вторник, 30 апреля 2019 г.

Национальные Архивы США: Модернизация процесса подачи замечаний и предложений на проекты перечней и отдельных указаний по срокам хранения


Руководитель архивной службы США Дэвид Ферьеро (David Ferriero – на фото) 9 апреля 2019 года опубликовал данную заметку на своём блоге AOTUS на сайте Национальных Архивов США

Национальные Архивы США в рамках программы управления документами уже много лет взаимодействуют с заинтересованными сторонами из числа федеральных ведомств и организаций отрасли с целью формированием открытого и активно сотрудничающего сообщества в сфере управления электронными документами. Ключевым элементом этих усилий стало расширение доступа как уже утвержденным перечням и указаниям по срокам хранения и действиям по их истечении через портал «Перечни и указания по срокам хранения» (Records Control Schedule portal, https://www.archives.gov/records-mgmt/rcs ), так и упрощение процесса анализа общественностью проектов перечней и указаний и подачи соответствующих замечаний и предложений.  Эти усилия в области управления документами всегда были краеугольным камнем планов действий Национальных Архивов США в рамках программ «открытого правительства».

С 2017 года мы планировали и разрабатывали новый подход к проведению анализа и обсуждения общественностью проектов указаний по срокам хранения, а также вовлекали в эту работу заинтересованные стороны как изнутри, так и извне Национальных Архивов. Сейчас мы изменили процесс, в рамках которого представители общественности смогут анализировать и комментировать предлагаемые перечни и указания. Теперь эти перечни и указания будут доступны на федеральном портале электронного правительства regulations.gov ( https://www.regulations.gov/ ).


Проекты перечней на портале Regulations.gov

Прежде лицам, заинтересованным в подаче своих замечаний и предложений, приходилось запрашивать копии проектов перечней и указаний на основе описания «в одно предложение», приведенного в «Федеральном реестре» (Federal Register). И этот запрос, и все последующие комментарии приходилось направлять по электронной или обычной почте.

Новый процесс, реализованный с использованием возможностей портала Regulations.gov, устраняет необходимость запрашивать копии предлагаемых указаний и перечней. Сразу после публикации проектов на сайте Regulations.gov, общественность получит доступ к ним и к поддерживающей документации на период общественного обсуждения, длительность которого увеличена с 30 до 45 дней.

Наш переход на портал Regulations.gov позволяет как улучшить наши внутренние деловые процессы, так и отреагировать на явную и массовую заинтересованность общественности в использовании веб-платформы в качестве более современного, прозрачного и эффективного способа анализа и комментирования перечней и указаний. 30 мая 2019 года сотрудники нашего офиса директора по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government) проведут вебинар, на котором обсудят эти изменения с представителями общественности, участвующими в бубличном обсуждении. Дополнительные сведения о вебинаре будут в ближайшие дни опубликованы на их блоге «Records Express» ( https://records-express.blogs.archives.gov/ ).

Дэвид Ферьеро (David Ferriero)

Мой комментарий: Если Вы ждёте обычного моего комментария по подобным поводам, то зря – ну что всуе поминать Росархив и ВНИИДАД :)

Источник: блог Архивиста США «AOTUS»
https://aotus.blogs.archives.gov/2019/04/09/modernizing-the-proposed-records-schedule-commenting-process/

Единая информационная система жилищного строительства


Постановлением Правительства РФ от 26 марта 2019 года № 319 утверждены (п.1):
  • Требования к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования единой информационной системой жилищного строительства (ЕИСЖС);

  • Правила размещения информации субъектами информации, обязательное размещение которой предусмотрено законодательством Российской Федерации, в ЕИСЖС;

  • Правила взаимодействия Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ, Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органов, контролирующих органов, публично-правовой компании «Фонд защиты прав граждан - участников долевого строительства», уполномоченных банков и застройщиков при использовании ими информационных ресурсов ЕИСЖС, в том числе личных кабинетов;

  • Правила хранения и обработки информации, содержащейся в ЕИСЖС;

  • Правила взаимодействия ЕИСЖС с инфраструктурой, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме и взаимодействия иных информационных систем с ЕИСЖС, а также единые форматы для информационного взаимодействия иных информационных систем с ЕИСЖС
Для справки: Единая информационная система жилищного строительства - система, функционирующая на основе программных, технических средств и информационных технологий, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, предоставление, размещение и использование информации о жилищном строительстве, а также иной информации, связанной с жилищным строительством. Статьи 23.3 «Единая информационная система жилищного строительства» и 23.4 «Взаимодействие уполномоченного органа, органа регистрации прав, контролирующих органов, Фонда, уполномоченных банков и застройщиков в единой информационной системе жилищного строительства» федерального закона «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» определяют порядок ее функционирования и состав информации, которая в ней размещается.
Информационное взаимодействие ЕИСЖС с информационными системами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, публично-правовой компании «Фонд защиты прав граждан - участников долевого строительства» и уполномоченных банков осуществляется (п.2):
  • до 1 января 2021 г. - с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и (или) программно-технических средств системы, создаваемых единым институтом развития в жилищной сфере, являющимся оператором системы жилищного строительства, и обеспечивающих интеграцию системы с иными информационными системами с соблюдением требований к защите информации, включая персональные данные;

  • с 1 января 2021 г. - с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия.
Оператор за счет собственных средств обеспечивает финансовую, организационную и техническую поддержку функционирования системы, ее взаимодействие с иными информационными системами, а также информационный обмен органов и организаций в системе жилищного строительства с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.3).

Информация о возникновении технической возможности принятия в систему жилищного строительства документов в виде электронных файлов в определенных форматах, прием которых в систему ранее был технически невозможен, а также информация о создании организационной и технической возможности перехода системы к информационному взаимодействию с иными информационными системами и информационному обмену между указанными в настоящем постановлении органами и организациями с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия подлежит опубликованию оператором на сайте системы (п.4).

Мой комментарий: Если раньше нормативно-правовое регулирование затрагивало только вопросы организации функционирования информационных систем, то в настоящее время все чаще органы государственной власти начинают регламентировать вопросы взаимодействия систем, порядок размещения в них информации и её хранения. Это связано с тем, что системы становятся все сложнее и многофункциональнее, а работать в них (размещать информацию, использовать ее и т.д.)  должно значительно число организаций и органов государственной власти.

Краткий анализ упомянутых выше документов я собираюсь дать в отдельных постах.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=321105

понедельник, 29 апреля 2019 г.

Новые стандарты и технические спецификации ETSI


С начала 2019 года Европейский институт телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI) среди огромного количества других документов опубликовал следующие стандарты (EN) и технические спецификации (TS), которые, нам мой взгляд, могут представлять интерес для наших специалистов:
  • ETSI TS 119 403-3 V1.1.1 (2019-03) «Электронные подписи и инфраструктуры – Оценка соответствия поставщиков услуг доверия. Часть 3: Дополнительные требования к органам оценки соответствия, оценивающим европейских поставщиков квалифицированных услуг доверия» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Trust Service Provider Conformity Assessment; Part 3: Additional requirements for conformity assessment bodies assessing EU qualified trust service providers), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119400_119499/11940303/01.01.01_60/ts_11940303v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 432 V1.1.1 (2019-03) «Электронные подписи и инфраструктуры – Протоколы удаленного создания усиленных цифровых подписей» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Protocols for remote digital signature creation), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119400_119499/119432/01.01.01_60/ts_119432v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 524-1 V1.1.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Тестирование соответствия и интероперабельности услуг зарегистрированной электронной доставки. Часть 1: Тестирование соответствия» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Testing Conformance and Interoperability of Electronic Registered Delivery Services; Part 1: Testing conformance),  https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119500_119599/11952401/01.01.01_60/ts_11952401v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 524-2 V1.1.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Тестирование соответствия и интероперабельности услуг зарегистрированной электронной доставки. Часть 2: Наборы тестов для тестирования интероперабельности поставщиков услуг зарегистрированной электронной доставки» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Testing Conformance and Interoperability of Electronic Registered Delivery Services; Part 2: Test suites for interoperability testing of Electronic Registered Delivery Service Providers), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119500_119599/11952402/01.01.01_60/ts_11952402v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 534-1 V1.1.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Тестирование соответствия и интероперабельности услуг зарегистрированной электронной почты. Часть 1: Тестирование соответствия» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Testing Conformance and Interoperability of Registered Electronic Mail Services; Part 1: Testing conformance), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119500_119599/11953401/01.01.01_60/ts_11953401v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 534-2 V1.1.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Тестирование соответствия и интероперабельности услуг зарегистрированной электронной почты. Часть 2: Наборы тестов для тестирования интероперабельности поставщиков, использующих одинаковые форматы и транспортные протоколы» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Testing Conformance and Interoperability of Registered Electronic Mail Services; Part 2: Test suites for interoperability testing of providers using same format and transport protocols), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119500_119599/11953402/01.01.01_60/ts_11953402v010101p.pdf

