среда, 31 марта 2021 г.

Сохранение знаний: Как вести себя с уходящими сотрудниками

Данная заметка (фактически, несколько слайдов) Стена Гарфилда (Stan Garfield – на фото) была опубликована 4 марта 2021 года на сайте компании Lucidea.

За последние 20 лет много было написано о масштабной утечке мозгов, текучести кадров и стареющей рабочей силе. Независимо от того, как это называется, проблема заключается в том, что существенные знания во многих организациях выходят за дверь и больше уже не вернутся. В этом посте обсуждается эта проблема и как её можно решать

Подразделения теряют опыт и знания по разным причинам, в числе которых:

  • Уход на пенсию: Сотрудники выходят на пенсию либо из-за возраста, либо из-за неспособности или нежелания найти новую работу;

  • Повышение по службе, перемещение и смена ролей: Люди уходят со своей работы из-за того, что переходят на новую;

  • Использование временного персонала, подрядчиков и консультантов: Для выполнения определенных ролей вместо полной занятости начинают использоваться неполный рабочий день или непостоянная занятость, что негативно влияет на преемственность;

  • Слияния, поглощения, консолидации и реорганизации: Реструктуризация организации приводит к добровольному и вынужденному уходу сотрудников;

  • Изменения в стратегии, направленности или специальности: Организации выбирают новые направления деятельности и соответственно заменяют персонал;

  • Сокращение штатов: Меры по сокращению затрат приводят к увольнениям;

  • Менталитет краткосрочной работы: Постоянные, лояльные сотрудники не ценятся и считаются чудаками, - в то время, как идёт погоня за быстрой прибылью;

  • Разочарование: Сотрудники, видя бесконечные изменения, массовые увольнения, и неудачи руководства, становятся циничными по отношению к организации;

  • Болезнь, смерть или необходимость ухода за близкими: Люди заболевают, умирают или вынуждены посвятить себя уходу за родственниками;

  • Уход на новую работу: Сотрудники находят работу в других организациях.

Пять возможных путей решения данной проблемы:

  • Обмен информацией: Попросите тех, кто может покинуть организацию, поделиться документами, идеями, находками, советами, приемами и методами;

  • Инновации: Попросите сотрудников-ветеранов предложить более эффективные способы работы на основе их опыта;

  • Повторное использование: Институционализируйте процессы для повторного использования извлечённых уроков, проверенных практик и полученных результатов;

  • Сотрудничество: Создайте условия для сотрудничества между уходящими и остающимися сотрудниками;

  • Обучение: Прикрепите учеников к опытным наставникам.

Здесь можно применить следующие десять методов управления знаниями:

  • Использование проверенной практики: Документируйте, копируйте и повторяйте;

  • Извлечённые уроки: Документируйте, анализируйте и повторно используйте;

  • Создание профессиональных сообществ: Попросите всех представителей одной специальности, от новичков до специалистов со стажем и пенсионеров, присоединиться и принять участие в их работе;

  • Анализ социальных сетей: Выявите ключевые «соединительные узды» и авторитетные ресурсы;

  • Корпоративные социальные сети: Обеспечьте возможность онлайн-общения, материалы которого можно снабжать тегами, сохранять и вести по ним поиск;

  • Видео: Записывайте учебные материалы, находки и истории, а затем заставляйте других сотрудников их смотреть;

  • Сбор документов: Добавляйте документы, снабжайте тегами и обеспечьте возможность поиска по ним;

  • Рассказывание историй: Попросите людей рассказывать истории во время общественных мероприятий, в процессе обучения и в записанных видео;

  • Стимулы: Предложите стимулы, поощряющие делиться знаниями, повторно использовать их и оставаться на связи после увольнения - особенно в качестве активных членов профессиональных сообществ;

  • Карты знаний (knowledge maps): Проведите инвентаризацию основных знаний, включая сведения о том, какие знания необходимы, кто ими располагает, как они используются и передаются.

Ниже приведены десять идей относительно того, как сохранять знания организации:

  • Убедитесь, что у Вас действует программа управления знаниями. Не ждите до последнего момента, когда люди вот-вот уйдут на пенсию или покинут организацию;

  • Сохраняйте в архиве собранные профессиональными сообществами наработки и материалы проведенных дискуссий;

  • Попросите своих идеологов разработать учебные курсы по их специальностям;

  • Предложите стимулы за подготовку персональных руководств по процессам, контактам и контенту;

  • Проведите собеседования с использованием видео и используемых профессиональными сообществами инструментов общения, чтобы собрать истории, инструкции и рекомендации;

  • Попросите людей представить десять наиболее часто используемых ими документов;

  • Составьте карту знаний с целью определить источники знаний, их потоки и ограничения;

  • Как можно раньше до ухода опытных сотрудников сформируйте пары наставник / ученик;

  • Проведите семинары по «передаче эстафеты», в ходе которых уходящие сотрудники могли бы поделиться своим опытом и ответить на вопросы;

  • Сформируйте сообщество бывших сотрудников организации и дайте возможность пенсионерам продолжать участвовать в деятельности сообществ до тех пор, пока они в силах вносить свой вклад.

Стен Гарфилд (Stan Garfield)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/knowledge-retention-how-to-deal-with-a-departing-workforce/

Ответ на вопрос коллеги: Простая электронная подпись и хранение электронных документов, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/2_30.html )

Как обеспечить читаемость документа через какое-то время?

Учитывая, что речь идет о документах, подтверждающих трудовые и пенсионные права граждан, срок хранения этих документов – 50 лет. Это означает, что каждые 5-10 лет Вашей организации придется проводить конверсию и миграцию этих документов в новые форматы и на новое программное обеспечение.

В длительной перспективе проблема решается с использованием со временем изменяющегося комплекса организационных, правовых и технических мер, среди которых:

  • Четко сформулированный и регулярно актуализируемый порядок хранения электронных документов,

  • Документация, подтверждающая исполнение данного порядка – особенно в процессах конверсии/миграции. Это акты о проведении конверсии/миграции, документы по аудиту систем и устранению выявленных недостатков, а также о надлежащем обучении персонала.

  • Предпочтительное применение форматов, подходящих для долговременного хранения, что позволяет реже проводить конверсию в новые форматы; регулярный пересмотр списка таких форматов;

  • Отслеживание процессов устаревания информационных технологий (программного обеспечения, оборудования, носителей. Форматов и т.п.), планирование и регулярное своевременное проведение конверсии и миграции, а в сложных случаях – поддержка эмуляции.

  • Взаимодействие с юристами организации, с тем, чтобы вовремя узнать и реагировать на проблемы, с которыми те сталкиваются в ходе реальной судебной практики; а также со службами ИТ и информационной безопасности.

  • Мониторинг методов работы, используемых аналогичными организациями и государственными органами в отношении аналогичных документов. В России всегда важно как не слишком высовываться», так и быть не хуже других :)

В этой связи уже сейчас необходимо подумать о разработке локальных нормативных актов, описывающих, как в Вашей организации будет проводиться эта работа. За основу можно, например, взять рекомендации, которые содержатся в ГОСТ Р 13008-2015 «Процессы конверсии и миграции электронных документов».

Кроме того, хочу обратить Ваше внимание еще на две проблемы:

  • Во первых, у Вас возникает смешанный (электронно-бумажный) комплект документов по договору. Поэтому было бы желательно рассмотреть вопрос о создании электронной копии (скана) договора подряда, который Вы подписываете на бумаге с физическим лицом, для того, чтобы комплект документов в электронном виде был полный и с ним было бы удобно работать как в оперативной деятельности, так и при архивном хранении документации.

  • Во-вторых, в случае длительного хранения документов с ПЭП нужно сделать всё возможное, чтобы избежать впоследствии перепроверки ПЭП на основании первичных метаданных и сведений, которые могут и не сохраниться. С этой целью можно использовать традиционные инструменты заверения документов – вплоть до удостоверения подлинности целого массива документов одним бумажным или электронным актом, подписанным уполномоченным руководителем. Также можно подумать об использовании современных технических средств – хешей, усиленных электронных подписей и отметок времени.

вторник, 30 марта 2021 г.

Внутри арктического хранилища, защищающего человеческую культуру от апокалипсиса

Данная заметка Дуга Дайса (Doug Dais) была опубликована 27 февраля 2001 года на сайте Freethink ( https://www.freethink.com/ ).

Катастрофоустойчивый Арктический всемирный архив (Arctic World Archive) был создан для защиты человеческой культуры, и теперь его фонды включают 21 терабайт наших самых важных исходных кодов.

Мой комментарий: 5-минутный видеоролик об Арктическом всемирном архиве доступен по адресу https://www.youtube.com/watch?v=WD8pRlEvCsM . См. также ещё один пост об этом хранилище на моём блоге здесь: https://rusrim.blogspot.com/2017/04/blog-post_35.html

В глубинах выведенной из эксплуатации угольной шахты, в самом северном поселении мира (скажем так, в одном из самых северных поседений – Н.Х.) располагается Арктический всемирный архив (Arctic World Archive). Этот бункер, построенный на случай апокалипсиса, предназначен для обеспечения сохранности для будущих поколений в случае глобальной катастрофы как физических, так и цифровых артефактов.

Он выполняет функции хранилища данных, защищая важные элементы человеческой культуры - реликвии искусства, литературы и религии - от неизвестного будущего. Отражая нынешний оцифрованный мир, хранилище теперь также содержит 21 терабайт открытого исходного кода.

