Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 19

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/18.html )

2013 год – Национальные Архивы США разработали метод Capstone («Верхушка пирамиды»)

Видимо, в качестве признания невозможности по-настоящему управлять всеми документами в электронной почте, Национальные Архивы США (NARA) опубликовали рекомендуемый подход к управлению документами в электронной почте под названием Capstone («Верхушка пирамиды»).

Метод Capstone требует от федеральных органов исполнительной власти США передавать на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы содержание почтовых ящиков, используемых учетными записями электронной почты руководителей высокого уровня, по истечении определенного времени после того, как эти почтовые ящики перестанут быть активными.

Национальные Архивы не предприняли никаких попыток обосновать метод Capstone с точки зрения теории управлении документами и архивного дела.

Мой комментарий: На самом деле метод Capstone – прагматический (можно даже сказать, аварийный) способ вывернуться из сложной ситуации, сложившейся с экспертизой ценности и с отбором на постоянное хранение и на уничтожение сообщений электронной почты, который прямо противоречит традиционной теории.

Если теория требует проведения экспертизы ценности документов (включая сообщения электронной почты) в первую очередь на основе их содержания, то метод Capstone всё сводит к занимаемой сотрудником должности. Если должность включена в список ключевых руководителей и сотрудников организации, то вся переписка этих лиц передается на архивное хранение; ели же нет – то почтовые сообщения будут храниться в течение не слишком длительного срока и по его истечении будут уничтожены.

2013 год - Появление решения Slack и соединение Lync и Skype

Решение Slack было выпущено в 2013 году - в том же году, когда компания Microsoft разрешила соединить Lync и Skype. В 2015 году Lync был переименован в Skype for Business. Продолжение этой истории см ниже, начиная с 2016 года.

(Источник: «История Microsoft Teams» Дэвида Малдоу)

С 2013 года – Реализация швейцарской федеральной Программы совершенствования государственного управления GEVER

Мой комментарий: Речь идёт о документах и стандартах швейцарской федеральной Программы совершенствования государственного управления GEVER (сокращение от Geschäftsverwaltung – «управление деловой деятельностью»), которой руководил Швейцарский федеральный архив. Ключевыми среди изданных стандартов были требования к системам управления электронными документами, которые стали обязательным стандартом для электронного управления документами в государственном секторе Швейцарии. Продолжающийся и сейчас проект GEVER начался не позднее 2004 года. Проект выполнялся главным образом посредством решение австрийской фирмы Fabasoft.

С 2013 года Швейцарская федеральная канцелярия стала отвечать за управление всеми видами деятельности, связанными с электронными документами и с управлением процессами. Набор стандартов GEVER состоял из пяти стандартов для управления электронными документами. (Источник: Gever Bund)

2014 год - Дебют OneDrive и Office 365 Groups

Согласно веб-странице Microsoft «Оглядываясь на десять лет существования Microsoft 365» (Looking Back at Ten Years of Microsoft 365), решение OneDrive было представлено в январе 2014 года, заменив решение SkyDrive.

Решение Office 365 Groups (позже – Microsoft 365 Groups) было представлено в 2014 году. Решение Office 365 Groups поддерживало «сервис сквозного доступа к программам» (cross-suite service), позволяющий членам группы получать доступ к одним и тем же ресурсам. Первоначально этими ресурсами были Outlook (почтовый ящик Exchange Online), SharePoint Online, OneNote и Skype for Business.

2014 год - Выпуск DMS Desktop компании ELO

Согласно веб-сайту компании ELO, решение ELO DMS Desktop было выпущено в 2014 году. (Источник: сайт ELO Company History)

2015 год – Появление совместного редактирования в Office 365 и ранние инструменты искусственного интеллекта

Компания Microsoft ввела функциональную возможность совместного редактирования в решение Office 365 в 2014 году, через пару лет после того, как компания Google предложила такой же сервис. (Источник: веб-страница Microsoft «Оглядываясь на десять лет существования Microsoft 365» (Looking Back at Ten Years of Microsoft 365)).

2015 год – Разделение компании Hewlett Packard на HP Inc. и HPE

В октябре 2015 года программные продукты, ранее выходившие под маркой Autonomy, были разделены между компаниями HP Inc. и Hewlett Packard Enterprise (HPE). Компании HP Inc. были переданы программные компоненты Autonomy для управления контентом, включая TeamSite, Qfiniti, Qfiniti Managed Services, MediaBin, Optimost и Explore.

2015 год – Возрождение компании iManage

После разделения в Hewlett Packard программных продуктов, ранее выходивших под маркой Autonomy, в 2015 году первоначальные основатели iManage выкупили эту компанию. и в течение года выпустили на рынок её собственную облачную платформу iManage Cloud. Они также приобрели (в 2017 году) британскую компанию по разработке инструментов искусственного интеллекта RAVN Systems, и в 2020 году - компанию по управлению юридическими транзакциями Closing Folders.

Источник: статья на сайте Lawnext «iManage раскрывает детали своего роста, рассказывает о планах по дальнейшему использованию генеративного ИИ и партнёрств» (iManage Reveals Details On Its Growth, Lays Out Plans to Further Leverage Gen AI, Partnerships, см. https://www.lawnext.com/2024/03/exclusive-imanage-reveals-details-on-its-growth-lays-out-plans-to-further-leverage-gen-ai-partnerships.html ).

2015 год - Компания NetDocuments приобретает систему поиска и управления корпоративной электронной почтой Decisiv компании Recommind

В 2015 году основанная в 1999 году компания NetDocuments приобрела систему поиска и управления корпоративной электронной почтой Decisive компании Recommind. Сама Recommind была приобретена компанией OpenText в 2016 году.

2015 год - Поставщики EDRMS-решений для управления документами и контентом

Несмотря на слухи о скорой смерти EDRMS-решений для управления документами и контентом, появившиеся где-то в 2010 году, многие из таких решений продолжали процветать и развиваться. Некоторые из них были куплены другими компаниями.

Ниже приведен список поставщиков EDRMS-решений по состоянию на декабрь 2015 года, взятый из диаграммы в отчёте консультационной фирмы Gartner под названием «Количественные оценки продуктов и услуг для поддержки доверенных документных систем» (Product or Service Scores for Trusted System of Record). Многие из этих продуктов также появились в «Магическом квадранте» фирмы Gartner за октябрь 2016 года для систем управления корпоративным контентом.

