воскресенье, 31 марта 2013 г.

Арбитражная практика: Нарушения порядка обработки персональных данных работников


Проверки Роскомнадзором соблюдения организациями законодательства о защите персональных данных регулярно приводят к судебным разбирательствам. На этот раз арбитражному суду Иркутской области в июле 2012 года (дело № А19-7241/2012) пришлось оценивать правомочность претензий Управления Роскомнадзора по Иркутской области в отношении порядка обработки персональных данных сотрудников в ОАО «Иркутскэнерго».

При рассмотрении данного дела суд, помимо прочего, дал правовую оценку утверждению Роскомнадзора о том, что если оператор осуществляет обработку персональных данных в рамках трудового законодательства, но с использованием информационных систем, то он обязан в обязательном порядке представить в уполномоченный орган уведомление. Для этого суд изучил функциональное назначение автоматизированной системы управления персоналом.

Суть спора

Управление Роскомнадзора по Иркутской области (далее - Роскомнадзор) в феврале 2012 года провело плановую выездную проверку общества, в ходе которой был выявлен ряд нарушений в плане защиты персональных данных работников:
  • Неуведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзора) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных (нарушение части 1 статьи 22 федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»);

  • Отсутствие документов, подтверждающих ознакомление работников и их представителей с документами работодателя, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных при обработке персональных данных в рамках трудовых отношений (нарушение требований части 8 статьи 86 Трудового кодекса);

  • Отсутствие у оператора сведений о местах хранения персональных данных, а также перечня лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ (нарушение пункта 13 постановления Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и части 1 статьи 19 закона «О персональных данных»);

  • Невключение в заключенный между оператором и третьим лицом договор  существенного условия, безусловно подтверждающего обязанность обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке третьим лицом по поручению оператора (нарушение части 3 статьи 6 закона «О персональных данных»).
Общество, считая предписание об устранении выявленных нарушений незаконным, необоснованным и нарушающим права и законные интересы общества, обжаловало его в судебном порядке.

Позиция Арбитражного суда Иркутской области 

Суд рассмотрел предъявленные обществу претензии.

Претензия 1. Неуведомление уполномоченного органа

Суд установил, что общество осуществляет обработку персональных данных смешанным способом – как с использованием, так и без использования автоматизированной системы.

Обработка персональных данных без использования автоматизированной системы осуществляется обществом в отношении персональных данных субъектов персональных данных, не оформивших с ним трудовые отношения, а также заключивших с ним гражданско-правовые договоры.

Общество ОАО «Иркутскэнерго приобрело (по лицензионному договору от 31 марта 2011 года) автоматизированную систему управления персоналом «БОСС-Кадровик» в целях использования её во внутрихозяйственной деятельности».

Функциональным назначением данной системы является:
  • Учет кадров и расчет заработной платы (организационный менеджмент, управление расстановкой и штатным расписанием, управление документооборотом, кадровый учет, планирование и управление рабочим временем, расчет заработной платы, формирование регламентированной отчетности для контрольных органов, формирование внутрифирменной отчетности);

  • Управление кадровыми процессами (управление рекрутингом, управление мотивацией, управление аттестацией и оценкой, управление карьерой, планирование и прогнозирование фондов оплаты труда, управление обучением и развитием, расчет затрат на мероприятия); расчет ключевых показателей и система поддержки принятия решений (анализ эффективности работы персонала).
По мнению суда, обработка персональных данных работников в указанном объеме посредством автоматизированной системы управления персоналом «БОСС-Кадровик» осуществляется обществом в рамках и в соответствии с трудовым законодательством. Следовательно, уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о намерении осуществлять обработку персональных данных не требуется, и обществом требования законодательства не нарушены.

Одновременно суд отметил, что доказательств обработки посредством автоматизированной системы «БОСС-Кадровик» персональных данных физических лиц, не состоящих в трудовых отношения с ОАО «Иркутскэнерго», проверяющим органом представлено не было.

Претензия 2. Ознакомление работников и их представителей с документами работодателя, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных

Суд отклонил доводы Управления Роскомнадзора о нарушении обществом пункта 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ в связи с отсутствием документов, подтверждающих ознакомление работников и их представителей с документами работодателя, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных, по следующим основаниям.

Стандартом предприятия СТП 011.563.008-2011 «О защите персональных данных», утвержденным и.о. генерального директора общества, установлены принципы, условия, способы обработки персональных данных работников общества, способы хранения и уничтожения персональных данных, мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных, права и обязанности работников.

В суде представителя общества пояснили, что приказом генерального директора ОАО «Иркутскэнерго» от 30 декабря 2011 г. № 586 «О введении в действие стандарта предприятия СТП 011.563.008-2011» руководителям структурных подразделений было дано указание об ознакомлении подчиненного персонала с требованиями стандарта о защите персональных данных. В обществе внедрен электронный документооборот, в рамках которого предусмотрена возможность руководителей подразделений ознакомить работников с необходимыми документами. Фактически на момент проведения проверки обществом посредством электронного документооборота было выполнено требование генерального директора об ознакомлении персонала с требованиями стандарта о защите персональных данных. Кроме того, каждому работнику обеспечен доступ и возможность ознакомления с указанным стандартом, размещенным на корпоративном портале общества.

Доказательств, свидетельствующих о невыполнении обществом требований Трудового кодекса в отношении работников, Управлением Роскомнадзора суду не было представлено. Кроме того, не были представлены доказательства проведения опроса работников, на которые ссылается общество, отсутствуют доказательства запроса пояснений по факту ознакомления либо неознакомления работников с документами, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных.

Более того, в перечне документов, которые должна была представить проверяемая организация, отсутствует указание на предоставление документов, подтверждающих факт ознакомления сотрудников общества с положениями, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных.

Непредставление обществом в ходе проверки документов, подтверждающих факт ознакомления сотрудников общества с положениями, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных, - без представления проверяющим органом доказательств, свидетельствующих о неознакомлении работников с такими документами, а также без предоставления доказательств о запросе таких документов, - не может быть расценено судом как факт правонарушения. Отсутствие в реестрах передаваемых документов проверяющим лицам указания на документы, подтверждающие исполнение требований пункта 8 статьи 86 Трудового кодекса, не может свидетельствовать о неисполнении обществом указанных требований Трудового кодекса.

Претензия 3. Определены не все места хранения персональных данных

Суд установил, что обществом были определены не все места хранения персональных данных.
Для справки: Согласно пункту 13 «Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687, обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
Представленные обществом в ходе проверки локальные документы (номенклатура дел; должностные инструкции работников, обеспечивающих хранение указанных в номенклатуре документов) не позволяют определить места хранения материальных носителей персональных данных, а именно: трудовых книжек работников, личных дел, карт по форме Т-2. Указание о распределении кабинетов за отделами, на которое ссылалось общество, а также ссылка на определение им мест хранения документов, содержащих персональные данные, за соответствующими отделами и определение им номеров кабинетов, не были приняты судом во внимание.

По мнению суда, в рамках исполнения требований, предусмотренных пунктами 5, 13 Положения, оператором должен был быть издан локальный документ, определяющий конкретные места хранения (наименование, номер помещения, кабинета, шкафа, сейфа), позволяющий установить расположение для каждой категории обрабатываемых персональных данных.

Определить доступ к материальным носителям согласно представленной в материалы дела номенклатуре дел, а также определить места хранения материальных носителей, содержащих персональные данные, обрабатываемые в различных целях, не представляется возможным в связи с тем, что в номенклатуре указываются документы, разделяемые по направлениям деятельности отделов (бухгалтерия, кадровая работа), и сроки хранения документов. Иных сведений в номенклатуре дел не содержится.

Претензия 4. Невключение в заключенный между оператором и третьим лицом договор  существенного условия о соблюдении конфиденциальности

Общество в целях выпуска и обслуживания пластиковых карт для последующего начисления заработной платы на счета сотрудников заключило договоры со Сберегательным банком и ОАО «Газпромбанк». Кроме того, был заключен договор на медицинское обслуживание с ООО Клиника «Сибирское здоровье». В соответствии с договорами, общество поручило указанным организациям обработку персональных данных физических лиц, состоящих с ним в трудовых отношениях.

Согласно пункту 2.1.4 договора на медицинское обслуживание, заключенного между обществом и клиникой, клиника обязана не передавать и не показывать третьим лицам находящуюся у исполнителя документацию об обществе и его работниках.

В договоре на медицинское обслуживание не предусмотрена обязанность третьего лица обеспечить безопасность персональных данных при их обработке, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Дополнительных соглашений к указанному договору заявителем суду не было представлено.

Суд отклонил доводы Управления Роскомнадзора об отсутствии положений о конфиденциальности в договорах, заключенных между обществом и банками. Обществом в материалы дела были представлены: два соглашения о конфиденциальности, заключенные между обществом и банками «Сбербанк» и «Газпромбанк».

Суд установил, что соглашения о конфиденциальности содержат все предусмотренные законом требования. Информация о наличии указанных соглашений была представлена проверяющему органу после получения акта проверки. Причиной непредставления соглашений в момент проверки является отсутствие запроса проверяющего органа об их предоставлении, а также возможность их предоставления только после согласования с банками.

Суд отклонил доводы Управления Роскомнадзора о необходимости указания сведений о конфиденциальности непосредственно в договорах, поскольку такое требование законодательством не предусмотрено.

Итоги

Суд пришел к выводу, что оспариваемое предписание в части пунктов 1, 2 подлежит признанию незаконным, а в части пунктов 3, 4 - является законным, обоснованным и не нарушающим права и законные интересы общества.

Позиция Четвертого арбитражного апелляционного суда

Четвертый арбитражный апелляционный суд в октябре 2012 года решение суда первой инстанции проверял только в части, относящейся к признанным незаконными пунктам 1 и 2.

