Как добиться поддержки генеральным и финансовым директорами Вашей программы управления документами? Сформулировать ответ на этот вопрос несложно, сложно добиться единодушного согласия с ним, - и это ответ не найти ни в одной из программ, которые я когда-либо видел.
Чтобы заручиться поддержкой Вашего финансового директора (CFO) и генерального директора (CEO), необходимо иметь согласованную моделью определения ценности информации, которую Вы храните.
Единственными людьми, чьё согласие с моделью определения ценности способно повлиять на деятельность организации, вероятно, будут Ваш генеральный и финансовый директора (или лица, занимающие эквивалентные должности).
В нашей отрасли сейчас так много говорят о документах, информации и данных как о «крови» и «новой нефти», - и о том, как организации не могут прожить без нас.
- Стоимость крови - 210 долларов США за упаковку;
- Цена сырой нефти сегодня составляет 82,21 доллара за баррель;
- Цена негодной информации и плохой практики управления документами в Вашей организации составляет – … (сколько?) Будет ли это сумма стоимостей приводимых аналогий (крови, нефти) т.е. 292,21 доллара?
Если бы ущерб от утраты одного документа составлял 85 долларов, мы бы относились к ней так, как если бы он стоил 85 долларов. Тогда мы бы знали, что короб, содержащий 100 документов, стоит 8500 долларов, - поэтому его хранение может на самом деле быть экономически оправдано.
Наши финансовые отделы отреагируют на это так же, как и на недостающие 9 долларов в выписке по вашей кредитной карте, которые, как Вы уверены, Вы не тратили.
Мы могли бы посылать руководителям счета за утрату документов или за их неправильное размещение в системе управления документами, и заставить их отнестись к этому серьёзно, - потому что такая оценка ценности документов была согласована с генеральным директором и/или финансовым директорами.
Модели определения ценности прекрасны еще и тем, что не существует единого способа оценки информации, который бы устраивал всех и каждого.
Для одних учреждений будет иметь большое значение стоимость замены информации. Для других – какие-то виды метрик производительности или рыночная стоимость. Может учитываться в каком-то виде непреходящая историческая ценность или репутационная ценность для организации, и то, как, как это может повлиять на дееспособность организации. Мы также можем показать, что определённая информация является активом, а кое-какая – балластом / пассивом, - и поработать в проектах, исходя из их способности повысить ценность информационного актива.
Это всё потому, что контекст имеет значение.
Документ, захваченный в систему, которая позволяет нам автоматически доставить его нуждающемуся в этом документе представителю службы поддержки клиентов, имеет более высокую ценность, чем документ, хранимый так, что доступ к нему может быть получен лишь через два дня.
По своей сути, это вопрос стратегического управления информацией (information governance).
Стратегическое управление всегда связано с распределением в организации полномочий по принятию решений.
На данный момент никто не принимает решений о ценности информации в их организации с финансовой точки зрения.
Чему же тогда удивляться, если к нашей деятельности относятся как к затратной и не приносящей отдачи, а наши бюджеты постоянно сокращаются?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-get-your-cfo-and-ceo-to-support
Комментариев нет:
Отправить комментарий