Вышли в свет труды конференции Общества по науке и технологиям управления графическими образами 2018 года, посвященной электронной архивации

Американская коллега д-р Черил Эстрайхер (Cheryl Oestreicher) в посте, выложенном 19 июля 2018 года на её блоге «Публикационная деятельность в архивной профессии» (Publishing in the Archives Profession, см. https://archivespublishing.com/2018/07/19/new-recent-publications-various-2/ ), обратила внимание на недавно опубликованный сборник трудов конференции «Архивация 2018».

Конференция, организованная Обществом по науке и технологиям управления графическими образами (Society for Imaging Science and Technology, http://www.imaging.org ) прошла в Вашингтоне, США, 17-28 апреля 2018 года. Программа конференции доступна по адресу http://www.imaging.org/Site/PDFS/Conferences/Archiving/2018/Archiving2018PrelimProgram.pdf .

О самой конференции говорится следующее:

«Конференция по (электронно-цифровой) архивации Общества по науке и технологиям управления графическими образами даёт уникальную возможность как ученым, интересующимся созданием и управлением графическими образами, так и представителям сообщества специалистов, занимающихся обеспечением сохранности культурно-исторического наследия (кураторам, архивистам, библиотекарям, фотографам и т.д.) со всего мира собраться и обсудить наиболее острые проблемы, связанные с обеспечением электронной сохранности и курирования аналоговых и иных документов и объектов,  относящихся к культурному наследию.

Авторы докладов представляют музеи, архивы, библиотеки, государственные учреждения, промышленность и академические круги.

В докладах, представленных на этом ежегодном международном форуме, рассматриваются самые инновационные темы, относящиеся к мультиспектральному и трехмерному сканированию, а также передовые практики управления потоками работ, распространению материалов, стандартам и управлению активами / коллекциями и их использованию.»

Сейчас материалы конференции (к сожалению, небесплатно) доступны на сайте справочно-информационной системы Ingenta, см. http://www.ingentaconnect.com/content/ist/ac/2018/00002018/00000001 , ISSN 2161-8798 (для печатного издания); 2168-3204 (для электронной версии). Мне всегда интересен спектр тем докладов, и я бы выделила в данном случае следующие (к каждому докладу дана короткая аннотация):

• Михаэль Лютген (Luetgen, Michael) «Обеспечение долговременной сохранности в аналоговой и электронной форме – Живо ли микрофильмирование?» (Digital vs. Analogous Long Term Preservation Microfilm still alive...?), стр. 26-28,  см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00005;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01


• М.Холтман (Holtman, M.) и Н. ван Зееланд (van Zeeland, N.) «Оцифровка с использованием принципов из мира индустрии» (Digitization with Use of Principles from the World of Industry), стр. 29-32, см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00006;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01


• Майкл Хорсли (Horsley, Michael) и Кевин ДеВорси (DeVorsey, Kevin L.) «Руководство по оцифровке документов федерального правительства США» (Developing Guidelines for Digitization of US Federal Government Records), стр. 33-36, см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00007;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01


• Александр Хершунг (Herschung, Alexander) «Обеспечение долговременной сохранности веб-сайтов» (Long term preservation of websites), стр. 58-59, см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00012;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01


• Ким Джепьон (Kim, Jae-Pyeong), Шин Юнминь (Shin, Yong-Min) и Ким Санкук (Kim, Sang-Kook) «Исследования в области использования распознавания речи при работе с аудиовизуальными документами в Национальных Архивах Республики Корея» (Research on Applying Speech Recognition for Audio-Visual Records at the National Archives of Korea), стр. 88-92, см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00019;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01


• Ли Чиюн (Lee, Ji-Yong) и Ким Санкук (Kim, Sang-Kook) «Создание аудиовизуальной системы архивации в Национальных Архивах Республики Корея. Описание опыта» (Development for Audio-Visual Archiving System of The National Archives of Korea: A Case Study), стр. 133-138, см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00028;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01 


• Кит Аррингтон (Arrington, Kit) и Кейт Мюррей (Murray, Kate) «Архитектура, проектирование и конструирование – Архивация электронных активов: Прошлое, настоящее и будущее» (Architecture, Design & Engineering – Archiving Digital Assets: Past, Present and Future), стр. 139-142, см. http://www.ingentaconnect.com/contentone/ist/ac/2018/00002018/00000001/art00029;jsessionid=p0c1s5fqp3bh.x-ic-live-01

Источники: сайт IngentaConnect / блог «Публикационная деятельность в архивной профессии»
http://www.ingentaconnect.com/content/ist/ac/2018/00002018/00000001
https://archivespublishing.com/2018/07/19/new-recent-publications-various-2/

Китай: Обсуждается проект нового стандарта по интеграции технологии микрофильмирования и управления электронными графическими образами

Как сообщили китайские блоггеры, 6 апреля 2017 года Национальные Архивы Китая опубликовали извещение о начале обсуждения проекта нового стандарта DA/T «Спецификации для интегрированных систем микрофильмирования и управления электронными графическими образами» (《纸质档案缩微数字一体化技术规范》, самоназвание на английском языке: Specification for microfilm-digital image integration). В извещении,  адресованном архивам всех уровней, архивным подразделениям органов власти, в частности, сказано:

На веб-сайте Национальных Архивов ( http://www.saac.gov.cn/ ) опубликован для публичного обсуждения стандарт архивно-документационной отрасли «Спецификации для интегрированных систем микрофильмирования и управления электронными графическими образами».

Пожалуйста, организуйте изучение данного проекта соответствующими специалистами и подготовку замечаний. Замечания и предложения следует направлять в Национальные Архивы до 4 мая 2017 года по электронной почте. Замечания, присланные с опозданием, рассмотрены не будут.

Текст проекта объёмом 21 страница доступен по адресу http://www.saac.gov.cn/news/site2/20170407/00e04ce089701a513da101.doc

Мой комментарий: Как я понимаю, стандарт относится к технологии, ранее известной как COM/COLD – когда в рамках единого процесса аналоговые документы сканируются и полученные образы одновременно фиксируются в аналоговом виде на микропленке и записываются на электронные носители (первоначально это были лазерные диски). Интерес к данной технологии понятен – в Китае сейчас выполняется целый ряд масштабных проектов оцифровки документов, в том числе архивных, и в тех случаях, когда требуется создавать страховой фонд тех же документов на микропленке, рационально это делать с использованием единой системы / процесса.

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие положения
5. Подготовительные операции
6. Сканирование и запись полученных графических образов
7. Обращение с носителями информации и их хранение
8. Взаимосвязь электронных образов и образов на микропленке
9. Приёмка результатов сканирования
Приложение A: Примеры тестовых мишеней
Приложение B: Примеры соответствующих ярлыков и этикеток

Источник: сайт Национальных Архивов КНР
http://www.saac.gov.cn/news/2017-04/07/content_181960.htm
http://www.saac.gov.cn/news/site2/20170407/00e04ce089701a513da101.doc  

Патентование: Заявка на интегрированную аналого-цифровую систему архивации и методы обеспечения долговременной сохранности документов

Я продолжаю следить за активностью в области патентования идей и методов, относящихся к управлению документами и архивному делу (предыдущие посты об этом см. в подборке http://rusrim.blogspot.ru/search/label/патенты ).

Немецким специалистом Матиасом Шпехтом (Specht, Matthias) 5 июля 2016 года была подана и 12 января 2017 года опубликована заявка № 20170011051-A1 на получение патента США, озаглавленная «Интегрированные цифро-аналоговые системы архивирования и методы обеспечения сохранности документов» (Integrated Digital-Analog Archiving Systems and Methods for Document Preservation, см. http://www.freepatentsonline.com/20170011051.pdf ).

Описание изобретения сформулировано следующим образом:

«Интегрированная цифро-аналоговая система архивирования может автоматически инициировать процесс миграции для перемещения электронных документов в медиа-библиотеку.

Изображение, формируемое на аналоговом носителе информации

В отношении каждого электронного документа, система способна отыскать его на  цифровом носителе для хранения данных, извлечь из него метаданные, определить размер, ориентацию и формат, создать индикаторы, указывающие начало и конец документа при его сохранении на аналоговом носителе данных, сформировать идентификатор аналогового документа для идентификации электронного документа, записанного на аналоговом носителе данных, создать масштабированный графический образ электронного документа исходя из его размера, ориентации и формата, сформировать текстовую строку, основанную, по меньшей мере частично, на извлеченных метаданных, и записать индикаторы, идентификатор аналогового документа, масштабированное изображение электронного документа и текстовую строку на аналоговом носителе данных.»

Таким образом, речь идёт о подсистеме микрофильмирования электронных документов и о создании интегрированной системы хранения документов как в электронном виде, так и на микроформах, что вроде бы не является кардинально новой идеей :) Посмотрим, будет ли в конечном итоге выдан патент.

Источник: сайт FreePatentsOnline
http://www.freepatentsonline.com/y2017/0011051.html
http://www.freepatentsonline.com/20170011051.pdf

Заменит ли «наноформа» микроплёнку?

Прогресс не обходит стороной и сферу аналоговых технологий хранения информации. Участники французского проекта «Фаренгейт 2451» (Fahrenheit 2451, http://www.fahrenheit2451.fr/ ), начиная с 16 июня 2015 года, предлагает желающим изготовить на заказ сапфировые диски, содержащие микроизображение страниц текста, фотографий и т.д. Информация записывается как на микроформы - в виде аналоговых микрообразов, и может читаться, при необходимости, с помощью сильной лупы.

Этот демонстрационный диск можно даже поизучать, см. http://www.fahrenheit2451.com/kolor/fahrenheit2451/index.html

Разработчики предлагают и сувенирные варианты «наноформы»

Как заявляют разработчики, сапфировые диски, в отличие от микроплёнки, чрезвычайно устойчивы к различным неблагоприятным воздействиям.

Рекламный видеоролик о «наноформах» можно посмотреть здесь:

Источники: сайт проекта Fahrenheit 2451 / YouTube
http://www.fahrenheit2451.fr/
https://youtu.be/xC2GD0qpQhQ

Судебная практика Канады: Заверенная копия документа на микроплёнке приравнивается по доказательной силе к оригиналу

На данное дело обратила внимание Канадская ассоциация специалистов по информационному праву (Canadian IT Law Association), в заметке, опубликованной на её блоге 14 августа 2013 года.

Дело № 540-22-018366-129 «Королевский банк Канады против Миникоззи» (Banque Royale du Canada c. Minicozzi) слушалось в суде провинции Квебек (Québec) 5 июня 2013 года.