  • ETSI EN 319 521 V1.1.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Требования политик и по безопасности для поставщиков услуг зарегистрированной электронной доставки» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Policy and security requirements for Electronic Registered Delivery Service Providers), https://www.etsi.org/deliver/etsi_en/319500_319599/319521/01.01.01_60/en_319521v010101p.pdf

  • ETSI TS 119 312 V1.3.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры –  Криптографические наборы» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Cryptographic Suites), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119300_119399/119312/01.03.01_60/ts_119312v010301p.pdf

  • ETSI TS 119 102-2 V1.2.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Процедуры создания и валидации усиленных электронных подписей AdES. Часть 2: Отчет о валидации подписи» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Procedures for Creation and Validation of AdES Digital Signatures; Part 2: Signature Validation Report), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119100_119199/11910202/01.02.01_60/ts_11910202v010201p.pdf

  • ETSI TS 119 442 V1.1.1 (2019-02) «Электронные подписи и инфраструктуры – Профили протоколов для поставщиков услуг доверия, оказывающих услуги по валидации усиленных электронных подписей AdES» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Protocol profiles for trust service providers providing AdES digital signature validation services), https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119400_119499/119442/01.01.01_60/ts_119442v010101p.pdf

  • ETSI EN 319 531 V1.1.1 (2019-01) «Электронные подписи и инфраструктуры – Требования политик и по безопасности для поставщиков услуг зарегистрированной электронной почты» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Policy and security requirements for Registered Electronic Mail Service Providers),  https://www.etsi.org/deliver/etsi_en/319500_319599/319531/01.01.01_60/en_319531v010101p.pdf
Источник: сайт ETSI
https://www.etsi.org/standards-search

Ответ на вопрос коллеги: Исполнение запросов по кадровым документам в период обработки документов


Вопрос: Может ли архив в период упорядочение документов выдавать и подписывать справки социально-правового характера (о стаже, о зарплате)? Можно ли прописать в договоре об упорядочение документов условие об использовании архивом документов - исполнение запросов социально-правового характера?

Ответ: В российском законодательстве установлено, что справки о подтверждении трудового стажа и других данных, необходимых для назначения пенсий, могут выдавать либо собственники документов, либо государственные и муниципальные архивы, если документы были переданы владельцем им на хранение. Этот порядок сложился ещё в советские времена, когда никаких других вариантов не было.

Сейчас встречаются и иные ситуации: внеофисное хранение документов в коммерческих архивах; хранение документов в архивах организаций, которые никакого отношения к ним не имеют и не являются правопреемниками их бывших владельцев и т.д. Достаточно часто такие архивы выдают гражданам необходимые им справки и документы, но при этом существует риск, что Пенсионный фонд может их не принять. Однако на практике так делают, поскольку прекрасно понимают, что он этого зависит судьба и пенсионное обеспечение людей.

С моей точки зрения, в интересах граждан, общества и архива было бы логично, чтобы архив в период обработки документов имел право выдавать справки. Чтобы защитить архив от каких-либо претензий в отношении того, что он выдает справки на основе документов, которые к нему на хранение еще не поступили, я бы включила в договор положения о том, что архив обязуется на их основании выдавать необходимые справки и документы. Возможно, стоит подумать и о том, чтобы включить в договор пункт, фиксирующий факт передачи документов на временное хранение в архив на период их обработки (если документы действительно в этот период находятся в архиве).

Стоит также продумать вопрос о том, на каких бланках будут выдаваться справки. До подписания акта приема-передачи документов между конкурсным управляющим и архивом, эти документы являются собственностью организации и в правовом отношении именно конкурсный управляющий должен выдавать и подписывать справки. Рекомендую по данному вопросу посоветоваться с юристами. Как мне кажется, если в договор будет включен пункт о временном хранении документов в архиве, то архив может использовать свои бланки для справок.

воскресенье, 28 апреля 2019 г.

Малоизвестные стандарты: Стандарт ISO 20652:2006 взаимодействия производителя информации с OAIS-архивом


Стандарт ISO 20652:2006 (CCSDS 651.0-B-1:2004) «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Взаимодействие производителя информации с архивом – Типовой стандарт взаимодействия» (Space data and information transfer systems - Producer-archive interface - Methodology abstract standard) объёмом 84 страницы, см. https://www.iso.org/standard/39577.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:39577:en , является поддерживающим документом для основного стандарта электронной архивации ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве. Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» (Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model) .

Как и в случае других стандартов семейства OAIS, истинным разработчиком документа является Консультативный комитет по системам хранения данными космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS), который выкладывает свои документы в открытом доступе. Международная организация по стандартизации утверждает их в качестве стандартов ИСО «обложечным методом» с минимальными редакционными поправками, и распространяет уже на платной основе. В данном случае ISO 20652:2006 служит «обложкой» для опубликованного в 2004 году 72-страничного документа CCSDS 651.0-M-1 «Абстрактный стандарт рекомендуемой практики взаимодействия производителя информации с архивом» (Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard), см. https://public.ccsds.org/Pubs/651x0m1.pdf

В аннотации стандарта ИСО сказано:
«Стандарт ИСО 20652:2006 идентифицирует, определяет и структурирует взаимоотношения и взаимодействие между производителем информации и архивом. Он определяет типовой порядок действий, которые требуется выполнить, начиная от первичного контакта между производителем информации и архивом и до получения и проверки архивом информационных объектов. Эти действия охватывают первую стадию процесса ввода информации в архивную систему (ingest), в соответствии с описанием этого процесса в Эталонной модели открытой архивной информационной системы (OAIS) (см. ISO 14721).

Стандарт ISO 20652:2006 описывает элементы администрирования функциональных блоков (functional entities) («согласование соглашения о передаче данных на архивное хранение») и приёма на хранение («получение сдаточного пакета» и «обеспечение качества»).
Кроме того, отмечается следующее:
«Настоящие рекомендации решают следующие задачи:
  • выделяют различные этапы в процессе передачи информации от производителя в архив;

  • определяют цель каждого из этих этапов, действия, которые должны быть выполнены в их рамках, и ожидаемые результаты (например, административные, технические, договорные) в конце этапа;

  • формируют общие методологические рамки, которые должны быть пригодны для применения и повторного использования в тех процессах, которые относятся к взаимодействию производителя информации с OAIS-архивом (это общие рамки также должны обеспечивать достаточную гибкость для каждого конкретного случая);

  • формируют основу для выбора и/или разработки стандартов и руководств по внедрению в данном целевом сообществе;

  • формируют основу для выбора и/или разработки набора программных инструментов, которые будут содействовать проработке, исполнению и проверке различных этапов процесса передачи информации между производителем информации и архивом.»
Содержание стандарта ИСО следующее:
1. Введение
2. Концепция взаимодействия производителя информации с архивом
3. Подробное описание этапов
4. Разработка стандарта целевого сообщества взаимодействия производителя с архивом на основе типового стандарта взаимодействия
Приложения
Источники: сайт ИСО / сайт CCSDS
https://www.iso.org/standard/39577.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:39577:en
https://public.ccsds.org/Pubs/651x0m1.pdf

суббота, 27 апреля 2019 г.

