вторник, 31 января 2012 г.

США: Проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов в киноиндустрии

Современная киноиндустрия чрезвычайно активно использует цифровые технологии для создания кинопродукции. Ежегодно создаются многие терабайты данных, и, соответственно, всё острее встает проблема обеспечения их долговременной сохранности. Этот вопрос привлёк к себе внимание американской Академии киноискусства, которая заказала проведение специальных исследований этого вопроса.

Первое такое исследование было проведено в 2007-2008 годах. По его итогам был опубликован отчёт «Электронная дилемма: Стратегические проблемы с архивацией и предоставлением доступа к электронным киноматериалам» (The Digital Dilemma: Strategic Issues in Archiving and Accessing Digital Motion Picture Materials, http://www.artmob.ca/files/pdf-stc_digital_dilemma.pdf ).

В отчёте отмечалось, что если к сохранению мастер-копии готового фильма относятся серьёзно (записывая цветовые каналы по отдельности на стабильную черно-белую плёнку с гарантированным сроком хранения не менее 100 лет, и помещая плёнки в холодное защищённое удаленное хранилище), то сохранение многочисленных электронных рабочих материалов (при работе над одним фильмом создается до 2 петабайт электронных данных) представляет собой проблему. Были приведены интересные цифры: ежегодные расходы на обеспечение сохранности аналоговой мастер копии одного фильма составляют чуть больше тысячи долларов, в то время, как аналогичные расходы на электронную мастер копию (объёмом порядка 8 терабайт) на порядок больше – 12,5 тысяч долларов.

На днях академия опубликовала отчет по итогам второго исследования по данному вопросу: «Электронная дилемма 2: Проблема с точки зрения независимых производителей кинофильмов, представителей документального кино и некоммерческих аудиовизуальных архивов» (The Digital Dilemma 2 Perspectives from Independent Filmmakers, Documentarians and Nonprofit Audiovisual Archives, отчет можно скачать по на сайте Академии http://origin-www.oscars.org/science-technology/council/projects/digitaldilemma2/ при условии бесплатной регистрации).

В этом отчете основное внимание уделено наиболее острым проблемам, с которыми сталкиваются независимые кинематографисты, документалисты и некоммерческие аудиовизуальные архивы. В то время, как на долю независимых производителей приходится 75% выходящих в прокат кинофильмов, у этих сообществ обычно нет тех ресурсов, персонала и финансирования для решения вопросов сохранности, которые имеются у крупных голливудских киностудий и других крупных богатых организаций. Независимые кинематографисты создают – а некоммерческие киноархивы собирают и хранят - значительную часть аудио- и кинематографического наследия. При проведении данного исследования Академия киноискусства объединила усилия с Национальной программой по развитию инфраструктуры и обеспечению долговременной сохранности электронной информации (National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, NDIIPP) Библиотеки Конгресса США, в убеждении, что эти сообщества не должны быть забыты.

В ходе исследования были проведены беседы с рядом производителей, распространителей и маркетологов, а также более широкий онлайн-опрос независимых производителей. Кроме того, представительная группа некоммерческих аудиовизуальных архивов предоставила сведения о деятельности в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, в том числе информацию о контенте, который они получают в виде изначально-электронных файлов, об их текущей практике переформатирования контента в интересах его долговременной сохранности, и об их общей электронной инфраструктуре, политиках и стратегиях финансирования.

Сделанные в отчете выводы говорят о том, что для этих различных и широко разбросанных лиц и организаций существует настоятельная необходимость заняться, пока не поздно, решением проблемы обеспечения электронной сохранности, чтобы не было невозвратно утрачено культурно-историческое наследие, представителями которого они являются.

По поводу данного отчета острую статью под заголовком «Академии поднимает тревогу по поводу хрупкости электронных материалов» опубликовал 18 января 2012 года на сайте Variety Дэвид Коэн (David S. Cohen). Подзаголовок статьи констатирует: «Научно-технический отчет говорит о коротком сроке жизни неплёночных форматов». Ниже приводится перевод этой статьи (с некоторыми сокращениями):
В тот самый день, когда открылся кинофестиваль Sundance, а фирма «Истман Кодак» подала заявление о банкротстве, Академия киноискусства вылила ушат ледяной воды на электронную революцию в производстве кинопродукции.

Обеспечение долговременной сохранности кинофильмов является постоянной проблемой для всей отрасли, но в своём новом докладе Академия предупреждает, что срок жизни фильмов, снятых или завершенных с использованием электронных технологий, может оказаться столь коротким, что утраты могут иметь место ещё до их выхода в прокат. Хуже всего то, что независимые производители и документалисты, чьи работы в наибольшей степени подвержены риску, похоже, склонны игнорировать опасность.

Если первый отчет, выпущенный в 2007 году, был посвящен киностудиям, то второй посвящен проблемам независимых производителей и документалистов, и в нём сделан следующий вывод: «технологии, упрощающие создание кинопродукции, одновременно являются причиной того, что не гарантирован долговременный доступ к ней». Выявленное игнорирование этими сообществами хрупкости электронных файлов, возможно, не имеет большого значения – у этих секторов киноиндустрии в любом случае нет ресурсов для решения данной проблемы.

Соавтор отчёта, член научно-технического совета Милт Шефтер (Milt Shefter) так сказал корреспонденту издания Variety: «Время для проведения исследований закончилось. Нам нужно найти какие-то решения, либо мы потеряем массу материалов».

Говоря коротко, длительность хранения электронных материалов, будь то на жестких дисках, DVD или на твердотельной памяти, и близко не подходит к более чем столетнему сроку хранения, который обеспечивает пленка. Продолжительность жизни электронных носителей информации измеряется годами, а не десятилетиями, и файловые форматы способны устаревать не за годы, а за считанные месяцы. Как отмечается в докладе, эта проблема затрагивает не только библиотечные материалы, но и фильмы, ждущие выхода в прокат. «В целом», - отмечается в докладе, - «тем фильмам независимых производителей, которым повезёт попасть в прокат, удается это сделать спустя существенно большее время, чем фильмам производства крупных студий. Этот период может превысить допустимый срок «хранения на полке» любых электронных материалов, - т.е. ко времени выпуска в прокат электронные данные могут стать недоступными.»

«Большинство опрошенных во время подготовки данного отчета кинематографистов не были осведомлены о бренности электронного контента и о том, насколько короток срок его хранения (при хранении по принципу «положил-забыл») по сравнению с 95-летним и более сроком, в течение которого, по американскому законодательству, кинематографисты могут сохранять и эксплуатировать имущественные авторские права на свои работы».

Значительная часть созданного независимыми производителями контента, говорится в докладе, может быть потеряна раньше, чем будут использованы все преимущества от 95-летней защиты имущественных авторских прав.

Неосведомленность производителей кинопродукции о данной проблеме Шефтер назвал «вероятно, самым большим сюрпризом для нас». «Они думают в первую очередь о преимуществах электронных рабочих процессов», говорит он, «но не задумываются над тем, что будет с их (электронными) мастер-копиями. Работа строится таким образом, чтобы сделать фильм, представить его аудитории, а затем переходить к следующему».

Также сюрпризом для исследователей Академии стала неосведомленность документалистов об уязвимости электронных файлов. Напротив, они, как правило, радовались легкости доступа к отснятым материалам в век электронных технологий. Когда исследователи заговорили о том, что из-за несохранения электронных файлов может образоваться «черная дыра, охватывающая последние 25-30 лет», то, по словам Шефтера, «до них эта мысль не дошла».

«Главное отличие между аналоговым и цифровыми носителями информации заключается в том, что аналоговые носители можно было хранить по принципу «положил и забыл»», объясняет Шефтер. «Электронными же данными необходимо активно управлять».

Такое активное управление, однако, обходится дорого - намного дороже, чем помещение плёнки в защищённое хранилище. Даже когда производители и предпринимают меры, они сталкиваются с непреодолимой проблемой: единственно надежным способом длительного архивного хранения электронных графических образов является их перевод в аналоговый вид. На сегодня наилучшим архивным решением является печать фильма на плёнку, в идеале – печать на чёрно-белую пленку по отдельности трёх цветовых слоёв. Это очень дорогое решение.

Академия, по словам директора её научно-технического совета Энди Мальца (Andy Maltz), делает все возможное, чтобы способствовать решению этой проблемы. «Один из ключевых вопросов при обеспечении долговременной сохранности – использование стандартных файловых форматов, с тем, что если вы можете восстановить поток битов, то вы будете знать, что они означают и как они должны отображаться на экране». Проект Академии «Концепция обмена графическими образами» (Image Interchange Framework) помогает разрабатывать такие стандарты, и первый из них будет опубликован уже в этом году.

Академия координирует усилия Голливуда по взаимодействию с Библиотекой Конгресса и с другими отраслями с целью поиска методов архивации электронных данных. Но, говорит Мальц, «Обеспечение архивного срока хранения своих продуктов – задача самих производителей». К счастью для индустрии развлечений, она не одна столкнулась с этой проблемой. Банковский сектор, медицина, энергетика и другие отрасли должны сохранять электронные данные куда дольше, чем несколько лет, и все они сейчас в поисках все того же неуловимого прорывного решения.

В докладе подчёркивается, что, если обеспечение долговременной сохранности не станет требованием, учитываемым в стратегиях планирования, бюджетирования и маркетинга, то она останется в равной степени проблемой для независимых производителей, документалистов и архивов. «Эти сообщества, и национальное артистическое и культурное наследие, очень выиграли бы от разработки всеобъемлющего, скоординированного плана обеспечения электронной сохранности для будущего».

Доклад включает в себя предложения по расширению образовательных программ, обмена информацией и сотрудничества между архивами и другими организациями.