Претензия 1. Неуведомление уполномоченного органа

Суд апелляционной инстанции счел правильными выводы суда первой инстанции о незаконности данного пункта оспариваемого предписания.

По мнению суда, довод Роскомнадзора о том, что если оператор осуществляет обработку персональных данных в рамках трудового законодательства, но с использованием информационных систем, то он обязан в обязательном порядке представить в уполномоченный орган уведомление, не основан на нормах права. Ни статьи 18.1 и 19 Закона о персональных данных, ни Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, на которые в обоснование своей позиции ссылалось Управление Роскомнадзора, не позволяют сделать такого вывода.

Напротив, в части 2 статьи 22 Закона о персональных данных прямо предусмотрен перечень из 9 случаев, когда оператор освобождается от обязанности представлять в уполномоченный орган уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных. Одним из таких случаев является обработка персональных данных в соответствии с трудовым законодательством.

По мнению суда, для обработки персональных данных, обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством, вне зависимости от того, каким способом она осуществляется – без использования средств автоматизации или с использованием информационных систем, не требуется уведомления уполномоченного органа (Роскомнадзора).

Претензия 2. Ознакомление работников и их представителей с документами работодателя, устанавливающими порядок хранения и использования персональных данных

Суд апелляционной инстанции не согласился с выводом суда первой инстанции о незаконности пункта 2 предписания.

На основании пункта 8 статьи 86 Трудового кодекса, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина, работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать определенные требования, в том числе ознакомить работников и их представителей под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Иного способа ознакомления работников с указанными документами, кроме как под роспись (то есть путем проставления подписи), закон не предусматривает.

По мнению апелляционного суда, для подтверждения исполнения требований пункта 8 статьи 86 Трудового кодекса общество должно представить доказательства личного ознакомления (под роспись) каждого работника с действующим в обществе Стандартом предприятия СТП 011.563.008-2011 «О защите персональных данных». Ознакомление работников с названным локальным актом посредством электронного документооборота, применяемого в обществе, вопреки позиции суда первой инстанции, не свидетельствует об исполнении предусмотренной законом обязанности.

Наличие приказа генерального директора общества от 30 декабря 2011 года № 586 «О введении в действие Стандарта предприятия 011.563.008-2011», в соответствии с которым руководителям структурных подразделений дано указание об ознакомлении подчиненного персонала с требованиями стандарта о защите персональных данных, само по себе (без подтверждающих документов) не означает соблюдение обществом требований пункта 8 статьи 86 Трудового кодекса.

Документов, подтверждающих факт ознакомления работников под роспись с указанным стандартом, обществом ни в ходе проведения плановой выездной проверки, ни при рассмотрении дела в суде первой инстанции представлено не было.

Ходатайство об отложении судебного разбирательства для представления указанных документов в суд апелляционной инстанции, - несмотря на вопрос председательствующего по делу о том, имеются ли у Общества в наличии подобные документы, - представителем ОАО «Иркутскэнерго» заявлено не было.

Суд апелляционной инстанции отметил, что оспаривая пункт 2 предписания, общество должно было опровергнуть противоположные выводы Управления Роскомнадзора путем представления в суд соответствующих доказательств. Только в этом случае имел бы правовое значение довод общества о том, что в ходе проведения выездной проверки такие документы не запрашивались.

В отсутствие же документов, подтверждающих факт ознакомления работников под роспись со стандартом предприятия, суд апелляционной инстанции не смог ппризнать противоречащим закону пункт 2 оспариваемого предписания. Для исполнения этого пункта обществу необходимо было лишь представить в Управление Роскомнадзора такие документы (тем более, если они у него имелись в наличии).

Итоги

Четвертый арбитражный апелляционный суд отменил решение Арбитражного суда Иркутской области в части признания недействительным пункта 2 предписания, выданного Управлением Роскомнадзора. В остальной части решение Арбитражного суда Иркутской области было оставлено без изменения, а апелляционная жалоба Управления Роскомнадзора – без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Мой комментарий: Я посмотрела, какова же численность персонала ОАО «Иркутскэнерго». По данным, имеющимся на его официальном сайте, численность персонала на 01 января 2011 года составляла более 8 тысяч человек (см.: http://www.irkutskenergo.ru/qa/3264.html ). Для такой крупной организации выполнение  требования об уведомлении всех сотрудников «под роспись» на бумажном документе, безусловно, потребует значительных усилий. Жаль, что суды не высказали определенного суждения по поводу возможности ознакомить сотрудников в электронном виде.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

суббота, 30 марта 2013 г.

Арбитражная практика: Вести переписку нужно по адресам электронной почты, указанным в договоре


Электронная почта сейчас широко используется и для многих организаций стала элементом повседневной деловой деятельности. В заключаемые договора всё чаще включатся пункты о том, с каких адресов электронной почты будет вестись деловая переписка по договору.

К сожалению, пока ещё не все организации осознали, что для минимизации своих рисков вести деловую переписку об исполнении договора нужно в первую очередь именно по этим адресам, а не по каким-то иным, - иначе в случае споров  с деловыми партнерами возникает проблема признания этой переписки судами в качестве надлежащих доказательств.

Арбитражный суд Красноярского края в январе 2012 года рассматривал спор двух организаций, в котором решающим фактором стало то, что электронные письма о поступлении товара были направлены на электронный адрес, который не был предусмотрен в договоре (дело № А33-18560/2011).

Суть спора

28 июня 2010 года между ООО «Новатор» (продавец) и ООО «Инвест-Сибирь» (покупатель) был заключен договор поставки, по условиям которого продавец обязался продать, а покупатель - принять и оплатить запасные части, шины и прочие товары в соответствии со спецификациями.

Товар по договору должен был быть поставлен на склад ООО «Новатор» в г. Красноярске, датой поставки товара считалась дата, указанная в товарной накладной при получении товара покупателем в г. Красноярске.

В июне 2010 года общество ООО «Инвест-Сибирь» перечислило ООО «Новатор» в качестве предварительной 453 тысяч рублей. Впоследствии, в связи с неисполнением ООО «Новатор»  обязательства по передаче товара, общество обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании предварительной оплаты.

Позиция Арбитражного суда Красноярского края

ООО «Новатор» утверждало, что оно надлежащим образом уведомило ООО «Инвест-Сибирь»  о готовности товара к передаче посредством электронной почты; но то не совершило необходимых действий, обеспечивающих получение товара. На основании статьи 515 Гражданского кодекса РФ невыборка товара покупателем дает поставщику право отказаться от исполнения договора или потребовать от покупателя оплаты товара.

Первое, что исследовал в данном деле суд, это вопрос о том, было ли общество «Инвест-Сибирь»  надлежащим образом уведомлено о готовности товара к передаче. По мнению суда, доказательств тому представлено не было.

В заключенном договоре поставки был указан адрес электронной почты ООО «Инвест-Сибирь»: invest-sibiria@yandex.ru . Обществом «Новатор» в качестве доказательств уведомления контрагента о готовности товара к передаче были представлены копии электронных писем, направленных в октябре 2010 года по адресу vag26@mail.ru . На том основании, что доказательства принадлежности адреса vag26@mail.ru обществу «Инвест-Сибирь» в материалах дела отсутствуют, суд сделал вывод о том, что представленные в суд электронные письма не являются надлежащим уведомлением.

Суд также отметил, что из текста этих писем следует, что ООО «Новатор»  уведомляет контрагента о нахождении товара на складе в г. Красноярке и просит его произвести оплату товара. Место, дата и время выборки товара, а также сведения о готовности товара к передаче в письмах не были указаны. Других доказательств в подтверждение извещения общества «Инвест-Сибирь» суду представлено не было, как не было доказано и  то, что обязанности по передаче товара были надлежащим образом исполнены в установленный договором срок.

По мнению суда, сам по себе факт того, что товар, аналогичный указанному в спецификации к договору, на конкретную дату находился на складе ООО «Новатор», не имеет существенного значения.

Арбитражный суд Красноярского края взыскал с ООО «Новатор» в пользу ООО «Инвест-Сибирь» 453 тысяч руб. предварительной оплаты по договору.

Третий арбитражный апелляционный суд в марте 2012 года оставил решение суда первой инстанции без изменения, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в июле 2012 года также не нашел оснований для отмены судебных актов судов первой и апелляционной инстанций.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

пятница, 29 марта 2013 г.

Методы электронной судебной экспертизы и эмуляция на службе специалистов по обеспечению долговременной сохранности электронных документов


Заметка Ребекки МакГиннес (Rebecca (Becky) McGuinness – на фото) была опубликована 18 марта 2013 года на блоге на сайте фонда «Открытые планеты» (Open Planets Foundation, OPF) под заголовком «Digital Forensics and Emulation for Preservationista»

Многие из инструментов и методов, разработанных для судебной электронной экспертизы (digital forensics, используется также термин «электронная криминалистика» - Н.Х.) могут быть интегрированы в практику обеспечения долговременной сохранности электронной информации и документов (digital preservation). Это особенно верно в отношении:
  • Процессов обеспечения неизменности и целостности, анализа и экспертизы ценности материалов перед помещением их в хранилище или в электронный архив;

  • Переданных в дар персональных электронных архивов, когда фактически передаются физическое оборудование и носители информации, а не электронный контент.
Хорошая практика электронной судебной экспертизы охватывает:
  • Сбор данных (acquisition): деятельность по фиксации (to secure) и обеспечению неизменности состояния физических и электронных доказательств. Сюда входит создание образов жёстких дисков, создание метаданных и изготовление аутентичных копий, используемых  в ходе дальнейшего изучения. Эти методы могут также использоваться для того, чтобы «зафиксировать и обеспечить неизменность состояния» физических носителей и электронного контента;

  • Изучение (examination): строгое, систематическое изучение данных с целью выявления представляющей интерес для следствия информации. На данном этапе используются такие методы, как выявление дубликатов; выявление системных файлов операционной системы, программ и т.д.; выявление случаев использования шифрования, персональных данных; и анализ развития событий во времени (time line analysis). Эти методы могут дополнить существующие методы характеризации данных, используемые в области обеспечения электронной сохранности (digital preservation);

  • Анализ: часто выполняемый вручную анализ извлеченных данных; оценка их отношения к расследованию. Деятельность специалиста по обеспечению  электронной сохранности также может включать оценку того, в какой степени электронные материалы имеют отношение к конкретной коллекции; поиск и/или удаление персональных данных и создание профиля контента.
Эти инструменты и методы электронной судебной экспертизы в сочетании с привычными инструментами, применяемыми для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, могут быть использованы в рамках предшествующего вводу данных в хранилище/архивную систему workflow-процесса, который:
  • Фиксирует данные в момент получения;

  • Допускает работу инструментов только над созданными копиями, защищая исходные носители информации и данные;

  • Обеспечивает сбор метаданных, необходимых для принятия обоснованных решений в отношении контента.
Какими именно будут эти решения, на практике зависит от различных факторов, в число которых входят тип предоставляемого доступа, полученные от правообладателей разрешения и политика учреждения.

