Традиция работы с государственными документами подразумевает, что государственные органы являются создателями и хранителями документов и что это имеет место на всех уровнях государственного управления. Также подразумеваются доступность для общественности и подотчетность – то, что документы существуют для использования их гражданами.
Таким образом, архивные документы сохраняются не просто исходя из неких теоретических соображений, а чтобы быть доступными для любого желающего их просмотреть. Эта традиция отражена в Конституции США, которая, например, требует от Конгресса вести журнал.
Один из проблемных аспектов отслеживания государственных документов в Соединенных Штатах заключается в том, что государственные архивы развивались медленно, вследствие чего государственные документы часто оседали в негосударственных хранилищах. Так, например, Национальные Архивы США были созданы в 1934 году, Городской архив Нью-Йорка (New York City Municipal Archives) - в 1950 году, а Городской архив Филадельфии (Philadelphia City Archives) - в 1952 году.
Многие государственные архивы штатов США существуют гораздо дольше, хотя это верно и не для всех штатов. Документы административных округов (counties) часто хранятся местными историческими обществами, где к ним относятся так же, как к рукописям, и где существует разрыв между генеалогическим подходом к управлению документами и местными органами власти, которые эти документы создают.
Другими словами, государственные документы сохраняются в качестве свидетельств / доказательств и для обеспечения общественного доверия, однако вторичные исследования часто проводятся по иным причинам.
Еще одним аспектом управления государственными документами является то, что на большинстве уровней государственного управления существуют три ветви власти. В результате государственные архивы склонны уделять основное внимание органам исполнительной власти, и меньшее внимание - законодательной и судебной ветвям власти. В результате вопрос о том, кто является официальным владельцев документов различных ветвей власти, часто оказывается запутанным.
Роль управления документами
Объемы и многообразие государственных документов пугают, равно как и количество материала, с которым архивистам приходится иметь дело. В результате большинство архивов при выявлении имеющих непреходящую ценность документов в значительной степени полагаются на службы управления документами. Проведение инвентаризации документов, создание перечней видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, и надзор над регулярной передачей документов на архивное хранение - распространенные способы выявления государственных документов, имеющих непреходящую ценность, и организации их передачи в архивы. Несмотря на разграничение сфер деятельности, службы управления документами и архивы полагаются друг на друга на протяжении всего жизненного цикла документов.
Указания по срокам хранения и действиям по их истечении обычно устанавливаются на уровне серий документов (серию можно рассматривать как аналог позиции в номенклатуре дел в российской традиции – Н.Х.). Это приводит к применению подхода «снизу вверх», который может оказаться неподъёмным, особенно когда речь идёт о массивах электронных документах, часто объединяющих несколько традиционных серий. Чтобы способствовать принятию более качественных решений при установлении сроков хранения, были разработаны такие стратегии, как функциональный анализ.
Функциональный анализ
При функциональном анализе приоритет отдаётся экспертизе ценности и обработке на основе важности деловых функций подразделения в организации. Модель функций включает в себя три уровня: высокоуровневые функции государственного управления (которые являются весьма широкими, например, обеспечение закона и порядка), функции органа государственной власти (которые детализируются дальше - например, администрации судов и исправительные учреждений), и деловые функции (более детализированные функции органа государственной власти - например, условно-досрочное освобождение в рамках системы исправительных учреждений).
Функциональный анализ может проводиться поэтапно. В рамках предварительного изучения собирается исходная информация о роли и целях организации и о соответствующих критических факторах. Затем в рамках анализа отдельных видов деловой деятельности определяются функции, действия и транзакции. Архивисты и специалисты по управлению документами могут выявить требования к ведению документации, проанализировать существующие системы и определить стратегии. В конечном итоге они могут разработать и внедрить систему управления документами и провести анализ по итогам внедрения.
При наличии у ИТ-специалистов соответствующих возможностей, они могут контролировать процесс создания документов, обеспечивать прямую связь документов с функциями, устанавливать сроки хранения, определять порядок обработки и меры контроля. Однако для большинства организаций нехарактерно участие архивистов на этапе создания системы.
Этапы функционального анализа похожи на этапы управления документами, однако они имею место на более высоком уровне, и относятся к организации, а не к документам.
Мой комментарий: Функциональный анализ противостоит традиционному структурному подходу. При функциональном анализе основное внимание обращается не на структуру организации и уже затем на функции структурных подразделений, - а на выполняемые деловые функции, вне зависимости от того, какие подразделения в это вовлечены. В очень стабильных, медленно меняющихся организациях оба подхода дают практически одни и те же результаты, а вот в условиях быстрых перемен функциональных подход более гибок, работает намного лучше и требует меньших трудозатрат.
Демократия в действии
Государственные архивы и архивные документы - это примеры демократии в действии. Они позволяют гражданам получать доступ к документам, которые непосредственным образом влияют на их повседневную жизнь. В тандеме со специалистами по управлению документами архивисты привносят порядок в хаос, обеспечивая сохранность имеющих непреходящую ценность государственных документов.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/government-archives-democracy-in-action/
Комментариев нет:
Отправить комментарий