Как поиск изменил фундаментальные зависимости, не изменив практики

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 25 сентября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

25 лет тому назад разницу между организацией с хорошим управлением документами и организацией, в которой управления документами не было, можно было показать на примере одной зависимости - зависимость между временем, уходящим на то, чтобы найти нужные документы, и имевшимся в организации объёмом бумажных документов.

Мой комментарий: Как мне кажется, автору не доводилось видеть высококлассные системы управления бумажными документами с отточенной структуризацией по фондам, группам дел, делам и досье, и с хорошо развитым научно-справочным аппаратом, - в которых время поиска нужных материалов обычно никак не зависело от объёмов бумажной документации в целом (разве что при выполнении экзотических запросов, на отработку которых эта система просто не была рассчитана).

Это было потому, что поиск материалов бумаге принципиально отличается.

Если у Вас есть случайный набор бумажных документов и Вам нужно найти в них конкретную информацию, Вам придётся прочитать их от начала до конца.

Следует отметить, что, хотя этот пример кажется экстремальным и маловероятным, я знаю множество организаций, которым придётся столкнуться с такой ситуацией в будущем. Они могут просматривать заголовки коробов или дел, пытаясь понять, есть ли в них что-то нужное, - но и в этом случае им приходится читать все эти заголовки он начала до конца, имея очень мало возможностей для сокращения размера выборки, прежде чем начать чтение.

Потом у нас появился поиск. Поиск коренным образом меняет эту зависимость, и теперь нет никакой связи между объёмом документов и возможностью отыскать нужные материалы. Теперь взаимосвязаны ключевое слово, по которому Вы ведёте поиск, и частота его появления в Вашем контенте.

Для меня интересно то, что эта взаимосвязь является фундаментальной для возможности отыскания документов, которая всегда была в центре внимания управления документами.

Так почему же мы не увидели огромных изменений в практике управления документами, несмотря на то, что изменилась одна из фундаментальных зависимостей в нашей профессии?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Ответ на поставленный автором вопрос, как мне кажется, не столь уж и сложен. Традиционная практика управления документами, которая во многом продолжает использоваться сейчас и в электронной среде, была продумана таким образом, чтобы эффективно находить нужные документы, несмотря на невозможность того, что мы сегодня называем полнотекстовым поиском. Она в значительной степени ориентирована на работу с массивами документов (например, с делами и фондами), а не с отдельными документами; при этом большое внимание всегда уделялось созданию качественного научно-справочного аппарата. И если для большинства решаемых службой управления документами задач эта практика является достаточной, то зачем её менять?

Замечу также, что никакой поиск не подменяет разумную структуризацию документов. Поиск также не гарантирует получение, при необходимости, полного комплекта логически упорядоченных документов по интересующему вопросу (например, связанных с конкретным контрактом).

Полнотекстовым поиском и иными продвинутыми средствами поиска пользуются чаще всего сотрудники деловых подразделений – и как следствие, именно их практика работы с документами зачастую кардинально изменилась!

В сфере управления документами средства поиска наиболее востребованы при проведении экспертизы ценности, экспертизы на наличие конфиденциальной и секретной информации, а также при подборе документов в рамках процессов э-раскрытия – такого рода экспертов очень немного, и большая их часть даже не причисляет себя к числу архивистов и специалистов по управлению документами.

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-search-changed-fundamental-relationships

Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3»»: Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения

«Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утвержденный приказом ФНС России №ЕД-7-10/74@ от 1 февраля 2022 года, регламентирует в том числе и порядок уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения (раздел VIII).

Для справки:

Объект хранения - Единица учета документов, передаваемых на централизованное хранение в ПК МВиП, АИС "Налог-3" ("Документ", "Связка", "Дело")

Владелец объектов хранения – Налоговый орган, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения, или в случае миграции налогоплательщика - налоговый орган, в котором в настоящее время администрируют налогоплательщика, а также филиал учреждения, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище реестры ф.103.

В целях подготовки к уничтожению объектов хранения с истекшим сроком хранения проводятся следующие подготовительные и организационные мероприятия (п.8.1):

• Формирование и утверждение распорядительным документом состава ответственных лиц за продление сроков хранения и/или акцептование объектов хранения для включения в «Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению», с указанием сроков выполнения работ не позднее 30 апреля;
  
  
• Закрепление за ответственными лицами налогового органа (в соответствии с их компетенцией) функций по продлению сроков хранения и/или акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, по следующим типам объектов хранения:
  
  
• Документы НБО;
  
  
• Регистрационные дела индивидуальных предпринимателей (ИП), крестьянских (фермерских) хозяйств (КФХ), юридических лиц (ЮЛ);
  
  
• Документы (заявления и иные документы, представленные при государственной регистрации, решения об отказе в государственной регистрации и др.) об отказе в государственной регистрации ИП, КФХ, ЮЛ;
  
  
• Документы, переданные на хранение по упрощенной технологии учета;
  
  
• Реестр документов, поступивших в налоговый орган из МФЦ;
  
  
• Конверты и прочее;
  
  
• Закрепление за ответственными лицами филиала учреждения функции по акцептованию объектов хранения для включения в Акт о выделении к уничтожению, по реестрам ф.103.

Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении, осуществляется владельцем один раз в год. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения (п.8.2).

Основанием для уничтожения объектов хранения является (п.8.3):

• Положительное решение ЭК налогового органа;
  
  
• Акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами налогового органа (в соответствие с их компетенцией) и
  
  
• Утверждение руководителем налогового органа Акта о выделении к уничтожению, формируемого в ПП Уничтожение документов.

Основанием для уничтожения реестров ф.103 является:

• Акцептование объектов хранения в ЕКП ответственными лицами филиала учреждения и
  
  
• Утверждение руководителем филиала учреждения Акта о выделении к уничтожению, формируемого в ПП Уничтожение документов.

При акцептовании объектов хранения для включения в «Акт о выделении к уничтожению», в поле «Обоснование» следует указывать реквизиты документа, на основании которого на сотрудника возложена функция по акцептованию соответствующего типа объекта хранения.

Объекты хранения, по которым необходимо продление срока хранения, подлежат исключению в ПП «Уничтожение документов» из (п.8.4):

• Списка документов налогового органа с истекшим сроком хранения;
  
  
• Акта о выделении к уничтожению, при условии указания причины продления срока хранения и реквизитов документа, являющегося основанием для продления.

Срок хранения объектов хранения автоматически продлевается на 1 (один) год.

Ежегодно до 1 декабря владелец объектов хранения в ПП «Уничтожение документов» формирует список выданных в налоговом органе объектов хранения с истекшим сроком хранения. При этом, филиал учреждения формирует список выданных в налоговым органом реестров ф. 103 и доводит его до НО ранее формировавших запрос на выдачу (п.8.5).

Ежегодно 1 января в ПП «Уничтожение документов» автоматически формируется список всех объектов хранения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января текущего года, из которого выделяются объекты хранения, которые были выданы по запросу и находятся в налоговый орган (п.8.6).

Владелец объектов хранения средствами ЕКП в «ПП Уничтожение документов» до 15 мая формирует и утверждает Акт о выделении к уничтожению, по состоянию на 1 января текущего года (п.8.7).