Возможен, например, сценарий, когда подмножество контента извлекается из образа носителя информации и помещается в электронное хранилище. Доступ к этому материалу может предоставляться с использованием средств эмуляции, выбор которых, как и выбор отображающего контент программного обеспечения, делается на основе метаданных, собранные в ходе процесса, предшествовавшего вводу данных в хранилище.

Когда это допускается имеющимися требованиями и разрешениями, может появиться потенциально увлекательная возможность виртуализировать некоторые образы носителей информации, сформированные на основе оригинальных носителей. Образ должен быть работоспособен под управлением поддерживаемой средствами эмуляции операционной системы, и успех здесь не гарантирован. В тех случаях, когда такой подход работает, доступ к материалам может быть предоставлен через эмулированную версию оригинального компьютера, возможно, принадлежавшего автору или исследователю. В статьях, опубликованных в изданиях The Atlantic ( http://www.theatlantic.com/entertainment/archive/2010/04/snooping-through-salman-rushdies-computer/39260/   ) и в The New York Times  ( http://www.nytimes.com/2010/03/16/books/16archive.html?pagewanted=all ), описан прекрасный пример использования этих и похожих методов для сохранения персонального электронного архива известного писателя Салмана Рушди (Salman Rushdie).

Фонд «Открытые планеты» проведет два семинара-«хакатона» с акцентом на эти темы:
  • 15-17 мая в Копенгагене, Дания (  http://wiki.opf-labs.org/...

  • 3-5 июня в Чепел-Хилл (Chapel Hill), штат Северная Каролина, США (программа будет выложена в ближайшее время).
Ребекка МакГиннес (Rebecca (Becky) McGuinness)

Источник: сайт фонда «Открытые планеты»
http://www.openplanetsfoundation.org/blogs/2013-03-18-digital-forensics-and-emulation-preservationista

Forza, Luciana!


Вчера в Facebook-е Лючиана Дюранти (Luciana Duranti – на фото) кратко сообщила о том, что ей удалось получить финансирование на продолжение международного междисциплинарного проекта InterPARES по обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов. Я от всей души поздравляю Лючиану и желаю ей крепкого здоровья, сил и энергии, которых требует эта работа, а также успешного выполнения всего задуманного!

Новый проект под названием InterPARES Trust рассчитан на 6 лет (2013-2019), и в нем предполагается задействовать 144 специалиста из различных стран. С гордостью и немного с грустью Лючиана отметила, что это будет её «лебединая песня».

Целью данного нового этапа проекта InterPARES, стартующего в апреле 2013 года, является создание теоретических и методологических основ, которые лягут в основу создания сети из согласованных  и интегрированных местных, национальных и международных политик, процедур, нормативных документов, стандартов и законов, касающихся электронных документов в Интернете, - с тем, чтобы обеспечить общественное доверие к ним, основанное на свидетельствах надлежащего управления, на сильной цифровой экономике и на постоянной цифровой памяти. Основной упор делается на взаимоотношения между организациями (как коммерческими, так и некоммерческими) и группами клиентов (граждане, потребители, читатели, студенты и т.д.), в рамках которых группы клиентов заботит вопрос о той степени, в которой они могут «доверять» документам, созданным и/или сохраненным и доступным в Интернете, а организации заинтересованы в создании и поддержании такого доверия.

Данный проект открыт для всех заинтересованных стран, и хочется надеяться, что в нем примут участие группы специалистов из России, Украины. Беларуси, Казахстана и других стран СНГ.

Учёный, педагог, лектор, автор ряда книг и многочисленных публикаций профессор Лючиана Дюранти – одна из наиболее уважаемых и известных в мире специалистов в области управления электронными документами и обеспечения их долговременной сохранности, а также в области архивных наук, дипломатики, электронной судебной экспертизы. С её именем тесно связан ряд крупнейших проектов, благодаря которым электронные документы стали реальностью современной жизни. Проектом InterPARES Лючиана руководит с 1998 года.

Кстати говоря, на пленарном заседании очередной весенней конференции Гильдии Управляющих Документацией на тему «Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»(см. http://www.gdm.ru/meropr/16.04.2013/5714/programm/ ), которое состоится 16 апреля 2013 года, запланирован доклад Лючианы Дюранти «Документы в "облаке": уступки прозрачности и контролю в обмен на экономию и безопасность» (в записи). А осенью этого года – если все удачно сложится – у отечественных специалистов будет возможность лично пообщаться с этой замечательной женщиной.

Дополнительная информация:

Luciana Duranti "Records in the Cloud: Towards InterPARES Trust",
http://93.63.166.138:8080/dspace/bitstream/2012/97/3/Duranti-Luciana_Records%20in%20the%20Cloud.%20Towards%20InterPARES%20Trust_CC.pdf

Мониторинг правоприменительной практики по вопросам электронного документооборота в сфере государственного управления за 2011 год ограничился выявлением отсутствующих подзаконных нормативно правовых актов


Доклад о результатах мониторинга правоприменения в Российской Федерации за 2011 год был подготовлен Правительством во исполнение Указа Президента России от 20 мая 2011 года № 657 «О мониторинге правоприменения в Российской Федерации» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2011/09/blog-post_15.html) и опубликован в соответствии с Поручением Президента от 11 февраля 2013 года (к сожалению, самого поручения на сайте найти не удалось).

Меня в докладе больше всего интересовал раздел «Обеспечение информационных прав граждан, развитие электронной торговли и электронного документооборота в сфере государственного управления», который готовило Минкомсвязи России в соответствии с пунктом 6 плана мониторинга правоприменения на 2011 год.

Мониторинг правоприменительной практики по вопросу обеспечения информационных прав граждан, развития электронной торговли и электронного документооборота в сфере государственного управления ограничился пределами действия:
  • Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»,

  • Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»,

  • Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»,

  • Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ),

  • Нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации.
Поскольку представление результатов мониторинга применения федерального закона от 27 июля 2007 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» предусмотрено на 2012 год, то в докладе практика применения этого закона не анализировалась.

При изучении законодательства было выявлено, что до настоящего времени не разработано два подзаконных нормативных акта, предусмотренных положениями федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (см. Приложение 12 к докладу):
  • Правила использования простых электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, в том числе правила создания и выдачи ключей простых электронных подписей, а также перечень органов и организаций, имеющих право на создание и выдачу ключей простых электронных подписей в целях оказания государственных и муниципальных услуг (часть 1 статьи 211);

  • Перечень иных федеральных электронных приложений, которые должна иметь универсальная электронная карта, устанавливается (часть 6 статьи 23)
Оба эти документа должны быть утверждены Правительством РФ.

По мнению Минкомсвязи, положения федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и соответствующие нормативные правовые акты применяются единообразно без нарушений, «хотя существуют отдельные проблемы в правоприменительной практике».

Среди «отдельных проблем» выделена проблема единой понятийно-терминологической системы в нормативных правовых актах (подпункт «б» пункта 10 методики), а точнее, использования во многочисленных действующих нормативно-правовых актах термина «электронная цифровая подпись»:
Доклад о результатах мониторинга правоприменения в Российской Федерации за 2011 год

Принимая во внимание, что Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ утрачивает силу с 1 июля 2013 г., возможно появление терминологических противоречий и образование правовых коллизий, когда в различных нормативных правовых актах будет упоминаться несуществующий термин (к примеру, понятие "электронная цифровая подпись" применяется в Федеральном законе от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации", Федеральном законе от 7 февраля 2011 г. № 7-ФЗ "О клиринге и клиринговой деятельности" и др.).
Естественно, что Минкомсвязи было предложено подготовить соответствующие проекты нормативных правовых актов, исключающие из текстов нормативных правовых актов термин «электронная цифровая подпись».

При анализе результатов мониторинга правоприменения федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ было выявлено «отсутствие правовой определенности по вопросу о том, в каком порядке и с учетом каких критериев будет определяться размер платы, взимаемой удостоверяющими центрами за оказание услуг по созданию сертификатов ключей проверки электронных подписей и их выдачу лицам, обратившимся за получением таких сертификатов, за выдачу по обращению заявителей средств электронной подписи, содержащих ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи (в том числе созданные удостоверяющим центром), создание по обращениям заявителей ключей электронных подписей и ключей их проверки, проверку уникальности ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов, осуществление по обращениям участников электронного взаимодействия проверки электронных подписей».

Для удостоверяющих центров, в роли которых выступают органы государственной власти, особую актуальность приобретает вопрос о том, каким образом надлежит распорядиться средствами, поступившими в виде платы за оказанные ими услуги. Отсутствие надлежащего законодательного регулирования указанного вопроса может, по мнению авторов доклада, повлечь неоднородную правоприменительную практику.

