пятница, 30 сентября 2011 г.

Осенний «урожай» стандартов в штате Виктория, Австралия, часть I

На блоге уже выложены два десятка материалов, рассказывающих  об опыте австралийского штата Виктория по созданию современной системы стандартов, спецификаций и руководств для государственных органов, см., например, http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV . А вот 22-23 сентября 2011 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало для публичного обсуждения сразу пять новых документов – два стандарта и три спецификации.

В стандартах, напомню, формулируются основные принципы, которые должны соблюдаться независимо от вида и формата документов. В спецификациях, в свою очередь, устанавливаются уже более конкретные требования к управлению документами и к соответствующим системам, сгруппированные по соответствующим принципам, выполнение которых они поддерживают.

Стандарт контроля


Документ объёмом 15 страниц доступен по адресу http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/StandardControl.doc

Как отмечается в предисловии, данный стандарт содержит обязательные для государственных органов штата Виктория принципы, касающиеся делопроизводческих мер контроля и управления над государственными документами. В их число входит минимальный обязательный набор метаданных, которыми должны быть снабжены государственные документы, с тем, чтобы можно было понять их структуру, контекст и историю. Стандарт также охватывает вопросы классификации и отслеживания выполняемых действий, включая перемещение документов и управление ими.

Стандарт применим к делопроизводческим мерам контроля и управления метаданными, классификацией и отслеживанием государственных документов, независимо от их формата и вида носителей.

Внедрение данного стандарта позволит обеспечить:
  • Возможность представления обоснованных свидетельств деловой деятельности государственного органа, поскольку документы можно будет интерпретировать в контексте деловых процессов, приведших к их созданию,

  • Эффективное управление управления документами в масштабах государственного органа, поскольку действия по управления документами будут инициироваться при их классификации,

  • Более эффективное выполнение запросов, поскольку документы можно будет быстро отыскать и правильно понять.
Принципов всего лишь три:
  • Принцип метаданных: Должны захватываться, поддерживаться и связываться с документами элементы метаданных, необходимые для использования во времени деловых документов и понимания их структуры, контекста и истории управления.

  • Принцип классификации: Деловые документы классифицируются в соответствии с деловыми классификационными схемами, которые должны быть согласованы и взаимосвязаны с мерами управления доступом и программами отслеживания сроков хранения документов и их последующего уничтожения либо передачи на архивное хранение.

  • Принцип отслеживания: Осуществляется точное отслеживание деловых документов с помощью систем, создающих, захватывающих и хранящих информацию о движении документов и о выполняемых над ними действиях.
В комплект стандарта контроля будут входить 5 документов (стандарт, спецификация и 3 руководства, см. рис.):

Это:
  • Спецификации по контролю (Specification 1 Control) – выложена для публичного обсуждения;
  • Руководство по метаданным (Guidance 1: Metadata, в работе),
  • Руководство по классификации (Guidance 2: Classification, в работе),  и
  • Руководство по отслеживанию (Guidance 3: Tracking, в работе).
Обсуждение данного стандарта и спецификации продлится до 14 октября 2011 года. Замечания и предложения принимаются как через сайт, так и по электронной почте.

Спецификации по контролю

Одновременно со стандартом контроля для публичного обсуждения выложена и соответствующая спецификация объёмом 12 страниц, доступная по адресу: http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/ControlSpecification.doc .


Данная спецификация содержит набор детальных требований (всего их 11), определяющих критерии, по которым оценивается уровень внедрения стандарта управления. Выполнение этих требований обеспечит эффективное управление контрольной деятельностью, включая:
  • Сохранение во времени контекста документов, за счёт снабжения всех деловых документов соответствующими метаданными;

  • Непрерывное управление документами благодаря согласованности классификационных схем, мер управления доступом и программ решения судьбы документов по истечении сроков хранения;

  • Точное отслеживание местоположения деловых документов и выполняемых над ними действий.

(Окончание следует)

Источник: сайт PROV
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/92-Consultative-Forums-Control-and-Access-Standards.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/94-Control-Standard-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/95-Control-Specification-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html

Опубликованы методические рекомендации по организации работ по разработке ведомственных Перечней, часть I

Вот что значить две недели быть оторванным от информационного общества (командировки!), - можно проморгать что-то интересное, например, «Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД, согласованные ЦЭПК при Росархиве и опубликованные на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см. http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml ).

Общие положения

Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении №1 приведен список ведомственных перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), - появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.

С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» меня не покидала мысль о том, что разработка перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое, и не случайно, что в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги:
2.1.1. … Подготовка перечней может осуществляться и путём привлечения по договору других организаций. При этом специалисты ведомства привлекаются для консультаций.

Для справки: На сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.
Преамбула документа показала, что коллеги из ВНИИДАД всё ещё не совсем готовы увидеть мир таким, каков он сейчас есть:
1.1. …Центральное место в составе нормативных и методических документов по определению сроков хранения документов занимают перечни документов с указанием сроков хранения.
Ведомственные перечни документов, как ведомственные нормативные документы, занимают, согласно закону об архивном деле, второе по значимости место – после законов, указов и распоряжений Президента и Постановлений Правительства, а также нормативных документов других ведомств, принятых в сфере их компетенции. Это место вполне почётное, но центральным назвать его можно только с большой натяжкой.

В тоже время порадовало прозвучавшее в п.1.2 признание роли законов и нормативных документов:
1.2. Разработка перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность государственных органов, организаций и содержащих, как общие положения в области управления, так и положения по осуществлению определенных функций федеральных органов исполнительной власти, а также конкретных организаций.
Организация работы по созданию перечней

Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы. Скажем, то, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в неё только специалистов ДОУ и технических работников, на мой взгляд, неправильно.
2.1.1. Для подготовки перечня документов ведомства должна быть создана рабочая группа, включающая специалистов в области работы с документами (ДОУ и архива) высокой квалификации и технических работников. Создание группы оформляется приказом.
По моему мнению, в такой группе найдётся работа для юристов, специалистов деловых подразделений, специалистов в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут очень больно ударить по интересам организации.

По сути дела, речь идёт о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и в их роли в деятельности организации. Ну а если в организации уже есть реально действующая ЭК, то логично, чтобы она и взяла на себя руководство созданием перечня.

Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем «добрым напутствием», - хороших специалистов, в организациях, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.

Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идёт об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ДОУ ведомства – но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?

Некоторые «рекомендации», на мой взгляд, спорны, и при этом высказаны неприемлемым командным тоном:
2.2.1. ...Схема перечня документов должна быть не более двух уровней: раздел и подраздел.
Я считаю, что схема перечня должна быть удобна для использования его ведомством, а не для того, чтобы радовать глаз теоретиков. Лишние уровни плодить незачем, но и искусственно ограничивать их число неразумно.
2.4.2. Заголовки видов документов в перечне должны быть предельно краткими и понятными.
Мне кажется, что заголовки видов документов должны быть предельно понятными для специалистов ДОУ, составляющих номенклатуры дел, и уже по возможности – краткими. Задача экономии байтов в перечне не является актуальной.

Хватает в документе и мелочных императивных указаний по форматированию текста и по структуре перечня.

С моей точки зрения, рекомендации выиграли бы, если бы в них были в явной форме включены советы, позволяющие существенно ускорить работу и сделать её по-современному. Я бы, например, не рекомендовала тратить время на выявление всех тысяч видов документов, встречающихся в делопроизводстве ведомства. Вполне достаточно выделять группы документов, выполняющих одну функцию и имеющих один срок хранения.

Сам перечень я бы рекомендовала составлять не только в электронном виде, но и таким образом, чтобы по нему было удобно вести поиск. Безобразную практику создания текста в простом текстовом формате и форматирования его с помощью пробелов и спецсимволов пора сдать туда, куда весь мир отправил её лет 10-15 тому назад – на свалку истории.

(Окончание следует)

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml

четверг, 29 сентября 2011 г.

MoReq2010: В Варшаве пройдёт встреча переводчиков спецификаций

Как сообщил сайт DLM-форума, 7-8 ноября 2011 года в Варшаве пройдет встреча участников DLM-форума, в рамках которой встретятся переводчики MoReq2010, а также будет освещен польский опыт управления информацией. 

Зарегистрироваться на встречу можно до 21 октября 2011 года. Для этого заполненную регистрационную форму (её можно найти здесь: http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=43_352d6d3762ab54c7802e099d66028b1a&Itemid=141&lang=en )  нужно отослать в секретариат DLM-форума по адресу secretariat@dlmforum.eu .

Предварительная программа встречи доступна по адресу http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=420_1dd744db6117dcd2fa494a96b33845ba&Itemid=141&lang=en .

