Португальский проект CLAV

У многих стран, в том числе и небольших, есть свой любопытный опыт использования современных технологий в управлении документами и в архивном деле, и Португалия не является исключением.

4-5 апреля 2019 года в актовом зале Министерства культуры и спорта Испании в Мадриде прошла конференция «Блок электронной архивации: Как использовать разработанные в Евросоюзе инструменты в испанском электронном правительстве и электронном архиве» (eArchiving building block: How to apply the European Union’s tools to the Spanish e-government and electronic archive). Программа мероприятия доступна по адресу: http://www.culturaydeporte.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/destacados-portada/2019/archiving-building-blocks/programas-actualizados/english-prog-actualizado-22-03/english-prog-actualizado-22-03.pdf

Мой комментарий: Здесь имеются в виду типовые «строительные блоки», разработанные под эгидой «Фонда соединения Европы» (Connecting Europe Facility, CEF), см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2018/12/blog-post_27.html

Среди докладов было выступление представителя Генеральной дирекции архивов, библиотек и музеев Португалии (Direção-Geral do Libro, dos Arquivos e das Bibliotecas) Педро Пентеадо (Pedro Penteado) на тему «Португальская платформа CLAV: Организация и экспертиза ценности информации в целях лучшего обеспечения её долговременной сохранности» (Portuguese CLAV platform: organizing and appraising for better information preservation). Он представил платформу CLAV (от Plataforma para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística – «Платформа для классификации и экспертизы ценности архивной информации»), на которой «для созданных в рамках деловых процессов документов проводится экспертиза ценности и устанавливаются сроки хранения» (см. https://twitter.com/ArchivosEst/status/1113827182210637824 ).

Выступает Педро Пентеадо

Стартовая страница сайта проекта CLAV

За дополнительной информацией я отправилась на сайт проекта M51-CLAV. Вот что там было сказано:

«Задачами данной платформы являются:

• Предоставление удобного доступа к «Сводному перечню для классификации и экспертизы ценности государственной информации» (Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública, http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2017/08/Lista-Consolidada_Versao-1.1a_Divulgacao.xls - это пример достаточно современного перечня, куда более информативного, чем перечни Росархива – Н.Х.) в качестве инструмента, облегчающего подготовку классификационных схем и перечней с указаниями сроков хранения и действий по их истечении (tabela de seleção, см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/6934 ) для органов государственного управления, публичных компаний и других учреждений;


• Предоставление возможности подачи проектов или уточнений классификационных схем и перечней;


• Перевод в электронный вид процедур контроля над уничтожением документов и документированной информации путем сбора и анализа документов об уничтожении;


• Предоставление инструментов для подготовки и представления планов обеспечения электронной сохранности сохранения и планов замены носителей информации.

По состоянию на июль 2018 года доступны следующие функциональные возможности:

• Доступ к «Сводному перечню» с указанием деловых процессов;


• Доступ к постоянно обновляемому реестру органов и учреждений, участвующих в процессах государственного управления;


• Доступ к постоянно обновляемому перечню законодательно-нормативных актов, регламентирующих процессы государственного управления, а также соответствующих стандартов ИСО/МЭК (в процессе наполнения);


• Доступ к постоянно актуализируемому списку соответствия ключевых слов (ассоциируемых с каждым из деловых процессов) статьям «Сводного перечня»;


• Доступ к ссылкам на документацию по технической поддержке;


• Публикация актуальных новостей, связанных с вопросами классификации и экспертизы ценности документированной информации.

В ближайшее время станут доступны новые функции.

Платформа CLAV поддерживается Системой поддержки модернизации государственного управления административной модернизации (Sistema de Apoios à Modernização Administrativa, (SAMA). Её развитие также направлена на выполнение пункта 51 программы Simplex+2016 ( https://www.simplex.gov.pt/simplex2016 ) и пункта 107 программы Simplex+2017 (  https://www.simplex.gov.pt/simplex2017 ).»

Источник: Сайт Министерства культуры Испании / сайт проекта CLAV / Твиттер
http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/novedades/2019/e-archiving.html
http://clav.dglab.gov.pt/
https://www.bad.pt/eventos/wp-content/uploads/2018/01/CIGIA_COM_01.pdf
https://twitter.com/ArchivosEst/status/1113827182210637824

RODA – решение для обеспечения долговременной сохранности и предоставления доступа к электронным материалам, созданным крупными организациями, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2018/07/roda-1.html )

Преимущества решения RODA

1. Соответствие открытым стандартам

RODA соответствует ряду открытых стандартов описательных метаданных, таких, как EAD 2002, EAD 3 и «Дублинское ядро», стандарту PREMIS для метаданных для долговременной сохранности и стандарту METS для структурных метаданных.

RODA также имеет возможность поддерживать большее число стандартов благодаря использованию развитой системы шаблонов (используемой для поддержки поиска, просмотра и редактирования метаданных).

Форматы сдаточного (SIP), архивного (AIP) и дистрибутивного (DIP) информационных пакетов также основаны на открытых спецификациях, совместимых с различными реализациями хранилищ, с тем, чтобы избежать зависимости от конкретной технологии.

2. Обеспечение аутентичности

RODA использует метаданные для долговременной сохранности (стандарт PREMIS) для создания «цепочки доверия» между всеми поколениями данных.

Метаданные для долговременной сохранности, вместе с установлением доверия к среде хранения (речь идёт о международном стандарте ISO 16363:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» - Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories – Н.Х.), обеспечивают надежность услуг и подтверждают аутентичность хранимых электронных документов.

RODA также поставляется вместе с подключаемыми модулями-плагинами, которые проверяют действительность электронных цифровых подписей (усиленных электронных подписей) в процессе приема на хранение и позволяют переподписывать сохраняемые документы в тот момент, когда срок действия соответствующих электронных сертификатов подходит к концу.

3. Масштабируемость

Сервисно-ориентированный характер решения RODA обеспечивает его высокую масштабируемость, позволяя распределять нагрузку при обработке между несколькими серверами.

Использование продвинутых схем индексирования и распараллеливания позволяет распределить сервисы обнаружения RODA по нескольким серверам, тем самым способствуя повышению производительности и использованию всех имеющихся на каждом сервере процессоров, для массовой обработки тысяч объектов одновременно.

4. Способность реагировать на быстрые изменения технологий

Поддерживающая подключаемые модули архитектура RODA упрощает добавление в систему дополнительных функциональных возможностей, не затрагивая при этом её ядро.

Сюда входит, в том числе, добавление новых задач по обеспечению долговременно сохранности, таких, как действия по обеспечению сохранности (имеются в виду конверсия/миграции и др. – Н.Х.), инструменты оценки риска (позволяющие, в том числе, выявить форматы, для которых велик риск морального устаревания – Н.Х.), внутренний и внешний мониторинг и т.д.

Система также обеспечивает управление данными в хорошо документированной открытой структуре архивного информационного AIP-пакета, с которым легко могут работать пользователи и который может быть загружен в иные системы хранения. Таким образом, Ваши данные никогда не окажутся в «тюрьме» одной конкретной системы.

