среда, 31 августа 2011 г.

Гватемала: При ремонте здания найдены документы национальной полиции

Сотни документов, которые предположительно являются архивными документами ликвидированной сейчас национальной полиции (PN), были обнаружены в северо-западной провинции Киче (Quiché) в здании, в котором раньше располагалась мужская тюрьма. Документы обнаружили рабочие при проведении ремонта здания, которое планируется превратить в музей.

Работы по реконструкции здания начались полтора месяца тому назад, и при расчистке первого этажа знания от мусора было обнаружено 40 погонных метров документов.

Представители Национального объединения по правам человека (Convergencia Nacional por los Derechos Humanos) посчитали находку ценной - национальная полиция всегда отрицала их существование, говоря, что они были сожжены во время внутреннего вооруженного конфликта в Гватемале (1960-1996).

В помещении, где находятся документы, была проведена инспекция с участием Генерального прокурора Клаудии Пас-и-Пас (Claudia Paz y Paz), министра внутренних дел Карлоса Менокаля (Carlos Menocal) и губернатора провинции Киче Рауля Антонио Матиаса Леона.

На фото: Генеральный прокурор и министр внутренних дел
изучают обнаруженные документы

По мнению Менокаля, архивные документы могут содержать информацию, которая позволит установить, что происходило в Киче во время гражданской войны.

«За упорядочение и анализ документации будут отвечать полицейские эксперты. Эта находка является еще одним вкладом нынешнего правительства в поиск исторической правды.  Экспертная работа будет осуществляться технически квалифицированным персоналом», - рассказал Менокаль.

Документы, по предварительному разрешению губернатора провинции, на двух грузовиках гражданской полиции (Policía Nacional Civil) были перевезены в штаб-квартиру Исторических Архивов Национальной полиции (Archivos Históricos de la Policía Nacional, AHPN) в  столице страны.

Решение о передаче документации в штаб-квартиру AHPN было принято совместно с прокуратурой и общественными организациями. Исторические Архивы Национальной полиции обладают необходимыми технологиями и способны провести обработку документов, организовать их хранение и обеспечить их надлежащую сохранность, - подчеркнул Менокаль.

Источник: Prensa Libre.com
http://www.prensalibre.com/quiche/Hallan-posibles-archivos-Policia-Nacional_0_539346087.html

Судебная практика: Суд обязал Пенсионный фонд рассчитать пенсию на основе лицевых счетов, хранящихся в государственном архиве

В нашей стране оформление пенсий – занятие не для слабонервных. Причины отказа в признании представленных сведений о трудовом стаже и размере заработной платы нередко бывают такие, что остается лишь восхищаться «изобретательностью» пенсионного ведомства, иногда переходящей в откровенное издевательство над людьми.

Все чаще в таких случаях граждане обращаются за защитой свои прав в суды. В 2009 году Ленинский районный суд г. Ульяновска рассматривал иск пенсионера С., которому Пенсионный фонд отказал в приёме архивных ксерокопий лицевых счетов для подтверждения среднемесячного заработка при определении размера трудовой пенсии, (дело № 2-534/09).

Суть дела

При обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии гражданин представил для определения среднемесячного заработка архивную справку с приложением ксерокопий лицевых счетов за 1975–1980 годы Треста «П», выданную «Государственным архивом Ульяновской области», где эти документы хранились после ликвидации предприятия.

Пенсионный фонд отказался рассчитывать пенсию по представленным счетам на том основании, что в них назначение выплаченных работнику сумм было указано с помощью цифровых кодов, а справочник кодов гражданин не представил. Проблема заключалась в том, что Трест «П», передавая документы на хранение в архив, подобный справочник в архив не передавал.

Гражданин посчитал, что отсутствие справочника кодов не может служить основанием для отказа в принятии документов для определения среднемесячного заработка, и обратился в суд.

Позиция суда

Вердикт суда основывался на том, что «отсутствие справочника кодов, применяемых в полученных из ОГУ «Государственный архив Ульяновской области» копиях лицевых счетов, не сохранившегося по независящим от истца причинам, не может являться основанием к отказу в назначении пенсии, так как иное приведет к нарушению его пенсионных прав».

Поскольку действующее пенсионное законодательство не содержит каких-либо ограничений в способах доказывания обстоятельств, влияющих на оценку пенсионных прав, суд использовал право принять во внимание любые средства доказывания, предусмотренные ГПК РФ, в том числе и показания свидетелей, в случае, когда подтверждение размера заработной платы невозможно по причинам, не зависящим от работника. В качестве свидетеля была допрошена М., бухгалтер ОАО «Т», ранее входившего, как и Трест «П», в состав Главульяновскстроя,

М. показала, что в 70-х годах прошлого века на предприятиях, входивших в состав Главульяновскстроя, начисление заработной платы осуществлялось с использованием автоматизированной системы. Учет заработной платы велся путем заполнения лицевых счетов с использованием кодов (шифров) начислений и удержаний. Коды устанавливал информационно-вычислительный центр Главульяновскстроя. По её оценке, в представленных истцом лицевых счетах все начисления заработной платы соответствуют выплатам, из которых производились удержания налогов, то  есть  подлежат  учету  при начислении пенсии.

Исследовав представленные документы, М. пояснила, что с учетом особенностей указания выплат в лицевых счетах и тех сведений о кодах, которые она помнит, поскольку сама занималась начислением заработной платы, шифры соответствуют следующим значениям: 01 – оплата по прямым сдельным расценкам; 02 – аккордная оплата; 09, 16 – премии, 24 – отпускные. Начисления по иным шифрам носили регулярный характер, в связи с чем, имеются все основания утверждать, что данные выплаты входили в состав заработной платы, с них осуществлялись удержания по обязательному страхованию и налоги. Это, скорее всего, была оплата сверхурочной работы, либо работы в выходные и праздничные дни.

Оснований не доверять показаниям свидетеля, деятельность которого была непосредственно связана с начислением заработной платы, и не заинтересованного в исходе дела, у суда не было. Кроме того, правильность расшифровки свидетелем кодов подтверждалась представленным ранее ОГУ «Государственный архив Ульяновской области» в гражданское дело № 2-2046/07 по аналогичному иску С. справочника кодов, применявшимся в МСУ «О», также входившем в состав Главульяновскстроя.

Поскольку справочники кодов, применявших для начисления заработной платы в Тресте «П», на хранение в ОГУ «Государственный архив Ульяновской области» не поступали, истец объективно был лишен возможности подтвердить размер заработной платы в спорный период другими документами, за исключением представленных лицевых счетов.

Принимая во внимание установление судом возможности расшифровки лицевых счетов за период работы С. в Тресте «П» с 1975 года по 1980 год, суд счёл, что требования о принятии для определения расчетного размера трудовой пенсии данных документов для подтверждения среднемесячного заработка подлежат удовлетворению.

Суд обязал Управление Пенсионного фонда принять у С. для определения расчетного размера трудовой пенсии копии лицевых счетов Треста «П» за период с 1975 года по 1980 год для подтверждения среднемесячного заработка и назначить ему трудовую пенсию по старости с 12 декабря 2008 года.

Мой комментарий:  Опять и опять задаю себе вопрос: почему наши граждане должны своими пенсиями отвечать за то, что государство не обеспечило - и до сих пор должным образом не обеспечивает -  надлежавшей сохранности документов, подтверждающих  пенсионные права? Может быть, стоит изменить законодательство таким образом, чтобы, в случае отсутствия документов по вине государства,  переложить на него бремя доказывания отсутствия у граждан необходимого для назначения пенсии стажа и размера заработной платы? А если оно этого сделать не сможет, то пусть Пенсионный фонд рассчитывает пенсию по сведениям, указанным гражданином в его заявлении :)

Источник: официальный сайт Ленинского районного суда  города Ульяновска
http://leninskiy.uln.sudrf.ru/modules.php?name=docum_sud&id=283

вторник, 30 августа 2011 г.

Франция: Не надо путать знак соответствия NF и национальный стандарт NF Z 42-013

Данная заметка Кристиана Дюбура (Christian Dubourg – на фото), директора по маркетинге компании Ever-Team Software и члена комитета CN171 французского органа по стандартизации AFNOR, была опубликована 28 июля 2011 года в открытой франкоязычной группе в социальной сети LinkedIn, посвящённой стандарту NF Z42-013 (см. http://www.linkedin.com/groups/Norme-NF-Z42-013-1821365?home=&gid=1821365&trk=anet_ug_hm&goback=.gde_1821365_member_63664662 )

После публикации в 2009 году стандарта NF Z 42-013 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes) и руководства по его внедрению, Франция теперь осваивает новый инструмент: знак соответствия NF для систем электронной архивации (la Marque NF SAE,  где аббревиатура SAE - Systèmes d’Archivage Electronique).

Мой комментарий: Знак NF (Marque NF) – распространенная во Франции система добровольной сертификации, гарантирующая качество и безопасность сертифицированных продуктов и услуг, см. http://www.marque-nf.com . Знак принадлежит французскому органу по сертификации AFNOR, оператором системы является AFNOR Certification. Выдаваемые сертификаты подтверждают соответствие продуктов и услуг действующим национальным, европейским и международным стандартам, при этом, исходя из ожиданий рынка, требования стандартов могут быть дополнительно усилены.

Следует отметить, что такого рода знак (на рис.) с 2001 года присваивается поставщикам услуг внеофисного хранения и обработки бумажных документов, на основе требований национального стандарта NF Z 40-350 «Архивирование - Услуги по архивации и аутсорсингу управления документами  - Оказание и использование услуг» (Archivage - Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents - Service et mise en œuvre des prestations). Считается, что в этой сфере система сертификации сыграла очень важную роль (французский термин «архивация», кстати сказать, охватывает работу с документами как на этапе делопроизводства, так и на этапах ведомственного и государственного архивного хранения). В настоящее время сертификация дает возможность поставщикам оказывать соответствующие услуги государственным органам.