Новости зарубежной стандартизации


Новые проекты
Новые стандарты ИСО
Новые британские стандарты
  • BS EN 419241-2:2019 «Доверенные системы, поддерживающие подписание на сервере – Профиль защиты для доверенного модуля создания подписи на сервере» (Trustworthy Systems Supporting Server Signing. Protection profile for QSCD for Server Signing), https://shop.bsigroup.com/ProductDetail/?pid=000000000030357421

Арбитражная практика: Электронное взаимодействие с Федеральной налоговой службой


Проблемы с исполнением требований законодательства у многих организаций встречаются не только потому, что они не хотят его исполнять, но и потому, что в ряде случаев они совершенно ничего в нем не понимают. А когда к этому прикладывается полная некомпетентность руководства компаний в отношении информационных технологий, в том числе использования электронных подписей, то просто беда…

Арбитражный суд Саратовской области в январе 2018 года вынес решение по делу №А57-13026/2017, в котором общество ООО «Прогресс», можно сказать, «само себя выпороло».

Суть спора

В марте 2017 года инспекция ФНС России по Ленинскому району г. Саратова, в связи с предоставлением ООО «Прогресс» налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость за 4 квартал 2016 года, в порядке пункта 3 статьи 88 Налогового кодекса РФ направило обществу по телекоммуникационным каналам связи требование о представлении пояснений, что подтверждается отчетом ООО «Компания «Тензор» и скриншотом страницы из ресурса АИС «Налог».

В связи с непредставлением обществом квитанции о приёме требования, инспекцией было принято решение о приостановлении операций по счетам налогоплательщика в банке, а также переводов электронных денежных средств.

В связи с непредставлением обществом в срок налоговых деклараций по налогу на прибыль организаций за 2016 год и по налогу на добавленную стоимость за 1 квартал 2017 года, ИФНС России по Ленинскому району г. Саратова в апреле 2017 года и мае 2017 года были приняты решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика в банке, а также переводов электронных денежных средств.

Полагая, что решения о приостановлении операций по счетам были вынесены неправомерно, срок их отмены нарушен, общество обратилось в арбитражный суд с требованиями о взыскании с налогового органа процентов, предусмотренных пунктом 9.2 статьи 76 Налогового кодекса Российской Федерации в сумме более 339 тысяч рублей за период с 14.03.2017 г. по 06.06.2017 г.

Позиция ООО «Прогресс»

Решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика обществу не вручались. По мнению общества, ИФНС России по Ленинскому району г. Саратова своим письмом указала на необходимость аннулировать ключ электронно-цифровой подписи, выданной ООО «Прогресс» на имя директора, якобы в связи с непричастностью его к финансово-хозяйственной деятельности общества.

Мой комментарий: В решении суда не указано, когда налоговая направила это письмо, но, очевидно, у неё были основания для того, чтобы сделать эти выводы, т.е. ведомство намекнуло, что в компании - формальный директор; в результате в мае 2017 года, произошла смена руководства общества.

С 11 апреля 2017 года общество по независящим от него причинам технического характера (аннулирование ключа ЭЦП) не имело возможности получать и отправлять документы (в том числе декларации, квитанции о приеме документов) по ТКС.

Кроме того, в июне 2017 года общество через ООО «УЦ «Национальный -регистрационный центр» передало в налоговую инспекцию доверенность на представление деклараций, налоговую декларацию по НДС за 1 квартал 2017 г. и по налогу на прибыль организаций за 2016 год. Решения о приостановлении операций по счетам общества не были отменены ни в порядке досудебного урегулирования, ни в рамках судебного оспаривания ненормативных правовых актов.

В июне 2017 года общество через представителя ООО «Гроссбух-Сервис» по ТКС представило налоговые декларации по налогу на добавленную стоимость за 1 квартал 2017 года и по налогу на прибыль организаций за 2016 год, в которых было отражено, что они подписаны от имени общества бывшим директором.

Кроме того, обществом через канцелярию налогового органа была представлена доверенность, выданная ООО «Гроссбух-Сервис» на представление интересов общества, в том числе с правом представления налоговой и бухгалтерской отчетности, подписанная также бывшим директором общества.

Налоговые декларации, предоставленные в июне 2017 года через ООО «Гроссбух-Сервис» налоговым органом не были приняты. В связи с этим вынесены уведомления об отказе в приеме налоговой декларации (расчета), и о том, что расчет считается непредставленным.

Позиция Арбитражного суда Саратовской области

Суд в первую очередь отметил, что в мае 2017 года гражданин, который был единственным участником общества, продал 100% доли ее уставного капитала. Он также освободил себя от должности директора общества и назначил на эту должность нового единственного участника общества.

Новый единственный участник уже своим решением еще раз назначил себя на должность директора и освободил от должности прежнего директора.

Суд подчеркнул, что в июне 2017 году прежний директор уже не имел полномочий для выдачи доверенности ООО «Гроссбух-Сервис» представлять налоговые декларации от имени ООО «Прогресс», так как согласно решению №1 единственного участника с 17 мая 2017 он не является его директором.

Общество же ссылалось на письмо налоговой инспекции, в котором та указала на необходимость аннулировать ключ электронно-цифровой подписи, выданной обществу на имя бывшего директора. Именно из-за аннулирования ключа общество не имело возможности направить в налоговую инспекцию квитанции о приеме направленных инспекцией документов.

Суд отметил, что удостоверяющим центром, который выпусти сертификат ключа проверки электронной подписи для ООО «Прогресс», являлось ООО «Компания «Цензор», и только оно имеет право его аннулировать. Направление письма инспекцией не является безусловным основанием для аннулирования сертификата ключа проверки электронной подписи.

Суд установил, что сертификат был отозван только 11 апреля, в то время как требование о представлении пояснений налоговой было направлено 2 марта. На этом основании суд сделал вывод о том, что обществом не исполнялась обязанность, предусмотренная п.5.1 ст. 23 НК РФ, при наличии действующих сертификатов электронной подписи в период со 2 марта 2017 по 11 апреля 2017 года.

Арбитражный суд отказал обществу в удовлетворении заявленных требований.

Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в апреле 2018 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Саратовской области, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Мой комментарий: Итак, расставим все по своим местам. До смены владельца и директора у общества не было проблем с подачей деклараций в электронном виде. На имя директора был выпущен сертификат ключа проверки подписи, который и использовался для электронного взаимодействия с налоговыми органами. После смены руководства общества, новому руководителю было необходимо позаботиться, во-первых, об отзыве сертификата бывшего директора и, во-вторых о выпуске нового. Это сделано не было.

Более того, документы, в том числе доверенность, по которой общество пыталось через посредника представить в налоговые органы, подписал все тот же бывший директор. Стоит ли удивляться тому, что суды признали все действия налоговой инспекции правомочными?

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

пятница, 26 апреля 2019 г.