5. Интеграция с решениями третьих сторон

RODA раскрывает всею свои функциональные возможности через хорошо документированный интерфейс прикладного программирования REST API. На сайте GitHub доступны удобные Java-библиотеки, позволяющие разработчикам взаимодействовать с RODA с помощью основных функций API-интерфейсов. Существует несколько инструментов для создания и обработки сдаточных информационных SIP-пакетов и включения их в рабочие процессы RODA. Фактически, способность RODA принимать данные из других систем управления документами и контентом включает в себя:

• данные, обычно доступные в файловой системе - посредством инструмента RODA-in;


• данные, хранящиеся в реляционных базах данных – посредством инструментального набора для сохранения бах данных (Database Preservation Toolkit), и


• прямое использование API-интерфейсов прикладного программирования.

6. Независимость от поставщика

RODA на 100% построена на основе технологий с открытым исходным кодом.

Вся инфраструктура, необходимая для поддержки RODA, не зависит от поставщика. Это означает, что вы можете использовать то оборудование и тот дистрибутив операционной системы Linux, которые наилучшим образом отвечают потребностям Вашего учреждения.

Поскольку исходный код самого решения является открытым, Вам не нужно полагаться на поддержу какого-то одного поставщика.

7. Поддержка многочисленных форматов

RODA способна принимать на хранение любые виды контента. В решение встроены компоненты проведения действий по миграции, для обработки морально устаревающих текстовых документов, растровых изображений, реляционных баз данных, видео и аудиозаписей, путем нормализации их в форматы, более подходящих для обеспечения долговременной сохранности.

Механизм выполнения задач и система подключаемых модулей позволяют RODA легко поддерживать миграцию дополнительных форматов.

Кроме того, сети описательной информации могут управляться в рамках самого хранилища, позволяя Вам выбрать правильную стратегию обеспечения сохранности в правильное время.

8. Встроенные в систему действия по обеспечению долговременной сохранности

Действия по обеспечению долговременной сохранности могут выполняться непосредственно из пользовательского интерфейса по любому набору электронных объектов в хранилище.

Механизм выполнения задач позволяет распараллеливать процесс выполнения задач, давая возможность в полной мере использовать имеющиеся вычислительные мощности.

В число действий по обеспечению долговременной сохранности входят преобразования формата, проверки контрольных сумм, проверки на вирусы, различные задачи технического обслуживания, оценка риска и т.д.

9. Расширенное управление доступом

Прежде, чем получить доступ к каким-либо функциональным возможностям и объектам в хранилище, пользователи должны пройти аутентификацию. Все действия пользователей протоколируются в интересах обеспечения подотчетности.

Права доступа могут определяться очень детально и могут устанавливаться на различных уровнях, начиная от уровня хранилища и вплоть до уровня отдельных объектов данных.

Аутентификация поддерживается центральной службой аутентификации (Central Authentication Service, CAS), способной взаимодействовать с различными службами аутентификации, такими, как LDAP, Active Directory, OAuth 1.0/2.0, custom database, OpenID, RADIUS, SPNEGO (Windows), Trusted remote user, X.509 (client SSL certificate) и др.

Мой комментарий: на сайте компании есть возможность поработать с системой в демо-режиме, см. https://demo.roda-community.org/

Источник: сайт компании Keep Solutions
https://www.keep.pt/en/produts/roda-long-term-digital-preservation-repository-solution/

RODA – решение для обеспечения долговременной сохранности и предоставления доступа к электронным материалам, созданным крупными организациями, часть 1

Я уже рассказывала – ещё в 2009 году - о португальском решении для электронных архивов «Хранилище аутентичных электронных объектов» (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA – или, на английском языке, Repository of Authentic Digital Records т.е. «Хранилище аутентичных электронных документов»), которое по заказу государственных органов было создано технологическим университетом Миньо (Minho), см. https://rusrim.blogspot.com/2009/04/blog-post.html и https://rusrim.blogspot.com/2014/11/roda-iso-16363.html . Позднее группа разработчиков создала компанию Keep Solutions ( https://www.keep.pt/ ), которое поддерживает и развивает это решение. В связи с растущим интересом к электронным архивам, я решила предложить вниманию читателей информацию о решении RODA, которую данная компания размещает на своём сайте – тем более, что теперь она доступна и на английском языке.

Более подробную информацию о RODA можно найти в опубликованной в мае 2018 года «белой книге» объемом 12 страниц, см. https://www.keep.pt/wp-content/uploads/2018/06/WP181115.1-whitepaper-roda-2_EN.pdf  (на рис.).

RODA (Repository of Authentic Digital Records - «Хранилище аутентичных электронных документов») - это решение для обеспечивающего долговременную сохранность электронного хранилища, имеющее функциональные возможности для поддержки всех основных функциональных блоков эталонной модели открытой архивной информационной системы OAIS. RODA поддерживает приём на хранение, управление и доступ к различным типам электронного контента, создаваемого крупными корпорациями и государственными органами.

Мой комментарий: Речь здесь идёт о самом авторитетном стандарте для электронных архивов – международном стандарте ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве. Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» (Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model). Разработчиком данного стандарта является Консультативный комитет по системам хранения данными космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS), который выкладывает свои документы в открытом доступе. Текущая, вторая редакция стандарта доступна и как платный стандарт ИСО, и как бесплатная «сиреневая книга» CCSDS 650.0-M-2 «Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)», см. https://public.ccsds.org/pubs/650x0m2.pdf  

RODA была разработана с использованием технологий на основе открытого исходного кода, на основе таких стандартов, как

• OAIS,


• Стандарт кодирования и передачи метаданных METS (Metadata Encoding and Transmission Standard),


• Стандарт «Кодированное архивное описание» (Encoded Archival Description, EAD),


• Стандарт «Набор элементов метаданных «Дублинское ядро»» (это международный стандарт ISO 15836-1:2017, адаптированный в России как ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=172127 – Н.Х.),


• «Единые спецификации для информационных пакетов» (Common Specification for Information Packages) Совета по архивным стандартам DLM-форума (DLM Archival Standards Board, DAS Board, ныне DILCIS - Digital Information LifeCycle Interoperability Standards Board т.е. «Совет по стандартам интероперабельности электронной информации на протяжении её жизненного цикла», http://www.dasboard.eu/ , см. https://github.com/DILCISBoard/CommonSpecification/raw/master/spec/Common_Specifications_for_IPs_v10.pdf ); и


• Стандарт PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies – Метаданные для долговременной сохранности: Стратегии реализации – Н.Х.)

В решении RODA реализован workflow-процесс приёма на хранения и ввода в систему (ingest), в ходе которого не только проверяется корректность стандартизованных сдаточных информационных SIP-пакетов (это то, что Росархив называет «контейнерами» - Н.Х.), но также проводятся проверка контента SIP-пакетов на наличие вирусов, идентификация файловых форматов, извлечение технические метаданные и миграция файловых форматов в более подходящие для обеспечения длительной сохранности альтернативные форматы.

RODA обеспечивает сохранение аутентичности принятых на хранение данных, путем записи соответствующих стандарту PREMIS метаданных всякий раз, когда выполняются операции с электронным объектом. Сведения о происхождении и истории (provenance) фиксируются в соответствии с такими стандартами архивных метаданных, как EAD или «Дублинское ядро». Решение обеспечивает целостность и доступность посредством часто проводимого мониторинга читаемости данных и отсутствия в них несанкционированных изменений. С целью обеспечения безопасности и подотчетности протоколируются все виды взаимодействия между пользователями (физическими лицами и программами) и хранилищем.