На первый день запланированы:
  • Введение в MoReq2010 для переводчиков: Обзор спецификаций MoReq2010, в котором основное внимание будет уделено структуре спецификаций, вариантам их использования, ключевой терминологии. Также будет обсужден вопрос о возможности создания объединенного многоязычного глоссария.

  • Сравнение старого (MoReq2 и его «нулевая глава») и нового (национальные расширения) подходов к переводу и учету национальной специфики. В частности, речь пойдёт о том, что такое «нулевая глава», и чем она не является, о разработке расширений на основе специфических национальных и региональных требований, и об опасностях и возможностях различных подходов.

  • Обсуждение различных вариантов, которые предлагаются для разных переводчиков MoReq2010. Речь пойдёт о том, как переводить MoReq2010 «с нуля», не имея опыта перевода предшествующих спецификаций семейства MoReq;  о лицензировании; и о том, как переводить Moreq2010 тем, кто уже переводил MoReq2.
В ходе сессий, а также во время приёма, запланированного на вечер первого дня, у переводчиков будет возможность пообщаться друг с другом.

Второй день начнется с круглого стола переводчиков. Помимо возможности пообщаться, задать свои вопросы и ответить на вопросы коллег, создать, может быть, какую-то локальную группу по интересам, участники круглого тола смогут присоединиться к рабочей группе по переводу (translation panel) Управляющего совета MoReq (MoReq Governance Board).

Далее начнется часть программы, рассчитанная на архивистов и специалистов по управлению документами. Участников мероприятия поприветствует руководитель польской архивной службы профессор Владислав Степняк (Władysław Stępniak). Затем будет сделан обзорный доклад о DLM-форуме, его деятельности, о проекте MoReq2010 –  о том, что уже достигнуто и что делается в настоящий момент, о последних новостях, касающихся программы тестирования и других инициатив. Отдельный доклад будет посвящен управлению документами в Польше.

Источник: сайт DLM-форума
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=420_1dd744db6117dcd2fa494a96b33845ba&Itemid=141&lang=en
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=140%3Adlm-forum-meeting-featuring-moreq-2010-translation-a-the-polish-information-management-agenda&catid=16%3Aevents&Itemid=3&lang=en

Совет по архивному делу, часть III: Нормативная и методическая поддержка работы с электронными документами

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/ii_27.html )

В докладе заместителя руководителя Росархива Олега Владимировича Наумова об информатизация архивного дела в Российской Федерации, с которым он выступил 15 сентября 2011 года на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, был освещен вопрос об участии Росархива в развитии систем электронного документооборота (СЭД), системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Развитие электронного документооборота в нашей стране планируется поддержать:
  • Разработкой рекомендаций и согласованием перечней документов федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), создаваемых в электронном виде при организации внутренней деятельности. По состоянию на 15 сентября 2011 года Росархив согласовал подобные перечни 43 федеральных органов власти;

  • Осуществлением мониторинга перехода ФОИВ на безбумажный документооборот;

  • Определением требований к информационным системам СЭД ФОИВ, учитывающих необходимость обработки данных ограниченного распространения. Отмечу, что согласно «Плану мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р) этот документ должен был быть разработан Минкомсвязи ещё в апреле 2011 г., и соисполнителем данной работы является Росархив;

  • Внесение изменений в «Правила делопроизводства в ФОИВ»;

  • Методическое обеспечение внедрения и функционирования ведомственных СЭД, а также системы МЭДО.
По поводу требований к СЭД в докладе было сказано следующее:
Из доклада заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве:

«Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен». Но это рамочный документ, своеобразный «скелет», на который еще только предстоит «нарастить мясо» в виде методических рекомендаций, описывающих порядок работы с электронными документами в ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком передачи электронных документов на постоянное хранение.

Поэтому мы ставим перед собой задачу организации проведения соответствующих НИР по разработке пакета нормативно-методических документов, охватывающих различные, в том числе вышеупомянутые, стороны работы с электронными документами и электронными образами документов.»
Под методическим обеспечением внедрения и функционирования СЭД и МЭДО Росархив в настоящее время понимает:
  • Разработку проектов нормативных и методических документов, стандартов и форматов в области работы с электронными документами, электронными образами (копиями) документов, электронными сообщениями (в системах СЭД и МЭДО), создания страховых фондов и фондов пользования на основе применения цифровых технологий;

  • Определение архивных форматов электронных документов для целей долговременного и постоянного хранения;

  • Разработку правил работы с электронными документами в текущем делопроизводстве ФОИВ.
Про электронные документы в докладе было сказано не очень много, но интересно отметить, что руководство Росархива является сторонником идеи единой СЭД для госорганов на основе облачных технологий:
Из доклада заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве:

«Одновременно нам всем следует готовиться к приёму на хранение электронных документов. Касаясь этой проблемы, необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно недостаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.

Проблема усложняется тем, что далеко не все ФОИВ имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД значительно различаются между собой, а подчас, вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по "облачной" технологии SaaS ("программное обеспечение как услуга") с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества.

В то же время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем мы встанем перед проблемой приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного сканирования документов.

Много непонятного с вопросом об электронной подписи. Единое пространство цифровых подписей пока еще не создано. Достаточно сказать, что сегодня только в системе СМЭВ применяются пять типов подписей, в системе МЭДО – свой тип подписи, да и в ведомственных СЭД используется несколько различных типов подписей.»
(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/10/iv.html )

среда, 28 сентября 2011 г.

Публикация Комиссии ООН по международному торговому праву «Правовые вопросы, связанные с использованием электронных обращающихся документов»

8 сентября 2011 года была опубликован интересный документ рабочей группы IV по электронной торговле Комиссии ООН по международному торговому праву (United Nations Commission on International Trade Law, UNCITRAL) под названием "Правовые вопросы, связанные с использованием электронных обращающихся документов" (Legal issues relating to the use of electronic transferable records)

Хочу поблагодарить С.В.Дрокова, отслеживающего выход новых публикаций ООН, из поста которого я об узнала об этом документе - см. http://svdrokov.blogspot.com/2011/09/blog-post_7072.html . Сам 19-страничный документ можно скачать по адресу http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=A/CN.9/WG.IV/WP.115&Lang=E .

Данная публикация заслуживает внимания в первую очередь потому, что, как оказалось, на него уже успел обратить внимание ряд наших специалистов, и речь идёт о том, чтобы использовать содержащиеся в этом документе рекомендации для разработки отечественных нормативных документов. Это, естественно, можно было бы только приветствовать, если бы не одно «но»: ошибки перевода терминов, приводящие к совершенно неверному пониманию документа.

В терминологическую ловушку попался и С.В.Дроков, у которого название переведено как «Правовые вопросы, связанные с использованием электронной передачи записей», т.е. термин "transferable records" трактуется в смысле "передача документов" (у С.В.Дрокова - "записей").

На самом деле "Transferable Record" (синонимы: Transferable Document, Negotiable Instrument) –  это финансовый термин, который переводится как «оборотный/обращающийся кредитно-денежный документ», «оборотный/обращающийся инструмент», примерами которого являются банкнота, ценная бумага, чек, коносамент и т.д. Соответственно, Electronic Transferable Record следует переводить как «электронный оборотный/обращающийся инструмент».

Собственно, это нетрудно видеть и из раздела I  публикации «Предмет обсуждения: электронные обращающиеся документы"» (стр.3), где читаем (п.3):
3.Термин «электронный обращающийся документ» (electronic transferable record) используется в настоящей публикации в качестве общего термина для обозначения электронных эквивалентов обращающихся инструментов  (переуступаемых и непереуступаемых) и правоустанавливающих документов:

(a) Обращающимися инструментами (transferable instruments) являются финансовые инструменты, которые могут содержать или безусловное обещание заплатить фиксированную сумму денег  держателю инструмента, или распоряжение третьей стороне уплатить держателю инструмента. Примерами оборотных инструментов являются простые и переводные векселя, чеки и депозитные сертификаты. К ним также могут относиться денежные обязательства под залог движимого имущества (chattel paper)  (например, договора розничной продажи в рассрочку (retail installment sales contracts), векселя, обеспеченные личным имуществом, документы на аренду оборудования);

(б) Правоустанавливающими документами (documents of title) являются документы, которые в обычной деловой и финансовой деятельности рассматриваются как надлежащее доказательство того, что лицо, обладающее таким документом, имеет право на получение, владение и отчуждение как самих документов, так и указанных в них товаров (в зависимости от наличия препятствий для исполнение документа). Примерами правоустанавливающих документов служат определенные транспортные документы, накладные и коносаменты (bills of lading), складские свидетельства и расписки, или распоряжения о поставке товаров.
С точки зрения управления документами, особенность электронных обращающихся документов в том, что, в отличие от «обычных» электронных документов,  где идентичная копия может считаться равноправной с оригиналом, здесь нужно – по понятным причинам - иметь возможность однозначно выделять и контролировать оригиналы документов, отличая их от электронных копий.