Акт о выделении к уничтожению объектов хранения, не подлежащих хранению, и электронное приложение к нему согласовываются на заседании ЭК владельца и утверждаются руководителем (директором) владельца (п.8.8).

Ежегодно не позднее 15 мая владелец объектов хранения осуществляет следующие действия (п.8.9):

• При помощи режима интерактивного сервиса ПП УДиЭА утверждает «Акт о выделении к уничтожению», указывая в диалоговом окне реквизиты утвержденного документа на бумажном носителе (после выполнения этого действия Акт и электронное приложение к нему автоматически направляются в ПК МВиП);
  
  
• Размещает в ПП УДиЭА скан образ утвержденного руководителем налогового органа или директором филиала учреждения Акта.

Процесс уничтожения проводится филиалом учреждения на основании представленных налоговым органом и сформированных филиалом Актов, и должен быть завершен до 31 декабря (п.8.10)

Процесс уничтожения проводится партиями и включает в себя:

• Выполнение проверки соответствия партии объектов хранения с объектами хранения, указанными в Акте о выделении к уничтожению;
  
  
• Отбор партии с мест хранения;
  
  
• Уничтожение бумажных носителей партии;
  
  
• Автоматизированное уничтожение в ПК МВиП технологических данных уничтоженной партии;
  
  
• Формирование в ПК МВиП реестра уничтоженных документов партии и списка необнаруженных;
  
  
• Формирование с использованием ПК МВиП Акта об уничтожении, указанных в Акте о выделении к уничтожению, по завершении кампании по уничтожению документов;
  
  
• Направление средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько налоговых органов электронного образа Акта об уничтожении, а также реестра уничтоженных объектов хранения по партии для уничтожения электронных образов в ПП УДиЭА.

Для справки:

• ПК МВиП - Программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения;
  
  
• ПП Архивное хранение - Прикладная подсистема «Архивное хранение» АИС «Налог-3»;
  
  
• ПП УДиЭА - Прикладные подсистемы «Управление документами» и «Электронный архив налоговой информации» АИС «Налог-3»;
  
  
• ПП Уничтожение документов - Прикладная подсистема «Уничтожение документов с истекшим сроком хранения» АИС «Налог-3»;

Способ уничтожения объектов хранения выбирается филиалом самостоятельно и должен исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников филиала или при условии проведения видеоконтроля (п.8.11).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=408335

Что информационная грамотность означает для управления документами и возможности, которые она создаёт

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 27 сентября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Что информационная грамотность означает для управления документами? Она означает понимание разницы между высококачественной и низкокачественной информационными средами.

Информационные среды высокого качества обеспечивают доставку:

• Правильной информации,
  
  
• Для правильного человека (или машины),
  
  
• В правильное время, - и
  
  
• Правильный уровень качества информации.

Вся магия заключается в соединении воедино «правильной информации» и «правильного уровня качества» информации.

Все мы любим бумажные липкие post-it-стикеры с заметками, но мы, вероятно, мы все также согласимся с тем, что, хотя они способны доставлять правильную информацию правильному человеку в правильное время, с их использованием связаны серьёзные ограничения и вторичные расходы.

Большинство людей понимает простые вещи, от бумажных документов до бумажных форм, и далее до электронных форм. Если что и вызывает затруднения у большинства людей, так это с уровнями абстракции, которые становятся необходимыми для повышения скорости, видимости и управляемости.

Правильная информация снижает количество ошибок в процессах. Абстрагированная информация помогает принимать решения, касающиеся процесса, того, как люди управляют своей работой и как осуществляется управление организацией. Всё это руководители используют для того, чтобы получить представление о своей организации и управлять ею упреждающе, а не реагируя на уже случившиеся события.

Трансформации, о которых я говорю, делают такие вещи, как:

• Связывание форм с процессом,
  
  
• Связывание процесса со статусом,
  
  
• Связывание статуса со стратегическим прогрессом.

Это также «правильная информация в правильном месте, в правильное время и нужного уровня качества», однако это управленческая информация, а не информация о процессе. Это как раз то, что люди не осознают, не понимая, как этого добиться, не заставляя сотрудников что-либо делать.

Возможность, которую создаёт информационная грамотность, проста. Она заключается в том, что руководители среднего и высшего звена будут готовы выделять финансирование по той простой причине, что постоянно управлять, только реагируя на события – это прямой путь к тому, чтобы потерять руководящую работу. Довольно быстро люди почувствуют, что Вы не знаете, что именно происходит в Вашем направлении деловой деятельности, и захотят заменить Вас кем-то, кто знает.

Высококачественные информационные среды обеспечивает ту видимость, которую хотят руководители различных уровней, и мы можем помочь им понять, как туда добраться. Мы можем помочь им стать грамотными.

Они могут попросить нас об этом, и мы сможем им помочь – за определенную цену.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Карл свои мысли в данном случае излагает, на мой вкус, чересчур «научно» (как диссертацию пишет :)) – а ведь суть его идей довольно проста: руководителям для принятия хороших деловых решений (от качества которых зависит их собственный успех) нужно своевременно получать полную и точную информацию. Если специалист по управлению документами сможет убедить руководство в том, что в его силах решить эту задачу (или хотя бы существенно помочь с её решением), то у него появятся хорошие шансы на получение поддержки и ресурсов. Иными словами, руководители обычно не против поддержать тех, чьи усилия прямо способствуют их карьере и снижают затрагивающие их лично риски.

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-information-literacy-means-and

ИСО: Опубликован новый стандарт ISO 10010:2022 «Руководство по пониманию, оценке и совершенствованию культуры качества в организации»

В конце августа 2022 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта по вопросам менеджмента качества - ISO 10010:2022 «Менеджмент качества - Руководство по пониманию, оценке и совершенствованию культуры качества в организации» (Quality management - Guidance to understand, evaluate and improve organizational quality culture) объёмом 24 страницы, см. https://www.iso.org/standard/38457.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:38457:en .

Документ разработан техническим подкомитетом ИСО TC176/SC3 «Поддерживающие технологии» (Supporting technologies).

Во вводной части документа отмечается:

«Настоящий документ содержит рекомендации по оценке, развитию и совершенствованию культуры качества в организации, помогающей организации достичь устойчивого успеха. Данный документ учитывает фундаментальные концепции и принципы менеджмента качества, уделяя особое внимание вовлечению людей и лидерству.

Содержащиеся в документе рекомендации носят общий характер и предназначены для применения в любых организациях, вне зависимости от их размера, отрасли, местоположения, зрелости, а также от продуктов и услуг, которые они предоставляют.

Примечание: В данном документе приведены примеры инструментов для оценки культуры качества организации путём самооценки, с целью определения её зрелости и потенциала для совершенствования.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Условия деятельности (контекст) организации
5. Определение желаемой культуры качества
6. Определение текущей культуры качества
7. Определение и выполнение действий по достижению желаемой культуры качества
8. Встраивание желаемой культуры качества
9. Поддержание желаемой культуры качества
Приложение A: Примеры оценки
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/38457.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:38457:en

Насколько осмысленной является документация, если она не включает структурированные данные?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 26 сентября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

На прошлой неделе я написал пост о том, как управление документами и управление данными начинают, наконец, сливаться воедино (в переводе на русский язык пост под названием «Информация, данные и документы сливаются воедино – наконец-то!» выложен на моём блоге по адресу https://rusrim.blogspot.com/2022/10/blog-post.html – Н.Х.).