Стратегии обеспечения долговременной сохранности, поддерживаемые RODA

RODA была спроектирована в расчёте на гибкость, достаточную для того, чтобы иметь возможность поддерживать любую из известных в литературе стратегий обеспечения долговременной сохранности электронных материалов. В решение изначально встроены средства миграции и нормализации формата, инкапсуляции, а также поддержка эмуляции (сами средства эмуляции в коробочную версию не включены).

1. Миграция формата

В решение RODA изначально встроены средства конверсии сотен файловых форматов с использованием механизма выполнения задач и системы подключаемых модулей-плагинов. Расширяемость решения позволяет ему справляться с новыми файловыми форматами и поддерживать исполнение более сложных задач по обеспечению долговременной сохранности.

2. Инкапсуляция

В решение RODA изначально встроена поддержка описательной информации (Representation Information). Электронные объекты могут быть связаны с записями описательной информации, которые могут ссылаться на другие такие записи, создавая таким образом сеть описательной информации (representation network).

3. Эмуляция

RODA может сохранять исходные версии электронных объектов в том виде, в каком они поступили в процессе приёма на хранение. Эти исходные версии хранятся в составе архивных информационных AIP-пакетов и являются неотъемлемой частью всего процесса обеспечения долговременной сохранности.

(Окончание следует см. http://rusrim.blogspot.com/2018/07/roda-2.html )

Источник: сайт компании Keep Solutions
https://www.keep.pt/en/produts/roda-long-term-digital-preservation-repository-solution/

Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Новые навыки, необходимые архивистам

На прошедшей в ноябре 2014 года в Лиссабоне, Португалия, конференции DLM-форума был представлен подготовленный Мари Демулен (Marie Demoulin, университет Монреаля, Канада, на фото слева) и Себастьеном Сойе (Sébastien Soyez, Государственный архив Бельгии и университет Намура, на фото справа) доклад на тему «Право и управление документами в архивной науке: Новые навыки, необходимые для обеспечения долговременной сохранности электронных документов» (Law and Records Management in Archival Studies: New Skills for Digital Preservation). Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF...pdf ), а ниже приведен один из его ключевых фрагментов.

Для того, чтобы справиться с этими новыми проблемами технического, правового и управленческого характера, архивистам необходимо освоить новые навыки, дополняющие уже имеющиеся у них компетенции. Они должны быть способны понимать связанные с технологиями проблемы и варианты действий с тем, чтобы разработать - в тесном сотрудничестве с экспертами в области ИТ - стратегию управления и обеспечения долговременной сохранности электронной информации.

Кроме того, архивисты должны уметь позиционировать в качестве ключевой заинтересованной стороны в проектах управления электронными документами, для того, чтобы отслеживать изменения и направлять практику работы с точки зрения обеспечения сохранности в кратко-, средне- и долгосрочной перспективе. Наконец, включаясь в управление документами с их текущего этапа жизненного цикла, им во всё большей степени следует учитывать правовые аспекты, связанные с прозрачностью, доступностью, сохранением аутентичности и целостности, в дополнение к вопросам воспроизведения и распространения информации. Архивисты также призваны сыграть ключевую роль в цепочке ответственного хранения между создателем документа и его будущими пользователями.

Само собой разумеется, что здесь не ставится цель превратить архивиста в юриста, ИТ-специалиста или управленца. Архивисты должны оставаться экспертами в своей области, и мы не ставим под сомнение абсолютную необходимость получение ими знаний относительно основных принципов архивного дела. Цель здесь скорее в том, чтобы сделать эти основы центром многодисциплинарной реальности.

Эта увеличивающаяся междисциплинарность направлена на то, чтобы дать архивистам возможность осваивать и развивать новые навыки, соответствующие новым профессиональным потребностям, такие, как:

• Понимание правовых, технических и организационных вопросов, имеющих значение при управлении информацией (особенно в электронной среде), на протяжении всего жизненного цикла информации, вне зависимости от вида носителя. Другими словами, понимание технического и социально-культурного контекстов, в которых приходится управлять информацией в электронном обществе;


• Понимание ключевой роли, которые архивисты как профессионалы в работе с информацией должны играть в деле управления электронной информацией. Умение подбирать инструменты, позволяющие архивистам взять на себя подобную роль в своих организациях;


• Умение вступать в диалог с экспертами из других дисциплин, с целью отыскания единых жизнеспособных решений, учитывающих проблемные вопросы, связанные с управлением электронной информацией;


• Активное участие с самого начала в проектах по управлению электронной информации в своих организациях, а также в создании инструментов и политик управления электронной информацией.

Диверсификация набора своих профессиональных навыков также позволит архивистам реагировать на новые потребности, возникающие на протяжении жизненного цикла документов. Деятельность архивистов не должна больше ограничиваться только статической фазой жизненного цикла, они должны участвовать на протяжении всего этапа активного использования документов.

Модернизация программ обучения специалистов архивного дела означает демонстрацию того, что управление информацией открывает возможности для карьеры в будущем. Это помогает вызвать новый интерес к данной сфере деятельности и способствует профессиональной переориентации в ответ на изменение профессиональных потребностей и рынка труда.

Мари Демулен (Marie Demoulin) и Себастьен Сойе (Sébastien Soyez)

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/03%20-%20Law%20and%20Records%20Management%20in%20Archival%20Studies%20.pdf 
http://purl.pt/26107/1/ 

До открытия конференции DLM-форума в Лиссабоне остались считанные дни

Как я уже сообщала (см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/dlm.html  и http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/dlm.html  ) , проводимая раз в три года конференция DLM-форума (Triennial Conference) состоится в Лиссабоне, Португалия, 10-14 ноября 2014 года.

Программа конференции включает пленарные заседания, а также ряд секций. На 12 ноября запланированы следующие пленарные доклады:

• Таави Котка (Taavi Kotka) «Электронное правительство, электронное жительство и управление информацией в Эстонии» (E-government, e-residency and information management in Estonia);


• Иво Вольман (Yvo Volman) «Политика открытых данных и портал открытых данных Евросоюза» (Open data policy and the EU open data portal)

Четыре пленарных доклада состоятся 13 ноября:

• Райво Руусалепп (Raivo Ruusalepp) «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов – дело рискованное» (Preserving Digital Records: Risky Business);


• Стефан Круазье (Stéphane Croisier), Натали Брендер (Nathalie Brender) «Инфономика: Как использовать принципы бухгалтерского учета для того, чтобы лучше согласовать связанные с информацией и меняющиеся во времени риски, затраты и ценность» (Infonomics: How to use accounting principles to better align information risk, cost and value over time);


• Ги Стессенс (Guy Stessens) «Право быть забытым: Основные проблемные вопросы и изменения в проекте законодательства Евросоюза о защите персональных данных» (The right to be forgotten: key issues and developments in the draft EU Data Protection Regulation);


• Нильс Брюггер (Niels Brügger) «Интернет, сегодняшняя «однодневка»: Веб-архивы и инфраструктура для архивации и изучения» (The web, today’s ephemera - web archives and research infrastructure).

Наконец, в заключительный день конференции пройдут последние два пленарных доклада:

• Джеймс Лепен (James Lappin) «Можно ли автоматизировать управление документами?» (Can records management be automated?);


• Йон Гард (Jon Garde) «MoReq и E-ARK».

Секции будут работать в три параллельных потока (см. http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/index.php/overview  ). Мне наиболее интересной показалась программа секции «Изменения в теории управления документами» (Records Management Theory in Transition), в рамках которой, в частности, будут сделаны следующие доклады:

• Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici) «От Казановы до MoReq2010 – Эпохи документов» (From Casanova to MoReq2010. Ages of Records);


• Йон Гард (Jon Garde) «Представление 4-й редакции MoReq, и того, что будет дальше» (Introducing MoReq, 4th Edition, and what comes next).

Обещает быть весьма любопытной секция «Обеспечение долговременной сохранности баз данных и доступа к ним» (Preserving and Accessing Databases), в рамках которой запланированы следующие выступления:

• Луис Фариа (Luis Faria), Хосе Карлос Рамальо 9José Carlos Ramalho), Элдер Сильва (Helder Silva) и Мигель Кутада (Miguel Coutada) «Инструментальный набор для обеспечения сохранности баз данных: Гибкий инструмент для нормализации и предоставления доступа к базам данных» (Database Preservation Toolkit: a flexible tool to normalize and give access to databases);


• Микко Эракаски (Mikko Eräkaski) «Практический опыт и проблемы обеспечения долговременной сохранности административных баз данных» (Practical experiences and challenges preserving administrative databases);


• Кульдар Аас (Kuldar Aas) и Джанет Делв (Janet Delve) «Разумный подход к обеспечению долговременного доступа к базам данных» (Long-term access to databases the meaningful way).

Отмечу, что отдельные секции посвящены вопросам управления гибридными документами, защите персональных данных, а также использованию облачных технологий в архивном деле.

Первые полтора дня конференции отведены на встречу участников проекта E-ARK. Кроме того, 11-12 ноября пройдут два учебных занятия:

• Йон Гард «Основы MoReq»;


• Йон Гард, Майк Алсуп (Mike Alsup) «Продвинутое управление документами» (Records management advanced).

Источник: сайт конференции
http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/index.php/overview

Дополнительная информация о конференции DLM-форума в Лиссабоне

Как я уже сообщала (см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/dlm.html ) , проводимая раз в три года конференция DLM-форума (Triennial Conference) состоится в Лиссабоне, Португалия, 13-14 ноября 2014 года.

В начале мая Дэниэл Оливейра (Daniel Oliveira – см. фото), заместитель руководителя службы управления документами в одном из новых Генеральных директоратов Европейской Комиссии (правительства Евросоюза) по развитию и кооперации – «Европомощь» (Development and Cooperation – Europeaid, DEVCO), сообщил кое-какую дополнительную информацию.

Расписание работы конференции выложено по адресу http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=121

Основной конференции предшествуют два дня семинаров и курсов обучения. Эти курсы и семинары одобрены DLM-форумом. Они дополняют конференцию, открывая для участников возможности по повышению своей квалификации в целом ряде областей.

Программа конференции включает пленарные заседания, рассчитанные на всех участников, а также ряд секций, которые разделены на три параллельных потока, посвященные различным проблемам управления информацией (см. http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=19&Itemid=116 ):

• Поток 1: Управление информацией в интересах контроля, управления доступом и исполнения законодательно-нормативных требований (Managing information for control, access and compliance);


• Поток 2: Перемены в управлении документами (Records Management in transition); и


• Поток 3: Архивные инициативы в области приема на хранение, обеспечения долговременной сохранности и доступа (Archival initiatives for ingest, preservation and access).

Процесс формирования программы завершится в конце мая, и на данный момент нет сведений даже о запланированных пленарных докладах. С 1 июля откроется онлайн-регистрация участников конференции, и тогда же организаторы обещают опубликовать проект подробной программы.

Источники: сайт конференции / группа ARMA International в LinkedIn /
рассылка МСА
http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=121
http://www.linkedin.com/groupItem?view=&gid=40713&type=member&item=5869056525900750849&qid=7d78a95a-c3b1-4282-b155-99ce05f96c0d

Предстоящие мероприятия DLM-форума

Хотя провал флагманского проекта DLM-форума – спецификаций MoReq2010 - стал уже свершившимся фактом, организация продолжает действовать и по-прежнему организует различные интересные мероприятия.

Недавно были введены в эксплуатацию новые сайты DLM-форума – основной (http://www.dlmforum.eu/ ) и сайт спецификаций (  http://www.moreq.info/ ).

На сайте DLM-форума сообщается о двух конференциях, которые пройдут в этом году.

Выставочный зал Заппейон в Афинах

Весенняя встреча участников DLM-форума (в т.ч. ежегодное общее собрание) пройдёт в Афинах, Греция, 10-11 июня года.

Весенняя встреча членов DLM-форума и их ежегодное общее собрание пройдут в красивейшем афинском выставочном зале Заппейон (Zappeion) 10 и 11 июня. Встреча организуется совместно с Национальными Архивами Греции. Как ожидается, она будет отличаться динамичной программой докладов и дискуссий, возможностью узнать свежую информацию о ходе таких проектов, как E-ARK, MoReq и о положении дел в области управления документами, информацией и архивными документами в целом.

На сайте конференции опубликовано предложение подавать доклады, см. http://www.dlmforum.eu/spring-meeting . Открыта регистрация желающих принять участие. Спешите, количество мест ограничено!

Конференц-зал конгресс-центра Технического университета Лиссабона

Проводимая раз в три года конференция DLM-форума (Triennial Conference) состоится в Лиссабоне, Португалия, 13-14 ноября 2014 года.

DLM-форум организует конференцию совместно с Техническим университетом Лиссабона (Instituto Superior Técnico, http://tecnico.ulisboa.pt/en/ ) и с лиссабонской некоммерческой организацией INESC-ID, занимающейся вопросами инновационных исследований и развития в ИТ-области.

Конференция пройдёт в конгресс-центре Технического университета Лиссабона. Накануне конференции, 10-11 ноября 2014 года, планируется организовать ряд учебных занятий и семинаров.

На сайте конференции (  http://digmap1.ist.utl.pt:8080/dlm2014/  ) опубликовано предложение о подаче докладов, см. http://digmap1.ist.utl.pt:8080/dlm2014/index.php?option=com_content&view=article&id=26&catid=12&Itemid=120

Источники: сайт DLM-форума / сайты конференций
http://www.dlmforum.eu/
http://www.dlmforum.eu/spring-meeting
http://digmap1.ist.utl.pt:8080/dlm2014/

Появилась возможность скачать и опробовать новый инструмент для обеспечения долговременной сохранности баз данных «DB preservation toolkit»

Данный пост Яна Хутара (Jan Hutař – на фото) был опубликован на чешском блоге «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ – BLOG) 13 октября 2013 года

Обеспечение долговременной сохранности баз данных становится все более актуальным вопросом. Различные организации ведут исследования в этой области, поскольку базы данных (и, соответственно, их контент) нужно уметь сохранять в течение длительного времени. Собственные исследования по этому вопросу проводили, например, Национальные Архивы Новой Зеландии, архивно-документационные службы австралийских штатов Квинсленд и Новый Южный Уэльс я и т.д. В Швейцарии и Дании используется инструмент SIARD (разработанный в Швейцарии), который в Дании, однако, слегка отредактировали и настроили по своему вкусу.