Изданный в 2009 году декрет изменил правила управления бумажными и электронными документами в государственных органах Франции, которым теперь разрешено передавать свои документы на внеофисное хранение поставщикам, аккредитованным Министерством культуры (Подробно о положениях архивного законодательства Франции см. в моей статье «Новый французский закон об архивах: России есть чему поучиться», опубликованную в журнале « Делопроизводство и документооборот на предприятии». -2008. -  № 9. - С. 54-66, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=36105  ). Эти поставщики должны соответствовать перечисленным в декрете стандартам:  NF Z 40-350 при работе с бумажными и  NF Z 42-013 при работе с электронными документами, а также международному стандарту OAIS  при создании электронных архивов.

Данный знак будет способствовать широкому использованию стандарта NF Z 42-013 во Франции. Он будет присваиваться с начала 2012 года. Как пишет AFNOR Certification на своем веб-сайте «Marque NF», знак является неоспоримым доказательством того, что «продукт» соответствует потребностям рынка, а также установленным соответствующим сертификационным стандартом требованиям по безопасности, пригодности и качеству.

После многочисленных вопросов по этому поводу, важно дать определенные пояснения, чтобы была понятна разница  между стандартом NF Z 42-013 и знаком соответствия NF SAE:
  • Стандарт устанавливает характеристики и критерии производительности для соответствующего продукта или услуги. Он разрабатывается коллективными усилиями заинтересованных сторон: авторами текста и редакторами, потребителями/пользователями, государственными органами, техническими институтами, советами, поставщиками услуг.

  • Знак NF служит доказательством того, что характеристики и уровень качества конкретных продуктов соответствует стандарту: в соответствии с установленными правилами, знак присваивается независимым нейтральным органом сертификации AFNOR Certification, после проведения строгих проверок. Стандарт используется в ходе сертификации в качестве основополагающего документа, и знак подтверждает, что содержащиеся в стандарте требования по качеству, безопасности и надежности выполнены.
Кристиан Дюбур (Christian Dubourg)

Мой комментарий: Похоже, что во Франции успешно удалось реализовать то, что у нас давно предлагал ряд отечественных специалистов – там создана эффективно работающая система добровольной сертификации поставщиков услуг внеофисного хранения, и теперь вот-вот заработает и система сертификации услуг по управлению электронными документами. Возможно, французский опыт нам ещё пригодится :)

Источник: LinkedIn / сайт «Marque NF»
http://www.linkedin.com/groups/Ne-pas-confondre-marque-NF-1821365.S.63664662
http://www.marque-nf.com

Осенний аврал начинается: Федеральным органам исполнительной власти предписано до 15 сентября 2011 года привести в соответствие свои административные регламенты оказания государственных услуг

Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 августа 2011 г. № 705 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с необходимостью перехода на межведомственное электронное взаимодействие» уточнены положения следующих документов:
  • Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30;

  • Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452;

  • Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373.
Новые положения регламентов касаются возможности направления межведомственного запроса, ответ на который необходимо подготовить в 5-дневный срок со дня его получения.

Ведомствам придется в усиленном режиме поработать над своими административными регламентами по оказания государственных услуг, в которые до 15 сентября 2011 года следует включить:
ж) исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления (бланки, формы обращений, заявлений и иных документов, подаваемых заявителем в связи с предоставлением государственной услуги, приводятся в качестве приложений к регламенту, за исключением случаев, когда формы указанных документов установлены актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, а также случаев, когда законодательством Российской Федерации предусмотрена свободная форма подачи этих документов). Непредставление заявителем указанных документов не является основанием для отказа заявителю в предоставлении услуги
Кроме того, в регламентах необходимо будет описать процедуру «формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных или муниципальных услуг. Описание процедуры должно также содержать положение о составе документов и информации, которые необходимы органу, предоставляющему государственную услугу, и организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, но находятся в иных органах и организациях, с указанием порядка подготовки и направления межведомственного запроса и должностных лиц, уполномоченных направлять такой запрос (п.15)

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=57825

понедельник, 29 августа 2011 г.

Чешская система «информационных ящиков» доставила более 50 миллионов сообщений

Данная заметка была опубликована 24 августа 2011 года на европейском портале ePractice.eu, являющемся центром компетенции стран Евросоюза в области электронного правительства.

В четверг 28 июля 2011 года, ровно в 13 часов 32 минуты 8 секунд,
чешская система «информационных ящиков (см. также http://rusrim.blogspot.com/2011/07/2011.html ), спустя два года эксплуатации доставила 50-миллионное сообщение.

Эта впечатляющая цифра, ка и те, что приведены ниже, показывает, что проект преодолел свои «проблемы детства»:
  • Каждый рабочий день, пользователи отправляют свыше 130 тысяч сообщений, т.е. 3 миллиона сообщений в месяц, и это число растет;

  • Показатель успешности доставки, под которой понимается прочтение сообщения получателем в течение 10 дней с момента доставки в информационный ящик, достиг  97%, и продолжает расти;

  • Информационные ящики используются более чем 422 тысячами пользователей, среди которых органы государственной власти, юристы, граждане и предприниматели;

  • По сравнению с традиционным бумажным документооборотом, пользователи  сэкономили более 500 миллионов чешских крон (приблизительно 21 млн. евро), так как расходы, связанные с отправкой сообщений, берет на себя государство.
Заместитель министра внутренних дел по управлению программами и стратегии Павел Криштоф (Pavel Kryštof) по этому поводу сказал: «Абсолютное число посланных сообщений, а также почти максимальное количество активно проверяемых сообщений доказывают, что подавляющее большинство пользователей не имеют проблем с  информационными ящиками и регулярно их использует, экономя время и деньги».

Система информационных ящиков (Informační systém datových schránek, ISDS) коренным образом изменила способ взаимодействия между органами государственной власти и гражданами. Граждане могут отправлять и получать официальную корреспонденцию в любое время и в любом месте, используя компьютер либо мобильный телефон, как в рабочее, так и во внерабочее время, из своей квартиры или находясь на отдыхе у моря. Пользователи также могут настраивать свои информационные ящики в соответствии с личными потребностями. Они могут фильтровать и сортировать данные, выбирать уровень безопасности, устанавливать пароль, и отправлять в неограниченном количестве счета-фактуры и налоговые декларации.

С момента своего запуска, система без каких-либо существенных проблем функционировала  с максимальной нагрузкой, предоставляя все необходимые функциональные возможности.

Дополнительная информация:

Информационные ящики предназначены для хранения электронной переписки граждан и компаний с государственными органами, гражданами и компаниями; а также переписки между различными государственными органами. Отправка сообщений через информационные ящики для пользователей бесплатна, а стоимость отправки сообщений государственными органами покрывается за счет государственного бюджета. Система находится в ведении Министерства внутренних дел (Ministerstvo Vnitra), а её оператором  является Чешская почта (Česká pošta).

Каждый информационный ящик защищен паролем и доступен только с использованием сертифицированной электронной подписи. Система работает быстро - сообщения  доставляются почти мгновенно, надежно (данные не могут быть утрачены), и проста в использовании, обеспечивая при этом возможность аутентификации отправителя и получателя.

Источник: портал ePractice.eu
http://www.epractice.eu/en/news/5312440

Обновлены установленные законами сроки хранения

То, что законами и нормативными актами регулярно устанавливаются новые сроки хранения, не новость. Случаи же изменения сроков хранения в ту или иную сторону встречаются значительно реже.

Летом этого года ревизии подверглись сроки хранения, установленные несколькими законами, причем в большинстве случаев они были увеличены и/или был расширен состав документов, которые требуется сохранять.

Во-первых, были внесены изменения в закон «О техническом регулировании»:
Федеральный закон от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании»

Статья 24. Декларирование соответствия

Было:

7. Декларация о соответствии и составляющие доказательственные материалы документы хранятся у заявителя в течение трех лет с момента окончания срока действия декларации. Второй экземпляр декларации о соответствии хранится уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Будет (в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2011г. № 255-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании», вступающим в силу 25 октября 2011 года):

7. Декларация о соответствии и доказательственные материалы хранятся у заявителя в течение десяти лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом. Заявитель обязан представить декларацию о соответствии и доказательственные материалы по требованию федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственного контроля (надзора) за соблюдением требований технических регламентов.
Таким образом, срок хранения декларации соответствия и соответствующих доказательных материалов был увеличен с трех до десяти лет (в результате устарели и требуют актуализации формулировки ст.ст.110-111 типового Перечня 2010 года), и отменена обязанность по хранению второго экземпляра уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Также были внесены изменения в закон «Об экспортном контроле».
Федеральный закон от 18 июля 1999 г. № 183-ФЗ «Об экспортном контроле»

Статья 23. Учет внешнеэкономических сделок

Было:

Документы, относящиеся к внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), должны храниться в течение трех лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством Российской Федерации.

Стало: (в соответствии с Федеральным законом от 18 июля 2011 г. № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», вступил в силу 1 августа 2011 г.):

4. Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля, должны храниться в течение трех лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством Российской Федерации.
В данном случае, новая формулировка охватывает более широкий круг документов. Здесь стоит отметить (организациям на заметку), что Перечень 2010 года внешнеэкономическую деятельность уважает настолько, что сроков меньше 5 лет ЭПК не предлагает :)

И, наконец, изменения затронули «Кодекс торгового мореплавания»:
«Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации»

Статья 32. Правила ведения судовых документов. Хранение судового журнала

Было:

2. Судовой журнал хранится на судне в течение двух лет со дня внесения в него последней записи. По истечении указанного срока судовой журнал сдается на хранение в орган, в котором зарегистрировано судно.

