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки - при повторном совершении этого административного правонарушения штраф составит (ч.5.1):

    • На граждан в размере - от 20 до 30 тысяч рублей;

    • На должностных лиц –от 30 до 50 тысяч рублей;

    • На индивидуальных предпринимателей - от 50 до 100 тысяч рублей;

    • На юридических лиц – от 300 до 500 тысяч рублей;

Мой комментарий: Бросилось в глаза то, что в первой и второй частях привлечение к административной ответственности индивидуальных предпринимателей не предусмотрено, однако их теперь могут привлечь к ответственности за повторное нарушение :) Интересно будет посмотреть, как Роскомнадзор сможет это сделать!

Вопрос защиты персональных данных в настоящее время становится всё более актуальным, однако правоприменительная практика, с моей точки зрения, пока очень слабая, что  подтверждают и сами судебные органы. Так в «Справке по результатам обобщения судебной практики рассмотрения судами Пермского края дел по спорам с применением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных и их защиты», утвержденной президиумом Пермского краевого суда 30.08.2019 года, отмечалось:

Согласно статистическим данным за период с 2016 по 2018 гг. судами Пермского края рассмотрено с вынесением решения 84 дела с применением требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных и их защиты, из них требования удовлетворены, в том числе частично по 23 делам, что составляет 27,4% от числа рассмотренных дел данной категории.

В 2016 году рассмотрено 64 дела, из них требования удовлетворены по 18 делам (28,5%).

В 2017 году рассмотрено 17 дел, из них с удовлетворением заявленных требований 3 дела (17,6%).

В 2018 году рассмотрено 4 дела, из них с удовлетворением заявленных требований 2 дела (50%).

Таким образом, за период с 2016 года по 2018 год доля дел данной категории значительно сократилась.

Так, по данным районных (городских) судов Пермского края и отдела по обеспечению деятельности по рассмотрению гражданских дел в апелляционном порядке Пермского краевого суда, за период с 2016 года по 2018 год всего обжаловано 42 решения по данной категории дел, из них без изменения оставлено 37 решений, отменено (изменено) 5 решений. Качество рассмотрения дел данной категории составило 88%.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=377644
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOUR;n=244661

среда, 7 апреля 2021 г.

Какие документы мы должны хранить на бумаге? Глобальное руководство по соблюдению требований к носителям информации, местонахождению и передаче документов, часть 2

(Окончание, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_6.html )

Документы о трудовой деятельности и занятости

Если обычно в целом понятно, можно ли хранить в электронном виде документы бухгалтерского и налогового учёта, то вопрос о возможности использования электронных документов о трудовой деятельности (например, платежных ведомостей, кадровых дел, документов об охране труда и здоровья на рабочем месте и о несчастных случаях) более неоднозначен.

Например, когда речь идёт о документах о несчастных случаях, в законодательстве, скорее всего, будет назван определенный формат (форма), а не вид носителя. Если форма существует и может быть заполнена в электронном виде, то разумно предположить, что Вы можете сохранять её в электронном формате. Если, однако, все формы являются бумажными, то разумно предположить, что Вы должны будете сохранять сведения о несчастном случае в бумажной форме.

Ниже приводится разбивка 80 стран по категориям в зависимости от того, допускает ли их законодательство электронное хранение документов о заработной плате.

В число стран, которые обычно разрешают хранение документов и материалов о заработной плате в электронном формате, входят:

Албания, Армения, Австралия, Босния, Канада, Китай (КНР), Чехия, Дания, Сальвадор, Франция, Германия, Греция, Ирландия, Италия, Казахстан, Кения, Косово, Литва, Мадагаскар, Малайзия, Мексика, Черногория, Марокко, Нидерланды, Перу, Польша, Румыния, Сербия, Сьерра-Леоне, Сингапур, Южная Африка, Южная Корея, Испания, Швейцария, Тайвань, Объединенные Арабские Эмираты, Великобритания и Вьетнам.

В число стран, которые разрешают хранение документов и материалов о заработной плате в электронной форме, но требуют, чтобы эта форма была «оригинальной», в которой документ или материал была создан, входят:

Аргентина, Грузия и Индия.

В число страны с уникальными требованиями к электронному хранению документов и материалов о заработной плате, входят:

  • Люксембург, где требуется хранить данные о заработной плате в «Специальном регистре», и

  • Норвегия, где требуется хранить информацию как в бумажной, так и в электронной форме.

В число стран, которые не разрешают электронное хранение документов и материалов о заработной плате, или же отдают предпочтение бумажным документам, входят:

Бразилия, Камбоджа, Колумбия, Коста-Рика, Доминиканская Республика, Филиппины, Россия, Словакия, Шри-Ланка, Украина и Узбекистан.

В число стран, в законодательстве которых о зарплатных документах отсутствуют требования к носителям информации, входят:

Алжир, Чили, Египет, Эфиопия, Финляндия, Габон, Гана, Гватемала, Гайана, Индонезия, Ямайка, Япония, Иордания, Ливан, Монголия, Нигерия, Панама, Португалия, Саудовская Аравия, Швеция, Суринам, Танзания, Таиланд, Тунис, Турция и Уганда.

Обзор по 80 странам показывает, что в отношении зарплатных документов многие страны либо разрешают электронное хранение таких документов, либо не упоминают этот вопрос в своём трудовом законодательстве. Однако 16 из 80 стран или требуют хранения документов о заработной плате на бумаге, или выставляют особые требования, предусматривающие хранение в оригинальном формате, в специальных регистрах, или одновременно в бумажном и в электронном виде.