Для реализации этого проекта Арктический всемирный архив объединился с платформой GitHub, служащей для размещения программного кода и являющейся крупнейшим в мире хранилищем программного обеспечения. GitHub работает с операционными системами смартфонов, с платформами цифровых платежей, с агентствами по разработке программного обеспечения с открытым исходным кодом и со многими другими заинтересованными сторонами, помогая им управлять своими продуктами и обеспечивать их безопасность.

Многие из этих продуктов мы используем и взаимодействуем с ними каждый день. Код, на котором они основаны, - это невидимый компонент современной культуры, который стал неотъемлемой частью нашего образа жизни. GitHub выполняет резервное копирование всего этого кода в центрах обработки данных по всему миру, но и жёсткие диски не являются неуязвимыми в случае глобальных катастроф. По этой причине GitHub и Арктический всемирный архив взаимно стремились найти более долгосрочное решение задачи обеспечения сохранности данных – и выбрали в качестве такого решения фотоплёнку.

Защищая самые ценные активы человечества

Арктический всемирный архив (о нём см. https://arcticworldarchive.org/about/ ) был открыт в марте 2017 года, с целью обеспечивать долговременную сохранность наиболее ценимых мировых активов. Хранилище, построенное норвежской компанией по хранению данных Piql, располагается на острове Шпицберген.

Арктический всемирный архив - не первый проект такого рода. На самом деле он находится недалеко от «Глобальное хранилище семян на острове Свальбард» (Svalbard Global Seed Vault, https://www.freethink.com/articles/seed-vault ), которое открылось в 2008 году в результате международного соглашения, направленного на сохранение генетического материала растений. Удаленное расположение хранилища семян оказалось идеальным местом и для начала деятельности Арктического всемирного архива.

Сейчас архив находится на глубине 300 метров внутри недействующей угольной шахты в арктических горах. Здесь хранятся рукописи из библиотеки Ватикана, артефакты истории бразильского футбола, шедевры Рембрандта и Мунка и другие культурные ценности, такие, как популярная музыка, научные открытия и политическая история.

В хранилище находятся переданные на депозитарное хранение материалы, поступившие от организаций из 17 разных стран, причём первые депозиты были сделаны национальными архивами Мексики и Бразилии. В 2019 году GitHub в качестве первого этапа работ добавил в хранилище материалы тысяч проектов, включая исходный код операционной системы Android и криптовалюты Биткойн.

 
Образец записи на плёнке Piql

В этом году GitHub разместил в архиве 21 терабайт открытого исходного кода, уместив всё это на 186 рулонах плёнки Piql - «светочувствительной пленки высокого разрешения, специально разработанной для обеспечения долговечности и высокой плотности записи цифровых материалов».

21 терабайт открытого исходного кода записан на плёнке

Чтобы обеспечить безопасность исходного кода, необходимо было найти автономный носитель, способный противостоять всем мыслимым угрозам. Как оказалось, химически устойчивая, не позволяющая вносить изменения плёнка является лучшим инструментом для этой цели.

Процесс сохранения данных на плёнке был разработан компанией Piql. Он заключается в преобразовании файлов в QR-коды и последующей записи QR-кодов на отдельные кадры катушечной плёнки. Затем катушка плёнки обрабатывается проявителем, после чего проходит тщательную проверку качества.

«Мы превратили плёнку в современный цифровой носитель информации», - объясняет основатель компании Piql Руне Бьеркестранд (Rune Bjerkestrand). «Вы не можете увидеть это невооруженным глазом, но если Вы поместите плёнку под микроскоп, то увидите отдельные пиксели, заполняющие QR-код сверхвысокого разрешения».

Первые несколько кадров каждой из катушек плёнки содержат инструкции на пяти различных языках о том, как преобразовать QR-коды в пригодные для использования файлы. Все, что понадобится человеку будущего для восстановления данных, - это компьютер, фотокамера и источник света. Катушки с плёнкой хранятся глубоко под землей в контейнерах со стальными стенками.

Передача платформой GitHub своих материалов на депозитарное хранение в Арктический всемирный архив гарантирует, что в случае глобальной катастрофы людям не придётся начинать всё с самого начала, и они смогут воспользоваться сведениями, извлечёнными из этого огромного хранилища материалов внутренней деятельности современного общества.

Считается, что в высокозащищённом хранилище, способном противостоять всему, с чем человечество может столкнуться в ближайшие годы, включая последствия изменения климата - плёнка может сохраняться в течение срока до 500 лет. При этом хранилище также находится в одном из самых геополитически стабильных районов планеты.

Материалы, хранимые арктическим архивом, являются отражением нашего общества – ошибок и подвигов, которые мы совершили. Это символ прогресса и возможностей человечества. И недавнее добавление в архив 21 терабайта кода столь же важно для представления человеческой культуры, как и физические артефакты, которые её сопровождают.

Дуг Дайс (Doug Dais)

Мой комментарий: Подобные хранилища крайне важны для человечества в целом. Не нужно, однако, слепо верить оптимистичным обещаниям и делать ставку только на них – так, арктические хранилища уже сообщали о серьёзных неприятностях, связанных с «неожиданным» потеплением климата в районе их расположения (а надеяться, что таких явлений не будет на интервалах времени в многие сотни лет, по меньшей мере, наивно – и, скажем, шведские коллеги, занимающиеся захоронением радиоактивных отходов в том же регионе, учитывают в своих планах возможность новых ледниковых периодов, землетрясений и т.п. катастроф).

Фотоплёнка в идеальных условиях действительно потенциально может благополучно пережить сотни лет, но практический опыт ограничен пока что всего одним столетием (и то с не самыми лучшими результатами); и уже были случаи, когда в очень хорошо оборудованных хранилищах по каким-то причинам хранимая в стальных контейнерах плёнка начала разрушаться, что выяснилось лишь тогда, когда после сильных наводнений в Германии потребовались резервные копии документов и контейнеры были вскрыты.

В этом смысле мне ближе идеология ряда британских цифровых архивистов: наша первостепенная задача - сохранить цифровые материалы в течение 30-40 лет и передать их в приличном, пригодном для использования состоянии следующему поколению, которое примет у нас эстафету.

Источник: сайт Freethink
https://www.freethink.com/videos/arctic-world-archive

Международный совет архивов проводит 7-11 июня Международную неделю архивов 2021 года с темой «Расширение возможностей архивов»

Данная новость была выложена на сайте и распространена в новостной рассылке Международного совета архивов (МСА) 20 марта 2021 года.

С понедельника 7 июня по пятницу 11 июня 2021 года мы будем отмечать третью Международную неделю архивов (International Archives Week, IAW2021), и в этом году основной темой будет «Расширение возможностей архивов» (Empowering Archives).

Мы приглашаем организации и специалистов в области архивного дела и управления документами присоединиться к нам в виртуальном обсуждении темы «Расширение возможностей архивов».

МСА проведёт торжественное открытие Международной недели архивов 31 марта 2021 года. Это мероприятие - возможность узнать о второй кампании МСА в социальных сетях и о Международной недели архивов 2021 года, построенной на основе темы «Расширение возможностей архивов»; о том, как мы будем использовать соответствующие хештеги #EmpoweringArchives и #IAW2021.

Оно также даст возможность обсудить, как архивы укрепляют и поддерживают подотчетность и прозрачность посредством предоставления доступа к информации с целью привлечения к ответственности правительств и обеспечения гражданам возможности защищать свои права; или же как взаимодействие и сотрудничество позволяют нам расширять возможности архивов и профессии в целом, помогая нам в достижении наших целей и решении задач, стоящих перед профессией и нашими организациями благодаря поддержке представителей смежных профессий, одновременно помогая другим секторам и широкой общественности понять, что именно мы делаем. И, наконец, мы хотели бы обсудить, как бросить вызов существующей архивной теории и практике, чтобы сделать их более многообразными и инклюзивными в отношении разных голосов и разных историй.

Примите участие в этом дискуссии о расширении возможностей архивов и в праздновании Международной недели архивов 2021 года. Ваши голоса важны для нас и для всей профессии!
 
Торжественное открытие Международной недели архивов

Присоединяйтесь к нам в среду 31 марта 2021 года на нашем виртуальном мероприятии, где Вы узнаете больше о том, как изучать и обсуждать тему расширения возможностей архивов.

Где? Facebook Live – учётная запись МСА в Facebook @ICAInternationalCouncilonArchives, по адресу https://ica.us13.list-manage.com/track/click?u=1b20e514cb2495e4b8fa8c925&id=38fd6245f9&e=968e6f4dcb

Когда? Среда, 31 марта, в 13.00 по центральноевропейскому времени (если я не ошибаюсь, это 14:00 по московскому времени – Н.Х.).

Чтобы получить дополнительную информацию, следите за публикациями на нашем веб-сайте ( https://www.ica.org/en ), в новостной рассылке ( https://www.ica.org/en/public-resources/newsletters ) и в социальных сетях Twitter ( https://twitter.com/icarchiv ) и Facebook ( https://www.facebook.com/ICAInternationalCouncilonArchives/ )!  

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/international-archives-week-7-11-june-2021-empoweringarchives

Ответ на вопрос коллеги: Простая электронная подпись и хранение электронных документов, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/1_29.html )

Что должна содержать связка: документ с ПЭП – его метаданные?