Для этого предусматривается ряд достаточно сложных мер, и не случайно в публикациях UNCITRAL рекомендуется использовать электронные обращающиеся инструменты только тогда, когда нет иного выхода, - из-за связанных с ними дополнительных проблем.

Таким образом, данная публикация представляет несомненный интерес в плане решения этой сложной проблемы, однако использовать, не глядя, содержащиеся в ней рекомендации для управления обычными документами (например, организационно-распорядительными), я бы не советовала – можно совершенно напрасно потратить немалые силы и средства.

В документе подробно описаны проблемы, связанные с использованием электронных обращающихся документов, и отмечено, что для некоторых из них надёжных, устоявшихся решений пока что не предложено.

По мнению рабочей группы, для однозначного выделения оригинала, в принципе, могут быть применены такие технологии, как цифровые идентификаторы объектов (digital object identifiers, DOI) и управление правами доступа к электронным объектам (digital rights management, DRM). Однако на практике проблема часто решается не путем обеспечения уникальности оригинала, а путем сохранения официального экземпляра инструмента в защищённой системе (при этом безразлично, сколько существует его дубликатов вне этой системы), и идентификации владельца инструмента – например, с использованием соответствующих реестров и регистров, которые могут вестись как государственным органом, так и доверенной третьей стороной. Другим вариантом может быть хранение такого инструмента в защищённой системе, а владельцем инструмента может признаваться лицо, имеющее к этому документу исключительный доступ.

В публикации довольно подробно рассмотрен именно вариант с реестрами/регистрами, с учетом имеющегося практического опыта.

Источники: блог С.В.Дрокова / сайт ООН
http://svdrokov.blogspot.com/2011/09/blog-post_7072.html
http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=A/CN.9/WG.IV/WP.115&Lang=E

Ведущие ведомства страны отчитались о своей готовности к оказанию государственных услуг с 1 октября 2011 года

Председатель Правительства Российской Федерации В.В.Путин 26 сентября 2011 года провёл совещание по вопросу предоставления государственных услуг населению. Отчитывались Минэкономразвития, Минкомсвязь, Федеральная налоговая служба, Пенсионный фонд, Федеральная миграционная служба. Речь пока что шла только о готовности к межведомственному взаимодействию на федеральном уровне, и все  присутствующие заявили, что они «всегда готовы».

Путин подчеркнул, что «это очень важный этап в реализации нашего системного проекта по совершенствованию эффективного, современного государственного механизма управления», отметив при этом, что «все вопросы, связанные с предоставлением государственных и муниципальных услуг, с внедрением здесь современных технологий, мы должны открыто обсуждать с гражданами, с людьми, с институтами гражданского общества, с предпринимательскими объединениями, с теми, кому предстоит пользоваться этими новыми возможностями. И нужен, конечно, очень скрупулёзный учёт конструктивных идей, предложений и критических замечаний».

Отмечая очередной раз проблему «грязных данных», накопившихся в государственных органах, В.В. Путин фактически установил срок, – 1 июля 2012 года, - до которого эти данные необходимо «проверять, своевременно учитывать и вносить коррективы», чтобы «наладить к нужному времени нужный объём и нужное качество работы».

Важно и то, что руководитель Правительства  в своей вступительной речи предположил возможность появления каких-либо сбоев в работе системы, но он считает возможным, что «хотя бы к концу следующего года система заработала в полном объёме и эффективно» (Как интересно! Все говорят о стартовой готовности, а руководитель Правительства надеется лишь, что к концу 2012 года хоть что-то заработает! – Н.Х.)

После такого жизнеутверждающего вступления наши ведущие ведомства, наиболее продвинутые в области информационных технологий и отвечающие за наиболее массовые и востребованные государственные услуги, доложили о своих достижениях.

Э.С.Набиуллина рассказала о работе по подготовке к переходу на межведомственное взаимодействие, в результате которой были разработаны технологические карты на 337 услуг, оказываемых федеральными ведомствами и требующих межведомственного взаимодействия. Всего в этих процессах используется 988 видов документов, при этом удалось сократить их количество на 311, которые оказались избыточными (Это стоит взять на заметку: треть видов документов – ненужные, и от них можно отказаться. - Н.Х.).

Набиуллина привела интересные данные по объему возможного межведомственного взаимодействия на примере Росреестра. В Росреестр поступает ежегодно около 26 млн. обращений на регистрацию, 68 млн. обращений или запросов на информацию. По значительной части этих обращений (как минимум 10 млн.) нужны выписки из единого реестра юридических лиц, который ведется ФНС. Оценивая затраты на изготовление и получение одной такой выписки в 100 рублей, Минэкономразвития считает, что при переходе на межведомственное электронное взаимодействие в данном случае экономия для граждан и бизнеса составит «где-то 1 миллиард рублей».

Сам Росреестр выдаёт справки в 33 ведомства по 88 услугам, что составляет примерно 35–40 млн. обращений в год. Это тоже переводится на межведомственное взаимодействие. Пилотные проекты проводятся в трех регионах– Башкортостане, Волгограде и Самаре.

Ведомства весьма серьезно готовятся к неприятностям при начале работы в электронной среде. По словам Набиуллиной, «в первые недели, особенно первые 10 дней, во всех ведомствах будут открыты горячие линии, для того чтобы получать данные от граждан, от бизнеса, настраивать систему».

По оценке В.В. Путина «пока эта система не будет доведена до регионального уровня, значит – в полноценном режиме работать не сможет. Но всё-таки между федеральными органами нужно налаживать систему уже сейчас».

Директор Федеральной миграционной службы К.О.Ромодановский также бодро пообещал, что  «полноценная работа по межуровневому и межведомственному взаимодействию позволит сократить оформление загранпаспорта для населения с 30 до двух-трёх дней с доставкой до «миллионников» Российской Федерации». ФМС «запускает» сразу 14 госуслуг. Сегодня через портал госуслуг  ФМЧ оказывает  650 тыс. электронных услуг, а всего ФМС оказывает 65 млн услуг в год.

Руководитель Федеральной налоговой службы М.В. Мишустин обратил внимание на то, что  ФНС является «поставщиком фактически в 57% случаев востребованности той или иной процедуры, когда необходимо межведомственное взаимодействие». Это, прежде всего, информация из единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а на третьем месте – еще один Единый государственный  реестр, который также ведет ФНС, - реестр налогоплательщиков.

Само же ведомство при своих взаимоотношениях с налогоплательщиками использует информацию от 15 ведомств. В этой связи, М.В. Мишустин очередной раз посетовал на проблему грязных данных, которая накапливалась годами.

А.В.Дроздов, председатель правления Пенсионного фонда РФ рассказал о ходе реализации услуги по представления информации по СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта), «который является идентификатором для всех федеральных органов исполнительной власти и субъектов в части баз данных по физическим лицам». С 1 октября ПФ РФ для всех федеральных органов и субъектов РФ в ответ на запросы, содержащие фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол будет сообщать СНИЛС, а при указании в запросе СНИЛС - подтверждать его правильность.

С этой целью ПФ провел предварительную сверку своих баз данных с крупнейшими базами данных других ведомств, в частности с ФМС (сведения на 150 млн. человек), с ФНС и Росреестром. ПФ РФ в течение одного дня планирует обрабатывать несколько миллионов запросов.

С 1 октября  2011 г. Пенсионный Фонд  вводит две госуслуги, которые требуют межведомственного документооборота: взаимодействие с налоговой службой по регистрации всех видов юридических лиц, и возможность распоряжения средствами материнского и семейного капитала. Остальные услуги (ещё дюжина, связанные с пенсиями и пособиями) будут вводиться с 1 июня 2012 года.

В конце совещания о программном обеспечении СМЭВ отчитался И.О.Щёголев.
Он заявил, что сейчас к системе межведомственного электронного взаимодействия «подключены все органы федеральной власти, в том числе те, которые непосредственно не участвуют в этом взаимодействии, но в случае если такая потребность возникнет, они через эту систему данные могут запросить». Щеголев похвалил систему, охарактеризовав её как надежную, распределённую и способную обрабатывать сейчас до 2 млн. обращений в сутки. (Если один только ПФ готовится отрабатывать до 1 млн. запросов в день, то, возможно, «труба» окажется узковата – Н.Х.). Ориентируясь на цифру 560 млн. обращений в год, Щёголев считает, что система «уже с избытком покрывает ежегодные потребности», и, при необходимости, сможет обрабатывать «даже больше миллиарда в сутки» (Он так и сказал – «в сутки», хотя ясно, что имел в виду «в год» - Н.Х.).