Сейчас в качестве самостоятельного инструмента появляется DB Preservation Toolkit («Инструментальный набор для обеспечения долговременной сохранности баз данных»). Он ранее входил в состав португальского программного решения для задач долговременной сохранности на основе открытого кода RODA ( http://www.keep.pt/produtos/roda/?lang=en ), где использовался в определенной степени самостоятельно. Недавно его разработчики приняли решение продвигать его отдельно.

Скачать и попробовать DB Preservation Toolkit можно с сайта GitHub, см. http://keeps.github.io/db-preservation-toolkit/

Дополнительная информацию по вопросам обеспечения долговременной сохранности баз данных:

• Эндрю Линдлей (Andrew Lyndley) «Оценка средств для обеспечения сохранности баз данных. Сравнение SIARD и CHRONOS», http://purl.pt/24107/1/iPres2013_PDF/Database%20Preservation%20Evaluation%20Report%20-%20SIARD%20vs.%20CHRONOS.pdf  


• Пост на блоге Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс, перевод на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/i.html

Ян Хутар (Jan Hutař)

Мой комментарий: На сайте GitHub о новом инструменте дана следующая информация:

Инструментальный набор для обеспечения долговременной сохранности баз данных (Database Preservation Toolkit)

«Данный инструмент позволяет преобразовывать базы данных, в том числе подключенные в реальном времени, в другие форматы для целей обеспечения их долговременной сохранности. Он поддерживает конверсию подключенных онлайн баз данных или их резервных копий в пригодные для длительного хранения  форматы, такие, как DBML – вариация формата XML, созданная для сохранения баз данных.

Данный инструмент также поддерживает обратную  конверсию из форматов для длительного хранения в действующие системы, что позволяет использовать все функциональные возможности баз данных. Так, например, поддерживается специализированный экспорт в MySQL, оптимизированный для PhpMyAdmin, в результате чего с базой данных можно полноценно экспериментировать с помощью веб-интерфейса.

Данный инструмент ранее был частью проекта RODA, а теперь, в связи с ростом интереса к данным функциональным возможностям, выпущен как самостоятельный проект.

Инструментальный набор представляет собой платформу, которая использует модули ввода и вывода. Каждый модуль поддерживает чтение и / или запись в определенный формат баз данных или в работающую систему. Новые модули могут легко добавляться путем доработки интерфейса и  добавления новых драйверов.»

Источник: блог Digital Preservation CZ – BLOG / сайт GitHub
http://digital-preservation-cz.blogspot.ru/2013/10/dlouhodoba-ochrana-databazi-novy.html
http://keeps.github.io/db-preservation-toolkit/

В сети выложены материалы конференции iPRES-2013 по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов

10-я международная конференция по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPRES-2013 проходила с 3 по 5 сентября 2013 года в Лиссабоне, Португалия. Эта конференция считается самым специализированным из мероприятий, посвященных вопросам долговременной сохранности электронных материалов, и неизменно привлекает видных специалистов в этой области.

На этот раз на конференцию было представлено более 60 докладов от 21 страны – в основном из стран Европы и Северной Америки. Было сделано три пленарных доклада:

• Директор департамента библиографической и электронной информации Национальной Библиотеки Франции Жильдас Ильян (Gildas Illien) выступил с докладом «Дорогая, нам нужно поговорить» (Darling, We Need to Talk) – о том, что специалисты-библиографы и специалисты по электронной сохранности не просто должны сотрудничать – у них на самом деле нет иного выбора.
  
  Этот доклад не включен в сборник трудов, но его тезисы доступны по адресу http://dcevents.dublincore.org/index.php/IntConf/index/pages/view/keynotes-2013#Illien


• Пол Бертон (Paul Bertone) из Европейского института биоинформатики (European Bioinformatics Institute) рассказал о потенциальных возможностях «Хранения электронной информации в ДНК» (Digital information storage in DNA); и


• Представитель Европейской Комиссии Карлос Мораис Пирес (Carlos Morais Pires) выступил с первым публичным докладом, посвящённым формированию электронной научно-исследовательской инфраструктуры в рамках программы Евросоюза «Горизонт 2020» по поддержке научных исследований и инноваций  (Data Infrastructures in Horizon 2020: support to data and computing intensive science)

Программа конференции доступна по адресу http://ipres2013.ist.utl.pt/prg_ipres-table.html

Сейчас в сети выложены труды конференции объёмом 363 страницы. Одним файлом их можно скачать по адресу http://purl.pt/24107/1/iPres2013_PDF/iPres2013-Proceedings.pdf  (12 Мб), а отдельные статьи – с веб-страницы http://purl.pt/24107/1/ .

В рамках конференции было сделано много интересных докладов. Для себя я бы выделила следующие:

• Эндрю Линдлей (Andrew Lindley), Австрийский технологический институт «Отчет об оценке методов сохранения баз данных – сравнение SIARD и CHRONOS»  (Database Preservation Evaluation Report - SIARD vs. CHRONOS), см. http://purl.pt/24107/1/iPres2013_PDF/Database%20Preservation%20Evaluation%20Report%20-%20SIARD%20vs.%20CHRONOS.pdf
  
  В докладе анализируются достоинства и недостатки документоориентированного подхода к обеспечению долговременной сохранности реляционных баз данных, с использованием как современного коммерческого отраслевого инструмента архивации баз данных, CHRONOS (см. http://www.csp-sw.de/en/inhalt.php?kategorie=c272_Solutions_CHRONOS_Product_description ), так  и предпочитаемого архивно-библиотечным сообществом решения SIARD ( http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00823/00825/index.html?lang=en ).


• Статья группы авторов (в том числе представителей таких организаций, как Tessella, IBM и институт Фраунгофера) «ENSURE: Обеспечение долговременной сохранности данных о здоровье, медицинских анализах, и финансовых данных» (ENSURE: Long term digital preservation of Health Care, Clinical Trial and Financial data), http://purl.pt/24107/1/iPres2013_PDF/ENSURE%20Long%20term%20digital%20preservation%20of%20Health%20Care,%20Clinical%20Trial%20and%20Financial%20data.pdf
  
  Здесь ENSURE (обеспечить, гарантировать) – название проекта, являющееся сокращением от Enabling kNowledge Sustainability, Usability and Recovery for Economic value («Способствовать сохранению знаний, удобству использования и экономической эффективности»).
  
  В проекте особое внимание уделяется экономическим последствиям деятельности по обеспечению электронной сохранности для коммерческих организаций, методам обеспечения доступности и конфиденциальности чувствительной информации в условиях меняющейся среды, а также способам выявления таких изменению и реагированию на них. Предложена архитектура решения, обеспечивающего сохранность данных.


