вторник, 10 января 2012 г.

Джеймс Лепен: Новости о MoReq2010

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin – на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 5 января 2012 года.

В прошлом месяце в Брюсселе DLM-форум организовал свою проводимую раз в три года конференцию, на которую собрались архивисты и специалисты по управлению документами со всей Европы. Ранее в 2011 году DLM-форум опубликовал спецификации MoReq2010 для электронных систем управления документами, и на конференции эти спецификации активно обсуждались.

Непосредственно перед началом конференции DLM-форум выпустил также первый набор сценариев тестирования для поставщиков, - это важный момент в жизни спецификаций для электронных систем управления документами. Поставщики теперь знают, как именно их продукты будут оцениваться центрами тестирования, и это дает им прочную основу для принятия решения о том, стоит ли им модифицировать свои продукты для того, чтобы соответствовать спецификациям. Теперь они могут всерьёз приступить к работе по приведению своего программного обеспечения в соответствие с этими спецификации.

У меня есть два предсказания относительно дальнейшей судьбы MoReq2010. Во-первых, его продвижение и принятие будет медленным, а во-вторых, в конечном итоге спецификации MoReq2010 станут наиболее влиятельными в мире спецификациями для электронных систем управления документами.

Пройдёт определенно время, прежде чем проявится истинная природа MoReq2010-соответствующих продуктов. Вполне вероятно, что на соответствие MoReq2010 будет сертифицирован весьма разнородный набор решений, начиная от продуктов, которые просто управляют документами, содержащимися в приложениях определенного типа (например, это могут быть продукты для управления документами в SharePoint или в системах электронной почты), и заканчивая решениями, способными управлять документами, содержащимися в любых используемых организацией приложениях. Этим MoReq2010 отличается от спецификаций для электронных систем управления документами предыдущего поколения (от DoD 5015.2 доMoReq2), которые привели к формированию очень однородного набор решений - а именно, тех, что называются названный «электронными системами управления документами и информацией» (EDRMS).

Было интересно услышать, как Йон Гард (Jon Garde – автор спецификаций MoReq2010 – Н.Х.) говорил на конференции о том, что он надеется, что для обозначения систем, соответствующих MoReq2010,  будет использоваться аббревиатура MCRS (от MoReq2010 compliant record system - MoReq2010-соответствующая документная система), а не EDRMS.

Вторая причина, почему MoReq2010 будет медленно завоёвывать позиции, заключается в том, что это первая спецификация, разработана с расчетом на то, что в последствии она будет расширяться и дополняться. Одним из основных уроков, извлеченных за последние семь лет, стало осознание того, что в электронном мире постоянно возникают новые форматы. Хотя нас, как специалистов по управлению документами, в первую очередь интересует содержание и контекст документов, а не их формат, мы должны признать, что у разных форматов имеются различные требования к управлению. Старую концепцию о формировании документов в дела достаточно трудно применить к электронной почте, не говоря уже о постах на блогах, обновлениях статусов (имеются в виду статусы, которые себе устанавливают пользователи социальных сетей – Н.Х.), постах на дискуссионных форумах и о вики-страницах. Сообщения электронной почты, как правило, естественным образом откладываются по учётным записям пользователей, посты на блогах формируются в блоги, обновления статусов - в потоки, а вики-страницы - в википедии. (С моей точки зрения, естественным образом обычно накапливается только информационный мусор, а вот для систематизации и упорядочивания информации, благодаря чему она становится существенно более ценным ресурсом, всегда приходится прикладывать массу усилий и привлекать соответствующим образом обученных специалистов – Н.Х.)

MoReq2010 использует более общий подход. В его базовых требованиях (тех, которым должна удовлетворять любая MCRS, т.е. MoReq2010-соответствующая система) довольно абстрактно говорится о том, что система должна обеспечивать возможность управлять «документами», группированными в «агрегации (скопления)», наследующие указания по срокам хранения и действиям по их истечении от схемы классификации документов. Напрашивается вопрос - какими форматами документов каждая конкретная MCRS способна управлять? Как она будет объединять всё это?

Базовые требования MoReq2010 будет дополняться модулями расширения. На конференции DLM-форума было объявлено, что идёт работа над модулями расширения для конкретных форматов документов (например, для электронной почты), а также для отдельных видов агрегации (например, для традиционных «дел»). Покупатели смогут определить, какими форматами и типами агрегаций конкретная MCRS будет в состоянии управлять, глядя на то, каким модулям расширения эта MCRS соответствует (на эту тему уже неоднократно иронизировал Марк Фреско, см. например, http://rusrim.blogspot.com/2010/08/moreq2010_30.html  –покупатель в этом случае должен быть настоящим знатоком в данной области; в противном случае длинный перечень модулей лишь запутает его – Н.Х.).

Теоретически модули расширения спецификаций можно написать для любого появившегося формата, предъявляющего специфические требования к управлению документами. На практике это, скорее всего, будет зависеть от возможностей DLM-форума по созданию таких модулей расширения. Если базовые требования MoReq2010 были, по существу, результатом работы одного человека (Йона Гарда, которому помогали такие коллеги, как Ричард Блейк), то есть надежда, что гораздо более широкий круг специалистов примет участие в написании модулей расширения. На конференции Йон обратился к собравшимся с призывом записываться в добровольцы, и помочь в написании этих модулей.

Йон Гард предсказал взрыв интереса к MoReq2010 в течение ближайших 12 месяцев, по мере появления MoReq2010-соответствующих продуктов и модулей расширения.

В момент, когда я пишу этот пост, наиболее влиятельными в мире спецификациями для электронных систем управления документами являются американские требования DoD 5015.2, которые все более воспринимаются как истощившие свой потенциал и устаревшие. Последний раз они пересматривались в 2007 году, и их последняя версия не отражает изменившийся характер электронного ландшафта в организациях, произошедший вследствие распространения социальных вычислений и SharePoint. В среднесрочной перспективе MoReq2010 обойдёт DoD 5015.2 по своей значимости, - при условии, что поставщики сочтут возможной и выгодной разработку продуктов, соответствующих MoReq2010.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Мой комментарий: Впервые я читаю высказывания Джеймса Лепена о будущем MoReq2010, которые не совпадают с радужными прогнозами Йона Гарда. Впервые – в ключевой заключительной фразе поста – прозвучала нотка неуверенности в том, что разработчики и поставщики ПО действительно готовы поддержать новые спецификации (я, например, пока что не вижу ни одной веской для поставщика причины, которая бы оправдала вложение немалых сил и средств в доработку его продуктов и их сертификацию).

Кроме того, как мне кажется, легкомысленно сбрасывать со счетов другие конкурирующие стандарты – как MoReq2, так и ISO 16175, - да и поддерживаемый правительствами ряда стран DoD 5015.2, вполне вероятно, тоже ещё не сказал своего последнего слова.

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2012/01/05/moreq2010-update/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий