четверг, 31 декабря 2009 г.

Архивист США объявил о создании Национального центра по рассекречиванию

30 декабря 2009 года Архивист США (руководитель национальной архивной службы) Дэвид Ферьеро объявил о создании в структуре Национальных Архивов (NARA) Национального центра по рассекречиванию (National Declassification Center, NDC).

Создание NDC предусмотрено новым Исполнительным приказом о секретной информации, затрагивающей вопросы национальной безопасности, подписанном президентом Обамой 29 декабря 2009 года. В частности, NDC поручено упрощение процесса рассекречивания, содействие в плане мер по обеспечению качества, а также организация подготовки специалистов по рассекречиванию.

В своём заявлении Ферьеро сказал: «Состояние процесса рассекречивания документов в федеральном правительстве стало критическим. Нынешнее отставание настолько огромно, что американцы лишены возможности контролировать деятельность государственных должностных лиц. Благодаря оптимизации процесса рассекречивания, NDC откроет дорогу в новый день в отношении доступа, позволяя Национальным Архивам сделать доступными для общественности гораздо больше документов, и  гораздо быстрее».

Первоначально,  деятельность NDC будет сфокусирована на ликвидации «завалов» из подлежащих рассекречиванию федеральных документов и президентских материалов. Временно исполнять обязанности руководителя центра, до назначения постоянного директора, будет д-р Майкл Куртц (Michael Kurtz), помощник Архивиста по Управлению документационных услуг в Вашингтоне. Методическую  помощь NDC будет оказывать межведомственная Группа по планированию политики (Policy Planning Group), в состав которой входят представители высшего руководства Государственного департамента, министерства обороны и министерства энергетики, Центрального разведывательного управления, а также директор национальной разведки, руководители Управления надзора над обеспечением информационной безопасности (Information Security Oversight Office) и Национальных Архивов.

«Создание NDC предоставляет уникальную возможность для Национальных Архивов и их коллег из других агентств выработать новые стратегии по защите ключевых сведений, относящихся к государственной тайне,  и раскрыть для исследователей и общественности сотен миллионов страниц документов», отметил доктор Куртц.

Предвосхищая создание NDC, межведомственная группа управления программами приступила к изучению текущего состояния процесса рассекречивания в федеральных органах власти. Национальные Архивы совместно с Организацией по управлению переменами в области обороны (Defense Change Management Organization) проводят исследование с целью определить, каким образом процессы могут быть улучшены за счет сокращения длительности цикла, устранения недостатков и снижения издержек. Рекомендации по итогам этой работы будут учтены в деятельности NDC.

Источник: блог Internetresearch, archieven en personen zoeken
http://archieven.blogspot.com/2009/12/archivist-of-united-states-announces.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+ArchivesBlogs+%28ArchivesBlogs%29

среда, 30 декабря 2009 г.

Введены новые штрафные санкции за нарушение сроков хранения документов

Когда в 2006 году был принят закон «О рекламе», мало кто обратил внимание на статью 12, устанавливавшую сроки хранения рекламных материалов и договоров на её производство.

Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ "О рекламе"

Статья 12. Сроки хранения рекламных материалов

Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров, кроме документов, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлено иное.

Таким образом, был введен весьма оригинальный условный срок хранения - «со дня последнего распространения рекламы». Мало того, что состав документов не был достаточно четко определен, было ещё добавлено требование о том, что если документам законодательством РФ установлен другой срок хранения, то эта статья закона на них не распространяется! (Вероятно, разработчики закона были уверены, что любые другие сроки хранения будут более длительными, поэтому и позволили себе небрежность в формулировке. Они ошибались.)

Однако ответственность за нарушение сроков хранения, установленных в законе «О рекламе», в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях не была установлена, и вот теперь это упущение исправлено. Федеральным законом от 28.12.2009 № 380-ФЗ глава 19 КоАП РФ дополнена статьей 19.31. «Нарушение сроков хранения рекламных материалов»

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 19.31. Нарушение сроков хранения рекламных материалов

Нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от двух тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двадцати тысяч до двухсот тысяч рублей;

Кроме того, в самостоятельное нарушение выделено «непредставление в федеральный антимонопольный орган, его территориальный орган сведений (информации), предусмотренных законодательством о рекламе», за которое установлены аналогичные штрафы. Это положения внесены в статью 19.8.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 19.8 Непредставление ходатайств, уведомлений (заявлений), сведений (информации) в федеральный антимонопольный орган, его территориальные органы, органы регулирования естественных монополий или органы, уполномоченные в области экспортного контроля

6. Непредставление в федеральный антимонопольный орган, его территориальный орган сведений (информации), предусмотренных законодательством о рекламе, а равно представление таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде либо представление недостоверных сведений (информации) -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двадцати тысяч до двухсот тысяч рублей.

Пока этой статьи не было, за данное нарушение привлекали по статье 19.7 «Непредставление сведений (информации)», по которой административный штраф накладывался на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей, а на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

Так что, как видим, продолжается ужесточение требований к документированию деятельности организаций всех форм собственности и к организации хранения документов.

понедельник, 28 декабря 2009 г.

Установлены сроки хранения документов и информации ещё в одном государственном реестре

Приказом Минпромторга России от 11 ноября 2009 г. № 1021 утвержден «Административный регламент исполнения Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной функции по ведению государственного реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность по оценке соответствия продукции, производственных процессов и услуг установленным требованиям качества и безопасности, а также деятельность по обеспечению единства измерений».

Ведение реестра предусмотрено в виде базы данных, куда заносятся «сведения об аккредитованной организации» (п.33) в виде электронной карточки. Регламентом установлено, что резервная копия государственного реестра создается «не реже одного раза в месяц»

Одновременно с этим, в реестре хранится и «комплект документов, по которым в автоматизированной информационной системе формируется электронная карточка аккредитованной организации» (п.34), который формируется в отдельное досье по каждой организации (п.35).

В документе установлены, что  «комплект документов аккредитованной организации, действие аттестата аккредитации которой прекращено, хранится в архивной части государственного реестра в течение пяти лет» (п.40), а затем уничтожается.

Очень интересен, с моей точки зрения ещё один пункт документа (такого я ещё не встречала): «67. Ответственным за соблюдение сроков хранения документов в государственном реестре, в том числе в его архивной части, является специалист Федерального агентства, уполномоченный на ведение государственного реестра».

Я ещё добавила бы в этот пункт требование о том, что такой специалист должен иметь базовые знания в области управления документами и архивного дела: как минимум, он должен понимать, как и зачем устанавливаются сроки хранения.

суббота, 26 декабря 2009 г.

Электронный архив штата Вашингтон начинает архивацию веб-сайтов и электронной почты агентств

Электронный архив штата Вашингтон (Washington State Digital Archives)  известил агентства штата о том, что согласно ст. 434‐662 «Административного кодекса штата Вашингтон» (Washington Administrative Code, WAC - свод нормативных актов, изданных агентствами исполнительной ветви власти штата Вашингтон), с января 2010 года электронный архив должен начать обеспечивать сохранение веб-сайтов агентств штата и местных органов власти, а также начать приём на хранение от агентств их электронной почты.

Электронным архивом используется двухуровневая система сохранения веб-сайтов органов государственной власти.

На первом уровне, за который отвечает электронный архив, используется специальное программное обеспечение для захвата содержимого обращенных к публике веб-сайтов агентств. Таким образом сохраняется история агентств, как она видна через их публичные веб-сайты. Такая процедура выполняется как минимум раз в год, и от агентств ничего в этом плане не требуется – все операции по сбору контента и обеспечению его дальнейшей сохранности выполняет электронный архив.

Упомянутая выше процедура не освобождает агентства от ответственности за выявление и сохранение архивных документов, которые могут располагаться на веб-сайте или быть его составной частью. По выявлении архивных документов, агентства должны связаться с электронным архивом и заполнить форму Соглашения о передаче, на основании которого документы передаются в архив на постоянное хранение. Каждое агентство должно также заполнить форму, содержащую технические сведения, необходимые электронным архивам для обеспечения долговременной сохранности электронных дел.

Если архивные документы содержаться во внутренней сети (интранете), то агентство должно, совместно с техническим персоналом электронного архива, либо открыть архиву доступ к соответствующим сайтам, либо договориться о копировании данных и передаче их с установленной частотой в электронный архив.

Что касается электронной почты, то на первом этапе будет приниматься только почта на основе Exchange 2003 и 2007. Позднее будет организован приём почты из систем GroupWise и Lotus Notes.

Источники: сайт Центра муниципальных исследований и услуг штата Вашингтон / портал законодательной власти штата Вашингтон
http://www.mrsc.org/govdocs/W3archive.pdf
http://apps.leg.wa.gov/wac/default.aspx?cite=434-662

пятница, 25 декабря 2009 г.

Терминология: оригинальный «оригинал»

C 1 января 2010 г. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии вводится в действие ГОСТ Р 33.3.02-2008 «Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения».

Очередной раз порадовал творческий подход к терминологии. В стандарте дана новая трактовка термина «оригинал документа».

ГОСТ Р 33.3.02-2008 "Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения"

3.1.1. Оригинал документа: документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению аналоговыми технологиями на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее закрепления.

Разработчики стандарта (в названии которого, кстати говоря, не сказано, что он относится исключительно к аналоговым страховым копиям) и мысли не допускают о такой крамоле, как создание оригиналов на электронных носителях информации.