Суть дела

Истец - Королевский банк Канады – требовал от со-ответчиков Эдоардо Миникоззи (Edoardo Minicozzi) и Паскуа Савино (Pasqua Savino) возврата суммы основного кредита, выданного на основании договора об открытии кредитной линии, и процентов на неё. Кредитная линия была открыта в апреле 2009 года на сумму до 30 тысяч канадских долларов с процентной ставкой от 4.75%.

В подтверждение своих требований банк представил копию договора, заверенную печатью сотрудника банка. Данная копия была изготовлена с образа договора на микроплёнке, что защита и попыталась использовать в своих интересах.

В своё время банк воспользовался услугами специализированной организации – общества Lason для перевода на микроносители всей документации, сохранность которой банк должен был обеспечить. После завершения процесса переноса выполнявший его представитель фирмы Lason подписал документ, подтверждающий идентичность образов на микропленке оригинальным документам.

Что касается оригинала договора, то он остался в архивах банка, однако дававший на суде показания представитель банка так и не смог сказать, ни где конкретно хранятся эти документы, ни за какой период времени.

Сам по себе факт открытия ответчику кредитной линии сторонами не оспаривался. Историю использования кредитной линии отражают сведения о движении средств по счету – кредитная линия была использована полностью в октябре 2009 года. В январе 2010 года кредит был практически полностью выплачен, однако к августу 2010 года вновь использован. 5 июня 2012 года банк выслал ответчикам письменное требование о погашении задолженности.

Ответчики защищались тем, что данный договор, в сущности, представляет собой долговое обязательство (un billet promissoire) , которое при помощи передаточной надписи может быть передано третьей стороне. Поэтому, по их мнению, требовать с них возврата денег  может лишь лицо, имеющее подписанный оригинал договора. С другой стороны, по мнению защиты, отсутствие оригинала не позволяло банку доказать, что истец действительно подписал спорный договор.

Ответчик также не признавал получение от банка формального требования о погашении кредита, ссылаясь на то, что банк не может предоставить доказательство вручения такого требования. Речь шла о письме, автоматически формируемом в случае задержек с погашением кредита и отправляемым обычной почтой.

Позиция суда

Суд пришёл к выводу, что доказательства по делу не подтверждают трактовку договора в качестве долгового обязательства, которое может быть передано третьим лицам. Обязательства по договору кредитной линии не могут быть переданы таким образом.

В соответствии со статьями 2803 и 2804 Гражданского кодекса Квебека, ответчики должны были представить веские доказательства своих требований, чего они даже не попытались сделать.

Что касается отсутствия оригинальных документов, то статьями 2841 и 2860 Гражданского кодекса Квебека предусмотрена возможность предоставления в качестве доказательств технотронных документов (document technologique). Технотронные  документы принимаются в качестве доказательств, если они отвечают требованиям ст.12 «Закона о правовых рамках использования информационных технологий» (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, см. http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=//C_1_1/C1_1.htm - на французском языке, и http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_1_1/C1_1_A.html - на английском языке).

Закон провинции Квебек о правовых рамках использования информационных технологий, 2001 г.

Статья 12. Технотронный документ может выполнять функции оригинала. Для этого его целостность должна быть подтверждена, и в случаях, когда выполняемой документом функцией является:

1. Использование документа в качестве первоисточника для изготовления последующих копий, - то его компоненты должны быть сохранены таким образом, чтобы обеспечивалась возможность его последующего использования в качестве справочного материала;

2. Уникальность документа, - то его компоненты или носитель должны быть структурированы посредством процесса, позволяющего проверить уникальность документа (в частности, путем включения уникальных или отличительных элементов либо путем исключения возможности копирования документа);

3. Выполнение роли первой формы документа, ассоциированной с конкретным лицом, - то компоненты документа или его носитель должны быть  структурированы посредством процесса, позволяющего одновременно позволяющего проверить уникальность документа, идентифицировать лицо, с которым документ связан, и поддерживать эту связь в течение всего жизненного цикла документа.

Для применения пунктов 2 и 3, способы обработки должны опираться на нормы или технические стандарты, одобренные признанным учреждением, упомянутым в статье 68.

Официальный документ, предоставленный компанией Lason, подтверждает соответствие требованиям данного закона при использовании технологии микрофильмирования.

Суд пришёл к выводу о том,  что документы были представлены в соответствии с требованиями статьи 12 «Закона о правовых рамках использования информационных технологий».

Признавая аргументы защиты несостоятельными, суд отметил, что их уже не в первый раз пытаются использовать в судах Квебека, начиная с 2011 года. Они высказывались в спорах о долгах различного рода и всякий раз судами отклонялись.

Суд удовлетворил иск банка о возврате основной суммы кредита и начисленных процентов.

Источник: сайт Канадской ассоциации специалистов по информационному праву / сайт Канадского института правовой информации
http://www.it-can.ca/2013/08/14/preuve-par-un-document-technologique-certifie-conforme-a-loriginal/
http://canlii.ca/fr/qc/qccq/doc/2013/2013qccq6566/2013qccq6566.html 

Германия: Архив в штольне (видео)

Видеоролик рассказывает о том, как организовано хранение микрофильмированных архивных документов в Германии. В старой серебряной шахте в Шварцвальде, упакованные в специальные стальные барабаны, хранятся копии важнейших исторических архивных документов страны.

Звуковое сопровождение на немецком языке.