США: «Конференция Седона» опубликовала 2-ю редакцию «Комментария по вопросам полномасштабного управления информацией»


11 апреля 2019 года сайт «Конференции Седона» (Sedona Conference®) – очень авторитетного американского некоммерческого правового идейного центра, в основном занимающегося вопросами раскрытия в ходе судебных разбирательств и расследований сохраняемой в электронном виде информации (э-раскрытия), - сообщил о публикации окончательного текста 2-й редакции «Комментария Конференции Седона по вопросам полномасштабного управления информацией». О подготовке этого документа я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2018/10/2_17.html

Конференция Седона (Sedona Conference) и ее рабочая группа WG1 по хранению и представлению электронных документов (Electronic Document Retention and Production) рады сообщить о публикации второй редакции «Комментария Конференции Седона по вопросам полномасштабного управления информацией» (The Sedona Conference Commentary on Information Governance, Second Edition). Версия данной 2-й редакции для публичного обсуждения была опубликована в октябре 2018 года. Редакторы тщательно рассмотрели все замечания и предложения, полученные в ходе публичного обсуждения, и, где это было сочтено уместным, включили их в окончательный вариант текста.

В 2014 году Конференция Седона опубликовала первую редакцию своего «Комментария по вопросам полномасштабного управления информацией», в котором рекомендовалось использовать построенный по принципу «сверху вниз», всеобъемлющий, ориентированный на требования и цели всех заинтересованных сторон подход, который даёт организации возможность принимать касающиеся информации решения на благо всей организации, соответствующие при этом стратегическим указаниям высшего руководства.

В данной, второй редакции «Комментария по вопросам полномасштабного управления информацией»
  • учтены изменения и усовершенствования в технологиях и праве, произошедшие за последние четыре года;

  • подчеркивается роль полномасштабного управления информацией в качестве составной части деловой деятельности и дополнения к ней, а не как какого-то отдельного вида деятельности, увеличивающего накладные расходы; а также

  • повышенное внимание уделяется затратам на процесс э-раскрытия, что должно побудить организации сосредоточиться на вопросах управления информацией на стороне взаимодействия с клиентами, в результате чего э-раскрытие будет более эффективным, менее болезненным и позволяющим организации получать дополнительную отдачу с точки зрения деловой деятельности.
Помимо этого, настоящая вторая редакция также включает в себя знания и рекомендации, отражённые в выпущенных после 2014 года новых и обновленных комментариях Конференции Седона, таких как «Принципы Конференции Седона, 3-я редакция: Передовая практика, рекомендации и принципы представления электронных документов» (The Sedona Principles, Third Edition: Best Practices, Recommendations and Principles for Addressing Electronic Document Production, см. также https://rusrim.blogspot.com/2017/10/3.html - Н.Х.) и «Принципы и комментарии Конференции Седона по защитимому уничтожению» (The Sedona Conference - Principles and Commentary on Defensible Disposition, см. также https://rusrim.blogspot.com/2018/08/blog-post_28.html - Н.Х.).

Данный документ свободно доступен для скачивания на сайте Конференции Седона (при условии предоставления персональных данных) по адресу
https://thesedonaconference.org/publication/Commentary_on_Information_Governance

Мой комментарий: Объём документа – 85 страниц (объём версии для публичного обсуждения был 53 страницы). Структура документа осталась без изменений, и ниже я ещё раз приведу её для удобства читателей, тем более, что она включает формулировки всех 11 принципов полномасштабного управления информацией:
Принципы полномасштабного управления информацией Конференции Седона

I. Введение

II. Настоятельная необходимость полномасштабного управления информацией
A. Разрозненные, нескоординированные усилия не обеспечивают полномасштабное управление информацией

B. Полномасштабное управление информацией

C. Существенная отдача от полномасштабного управления информацией

D. Поддержка высшего руководства играет решающую роль

E. Деловое обоснование для полномасштабного управления информацией
III. Принципы полномасштабного управления информацией Конференции Седона и комментарии к ним
Принцип 1: Организациям следует подумать о внедрения программы полномасштабного управления информацией с целью принятия согласованных, упреждающих решений в отношении информации в интересах всей организации, которые реагировали бы на связанные с информацией требования и обеспечивали управление рисками при одновременной оптимизации получаемой отдачи.

Принцип 2: Программа полномасштабного управления информацией должна сохранять достаточную независимость от любого конкретного подразделения с тем, чтобы обеспечить принятие решений в интересах всей организации.

Принцип 3: В программе полномасштабного управления информацией в организации должны быть отражены точки зрения и потребности всех заинтересованных сторон.

Принцип 4: Стратегические цели программы организации по полномасштабному управлению информацией должны основываться на всесторонней оценке связанных с информацией практик работы, требований, рисков и возможностей.

Принцип 5: Программу полномасштабного управления информацией следует создать с такими структурой, направлениями, ресурсами и подотчетностью, чтобы обеспечить разумную уверенность в том, что цели программы будут достигнуты.

Принцип 6: Эффективное, своевременное и последовательное уничтожение физической и электронной информации, которую больше не нужно сохранять, должно быть основным компонентом любой программы полномасштабного управления информацией.

Принцип 7: Когда решения, принятые по вопросам полномасштабного управления информацией, требуют от организации нахождения компромисса между противоречащими друг другу положениями законов или обязательствами, организация должна действовать добросовестно и должным образом учитывать такие аспекты, как неприкосновенность частной жизни, защита персональных данных, безопасность данных, вопросы управления документами и информацией, менеджмент риска и разумные деловые практики.

Принцип 8: Если организация, пытаясь найти компромисс между противоречащими друг другу положениями законов и обязательствами, действовала добросовестно, то суд или иной орган, оценивающий действия организации, должен делать это исходя из принципа разумности действий в контексте существовавших на момент их выполнения обстоятельств.

Принцип 9: Организация должна подумать о принятии разумных мер для поддержания целостности и доступности информационных активов длительного срока хранения на протяжении предполагаемого срока их полезного использования.

Принцип 10: Организация должна подумать о использовании возможностей новых технологий в рамках своей программы полномасштабного управления информацией.

Принцип 11: Организация должна периодически пересматривать и обновлять свою программу полномасштабного управления информацией с тем, чтобы обеспечить её постоянное соответствие потребностям организации по мере их эволюции.
Приложение A: Пересечения различных предметных областей

Приложение B: Степени зрелости в части самостоятельности функции полномасштабного управления информацией в организации

Приложение C: Риски, связанные с электронными активами

Приложение D: Количественное (отдача на инвестиции) деловое обоснование
Источник: сайт Конференции Седона
https://thesedonaconference.org/publication/Commentary_on_Information_Governance

Ответ на вопрос коллеги: О применении реквизита «отметка об электронной подписи»


Вопрос: Мой вопрос касается практики взаимодействия в электронной форме граждан и организаций с органами государственной власти. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, опубликованные Федеральным архивным агентством, в пункте 4.23 «Отметка об электронной подписи» содержат примечание о том, что реквизит впервые введен стандартом. При этом в документе отсутствует методика практического использования данного реквизита.

В действительности реквизит впервые появился в совместном приказе Минкомсвязи России №186, ФСО России №258 от 27.05.2015 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (далее — Требования). Именно этот документ содержал описание отметки, требования к её оформлению и порядок формирования и применения. Впоследствии данный реквизит в апреле 2016 года1 был введен в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №447 (далее — Правила) — только термин, без требований к оформлению и порядка формирования и использования, а в декабре 2016 года в стандарт — почти дословно требования к оформлению, но без порядка формирования и использования.


В Требованиях в примечании к термину содержится предложение «Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу». Однако ни в Правила, ни в стандарт это предложение не вошло. В результате возникла коллизия, реализующаяся при взаимодействии в электронной форме граждан и организаций с органами государственной власти. При этом опубликованные рекомендации, на мой взгляд, ещё более усугубляют ситуацию.


Порядок формирования и использования реквизита, установленный Требованиями, подразумевал, что на некотором этапе работы с электронным документом в СЭД организации включался файл электронного образа документа с внедренными графическими элементами регистрационных данных и отметок об ЭП и, по всей видимости, именно этот файл предоставляется пользователю СЭД при работе с подписанным документом. Если ответ на обращение гражданина или организации составляется изначально в электронном виде, то заявителю направляется именно файл с электронным образом, при этом исполнитель уверен, что документ подписан электронной подписью и, соответственно, направляемый заявителю файл не подписывает.