Кроме того, озадачило, что оригиналом признается лишь то, что создано «в результате творческой деятельности человека». Получается, что типовые деловые документы оригиналами быть не могут! Например, не может считаться оригиналом метрическая книга. Интересно, каков процент оригиналов в наших архивах, если подходить с меркой данного определения? :)

Понятно, что данный стандарт относится к узкопрофессиональной сфере деятельности архивных учреждений, - однако мне кажется, что при использовании общепринятых и активно используемых в делопроизводстве и юриспруденции терминов стоит всё же придерживаться уже сложившейся терминологии.

Прогнозы: ECM в 2010 году

Рон Миллер (Ron Miller), редактор «Яростного управления контентом» (Fierce Content Management), делает следующие предсказания на 2010 год:
  • Будет принят стандарт CMIS, позволяющий обеспечить совместимость различных ECM-систем, и начнется его практическая реализация;

  • Резко увеличится использование мобильного доступа к контенту. Уже в этом году такие компании, как Open Text, начали распространять приложения для iPhone, открывающие пользователям доступ к инструментам Open Text для управления контентом с мобильного телефона. Скорее всего, в 2010 году нечто подобное предложат и производители многих других популярных систем;

  • Google Wave обретет форму. Пока ещё многие пользователи ещё пытаются понять, как же эта технология работает, - но ясно, что у неё большой потенциал. Учитывая последние приобретения Gooogle и планы их включения в Google Wave в следующем году, «Волна» постепенно начинает обретать форму платформы для коллективной работы, предлагающей более понятные и конкурентоспособные инструменты, и более интересной для корпоративных пользователей.

  • Онлайн-версия Sharepoint подтолкнет развитие «облачных» вычислений. Одним из интригующих событий предстоящего года является выпуск Sharepoint 2010, который имеет хост-версию. Миллер считает, что это решение будет существенно более популярным, чем многие ожидают, - причем не только для малых предприятий, которые смогут воспользоваться инструментами Sharepoint за меньшие деньги.

  • Укрепятся позиции открытого ПО для управления контентом.  Компаниям, заинтересованным в более дешёвых и более гибких решениях, придется обратить внимание на предложения такого рода, особенно учитывая то, что такие компании, как Alfresco, EZ Publish, Nuxeo, Drupal, WordPress и многие другие добились массового использования своих продуктов, возникли процветающие сообщества и растущие инфраструктуры поддержки. Миллер ожидает, что открытое ПО продолжит «отъедать» часть рынка у традиционных вендоров (возможно, между ними даже возникнут партнерские отношения);

  • Enterprise 2.0 станет более зрелым. В этом году, по мере «взросления» инструментов Enterprise 2.0, стали уменьшаться опасения, связанные с безопасностью и падением производительности труда. Коммерческие организации начали видеть достоинства этих решений в части повышении продуктивности работы и захвата знаний естественным образом. В 2010 году компании продолжат освоение средств Enterprise 2.0.

Полный текст статьи Миллера здесь:  http://www.fiercecontentmanagement.com/story/my-predictions-2010/2009-12-23

В свою очередь, компания Forrester 8 декабря выпустила отчет, основным автором которого является Стив Пауэрс (Stephen Powers), под названием «Коллективная работа, поиск и исполнение законодательно-нормативных требований – движущие силы инвестиций в управление контентом в 2010 году. Результаты глобального опроса о состоянии ECM, проведенного компанией Forrester в октябре 2009 года» (Collaboration, Search, And Compliance Drive 2010 ECM Investments).

В краткой аннотации об отчете ( см. http://www.forrester.com/rb/Research/collaboration%2C_search%2C_and_compliance_drive_2010_ecm/q/id/55706/t/2 ), сказано следующее:

«Недавно Forrester провёл опрос 170 профессионалов в области управления информацией и знаниями, участвующих в принятии решений, связанных с управлением контентом (Enterprise Content Management, ECM), относительно планов на предстоящий год.»

«Организация продолжат стабильно инвестировать в ECM, делая упор на улучшение поиска по контенту, коллективного использования и исполнения законодательно-нормативных требований. Инвестиции в ECM также пойдут в такие области, как управления веб-контентом (WCM) и управление документами (Records Management, RM).» 

«Хотя предприятия хотели бы иметь полномасштабное ECM-решение, охватывающее все потребностей, связанные с управлением контентом, - на практике они продолжают использовать многочисленные ECM-продукты и системы. Компании будут принимать во внимание такие альтернативы, как использование ПО как услуги (SaaS) и использование открытого ПО, - но скорее для отдельных пробных инициатив по работе с контентом, чем для деловой деятельности и транзакций.» 

«Отдача от инвестиций (ROI), остается проблематичной: большинство компаний не может доказать получение отдачи от инвестиций, что, вероятно, затрудняет получение инвестиций для  ECM. Однако эти инвестиции по-прежнему имеют огромное значение для производительности труда специалистов, работающих с информацией, так как количество производимого предприятиями контента продолжает увеличиваться.»

Дополнительные подробности об отчете Forrester, а также мнения отечественных специалистов см. в публикации CNews: http://doc.cnews.ru/news/top/index.shtml?2009/12/18/373955

четверг, 24 декабря 2009 г.

Закончено публичное обсуждение проекта стандарта совместимости ECM-систем CMIS

22 декабря 2009 года завершилось публичное обсуждение разрабатываемого Организацией по развитию стандартов для структурированной информации (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, OASIS) проекта стандарта «Сервисы взаимодействия (интероперабельности) при управлении контентом», или CMIS (Content Management Interoperability Services). Многие специалисты считают, что, даже если потребуются определенные доработки, стандарт, скорее всего, будет опубликован в первой половине 2010 года.

Текст проекта стандарта (объёмом 226 страниц) доступен по адресу: http://docs.oasis-open.org/cmis/CMIS/v1.0/cd04/cmis-spec-v1.0.pdf

CMIS-интерфейс должен располагаться «поверх» существующих систем управления контентом и их программных интерфейсов. Стандарт не предписывает, какие именно конкретные функциональные возможности должны быть реализованы в системах управления контентом; также не предполагается исчерпывающе раскрывать все возможности системы управления контентом через CMIS-интерфейс. Задача стандарта - описать типовой/универсальный набор возможностей, предоставляемых системой управления контентом, и набор сервисов, позволяющих использовать эти возможности.

CMIS предоставляет программному приложению интерфейс для доступа к хранилищу ECM-системы. С этой целью CMIS определяет базовую модель данных, в которой описаны управляемые хранилищем постоянные информационные объекты, а также набор базовых услуг, которые приложение может использовать для доступа и работы с этими объектами. С учетом решаемых CMIS задач, эта модель данных не охватывает все понятия, которые обычно поддерживает полнофункциональное ECM-хранилище. В частности, она не включает объекты, существующие в течение ограниченного времени (такие, как объекты программного интерфейса), объекты для администрирования (такие, как профили пользователей), и расширенные понятия (такие, как составной или виртуальный документ, workflow- и бизнес-процесс, событие и подписка).

Когда приложение подключается к службе CMIS, через одну и ту же точку подключения может предоставляться доступ к нескольким хранилищам CMIS. Приложение должно использовать службу CMIS getRepositories, чтобы получить список хранилищ, которые доступны в данной точке подключения. Помимо этой службы, все остальные службы CMIS работают только с одним хранилищем, т.е. CMIS не поддерживает операции с несколькими хранилищами и между-хранилищные операции.

Источники: сайт OASIS / Википедия
http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=cmis
http://ru.wikipedia.org/wiki/Content_Management_Interoperability_Services

Встреча переводчиков MoReq2

Европейская Комиссия (правительство Евросоюза) организует в феврале 2010 года в Брюсселе встречу переводчиков MoReq2.

Цель этой встречи заключается в предоставлении информации, обмене опытом и получении обратной связи от переводчиков. На совещании будут присутствовать представители DLM-форума и Руководящего совета MoReq; и будет возможность обсудить проблемы и вопросы, связанные с переводом MoReq2 и написанием «нулевой главы».

Приглашение, проект программы и схема проезда выложены на сайте по адресу: http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en  Желающие принять участие во встрече должны подтвердить свое участие до 15 января 2010 года.

Источник: Сайт DLM-форума и MoReq2
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=902&Itemid=45&lang=en

среда, 23 декабря 2009 г.

Начинается новый этап разработки спецификаций MoReq

На сайте  DLM-форума 20 декабря 2009 года опубликовано приглашение к участию в тендере на участие в программе развития MoReq2 2010 года.

DLM-форум предлагает подавать заявки консультантам и другими заявителям, заинтересованным в проведении работ в рамках этой программы.

Основными целями программы развития MoReq2 являются:

1.Формирование более компактного ядра обязательных требований, которым должно удовлетворять программное обеспечение для электронного управления документами - это снизит нижний порог для сертификации по MoReq и даст возможность большему числу продуктов получить такую сертификацию.

2.Более свободная связь между спецификациями и увеличивающимся числом опциональных модулей, созданных на основе ранее обязательных требований, что упростит процесс обновления и поддержания спецификаций.

3. Повышение масштабируемости и гибкости спецификаций на основе результатов пп.1 и 2, что обеспечит большее проникновение на рынок через охват более широкого набора продуктов, включая те, которые традиционно не относятся к категории  программного обеспечения для управления документами.

4. Создание основы для будущего расширения спецификаций, которое сделает MoReq более "настраиваемым" на потребности специфических  отраслевых решений, в соответствии со сформулированной Руководящим советом по MoReq концепцией развития спецификаций.