Шефтер подчеркнул, что ни научно-технически совет, ни данный отчет не ставят под сомнение электронные технологии производства кинопродукции, дающие в ряде случаев «огромные преимущества». По его словам, «Ставится вопрос о том, что, по мере того, как мы осваиваем преимущества новой технологии, одной вещи недостаёт: обеспечения долгосрочного гарантированного доступа. Это нам обеспечивал мир аналоговых технологий, и мы считаем, что любые новые технологии должны обеспечивать не меньшее».

Дэвид Коэн (David S. Cohen)
Источники: сайт Академии киноискусства / сайт Variety
http://origin-www.oscars.org/science-technology/council/projects/digitaldilemma2/download.php
http://www.variety.com/article/VR1118048861/

Правительством установлены правила заполнения счетов-фактур, в том числе и электронных

Этот документ ждали очень давно, поскольку без него невозможно было начать практическое использование в стране электронных счетов-фактур, - и, наконец, дождались! Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» должно, наконец, дать «зелёный свет» применению современных технологий при ведении счетов-фактур и ряда других видов документов.

Сразу хочу подчеркнуть: документ также существенно меняет порядок работы с соответствующими документами на традиционных носителях.

Регламентированы формы и порядок ведения, учета и хранения следующих документов:
  • Счета-фактуры,
  • Корректировочного счета-фактуры,
  • Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур,
  • Книги покупок, и
  • Книги продаж.
Федеральная налоговая служба (ФНС) в ближайшее время собирается утвердить коды видов операций по налогу на добавленную стоимость (НДС), необходимые для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (п.3 Постановления).

Пока непонятно, с какого момента нужно начинать работать по-новому

К сожалению, в самом постановлении не определен порядок вступления в силу новых правил. По информации «Консультант Плюс» (см.: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=125209 ) постановление было опубликовано в «Собрании законодательства РФ», 16.01.2012, № 3, ст. 417. Номер журнала должен был выйти в свет 27 - 30 января.

Согласно общему порядку для Постановлений Правительства, они вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования, т.е., в данном случае, с 24 января 2012 года. В то же время статья 5 части первой Налогового Кодекса РФ предусматривает, что изменения законодательства о налогах должны вступать в силу не ранее начала очередного налогового периода по налогу на добавленную стоимость, т.е. с 1 апреля 2012 года.

По неофициальной информации компании «Консультант Плюс», ФНС в настоящее время готовит разъяснения по этому вопросу.

Составление и регистрация счетов-фактур

Думаю, что бухгалтерам предстоит в ближайшее время приложить серьезные усилия по освоению новых правил заполнению формы счета-фактуры. Среди требований есть несколько таких, которые напрямую относятся к делопроизводству.

Прежде всего, в форме счета-фактуры предусмотрено, что все исправления, внесенные в счет фактуру, должны учитываться, а все изменения - регистрироваться. В зависимости от того, какого рода эти изменения, придется составлять либо корректировочную счет-фактуру, либо создавать новую версию старой. Корректировочная счет-фактура выставляется в случае, если изменения произошли в результате выполнения определенных условий договора, согласно которым изменяется цена и (или) количество (объем) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) (см. п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

В случае если изменения произошли «в результате исправления технической ошибки, возникшей в результате неправильного ввода данных о цене и (или) количестве отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в информационные системы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета, или в связи с арифметической ошибкой продавца» (см. Письмо Минфина РФ от 30 ноября 2011 года № 03-07-09/44), то создается новая версия счета-фактуры, содержащая информацию о номере исправления и дате его внесения (строка 1-а).

Это может серьезно усложнить внесение любых исправлений в счета-фактуры. Сейчас технически исправления вносятся гораздо проще.
Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

29. Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Стало: «Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения» (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137)

7. В счета-фактуры, составленные с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 на бумажном носителе или в электронном виде, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур в соответствии с настоящим документом.

В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления.
Теперь придумана такая «незамысловатая» схема, что разобраться в ней, не имея технического образования и «без пол-литры» нелегко. Думаете, я преувеличиваю? Судите сами:
7. При внесении в счет-фактуру исправлений после составления к нему одного или нескольких корректировочных счетов-фактур в графах 3 - 6, 8 и 9 исправленного счета-фактуры указываются показатели без учета изменений, указанных в графах 3 - 6, 8 и 9 по строке Б (после изменения) и в графах 5, 6, 8, 9 по строкам В (увеличение), Г (уменьшение) одного или нескольких корректировочных счетов-фактур, составленных к этому счету-фактуре.
Стоит обратить внимание на то, что впервые установлены требования к порядку нумерации счетов-фактур (п.1 Приложения № 1), различающиеся в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.

Таблица 1. Требования к порядку формирования номера счета-фактуры

С моей точки зрения, теперь возникает потребность во внутреннем нормативном регулировании порядка нумерации счетов-фактур в организации, поскольку нарушение установленных Постановлением Правительства требований может послужить поводом для отказа в возврате НДС.

Изменены требования к порядку подписания счетов-фактур:
  • Если раньше в форме счета-фактуры была предусмотрена подпись руководителя организации и главного бухгалтера, то теперь вместо них счета-фактуры могут пописать «иные уполномоченные лица»,

  • При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.
Получается, что требования к оформлению счетов-фактур на бумажных и электронных носителях различаются, что, с моей точки зрения, в корне неправильно. Неизбежно возникает вопрос: если при составлении счета-фактуры в электронном виде считается достаточным подписание его руководителем (или уполномоченным им лицом), то зачем требовать две подписи при составлении счета-фактуры на бумаге?

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124837

понедельник, 30 января 2012 г.

Международный совет архивов: Начато закрытое обсуждение комплекта материалов, помогающих внедрять требования к системам управления документами ICA-Req (ISO 16175)

Нет, не одобряет Международный совет архивов (МСА) такие новомодные штучки, как открытость и публичность обсуждения проектов стандартов и руководств. На сегодняшний день это, пожалуй, самая консервативная и закрытая из организаций, занимающихся разработкой стандартов в области управления документами и архивного дела – и, как мне кажется, это не повышает её авторитет.

Заговорила я об этом в связи с тем, что группа разработчиков стандарта ICA-Req, утвержденного международный стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments, материалы о нём см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/ICA-Req ), подготовила проекты комплекта документов, которые должны помочь заинтересованным организациям внедрять у себя этот стандарт.

Сейчас начато – и продлится до 28 февраля 2012 года – обсуждение этих материалов, однако для участия в нём нужно очень сильно попросить организаторов, поклясться в своем хорошем знании стандарта ISO 16175 … Поневоле складывается впечатление, что разработчики не уверены в качестве подготовленных ими документов и боятся по-настоящему открытого обсуждения. В самом деле, какие ещё могут быть причины для подобной закрытости – ведь не боязнь же за утечку гениальных идей? :)

По крайней мере, список подготовленных материалов был оглашен в письме, выложенном на форуме МСА. Он включает:

Продукт 1: Материалы для продвижения стандарта
  • ICA-Req для аудиторов и омбудсменов
  • ICA-Req для производителей программного обеспечения
  • ICA-Req для руководителей
  • ICA-Req для специалистов по работе с документами
  • ICA-Req для ИТ-специалистов
Продукт 2:  Инструмент для оценки готовности к работе с электронными документами (e-readiness assessment tool)

Продукт 3: Детальное руководство по внедрению первого модуля ICA-Req «Основные положения и принципы»

Продукт 4: Детальное руководство по внедрению третьего модуля ICA-Req «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах»
  • Руководство по определению, оценке и удовлетворению требований к управлению документами,

  • Выявление документов, хранящихся в деловых системах, с использованием технического отчета ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ деловых процессов в отношении документов».
Продукт 5: Сводное руководство по специфическим проблемам внедрения третьего модуля ICA-Req, связанным с вопросами управления документами

Продукт 6: Варианты внедрения на основе сценариев
  • Требования с точки зрения управления документами к деловым системам на основе баз данных,

  • Требования с точки зрения управления документами к деловым системам, хранящим внутри себя документы,

  • Требования с точки зрения управления документами к многоцелевым деловым системам.
Продукт 7: Примеры из практики (Case studies)

Продукт 8: Сводное руководство по внедрению стандарта на французском языке

Продукт 9: Детальное руководство по внедрению стандарта на французском языке

Обучающие модули:
  • Обучение по второму модулю ICA-Req «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» для специалистов по работе с документами,

  • Обучение по третьему модулю ICA-Req для специалистов по работе с документами,

  • Обучение по третьему модулю ICA-Req для ИТ-специалистов и владельцев деловых процессов.
Источник: листсерв МСА

Арбитражная практика: Субсидиарная ответственность в 13 миллионов рублей за несохранение документов по дебиторской задолженности

В делах о банкротствах бывших руководителей все чаще привлекают к субсидиарной ответственности. На это раз на бывшего руководителя был перенесен долг организации в 13 млн. рублей.

Разбираться с вопросом в феврале 2011 года пришлось Арбитражному суду Кемеровской области (дело № А27-22130/2009).

Суть спора

ООО «Строительная компания «Каскад»» в мае 2010 года было признано банкротом, и был утвержден конкурсный управляющий. В октябре 2010 года в арбитражный суд поступило заявление конкурсного управляющего о привлечении бывшего руководителя должника П. к субсидиарной ответственности. Общая сумма требований кредиторов, включенных в реестр требований кредиторов, составила более 13 миллионов рублей.

В качестве основания для привлечения П. к субсидиарной ответственности конкурсный управляющий назвал неисполнение обязанности по передаче ему документов, подтверждающих дебиторскую задолженность должника, отсутствие первичных документов, подтверждающих дебиторскую задолженность согласно списку дебиторов, а также документов по дебиторской задолженности, поименованных в пояснительной записке от 10.04.2010 №4Б.