Предлагается подготовить проект федерального закона, предусматривающего внесение изменений в федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ в части устранения выявленного пробела в правовом регулировании, а при необходимости также проекты подзаконных актов Правительства Российской Федерации.

Ну а дальше было просто отмечено, что в ходе анализа правоприменительной практики федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ выявлены также проблемы:
  • Связанные с совершением физическими лицами гражданско-правовых сделок, защитой их прав перед контрагентами, приданием неоспоримой юридической силы документам, подписанным электронной подписью

  • Обеспечения юридической значимости электронных документов
    Доклад о результатах мониторинга правоприменения в Российской Федерации за 2011 год

    Актуальность ее связана с необходимостью создания единого пространства доверия электронной подписи для унифицированного оказания государственных услуг в электронном виде и обеспечения электронного взаимодействия органов государственной власти, органов судебной власти, органов прокуратуры, нотариата, а также формирования единого информационного пространства судов и нотариата.
В докладе сообщается, что для решения проблемы Минюстом, Минкомсвязи, а также иными заинтересованными органами государственной власти и уполномоченными организациями с участием Федеральной нотариальной палаты был разработан проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части установления правового режима электронного документа и обеспечения его юридической значимости для органов судебной власти, органов прокуратуры и нотариата, в том числе при оказании государственных услуг в электронном виде). По мнению авторов доклада, «принятие этого федерального закона позволит устранить существующие в настоящее время пробелы правового регулирования.»
Для справки: Министерство юстиции Российской Федерации действительно подготовило такой законопроект (мои замечания по нему см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/08/blog-post_28.html ). В июне 2012 года доработанный проект был вынесен на общественное обсуждение и опубликован в Российской газете (см.: http://www.rg.ru/2012/06/26/proekt-site-dok.html ). Больше о судьбе проекта пока ничего не было слышно.
После этого авторы доклада озаботились следующим вопросом: Развитие электронных технологий предоставляет возможность большинству населения обмениваться информацией в электронном виде, а нормы, касающиеся допустимости и процедуры наложения ареста на электронные отправления, в УПК РФ отсутствуют, что вызывает затруднения при осуществлении предварительного расследования.

В связи с этим предложено поручить МВД и Минкомсвязи заняться изучением проблемы возможности применения ареста в отношении «электронных отправлений» и, при необходимости, подготовить проект федерального закона.

Остальная часть раздела посвящена вопросам стандартизации, что конечно не может не радовать :)
Доклад о результатах мониторинга правоприменения в Российской Федерации за 2011 год

Одним из основных способов совершенствования электронного документооборота является его стандартизация. Она позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. В Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» установлено, что стандартизация необходима для обеспечения технической и информационной совместимости, сопоставимости экономико-статистических данных, рационального использования ресурсов и др. Стандартизация должна осуществляться в соответствии с принципами добровольного применения стандартов, причем при разработке стандартов должны учитываться интересы всех заинтересованных лиц.

Вместе с тем возможности, заключенные в механизме стандартизации, при осуществлении правового регулирования обмена информацией в электронном виде, в том числе с применением информационно- телекоммуникационных сетей, используются не в полной мере. В связи с этим полагаем целесообразным поручить Минкомсвязи России изучить эффективность применения механизма стандартизации в сфере информационных технологий и при необходимости подготовить проект акта Правительства Российской Федерации, направленный на активизацию использования стандартизации в указанной сфере.
Дальше следует замечательный вывод: «В соответствии с проведенным анализом по иным показателям, предусмотренным методикой, информация о наличии системных проблем в правоприменении в сфере обмена информацией в электронном виде (в пределах рассмотренных нормативных правовых актов) отсутствует». Вот так!

Источник: Сайт Президента Российской Федерации
http://news.kremlin.ru/media/events/files/41d452b4f769a8822349.pdf

четверг, 28 марта 2013 г.

Люксембург: Начата амбициозная реформа в области электронной архивации


Данная заметка, подготовленная фирмой Allen & Overy, была опубликована на сайте Ассоциации банков и банкиров Люксембурга (Association des Banques et Banquiers) 15 февраля 2013 года.

Долгожданный законопроект, предусматривающий реформу в области электронной архивации (имеется в виду в первую очередь оцифровка деловых документов и хранение в течение установленных сроков электронных копий, с возможностью уничтожения бумажных оригиналов – Н.Х.), 13 февраля 2013 года была представлен в парламент Люксембурга,  и теперь начнется процесс его принятия. В ходе реформы предполагается заменить устаревшие правила, введённые четверть века тому назад. Авторы законопроекта воспользовался этой возможностью для того, чтобы дать Великому герцогству Люксембург весьма амбициозные новые правила.

Действительно, основным препятствием на пути распространения электронной архивации является правовая неопределенность, связанная с уничтожением [бумажных] оригиналов, и, в частности, опасения, что целостность копий может быть впоследствии оспорена. Решение заключается в создании правовой презумпции соответствия копий оригиналам.

Подобная презумпция является новаторским подходом, порывающим с 2000-летней традицией предпочтительности бумажных оригиналов. Эта традиция уже дала трещину с появлением в 2000-х годах электронных подписей. Теперь она ещё сильнее будет поставлена под вопрос путем изменения сферы применения ключевого положения Гражданского кодекса (Civil code).

Статья 1333 Гражданского кодекса позволяет судье, в случае представления стороной копии документа, потребовать предъявления его оригинала. Это положение опасно тем, что возможна ситуация, когда судья может принять представленный противной стороной оригинал в качестве надлежащего доказательства, отвергнув копию как имеющую меньшую доказательную силу. Это существенный повод для правовой неопределенности у тех, кто решил сохранять свои документы электронным образом, оцифровывая их и уничтожая бумажные оригиналы. Реформа предусматривает, что статья 1333 Гражданского кодекса не будет применяться в отношении электронных архивных документов (во французской традиции «архивными» считаются любые документы, подлежащие хранению в течение установленных сроков – Н.Х.).

Для того, чтобы воспользоваться презумпцией соответствия оригиналу, деловым организациям придется воспользоваться услугами поставщика, сертифицированного и признанного государством Люксембург,  - так называемого «поставщика услуг по переводу в электронный вид и/или обеспечению долговременной сохранности» (Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation, PSDC), чаще сокращенно называемого PSDC-поставщиком.  Если в связи с масштабами и характером своей деятельности коммерческая организация достигает определенной «критической массы»,  делающей такой подход выгодным, она может сама получить статус PSDC-поставщика, в результате чего создаваемые ею копии своих документов (а также копии, создаваемые  для других юридических лиц соответствующей группы) будут охватываться этой презумпцией.

Компании могут предпочесть не пользоваться услугами PSDC-поставщиков и не получать такой статус самим. В этом случае, однако, их электронные архивные копии не будут пользоваться правовой презумпцией соответствия оригиналам, и компаниям придётся доказывать (например, в случае спора), что они создали их с соблюдением определенных технических и организационных условий, позволяющих гарантировать, что электронные архивные копии являются долгоживущими и верными копиями оригиналов. Эти условия будут изложены в нормативном акте герцогства.

Организации будут выбирать стратегию архивации, исходя из своих потребностей и из характера своих архивных документов, и даже могут предпочесть использовать услуги PSDC-поставщиков только в отношении архивных документов, являющихся ключевыми доказательствами.

Специалисты финансового сектора (обязанные хранить профессиональную тайну) получат возможность доверить создание и обеспечение долговременной сохранности своих архивных документам двум новым типам так называемых вспомогательных «специалистов финансового сектора» (PFS) – PFS-специалистам по оцифровке и PFS-специалистам по обеспечению долговременной сохранности.

Наконец, следует отметить, что данная реформа не затрагивает деятельность по хранению документов, не включающую сохранение копий с гарантией их целостности. Таким образом, не будет затронуто простое хранение без оказания дополнительных услуг (например, обычное хранение в облаке).

Ожидается, что законопроект о реформе будет принят парламентом в течение 2013 года.

Источник: Allen & Overy / сайт Ассоциации банков и банкиров Люксембурга
http://www.abbl.lu/fr/ambitious-luxembourg-electronic-archiving-reform-now-track

Арбитражная практика: Редакция интернет-сайта, главный редактор, журналист не несут ответственности за публикацию судебных решений, содержащих персональные данные граждан


Положения Федерального закона от 22 декабря 2008 года 52-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (ч. 3 ст.15), согласно которым при размещении судебных актов в сети Интернет в целях обеспечения безопасности участников судебного процесса из указанных актов исключаются персональные данные, нередко нарушаются.

На этот раз вопрос о раскрытии персональных данных при публикации судебных решений в августе 2012 года рассматривал Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области (дело № А56-34496/2012).

Суть спора

Управлением Федеральной службы в сфере защиты связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Санкт-Петербургу и Ленинградской области (Роскомнадзор) была проведена внеплановая выездная проверка ЗАО «ПИК-пресс».

По мнению Роскомнадзора, общество нарушает установленные законом условия обеспечения конфиденциальности персональных данных, в связи с распространением в общедоступных источниках (сайты www.нетупский.рф , www.судебныерешения.рф , www.paveln.spb.ru ) персональных данных С., не являющихся общедоступными, а также нарушение обществом порядка использования информации о С. в части обработки его персональных данных без его предварительного согласия.

Не согласившись с выданным предписанием, общество обратилось в суд

Позиция Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Отстаивая свою позицию в суде, Роскомнадзор продемонстрировал суду письмо Управления Федеральной миграционной службы (УФМС) по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, в котором сообщалось, что фамилия и инициалы гражданина С. принадлежат единственному объекту персональных данных. Следовательно, по данному набору персональных данных можно точно идентифицировать субъекта персональных данных.