• Доклад Эйлин О'Кэррол (Aileen O’Carroll) и Шарон Вебб (Sharon Webb) из Электронного хранилища Ирландии (Digital Repository of Ireland, DRI) при Национальном университете Ирландии «Процесс создания национального доверенного электронного хранилища: Ориентированный на потребности пользователей процесс формулирования требований и разработки политики" (The process of building of a national trusted digital repository: A user centric approach for requirements gathering and policy development), http://purl.pt/24107/1/iPres2013_PDF/The%20process%20of%20building%20a%20national%20trusted%20digital%20repository%20a%20user%20centric%20approach%20for%20requirements%20gathering%20and%20policy%20development.pdf


• Фредерик Брежье (Frédéric Brégier), Томас ван де Валле (Thomas Van de Walle), Мари Лапердри (Marie Laperdrix), Фредерик Дегильон (Frédéric Deguilhen), Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto), Натали Морен (Nathalie Morin) и Эдуард Васер (Edouard Vasseur) «Новая модель данных для целей электронной сохранности и электронной архивации во французских органах государственной власти: Модель VITAM на основе технологии NoSQL» (A new data model for digital preservation and digital archiving for the French Administration: VITAM model on NoSQL technologies), http://purl.pt/24107/1/iPres2013_PDF/A%20new%20data%20model%20for%20digital%20preservation%20and%20digital%20archiving%20for%20the%20French%20Administration%20VITAM%20model%20on%20NoSQL%20technologies.pdf
  
  О проекте VITAM на русском языке см.: http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/ad-vitam.html

Источник: сайт Национальной библиотеки Португалии
http://purl.pt/24107/1/

Португалия: Рекомендации по подготовке планов обеспечения сохранности электронных документов

Генеральная дирекция архивов Португалии (Direcção-Geral de Arquivos, DGARQ), которая координирует в стране политику в области управления документами и архивного дела, с 2006 года отнесла обеспечение долговременной сохранности электронных документов к числу приоритетных направлений работы. Подобная озабоченность является следствием имеющихся у электронных материалов проблем, связанных с моральным устареванием в кратко- и среднесрочной перспективе, утратой доказательной силы, и даже потерей информации, - проблем, в конечном счёте, так или иначе затрагивающих всю ту информацию (как временного, так и постоянного срока хранения), срок хранения которой превышает 7-10 лет. На практике, с этими проблемами сталкиваются все организации, создающие электронную информацию, а, может быть, и вообще все организации!

Государственным органам приходится решать эту сложную проблему, поскольку они, согласно положениям программы по построению «электронного правительства»,  должны основывать свою деятельность на электронных бизнес-процессах, с целью упрощения этих процессов и предоставления гражданам, быстрее и «прозрачнее», более качественных услуг. Это означает, что государственные учреждения производят большее количество информации в электронном виде, во многих случаях не принимая никаких мер в связи с угрозой морального устаревания через 7 -10 лет. Поскольку ответственность за сохранность электронной информации несёт создавшая её организация, которая и должна проявить инициативу по решению данной проблемы, то ситуацию ещё более осложняет отсутствие на рынке какого-либо коммерческого программного обеспечения, пригодного для этих целей.

В этих условиях, DGARQ разработала ресурсы, процессы и инструменты, помогающие решать задачу обеспечения долговременной сохранности создаваемой государственными органами электронной информации, подлежащей длительному хранению. Намечены три направления деятельности. Это, во-первых, создание национального электронного архива RODA, что позволит собирать создаваемые государственными органами электронные объекты, управлять ими и распространять их.  Далее, предоставляются консультации и оказывается техническая поддержка по вопросам управления электронными документами и обеспечения их сохранности. И, наконец, идёт подготовка технической документации.

В рамках последнего из перечисленных направлений опубликованы «Рекомендации по подготовке планов  обеспечения сохранности электронных документов». Это  технический документ, который должен помочь государственным учреждениям понять, как использовать инструменты для длительной сохранности электронных объектов, как управлять этими инструментами и как их совершенствовать. Как следует из названия, данный документ представляет собой набор рекомендаций и руководство по разработке плана обеспечения долговременной сохранности электронных документов; он  не предлагает какого-то готового решения. Организация должна самостоятельно определить свою стратегию, формализовать все процедуры и установить их последовательность во времени – в документе, который и станет планом организации по сохранению электронной информации.

Таким образом, план обеспечения сохранности электронных документов является стратегическим документом, содержащим политики и процедуры, направленные на создание организационно-технических структур, которые позволят обеспечить непрерывную сохранность электронной информации посредством действий, выполняемых с электронными объектами. Подобный план должен стать результатом совместных усилий ряда подразделений организации, таких, как архивная служба/служба делопроизводства и служба ИТ.

Опубликованный документ (PDF на португальском языке, 93 стр.) доступен по адресу:  http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/plano_preserv_digital1.pdf 

Прежде, чем приступать к реализации на практике какой-либо стратегии сохранения электронных объектов, необходимо принять во внимание передовой опыт управления документами и учесть вклад всего персонала агентства в создание информации.

В связи с этим, разработка плана обеспечения сохранности электронных документов и информации включает три основных этапа, а именно:

1. Обследование организации, в ходе которого выявляются:

• Промежуточные системы, используемые в организации (аппаратное и программное обеспечение);
  
  
• Правила и нормы, регламентирующие деятельность учреждения и обязательные для исполнения;
  
  
• Административная практика, существующая в организации;
  
  
• Используемые деловые системы и системы управления документами.

2. Выявление требований к электронным документам и к информации, имеющейся в электронных информационных системах организации. Рассматриваются только те документы и информация, которые создаются в данном учреждении, считаются его собственностью, имеют, согласно перечням, сроки хранения свыше 5-7 лет, и представляют ценность для организации.

3. Планирование стратегии обеспечения сохранности, включающей:

3.1. Формулирование стратегии обеспечения сохранности, принимая во внимание:

• Особенности электронных объектов, такие, как их форма (представление), контент, структура и поведение;
  
  
• Технические характеристики электронных документов и информационных систем, такие, как контекст, носители информации, взаимосвязи между различными документами, файлами и метаданными;
  
  
• Особенности процесса обеспечения сохранности, связанные с удобством использования, масштабируемостью и сложностью;
  
  
• Затраты, которые можно разделить на затраты на материально-технические ресурсы и на расходы на оплату труда. Данный фактор очень сильно влияет на выбор решения по обеспечению сохранности.

3.2. Выбор форматов для долговременного хранения, с тем, чтобы сразу создавать подлежащие длительному хранению электронные объекты в этих форматах, - чтобы избежать впоследствии дополнительных расходов на конверсию информации в такие  форматы. Использование стандартных открытых форматов и программных приложений – в отличие от коммерческих форматов и приложений - обеспечивает непрерывность использования документов и информации и возможность получения необходимой поддержки.

3.3. Выбор программного обеспечения, - в тех случаях, когда, в соответствии с положениями плана по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации, возникает необходимость в адаптации, изменении или замене программного обеспечения. Рекомендуется, по возможности,  использовать открытое и хорошо документированное программное обеспечение. Программное обеспечение должно быть способно выполнять все установленные планом операции, быть надежным, простым в использовании, и иметь интуитивно понятный интерфейс.

3.4. Выбирая систему хранения, следует учитывать затраты и имеющуюся инфраструктуру. Данный выбор должен делаться в расчёте на длительное использования,  с пониманием того, что неудачный вариант может потребовать изменения всего разработанного плана.

3.5. Выделение тех метаданных, которые дают возможность более эффективно управлять электронными объектами, промежуточными системами, пользователями и доступом к функциональным возможностям. Рекомендуется использовать отдельные схемы метаданных для различных «слоёв», таких, как описательные метаданные, структурные метаданные, метаданные для обеспечения сохранности, технические  метаданные ...