Метаданные и другая вспомогательная информация и документы должны быть достаточными для того, чтобы в случае необходимости доказать:

  • Кто и когда подписал документ (в том числе в ситуации, когда подписант пытается отказаться от своей подписи)

  • Наличие у подписанта соответствующих полномочий на момент подписания

  • От кого подписант получил проект документа

  • Кому документ был направлен, и кто его фактически получил

  • Место документа в деловых процессах и в документации по конкретному вопросу. Если документы не предшествовали обычные для документов такого типа документы/действия, и после его подписания не последовали ожидаемые документы/действия, вряд ли ему будет доверять.

  • Сведения, позволяющие подтвердить неизменность документа (контрольные суммы, хещи, усиленные электронные подписи, отметки времени и т.п.)

Более конкретные советы здесь могут дать юристы организации, уже имеющие опыт соответствующе судебной практики.

В отличие от документов, подписанных усиленными электронными подписями, документ с ПЭП не является самодостаточным в плане доказывания его подлинности, аутентичности и целостности. В случае сомнений потребуется информация, отражающая контекст соответствующей деловой деятельности, обстоятельства его создания и передачи, взаимосвязь с другими документами в т.ч. созданными в ходе его отработки, дополнительные сведения, подтверждающие факт подписания и т.д.

Например, при использовании электронной почты, важно показать, что конкретное электронное письмо является составной частью переписки с контрагентом, взаимосвязано с другими письмами, не него последовала документированная реакция, имеются квитанции об отправке и получении. Также могут понадобиться системные логи, помогающие подтвердить подписание документа конкретным сотрудником, в конкретное время и на конкретном компьютере; а также сведения от оператора связи, подтверждающие отправку и доставку электронного письма.

В ряде случаев оправдано создание заверенных экземпляров/копий в т.ч. снимков экрана, как бумажных, так и электронных с УЭП (в т.ч. заверенных нотариально). Об этом в первую очередь стоит подумать в отношении документов высокого риска (когда есть конфликт, который с большой вероятностью может вылиться в судебный спор), а также при передаче подобных документов на длительное и постоянное хранение.

Часто для подтверждения факта подписания документа используются как специальные, так и имеющиеся в системе по умолчанию метаданные. С моей точки зрения, опираться на одни только метаданные не всегда удобно при использовании этих документов, особенно тогда, когда документ требуется представить в качестве доказательства в суде (например, в трудовых спорах). Желательно подумать о том, чтобы – там, где подписание оформляется не в виде присутствующего в тексе визуального элемента, а, например, через отметку в карточке документа – сведения о подписании ПЭП показывались (например, в виде чётко отделяемого от самого документа автоматически формируемого штампика) при визуализации документа т.е. при его выводе на печать, в файл или на экран компьютера.

Помимо этого, стоит продумать вопрос о том, в каком объеме нужно сохранять электронную переписку с работниками, связанную с исполнением договора, сколько лет организации нужно её хранить. В наших законодательно-нормативных актах этот вопрос вообще не урегулирован, однако, как показывает анализ правоприменительной практики, именно электронная переписка достаточно часто становится основной доказательной базой сторон.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/3.html )

понедельник, 29 марта 2021 г.

Карл Мелроуз: Мы не можем сначала сказать деловым подразделениям, что они - хранители своих документов, а затем - что это не их документы

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 1 марта 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Это странная дихотомия (в контексте данного поста понятия «дихотомия» означает две взаимоисключающие вещи – Н.Х.), с которой я постоянно сталкивался в течение нескольких последних лет.

Когда я беседую с представителями групп управления документами, те нередко говорят мне, что не несут ответственности за качество документов в системе, потому что ответственными хранителями документов являются деловые подразделения.

Затем эти люди, в свою очередь, разговаривают со специалистами подобного делового подразделения, которое не делает то, чего требует от него группа управления документами, - и говорят им, что документы не их, что они принадлежат организации.

Так какое из этих высказываний соответствует реальности?

И каковы предсказуемые последствия такого варианта?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Мой комментарий: Карл Мелроуз ставит интересный вопрос – но, на мой взгляд, не учитывает возможности того, что оба противопоставляемых утверждения могут быть верны одновременно.

Организация, которая практически всегда по закону является собственником своих деловых документов, вполне может передать их в оперативное управление конкретным подразделениями и лицам, дав им права ответственных хранителей, но не отказываясь при этом от своих прав собственника – в том числе и права определять принципы (в первую очередь стратегические) и порядок управления документами.

Если возникают подобные споры, то для их разрешения, с моей точки зрения, необходимо, чтобы, с одной стороны, служба управления документами, выступающая от лица организации-собственника, понимала особенности деятельности делового подразделения, в том числе затраты, отдачу и риски, связанные с исполнением подразделением устанавливаемых службой требований – которые вполне могут оказаться неоправданно трудозатратными.

Со своей стороны, подразделение-хранитель должно осознавать, что ему доверено формирование, ведение и хранение корпоративного актива, а не их личной кучки документов – и, соответственно, всё это надо делать в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями, деловыми и иными требованиями самой организации и сложившейся корпоративной культурой. Такому осознанию может способствовать, в частности, выдача «пряников» за качество ведения ресурса, а не использование одного только «кнута» за неисполнение требований.

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/01/we-cant-tell-business-units-that-they-are-the-custodians-of-their-records-and-then-tell-them-that-theyre-not-their-records/

Ответ на вопрос коллеги: Простая электронная подпись и хранение электронных документов, часть 1

Вопрос: В компании принято решение о подписании дополнительных соглашений к договорам подряда с физическими лицами, а также актов выполненных работ к ним, простой электронной подписью (ПЭП). При этом основной договор подписан на бумажном носителе и содержит все условия, необходимые для подписания дополнительных соглашений и актов простой электронной подписью (адреса электронных почт, с которых будут обмениваться данными, и прочие условия выполнены). С юридической точки зрения все будет оформлено правильно.Но перед архивом компании встают вопросы хранения документов долговременного срока хранения, подписанных ПЭП:

  • В каком виде/формате хранить?

  • Что должна содержать связка: документ с простой электронной подписью (ПЭП) – его метаданные?

  • Как обеспечить читаемость документа через какое-то время?

Ответ: Итак, отвечаю на Ваши вопросы, касающиеся простой электронной подписи.

В каком виде/формате хранить?

В отличие от усиленных электронных подписей, которые «намертво» привязаны к конкретному электронному документу в конкретном формате, простые электронные подписи такого функционала не имеют - поэтому выбор формата, в котором Вы будете хранить документы, во многих случаях полностью зависит от Вас. В Правилах 2015 года предлагается использовать формат PDF/A:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

Эта рекомендация, с моей точки зрения, неразумная – но если она Вас устраивает, на эти Правила можно ссылаться.

Помните, что в ситуациях, когда есть вероятность оспаривания таких документов, желательно в любом случае сохранять документ в его первоначальном формате (в котором он вошёл в Ваши деловые процессы и/или был послан контрагенту) – а также в формате, требуемом Ваше нормативной базой (если таковой установлен).

Часто документ лучше сохранять в той системе, в которой он был создан или получен – поскольку, например, подлинность сообщения электронной почты проще доказать, если письмо всё время хранится в почтовой системе; а в случае перемещения такого письма, например, в СЭД, могут возникнуть дополнительные спорные моменты.

Когда Вы определитесь с форматом, желательно включить соответствующее требование в договор подряда, чтобы в дальнейшем сразу получать документы в этом формате, избегая тем самым проблем и конфликтных ситуаций, связанных с преобразованием документа в иной формат.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/2_30.html )

воскресенье, 28 марта 2021 г.

ИСО/МЭК: Опубликован терминологический стандарт ISO/IEC 22123-1:2021 для облачных вычислений

Как сообщил сайт Международной организации по стандартизации (ИСО), в феврале 2021 года был опубликован новый стандарт ISO/IEC 22123-1:2021 «Информационные технологии - Облачные вычисления – Часть 1: Словарь» (Information technology - Cloud computing - Part 1: Vocabulary) объёмом 21 страница содержит 107 терминов, см. https://www.iso.org/standard/80350.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:80350:en .

Стандарт подготовлен техническим подкомитетом ИСО/МЭК JTC1/SC38 «Облачные вычисления и распределённые платформы» (Cloud computing and distributed platforms).

Как отмечается в аннотации, «данный документ содержит термины и их определения для словаря, используемого в области облачных вычислений».

Как и другие терминологические стандарты ИСО, документ практически полностью доступен онлайн по адресу https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:80350:en .

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
Библиография

Ключевое понятие определено следующим образом:

3.2.1. Облачные вычисления (cloud computing): Парадигма для предоставления возможности сетевого доступа к масштабируемому и эластичному пулу общих физических или виртуальных ресурсов с предоставлением самообслуживания и администрированием по требованию.

Примечание: Примеры ресурсов включают серверы, операционные системы, сети, программное обеспечение, приложения и оборудование для хранения данных.

Мой комментарий: Продублировано определение из свободно распространяемого стандарта ISO/IEC 17788:2014, который в России адаптирован как ГОСТ ISO/IEC 17788-2016 «Информационные технологии. Облачные вычисления. Общие положения и терминология», см. п.3.2.5, http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=197607

По первому впечатлению, сохранена терминология, введённая стандартом ISO/IEC 17788:2014.