Бывший руководитель, в свою очередь, утверждал, что вся документация организации была передана конкурсному управляющему по акту от 24.05.2010 года. Документы по дебиторской задолженности у руководителя должника отсутствовали, поскольку были переданы в налоговый орган для проведения выездной налоговой проверки, и не были возвращены налоговым органом руководителю должника.

Позиция Арбитражного суда Кемеровской области

Первичные учетные документы являются составной частью системы ведения бухгалтерского учета; их составление, учет и хранение в силу закона обязан обеспечить единоличный исполнительный орган общества - в данном случае его руководитель.

Суд счел, что сам факт отсутствия и непередачи конкурсному управляющему документов, подтверждающих дебиторскую задолженность общества, свидетельствует о наличии оснований для привлечения ответственного лица к субсидиарной ответственности по п. 5 ст. 10 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)», - поскольку отсутствие первичных документов бухгалтерского учета по дебиторской задолженности влечет невозможность удовлетворения требований кредиторов, оспаривания сделок должника с целью возврата имущества в конкурсную массу (оценки правомерности произведенного зачета) и т.д., т.е. влечет причинение вреда кредиторам.

Так, конкурсным управляющим была проведена претензионная работа в отношении дебиторов, указанных в списке от 30.06.2009 года, в результате чего от ООО «Стройкомплект», ООО «Кузбассэлектромонтаж» получены отказы в удовлетворении требований в связи с тем, что конкурсным управляющим не приложены первичные документы, подтверждающие дебиторскую задолженность.

Суд отметил, что тот факт, что у ООО не было определенного места для хранения документации, не может являться основанием для освобождения П. от ответственности и, напротив, по мнению суда, свидетельствует о вине руководителя должника. Суд полагает, что П.  как руководитель должника, действуя разумно и добросовестно, обязан был обеспечить надлежащие условия хранения документации, не мог не знать об обязанности руководителя должника обеспечить надлежащее ведение бухгалтерского учета и отчетности, сохранность соответствующей документации .

Доводы П. о том, что первичные документы были изъяты в ходе проведения налоговой проверки, и не были впоследствии возвращены должнику, противоречат имеющимся в деле доказательствам. Судом было установлено, что в ходе проведения налоговой проверки должником были предоставлены копии документов.

Суд удовлетворил заявление конкурсного управляющего ООО о привлечении П. к субсидиарной ответственности и взыскании с него более 13,6 млн. рублей.

В  июле 2011 года Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа оставил решение Арбитражного суда Кемеровской области без изменения.

Бывший руководитель обратился с заявлением о пересмотре решений судов в порядке надзора.

Коллегия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в сентябре 2011 года (определение № ВАС-12216/11) сочла, что оснований для переоценки выводов судов, сделанных на основании исследованных ими фактических обстоятельств и представленных доказательств, не имеется, и отказала в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации для пересмотра в порядке надзора.

Источник:  Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/ 

воскресенье, 29 января 2012 г.

Квебек (Канада): Деловые и архивные документы

Терминологические споры идут и во франкоязычном мире. Этой теме посвящена заметка франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge), опубликованная на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge» 16 января 2012 года под названием «Documents d’activité et archives».

С профессиональной точки зрения, 2011 год завершился отказом от использования смешной фразы «управление записями» (gestion des enregistrements)  в качестве буквального перевода термина «управление документами» (records management). Новый стандарт ISO 30300 теперь официально разделяет понятия «деловые документы» и «архивные документы» - позиция, которую я отстаивал с 1983 года:
  • Деловые документы (documents d’activité, англ. records): «информация [вне зависимости от вида носителя, формы или формата] созданная или полученная, и в дальнейшем сохраняемая в качестве доказательства или актива физического или юридического лица, во исполнение им своих юридических обязательств или в интересах его деловой деятельности». (Это – хорошо знакомое определение понятия «документ» из стандарта ISO 15489-1:2001, известного у нас как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, повторенное с небольшими изменениями в новом стандарте ISO 30300 – Н.Х.)

  • Архивные документы (archives): «Документы постоянного хранения; деловые документы, сохраняемые для постоянного использования». Данный термин также, помимо прочего, ассоциируется с местом хранения архивных документов (dépôt d’archives - архивохранилище). (Согласно ISO 30300, ещё одно значение термина «архив» - это, как у нас, организация или её подразделение, отвечающие за отбор, принятие на хранение, обеспечение сохранности и предоставление доступа к архивным документам – Н.Х.)
Это совершенно ясные формулировки, отражающие реальность: деловые документы могут быть активными (в текущем делопроизводстве - documents actifs (courants)), полуактивными (semi-actifs, semi-courants) или неактивными (готовыми к уничтожению по мере того, как они утратят свою ценность). К архивным относятся те деловые документы, что подлежат постоянному хранению вследствие их архивной (archivistique), исторической или культурной ценности. Задачей системы управления деловыми документами является обеспечение возможности использования документов для выполнения организацией своей миссии и для целей внутреннего управления организацией. Выявление и обеспечение сохранности архивных документов является результатом систематического управления жизненным циклом деловых документов. Два объекта управления объектами: две профессии.

Круг замкнулся: профессия возвращает к истокам управления документами (records management) и управления архивными документами (archives management), которые  американцы практиковали в Квебеке  с конца 1960-х годов. Использование такой международной точки зрения сулит многообещающее будущее для продвижения наших профессиональных услуг.

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Источник: блог Мишеля Робержа
http://gestarcarnets.blogspot.com/2012/01/504-documents-dactivite-et-archives.html

суббота, 28 января 2012 г.

Новая Зеландия: В марте 2012 года пройдёт конференция по вопросам обеспечения долговременной сохранности документов и информации, часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/2012-i.html )

Доклад, представленный на конференцию Юэном Кокреном (Euan Cochrane) из Архивов Новой Зеландии и Дирком фон Суходолецем (Dirk von Suchodoletz) из университета немецкого города Фрайбурга, называется «Создание, отображение и форматы файлов» (File Creation, Rendering and Formats).

Файлы, которые, как мы принимаем по умолчанию, форматируется в соответствии с одним и тем же стандартным файловым форматом, часто могут создаваться по-разному различными программными приложениями. Кроме того, файлы также нередко по-разному отображаются различными приложениями для просмотра файлов. Архивы Новой Зеландии изучают, в какой степени такое утверждение соответствует истине, и проводят соответствующие эксперименты и тесты. В докладе будут сообщены результаты этих экспериментов, и возможные последствия для электронной сохранности. Данная сессия завершится обсуждением примеров успешной разработки в Европе практических инструментов, позволяющих разбираться с некоторыми из этих последствий.

Триш О’Кэйн (Trish O’Kane) и Клер Сомервиль (Claire Somerville), представляющие фирму The Knowledge Warehouse, назвали свой доклад «Данные и базы данных – это не то, что Вы думаете!» (Data and databases – it’s not what you think!).

У специалистов по управлению документами, привыкших смотреть на документы с традиционной точки зрения, могут возникать трудности применением концепций управления документами по отношению к данным. Разговоры об «обеспечении длительной сохранности баз данных» и даже о «передача баз данных на хранение» не срабатывают в мире информации. Картина часто намного больше и сложнее, чем отдельные базы данных.

По мнению докладчиков, базы данных не содержат документов – и они обещают объяснить, почему.  Базы данных, как они считают, можно использовать для создания правильно сформированных документов, долговременную сохранность которых уже можно обеспечить. Можно также сохранять сами массивы данных. Можно разработать  требования: к созданию и сохранению документов, созданных на основе данных, для процесса вывода из эксплуатации баз данных и для миграции массивов данных.

Докладчики, - эксперты как в области структурированных данных, так и управления документами, - расскажут специалистам делопроизводства о ключевых концепциях, связанных с данными, базами данных и хранилищами данных. Разговор коснется хорошей практики в управления данными, и как это увязывается с метаданными для управления документами.

Наконец, отмечу доклад Яна Дальстена Сёренсена (Jan Dalsten Sørensen) из Национальных архивов Дании: «Национальный стандарт электронных документов: Датская точка зрения» (A national standard for digital records – a Danish perspective).

Для датских Национальных Архивов обеспечение долговременной сохранности баз данных было важной задачей, начиная с 1973 года. Контент как деловых систем, так и систем управления документами передается на хранение в виде реляционных баз данных. Таким образом, все 3600 архивных информационных AIP-пакета изначально электронных материалов в коллекции датских архивов состоят из файлов, экспортированных из баз данных.

Архивирование контента из баз данных, даже из систем управления документами, позволяет Национальным Архивам сохранить те же метаданные дел и документов, которые соответствующий государственный орган считал важными для себя, - вместо того, чтобы вводить какой-то определенный стандарт обязательных метаданных.

Вместо этого, датские архивисты разработали очень конкретный стандарт для структуры, содержания и форматов в сдаточном информационном SIP-пакете, закрепленный в нормативном документе. Этот стандарт описывает типовой SIP-пакет, который должен  использоваться при любой передаче материалов на архивное хранение, будь то из систем управления документами или из деловых систем. Все сдаточные пакеты готовятся создателем документов,  и за его счет. Все электронные документы государственных органов должны быть переданы на архивное хранение в соответствии с требованиями данного нормативного документа, независимо от того, передаются ли они в Национальные Архивы или муниципальный архив.

В докладе будет рассказано о действующем стандарте для SIP-пакетов, и опыт его использования. Также будет рассмотрена связь между правилами уведомления и утверждения новых ИТ-систем и стандартом для SIP-пакетов, и обозначены некоторые проблемы, с которыми столкнулись датчане при использовании такого подхода.