Стало (в соответствии с Федеральным законом от 14 июня 2011 года № 141-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации», вступил в силу 1 июля 2011 г.):

2. Судовой журнал хранится на судне в течение двух лет со дня внесения в него последней записи. По истечении указанного срока судовой журнал сдается на хранение в орган, в котором зарегистрировано судно. Данный орган обеспечивает хранение судового журнала не менее чем десять лет в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области транспорта.
Ранее срок хранения судовых журналов в органе, в котором судно зарегистрировано, вообще не был установлен, а теперь он составляет минимум 10 лет. Таким образом, общий законодательно установленный срок хранения судовых журналов увеличился с 2 до 12 лет.

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=117194
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=116983
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=102102

воскресенье, 28 августа 2011 г.

Минюст подготовил проект закона, вносящего в законодательство ряд изменений, способствующих применению электронных документов и электронной подписи: Мои замечания


На официальном сайте Министерства юстиции Российской Федерации в разделе «Экспертиза проектов нормативных правовых актов и иных документов на коррупциогенность» (http://www.minjust.ru/ru/activity/corruption/anticorrekspert/ ) выложен проект федерального закона с очень популярным в последнее время названием «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», см. http://www.minjust.ru/ru/activity/corruption/anticorrekspert/proektfz/ .

Текст проекта закона доступен по адресу http://www.minjust.ru/common/img/uploaded/docs/2011.08.24_Zakonoproekt.doc , а пояснительной записки к нему - по адресу http://www.minjust.ru/common/img/uploaded/docs/2011.08.24_Poyasnitelnaya_zapiska.doc 

Помимо прочего, намечены терминологические нововведения: в федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предлагается ввести определение понятий «юридически значимый документ» и «правовой режим электронного документа».

Ниже приводится текст отправленного мною в адрес разработчиков письма с замечаниями.

суббота, 27 августа 2011 г.

Арбитражная практика: Пенсионный фонд возмещает свои потери вследствие неверных сведений в архивных справках о зарплате за счет тех, кто эти справки выдавал

Я уже описала судебные дела, по итогам которых государственному архиву и городской администрации пришлось возмещать ущерб, нанесенный Пенсионному фонду вследствие недостоверных сведений о размерах заработной платы, указанных в выданных ими архивных справках (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/08/blog-post_18.html ).

Поиск по базе судебных решений на сайте Высшего Арбитражного суда ( http://ras.arbitr.ru/ ) показал, что таких исков к различным организациям в последнее время по всей стране предъявляется довольно много.

При рассмотрении такого рода судебных дел, суды исходят из следующих положения российского законодательства:
  • Положениями ст. 25 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» установлено, что физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, представляемых ими для установления и выплаты трудовой пенсии. В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой перерасход средств на выплату трудовых пенсий, виновные лица возмещают Пенсионному фонду Российской Федерации причиненный ущерб в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

    Ответственность за ущерб, причиненный Пенсионному фонду Российской Федерации, наступает, если 1) представлены недостоверные сведения; 2) эти сведения повлекли за собой перерасход средств на выплату трудовых пенсий; 3) имеется вина в действиях (бездействии) лиц, представивших соответствующие сведения.

  • Архивная справка, согласно пунктам 10.2.4 и 10.2.6 «Основных правил работы ведомственных архивов», утвержденных приказом Главархива СССР от 05 июня 1985 года №263, является официально заверенным документом, имеющим юридическую силу и содержащим сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в ведомственном архиве и относящихся к вопросу заявления.
Таким образом, если впоследствии обнаруживается, что в первоисточниках содержатся иные сведения о размере заработной платы или трудовом стаже, то выдавшая справку организация признается виновной.

Из выявленных мною судебных дел по искам к архивам, только в одном случае архиву удалось защитить себя, представив суду архивные документы, доказавшие, что справка, подготовленная его сотрудниками, полностью соответствовала данным, содержащихся в архивных документах.

Основания и размеры претензий по искам


Анализ этих судебных дел показывает, что в 2009-2010 гг. в Пенсионном фонде прошла массовая проверка обоснованности назначения пенсий. Можно предположить, что в этот период в ПФ была создана единая база данных на всех получателей пенсий, которая позволяет в автоматическом режиме выявлять противоречия в сведениях, а также их отклонения от среднестатистических данных. После выявления несоответствий сотрудники ПФ проводят проверку уже по конкретным пенсионным делам, повторно запрашивая справки о заработной плате.

Во избежание неприятностей, организациям стоит внимательно и ответственно относиться к подготовке соответствующих справок. Из судебных дел также следует, что, по возможности, лучше не указывать в справке, что она выдана для представления в Пенсионный фонд -  безопаснее писать, что справка «выдана по месту требования». Разница заключается в том, что в последнем случае в справку можно включить сведения изо всех имеющихся источников, и проще объяснить, что архивисты не обязаны заниматься расчетами и брать на себя ответственность за правильность определения той части заработка, которая учитывается при назначении пенсии.

Источник: Сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
http://ras.arbitr.ru/

пятница, 26 августа 2011 г.

Проект InterPARES-3: В свободном доступе выложен инструментальный набор для миграции документов с общих дисков


Как сообщается в посте, опубликованном 20 августа 2011 года на форуме Международного совета архивов, на сайте международного научно-исследовательского проекта по вопросам постоянного хранения аутентичных документов в электронных системах InterPARES-3 (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) в разделе примеров передового опыта (case studies, http://www.interpares.org/ip3/ip3_cs14_report.cfm ) выложен инструментальный набор для миграции документов и информации с общих дисков (Shared Drive Migration Toolkit), разработанный в канадском городе Сюрри (Surrey), провинция Британская Колумбия.

В данном случае под «инструментальным набором» понимается руководство с приложениями, доступное в виде PDF-файла объёмом 224 страницы. Для скачивания материалов необходимо заполнить небольшую анкету.

Вот что пишет об этом продукте Луис Эннс (Lois Enns), руководитель службы документационного обеспечения городе Сюрри :
«Инструментальный набор для миграции документов и информации с общих дисков теперь доступен он-лайн через сайт InterPARES-3 по адресу: http://www.interpares.org/ip3/ip3_case_studies.cfm#cs14

Набор поддерживает сквозной, ориентированный на промышленную эксплуатацию подход к проведению экспертизы ценности и миграции документов с общих сетевых дисков в систему управления электронными документами, в конкретных социально-технических условиях города Сюрри.

Данный инструментарий предлагается в качестве примера организации процесса экспертизы ценности и миграции документов. Мы надеемся, что эти методы будут интересны и полезны для организаций, начинающих аналогичные проекты. Инструментальный набор является лишь отправной точкой: маловероятно, что другим организациям захочется или потребуется следовать каждой из процедур в том виде, в каком они представлены.

Мы очень заинтересованы в получении обратной связи в любом виде. Заранее благодарим Вас за Ваш интерес и поддержку!»
На мой взгляд, то, что муниципальные власти занимаются разработкой подобных документов – уже интересно. Содержание документа следующее (везде, где можно, приводятся примеры):
0. Предисловие

1. Описание корпоративного контекста (анализ законодательно-нормативной базы, включая нормативные акты городских властей; должностные обязанностей персонала; определение корпоративных документов, жизненного цикла документов; классификация документов; стандарт наименования документов)

2. Описание технического контекста (проведение инвентаризации серверов, анализ их ролей; инвентаризация общих дисков, выделение дисков, подлежащих миграции)

3. Описание делового контекста (описание истории деловых подразделений – их задачи и функции, взаимосвязь с другими подразделениями, изменения во времени, руководители; описание документов, имеющихся в деловых подразделениях, в т.ч. коллективно используемых программ и баз данных, и оценка общих дисков подразделения; описание общих дисков подразделения: основные папки и их владельцы, количество файлов, объём дискового пространства, основные файловые форматы и т.п.; сбор информации о пользователях в т.ч. о владельцах файлов; сбор информации о частных дисках – как на индивидуальных компьютерах, так и на серверах; модификация корпоративной классификационной схемы – продвинутой номенклатуры дел).

4. Экспертиза материалов с деловой точки зрения

5. Техническая экспертиза (выявление и распаковка zip-файлов, сокращение длинных имен, устранение дубликатов, анализ форматов, выявление пустых папок, присвоение уникальных идентификаторов)

6. Документоведческая экспертиза (проверка на соответствие стандартам наименования, внесение глобальных изменений, переименование и классификация документов)

7. Миграция документов (анализ метаданных, миграция прошедшей экспертизу копии, контроль качества миграции, модификация ссылок, уничтожение резервных копий общих дисков)

Приложения (руководство по использованию прикладных программ по ходу процесса миграции, сведения о законодательно-нормативной базе управления документами города, стандарт наименования документов, глоссарий, библиография).
Источник: рассылка МСА / сайт проекта InterPARES-3
http://www.interpares.org/ip3/ip3_cs14_report.cfm

Минкомсвязи намекнуло «отстающим» в области внедрения СМЭВ ведомствам на проблемы с согласование бюджетов на ИТ на следующий год

18 августа 2011 г. в агентстве «Интерфакс» прошла пресс-конференция на тему: «О переходе ведомств на оказание услуг по принципу одной инстанции (на основании межведомственного взаимодействия)».