С учетом этих обстоятельств судебные решения и учетные карточки в отношении С. были откорректированы судебными органами и размещены на сайтах судов с использованием обозначений, не позволяющих идентифицировать участника процесса С. При этом на страницах других интернет-сайтов в открытом доступе до настоящего времени размещены недеперсонифицированные судебные решения, содержащие персональные данные С.

Суд счёл, что Роскомнадзор обоснованно выдал обществу предписание об устранении нарушений, но само выданное предписание не соответствует требованиям законодательства и не содержит обязательные элементы, установленные для такого документа: из содержания предписания должно ясно следовать, какие нарушения допущены обществом и что именно обязано выполнить общество для устранения нарушений.

Арбитражный суд признал недействительным предписание Управления Федеральной службы в сфере защиты связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Санкт-Петербургу и Ленинградской области об устранении выявленного нарушения.

Позиция Тринадцатого арбитражного апелляционного суда

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд при рассмотрении дела в декабре 2012 года пришел к выводу о том, что мотивировочная часть обжалуемого судебного акта подлежит изменению.

Суд отметил, что действующее законодательство предусматривает размещение в сети «Интернет» текстов судебных актов судов общей юрисдикции с указанием фамилий и инициалов участников процессов (истца, ответчика, третьего лица).

Общество является учредителем информационного агентства «Судебные Решения РФ», специализацией которого являются, в том числе обзоры судебной практики, новости, тексты решений судов общей юрисдикции. По мнению суда, размещенные в сети интернет тексты данных судебных актов соответствуют требованиями Закона №262-ФЗ – в них указаны фамилии и инициалы участников процесса и их процессуальный статус.

По мнению суда, требования статьи 7 Закона о персональных данных, которые обязывают операторов и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, не применимы к рассматриваемому случаю.

Судебные акты с указанием фамилии и инициалов С., являвшегося участником судебных разбирательств, подлежали обязательному раскрытию в соответствии с требованиями действующего законодательства. На публикацию судебных решений положения закона о персональных данных не распространяется, что прямо предусмотрено п.5 ч. 2 ст. 1 закона «О персональных данных», согласно которому «действие настоящего федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при предоставлении уполномоченными органами информации о деятельности судов в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»».

То обстоятельство, что согласно письму УФМС по Санкт-Петербургу и Ленинградской области от 09.04.2012 по учетным данным на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области значится одно лицо с установленными данными «С.», не имеет правового значения для рассмотрения настоящего дела, поскольку исключительность сочетания фамилии, имени и отчества автоматически не относит их к числу персональных данных, публикация которых невозможна в составе судебного акта.

Апелляционный суд счел обоснованной ссылку представителей общества на ст.57 федерального закона от 27 декабря 1991 года № 2124-1 «О средствах массовой информации», согласно которой редакция, главный редактор, журналист не несут ответственности за распространение сведений, не соответствующих действительности и порочащих честь и достоинство граждан и организаций, либо ущемляющих права и законные интересы граждан, либо наносящих вред здоровью и (или) развитию детей, либо представляющих собой злоупотребление свободой массовой информации и (или) правами журналиста, если они содержатся в материалах пресс-служб государственных органов, организаций, учреждений, предприятий, органов общественных объединений, - а в данном случае тексты судебных актов первоначально были опубликованы в сети интернет судебными органами.

Суд отклонил апелляцию Роскомнадзора, при этом он изменил мотивировочную часть решения Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области, исключив из него выводы о нарушении ЗАО «ПИК-Пресс» условий обеспечения конфиденциальности персональных данных.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

среда, 27 марта 2013 г.

США: Согласно итогам опроса, каждый государственный орган в среднем ежегодно перерасходует на управление документами 5 миллионов долларов


Данная заметка была опубликована на сайте газеты «Геральд» (Бостон, штат Вирджиния, США, http://www.heraldonline.com ) 18 марта 2013 года.

Специалисты государственных органов по финансовым вопросам и по управлению документами говорят об экспоненциальном роста объёмов документов как о главном виновнике проблем, и, в качестве основного решения, призывают улучшить подготовку кадров.

Объемы информации, которой должны управлять федеральные органы, переросли выделяемое на эти цели финансирование, заставляя тех, кто управляет документами нации, решать проблему, как контролировать этот информационный потоп, - и обходясь все дороже и дороже государственным учреждениям. Таков главный вывод нового исследования, проведенного государственной ИТ-сетью MeriTalk совместно с компанией Iron Mountain Incorporated, оказывающей услуги по хранению и управлению информацией. Специалистам по управлению документами и финансистам федеральных органов власти было предложено оценить состояние управления документами на федеральном уровне. Результаты показывают, что государственные органы ежегодно превышают выделенные на управление документами бюджеты в среднем на 17 процентов, несмотря на то, что всё большие средства тратятся на хранение и управление растущими объемами данных.

В ходе онлайн-опроса под названием «Управление федеральными документами: Преодоление шторма» (Federal Records Management: Navigating the Storm, http://www.meritalk.com/navigating-the-storm ) 100 специалистам по управлению документами и 100 специалистам по финансам государственных органов в сентябре 2012 года было предложено дать оценку их практики управления документами, бюджетов, возможностей для экономии и представлений о будущем. Среди результатов основным является вывод о том, что каждый федеральный орган исполнительной власти тратит в среднем 34,4 млн. долларов год на управление документами, при этом на 5 млн. долларов превышая выделенный бюджет. И, согласно итогам опроса, эти суммы будут только увеличиваться. Государственные органы ожидают, что расходы на управление документами к 2015 году более чем удвоятся (в среднем до 84,1 млн. долларов в год) в связи с ожидаемым за этот период увеличением на 144% объёмов документов.

Исследование показало, что главными причинами превышения выделенных на управление документами бюджетов являются следующие:
  • Документов слишком много – в среднем каждый федеральный орган в настоящее время управляет 209 миллионами документов. В целом федеральным органам исполнительной власти приходится управлять массивом в 8,4 миллиарда документов;

  • Стремительный рост объёмов информации – среднее количество документов у органа власти, как ожидается, вырастет к 2015 году до 511 миллионов, увеличившись на 144% по сравнению с текущими объемами.

  • Разнообразие типов информации – государственные органы всё чаще создают документы во всё более разнообразных видах и форматах. Например, 47% всех документов - электронные, в то время как 41% документов создаются электронно, но затем они распечатываются и далее управляются в бумажном формате.

  • Подход «сделай сам» - 62% федеральных специалистов по управлению документами используют собственные системы организации, но это, возможно, не самый эффективный подход, так как, по мнению 60% специалистам по финансам, проблемы с управлением документами тормозят деловую деятельность государственных органов.
Помимо проблем, связанных с финансированием управления документами и с растущими объемами данных, федеральным органам нужно также исполнять положения директивы Президента об управлении государственными документами, которая представляет собой попытку реформировать политику и практику управления документами в масштабах федерального правительства Директива, принятая в августе 2012 года, требует от каждого органа власти модернизации его политики управления документами за счет использования более эффективных методов работы, включая оцифровку документов и создание новой инфраструктуры, позволяющей минимизировать затраты и способствующей открытости и подотчетности, которые составляют основу инициативы «открытого правительства» Президента Обамы.

«Объемы федеральных документов будут лишь расти, вынуждая увеличивать расходы и делая самостоятельное управление информацией всё более тяжелой задачей для государственных органов», говорит Сью Тромбли (Sue Trombley), управляющий директор по консалтингу компании Iron Mountain. «Этот рост и дополнительное давление со стороны президентской директивы вместе делают управление документами очень сложным и неустойчивым. Большинство государственных органов понимают, что им нужна внешняя помощь, и ищут альтернативы, - включающие в себя разработку стратегического плана, налаживание сотрудничества и подготовки кадров в масштабах государственного органа, внедрение технологических решений, подготовку руководств по политике и обеспечение исполнения этой политики, - направленные на восстановление контроля над ситуацией сегодня и в будущем ».

Респонденты, когда их попросили назвать, какими они видят решения своих проблем управления информацией, упомянули:
  • обучение (43%),
  • увеличение финансирования (33%), а также
  • более основательную поддержку управления документами высшим руководством государственного органа (32%).
Рассматривая эти три фактора, специалисты по финансам видят возможность сокращения расходов на управление документами на 24%, в то время, как специалисты по управлению документами считают достижимой экономию в 36%. Это может означать ежегодную экономию каждым органом исполнительной власти от 8,3 до 2,4 млн. долларов, а в целом в масштабе федерального правительства – от 330 до 495 млн. долларов в год.

Мой комментарий: Но на самом деле, как отметили выше сами авторы исследования, расходы будут лишь расти :)

Чтобы получить на практике эту существенную экономию, компания Iron Mountain рекомендует использовать в качестве «строительных блоков» следующие стратегии:
  • Сделать вопрос управления документами приоритетным – Нужно свести вместе руководителей всех служб/подразделений государственного органа, включая службу ИТ, финансовую службу, представителей основных деловых подразделений, юридическую службу / службу комплайенса, и службу безопасности, чтобы совместно сформировать, внедрить и обеспечить соблюдение культуры управления документами и информацией.

  • Инвестировать в обучение - Регулярное обучение и отработка навыков помогают создать культуру подотчетности и ответственности за управление документами;

  • Разумно проводить оцифровку и своевременно уничтожать документы - распространенной ошибкой при преобразовании бумажных документов в электронный формат является сканирование (и затем сохранение) всего подряд. Вместо этого государственным органам следует продумать, какие документы у них имеются, кто в них нуждается, для каких целей и в течение какого времени; затем оцифровать в первую очередь нужные документы и уничтожить более старые документы, которые более не представляют ценности с точки зрения исполнения требований законодательства и интересов деловой деятельности;

  • По возможности, упрощать деловые процессы - отобрать процессы, которые можно стандартизовать в масштабах всей организации. Программы управления документами имеют больше шансов на успех при наличии консенсуса относительно общих политик / практики,  регламентирующих вопросы доступа, отслеживания сроков хранения и другие процессы.
Доступ к полному тексту отчета можно получить по адресу www.meritalk.com/navigating-the-storm (требуется бесплатная регистрация).

