Правительство Шотландии опубликовало свой план управления документами

2 сентября 2022 года на сайте правительства Шотландии (см. https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/ ) был выложен план правительства в области управления документами.

Документ под названием «План управления документами правительства Шотландии» (Scottish Government records management plan) объёмом 34 страницы доступен по адресу https://www.gov.scot/binaries/content/documents/govscot/publications/strategy-plan/2022/09/scottish-government-records-management-plan-2/documents/scottish-government-records-management-plan/scottish-government-records-management-plan/govscot%3Adocument/scottish-government-records-management-plan.pdf

Документ излагает план управления документами, политику в области управления документами и перечни документов с указанием сроков хранения правительства Шотландии, а также планы по оцифровке государственных документов. Во вводной части документа, в частности, отмечается:

«Правительство Шотландии полностью привержено исполнению требований шотландского Закона о государственных документах (Public Records (Scotland) Act), вступившего в силу 1 января 2013 года.

В этой связи правительство Шотландии будет следовать процедурам, направленным на обеспечение того, чтобы все сотрудники, подрядчики, агенты, консультанты и иные доверенные третьи стороны, имеющие доступ к любой информации, хранящейся в государственных органах, полностью осознавали и соблюдали свои обязанности в соответствии с Законом.

План управления документами правительства Шотландии охватывает все департаменты (министерства), находящиеся в ведении шотландских министров. План также распространяется на органы исполнительной власти и иные организации, которые используют наши сервисы управления документами (Records Management Services).

Данный план будет пересматриваться каждый год (или ранее, если будет введено новое законодательство, кодексы практики или национальные стандарты), с использованием процесса обновления прогресса (Progress Update Review process), введенного Национальными Архивами Шотландии (National Records of Scotland, NRS, см. также https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/public-records-scotland-act-2011/progress-update-review-pur-assessment-reports ) в 2017 году.»

Содержание документа следующее:

Аннотация плана управления документами
О шотландском Законе о государственных документах (Public Records (Scotland) Act 2011)
О правительстве Шотландии
Элемент 1: Ответственность высшего руководства
Элемент 2: Ответственность руководителя службы управления документами Элемент 3: Заявление о политике управления документами
Элемент 4: Деловая классификация документов
Элемент 5: Перечень видов документов с указанием сроков их хранения
Элемент 6: Порядок уничтожения документов
Элемент 7: Порядок архивации и передачи на государственное архивное хранение
Элемент 8: Информационная безопасность
Элемент 9: Защита персональных данных
Элемент 10: Обеспечение непрерывности деловой деятельности и важнейшие документы
Элемент 11: Журналы аудита: Отслеживание и контроль версий
Элемент 12: Обучение персонала по вопросам управления документами
Элемент 13: Оценка и пересмотр порядка управления документами
Элемент 14: Порядок обмена информацией
Элемент 15: Государственные документы, создаваемые или хранимые третьими сторонами

Источник: сайт правительства Шотландии
https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/
https://www.gov.scot/publications/scottish-government-records-management-plan-2/documents/
https://www.gov.scot/binaries/content/documents/govscot/publications/strategy-plan/2022/09/scottish-government-records-management-plan-2/documents/scottish-government-records-management-plan/scottish-government-records-management-plan/govscot%3Adocument/scottish-government-records-management-plan.pdf