Для меня ключевым вопросом этой тенденции является вопрос об охвате управлением структурированных данных.

Никого не волнует, структурированы или неструктурированы данные, информация и документы, - кроме желающих создать такое различие людей из служб управления документами или данными. Главным образом, мы хотим создать это различие потому, что сложившаяся в каждой из дисциплин практика затрудняет согласованное решение сложных вопросов структурированного и неструктурированного контента.

Проблема в том, что многое из того, что мы выделяем, говоря о полезности нашей профессии, не имеет смысла в отсутствие осмысленных комплектов документов. В отсутствие структурированных данных такие комплекты часто бессмысленны, и таких ситуаций становится всё больше.

На протяжении десятилетий именно системы структурированных данных управляли процессами в коммерческих организациях любого размера. Причина, по которой нам сходило с рук игнорирование структурированных данных, заключается в том, что мы обычно требуем, чтобы процессы инициировались документом в какой-либо форме и чтобы они создавали на выходе в конце процесса документ в какой-либо форме, чтобы сообщить о результатах. Однако такая практика постепенно уходит, и вот несколько показательных примеров:

• Некоторое время назад я перешел на использование нескольких нео-банков (банков, не имеющих физических отделений – Н.Х.) в качестве основных платформ для моих банковских операций. Единственным, что я когда-либо получал от них, был кусок пластика, который совершенно не имеет значения, поскольку мои банковские карты зафиксированы в моих часах и телефоне.
  
  
• Используемый мной фонд, работающий на рынке ценных бумаг (share market fund), никогда не присылал мне документы.
  
  
• До тех пор, пока я недавно не скачал своё удостоверение о сдаче университетского экзамена (testamur), его не существовало, - в то же время я подал заявку на получение сертификата магистерской степени и сертификата выпускника без предоставления документального подтверждения того, что у меня есть степень бакалавра, - всё это обрабатывалось от системы к системе.

Основные проблемы управления документами изменяться не будут – перемены касаются способов запоминания и организации. Технологии меняются, и мы должны меняться вместе с ними – в противном случае то, что мы делаем, окажется бессмысленным.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Собственно говоря, я сама тоже пытаюсь донести – в первую очередь до коллег-архивистов – что попытка ограничить круг своих интересов бумажными и бумагоподобными электронными документами уже сегодня приводит к тому, что наиболее важная информация правового, научно-технического и даже исторического характера, подлежащая постоянному хранению, оседает не в государственных и муниципальных архивах, а в многочисленных ведомственных реестрах, регистрах и кадастрах. Огромная часть интереснейшего электронного документального наследия вообще никем не сохраняется и безвозвратно утрачивается. Росархив равнодушно созерцает эту картину, делая вид, что «всё хорошо, прекрасная маркиза»… И если сегодняшние архивисты зарабатывают свой кусок хлеба благодаря фондам, накопленным и сохранённым их предшественниками, то как будут жить архивисты следующего поколения, если ничего не изменится? Кому и зачем будут нужны наши архивы в будущем?

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-meaningful-is-an-aggregation

ИСО: Продолжается работа над стандартом ISO/DIS 56007 «Менеджмент инноваций – Инструменты и методы менеджмента идей – Руководство»

В апреле 2022 года сайт Международной организации по стандартизации сообщил о начале публичного обсуждения довольно любопытного нового стандарта ISO/DIS 56007 «Менеджмент инноваций – Инструменты и методы менеджмента идей – Руководство» (Innovation management - Tools and methods for idea management – Guidance) объёмом 65 страниц, см. https://www.iso.org/standard/75068.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75068:en .

Документ готовит Технический комитет ИСО TC279 «Менеджмент инноваций» (Innovation management).

Во вводной части документа отмечается:

«Настоящий документ содержит рекомендации по менеджменту идей и возможностей, посредством:

• Объяснения причин для менеджмента идей и отдачи, получаемой от эффективного менеджмента идей;
  
  
• Описания того, как подготовиться к менеджменту идей;
  
  
• Рассмотрения организационных и кадровых вопросов, включая культуру организации;
  
  
• Подробного описания действий по менеджменту идей и их взаимосвязей;
  
  
• Описания соображений по оценке процессов и действий, важных для успешности инноваций.

В данном стандарте рассматривается подмножество процессов, описанных в ISO 56002:2019 «Менеджмент инноваций – Система менеджмента инноваций – Руководство» (Innovation management - Innovation management system – Guidance, см. https://www.iso.org/standard/68221.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:68221:en ) – выявление возможностей, создание концепций и их проверка. Действия в рамках этих процессов, при совместном управлении ими, позволяют получить жизнеспособные инновационные концепции развития. Превращение таких концепций в решения и развертывание этих решений выходит за рамки настоящего стандарта и рассматривается в стандарте ISO 56002.

Настоящий документ содержит рекомендации в отношении инноваций любого типа в непрерывном диапазоне от постепенных до радикальных инноваций, как это определено в ISO 56000.

Данный документ предназначен для использования:

• любыми вовлеченными в инновации пользователями, будь то в интересах организации или отдельного лица;
  
  
• организациями любого тип и масштаба;
  
  
• при любом понимании ценности и отдачи, будь то для получения прибыли, социального воздействия, изменений в стратегическом направлении или для любой иной цели.

Данный стандарт может помочь организациям понять, как систематически управлять своими идеями и возможностями для получения большей отдачи от деятельности в области менеджмента идей, с тем, чтобы принимать решения о том, развивать или не развивать определенные направления. Не существует какого-то универсального метода или набора инструментов, пригодного для использования во всех ситуациях. На выбор влияет ряд соответствующих соображений, которые рассматриваются в этом документе.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
0. Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Подготовка к менеджменту идей
5. Люди и организация
6. Процессы и действия менеджмента идей
7. Оценка
Приложение A (справочное): Раздел 4 – Процесс и методы менеджмента идей
Приложение В (справочное): Раздел 5 - Люди и организация
Приложение C (справочное): Раздел 6 – Процессы и действия менеджмента идей
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/75068.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75068:en

Искусственный интеллект и закон: Введение нового нормативного регулирования и изменение юридической профессии

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 27 сентября 2022 года на блоге компании Formtek.

Искусственный интеллект переворачивает правовую систему. С одной стороны, большой вопрос заключается в том, как суды смогут регулировать и выносить решения в отношении многих аспектов нашей жизни, которые сейчас трансформируются посредством внедрения ИИ. Основное внимание здесь уделяется этическим, социальным и правовым вопросам. Кроме того, идёт трансформация самой юридической профессии - ИИ меняет то, как юристы выполняют свою работу.

Законодатели, особенно в США, долго не могли выработать стратегический подход к регулированию технологий. Технологии совершенствуются со скоростью, которая значительно превышает ту скорость, с которой способны реагировать законодатели. Проблемные вопросы регулирования ИИ включают вопрос о праве собственности (кто является собственником производимых ИИ продуктов?), о материальной ответственности (кто виноват, когда ИИ наносит ущерб?), о справедливости (кто определяет, что ИИ-алгоритм является беспристрастным и справедливым?) и о неприкосновенности частной жизни и защите персональных данных (кто контролирует данные, собранные и используемые ИИ?).