Отмечу также, что наряду в привычными сокращениями SaaS, PaaS и IaaS, в словарь попал ряд новых «aaS»-ов, таких, как CaaS (3.6.6: communications as a service – коммуникации как услуга), CompaaS (3.6.7: compute as a service – вычисления как услуга), DSaaS (3.6.8: data storage as a service – хранение данных как услуга) и NaaS (3.6.10: network as a service – сеть как услуга). Можно сделать вывод, что детская забава «придумай свой ...aaS» по-прежнему популярна среди взрослых дядь и тёть :)

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/80350.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:80350:en

ИСО/МЭК: Опубликована новая редакция терминологического стандарта для интернета вещей ISO/IEC 20924:2021

Буквально на днях (так уж получилось, дважды - см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/518-2021.html и https://rusrim.blogspot.com/2021/03/518-2021_27.html ) я рассказывала на блоге о публикации российского ПНСТ 518-2021 «Информационные технологии. Интернет вещей. Термины и определения», представляющего собой адаптацию международного стандарта ISO/IEC 20924:2018 (о котором я также рассказывала, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/01/isoiec-20924.html ).

25 марта 2021 года сайт Международной организации по стандартизации сообщил о том, что взамен ISO/IEC 20924:2018 выпущена новая, вторая редакция документа – стандарт ISO/IEC 20924:2021 «Информационные технологии – Интернет вещей (IoT) – Словарь» (Information technology - Internet of Things (IoT) – Vocabulary) объёмом 10 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/82771.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:82771:en .

Стандарт подготовлен техническим подкомитетом ИСО/МЭК JTC1/SC41 «Интернет вещей и взаимосвязанные технологии» (Internet of Things and related technologies) и позиционируется как терминологическая основа интернета вещей.

Как отмечается в самом документе, настоящий международный стандарт определяет понятие «Интернета вещей» (Internet of Things), а также содержит ряд других терминов и определений

Содержание документа следующее:

Предисловие
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
3.1. Термины общего характера
3.2. Специфические термины интернета вещей
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/82771.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:82771:en

суббота, 27 марта 2021 г.

Росстандарт: Опубликован предстандарт ПНСТ 518-2021 терминологии интернета вещей

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в февральском 2021 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=2&year=2021 ) выложен новый предстандарт ПНСТ 518-2021 «Информационные технологии. Интернет вещей. Термины и определения» объёмом 12 страниц, вступающий в силу 01.07.2021 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=229332

Документ подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (АО «ВНИИС») и акционерным обществом «Российская венчурная компания» (АО «РВК») на основе собственного перевода на русский язык международного стандарта ISO/IEC 20924:2018 «Информационные технологии – Интернет вещей (IoT) - Словарь» (Information technology – Internet of Things (IoT) – Vocabulary) – о нём см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/01/isoiec-20924.html

Документ внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 194 «Киберфизические системы».

Как отмечается в аннотации, «Настоящий стандарт устанавливает определение интернета вещей, а также перечень терминов и определений в области интернета вещей. Настоящий стандарт является терминологической основой для интернета вещей».

Приведу в качестве примера несколько определений (в сопоставлении с моими собственными переводами определений из ISO/IEC 20924:2018):

ПНСТ:

3.13 Интернет вещей; ИВ (Internet of Things, IoT) - Инфраструктура взаимосвязанных сущностей, систем и информационных ресурсов, а также служб, позволяющих обрабатывать информацию о физическом и виртуальном мире и реагировать на нее.

Мой перевод:

3.2.1 Интернет вещей (Internet of Things, IoT) – инфраструктура взаимосвязанных объектов, людей, систем и информационных ресурсов вместе с сервисами, которые обрабатывают и реагируют на информацию, поступающую как из физического, так и из виртуального мира.

ПНСТ:

3.31 Соответствие (compliance): Характеристика соответствия правилам, которые определены в законе, постановлении, стандарте или политике.

Мой перевод:

3.1.10 Соответствие требованиям (compliance) – свойство соответствовать правилами и требованиям, установленным, например, законами, нормативными правовыми актами, стандартами или политиками.

ПНСТ:

3.39 Хранилище данных (data store) - Постоянное хранилище цифровой информации.

Примечание - Доступ к хранилищу данных может осуществляться одной сущностью или совместно несколькими сущностями через сеть или другое соединение.

Мой перевод:

3.1.13 Хранилище данных (data store) - жизнестойкое (persistent) хранилище цифровой информации.

Примечание: Доступ к хранилищу данных может иметь как одно лицо, так и коллективно ряд лиц по сети или иным образом.

Содержание документа следующее:

Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
Алфавитный указатель терминов на русском языке
Алфавитный указатель эквивалентов терминов на английском языке

Источник: сайт Росстандарта
http://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=239659

Обучающий курс по электронной архивации на итальянском

Данная новость была опубликована 17 марта 2021 года на блоге «Архивный портал Европы» (Archives Portal Europe, APE).

Уже сейчас Вы можете записаться на курс «Оперативное хранение электронных документов - Архивные принципы в системах создания и управления документами» (L'Archivio corrente digitale - Principi archivistici nei sistemi di produzione e gestione documentale), организованный Национальной ассоциацией итальянских архивистов (Associazione nazionale archivistica italiana, ANAI, http://www.anai.org/anai-cms/ ) в сотрудничестве с Центральным государственным архивом Италии (Archivio centrale dello Stato, https://www.acs.beniculturali.it/ - для доступа к сайту может потребоваться анонимайзер – Н.Х.).

Курс будет читаться на итальянском языке. Занятия в рамках курса пройдут 30 марта, 6, 13 и 20 апреля 2021 года. Он как для членов ANAI, так и для всех остальных по разным ценам. Участники регистрируются в порядке поступления заявок. Зарегистрированные участники получат ссылку и пароль для подключения.

Мой комментарий: Цены кусачие – 180 евро для членов ANAI, 300 евро для не членов.

Брошюра с описанием и программой курса (на итальянском языке) выложена по адресу http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/000/1672/ANAI.000.1672.0003.pdf

Для регистрации нужно заполнить форму ( http://media.regesta.com/dm_0/ANAI/anaiCMS//ANAI/000/1672/ANAI.000.1672.0002.pdf )  и отправить её по адресам formazione@anai.org и segreteria@anai.org .

 
Страница с информацией о курсе на сайте ANAI

Мой комментарий: Данная новость интересна в том плане, что всё тоже самое могло бы делаться и у нас. Спрос на подобную информацию большой, а потенциальную отдачу от повышения соответствующей квалификации наших специалистов для программ построения цифровой экономики и электронного правительства трудно переоценить …

Сайт ANAI описывает итальянский курс следующим образом:

«Центральный государственный архив и Национальная ассоциация итальянских архивистов ANAI организуют курс обучения, посвященный вопросам управления текущими и полуактивными электронным контентом и документами (т.е. рассматриваются вопросы оперативного и ведомственного хранения – Н.Х.). С этой целью в рамках курса напоминаются теоретические и методологические принципы, и даются рекомендации о том, как разобраться с электронными документами и оказать влияние на них на этапе их создания.

Будут рассмотрены, с архивной точки зрения, типичные вопросы управления документами, применительно к контексту их создания, организации и использования, учитывая в то же время их особенности и изменения, определяемые цифровой средой.

Будут рассмотрены традиционные архивные инструменты, методы обработки и технологические аспекты, со ссылками на законодательство и основные стандарты, - но всегда с целью понимания их роли в рамках архивной точки зрения.»

Курс включает 4 модуля:

  • Модуль 1: Отражение архивной точки зрения и соответствующий функционал в системе создания и управления документами (Sguardo e regia archivistica nel sistema di gestione documentale e nella produzione dell’archivio) - 30 марта, 2 часа

  • Модуль 2: Формирование архива посредством выделения групп документов и определения их контекста (La genesi dell’archivio attraverso l’individuazione delle aggregazioni documentali e dei loro contesti) - 6 апреля, 2 часа

  • Модуль 3: Электронный документ: от деталей создания документа до общего представления (Il documento digitale: dalla produzione granulare allo sguardo d’insieme) - 13 апреля, 2 часа

  • Модуль 4: Круглый стол: Слово слушателям (Tavola rotonda: la parola ai discenti) - 20 апреля, 3 часа

Источник: блог «Архивный портал Европы»
https://archivesportaleurope.blog/2021/03/17/the-digital-archive-course-in-italian/

Арбитражная практика: Условие о предоставлении цветных копий документов было убедительно обосновано потребностями заказчика

Достаточно часто при проведении закупок в Федеральную антимонопольную службу (ФАС) поступают жалобы на организаторов торгов. Жалуются, как правило, те, кто потерпел неудачу и не попал в число победителей.

Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в июле 2019 года рассмотрел дело №А56-25252/2019, в котором проигравшая организация, среди прочего, оспаривала требование конкурсной документации о порядке оценки поданных заявок на основании исключительно цветных копий документов.

Суть спора

В ноябре 2018 года на официальном сайте www.zakupki.gov.ru в сети Интернет было опубликовано извещение о проведении открытого конкурса в электронной форме, участниками которого могли быть только субъекты малого и среднего предпринимательства, на право заключения договора на выполнение проектной и рабочей документации по реконструкции контактно-кабельной сети тяговой подстанции №84 СПб ГУП «Горэлектротранс» и двух новых фидеров для ОСП «Троллейбусный парк №6» (далее Предприятие).

В декабре 2018 года в Управление Федеральной антимонопольной службы по Санкт-Петербургу (УФАС) поступила жалоба от общества ООО «ЕвроСтрой» на действия предприятия как организатора торгов.