В то же время законодательством предусмотрено требование к, в том числе, органам государственной власти и местного самоуправления предоставлять заявителям информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью. Логика этого требования очевидна — такая информация юридически равносильна бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Однако практика, сложившаяся в организациях, применяющих СЭД, созданных на основе Требований, практически исключает исполнение требований закона.


Прошу Вас прокомментировать описанную выше проблему и дать свою оценку её значимости с точки зрения перспектив развития электронного документооборота. Если Вы сочтёте проблему достаточно значимой, прошу Вас высказать своё мнение о возможных способах устранения коллизии.


Ответ: Прежде всего, рекомендую, если будет такая возможность, познакомиться с моей статьей «Визуализация электронной подписи: отечественные и зарубежные подходы», которая была опубликована в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» еще в 2014 году, № 12, см.:  https://www.eos.ru/upload/analitica/Delo_2014-12%2002.pdf

На мой взгляд, никакой коллизии нет. Мы имеем дело с двумя разными сущностями, решающими разные задачи.
  • Электронный документ, подписанный успешно проверяемой усиленной квалифицированной электронной подписью, является подлинником (или, в определенных случаях, надлежащим образом заверенной копией) и имеет правовую силу.

    У нас электронная подпись часто является отделенной и представляет собой отдельный файл.

    Некоторым неудобством является то, что при открытии электронного документа для того, чтобы понять, что он подписан, и проверить подпись, нужны «правильные» программные средства и определенные знания;

  • Электронный документ, снабжённый отметкой о наличии подписи (и только ею) является незаверенной копией электронного подлинника (причём даже статус копии потенциально может быть оспорен, поскольку в подлиннике такой отметки нет, а отметка проставляется так, что неочевидно, что она – как это делается с заверяющими отметками и штампами – является добавлением к образу документа).

    В ряде случаев, когда подлинник не нужен и источнику копии получатель доверяет, такой документ может быть удобен, поскольку информация о подписи и подписанте легко читается. Он не лучше и не хуже, скажем, информации, распечатанной из Интернета :)

    Проблема здесь в том, что правовой силы такая копия, вообще говоря, не имеет; а отметку о наличии подписи можно легко скопировать из любого другого документа или подделать – никакой защиты она не обеспечивает, и содержащиеся в ней данные могут быть точными, а могут и не быть.
Визуализация электронной подписи используется, таким образом, в рабочих копиях, создаваемых для удобства. Она, строго говоря, не является реквизитом документа, поскольку не присутствует в электронном подлиннике - именно об этом было сказано в примечаниях Требований.
Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утв. Приказом Минкомсвязи России № 186, ФСО России № 258 от 27.05.2015

10. В процессе регистрации документа должны формироваться:
- элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП [1]

[1] Здесь и далее: отметка об ЭП предназначена только для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, информация о сертификате которого приводится в указанной отметке. Отметка об ЭП является подтверждением того, что данная ЭП была верна на момент включения документа в СЭД. Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу.
Передавая электронный документ с визуализацией и без электронной подписи, Вы передаете незаверенную копию электронного документа. Подлинником же будет считаться только тот электронный документ, в котором имеется «настоящая» электронная подпись.

Разработчики ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти хотели, конечно, как лучше, но результат получился «как всегда». Полностью всех запутав, в том числе и самих себя, они не поняли, что «отметка об электронной подписи» никакого отношения к реквизитам (в их традиционном понимании – обязательным элементам оформления документа) не имеет :(

Во исполнение законодательно-нормативных требований все органы государственной власти должны отправлять гражданам подлинники электронных документов с усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом желательно информировать граждан о том, каким образом они могут эту электронную подпись проверить. Использование визуализации допустимо там, где достаточно проинформировать гражданина о каком-либо решении и нет необходимости и обязанности выдать ему имеющий юридическую силу полноценный электронный документ. Я сама уже несколько раз получала для сведения такие визуализированные копии, и, поскольку мне этого было достаточно, а источнику я доверяла, у меня такая практика возражений не вызывала.

четверг, 25 апреля 2019 г.

Япония: Подписанные императором и заверенные оттиском его печати документы, а также документация заседаний кабинета министров будут сохраняться в бумажном виде


Данная заметка, подписанная «Цзицзи» (Jiji) была опубликована 4 апреля 2019 года в англоязычной японской газете «Джапан таймс» (The Japan Times).

Предполагается, что государственные документы с печатью императора и его собственноручной подписью, а также документы, подписанные министрами на заседаниях Кабинета министров, не будут охватываться используемым правительством процессом электронной архивации.

Император Японии Акихито 7 января 1989 года подписывает постановление правительства об изменении названия эпохи на «Хэйсэй» (С) Новостное агентство Kyodo

По словам официальных лиц, правительство Японии считает необходимым хранить такие государственные документы в бумажном виде с тем, чтобы сохранить их историческую ценность.

Подпись и печать императора необходимы для вступления в силу законов и договоров. Например, император Акихито собственноручно подписал и приложил свою печать к постановлению о названии новой эры «Рейва» (Reiwa, на японском -令和時代 – новая эра японского летосчисления, которая начнётся, как ожидается, с 1 мая 2019 года, когда трон займёт новый император – Н.Х.), о котором было объявлено в 1 апреля 2019 года.

Министры Кабинета традиционно ставят на документах, рассматриваемых на заседаниях кабинета, свои характерные рукописные подписи, называемые «као».

25 марта 2019 года правительство утвердило основную политику в области электронного управления административными документами, согласно которой созданные, начиная с настоящего момента, электронные версии административных документов будут рассматриваться и систематически управляться как аутентичные и оригинальные тексты этих документов.

Данная политика направлена на предотвращение повторения скандалов, подобных истории с фальсификацией документов министерства финансов, связанных с вызвавшей сомнения продажей по дешёвке государственной земли владельцам частной школы Моритомо Гакуэн (Moritomo Gakuen), - и на повышение эффективности управления государственными документами.

По словам официальных лиц, правительство планирует пересмотреть такого рода операции и расширить круг документов, подлежащих электронной архивации. Будет, однако, сделано исключение для документов, которые необходимо сохранить в бумажной форме ввиду их исторической ценности.

Представитель Кабинета министров сообщил, что бумажные документы с подписью и печатью императора, а также документы, подписанные подписями «као» министров кабинета следует рассматривать в качестве оригинальных текстов.

Рукописные иероглифы кандзи, использованные при объявлении названия новой эры, также будут сохранен в бумажном виде в качестве государственного документа.

Цзицзи (Jiji)

Мой комментарий: Запад уже как-то забыл, но Восток пока что помнит две важные вещи.

Во-первых, документы, помимо своего делового значения, имеют церемониальный характер. Попытки устраивать торжественное электронное подписание документов были, но результат оказался неубедительным – нет той торжественности, которая присуща традиционным церемониям, и которая по-прежнему играет свою роль и в дипломатической практике, и в плане воздействия на общественное сознание.

Во-вторых, электронный документ никогда не даст того эмоционального эффекта в качестве музейного экспоната или реликвии, который вызывает физический артефакт. Уже не будет того трепета, который часто испытывает исследователь, прикасаясь к подлинному историческому документу…

Помимо этого, пока ещё не накоплен достаточный опыт обеспечения долговременной сохранности электронных документов, поэтому в любом случае как-то надёжнее хранить бумажные подлинники наиболее важных с исторической точки зрения документов (что, конечно же, не мешает в оперативной деятельности использовать их электронные дубликаты и копии).