Бывший исполнительный директор Центра права и технологий в Беркли (Berkeley Center for Law and Technology) Джеймс Демпси (James Dempsey, https://www.law.berkeley.edu/our-faculty/faculty-profiles/james-dempsey/#tab_profile ) пишет, что «в числе его многочисленных глубоких последствий, ИИ создаёт проблемы в областях права, этики, корпоративной и государственной политики. Судам предлагается применять традиционные правовые доктрины к сложным и предположительно необъяснимым системам. Определяющие политику лица решают, следует ли модифицировать существующие регулирующие структуры для того, чтобы решить специфические проблемы, связанные с ИИ. По сравнению с выбором этих детальных вариантов, куда более глобальным является стоящий перед государственной политикой вызов в плане обеспечения продвижения и формирования развития ИИ таким образом, чтобы можно было получать отдачу от ИИ, одновременно смягчая его негативные последствия».

Что же касается воздействия ИИ на самих юристов, то генеральный директор Центра передового опыта в области искусственного интеллекта Onit (Onit AI Center of Excellence) Ник Уайтхаус (Nick Whitehouse, https://www.linkedin.com/in/nick-whitehouse/?originalSubdomain=nz ), отмечает, что «от ИИ может быть колоссальная польза для корпоративных юридических отделов и юридических фирм. Взгляните на направления рутинной работы, связанные с обработкой больших объёмов данных. Искусственный интеллект повышает эффективность выполнения многих традиционно трудоемких задач, таких как обеспечение надлежащей предусмотрительности (due diligence), подготовка документов, э-раскрытие (поиск и представление относящейся к делу электронной информации в ходе судебных разбирательств и расследований – Н.Х.), транскрипция, управление жизненным циклом контрактов и выставление счетов. Сэкономив своё время, юристы смогут сосредоточиться на более сложных и значимых задачах, чем административная или ручная работа» ( https://www.jdsupra.com/legalnews/how-artificial-intelligence-will-affect-2014448/ ).

Мой комментарий: Оглядываясь на отечественный опыт, когда с началом широкого применения информационных технологий в государственных структурах и особенно в судебной системе юристы вдруг перестали молиться на «бумагу» и стали принимать вполне разумные и даже смелые решения в отношении электронных документов и информации, - я полагаю, что именно освоение ИИ судами и законодательными органами способно дать решающий толчок развитию современной практики правоприменения и нормативно-правового регулирования связанных с ИИ вопросов.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/ai-and-the-law-driving-new-regulations-and-changing-the-legal-profession/  

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 6-й подкаст по теме управления информацией

Очередной подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его коллегами Майклом Аптоном (Michael Uptonи) и Джуди Верно (Judi Vernau), был выложен 14 октября 2022 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube.

Эпизод 6: Вопросы, касающиеся людей (The people stuff) (29 минут)

В аннотации к подкасту ( https://www.youtube.com/watch?v=MvKFO9I7WlY ) отмечается:

«Порой архитекторы информационных систем и специалисты по управлению информацией одержимы системами, инструментами и тому подобными вещами - но как насчет взаимодействия с людьми? Именно здесь кроются настоящие возможности».

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=MvKFO9I7WlY
https://informationrevolution.podbean.com/

Проведение уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения архивно-документационной службой организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 26 сентября 2022 года на сайте компании Lucidea.

Выявление документопотоков в организации даёт архивистам возможность установить сроки хранения и уничтожения материалов.

Помимо этого, архивисты могут установить партнёрские отношения со структурными подразделениями организаций, помогающие сохранить важную документацию и включить эти документы в состав архивов. Создание перечня видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, если его ещё нет, должно стать одной из первых задач архивистов после проведения архивной оценки-обследования (об архивной оценке см. выложенные на блоге переводы других постов Марго Ноут, например: http://rusrim.blogspot.com/2022/09/blog-post_30.html – Н.Х.).

Перечень видов документов с указанием сроков хранения

Перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (records retention schedule) организует список [видов – Н.Х.] документов по структурным подразделениям, идентифицируя, таким образом, виды документов, их создателей, сроки их хранения и действия, выполняемые по истечении сроков хранение (уничтожение/передача).

Финансовый, юридический и административный отделы и их руководители должны принять участие в составлении перечня. Хотя в соответствующей электронной таблице можно указать базовый (типовой) срок хранения, организации могут пожелать проконсультироваться со специалистом по управлению документами и/или с юрисконсультом, чтобы получить помочь в этой работе, особенно в строго регулируемых отраслях. После утверждения перечень поможет в проведении прямолинейной экспертизы материалов с целью выделения документов длительного и краткосрочного хранения. Большинство документов, на которые распространяется перечень, легко попадают в одну их двух категорий: с конечным по времени жизненным циклом (временного срока хранения) и архивные (постоянного срока хранения).

Организации хранят документы временного срока хранения в течение установленных сроков в юридических целях. Установление адекватного срока хранения позволяет организации хранить эти документы только до тех пор, пока этого требует законодательство. Перечень и политика хранения документов устанавливают календарные даты проведения уничтожения документов после того, как исчезла потребность в них и/или сроки их хранения истекли.

С другой стороны, организации и учреждения хранят ряд документов постоянно. Такого рода документы составляют основную часть архивных коллекций и включают множество материалов, отражающих историю деятельности учреждений.

Классификация документов по этим категориям помогает в управлении документами. Обработка [по логике автора, упрощённая по сравнению с архивными документами – хотя на практике это не всегда так – Н.Х.] документов временного срока хранения оставляет больше времени для детальной работы по управлению архивными материалами. Выделение мест для хранения документов перед их уничтожением/передачей помогает изолировать эти документы от архивной коллекции и упрощает мониторинг деятельности по их окончательному уничтожению.

Для отслеживания сроков хранения могут быть использованы электронная таблица или база данных. В качестве полей данных архивисты и специалисты по управлению документами могут использовать сведения о содержимом коробов, такие, например, как диапазон дат, название структурного подразделения и номер короба или места хранения. Как только срок хранения документов истёк, сотрудники организации могут их уничтожить. Шредируя документы с истекшими сроками хранения, организации обеспечивают соблюдение федеральных законов и законов штатов. Многие компании – поставщики услуг шредирования предлагают как безопасное мобильное шредирование на площадке компании, так и внеофисное уничтожение документов.

Документы постоянного срока хранения

То, какие именно документы считаются имеющими непреходящую ценность, несколько отличается в каждом учреждении и организации и отражает её миссию. Однако в архивах должны храниться постоянно материалы, отражающие историю деятельности учреждения и его место в историческом контексте.

Архивный отдел должен установить политику в отношении сроков хранения материалов и включить её в руководства по делопроизводству вместе с перечнем документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, такая политика должна включать контрольный список желательных архивных документов, помогающий устанавливать сроки хранения и порядок дальнейшего сохранения документов после того, как сотрудники передадут материалы на хранение в архивы.

Устранение пробелов в архивном фонде

Взяв под контроль текущие документы организации посредством создания перечня и политики по срокам хранения, архивисты смогут сосредоточить своё внимание на недостающих материалах. Политика комплектования фондов или приобретения архивных документов определяет материалы, которые архивы стремятся приобрести. Для большинства учреждений политика комплектования фондов должна включать только те материалы, которые непосредственно поддерживают или улучшают деятельность организации. Получаемые в дар материалы должны соответствовать этой политике. При установлении чётко определённых областей комплектования могут быть также включены области, непосредственно к организации не относящиеся.