• Alfresco (оценка 2.47)
• Open Text (4.07)
• EMC Documentum (как Dell EMC, приобретен Open Text) (3.94)
• IBM (3.91)
• HPE (3.85)
• Oracle (3.45)
• Laserfiche (2.45)
• Microsoft (SharePoint) (2.38)
• Hyland OnBase (2.37)
• Lexmark (2.32)
• Newgen (2.18)
• Objective (2.10)

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/11/20.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/
 

Национальные Архивы США: Последние новости о методе Capstone

Данный пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) был опубликован 12 января 2023 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Использование систем обмена электронными сообщениями теперь часто заменяет общение, которые ранее осуществлялось по электронной почте. Федеральные органы исполнительной власти давно стремились решить проблемы применения федеральных требований к управлению документами в отношении электронных сообщений. Чтобы решить эту проблему, мы (Национальные Архивы США, NARA – Н.Х.) недавно выпустили несколько руководств, позволяющих органам исполнительной власти применять один и тот же метод «верхушки пирамиды» (Capstone) как для электронной почты, так и для электронных сообщений. Хотя использование метода Capstone одновременно для электронной почты и для электронных сообщений не является обязательным, оно действительно предлагает органам исполнительной власти отработанную структуру для более эффективного управления этими важными документами.

5 января 2023 года наш офис (офис директора по управлению документами в федеральном правительстве (Office of the Chief Records Officer) – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) выпустил Бюллетень NARA 2023-02 (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02 ) «Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages). Этот бюллетень позволяет федеральным органам исполнительной власти, как вариант, относить к документам постоянного срока хранения электронные сообщения исполнителей высокоуровневых ролей и должностей; одновременно относя электронные сообщения всех остальных сотрудников к числу документов временного срока хранения.

11 января 2023 года наш офис внёс обновления (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-18-2023 ) в типовые перечни видов документов с указанием сроков хранения, в том числе в типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach). Мы также обновили наши ответы на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html ), касающиеся бюллетеня и перечня GRS 6.1.

По вопросам о Бюллетене обращайтесь по адресу rmpolicy@nara.gov . По вопросам о типовых перечнях, пишите по адресу GRS_Team@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/01/12/recent-capstone-updates-from-nara/

Национальные Архивы США опубликовали бюллетень, расширяющий сферу применения метода «верхушки пирамиды» (Capstone) на электронные сообщения, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/01/capstone-1.html )

6. Вправе ли федеральные орган исполнительной власти применять существующую утвержденную Национальными Архивами форму NA-1005 «Согласование применения типового перечня GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone»» (Verification for Implementing GRS 6.1) к электронным сообщениям помимо электронной почты, без повторного представления формы на согласование в NARA?

Нет. Федеральные органы исполнительной власти, имеющие форму NA-1005, утвержденную до публикации вводящего в действие новые типовые перечни «сопроводительного документа» GRS Transmittal 33, должны будут представить на утверждение новую форму, если они хотят расширить сферу её действия, охватив другие типы электронных сообщений. Утвержденная форма должна явным образом упоминать электронные сообщения, чтобы её можно было применять в отношении этих документов.

7. Каковы преимущества и риски использования ролевого подхода применительно к электронным сообщениям?

Национальные Архивы идентифицировали следующие потенциальные преимущества использования ролевого подхода при управлении документами применительно к электронным сообщениям:

• Расширение сферы применения действующего бюллетеня Capstone (бюллетень NARA 2013-02) позволяет федеральным органам исполнительной власти управлять как электронной почтой, так и всеми другими электронными сообщениями единообразно и последовательно;
  
  
• Появляется возможность использовать более упрощенный и автоматизированный подход к управлению электронными сообщениями, в противовес политикам, требующим от персонала устанавливать сроки хранения каждому сообщению на основе его содержания;
  
  
• В зависимости от используемых федеральным органом исполнительной власти технологий могут быть предложены дополнительные варианты политик автоматического установления и отслеживания сроков хранения, а также выполнения действий по их истечении; и
  
  
• Допускается захват подлежащих сохранению в качестве документов постоянного срока хранения электронных сообщений из учётных записей должностных лиц, находящихся на или близких к высшей ступени руководства федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Хотя данный подход имеет значительные преимущества, существуют также риски, которые федеральные органы исполнительной власти должны принять во внимание, включая выбор соответствующих должностей (чьи документы подлежат постоянному хранению – Н.Х.), возможную необходимость исполнения других обязанностей в плане управления документами и вероятность непреднамеренного отбора на постоянное хранение личных и иных не имеющих документного статуса сообщений.

8. Что следует принять во внимание федеральному органу исполнительной власти, прежде чем принять решение о внедрении ролевого подхода применительно к электронным сообщениям?

Соответствующий организационный уровень для внедрения или расширения ролевого подхода применительно ко всем электронным сообщениям внутри каждого федерального органа исполнительной власти может различаться. Принимаемые во внимание факторы могут включать следующее:

• Существует ли в федеральном органе исполнительной власти политика по вопросам создания электронных сообщений и/или использования сервисов обмена электронными сообщениями?
  
  
• Знает ли федеральный орган исполнительной власти о том, какие виды электронных сообщений создаются и кем?
  
  
• Применяется ли в федеральном органе исполнительной власти политика отсеивания (culling) для удаления личных сообщений и/или сообщений, имеющих сиюминутную ценность? См. https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html
  
  
• Имеются ли в федеральном органе исполнительной власти меры и средства контроля и управления и/или процессы, обеспечивающие надлежащую идентификацию всех учетных записей электронных сообщений и управление ими с течением времени?
  
  
• Есть ли у федерального органа исполнительной власти подход, обеспечивающий захват полных электронных сообщений, включая смайлики, GIF-образы, изображения и видеоматериалы?
  
  
• Удалось ли федеральному органу исполнительной власти успешно внедрить ролевой подход к управлению электронной почтой, на который можно было бы опереться?
  
  
• Способен ли федеральный орган исполнительной власти внедрить ролевой подход для всех типов электронных сообщений на основе имеющихся технологий и с учётом логистических соображений?
  
  
• Определил ли федеральный орган исполнительной власти, как он будет применять указания по срокам хранения и действиям по их истечении? Если не предполагается использовать расширенный типовой перечень GRS 6.1, то собирается ли федеральный орган исполнительной власти представить на утверждение соответствующие указания по срокам хранения?

При обсуждении расширения сферы применения ролевого подхода на электронные сообщения, проконсультируйтесь с соответствующими заинтересованными сторонами из управления директора по информационным технологиям, управления главного юрисконсульта, со старшим должностным лицом федерального органа исполнительной власти по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM) и с иными принимающими решения лицами.

9. Изменяет ли использование ролевого подхода применительно к электронным сообщениям обязанности федеральных органов исполнительной власти и требования к ним в сфере управления документами?