Источник: сайт HeraldOnline.com
http://www.heraldonline.com/2013/03/18/4701035/survey-federal-agencies-overspending.html

Проведение заседаний аттестационных и конкурсных комиссий будет считаться неправомочным без участия членов общественного совета ведомства


Федеральный закон от 30 декабря 2012 г. № 295-ФЗ «О внесении изменений в статьи 22 и 48 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»» закрепил в законодательстве положения об обязательном участии членов общественных советов в работе конкурсной комиссии и аттестационной комиссии федерального органа государственной власти, при которых они созданы. (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2013/01/blog-post_16.html ).

Указом Президента Российской Федерации от 19 марта 2013 года № 208 внесены изменения:
  • в Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 1 февраля 2005 года № 110),

  • в Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 1 февраля 2005 года № 112).
Теперь в состав аттестационной комиссии в федеральном органе исполнительной власти, а также аттестационной комиссии в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, при которых образован общественный совет,  должны быть включены представители этих общественных советов. Общее число представителей и независимых экспертов должно составлять не менее одной четверти от общего числа членов аттестационной комиссии.
    
Кандидатуры представителей общественного совета при государственном органе для включения в состав аттестационной комиссии представляются этим советом по запросу руководителя государственного органа. Проведение заседания аттестационной комиссии с участием только её членов, замещающих должности гражданской службы, теперь не допускается.
    
Аналогичные требования включены и в Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Заседание конкурсной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей от общего числа ее членов. Проведение заседания конкурсной комиссии с участием только ее членов, замещающих должности гражданской службы, не допускается. Решения конкурсной комиссии по результатам проведения конкурса будут приниматься открытым голосованием простым большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании.

Мой комментарий: В Указе сделана интересная оговорка, согласно которой данное требование распространяется только на те государственные органы, при которых созданы общественные советы.

При этом условие об обязательности участия в заседаниях комиссий членов общественных советов может привести к тому, что их деятельность комиссий может быть парализована, в том числе и умышленно, с целью оказания давления. Для этого членам общественных советов ничего не нужно будет  делать – достаточно будет, договорившись, просто не приходить на заседания :)
      
Источник: Кодекс
http://docs.cntd.ru/document/499007935

вторник, 26 марта 2013 г.

Ассоциация ARMA International начинает проводить профессиональную сертификацию специалистов по полномасштабному управлению информацией


Данное сообщение было опубликовано на сайте международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International (  http://www.arma.org ) 13 марта 2013 года.

В условиях нынешней динамичной информационной среды у организаций как никогда велика потребность в специалистах по полномасштабному управлению информацией (information governance, IG. Ни в коем случае не путать с «обыкновенным» управлением информацией – information management. Хотя IG, вообще говоря, то же самое, но звучит моднее и «круче»! :) – Н.Х.), которые могли бы стать их лидерами в деле создания, организации, управления, защиты, использования и уничтожения информации таким образом, чтобы снизить имеющиеся у организаций риски и помочь им в достижении своих ключевых целей. Выявление профессионалов, обладающих необходимой для этого уникальной квалификацией, вот-вот станет намного проще!

Будучи лидером в области полномасштабного управления информацией (хорошо, что это не слышат, например, коллеги из ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM :) – Н.Х.), ARMA International рада представить новую профессиональную сертификацию «Профессионал управления информацией» (Information Governance Professional, IGP). Для получения этой сертификации соискателю необходимо будет продемонстрировать свою компетентность и умение тесно взаимодействовать, в интересах внедрения эффективной программы полномасштабного управления информацией, с руководителями, отвечающими в организации за юридические вопросы, исполнение законодательно-нормативных требований, информационные технологии и основные направления деловой деятельности.

Экзамен на получение статуса IGP

Для получения статуса «Профессионала управления информацией» соискатели должны отвечать требованиям к образованию и опыту работы (4 года обучения в вузе и три года на руководящих должностях в одной из таких областей, как управление документами, архивное дело, юриспруденция, комплайенс, аудит, ИТ, защита персональных данных, информационная безопасность; в отсутствие высшего образования – 6 лет опыта руководящей работы) и сдать ограниченный по времени экзамен, в ходе которого ответить на 140 вопросов с несколькими вариантами ответа. Экзамен, подготовленный экспертами предметной области под руководством специалистов по психометрии (т.е. экспертов по разработке оценок и тестов), позволит  оценить степень владения знаниями, умениями и навыками, необходимыми для компетентного выполнения функций профессионала управления информацией.

Соискатели могут познакомиться с тематикой экзамена ( http://www.arma.org/IGP/blueprint.cfm ) и образцами экзаменационных вопросов (  http://www.arma.org/IGP/sample.cfm ), с тем, чтобы оценить свои знания в шести областях компетенции:
  • Управление связанными с информацией рисками и исполнением законодательно-нормативных требований;

  • Разработка стратегического плана полномасштабного управления информацией;

  • Разработка концепции полномасштабного управления информацией;

  • Создание программы полномасштабного управления информацией;

  • Интеграция управления информацией с деловой деятельностью, организация надзора и контроля;

  • Согласование технологий с концепцией полномасштабного управления информацией.
В организационном плане сертификации проводится независимым органом, в целях поддержания автономии всей сертификационной деятельности и принимаемых решений и независимости от продуктов и услуг ассоциации ARMA International. Решение о присвоении статуса IGP принимается исключительно исходя из способности человека выполнить требования к сертификации.

Стоимость подачи заявки и экзамена

При подаче заявки уплачивается сбор в размере 599 долларов США. Тем, кого экзаменационная комиссия признает несоответствующими требованиям к образованию и опыту, вернут 499 долларов. Первые 125 соискателей смогут пройти тестирование по льготной цене в 250 долларов.

Мой комментарий: Время покажет, насколько успешной окажется эта идея, и не будет ли новая профессиональная сертификация конкурировать с уже завоевавшей авторитет сертификацией CRM (сертифицированный специалист по управлению документами). Обращает на себя внимание то, что пока не предлагается (в отличие от программы CRM) какого-либо систематического обучения.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/policy/infopro/13-03-13/ARMA_International_Introduces_Information_Governance_Professional_Certification.aspx

Арбитражная практика: Отказ в допуске к участию в аукционе за представление бухгалтерских документов в электронном виде привел к его отмене


Некоторые российские государственные заказчики, похоже, до сих пор ещё не в курсе, что мы живем в эпоху смешанного документооборота, и пытаются от участников государственных закупок требовать предоставления документов только на бумажных носителях.

В данном случае, требуя от организации-участника аукциона представление бухгалтерских документов с проставленной отметкой налогового органа, заказчик не учел, что организация сдавала бухгалтерскую отчетность в налоговые органы в электронном виде, и оформление факта сдачи отчетности в электронном виде отличается от той, которая предусмотрена при сдаче отчетности на бумажных носителях. Судам потребовалось дважды рассмотреть дело, чтобы вынести окончательное решение.

Арбитражный суд Республики Саха (Якутия) в сентябре 2011 года рассматривал вопрос о правомочности отказа в допуске к аукциону Государственного унитарного горно-геологического предприятия Республики Саха (Якутия) «Якутскгеология» (дело № А58-2971/2011).

Суть спора

В мае 2011 года Управлением по недропользованию по Республике Саха (Якутия) был проведен аукцион на право пользования недрами с целью геологического изучения, разведки и добычи россыпного золота, в том числе на месторождении «Обещание» в Республике Саха (Якутия). Заявки на участие в аукционе поступили от пяти заявителей. «Якутскгеология» представила заявку на участие в аукционе, которая решением рабочей группы была признана не соответствующей требованиям «Порядка и условий проведения аукциона».

«Якутскгеология» было отказано в приеме заявки без указания оснований принятия такого решения, но, согласно разъяснений Е., оформившего данное уведомление от имени ответчика, оно было  вызвано тем, что «Якутскгеология» не представила копии бухгалтерских документов с отметкой налогового органа об их принятии, а вместо этого представило указанные документы с квитанцией налогового органа об их принятии в электронной форме.

«Якутскгеология» обратилась в суд с иском.

Позиция Арбитражного суда Республики Саха (Якутия)

Суд не согласился с доводами «Якутскгеологии» о том, что представить бухгалтерский баланс, заверенный оригиналом оттиска печати налогового органа, было невозможно в силу того, что данные документы представляются организаций в налоговый орган посредством электронных средств.

По мнению суда, сдача бухгалтерской отчетности в налоговый орган в электронном виде не препятствовала организации представить документы с учетом требований, указанных в информационном сообщении, при этом представление со стороны «Якутскгеологии» аналогичных документов при предыдущем участии в аукционе, в котором она стала победителем,  суд не принял во внимание, поскольку «обстоятельства предыдущего аукциона не являются предметом исследования по заявленному иску».

Суд пришел к выводу об отсутствии оснований для признания недействительным торгов – аукциона, проведенного 17 мая 2011 года управлением по недропользованию по РС (Я) и отказал «Якутскгеологии» в иске о признании торгов недействительными.

Позиция Четвертого  арбитражного апелляционного суда

Четвертый арбитражный апелляционный суд в ноябре 2011 года поддержал позицию суда первой инстанции на том основании, что в «Порядке и условиям проведения аукциона» было определено, что для участия в аукционе необходимо подать в Якутнедра в двух экземплярах сведения о предприятии: копии бухгалтерских балансов (с приложением всех обязательных форм) за год, предшествующий подаче заявки, и за последний отчетный период с отметкой налогового органа об их принятии.