Источник: сайт Национальных Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/future-0
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/biograph

пятница, 27 января 2012 г.

Новая Зеландия: В марте 2012 года пройдёт конференция по вопросам обеспечения долговременной сохранности документов и информации, часть I

Как я уже писала (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/07/blog-post_31.html ), 26-27 марта 2012 года в Веллингтоне, Новая Зеландия, пройдёт интересная международная конференция «Будущее совершенное 2012: Запроектированная электронная сохранность» (Future Perfect 2012: Digital Preservation by Design). Уже опубликована программа конференции, включающая доклады ряда известных специалистов (см. http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/future-0 ). Выложены, в том числе, и краткие тезисы докладов.

В программе я бы выделила, конечно, доклад Джеффа Розенберга (Jeff Rothenberg), которого можно считать классиком в области стратегий обеспечения сохранности электронных документов. Его доклад называется «Обеспечение сохранности электронных материалов в перспективе: Насколько далеко мы продвинулись, и что дальше?» (Digital Preservation in Perspective: How far have we come, and what's next?).

После краткого обзора истории обеспечения электронной сохранности, в докладе будет представлена точка зрения Джеффа Розенбегра по поводу того, где данное направление деятельности находится сейчас, и что еще предстоит сделать. В завершение своего выступления, Джефф поставит ряд проблем и вопросов, нацеленных на стимулирование и фокусирование проходящих на конференции профессиональных дискуссий.

Запланировано два интересных доклада представителей мормонской церкви (The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints), которая, в соответствии с особенностями данной религии, большое внимание уделяет генеалогическим исследованиям, сбору и сохранению генеалогической информации.

В докладе Дениса Филипса (Dennis Philips) «Работа в масштабе организации по успешному внедрению кооперативной электронной сохранности» (Working Across Organisations to Successfully Implement Cooperative Digital Preservation)

В этом докладе разговор пойдёт о кооперативной, направленной на вовлечение сторонних организаций (outreaching) модели обеспечения электронной сохранности, которая успешно реализуется Церковью Иисуса Христа Святых последних дней при взаимодействии с многочисленными организациями, в тесной увязке с ее программой управления документами и стратегией использования электронных документов.

Система обеспечения сохранности электронных документов (Digital Records Preservation System, DRPS) исторического департамента Церкви является основой стратегии, обеспечивая сохранность документов, имеющих непреходящую ценность, в соответствии с процессом управления документами. Услуги системы DRPS планируют использовать такие организации, как FamilySearch, департамент медиа-услуг Церкви, 28 других внутренних подразделений Церкви, университет Brigham Young, библиотека университета штата Юта, несколько других учебных заведений, и (со временем) коммерческие партнеры Церкви.

Учитывая столь широкий диапазон документосоздающих организаций, исторический департамент Церкви реализовал кооперативный подход к обеспечению электронной сохранности, способствующий использованию целого ряда инновационных решений типичных проблем, связанных с электронной сохранностью, включая
  • Права собственности на контент хранилища DRPS,
  • Ответственность за планирование управления документами организации,
  • Экспертиза ценности документов,
  • Использование предпочтительных файловых форматов,
  • Методы  каталогизации,
  • Гибкость средств поиска и извлечения информации,
  • Обеспечение целостности информации,
  • Автоматизированный приём на хранение, и
  • Одновременная поддержка как архива открытого доступа, так и архива, доступ к материалам которого строго ограничен.
Среди наиболее важных результатов применения этого подхода – политика контроля версий DRPS и документ о взаимопонимании относительно услуг по обеспечению электронной сохранности для образовательных учреждений.

Доклад другого представителя мормонской церкви Гэри Райта (Gary T. Wright)  называется «Обеспечение целостности данных в электронном архиве» (Ensuring Data Integrity in a Digital Preservation Archive).

В докладе сначала пойдёт речь о необходимости обеспечения постоянной целостности данных, находящихся на длительном или постоянном хранении в электронном архиве. Будут проанализированы некоторые возможные варианты порчи данных. Затем докладчик расскажет, как мормонская церковь выполнила это фундаментальное требование к доверенному архиву в своей системе обеспечения сохранности электронных документов (Digital Records Preservation System, DRPS).

Данное решение имеет множество аспектов, начиная с разработки архитектуры системы, которая справляется с проблемы, связанными со сбоями при проверке целостности информации, возникающими во время электронной передачи документов на всём пути от его создателя до конечного места хранения на автоматизированных ленточных накопителях.

Решение построено на расширениях программного обеспечения, совместно разработанных тремя различных поставщиками с целью закрыть имеющиеся недостатки, и обеспечить создание отчетов для целей контроля. Оно также предусматривает периодические проверки целостности данных во всех архивных информационных AIP-пакетах (терминология стандарта OAIS – Н.Х.), записанных на архивных картриджах с магнитной лентой, с использованием встроенных возможностей проверки целостности данных,  предоставляемых современными ленточными накопителями.

В целом, в докладе рассматриваются проблемы (и некоторые работающие решения), связанные с выполнением основного требования электронной сохранности - постоянного поддержания целостности данных.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/2012-ii.html )

Источник: сайт Национальных Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/future-0
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/biograph

Судебная практика: Нарушение работодателем порядка увольнения в связи с ликвидацией организации привело к восстановлению сотрудников на работе

Каждый день создаются и ликвидируются коммерческие организации, это естественный процесс. Ликвидация организации автоматически означает увольнение сотрудников. Однако даже законопослушные организации рискуют попасть в неприятности, если не будут четко соблюдать процедуру увольнения.

На этот раз Санкт-Петербургский городской суд в октябре 2010 года рассматривал вопрос о том, насколько правильно было оформлено увольнение сотрудников в связи с ликвидацией организации (дело № 2-4893/11).

Суть спора

Два бывших сотрудника автономной некоммерческой образовательной организации, работавшие в её филиале в другом городе, обратились в суд с иском о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда.

Позиция  Выборгского районного суда Санкт-Петербурга

Определением Выборгского районного суда Санкт-Петербурга заявленные требования о восстановлении работников на работе были удовлетворены. Суд установил, что работодатель имел основания для расторжения трудовых договоров, однако им был нарушен порядок увольнения в связи с ликвидацией организации и сокращением численности и штата работников. Работники были предупреждены об изменении существенных условий трудового договора, а не о сокращении занимаемых должностей.

Установив факт незаконного увольнения, Выборгский районный суд Санкт-Петербурга от в сентябре 2011 года принял решение о восстановлении сотрудников на работе в прежних должностях.

В пользу истцов были взысканы суммы за дни вынужденного прогула, денежной компенсации морального вреда, а также расходов по оплате услуг представителя.

Позиция Санкт-Петербургского городского суда

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда в октябре 2011 года (кассационное определение № 33-16093/2011) рассмотрела кассационную жалобу автономной некоммерческой образовательной организации.

Суд  установил, что протоколом собрания участников ООО от 11 апреля 2011 года было принято решение о закрытии, в том числе, и филиала. Приказом от 11 апреля 2011 года из действовавшего штатного расписания ООО были исключены должности сотрудников филиала. 10 июня 2011 года был издан приказ о закрытии филиалов с 20 июня 2011 года.

15 апреля 2011 года сотрудники были уведомлены работодателем о невозможности сохранения условия договора о месте работы в г. <...> в связи с закрытием филиала по причине отсутствия лицензии на осуществление образовательной деятельности с 15 июня 2011 года. Сотрудникам было предложено продолжить работу в прежних должностях в г. Санкт-Петербурге и разъяснено, что в случае отказа трудовой договор будет расторгнут на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. На основании приказов от 20 июня 2011 года и от 16 июня 2011 года сотрудники были уволены.

Суд пояснил, что увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ может последовать в случае отказа работника от предложенной работы в той же организации, где он работал в пределах той же местности.

Cуд также сослался на позицию, изложенную в определении Конституционного Суда РФ от 21 апреля 2002 года № 144-О, согласно которой расторжение трудового договора с работниками, работающими в расположенном в другой местности в обособленном структурном подразделении организации, осуществляется по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации такого структурного подразделения, поскольку это фактически означает прекращение деятельности самой организации в той местности и, соответственно, делает невозможным перевод работников с их согласия на другую работу в ту же организацию в пределах той же местности.

Материалами дела был подтвержден факт ликвидации филиала ООО и сокращения должностей сотрудников в нем. Однако уведомлениями сотрудники были поставлены в известность об изменении существенных условий трудового договора, а не о сокращении занимаемых должностей. Суд первой инстанции обоснованно счел, что увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в связи с отказом от перевода на работу в другую местность является незаконным вследствие нарушения обществом процедуры увольнения.

На этом основании судебная коллегия оставила без изменения решение Выборгского районного суда Санкт-Петербурга, а кассационную жалобу автономной некоммерческой образовательной организации - без удовлетворения.

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=59762

четверг, 26 января 2012 г.

Проект MoReq2010: Где же DLM-форум, или он зачах?

Заметка директора компании Inforesight Limited и автора спецификаций MoReq/MoReq2 Марка Фреско (Marc Fresko) была опубликована 25 января 2012 года на блоге сообщества специалистов по управлению электронными документами на сайте ассоциации AIIM. В названии поста на английском языке (Whither DLM-forum - or wither?) можно заметить изящную игру слов :)

В моем недавнем посте на блоге (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/12/moreq2010_19.html ) я писал об обещаниях, раздаваемых относительно MoReq, и особенно MoReq2010. Не всё там выглядело ярким и светлым. Это заставило меня задуматься о DLM-форуме – об организации, которая дала вам MoReq, и я пришел к выводу, что картина деятельности DLM-форума почти вся выдержана в тёмных тонах. DLM-форум систематически обещал больше, чем следовало, и делал меньше, чем обещал; ему не хватает разумных механизмов управления. Ему не хватает ресурсов. Он делает весьма немного - даже сейчас, через 13 месяцев после завершения 2010 года, нет ни малейших намеков на то, что спецификации MoReq2010 когда-либо будут завершены.