Решением УФАС жалоба была признана обоснованной. В действиях организатора торгов в том числе было установлено следующее нарушение:

«несоблюдение принципа равноправия, справедливости, отсутствия дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам закупки, а также в установлении ненадлежащего порядка оценки заявок, допущенное путем незаконного применения в пп.2 п.4 Документации - ненадлежащего порядка оценки заявок на основании исключительно цветных копий документов.»

Предприятию было выдано обязательное для исполнения предписание. Не согласившись с решением и предписанием Комиссии Санкт-Петербургского УФАС, Предприятие обратилось в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в отношении требования предоставления цветных копий отметил, что в соответствии с п. 4.2.1 национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией.  Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», вся информация, независимо от вида носителей, на которых она хранится, уязвима и подвержена риску утраты или изменения, как случайного, так и злонамеренного.  Для защиты информации, сохраняемой в электронном виде, необходимо разработать и внедрить меры безопасности, позволяющие снизить риск успешного оспаривания ее аутентичности. Эти меры безопасности должны соответствовать используемым грифам конфиденциальности/секретности.

Суд подчеркнул, что из пояснений заявителя следует, что в тех случаях, когда информация, которая будет храниться в доверенной системе управления документами и информацией, поступает извне зоны контроля организации, использующей эту доверенную систему, возможности контроля и знания о процедурах и процессах, связанных с созданием и авторизацией этой информации, могут оказаться ограниченными либо отсутствовать. В этих обстоятельствах организации необходимо позаботиться о том, чтобы информация являлась именно тем, чем она претендует быть, чтобы в нее не вносились несанкционированные изменения, и чтобы сведения об источнике информации соответствовали действительности. Степень проверки выполнения этих критериев будет зависеть от характера конкретной информации.

Если графический образ создается на основе фотокопии, то это должно быть ясно для пользователя изображения. Также должно быть ясно, была ли фотокопия снята с бумажного документа при его подготовке к сканированию, или бумажный документ изначально представлял собой фотокопию. Ясность в этом вопросе необходима для того, чтобы графический образ мог быть правильно идентифицирован как точная факсимильная копия бумажного документа, даже если в ходе процедур предварительной подготовки была снята промежуточная фотокопия, а также для различения таких графических образов и графических образов, полученных на основе фотокопий, сделанных при неизвестных обстоятельствах.

На этом основании суд сделал вывод о том, что условие о предоставление цветных копий участниками закупки не является нарушением требований Закона №223-ФЗ.

Арбитражный суд признал недействительными решение и предписание Управления Федеральной антимонопольной службы по Санкт-Петербургу по жалобе.

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в октябре 2019 года оставить без изменения решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Позиция Арбитражного суда Северо-Западного округа

Арбитражный суд Северо-Западного округа в марте 2020 года поддержал мнения судов по данному вопросу, отметив, что ясность в этом вопросе необходима для того, чтобы графический образ мог быть правильно идентифицирован как точная факсимильная копия бумажного документа, даже если в ходе процедур предварительной подготовки была снята промежуточная фотокопия, а также для различения таких графических образов и графических образов, полученных на основе фотокопий, сделанных при неизвестных обстоятельствах.

Суд кассационной инстанции в данном конкретном случае согласился с выводами судов о том, что условие о предоставлении цветных копий документов участниками закупки само по себе не являлось нарушением требований Закона №223-ФЗ. Указанное требование убедительно обосновано потребностями заказчика, предметом закупки, социальной значимостью заключаемого договора, необходимостью идентификации документов с учетом условий Технического задания. Принимая во внимание специфику рассматриваемой закупки, проведенной в электронной форме, которая предусматривает равное для всех её участников условие о предоставлении цветных копий документов, сканированных с оригинала (при том, что сканирование всегда отображает цветной образ документа, а цветная копия в бумажной форме образуется только с цветного оригинала документа), следует отметить, что данное требование заказчика согласуется с обычаями делового документооборота и не влечет чрезмерных, избыточных ограничений к потенциальным участникам закупки.

Арбитражный суд Северо-Западного округа оставил без изменения решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области и постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу Управления Федеральной антимонопольной службы по Санкт-Петербургу - без удовлетворения.

Судья Верховного Суда Российской Федерации в апреле 2020 года (определение №307-ЭС20-5690) отказала Управлению Федеральной антимонопольной службы по Санкт-Петербургу в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации.

Мой комментарий: Отмечу, что суды всех инстанций поддержали организатора торгов и приняли его ссылку на ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/



пятница, 26 марта 2021 г.

Четыре неправды, уничтожающие управление документами: Ложь вторая – Обеспечение долговременной сохранности и хранение одно и то же

Заметка известного специалиста Дона Людерса (Don Lueders – на фото) была опубликована 18 февраля 2021 года на блоге «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management, http://nextgenrm.org/ ).

Мой комментарий: Предыдущий пост серии см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/03/blog-post_58.html 

В течение нескольких месяцев после президентских выборов некоторые из ведущих СМИ, в том числе служба телевещания PBS и журнал New Yorker Magazine, публиковали статьи, настойчиво напоминающие администрации Трампа об её обязанности, в соответствии с Законом о президентских документах (Presidential Records Act), «предпринять все необходимые шаги для обеспечения того, чтобы деятельность, обсуждения, решения и политики, которые отражают выполнение Президентом установленных Конституцией и законодательством, а также иных официальных или церемониальных обязанностей, были должным образом документированы, и чтобы была обеспечена долговременная сохранность таких документов и их хранение в качестве президентских документов».

На рис. мальчик говорит: «Если нечто может быть уничтожено правдой, оно заслуживает того, чтобы быть уничтоженным правдой»

Я не ставлю под сомнение мотивы этих публикаций. Я уверен, что их авторы хотят, чтобы Белый дом Трампа столь же строго был подотчётен за свои действия, как и предыдущие президентские администрации были подотчётны за их действия. Но я действительно сомневаюсь, понимают ли авторы этих публикаций, чего именно они требуют … и способен ли это вообще обеспечить любой из обитателей Белого дома.

Федеральные документы определяются как «любая документированная информация». Хранить документы (то есть информацию) просто. Однако обеспечить долговременную сохранность информации намного сложнее. Это связано с тем, что хранение и обеспечение долговременной сохранности - две разные вещи.

Если я кладу стейк на косточке в холодильник - где он легкодоступен, но при этом также может легко испортиться, - это хранение. Если я положу этот же стейк в морозильную камеру - где он несколько менее доступен, но при этом более защищен от порчи в течение гораздо более длительного периода времени, - это обеспечение долговременной сохранности.

Точно так же, если я держу бумажный документ в ящике письменного стола, - я его храню. Но если я приношу тот же самый бумажный документ в центр хранения документации моей компании и прошу руководителя корпоративной службы управления документами провести его классификацию, упаковать и положить на полку до истечения соответствующего срока хранения, я обеспечиваю его долговременную сохранность.

Хранение и обеспечение сохранности электронной информации точно так же различаются. Я могу хранить электронные документы где угодно: на общих дисках, на USB-накопителях, в ноутбуках, и даже в памяти принтера (см. https://www.komando.com/tech-tips/dont-sell-your-printer-before-doing-this-1-critical-step/331796/ ). Но если я хочу обеспечить его долговременную сохранность, мой список вариантов становится намного короче.

Пункт 36 CFR §1236.20 Свода федеральных нормативных актов США (см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/1236.20 ) описывает «надлежащие системы управления документами» (appropriate records keeping systems) для электронных документов федерального органа исполнительной власти (и для Белого дома). В нём, в частности, сказано, что эти системы должны «предотвращать несанкционированный доступ, модификацию или удаление зарегистрированных документов, и обеспечивать наличие надлежащих журналов аудита для отслеживания использования этих документов». Также требуется, чтобы эти системы «…поддерживали миграцию документов и связанных с ними метаданных на новые носители информации и/или в новые форматы во избежание утрат из-за деградации носителей информации или устаревания технологий». Иными словами, эти системы должны быть способны обеспечивать долговременную сохранность документов, а не просто хранить их.

Но сохранялись ли документы администрации Трампа в системах управления документами, соответствующих требованиям п. 36 CFR §1236.20? Я не могу с уверенностью ответить на этот вопрос. Я не занимался управлением президентскими документами со времён последней администрации Буша. Но, основываясь на моём почти четвертивековом опыте поддержки управления федеральными документами, я могу сказать Вам, что это весьма маловероятно (см. https://www.theepochtimes.com/the-illusion-of-transparency_3234958.html - перевод на русский язык данного поста Дона Людерса см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/2020/07/blog-post_7.html - Н.Х.).

Итак, если предположить, что некоторые - возможно, все - электронные документы администрации Трампа скорее хранились, чем обеспечивалась их сохранность, то что это значит для историков и журналистов? Что это означает для членов администрации Трампа, включая самого президента? И, самое главное, что это значит для американской общественности?

К сожалению, это плохо для всех. Журналисты и историки, пишущие о периоде президентства Трампа, должны быть уверены в том, что информация, которую они получают в соответствии с запросами на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации (FOIA), является аутентичной, и что никакие электронные документы не были несанкционированно изменены или уничтожены. Члены администрации Трампа должны иметь возможность доказать то же самое. И американский народ, как всегда, заслуживает того, чтобы знать правду, какой бы она ни была. К сожалению, если администрация Трампа скорее хранила свои документы, чем обеспечивала их долговременную сохранность, всё это может оказаться невозможным.

