понедельник, 6 апреля 2015 г.

Национальные Архивы США выложили для публичного обсуждения проект указаний по срокам хранения электронной почты, сохраняемой по методу Capstone


Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 2 апреля 2015 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Опубликован проект Типового перечня 6.1 (General Records Schedule 6.1) «Электронная почта, управляемая в рамках подхода Capstone».

Мой комментарий: О методе Capstone и проблемах управления электронной почтой см. также следующие посты на моём блоге:
Учитывая общественный интерес к проблеме управления документами электронной почты в федеральном правительстве, и в сочетании с публикацией проекта Перечня  «Федеральном регистре» (Federal Register, см. https://www.federalregister.gov/articles/2015/04/02/2015-07512/records-schedules-availability-and-request-for-comments ), Национальные Архивы США (NARA) предлагают всем заинтересованным сторонам подавать свои замечания и предложения по проекту Типового перечня 6.1 «Электронная почта, управляемая в рамках подхода Capstone».

Чтобы облегчить процесс подготовки замечаний и предложений, мы выложили на сайте комплект из 4 документов (в виде PDF-файла), в который входят проект перечня, сопровождающие его «Ответы на часто задаваемые вопросы» (FAQ), форма, которая будет использоваться Национальными Архивами для целей контроля использования данного перечня и пояснительная записка, рекомендующая утвердить перечень. Эти материалы можно скачать по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/04/FINAL-GRS-6.1-Review-Package-FR-Posting-03.30.15.pdf .

Чтобы помочь общественности с пониманием данного перечня, мы подготовили «белую книгу» (см.  http://blogs.archives.gov/records-express/files/2015/04/FINAL-Capstone-WHITE-PAPER.pdf ), содержащую дополнительную справочную информацию о методе Capstone, о проведении Национальными Архивами экспертизы ценности документов и о процессе подготовки типового перечня 6.1.

Основной пункт типового перечня 6.1. Электронная переписка ключевых должностных лиц должна храниться постоянно. В конце каждого года должна выполняться «отсечка» (аналог формирования дел). Через 15 лет (либо по завершении рассекречивания, если это требуется) документы подлежат передаче в Национальные Архивы.

Перечень был разработан в качестве нормативного документа, авторизующего сроки хранения и действия по их истечении, для тех государственных органов и учреждений, что используют подход Capstone для управлению своей электронной почтой согласно указаниям, содержащимся в бюллетене Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (перевод на русский язык здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html , оригинальный текст см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html ).

Перечень также должен помочь федеральным органам исполнительной власти в достижении поставленной в «Директиве по управлению государственными документами» (Managing Government Records Directive M-12-18, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) цели 1.2, требующей от государственных органов обеспечить к 31 декабря 2016 года управление сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате.

Чтобы замечания и предложения по перечню гарантированно были получены и рассмотрены, их следует направить по адресу request.schedule@nara.gov не позднее 1 июня 2015 года.

Также с целью сбора замечаний по проекту перечня будут проведены открытые публичные слушания. Они состоятся 21 мая 2015 года в здании Национальных Архивов на Пенсильвания-авеню, на первом этаже Макговерн-театра (McGowan Theater).  Дополнительная информация об этой встрече отдельно опубликована в «Федеральном регистре», см. https://www.federalregister.gov/articles/2015/04/01/2015-07184/open-meeting-on-general-records-schedule-grs-61-email-managed-under-a-capstone-approach .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: В социальных сетях американские специалисты уже начали высказываться по поводу нового типового перечня. Их реакция неоднозначная – с одной стороны, подход Capstone противоречит фундаментальным основам управления документами и архивного дела, согласно которым ценность документов определяется в первую очередь их содержанием. Много лет архивисты просвещали всех, что электронная переписка – это не вид документа, а способ доставки, и что сообщениями электронной почты нужно управлять точно так же, как и документами, поступающими по обычной почте в т.ч. классифицировать, назначать сроки хранения, проводить отбор на уничтожение.

С другой стороны, коллеги осознают, что подход Capstone является неизбежным компромиссом – хотя он не соответствует строгим требованиям теории, но это в принципе работоспособное практичное решение (которому, конечно же, присущи свои риски). К тому же Национальные Архивы готовы проявлять гибкость и в определенных пределах идти навстречу пожеланиями ведомств.

Источник: блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/2015/04/02/draft-capstone-grs-available/

Комментариев нет:

Отправить комментарий