Давайте взглянем на показатели работы DLM-форума:


Является DLM форум по-прежнему актуальным? Есть ли у него будущее? Вам судить. Я. Со своей стороны, призываю все заинтересованные стороны сделать что-нибудь.

Гораздо более подробно об этом, включая предложения для заинтересованных сторон, можно прочитать в статье под названием «DLM-форум: Балансирование на натянутой веревке» (The DLM Forum: A Tightrope Balancing Act) на странице сайта со вспомогательными материалами по спецификациям MoReq, посвященной MoReq2010, http://moreq2.eu/other/moreq2010-anouncements/files-download/259_20ff2bbb651667da658fe81fdde11648 . Приятного чтения!

Марк Фреско (Marc Fresko)

PS: В моем предыдущем посте я писал, что бумажный вариант MoReq2010 (версия 1.1) отсутствовал в книжном онлайн-магазине Евросоюза. Вот и сейчас, через 5 недель после её официального представления, он все еще недоступен - но вы можете скачать PDF-версию здесь , (29 Мб, регистрация не требуется), чтобы увидеть, чего же вам тут не хватает. Это только мне так кажется, или кому-то где-то здесь чего-то недостаёт?

Мой комментарий: Обратите внимание, в постскриптуме Марк Фреско привел ссылку на сайт, с которого можно скачать свежую версию 1.1 спецификаций MoReq2010, которая пока не выложена на официальных сайтах DLM-форума.

Источник блог «ERM Community Blog» на сайте ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/community/blogs/community/Whither-DLM-Forum-or-Wither

[ Дополнение от 01.02.2012 ] Версию 1.1 спецификаций MoReq2010 теперь можно скачать и с сайта DLM-форума, по адресу http://moreq2010.eu/pdf/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf

Арбитражная практика: В недобросовестные поставщики можно попасть из-за ограничений на размер прикрепляемых файлов

Я уже описывала проблемы с организацией электронных аукционов, когда из-за технической невозможности подписать контракт в электронном виде организации включались в списки недобросовестных поставщиков.

На это раз Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа (ЯНАО) в августе 2011 года решал вопрос о том, нужно ли оставить в списках недобросовестных поставщиков организацию, которая не смогла приложить к электронному контракту все необходимые для его заключения документы из-за того, что размер прикрепляемых файлов на электронной площадке ограничен 16 мегабайтами  (дело № А81-2464/2011).

Суть дела

По результатам проведения 7 апреля 2011 года процедуры открытого аукциона в электронной форме победителем было признано ООО «Глобула». Открытый аукцион проводился на электронной торговой площадке, владельцем которой является ЗАО «Сбербанк-АСТ».

В пределах установленного срока ООО подписало электронной цифровой подписью проект государственного контракта и документ об обеспечении исполнения контракта (а именно, договор поручительства), и отправило их оператору электронной торговой площадки.

Заказчик получил эти документы через оператора торговой площадки. При рассмотрении документа об обеспечении исполнения контракта, заказчиком было установлено, что ООО не представило копий бухгалтерской отчетности поручителя, копий учредительных документов, копий документов, подтверждающих полномочия руководителя. На этом основании заказчик обратился в Управление Федеральной антимонопольной службы (УФАС) по ЯНАО с письмом о признании общества уклонившимся от заключения контракта и включении сведений об нём в реестр недобросовестных поставщиков.

Решением антимонопольного органа, сведения об ООО «Глобула» были включены в реестр недобросовестных поставщиков в связи с уклонением от заключения контракта на оказание услуг по механизированной уборке и содержанию территории.

Не согласившись с решением антимонопольного органа,  общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция ООО

Общество в своем заявлении писало, что на электронной площадке «Сбербанк-АСТ» интерфейс страницы обработки сведений о контракте предусматривает возможность размещения двух файлов: файла проекта (проект контракта в виде файла от заказчика) и файла обеспечения (документ об обеспечении контракта в виде файла).

Согласно размещенной на электронной площадке инструкции по добавлению документов, размер прикрепляемого файла не может превышать 16 мегабайт. Общий объем отсканированных копий бухгалтерской отчетности, документа, подтверждающего полномочия, и иных необходимых документов в отношении поручителя составляет 25,8 мегабайт. Размер файла с договором поручительства – 1,17 МБ. Итого, общий объем документов – 27 мегабайт. Таким образом, предоставление всех указанных документов в составе одного файла явилось технически невозможным.

Указанные факты были задокументированы и представлены в УФАС по ЯНАО.

Необходимые документы в отношении поручителя были направлены обществом в адрес заказчика 19 апреля 2011 года и получены последним 26 апреля 2011 года.

Позиция Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа

В августе 2011 года арбитражный суд первой инстанции нашел требования ООО подлежащими удовлетворению. По мнению суда, направление обществом документов, подтверждающих обеспечение, в адрес заказчика 18 апреля 2011 года почтовой связью свидетельствует об отсутствии намерения уклониться от заключения контракта.

Суд подчеркнул, что включение в реестр недобросовестных поставщиков является специфической формой принудительного воздействия на участников размещения заказа, причем применение данной меры влечёт для организации негативные последствия – публикацию в свободном доступе информации о лице как о ненадежном поставщике, ненадлежащим образом исполнившим принятое на себя обязательство и, как следствие, подрыв его деловой репутации и возможное уменьшение в будущем количества заключенных сделок, а также выгоды от осуществления предпринимательской деятельности.

Суд посчитал, что антимонопольный орган, рассматривающий вопрос о внесении данных о юридическом лице в реестр недобросовестных поставщиков, не может ограничиваться формальной констатацией лишь факта непоступления в адрес заказчика в установленный срок документов, не выявив иные, связанные с ним обстоятельства, в том числе наличие или отсутствие вины соответствующих субъектов, в какой бы форме она ни проявлялась.

Кроме того, суд подчеркнул, что в оспариваемом решении антимонопольный орган не дал оценку приведенным обществом доводам относительно тех обстоятельств, вследствие которых требуемые документы несвоевременно поступили в адрес заказчика.

На этом основании суд признал решение Управления Федеральной антимонопольной службы по Ямало-Ненецкому автономному округу недействительным, и обязал Управление исключить из реестра недобросовестных поставщиков сведения об обществе с ограниченной ответственностью «Глобула».

В апелляционную и кассационную инстанции участники спора не обращались.

Мой комментарий: Это ещё одно судебное решение, показывающее, что начала меняться позиция судов в отношении включения организаций в список недобросовестных поставщиков по формальным признакам. Суд раскритиковал формальное отношение ФСФР к установлению вины организации и к включению её в «чёрный список».

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

среда, 25 января 2012 г.

Утвержден ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»

Согласно информации, полученной от технического подкомитета ПК6 технического комитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота», приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.10.2011 № 466-ст утвержден подготовленный подкомитетом национальный стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

Информация о разработке проекта данного ГОСТ Р, а также тексты окончательной редакции и пояснительной записки размещены на сайте подкомитета ПК6 (см. http://www.pk6.eos.ru/work/list.php?SECTION_ID=1036&ELEMENT_ID=84835  ).

О содержании данного документа и о работе над его русской версией см. также http://rusrim.blogspot.com/2010/02/blog-post_16.html  и http://rusrim.blogspot.com/2011/09/blog-post_26.html  .

Как мне кажется, стандарт появляется как нельзя более своевременно – как раз тогда, когда вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы становятся как никогда актуальными. Заинтересованным организациям я бы рекомендовала, по возможности, использовать этот стандарт совместно с британским стандартом BS 10008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила электронной информации. Спецификации» (вместе с разъясняющими его публикациями серии BIP 0008-2008, см. http://www.eos.ru/upload/analitica/Secretar_2009_06_32-39.pdf  ), и с только что утвержденным стандартом ISO 14641-1 (см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/blog-post_5411.html ) .

В Египте предпринимаются героические усилия для спасения поврежденных книг и рукописей

Данная текстовая версия радиорепортажа была опубликована 9 января 2012 года на сайте  Public Radio International (PRI).

На фото: Научный сотрудник Национальной библиотеки показывает обгоревшие страницы «Описания Египта» (Фото: Ноэл Кинг.)

В разгар «арабской весны» в Египте, участники протестов сожгли малоизвестный Институт Египта (Institut D’Egypt), в помещениях которого хранились сотни и тысячи редких книг и рукописей. Многие из них сгорели либо были повреждены как огнем, так и водой, когда пожарные пытались потушить огонь. Теперь реставраторы пытаются спасти то, что уцелело.

Столкновения между «продемократически» (кавычки мои – Н.Х.) настроенными демонстрантами и силами безопасности в течение почти двух недель декабря 2011 года будоражили центр Каира. Говорят, что столкновения начались после того, как полиция избила одного из митингующих. В ходе последовавшего хаоса, более десятка человек погибло - но они были не единственными жертвами. Был сожжён научно-исследовательский институт Египта, созданный в 1798 году Наполеоном Бонапартом, и тысячи редких книг были уничтожены.

Сейчас в помещениях первого этажа Национальной библиотеки Египта идет героическая работа по спасению того, что уцелело. Группы исследователей, реставраторов и добровольцев пытаются спасти 193 тысячи редких рукописей, книг и научных журналов. Книги находятся в плачевном состоянии -  обгоревшие, а затем залитые водой, когда пожарные отчаянно пытались потушить пламя.