*     *     *

Могущественным силам, стремящимся уничтожить управление документами, нужно, чтобы Вы поверили, что хранение информации - в их дорогостоящих хранилищах, на их огромных платформах для коллективной работы, в их гигантских облачных средах - это то же самое, что и обеспечение долговременной сохранности информации. Но это не так. И пока это не будет широко осознано, и обеспечение долговременной сохранности документов не станет требованием для всех организаций, - как государственных, так и частных, - мир будет продолжать тонуть в неточной информации, дезинформации и лжи.

Читайте далее «Ложь №3: Обеспечение безопасности и доступа -  одно и то же».

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/04/blog-post_116.html )

Дон Людерс (Don Lueders)

Источник: блог «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management)
https://nextgenrm.com/2021/02/18/the-four-lies-destroying-records-management-lie-2-storage-vs-preservation/

Порядок ограничения доступа к информации, распространяемой с нарушением требований законодательства о выборах и референдумах

Федеральный закон от 9 марта 2021 г. №43-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» внёс изменения в ряд законов, в том числе в федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который был дополнен статьей 15.3-1, регламентирующей порядок ограничения доступа к информации, распространяемой с нарушением требований законодательства Российской Федерации о выборах и референдумах.

Статья 15.3-1. «Порядок ограничения доступа к информации, распространяемой с нарушением требований законодательства Российской Федерации о выборах и референдумах, и/или агитационным материалам, изготовленным и/или распространяемым с нарушением требований законодательства Российской Федерации о выборах и референдумах» устанавливает, что в случае обнаружения в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети «Интернет», информации, распространяемой с нарушением требований законодательства РФ о выборах и референдумах, и/или агитационных материалов, изготовленных и/или распространяемых с нарушением требований законодательства РФ о выборах и референдумах, в Роскомнадзор с представлением о принятии мер по ограничению доступа к информационным ресурсам, распространяющим такие информацию и/или агитационные материалы вправе обратиться (п.1):

  • Центральная избирательная комиссия РФ - при проведении выборов в федеральные органы государственной власти;

  • Избирательная комиссия субъекта РФ - при проведении выборов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, референдума субъекта РФ, местных референдумов;

  • Избирательная комиссия, организующая выборы в органы публичной власти федеральной территории (при их проведении).

Дальше в борьбу за законность вступает Роскомнадзор, который на основании обращения комиссии незамедлительно (п.2):

  • Направляет по системе взаимодействия операторам связи требование о принятии мер по ограничению доступа к информационному ресурсу, в том числе к сайту в сети «Интернет», на котором размещены информация и/или агитационные материалы. Данное требование должно содержать:

    • доменное имя сайта в сети «Интернет»,

    • сетевой адрес,

    • указатели страницы сайта в сети «Интернет», позволяющие идентифицировать такие информацию и/или агитационные материалы;

  • Определяет провайдера хостинга или иное лицо, обеспечивающее размещение указанного информационного ресурса, обслуживающего владельца сайта, на котором размещены информация и/или агитационные материалы;

  • Направляет провайдеру хостинга или иному лицу уведомление в электронном виде на русском и английском языках о нарушении требований законодательства РФ о выборах и референдумах с указанием доменного имени и сетевого адреса, позволяющих идентифицировать сайт в сети «Интернет», на котором размещены информация и/или агитационные материалы, а также указателей страниц сайта, позволяющих идентифицировать такие информацию и/или агитационные материалы, и с требованием принять меры по удалению таких информации и/или агитационных материалов;

  • Фиксирует дату и время направления уведомления провайдеру хостинга или иному лицу в соответствующей информационной системе.

После получения по системе взаимодействия требования Роскомнадзора о принятии мер по ограничению доступа, оператор связи обязан незамедлительно ограничить доступ к информационному ресурсу, в том числе к сайту, на котором размещены информация и/или агитационные материалы, за исключением случая, предусмотренного абзацем третьим пункта 5.1 статьи 46 Федерального закона от 7 июля 2003 года №126-ФЗ «О связи» (п.3).

Незамедлительно с момента получения уведомления провайдер хостинга или иное указанное лицо обязаны проинформировать об этом обслуживаемого ими владельца информационного ресурса и уведомить его о необходимости незамедлительно удалить информацию и/или агитационные материалы (п.4).

В течение суток с момента получения этого уведомления владелец информационного ресурса обязан это сделать. В случае его отказа или бездействия провайдер хостинга или иное лицо обязаны ограничить доступ к соответствующему информационному ресурсу по истечении суток с момента получения уведомления (п.5).

В случае, если владелец информационного ресурса удалил информацию и/или агитационные материалы, он направляет уведомление об этом в Роскомнадзор. Такое уведомление может быть направлено также в электронном виде (п.6).

После получения уведомления и проверки его достоверности Роскомнадзор обязан незамедлительно уведомить по системе взаимодействия оператора связи о возобновлении доступа к информационному ресурсу, в том числе к сайту (п.7).  После получения уведомления оператор связи незамедлительно возобновляет доступ к информационному ресурсу, в том числе к сайту в сети «Интернет» (п.8).

Ограничение доступа к информационным ресурсам, на которых размещены информация и/или агитационные материалы, вводится не ранее дня официального опубликования (публикации) решения о назначении соответствующих выборов, референдума и оканчивается по истечении пяти дней со дня определения результатов соответствующих выборов, референдума (п.10).

Порядок взаимодействия между Центральной избирательной комиссией РФ, избирательными комиссиями субъектов РФ, избирательными комиссиями, организующими выборы в органы публичной власти федеральных территорий, и Роскомнадзором определяется соглашением между Центральной избирательной комиссией РФ и указанным федеральным органом исполнительной власти (п.11).
 
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=378687
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=PRJ&n=201247

четверг, 25 марта 2021 г.

Четыре неправды, уничтожающие управление документами: Ложь первая – Информация и данные одно и то же

Заметка известного специалиста Дона Людерса (Don Lueders – на фото) была опубликована 10 февраля 2021 года на блоге «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management, http://nextgenrm.org/ ).

Мой комментарий: Дон Людерс, посты которого я уже неоднократно переводила, не только хороший специалист своего дела, но и сильно обиженный на коллег и прочих людей диссидент. Я ценю его публикации за содержащиеся в них здравые мысли и наблюдения, стараясь не обращать внимания на полемические «перехлёсты».

Эффективное управление документами, осуществляемое добросовестно, является единственным средством для привлечения наших самых могущественных институтов к ответственности за их поведение, - и эти же самые институты в течение почти двух десятилетий ведут жестокую войну с профессией управления документами.

К сожалению, они побеждают в этой войне, о чем свидетельствует бурный информационный хаос, охвативший все частные и государственные организации по всему миру. Трагические последствия этого безудержного информационного хаоса - политические потрясения, финансовое разорение, гибель ни в чем не повинных людей – это тот вид зла, который традиционно практиковался лишь наиболее репрессивным и тираническим режимам в истории, но теперь заразил ряд наиболее развитых обществ в мире.

Мой комментарий: Напомню, что согласно американской политической терминологии, чем больше какая-либо страна смеет противостоять- как в большом, так и в малом - диктату США, тем более репрессивной и тираничной она является. И, как подчёркивал один печально известный проповедник плюрализма, двух мнений тут быть не может! :)

Всякое злое поведение построено на лжи (наивность, достойная младшей группы детского сада – Н.Х.), и война с управлением документами не исключение. Могущественные силы, полные решимости уничтожить нашу древнюю и благородную профессию, хотят, чтобы Вы поверили в четыре ключевые неправды, с тем, чтобы они могли избежать подотчётности и помешать прозрачности и информационной безопасности, которые обеспечивает управление документами.

Данный пост является первым в серии статей, в которых объясняются эти четыре лжи и их разрушительное влияние на эффективное управление документами.

Ложь №1: «Данные» и «информация» - одно и то же

Данные представляют собой набор значений. Это гигантское «ведро», наполненное буквами, цифрами и символами. Сами по себе данные бесполезны.

Мой комментарий: Такая трактовка термина «данные» соответствует терминологии Международной организации по стандартизации (ИСО), согласно которой данные – это, по сути, пригодные для машинной обработки некие коды, рассматриваемые вне какого-либо контекста, интерпретации и т.д. Согласно ИСО, именно осмысленность и интерпретация превращают данные в информацию. Следует, однако, иметь в виду, что такая точка зрения – не единственная, и многие специалисты понимают данные как информацию, представленную в удобной для обработки форме.

Похоже, сотрудники компании Paycom это понимают. Вот скриншот из отличного рекламного ролика, который они недавно распространяли:


Эти бедные люди на снимке буквально по пояс погрязли в «данных» - которые представляют собой просто болото из бессмысленных, неконтролируемых значений, замедляющее их работу и делающее несчастной их жизнь.

Любая организация может создать огромное количество бесполезных данных. Но если вы поместите эти данные в контекст, они станут «информацией» - и это придаст им ценность.