Источник: сайт Daserste.de / YouTube
http://mediathek.daserste.de/sendungen_a-z/427262_w-wie-wissen/9446698_archiv-im-stollen
http://youtu.be/JPt3Y8l5XQg

Германия: Завершена оцифровка микрофильмов Кельнского архива

Завершена работа по переводу в электронный вид микрофильмов, содержащих образы ценных документов городского исторического архива Кельна (который, напомню, в марте 2009 года постигло несчастье – здание архива обрушилось, и 30 погонных километров документов пришлось вытаскивать из-под обломков; многие документы были очень серьёзно повреждены – Н.Х.). Компания ALPHA COM перевела в электронный вид почти 7,5 млн. графических образов, заложив тем самым фундамент для самого большого электронного архива Германии, который будет доступен всему миру через Интернет, и будет постоянно расти.

В подземном хранилище страховых копий

Оцифровано примерно 7500 микроплёнок с самыми важными архивными документами Кельнского архива. Объем информации в электронном виде достигает 30 терабайт (для сравнения: объём государственного электронного архива США на данный момент составляет порядка 120-130 терабайт – Н.Х.).

Примерно 6 млн. образов в формате PDF/A уже лежат на надежных серверах города Кельна и ждут научной обработки. «Все это гигантская задача, над которой у нас работает много специалистов», - объясняет доктор Андреас Бергер (Andreas Berger), руководитель отдела Исторического архива Кельна.

Издержки стоят того: сегодня более 260 тысяч образов уже находятся в электронном читальном зале. В конце года к ним добавится ещё 250 тысяч. Впоследствии все материалы будут доступны в режиме онлайн.

Микроплёнки были созданы в период Холодной войны, в 1960-х годах, по программе защиты культурных ценностей на случай вооруженного конфликта. Проводило эту работу нынешнее федеральное ведомство защиты населения и помощи при катастрофах (Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, BBK). «Это первый случай в Германии, когда микроплёнки из государственного страхового фонда выполнили свое назначение», - радуется архивист (Это не совсем так. В начале 2000-х годов страховой фонд микрофильмов использовался для восстановления поврежденных наводнением архивных документов. – Н.Х.). «Таким образом, мы можем снова сделать наши важнейшие архивные документы доступными - быстрее, чем предполагалось, в том числе и ряд документов, оригиналы, которые были безвозвратно утрачены».

АЛЬФА СОМ в Кельне нашла способ в значительной степени автоматизировать комплексную «переработку» микрофильмов. Для этого использовался быстрый сканер катушечной фотопленки Кодак, и была разработан специальная форма для ввода метаданных.

«Очень увлекательно обрабатывать такое количество оцифрованных образов и у тем самым устанавливать стандарт, на который смогут ориентироваться другие архивы», - резюмирует доктор Андреас Бергер.

Источник: Сайт Vereinigte Wirtschaftsdienste AG
http://www.vwd.de/vwd/markt.htm?u=0&k=0&sektion=news&awert=ir_business_wire&newsid=33612125&offset=0

Видео: Реставрация архивных материалов в архиве земли Северный Рейн-Вестфалия (Германия)

Требующих реставрации материалов настолько много, что техническому центру в Мюнстере приходится работать по принципу «Делать не всё возможное, а лишь самое необходимое». Одна только проблема кислотной бумаги затрагивает 60 км документов. Показано впечатляющее современное оборудование. Кроме того, для оцифровки активно используются и сделанные в своё время на случай войны страховые копии на микроплёнке. Звуковое сопровождение на английском языке.

Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=quwtVq40UxY

Концепция Росархива по созданию страхового фонда: Всё ещё прошлый век…

На недавно завершившейся конференции Круглого стола архивов (CITRA) с докладом «Копии страхового фонда документов. Зачем они нужны?» выступил заместитель руководителя Росархива  В.П.Тарасов (см. http://archives.ru/reporting/report-tarasov-2011-toledo.shtml )

Основным его тезисом был следующий: «Оцифровка архивных документов нами рассматривается только как создание фонда пользования, но не страхового фонда».

Присутствовавшие на докладе зарубежные специалисты не преминули тут же ехидно прокомментировать эту точку зрения в социальных сетях, и в данном случае я с ними согласна. Я считаю, что нелогично и нелепо противопоставлять страховые копии на микропленке страховым копиям на электронных носителях. Каждый из этих способов способен в той или иной степени решить задачу сохранения документального наследия в случае чрезвычайных обстоятельств, однако их совместное использование намного повышает вероятность успеха, и позволяет компенсировать существенные недостатки, присущие каждому из этих методов (о недостатках, присущих микроплёнке, докладчик вообще предпочёл умолчать, как, впрочем, и о том, что при всех проблемах электронных технологий, у нас есть и собственный опыт сохранения электронной информации в течение ряда десятилетий – надо только захотеть его увидеть).

Лишь с юмором можно воспринимать высказывания о том, что в электронном виде может быть только фонд пользования, но никак не страховой фонд. При использовании цифровых технологий (в отличие от аналоговых), фонд пользования как раз может (и даже должен) одновременно выполнять также и функции страхового фонда. Уже есть примеры тиражирования на электронных носителях содержимого целых крупных архивов, с передачей экземпляров в разные страны (см., например, http://rusrim.blogspot.com/2011/01/blog-post_02.html ).