Исследовав приложенные «Якутскгеологией» к заявке сводные годовые отчеты за 2009 и за 2010 годы, включающие в себя, в том числе, бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты об изменениях капитала и другие, а также квитанции об их приеме в электронном виде, апелляционный суд установил, что отметки налогового органа об их принятии, в том числе электронная цифровая подпись уполномоченного лица налогового органа на документах и/или квитанциях, отсутствуют.

На этом основании решение Арбитражного суда Республики Саха (Якутия) было оставлено без изменения, а апелляционная жалоба – без удовлетворения.

Позиция Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа

Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в феврале 2012 года счел ошибочным вывод арбитражных судов об обоснованности отказа в приеме заявки в связи с необходимостью представления бухгалтерских балансов только на бумажных носителях.

Требование конкурсной документации о представлении бухгалтерских документов только на бумажных носителях с доказательством их получения налоговым органом противоречит положениям пункта 5 статьи 15 Закона «О бухгалтерском учете». Соответственно, ввод арбитражных судов об обоснованности отказа в приеме заявки истца со ссылкой на отсутствие копий бухгалтерских документов на бумажных носителях основан на неправильном применении норм материального права.

Вывод апелляционного суда об отсутствии в квитанциях отметок налогового органа о принятии документов также является преждевременным, поскольку к заявке истцом были приложены копии квитанций о приеме бухгалтерских документов в электронном виде. На имеющихся в деле квитанциях содержатся регистрационные номера и отметки налогового органа о времени и датах поступления и принятия налоговым органом документов в электронном виде. В деле также имеются извещения о получении налоговым органом электронных документов и вводе сведений.

Суд отметил, что арбитражными судами не была дана оценка данным извещениям, как не была дана оценка и имеющимся на квитанциях отметкам налогового органа и регистрационным номерам. При этом вопрос о получении (неполучении) налоговым органом от истца бухгалтерских документов в электронном виде в предмет судебного исследования арбитражными судами не был включен.

На этом основании обжалуемые судебные акты были отменены и дело было направлено на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

Позиция Арбитражного суда Республики Саха (Якутия), 2-й этап

Арбитражный суд Республики Саха (Якутия) повторно рассмотрел дело в августе 2012 года.

На этот раз суд обосновал свое решение тем, что положениям Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с п.5 статьи 15) предусмотрено, что бухгалтерская отчетность может быть представлена пользователю организацией непосредственно или передана через ее представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи. При этом при получении бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи пользователь бухгалтерской отчетности обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде.

Налоговый орган подтвердил факт их принятия квитанциями о приемке в электронном виде, также подтвердил, что налоговым органом были приняты именно те бухгалтерские балансы, которые были представлены ответчику в составе заявки на участие в аукционе.

Суд признал недействительным торги – аукцион на право пользования недрами с целью разведки и добычи россыпного золота на месторождение ручей «Обещание» в Республике Саха (Якутия), проведенный 17 мая 2011 года.

Четвертый арбитражный апелляционный суд в октябре 2012 года оставил решение  Арбитражного суда Республики Саха (Якутия) без изменения, апелляционные жалобы Управления по недропользованию по Республике Саха (Якутия) (Якутнедра), закрытого акционерного общества «Победа», общества с ограниченной ответственностью «Виктория» без удовлетворения.

Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в январе 2013 года оставил решения судов двух первых инстанций без изменения, а кассационные жалобы - без удовлетворения.

Источник: сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
http://www.arbitr.ru/ 

понедельник, 25 марта 2013 г.

Конференция РГГУ: Между прошлым и будущим


На протяжении уже ряда лет я ежегодно участвую в основных конференциях отрасли. У каждой у них уже имеется своя история, сложившийся состав участников и обсуждаемых тем. Появление новой конференции – событие редкое, и именно это произошло в Москве 21-22 марта 2013 года, где в Российском государственном гуманитарном университете (РГГУ) прошла международная научно-практическая конференция «Управление документацией: Прошлое, настоящее, будущее», посвященная памяти профессора Т.В.Кузнецовой.

Конференция началась с очень трогательной части: близкие люди, коллеги, ученики, друзья Татьяны Вячеславовны Кузнецовой делились воспоминаниями об этой удивительной женщине, которой в марте 2012 года исполнилось бы 80 лет. И  дальнейшем по ходу конференции многие из выступивших отдали её дань уважения.

Мемориальная часть была подготовлена интересно и с любовью. В частности, на пленарном заседании был показан ряд фрагментов из записанных лекций Т.В.Кузнецовой

Как показало пленарное заседание, многих участников волнует вопрос терминологии. На этой теме подробно остановился директор ВНИИДАД и руководитель кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления М.В.Ларин, рассказавший о тех трудностях, с которыми столкнулись разработчики новой версии терминологического стандарта. У других выступавших тоже было что сказать про основные термины. В итоге выяснилось, что у коллег из РГГУ даже в своём кругу по этому вопросу нет пока единой позиции.

В прямом эфире за ходом конференции наблюдали (и даже выступали) сотрудники и студенты ряда филиалов РГГУ 

Ещё одной интересной для меня темой была стандартизация. С докладом «Стандартизация управления документами: Современное положение дел» выступила Л.Н.Варламова, заместителя заведующего кафедрой автоматизированных систем ДОУ ИАИ РГГУ. Её доклад был посвящен стандартам ИСО серии 30300 системы менеджмента документов. В текущем году ВНИИДАД планирует зарегистрировать официальные переводы на русский язык двух первых стандартов этой серии.

Л.Н.Варламова выступает на секции по электронным документам

С моей точки зрения, несколько подпортила в целом хороший доклад та его забавная часть, в которой Л.Н.Варламова пыталась убедить присутствующих в том, что документы ИСО, имеющие статус не международных стандартов, а технических отчетов и технических спецификаций нельзя принимать в качестве российских национальных стандартов – вероятно, не зная того, что этот статус определяется не какими-то особенностями содержания документов и не порядком обсуждения, а просто процентом поддержавших документ участников профильного комитета ИСО. Скажем, некоторые из стандартов серии 30300 ещё год-два тому назад имели самый низкий статус технических спецификаций. Складывалось, однако, впечатление, что «высокая наука» здесь ни при чем и что коллега таким «относительно честным» способом просто пыталась бросить тень на работу конкурирующего технического комитета ТК459/ПК6, сформированного на базе компании ЭОС, в том числе с участием – угадайте, кого? – представителей ВНИИДАД :) 

С моей точки зрения, каждый технический подкомитет вправе самостоятельно определять свою политику работы над стандартами. Если кто-то считает, что переводить и утверждать в качестве российских ГОСТов нужно только «полноценные» международные стандарты ИСО, то, как говорится, «флаг им в руки» :) Позиция подкомитета ТК459/ПК6 заключается в том, чтобы готовить российские стандарты на основе наиболее востребованных и актуальных для отечественных специалистов документов ИСО, не гоняясь за «бантиками».

Общение в кулуарах: Директор ВНИИДАД М.В.Ларин и Председатель совета директоров компании «ЭОС» В.Э.Баласанян

Конференция, к сожалению, показала, что при подготовке специалистов в области управления документами в РГГУ пока что основной упор делают на изучении методических документов второй половины прошлого века, - и это не может не сказаться на конкурентоспособности выпускников на рынке труда, особенно в коммерческом секторе. Показательно что из всех секционных заседаний наиболее популярным оказалось именно то, которое было посвящено прошлому делопроизводства, а не его настоящему и будущему; на секцию же по проблемам электронных документов в основном пришли студенты и аспиранты, а вот педагогов было немного.

Радует, однако, что сейчас делаются попытки изменить ситуацию. Во второй день конференции Л.Н.Варламова сообщила, что в следующем учебном году в историко-архивном институте откроется новая магистратура под руководством М.В.Ларина, которая будет готовить специалистов в области управления электронными документами и электронными архивами.

Как обычно, самым интересным для меня оказалось участие в работе секций, в первую очередь благодаря тому, что здесь есть возможность более тесно пообщаться с коллегами, задать уточняющие вопросы, а то и поспорить. Порадовали выступления молодых коллег на «электронной» секции, и здесь я бы выделила два доклада:
  • Доклад старшего преподавателя Казанского государственного энергетического университета Э.Р.Султановой «Организация хранения электронных документов в Республике Татарстан», в котором были затронуты вопросы организации хранения электронных документов в единой системе электронного документооборота республики (которая, как известно, изначально для этого вообще не была предназначена);

  • Доклад студентки 3 курса факультета документоведения ИАИ РГГУ Е.А.Шукленковой «Формирование понятия «электронный документ» и «электронная подпись» в законодательстве США».
Хороший фуршет – важная составная часть успеха мероприятия, и здесь организаторы были на высоте

Общее впечатление от конференции у меня положительное - удалось пообщаться со старыми знакомыми, наладить новые контакты, услышать об интересном опыте регионов и, что особенно приятно, увидеть многообещающую молодёжь, изучающую не пресловутые миллиметры слева-справа, а востребованные современные темы.

Организаторы очень постарались, чтобы мероприятие прошло на хорошем уровне. Выступили представители ряда ведущих российских ИТ-компаний. В конференции приняли участие зарубежные коллеги из Польши и Украины, так что она  действительно была международной. Кстати говоря, когда я рассказала украинским коллегам о планах ВНИИДАД изучить электронные архивные форматы и подготовить соответствующий научный доклад (см. http://archives.ru/documents/project/programma-tematika-nir.shtml ), они по-соседски предложили заглянуть к ним на сайт – ещё в 2010 году они идентифицировали ряд архивных форматов (см. например, презентацию «Долгосрочное хранение электронных документов», http://tsdea.archives.gov.ua/ru/other/present/PDFA.rar ; а также рекомендации проведенного 14 июня 2012 года круглого стола «Проблемы внедрения электронного правительства и развития электронного бизнеса в Украине», http://tsdea.archives.gov.ua/ru/?page=rek_14062012 ) ...