Источник: сайт издания The Japan Times
https://www.japantimes.co.jp/news/2019/04/04/national/records-bearing-emperors-seal-signature-japan-cabinet-meeting-documents-kept-paper/ 

ГОСТы на сайте Росстандарта: В России адаптирована актуальная редакция основного международного стандарта управления документами


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в апрельском 2019 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=4&year=2019 ) выложена новая редакция стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» объёмом 24 страницы, вступающий в силу 01.01.2020 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713

Стандарт заменит ныне действующий ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Документ совместно подготовлен ФГУП «Стандартинформ», Всероссийским институтом научной и технической информации Российской академии наук» (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета, Всероссийским научно-исследовательский институтом документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) на основе перевода на русский международного стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), см. https://www.iso.org/contents/data/standard/06/25/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:62542:en .

Мой комментарий: Подборку постов об ISO 15489 на моем блоге см. по адресу http://rusrim.blogspot.ru/search/label/ISO%2015489

Стандарт внесён техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Как отмечается во вводной части, «Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к:
  • документам, метаданным документов и документным системам;

  • политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;

  • периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;

  • средствам управления документами;

  • процессам создания, ввода в систему и управления документами.
Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени».

Содержание документа следующее:
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Принципы управления документами
5. Документы и документные системы
6. Политика и распределение ответственности
7. Анализ деловых процессов
8. Средства управления документами
9. Процессы создания, ввода в систему и управления документами
Библиография
Мой комментарий: Моё отношение к данному документу – как к оригиналу, так и к российской адаптации – неоднозначное. В нём несомненно есть много полезного, и польза, как мне кажется, в целом заметно перевешивает дефекты.

Однако дефекты тоже есть, и достаточно существенные. Одни из них идут от оригинальной версии стандарта: в терминологии, например, это совершенно, на мой взгляд, бестолковое определение понятия «доказательство»; или определение «транзакции», не соответствующее тому, как данный термин используется в тексте.

Другие дефекты – уже «самодеятельность» разработчиков ГОСТа, как, например, появление в определения понятия «документы» «документированной информации» взамен просто «информации» (что полностью рушит его логику), и ряд мелких, но все же отчасти меняющих смысл неточностей перевода английских слов и выражений (скажем, авторы так и не определились с тем, как же им переводить authoritative evidence  - то у них это «официальные» доказательства, то «подлинные», то ещё какие-то, хотя на самом деле это именно и буквально «авторитетные» доказательства!).

Справедливости ради я обязательно должна отметить, что в ходе подготовки стандарта его разработчики несколько раз встречались с заинтересованными специалистами, и поступившие замечания и предложения были приняты во внимание (что случается в наших краях далеко не каждый день!).

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/

среда, 24 апреля 2019 г.

США: В мае 2019 года вступают в силу новые правила Национальных Архивов в отношении замещающей оцифровки


Я уже рассказывала на блоге (см. https://rusrim.blogspot.com/2018/10/blog-post_11.html ) о том, что Национальные Архивы США готовят новые правила замещающей оцифровки документов временного срока хранения, которые войдут в качестве составной части в раздел 36 CFR Part 1236 «Управление электронными документами» Свода федеральных нормативных актов США (см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/part-1236 ).

4 апреля 2019 года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали в «Федеральном реестре» (Federal Register) окончательный текст новых правил, см. https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2019-04-10/pdf/2019-06916.pdf . Они вступят в силу с 10 мая 2019 года.

Извещение о публикации правил на сайте «Федерального реестра»

Содержание правил следующее:
36 CFR раздел 1236, подраздел D «Оцифровка федеральных документов временного срока хранения»

Статья 1236.30 Требования к оцифровке документов временного срока хранения

(a) Если орган исполнительной власти намеревается воспроизвести в электронном виде (оцифровывать) документы временного срока хранения с тем, чтобы признать оцифрованную версию в качестве официального экземпляра (recordkeeping copy) и уничтожить оригинальные исходные документы, то орган исполнительной власти должен: (1) оцифровать документы в соответствии со стандартами, изложенными в статье 1236.32; и (2) подтвердить правильность оцифровки в соответствии с положениями статьи 1236.34.

(b) После того, как орган исполнительной власти признает оцифрованную версию официальным экземпляром документа, исходный оригинальный документ становится вспомогательным документом (intermediary record). Органы власти могут решить судьбу вспомогательных документов в соответствии с положениями статьи 1236.36.

Статья 1236.32 Стандарты оцифровки

При оцифровке документов временного срока хранения органы исполнительной власти должны соответствовать следующим стандартам:

(a) Захватить всю информацию, содержащуюся в исходных оригинальных документах;

(b) Охватить все страницы или части исходных оригинальных документов;

(c) Убедиться, что орган исполнительной власти может использовать оцифрованные версии для всех тех целей, в которых использовались исходные оригинальные документы, включая способность подтверждать транзакции и действия;

(d) Обеспечить защиту от неавторизованного удаления, добавления или изменения информации в оцифрованных версиях; и 

(c) Обеспечить способность органа исполнительной власти находить, извлекать, получать доступ и использовать электронные версии в течение всего срока хранения документов.

Статья 1236.34 Проверка правильности оцифровки

(a) Органы исполнительной власти должны проверить, что качество оцифрованных версий является достаточным для замены исходных оригинальных документов.

(b) Органы исполнительной власти могут как наладить свой собственный процесс проверки, так и использовать процессы третьих сторон для того, чтобы подтвердить соответствие оцифрованных версий требованиям статьи 1236.32. Такой процесс может быть как связан с отдельным проектом, так и являться   политикой в масштабах всего органа исполнительной власти.

(c) Органы исполнительной власти обязаны документировать процесс проверки и сохранять эту документацию в течение всего срока использования процесса или в течение срока существования документов, оцифрованных с использованием этого процесса - в зависимости от того, какой срок окажется более длительным.

(d) Национальные Архивы США (NARA) по мере необходимости вправе проводить анализ относящейся к процессу проверки документации.

Статья 1236.36 Уничтожение исходных оригинальных документов

(a) После того, как орган исполнительной власти убедится в том, что оцифрованные версии соответствуют стандартам, установленным в статье 1236.32, он может уничтожить исходные оригинальные документы в соответствии с Типовым перечнем (General Records Schedule, GRS) 5.2 «Вспомогательные документы и документы сиюминутной ценности» (intermediary records) или в соответствии с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения данного органа, который охватывает уничтожение документов после оцифровки - при условии отсутствия каких-либо действующих юридических ограничений в отношении органа исполнительной власти, таких, как запрет на уничтожение в связи с судебным разбирательством или расследованием (litigation hold).

(b) Орган исполнительной власти должен относиться к оцифрованным версиям, получившим статус официального экземпляра документа, точно так же, как он бы относился к исходным оригинальным документам. Орган исполнительной власти должен хранить оцифрованные версии в течение оставшейся части сроков хранения, установленных соответствующими указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.

(c) Органам исполнительной власти не нужно согласовывать с Национальными Архивами США уничтожение документов временного срока хранения, сроки хранения которым установлены и которые они оцифровали в соответствии с требованиями данного раздела.
Из сопоставления окончательной редакции правил с первоначальным проектом (см. https://rusrim.blogspot.com/2018/10/blog-post_11.html ) видно, что текст стал более детальным и лучше структурированным – вместо одной статьи стало 4.  Более явным образом сформулированы требования к обеспечению верности оцифрованных копий – например, в статье 1236.32 появилось новое требование (d); добавлена статья 1236.34 о проверке правильности оцифровки и её документировании.