Политика комплектования должна также принимать во внимание материалы, способные восполнить пробелы в архивных фондах, такие как материалы, относящиеся к первым годам деятельности учреждения. Программа документирования устной истории - отличный способ запечатлеть историю организации. Укрепление серьёзных взаимоотношений с людьми, принимавшими участие в создании организации, может оказаться самым важным шагом по обеспечению сохранности документов. Всё это увеличивает потенциальную полезность архивов для научных исследований, в качестве культурно-исторического наследия и коллективно используемого ресурса.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/records-disposition-for-archives/

ИСО: Опубликована новая редакция стандарта ISO 13008:2022 «Процессы конверсии и миграции электронных документов»

В ноябре 2021 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации новой, второй редакции стандарта ISO 13008:2022 «Информация и документация - Процессы конверсии и миграции электронных документов» (Information and documentation - Digital records conversion and migration process) объёмом 36 страниц, см. https://www.iso.org/standard/75569.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75569:en .

Документ подготовлен техническим подкомитетом ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management); он заменил ранее действовавшую редакцию 2012 года.

Следует отметить, что предыдущая редакция стандарта была адаптирована в России как ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов, см. https://files.stroyinf.ru/Data2/1/4293759/4293759790.pdf , а также мой пост: http://rusrim.blogspot.com/2015/12/blog-post_36.html .

Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:

«Настоящий документ содержит рекомендации по проведению конверсии (конвертации) документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Стандарт содержит соответствующие требования в плане управления документами, описывает организационные и деловые рамки проведения процесса конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга/мер контроля и управления процессом. В документе описаны этапы, компоненты и конкретные методологии для каждого из этих процессов, охватывая такие темы, как потоки рабочих процессов (workflow), тестирование, контроль версий и валидация.

… Данный документ применим как для разовых проектов конверсии или миграции, так и для программ регулярного и непрерывного проведения конверсии или миграции.

… В данном документе рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и/или миграции электронных документов, направленные на сохранение аутентичности, надёжности, целостности и возможности использования таких документов в качестве свидетельств / доказательств деловых функций, процессов, действий и транзакций.

Эти процедуры не охватывают в полной мере:

• Системы резервного копирования;
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности электронных документов;
  
  
• Функциональные возможности доверенных цифровых хранилищ;
  
  
• Процесс конверсии аналоговых форматов в цифровые и наоборот.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Организационные и деловые рамки
5. Требования к конверсии и миграции
6. Планирование технологий конверсии и миграции
7. Процедуры конверсии и миграции
8. Мониторинг
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/75569.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75569:en

Архивы: Искусственный интеллект заставляет документы говорить

Данная заметка была опубликована 21 сентября 2022 года на сайте Министерства культуры Франции.

По случаю проводимой во Франции Недели генеалогии (Semaine de la généalogie) Межведомственная служба Архивов Франции (Service interministériel des Archives de France, SIAF – архивное ведомство, которое подчинено Министерству культуры Франции – Н.Х.) рассказывает о плодотворном вкладе искусственного интеллекта в архивные исследования.

Новые функциональные возможности, открывающие неожиданные перспективы, изменение масштаба взаимосвязей между информацией, автоматическое распознавание рукописных документов... В течение нескольких последних лет вклад искусственного интеллекта в архивные исследования оказался несравненно богатым и беспрецедентным. «Искусственный интеллект затем находит сокровище, он заставляет документы говорить!» - резюмирует глава французского архивного ведомства Франсуаза Банат-Берже (Françoise Banat-Berger – на фото).

У истоков этой маленькой революции мы находим желание Межведомственной службы архивов Франции (Service interministériel des archives de France, SIAF, https://francearchives.fr/ ) Министерства культуры изучить возможности искусственного интеллекта с целью их использования в интересах архивов. Эта работа перешла в новую фазу в начале 2022 года с запуском амбициозного проекта SOCFACE (см. https://www.culture.gouv.fr/Presse/Communiques-de-presse/Lancement-du-projet-Socface-l-intelligence-artificielle-appliquee-aux-documents-d-archives ), целью которого является широкомасштабное изучение эволюции французского общества за столетие с 1836 по 1936 год на основе масштабного использования данных переписей населения.

По случаю Недели генеалогии (см. https://www.rfgenealogie.com/agenda/semaine-de-la-genealogie-a-mandelieu-la-napoule ), в рамках которой 26 сентября состоится круглый стол на данную тему (использования ИИ в архивном деле – Н.Х.), глава SIAF Франсуаза Банат-Берже, ответила на ряд вопросов, связанных с проблемами использования искусственного интеллекта в архивах.

«Искусственный интеллект делает более доступными сухие, но в то же время необычайно богатые - будь то с исторической, семейной или личной точки зрения - источники»

Вопрос: Уже в течение ряда лет искусственный интеллект играет ключевую роль в обработке многих архивных фондов. Каким образом его применение революционизирует данную сферу деятельности?

Ответ: Чтобы сделать архивные документы доступными для как можно большего числа людей, архивные службы очень рано оцифровали и разместили в Интернете свои наиболее часто используемые источники - в частности, генеалогические: записи актов гражданского состояния, материалы переписей населения, нотариальные регистры и т.д. Сегодня в Интернете доступны сотни миллионов страниц, и усилия по оцифровке и размещению в открытом доступе архивных материалов продолжаются. Однако из этих миллионов страниц, этих миллиардов строк и сотен миллиардов слов нельзя извлечь нужную информацию «в один клик». Она становится доступной только после проведения исследований, которые, к счастью, поддерживаются различными разработанными архивными службами инструментами, такими как формы поиска по дате и по месту.

Как только машине можно доверить автоматическое чтение всех этих письменных текстов, поиск становится не только мгновенным, но и выявляется неожиданная информация. Возможность полнотекстового поиска по нотариальному реестру может не только упростить отыскание материалов, связанных с конкретной фамилией, но также найти, например, все вхождения названия улицы, профессии, вида деятельности, которые в одиночку люди никогда не смогут ни прочитать, ни проиндексировать.

Эта революция сравнима с той, которая сегодня позволяет в онлайн-библиотеках, таких как Gallica ( https://gallica.bnf.fr/accueil/fr/content/accueil-fr?mode=desktop ), за долю секунды выполнять поиск по тысячам коллекций книг и газет. В мире архивов результат, вероятно, будет еще более поразительным, поскольку архивные документы по своей природе являются уникальными, и в большинстве случаев они не создавались для чтения подобно книгам. Искусственный интеллект затем находит «сокровище», он заставляет документы говорить!

Проект SOCFACE нацелен на обработку данных переписей населения Франции в период между 1836 и 1936 годами © SOCFACE

Как Вы только что подчеркнули, одно из основных достижений этих инициатив заключается в том, чтобы сделать источники более доступными для всех аудиторий. Будет ли это в конечном итоге способствовать большей демократизации архивов?