Нет, не изменяет. Хотя ролевой подход может снизить ложащееся на отдельных лиц бремя за счёт более широкого использования автоматизированных методов управления электронными сообщениями, федеральные органы исполнительной власти по-прежнему несут ответственность за управление всеми документами в соответствии с нормативными документами и требованиями Национальных Архивов. При внедрении ролевого подхода для захвата и управлению электронными сообщениями федеральные органы исполнительной власти обязаны продолжить:

• Обеспечивать установление всем электронным сообщениям сроков хранения. Как указано в вопросе 5, федеральные органы исполнительной власти должны работать совместно с курирующими их архивистами-экспертами Национальных Архивов над тем, чтобы обеспечить покрытие всех документов утвержденными указаниями по срокам хранения, или же представить новую форму NA-1005 для использования обновленной версии типового перечня GRS 6.1.
  
  
• Предотвращать несанкционированный доступ, модификацию или удаление зарегистрированных документов, в том числе избегать использования автоматического удаления, которое могло бы противоречить утвержденным указаниям по срокам хранения. Федеральные органы исполнительной власти должны обеспечить наличие в хранилищах документов соответствующих мер безопасности для предотвращения несанкционированного уничтожения документов. Документы должны сохранять свою аутентичность, надежность и достоверность на протяжении процессов захвата, хранения и передачи на архивное хранение.
  
  
• Обеспечивать возможность извлечения и использования всех документов. Документы должны быть доступны соответствующему персоналу до тех пор, пока сохраняется потребность в них для ведения деловой деятельности федерального органа исполнительной власти. Федеральные органы исполнительной власти также должны принимать во внимание вопросы извлекаемости и пригодности к использованию, особенно при миграции из одного хранилища в другое.
  
  
• Собирать, поддерживать и обеспечивать долговременную сохранность необходимых метаданных. Как отмечается в Бюллетене NARA 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html , о нём см. также пост https://rusrim.blogspot.com/2015/09/blog-post_21.html - Н.Х.), федеральный орган исполнительной власти несёт ответственность за обеспечение сохранности необходимых метаданных. Федеральный орган исполнительной власти может пожелать захватить и сохранить для юридических и деловых целей дополнительные метаданные.
  
  
• Обеспечивать своевременную передачу документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы и в соответствии с текущими руководствами Национальных Архивов по вопросам приёма-передачи на архивное хранение. Федеральные органы исполнительной власти несут правовую ответственность за обеспечения передачи документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы в соответствии с утвержденными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении. Электронные сообщения постоянного срока хранения должна передаваться в незашифрованном виде и сопровождаться надлежащей документацией, в соответствии с действующими руководствами по приёму-передаче документов на хранение в Национальные Архивы.
  
  
• Обеспечивать своевременное уничтожение документов временного срока хранения в соответствии с утвержденными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.

10. Какие ещё имеются поддерживаемые Национальными Архивами ресурсы?

Национальные Архивы предлагают следующие дополнительные ресурсы, которые могут оказаться полезными:

• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , перевод этого Бюллетеня на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.), в котором содержится руководство по использованию метода «верхушка пирамиды» (Capstone) для управления документами на основе ролевого подхода, специально предназначенного для документов, содержащихся в электронной почте.
  
  
• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2015-02 от 29 июля 2015 года «Руководство по управлению электронными сообщениями» (Guidance on Managing Electronic Messages, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-02.html - о нём см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/2015-02.html - Н.Х.);
  
  
• Руководство Национальных Архивов по вопросам приёма-передачи документов постоянного срока хранения (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/accessioning ): указания и рекомендации Национальных Архивов, касающиеся требований к передаче документов на постоянное архивное хранение (передачи права собственности) в фонды Национальных Архивов.
  
  
• Ответы на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, FAQ) о типовом перечне GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone» (Email Managed Under a Capstone Approach, https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html ). Эти материалы содержат дополнительную информацию для федеральных органов исполнительной власти, внедряющих метод Capstone.

Дебра Стайдель Уолл (Debra Steidel Wall)
Исполняющая обязанности Архивиста Соединённых Штатов

Источник: сайт NARA
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02

Национальные Архивы США опубликовали бюллетень, расширяющий сферу применения метода «верхушки пирамиды» (Capstone) на электронные сообщения, часть 1

Данный бюллетень, утверждённый и.о. Архивиста США Деброй Уолл, был опубликован 5 января 2023 года на сайте Национальных Архивов США (NARA).

Мой комментарий: Бюллетени NARA содержат принципиальные рекомендации для федеральных органов власти, которые затем должны самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций по управлению документами в своих деловых процессах, и определить конкретные меры, с помощью которых они будут выполнять свои обязанности, установленные Законом о федеральных документах (Federal Records Act).

Бюллетень Национальных Архивов США (NARA Bulletin) 2023-02 от 5 января 2023 года.

Адресаты: Главы федеральных органов исполнительной власти.

Тема: Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages)

1. Какова цель настоящего бюллетеня?

Настоящий бюллетень расширяет сферу действия Бюллетеня NARA 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , перевод этого Бюллетеня на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.), включая в неё другие типы электронных сообщений.

В данном бюллетене признаётся, что использование дополнительных способов обмена электронными сообщениями в настоящее время часто заменяет общение, которые ранее осуществлялось с помощью электронной почты. Ролевой подход к управлению содержащимися в электронной почте документами, также известный как метод Capstone, широко применяется значительной частью федеральных органов исполнительной власти. С учётом этого Национальные Архивы расширяют сферу применения ролевого подхода, охватывая другие типы электронных сообщений помимо электронной почты.

Данный бюллетень является важным очередным шагом по обеспечению надлежащего управления электронной перепиской федеральных органов исполнительной власти, а также поддерживает исполнение «Закона об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act, EMPA) от 2021 года.

2. Что такое «ролевой подход» (role-based approach)?

Бюллетень NARA 2013-02 ввёл концепцию ролевого подхода к принятию решений о сроках хранения при управлении электронной почтой (метод «верхушки пирамиды», Capstone) и предложил федеральным органам исполнительной власти альтернативный метод управления содержащимися в их электронной почте документами. При ролевом подходе окончательное решение об уничтожении документов либо их передаче на архивное хранение определяется ролью или должностным положением создателя и/или получателя этих документов. В частности, документам лиц, исполняющих определенные роли или должности, могут быть установлены постоянные сроки хранения, и такие документы будут подлежать передаче в Национальные Архивы. Обычно исполнители таких ролей и должностей принадлежат к высшему руководству организации. Документы исполнителей всех других ролей и должностей могут подлежать уничтожению по истечении сроков их хранения как документы временного срока хранения.