Позиция Росархива тем более странная, что в настоящее время существует оборудование, позволяющее одновременно изготавливать копии на электронных носителях и на микроплёнке, с очень небольшими дополнительными затратами. И Росархиву, как он ни упирается, всё равно придётся в самое ближайшее время осваивать технологии обеспечения долговременной сохранности электронных документов, в первую очередь в интересах современного государственного управления, активно переходящего на электронные рельсы :)

В общем, жаль, что Россия опять выглядела в глазах зарубежных коллег как страна, предпочитающая жить по меркам прошлого века и пытающаяся не замечать происходящих вокруг перемен…

Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/reporting/report-tarasov-2011-toledo.shtml 

CITRA-2011: Стратегии долговременной сохранности: Обещания и реальность оцифровки

Заметка Хорхе Гомеса (Jorge Gomez) была опубликована на сайте «летучих репортеров» Международного Совета  Архивов ( http://flyingreporters.ica.org ) 26 октября 2011 года.

Семинар под названием «Оцифровка как стратегия обеспечения долговременной сохранности: возможности и ограничения» прошёл утром 26 октября 2011 года под председательством руководителя службы репродукции документов испанского Министерства культуры Кристины Усон Финкенцеллер (Cristina Usón Finkenzeller). Докладчики, -  Владимир Тарасов и Майра Мена (Mayra Mena), - затронули две темы из числа самых «горячих» в области копирования документов в интересах обеспечения их долговременной сохранности.

Г-н Тарасов, заместитель директора Федерального архивного агентства России, рассказал об управлении процессом создания электронных страховых копий, и показал глубокую пропасть между теми представителями архивной профессии, кто готов полностью переходить на электронные технологии, и теми, кто поддерживает идею сосуществования традиционного микрофильмирования с электронными методами.

Подчеркивая исключительную важность страховых копий в качестве защищенного источника информации, как для государственных органов, так и для общества, он рассказал аудитории о том подходе, который в этом вопросе выбрала Российская Федерация. По его мнению, ситуация все еще не созрела для всеобщего перехода на  электронные технологии. Они все еще ненадежны из-за быстрого морального устаревания, технической сложности и стоимости, и, по мнению Тарасова, в течение какого-то периода времени микрофильмирование, несомненно, ещё будет использоваться в архивной практике.

В докладе с многозначительным названием «Одно изображение стоит тысячи слов: Оцифровка как стратегия обеспечения сохранности» (A picture paints a thousand words: digitization as a preservation strategy), г-жа Майра Мена, профессор архивных исследований Гаванского университета, Куба, показала, что эта популярная мудрость в основном неверна в сфере оцифровки. Излагая доводы «за» и «против» оцифровки, она отметила, что первоначальные обещания универсального доступа и низкой стоимости, в основном, оказались преждевременными, и что сегодня для  программ оцифровки требуются значительные инвестиции, ноу-хау, тщательная оценка, планирование и выполнение работ. Далее, доступ к графическим образам определяется наличием хорошо спланированной схемы метаданных. Поэтому, как ни парадоксально, сегодня изображение «работает» только тогда, когда оно сопровождается «тысячей слов».

Хорхе Гомес (Jorge Gomez)

Источник: сайт «летучих репортеров» МСА
http://flyingreporters.ica.org/toledo2011/2011/10/26/preservation-strategy-the-promises-and-realities-of-digitization/

Бумажные документы: Нужно ли их хранить после сканирования, или можно уничтожить?

В последнее время вопрос о том, стоит ли вводить законодательство, позволяющее уничтожать документы после их оцифровки или микрофильмирования, начинает привлекать внимание и вызывать горячие споры на российских конференциях. Предлагаю вниманию читателей размышления на эту тему (в отношении документов коммерческих организаций) американского специалиста Джеймса Ватсона (James Watson), генерального директора и основателя компании Doculabs, Inc, которая была опубликована 8 октября 2010 года на сайте ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM.

Меня часто спрашивают: «Правда ли, что большинство компаний уничтожают бумажные документы после их сканирования?»

Во-первых, после сканирования все компании сохраняют бумажные документы от 60 до 120 дней, чтобы убедиться в том, что нет необходимости в повторном сканировании или в сканировании пропущенных страниц. По сути, идея заключается в том, чтобы сохранять бумажные документы до завершения соответствующей транзакции: до оплаты инвойса, до обновления информации о бенефициаре, до открытия счета и т.д. Необходимо также выждать, пока в корпоративной ECM-системе управления контентом будет завершён полный цикл ввода и резервирования документов (commit cycle), и будет обновлено состояние систем резервного копирования и обеспечения восстановления деятельности после катастроф.

После завершения этих операций, приходит время решать основной вопрос: уничтожать или не уничтожать бумаги? Законы и нормативные акты различаются, однако обычно в них есть положения, допускающие уничтожение бумажных документов в случае, если об электронных документа проявляется надлежащая «забота» (за этим словом скрывается масса низкоуровневых тонкостей, и я специально его использовал, чтобы не влезать в детали).

По моим оценкам, наши клиенты по этому вопросу делятся на группы в соотношении 60% к 40%. Около 60% уничтожают бумажные документы, в то время, как остальные 40% продолжают хранить свои бумаги в центре хранения документации. Некоторые используют микроплёнку в качестве носителя для хранения образов документов, и большинство из этих компаний также уничтожают бумагу. И, конечно же, тем, кто уже начал использовать электронные образы в качестве своих официальных документов, по-прежнему приходится управлять массой коробов с историческими документами, поскольку затраты на выполнение ретроконверсии [т.е. на сканирование исторических документов – Н.Х.] были бы неоправданно высоки, учитывая нечастые к ним обращения.