Компания Paycom хочет, чтобы Вы заплатили им за это: Влейте свои бесполезные данные в их решение, чтобы Вы могли использовать их для создания информации:


Так что очевидно, что «данные» и «информация» - это две взаимосвязанные, но разные вещи. Но если это так, то почему такая могущественная организация, как федеральное правительство США, похоже, этого не понимает? И почему Национальные Архивы США говорят в своём опубликованном в октябре 2020 года аналитическом отчёте по когнитивным технологиям следующее:

Мой комментарий: Речь идёт о 29-страничном документе «Белая книга по когнитивным технологиям – Последствия для управления документами интернета вещей, роботехнической автоматизации технологических процессов и производств, машинного обучения и искусственного интеллекта» (Cognitive Technologies White Paper - Records Management Implications for Internet of Things, Robotic Process Automation, Machine Learning, and Artificial Intelligence), см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-cognitive-technologies-whitepaper.pdf . Мой пост об этом документе см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/2020/11/blog-post_47.html

«Управление данными с точки зрения применения методов и дисциплины управления документами, закреплено в разделе 44 U.S.C. 33 Свода законов США, в статье 3301, в которой говорится, что понятие «федеральные документы» «охватывает любую документированную информацию, независимо от её формы и характеристик». Термин «данные» в соответствии с определением, приведенным в ст. 3502 главы раздела 44 U.S.C. 35 Свода законов США, означает «зафиксированную (задокументированную) информацию независимо от её формы».

Мой комментарий: Полностью перевод определения понятия «документы» в американском законодательстве см. в моём посте https://rusrim.blogspot.com/2018/10/saacosanagara-2018-204-2.html .

Определение понятия «данные» в 44 USC 3502 (16) (см. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3502 ) полностью звучит так: «Термин «данные» означает зафиксированную информацию, вне зависимости от её формы и от носителя информации, на котором данные записаны ».

Думаете, смешение понятий «данные» и «информация» не вызывает проблем? Тогда подумайте вот о чём. Во всех органах исполнительной власти федерального правительства США есть должностное лицо, ответственное за управление документами этого органа (Agency Records Manager). Он или она отвечает за программу управления жизненным циклом документов соответствующего органа. По определению, понятие «документы» охватывает «всю документированную (или зафиксированную – recorded – Н.Х.) информацию», поэтому ведомственная программа управления документами отвечает за управление информацией этого ведомства.

Теперь, однако, благодаря Закону об «открытых, публичных, электронных и необходимых государственных данных» (OPEN Government Data Act, о нём см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2019/06/open-government-data-act.html - Н.Х.), в каждом органе исполнительной власти назначается директор по данным (Chief Data Officer), которому поручено возглавить новую огромную внутреннюю бюрократию, «отвечающую за управление данными на протяжении их жизненного цикла».

Если понятие «данные» трактуется федеральным правительством США как «зафиксированная информация», то каким образом обязанности директора по данным (Chief Data Officer) за управление жизненным циклом данных могут напрямую не перекрываться с обязанностями ответственного за управление документами ведомства (Agency Records Manager) за управление жизненным циклом документов?

Правда заключается в том, что благодаря смешению понятий «данные» и «информация» обязанности ответственного за управление документами и директора по данным федерального органа исполнительной власти оказываются совершенно одинаковыми, и каждый такой орган в составе федерального правительства теперь имеет две бюрократические структуры, отвечающие за управление жизненным циклом государственной информации. Подобное перекрытие приводит к внутренним конфликтам в государственных органах, что делает прогресс в управлении жизненным циклом любой информации этих органов практически невозможным.

Мой комментарий: Я полагаю, что на практике ситуация обычно не столь трагична. Часто специалисты по управлению документами преимущественно занимаются управлением информацией с учётом её содержания, а также её правовой, деловой и иной ценности, в то время, как специалисты по управлению данными уделяют основное внимание вопросам управления соответствующей инфраструктурой и компетенциями – абстрагируясь от содержания и ценности информации.

Всё это также существенно подрывает эффективность и репутацию программы управления документами федерального органа исполнительной власти… что, возможно, всегда и было главной задачей.

Читайте далее «Ложь №2: Обеспечение долговременной сохранности и хранение одно и то же».

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/blog-post_69.html )

Дон Людерс (Don Lueders)

Источник: блог «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management)
https://nextgenrm.com/2021/02/10/the-four-lies-destroying-records-management-lie-1-information-vs-data/

Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с проведением дистанционного электронного голосования

Постановлением ЦИК России от 30 сентября 2020 года №270/1988-7 утвержден «Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с проведением дистанционного электронного голосования и голосования на цифровых избирательных участках на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам 13 сентября 2020 года». Документ согласован Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Мой комментарий: Этот документ принят еще полгода назад, но поскольку я о нем тогда не рассказала, мне кажется важным проинформировать о нём сейчас, поскольку на выборах 2021 года планируется провести дистанционное электронное голосование в 6 регионах (см. https://tass.ru/politika/10893665 ).

В избирательной комиссии субъекта РФ, осуществляющей полномочия окружной избирательной комиссии, подлежат хранению в течение пяти лет, а затем передаются на постоянное хранение в архивные учреждения субъекта РФ следующие документы, связанные с проведением дистанционного электронного голосования (п.1):

  • Данные об итогах дистанционного электронного голосования по соответствующему избирательному округу;

  • Протокол об итогах дистанционного электронного голосования по одномандатному избирательному округу.

В избирательной комиссии субъекта РФ, осуществляющей полномочия окружной избирательной комиссии, подлежат хранению в течение одного года со дня официального опубликования результатов дополнительных выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ седьмого созыва следующие документы, связанные с проведением дистанционного электронного голосования (п.2):

  • Подтверждения фактов голосования на бумажном носителе;

  • Списки участников дистанционного голосования на внешнем носителе информации с возможностью однократной записи информации (CD-диск);

  • Сведения об утрате избирателями активного избирательного права на дополнительных выборах депутатов по одномандатным избирательным округам на внешнем носителе информации с возможностью однократной записи информации (CD-диск);

  • Ключ зашифрования и части ключа расшифрования, записанные на отдельные внешние носители информации (USB-накопители).

Подлежит хранению во взаимодействующих информационных системах в течение одного года со дня официального опубликования результатов дополнительных выборов депутатов информация о дистанционном электронном голосовании, размещенная в ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и на программно-техническом комплексе дистанционного электронного голосования, включающая сведения, содержащие персональные данные избирателей, сведения о результатах их волеизъявления, данные об итогах дистанционного электронного голосования (п.3).

В избирательной комиссии субъекта РФ, осуществляющей полномочия окружной избирательной комиссии, подлежат хранению в течение пяти лет, а затем передаются на постоянное хранение в архивные учреждения субъекта РФ следующие документы, связанные с голосованием на цифровых избирательных участках (п.4):

  • Протокол об итогах голосования на цифровых избирательных участках;

  • Протоколы заседаний участковых избирательных комиссий цифровых избирательных участков, постановления (решения) избирательных комиссий и документы к ним;

  • Жалобы (заявления) на нарушения при проведении голосования на цифровых избирательных участках, поступившие в участковые избирательные комиссии цифровых избирательных участков в день голосования и до окончания формирования данных о голосовании на цифровых избирательных участках, и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения, особые мнения членов участковых избирательных комиссий цифровых избирательных участков с правом решающего голоса (при наличии).

В территориальной избирательной комиссии подлежат хранению в течение одного года со дня официального опубликования результатов дополнительных выборов депутатов следующие документы, связанные с голосованием на цифровых избирательных участках (п.5):

  • Заявления избирателей о включении в список избирателей на цифровом избирательном участке;

  • Списки избирателей цифровых избирательных участков;

  • Акты передачи списка избирателей, резервного USB-накопителя с исходными данными, карт со штрих-кодом, технологических карт;

  • Распределение голосов, поданных за кандидатов, на цифровом избирательном участке;

  • Ведомости выдачи карт со штрих-кодом для доступа к электронным бюллетеням на цифровых избирательных участках;

  • Акты о проведении тестирования технических средств в день голосования на цифровых избирательных участках;

  • Акты о непригодности (порче) карты со штрих-кодом на цифровых избирательных участках;

  • Таблица ручного подсчета голосов (при наличии);

  • Конверты с чековыми лентами для терминалов для голосования;

  • Конверты с резервными USB-накопителями с записанными копиями данных о голосовании на цифровых избирательных участках.

Уничтожение документов, связанных с проведением дистанционного электронного голосования и голосования на цифровых избирательных участках на дополнительных выборах депутатов, осуществляется по истечении срока их хранения в соответствии с (п.6):

  • «Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва», утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 июля 2016 года №26/252-7;

  • Пунктом 4.13 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года №526.

Уничтожение внешних носителей, содержащих информацию, связанную с проведением дистанционного электронного голосования на дополнительных выборах депутатов, производится путем механического нарушения целостности машинного носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, содержавшейся на данном носителе (надлом, физическое деформирование, разрезание, сжигание, механическое уничтожение, сдача предприятию по утилизации вторичного сырья), с предварительным удалением содержащейся на носителе информации путем стирания на устройстве, гарантированного уничтожения информации либо иным способом (п.7).

Копии данных о голосовании на цифровых избирательных участках, записанных на резервных USB-накопителях, удаляются с указанных внешних носителей информации после получения из территориальной избирательной комиссии сообщения о том, что данные о голосовании переданы (введены) в централизованную базу данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (п.8).

Внешние носители приобщаются к техническим средствам, перечень которых утвержден постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 7 августа 2020 года №263/1942-7.