Требования к местонахождению

В отношении некоторых видов документов существуют явные требования к местонахождению, а в отношении некоторых другие – неявные требования такого рода. Примером явных требований к местонахождению может служить требование о том, чтобы документы или материалы находились по месту основной деятельности или занятости. Примером неявного требования является требование о том, чтобы документ был доступен для немедленной проверки. Анализ этих требований влияет на решение о сохранении информации в электронном или бумажном формате.

Документы бухгалтерского учёта


Как правило, цель бухгалтерского учета - защитить инвесторов и владельцев компании. Как следствие, местонахождение документов бухгалтерского учёта определяется уставными документами компании или наиболее простым способом передать эту информацию владельцам/акционерам. Электронные документы обычно не препятствуют достижению этой цели, пока обеспечивается доступность информации.

Документы налогового учёта

Власти проверяют документы налогового учёта для целей аудита и обеспечения их соответствия информации, представленной в налоговых декларациях. Это не «точечные» или «внезапные» проверки. Как правило, организации получают уведомление и им даётся время на то, чтобы собрать информацию из своих первоисточников и распечатать её. Единственным исключением из этого правила могут быть таможенные документы, относящиеся к налогам, связанным с таможенными пошлинами.

Контракты

Контракты обычно не проверяются властями; это частные соглашения. Однако, поскольку они являются частными соглашениями, иногда на них распространяются законы о защите персональных данных. В некоторых странах, таких как Китай и Россия, существуют строгие ограничения на местонахождение персональных данных. В большинстве других стран, следуя примеру Евросоюза, имеются ограничения на передачу персональных данных. Эти ограничения рассматриваются ниже.

Документы о труде и занятости, включая документы об охране труда и здоровья на рабочем месте

Документы такого рода с наибольшей вероятностью могут потребоваться для немедленной проверки. В их число могут попасть сведения о заработной плате, персонале, несчастных случаях, иные сведения об охране труда и здоровья, связанные с трудовой деятельностью. Законы и нормативные акты о труде обычно требуют, чтобы такая информация была доступна для немедленной проверки. Если документ недоступен ввиду того, что он находится в электронной системе и не может быть своевременно распечатан и/или представлен, организация будет оштрафована и/или будут иные неприятные последствия. В результате организации могут решить, что более эффективно хранить эти документы в бумажном формате по занятости.

Ограничения на передачу

В соответствии с законодательством Евросоюза и стран, установивших аналогичные требования, персональные данные не могут передаваться в другие страны, если эти страны не обеспечивают для них равноценный уровень защиты. Соединенные Штаты не обеспечивают такой равноценной защиты, что делает передачу персональных данных в США из многих стран незаконной, если только не будут предприняты определенные действия или меры предосторожности (например, представление Обязывающих корпоративных правил (Binding Corporate Rules) или соответствие Стандартным условиям договора (Standard Contract Clauses)).

Эта позиция была усилена в июле 2020 года, когда Европейский суд (European Court of Justice) постановил, что программа «Щит, защищающий неприкосновенность частной жизни» (Privacy Shield - соглашение о взаимной защите персональных данных между США и Евросоюзом - Н.Х.), использовавшаяся многими американскими организациями для передачи персональных данных граждан Евросоюза в США, неадекватна для защиты информации граждан Евросоюза и, следовательно, её незаконно использовать для обеспечения соответствия европейскому законодательству о защите персональных данных (GDPR). (Дело C-311/18 «Еврокомиссар по защите персональных данных против Facebook Ireland и Maximillian Schrems, 16 июля 2020 года).

Следовательно, если компания хранит персональные данные в корпоративной системе управления контентом, размещённой в облаке, и эти персональные данные доступны в США, то организация может нарушать некоторые законы о защите персональных данных. Это обстоятельство может повлиять на решение использовать такие электронные системы для хранения персональных данных.

Еще одна проблема, связанная с передачей данных, - это миграция данных из одной системы в другую или сканирование аналоговых документов в электронные версии. Как мы уже показали, многие законы и нормативные акты допускают использование как электронных, так и бумажных версий документов, но при этом требуют сохранения оригинальной версии. Это означает, что если документ создается в бумажной форме, он должен сохраняться в исходной бумажной форме; если же документ создается в электронной системе, то он должен оставаться в той же электронной системе.

Выводы

Большинство стран допускают использование электронных документов, - но какой бы метод хранения ни использовался, этот метод должен обеспечивать сохранение целостности информации, её доступность и возможность распечатать при необходимости.

Организации должны быть особенно осторожны с трудовыми документами, персональными данными и документами, ценность которых заключается в обладании оригиналом.

Возможны ситуации, когда организации хранят информацию в двух системах: экземпляр в корпоративной системе для внутренних целей; и бумажную версию, на случай проверок и во исполнение законодательно-нормативных требований – на территории компании или в иных допустимых местах. Это не то же самое, что хранение бумажных дубликатов во внеофисных хранилищах, поскольку такое хранение вне местоположения организации не решает задачу предоставления документов для немедленной проверки. Следовательно, подобную практику не следует поощрять.

Изучив законодательство на предмет допустимости электронного хранения, наличия явных и неявных требования к местонахождению и ограничений на передачу документов, организация сможет принять обоснованное решение о том, какие документы ей следует хранить в электронном, и какие - в бумажном виде.