Полный текст предложений по участию в тендере находится по адресу:
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=296_11fed0da884eadfa8467f651195b849d&Itemid=113&lang=en

Тендерные предложения должны быть представлены к 18 января 2010.

Источник: сайт DLM-форума
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=902&Itemid=45&lang=en

США: Создан центр Национальных Архивов по перспективным системам и технологиям

При Национальных Архивах США (NARA) создан Центр перспективных систем и технологий (National Archives Center for Advanced Systems and Technologies, NCAST), который должен стать ведущим научно-исследовательским центром NARA в сфере теоретических и прикладных исследований в области компьютерных наук, проектирования и архивного дела. Миссия центра NCAST миссия заключается в разработке и продвижении архивных технологий в подразделения Национальных Архивов посредством технического ноу-хау.

В интересах Национальных Архивов NCAST будет решать три основные задачи:
  • Будет расширяться охват исследований в области передовых технологий (которые ранее поддерживались исследовательской программой в рамках проекта электронных архивов ERA) - до уровня масштаба всего агентства. В рамках этих исследований будут выявляться, изучаться и оцениваться новые разработки в области компьютерных наук и в смежных областях, которые могут  повлиять на управление жизненным циклом документов;

  • Будет открыта новая программа прикладных исследований, которая позволит внедрить наилучшие новые технологии и методы в деятельность Национальных Архивов, и

  • Будет организовано сотрудничество с другими подразделениями NARA по выявлению конкретных видов компетенций, необходимых персоналу для выполнения своих функций; и с целью помочь сотрудникам приобрести или развить эти знания и навыки.
Центр NCAST будет также сотрудничать с государственными органами и академическими институтами всего мира в работе по формулированию и разработке архивных технологий, которые должны помочь Национальным Архивам США сохранить электронную историю страны.

Источник: сайт NARA
http://www.archives.gov/ncast/

Еврокомиссия содействует трансграничному использованию электронных подписей

В целях повышения совместимости электронных подписей и для облегчения их трансграничного использования в рамках Директивы 2006/123/EC от 12 декабря 2006 года об услугах на внутреннем рынке, Европейская Комиссия опубликовала сводный список, содержащий ссылки на национальные списки доверенных поставщиков сертификационных услуг, выдающих квалифицированные сертификаты.

В рамках Директивы об услугах  2006/123/EC, государства-члены Евросоюза обязаны были разработать и опубликовать не позднее 28 декабря 2009 года  списки доверенных поставщиков сертификационных услуг, выдающих квалифицированные сертификаты в соответствии с Директивой об электронных подписях 1999 / 93/EC. Это требование является частью мер по реализации положений  Директивы об услугах, одобренных решением Еврокомиссии 2009/767/EC, и направлено на расширение трансграничного использования электронных подписей.

вторник, 22 декабря 2009 г.

Стратегии «евангелизма» от Майкрософт: блестящее пособие по реальному маркетингу

Альберт Бертяков выложил на своём блоге «ECM Discovery» ( http://ecm-discovery.blogspot.com/2009/12/i.html ) подготовленный им отличный  перевод статьи-манифеста Джеймса Пламондона «Евангелизм – это война», в которой ярко и откровенно описана жёсткая маркетинговая стратегия корпорации Майкрософт.

Статья была написана в 1997 году, и на то время являлась строго конфиденциальным документом компании. Сказанное  в ней не устарело до сих пор, да и вряд ли устареет в ближайшем будущем: это, по сути дела, учебник по реальному маркетингу в отрасли программного обеспечения.

Я благодарю Альберта за сделанный им качественный перевод, и за публикацию этого интересного материала для широкой публики.

23.12.2009: Альберт выложил второй документ, также не менее интересный: http://ecm-discovery.blogspot.com/2009/12/ii.html

Моя точка зрения на технологии Enterprise 2.0

В связи с технологиями 2.0, вспоминается старая шутка времен первой Windows: «Всё хорошее начинается только с третьей версии».

Шумиха вокруг «2.0» на Западе носит в основном маркетинговый характер, и уже через год-два будет заменена чем-то новеньким, когда даже рядовой публике станет очевидно, что неоправданно большие ожидания так и не оправдались.

Кстати, многие и не подозревают, что история «2.0» началась совсем не вчера – форумы и социальные сети, например, появились раньше Интернета, да и сам Интернет первоначально возник во многом как средство «2.0»-общения для научного сообщества. Опыт показал, что такое общение принесло немалую пользу, но совсем не заменило «обычную» деловую деятельность.

Рассмотрим несколько типичных мифов и утверждений:

Терминология: Федеративное управление документами

В последнем номере журнала Information Management Journal за ноябрь-декабрь 2009 года, моё внимание привлекла статья Престона Шимера (Preston W. Shimer) «Сравнение централизованного и федеративного подходов к управлению документами и информацией: Который из них успешно проверен практикой?» (Unified vs. Federated: Which Has the Proven Track Record for Managing Information?).

В ней, в частности, объясняется содержание таких понятий, как «федеративное управление документами», «федеративное хранилище», которые в последнее время часто встречаются в литературе.

Автор пишет, что «при централизованном подходе к управлению документами,  создается центральное хранилище, в которое должны быть перемещены все подлежащие хранению документы. Затем осуществляется управление этими документами, доступ к ним и их уничтожение в соответствии с установленными требованиями к срокам хранения и действиям по их истечении. Те документы, что не передаются в центральное хранилище, хранятся на местах и уничтожаются по истечении установленного короткого периода времени».

По сравнению с центральным хранилищем, «федеративное хранилище представляет собой, в первую очередь, централизованный индекс».

 «Джудит Ламонт, в своей статье, опубликованной в майском номере журнала KMWorld, даёт полезное определение федеративного подхода к управлению документами. «Оставьте документы в их первоначальных хранилищах, но управляйте ими централизованно. При таком подходе, отпадает необходимость в физическом перемещении документов в одно место, однако применяется единый набор правил, определяющих сроки хранения и порядок действий по их истечении. Происходит «виртуализация» документов – все они «видимы» в федеративном программном приложении для управления документами, с помощью функциональных возможностей которого по документам можно вести поиск, можно приостанавливать их уничтожение и выполнять иные действия»».

Таким образом, централизованный подход – это централизованное хранение и управление, а федеративный – это децентрализованное хранение и централизованное управление.

Интересно, что в качестве недостатка централизованного подхода (о котором в целом говорится, что он многократно проверен на практике, в отличие от федеративного подхода), указывается следующее: «Одной из проблем, связанных с этим подходом, является то, что для успешной его работы требуется, чтобы  люди принимали решения и соблюдали дисциплину». По мнению автора, «В основе своей, федеративный подход – это решение по управлению документами и информацией, которое пытается достичь результатов централизованного подхода, но заменяя большинство людей на компьютерное программное обеспечение и оборудование».

Источник:
http://corporate.lexisnexis.com/news/corporate-counsel,electronic-discovery/cat200002_doc1080726193.html

понедельник, 21 декабря 2009 г.

Новая инструкция по делопроизводству Ростехрегулирования: здравый смысл восторжествовал над Правилами

Инструкции по делопроизводству в Центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Утв. Приказом Ростехрегулирования от 31.07.2009 № 2680), наверное, первая инструкция по делопроизводству, утвержденная после принятия новых  Правил  делопроизводства  в федеральных органах исполнительной власти.

Хочу обратить внимание на ряд моментов, которые мне показались интересными. Прежде всего, инструкция разработана с учетом положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (п.1.2.), что не может не радовать.

В тексте инструкции грамотно сформулированы основные функции службы делопроизводства (в данном случае это Управление делами). В число задач, решаемых Управлением делами, входят «общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Федерального агентства, организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами» (п.1.4.).

воскресенье, 20 декабря 2009 г.

Азербайджан вводит электронные счета-фактуры

Как сообщает агентство Day.Az, с 1 января 2010 года в Азербайджане будет осуществлен переход на электронные счета-фактуры. Начальник Главного управления организации государственной регистрации коммерческих юридических лиц и экономического анализа Министерства налогов Рауф Намазов в своём интервью сообщил следующее:

«Внедрением депозитных счетов НДС были созданы условия для реализации оплаты НДС в электронной форме по купленным у других налогоплательщиков товарам (работам и услугам), а также по импортированным в страну товарам.»

«Как продолжение предоставляемых услуг, с 1 января 2010 года будет начато применение электронных налоговых счет-фактур. Это будет осуществлено согласно закону от 19 июня 2009 года «О внесении дополнений и изменений в Налоговый кодекс АР» и «Правилам применения, учета и использования электронных налоговых счет-фактур», утвержденным решением Кабинета министров от 28 сентября 2009 года.»

«После применения с нового года электронных счет-фактур налогоплательщики смогут составлять эти документы на своем рабочем месте и предоставлять их в электронном формате через Интернет, также отпадет необходимость ежемесячного информирования финансового управления.»

«У каждого налогоплательщика, подписавшего с налоговыми органами договор об обмене электронными документами, есть своя официальная Интернет-страница на сайте Интернет-налогового управления официального сайта Министерства налогов (www.e-taxes.gov.az ), а также свой e-box (электронная почта). Посредством этой страницы налогоплательщики пользуются указанными электронными услугами. Уже с 1 января 2010 года на этой странице появится еще одна новая подсистема - электронные налоговые счет-фактуры.»

суббота, 19 декабря 2009 г.