Журналистам об успехах и проблемах рассказывали: директор Департамента информационных технологий и связи Правительства РФ Алексей Попов, заместитель министра экономического развития Олег Фомичев, заместитель министра связи и массовых коммуникаций Илья Массух, директор Центра ИТ-исследований и экспертизы Академии народного хозяйства при Правительстве РФ Михаил Брауде-Золотарев.

К сожалению, стенограммы пресс-конференции обнаружить не удалось, так что информацию пришлось собирать по новостийным заметкам, опубликованным присутствовавшими на ней корреспондентами.

Сначала Алексей Попов напомнил, что «с 1 октября этого года ни один федеральный орган исполнительной власти не будет вправе затребовать у Вас предоставления информации, которая уже имеется в распоряжении другого ведомства».

Это сразу же что-то напомнило из совсем недавнего прошлого - примерно те же слова уже говорил на различных мероприятиях заместитель министра связи и массовых коммуникаций Илья Массух. Вот только парочка примеров:
Треть российских ведомств уже взаимодействует в электронном виде

… 6 апреля замглавы Минкомсвязи РФ Илья Массух на совещании с представителями федеральных органов исполнительной власти.

Массух напомнил, что с 1 июля 2011 года по закону ведомства не будут иметь права требовать с граждан документы, которые уже есть в базах других ведомств. Вместо этого они будут обмениваться между собой документами в электронном виде. По словам замминистра, к системе подключились ключевые ведомства: Федеральная налоговая служба, Пенсионный фонд, Федеральная миграционная служба, ЗАГСы и другие. Однако не все эти ведомства заключили соглашение с оператором системы, в качестве которого выступает Минкомсвязь. «Это значит, что они пока не имеют права оказывать услуги в электронном виде», – пояснил Массух. Тем не менее, замглавы Минкомсвязи не опасается, что какие-либо ведомства могут не успеть подключиться к системе электронного документооборота к 1 июля. «Технологических вопросов нет, вопрос подключения решается за 2 недели», – отметил он.

Источник: http://www.strf.ru/material.aspx?d_no=38555&CatalogId=221&print=1

С 1 июля 2011 года федеральные и региональные базы данных всех ведомств должны быть объединены

С 1 июля информационные системы межведомственного взаимодействия государственных и муниципальных органов власти станут едиными. Об этом на панельной дискуссии «Современные механизмы управления: информационное общество» на VIII Красноярском экономическом форуме (17-19 февраля 2011 г.) заявил заместитель министра связи и массовых коммуникаций РФ Илья Массух. Это значит, что с граждан больше не смогут в различных инстанциях требовать лишние справки и документы. Вся информация будет находиться в едином хранилище данных.

Источник: http://www.krasnoforum.ru/4591.htm
О порядке подготовки ведомств к очередному «времени Ч» сообщил Михаил Брауде-Золотарев (здесь и далее цитаты из прессы – Н.Х.):
«Ведомство должно будет выявить те документы, которые подает заявитель и которые уже есть в распоряжении органов власти, определить, какие органы власти ими располагают, и договориться с этими ведомствами»

По состоянию на 17 августа ведомства оказывают 900 госуслуг, из них 330 включают в себя межведомственное взаимодействие. «К двум третям услуг уже созданы технологические карты». По словам докладчика, в первой тройке ведомств, которые наиболее загружены в части предоставления информации другим органам, - ФНС, Роскартография и Роспотребнадзор.

63 федеральных органа исполнительной власти уже вовлечены в межведомственное взаимодействие, однако остается еще около 20 ведомств, которые не спроектировали ни одной госуслуги (Минпромторг, ФТС, ФАС, МИД, Роскосмос, Россельхознадзор и др.). «Хотя срок у всех - 1 октября, и делать выводы стоит не раньше этого срока».
Интересно получается – до 1 октября осталось 44 календарных дня, четверть ведомств вообще проблемой электронных государственных услуг не озаботились, треть технологических карт не подготовлена, а эксперт в области «электронного правительства» успокаивает словами о том, что время ещё есть!

Алексей Попов рассказал, что взаимодействие между госорганами будет происходить в соответствии со специальной дорожной (технологической) картой, в которой будет указано, с каким ведомствами должны взаимодействовать чиновники при запросах такой информации для предоставления госуслуг (по моим наблюдениям, многие ведомства сейчас заняты разработкой таких карт – Н.Х.).

Самое же интересное сообщил Илья Массух:
«Это окончательный срок, и те ведомства, которые не перейдут на межведомственное взаимодействие, будут просто вынуждены нанимать множество курьеров, фельдъегерей, чтобы отправлять и получать нужные документы»,

Илья Массух напомнил, что при создании системы межведомственного электронного взаимодействия Правительством было принято решение, что эта система будет единой для всех ведомств. «Сейчас она создана и функционирует. Там есть такие сервисы как налоговая служба, Пенсионный фонд, проверки ИНН, СНИЛС, паспортных данных, сведения из ЕГРП, ЕГРЮЛ и другие. Вся информация доступна ведомствам в электронном режиме».

По словам замглавы Минкомсвязи России, главный этап – проектирование и оптимизирование услуг. Этот этап находится уже в финальной стадии.

Помимо методологического проектирования есть ещё технологическая задача, и с этого года Минкомсвязь России занимается координацией расходов на ИТ всех федеральных ведомств. Те ведомства, которые попали в отстающие, будут иметь проблемы с бюджетом на информатизацию. «Государством выделяются достаточно серьёзные средства на информатизацию – около 100 млрд. рублей в год. И граждане, и организации должны видеть отдачу в виде оптимизации оказания услуг, межведомственное взаимодействие».
Это похоже на «последнее китайское предупреждение» всем тем ведомствам, которые недостаточно резво занимаются организацией межведомственного взаимодействия. Тем из них, которые игнорируют требования Минкомсвязи по разработке карт, с 1 января могут просто заблокировать финансирование ИТ-проектов (правда, тогда работы по налаживанию межведомственного взаимодействия могут вообще встать, но это уже детали – Н.Х.).

И не случайно на конференции было отмечено, что одна из главных задач этого мероприятия – донести до ведомств понимание того, что мониторинг процесса перехода ведомств к новой системе документооборота публичен, и общество следит за их активностью и результативностью. В переводе на русский язык, это IMHO означает: «мы уже не знаем, как бороться с саботажниками, и решили, что если публично расскажем об их плохой работе, то они, возможно исправятся».

«Ведомства держатся в напряжении», - резюмировал сказанное на пресс-конференции замминистра экономического развития Олег Фомичев.

Помимо этого, было сообщено ещё два любопытных факта:
Илья Массух: … к концу года планируется запустить сервис для граждан, так называемую «госпочту», на портале госуслуг, для того, чтобы гражданин мог обратиться в то или иное ведомство с обращением. … таким образом будет обеспечена обратная связь для оперативного изменения данных.

Алексей Попов: … в настоящее время в Государственной Думе в первом чтении находится законопроект, внесённый Правительством, о создании механизма досудебного обжалования действий или бездействия государственных органов при предоставлении государственных услуг. В нем прописана процедура подачи жалоб и претензий граждан на действия государственных органов и соответствующие санкции. Этот законопроект планируется принять в осеннюю сессию.
Источники:
  • Анна Афанасьева «Чиновники собрались в "одну инстанцию"» // ComNews, 19.08.2011, http://www.comnews.ru/index.cfm?id=63162
  • Тимофей Белосельцев «Илья Массух: приоритет при оказании госуслуг – защита персональных данных» // Информационный портал mskIT, 19.08.2011, http://www.mskit.ru/news/n103623/
  • «Илья Массух: приоритет при оказании госуслуг – защита персональных данных» , сайт Минкомсвязи РФ, 19.08.2011, http://minsvyaz.ru/ru/news/index.php?id_4=42722

четверг, 25 августа 2011 г.

Казахстан: Утверждены критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда РК

Законодательством республики Казахстан предусматривается, что периодичность проверок государственными органами своих «подопечных» зависит от того, к какой группе риска они отнесены:
Закон Республики Казахстан от 06.01.2011 № 377-IV ЗРК «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан»

Глава 2. Порядок организации и проведения проверок

Статья 13. Система оценки рисков

1. В зависимости от степени риска государственные органы относят проверяемых субъектов к группам высокого, среднего либо незначительного риска и определяют для них периодичность проведения плановых проверок, но не чаще:

1) одного раза в год – при высокой степени риска;

2) одного раза в три года – при средней степени риска;

3) одного раза в пять лет – при незначительной степени риска.
Министерством связи и информации Республики Казахстан приказом от 11 июля 2011 года №198 установлены критерии, по которым оценивается состояние дел в области управления документами и архивного дела в проверяемых организациях. По этим критериям будут оцениваться государственные учреждения и организации, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, а также органы управления архивным делом (п.2.)

За невыполнение каждого из критериев начисляется определенное количество штрафных баллов. В зависимости от суммы набранных штрафных баллов, организации будут относить к группе высокого (свыше 11 баллов), среднего (6-11 баллов) и незначительного (1-5 баллов) риска (п.3).