Мой комментарий: Материалы заседания наглядно показывают, что эксперты не ошибались, ещё в самом начале реализации этого проекта предупреждая о невозможности сразу во всей     стране и во всех органах государственной власти перевести на электронные рельсы всю систему государственного управления.

Многие специалисты считали более правильным начинать (как это делают за рубежом) с  наиболее востребованных организациями и населением услуг, оказываемых продвинутыми в плане ИТ министерствами и ведомствами, отладить на них технологию, и только потом постепенно, без суеты расширять эту деятельность. Сейчас, похоже, это начинают понимать и идеологи проекта.

Оговорки практически всех участников о возможных трудностях и о примерных сроках наступления того счастливого дня, когда СМЭВ заработает в полном объеме, говорят о том, что полномасштабного тестирования СМЭВ с одновременным подключением большой группы федеральных органов не проводилось. Так что в начале октября нас ждет любопытный эксперимент.

Источник: Официальный сайт Правительства Российской Федерации
http://government.ru/docs/16554/#

вторник, 27 сентября 2011 г.

Проект MoReq2010: Объявлено о создании независимого режима тестирования для MoReq2010; организациям предлагается обращаться за аккредитацией в качестве центров тестирования

В течение нескольких месяцев после официальной публикации спецификаций MoReq2010, о них не было никаких новостей. Наконец, 20 сентября 2011 года на сайте DLM-форума был опубликован приведенный ниже пресс-релиз.

Ранее в этом году DLM-форум объявил о публикации своих спецификаций Модульных требований к документным системам (MoReq2010). Спецификации MoReq2010 доступны по адресу http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=40_4e47a2abad7422897e078fd469dd9933&Itemid=129&lang=en .

Теперь DLM-форум стремится создать в Европе и за её пределами сеть аккредитованных центров тестирования, для проведения тестирования как программных продуктов, так и  внедрений на местах на соответствие спецификациям MoReq2010.

После того, как программный продукт или внедрение успешно пройдут тестирование в аккредитованном DLM-форумом центре,  поставщик этого решения сможет обратиться в DLM-форум за получением официального сертификата о прохождении тестирования, который будет выдаваться после проверки отчета о тестировании.

Подробные сведения обо всех продуктах и внедрениях, сертифицированных на соответствие MoReq2010, будут публиковаться на сайте DLM Форума.

Мы хотели бы подчеркнуть, что любая независимая организация, отвечающая квалификационным требованиям, может подать заявку на аккредитацию в качестве центра тестирования на соответствие MoReq2010. После принятия положительного решения об аккредитации, центры тестирования будут заключать соглашение с DLM-форумом о предоставлении услуг по тестированию.

Разработан проект типового соглашения (всего 51 страница, в т.ч. глоссарий на 7 страницах – Н.Х.) о создании аккредитованного центра тестирования на соответствие MoReq2010 и о последующем регулировании деятельности такого центра. Он доступен по адресу  http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=42_114d22273d1dffa39825dde3faedd569&Itemid=139&lang=en .

Проект соглашения уже разослан всем организациям, которые ранее обращались в DLM-форум и выражали заинтересованность в том, чтобы стать аккредитованными центрами тестирования, с целью получить их отзывы до того, как будет подготовлен его окончательный вариант. В то же время также приветствуются отклики и выражения заинтересованности в получении аккредитации от других заинтересованных организаций.

Список аккредитованных центров тестирования на соответствие MoReq2010, для использования поставщиками, будет вестись на сайте DLM-форума.

Общее описание процесса аккредитации центров тестирования, вместе с формой заявки, которую  должны подавать организации, желающие получить аккредитацию в качестве центров тестирования, приведены в Приложении 1 к проекту соглашения.

Полное описание процессов тестирования и сертификации и обязанностей аккредитованного центра тестирования приведено в Приложении 2.

Все выражения заинтересованности, отклики на проект соглашения, заявления и запросы следует направлять в секретариат DLM-форума, откуда они будут переданы в комитет по тестированию, аккредитации и сертификации (testing, accreditation and certification panel) Управляющего совета MoReq (MoReq Governance Board).

Источник: сайт DLM-форума
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=139%3Aseptember-20-2011-establishment-of-independent-moreq2010-testing-regime

Совет по архивному делу, часть II: Основные проблемы информатизации

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/blog-post_18.html  )

С докладом «Информатизация архивного дела в Российской Федерации» на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 15 сентября 2011 года выступил заместитель руководителя Росархива Олег Владимирович Наумов. Текст доклада см. http://archives.ru/coordination/council/doclad150911.shtml .

Заместитель руководителя Федерального архивного агентства О. В. Наумов
(фото с сайта Главного архивного управления Республики Татарстан)

О.В.Наумов напомнил коллегам о том, что в результате выполнения программы информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.):
  • Разработан программный комплекс «Архивный фонд»,
  • Проведено оснащение техникой федеральных архивов,
  • Создан интернет-портал «Архивы России».
Правда, изучение «первоисточника» (http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml ) показало, что в этом плане информатизации, помимо раздела «3. Организационные и практические работы», к которому относятся перечисленные выше достижения, был ещё и раздел «1. Научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России». Два из семи пунктов этого раздела предусматривали разработку нормативной базы:
1.1. Разработка системы нормативов, стандартов описания документов, классификаторов, необходимых для информатизации архивного дела России.

1.2. Подготовка нормативных документов и методических материалов по правовым проблемам использования архивной информации в электронной форме.
К сожалению, об итогах выполнения этих пунктов ничего сказано не было, но, с моей точки зрения, нормативная и методическая база для работы с электронными документами не создана даже к 2011 году.

О.В. Наумов также напомнил, что проект новой «Программы информатизации Федерального архивного агентства на 2011–2020 гг.» был одобрен коллегией Росархива 22 февраля 2011 г. После доработки объём окончательной редакции этого документа вырос до 200 страниц. Тремя основными направлениями программы являются:
  • Оказание государственных услуг в электронной форме,
  • Информатизация основной деятельности архивов,
  • Развитие и внедрение систем электронного документооборота (СЭД), системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
В настоящее время под «оказанием государственных услуг в электронном виде» архивами страны понимается, в основном, работа по информированию граждан и организаций о составе архивных фондов и деятельности архивов:
  • Развитие интернет - портала «Архивы России», организация доступа через портал е базам данных о документах Архивного фонда РФ, информационным ресурсам,
  • Развитие сайтов федеральных архивов,
  • Объединение информационных ресурсов федеральных архивов и предоставление к ним доступа через интернет.
До конца 2011 года на портале «Архивы России» в Центральном  фондовом каталоге (ЦФК) будет размещена информация о фондах ряда федеральных архивов. Описи этих фондов, фондовые каталоги остальных федеральных архивов и архивов субъектов федерации планируется разместить в свободном доступе в 2012 году. Доступ к ЦФК будет открыт и через портал госуслуг:
Из доклада заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве:

«Таким образом, мы выходим на создание автоматизированного информационного ресурса, позволяющего в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда и месте их хранения. В перспективе предусматривается организация доступа в ПК ЦФК через портал «Государственные услуги» простым гражданам, а посредством специального веб-сервиса через СМЭВ и федеральным органам исполнительной власти.»
Мой комментарий: С моей точки зрения, средства поиска в интернете информации о хранящихся в архивах фондах  и документах, онлайн-доступ к научно-справочному аппарату архивов (прежде всего, к описям) создают совершенно новые возможности для исследователей и других пользователей архивной информации, - например, для тех, кто годами безуспешно пытается найти документы, подтверждающие их трудовой стаж.

Правда, потребности растут сейчас опережающими темпами, доступа к НСА людям уже мало, они хотят большего, в том числе хотят иметь интернет-доступ к архивным документам, - но для этого государство должно выделить на проведение соответствующих работ более серьезное финансирование, не забыв про оплату труда архивистов. На одном энтузиазме архивов и их сотрудников далеко не уедешь…

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/iii_29.html )

понедельник, 26 сентября 2011 г.

Выполнение архивами запросов на основании закона о свободе доступа к государственной информации: Американский опыт

Электронный архивист Архивов штата Нью-Йорк Бонни Ведл (Bonnie Weddle), чьи заметки уже появлялись на этом блоге (см., например, http://rusrim.blogspot.com/2011/06/blog-post_5105.html ), опубликовала 16 сентября 2011 года на своём блоге l'Archivista (см. http://larchivista.blogspot.com/ ), короткую заметку о своём выступлении на прошедшей в конце августа конференции Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA), и выложила презентацию своего доклада:


В своём докладе Ведл описывает правовую среду, в условиях которой действуют государственные архивы, рассказывает о том, как Архивы штата Нью-Йорк выполняли два огромных по масштабу запроса, поданных на основании закона о свободе доступа к государственной информации, и о тех уроках, которые архивисты извлекли из полученного опыта.

