среда, 18 января 2012 г.

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-i.html )

Продолжаю знакомить коллег с тем, как кандидаты на высшие посты в ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International отвечают на следующий вопрос: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения».

Бренда Прауз (Brenda Prowse), единственный кандидат на пост казначея: Два основных изменения, которые я вижу, это сокращение бюджетов (в связи с нынешним состоянием экономики) и изменения в законодательно-нормативных требованиях. В то же время, хочу подчеркнуть, что это в основном касается США, и в гораздо меньшей степени - Канады, особенно моей провинции, в которой, в отличие от остальной Северной Америки, сейчас наблюдается бум в жилищном строительстве и увеличение числа рабочих мест. Однако, мы, похоже, представляем собой аномалию, и нужно решать общераспространенные проблемы :)

Будучи «глобальной» ассоциацией, ARMA должны быть в курсе перемен, влияющих на её членов, и реагировать соответствующим образом. Совершенно очевидно, что сокращение финансирования повлияет на возможности принимать участие в семинарах и конференциях. ARMA может оказать помощь, продолжая предлагать курсы онлайн-обучения, позволяющие сэкономить на командировочных расходах. Тем не менее, значение обучения «лицом к лицу» нельзя игнорировать, поэтому следует оценить конференционные мероприятия, с целью включения в их программу высококлассных докладов, но так, чтобы их стоимость не оказалась запредельной. Участники также могут сэкономить, вызываясь поработать на конференциях волонтерами, но число таких мест ограничено. И хотя многие выбранные для проведения конференций места красивы и гламурны, - возможно, стоит подумать об использовании менее дорогих объектов, в то же время обеспечивая посетителям конференции полноценную отдачу, в том числе и в образовательном плане.

Что касается законодательно-нормативных изменений, то даже в США, несмотря на введение 5-6 лет назад новых гражданско-процессуальных правил, регламентирующих поиск и представление электронных документов, всё ещё существует пелена таинственности вокруг применения этих правил на практике. Канадское же государство еще не ввело аналогичного стандарта. Будет полезно продолжать помогать членам ассоциации в этой сфере. Большинство из них фактически не готово к внедрению электронных систем управления документами и информацией (EDRMS), не говоря уже об облаках! Ключевым направлением остается дальнейшее участие в совершенствовании законодательно-нормативной базы, равно как и начало лоббирования в государственных органах других стран, помимо США.

Лив Изакс (Leigh Isaacs), претендент на пост директора: Наша профессия стремительно меняется. Существует уникальная возможность для повышения значимости управления документами и информацией в организациях, и для повышения квалификации тех, кто этим занимается. Наряду с темой исполнения законодательно-нормативных требований и аудита, будут остро стоять вопросы обеспечения безопасности и неприкосновенности частной жизни (особенно в отношении к трансграничной деятельности). Читая заголовки новостей, становится ясно, что никто – ни коммерческие организации, ни государственные органы, - не застрахован от взлома их информационных систем, и использование недостаточных мер защиты может иметь катастрофические последствия.

Члены ассоциации ARMA коллективно обладают огромным количеством информации и потенциалом для инноваций. Ассоциация должна не только расширять возможности своих членов, но и способствовать образованию, лидерству и возможностям общения.

ARMA проводит замечательную работу по предоставлению информации своим членам. В сферах обеспечения неприкосновенности частной жизни и безопасности (и в отношении любые вновь появляющихся вопросов), мы также должны вносить согласованность и упорядоченность в объемные массивы информации, дистиллируя эту информацию таким образом, чтобы она стала усваиваемой и понятной.

Ответ на вопрос «Что это значит для меня?» различен для каждого специалиста в зависимости от положения и отрасли, в которой он работает, - однако образовательную деятельность следует вести соответствующим образом. Чтобы лучше оценивать успешность, ассоциация следует организовать информационные программы и возможности, одновременно предлагая конструктивную, организованную платформу для получения обратной связи и рекомендаций от профессионалов, которых она обслуживает.

Мы должны поощрять новые и инновационные идеи членов ассоциации, и понимать их специфические потребности. И как члены ассоциации должны иметь возможность учиться у своего профессионального объединения, так и ассоциация должна учиться у своих членов.

Принципы GARP могут и должны быть использованы для реагирования на эти изменения. Похоже, что многие до сих пор сталкиваются с трудностями в применении этих принципов на практике, и здесь имеется прекрасная возможность для повышения осведомленности членов ассоциации.

Ассоциация должна служить единым голосом, публично продвигающим управление документами и информацией во всех организациях, выполняя в ряде случаев роль наставника, и одновременно осуществляя непрерывное самообучение. Мы должны помочь членам ассоциации выступать в роли педагогов, генераторов новых идей, стратегов и движущей силы изменений.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-iii.html )

Источник: ARMA International

3 комментария:

  1. очередной пост и мнение и ...почти ничего о проблемах хранения документированной информации.

    ОтветитьУдалить
  2. Видите ли, ARMA, хотя и международная ассоциация, в основном объединяет американцев и канадцев, а также представителей других англосаксонских стран. В этих странах с проблемами хранения документированной информации по-крупному уже разобрались, и они не являются первостепенными для североамериканских специалистов по управлению документами и информацией - поскольку решены соответствующие правовые вопросы, выпущены многочисленные стандарты и руководства.

    ОтветитьУдалить