Критерии ниже приведены полностью, поскольку это самое интересное в данном документе, и они наглядно показывают, какие аспекты управления документами и архивного дела, с точки зрения архивной службы Казахстана, необходимо контролировать:
«Критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (утв. Приказом Министерства связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года №198)

6. Критериями для оценки степени риска являются:
  • Нарушения требований к оформлению документов – 1 балл;

  • Нарушения требований к организации документооборота – 1 балл;

  • Отсутствие согласованной номенклатуры дел, нарушение порядка формирования дел и передачи их в архив – 1 балл;

  • Нарушение установленных сроков временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственном архиве и порядка передачи их в государственный архив – 1 балл;

  • Отсутствие учета документов Национального архивного фонда и по личному составу – 1 балл;

  • Отсутствие системы научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда и по личному составу в государственных и специальных государственных архивах – 1 балл;

  • Нарушения режима и условий хранения документов Национального архивного фонда – 6 баллов;

  • Нарушения прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда и по личному составу – 6 баллов;

  • Нарушения сроков хранения документов, установленных Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом И. о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 – 6 баллов;

  • Отсутствие учета физического и химико-технического состояния документов Национального архивного фонда и по личному составу в государственных и специальных государственных архивах – 6 баллов;

  • Не обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и по личному составу – 12 баллов;

  • Уничтожение документов Национального архивного фонда и по личному составу, без согласования с государственными органами – 12 баллов.
Мой комментарий: Следует обратить внимание на следующие моменты:
  • Оценке по этим критериям подлежат только государственные организации.

  • Необеспечение сохранности документов, в том числе документов по личному составу, может привести к увеличению числа проверок в пять раз – каждый год вместо одного раза в пять лет.
Источник: Официальный сайт Министерства связи и информации Республики Казахстан
http://mci.gov.kz/main/images/stories/contents/prikaz_198_11072011.rar

В сети выложен ряд моих новых статей

На сайте компании «ЭОС» выложены тексты моих статей, опубликованных в апреле-июне  2011 года. Познакомиться с ними можно по следующим ссылкам:
  • Новые требования Минфина к страховым организациям по обеспечению сохранности документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 4. - С.22-29, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84145&SECTION_ID=766

  • За что с бывшего руководителя организации пытались взыскать 85 миллионов?  // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 5. - С.61-65, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84214 

  • Новый закон об электронной подписи // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 5. - С.72-82; № 6. – С. 56-63, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84212 

  • Закон об инсайдерской информации и вопросы управления документами // Секретарь-референт. -  2011. - № 5. - С. 60-63, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84208 

  • В делопроизводстве идет революция, и от позиции каждого из нас, от наших знаний и квалификации во многом зависит, насколько она будет успешной… // Современные технологии делопроизводства и документооборота.-2011.-№5.- С.6-15; http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84216

  • Изменился порядок истребования и представления документов в налоговые органы // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 6. - С.12-20; http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84218

Служба судебных приставов будет получать информацию о должниках от операторов связи в электронном виде

11 мая 2011 года вступило в силу «Соглашение о порядке информационного обмена между Федеральной службой судебных приставов (ФССП) и акционерными обществами «ВымпелКом», «МТС», «МегаФон»» (утв. ФССП РФ 11.05.2011 № 12/11-10).

Речь идет об электронном обмене следующими документами:
  • запрос судебного пристава-исполнителя сведений об абоненте-должнике,
  • ответ оператора на запрос.
Информационный обмен осуществляется на федеральном уровне между ФССП и оператором через автоматизированную информационную систему межведомственного взаимодействия Федеральной службы судебных приставов (АИС МВВ) в Москве и ее модуль-клиент, установленный на территории оператора (п.1.2.). Программное обеспечение предоставляет ФССП России (п.2.3.). Обмен электронными документами будет вестись в рабочие дни с 9.00 до 18.00 по московскому времени (п.2.2.1.).

Оператор обязан предоставить, в случае наличия, следующие сведения об абоненте-должнике (п.2.1.):
  • абонентские номера, оформленные на должника (не более 20 абонентских номеров в отношении одного абонента). Информация об общем количестве номеров также указывается;

  • контактные номера телефонов должника;

  • известные адреса регистрации и местонахождения, указанные должником;

  • паспортные данные, указанные должником;

  • информацию о сумме платежей должника за услуги, предоставляемые Оператором, за два месяца, предшествующие запросу.
С момента начала электронного информационного обмена направление запросов судебных приставов на бумажном носителе допускается только в исключительных случаях, указанных в Соглашении, в том числе при невозможности направления запроса в электронном виде по техническим причинам (п.2.9.).

При этом ФССП России обязуется «направлять в адрес каждого Оператора не более 100 000 (ста тысяч) запросов в неделю» (3.1.10.) (интересно, а откуда взялась эта цифра? – Н.Х.). Дальше следует ещё более занятное положение, показывающее, что ФССП рассчитывает довести к середине мая 2012 года количество запросов, посылаемых каждому из крупных операторов, до более чем полумиллиона в неделю:
3.1.10 … В случае, если фактическое количество направляемых Оператору запросов за последний месяц превысит уровень в 70% от максимального количества запросов в месяц, рассчитанного исходя из количества запросов, указанного в п. 3.1.9 настоящего Соглашения, ФССП России вправе в одностороннем порядке потребовать увеличения максимального количества запросов, направляемых в неделю (но не более чем в два раза).

Указанное требование со стороны ФССП России обязательно для исполнения Оператором в течение двух месяцев со дня получения соответствующего уведомления.

Максимальное количество запросов в неделю в любом случае не может быть установлено на уровне выше 200 000 (двухсот тысяч) запросов в неделю до 1 марта 2012 г., 400 000 (четырехсот тысяч) - до 1 мая 2012 г. и 770 000 (семисот семидесяти тысяч) запросов в неделю - в дальнейшем.
Напрашивается вопрос: а что делать, если судебные приставы превысят этот лимит на 1-2 запроса? Можно ли будет на них не отвечать?

Ответы на запросы операторы должны направлять в течение 7 рабочих дней со дня получения запроса (п.3.2.4.).

В соглашении учтено, что в настоящее время организациями используется смешанный документооборот, и в ряде случаев по той или иной стороне могут потребоваться документы на бумажных носителях:
3.4. Стороны обязуются:

3.4.1. Изготовить по письменному требованию другой Стороны копию электронного документа, оформленную на бумажном носителе, заверить их подписями уполномоченных лиц и печатью. …

Срок предоставления бумажных документов - 5 рабочих дней, включая день получения соответствующего требования другой Стороной.
Для электронных документов в соглашении установлены сроки хранения.
3.4. Стороны обязуются:

3.4.2. Обеспечить сохранность архивов переданных и принятых сообщений в течение 3 лет с момента получения и нести ответственность за их сохранность. Обеспечить конфиденциальность архивов как в течение срока хранения, так и по его истечении.
Целый раздел соглашения посвящен обеспечению конфиденциальности и защите информации. В нём есть несколько интересных пунктов:
V. Конфиденциальность и защита информации

5.3. ФССП России и Оператор проводят совместные проверки исполнения настоящего Соглашения по фактам утечки сведений, являющихся конфиденциальными и затрагивающих интересы Сторон.

5.4. Каждая из Сторон имеет право на проверку соответствия системы электронного обмена документами между ФССП России и Оператором (Операторами) государственным требованиям по защите персональных данных.
Электронный обмен ФССП начнется не сразу «по всей Руси великой», а поэтапно. На первом этапе к нему будут подключены пять субъектов РФ:
  • Республика Карелия;
  • Нижегородская область;
  • Владимирская область;
  • Ростовская область;
  • Москва.
Остальные регионы будут подключаться постепенно в течение года с «даты подписания акта о готовности».

Мой комментарий: Если поток запросов выйдет на указанный в Соглашении уровень, то в дальнейшем каждый из операторов в год может в перспективе получать до 40 миллионов запросов (соответственно, столько же будет и ответов). Такой объём документооборота, что и говорить, «внушает» :) Чтобы на него выйти, нужно минимум раз в год запрашивать сведения о каждом совершеннолетнем жителе России!

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=118301

среда, 24 августа 2011 г.

Европейский проект ENSURE: Опубликованы первые результаты

Участники европейского проекта ENSURE по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации в здравоохранении и сфере финансовых услуг опубликовали в июне 2011 года свой первый отчет. Этот документ представляет собой первую часть требований к системам обеспечения долговременной сохранности, основанных на информации, полученной от участников проекта.

Документ D1.2.1 «Требования: Спецификации требований ENSURE, описание областей практического применения и сценариев» (Requirements Document: ENSURE Requirements Specifications, Use Cases and Scenarios Descriptions) объёмом 78 страниц доступен по адресу http://ensure-fp7-plone.fe.up.pt/site/deliverables/requirements-deliverable-d1.2.1/at_download/file .

В аннотации документа отмечается: «Обеспечение возможности долговременного использования растущих объемов данных, создаваемых или контролируемых организациями, имеющими коммерческие интересы,  быстро становится серьезной проблемой. Проект ENSURE призван значительно расширить существующие возможности в этой области. До сих пор научные исследования и разработки ориентировались в основном на относительно однородные данные из области культурно-исторического наследия. В противоположность этому, в проекте ENSURE основное внимание уделяется вопросам использованием данных клинических испытаний, из области финансов и здравоохранения.»

«Данный документ содержит первую группу требований к ENSURE-системе обеспечения долговременной сохранности. Последующие части будут публиковаться в течение всего проекта. Функциональные и нефункциональные требования, сценарии и варианты использования, представленные в этом документе, предназначены для использования в качестве руководства при формировании технического задания, проектировании и разработке такой ENSURE-системы. Чтобы обеспечить учет всех (соответствующих) требований вариантов использования и сценариев, проводится различие между различными типами пользователей из разных предметных областей: клинических испытаний, финансовой области и здравоохранения.»

Мой комментарий: Требования, содержащиеся в документе, достаточно интересные. Это не повтор хорошо уже известных требований, разговор затрагивает такие новые темы, как использование виртуализации, виртуальных машин и их комплексов, облачных вычислений и т.д.