Прежде, чем приступить к практической реализации плана по обеспечению долговременной сохранности,  персонал организации должен оттестировать технические процедуры. Эти тесты должны проводиться с использованием копий электронных документов и соответствующих электронных информационных систем. После внедрения стратегии обеспечения сохранности, должен проводиться периодический мониторинг целостности, функциональности, структуры, контента и метаданных, связанных с сохраняемой электронной информацией, - с тем, чтобы обеспечить ее стабильность и составить график последующего применения мер по обеспечению сохранности. Должны быть приняты во внимание и перечислены такие факторы, как людские ресурсы, календарь и т.д., которые будут задействованы в мониторинге всего цикла выполнения плана обеспечения сохранности (планирование, реализация, проверка, анализ, внесение изменений и т.д.).

Луис Коруджо (Luis Corujo), Португалия,
архивист Генеральной дирекции архивов Португалии (DGARQ).

Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/06/11/recommendations-for-the-production-of-digital-preservation-plans-part-1/
http://archivists.wordpress.com/2009/06/15/recommendations-for-the-production-of-digital-preservation-plans-part-2/

Управление инноваций и стратегических проектов Генеральной дирекции архивов Португалии как ключевой элемент административной реформы в государственном секторе

Согласно действующему положению о Генеральной дирекции архивов (Direcção-Geral de Arquivos, DGARQ), в обязанности Управления инноваций и стратегических проектов (Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos, DSIPE) входит участие в тех исследованиях и проектах в области «электронного правительства», результаты которых могут внести вклад в обеспечение сохранности электронного архивного наследия.

Сюда входит разработка стандартов и технических руководств, участие в международных проектах в области управления и обеспечения сохранности электронных документов и архивов, а также поддержка создания концепции, проектирования и внедрения в учреждениях-создателях и хранителях документов и архивов электронных архивных систем, необходимых для модернизации государственного управления согласно проекту SIMPLEX (это программа построения «электронного правительства» и одновременного упрощения системы государственного управления – Н.Х.) и «Португальскому технологическому плану».

DSIPE также отвечает за разработку национального плана по оцифровке документов, поддерживающего проведение научных исследований, а также публикацию и распространение материалов, связанных с обеспечением сохранности и обогащением архивного и фотографического наследия. С этой целью DSIPE контролирует и поддерживает инициативы по проработке концепции, подготовке и реализации проектов оцифровки португальских архивных и фотографических материалов; и координирует управление веб-ресурсами, для того, чтобы улучшить доступ к национальному архивному наследию и предоставлять пользователям больше услуг.

Для решения поставленных перед управлением задач, DSIPE под эгидой DGARQ осуществляет планирование и подготовку нескольких проектов, в частности:

• Внедрения, поддержки, управления и мониторинга Национальным реестром архивных учреждений (Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas, FNAA),
  
  
• Национальной программой оцифровки (Plano Nacional de Digitalização, PND),
  
  
• Виртуальных конференций в реальном времени (Consulta Real em Ambiente Virtual, CRAV),
  
  
• а также, в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, -  управляет Хранилищем аутентичных электронных объектов (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA), а также готовит рекомендации по созданию планов по обеспечению долговременной сохранности.

Национальный реестр архивных учреждений FNAA

Цель FNAA заключается в том, чтобы открыть доступ, в стандартизованной форме, к описаниям юридических лиц, а также отдельных физических лиц и семей, которые являются создателями или владельцами документов и архивных материалов, или каким-либо иным образом связаны с ними. Возможность связать эту информацию с описаниями документов позволит лучше понять контекст их создания, облегчения поиск информации и документов, а также даст возможность составлять виртуальные перечни всех документов, созданных определенным подразделением какой-либо организации, даже если эти документы со временем оказались разбросанными по различным хранилищам. Подобная возможность может быть особенно полезна в случае структурных изменений в органах государственной власти, свежим примером которых может служить «Программа реструктуризации центрального правительства» (Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado, PRACE).

FNAA будет использоваться государственными органами в качестве справочника, что поможет отыскивать информацию в архивных фондах и в государственных документах. Исходя из требований по обеспечению подотчётности, прозрачности, упрощения и модернизации государственного аппарата, этот инструмент следует также сделать доступным и для граждан, это поможет им более осознанно исполнять свои гражданские обязанности.

Партнерства, содействующие созданию FNAA, будет способствовать созданию сети португальских архивов, помогут в разработке интегрированного подхода к документам / архивам (в отличие от традиционного деления на «административные документы», «документы» и «архивные документы»), облегчат внедрение новых носителей информации, удовлетворяющих новым потребностям и задачам, с которыми сталкивается управление документами и архивами; и, наконец, помогут в создании систем управления документами и архивами путем внедрения более эффективных методов работы и улучшения коллективного использования информации.

С этой цели, DGARQ подготовила технический документ, содержащий правила оперативного использования FNAA и функциональные требования к разработке реестра. В рамках этого проекта будет использована документация по метаданным, обеспечивающим возможность взаимодействия (интероперабельность) систем (Meta informação para Interoperabilidade, MIP), подготовленная DGARQ по заданию генерального секретариата Президента Совета министров.

Национальная программа оцифровки PND

Программа PND была создана в рамках международной и национальной политики Евросоюза в отношении оцифровки, обеспечения интернет-доступа и долговременной сохранности электронного контента, использования современных информационных технологий и укрепления европейского сотрудничества в области управления документами и архивного дела. Таким образом, в соответствии с «Португальским технологическим планом» и португальский «Национальной базовой стратегической концепцией» (Quadro de Referência Estratégico Nacional, QREN), организации, хранящие архивное наследие, - архивы, библиотеки, центры документации, музеи и другие частные организации, - несут ответственность за то, чтобы их услуги и продукты были доступны дистанционно и в электронном виде.

Проект PND рассчитан на три года.  Его координацией занимается группа под руководством DGARQ, в сотрудничестве с португальской Национальной библиотекой (Biblioteca Nacional Portuguesa, BNP), в которую также входят представители учреждений Министерства культуры. Целью деятельности группы является вовлечение этих организаций в процесс выявления и обмена опытом; определение воздействия  проекта на национальном уровне; анализ поджидающих впереди трудностей; а также выявление основных потребностей индивидуальных пользователей и организаций.

Для содействия деятельности по оцифровке и обеспечения общенациональной доступности её результатов, будут предприняты усилия по диверсификации и оптимизации практики оцифровки, по максимизации отдачи от инвестиций в проекты оцифровки, и по привлечению специалистов, имеющих опыт в области оцифровки и обеспечения долговременной сохранности электронных материалов.

В рамках этой работы предусматривается создание плана по обеспечению долговременной сохранности, который ускорит процессы оцифровки документов. Это сотрудничество в области создания, распространения и обеспечения сохранности оцифрованного контента и/или оригинальных электронных материалов, в рамках стратегии устойчивого развития, может облегчить доступ к культурному наследию - посредством определения и интеграции мер, упрощающих доступ пользователей к различным архивных фондам и коллекциям.