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2021/01/which-records-should-we-retain-in-paper-a-global-guide-to-media-location-and-transfer-compliance/

Использование электронных документов при удаленной работе

Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» предусматривает более активное использование электронных документов в кадровом делопроизводстве как при оформлении трудовых отношений, так и при исполнении трудовых обязанностей.

Заключение трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору

Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему теперь могут заключаться путем обмена электронными документами между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем.

При заключении электронного трудового договора документы могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано представить ему их нотариально заверенные копии на бумажном носителе.

Ознакомление с документами лица, поступающего на дистанционную работу, может осуществляться также путем обмена электронными документами.

Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя

При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются:

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя;

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Мой комментарий: Требование к подписанию договоров и дополнительный соглашений УКЭП, с моей точки зрения, значительно ограничат возможности использования  таких документов - прежде всего потому, что большинство физических лиц пока не имеет средств создания усиленной электронной подписи и не горит желанием их получить.

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения в электронном виде и предусмотренной:

  • Коллективным договором;

  • Локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

  • Трудовым договором;

  • Дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения документов в электронном виде.

Мой комментарий: Работодателям придётся приложить дополнительные усилия для того, чтобы тщательно проработать процедуры взаимодействия, чтобы в случае возникновения споров было на что опереться.

При осуществлении взаимодействия дистанционного работника и работодателя:

  • Путем обмена электронными документами - стороны обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение его получения от другой стороны в установленный срок;

  • При взаимодействии в иной форме - подтверждение действий, связанных с предоставлением друг другу информации, осуществляется в установленном сторонами порядке.

С локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе;

  • Под роспись;

  • Путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником;

  • В иной форме.

В случаях, если работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить ему объяснения либо другую информацию, дистанционный работник делает это в форме электронного документа или в иной установленной сторонами форме.

В случае временной нетрудоспособности работник представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа.

Работодателю также нужно будет установить порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи:

  • С выполнением трудовой функции дистанционно;

  • С передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя.

Особенности организации труда дистанционных работников

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. В этом случае работодатель выплачивает работнику компенсацию.

Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с ним по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.

Трудовой договор также может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

В случае, если ознакомление работника с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора, осуществляется в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня его издания направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Мой комментарий: С моей точки зрения, значительная часть норм, связанных с использованием электронных документов, позволяет использовать их достаточно гибко и может заметно расширить сферу их применения в кадровом делопроизводстве. Однако значительную часть их, как мне кажется, будут составлять электронные документы, для которых отсутствует требования подписания УКЭП, поскольку у большинства работников нет УКЭП, и нет обязанности её получать.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=370070

вторник, 6 апреля 2021 г.

Какие документы мы должны хранить на бумаге? Глобальное руководство по соблюдению требований к носителям информации, местонахождению и передаче документов, часть 1

Данная статья Тома Кори (Tom Corey – на фото) была опубликована 20 января 2021 года на сайте журнала международной ассоциации cспециалистов по управлению документами и информацией ARMA International.

«Просто скажите мне, какие документы мы должны хранить на бумаге!» - это обычное проявление разочарования среди специалистов по управлению документами и полномасштабному управлению информацией. Лица, ответственные за ведение и представление документов, предпочитают сохранять и передавать свои документы с использованием наиболее эффективного метода хранения, но не хотят при этом нарушать закон, сохраняя информацию в незаконном формате.

Цель данной статьи – дать специалистам по управлению документами и информацией рекомендации, помогающие определить, какие документы они должны хранить в бумажном виде, а какие могут храниться в электронном виде. Такого рода анализ включает понимание того, как документы используются, - наряду с соответствующими законами и нормативными актами, затрагивающими управление документами.

По этой причине данная статья побуждает организации, сталкивающиеся с вопросом о хранении своих документов в глобальном масштабе в бумажном или электронном виде, учитывать следующие три фактора при принятии решения о том, на каких носителях сохранять документы:

  • Правовая допустимость электронных документов,

  • Специфические требования к местонахождению документов,

  • Национальные ограничения на передачу данных.

Помимо объяснения процесса определения того, какие документы организация должна хранить на бумаге, а какие могут храниться в электронном виде, в данной статье приведен высокоуровневый обзор нормативно-правовой базы США и ещё более 80 стран, помогающий исполнять законодательно-нормативные требования, связанные с носителями информации, местонахождением и передачей документов и информации.

Методология исследования

Представленная здесь информация является результатом глобального анализа законов и нормативных актов 80 стран, затрагивающих вопросы управления документами. В ходе исследования главное внимание уделялось базовым законам и нормативным актам, регламентирующим хранение бухгалтерских, кадровых, налоговых и договорных документов.

В ходе анализа определялось, используется ли в нормативно-правовых актах язык, который указывает на то, какие носители информации могут или должны использоваться, и выявлялись требования, связанные с местонахождением и возможностью проверки этих документов. Также входе исследования обращалось внимание на то, допускают ли эти законы передачу данных, и изучались требования и ограничения на передачу данных, вытекающие из законов о защите неприкосновенности частной жизни и персональных данных. Исследование материалов по всем 80 странам проводилось в 2020 году.

Хранение документов в бумажном и электронном виде в США

В США в общем случае допускается создание и хранение информации в электронном виде, при условии, что сохраняется целостность информации. Под целостностью, как правило, понимается то, что содержащаяся в документах информация после их создания или получения не может быть изменена, и не может быть измён состав документов.

