США: Долгая дорога к электронному управлению документами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2021/03/1_22.html )

Исполнение законодательно-нормативных требований как побочный результат

Дискуссионная группа предупредила о том, что большой риск того, что постоянно придётся навёрстывать упущенное, вместо того, чтобы интегрироваться в проект с самого начала, - может привести к тому, что управление электронными документами будет восприниматься как плохо продуманное бремя, налагаемое на обычных пользователей. По словам одного руководителя, слишком часто ИТ-службы «похоже, не заботятся об удобстве работы пользователей».

Ещё один коллега согласился с тем, что руководители служб управления документами должны восполнить этот пробел, отметив: «ИТ-службы действительно хороши в плане предоставлении инструментов и технологий нашим сотрудникам, но они не очень-то хороши, когда нужно объяснить им, как всё это использовать. Поэтому мы сейчас позиционируем себя в организации как службу поддержки - не в связи с какими-либо технологиями, с которыми мы не можем разобраться, а в связи с нашим интересом, который перекликается с интересом наших коллег, а именно: «Можете ли Вы найти свою информацию?»».

Помимо этого, несколько участников отметило, что организация своих усилий с упором на исполнение требований к электронному управлению документами - это быстрый путь к окопной войне с руководством среднего звена ведомства. По словам одного из коллег, тема исполнения нормативных требований «занимает весьма скромное место среди приоритетов высшего руководства в нашем органе исполнительной власти». «Вам в таком случае придётся иметь дело только с людьми более низкого ранга».

«Мы пытаемся заставить руководство увидеть, что их проблемы будут решены с помощью решения для управления информацией и данными», - сказал другой коллега. «И при этом, кстати говоря, мы получим исполнение нормативных требований как побочный результат».

Это не означает, что сроки и требования меморандума M-19-21 не используются в качестве рычага давления. «Я использую этот крайний срок, чтобы подстёгивать наше руководство, напоминая им, что мы должны исполнять требования OMB, - и это привлекает их внимание», - отметил один из участников. «Я вижу много закатанных глаз и терпеливых лиц, но мы также знаем, что это единственный способ изменить культуру, которая меняться не желает, при которой всё распечатывается и считается, что именно находящиеся у сотрудников бумажные экземпляры как раз и являются документами».

Тем не менее, другой коллега сказал: «Важно осознавать, что исполнение установленных требований – мера реагирования (в отличие от профилактических действий «на опережение» – Н.Х.), и что мы часто теряемся в проектах и усилиях по обеспечению исполнения законодательно-нормативных и иных требований, и упускаем из виду более крупную миссию, которая является критически-важной. У Вас вообще не будет никаких документов, если мы не выполним нашу миссию».

Кто несёт ответственность за миссию по управлению электронными документами?

Требования меморандума M-19-21; упор на основанное на данных государственное управление, которое было закреплено в «Законе об основах разработки политик, опирающихся на доказательства» (Foundations for Evidence-Based Policymaking Act, FEBP – см. https://www.congress.gov/bill/115th-congress/house-bill/4174/text - Н.Х.), появившемся в начале 2019 года; а также более широкие усилия в плане цифровой трансформации, в совокупности привели к тому, что «на кухне управления информацией собралось множество поваров». Дискуссионная группа отметила, что в настоящее время существует больше возможностей позиционировать управление электронными документами в качестве центрального элемента миссий ведомств, но при этом также повышается риск конкуренции приоритетов. В этой связи, как сказал один из участников, особенно важно «выделить и разграничить роли и обязанности с учетом усиления внимания к стратегическому управлению данными».

Этот же коллега добавил, что Закон о доказательствах (Evidence Act) «очень неоднозначен в некоторых отношениях. Мы прорабатываем, кто и что должен делать, и у кого есть для этого полномочия. Мы фактически разрабатываем общий язык с тем, чтобы технические специалисты и люди, занимающиеся метаданными, могли общаться со специалистами по управлению документами, и все действительно понимали, о чём мы говорим.»

«У нас целая куча начальников в офисе директора по информационным технологиям», - сказал другой руководитель, - «и никто не знает, кто чем занимается и как все они связаны друг с другом, -  и, что более важно, как нам взаимодействовать с ними по вопросам управления документами.»

Пандемия коронавируса как катализатор

Уже почти год усилий, направленных на максимальное использование дистанционной работы, а также новые приоритеты, ставшие следствием Covid-19, затормозили ряд усилий по выполнению меморандума M-19-21, особенно в тех федеральных органах исполнительной власти, которые работают над оцифровкой огромных архивов бумажных документов на местах. Однако большинство участников дискуссионной группы отметило, что пандемия ускорила освоение ведомствами цифровых инструментов, которые упростят управление электронными документами.

Один руководитель подчеркнул, что органы исполнительной власти уже не вернутся к бумажным процессам, в то время как другой отметил, что «с марта люди перестали просить бумагу. Я предполагаю, что они по-прежнему выполняют ту же работу, просто они находят информацию в других местах».

Обратной стороной медали может быть стремительный рост количества электронных документов. Один из участников отметил, что инструменты для коллективной работы, которые тестировались в небольших пилотных проектах или всё ещё находились на стадии разработки, теперь используются постоянно. «В результате формируется совершенно новый источник информации – вроде протокола нашего круглого стола».

По крайней мере один из коллег скептически отнёсся к мысли о том, что ведомства просто не вернутся к старым методам, даже когда это станет возможным ввиду ослабления мер предосторожности, связанных с обеспечением общественного здравоохранения. «Не думаю, что мы можем говорить здесь об успехе до тех пор, пока не вернемся назад, не встретимся снова лицом к лицу и не увидим, что сохранилось от старой культуры», - сказал этот человек.

Ещё один участник дискуссии выразил обеспокоенность тем, что бюджеты будут ещё больше урезаны вину связанных с пандемией новых приоритетов, что может сделать невозможным соблюдение сроков, установленных меморандумом M-19-21.

«Я действительно считаю, что сроки нужно переносить», но не из-за Covid-19, - сказал этот руководитель. «Перенос сроков нужен из-за того, что мы всё больше и больше понимаем все сложности движения вперёд».

Трой Шнайдер (Troy K. Schneider),
главный редактор изданий «Федеральный компьютерный еженедельник» (Federal Computer Week, FCW) и «Государственные компьютерные новости» (Government Computer News, GCN)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2021/02/16/fcw-perspectives-erm-long-road.aspx