Источник: сайт проекта ENSURE
http://ensure-fp7-plone.fe.up.pt/site/deliverables/requirements-deliverable-d1.2.1/at_download/file 

Проблемы организации электронных госуслуг: Нарушение сроков предоставления информации ведомствами-«поставщиками»

21 июня 2011 года заработал Портал методической поддержки реализации федерального закона № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», см. http://210fz.ru/mdx/, являющийся официальным интернет-ресурсом Министерства экономического развития Российской Федерации.

В числе разнообразных документов, регулярно размещаемых на портале, есть и протоколы заседания подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления, последнее заседание которой прошло 12 августа 2011 г. (протокол № 11, http://210fz.ru/mdx/assets/files/documents/protokoly_zasedanii/prot_zas_podkomissii/Protokol_11_-_12.08.2011.tif ).

В основном эта подкомиссия занимается рассмотрением и одобрением технологических карт межведомственного взаимодействия (ТКМВ) при оказании государственных услуг в электронном виде. Но на этот раз на её заседании был рассмотрен вопрос «О процедуре действий федеральных органов исполнительной власти в случае неполучения в срок необходимой для оказания государственной услуги информации от ведомства — поставщика». Докладывал по этому вопросу О.Б.Пак из Минэкономразвития. К сожалению, текст доклада на сайте не выложен, но само название уже говорит о многом.

Проблема заключается в том, что ни законодательством, ни нормативно-правовыми актами не предусмотрено, что нужно делать ведомствам, если необходимые для оказания государственной услуги документы по каналам межведомственного взаимодействия не получены.

Также весьма красноречив и тот факт, что Минэкономразвития поручено, «совместно с ФНС России и Росреестром, в недельный срок дополнительно проработать вопрос о процедуре действий федеральных органов исполнительной власти в случае неполучения в срок необходимой для оказания государственной услуги информации от ведомства - поставщика информации с целью дальнейшего обсуждения на совещании у Заместителя Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации А.В.Поповой» (п.3.2.).

Не забыли и Минкомсвязи - ему на очередном заседании подкомиссии придется «доложить о порядке разрешения конфликтных ситуаций при межведомственном взаимодействии при оказании государственных услуг в случае обмена информацией посредством Системы межведомственного электронного взаимодействия» (п.3.3.) (Очень интересно узнать, что именно предложит министерство – Н.Х.).

Мой комментарий: С самого начала эпопеи с электронными государственными услугами было ясно, - учитывая, что в этот процесс вовлечены ведомства, находящиеся на разных стадиях развития применения информационных технологий, - что сроки исполнения межведомственных запросов неизбежно будут нарушаться. Не случайно зачинщиками рассмотрения данного вопроса являются налоговая служба и Росреестр, входящие в число наших самых передовых ведомства в области применения ИКТ. Как ведомства-поставщики информации, сами они готовы предоставлять её по СМЭВ. Но у них возникают серьезные проблемы, когда они оказывают госуслуги: для этого, согласно законодательству, они должны получать информацию от более чем десятка ведомств, многие их которых пока не готовы к работе через СМЭВ.

Изменения, внесенные недавно в закон № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», запрещают отказывать в предоставлении услуги даже в случае неполучения нужных сведений, - правда, непонятно, как в таких случаях действовать государственному органу, если, например, без соответствующих документов он вообще не может принять решение? И хотя законом и предусмотрено административное наказание провинившихся, но от этого не будет легче ни ответственному за оказание услуги государственному органу, ни заявителю.
Федеральный закон № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

Ст.7-1 п.6. Непредставление (несвоевременное представление) органом или организацией по межведомственному запросу документов и информации …не может являться основанием для отказа в предоставлении заявителю государственной или муниципальной услуги.

Должностное лицо, не представившее (несвоевременно представившее) запрошенные и находящиеся в распоряжении соответствующих органа либо организации документ или информацию, подлежит административной, дисциплинарной или иной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Источник: Портал методической поддержки реализации федерального закона № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
http://210fz.ru/mdx/assets/files/documents/protokoly_zasedanii/prot_zas_podkomissii/Protokol_11_-_12.08.2011.tif

вторник, 23 августа 2011 г.

Управление ЭЦП: Головная боль для специалистов по управлению документами и информацией

Статья ведущего испанского специалиста, одного из основных разработчиков новых стандартов ИСО системы менеджмента документов серии 30300  Карлоты Бустело (Carlota Bustelo) была опубликована на сайте её консультационной фирмы 18 июля 2011 года.

(На фото: испанская идентификационная карта DNI, поддерживающая использование ЭЦП).

Раннее и эффективное применение в Испании сертификатов электронной цифровой подписи и развертывание удостоверяющих центров дало много положительного в плане обеспечения безопасности электронных транзакций,  однако для специалистов в области управления документами и информацией это источник постоянной головной боли.

В частности, огромное количество проблем при внедрении управления электронными документами, и особенно – на протяжении длительного времени, создает точка зрения, согласно которой электронный документ, если он не был подписан электронной подписью на основе сертификата, является недействительным. Проблемы следуют и вследствие  специфического понимания того, что значит подписать документ. Принятие этих предпосылок подразумевает, что придётся управлять во времени не только документами,  но и их подписями.

Этот подход нашел отражение в наших Технических стандартах интероперабельности в сфере государственного управления ( http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P60215901274203521811&langPae=es , тексты на испанском и английском языках; см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2011/08/blog-post_5521.html - Н.Х.), проекты которых были опубликованы на портале электронного правительства на английском и испанском языках. Первоначальные версии этих стандартов также упоминали «другие виды подписей» - более простые, такие как «защищённый код верификации» (CSV, código seguro de verificación), используемый налоговой службой (Agencia Tributaria), но их добавление лишь увеличивало сложности модели.

Таким образом, профессионалам в области управления документами придётся решать новые проблемы обеспечения сохранности подписей и управления ими. Когда в бумажном мире кому-либо нужно свериться с архивными документами, разве архивист спешить принести реестр образцов подписей (которого, кстати, не существует!), чтобы убедиться, что подпись всё ещё действительна либо была помещена в архив исторических подписей (которого, кстати, также не существует)? Или, предпринимая необходимые меры по обеспечению сохранности бумажных документов (например, написанных подверженными коррозии железо-галловыми чернилами), – а это в Испании хорошо развитое направление деятельности, - разве ставится вопрос о том, что  подпись при этом становится недействительной, и, следовательно, документ перестает быть аутентичным?

Но ... мы имеем то, что имеем. Вот некоторые намеки на те вопросы, которые придётся решать:
  • Первая проблема заключается в том, как «параметризовать» приложения для управления документами. Имеющиеся на рынке EDRMS-системы (Корпоративные системы управления документами и информацией - Enterprise Document and Records Management Systems; существует также другая расшифровка данной аббревиатуры, где вместо «корпоративных» речь идёт об «электронных» системах – Н.Х.) не включают средства для управления электронными цифровыми подписями. Требования соответствующего опционального модуля MoReq2, насколько мне известно, не реализованы ни в одном  продающемся на рынке программном приложении. Требования этого модуля сформулированы довольно нечётко (в предисловии к нему сказано, что данная тема только начала разрабатываться), и в некоторых случаях их довольно трудно согласовать с другими, уже не опциональными требованиями. В MoReq2010 ЭЦП не упоминаются, а стандарт ISO 16175 (разработанный Международным советом архивов – Н.Х.) ограничивается предупреждением о последствиях применения ЭЦП для возможности использовать документы, и рекомендацией включать в метаданные документа все сведения, содержащиеся в ЭЦП. На практике это означает, что придётся сильно потратиться на доработку и так изначально очень дорогих решений. Мой совет: попытаться уменьшить сложность и применять единую модель для различных возможных электронных цифровых подписей.

  • Во-вторых, используя данный в стандарте ISO 16175 совет, сведения, содержащиеся в ЭЦП, следует захватить в качестве метаданных. Здесь можно столкнуться с недостаточной стандартизацией текстовой информации в цифровых сертификатах. Нужно подчеркивать и объяснять, что, раз уж мы влипли в это дело, мы, по крайней мере, можем принести определенную пользу, а для этого нам необходимо получать качественную информацию. Один пример: если только вы не подписываете документы в качестве частного лица, в подписи очень важны сведения о вашей должности на момент подписания (генеральный директор коммерческой компании, руководитель государственного органа). Усилия по сбору подобной информации в виде метаданных в конечном итоге дадут результат,  ценность которого будет не меньше, чем ценность сведений о действительности сертификата на момент подписания/проверки.

  • В-третьих, нужно, чтобы любой пользователь ясно видел, что документ подписан цифровой подписью. Развитие средств просмотра, способных интерпретировать эту информацию, является ключевым для управления документами. А то появляются очень неуютные ощущения, когда, - после того, как потрачено немало тысяч евро на внедрение электронных документов и на средства управления информацией, документами и подписями, - при открытии подписанного PDF-файла появляется сообщение о том, что «подпись не может быть проверена»!

Карлота Бустело (Carlota Bustelo)

Источник: сайт независимой консультационной фирмы Карлоты Бустело
http://www.carlotabustelo.com/index.php?option=com_content&view=article&id=113:la-gestion-de-las-firmas-digitales-un-quebradero-de-cabeza-para-la-gestion-documental&Itemid=&lang=es  (испан. яз.)
http://www.carlotabustelo.com/index.php?option=com_content&view=article&id=113:la-gestion-de-las-firmas-digitales-un-quebradero-de-cabeza-para-la-gestion-documental&catid=48:noticias-blog&Itemid=44&lang=en (англ. яз.)