Есть несколько подразумеваемых по умолчанию исключений, когда документы должны сохраняться в исходном бумажном формате - это, например, документы о наследстве (завещания, доверенности на управление имуществом (trusts)); нотариально заверенные контракты с рельефными печатями; документы, подтверждающие право собственности (titles), и оборотные/обращающиеся кредитно-денежные инструменты (например, чеки и переуступаемые векселя). В этих исключительных случаях нет прямого требования сохранять документы в бумажном виде. Вместо этого есть понимание того, как используются эти документы и материалы, и осознаётся польза от их хранения на бумаге или в их первоначальной форме. Одно из правил, которым следует следовать в США, заключается в следующем: если ценность документа связана с владением этим документом, то Вам следует сохранять именно оригинал документа; отсканированной или электронной копии будет недостаточно.

Глобальный анализ: Допускаются ли электронные документы?

В зарубежном законодательстве редко прямо говорится, что документ должен сохраняться в бумажной форме. Напротив, когда допускается использование электронных документов, то в законах обычно прямо говорится о допустимости их использования или о допустимости использования любых носителей информации (включая электронные и бумажные). Почти в каждом случае, когда допускается использование электронных документов, закон или нормативный акт требует, чтобы (1) сохранялась целостность информации, и (2) организация была способна распечатать информацию.

Документы бухгалтерского учёта

Типичные документы бухгалтерского учёта с наибольшей вероятностью могут управляться в электронном виде. Ниже приводится разбивка 80 стран по категориям в зависимости от того, в какой мере их законодательство допускает хранение бухгалтерских документов в электронном формате.

В число стран, которые обычно разрешают хранение документов и материалов бухгалтерского учёта  в электронном формате, входят:

Албания, Алжир, Аргентина, Армения, Австралия, Бразилия, Канада, Китай (КНР), Колумбия, Чехия, Дания, Финляндия, Габон, Гана, Греция, Гватемала, Индия, Индонезия, Ирландия, Италия, Япония, Иордания, Казахстан, Кения, Косово, Литва, Люксембург, Мадагаскар, Малайзия, Норвегия, Панама, Филиппины, Польша, Португалия, Румыния, Россия, Саудовская Аравия, Сингапур, Словакия, Южная Африка, Южная Корея, Испания, Шри Ланка, Швеция, Швейцария, Тайвань, Турция, Уганда, Украина, Объединенные Арабские Эмираты, Великобритания, Узбекистан и Вьетнам.

В число стран, которые разрешают хранение документов и материалов бухгалтерского учёта в электронной форме, однако требуют, чтобы эта форма была «оригинальной», той, в которой документ или материал был создан, входят:

Босния, Доминиканская Республика, Франция, Грузия, Германия, Мексика, Черногория и Сербия.

В число стран с уникальными требованиями к электронным документам и материалам бухгалтерского учёта, входят:

  • Сальвадор, где требуется получать предварительное разрешение на хранение документов в электронном формате; и

  • Голландия, где требуется хранить в бумажном виде бухгалтерский баланс (Balance Sheet) и отчеты о финансовых результатах деятельности (Profit and Loss Account Income Statements), но разрешается хранить все остальные бухгалтерские документы в электронном виде.

В число стран, которые не разрешают хранение документов и материалов бухгалтерского учёта в электронном виде или же прямо требуют хранить их бумажные экземпляры, входят:

Чили, Египет, Эфиопия, Монголия, Марокко, Таиланд и Тунис.

В число стран, в законодательстве которых о бухгалтерском учете отсутствуют требования к носителям информации, входят:

Камбоджа, Коста-Рика, Гайана, Ямайка, Ливан, Нигерия, Перу, Сьерра-Леоне, Суринам и Танзания.

Обзор по 80 странам показывает, что в большинстве стран допускается электронное хранение бухгалтерских документов. Десять стран никак не регламентируют этот вопрос, а семь стран требуют, чтобы информация хранилась в бумажном виде (формулировки вроде «сшитые книги и журналы») и не допускают хранение документов бухгалтерского учёта в электронном виде.

Ещё в восьми странах разрешено хранение бухгалтерских документов в электронном виде, но только в том электронном формате, в котором документ был изначально создан. По сути, это требование о том, чтобы организации сохраняли сведения бухгалтерского учёта в их исходной форме, что может включать их сохранение в исходном компьютерном формате (например, в Германии).

Документы налогового учёта

Хотя относящимся к налоговому учёту документам в тех же странах могут устанавливаться иные сроки хранения, и эти документы могут использоваться для иных целей, - требования к носителям информации для них аналогичны требованиям к бухгалтерским документам. Фактически, во многих случаях законы и нормативные акты о налоговом учёте по вопросам использования носителей информации ссылаются на законы и нормативные акты о бухгалтерском учёте.

В Евросоюзе для счетов-фактур, отражающих налогом на добавленную стоимость, может потребоваться краткосрочное хранение бумажных оригиналов с целью получения возмещения НДС. В соответствии с Тринадцатой директивой Совета Европы 86/560/EEC (см. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A31986L0560 ), возможно возмещение НДС, уплаченного налогоплательщики, зарегистрированными вне территории Евросоюза. Многие стран-члены Евросоюза требуют предоставления оригиналов счетов-фактур для получения полагающегося возмещения НДС.

Контракты

За некоторыми исключениями, законы и нормативные акты не требуют сохранения контрактов. Хотя сохранение контрактов имеет смысл для анализа обязательств и снижения судебных рисков, в то же время решение о сохранении такой информации является исключительно деловым решением.