В контексте данного бюллетеня, электронным сообщениям лиц, исполняющих высокоуровневые роли и должности, может быть установлен постоянный срок хранения, в то время как электронным сообщениям всех остальных лиц могут быть установлены временные сроки хранения.

3. Как определяется понятие «электронные сообщения» (electronic messages)?

В Законе о федеральных документах (Federal Records Act) сказано: «Термин «электронные сообщения» означает электронную почту и другие системы обмена электронными сообщениями, которые используются для информационного обмена между людьми».

Системы обмена электронными сообщениями дают пользователям возможность отправлять сообщения как в режиме реального времени, так и для просмотра в более позднее время. Они используются для отправки сообщений из одной учётной записи в другую, или же из одной учётной записи в несколько учётных записей. Многие системы обмена электронными сообщениями также поддерживают использование вложений (присоединённых файлов). Они могут располагаться в сетях и на устройствах федеральных органов исполнительной власти, на личных устройствах, или размещаться у третьих сторон – поставщиков услуг. Примерами электронных сообщений могут быть тексты, чаты и мгновенные сообщения.

По мере развития платформ и инструментов для обмена электронными сообщениями федеральным органам исполнительной власти необходимо будет постоянно пересматривать свои политики и подходы к их реализации. Для обеспечения захвата электронных сообщений необходимо принимать во внимание техническую инфраструктуру соответствующих инструментов; также могут потребоваться различные подходы в политиках для обеспечения исполнения требований к управлению документами.

4. Являются ли электронные сообщения федеральными документами?

Электронные сообщения, созданные или полученные в ходе деловой деятельности федеральных органов исполнительной власти, скорее всего, являются федеральными документами. Сюда входят электронные сообщения, отправленные или полученные с персональных устройств, которые подпадают под определение «федерального документа». Такие сообщения должны быть перенаправлены или скопированы в официальную учётную запись в течение 20 дней.

Приведенный ниже неисчерпывающий список вопросов может помочь федеральным органам исполнительной власти определить документный статус контента электронного сообщения:

• Содержит ли сообщение свидетельства/доказательства политик, деловой деятельности или миссии федерального органа исполнительной власти?
  
  
• Доступна ли данная информация только из электронного сообщения?
  
  
• Использует ли федеральный орган исполнительной власти данный инструмент для передачи своей официальной информации?
  
  
• Существует ли деловая потребность в данной информации?

5. Требуют ли электронные сообщения, подпадающие под определение «федеральных документов», наличия утверждённых Национальными Архивами указаний по срокам их хранения и действиям по их истечении?

Да. Для электронных сообщений, подпадающих под определение «федерального документа», необходимо иметь утверждённые Национальными Архивами указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Чтобы получить такие указания, федеральные органы исполнительной власти могут:

• Использовать типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach – это, видимо, предполагаемое название новой редакции перечня; сейчас в его названии «другие электронные сообщения» не упоминаются – Н.Х.). Сейчас GRS 6.1 обновляется, с тем, чтобы федеральные органы исполнительной власти могли применять его в отношении определенных типов электронных сообщений. За дополнительной информацией федеральным органам исполнительной власти следует обращаться к GRS 6.1 и сопровождающим его «Ответам на часто задаваемые вопросы» (FAQ), в том числе по вопросу том, как всё это влияет на форму NA-1005.
  
  
• Использовать специфический для данного федерального органа ведомственный перечень, основанный на ролевом подходе. Федеральные органы исполнительной власти, решившие, что типовой перечень GRS 6.1 не соответствует их потребностям, но всё же желающие использовать ролевой подход, могут представить на утверждение ведомственный перечень с областью охвата, отличной от GRS 6.1.
  
  
• Использовать существующие, ориентированные на контент документы, авторизующие сроки хранения и действия по их истечении. Федеральные органы исполнительной власти, не желающие использовать ролевой подход, могут использовать существующие указания по срокам хранения и действиям по их истечении и применять их к отдельным сообщениям, исходя из содержания этих сообщений.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/01/capstone-2.html )

Источник: сайт NARA
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02

Национальные Архивы США приглашают обсудить проект бюллетеня по расширению области применения метода Capstone

Данная заметка руководителя направления управления документами Национальных Архивов США Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 7 сентября 2022 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Национальные Архивы США (NARA) приглашают заинтересованные стороны присылать свои замечания и предложению на проект Бюллетеня NARA «Расширение использования ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages), опубликованный на сайте Национальных Архивов по адресу https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02 .

Мой комментарий: Бюллетени NARA содержат принципиальные рекомендации для федеральных органов власти, которые затем должны самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций по управлению документами в своих деловых процессах, и определить конкретные меры, с помощью которых они будут выполнять свои обязанности, установленные Законом о федеральных документах (Federal Records Act).

Пожалуйста, присылайте свои комментарии или вопросы по адресу rmpolicy@nara.gov до 30 сентября 2022 года.

В данном бюллетене признаётся, что использование дополнительных видов обмена электронными сообщениями теперь часто заменяет общение, ранее осуществлявшееся по электронной почте. Ролевой подход к управлению документами в электронной почте, также известный как «метод вершины пирамиды» (Capstone), широко применяется значительной частью федеральных органов исполнительной власти. В связи с этим Национальные Архивы планируют расширить область применения метода Capstone, охватив, помимо электронной почты, другие виды электронных сообщений.

Мой комментарий: Метод Capstone – это подход к управлению электронной почтой, введённый Бюллетенем Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html ). перевод этого Бюллетеня на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html . Суть данного подхода в том, что на постоянное хранение отбирается содержимое почтовых ящиков представителей высшего руководства и ключевых сотрудников, а содержимое прочих почтовых ящиков рассматривается как документы сравнительно небольшого временного срока хранения. Метод Capstone принципиально противоречит традиционным правилам архивного дела и принципам проведения экспертизы ценности, и на практике он используется как аварийный подход в тех случаях, когда орган или организация не в состоянии обеспечить сколько-нибудь последовательное управление сообщениями электронной почты как документами с применением более традиционных подходов.

Исходный Бюллетень NARA 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» ( https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html ) останется в силе. Новый бюллетень не заменит его, а расширит сферу его применения.

В качестве поддержки данного нового Бюллетеня Национальные Архивы разрабатывают другие руководства, относящиеся к практической реализации метода Capstone. Мы расширяем GRS 6.1 (имеется в виду типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone» (Email Managed Under a Capstone Approach) – Н.Х.), чтобы включить в него текстовые сообщения, чаты и мгновенные сообщения. Кроме того, мы требуем от использующих метод Capstone федеральных органов исполнительной власти повторно представлять каждые четыре года соответствующие Capstone-формы (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2022/2022-02 ), начиная с января 2023 года.