В гены архивных служб заложено призвание демократизировать доступ к хранимым ими документам. Архивные документы действительно открыты для всех, бесплатно и независимо от причины исследования или уровня диплома. Однако работа с архивными документами остаётся непростым делом: они отражают создавшие их учреждения, чью историю и функционирование часто бывает трудно понять, и, прежде всего, они не создавались для тех целей, для которых мы их используем сегодня.

Даже тогда, когда есть возможность привлечь посредников, предпринимающих значительные усилия для облегчения выявления документов и поддержки пользователей при работе с ними, часто бывает необходимо запастись большим терпением, чтобы, например, отталкиваясь от одной части информации, добраться до другой; иле же просто для того, чтобы расшифровать старые рукописные тексты. Разрушая барьер, связанный с пониманием рукописных и древних текстов, и позволяя выполнять полнотекстовый поиск по документам, искусственный интеллект тут же делает более доступными сухие, но в то же время необычайно богатые - будь то с исторической, семейной или личной точки зрения - источники.

Сегодня, например, благодаря проекту Himanis (см. https://www.irht.cnrs.fr/fr/recherche/les-programmes-de-recherche/himanis ), в котором приняли участие Национальные Архивов Франции, можно, не обучаясь палеографии, искать все случаи появления конкретного слова в реестрах французской королевской канцелярии начиная с конца Средних веков.

Поимённые списки жителей (liste nominatives) департамента Приморская Шаранта (Charente Martime) © Archives départementales de Charente Martime

Был начат ряд крупных проектов, в том числе поддерживаемый Межведомственной службой Архивов Франции проект SOCFACE ( https://francearchives.fr/fr/actualite/491300912 ), который является первым в мире проектом такого рода по обработке данных переписей населения Франции в 19-м и 20-м веках. Насколько инновационным является этот проект?

До сих пор проекты по автоматическому распознаванию рукописных символов охватывали лишь относительно небольшое число документов, часто хранящихся в одном учреждении и относительно однородных с точки зрения их формы и стиля письма. Я уже упоминала реестры королевской канцелярии, то сюда же относятся и реестры нотариусов 19-го века, рукописные описи документов, хранящихся в Национальных Архивах, и даже реестры Бургундского государства (États de Bourgogne) в архивах департамента Кот-д'Ор (Côte-d’Or).

Проект SOCFACE является инновационным в плане его географического и хронологического охвата, поскольку он нацелен на обработку материалов всех переписей населения Франции в период между 1836 и 1936 годами, что соответствует массиву в 15 миллионов графических образов и, вероятно, 500 миллионам персональных записей.

Проект амбициозен ещё и в связи с тем, что в период с начала 19-го по начало 20-го века изменился стиль письма, равно как и представление поимённых переписных списков, а также точность содержащейся в них информации. Конечно, недавно Соединённые Штаты также применили автоматическое распознавание символов к документам такого же типа – материалам переписи, но это была одна только перепись 1950 года, документы которой к тому же сильно стандартизированы.

В проекте SOCFACE ( https://socface.site.ined.fr/ ) амбиции куда больше, тем более, что проект направлен не только на компьютерное транскрибирование текстов из переписных листов, но и на связывание воедино содержащейся в них информации. В результате мы сможем изучить на протяжении столетия эволюцию семейных структур, появление и исчезновение профессий, их распространение по территории Франции. Таким образом, станет возможным пролить свет, например, на трансформации рынка труда, причины и последствия миграции или даже эволюцию неравенства. Чрезвычайно богатую персонализированную информацию будут иметь в своём распоряжении не только специалисты по генеалогии, но также и историки, социологи, демографы, экономисты ...

Источник: сайт Министерства культуры Франции
https://www.culture.gouv.fr/Actualites/Archives-l-intelligence-artificielle-fait-parler-les-documents

Правила хранения реестровых дел, лесоустроительной документации и документированной информации государственного лесного реестра

Постановлением Правительства РФ от 3 октября 2022 года №1750 утверждены «Правила хранения реестровых дел, лесоустроительной документации, документированной информации государственного лесного реестра, единой государственной автоматизированной информационной системы учета древесины и сделок с ней, созданных до ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы лесного комплекса», которые вступают в силу с 1 января 2025 года.

Реестровые дела, лесоустроительная документация, документированная информация государственного лесного реестра подлежат хранению уполномоченными органами государственной власти, органами местного самоуправления, осуществлявшими до 1 января 2025 года функции по ведению государственного лесного реестра, на бумажном носителе (в случае их создания в бумажном виде) или в электронной форме (в случае их
создания в электронной форме) (п.2).

Хранение на бумажном носителе должно осуществляться в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение их хищения, утраты или порчи, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации.

Реестровые дела и документированная информация на бумажном носителе хранятся в течение 10 лет со дня ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы лесного комплекса (п.3).

Лесоустроительная документация на бумажном носителе хранится не менее 10 лет со дня ввода в эксплуатацию федеральной государственной информационной системы лесного комплекса и до проведения очередного лесоустройства.

По истечении сроков, реестровые дела, лесоустроительная документация, документированная информация на бумажном носителе подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством об архивном деле (п.4).

Документированная информация единой государственной автоматизированной информационной системы учета древесины и сделок с ней подлежит постоянному хранению в электронной форме оператором этой системы, обеспечивающей хранение данных, предотвращение их искажения, подделки и утраты, а также несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих права на доступ к таким данным (п.5).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=428167

Искусственный интеллект: Позитивный цикл человека и машины

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 22 сентября 2022 года на блоге компании Formtek.

Сокращение «ИИ» (AI на английском) означает «искусственный интеллект» (Artificial Intelligence).

Многих беспокоит то, какими окажутся в конечном итоге последствия продвинутого ИИ.  ИИ также подвергался критике - и соответствующее сокращение расшифровывалось как «искусственное невежество» (AI = Artificial Ignorance) из-за множества появившихся примеров, когда в выдаваемых ИИ результатах были выявлены вредные предубеждения и необъективность.

Другие предлагают расшифровывать аббревиатуру AI как «дополненный интеллект» (Augmented Intelligence), представляя ИИ как благожелательный и способный улучшить человеческий опыт.

Среди всех этих расшифровок идея дополненного интеллекта является наиболее позитивной и, вероятно, это наилучший возможный сценарий. В этом сценарии ИИ не только помогает нам людям, но и увеличивает наш потенциал.

Статья от фирмы Cognitive на сайте iEngage.ai подытожила это, отметив, что «взаимовлияние между ИИ и человеческим видением и интуицией при корпоративном взаимодействии — это позитивный, благотворный цикл (virtuous cycle). Когда работники видят реальную пользу от сотрудничества - или, что еще лучше, получают стимулы и вознаграждения за создание знаний и обмен ими – ИИ-системы, которые они используют, становятся мощными инструментами для улучшения информационного обмена и ускорения роста. Лучший путь здесь - использование подхода дополнения, то есть сосредоточение внимание на руководимых человеком взаимодействиях, когда ИИ дается возможность добавлять предложения и выделять области, из которых сотрудники могут извлекать знания» (см. https://iengage.ai/the-virtuous-cycle-of-machine-efficiency-and-human-brilliance-augmented-intelligence/ - В настоящее время страница недоступна; на момент написания поста эту заметку можно было извлечь из кеша поисковика Yandex по адресу https://yandexwebcache.net/... – Н.Х.).

