Проект InterPARES-3: В свободном доступе выложен инструментальный набор для миграции документов с общих дисков

Как сообщается в посте, опубликованном 20 августа 2011 года на форуме Международного совета архивов, на сайте международного научно-исследовательского проекта по вопросам постоянного хранения аутентичных документов в электронных системах InterPARES-3 (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) в разделе примеров передового опыта (case studies, http://www.interpares.org/ip3/ip3_cs14_report.cfm ) выложен инструментальный набор для миграции документов и информации с общих дисков (Shared Drive Migration Toolkit), разработанный в канадском городе Сюрри (Surrey), провинция Британская Колумбия.

В данном случае под «инструментальным набором» понимается руководство с приложениями, доступное в виде PDF-файла объёмом 224 страницы. Для скачивания материалов необходимо заполнить небольшую анкету.

Вот что пишет об этом продукте Луис Эннс (Lois Enns), руководитель службы документационного обеспечения городе Сюрри :

«Инструментальный набор для миграции документов и информации с общих дисков теперь доступен он-лайн через сайт InterPARES-3 по адресу: http://www.interpares.org/ip3/ip3_case_studies.cfm#cs14

Набор поддерживает сквозной, ориентированный на промышленную эксплуатацию подход к проведению экспертизы ценности и миграции документов с общих сетевых дисков в систему управления электронными документами, в конкретных социально-технических условиях города Сюрри.

Данный инструментарий предлагается в качестве примера организации процесса экспертизы ценности и миграции документов. Мы надеемся, что эти методы будут интересны и полезны для организаций, начинающих аналогичные проекты. Инструментальный набор является лишь отправной точкой: маловероятно, что другим организациям захочется или потребуется следовать каждой из процедур в том виде, в каком они представлены.

Мы очень заинтересованы в получении обратной связи в любом виде. Заранее благодарим Вас за Ваш интерес и поддержку!»

На мой взгляд, то, что муниципальные власти занимаются разработкой подобных документов – уже интересно. Содержание документа следующее (везде, где можно, приводятся примеры):

0. Предисловие

1. Описание корпоративного контекста (анализ законодательно-нормативной базы, включая нормативные акты городских властей; должностные обязанностей персонала; определение корпоративных документов, жизненного цикла документов; классификация документов; стандарт наименования документов)

2. Описание технического контекста (проведение инвентаризации серверов, анализ их ролей; инвентаризация общих дисков, выделение дисков, подлежащих миграции)

3. Описание делового контекста (описание истории деловых подразделений – их задачи и функции, взаимосвязь с другими подразделениями, изменения во времени, руководители; описание документов, имеющихся в деловых подразделениях, в т.ч. коллективно используемых программ и баз данных, и оценка общих дисков подразделения; описание общих дисков подразделения: основные папки и их владельцы, количество файлов, объём дискового пространства, основные файловые форматы и т.п.; сбор информации о пользователях в т.ч. о владельцах файлов; сбор информации о частных дисках – как на индивидуальных компьютерах, так и на серверах; модификация корпоративной классификационной схемы – продвинутой номенклатуры дел).

4. Экспертиза материалов с деловой точки зрения

5. Техническая экспертиза (выявление и распаковка zip-файлов, сокращение длинных имен, устранение дубликатов, анализ форматов, выявление пустых папок, присвоение уникальных идентификаторов)

6. Документоведческая экспертиза (проверка на соответствие стандартам наименования, внесение глобальных изменений, переименование и классификация документов)

7. Миграция документов (анализ метаданных, миграция прошедшей экспертизу копии, контроль качества миграции, модификация ссылок, уничтожение резервных копий общих дисков)

Приложения (руководство по использованию прикладных программ по ходу процесса миграции, сведения о законодательно-нормативной базе управления документами города, стандарт наименования документов, глоссарий, библиография).

Источник: рассылка МСА / сайт проекта InterPARES-3
http://www.interpares.org/ip3/ip3_cs14_report.cfm