Заранее благодарим Вас за то, что Вы найдёте время просмотреть данный проект Бюллетеня и представить свои замечания и предложения.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2022/09/07/opportunity-for-comment-draft-bulletin-on-expanding-capstone/

Новый подкаст на сайте IRMS: Управление электронной почтой правительства Голландии

Данная заметка была опубликована 25 января 2021 года на сайте Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS).

В новом, 22-м по счёту подкасте (аудиозаписи) в серии, размещаемой на сайте Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS), Джеймс Лепен (James Lappin) беседует с Винсентом Хултом (Vincent Hoolt), советником по управлению документами в Национальных Архивах Голландии. Они обсуждают новое голландское руководство по управлению электронной почтой, а Винсент рассказывает о том, как эта политика работает на практике, и о проблемах управления учетными записями электронной почты с течением времени и в контексте европейского законодательства о защите персональных данных (GDPR).

Руководство, о котором идёт речь, требует от голландских государственных органов и учреждений установить постоянный срок хранения для содержимого учётные записей электронной почты избранных ключевых сотрудников; соответствующие должностные лица обычно составляют около 5% от численности персонала государственного органа. Электронная переписка в учётных записях других сотрудников должна храниться в течение десяти лет, и соответствующие сотрудники могут удалить или переместить личную переписку и сообщения сиюминутной ценности в течение десяти недель после отправки или получения электронного письма.

Эта политика разработана на основе американского подхода «Вершина пирамиды» (Capstone), который Национальные Архивы США (NARA) применяют в отношении электронной почте федерального правительства США.

Руководство по управлению электронной почтой правительства Голландии объёмом 13 страниц доступно (на голландском языке) по адресу https://www.informatiehuishouding.nl/onderwerpen/handreiking-e-mailarchivering/documenten/publicaties/2018/10/18/handreiking-bewaarbeleid-e-mails (прямая ссылка на PDF-файл: https://www.informatiehuishouding.nl/binaries/informatiehuishouding/documenten/publicaties/2018/10/18/handreiking-bewaarbeleid-e-mails/Handreiking+Bewaren+van+e-mail+Rijkoverheid.pdf ).

Винсент дал интервью Джеймсу Лепену 21 декабря 2020 года. Подкаст продолжительностью 38 минут можно прослушать по адресу https://podcasts.irms.org.uk/2021/01/25/irms022-managing-the-email-of-the-netherlands-government/

И, пока Вы будете на сайте, не проходите мимо ранее записанных эпизодов!

Источник: сайт IRMS
https://irms.org.uk/news/548962/
https://podcasts.irms.org.uk/2021/01/25/irms022-managing-the-email-of-the-netherlands-government/

Содержимое сотен учетных записей электронной почты сотрудников ЦРУ целиком отнесено к документам постоянного хранения

Заметка Стивена Афтегуда (Steven Aftergood – на фото) была опубликована 3 мая 2018 года на сайте Федерации американских учёных (Federation of American Scientists, FAS).

В рамках значительного расширения масштабов обеспечения долговременной сохранности документов разведывательного сообщества США, почтовые сообщения, содержащиеся в более чем 426 учетных записях электронной почты сотрудников Центрального разведывательного управления, будут теперь захватываться и сохраняться как исторические документы постоянного срока хранения. Соответствующий план был одобрен Национальными Архивами США на прошлой неделе (см. https://fas.org/sgp/othergov/intel/nara-cia-capstone.pdf ).

В 2014 году ЦРУ заявило о намерении сохранять электронные письма только 22 высших должностных лиц ( https://fas.org/sgp/news/2014/09/cia-email.pdf ) - поразительно низкое число с учетом размера и важности ЦРУ. Первоначально Национальные Архивы рекомендовали одобрить предложение ЦРУ.

Мой комментарий: Речь в данном случае идёт об управлении электронной почтой по методу Capstone («Верхушка пирамиды»). В условиях, когда ведомства не справляются с управлением сообщениями электронной почты на основе традиционных методов, Национальные Архивы предложили упрощённый подход, заключающий в управлении на уровне учётных записей. На постоянное архивное хранение идёт – практически полностью – лишь содержимое почтовых ящиков ключевых должностных лиц, в то время, как содержимое прочих почтовых ящиков рассматривается как документы временного срока хранения, которые в конечном счете уничтожаются.

Но как только предложение ЦРУ было обнародовано, оно вызвало волну сопротивления со стороны членов Конгресса и общественных групп.

«По нашему опыту, сообщения электронной почты имеют ключевое значение для отыскания документов ЦРУ, которые могут не существовать в составе других так называемых «постоянных» документов ЦРУ», - писали сенаторы Диана Файнштейн (Dianne Feinstein) и Саксби Шамблисс (Saxby Chambliss) в ноябре 2014 года, когда они были соответственно председателем и заместителем председателя комитета Сената по разведке. «Применение нового предложения [об автоматическом отнесении содержания почтовых ящиков к числу документов временного срока хранения] в отношении всех должностных лиц ЦРУ, за исключением 22 наиболее высокопоставленных руководителей, означает, что новая политика будет допускать уничтожение важных документов и сообщений ряда высших должностных лиц ЦРУ».

В свете подобных возражений, Национальны Архивы согласилось провести переоценку плана ЦРУ. План был официально отозван ЦРУ в 2016 году.

Новый план, представленный ЦРУ в июле 2017 года и одобренный Национальными Архивами 24 апреля 2018 года, расширяет масштабы сохранения электронной почты, значительно глубже охватывая бюрократию ЦРУ и требуя сохранения электронной почты многих руководителей программ и директоров офисов, которые не упоминались в первоначальном плане.

Только что утвержденный план идентифицирует 426 учетных записей, содержимое которых подлежит захвату в качестве документов постоянного хранения. В то же время ряд других учетных записей электронной почты, охватываемых новым планом, засекречены «из-за названий ряда офисов, указанных в форме, а также количества учетных записей в определенных категориях», - отметила представитель Национальных Архивов Мэг Филипс (Meg Phillips). Таким образом, общее число подлежащих сохранению учетных записей больше 426.

Новый план ЦРУ «дает ответ на большинство замечаний и возражений, высказанных в период общественного обсуждения» предыдущего плана, сказала г-жа Филипс.