Таким образом, вопрос о том, что сохранять – бумажный экземпляр или отсканированную электронную копию - также является деловым решением. В некоторых случаях оригинальные / бумажные экземпляры имеют дополнительную ценность. В качестве примеров можно назвать контракты с печатями, аннотациями или рукописными пометками; или же контракты, которые могут быть переуступлены. Другие виды контрактов, такие, как заказы на поставку или большинство технических заданий, не имеют особой ценности в их бумажной / оригинальной форме, при условии, что сохраняется целостность [электронного экземпляра/копии – Н.Х.] документа.

(Окончание следует. см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/2_0145821944.html )

Том Кори (Tom Corey)

Источник: сайт ARMA International
https://magazine.arma.org/2021/01/which-records-should-we-retain-in-paper-a-global-guide-to-media-location-and-transfer-compliance/

Новые положения Трудового Кодекса об удаленной работе

Пандемия серьёзно ускорила решение ряда вопросов, связанных с организацией удаленной работы и использованием электронных документов в трудовых отношениях. Федеральный закон от 8 декабря 2020 года №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» вступил в силу с 1 января 2021 года.

Статья 312.1. Общие положения

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно (ст.312):

  • На постоянной основе (в течение срока действия трудового договора);

  • Временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к нему срока, не превышающего шести месяцев;

  • Периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте).

Согласно новым положениям, под дистанционным работником понимается работник:

  • Заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к нему о дистанционной работе, указанные в части второй настоящей статьи;

  • Работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем.

Изложены в новой редакции:

  • Статья 312.2. Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно;

  • Статья 312.3. Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя;

  • Статья 312.4. Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника;

  • Статья 312.5. Дополнительные гарантии по оплате труда дистанционного работника.

Кодекс также дополнен новыми статьями:

  • Статья 312.6. Особенности организации труда дистанционных работников;

  • Статья 312.7. Особенности охраны труда дистанционных работников;

  • Статья 312.8. Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником;

  • Статья 312.9. Порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Мой комментарий: Отмечу, что новые нормы, с моей точки зрения, достаточно вдумчиво проработаны и позволяют организовать процесс документационного взаимодействия работодателя и работника так, как им это удобно. О самых важных нововведениях я планирую рассказать в отдельных постах.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=370070

понедельник, 5 апреля 2021 г.

ИСО: Рассматривается вопрос о разработке модели для оценки зрелости способности управлять документами

В настоящее время в профильном подкомитете ИСО по вопросам управления документами TC46/SC11 идёт голосование по поводу открытия нового проекта ISO/NP TS 7126 «Информация и документация – Модель для оценки зрелости способности управлять документами» (Information and documentation - Records management capability assessment model), выполнять который будет специально под него созданная рабочая группа WG20.

Распространенный в подкомитете текст проекта документа очень похож на стандарт ISO/IEC 29190:2015 «Информационные технологии - Методы и средства обеспечения безопасности - Модель оценки способности обеспечить неприкосновенность частной жизни» (Information technology - Security techniques - Privacy capability assessment model), см. https://www.iso.org/standard/45269.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:29190:ed-1:v1:en - о нём см. также http://rusrim.blogspot.com/2014/07/isoiec-29190.html ).

В принципе, это неплохая отправная точка – при условии, что разработчики не поддадутся соблазну как можно скорее выдать документ «на-гора», и всерьёз подумают о том, какую специфику имеет оценка способности управлять документами в сравнении с оценкой способности обеспечить неприкосновенность частной жизни.

Данный документ станет высокоуровневым руководством для организаций по вопросам проведения ими оценки своих возможностей в плане менеджмента процессов управления документами. В нём, в частности:

  • описаны процессы оценки, используемые для определения способности организации осуществлять менеджмент процессов управления документами;

  • определен набор уровней способности выполнять процессы управления документами;

  • даны рекомендации в отношении ключевых аспектов процессов, по которым следует оценивать способность выполнять процессы управления документами;

  • даны рекомендации для специалистов, осуществляющих оценку процессов;

  • даны рекомендации о том, как интегрировать оценку способности выполнять процессы управления документами в деловую деятельность организаций.

Необходимость в подобном документе обосновывается тем, что хотя стандарты серии ISO 30300 дают возможность оценивать соответствие требованиям системы менеджмента документов, в них нет рекомендаций о том, как разработать модель способности (capability model) для оценки способности выполнять процессы управления документами.

Предполагаемая структура документа следующая:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Термины и определения
3. Методология
4. Процесс оценки способности
5. Пример подхода на основе деловых функций
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/81594.html?browse=tc

Экологическая информация становится общедоступной

Федеральный закон от 9 марта 2021 года №39-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об охране окружающей среды» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» ввел новые нормы в отношении экологической информации.

Статья 1 федерального закона от 10 января 2002 года №7-ФЗ «Об охране окружающей среды» дополнена новым понятием:

Статья 1. Основные понятия

«информация о состоянии окружающей среды (экологическая информация)
- сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления об
окружающей среде, в том числе о ретроспективном, текущем и прогнозируемом
состоянии окружающей среды, ее загрязнении, происходящих в ней процессах
и явлениях, а также о воздействии на окружающую среду осуществляемой и
планируемой хозяйственной и иной деятельности, о проводимых и планируемых
мероприятиях в области охраны окружающей среды.»