Правительство Удмуртской Республики при ликвидации сайта установило сроки хранения размещенных на нем материалов

В ходе изучения новых законодательно-нормативных актов региональных органов власти мне попался интересный документ Правительства Удмуртской Республики, который наглядно демонстрирует, насколько быстро приходится органам власти перестраиваться при использовании информационных технологий, и это не всегда связано с изменением самих технологий. Правительству Удмуртии с 2006 года пришлось трижды принимать нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с его официальными сайтами из-за изменения законодательства о госзакупках, - а точнее, в связи с изменением требований о месте размещения информации о госзакупках в сети Интернет.

Речь идет о следующих нормативных актах:
  • Постановление Правительства УР от 30 января 2006 года № 5 «Об определении официального сайта для размещения информации о размещении заказов».

    Официальным сайтом для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Удмуртской Республики был определен сайт «Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет», находящийся в сети Интернет по адресу www.udmurt.ru.

  • Постановление Правительства УР от 16 июня 2008 года № 139 «Об официальном сайте Удмуртской Республики в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд».

    Официальным сайтом Удмуртской Республики в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд был определен уже специализированный сайт www.goszakaz-udm.ru

  • Постановление Правительства УР от 08 августа 2011 года № 275 «О внесении изменений в постановление Правительства Удмуртской Республики от 16 июня 2008 года № 139 «Об официальном сайте Удмуртской Республики в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд».
Одновременно с этим Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики озаботились сохранением тех данных, которые были размещены на старом сайте:
Постановление Правительства УР от 16 июня 2008 года № 139 «Об официальном сайте Удмуртской Республики в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»

12. Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики:

обеспечить хранение в течение 10 лет размещенной информации о закупках товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд по торгам и запросам котировок, объявленным за период с 1 января 2006 года до 15 июля 2008 года.
Поскольку с 1 января 2011 года размещать информацию о госзакупках нужно было уже на соответствующем официальном интернет-сайте Российской Федерации http://zakupki.gov.ru , то в Постановление Правительства УР были внесены дополнительные требования по обеспечению сохранности размещенной на втором сайте информации и доступа к ней.
Постановление Правительства УР от 08 августа 2011 года № 275 «О внесении изменений в постановление Правительства Удмуртской Республики от 16 июня 2008 года № 139 "Об официальном сайте Удмуртской Республики в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»

2) дополнить пунктами 15, 16 следующего содержания:

«15. Бюджетному учреждению Удмуртской Республики "Ресурсный информационный центр Удмуртской Республики":
  • обеспечить хранение в течение 10 лет размещенной на официальном сайте информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд и муниципальных нужд по торгам и запросам котировок, объявленным за период с 15 июля 2008 года до 1 января 2011 года;

  • обеспечить контроль за целостностью информации и ее защиту от несанкционированного изменения, копирования и уничтожения;

  • предоставлять по запросам судебных и правоохранительных органов, органов, уполномоченных на осуществление контроля и нормативного правового регулирования в сфере размещения заказов, и заинтересованных организаций выписки из электронных журналов учета операций, выполненных с помощью программного обеспечения и технологических средств ведения официального сайта, подтверждающие размещение на официальном сайте информации, а также предоставлять по запросам указанных органов статистические сведения о ней.»
Мой комментарий: В данном случае, стоит отметить грамотные действия коллег, которые при «закрытии» сайтов устанавливают сроки хранения информации и назначают ответственных. Помимо этого, я бы, наверное, ещё провела бы экспертизу ценности самих сайтов на предмет отнесения их к составу архивного фонда Республики и передаче их как единого целого на постоянное хранение в государственный архив.

Созданный в процессе деятельности по проведению государственных закупок информационный ресурс является, с моей точки зрения, ценным историческим источником, и всем владельцам таких сайтов стоит обратить на это внимание.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW053;n=46097;div=LAW;mb=RLAW977;ts=8014FDFA2716FF85F1B79D3BEEB9D0CB

понедельник, 22 августа 2011 г.

Международный совет архивов: Начато публичное обсуждение проекта нового стандарта

Данная заметка была опубликована на сайте Международного совета архивов (МСА) 18 августа 2011 года. В ней говорится:

«В прошлом году рабочая группа МСА подготовила проект набора принципов доступа к архивным документам (Principles for Access to Archives). Эти принципы предназначены для применения вне зависимости от языковых и культурных различий, и в условиях различных политических режимов.

Хотелось бы, чтобы члены МСА с правом голоса утвердили окончательный текст принципов на ежегодном общем собрании в Брисбене в августе 2012 года. Сейчас у всех членов МСА и других заинтересованных сторон есть возможность высказать свое мнение по поводу проекта. Замечания и предложения просим присылать на адрес access@ica.org .

Текст проекта подготовлен на английском (32 стр.) и французском языках (вскоре должна быть готова версия на португальском языке). Его можно скачать по адресу:
http://www.ica.org/download.php?id=1583 (на английском языке)
http://www.ica.org/download.php?id=1584 (на французском языке)

Мы будем приветствовать любые предложениям по переводу проекта на другие языки, с тем, чтобы в обсуждении могло бы принять участие как можно большее число архивистов со всего мира.»

Мой комментарий: Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
Принципы доступа к архивным документам
Технические руководства
  • А: Разработка политики доступа

  • B: Соглашение об ограничении доступа в момент передачи

  • C: Контроль над физическим доступом к документам ограниченного доступа

  • D: Предоставление персоналу доступа к документам ограниченного доступа для архивной работы

  • E: Описание документов ограниченного доступа

  • F: Ответы на запросы о предоставлении доступа к документам ограниченного доступа

  • G: Принятие решений относительно доступа

  • H: Реализация на практике ограничений на доступ

  • I: Пересмотр ограничений на доступ

  • J: Раскрытие материалов, ранее находившихся в ограниченном доступе
Приложения (образцы и формы документов)
Глоссарий терминов
В предисловии отмечается, что доступ есть возможность ознакомиться с документами, для чего нужны правовая авторизация и наличие научно-справочного аппарата. МСА уже выпустил четыре стандарта архивного описания, которые способствуют созданию соответствующего НСА. Предлагаемые сейчас Принципы сфокусированы на втором аспекте доступа - праве работать с документами.

МСА уже довольно давно занимается этим вопросом. В струе прошедших в 1990-х годах политических перемен в Европе, европейские архивисты разработали «Основные положения типовой европейской политики доступа к архивным документам» (Outline of a Standard European Policy on Access to Archives), одобренные в качестве официальной позиции МСА на ежегодном общем собрании в Эдинбурге в 1997 году. Это документ, правда, практически не упоминал негосударственные архивы. Позднее эти вопросы затрагивались в «Этическом кодексе» (Code of Ethics, 1996) и во «Всеобщей декларации по архивам» (Universal Declaration on Archives, 2010, см. русский перевод здесь: http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_6088.html ).

Безусловно, трудно понять, почему опять нет текста на русском языке, и почему отечественные архивисты не приняли участие в обсуждении хорошо им знакомой и актуальной для них темы.

Самих принципов десять:
1.Общественность имеет право доступа к архивным документам государственных органов. Как государственным, так и частным органам и организациям следует в максимально возможной степени открывать свои архивы.

2. Располагающие архивами учреждения извещают о существовании этих архивов, в том числе о наличии в них закрытых материалов, а также раскрывают сведения о существовании ограничений, которые влияют на возможность доступа к архивным документам.

3. Располагающие архивами учреждения используют проактивный (опережающий) подход к решению вопросов доступа.

4. Располагающие архивами учреждения обеспечивают, чтобы ограничения на доступ были ясными, установленной продолжительности и основывались на соответствующем законодательстве; учитывают право на неприкосновенность частной жизни в соответствии с культурными нормами; и уважают права владельцев частных материалов.

5. Архивные документы доступны на равных условиях.

6. Располагающие архивами учреждения обеспечивают сохранность и доступ к документам, являющихся доказательствами, необходимости для отстаивания прав человека и документирования нарушений этих прав, даже если эти документы закрыты для широкой публики.

7. Пользователи имеют право на обжалование отказа в доступе.

8. Располагающие архивами учреждения обеспечивают, чтобы ограничения, связанные с оперативной деятельностью, не препятствовали доступу к архивным документам.

9. Архивисты имеют доступ ко всем закрытым архивным документам, и выполняют необходимую для них архивную обработку.

10. Архивисты участвуют в процессе принятия решений о доступе.
Вместе с пояснениями, это всего лишь пять страниц текста :) Пояснения, как мне кажется, даже интереснее самих принципов – в них, например, обсуждается политика цен на архивные услуги, возможность получать материалы удаленно в виде копий, трактовка равноправия пользователей и т.д.

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/9400/news-events/principles-for-acces-to-archives-give-your-opinon-now.html

Арбитражная практика: Государственный архив Архангельской области обязали принять на хранение дела по личному составу ликвидированного государственного предприятия

Регулярно приходится сталкиваться с ситуацией, когда из-за отсутствия в архивах документов люди не могут подтвердить ни свой трудовой стаж, ни уровень заработной платы. При этом моя коллекции арбитражной практики постоянно пополняется судебными делами, в которых разбирается вопрос «об обязании» того или иного государственного архива принять на хранение документы ликвидированной организации. В марте 2011 такого рода спор рассматривал Арбитражный суд Архангельской области (дело № А05-446/2011).

Суть спора

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 08 сентября 2005 года № 1362-р были ликвидированы федеральные государственные учреждения, находящиеся в ведении Россвязи, в том числе Управление федеральной почтовой связи Архангельской области (ГУ УФПС). Имущество ликвидированных федеральных государственных учреждений закреплено на праве хозяйственного ведения за федеральным государственным унитарным предприятием «Почта России».