Видео: Крупнейшая бумажная библиотека мира стремиться стать и крупнейшей электронной библиотекой

Видео, подготовленное Библиотекой Конгресса США - крупнейшей бумажной библиотекой мира, показывает, как Библиотека использует самые современные технологии для управления "океаном цифровой информации". Создается крупнейшая в мире электронная коллекция. Объёмы информации измеряются сотнями терабайт. А ведь пока что оцифрован только 1% всех фондов библиотеки... Комментарий - на английском языке.



Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=ylFlAQZ0piU&feature=player_embedded

США: Прошли слушания по поводу роли и задач Национальных Архивов

16 декабря 2009 года недавно утвержденный в должности Архивист США Дэвид Ферьеро (David Ferriero) выступил на слушаниях в подкомитете по информационной политике, статистике и национальным архивам комитета Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления (см.фото).

Слушания были специально посвящены будущему Национальных Архивов США, и их тема была задана так: "Исторический музей или агентство, обеспечивающее доступ к документам? Определение и выполнение миссии Национальных Архивов". Перед подкомитетом также выступили руководители библиотечной и музейной служб страны, а также представители ряда негосударственных организаций (некоторые из этих организаций, - такие, как "Граждане за ответственность и этику в Вашингтоне", известная также как CREW, - попортили немало крови предыдущей администрации).

Открывая слушания,  председатель подкомитета Уильям Лэйси Клей (William “Lacy” Clay) отметил, что «сейчас время растущих бюджетных проблем, экспоненциального роста объёмов федеральных документов, - особенно электронных, - и всё возрастающей потребности быстрее сделать эти документы доступными публике, средствам массовой информации, судам и Конгрессу». Относительно сомнений ряда участников слушаний по поводу стратегии NARA, он сказал следующее: «Есть вопросы по поводу того, может ли выставление документов в качестве экспонатов рассматриваться как программа обеспечения доступа к документами, и являются ли посетили музея на деле «исследователями документов». Есть также вопрос, – поставленный многими, кого волнует деятельность агентства, - что раздутие Национальными Архивами своей роли как исторического музея в такой степени, что она затеняет их основную миссию, может привести к увеличению и так уже существенных задержек с получением, сохранением и раскрытием федеральных документов».

пятница, 18 декабря 2009 г.

Итоги очередного всемирного ежегодного опроса о состоянии информационной безопасности компании «Эрнст и Янг»

9 ноября 2009 года компания «Эрнст и Янг» (Ernst & Young) опубликовала итоги своего очередного, 12-го по счету ежегодного опроса о состоянии информационной безопасности в мире (Global Information Security Survey).

Международное исследование «Эрнст и Янг» в области информационной безопасности за 2009 год было проведено при содействии клиентов аудиторской и консультационной практики «Эрнст и Янг» из более чем 60 стран. Опросы проводились в период с июня по август 2009 года. Результаты были преимущественно получены по итогам бесед с руководителями, представлявшими около 1900 компаний, которые ведут деятельность во всех основных секторах экономики.

По данным опроса, основными причинами, вызывающими обеспокоенность руководителей ИТ- служб, являются попытки мести со стороны уволенных сотрудников, а также недостаточный объем бюджета и ресурсов, выделяемых на нужды безопасности.

Текст отчета (на английском языке) доступен по адресу:  http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/12th_annual_GISS/$FILE/12th_annual_GISS.pdf

Источник: сайты компании  «Эрнст и Янг»
http://www.ey.com/RU/ru/Newsroom/News-releases/Press-Release---2009-11-10
http://www.ey.com/GL/en/Newsroom/News-releases/Former-employees-a-growing-IT-security-threat

Свежие данные об использовании ЭЦП в Евросоюзе и о взаимной совместимости применяемых решений

В ноябре 2009 года, в рамках завершающейся в этом году программы Еврокомиссии «Интероперабельное оказание европейских государственных услуг государственным органам, коммерческих организациям и гражданам» (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens, IDABC), на сайте программы был опубликовал финальный отчет «Взаимное признание электронных подписей: обновление профилей стран-членов Евросоюза и аналитический отчет» , см. http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32436

Целью данного исследования было обновление имеющейся информации, а также анализ произошедших за последние два года изменений в использование электронных подписей в Евросоюзе. Рамки исследования были несколько расширены, как в плане географического охвата (в настоящее время собрана информация о трёх странах Европейской экономической зоны - Норвегии, Исландии и Лихтенштейне), так и в тематическом отношении (изучались, помимо прочего, специфические приложения для электронных закупок, "электронного здравоохранения" и "электронного правосудия", наряду с новыми технологиями в области электронных подписей (такими, как мобильные подписи), и новыми инициативами по интероперабельности.

На основе анализа собранных данных, был составлен список проблем в плане интероперабельности, который может послужить основой для обсуждения будущих европейских стратегий в этой области:
  • Выбор решений в области электронной подписи, исходя из национальной точки зрения
  • Законодательно-нормативная база основывается на концепциях, уникальных для конкретной страны
  • Национальная законодательно-нормативная база содержит требования, которым не могут удовлетворить зарубежные решения
  • Национальная интерпретация положений европейского законодательства
  • Неявное предпочтение, которое европейское законодательство оказывает определенным типам подписей
  • Неполнота европейской законодательной базы
  • Доминирование специализированных решений, ограниченно принимающих во внимание вопросы взаимодействия
  • Несовместимое использование атрибутов сертификатов
  • Проблема проверки того, что сертификат действительно является квалифицированным
  • Формат электронной подписи
  • Механизм проверки электронной подписи
  • Алгоритм подписи
Отдельный интерес представляют выложенные на том же сайте национальные профили стран-членов Евросоюза и Европейской экономической зоны.

Источник: сайт IDABC
http://ec.europa.eu/idabc/en/document/6485/5938

четверг, 17 декабря 2009 г.

Новые рекомендации Банка России по методике оценки рисков нарушения информационной безопасности

Распоряжением Банка России от 11 ноября 2009 года № Р-1190 приняты рекомендации в области стандартизации РС БР ИББС-2.2-2009 «Обеспечение информационной безопасности организаций банковской системы Российской Федерации. Методика оценки рисков нарушения информационной безопасности». Рекомендации вводятся в действие с 1 января 2010 года.

Ряд положения рекомендаций меня заинтересовал. Начну с раздела «термины», - в последнее время это, как правило, самый спорный раздел нормативных актов.

3.4. Информационный актив: информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; имеющая ценность для организации БС РФ; находящаяся в распоряжении организации БС РФ и представленная на любом материальном носителе в пригодной для ее обработки, хранения или передачи форме.

Если сравнить данное определение с делопроизводческой терминологией, то получается интересный вывод: в качестве информационных активов Банк России рассматривает документы, и только их!

Порадовал п. 4.5 о необходимости «формирования перечней типов объектов среды», в котором, в качестве одного из типов объекта, указаны «носители информации, в том числе бумажные носители». Это, наверное, первый случай, когда специалисты ИБ согласились с тем, что бумажные носители также подпадают в сферу их ответственности.

среда, 16 декабря 2009 г.

Президент внёс в Думу проект поправок в Федеральный закон «О техническом регулировании»

В справке к проекту федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании»» сказано следующее:

Практика применения Федерального закона «О техническом регулировании» показала довольно низкую эффективность заложенных в нём правовых институтов – за 7-летний период реформы технического регулирования принято всего лишь 11 технических регламентов. Механизм принятия технических регламентов оказался крайне неэффективным – согласование документов на межведомственном уровне затягивается на годы.

В неудовлетворительном состоянии сегодня находится система стандартизации. Отечественная промышленность лишена возможности ориентироваться на передовые мировые стандарты, что создает серьёзные барьеры для технологического перевооружения.

Законопроектом предусматриваются следующие изменения в сфере технического регулирования:
  • законодательное закрепление возможности признания и заимствования лучших мировых стандартов в целях их применения в Российской Федерации;

  • введение двух применяемых по выбору заявителя режимов технического регулирования, один из которых основан на требованиях российских стандартов, другой – на требованиях иностранных технических регламентов (директив) и стандартов;

  • расширение полномочий Правительства Российской Федерации и федерального органа исполнительной власти по техническому регулированию по формированию современной нормативно-правовой базы в области технического регулирования.
Источник: сайт Президента РФ
http://www.kremlin.ru/acts/6350

Мой комментарий: Законопроект направлен в первую очередь на введение, на альтернативной основе, возможности использования зарубежных технических регламентов (т.е. обязательных требований, которым надо соответствовать – в отличие от «просто» стандартов, применяемых в добровольном порядке). По-моему, в сложившихся условиях это довольно разумная идея.

В то же время я не разделяю наивной уверенности авторов законопроекта, что им быстро удастся решить проблему с техническими регламентами. Зарубежные стандарты можно использовать для подтверждения соответствия «после учёта надлежащим образом заверенного перевода на русский язык такого стандарта национальным органом Российской Федерации в области стандартизации». Подготовка же переводов стандартов – дело очень трудоёмкое и затратное, да и специалистов, способных сделать хотя бы пристойные переводы, очень немного.

Мне кажется, тогда уж надо было бы пойти до конца, и разрешить – хотя бы там, где нужда в стандартах наиболее остра; а также там, где реальная работа будет в любом случае проводиться на основании первоисточника, – использовать стандарты и без перевода на русский язык.