В закон «Об охране окружающей среды» введена новая статья 4.3 «Информация о состоянии окружающей среды (экологическая информация)». Согласно положениям данной статьи, информация о состоянии окружающей среды (экологическая информация) является общедоступной информацией, к которой не может быть ограничен доступ, за исключением информации, отнесенной законодательством РФ к государственной тайне (п.1).

Информация, обладателями которой являются федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления, предоставляется ими в порядке, установленном федеральным законом от 9 февраля 2009 года №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», с учетом особенностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом (п.2).

Федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления или уполномоченные ими организации размещают на официальных сайтах в сети «Интернет» или с помощью государственных и муниципальных информационных систем информацию о состоянии окружающей среды (экологическую информацию) в форме открытых данных, содержащую, в том числе, сведения (сообщения, данные) (п.3):

  • О состоянии и загрязнении окружающей среды, включая состояние и загрязнение атмосферного воздуха, поверхностных вод водных объектов, почв;

  • О радиационной обстановке;

  • О стационарных источниках, об уровне и (или) объеме или о массе выбросов, сбросов загрязняющих веществ;

  • Об обращении с отходами производства и потребления;

  • О мероприятиях по снижению негативного воздействия на окружающую среду.

Правила размещения и обновления информации на официальных сайтах в сети «Интернет» или с помощью государственных и муниципальных информационных систем, в том числе содержание и форма ее размещения, утверждаются Правительством РФ (п.4).

Информация предоставляется на безвозмездной основе, если иное не установлено федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", законодательством Российской Федерации в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.» (п.5):

  • Гражданам;

  • Юридическим лицам;

  • Индивидуальным предпринимателям;

  • Общественным объединениям;

  • Некоммерческим организациям.

К полномочиям органов государственной власти Российской Федерации в сфере отношений, связанных с охраной окружающей среды (ст.5), теперь отнесено:

«утверждение правил размещения и обновления федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления или уполномоченными ими организациями информации о состоянии окружающей среды (экологической информации) на официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или с помощью государственных и муниципальных информационных систем, в том числе содержание информации о состоянии окружающей среды (экологической информации) и форма ее размещения.»

Одновременно внесены следующие изменения в некоторые другие взаимосвязанные законы:

  • В части первой статьи 7 Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 года №5485-I «О государственной тайне» установлено, что сведения «составляющие информацию о состоянии окружающей среды (экологическую информацию)» не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию;

  • В статье 5 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне» установлено, что сведения «составляющих информацию о состоянии окружающей среды (экологическую информацию)» не могут составлять коммерческую тайну.

  • В пункте 2 части 4 статьи 8 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» уточнено, что у экологической информации не может быть ограничен доступ.

Мой комментарий: Специалисты оборонных отраслей хорошо знают, как обработка детальных сведений об экологии часто позволяет выявлять информацию, вполне заслуженно относимую к государственной и военной тайне. Законодателям следовало проявить здесь бдительность и более чётко сказать, какая экологическая информация безусловно является открытой, какая – может быть раскрыта после проведения экспертизы, и какая должна быть засекречена; а также предусмотреть возможность, при наличии уважительных причин, временного ограничения доступа к определенным видам информации.

Как мне кажется, требование к размещению информации в интернете только в формате открытых данных, мягко говоря, недодуманное. Такая информация должна размещаться и в других форматах, и/или в виде надлежащим образом оформленных официальных документов если это удобно для пользователей. В любом случае, глупо требовать от государственных органов размещать информацию в том виде, в котором они её сами не создают, не получают и не используют – это ляжет неоправданным бременем на государственные органы и почти наверняка приведёт к пустой растрате государственных средств.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=378689

воскресенье, 4 апреля 2021 г.

ИСО/МЭК: Обсуждается открытие нового проекта ISO/IEC NP 6643 «Функциональная архитектура и процедуры управления данными транзакций для блокчейн-сетей»

Согласно сведениям из новостной рассылки ИСО, к разработке стандартов, связанных с технологиями блокчейна и распределенных реестров, подключился технический подкомитет ИСО/МЭК JTC1/SC6 «Телекоммуникации и обмен информацией между системами» (Telecommunications and information exchange between systems), см. https://www.iso.org/committee/45072.html .  В настоящее время идёт голосование о включении в план работ предложенного Южной Кореей проекта стандарта ISO/IEC NP 6643 «Функциональная архитектура и процедуры управления данными транзакций для блокчейн-сетей» (Functional architecture and procedures for transaction data control for Blockchain networks).

Есть основания предположить, что в основу стандарта лягут результаты исследований, описанные в статье группы авторов, в которую вошли Лэй Ханг (Lei Hang), Фейсал Джамиль (Faisal Jamil), Цзинь Вэньцюань (Wenquan Jin), Хён-Кук Кан (Hyun-Kook Kahng), Суён Ким (Suyeon Kim) и Do-Hyeun Kim (До-Хён Ким), под названием «Управление транзакционными данными для блокчейн-сетей» (Transaction Data Control for Blockchain Networks). Данная статья объёмом 8 страниц была опубликована в трудах 4-й Международной конференции по междисциплинарным исследованиям в сфере компьютерных наук, психологии и образования (4th International Conference on Interdisciplinary research on Computer science, Psychology, and Education, ICICPE’ 2020), прошедшей в 2020 году в Корее. Статья доступна на странице по адресу https://www.researchgate.net/publication/348210683_Transaction_Data_Control_for_Blockchain_Networks
 
В обосновании проекта, в частности, отмечается:

«Данный стандарт описывает функциональную архитектуру и процедуры управления данными транзакций с целью повышения производительности блокчейн-сетей. Документ определяет соответствующие функциональные объекты для управления данными транзакций и мониторинга потока транзакций, которые используются для анализа состояния блокчейн-сети и предотвращения «пробок» (traffic congestion) в блокчейн-сетях. В нём описывается диспетчер управления данными транзакций, используемый для регулирования потока трафика транзакций в соответствии с показателями производительности блокчейна, такими, как пропускная способность и задержка, рассчитываемые расходомером транзакций. Данный стандарт описывает функции автоматического управления данными транзакций в режиме реального времени.