Однако постепенно идет общий поворот к уничтожению бумажных документов [после оцифровки и/или микрофильмирования – Н.Х.]. В одной компании за другой специалисты по управлению документами  и их коллеги из деловых подразделений добиваются согласия своей юридической службы на начало уничтожения бумажных документов.

На дворе сейчас 2010 год. Возможность сканировать документы используется с середины 1990-х годов, и общий итог таков, что спустя 15 лет только 60 процентов компаний уничтожает бумажные документы. Теперь быстро перемотаем ленту времени  на 5 лет вперёд. Огромное количество контента хранится в SharePoint, а также архивируются в системе управления документами. И как Вы думаете, получите ли Вы разрешения на уничтожения контента в SharePoint?

Джеймс Ватсон (James Watson)

Источник: Сообщество по управлению электронными документами на сайте AIIM
http://aiimcommunities.org/erm/blog/paper-records-keep-or-destroy-after-scanning

Микрография: Как сохранить наши данные «от электронного разложения»

Старомодная альтернатива электронному хранению информации  находит новое актуальное применение, которое в будущем может спасти нас от утраты информации по мере того, как изменяются технологии, и передовое сегодня оборудование становятся музейными экспонатами завтрашнего дня.

Для того, чтобы открывать и читать электронные объекты - документы, графические изображения, базы данных - требуется специальное программное обеспечение, которое, в свою очередь, требует определенных операционных систем, драйверов устройств и аппаратных средств, в зависимости от вида носителей (магнитные, оптические и т.д.), на которых эти объекты сохранены. Темпы изменений в мире технологий настолько высоки, что продолжительность жизни программных приложений, равно как и технологий записи на носители, невелика, и архивные данные приходится часто мигрировать на новые носители информации и в новые файловые форматы, чтобы сохранить их целостность [при миграции в новые форматы целостностью порой приходится отчасти жертвовать ради возможности использовать документы и информацию в будущем – Н.Х.]. Например, данные, которые когда-то были записаны на магнитной ленте или флоппи-диске, уже не читается на современном оборудовании, а в будущем та же участь ждёт CD-ROM-ы и другие носители информации.

В то время, как «нули» и «единицы» оцифрованной информации могут зависеть от капризов технологических перемен, очевидно одно: аналоговые архивы всегда будут читаемы будущими поколениями, если только они сохранят знание языка. В конце концов, мы можем читать произведения современных авторов почти так же легко, как слова Шекспира и Чосера, и древние иероглифические письмена начали тщательно изучаться, как только удалось «взломать их код». С учетом этого, Стефен Шильке (Steffen Schilke) из Объединенной ИТ-службы судебных органов земли Гессен (Gemeinsame IT-Stelle der hessischen Justiz, Франкфурт-на-Майне, Германия), и Андреас Раубер (Andreas Rauber) из Департамента технологий программного обеспечения и интерактивных систем, Венского технологического университета (Австрия) обсуждают вопрос о том, как архивы «электронного правительства» могли бы надёжно сохраняться с использованием альтернативных электронным носителям – микроплёнки, столь любимой авторами шпионских романов.

В статье, опубликованной  в «Международном журнале по электронному государственному управлению» (International Journal of Electronic Governance), группа объясняет, каким образом приложения «электронного правительства» должны архивировать данные и документы для длительного хранения в течение 100 и более лет - во исполнение правовых требований, а также вследствие исторической ценности этих материалов. Они, как и многие другие специалисты, признают имеющиеся проблемы с хранением таких материалов на электронных носителях, и считают, что с точки зрения стоимости, стабильности и независимости от технологических изменений, микроплёнка является многообещающим решением для автономного (off-line) хранения.

Группа провела изучение возможность использования микроплёнки, в ходе которого были проанализированы методы кодирования, позволяющие сохранять на микроплёнке цифровые данные, проверялась возможность считывания данных, а также оценивались затраты. Помимо того, что исчезает потребность в частых обновлениях технологий, хранение документов и данных на микроплёнке дает возможность будущим поколениям получить доступ к информации путем сканирования микроплёнок в любые используемые ими на текущий момент времени системы, и применения методов распознавания символов для повторной оцифровки и последующего декодирования данных.

Микроплёнки страхового фонда историко-культурного наследия Германии хранятся в подземном бункере, способном уцелеть даже в случае ядерного конфликта

Далее, группа также предлагает, для сокращения объёмов микроплёнки, используемых в хранилищах, и, соответственно, для сокращения затрат времени на конверсию и повторную оцифровку, -  преобразовать поток текста в штрих-коды, создав таким образом систему, которая будет чисто аналоговой, но будет требовать знания алгоритма преобразования для обратного перевода данных с микроплёнки в электронный вид. В ходе тестирования использование такого подхода позволило «ужать» текстовой файл объёмом 170 килобайт, для записи которого в обычном режиме потребовался бы 191 кадр микроплёнки, всего в 12 кадров, содержащих двумерные штрих-коды. Этот штрих-код имеет определенную избыточность, что позволяет реализовать самопроверку - в отличие от прямого преобразования электронного текста в его аналоговое изображение. Более сильное сжатие возможно, если для хранения данных использовать цветные микроплёнки и штрих-коды. Такой вид хранения может оказаться удобным, не требующим больших усилий на техническое обслуживание дополнительным способом резервного копирования оригинальных электронных объектов, дополняющим усилия по обеспечению долговременной сохранности экземпляров для онлайн-доступа.