Мой комментарий: Эксперимент о проведении дистанционного электронного голосования в Москве начали проводить еще в 2019 году, в 2020 году он был продолжен (см.: http://rusrim.blogspot.com/2020/06/blog-post_70.html , http://rusrim.blogspot.com/2019/06/c.html ). Регламентация сроков хранения и порядка уничтожения документов, включая электронные – составная часть этой работы.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=363615

среда, 24 марта 2021 г.

Искусственный интеллект и архивы: Текущие проблемы и перспективы для архивов электронных и изначально-электронных материалов

Статья д-ра Айрини Гоударули (Eirini Goudarouli – на фото), была опубликована на блоге Национальных Архивов Великобритании 19 февраля 2021 года.

Сеть «Архивы Великобритании и Республики Ирландии и искусственный интеллект» (The Archives in the UK/Republic of Ireland & AI, AURA), финансируемая британским Советом по исследованиям в области искусства и гуманитарных дисциплин» (Arts and Humanities Research Council, AHRC, https://ahrc.ukri.org/ ) и Ирландским научно-исследовательским советом (Irish Research Council), намеревается обсудить вопрос о том, как использовать искусственный интеллект (artificial intelligence, AI) для раскрытия потенциала архивов культурно-исторического наследия, а также изучить проблемы, связанные с доступом. Своё внимание сеть концентрирует на трёх основных темах, которые будут обсуждаться в ходе трёх семинаров:

  • «Открытые данные и неприкосновенность частной жизни» (Open Data versus Privacy);

  • «Искусственный интеллект и архивы: Текущие проблемы и перспективы для архивов изначально-электронных материалов» (AI and Archives: Current Challenges and Prospects of Born-digital archives); и

  • «Искусственный интеллект и архивы: Что дальше?» (AI and Archives: What comes next?).

В январе 2021 года Национальные Архивы Великобритании и Британская библиотека объединили усилия для проведения второго семинара, в ходе которого рассматривались текущие проблемы и перспективы архивов изначально-электронных материалов. Первый день семинара, 28 января 2021 года, был организован Национальными Архивами, а второй, на следующий день - Британской библиотекой (подробнее о втором дне читайте здесь https://blogs.bl.uk/digital-scholarship/2021/02/aura-research-network-second-workshop-write-up.html ). Оба дня семинара прошли в дистанционном режиме.

Первый день семинара начался с двух докладов. Руководитель отдела цифровых услуг Национальных Архивов Кэтрин Эллиотт (Catherine Elliott) представила работу своей группы по «Преобразованию способов онлайн-взаимодействия наших пользователей с архивом» (Transforming how our users engage with the archive online), в рамках которой исследуется, что мы могли бы создать, если бы взялись за переделку нашего веб-сайт в рамках нашей новой стратегии «Архивы для всех» (Archives for Everyone, см. http://www.nationalarchives.gov.uk/about/our-role/plans-policies-performance-and-projects/our-plans/archives-for-everyone/ ; более подробную информацию можно найти здесь:  https://alpha.nationalarchives.gov.uk/ ).

Сотрудники Национальных Архивов Великобритании инженер-исследователь по программному обеспечению Бернард Огден (Bernard Ogden) и Лора Ангелова (Lora Angelova), руководитель отдела консервации, а также изучения и развития аудитории, совместно представили свою работу в проекте «Глубокие открытия» (Deep Discoveries, https://tanc-ahrc.github.io/DeepDiscoveries/index.html ), который является основополагающим в рамках финансируемой AHRC программы «На пути к объёдинённой Национальной Коллекции» (Towards a National Collection, https://ahrc.ukri.org/research/fundedthemesandprogrammes/tanc-opening-uk-heritage-to-the-world/ ). В их докладе, озаглавленном «На пути к использованию компьютерного зрения для поиска и выявления материалов из нашей национальной коллекции» (Towards computer vision search and discovery of our national collection), были рассмотрены проблемы и перспективы доступа к коллекциям графических образов.

После своих выступлений докладчики предложили два вопроса, два вызова, которые участники мероприятия могли бы обсудить в небольших комнатах для блиц-дискуссий. В ходе утренней сессии были поставлены следующие вопросы:

  • Каким образом мы могли бы использовать дизайн услуг и данные, чтобы поощрить предоставление пользователям первоисточники «умными помощниками»? (вопрос Кэтрин);

  • Как должны выглядеть пользовательские интерфейсы для поиска / выявления материалов визуальных коллекций в электронных архивах (или в визуальных архивах)? (вопрос Лоры и Бернарда).

Участники разделились на четыре подгруппы, отправившиеся в различные комнаты для обсуждения предложенных вопросов с использованием «Ментиметра» (Mentimeter, https://www.mentimeter.com/ ) - инструмента для интерактивных презентаций и дискуссий.

Среди ответов на первый блок вопросов были такие комментарии, как «Умные помощники предназначены для персонализации, они могут предоставлять первоисточники с использованием модели Пандоры» и «Связанные данные представляются полезным решением, которое легко реализовать».


Некоторые ответы на первую группу вопросов

В рамках дневной сессии состоялись ещё два доклада. Профессор цифровых гуманитарных наук Университета Глазго Лорна Хьюз (Lorna Hughes) говорила об этических соображениях при связывании и поиске созданного сообществом контента, сосредоточив внимание на вопросах, касающихся авторского права, метаданных и работы с объёмными данными.

«Электронный куратор» европейских и американских коллекций Британской библиотеки Нора МакГрегор (Nora McGregor) рассказала об «Эволюции программы цифрового образования Британской библиотеки для обучения персонала», рассказав о пути, пройденном Британской библиотеки от HTML до вопросов этики в связи с искусственным интеллектом.

После дневной сессии участникам было предложено ещё два вопроса для изучения на блиц-дискуссиях:

  • Кто запомнен в архиве? Каким образом при использовании и анализе материалов электронных архивов мы можем видеть и уважать людей и их личности, отражённые в данных? (предложен Лорной).

  • В какой степени учреждения культурного наследия должны нести ответственность за смягчение этических рисков при применении технологий искусственного интеллекта к материалам своих цифровых коллекций сотрудниками и/или исследователями? (предложен Норой).

Среди ответов на второй блок вопросов был такой комментарий, как «Принимая материалы на хранение, поощряйте творческое сообщество и всегда используйте этическое согласие, чтобы люди точно знали, что может случиться с их материалами / данными».


Некоторые ответы на вторую группу вопросов

Каждую из блиц-дискуссий координировал эксперт из Национальных Архивов. Этими экспертами были:

  • руководитель отдела архивных исследований Дженни Банн (Jenny Bunn),

  • старший научный сотрудник по цифровым технологиям Марк Белл (Mark Bell),

  • руководитель отдела изучения новых технологий Джон Мур (John Moore), и

  • аспирант Университетского колледжа Лондона и Национальных Архивов Леонтьен Талбум (Leontien Talboom), которого финансирует Лондонское партнёрство в области искусства и гуманитарных наук (London Arts and Humanities partnership, LAHP).

В конце семинара руководитель отдела исследований Национальных Архивов Пип Уиллкокс (Pip Willcox) провела круглый стол с участием докладчиков, координаторов блиц-дискуссий и участников семинара.

Кстати, среди ответов на первый блок вопросов был такой комментарий, как «Я считаю, что визуальный поиск является наиболее эффективным способом, при условии достаточной ясности и прозрачности того, как алгоритмический процесс отбирает представляемые изображения».


Ещё примеры ответов на первую группу вопросов

Интерактивные сессии, организованные в рамках семинара, позволили провести плодотворные беседы между участниками, докладчиками, проектной группой и организаторами семинара. В ходе бесед были рассмотрены текущие проблемы и перспективы электронных и изначально-электронных архивов с фокусом на вопросы доступа, этику, нарождающиеся форматы и искусственный интеллект, - с привлечением экспертов из ряда дисциплин, включающих архивную науку, информатику и науку о данных, гуманитарные науки, а также экспертов и специалистов-практиков из учреждений культурного наследия.

Мероприятие собрало широкий круг участников со всего мира и из различных организаций, библиотек, университетов и учреждений, расположенных в Европе, Африке, США и Великобритании, которые представили различные точки зрения на вопросы доступа как с инфраструктурной, так и с пользовательской точек зрения.

В ходе дискуссии также были подчеркнуты этические последствия использования искусственного интеллекта и передовых вычислительных подходов в архивной практике и архивных исследованиях, - на основе опыта участников, полученного в различных исследовательских контекстах и частях мира.

На заключительном семинаре сети AURA будут обсуждены последующие действия сети. Семинар будет проведен Эдинбургским университетом 16 марта 2021 года. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, следите за веб-страницей мероприятия: https://www.aura-network.net/events/artificial-intelligence-and-archives-what-comes-next/

Мы благодарим сотрудников Национальных Архивов - руководителя отдела академических партнерств Рэйчел Смилли (Rachel Smillie) и Лиз Фултон (Liz Fulton), ответственную за академическое информационное взаимодействие и воздействие, за их помощь в организации семинаров. Благодарим сотрудников Технологического института Уотерфорда - преподавателя компьютерных наук Патрика Макинерни (Patrick McInerney) и старшего научного и международного консультанта Ларри Стэплтона (Larry Stapleton) за ведение утренних и дневных сессий.

Айрини Гоударули (Eirini Goudarouli)

Источник: блог Национальных Архивов Великобритании
https://blog.nationalarchives.gov.uk/ai-and-archives-current-challenges-and-prospects-of-digital-and-born-digital-archives/