Думаю, не случайно в последний день многие участники высказали надежду на то, что конференция будет проводиться регулярно. Это было бы здорово, ведь, как мне кажется, организаторам удалось найти ту «золотую середину» в освещении проблем в управлении документации в прошлом, настоящем и будущем, которая может стать ее изюминкой и визитной карточкой; и привлечь к участию целую группу ранее «неохваченных» коллег.

Источник: сайт РГГУ
http://fd-iai.rggu.ru/news.html?id=2626921

Штат Виктория, Австралия: Идёт работа над онлайн-системой ORDA, поддерживающей разработку перечней и установление сроков хранения


Данная заметка Дэвида Брауна (David Brown) была опубликована 18 марта 2013 года на блоге Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

В части разработки указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также типовых перечней, ключевым в деятельности Управления государственных документов штата Виктория (PROV) является внедрение онлайн-приложения по установлению сроков хранения (Online Retention and Disposal Application, ORDA). Система  ORDA представляет собой веб-приложение, разработанное Управлением государственных документов штата Западная Австралия (State Records Office of Western Australia, SROWA) в ходе проекта, выполненного в рамках Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI).

Пользуясь тем, что участникам ADRI, желающим внедрить у себя это приложение, предоставляется полный и свободный доступ к необходимым кодам, PROV приступил к установке и внедрению системы ORDA.

Чтобы система ORDA могла использоваться самим Управлением, государственными органами штата и консультантами, участвующими в разработке указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities), мы сейчас изучаем, в какой мере ORDA сможет удовлетворить наши деловые потребностей, в том числе следующие:
  • Система должна надлежащим образом обеспечивать управления процессами экспертизы ценности, начиная от подготовки первоначального проекта указаний по срокам хранения, их рассмотрения и последующего утверждения, и вплоть до их отмены по мере замены со временем обновленными указаниями;

  • Это должен быть гибкий инструмент, простой в использовании для внешних пользователей при разработке ими своих сроков хранения, который бы позволил реализовать те возможности повышения эффективности, которые способен дать системный подход (посредством использования выпадающие меню выбора вариантов, включения ссылок на типовые перечни и т.д.);

  • Система должна поддерживать сопоставление решений об уничтожении или передаче документов с более общей концепцией экспертизы ценности, в т.ч. поддерживать автоматизированное создание отчетов по итогам такого анализа и обратную связь с внешними пользователями посредством системы отмаркированных полей комментариев;

  • При разработке собственных сроков хранения у внешних пользователей должна быть возможность отыскивать существующие аналогичные указания, что будет способствовать принятию обоснованных решений;

  • Система должна поддерживать импорт указаний по срокам хранений из инструментов, разработанных третьими сторонами, а также иметь возможность экспорта для поддержки управления сроками хранения в EDRMS-системах управления электронными документами и информацией;

  • В системе должны быть средства создания отчетов, позволяющие отслеживать ход процессов экспертизы ценности;

  • Система должна обеспечивать возможность захвата и хранения данных из указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, и поддерживать использование этих данных различными способами и для различных целей.
Мы предполагает ввести систему ORDA в эксплуатацию в PROV в конце 2013 года.

Дэвид Браун (David Brown)

Мой комментарий: Похожая система уже создана Национальными Архивами США в рамках системы электронного архива ERA.

Источник:  сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/orda-online-retention-and-disposal-application

Интернет-ресурс «Российская общественная инициатива» будет включен в инфраструктуру «электронного правительства»


Во исполнение Указа Председателя Правительства №183 от 4 марта 2013 года «О рассмотрении общественных инициатив, направленных гражданами Российской Федерации с использованием интернет-ресурса “Российская общественная инициатива”» , Дмитрий Медведев дал следующие поручения:

Минкомсвязи России и Минэкономразвития России поручено включить интернет-ресурс «Российская общественная инициатива» в инфраструктуру, обеспечивающую информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме». Сделано это должно быть до 15 апреля 2013 года.

Минэкономразвития России и Минкомсвязи России совместно с высшими должностными лицами (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации должны до 10 апреля 2013 года привести свои нормативные акты в соответствие с Указом Президента.

Минэкономразвития России и Минкомсвязи России до 10 апреля 2013 года должны представить предложения по составу экспертной рабочей группы федерального уровня, которая будет рассматривать общественные инициативы, направленные гражданами с использованием интернет-ресурса «Российская общественная инициатива».

Мой комментарий: Времени почти не осталось, так что, похоже опять все будет делаться в пожарном порядке. Особенно маловвероятно в столь короткий срок привести в соответствие акты органов исполнительной власти.

Источник: Сайт Правительства Российской Федерации
http://правительство.рф/docs/23332/ 

воскресенье, 24 марта 2013 г.

Арбитражная практика: За неисполнение предписания о представлении документов общество оштрафовано на 600 тысяч


В действующем законодательстве имеется немало положений, обязывающих организации предоставлять регулирующим и контролирующим органам необходимую для проведения проверок информацию и устранять выявленные в ходе проверок нарушения. 

Для доведения до организаций своих требований контролирующие органы используют предписания, оформленные в виде постановлений, представлений, решений и т.д., за неисполнение которых законодательством предусмотрено привлечение организаций к административной ответственности и значительные штрафы.

Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в мае 2012 года (дело № А56-21185/2012) рассматривал вопрос о правомерности наказания организации в виде штрафа в размере 600 тысяч рублей за неисполнение предписания регионального отделения Федеральной службы по финансовым рынкам в Северо-Западном Федеральном округе (ФСФР) о предоставлении необходимых для проведения проверки документов. 

Суть спора


В связи с поступлением жалобы гражданки А. Региональным отделением Федеральной службы по финансовым рынкам в Северо-Западном Федеральном округе (РО ФСФР) в ноябре 2011 года в адрес ЗАО «Васильковская ДПМК» было направлено предписание, в соответствии с которым общество в течение семи рабочих дней с даты получения предписания должно было представить в ФСФР ряд документов:
  • копии лицевого счета А.,

  • копии документов, послуживших основанием для внесения в лицевой счет А. (в журнал учета акционеров общества) записей о переходе прав собственности на акции общества.
Поскольку в установленный срок обществом предписание о представлении документов в полном объеме не было исполнено, РО ФСФР в январе 2012 года вынесло постановление о назначении административного наказания в виде штрафа в размере 600 тысяч руб.

Не согласившись с наказанием, общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области

При рассмотрении дела суд, прежде всего, рассмотрел вопрос о том, вправе ли был контролирующий орган использовать такой инструмент, как предписание, для истребования документов, и по той ли статье Кодекса об административных правонарушениях организация была привлечена к ответственности.

В соответствии с частью 9 статьи 19.5 КоАП РФ, невыполнение в установленный срок законного предписания федерального органа исполнительной власти в области финансовых рынков или его территориального органа влечет наложение крупного административного штрафа. По мнению суда, основное назначение такого предписания - пресечение нарушений законодательства о ценных бумагах, и оно применяется с целью принудить нарушителя к прекращению противоправных действий или бездействия.

Предписание о представлении документов является одним из инструментов проведения проверки, способом получения ФСФР и её региональными отделениями соответствующей информации, и невыполнение подобного предписания не рассматривается Административным регламентом в качестве основания для возбуждения дела об административном правонарушении по части 9 статьи 19.5 КоАП РФ.

Непредставление или нарушение порядка либо сроков представления в федеральный орган исполнительной власти в области финансовых рынков или его территориальный орган отчетов, уведомлений и иной информации, либо представление информации не в полном объеме и (или) недостоверной информации, если эти действия (бездействие) не содержат уголовно наказуемого деяния, образуют состав правонарушения, ответственность за которое установлена другой статьей КоАП РФ - статьёй 19.7.3 «Непредставление информации в федеральный орган исполнительной власти в области финансовых рынков» (предусматривающей не менее жёсткое наказание).

На этом основании суд признал незаконным и отменил постановление ФСФР, вынесенное в отношении ЗАО «Васильковская ДПМК». В итоге получалось, что организация избегала наказания благодаря тому, что РО ФСФР привлекло её к ответственности по «не той» статье КоАП.

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в августе 2012 года рассмотрел апелляционную жалобу Регионального отделения и не установил оснований для ее удовлетворения.

Позиция Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в ноябре 2012 года не согласился с позицией судов первой и второй инстанций.

Право ФСФР запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по отнесенным к ее компетенции вопросам, предусмотрено пунктом 6.1 Положения о Федеральной службе по финансовым рынкам, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.08.2011 № 717.

Согласно пункту 21 Административного регламента по исполнению Федеральной службой по финансовым рынкам государственной функции контроля и надзора (утв. приказом ФСФР России от 13.11.2007 № 07-107/пз-н), направление в адрес проверяемой организации предписания о предоставлении документов и анализ полученных документов являются частью последовательности действий при камеральной проверке.

При проведении камеральной проверки ФСФР России вправе истребовать у организации любые необходимые для проведения камеральной проверки и решения вопросов, относящихся к компетенции ФСФР России, объяснения, сведения и документы.

Таким образом, предписание выносится не только в целях прекращения и предотвращения правонарушений на рынке ценных бумаг, но и по иным вопросам, отнесенным к компетенции ФСФР России или ее территориального органа. При этом направление предписания проверяемой организации при проведении камеральной проверки не ставится в зависимость от наличия факта правонарушения на рынке ценных бумаг этой организацией.

На этом основании суд сделал вывод о том, что оспариваемое предписание ФСФР является для общества обязательным для исполнения. Его неисполнение является административным правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную частью 9 статьи 19.5 КоАП РФ.

Поскольку суды двух инстанций неправильно квалифицировали совершенное обществом административное правонарушение, их судебные акты были отменены, как основанные на неправильном применении норм материального права. Суд отказал обществу в удовлетворении заявления, и оставил в силе решение ФСФР о наложении штрафа.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/