Автор и директор в фирме Accenture Х. Джеймс Уилсон (H. James Wilson, https://www.linkedin.com/in/h-james-wilson-22b81732/ ) и директор Accenture по технологиям Пол Догерти (Paul R. Daugherty, https://www.linkedin.com/in/paul-r-daugherty/ ) в статье для «Гарвардского делового обозрения» (Harvard Business Review, HBR) предупредили, что «организации, которые используют машины только для того, чтобы вытеснить работников за счёт автоматизации, не сумеют использоваться всем потенциалом ИИ. Такая стратегия изначально ошибочна. Напротив, лидерами завтрашнего дня будут те, кто примет идею совместного интеллекта, трансформируя свои операции, свои рынки, свои отрасли и, - что не менее важно, - свою рабочую силу… Люди и машины могут усиливать сильные стороны друг друга» ( https://hbr.org/2018/07/collaborative-intelligence-humans-and-ai-are-joining-forces ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/artificial-intelligence-the-virtuous-cycle-of-human-and-machine/

Организация централизованного хранения документов Федеральной налоговой службы: Хранилища

Организация централизованного хранения документов, образующихся в деятельности территориальных органов Федеральной налоговой службы (ФНС России), поручена федеральному казенному учреждению «Налог-Сервис».

ФНС России приказом от 25 июня 2019 №ММВ-7-10/325@ утвердила «Перечень территориальных органов ФНС России, передающих документы на централизованное хранение в ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России, с указанием мест хранения документов».  Приказом ФНС России от 6 февраля 2020 года №ЕД-7-10/80@ в перечень были внесены изменения.

На сегодняшний день система централизованного хранения документов ФНС выглядит следующим образом: это 5 межрегиональных централизованных хранилищ и 25 региональных централизованных хранилищ.

Межрегиональное централизованное хранилище в Московской области

Межрегиональное централизованное хранилище в Санкт-Петербурге

Межрегиональные централизованные хранилища – 5 (два из которых еще только строятся):

• в Московской области – хранит документы Центрального аппарата ФНС, МИ ФНС России по ЦОД, 8 МИ ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, 5 Межрайонных инспекций ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, 16 Управлений ФНС;
  
  
• в Санкт-Петербурге – хранит документы 74 Управлений ФНС и 3 Межрайонной инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, 2 МИ ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам;
  
  
• в Республике Татарстан – хранит документы 3 Управлений ФНС и 1 Межрайонной инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам;
  
  
• в Кемеровской области– будет хранить документы 2 Управлений ФНС и 1 Межрайонной инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам после ввода в эксплуатацию хранилища;
  
  
• в Ставропольском крае – будет хранить документы 7 Управлений ФНС после ввода в эксплуатацию хранилища

Региональные централизованные хранилища действуют в 25 субъектов Российской Федерации.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=345556

Национальные Архивы Великобритании планируют цифровые сервисы, обеспечивающие официальным лицам доступ к конфиденциальным документам

Заметка редактора издания PublicTechnology Сэма Трендалла (Sam Trendall – на фото) была опубликована на сайте издания 22 сентября 2022 года.

Национальные Архивы ищут поддержку в разработке и развёртывании прототипа платформы.

Национальные Архивы Великобритании (The National Archives, TNA) планируют внедрить цифровой сервис, через которой государственные служащие смогут получить доступ к конфиденциальным (sensitive - буквально, «чувствительным» - Н.Х.) государственным документам.

Ключевой частью миссии Национальных Архивов является сбор, хранение и обеспечение постоянного доступа документам, созданным или полученным в ходе деятельности государственных органов, которые, по их словам, «всё чаще» предоставляются в виде электронных файлов.

Уже существует онлайн-портал, дающий возможность широкой общественности получить доступ ко всем государственным документам, которые считаются неконфиденциальными.

Государственные служащие также могут пользоваться этим сервисом, однако в том случае, если они ищут доступ к конфиденциальным документам - даже к тем, которые были сданы на архивное хранение их собственным министерством и связаны с их работой - «они должны лично приехать в архив, чтобы просмотреть документы в комнате физического наблюдения» в штаб-квартире Национальных Архивов в районе Кью (Kew) на западе Лондона. «Это немасштабируемое решение, не обеспечивающее удобной работы пользователям», - говорится в недавно опубликованном коммерческом уведомлении Национальных Архивов.

Национальные Архивы ищут специализированного поставщика, способного оказать поддержку их текущим усилиям по разработке сервиса «Получи доступ к своим документам» (Access Your Records), который обеспечит государственным служащим «своевременный онлайн-доступ в режиме самообслуживания к электронным документам, которые они передают нам на архивное хранение», включая конфиденциальную информацию, недоступную для широкой общественности.

Национальные Архивы уже провели изучение потребностей пользователей на этапе поиска документов, и начали работу в рамках альфа-фазы, когда создается и тестируется скелетная «каркасная» версия сервиса.

В ходе первоначального четырехмесячного контракта на сумму около 200 тысяч фунтов стерлингов Национальные Архивы будут совместно с выбранным поставщиком разрабатывать полностью функционирующую модель для последующего тестирования и совершенствования.

«Теперь мы хотим выявить и оценить технические варианты, продемонстрировать техническую реализуемость и спроектировать техническое решение для реализации сервиса», - говорится в уведомлении о контракте. «Результаты будут включать схему технической архитектуры сервиса и функционирующий прототип (прототипы), демонстрирующий техническую реализуемость предложенного решения».

В уведомлении назван ряд «технических проблем», которые Национальные Архивы выявили и хотели бы решить.

К ним относится внедрение платформы аутентификации для проверки пользователей как существующего сервиса, через который министерства и ведомства передают документы на архивное хранение, так планируемого сервиса для предоставления доступа к документам. В числе других проблем, помочь с решением которых будет предложено поставщику, можно назвать необходимость обеспечить, чтобы пользователи «вели поиск и просмотр на основе прав доступа пользователя», а также вопросы о том, «как сервис должен хранить и извлекать документы» и как лучше всего обеспечить «безопасность». конфиденциальных данных и пользовательской информации».

В число менее насущных, но также представляющих интерес входит вопрос о том, «как получать и обновлять документы и метаданные; как представлять документы конечному пользователю…; и интеграция с сервисом конвейера данных».

Подача конкурсных заявок по контракту будет возможна до полуночи 28 сентября 2022 года, а работы должны начаться примерно через две недели после этого.

Первоочередной задачей будет проектирование работоспособной системы для безопасной аутентификации и управления пользователями, что затем перейдёт в работу над элементами контроля и управления, определяющими, какие документы доступны конкретному пользователю.

По истечении четырехмесячного контракта у Национальных Архивов будет опциональная возможность продлить контракт ещё на два месяца.

Сэм Трендалл (Sam Trendall)

Источник: сайт PublicTechnology.net
https://publictechnology.net/articles/news/national-archives-plans-digital-service-officials-access-sensitive-records

Единые требования к составу и форматам связанных с работой документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации приказом от 20 сентября 2022 года №578н утвердило «Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», которые вступят в силу с 1 марта 2023 года.
 