Магди Монтассир (Magdi Montassir) занимается вакуумной упаковкой мокрых книг. Он осторожно помещает каждую книгу в полиэтиленовый пакет, который затем кладет в машину, внешне напоминающую копировальный аппарат. Он закрывает крышку, поворачивает рукоять, и пакет наполняется воздухом. Затем весь воздух выталкивается из пакета с резким свистом. «Машина герметически запечатывает пакет», поясняет Монтассир. «Откачивает из него кислород и азот. Теперь, закройте машину. Сейчас она работает».

В отсутствие кислорода, бактерии и грибки не развиваются на влажных страницах. Помещенные в вакуумную упаковку книги беспорядочно сложены в проходах. Вид сложенных штабелями в тускло освещенном коридоре тысяч редких томов просто шокирует. Но другого места для них просто нет.

Самый быстрый и простой способ высушить книги - просто вынести их на крышу здания под лучи египетского солнца (Понятно, что такой метод используется от отчаяния – при подобной сушке бумага неминуемо будет коробиться и выцветать. По-хорошему, поврежденные материалы следовало бы заморозить, а затем не спеша сушить с использованием вакуумной сушки, - но для этого нужна как соответствующая техника, так и деньги, которых, очевидно, нет… - Н.Х.). На крыше египетского Национального архива, ещё большее число книг сушится на солнце, разложенные на придавленных камнями листах газет.

Внизу молодой человек в лабораторном белом халате распростерся над столом, и феном для волос сушит влажный научный журнал. А за его спиной лежит жемчужина египетской коллекции: оригинал «Описания Египта» (Description D’Egypt), книга, датируемая 1798 годов – временем египетской кампании Наполеона, в которой рассказывается о египетских обычаях, культуре, искусстве и истории. Её страницы обгорели по краям, а в остальном книга находится в приличном состоянии.

Эти книги - из Института Египта, здание которого было национальным сокровищем, о существовании которого большинство египтян даже не подозревало. В отсутствие государственного финансирования и программ оцифровки томов, историки говорят об Институте как о наводящей сон библиотеке, в которую приходят лишь исследователи,  у которых в избытке времени и терпения.

Тот, кто поджёг здание в разгар столкновений между египетскими демонстрантами и силами безопасности в декабре, вероятно, даже не знал, что он разрушал.

«Мы культурные люди», подчёркивает Зайн эль Дин Мохаммед Абдель Хати (Zain El Din Mohammed Abdel Hati), председатель египетской Национальной библиотеки. Он с негодованием говорит о демонстрантах, сжёгших Институт. «Думаю, что то, кто это сделал - враг египетской культуры. И сейчас у нас много таких врагов», говорит он.

Абдель Хати потратил значительную часть бюджета библиотеки на спасательно-реставрационные работы. Но деньги заканчиваются, и сами спасатели устали. Их нервы на пределе. Многим эта утраты разбили сердце.

Научный сотрудник Мохаммед Хасан (Mohammed Hassan) становится на колени в комнате, где вентиляторы  включены на полную мощность, чтобы ускорить сушку книг. Поток от вентиляторов направлен в потолок, чтобы не поднимать в воздух золу и отдельные листы, - все, что осталось от многих книг. Руками в перчатках он осторожно перебирает сгоревшие страницы. Но Хасан ничего не собирается выбрасывать, даже обугленных обрывков. Определить, от каких книг эти обрывки, невозможно.  «Чтобы их выбросить, нужно, чтобы мне сказал об этом специалист, имеющий опыт в таких делах», говорит Хасан. «А пока... Я должен всё сохранить».

Пока эксперты не решат, какие книги могут быть сохранены, а какие - нет, добровольцы будут продолжать работать в течение многих часов подряд, вооружённые фенами для волос и машинами для упаковки в плёнку, пытаясь спасти историю - страницу за страницей.

Источник: сайт Public Radio International (PRI)
http://www.pri.org/stories/world/middle-east/a-heroic-effort-underway-in-egypt-to-save-damaged-books-manuscripts-7837.html

Реестр объектов топливно-энергетического комплекса

Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 декабря 2011 года № 1107 утверждены «Правила формирования и ведения реестра объектов топливно-энергетического комплекса»

Реестр формируется и ведется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере топливно-энергетического комплекса на основании уведомлений, направляемых уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (п.2).

Реестр формируется и ведется на электронных и бумажных носителях. При несоответствии записей на бумажных носителях записям на электронных носителях приоритетное значение имеют сведения, зафиксированные на бумажных носителях (п.6). Реестр на бумажных носителях ведется непрерывно в виде реестровых книг учета категорированных объектов (п.7).

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124278

вторник, 24 января 2012 г.

Видео: Принципы и стандарты управления документами (на английском языке)

Ассоциация специалистов по управлению контентом AIIM, среди других материалов, позволяющих подготовиться к сдаче экзамена на получение профессиональной сертификации, выложила 8-минутный модуль, в котором кратко описываются основные (с точки зрения AIIM) принципы и стандарты управления документами. Как мне кажется, он может быть полезен тем специалистам по управлению документами, которые учат английский язык либо осваивают англоязычную отраслевую терминологию.

Модуль подготовлен Стивом Вайзменом (Steve Weissman), главным консультантом/аналитиком консультационной фирмы Holly Group и инструктором программ сертификации AIIM в сферах управления контентом и деловыми процессами. В модуле упомянуты такие стандарты, как ISO 15489 и ISO 23081 (адаптированные в России соответственно как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), «Дублинское ядро» метаданных (Dublin Core), CMIS, MoReq2010 и DoD 5015.2.


Источник: YouTube
http://youtu.be/9vsZgqjIBQ0

Международная организация по стандартизации: Обсуждается вопрос пересмотра стандарта по управлению документами ISO 15489

Данная информация была опубликована 19 января 2012 года на сайте Международного Совета Архивов как часть новостей о деятельности технического подкомитета ИСО TC46/SC11, занимающегося стандартизацией в области управления документами.

Каждые три-пять лет международные стандарты проходят процедуру пересмотра (review – в ходе этой процедуры оценивается актуальность стандарта и принимается решение о продлении его действия без изменений, доработке либо отмене – Н.Х.). Так, стандарт ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами – Общие требования» (в нашей стране адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – Н.Х.) проходил эту процедуру в 2006 году, и был в неизменном виде подтверждён на очередной срок. В 2011 года началась очередная процедура пересмотра. Рассматривается несколько возможных вариантов – стандарт может быть:
  • Подтвержден и оставлен как есть (возможно, с исправлением мелких ошибок),
  • Подправлен, или
  • Полностью переработан (что означает отмену ныне действующего стандарта).
В настоящее время проводится опрос национальных органов по стандартизации – членов технического подкомитета ИСО TC46/SC11, в ходе которого они могут проголосовать за один из этих вариантов, а также подать свои замечания и предложения. Голосование завершится в марте 2012 года. На своей встрече в Берлине в мае 2012 года подкомитет решит, что будет дальше с этим стандартом.

Сейчас самое время тем архивистам и специалистам по управлению документами, для кого представляет интерес этот стандарт, сообщить свою точку зрения своим национальным органам по стандартизации.

Мой комментарий: Ситуация вокруг стандарта складывается довольно сложная. Многих стандарт вполне устраивает в существующем виде; в то время, как представители некоторых передовых стран, особенно США, хотели бы его доработать с учетом произошедших за последнее десятилетие изменений в технологиях и праве (напомню, что стандарт был принят в 2001 году. У американцев есть и ещё один мотив: пару лет назад именно на основе этого стандарта были разработаны новые правила управления документами в федеральных органах исполнительной власти США, которые постоянно на него ссылаются – при том, что сам стандарт в США не адаптирован как национальный, и это даже не планируется).

Кроме того, поскольку содержание стандарта практически полностью включено в новые стандарты системы менеджмента документов ISO 30300 и 30301, может быть поставлен вопрос и о его отмене – чего, конечно, не хотелось бы, поскольку в нашей стране ГОСТ Р ИСО 15489 только-только начал понемногу завоевывать авторитет…

Источник: сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/12263/news-et-events/iso-tc46sc11-records-and-archives-last-developments.html 

К 2014 году в электронном виде будут оказывать все государственные и муниципальные услуги

Распоряжением Правительства РФ от 28 декабря 2011 года № 2415-р «О внесении изменений в распоряжения Правительства Российской Федерации» скорректирован план перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде.
Для справки: «Перечень мер, осуществляемых на этапах перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти» (утв. распоряжением Правительства РФ от 17.10.2009 № 1555-р)

I этап - завершение размещения информации о государственной услуге и государственной функции в сводном реестре государственных и муниципальных услуг (функций) и на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

II этап - завершение размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги (функции), и обеспечение доступа к ним для копирования и заполнения в электронном виде.

III этап - обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственных услуг (функций) представлять документы в электронном виде с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

IV этап - обеспечение возможности для заявителей осуществлять мониторинг хода предоставления государственной услуги или исполнения государственной функции в электронном виде.

V этап - обеспечение возможности получения результатов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций в электронном виде, если это не запрещено федеральным законом.
Федеральным органам исполнительной власти предписано в 2-месячный срок утвердить планы перевода предоставления в электронном виде государственных услуг (функций), не включенных в план перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде и обеспечить их реализацию с установленные сроки (п.2).

Высшим исполнительным органам государственной власти субъектов РФ рекомендовано утвердить в 2-месячный срок планы перевода предоставления в электронном виде государственных и муниципальных услуг, не включенные в сводные перечни первоочередных государственных и муниципальных услуг, и обеспечить реализацию указанных планов в установленные сроки (п.3).