«Виртуальные конференции в реальном времени» (CRAV) – система электронного обслуживания

Генеральная дирекция архивов Португалии (DGARQ), в рамках программы модернизации государственного управления, поддерживает проект виртуальных конференции в реальном времени (CRAV), интегрированный в национальную программу построения «электронного правительства» SIMPLEX и в «Португальский технологический план», - с целью  улучшить и упростить взаимодействие с клиентами и предоставить новые услуги в области управления электронными документами. В проекте CRAV предусмотрена интеграция  с информационной системой управления архивами (DIGITARQ). Данный проект должен обеспечить пользователям единую удобную точку доступа, обеспечивающую обмен информацией с DGARQ и её региональными архивами.

Данная точка доступа поддерживает поиск и просмотр документов, оформление запросов на ознакомление с документами (в архиве), «бронирование» отобранных на ознакомление документов, оформление тематических запросов и заказов на размножение документов, подготовку счета за услуги и его согласование, получение информации о ходе выполнения запросов и заказов, запрос дополнительной информации по предмету исследования, использование электронных платежных систем, доставку через Интернет заверенных электронных копий, дополнительные возможности доступа для лиц с ограничениями по здоровью, а также покупку продукции в магазинах DGARQ.

"Виртуальные» свойства справочной службы обеспечат такое управление программными приложениями,  которое позволит на протяжении всего процесса лучше осуществлять контроль, организовать потоки информации между архивными службами в рамках одной и той же среды и одновременную поддержку различных участников этого процесса, - а также обеспечить получение боле четких и точных показателей, характеризующих эффективность работы учреждения и его персонала, удовлетворить потребности удаленных пользователей, обеспечить доставку копий (с электронным сертификатом или без него), защищенное Интернет-соединение и возможность оказания других услуг, таких как "сканирование по запросу", и составление более подробных профилей пользователей и тех архивных документов, с которыми пользователи работали. Этот проект должен начаться в 2010 году. В то же время в региональном архиве в Порто уже работает электронный «стол обслуживания».

Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов

Государственная администрация в целом и все её подразделения зависят от информации, создаваемой, обрабатываемой и сохраняемой в электронном формате на протяжении всего её жизненного цикла. Однако, несмотря на огромный прогресс в научно-техническом развитии, пока что не сложилась общая заинтересованность в обеспечении долговременной сохранности создаваемой сегодня информации. DGARQ осознает и пытается решить проблему обеспечения долговременной сохранности создаваемых электронным образом документов, используя для этого три направления действий, или, иначе говоря, рассматривая три направления стратегического развития:

• Создание электронного архива, способного накапливать, управлять и распространять электронные объекты, созданные государственной администрацией. Национальный электронный архив – «Хранилище аутентичных электронных объектов» (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA), является эффективным решением задачи по сбору и управлению электронной информацией. Данный проект выполняется DGARQ с помощью технологического университета Миньо (Minho). Была выбрана стратегия постепенного развития базовых функций и постоянного улучшения этих функциональных возможностей с тем, чтобы увеличить количество поддерживаемых категорий цифровых объектов. В настоящее время обеспечивается непосредственное взаимодействие и поддержка тех органов власти, что имеют электронные объекты, но не располагают ресурсами для решения задач в этой специфической области.
  
  Архив RODA создан на основе стандарта OAIS (Открытой архивной информационной системы) и технических документов, подготовленных в рамках проекта Interpares-2. Хранилище системы RODA создано на платформе FEDORA, и использует различных схемы метаданных, в том числе EAD (Encoded Archival Description – Кодированное описание архивных материалов), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies – метаданные для долговременной сохранности: Стратегии реализации), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard – стандарт кодирования и передачи метаданных), и ANSI/NISO Z39.87 (американский стандарт метаданных для растровых графических изображений). RODA в настоящее время может работать с  реляционными базами данных, структурированными текстами, фотографиями, видео- и звукозаписями. RODA будет связана с португальской архивной сетью (Rede Portuguesa de Arquivos, RPA). В рамках этой сети электронный архив должен начать с 2009 года предоставлять услуги по конвертированию электронных объектов.
  
  
• Разработка технической документации и стандартов, которые бы помогли государственным органам осваивать, использовать и совершенствовать инструменты для обеспечения долговременной сохранности электронных объектов. С этой целью, DGARQ опубликовала пособие по разработке планов по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов.
  
  
• Выполнение иных задач путем привлечения консультантов и разработки специализированных технических документов, помогающих государственным органам в управлении их электронными (и обычными) документами, в интересах  распространения практики должного управления документами на начальном этапе их создания. Это позволит на следующих этапах жизненного цикла более эффективно предупреждать и решать проблемы, связанные с технологическим устареванием и недостатками процессов управления, обеспечивающих идентификацию, классификацию и извлечение электронной информации. DGARQ предлагает услуги своих экспертов, ею опубликовано «Руководство по подготовке требований и по оценке программных систем управления электронными архивными документами» (Guia Para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos) -  упрощенный вариант технических спецификаций MoReq (Типовых требований к управлению электронными документами).  DGARQ намерена в дальнейшем помогать организациям в выборе прикладных систем для управления документами и информацией, отвечающих основным требованиям MoReq.

Луиш Коруджо (Luis Corujo)
Архивист генеральной дирекции архивов Португалии (DGARQ)

Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/04/02/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipe-from-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-of-the-public-services/
http://archivists.wordpress.com/2009/04/14/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipe-from-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-of-the-public-services-in-portugal-part-2/

Генеральная дирекция архивов Португалии опубликовала «Рекомендации по разработке планов обеспечения сохранности электронных документов»

Архивная служба реагирует на актуальные проблемы, связанные с обеспечением долговременного хранения электронных документов.

В настоящее время информационные технологии являются ключевым элементом, обеспечивающим создание и сохранение информации. Однако быстрое устаревание технологий создает для организаций высокий уровень риска того, что не удастся сохранить электронную информацию в течение всего срока, пока в ней есть деловая необходимость.

В это связи, 25 марта 2008 года Генеральная дирекция архивов Португалии опубликовала «Рекомендации по разработке планов обеспечения сохранности электронных документов».
Данный документ должен помочь различным организациям обеспечить минимальные материальные условия для обеспечения сохранности электронных материалов в течение установленного срока хранения.

«Рекомендации» содержат следующие разделы:

• Разработка планов обеспечения сохранности электронных документов
  
  
• Практическая реализация планов обеспечения сохранности (тестирование предлагаемых решений, создание резервных копий, применение стратегии по обеспечению долговременной сохранности, мониторинг и аудит, выделение ресурсов)
  
  
• Угрозы (устаревание форматов и программного обеспечения, устаревание оборудования и носителей информации, факторы, воздействующие на носители информации)
  
  
• Форматы и программные приложения
  
  
• Системы хранения (желаемые характеристики, возможные архитектуры, резервные копии)
  
  
• Метаданные
  
  
• Наиболее распространенные стратегии обеспечения долговременной сохранности (сохранение технологий, эмуляция, мониторинг носителей информации и форматов, инкапсуляция, миграция)

В качестве приложения дана сводка основных требований (всего их 15) в отношении практики обеспечения сохранности электронных документов.

В данном документе не рассматривается возможность создания электронного архива для постоянного хранения электронных документов.

Документ (на португальском языке, 91 стр.) можно скачать здесь:
http://www.dgarq.gov.pt/downloads/PlanoPreservacaoDigital_v1.0.pdf

Источник: генеральная дирекция архивов Португалии
http://www.dgarq.gov.pt/NOTICIAS.html