Скорректирован закон "О персональных данных"

На утреннем заседании Государственной Думы 16 декабря 2009 года рассмотрен и принят в третьем чтении закон «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных" (в части исключения требования об использовании криптографических средств защиты персональных данных и продления срока, в течение которого ранее созданные информационные системы персональных данных подлежат приведению в соответствие с Федеральным законом "О персональных данных")».

Мой комментарий: Очень интересно посмотреть, какой текст был принят. В первоначальной редакции законопроект кардинально менял вообще весь закон «О персональных данных». В любом случае, можно только приветствовать отказ от вздорной, чисто российской идеи оснастить криптосредствами каждый ларёк.

Источник: сайт Государственной Думы
http://www.duma.gov.ru/

Видеоролик о сертификации Fabasoft по MoReq2

Компания Fabasoft выложила видеоролик, посвящённый первой в истории сертификации программного продукта на соответствие требованиям спецификаций MoReq2. В нем с короткими обращениями выступают председатель DLM-форума Тойво Юлинен (Toivo Jullinen), известный пропагандист стандарта д-р Ульрих Кампфмайер (Ulrich Kampffmeyer), руководитель Управляющего совета MoReq2 Рори Стонтон (Rory Staunton). Сертификат от компании Fabasoft получил Карл Майрхофер (Dipl.-Ing. Karl Mayrhofer).



Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=etX2zyiAHyo

вторник, 15 декабря 2009 г.

Новый отчёт AIIM о состоянии дел в сфере сканирования и захвата документов

О выходе этого отчета я узнала благодаря Альберту Бертякову, который рассказал о нём на своём блоге ECM Discovery, см. http://ecm-discovery.blogspot.com/2009/12/aiim-industry-watch.html .

И раз уж Альберт решил не переводить основные итоги исследования, то почему бы о них не сказать два слова мне? :)

Конечно, 19 (!) пунктов – многовато. Такое «изобилие» говорит о том, что авторы отчёта не в состоянии выделить самое важное, а это, с моей точки зрения серьёзный недостаток: получился не аналитический отчет, а набор статистических данных, полученных в ходе опроса специалистов. Поэтому упомяну лишь о том, что показалось мне наиболее интересным:
  • Важнейшим побудительным мотивом для сканирования является управление знаниями в виде более эффективного поиска в массиве деловых документов. По пятам за ним следуют, по итогам опроса, необходимость исполнения законодательно-нормативных требований и улучшение деловых процессов, а также повышение скорости доступа к информации и освобождение от ненужной бумаги офисных площадей.

  • Четверть коммерческих организаций всё ещё расценивает как «проблематичную» возможность использования сканированных образов документов в качестве доказательства в суде. Около 70% опрошенных согласились с тем, что «пользователи по-прежнему считают, что бумажные документы нужны для «юридических целей»».

  • После сканирования, примерно треть обработанных документов уничтожается, а ещё треть отправляется на внеофисное хранение. В общей сложности, примерно 40% всех изначально бумажных документов сканируется и сохраняется в электронном виде. Более трети организаций сканируют свыше половины входящих бумажных документов, а 12% - свыше 80%.

  • Примерно 6,5% графических образов либо не проходят контроль качества (либо требуется вмешательство оператора в процесс сканирования).

  • В качестве основной проблемы при аутсорсинге сканирования выделены не вопросы информационной безопасности или потеря документов, а интегрирование отсканированных документов во внутренние системы и процессы организации. Треть опрошенных жаловалась на качество индексирования документов. Во многом именно в связи с тем, что при сканировании «на дому» безопасность, качество индексации и степень интеграции в бизнес-процессы выше,  ожидается, что сканирование на территории самих организаций будет развиваться существенно быстрее, чем аутсорсинг сканирования (который, кстати говоря, уже используют 30% респондентов).

  • В будущем году ожидается сокращение продаж специализированного оборудования для сканирования, а рост предвидится только в секторе программного обеспечения для захвата электронных документов.

  • Примерно одинаковое число респондентов сообщило как об уменьшении, так и увеличении расхода бумаги в организации.
Выводами AIIM читателей не балует – их, фактически, предлагается делать самостоятельно. Я бы отметила следующее:
  • Документы оцифровывают в первую очередь для того, чтобы эффективнее работать с информацией. Но возможность убрать из офисов 2/3 обработанной «бумаги» тоже впечатляет.

  • Несмотря на хорошо проработанную законодательно-нормативную базу и многолетний опыт,  проблем правового характера всё еще остается немало.

  • Оцифровка, в среднем, умеренной доли входящей бумажной корреспонденции заставляет задуматься о том, насколько разумны популярные у нас в последнее время идеи «сканировать всё».

  • Несмотря на зрелость отрасли сканирования (в первую очередь, в США), качество сканирования даже у них не слишком высокое. Поэтому и нам в собственных регламентах не следует забывать об этапе контроля качества.
Источник: сайт AIIM
http://www.aiim.org/research/document-scanning-and-capture.aspx

«Заброшенная шахта»

С апреля 2008 по апрель 2009 года на сайте компании «Делис-архив» публиковалась интересная подборка новостей, с ориентацией на новости архивной отрасли. Сейчас на главной странице сайта http://archiv.ru/ выхода в раздел «Новости» не найти, но он, тем не менее, существует – здесь: http://archiv.ru/news/

Особенно рекомендую подразделы «Стандарты и рекомендации» и «Архивные технологии» - информация за прошедшее время почти не устарела.

понедельник, 14 декабря 2009 г.

21 декабря пройдет мой мастер-класс

21 декабря в рамках курсов повышения квалификации Гильдии управляющих документацией (см.: http://www.gdm.ru/meropr/16.11.2009/5041/) пройдет мой мастер-класс «Электронные документы в управлении».

Попробую за 8 академических часов рассказать коллегам о последних изменениях в законодательно-нормативной базе и об особенностях управления такими видами электронных документов, как электронная почта, базы данных, веб-сайты и интернет-приемные.

Майкрософт усиливает функциональные возможности по управлению документами в SharePoint 2010

Как мне кажется, приведенная далее информация отчасти отвечает и на вопросы, поставленные Михаилом Романовым в комментарии к моему предыдущему посту о Майкрософт (см. http://rusrim.blogspot.com/2009/12/blog-post_208.html#comments ).

Предваряя свой большой и снабженный массой примеров пост на данную тему, Томас Лэрен (Thomas Læhren) из Microsoft Consulting Services (Норвегия), пишет следующее:

«В  SharePoint 2010 вводятся новые функциональные возможности по управлению документами. Наиболее интересной возможностью, я думаю, является «Управление документами на месте» (In-Place Records Management)…, благодаря чему информационные материалы можно объявлять документами, не перемещая их для этого в Центр документации (Records Center). Информационные материалы (documents) и документы (records) сосуществуют бок о бок на том сайте, где они были созданы, и SharePoint 2010 позволяет применять к ним различные политики (т.е. устанавливать сроки хранения и порядок действий по истечении этих сроков) в зависимости от того, является ли объект информационным материалом или документом.»

«По-прежнему будет доступен шаблон Центра документации. В нём также появится ряд новых функций, таких, как «Органайзер контента» (Content Organizer) для маршрутизации входящих документов в библиотеки согласно предпочтениям пользователя. Новая «Приборная доска» (Dashboard) дает специалисту по управлению документами более быстрый доступ к общим задачам и списку намеченных действий.»

«В число новых либо улучшенных возможностей для управления документами, обеспечивающих более надежный контроль над документами, также входит подготовка отчетов по операциям приостановления уничтожения (а также раскрытия), по аудиту событий,  по работе с классификационной схемой.»

«Кроме информационных материалов, в SharePoint 2010 документами также могут быть объявлены и другие объекты: страницы вики, посты на блогах, страницы статей и  т.д..»

Источник: блог группы по SharePoint, Microsoft Consulting Services, Норвегия
http://blogs.msdn.com/mcsnoiwb/archive/2009/11/05/sharepoint-2010-records-management.aspx

Майкрософту советуют купить что-нибудь для управления документами

Аналитическая компания Овум (Ovum plc), считающаяся одной из ведущих европейских аналитических фирм в сфере телекоммуникаций, программного обеспечения и ИТ-услуг, опубликовала отчёт под многообещающим названием "Майкрософт должен купить продукт для управления документами, соответствующий стандарту ISO 15489" (Microsoft needs to buy an ISO 15489-compliant RM product).

Жаль, что отчёт платный -  7 страничек оценены в 280 долларов. Аннотация гласит: "Чтобы сохранить конкурентоспособность своих продуктов для управления корпоративным контентом, предлагаемых предприятиям регулируемых отраслей и государственного сектора, Майкрософту нужно купить технологию для управления электронным контентом и документами (EDRM/RM), сертифицированную на соответствие стандарту ISO 15489".

Совет достаточно разумный, и связан, суда по оглавлению, с тем, что Sharepoit (MOSS) расценивается как "облегчённая" версия ECM-системы, не имеющая готовых средств для решения специфических задач управления документами (records management). Возникает, правда, вопрос: неужели уважаемая компания не в курсе, что у стандарта ISO 15489 нет программы сертификации (ну разве что в Австралии), и что этот стандарт не содержит требований к управлению контентом (document management)?