Дополнительная информация: Для тех, кто владеет английским языком, добавлю, что 15 апреля 2019 года директор Национальных Архивов по политике управления документами и её продвижению Лиза Харалампус (Lisa Haralampus) выступила с докладом о новеллах нормативного регулирования. Видеозапись её доклада выложена на сайте YouTube по адресу https://www.youtube.com/watch?time_continue=4387&v=RfNhLI_Icv0



Источник: сайт «Федерального реестра»
https://www.federalregister.gov/documents/2019/04/10/2019-06916/electronic-records-management
https://records-express.blogs.archives.gov/2019/04/17/regulations-with-digitization-standards-for-temporary-records-issued/ 
https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2019-04-10/pdf/2019-06916.pdf

Ответ на вопросы коллеги: Сроки хранения кадровой документации


Вопрос: Учитывая, что в ФЗ-125 никаким образом не выделены документы сотрудников с тяжелыми/вредными/опасными условиями труда, как определять сроки их хранения, с учетом возможных рисков. Чем может экспертная комиссия руководствоваться при решении этого вопроса (кроме логики и сложившейся практики)?

Ответ: На самом деле в статье 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» не все так просто со строками хранения. В части 4 оговорено, что если документам по личному составу в действующих перечнях архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения, то нужно использовать только его.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», см. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/7053596f34bf4b53dce83f7865fe4eaf501b8b17/

Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
С моей точки зрения, это неправильный подход, который чреват серьёзными рисками, поскольку сейчас сроки хранения чаще всего устанавливаются законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, имеющими бóльшую правовую силу, чем перечни. Опять же не секрет как то, что в перечнях встречаются ошибки, так и то, что очень часто перечни используются формально, на основе схожести названий видов документов.

Например, Федеральный закон от 1 апреля 2019 года № 48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» уточнил сроки хранения сведений о застрахованных лицах -  срок хранения документов в электронной форме увеличен до 75 лет. При этом срок хранения документов «в письменной форме» остался прежним – шесть лет (ст.8).

Вопрос: Какие действия должны быть совершены в отношении документов по личному составу, образованных после 01.01.2003, принятых на хранение в архив? Как отразить в описях дел, на обложках изменение срока хранения?

Ответ: Если документы по личному составу уже поступили на хранение в архив организации то, с моей точки зрения, изменения, прежде всего, нужно внести в учетные документы и описи. Сделать это лучше всего на основе решения экспертной комиссии, а выписку из этого решения просто включить в опись. Если дел не слишком много, то можно для порядка изменить срок хранения на обложке на новый, при этом я рекомендую заказать для этого штамп, в котором указать, что срок хранения изменен законом. Писать всё это от руки нецелесообразно.

Вопрос:  Относятся ли к документам по личному составу документы по заработной плате (расчетно-платежные ведомости/л.счета) и документы по награждению? Какова специфика определения их срока хранения?

Ответ: В законодательстве исчерпывающего описания состава документов по личному составу нет.

В 2018 году Росархив и ВНИИДАД опубликовали «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (см.: http://archives.ru/documents/methodics.shtml ) . В них дана следующая классификация документов по личному составу:
  • Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда;

  • Документы по учету кадров;

  • Документы по расчетам заработной платы и других выплат;

  • Документы по охране труда.
Таким образом, все документы, связанные с заработной платой – очень важная составная часть документов по личному составу, т.к. на их основе у сотрудников старшего поколения определяется размер пенсии. Ввиду этого срок их хранения должен быть такой же, как и для всех остальных документов по личному составу.

Что касается документов о награждении, то и они в ряде случаев могут сыграть существенную роль в пенсионных вопросах, особенно при присвоении звания «Ветеран труда», которое можно получить только имея ведомственные знаки отличия (медали и ордена, почетные звания, грамоты и благодарственные письма Министерства либо Президента).

По каждому виду награждений, как мне кажется, нужно будет проводить экспертизу ценности документов и оценивать из роль и значение для пенсионных вопросов. Не стоит также забывать и о сохранении истории предприятия, в том числе сведений о его ветеранах.

В настоявшее время ведется активная проработка новых идей и законодательных инициатив в рамках проекта «Цифровой экономики». Обсуждается не только перевод кадрового документооборота в электронный вид, но и возможность изменения всей технологии работы с документами.

В условиях быстрых изменений нам придется постоянно отслеживать изменение ситуации в отношении документов по личному составу и корректировать порядок работы с этими документами. Отмечу, что с моей точки зрения, в данном случае нужно быть крайне осторожными и не предпринимать никаких «революционных» действий, особенно в отношении документов, созданных до 2000 годов, когда единой персонифицированной системы учета пенсионных прав еще не было. Ориентиром могут служить действия самого Пенсионного Фонда: если он запрашивает у Вас архивные данные на Ваших сотрудников за те или иные годы, уничтожать их не стоит, иначе Ваши же сотрудники могут пострадать. Нужно быть крайне осмотрительными с документами, подтверждающими льготы сотрудников, в том числе и на досрочный выход на пенсию.

Хочу подчеркнуть ещё вот что: какие-либо действия по уничтожению старых документов в принципе имеет смысл затевать только в том случае, если в результате организация получит существенную отдачу в плане высвобождения мест хранения, сокращения расходов и т.д. Если же речь идёт о всего лишь нескольких папках, чаще всего лучше перестраховаться и не торопиться с уничтожением.

вторник, 23 апреля 2019 г.

Португальский проект CLAV


У многих стран, в том числе и небольших, есть свой любопытный опыт использования современных технологий в управлении документами и в архивном деле, и Португалия не является исключением.

4-5 апреля 2019 года в актовом зале Министерства культуры и спорта Испании в Мадриде прошла конференция «Блок электронной архивации: Как использовать разработанные в Евросоюзе инструменты в испанском электронном правительстве и электронном архиве» (eArchiving building block: How to apply the European Union’s tools to the Spanish e-government and electronic archive). Программа мероприятия доступна по адресу: http://www.culturaydeporte.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/destacados-portada/2019/archiving-building-blocks/programas-actualizados/english-prog-actualizado-22-03/english-prog-actualizado-22-03.pdf

Мой комментарий: Здесь имеются в виду типовые «строительные блоки», разработанные под эгидой «Фонда соединения Европы» (Connecting Europe Facility, CEF), см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2018/12/blog-post_27.html

Среди докладов было выступление представителя Генеральной дирекции архивов, библиотек и музеев Португалии (Direção-Geral do Libro, dos Arquivos e das Bibliotecas) Педро Пентеадо (Pedro Penteado) на тему «Португальская платформа CLAV: Организация и экспертиза ценности информации в целях лучшего обеспечения её долговременной сохранности» (Portuguese CLAV platform: organizing and appraising for better information preservation). Он представил платформу CLAV (от Plataforma para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística – «Платформа для классификации и экспертизы ценности архивной информации»), на которой «для созданных в рамках деловых процессов документов проводится экспертиза ценности и устанавливаются сроки хранения» (см. https://twitter.com/ArchivosEst/status/1113827182210637824 ).

Выступает Педро Пентеадо

Стартовая страница сайта проекта CLAV

За дополнительной информацией я отправилась на сайт проекта M51-CLAV. Вот что там было сказано:
«Задачами данной платформы являются:
  • Предоставление удобного доступа к «Сводному перечню для классификации и экспертизы ценности государственной информации» (Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública, http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2017/08/Lista-Consolidada_Versao-1.1a_Divulgacao.xls - это пример достаточно современного перечня, куда более информативного, чем перечни Росархива – Н.Х.) в качестве инструмента, облегчающего подготовку классификационных схем и перечней с указаниями сроков хранения и действий по их истечении (tabela de seleção, см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/6934 ) для органов государственного управления, публичных компаний и других учреждений;

  • Предоставление возможности подачи проектов или уточнений классификационных схем и перечней;

  • Перевод в электронный вид процедур контроля над уничтожением документов и документированной информации путем сбора и анализа документов об уничтожении;

  • Предоставление инструментов для подготовки и представления планов обеспечения электронной сохранности сохранения и планов замены носителей информации.
По состоянию на июль 2018 года доступны следующие функциональные возможности:
  • Доступ к «Сводному перечню» с указанием деловых процессов;

  • Доступ к постоянно обновляемому реестру органов и учреждений, участвующих в процессах государственного управления;

  • Доступ к постоянно обновляемому перечню законодательно-нормативных актов, регламентирующих процессы государственного управления, а также соответствующих стандартов ИСО/МЭК (в процессе наполнения);

  • Доступ к постоянно актуализируемому списку соответствия ключевых слов (ассоциируемых с каждым из деловых процессов) статьям «Сводного перечня»;

  • Доступ к ссылкам на документацию по технической поддержке;

  • Публикация актуальных новостей, связанных с вопросами классификации и экспертизы ценности документированной информации.
В ближайшее время станут доступны новые функции.