При хранении данных на микроплёнки, не нужны ни магнитные ленты, ни вращающиеся диски, ни электронные устройства -  нужно лишь обеспечить хранение микроплёнки в сухом, с регулируемой температурой и влажностью запертом помещении или в герметично закрытом контейнере. «Преимуществом такого метода, несомненно, является фактор «положил и забыл» в плане миграции носителей информации», утверждают члены группы. «Учитывая то, что продолжительность хранения на микроплёнке превышает 100 лет, можно избежать проведения целого ряда проектов по миграции данных (которые обычно приходится выполнять каждые 3-7 лет), экономя силы, деньги, и исключая риск утраты данных по мере того, как технологии уходят от стандартов сегодняшнего дня».

Литература:

Steffen W. Schilke, Andreas Rauber. Long-term archiving of digital data on microfilm. International Journal of Electronic Governance, 2010; 3 (3 ): 237-253, http://dx.doi.org/10.1504/IJEG.2010.036900

Источник: ScienceDaily, 16 ноября 2010 года
http://www.sciencedaily.com/releases/2010/11/101116072749.htm

Стандарт ИСО 11506 по долговременной архивации электронных данных на микроформах и оптических носителях

Недавно мне попался на глаза любопытный стандарт ИСО, выпущенный в июне 2009 года: ISO 11506:2009 «Приложения для управления контентом – Архивация электронных данных – Компьютерный вывод на микроформы (COM) и на лазерные диски (COLD)» (Document management applications - Archiving of electronic data - Computer output microform (COM) / Computer output laser disc (COLD)). Он описан следующим образом:

«Стандарт ISO 11506:2009 описывает технику архивирования электронных данных, обеспечивающую их долговременную целостность, доступность, годность к использованию, читаемость и надежность, в целях защиты доказательной силы этих данных. «Долговременными» в данном случае считаются периоды времени свыше ста лет.

В ISO 11506:2009 предусматривается использование черно-белых микроформ, обрабатываемых жидкими реактивами, поскольку в этом случае получающаяся запись всегда необратима, а также ввиду того, что микроформы являются проверенными на практике носителями для долговременного хранения информации.

ISO 11506:2009 также специфицирует процедуры параллельной записи одних и тех же данных и с использованием одного и того же оборудования на микроформы и оптические носители.

Стандарт применим в отношении  различных типов электронных данных, таких как текст и двумерные графические образы, которые могут быть представлены как черно-белое изображение.»

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50565

Мой комментарий:  В стандарте обсуждается ряд технических и правовых вопросов, связанных с обеспечением долговременной сохранности документов. Наиболее любопытным мне показалось следующее предложение (в приложении A1): использовать хранение на микроформах для того, чтобы обходить ограничения, связанные с законодательством о защите персональных данных, сознательно лишая себя возможности быстрого поиска данных.

Утверждение стандарта ISO 11506 по архивированию электронных данных

Из новостийной рассылки №2158 Yahoo-группы французских архивистов от 4 ноября 2008 г.:

Проект стандарта ISO 11506 «Архивирование электронных данных - Компьютерный вывод на микроформы (COM)/ Компьютерный вывод на лазерные диски (COLD)» (Archiving of electronic data - Computer Output Microform (COM)/Computer Output Laser Disk (COLD)) был единогласно утвержден на заседании технического комитета Международной организации по стандартизации ISO TC 171 в Пекине, и направлен на опубликование.

Данный стандарт является «интернационализацией» французского стандарта NF Z43-400 с похожим названием (Archivage de données électroniques - COM/COLD), выпущенного в 2005 году.

Стоит обратить внимание на то, что от принятия проекта в работу (стадия NWIP) в Лондоне в июне 2007 года, и до утверждения стандарта 31 октября прошло 16 месяцев. Это, по-видимому, рекорд для технического комитета ТК 171.

Это говорит о том, что, когда вопросы архивирования электронных документов решаются на серьезной и реалистичной основе, все происходит достаточно быстро...

Люсьен Пульяк (Lucien Pauliac)

Согласно информации на сайте французского института стандартов AFNOR, данный стандарт определяет способы и методы хранения электронных данных, с целью обеспечения в течение длительного времени их целостности, доступности, удобства использования, читабельности и надежности. Под «длительным периодом времени» в стандарте понимается период свыше ста лет. Стандарт также включает требования к архивному хранению данных, позволяющие использовать их в качестве доказательства.

Стандарт опирается на технологии черно-белой микрографии, при использовании химической обработки жидкостями. Этот процесс выбран как вследствие его необратимости, так и благодаря высокому качеству получаемых микроформ.

Стандарт включает опциональные требования к использованию "двойной записи" COM-COLD, используемой при работе с текстами или двумерными графическими изображениями, созданными или полученными в электронном виде либо преобразованными к электронному виду.

Источник: новостийная рассылка №2158 Yahoo-группы французских архивистов от 4 ноября 2008 г. / сайт AFNOR
archives-fr@yahoogroupes.fr
http://www.boutique.afnor.org/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?CLE_ART=FA137216&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=7651913

Франция: Рабочая группа PragmArchive опубликовала отчет по вопросам архивного хранения электронных документов

В качестве решения проблемы долговременной сохранности электронных документов предлагается сочетать аналоговую микрографию и запись документов на электронные носители информации.