Документ, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен состоять из следующих структурных элементов (п.1):

• Основная часть электронного документа, представленная в виде документа в электронном виде, в установленном формате и имеющая название, соответствующее шаблону;
  
  
• Приложения к основной части электронного документа (при наличии), представленного в виде файла в электронном виде, в установленном формате и имеющая название, соответствующее шаблону;
  
  
• Электронная подпись (электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложения к ней, представленная в виде файлов электронной подписи, установленные статьей 22.3 Трудового кодекса РФ;
  
  
• Машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой;
  
  
• Описание электронного документа, связанного с работой.

Основная часть электронного документа должна представлять собой файл в формате PDF/A-1A (п.2).

Файлы приложений к основной части электронного документа (в случае их наличия), должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных (п.3).

Описание электронного документа должно формироваться в структурированном виде, в отдельном файле формата XML (п.4).

XML-схема описания электронного документа приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации (п.5).

При размещении на официальном сайте новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии.

Описание электронного документа должно быть оформлено в кодировке «utf-8» без «BOM» (Byte Order Mark) (п.6).

Все файлы элементов электронного документа должны быть расположены в корневом каталоге (п.7).

 В документе два приложения:

• Перечень структурных элементов описания электронного документа;
  
  
• Коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.

В документе установлены коды для основных видов документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде, при этом по каждому виду документа приведены ссылки на номера статей Трудового кодекса РФ в котором установлены требования к оформлению того или иного документа. 123 вида документов разделены на 12 функциональных групп.

• Прием на работу – 13 документов;
  
  
• Рабочее время и время отдыха – 25 документов;
  
  
• Материальная ответственность – 6 документов;
  
  
• Оплата труда – 6 документов;
  
  
• Охрана труда – 6 документов;
  
  
• Образование работника – 2 документа;
  
  
• Социальное партнерство – 18 документов;
  
  
• Индивидуальные трудовые споры – 6 документов;
  
  
• Персональные данные – 9 документов;
  
  
• Изменение условий трудового договора – 13 документов;
  
  
• Прекращение трудовых отношений – 13 документов;
  
  
• Иные кадровые мероприятия – 10 документов.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=427901

Как добиться, чтобы Ваша работа по управлению документами и информацией ценилась и использовалась

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 21 сентября 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Между специалистами по управлению информацией и создателями и пользователями информации существуют симбиотические взаимоотношения.

Мой комментарий: Автор хочет сказать, что необходимые компетенции специалистов по управлению документами и информацией определяются потребностями создателей и пользователей информации.

Разница здесь такая же, как между тренерами элитных спортсменов и тренерами, которые работают с новичками. Для элитного спортсмена имеет значение качество всего, что связано с его подготовкой, и ему подойдёт только высокоэффективный тренер. Для тех людей, которые только начинают, годится всё, что сумеет поднять их с дивана - им просто нужно начать, и подойдет любой, кто сможет это сделать.

Здесь есть чёткая параллель. Если в Вашей организации полно людей, которые являются простыми потребителями информации, то для них подойдет любой специалист по управлению информацией. В то же время для искушённых потребителей информации нужны высокоэффективные специалисты по управлению информацией.

Именно тут многие программы управления информацией дают сбой, поскольку предписывают использование высокозрелого подхода к управлению информацией для группы потребителей с низкой зрелостью.

Это приводит к предсказуемой проблеме, которую мы постоянно наблюдаем - создаются системы высокой зрелости, однако все сотрудники выполняют свою работу не в них, а где-то еще.

Некоторые назовут создание высокозрелой системы отличной работой, однако проблема в том, что каждый раз, когда я встречаю кого-то из коллег, кто сумел это сделать, я вижу, что эти люди несчастны. Они чувствуют себя недооценёнными. Никто не использует замечательные решения, которые они построили. Они всё время размахивают своей палкой и жалуются, что некому заставить сотрудников пользоваться их решениями.

Коренной причиной этого является неспособность понять, что хорошие взаимоотношения - это симбиоз, и есть только два действительно хороших варианта, которые приводят к тому, что проделанная работа ценится.

• Работайте на уровне имеющейся у Вас группы пользователей.
  
  
• Научите имеющуюся у Вас группу пользователей запрашивать уровень той работы, которую Вы хотите выполнить.

Большинство людей никогда не работало в условиях среды, обеспечивающей высокое качество информации. Большинство людей, раз увидев, как это выглядит, уже не могут вернуться назад. Им просто нужно, чтобы кто-то им это показал.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-sure-your-work-is-appreciated

Росстандарт: Опубликован ГОСТ Р 70350-2022 «Менеджмент риска. Оценивание качества менеджмента риска организации»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в сентябрьском 2022 года разделе ( https://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=9&year=2022 ) выложен новый стандарт ГОСТ Р 70350-2022 «Менеджмент риска. Оценивание качества менеджмента риска организации» объёмом 12 страниц, вступающий в силу 01.01.2023 года, см. https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=234606 .

Стандарт разработан Ассоциацией риск-менеджмента «Русское Общество Управления Рисками» (АРМ «РусРиск»), внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 010 «Менеджмент риска».

В аннотации на документ отмечается:

«Инфраструктура менеджмента риска должна быть разработана таким образом, чтобы подходить организации, ее внутренней и внешней среде. Для того чтобы менеджмент риска был эффективным, инфраструктура в любой организации, независимо от ее размера или цели, должна содержать определенные существенные компоненты, включая компонент «Оценка эффективности». Отправной точкой для улучшения подхода организации к менеджменту риска должен быть анализ текущего состояния, который подводит итоги и оценивает, какие из остальных компонентов присутствуют сейчас. Если какая-либо из основных частей отсутствует, маловероятно, что менеджмент риска станет эффективным. Оценка деятельности организации по менеджменту риска является критически важным элементом в этих усилиях.

Анализ текущего состояния также позволяет определить степень надежности менеджмента риска, т. е. те характерные для конкретной организации ограничения, которые могут оказывать влияние на его эффективность, включая ограниченность ресурсов, знаний и достоверности информации, ограничения технологий и способов их применения, предубеждения, допущения и убеждения вовлеченных лиц и др.

Настоящий стандарт описывает три подхода к оценке качества менеджмента риска организации: через элементы процесса менеджмента риска, на основе ключевых принципов менеджмента риска и на основе модели зрелости менеджмента риска. Используемый подход (или комбинация подходов) оценки качества должен быть адаптирован к потребностям организации.

... В настоящем стандарте содержатся руководящие указания по оцениванию качества менеджмента риска. Эти руководящие указания могут быть адаптированы для любой организации вне зависимости от рода ее деятельности. При этом законодательством Российской Федерации, органами регулирования и надзора в рамках отдельных направлений деятельности организации и/или отраслью могут быть установлены отдельные требования к организации и оцениванию качества менеджмента риска. Организациям следует применять настоящий стандарт с учетом специального регулирования в части, не противоречащей требованиям такого регулирования.

Настоящий стандарт описывает общие подходы к оцениванию качества менеджмента риска и не ограничивается конкретной отраслью или видом деятельности.

Настоящий стандарт может использоваться на протяжении всего периода существования организации и применяться к любой деятельности, включая процесс принятия решений на всех уровнях управления.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Менеджмент риска в организации
5. Оценка менеджмента риска
6. Методы сбора информации и доказательств
7. Формирование интегральной оценки менеджмента риска и рекомендаций по улучшению

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=234606