Стивен Афтегуд (Steven Aftergood)

Мой комментарий: В то время, как в США призывают к порядку в части управления документами и обеспечения сохранности имеющих историческую ценность материалов даже такие статусные ведомства, как ЦРУ, в России – с молчаливого благословения Росархива – все продолжают делать вид, что электронная переписка вроде как бы и не документы, а так, баловство; и что под требования тех же Перечней о сроках хранения переписки сообщения электронной почты не подпадают … Рано или поздно этому легкомыслию наступит конец, и вот тогда пойдут стоны по городам и весям, поскольку у нас почти никто толком пока так и не научился управлять электронной почтой надлежащим образом.

Источник: сайт Федерации американских учёных
https://fas.org/blogs/secrecy/2018/05/cia-email-permanent/

Национальные Архивы США: Критерии управления документами в электронной почте

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 13 апреля 2016 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

Мы рады объявить о публикации «Критериев управления документами в электронной почте в соответствии с Директивой по управлению государственными документами М-12-18 (Criteria for Managing Email Records in Compliance with the Managing Government Records Directive (M-12-18)). Документ доступен по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-email-mgmt-success-criteria.pdf

Мой комментарий: О Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf ) см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html 

Эти критерии были разработаны с целью разъяснения существующих требований, непосредственно связанных с управлением электронной почтой. Они представляют собой синтез положений законодательно-нормативных актов и требований из руководств, подготовленных Национальными Архивами. Федеральные органы исполнительной власти должны использовать данное руководство в своей внутренней работе для оценки своего прогресса на пути к достижению цели 1.2 «Директивы» - обеспечить управление документами электронной почты в электронном формате.

По мнению Национальных Архивов, успешное управление электронной почтой подразумевает внедрение политик и систем, обеспечивающих возможность использования документов в электронной почте и получения доступа к ним, а также установление и отслеживание соответствующих сроков хранения и выполнение надлежащих действий по их истечении. Данные критерии успешности отражают те сложные проблемы, с которыми сталкиваются федеральные органы при управлении электронной почтой. Национальные Архивы понимают, что государственные органы могут быть сильнее в одних аспектах управления электронной почтой, чем в других. Организационные сложности, необходимость разработки перечней, ограниченность финансирования и закупок могут повлиять на способность каждого конкретного органа соответствовать определенным критериям. Национальные Архивы также осознают, что работа по обеспечению эффективного управления документами в электронной почте в соответствии с целью 1.2 «Директивы» не заканчивается 31 декабря 2016 года. Для многих федеральных органов исполнительной власти полномасштабное выполнение критериев успешного управления электронной почтой является непрерывным процессом, который продолжится за пределами этого календарного года.

Брифинг по этому руководству будет проведен 14 июня 2016 года на заседании группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group, http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/#bridg  - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов. См. также http://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/ -  Н.Х.).  Более подробная информация об этой встрече будет размещена на сайте по указанному выше адресу в ближайшее время. Там же Вы можете задать любые свои вопросы и высказать предложения.

Бет Крон (Beth Cron)

Мой комментарий: Итак, каким Национальные Архивы США видят успешное управление электронной почтой? Ответ на это дает раздел 2 «Критерии успеха», содержащий критерии по четырем направлениям – политики, системы, доступ, отслеживание сроков хранения и выполнение установленных действий по их истечении. Вот что в нём сказано:

«Политики: Политики и программы обучения, осуществляемые в масштабах федерального органа исполнительной власти, должны информировать владельцев учётных записей электронной почты об их обязанностях в отношении управления документами в электронной почте. Политики должны быть разработаны с участием всех соответствующих заинтересованных сторон и должны учитывать требования Закона о федеральных документах (Federal Records Act, 36 CFR, глава XII, подраздел B, см. https://www.gpo.gov/fdsys/granule/CFR-2011-title36-vol3/CFR-2011-title36-vol3-chapXII-subchapB ) и руководства, выпущенные Национальными Архивами, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/ .

Как выглядит успех: Политики и программы обучения Вашего учреждения объясняют обязанности персонала в отношении управления документами в электронной почте. Политики и программы обучения должны инструктировать сотрудников о том, как различать электронные почтовые сообщения, имеющие постоянную, временную, мимолётную ценность, а также сообщения, не являющиеся документами; и как правильно работать с сообщениями электронной почты, содержащими информацию, отнесённую к государственной тайне (classified national security information) и с сообщениями, которые были созданы в неофициальных либо личных учетных записях.»

«Системы: Федеральные органы исполнительной власти должны внедрить системы, способные создавать, управлять и обеспечивать долговременную сохранность документов в электронной почте в приемлемом электронном формате до момента окончательного решения их судьбы. Кроме того, системы должны поддерживать реализацию политики государственных органов и обеспечивать доступ к документам в электронной почте на протяжении всего их жизненного цикла.

Как выглядит успех: Системы и деловые процессы Вашего учреждения поддерживают управление документами в электронной почте в соответствии со всеми применимыми требованиями, включая ручное или автоматическое выполнение действий, связанное с окончательным решением их судьбы (уничтожением либо передачей на архивное хранение) либо на основе метода Capstone, либо на основе содержания сообщений с использованием перечней с указанием сроков хранения.

«Доступ: Документы в электронной почте должны оставаться пригодными к использованию, отыскиваемыми и извлекаемыми на протяжении всего их жизненного цикла. Такая доступность поддерживает способность ведомства выполнять свои деловые функции. Она должна удовлетворять внутренние потребности государственного органа и поддерживать подготовку ответов на запросы.

Как выглядит успех: Документы в электронной почте Вашего учреждения сохраняются в системе, которая обеспечивает сохранность их контента, контекста и структуры, защищает их от несанкционированной утраты или уничтожения, а также обеспечивает возможность их найти и извлечь, и их пригодность к использованию в течение срока хранения, указанного в перечнях.

«Окончательное решение судьбы (уничтожение либо передача на постоянное архивное хранение): Федеральный орган исполнительной власти должен ввести в действие одобренный Национальными Архивами перечень, чтобы иметь возможность проводить уничтожение/передачу документов в электронной почте постоянного и временного срока хранения – используя либо собственные перечни государственного органа, либо типовой перечень 6.1 «Управление электронной почтой по методу Capstone»  (General Records Schedule (GRS) 6.1: Email Managed under a Capstone Approach).

Как выглядит успех: Ваше учреждение установило соответствующие сроки хранения для документов в электронной почте и внедрило системы и политики, поддерживающие уничтожение/передачу этих документов в соответствии с положениями утверждённого перечня.

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2016/04/13/criteria-for-managing-email-records/

Национальные Архивы США: Опубликован Типовой перечень для электронной почты, управляемой по методу Capstone

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 16 сентября 2015 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Мы рады сообщить о публикации Национальными Архивами США «Сопроводительного документа 25» (GRS Transmittal 25,  http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs-trs25.pdf ), вводящего новый типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone» (Email Managed Under a Capstone Approach). Данный сопроводительный документ лишь добавляет новый раздел GRS 6.1; а все остальные перечни, упомянутые в «Сопроводительном документе 24» по-прежнему являются актуальными и действующими.