Блокчейн - это технология, которая потенциально может быть использована для переноса бремени обработки с централизованных на защищённые децентрализованные решения. Ожидается, что блокчейн-сети окажут значительное влияние на ряд отраслей. Есть, однако, одна проблема, сдерживающая их внедрение - это их ограниченная пропускная способность для транзакций, особенно по сравнению с известными решениями, такими как системы распределенных баз данных. К настоящему времени блокчейн-сети едва вышли на достаточный для оперативной работы уровень производительности и столкнулись с узким местом при обеспечении желаемого числа транзакций в секунду (TPS) из-за ограниченного потока транзакций, поддерживаемого ими. Таким образом, обеспечение производительности является критически-важной проблемой, поскольку для коммерческих приложений требуется высокопроизводительный блокчейн, чтобы преодолеть ограничения по производительности и обеспечить обработку запросов от пользователей со всего мира. Решение проблемы производительности блокчейна, проявляющейся в низком TPS и большой задержки, является жизненно необходимым для обеспечения эффективной обработки реальных транзакций. Соответственно, нам нужен основанный на технологии управления данными транзакций подход для того, чтобы предотвратить пробки в трафике, низкую пропускную способность и длительную задержку многих транзакций во всей блокчейн-сети.

Разработка нового стандарта необходима для того, чтобы новое решение дало возможность устранить существующие недостатки блокчейнов. Сейчас как раз подходящее время для разработки стандарта, предлагающего решения, позволяющие повысить производительность сети за счет значительного уменьшения «пробок» в трафике, с тем, чтобы максимизировать TPS и минимизировать задержку в блокчейн-сетях. Этот стандарт будет определять эталонную архитектуру для управления данными транзакций, менеджмент управления транзакциями и мониторинг потока транзакций в блокчейне для целей регулирования данных транзакций в соответствии с показателями производительности блокчейна, такими, как пропускная способность, задержка и потребление ресурсов. Эта технология должна быть в достаточной степени масштабируемой, чтобы её можно было применять в любых существующих блокчейн-сетях.»

Мой комментарий: Лично я с настороженностью отношусь к стандартизации (особенно на достаточно низком уровне детальных технологических решений) в быстро развивающихся областях – слишком уже велика вероятность ошибиться и закрепить не лучшее или не везде применимое решение …

Источник: сайт ResearchGate
https://www.researchgate.net/publication/348210683_Transaction_Data_Control_for_Blockchain_Networks
https://www.researchgate.net/publication/348210683_Transaction_Data_Control_for_Blockchain_Networks/link/5ff3acfc299bf14088700a7e/download

Судебная практика: Удаленная работа и ее документирование, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1.html )

Позиция Пресненского районного суда города Москвы, круг второй

Пресненский районный суд города Москвы в октябре 2019 года рассмотрел дело №02-7823/2019 - и на этот раз ему пришлось давать оценку представленным гражданином доказательствам.

Суд, принял во внимание и подробные показания допрошенных в ходе судебного заседания двух свидетелей, а также показания свидетеля, занимавшего ранее должность главного эксперта, который подтвердил, что гражданин переводился на дистанционную работу и был включен в список работников, предложенных к переводу на удаленную работу, и пришел к выводу о неправомерности увольнения истца с работы.

Суд изучил распоряжение общества, в котором в целях обеспечения плана мероприятий по снижению расходов и оптимизации рабочих мест в центральном офисе ответственным лицам поставлена задача подготовить список сотрудников, готовых к удаленной работе по месту жительства, с указанием критериев, которым должны отвечать такие сотрудники, а также служебную записку на имя начальника отдела по работе со станциями технического обслуживания автомобилей о согласовании перевода гражданина на удаленную работу с сохранением должности и оклада. В служебной записке было указано на то, что перевод данного работника осуществляется согласно программе оптимизации рабочих мест в центральном офисе, он обладает необходимыми навыками и опытом для работы удаленно и дал свое согласие на перевод на работу в таких условиях. В служебной записке имеется отметка о согласовании перевода работника с начальником отдела по работе со станциями технического обслуживания автомобилей путем проставления на служебной записке соответствующей резолюции.

На это раз суд подчеркнул, что соответствующего Дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора к трудовому договору работодателем в нарушение действующего законодательства не заключалось, тогда как, в ходе судебного заседания достоверно установлено, что по предложению работодателя сотрудник исполнял трудовые обязанности дистанционно по месту своего проживания путем предоставления ему удаленного доступа к рабочей системе, в которой он получал и выполнял рабочие задания. Рабочие вопросы решались через электронную переписку, ему был предоставлен адрес корпоративной электронной почты.

Даже после смены места жительства работодатель не возражал против изменения фактического места его работы. При этом сотрудник продолжал дистанционно исполнять свои трудовые обязанности по новому месту жительства до дня увольнения, в табеле учета рабочего времени работнику за исключением вменяемых дней прогула ставился «выход», тогда как в офисе работник фактически отсутствовал.
 
Суд отметил, что оснований для издания спорного приказа у работодателя не имелось, поскольку факт прогула в спорный период не подтвердился в ходе рассмотрения дела, поскольку работник в офисе работодателя отсутствовал на законных основаниях с ведома работодателя и по его поручению.

По мнению суда, следует считать заключенным и не оформленное в письменной форме соглашение сторон об изменении определенных сторонами условий трудового договора, - между тем, работодатель надлежащим образом не оформил изменения условий работы (перевод его на удаленную работу вне места нахождения работодателя). Допущение сотрудника к выполнению работы дистанционно и принятие работодателем результатов его работы достоверно установлено в ходе рассмотрения дела, подтверждено показаниями допрошенных  свидетелей, не доверять которым у суда оснований не имеется,  поскольку они последовательны, непротиворечивы и согласуются между собой, а также с иными доказательствами по делу.

Суд также отметил, что у работодателя имелись претензии к работе, но дисциплинарных взысканий ранее (до увольнения) к сотруднику не применялись. Возможность применения к сотруднику менее строгого вида дисциплинарного взыскания у работодателя имелась.

По мнению суда, работодатель не доказал ни наличия у него законного основания для увольнения истца, ни то, что при его увольнении учитывалась тяжесть совершенного истцом проступка, обстоятельства его совершения, предшествовавшее истца и его отношение к труду.

Представленные стороной ответчика доказательства не опровергают довод истца о том, что он переводился на удаленную работу, с ведома работодателя и по его поручению, совокупностью доказательств достоверно установлен факт того, что он осуществлял свои трудовые обязанности дистанционно, длительный период времени, в табеле учета рабочего времени ему ставился выход на работу.

Ссылку ответчика о том, что истец был переведен на удаленную работу неуполномоченным лицом, суд находит несостоятельной, поскольку на протяжении девяти лет ответчик учитывал отработанное истцом время в табеле учета рабочего времени, начислял и выплачивал ему заработную плату и премии, оформлял отпуска и больничные и на протяжении всего этого времени у ответчика не возникало к истцу вопросов о том, почему он отсутствует в офисе, доказательств обратного не представлено.

В качестве доказательств того, что при увольнении работодателем были учтены тяжесть совершенного сотрудником проступка, обстоятельства его совершения, предшествовавшее отношение сотруднику к труду, работодатель представил протокол, из которого, по его мнению, следует, что сотрудник ненадлежащим образом исполнял свои трудовые обязанности. Ненадлежащее исполнение им своих обязанностей, с точки зрения работодателя, выражается в том, что он якобы не каждый день входил в электронную базу данных.

Также ответчик указывает, что в некоторые периоды в январе, феврале, марте сотрудник по несколько дней вообще не входил в базу «...». Между тем, суд принял во внимание, что спорные периоды относятся к периоду нетрудоспособности сотрудника, что подтверждается материалами дела: табелями учета рабочего времени, а также листами нетрудоспособности, из которых следует, что он в указанные ответчиком периоды был временно нетрудоспособен.

Более того, обязанности находиться в базе на протяжении восьми часов в день у сотрудника не было, равно как и не было необходимости отмечаться в данной базе в начале и конце рабочего дня, что подтвердил в ходе рассмотрения дела представитель работодателя.

Каких-либо претензий относительно ухудшения качества работы или количества обработанных убытков сотруднику от работодателя не поступало. Доказательств того, что у сотрудника была работа, а он ее не делал, в материалах дела не имеется.

К дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей он не привлекался.

На этом основании суд пришел к выводу о том, что факт ненадлежащей работы истца ответчиком в ходе судебного заседания не доказан.

Суд признал незаконным и отменил приказ общества СПАО «РЕСО-Гарантия» и восстановить сотрудника на работе в должности эксперта 1 категории с 9 апреля 2018 года», взыскал в пользу сотрудника средний заработок за время вынужденного прогула в размере более 1,5 млн. рублей, компенсацию морального вреда в размере 7 тыс. рублей.

Суд обязал исключить запись об увольнении из трудовой книжки и оформить дубликат трудовой книжки без записи об увольнении.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в марте 2020 года (апелляционное определение №33-11871/2020) постановила оставить без изменения решение Пресненского районного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу СПАО «РЕСО-Гарантия» - без удовлетворения.

Мой комментарий: Отмечу, что федеральный закон от 8 декабря 2020 г. №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях», который вступил в силу с 1 января 2021 года, установил требования, которые должны соблюдать как работодатель, так и работники при удаленной работе.

В данном случае хочется отметить два момента: суды в круге первом отнеслись к спору формально, что серьёзно огорчает, так как не каждый гражданин решится дойти до Верховного суда РФ.  

Кроме того, это дело наглядно демонстрирует, что суды в качестве доказательств при рассмотрении дела принимали электронную переписку и документированную информацию из деловой системы работодателя.

Источники: сайт Пресненского районного суда г. Москвы / сайт Московского городского суда
https://mos-gorsud.ru/rs/presnenskij/cases/docs/content/f491be42-f482-43c7-b0ee-7bea38b61622
https://mos-gorsud.ru/rs/presnenskij/cases/docs/content/2146f8c4-c953-4ea6-9ec2-5d2747ee964f