Рабочая группа PragmArchive (http://www.pragmarchive.org/ ) опубликовала отчет по вопросам архивного хранения электронных документов. Документ называется PA 001/08 «Политика архивации электронных документов. Метод оптимизации используемых средств архивации путем учета важности архивных документов» (Politique d'archivage de documents numériques Méthode d'optimisation des moyens d'archivage par la prise en compte des facteurs de criticité de l'archive).

В подготовке отчета принимали участие видные французские специалисты: ведущий специалист Французского Банка Надья Антонии (Nadia Antonin);  Мари-Мишель Кюни (Marie-Michèle Cunin); рукоодитель юридической службы Национальной комиссии по информатике и свободам граждан CNIL Гийом Десжен-Пасану (Guillaume Desgens-Pasanau); Президент Ассоциации по микрографии, Президент комитета Z43C французского института по стандартизации AFNOR, редактор данного отчета Люсьен Пулья (Lucien Pauliac); профессор права Тулузского университета Арно Рейнуар (Arnaud Raynouard); инженер-системщик, редактор известного стандарта AFNOR NF Z 43-400 (ISO 11506 – подробнее об этом стандарте см. http://community.livejournal.com/archives_ru/92316.html ) Франк Румьери (Franck Rumieri) и архивист Исторического архива Европейского парламента Секондо Сабьони (Secondo Sabbioni).

Документ (35 страниц текста на французском языке) можно скачать по адресу: http://www.pragmarchive.org/PA_001.pdf

Вслед за терминологическим разделом идет обсуждение основных факторов, влияющих, в первую очередь, на значимость архивных документов. В число этих факторов входят длительность хранения, доступность информации, частота обращения к документам, обеспечение аутентичности, конфиденциальности и безопасности, вопросы ответственности за документы, правовой статус архива.

Следующий крупный раздел посвящен тем мерам, которые могут быть использованы в работе архива. Выделяются организационные вопросы, технические средства, выбор носителей информации, программно-аппаратные решения и дополнительные технические меры. Последние два раздела посвящены методам оптимизации и экономическим аспектам деятельности архива.

При создании архивов длительного или постоянного хранения, данный документ, по сути дела, рекомендует «двойную запись» документов – когда принимаемые на хранение документы одновременно выводятся на компьютерные устройства микрографии (записывающие информацию на микрофиши, микропленку, апертурные карты и т.д.), и записываются на электронные носители информации. Такой подход позволяет сочетать удобство доступа к информации на электронных носителях и гарантированную сохранность в течение не менее 100 лет, обеспечиваемую микрографией.

Источник:  PragmArchive
http://www.pragmarchive.org/

Во Франции завершено создание резервной копии архива Комиссариата по еврейским вопросам

После шести лет работы, закончено микрофильмирование архивов Генерального секретариата по еврейским вопросам и Службы по возврату конфискованной собственности. 26 марта 2008 года состоялась официальная церемония передачи микропленок в общественное пользование, в которой приняли участие руководитель Архивов Франции Мартин де Буадефр (Martine de Boisdeffre), директор национальных архивов Изабель Нейшвандер (Isabelle Neuschwander) и директор Фонда еврейской памяти Анна-Мария Ревколевши.( Anne-Marie Revcolevschi). В будущем предполагается оцифровать эти микропленки.

Архивы представляют собой два фонда – фонд Комиссариата по еврейским вопросам, созданного в 1941 г., и фонд Комиссии по возврату конфискованной собственности, которая была образована в 1945 г. и работала в том же здании. Документы, большинство которых составляют персональные дела, иллюстрируют антиеврейскую политику марионеточного правительства в Виши. Ввиду многолетнего активного использования, документы находятся не в лучшем состоянии.

Источник:  Le Monde
http://www.newspress.fr:80/communique_200454_1306.aspx

Французский стандарт долговременного сохранения электронной информации на микропленке рассматривается в качестве кандидата в международные стандарты ИСО

Как сообщает на форуме французских специалистов делопроизводства и архивного дела президент национального технического комитета Z43C Люсьен Польяк (Lucien Pauliac), французский стандарт по электронному делопроизводству NF Z 43-400 поставлен на голосование в комитете ИСО TC 171 по вопросам управления информационными материалами. В настоящее время он претендует на получение статуса "проекта комитета ИСО" - ISO CD 11506 “Document management applications – Archiving of electronic data – Computer Output Microform (COM)/ Computer Output Laser Disc (COLD)”.

Стандарт NF Z43-400 «Архивация электронных данных с использованием технологий компьютерного вывода на микрофильм и лазерный диск» (Archivage de données électroniques - COM/COLD) объёмом 77 страниц, введенный 20 августа 2005 года, регламентирует методы и способы сохранения электронных документов и информации, позволяющие обеспечить их долговременную (свыше 100 лет) надежность, целостность, доступность и читаемость.

Стандарт также содержит рекомендации на случай, когда соответствующие документы нужно использовать в качестве доказательств. Стандарт рассматривает только технологию, при которой микропленка обрабатывается жидкими химическими реагентами.

Источники:
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/6626
http://fr.wikipedia.org/wiki/NF_Z_43-400
http://www.boutique.afnor.fr/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?CLE_ART=FA137216&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=1638387