Источник: MarketResearch.com
http://www.marketresearch.com/map/prod/2218127.html

Украина: Проекты новых нормативных документов в области делопроизводства

На сайте Государственного комитета архивов Украины (http://www.archives.gov.ua/Problems/ ) выложен для публичного обсуждения ряд проектов нормативных документов, в том числе:
  • Проект «Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, в Совете министров Автономной Республики Крым, в местных органах исполнительной власти»

    Файл в формате PDF (508 KB):
    http://www.archives.gov.ua/Law-base/Regulations/Instrukcia_2009.pdf

  • Проект «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения»

    Файл в формате PDF (940 KB):
    http://www.archives.gov.ua/Law-base/Regulations/Perelik_2009.pdf

  •  «Применение критериев и показателей определения эффективности деятельности местных государственных архивов. Методические рекомендации.»

    Файл в формате PDF (295 KB):
    http://www.archives.gov.ua/Problems/2009_kriterii_ta_pokazniki.pdf

    Приложение 1. Файл в формате PDF (179 KB):
    http://www.archives.gov.ua/Problems/2009_dod_1.pdf

    Приложения 2-3. Файл в формате PDF (70 KB):
    http://www.archives.gov.ua/Problems/2009_dod_2-3.pdf
Источник: сайт Государственного комитета архивов Украины
http://www.archives.gov.ua/

воскресенье, 13 декабря 2009 г.

«Центр обработки данных в коробке» как элемент управления документами

Развиваться или устареть – таков всегда был вызов для компании, предлагающей основанный на технологии продукт. На протяжении более 25 лет компания Firelock строила защищённые хранилища (vaults) для использования в центрах хранения документов, в штаб-квартирах корпораций, или в любом иных местах, где документам придается важнейшее значение.

С развитием законодательства, поощряющего организацию защищённого хранения важнейших документов, компьютерных носителей информации и медицинские документов, компания Firelock наблюдала рост интереса к нашим модульным огнеупорным защищённым хранилищам. Я считаю, что эта эволюция должна быть воспринята и отраслью управления документами.

Новости о работе государственного электронного архива Украины

Решение Коллегии Центрального государственного электронного архива Украины
«О состоянии организационной работы электронного архива»
г. Киев, 30 ноября 2009

Заслушав и обсудив информацию директора ЦГЭА Украины Лавренюка А.Г., коллегия отмечает, что архивом проводится соответствующая работа по обеспечению функционирования и становления архива.

Внедрены основные нормативные документы, регламентирующие его работу, разработано и введено в действие Положение о совещательных органах, структурных подразделениях, должностных инструкциях.

Исходя из указанного, коллегия решила:

суббота, 12 декабря 2009 г.

ФТС установлен срок хранения очередного журнала учета

На этот раз приказом ФТС РФ от 04.12.2009 № 2198  «Об утверждении Инструкции о действиях должностных лиц таможенных органов при принятии, учете, хранении и выдаче наличной валюты, драгоценных металлов и драгоценных камней, принимаемых таможенными органами на временное хранение с использованием квитанции формы ТС-21» описан порядок ведения «журнала учета ценностей», а также его срок хранения.

Журнал используется «для учета ценностей, принятых на временное хранение по квитанции ТС-21» (п.12). Требование о том, что он «должен быть прошнурован, пронумерован и заверен печатью таможенного органа» (п.13), означает, что его ведение предусмотрено только на бумажных носителях.

Интересно и то, что инструкцией установлены критерий определения «даты завершения журнала» и порядок оформления «закрытия» журнала.

Инструкция о действиях должностных лиц таможенных органов при принятии, учете, хранении и выдаче наличной валюты, драгоценных металлов и драгоценных камней, принимаемых таможенными органами на временное хранение с использованием квитанции формы ТС-21 (утв. приказом ФТС РФ от 04.12.2009 № 2198)

16. Датой завершения журнала учета считается дата внесения последней записи в соответствующие графы.
       В день внесения последней записи в соответствующую графу журнала учета начальник таможни либо лицо, им уполномоченное, проверяет полноту и достоверность внесенных сведений и проставляет на лицевой стороне обложки журнала учета подпись и дату завершения журнала учета.

Для журналов установлен срок хранения «в течение 5 лет с момента внесения в него последней записи», а также место хранения «подразделение делопроизводства» (п.17).

Электронная версия журнала AIIM "Infonomics" публиковаться не будет?

Как сообщил на блоге Records Mgmt & Archiving Юрг Хагман (Jürg Hagmann), "с января 2010 года электронная версия журнала Infonomics Magazine уже не будет доступна. В то же время уже опубликованные и будущие статьи будут доступны на сайте www.infonomicsmag.com aka http://www.aiim.org/Infonomics/ ".

Сообщение не очень понятное - означает ли оно, что на сайте будут выкладываться только отдельные статьи, но не весь номер журнала целиком?

Источник: блог Records Mgmt & Archiving
http://jhagmann.twoday.net/stories/6087905/

Великобритания: Обсуждается проект кодекса практики по защите в сети персональных данных

Британское Управление уполномоченного по информации (Information Commissioner's Office, ICO) начало процесс публичного онлайн-обсуждения нового проекта кодекса практики по защите в сети персональных данных частных лиц (который можно скачать здесь: http://ico-consult.limehouse.co.uk/file/1075906 )

Обсуждаемое руководство разъясняет, как применяется закон о защите персональных данных, и призывает заинтересованные организации давать людям соответствующую степень выбора и контроля над их персональной информацией.

Руководство подробно объясняет, когда следует и когда не следует собирать информацию в Интернете. Оно призывает к тому, чтобы людям предоставлялась возможность осознанного выбора в отношении предоставления персональной информации,  а также предлагает упростить  уничтожение своей личной информации в конце сеанса работы в сети.

Документ также содержит практические советы по таким вопросам, как использование «облачных» вычислений, когда организации могут не знать о местонахождении той информации, за которую они несут ответственность. Кроме того, он призывает организации к использованию доступных для них технологий для того, чтобы дать людям больше прав - например, там,  где это возможно, реализовать доступ к собственной персональной информации в режиме реального времени.

Обсуждение проекта документа продлится до 5 марта 2010 года.

Источник: ZDNet.uk
http://news.zdnet.co.uk/internet/0,1000000097,39931418,00.htm?s_cid=120

пятница, 11 декабря 2009 г.

Последняя статистика ИСО показывает резкий рост использования стандарта по информационной безопасности

Как показывают данные, приведенные в отчете «Анализ сертификаций по стандартам ИСО -2008» (The ISO Survey of Certifications  – 2008), в течение 2008 года число сертификаций по стандарту ISO/IEC 27001:2005 - требованиям к системам менеджмента информационной безопасности, увеличилось более чем на 20%.

За год в мире было выдано около миллиона сертификатов соответствия стандартам качества серии 9000, чуть менее 200 тысяч сертификатов по стандартам серии 14000 менеджмента окружающей среды, и свыше 9 тысяч сертификатов соответствия стандартам информационной безопасности.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1274

Презентация Алана Шипмана об обеспечении юридической значимости электронных документов

Общество архивистов Ирландии (Society of Archivists Ireland) и Ирландское общество по управлению документами (Records Management Society Ireland) 12 ноября 2009 года провели в Национальной библиотеке Ирландии в Дублине третье совместное ежегодное заседание.

Темой встречи было «Обеспечение целостности электронных документов» (Ensuring the Integrity of Electronic Records).

С докладом «Возможность представления электронных документов в суд в качестве доказательств» (Legal Admissibility of Electronic Records) выступил один из ведущих мировых специалистов по этому вопросу, автор британских стандартов по этому направлению Алан Шипман (Alan Shipman – на фото). Презентацию Шипмана можно скачать здесь: www.rms-gb.org.uk/download/1012

Источник: Пресс-релиз Общества архивистов Ирландии
www.rms-gb.org.uk/download/1011

Установлены правила ведения и сроки хранения для очередного государственного реестра

Постановлением Правительства РФ от 28.11.2009 № 958 «Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра прав на воздушные суда и сделок с ними» установлены правила ведения ещё одного государственного реестра. Хорошо, что подобные правила разрабатываются и утверждаются на таком высоком уровне, но плохо, что в очередной раз часть положений, относящихся к вопросам управления документами и архивного дела, как-то плохо согласуется с нашими традициями в этой области. Складывается впечатление, что ведомства даже не подозревают о существовании в структуре исполнительной власти специального органа, ответственного за архивное дело.

Постановлением установлен и срок хранения документов, причем он отличается от того, что установлен Федеральным законом от 14.03.2009 № 31-ФЗ "О государственной регистрации прав на воздушные суда и сделок с ними"

Федеральный закон от 14.03.2009 № 31-ФЗ "О государственной регистрации прав на воздушные суда и сделок с ними"

Ст.9 Единый государственный реестр прав на воздушные суда является федеральной информационной системой

Единый государственный реестр прав на воздушные суда имеет неограниченный срок хранения. Уничтожение или изъятие из него каких-либо документов либо их частей не допускается.
В тексте Правил срок хранения описан более понятным языком:

Правила ведения Единого государственного реестра прав на воздушные суда и сделок с ними (Утв. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2009 № 958)

5. Единый государственный реестр прав на воздушные суда, в том числе дела правоустанавливающих документов и книги учета документов, подлежит постоянному хранению в архиве органа государственной регистрации прав на воздушные суда.
Обращает также на себя внимание тот факт, что для всех документов государственного реестра прав на воздушные суда вообще не предусмотрена передача на хранение в государственные архивы, да и место хранения документов в Постановлении Правительства указано однозначно. Со временем это может создать определенные проблемы как для ведомства, на которое возложена обязанность ведения реестра (в данном случае эта честь оказана Федеральному агентству воздушного транспорта), так и для федеральных государственных архивов, которые, согласно нашему архивному законодательству, должны обеспечивать постоянное хранение документов Архивного фонда РФ. Положение о хранении документов именно в архиве регистрирующего органа в Правилах встречается ещё дважды:

Правила ведения Единого государственного реестра прав на воздушные суда и сделок с ними (Утв. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2009 № 958)

70. Все дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в архив органа государственной регистрации прав на воздушные суда и вносятся в каталог архива.