Среди проблем, характерных для государственных архивов, Ведл отмечает (слайд 3):
  • Отсутствие взаимопонимания между специалистами по управлению документами и ИТ специалистами. На первых всё ещё смотрят как на представителей «бумажного мира», хотя электронные документы всё чаще попадают в архивы.

  • Как граждане, так и выборные должностные лица уже привыкли к удобствам, предоставляемым современными технологиями, и хотят, «чтобы всё просто выложили в онлайн-доступе».

  • Текущая экономическая и политическая обстановка не самая благоприятная. Идут сокращения численности персонала, сокращается финансирование ИТ-проектов. Правовая база управления документами и архивного дела проработана недостаточно, что особенно сказывается в условиях США, где судятся по любому поводу, а часто и без повода. И если запрашивающая сторона требует документы «все и сразу», то официальные лица, чьи интересы оказываются задеты, всячески препятствуют раскрытию документов, ссылаясь на определенные привилегии, предусмотренные для исполнительной власти.
Архивам приходится решать нелегкую задачу, балансируя между требования законодательства о свободе доступа к государственной информации, и законами, защищающими неприкосновенность личной жизни и ограничивающими доступ к медицинским документам, коммерческой тайне, к информации о продолжающихся переговорах по контрактам, к информации о критически-важной инфраструктуре, к документам, составляющим адвокатскую тайну, и к материалам уголовных расследований (слайд 5).

В качестве примера Бонни Ведл рассказала о том, как выполнялись два сложных запроса, один из которых был успешно выполнен, к удовлетворению клиента, а по поводу второго сейчас идут судебные «разборки» (слайд 6). Запрашивались документы, связанные с деятельностью Генерального прокурора штата Элиота Спитцера (Eliot Spitzer), объём которых в общей сложности составлял 1000 архивных коробов и 5 гигабайт электронных документов.

Под запрос попали тематические досье за период с 1957 по 2006 год. Только за 1999-2006 годы это 180 коробов бумажных документов и два архива, содержащие 23 тысячи сообщений электронной почты высокопоставленных сотрудников (эти архивы, в виде pst-файлов, были записаны на DVD-дисках, которые проводивший приём документов на хранение архивист обнаружил в одном из коробов). Даже при беглом просмотре стало ясно, что сообщения электронной почты содержат разнообразную конфиденциальную информацию (слайд 7).

Как и в нашем законодательстве, в американском законодательстве о свободе доступа к государственной информации наличие конфиденциальных сведений – не повод совсем отказать в выдаче соответствующих документов. Конфиденциальные сведения нужно вымарать, а всё остальное – представить запрашивающей стороне. Дело осложняется и тем, что, по американскому законодательству, запрашивающая сторона в праве настаивать на том, чтобы электронные документы представлялись именно в электронном виде, не менее удобном для изучения, чем оригиналы.

Соответственно, архиву пришлось подбирать подходящую технологию для цензурирования документов. От варианта распечатывания электронных документов на бумаге, вымарывания конфиденциальных сведений фломастером (с, возможно, последующим ксерокопированием, чтобы исключить возможность восстановления вымаранных сведений) отказались – слишком большой при этом оказывается нагрузка на технический персонал, тратится много бумаги, и все равно получатель имеет право требовать представления документов в электронном виде (слайд 12).

Предпочтительным оказалось преобразовывать сообщения электронной почты в формат PDF и использовать средства цензурирования, имеющиеся в программе Adobe Acrobat Professional начиная с 8-й версии (слайд 13).

В итоге сложился следующий процесс: pst-файлы импортировались в почтовую программуMicrosoft Outlook. Сообщения обрабатывались папка за папкой, проводился поиск по ключевым словам, согласованным с запрашивающей стороной, и очевидно не относящиеся к запросу материалы отсеивались. В итоге было выделено 3 тысячи потенциально подпадающих под запрос сообщений, которые были преобразованы в формат PDF (слайд 14). Затем архивистами был проведен первичный анализ, в ходе которого маркировалась информация ограниченного доступа, несомненно подлежащая вымарывания, и отдельно – та информация, относительно закрытости которой были сомнения (слайд 15). За эти последовал второй этап анализа, где более квалифицированные специалисты разбирались с потенциально закрытой информацией, консультируясь, при необходимости, с юристами (слайд 16).

Подготовленные архивистами материалы ещё раз проверялись группой специалистов Генеральной прокуратуры, которые тоже помечали подлежащую удалению информацию. Затем файлы были возвращены в Архивы штата, где специалисты ИТ-службы архивов подготовили отцензурированные версии документов и записали их на носители, для передачи запрашивающей стороне (слайд 17).

Анализируя опыт проделанной работы, архивисты отметили, что цензурирование остается очень трудоёмким процессом. За счет использования технологий удалось низить нагрузку на технический персонал, однако нагрузка на высококвалифицированных специалистов только возрастает.

Для того, чтобы группы, занимавшиеся анализом документов, работали успешно, проводилось обучение менее квалифицированного персонала, и осуществлялся контроль качества. Ключевым моментом было взаимодействие с юрисконсультом, при этом архивисты должны быть готовыми проявлять инициативу (слайд 18).

Мой комментарий: В скором будущем наши архивы вплотную столкнутся с этими же проблемами. Наше законодательство, в принципе, не очень отличается в этом вопросе от американского, просто граждане и организации его ещё только начинают его «осваивать». Так что опыт зарубежных коллег нам ещё может пригодиться :)

Источник: блог «l'Archivista» / Scribd
http://larchivista.blogspot.com/2011/09/saa-2011-skeletons-in-closet.html
http://www.scribd.com/doc/65248769/Personal-Privacy-and-Freedom-of-Information-in-the-Digital-Age-Challenges-and-Strategies-for-Government-Archivists

Россия: Работа над национальными стандартами в области управления электронными документами продолжается

В Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии компания ЭОС и Технический подкомитет ПК6 по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» направили на утверждение окончательную редакцию проекта национального стандарта ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» разработанного на основе перевода Технического отчета Международной организации по стандартизации ISO/TR 15801:2009 «Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability».

На сайте ПК6 выложен текст окончательной редакции проекта ГОСТ Р, см. http://www.pk6.eos.ru/news/detail.php?ID=84798 .

Одновременно с этим в ПК6 завершается подготовка первой редакции проекта стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (прямое применение ISO/TR 18492:2005).

Меня, как непосредственного участника данной работы, радует, что она близится к завершению, и что наши специалисты получат полезные современные документы, которые как раз сейчас, когда делопроизводство переводится на электронные рельсы, могут принести пользу. И пора подумать над тем, какие ещё международные стандарты можно было бы адаптировать в качестве национальных :)

Источник: Сайт подкомитета ПК6
http://www.pk6.eos.ru/work/list.php

воскресенье, 25 сентября 2011 г.

Штат Виктория, Австралия: Начато публичное обсуждение руководства по аудитам на соответствие законодательно-нормативным требованиям

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) не снижает темпов работы над стандартами. 15 сентября 2011 года на публичное обсуждение был вынесен очередной документ – руководство по аудитам на соответствие законодательно-нормативным требованиям (PROS 10/17 G5 Guideline: Compliance Audits).


Обсуждение продлится до 29 сентября 2011 года. Текст 24-страничного проекта руководства можно скачать по адресу: http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/ComplianceAudits.doc

Руководство входит в комплект документов, уточняющих и дополняющих «Стандарт оперативного управления» (PROS 10-17 Operations Management Standard, о нём см.
http://rusrim.blogspot.com/2011/01/blog-post_04.html и http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_3488.html  ), структура которого показана на рис.:


Стандарт оперативного управления и дополняющие его документы

Как отмечается во введении, данное руководство содержит указания по наилучшей практике в области создания программы внутреннего аудита делопроизводства для государственных органов штата Виктория. Руководство поможет государственным органам создать программу аудита на соответствие их делопроизводства законодательно-нормативным требованиям, опираясь на обязательные требования, содержащиеся в спецификации «Оперативное управление».

Данное руководство не описывает конкретные процедуры аудита, которым обязан следовать государственный орган. Каждый государственный орган должен определить, обязан ли он иметь программу аудита в масштабах всего этого органа.

Руководство основное внимание уделяет аудит практики делопроизводства/управления документами, и не включает рекомендаций по выбору и внедрению конкретных методик и систем аудита или использованию аудиторских консультационных услуг.

Источник: сайт PROV
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/89-Compliance-Audit-Guideline-Public-Exposure-Draft.html

суббота, 24 сентября 2011 г.

Испания: Опубликованы XSD-схемы для технических стандартов взаимодействия

Продолжая тему испанских технических стандартов национальной концепции интероперабельности (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/08/blog-post_5521.html ), стоит отметить, что 8 сентября 2011 года портал испанского «электронного правительства» (http://administracionelectronica.gob.es ), теперь на портале доступны XSD-схемы, включенные в качестве приложений в постановление государственного секретаря по вопросам государственной службы от 19 июля 2011 года, которым были утверждены технические стандарты взаимодействия для электронных документов (Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169 ), и постановление от 19 июля 2011 года, которым утвержден технический стандарт интероперабельности для электронных дел (Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico, http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13170 ).

Речь идет о XML-схемах (XSD), которые служат инструментом обеспечения интероперабельности в сфере обмена электронными документами и делами. Полный проект состоит из 8 XSD-схем,  гармонизированных с внешней XSD-схемой XMLDSig, применяемо при использовании подписей типа XAdES (европейский стандарт электронных цифровых подписей для XML-документов – Н.Х.).


Схемы включены в PDF-файлы, содержащие тексты упомянутых постановлений – это, соответственно, http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13169.pdf и http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13170.pdf .

Источник: портал «электронного правительства» Испании
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P804924061272303754870&langPae=es&detalleLista=PAE_13154970271030076

пятница, 23 сентября 2011 г.

Арбитражная практика: Организацию пытались наказать за использование недостоверных данных с официального сайта государственного органа

Сейчас, когда государственные органы страны в массовом порядке готовятся к оказанию государственных услуг в электронном виде и к использованию при этом базовых государственных информационных ресурсов, все актуальней становится вопрос о том, как эти ресурсы будут вестись, и каковы риски того, что в них может попасть недостоверная информация. О том, что проблемы с качеством информации действительно существуют, органы государственной власти, ведущие эти ресурсы, уже неоднократно говорили.

На этот раз Арбитражному суду города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в апреле 2011 года пришлось принимать решение о правомочности привлечения организации к налоговой ответственности за то, что, исчисляя налог, она использовала данные с официального сайта государственного органа, которые, как потом выяснилось, оказались недостоверными (дело № А56-73863/2010).

Суть дела

При исчислении земельного налога за 2008 и 2009 годы ООО «Алео» в качестве налоговой базы указало кадастровую стоимость земельного участка в сумме 111510 руб., на основании данных, опубликованных на официальном сайте Росреестра.

Однако в ходе проведения камеральной налоговой проверки налоговая инспекция установила, что стоимость  кадастровой стоимости земельного участка гораздо выше, и доначислило ООО не только сам налог, но и пени и штрафы  в общей сложности более миллиона рублей.

Инспекция использовала сведения о кадастровой стоимости, которые были до налоговых органов доведены Управлением Роснедвижимости в конце января 2009 г., и в которых стоимость земли существенно отличалась от той, что была указана на сайте Росреестра.

ООО, посчитав наказание несправедливым, обратилось в суд.

Позиция ООО

Данные, на основе которого ООО рассчитывало налог, были взяты с официального сайта Росреестра, и были подтверждены выписками с сайта по состоянию на 01 июля 2008 г. , 01 марта 2009 г., 01 мая 2009 г., и выпиской из государственного земельного кадастра от 17 января 2008 г. № 48/07-7818.

Вины ООО в том, что из-за этого им неверно был рассчитан налог нет, поэтому штрафы и пени начислены незаконно.

Позиция судов

Суд, рассмотрев позиции сторон и представленные доказательства, сделал вывод о том, что ООО проявил должную предусмотрительность и добросовестность при расчете налога.  Поскольку ошибка при исчислении налога возникла вследствие использования  недостоверных сведений, указанных в выписке из государственного земельного кадастра и на сайте, то это «свидетельствуют об отсутствии вины заявителя при исчислении налога».

Требования ООО суд удовлетворил частично, отменив штрафные санкции более чем на 570 тысяч рублей. Общество, не удовлетворённое таким решением суда, подало апелляционную жалобу, которую Тринадцатый арбитражный апелляционный суд рассмотрел в августе 2011 г.

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд счел подтвержденным материалами дела факт того, что при исчислении земельного налога за 2008 год ООО исходило из недостоверных данных о размере налоговой базы по спорному земельному участку, в связи с чем, налоговый орган обоснованно произвел доначисление налога за 2008 в сумме 1,4 млн. рублей.

Однако, учитывая, что неуплата (неполная уплата) ООО земельного налога была обусловлена тем, что на официальном сайте Росреестра в сети Интернет по состоянию на 01.07.2008 и в предоставленной ООО выписке из государственного земельного кадастра по состоянию на 17.01.2008 содержалась недостоверная информация о кадастровой стоимости спорного земельного участка, оснований для начисления пеней за нарушение срока уплаты земельного налога не имеется.

На этих основания апелляционный суд счел, что неправомерны не только штрафные санкции в отношении общества, но и начисленные пени за неуплату земельного налога за 2008 год и доначисление земельного налога за 2009 год в общей сумме более миллиона рублей.

Мой комментарий: В данном случае для ООО все закончилось хорошо, поскольку оно проявило должную предусмотрительность и задокументировало факты использования данных, размещенных на официальном сайте Росреестра. Благодаря этому, общество смогло доказать, что ошибка в расчетах налога произошла не по его вине.

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/

четверг, 22 сентября 2011 г.

Федеральная служба по финансовым рынкам разъяснила, как составлять исчерпывающие перечни инсайдерской информации

«Методические рекомендации по утверждению органами и организациями, указанными в пункте 9 статьи 4 Федерального закона «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» нормативных актов, содержащих исчерпывающие перечни инсайдерской информации» утверждены Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 24 мая 2011 г. № 11-22/пз-н. В них перечислены виды информации, которые рекомендуется включать в исчерпывающие перечни инсайдерской информации, утверждаемые нормативными актами органов и организаций.
Для справки: В ст. 3 федерального закона «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком», к инсайдерской информации государственных органов и организаций относится:
  • информация о принятых ими решениях об итогах торгов (тендеров);
  • информация, полученная ими в ходе проводимых проверок, а также информация о результатах таких проверок;
  • информация о принятых ими решениях в отношении конкретного ряда лиц, о выдаче, приостановлении действия или об аннулировании (отзыве) лицензий (разрешений, аккредитаций) на осуществление определенных видов деятельности, а также иных разрешений;
  • информация о принятых ими решениях о привлечении к административной ответственности этих же лиц, , а также о применении к указанным лицам иных санкций;
  • иная инсайдерская информация, определенная их нормативными актами.
В методических указаниях более подробно разъясняется, в каких случаях рекомендуется относить информацию государственных органов и организаций к инсайдерской.

Информация о решениях об итогах торгов (тендеров), принятых органами и организациями (п.2.2.), считается инсайдерской, если предметом торгов /(тендеров) :
  • являются ценные бумаги, иностранная валюта и (или) товары, допущенные к торговле на организованных торгах на территории РФ или в отношении которых подана заявка об их допуске к торговле на указанных торгах;

  • предметом торгов является заключение договоров (право на заключение договоров), являющихся производными финансовыми инструментами, цена которых зависит от финансовых инструментов, иностранной валюты и (или) товаров, допущенных к торговле на организованных торгах на территории РФ или в отношении которых подана заявка об их допуске к торговле на указанных торгах;

  • является право пользования участками недр федерального значения для разведки и добычи полезных ископаемых или для геологического изучения недр, разведки и добычи полезных ископаемых на участке недр федерального значения.
Информация, полученная в ходе проверок, проводимых органами и организациями (п.2.3.), а также информация о результатах таких проверок считается инсайдерской в случае, если:
  • такие проверки проводятся в отношении лиц, указанных в ст. 4 ФЗ «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации иманипулированию рынком»;

  • результаты таких проверок имеют отношение к этим же лицам.
Определение иной инсайдерской информации, подлежащей включению в исчерпывающий перечень инсайдерской информации, утверждаемый нормативным актом органа или организации, рекомендуется осуществлять на основании анализа полномочий соответствующего органа или организации (п.2.4.).

К иной инсайдерской информации рекомендуется относить информацию о решениях, принимаемых органами и организациями в результате реализации ими своих полномочий, если такие решения (п.2.5.):
  • принимаются в отношении лиц или затрагивают права и обязанности указанных лиц;

  • касаются финансовых инструментов, иностранной валюты и (или) товаров, допущенных к торговле на организованных торгах на территории РФ, или в отношении которых подана заявка об их допуске к торговле на указанных торгах;

  • касаются финансовых инструментов, цена которых зависит от финансовых инструментов, иностранной валюты и (или) товаров, допущенных к торговле на организованных торгах на территории Российской Федерации, или в отношении которых подана заявка об их допуске к торговле на указанных торгах;

  • касаются правил проведения организованных торгов на территории РФ и (или) правил (требований) допуска к торговле на указанных торгах финансовых инструментов, иностранной валюты и (или) товаров.
Мой комментарий: Думаю, было бы правильно, если бы ФСФР подала пример другим и первой составила подобный перечень. Однако пока что на сайте ФСФР я не смогла обнаружить исчерпывающего перечня инсайдерской информации этого уважаемого государственного органа :)

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/338476/

среда, 21 сентября 2011 г.

Общество американских архивистов разработало программу обучения и сертификации «специалистов электронных архивов»

Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) предложило в этом году новую учебную программу подготовки специалистов электронных архивов (Digital Archives Specialist, DAS), а также программу сертификации таких специалистов.

Учебная программа, разработанная экспертами в области электронных архивов, разбита на четыре уровня обучения, что помогает слушателям выбирать нужные им курсы, исходя из уже имеющихся у них специфических знаний, уровня подготовки и потребностей. Уровни обучения следующие:

Базовые курсы – здесь основное внимание уделяется важнейшим навыкам, которые необходимы для управления электронными архивами (термин «архивы» по тексту часто используется в смысле «массивы архивных электронных документов» - Н.Х.). Эти курсы в основном (хотя и не исключительно) ориентированы на потребности практиков – тех архивистов, которые уже работают или собираются работать непосредственно с электронными документами. На этих курсах даются знания и навыки, которые архивист сможет внедрить в своей работе уже в следующем году. Темы курсов:
  • Основные виды электронных документов

  • Основы управления электронными документами: с чего начинать

  • Мыслить «по электронному»

  • Стандарты для электронных архивов

  • Метаданные для начинающих

  • Экспертиза ценности электронных документов

  • Курирование электронных материалов: Создание условий для успеха
Тактические и стратегические курсы – они нацелены на развитие тех навыков, которые необходимы архивистам для осуществления существенных изменений в их организациях, с тем, чтобы они могли создавать электронные архивы и всерьёз заниматься управлением электронными документами. Они в основном ориентированы на потребности руководителей младшего и среднего звена - на тех архивистов, которые руководят другими специалистами и отвечают за выполнение программ и планов. Знания и навыки, получаемые на этих курсах, архивист, возможно, сумеет реализовать на практике в течение ближайших пяти лет.
  • Электронные документы и архивы: Следующий шаг

  • Прием на хранение и ввод в систему

  • Электронные хранилища

  • Долговременная сохранность электронных архивов: Концепции и компетенции

  • Правовые проблемы электронных архивов

  • Разработка спецификаций и технических заданий для систем управления электронными документами

  • Электронные архивы и библиотеки

  • Предоставление доступа к электронным архивам

  • Сплочение коллектива и информационно-пропагандистская деятельность электронных архивов (Inreach and Outreach for Digital Archives)
Курсы по инструментам и сервисам посвящены конкретным инструментам и сервисам, которые архивисты должны использовать при работы с электронными архивами. Это практические курсы по конкретным программным продуктам и другим инструментам, в основном адресованные архивистам-практикам. Полученные на этих курсах знания и навыки архивист может применять сразу.
  • Системы управления архивным контентом

  • Обеспечение сохранения содержимого почтовых ящиков электронной почты с использованием  XML

  • Возможности по обеспечению долговременной сохранности, предоставляемые форматом PDF

  • Электронная судебно-следственная экспертиза (Digital Forensics)
Трансформационные курсы делают упор на те знания и навыки, которые требуются архивистам для того, чтобы кардинально изменить свою профессиональную деятельность и трансформировать свои учреждения в полноценные электронные архивы. Они главным образом ориентированы на потребности руководителей архивных служб – на тех архивистов, которые руководят всей архивной деятельностью в учреждении. Даваемые на этих курсах знания и навыки могут быть реализованы архивистом на практике в течение ближайших десяти лет.
  • Информационная архитектура

  • Управление электронными документами в архивах и специальных коллекциях

  • Планирование курирования электронных материалов и обеспечение устойчивого развития
Основных компетенции специалиста электронных архивов

Разработанная Обществом американских архивистов программа обучения и сертификации продумана таким образом, чтобы обладатель сертификата DAS был способен:
  • Понимать природу документов в электронной форме, включая особенности различных носителей информации, природу зависимости от системы, и воздействие с течением времени на целостность документов.

  • Определять и объяснять различной аудитории и различным партнерам требования, роли и обязанности, связанные с электронными архивами.

  • Разрабатывать стратегию и тактику проведения экспертизы ценности, описания, управления, организации и обеспечения сохранности электронных  архивов.

  • Объединять имеющиеся технологии, инструменты, программное обеспечение и носители информации в интересах проведения экспертизы ценности, описания, управления, организации, обеспечения сохранности доступа к электронным коллекциям.

  • Планировать интеграцию новых инструментов или последующих поколений появляющихся технологий, программного обеспечения и носителей информации.

  • Курировать, сохранять и извлекать оригиналы и рабочие копии электронных архивных документов.

  • Обеспечивать надежную организацию и выполнение онлайн-обслуживания целевых сообществ пользователей.
Для получения сертификата DAS, нужно успешно завершить (посетить лекции и сдать экзамены) девять обязательных курсов из четырех уровней обучения, а именно:
  • Четыре базовых курса,
  • Три тактико-стратегических курса,
  • Один курс по инструментам и сервисам,
  • Один трансформационный курс,
а также сдать в течение 24 месяцев итоговый экзамен по всей программе.

Источник: сайт SAA
http://www2.archivists.org/prof-education/das
http://www2.archivists.org/node/14369
http://www2.archivists.org/node/14370
http://www2.archivists.org/node/14371
http://www2.archivists.org/node/14372
http://www2.archivists.org/node/14406

Арбитражная практика: За каждый выброшенный на свалку документ организацию попытались оштрафовать на 29 тысяч рублей

На это решение я натолкнулась совершенно случайно, и оно убедительно говорит о том, что документы организации не стоит выбрасывать куда попало.

Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области в апреле 2011 года рассматривал дело № А56-5838/2011 о привлечении ООО «Дарья» к административной ответственности за «несанкционированное размещение отходов производства и потребления на почве» (говоря по-русски – за несанкционированную свалку бытового мусора).

Суть спора

В марте 2010 года должностное лицо Комитета государственного контроля природопользования и экологической безопасности Ленинградской области в присутствии двух понятых изучило несанкционированную свалку бытовых отходов, которая была организована  в районе н.п. «Красная долина» на территории бывшего песчано-гравийного карьера. В результате осмотра среди разнообразного мусора были обнаружены документы, принадлежащие ООО «Дарья» - несколько накладных за 2006 год, заверенных синей печатью общества. По результатам осмотра был составлен протокол, проведена фотосъёмка. На основании протокола на ООО было заведено  дело  об административном правонарушении, и оно было оштрафовано на 175 тысяч рублей.

Общество, само собой разумеется, обратилось в суд.

Позиция ООО

Основным аргументом ООО было то, что оно «не осуществляет деятельности по обращению с отходами». Обществом в материалы дела был представлен договор, заключенный с ООО «Приморское коммунальное предприятие» на оказание услуг по вывозу и утилизации отходов.

Согласно условиям договора, именно ООО «Приморское коммунальное предприятие» осуществляет вывоз и утилизацию отходов, образованных в процессе деятельности ООО  по адресам: пос. Камышовка, пос. Рябовка, пос. Красная Долина; прием и захоронение отходов осуществляется исполнителем самостоятельно (пункт 1.1 договора). ООО также представило в суд документы, подтверждающие оказание ООО «Приморское коммунальное хозяйство» услуг по вывозу и утилизации твердых бытовых отходов за январь - март 2010 года.

Позиция судов

Рассмотрев материалы дела, оценив собранные по делу доказательства в совокупности и взаимосвязи, суд посчитал, что в материалах дела отсутствуют доказательства, позволяющие с необходимой достоверностью убедиться в вине ООО.

Имеющиеся в деле материалы не позволили суду придти «к однозначному выводу о том, кем были размещены обнаруженные отходы», поскольку при  обследовании свалки были «обнаружены не только отходы, принадлежащие ООО «Дарья», но и отходы МОУ ДОД «Краснодолинская ДМШ», ООО «Фармацевтическая фирма «Фламинс», которые также заключили договоры с ООО «Приморское коммунальное предприятие» о вывозе отходов».

Кроме того, суд установил и ряд процессуальных нарушений при производстве по делу об административном нарушении. Так, акт осмотра, проводившегося в отсутствие представителя Общества в присутствии двух понятых, в качестве приложения содержит материалы фотофиксации. Указанные фотографии были подписаны лишь лицом, осуществлявшим фотофиксацию, а понятыми не подписаны.

Арбитражный суд признал незаконным и отменить постановление Комитета по государственного контроля природопользования и экологической безопасности Ленинградской области о привлечении к административной ответственности ООО.

В июле 2011 года Тринадцатый арбитражный апелляционный суд рассмотрел апелляционную жалобу государственного органа и оставил её без удовлетворения. При этом суд сделал вывод о том, что сведений, подтверждающих «факт осуществления обществом самостоятельного размещения отходов на территории карьера, в материалы дела не представлены». Наличие среди отходов документов, принадлежащих ООО «Дарья» (шесть накладных), не может, по мнению суда апелляционной инстанции, однозначно свидетельствовать о том, что указанные отходы на данной территории размещены обществом. Кроме того, как следует из протокола осмотра от 01.03.2010, при обследовании территории обнаружены не только документы, принадлежащие ООО «Дарья», но также документы других организаций.

Мой комментарий: Этот пример – лишний повод задуматься о надлежащей организации уничтожения документов, в интересах обеспечения безопасности организации и снижения различного рода рисков. Выбрасывать деловые документы в мусорные корзины без предварительного шредирования – все-таки очень рискованная практика :)

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/

вторник, 20 сентября 2011 г.

США: Рекомендации неправительственных организаций администрации США относительно управления документами в электронной среде

20 сентября 2011 года Белый дом официально представит свою международную программу «Партнерство открытого правительства» (Open Government Partnership, OGP) - глобальную инициативу, направленную на большую прозрачность, эффективность и подотчетность государственного управления.

Цель нового партнерства – создать «инструмент для дальнейшего продвижения в достижении поставленных Президентом Обамой и госсекретарем Клинтон целей в плане укрепления демократии и соблюдения прав человека, борьбы с коррупцией и использования технологий и инноваций для преобразования государственного управления в 21-м веке». К настоящему времени 22 страны заявили о своем участии (из постсоветских республик в списке обнаруживаются Грузия и Молдова), и ещё ряд стран прислали письма о намерении присоединиться. Для участия стране необходимо присоединиться к высокоуровневой Декларации открытого правительства (Open Government Declaration), разработать – обязательно с проведением публичного обсуждения – национальный план действий, и дать согласие на независимое информирование об их прогрессе.

К участию в партнерстве допускают не всех подряд, а только тех, кто «продемонстрировал приверженность открытому правительству  в четырех ключевых областях, что подтверждено объективными индикаторами и удостоверено независимыми экспертами». Россия тоже есть в соответствующем списке «хороших» стран.

В свете этой инициативы, группа неправительственных организаций, таких, как «Проект надзора над деятельностью государственных органов» (Project On Government Oversight, POGO), «Открыть правительство» (OpenTheGovernment.org, OTG.org), подготовила, совместно с другими организациями гражданского общества, ряд рекомендаций, которые должны помочь администрации Обамы  сформировать основательный первоначальный план действий со стороны США.

На сайте POGO с 30 августа по 8 сентября были опубликованы четыре рекомендации:
Ниже приведен полный перевод рекомендаций по управлению документами в электронной среде, которые, на мой взгляд, представляют определенный интерес:

Комментарии относительно разработки плана действий США в рамках «Партнерство открытого правительства», подготовленные неправительственными организациями POGO, OpenTheGovernment.org, и «Граждане по этику и ответственность в Вашингтоне» (Citizens for Ethics and Responsibility in Washington).

Мы приветствуем то, что Администрации в первый же день своей работы ввела систему архивирования электронной почты, которая обеспечивает сохранность и управляет электронными документами Белого дома, включая даже сообщения, посылаемые Президентом через смартфон Blackberry. Настало время государственным органам сделать то же самое в отношении их электронных документов.

В краткосрочной перспективе:

Федеральный совет ИТ-директоров (Federal Chief Information Officer Council), позиционирующий себя в качестве «главного межведомственного форума по улучшению практики проектирования, модернизации, использования, эксплуатации, организации совместного доступа и повышения производительности федеральных информационных ресурсов», по идее, должен был бы взять на себя лидирующую роль в области управления электронными документами. Однако Архив национальной безопасности (National Security Archive, неправительственная организация – Н.Х.) присудила ему премию Розмари (Rosemary Award) за 2010 год, за наихудшие показатели работы по созданию открытого правительства, поскольку Совету ещё только предстоит приступить к рассмотрению вопроса об обеспечении сохранности электронных документов и управления ими.

В прошлом году, Национальные Архивы (NARA) установили связь между Советом ИТ-директоров и Федеральным советом по управлению документами (Federal Records Council,  FRC) путем организации регулярных совместных встреч. Эти встречи должны периодически проводиться с участием внешние заинтересованных сторон - в том числе общественных групп.

В качестве причин, по которым федеральное правительство в настоящее время не в состоянии как следует управлять своими электронными документами, обычно называются отсутствие общих стандартов и интероперабельности между системами государственных органов. Усилия Совета ИТ-директоров и FRC, опираясь на рекомендации Национальных Архивов, следует направить на определение единых требований к управлению электронными документами и на разработку программного обеспечения с открытым исходным кодом, соответствующего этим требованиям хотя бы на базовом уровне. Государственные органы будут иметь возможность работать с поставщиками, с тем, чтобы адаптировать системы под свои потребности, одновременно обеспечивая при этом сохранение информации в общем формате в масштабах всего правительства.

В среднесрочной перспективе:

Администрация дала указания государственным органам активизировать использование ими облачных вычислений. В сентябре 2010 года Национальные Архивы выпустили бюллетень, в котором указали на ряд проблем управления документами в среде облачных вычислений, но пока что нет свидетельств того, что государственные органы уделяют этим вопросам достаточно внимания - до своего перехода в облака. Администрации должна потребовать, чтобы государственные органы, до перехода в облака, официально заверили Национальные Архивы в том, что использование ими облачных вычислений отвечает всем требованиям Национальных Архивов. Те государственные органы, которые уже используют облачные вычисления, должны официально заявить о выполнении требований Национальных Архивов в течение 5 месяцев.

Отчеты Национальных Архивов об итогах самооценки государственными органами положения дел с управлением документами и материалы аудитов показывают масштабы проблем, с которыми сталкиваются государственные органы при обеспечении надлежащего управления и сохранности документов, особенно электронных. По данным отчета NARA за 2010 год, см. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-self-assessmemt.pdf , 95% федеральных агентств, ответивших на опросники, самооценили риск утраты ими электронных документов как средний или высокий. В каждый государственный орган следует направить инструкторов (detailees) Национальных Архивов, для того, чтобы помочь им надлежащим образом управлять электронными документами и обеспечивать их сохранность. Эти инструкторы помогут государственным органам проанализировать причины несоответствия ожиданиям, будут проводить обучение и работать с персоналом с целью добиться улучшений и создать инфраструктуру, обеспечивающую устойчивость этих улучшений.

В длительной перспективе:

Администрации, совместно с соответствующими комитетами Конгресса, следует проанализировать и обновить Закон о федеральных документах (Federal Records Act), с тем, чтобы требования закона лучше соответствовали условиям всё более электронной рабочей среды. Как минимум, закон должен расширить роль генеральных инспекторов (Inspectors General - руководители специальных органов, уполномоченных проводить аудит деятельности государственных органов – Н.Х.) в надзоре над управлением документами, включая автоматическую извещение генерального инспектора в случае, если проведенный Национальными Архивами аудит показал, что документы государственного органа подвергаются рискам. Мы также поддерживаем введение права сторонних организаций предъявлять соответствующие иски.

Усовершенствованные технологии необходимы для того, чтобы правительство  улучшило управление своими электронными документами, но одних их недостаточно. Дополнительное внимание должно быть уделено не только управлению документами, но также и специалистам по управлению документами. Департаменту управления персоналом (Office of Personnel Management, OPM – независимое агентство правительства США, управляющее системой государственной службы – Н.Х.) следует создать новую федеральную профессию и служебную лестницу для специалистов по управлению документами. Профессионализация федеральных специалистов по управлению документами путем введения новой профессии и служебной лестницы поможет государственным органам более эффективно набирать персонал, нацеленный на управление документами.

Представлено 30 августа 2011 года организациями:
  • «Открыть правительство» (OpenTheGovernment.org)
  • «Граждане за этику и ответственность в Вашингтоне» (Citizens for Responsibility & Ethics in Washington, CREW)
  • «Проект надзора над деятельностью государственных органов» (Project On Government Oversight, POGO)
  • «Архив национальной безопасности» (National Security Archive)