Мой комментарий: о разработке данного перечня см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/capstone.html . Там же даны ссылки на посты о методе Capstone.

Перечнем GRS 6.1 могут воспользоваться лишь те федеральные органы исполнительной власти, которые внедряют метод Capstone для управления электронной почтой. Государственные органы, решившие использовать этот типовой перечень, должны представить контрольную форму (Form NA-1005) до начала его применения и должны распространить у себя этот перечень в течение 6 месяцев. Данная форма и другая информация о перечне доступны по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs-faqs-and-tools.html . Имейте в виду, что некоторые браузеры не поддерживают просмотр PDF-документов. Для получения наилучшего результата рекомендуется использовать для открытия формы Firefox или Internet Explorer, либо скачивать форму непосредственно с этой страницы.

3 октября 2015 года мы выпустим учебный онлайн-модуль, показывающий, как правильно заполнять эту форму. В период с публикации «Сопроводительного документа» и до выхода обучающего модуля у государственных органов будет достаточно времени для того, чтобы до начала обучения изучить новый перечень, ответы на часто задаваемые вопросы по нему и контрольную форму. Руководители служб управления документами государственных органов также должны начать обсуждать «Сопроводительный документ» к перечню GRS 6.1 с соответствующими заинтересованными сторонами в их ведомстве, в том числе с представителем высшего руководства, отвечающим за управление документами, с генеральным юрисконсультом и с директором по информационным технологиям. Прохождение подготовленного Национальными Архивами курса обучения не является обязательным, но приветствуется. Государственные органы могут начать заполнение контрольной формы в любое время.

Ниже даны ответы на дополнительные вопросы (помимо тех, что вошли в «Ответы на часто задаваемые вопросы» (FAQ), опубликованные вместе с «Сопроводительным документом»):

1. Что дает федеральным органам исполнительной власти опубликованный документ?

«Сопроводительный документ 25» официально вводит типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone». Перечень GRS 6.1 авторизует уничтожение / передачу на архивное хранение содержимого учетных записей электронной почты в федеральных органах исполнительной власти, внедряющих метод Capstone для управления своей электронной почтой. Он не авторизует решение судьбы содержащихся в электронной почте документов при использовании других стратегий управления ими. Агентства не вправе использовать GRS 6.1 до заполнения и утверждения контрольной формы NA-1005.

Государственные органы, внедряющие метод Capstone, должны придерживаться содержащихся в этом перечне положений, включая определение «должностных лиц, подпадающих под подход Capstone». Если государственный орган не может придерживаться положений данного перечня, то он должен представить на утверждение специфический для него перечень документов с указанием сроков хранения.

2. Зачем был разработан типовой перечень GRS 6.1?

Учитывая то, что большинство федеральных органов исполнительной власти заинтересовано во внедрении метода Capstone для управления их электронной почтой, Национальные Архивы разработали данный перечень, обеспечивающий правовое основание для уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение.

Цель перечня - помочь федеральным органам исполнительной власти в исполнении различных требований к управлению электронными документами и дать ведомствам возможность сосредоточиться на внедрении и управлении их электронной почтой, а не на процесс получения у Национальных Архивов разрешений на уничтожение документов. Для Национальных Архивов, с общегосударственной точки зрения, перечень способствует выполнению ими своих надзорных функций, уменьшая субъективность и повышая согласованность в определении должностных лиц, охватываемых подходом Capstone (т.е. тех, вся электронная переписка которых должна храниться постоянно – Н.Х.). Данный перечень устанавливает базовую концепцию ролей и порядок решения судьбы сообщений электронной почты для всех федеральных государственных органов, что позволит снизить риск ненадлежащего внедрения метода Capstone.

3. Где можно получить дополнительную информацию о методе Capstone?

Дополнительную информация общего плана о методе Capstone можно найти в Бюллетене Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , см. также пост на блоге http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html  - Н.Х.); и в выпущенной Национальными Архивами «белой книге» по методу Capstone и соответствующему перечню (  https://recordsexpress.files.wordpress.com/2015/04/final-capstone-white-paper1.pdf ). Сведения об управлении электронной почтой в целом, о деталях подхода Capstone и о взаимосвязанных аспектах внедрения можно также найти на странице Национальных Архивов, посвященных управлению электронной почтой ( http://www.archives.gov/records-mgmt/email-mgmt.html ).

Для получения дальнейшей информации, пожалуйста, посетите веб страницу типовых перечней ( http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/ ). Если у Вас есть какие-либо вопросы по поводу перечней, пожалуйста, свяжитесь с соответствующим подразделением Национальных Архивов по адресу GRS_Team@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог Национальных Архивов США
http://records-express.blogs.archives.gov/2015/09/16/capstone-grs-published/

Джеймс Лепен: Управление электронной почтой в её родной среде

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 7 мая 2015 года. Она продолжает тему управления сообщениями электронной почты как документами.

Основные различия между политикой в отношении электронной почты Национальных Архивов США (NARA) и политиками национальных архивов Австралии, Канады и Великобритании заключаются в том, что:

• Национальные Архивы США скорее предпочтут принять и обеспечить постоянную сохранность контента учетных записей электронной почты высокопоставленных федеральных гражданских служащих, чем допустить регулярное уничтожение их содержимого.


• Национальные Архивы США не настаивают на том. чтобы федеральные органы исполнительной власти перемещали значимые сообщения из электронной почтовой системы в отдельную документную систему.

Это важное изменение, и не потому, что оно каким-то образом решает проблему управления электронной почтой. Этого оно не делает. Учетными записями электронной почты по-прежнему сложно управлять вследствие наличия в почте «чувствительных» персональных данных самого владельца учетной записи, его корреспондентов и третьих лиц.

Это изменение важно потому, что оно дает архивистам и специалистам по управлению документами «зеленый свет» для изучения способов управления электронной корреспонденцией непосредственно в среде электронной почтовой системы.

В течение последних пятнадцати лет основная цель практики управления документами заключалась в том, чтобы вывести важные электронные почтовые сообщения из среды почтовой системы (как правило, Microsoft Outlook / Microsoft Exchange,) в отдельную «документную систему» (бумажные дела / общие диски / электронные системы управления документами / SharePoint и т.д.).

Проблема этого подхода в том, что среда электронной почтовой системы оптимизирована для того, чтобы люди могли ориентироваться в массиве сообщений, просматривать, сортировать и читать электронную почту. В отличие от неё среда документной системы (например, SharePoint) не оптимизирована для работы с электронной почтой.