74. … Книги учета документов после их закрытия хранятся в архиве органа государственной регистрации прав на воздушные суда.
К сожалению, почти все положения Правил сформулированы таким образом, что, хотя в ряде пунктов и упоминается возможность ведения реестра «на электронных носителях» (см. п. 19, 23, 45), в основном описывается порядок регистрации на бумажных носителях. Ну а наличие п. 20 (см. ниже), с моей точки зрения, вообще блокирует такую возможность, поскольку пока законодательством не регламентировало использование электронной гербовой печати:

Правила ведения Единого государственного реестра прав на воздушные суда и сделок с ними (Утв. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2009 № 958)

п. 20. Регистратор подписывает каждую запись в Едином государственном реестре прав на воздушные суда с указанием своей фамилии и инициалов, заверяет гербовой печатью и проставляет на ней дату совершения записи.

четверг, 10 декабря 2009 г.

Федеральный архив Германии помогает спасать документы Кельнского городского архива


На фото: Реставраторы Клаудиа фон Кригер (Claudia von Krieger) из Федеральных архивов и Имке Хайнигсен (Imke Henningsen) из исторического архива г. Кельн укладывают дела в морозильную камеру. © Bundesarchiv, Foto: S. Schlegel

25 ноября 2009 из Кельна в Федеральный архив, находящийся в берлинском районе Лихтерфельде (Lichterfelde), прибыл транспорт, доставивший 13 решетчатых боксов с 65 погонными метрами глубоко замороженных архивных документов и книг.

Это ценные документы, которые после обрушения Кельнского городского архива сильно намокли, и в последующем были заморожены. Теперь Федеральный архив предоставляет в пользование свою установку сублимационной сушки, расположенную в Берлине. После высушивания, специалисты могут приступить к необходимым дальнейшим реставрационным работам. Запланировано, что ещё несколько партий архивных документов Кельнского архива будут высушены на этой установке.

Помощь с проведение сублимационной сушки является составной частью различным мер помощи, которыми Федеральный архив Германии поддерживает коллег из городского архива Кельна после произошедшей 3 марта 2009 года катастрофы.

На фото: Временное хранение архивных документов в одной из морозильных камер Берлина © Bundesarchiv, Foto: S. Schlegel

На фото: Фрау Кригер и Фрау Хеннингсен загружают сублимационную сушку © Bundesarchiv, Foto: S. Schlegel

С марта по май 2009 года около двадцати добровольцев из Федеральным архивов помогали обрабатывать спасенные материалы в центре первичной обработки.

Федеральные архивы также предоставили площади для хранения спасенных документов, и в общей сложности более 4 погонных километров документов из Кельна сейчас размещены в двух хранилищах Федеральных архивов: в промежуточном архиве в Санкт-Августине и в филиале военного архива во Фрайбурге.

На фото: Поврежденные архивные документы Кельнского архива в аппарате сублимационной сушки © Bundesarchiv, Foto: S. Schlegel

Kontakt:
Dr. Monika Kaiser, Tel.: 030/18 7770-102, E-Mail: m.kaiser@bundesarchiv.de
Dr. Sebastian Barteleit, Tel:: 030/18 7770-281, E-Mail: s.barteleit@bundesarchiv.de

Источник: сайт Федерального архива Германии
http://www.bundesarchiv.de/aktuelles/pressemitteilungen/00302/index.html

Компания PricewaterhouseCoopers опубликовала исследование по вопросам состояния информационной безопасности в России

Вышло в свет первое российское издание ежегодного исследования PricewaterhouseCoopers, посвященного вопросам обеспечения информационной безопасности на русском языке.

Эта публикация, содержащая данные по российским компаниям, является приложением к «Глобальному исследованию по вопросам обеспечения информационной безопасности» (Global State of Information Security), проведенному в мае и июне 2009 года в 114 странах мира.

Скачать «Исследование по информационной безопасности в России за 2009 год» можно здесь: http://www.pwc.com/en_RU/ru/it-effectiveness/assets/Information-security-survey-ru.pdf

Основные выводы сделаны следующие:
  • Большинство респондентов считают, что в условиях нынешнего экономического спада стало больше угроз для ИТ-активов компаний,

  • Также большинство участников подтвердили, что сокращение финансирования усложняет поддержку обеспечения информационной безопасности,

  • Однако почти половина респондентов полагают, что финансовый кризис не оказал значительного влияния на обеспечение функции информационной безопасности в их компаниях.
Источник: сайт PricewaterhouseCoopers
http://www.pwc.com/ru/ru/it-effectiveness/information-security-Russia-2009.jhtml

Канадское федеральное правительство создает систему защищённого доступа на основе PKI

Канадское правительство планирует в 2010 году предоставить всем федеральным служащим и контрактникам защищённый доступ к ИТ-системам на основе инфраструктуры открытых ключей компании Entrust Inc.

«Выдача PKI-сертификатов сотрудникам идёт уже в настоящее время, пока мы с Вами говорим», сказала Ирка Данек (Jirka Danek), генеральный директор и руководитель службы информационных технологий ведомства общественных работ и правительственных служб Канады. «К лету следующего года каждый сотрудник будет иметь сертификат PKI.»

Источник: ARMA International
http://www.arma.org/news/policybrief/index.cfm?BriefID=4008

Мой комментарий: Просто берут и выдают сертификаты… И ни слова про единое пространство доверия!

среда, 9 декабря 2009 г.

ARMA International опубликовала руководство по управлению документами на веб-сайтах

Ассоциация ARMA International выпустила новое руководство под названием «Управление документами на веб-сайтах» (Website Records Management). В нём рассматривается вопрос о том, в каких случаях размещённая на сайте информация является документом, даются советы с точки зрения управления документами и информацией, и предлагаются рекомендации по управлению документами такого рода, основанные на передовом опыте.

В руководстве рассматриваются:
  • Роль и ответственность веб-администраторов, специалистов в области управления документами и информацией и архивного дела, а также юристов,

  • Процессы менеджмента рисков,

  • Вопросы, относящиеся к жизненному циклу документов, включая установление сроков хранение, уничтожение и передачу на архивное хранение, обеспечение долговременной сохранности,

  • Технологии создания и присоединения метаданных, управления веб-контентом, захвата/сбора контента веб-сайта; и решение проблем, возникающих в связи в распространение технологий «Веб 2.0».
Руководство объёмом 22 страницы можно купить онлайн за 60 долларов (см. здесь ) , а содержание документа можно посмотреть здесь: http://www.arma.org/bookstore/files/A4915_WebRecMan_TOC.pdf

Источник: сайт ARMA International
https://www.arma.org/eweb/DynamicPage.aspx?webcode=ARMAIFeatProd

Мой комментарий:
Учитывая, какие требования сейчас предъявляются к государственным веб-сайтам, нашим «уполномоченным органам» тоже не мешало бы подумать о разработки рекомендаций такого рода.

Новый вариант поиска в Google

В поисковике Google – пока, правда, при использовании англоязычного интерфейса, – появилась возможность, которая мне показалась интересной и полезной. Теперь есть возможность получить только самые «свежие» хиты, при этом список результатов автоматически обновляется, по мере обнаружения поисковиком новых  страниц, удовлетворяющих запросу.

Чтобы воспользоваться новой возможностью,  нужно выполнить поиск, затем раскрыть список опций (нажав на текст «Show options» под логотипом Google), и в раскрывшемся меню выбрать «Latest» (см. рис.).



Выяснилось, правда, что на компьютерах постарше этот режим может и не включиться :(

вторник, 8 декабря 2009 г.

Франция: Реорганизация Министерства культуры и изменение статуса национальной архивной службы

Министерство культуры и коммуникаций Франции 17 ноября 2009 года выпустило приказ «О миссии и организации Генерального директората по культурно-историческому наследию», который 5 декабря 2009 был опубликован в Официальном журнале Французской Республики (Journal officiel de la République française, JORF, http://www.journal-officiel.gouv.fr).

Именно  этот Генеральный директорат теперь отвечает  за архивное дело. В структуру директората по культурно-историческому наследию входит теперь межведомственная служба Архивов Франции (service interministériel des Archives de France).

Ст.3 данного приказа устанавливает цели и задачи Архивов Франции:

«Межведомственная служба Архивов Франции определяет, координирует и оценивает деятельность государства в области сбора, хранения, предоставления доступа и получения отдачи от государственных документов в административных, гражданских, научных и культурных целях, под руководством Межведомственного комитета по архивам (comité interministériel des Archives de France). Она отвечает за обеспечение сохранности частных архивов, представляющих общественный интерес с исторической точки зрения.»

Совместно с инспекционной службой культурно-исторического наследия (service de l'inspection des patrimoines), служба Архивов Франции должна проводить научный и технический мониторинга состояния как государственных архивов, так и находящихся под защитой государства частных архивов. Она также выполняет функции секретариата Высшего совета по архивам (Conseil supérieur des archives).»

