Я уже рассказывала на блоге (см. https://rusrim.blogspot.com/2018/10/blog-post_11.html ) о том, что Национальные Архивы США готовят новые правила замещающей оцифровки документов временного срока хранения, которые войдут в качестве составной части в раздел 36 CFR Part 1236 «Управление электронными документами» Свода федеральных нормативных актов США (см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/part-1236 ).
4 апреля 2019 года Национальные Архивы США (NARA) опубликовали в «Федеральном реестре» (Federal Register) окончательный текст новых правил, см. https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2019-04-10/pdf/2019-06916.pdf . Они вступят в силу с 10 мая 2019 года.
Извещение о публикации правил на сайте «Федерального реестра»
36 CFR раздел 1236, подраздел D «Оцифровка федеральных документов временного срока хранения»Из сопоставления окончательной редакции правил с первоначальным проектом (см. https://rusrim.blogspot.com/2018/10/blog-post_11.html ) видно, что текст стал более детальным и лучше структурированным – вместо одной статьи стало 4. Более явным образом сформулированы требования к обеспечению верности оцифрованных копий – например, в статье 1236.32 появилось новое требование (d); добавлена статья 1236.34 о проверке правильности оцифровки и её документировании.
Статья 1236.30 Требования к оцифровке документов временного срока хранения
(a) Если орган исполнительной власти намеревается воспроизвести в электронном виде (оцифровывать) документы временного срока хранения с тем, чтобы признать оцифрованную версию в качестве официального экземпляра (recordkeeping copy) и уничтожить оригинальные исходные документы, то орган исполнительной власти должен: (1) оцифровать документы в соответствии со стандартами, изложенными в статье 1236.32; и (2) подтвердить правильность оцифровки в соответствии с положениями статьи 1236.34.
(b) После того, как орган исполнительной власти признает оцифрованную версию официальным экземпляром документа, исходный оригинальный документ становится вспомогательным документом (intermediary record). Органы власти могут решить судьбу вспомогательных документов в соответствии с положениями статьи 1236.36.
Статья 1236.32 Стандарты оцифровки
При оцифровке документов временного срока хранения органы исполнительной власти должны соответствовать следующим стандартам:
(a) Захватить всю информацию, содержащуюся в исходных оригинальных документах;
(b) Охватить все страницы или части исходных оригинальных документов;
(c) Убедиться, что орган исполнительной власти может использовать оцифрованные версии для всех тех целей, в которых использовались исходные оригинальные документы, включая способность подтверждать транзакции и действия;
(d) Обеспечить защиту от неавторизованного удаления, добавления или изменения информации в оцифрованных версиях; и
(c) Обеспечить способность органа исполнительной власти находить, извлекать, получать доступ и использовать электронные версии в течение всего срока хранения документов.
Статья 1236.34 Проверка правильности оцифровки
(a) Органы исполнительной власти должны проверить, что качество оцифрованных версий является достаточным для замены исходных оригинальных документов.
(b) Органы исполнительной власти могут как наладить свой собственный процесс проверки, так и использовать процессы третьих сторон для того, чтобы подтвердить соответствие оцифрованных версий требованиям статьи 1236.32. Такой процесс может быть как связан с отдельным проектом, так и являться политикой в масштабах всего органа исполнительной власти.
(c) Органы исполнительной власти обязаны документировать процесс проверки и сохранять эту документацию в течение всего срока использования процесса или в течение срока существования документов, оцифрованных с использованием этого процесса - в зависимости от того, какой срок окажется более длительным.
(d) Национальные Архивы США (NARA) по мере необходимости вправе проводить анализ относящейся к процессу проверки документации.
Статья 1236.36 Уничтожение исходных оригинальных документов
(a) После того, как орган исполнительной власти убедится в том, что оцифрованные версии соответствуют стандартам, установленным в статье 1236.32, он может уничтожить исходные оригинальные документы в соответствии с Типовым перечнем (General Records Schedule, GRS) 5.2 «Вспомогательные документы и документы сиюминутной ценности» (intermediary records) или в соответствии с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения данного органа, который охватывает уничтожение документов после оцифровки - при условии отсутствия каких-либо действующих юридических ограничений в отношении органа исполнительной власти, таких, как запрет на уничтожение в связи с судебным разбирательством или расследованием (litigation hold).
(b) Орган исполнительной власти должен относиться к оцифрованным версиям, получившим статус официального экземпляра документа, точно так же, как он бы относился к исходным оригинальным документам. Орган исполнительной власти должен хранить оцифрованные версии в течение оставшейся части сроков хранения, установленных соответствующими указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.
(c) Органам исполнительной власти не нужно согласовывать с Национальными Архивами США уничтожение документов временного срока хранения, сроки хранения которым установлены и которые они оцифровали в соответствии с требованиями данного раздела.
Дополнительная информация: Для тех, кто владеет английским языком, добавлю, что 15 апреля 2019 года директор Национальных Архивов по политике управления документами и её продвижению Лиза Харалампус (Lisa Haralampus) выступила с докладом о новеллах нормативного регулирования. Видеозапись её доклада выложена на сайте YouTube по адресу https://www.youtube.com/watch?time_continue=4387&v=RfNhLI_Icv0
Источник: сайт «Федерального реестра»
https://www.federalregister.gov/documents/2019/04/10/2019-06916/electronic-records-management
https://records-express.blogs.archives.gov/2019/04/17/regulations-with-digitization-standards-for-temporary-records-issued/
https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2019-04-10/pdf/2019-06916.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий