Осенний «урожай» стандартов в штате Виктория, Австралия, часть I

На блоге уже выложены два десятка материалов, рассказывающих  об опыте австралийского штата Виктория по созданию современной системы стандартов, спецификаций и руководств для государственных органов, см., например, http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV . А вот 22-23 сентября 2011 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало для публичного обсуждения сразу пять новых документов – два стандарта и три спецификации.

В стандартах, напомню, формулируются основные принципы, которые должны соблюдаться независимо от вида и формата документов. В спецификациях, в свою очередь, устанавливаются уже более конкретные требования к управлению документами и к соответствующим системам, сгруппированные по соответствующим принципам, выполнение которых они поддерживают.

Стандарт контроля

Документ объёмом 15 страниц доступен по адресу http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/StandardControl.doc

Как отмечается в предисловии, данный стандарт содержит обязательные для государственных органов штата Виктория принципы, касающиеся делопроизводческих мер контроля и управления над государственными документами. В их число входит минимальный обязательный набор метаданных, которыми должны быть снабжены государственные документы, с тем, чтобы можно было понять их структуру, контекст и историю. Стандарт также охватывает вопросы классификации и отслеживания выполняемых действий, включая перемещение документов и управление ими.

Стандарт применим к делопроизводческим мерам контроля и управления метаданными, классификацией и отслеживанием государственных документов, независимо от их формата и вида носителей.

Внедрение данного стандарта позволит обеспечить:

• Возможность представления обоснованных свидетельств деловой деятельности государственного органа, поскольку документы можно будет интерпретировать в контексте деловых процессов, приведших к их созданию,
  
  
• Эффективное управление управления документами в масштабах государственного органа, поскольку действия по управления документами будут инициироваться при их классификации,
  
  
• Более эффективное выполнение запросов, поскольку документы можно будет быстро отыскать и правильно понять.

Принципов всего лишь три:

• Принцип метаданных: Должны захватываться, поддерживаться и связываться с документами элементы метаданных, необходимые для использования во времени деловых документов и понимания их структуры, контекста и истории управления.
  
  
• Принцип классификации: Деловые документы классифицируются в соответствии с деловыми классификационными схемами, которые должны быть согласованы и взаимосвязаны с мерами управления доступом и программами отслеживания сроков хранения документов и их последующего уничтожения либо передачи на архивное хранение.
  
  
• Принцип отслеживания: Осуществляется точное отслеживание деловых документов с помощью систем, создающих, захватывающих и хранящих информацию о движении документов и о выполняемых над ними действиях.

В комплект стандарта контроля будут входить 5 документов (стандарт, спецификация и 3 руководства, см. рис.):

Это:

• Спецификации по контролю (Specification 1 Control) – выложена для публичного обсуждения;
• Руководство по метаданным (Guidance 1: Metadata, в работе),
• Руководство по классификации (Guidance 2: Classification, в работе),  и
• Руководство по отслеживанию (Guidance 3: Tracking, в работе).

Обсуждение данного стандарта и спецификации продлится до 14 октября 2011 года. Замечания и предложения принимаются как через сайт, так и по электронной почте.

Спецификации по контролю

Одновременно со стандартом контроля для публичного обсуждения выложена и соответствующая спецификация объёмом 12 страниц, доступная по адресу: http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/uploads/ControlSpecification.doc .

Данная спецификация содержит набор детальных требований (всего их 11), определяющих критерии, по которым оценивается уровень внедрения стандарта управления. Выполнение этих требований обеспечит эффективное управление контрольной деятельностью, включая:

• Сохранение во времени контекста документов, за счёт снабжения всех деловых документов соответствующими метаданными;
  
  
• Непрерывное управление документами благодаря согласованности классификационных схем, мер управления доступом и программ решения судьбы документов по истечении сроков хранения;
  
  
• Точное отслеживание местоположения деловых документов и выполняемых над ними действий.

(Окончание следует)

Источник: сайт PROV
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/92-Consultative-Forums-Control-and-Access-Standards.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/94-Control-Standard-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html
http://210.8.122.120/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/95-Control-Specification-Draft-for-review-during-Public-Exposure.html