Платформа CLAV поддерживается Системой поддержки модернизации государственного управления административной модернизации (Sistema de Apoios à Modernização Administrativa, (SAMA). Её развитие также направлена на выполнение пункта 51 программы Simplex+2016 ( https://www.simplex.gov.pt/simplex2016 ) и пункта 107 программы Simplex+2017 (  https://www.simplex.gov.pt/simplex2017 ).»
Источник: Сайт Министерства культуры Испании / сайт проекта CLAV / Твиттер
http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/novedades/2019/e-archiving.html
http://clav.dglab.gov.pt/
https://www.bad.pt/eventos/wp-content/uploads/2018/01/CIGIA_COM_01.pdf
https://twitter.com/ArchivosEst/status/1113827182210637824

Зарубежные журналы по архивной тематике


Одна из коллег обратилась ко мне с просьбой помочь подобрать иностранные журналы по архивной тематике для изучения. Оперативный поиск на просторах интернета (я, честно говоря, собрала информацию, которая первой попалась под руку, без претензий на полноту) позволил составить список, который привожу ниже – возможно, он пригодится и другим коллегам :)
  • Журнал Atlanti, http://journal.almamater.si/index.php/Atlanti . Полнотекстовой доступ, тексты на различных языках. См. также заметку «Первый номер журнала «ATLANTI» на русском языке»,  http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2548:2018-28-08-15-15-55&catid=96:sample-news&Itemid=4533 ;

  • «Архивный журнал» (Archive Journal), http://www.archivejournal.net/ . Тематика: архивы и специальные коллекции в высшем образовании. Доступ свободный, но может потребоваться анонимайзер;

  • Журнал Международного совета архивов Comma (полнотекстовой доступ – для членов МСА и подписчиков платных баз), https://online.liverpooluniversitypress.co.uk/toc/coma/2017/2  ;

  • Журнал Общества американских архивистов Американский архивист (American Archivist), http://americanarchivist.org . Часть материалов доступна полностью (в основном всякие рецензии);

  • Журнал «Архивные вопросы» (Archival Issues), издаваемый региональной ассоциацией архивов Среднего Запада США,  https://minds.wisconsin.edu/handle/1793/43546 . Свободный доступ к публикациям старше 2 лет;

  • Журнал «Архивная наука» издательства Springer, https://link.springer.com/journal/10502 . Бесплатно доступны аннотации статей;

  • Журнал Ассоциации канадских архивистов Archivaria, https://archivaria.ca/index.php/archivaria . Доступны аннотации статей, и изредка – полные тексты;

  • Журнал «Управление документами» (Records Management Journal), https://www.emeraldinsight.com/loi/rmj . Доступны аннотации, и – изредка – полные тексты отдельных статей;

  • Журнале «Организация архивного дела» (Journal of Archival Organization) , издательство Тейлор и Френсис (Taylor and Francis), https://www.tandfonline.com/toc/wjao20/current . Доступны аннотации, и – изредка – полные тексты отдельных статей.
Также очень рекомендую пролистать подборку моих постов с тегом «библиография», см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/библиография  

понедельник, 22 апреля 2019 г.

Германия: Опубликован национальный стандарт по использованию технологии блокчейна для подтверждения факта существования данных на определенный момент времени и их целостности


В начале апреля 2019 года немецкий национальный орган по стандартизации DIN опубликовал технические спецификации DIN SPEC 3104:2019-04 «Валидация данных с использованием блокчейна» (Blockchain-based validation of data, название на немецком языке Blockchain-basierte Datenvalidierung), объёмом 14 страниц, см. https://www.beuth.de/en/technical-rule/din-spec-3104/301837615 .

Документ, подготовленный на английском языке, можно получить бесплатно; для этого нужно зарегистрироваться на сайте www.beuth.de и оформить покупку в онлайн-магазине.

В аннотации говорится следующее:
«Настоящий документ определяет технические рамки и функции программного обеспечения, используемого в процессах валидации с использованием блокчейна. В частности, он содержит требования и критерии оценки для подтверждения корректности блокчейна и функциональных аспектов проставления отметок времени в блокчейне.

Критерии оценки приведены для блокчейнов с механизмом консенсуса на основе доказательства проделанной работы, так как в основном именно они служат основой для программное обеспечения для валидации данных. Критерии не указывают, когда отметки времени в блокчейне считаются «хорошими», требуя вместо этого, чтобы программное обеспечение предоставляло пользователям достаточную информацию для вынесения ими самостоятельного суждения.

В документе не рассматриваются другие функциональные аспекты программного обеспечения для валидации данных на основе блокчейна, связанные, например, с идентификацией пользователей и хранением данных, а также вопросы, связанные с разработкой самого программного обеспечения, такие как обеспечение его качества.

Настоящий документ предназначен для пользователей программного обеспечения для валидации данных с помощью блокчейна. В спецификациях не рассматриваются вопросы, касающиеся собственно программного обеспечения публичных блокчейнов с консенсусом на основе доказательства работы.

Настоящий документ применим как в отношении валидации данных с помощью блокчейна в целом, так и в отношении конкретных приложений, таких, как:
  • подтверждение прав на собственность и интеллектуальную собственность (кроме требований к форме),

  • декларирование намерений (кроме требований к соблюдению письменной формы),

  • государственные реестры,

  • валидация сайтов и бухгалтерской документации,

  • способствование валидации с помощью блокчейна документов в многонациональной среде и

  • энергетические сети и технологии умных датчиков (SmartMeter).
Сертификация и нотариальное заверение документов не входят в круг вопросов, рассматриваемых в данном документе, поскольку эти процессы регламентируются национальным и европейским законодательством.»
Говоря простым языком, в стандарте речь идёт о том, как использовать блокчейн для доказательства существования электронных объектов на определенный момент времени, а также их неизменности с этого момента времени – то есть в качестве «криптографической» отметки времени.

Ключевые термины определены следующим образом:
3.2 Валидация на основе блокчейна (blockchain validation) – доказательство целостности на основе блокчейна и отметка времени в блокчейне

3.3 Доказательство целостности на основе блокчейна (blockchain proof of correctness) – сохранённая в блокчейне информация, представляющая собой либо хеш группы данных, либо корень дерева хешей Меркла для группы данных, которая подтверждает конкретное состояние этой группы данных.

3.4 Отметка времени в блокчейне (blockchain time-stamp) – зафиксированные в блокчейне цифровые данные, которые устанавливают связь других цифровых данных с конкретным интервалом времени и обеспечивают доказательство того, что последние существовали в момент времени, попадающий в этот интервал времени. 
Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие свойства валидации на основе блокчейна
5. Технические рамки валидации на основе блокчейна
6. Технические рамки проверки надёжности валидации на основе блокчейна
Библиография
Среди прочего, стандарт устанавливает, какая информация должна содержаться в файле (читай – документе), формируемом для пользователя по итогам процесса валидации. Соответственно, данный стандарт может быть полезен при решении вопроса о том, как, например, представлять в суд доказательства на основе записей в блокчейне.

Источник: сайт издательства Beuth Verlag GmbH / сайт QZ-Online.de
https://www.beuth.de/en/technical-rule/din-spec-3104/301837615