Приближается крайний срок для перехода органов государственной власти США полностью на электронные документы, однако пандемия коронавируса и другие события создают новые проблемы.
Меморандум M-19-21 Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/08/M-19-21-new-2.pdf ) требует от всех федеральных органов исполнительной власти перейти к полностью электронному управлению документами к концу 2022 года. Это документ, изданный в июне 2019 года, также предписывает Национальным Архивам США (NARA) прекратить приём на хранение бумажных документов после 31 декабря следующего года – что для государственных органов является дополнительным стимулом уложиться в срок.
В тот момент, когда федеральные органы исполнительной власти прошли примерно половину дороги на пути к воистину электронным документам, «Федеральный компьютерный еженедельник» (FCW) собрал группу, включающую руководителей служб управления документами и другие заинтересованные стороны, чтобы посмотреть, как продвигаются усилия этих органов. Обсуждение протоколировалось, но без указания, кому принадлежали конкретные высказывания; а цитаты были отредактированы для большей краткости и ясности. Итак, вот что сказала группа.
Достигнутый прогресс и остающиеся проблемы
Каждый из участников отметил, что её / его ведомство делает успехи в деле перехода на управление электронными документами (electronic records management, ERM), хотя степень этих успехов сильно различалась. По их словам, пандемия Covid-19 и вызванное ею рассредоточение рабочей силы повлияли на усилия, направленные на исполнение меморандума M-19-21, - но традиционные проблемы, стоящие перед органами государственной власти, оказали куда большее влияние.
«Самый главный вопрос заключается в том, что на деле отсутствует целевое финансирование, предназначенное для выполнения каких-либо операций по управлению документами в министерстве», - сказал один чиновник. «Таким образом, мы вынуждены использовать ресурсы других программ».
Другой участник отметил, что 2022 финансовый год станет первым годом, когда для ответственных за исполнение ведомствами своих миссий (владельцев миссий) станут ясны бюджетные последствия, добавив: «Я подозреваю, что это повлияет на процесс балансирования рисков, который нам предстоит. В худшем случае мы сохраним всё как есть и попытаемся разобраться со всем этим в следующий раз».
В одном из ведомств реорганизация привела к смене подчинённости группы управления документами и вынудила повторно провести длительные обсуждения, чтобы заручиться поддержкой руководства. «Мы стали чем-то вроде рыжего пасынка для службы комплайнса», - сказал соответствующий руководитель. «Каждый раз, когда нас переподчиняют в её структуре, мы теряем год или два».
Несколько участников сообщило о том, что главным приоритетом в 2021 году стало стремление к более качественным метаданным. Меморандум M-19-21 поручил федеральным органам исполнительной власти «в максимально возможной степени» перевести свои документы в электронную форму к концу 2019 года, в то время, как 2022 год является крайним сроком для управления «всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате и с соответствующими метаданными».
«За последние пару месяцев я потратил массу времени на изучение наших фондов с тем, чтобы разобраться, что нужно оцифровать, и где нам нужно больше метаданных», - рассказал один из руководителей. «Речь идет о различных, специфических для конкретных миссий метатегах, а также обо всех атрибутах, которые интересуют Национальные Архивы США».
Специфической проблемой, с которой столкнулся ещё один руководитель, стало внедрение управления документами в системах, построенных вокруг наборов данных, а не документов. «Информация, которая раньше собиралась в виде заполняемых форм, теперь помещается в базы данных и реконфигурируется для целей отчетности, отслеживания тенденций, утверждения решений и всего прочего», - отметил он. «Чтобы решить эти проблемы, нам нужно на ещё более ранних этапах подумать не только о том, какие данные захватываются в эти системы, но и о том, кто разрабатывает эти системы. И это подталкивает специалистов по управлению документами в область стратегического управления информацией, когда ставится вопрос: Зачем мы это проектируем?»
Это втягивает управление электронными документами (ERM) в ту сферу, которой обычно занимались ИТ-директора (CIO), директора по технологиям (CTO), а теперь ещё и директора по данным, - добавил этот руководитель. «Так что нам сейчас приходится работать с ними в рамках их ИТ-процессов. Но мне комфортно в текущей ситуации».
В группе сложился общий консенсус относительно хорошей оценки («comfortable») достигнутого к настоящему времени прогресса, хотя никто не ожидает, что сумеет обеспечить 100% -е соответствие требованиям к моменту истечения крайнего срока, установленного меморандумом M-19-21. «К концу 2022 года мы не сможем стать полностью электронными», - сказал один из участников, - «но мы основательно продвинемся на этом пути».
Максимальное эффективное использование существующих строительных блоков
Большинство федеральных органов исполнительной власти стремились избавиться от использования «бумаги» в своих деятельности задолго до того, как этого потребовал меморандум M-19-21, поэтому во многих случаях ключевые инструменты уже развёрнуты. В частности, широкое внедрение в органах федерального правительства решения Microsoft Office 365 - и быстрое развертывание Microsoft Teams после начала пандемии - открыли новые возможности для вплетения управления электронными документами в повседневные операции. В то же время участники встречи указали на осложнения, которые необходимо устранить.
Office 365 предлагает «значительную гибкость с точки зрения адаптации к различным масштабам и миссиям министерства», - отметил один из участников, но «не существует универсального, пригодного на все случаи жизни приложения для управления документами, которое бы удовлетворяло все эти потребности.»
Другой коллега отметил, что способность государственного органа эффективно использовать определённый инструмент зависит от его конкретного лицензионного соглашения, и многие технологии, разработанные для ИТ-сред частного сектора, «должны были быть доработаны до готовности, чтобы их развернуть».
Кроме того, стремление к расширению масштабов виртуальной коллективной работы добавило новые проблемы для управления электронными документами. «У нас было запланировано хорошо продуманное пошаговое внедрение Teams, и управление документами было встроено в весь этот процесс», - сказал один из руководителей. «Внезапно все эти планы были выброшены в корзину, поскольку решение Teams были немедленно установлено всем сотрудникам, когда их отправили домой на удаленную работу в марте 2021 года».
Этим комментариям вторило мнение ещё одного коллеги, который отметил: «Развертывание нами Teams было быстрым и не очень хорошо спланированным. Таким образом пробел вроде бы был заполнен, но с самого начала было заявлено, что это не платформа для документирования, - соответственно, все использующие эту платформу сотрудники ведомства вынуждены перемещать в свои собственные системы имеющие ценность материалы, которые они хотят сохранить в качестве документов».
Первый из этих двух руководителей предсказал, что быстрые развёртывания станут нормой. «Управление документами будет присутствовать там как часть этого развертывания, но нам придется выявлять пробелы и устранять их по мере продвижения по пути развертывания этих решений».
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/2_23.html )
Трой Шнайдер (Troy K. Schneider),
главный редактор изданий «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW) и «Государственные компьютерные новости» (Government Computer News, GCN)
Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2021/02/16/fcw-perspectives-erm-long-road.aspx
Комментариев нет:
Отправить комментарий