Давайте сравним сроки перевода государственных услуг, установленных распоряжениями Правительства, принятых в 2009-2011 годах:


Любопытная картина получается: крайние сроки первых этапов были постепенно передвинуты на более позднее время (поскольку на практике планы выполняются с заметным отставанием), а последних этапов – наоборот, приближены! В итоге и так не очень-то реальные планы потихоньку переходят в разряд малонаучной фантастики…

К 2014 году, согласно планам, в электронном виде будут оказывать все государственные и муниципальные услуги, электронный вид представления результатов которых не запрещен федеральными законами.

Минэкономразвития России поручено обеспечить мониторинг выполнения распоряжения Правительства федеральными органами исполнительной власти и выборочный мониторинг выполнения субъектами Российской Федерации (п.4).

Кроме того, внесены изменения в распоряжение Правительства РФ от 17.10.2009 № 1555-р «О плане перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти».

Отменено требование к федеральным органам исполнительной власти о ежеквартальном представлении в Минкомсвязи России информации о результатах выполнения плана, а к Минкомсвязи – о ежеквартальном представлении в Правительство РФ доклада о ходе реализации плана.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124441

понедельник, 23 января 2012 г.

США: Опубликованы федеральные требования к поставщикам облачных услуг для государственных органов

Заметка Эрика Чаброу (Eric Chabrow) была опубликована на сайте www.govinfosecurity.com 9 января 2012 года

В рамках федеральной программы управления рисками  и авторизацией (Federal Risk and Authorization Management Program, FedRAMP), предназначенной для отбора поставщиков услуг облачных вычислений для государственных органов, федеральное правительство США установило порядка 170 мер по обеспечению безопасности (см. http://www.gsa.gov/graphics/staffoffices/FedRAMP_Security_Controls.zip ).

Меры безопасности, отобранные для программы FedRAMP, согласованы с рекомендациями, содержащимися в 3-й редакции специальной публикации SP 800-53  Национального института стандартов и технологий (National Institute of Standards and Technology, NIST) «Рекомендуемые меры безопасности для федеральных информационных систем и организаций» (NIST SP 800-53R3: Recommended Security Controls for Federal Information Systems and Organizations, http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-53-Rev3/sp800-53-rev3-final.pdf ) для систем, инциденты в которых способны оказать небольшое или умеренное воздействие на деятельность и активы государственных органов. Чтобы получить разрешение на оказание облачных услуг федеральным органам государственной власти, поставщики облачных услуг обязаны реализовать у себя эти меры безопасности.

В прошлом году, Объединенный совет по авторизации (Joint Authorization Board) программы FedRAMP получил более 1000 комментариев от заинтересованных государственных и коммерческих организаций, из которых 350 были связаны с мерами безопасности и предложенными советом усовершенствованиями.

В своём посте на блоге, размещенном на сайте Совета ИТ-директоров федеральных органов власти (Federal Chief Information Officers Council), ИТ-директор департамента национальной безопасности (Department of Homeland Security) Ричард Спайрз отметил, что одобренные советом меры безопасности являются основой мер, необходимых для того, чтобы надлежащим образом отреагировать на уникальные особенности авторизации облачных продуктов и услуг, в число которых входят возможность обслуживания одной системой группы клиентов (multi-tenancy), а также управление инфраструктурой и выделением коллективно используемых ресурсов (shared resource pooling). «Это основа используется всеми федеральными органами государственной власти и [поставщиками облачных услуг], и к ней государственными органами могут быть добавлены дополнительные меры, необходимые для удовлетворения их специфических требований», пишет Спайрз.

Порядок реализации мер безопасности FedRAMP будет детализирован в ряде документов, которые будут выпущены в этом году перед вводом программы в действие. Эти документы будут согласованы с публикацией NIST SP 800-37 «Концепция управления рисками» (NIST SP 800-37 Guide for Applying the Risk Management Framework to Federal Information Systems: A Security Life Cycle Approach, http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-37-rev1/sp800-37-rev1-final.pdf ). В их число входят:
  • План обеспечения безопасности системы (System Security Plan), в котором разъясняется, каким образом требования, связанные с каждой из мер безопасности, должны выполняться в среде облачных вычислений. В рамках плана, для каждой из мер должны быть подробно описаны (1) развертываемые решения, такие как устройства, документы и процессы; (2) ответственность и обязанности поставщиков и государственных органов-клиентов по реализации плана; (3) сроки реализации; и (4) каким образом решение удовлетворяет требованиям.

  • План оценки безопасности (Security Assessment Plan), в котором подробно описывается, как каждая из реализованных мер будут оцениваться и проверяться, с тем, чтобы обеспечить её соответствие требованиям;

  • Отчёт об оценке безопасности (Security Assessment Report) – в этом документе разъясняются проблемы, выводы, и рекомендации по итогам оценок мер безопасности, подробно описанных в плане оценки безопасности.
Правительство не позволит федеральным органам власти использовать услуги поставщика облачных вычислений до тех пор, пока тот не представит доказательства того, что его меры безопасности проверены и одобрены аккредитованной при программе FedRAMP организацией - третьей стороной. Совет объявил, что порядок проверки поставщиков облачных услуг аккредитованными третьими сторонами будет опубликован в следующем месяце.

«Единый процесс управления рисками в рамках FedRAMP будет использоваться для оценки предлагаемых поставщиками ИТ-услуг от имени федеральных органов власти, что позволит этим органам не проводить собственных программ управления рисками», подчеркнул Спайрз. «Сокращая дублирование усилий по управлению рисками, программа FedRAMP позволит федеральным органам сосредоточить свои усилия по оценке ИТ-услуг на конкретных потребностях этих органов, а также на их специфических требованиях по обеспечению конфиденциальности и безопасности».

Эрик Чаброу (Eric Chabrow)

Источник: сайт govinfosecurity.com
http://www.govinfosecurity.com/articles.php?art_id=4391

План работы Росархива: Полномочия, облака, информатизация

На сайте Росархива выложен План работы Федерального архивного агентства на 2012 год, утвержденный 12 января 2012 года министром культуры РФ, см. http://archives.ru/reporting/plans/plan-faa-2012.shtml . В разделе «Организационное, правовое и кадровое обеспечение» обнаружилось несколько интересных пунктов.

Самым интересным, на мой взгляд, является пункт 1.4, предусматривающий подготовку (во исполнение поручения Правительства РФ от 25.10.2011 № ВВ-П10-7484) проекта постановления Правительства о наделении Росархива полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию и контролю, а также оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере документационного обеспечения управления, в том числе электронного документооборота. Работу над документом планируется завершить в 1 квартале 2012 года.

Похоже, что Росархиву удалось, наконец, убедить Правительство в необходимости возвращения ему утраченных в 2004 году функций в области документационного обеспечения управления. Важно, однако, чтобы ведомство взяло на себя не больше функций, чем его немногочисленные сотрудники способны качественно реализовать.

В течение года планируется продолжить работу по сопровождению законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»» и статьи 26.3 Федерального закона от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (п.1.3.). Это означает, что Росархив не рассчитывает на внесение изменений в закон в 2012 году.

Как обычно, меня интересовало, что запланировано в области информационных технологий, управления электронными документами и электронного архивного дела.

Росархив планирует в первом квартале принять участие в проработке. совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, вопросов о создании системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS (программное обеспечение как услуга) (п.1.10.2). Видимо, в недрах Правительства всерьёз изучается вопрос об использовании облачных технологий в государственном управлении.

В течение года будет организована работа по поэтапному переходу Росархива на безбумажный (!) документооборот (по специальному плану) и по представлению информации в Минкомсвязи России о ходе и результатах проведенных мероприятий Росархива по созданию (модернизации) информационной системы электронного документооборота, обеспечению соответствия информационной системы электронного документооборота предъявляемым к ней требованиям (п. 1.11.1).

Научные исследования и методические разработки, а также внедрение информационных технологий (п.2) будут проводиться в течение года  по специальным планам. Это:
  • Выполнение отраслевых научно-исследовательских работ (Росархив и ВНИИДАД) (п.2.1),

  • Реализация «Программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений» на 2011 – 2020 гг. (п.2.4). Именно в этом документе запланированы серьёзные работы по созданию Центра хранения электронных документов и по разработке нормативно-методической базы в отношении электронных документов.
Росархив планирует также принять участие, совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, в:
  • Подготовке докладов в Правительственную комиссию по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления «О ходе реализации мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» и «О выявленных сложностях и перспективах перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» (5.5.1),

  • Проведении мониторинга хода реализации мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот (5.5.2).
Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/plans/plan-faa-2012.shtml

воскресенье, 22 января 2012 г.

Видео: Порванные документы Штази пытаются восстанавливать с помощью компьютерной программы

Двадцать лет назад при объединении Германии ей в наследство досталось более 100 километров документов Службы безопасности ГДР (Штази), и ещё более 16 тысяч мешков шредированных и порванных вручную документов.

По политическим причинам немецкие архивисты не готовы пока признать провал проекта восстановления шредированных документов и уничтожить мешки с бумажной стружкой. Поэтому о шредированных документах сейчас стараются лишний раз не вспоминать, а основные усилия прилагают к восстановлению порванных на крупные куски бумаг, что, естественно, сделать куда проще.


Видео показывает технологию восстановления порванных документов, которая уже более десятка лет обкатывается в институте Фраунгофера в Берлине (Fraunhofer-Institutes) . Под этот проект разрабатывается специальное программное обеспечение для суперкомпьютера, способное автоматически собирать воедино фрагменты документов. Правда, продемонстрированные в видеоролике автоматически восстановленные документы состоят из таких больших кусков, что их проще собрать вручную, - что, похоже, на самом деле и происходит :)

Показаны также прекрасные хранилища, где покоятся тысячи мешков, до которых руки ещё не дошли...