В августе 2010 г. председатель ликвидационной комиссии обратился в государственное учреждение Архангельской области «Государственный архив Архангельской области»  с просьбой о решении вопроса о принятии на хранение документов по личному составу (более 10 тысяч дел за 1929-20005 годы), а также архивных документы, сроки временного хранения которых не истекли.

Архив в ответ на указанное обращение запросил все имеющиеся учредительные документы по ликвидации ГУ УФПС (организация была ликвидирована в сентябре 2010 г.). В октябре уже федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России» вновь обращалось с такой же просьбой, а когда архив не отреагировал, то «Почта России» обратилась в арбитражный суд.

Позиция ФГУП «Почта России»


Почта сослалась на Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и на необходимость защиты законных прав и интересов бывших работников.

Позиция Государственного Архива Архангельской области

Архив посчитал, что «Почта России» является правопреемником Управления федеральной почтовой связи Архангельской области Федерального агентства связи, поэтому документы она должна хранить сама. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, переданные ГУ УФПС во ФГУП «Почта России», являются неотъемлемой частью его имущества.

Позиция суда

Позиция суда основывалась на положениях статьи 10 Закона «Об архивном дела», согласно которым, в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. Вопрос о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов решается экспертно - проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

«Почта России» просила обязать принять в Государственный архив документы за период с 1929 по 2005 годы учреждения, которое являлось государственным и было ликвидировано в 2010 году без правопреемников. Перечисленные в иске документы относятся к Архивным фондам Российской Федерации.

Согласно п. 8 статьи 23 Закона «Об архивном деле», в случае ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, имевших договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России, документы постоянного срока хранения и документы по личному составу работников передаются в соответствующий государственный архив. Если такой договор заключен не был, то государственный архив обязан принять на хранение документы по личному составу. Договоры с Государственным архивом Архангельской области, иными учреждениями архивной службы ликвидированное государственное учреждение не заключало.

Высказал суд и свое мнение – достаточно оригинальное - о наличии правопреемства у ФГУП «Почта России». Суд посчитал, что «Почта России» является правопреемником ГУ УФПС только в отношении имущества, но не документов.

На этих основаниях суд пришел к выводу о том, что документы по личному составу подлежат передаче в Государственный архив Архангельской области в полном объеме, и обязал областное государственное учреждение «Государственный архив Архангельской области» в течение одного месяца со дня вступления настоящего решения в законную силу принять на хранение от ФГУП «Почта России» документы ГУ УФПС, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд, в решении от 16 июня 2011 года, полностью поддержал выводы суда первой инстанции, и постановил оставить его решение без изменения.

Кассационная жалоба архива будет рассмотрена 20 сентября 2011 года в ФАС Северо-Западного округа, но, как мне кажется, шансов у архива на изменения решения весьма немного.

Мой комментарий: Итак, очередной спор об архивных документах решился в пользу документов по личному составу, что не может не радовать. Однако проблема обеспечения сохранности документов, необходимых для защиты законных прав и интересов бывших работников, т.е. нас с Вами, остается.

В 2006 году я достаточно подробно изучала этот вопрос (см. мои статьи: «Документы ликвидированных организаций: хронология событий» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - № 11. С. 48-59. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=14929 ; «Архивы, которые мы потеряли» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - № 12. С. 64-77. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=15421 ). К сожалению ситуация за последние пять лет, как мне кажется, лишь обострилась.

Я считаю, что данный вопрос нельзя рассматривать как вопрос взаимоотношений государственных архивов и ликвидированных предприятий. Это государственная проблема обеспечения сохранности документов, которые подтверждают наши права на пенсионное обеспечение, поэтому решать её необходимо на государственном уровне, в первую очередь путем внесения соответствующих изменений в законодательство.

Источник: Сайт Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
http://ras.arbitr.ru/

воскресенье, 21 августа 2011 г.

Институт биомедицинской инженерии им. Фраунгофера (Германия) стал участником европейского проекта ENSURE по обеспечению долговременной сохранности электронных медицинских данных



Как сообщил 15 августа 2011 года сайт Министерства образования и научных исследований Германии, институт биомедицинской инженерии им. Фраунгофера (Fraunhofer IBMT, на фото) поделится своим опытом в области биомедицинских баз данных и использования ИКТ в здравоохранении в рамках европейского проекта ENSURE по обеспечению долговременной сохранности медицинских документов и данных.

Опираясь на свой опыт в области создания и использования инновационных биомедицинских ИКТ-инфраструктур для долговременной криоконсервации биоматериала, IBMT ( http://www.ibmt.fraunhofer.de/ ) объявил 15 августа 2011 года о том, что он примет участие в совместной научно-исследовательской инициативе тринадцати европейских партнеров по разработке кардинально новых, по сравнению с ныне используемыми, технологий обеспечения долговременной сохранности электронных документов и информации.

Финансируемый Европейским Союзом проект ENSURE («Обеспечить!», http://ensure-fp7-plone.fe.up.pt/site/ ), название которого расшифровывается как «Обеспечение сохранности знаний, возможности их использования и получения экономической отдачи» (Enabling kNowledge Sustainability, Usability and Recovery for Economic Value),  будет опираться на реальную практику в сфере здравоохранения, клинических испытаний и финансовых услуг, фокусируя внимание на большом числе вопросов, на которые до настоящего времени полноценные ответы ещё не получены, таких, как:
  • Безопасная эксплуатация масштабируемой инфраструктуры оплаты услуг по мере их оказания;

  • Деловое понимание экономических последствий деятельности по обеспечению долговременной сохранности,

  • Исполнение законодательно-нормативных требований и договорных обязательств как часть общего workflow-процесса,

  • Управление долговременной целостностью и аутентичностью существенной интеллектуальной собственности или особо защищаемых персональных данных,

  • Использование коробочных ИКТ-технологий для долговременной сохранности в интересах поддержки электронных ресурсов различных типов.
С каждым новым годом 21-го века, наши сограждане и коммерческие организации производят и получают экспоненциально растущие объемы электронных данных. Технология при этом продолжает стремительно развиваться, заменяются форматы данных и меняются виды носителей информации. Многие из ориентированных на коммерческую деятельность организаций сталкиваются с серьезной проблемой экономичного  обеспечения долговременной сохранности широкого спектра данных для их использования в будущем, обеспечивая при этом защиту конфиденциальной деловой информации и неприкосновенность частной жизни людей.

Опрос, проведенный профессиональной ассоциацией отрасли систем хранения данных (Storage Networking Industry Association, SNIA) показал, что у более чем 80% респондентов имеются материалы, подлежащие хранению в течение 50 лет и более, а отчет фирмы IDC предсказывает, что к 2011 году около 35% информации «как можно ожидать, будет храниться в течение 10 и более лет». Если до сих пор усилия по обеспечению долговременной сохранности были в основном направлены на объекты культурно-исторического наследия, то сейчас есть реальная, растущая потребность, подталкиваемая необходимостью исполнения законодательно-нормативных требований и потребностями деловой деятельности, по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов в более коммерчески-ориентированных секторах.

В рамках проекта ENSURE, который будет финансироваться в течение трех лет на общую сумму в одиннадцати миллионов евро, должна быть разработана революционная базовая архитектура для обеспечения долговременной сохранности, основанная на инновациях в четырех основных областях:
  • сопоставление затрат и отдачи для различных решений по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации,

  • автоматизация процессов жизненного цикла обеспечения сохранности, так, чтобы их можно было интегрировать в имеющиеся workflow-процессы организации,

  • ориентированная на специфику контента долговременная защита данных, позволяющая решать проблемы, связанные с изменениями персональных данных, с модификацией законодательства и нормативных требований, а также с получением масштабируемых решений за счет использования более кардинальных инноваций в области ИКТ, таких, как облачные технологии.
IBMT является ведущим разработчиком технологий для долговременной криоконсервации биоматериалов. В институте хранится ряд значительных биоархивов. Биобанки представляют собой исследовательские ресурсы колоссальной ценности, но ценны они только тогда, когда можно обеспечить не только сохранение во времени качества биоматериалов, но и возможность использования данных, описывающих характеристики биоматериалов и их происхождение -  без этих данных биоматериалы ничего не стоят.

В рамках проекта ENSURE институт IBMT будет способствовать решению этой задачи. Кроме того, институт будет изучать, каким образом формальные онтологии могут способствовать обеспечению долговременной сохранности, -  например, путем улучшения индексации электронных объектов в рамках конкретной предметной области, последующего поиска и извлечения этих объектов; а также с целью описания концепций долговременной сохранности и инициирования преобразований электронных объектов, необходимых для обеспечения возможности пользоваться ими спустя десятилетия.

IBMT предоставит соответствующую семантическую основу для разрабатываемой в рамках проекта ENSURE архитектуры долговременной сохранности. Опираясь на свой огромный опыт разработки инновационных ИКТ-решений для биомедицинских исследований и здравоохранения, IBMT примет участие в работе по обеспечению защищённого ввода данных из медицинских документов, клинических и финансовых данных в систему, обеспечивающую их долговременную сохранность, а возможности поиска и извлечения этих данных спустя десятилетия.

Институт биомедицинской инженерии им. Фраунгофера (Fraunhofer-Institut für Biomedizinische Technik IBMT)

Источник: Сайт министерства образования и научных исследований Германии / сайт Еврокомиссии
http://www.kooperation-international.de/en/countries/themes/info/detail/data/56381/
http://cordis.europa.eu/fetch?CALLER=PROJ_ICT&ACTION=D&CAT=PROJ&RCN=98002