Управление службы Архивов Франции по межведомственной и региональной политике отвечает за разработку законодательных и нормативных актов по соответствующим вопросам. Управление, совместно с заинтересованными сторонами, подбирает руководителей архивных учреждений, а также,  вместе с научным сообществом, определяет правила и стандарты управления, экспертизы, отбора и комплектования для государственных архивных документов, независимо от их возраста, носителей информации и места хранения.

Данное управление устанавливает нормы и стандарты обеспечения сохранности и классификации архивных документов разработки научно-справочного аппарата и оцифровки документов. Оно же контролирует соблюдение этих норм, а также визирует проекты реконструкции и строительства зданий для архивов.

Отдельное управление занимается вопросами, связанными с предоставлением доступа к архивным документам, наполнением баз данных, веб-сайтов и порталов,  а также отвечает за взаимодействие с другими органами и организациями, в т.ч. на международной арене.

Источник: Государственный правовой портал Legifrance
http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000021384630&dateTexte=&categorieLien=id

Аризона, США: Метаданные признаны составной частью государственных документов

Верховный суд Аризоны в решении, оказавшемся для многих неожиданным, постановил, что электронные метаданные, согласно законодательству штата, является частью государственных документов.

Это произошло в ходе рассмотрения дела полицейского Дэвида Лейка (David Lake) из города Фёникс, который заподозрил своё руководство в изготовлении «задним числом» документов, оценивающих его работу.

Лейк, в частности, подал запрос, в соответствии с законодательством о свободе доступа к государственным документам,  на получение документов, связанных с его трудовой деятельностью, включая сделанные его руководителем заметки, в которых оценивалось качество его работы. Впоследствии, когда он обратился за  получением электронных метаданных документов, в связи с возникшим у него подозрением, что по крайней мере один из бумажных документов был изготовлен задним числом, - город ответил отказом.

Городские власти утверждали, что метаданные, – электронная информация, позволяющая установить время создания, модификации и доступа к документу, - не являются частью государственных документов; и что раскрытие такой информации общественности может привести к «административному кошмару» и заставит государственных служащих потратить «бесчисленные часы» на выявление этих метаданных.

Суды первой и второй инстанций согласились с точкой зрения города, отмечая различия между понятиями «документ» и «государственный документ».

Верховный суд штата, однако, 29 октября 2009 года постановил, что «если государственный орган создает и хранит государственные документы в электронном формате, то, согласно законодательству о свободе доступа к государственной информации, при выполнении запросов должны предоставляться электронные версии документов, включая содержащиеся в них метаданные».

Судья Верховного суда Скотт-Бейлс (W. Scott Bales) отметил в постановлении, что метаданные «является частью соответствующего документа; они не существуют сами по себе. Когда должностное лицо использует компьютер для создания государственного документа, метаданные в такой же степени являются его составной частью, как и слова на листе».

Отвечая на аргумент городских властей о том, что предоставление метаданных необоснованно обременит городских служащих, суд отметил, что запрос на предоставление метаданных легко может быть удовлетворен путем предоставления документов в оригинальном электронном формате, а не в виде бумажных копий.

Хотя решение суда распространяется только на штат Аризона, дело может повлиять на позицию других судов. Аналогичное дело назначено к рассмотрению в Верховном суде штата Вашингтон.

Комментируя эту новость на сайте ZDNet.uk, Саймон Биссон и Мери Бренскомб (Simon Bisson, Mary Branscombe) подчеркнули, что в настоящее время существуют инструменты как для уничтожения метаданных (в частности, есть соответствующее бесплатное дополнение к Microsoft Office), так и для обеспечения их сохранности. Компании должны знать, когда и какое из этих средств использовать, да и государственным органам не мешает об этом задуматься.

Источник: Wired.com / ZDNet.uk
http://www.wired.com/threatlevel/2009/10/metadata
http://community.zdnet.co.uk/blog/0,1000000567,10014336o-2000675210b,00.htm

Мой комментарий: С 1 января 2010 года, когда вступит в силу наш закон о доступе к государственной информации, такие проблемы могут стать актуальными и для нас!

понедельник, 7 декабря 2009 г.

Национальные Архивы Великобритании получили электронное хранилище емкостью в петабайт

Как сообщает ZDNet.uk, Национальные Архивы Великобритании приобрели ленточную систему хранения емкостью в один петабайт (миллион гигабайт).

Ленточная, а не дисковая система выбрана, как говорят, из соображений меньшего вреда для окружающей среды, поскольку, по оценкам, эквивалентная дисковая система тратила бы в 25 раз больше энергии на поддержание вращения и охлаждение, даже когда данные не считываются.

Много это или мало? По оценкам, сделанным ещё в 2007 году (http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/11apr07.pdf ), оцифровка только данных переписи 1911 года, которые в бумажном виде занимают два погонных километра полок, приведёт к созданию 18 миллионов графических образов, и для хранения этих данных потребуется пол-петабайта памяти (800 картриджей с цифровыми лентами).

На данный момент, в Национальных Архивах Великобритании на постоянном хранении находится 11 миллионов бумажных и электронных документов, и, помимо этого, 6 миллионов карт.

Источник: ZDNet.uk
http://news.zdnet.co.uk/hardware/0,1000000091,39875314,00.htm

воскресенье, 6 декабря 2009 г.

ФСТЭК стал «прозрачнее»

Из сообщения на блоге «Электронная цифровая подпись, защита персональных данных, электронные торги» (http://senichev.blogspot.com/ ) узнала о том, что  «На сайте Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) опубликованы оставшиеся выписки из методических документов по защите персональных данных».

Речь идёт об известном «четырехкнижии» нормативных документов ФСТЭК, которое имело гриф ДСП и было труднодоступно для большинства организаций, которым приходилось организовывать защиту обрабатываемых ими персональных данных.

«Поход» на сайт ФСТЭК закончился небольшим открытием: если чуть раньше ФСТЭК выложил выписки из двух документов, то теперь с трёх документов из четырёх вообще снят гриф, и они доступны в полном виде! (см. скриншот):



Материалы доступны на сайте ФСТЭК по адресу: http://www.fstec.ru/_razd/_ispo.htm (раздел "Нормативные и методические документы по технической защите информации", подраздел "Специальные нормативные документы").

Приятно, что все чаще и чаще государственные органы радуют нас подобными примерами «прозрачности» в государственном управлении.

Источник блог «Электронно-цифровая подпись…»
http://senichev.blogspot.com/2009/12/blog-post.html

суббота, 5 декабря 2009 г.

Послание Архивиста США «О состоянии архивов»

3 декабря 2009 года новый Архивист США (руководитель Национальных Архивов, NARA) Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero) выступил со своим первым посланием о состоянии национальных архивов.

Он поблагодарил Адриен Томас (Adrienne Thomas), исполнявшую обязанности Архивиста с момента ухода в отставку в конце 2008 года предшественника Ферьеро.

Ферьеро рассказал о себе и своих предках. В профессиональном плане, Ферьеро имеет опыт работы в трёх крупнейших профильных организация страны. Он 31 год проработал в MIT, пройдя за 31 год путь от помощника библиотекаря до и.о. содиректора библиотек. Затем он работал руководителем библиотеки университета Дьюк (Duke University), где также наладил управление документами. После этого он был одним из директоров Публичной библиотеки Нью-Йорка и отвечал за стратегию комплектования, за обеспечение сохранности, работу с электронными материалами, научно-справочный аппарат и справочную службу и т.д. Феррьеро подчеркнул, что ему хороши вопросы консервации и реставрации, и что у него есть опыт освоения и использования современных технологий.

Говоря об основных проблемах, которые предстоит решать Национальным Архивам, Ферьеро выделил следующие:
  • Первой по важности является программа создания государственного электронного архива ERA (Electronic Records Archives). По мнению нового Архивиста, Национальные архивы, в плане управления электронными документами,  находятся сейчас на перепутье, подобно тому, как это было в прошлом веке, когда нужно было приводить в порядок бумажные архивы.

    Разнообразные технологии, платформы, программное обеспечение, практики работы, а также отсутствие стандартов усложняют работу по приёму на хранение, обеспечению долговременной сохранности и организации доступа к электронным государственным документам.

    Ферьеро рассматривает программу ERA как возможность восстановить контроль Национальных Архивов над делопроизводством в федеральных агентствах, за счёт совместной разработки протоколов и практики, и проведения ежегодных аудитов.

  • На втором месте в списке задач – обеспечение защищённости и безопасности коллекций, как физических, так и виртуальных.

  • Национальные Архивы продолжат  усилия по обеспечению своевременной обработки и рассекречивания документов, в рамках выполнения взятых на себя администрацией Обамы обязательств по большей открытости и прозрачности государства.

  • Будет совершенствоваться система президентских библиотек.

  • Продолжится разработка средств, позволяющих архивистам взаимодействовать с виртуальными посетителями архивов; и разработка технологии работы архивистов в электронных архивах – определение необходимых компетенций, и выявление подлежащих пересмотру процессов. Продолжится только начатое освоение технологий Web 2.0.
В заключение Ферьеро подчеркнул, что главный капитал Национальных Архивов – это сотрудники. В рамках Стратегического кадрового плана (Strategic Human Capital Plan), NARA будет искать новые стратегии подбора, повышения квалификации, сохранения опытных кадров, необходимых для выполнения Национальными Архивами их миссии.

[Добавлено 28.01.2011] Об аналогичном выступлении Архивиста США год спустя, 2 декабря 2010 года, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_20.html

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/about/speeches/ferriero/12-3-09.html