Источники: блог Archivalia / YouTube
http://archiv.twoday.net/stories/64028155/
http://youtu.be/xxAeJGFJ0rE

Установлен порядок информационного взаимодействия налоговых органов с иными ведомствами при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Постановлением Правительства РФ от 22 декабря 2011 года № 1092 утверждены «Правила представления в регистрирующий орган иными государственными органами сведений в электронной форме, необходимых для осуществления государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также для ведения единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Правила определяют порядок информационного взаимодействия федерального органа исполнительной власти с иными органами государственной власти, а также территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации и региональными отделениями Фонда социального страхования Российской Федерации при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей (ИП), а также ведении Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

При осуществлении информационного взаимодействия сведения и документы направляются регистрирующим органом, а также представляются в регистрирующий орган в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (п.2).

Требования к форме электронных документов, представляемых в процессе информационного взаимодействия, определяются регистрирующим органом (п.3).

Межведомственное информационное взаимодействие регистрирующего органа с иными органами при наличии технической возможности осуществляется с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) (п.4).  (Как видим, правила не предусматривают использование только СМЭВ – Н.Х.).

Правилами установлено, какие документы, кем и в какие сроки предоставляются, причем срок исполнения межведомственных запросов установлен более короткий, чем срок, предусмотренный ст. 7.2 федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» - два-четыре рабочих дня со дня поступления межведомственного запроса в орган или организацию, вместо пяти рабочих дней, допускаемых законом.

В ФНС предоставляются:
  • Территориальными органами Пенсионного фонда РФ - документы, подтверждающие представление сведений в территориальный орган Пенсионного фонда РФ - в течение 2 рабочих дней, следующих за днем получения межведомственного запроса регистрирующего органа (п.5).

  • Министерством внутренних дел Российской Федерации (МВД России) - справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная физическому лицу, регистрируемому в качестве ИП - в течение 4 рабочих дней, следующих за днем получения межведомственного запроса (п.6).

  • Уголовно-исполнительной инспекцией - информация о вступлении в силу решения суда, которым физическому лицу - ИП, назначено наказание в виде лишения права заниматься предпринимательской деятельностью на определенный срок - в течение 5 рабочих дней с даты вступления в силу решения суда (п.7).

  • Федеральная миграционная служба - информация об аннулировании документа, подтверждающего право физического лица, осуществляющего деятельность в РФ осуществляющего деятельность в качестве ИП, временно или постоянно проживать в РФ - в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения об аннулировании указанного документа (п.8).
ФНС предоставляет:
  • В территориальные органы Пенсионного фонда РФ, региональные отделения Фонда социального страхования РФ, территориальные органы Федеральной службы государственной статистики - сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, о создании крестьянских (фермерских) хозяйств, приобретении физическими лицами статуса ИП, прекращении крестьянских (фермерских) хозяйств, прекращении физическими лицами деятельности в качестве ИП, а также иные сведения о юридических лицах, крестьянских  (фермерских) хозяйствах и физических лицах, осуществляющих деятельность в качестве ИП - в течение 5 рабочих дней с момента внесения в соответствующий государственный реестр (п.9)

  • В территориальные органы Федеральной миграционной службы - сведения о приобретении иностранным гражданином или лицом без гражданства статуса ИП либо прекращении указанными лицами деятельности в качестве ИП, а также иные сведения о таких лицах, - в срок не более 5 рабочих дней с момента внесения в ЕГРИП (п.10)

  • В территориальные органы Федерального агентства по управлению федеральным имуществом и военные комиссариаты - сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах, - в течение 5 рабочих дней с момента внесения в ЕГРЮЛ (п.11).

суббота, 21 января 2012 г.

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть IV

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-iii.html )

Продолжаю знакомить коллег с тем, как кандидаты на высшие посты в ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International отвечают на следующий вопрос: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения».

Алисон Норт (Alison North), претендент на пост международного директора (International Director): Взрывной рост объёмов контента и ужесточение законодательно-нормативных требований -  наиболее распространенные изменения в деловой деятельности и государственном управлении,  которые продолжать влиять на профессию управления документами и информацией. Ниже я сузила их до двух конкретных областей, связанных как с контентом, так и с нормативными требованиями, и добавила свои предложения относительно того, как ассоциация ARMA могла бы отреагировать на эти изменения.

1) Воздействие информации, поступающей «в реальном времени». Учитывая постоянный рост объёмов информации, доставляемой в реальном времени «человеку с улицы» на мобильные телефоны, от и к журналистам через Твиттер, передаваемой между террористами и бунтовщиками - можем ли мы рассматривать этот фактор как положительную помощь в доставке информации, помогающую коммерческим организациям и государственным органам доставлять свою продукцию и услуги?

2) Приход на рабочие мета представителей «поколения Y». Люди, родившиеся между 1980 и 2000 годами, всё проще относятся к раскрытию собственных (а в ряде случаев, и чужих) персональных данных в социальных сетях. В последние годы эти молодые люди влились в ряды работников, принеся с собой легкое отношение к обмену информацией с использованием веб-средств. Судя по всему, растет количество утечек данных на рабочих местах. Как специалистам по управлению документами и информацией на это реагировать, стремясь получать выгоду от позитивного отношения «поколения Y» к обмену информацией, в условиях, когда ужесточаются законодательно-нормативные требования, направленные на то, чтобы помешать нам обмениваться информацией?

На эти изменения можно было бы реагировать следующим образом:
  • Спонсировать исследования того, как эту открытость и готовность обмениваться информацией можно было бы совместить с практикой управления документами,

  • Согласовать метрики принципов GARP с использованием поступающей в реальном времени информации и с культурой обмена информацией,

  • Лоббировать в правительстве относительно введения меньшего числа нормативных требований, разработки простых и понятных законов, содержащих четкие указания по вопросам управления и обмена информацией,

  • Ввести обучение и профессиональную подготовку по вопросам, когда и как обмениваться информацией, где показывать, как использовать социальные сети с выгодой для деловой деятельности,

  • Ввести обучение и профессиональную подготовку по вопросам информации, поступающей в реальном времени, и её возможного использования на рабочем месте.
Джон О’Брайан (John J. O’Brien), претендент на пост международного директора: 1) Распространение социальных сетей и технологий, выводящих информационный контент из-под физического и, зачастую, интеллектуального управления и контроля со стороны организации, представляют собой сдвиг в исторически сложившейся, фокусирующейся на внутренних вопросах роли специалистов по управлению документами. Одновременно с растущими ожиданиями в отношении подотчетности и прозрачности, нарастает «распыление» информационного контента. Чтобы знать, где и какая информация, и каким образом создается, используется и хранится, нужно опережающее вовлечение специалистов по управлению документами в процессы принятия решений, связанных с управлением содержащими знания ресурсами.

2) Материальные элементы (здания, инвентарь, признанная интеллектуальная собственность, денежные средства) определяют лишь часть стоимости организации. Говорят, что нематериальные элементы (бренд, компетенция и знания персонала, взаимоотношения с местными и международными клиентами, партнерами и сотрудниками; инфраструктура, которая способствует (или препятствует) получению отдачи от ресурсов) определяют до 70% рыночной стоимости организации. Поскольку все организации стремятся повысить оценку своей стоимости, то для специалистов по управлению документами есть возможность для того, чтобы продемонстрировать, как документные системы имеют потенциал для того, чтобы сделать нематериальные активы видимыми, и, следовательно, управляемыми.

Первое из этих двух изменений ближе к традиционной роли, выполняемой специалистами по управлению документами. Второе подразумевает перенос представлений о разумном управлении документами из пресловутых центров хранения документации на заседания совета директоров, - вне зависимости от размера организации. Эти перемены наблюдаются в международном масштабе как на развитых, так и на развивающихся рынках.

Решение этих вопросов предполагает концептуальное и практическое «соединение точек» такими способами, которые воспринимаются в странах с более базовым пониманием управления документами, которые, тем не менее, уже еще сталкиваются с проблемами, связанных с широким использованием передовых технологий. Сюда входит и накопление знаний, и возможность создания инструментов/ресурсов, которые потенциально могут быть полезными членам ассоциации, в какой бы стране те ни жили и работали.

Мартин Сашек (Martin D. Sušec), претендент на пост международного директора:  Два основных изменения в деловой деятельности и государственном управлении, которые будут влиять на практическое управление документами и информацией в ближайшие три-пять лет, это ужесточение регулирования деятельности в сфере финансовых услуг и промышленности, производящей продукты массового потребления; а также распространение оказываемых третьими сторонами информационных услуг на основе облачных вычислений.

В будущем нормативные акты государственных органов потребуют от коммерческих организаций создания дополнительной документации, подтверждающей предпринимаемые ими усилия по исполнению законодательно-нормативных требований в отношении мониторинга сомнительных финансовых операций, раннего выявления конфликтов интересов, и порядка финансирования политических партий и движений. Тенденция к использованию информационных услуг, предоставляемых на основе облачных вычислений поставщиками, выступающими в роли третьей стороны, потребует более тщательной проверки поставщиков и включения более жестких положений в договора, особенно в плане отслеживания сроков хранения, обеспечения безопасности, поддержания и уничтожения информации компании в организованном поставщиками облаке.

Источник: ARMA International

[ дополнение от 31.01.2012 ]

По итогам голосования, избраны:
Julie J. Colgan - Президент ассоциации ARMA
Denise L. Pickett - директор
Alison North - международный директор

Утверждены также безальтернативные кандидатуры:
Brenda Prowse - казначей
Patricia Burns - директор по канадским вопросам