SharePoint - это система, которая спроектирована настолько гибкой, что организация может, если того пожелает, определить свой набор метаданных для каждой библиотеки информационных материалов (document library) в каждом сайте SharePoint. Электронная почта, с другой стороны, имеет фиксированный набор полей метаданных, одних и тех же для всех почтовых сообщений.

Мы привыкли просматривать электронную почту совершенно иначе, чем документы. Мы сортируем её по дате, отправителю или получателю, в то время, как документы упорядочиваются по виду деятельности или по тематике.

Класть в основу практики всей профессии (управления документами) перемещение контента (сообщений электронной почты) из оптимизированной для них среды в неоптимизированную -  это не путь к успеху в долгосрочной перспективе.

Мы, и как представители профессии в целом, и как отдельные специалисты-практики, не в состоянии мгновенно изменить существующий подход. Мы можем, однако, начать изучать, какие именно положения политик нам понадобятся, какие потребуются изменения / дополнения в среде электронной почты и её экосистеме для того, чтобы со временем наладить управление сообщениями электронной почты и их коллективное использование непосредственно в среде почтовой системы.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Дополнение: Известный французский специалист в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) 21 мая 2015 года так прокомментировала статью Джеймса Лепена:

"Спасибо за эту интересную и заставляющую задуматься заметку. Тем не менее, в ней есть предложение, которое мне кажется странным. Вы пишете: «Мы привыкли просматривать электронную почту совершенно иначе, чем документы. Мы сортируем её по дате, отправителю или получателю, в то время, как документы упорядочиваются по виду деятельности или по тематике». Интересно, многие ли управляют своей электронной почтой таким образом? Я, во всяком случая, не принадлежу к их числу. Кто или что заставляет нас (я имею в виду Вас) так делать? Я согласна, что программное обеспечение (разработанное в один прекрасный день каким-то ИТ-менеджером, чей стиль мышления полностью отличается от моего) не всегда здесь помогает, но, тем не менее, электронной почтой можно управлять, классифицируя её по теме или по ценности. По моему опыту, это даже проще делать, чем в отношении других документов."

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/05/07/managing-e-mail-in-its-native-environment/ 

Национальные Архивы США выложили для публичного обсуждения проект указаний по срокам хранения электронной почты, сохраняемой по методу Capstone

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 2 апреля 2015 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Опубликован проект Типового перечня 6.1 (General Records Schedule 6.1) «Электронная почта, управляемая в рамках подхода Capstone».

Мой комментарий: О методе Capstone и проблемах управления электронной почтой см. также следующие посты на моём блоге:

• http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/i_26.html 


• http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html  


• http://rusrim.blogspot.ru/2013/10/blog-post_1.html 


• http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_8.html 

Учитывая общественный интерес к проблеме управления документами электронной почты в федеральном правительстве, и в сочетании с публикацией проекта Перечня  «Федеральном регистре» (Federal Register, см. https://www.federalregister.gov/articles/2015/04/02/2015-07512/records-schedules-availability-and-request-for-comments ), Национальные Архивы США (NARA) предлагают всем заинтересованным сторонам подавать свои замечания и предложения по проекту Типового перечня 6.1 «Электронная почта, управляемая в рамках подхода Capstone».

Чтобы облегчить процесс подготовки замечаний и предложений, мы выложили на сайте комплект из 4 документов (в виде PDF-файла), в который входят проект перечня, сопровождающие его «Ответы на часто задаваемые вопросы» (FAQ), форма, которая будет использоваться Национальными Архивами для целей контроля использования данного перечня и пояснительная записка, рекомендующая утвердить перечень. Эти материалы можно скачать по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/04/FINAL-GRS-6.1-Review-Package-FR-Posting-03.30.15.pdf .

Чтобы помочь общественности с пониманием данного перечня, мы подготовили «белую книгу» (см.  http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/04/FINAL-Capstone-WHITE-PAPER.pdf ), содержащую дополнительную справочную информацию о методе Capstone, о проведении Национальными Архивами экспертизы ценности документов и о процессе подготовки типового перечня 6.1.

Основной пункт типового перечня 6.1. Электронная переписка ключевых должностных лиц должна храниться постоянно. В конце каждого года должна выполняться «отсечка» (аналог формирования дел). Через 15 лет (либо по завершении рассекречивания, если это требуется) документы подлежат передаче в Национальные Архивы.

Перечень был разработан в качестве нормативного документа, авторизующего сроки хранения и действия по их истечении, для тех государственных органов и учреждений, что используют подход Capstone для управлению своей электронной почтой согласно указаниям, содержащимся в бюллетене Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (перевод на русский язык здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html , оригинальный текст см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html ).

Перечень также должен помочь федеральным органам исполнительной власти в достижении поставленной в «Директиве по управлению государственными документами» (Managing Government Records Directive M-12-18, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) цели 1.2, требующей от государственных органов обеспечить к 31 декабря 2016 года управление сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате.

Чтобы замечания и предложения по перечню гарантированно были получены и рассмотрены, их следует направить по адресу request.schedule@nara.gov не позднее 1 июня 2015 года.

Также с целью сбора замечаний по проекту перечня будут проведены открытые публичные слушания. Они состоятся 21 мая 2015 года в здании Национальных Архивов на Пенсильвания-авеню, на первом этаже Макговерн-театра (McGowan Theater).  Дополнительная информация об этой встрече отдельно опубликована в «Федеральном регистре», см. https://www.federalregister.gov/articles/2015/04/01/2015-07184/open-meeting-on-general-records-schedule-grs-61-email-managed-under-a-capstone-approach .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: В социальных сетях американские специалисты уже начали высказываться по поводу нового типового перечня. Их реакция неоднозначная – с одной стороны, подход Capstone противоречит фундаментальным основам управления документами и архивного дела, согласно которым ценность документов определяется в первую очередь их содержанием. Много лет архивисты просвещали всех, что электронная переписка – это не вид документа, а способ доставки, и что сообщениями электронной почты нужно управлять точно так же, как и документами, поступающими по обычной почте в т.ч. классифицировать, назначать сроки хранения, проводить отбор на уничтожение.

С другой стороны, коллеги осознают, что подход Capstone является неизбежным компромиссом – хотя он не соответствует строгим требованиям теории, но это в принципе работоспособное практичное решение (которому, конечно же, присущи свои риски). К тому же Национальные Архивы готовы проявлять гибкость и в определенных пределах идти навстречу пожеланиями ведомств.

Источник: блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/2015/04/02/draft-capstone-grs-available/