вторник, 28 февраля 2017 г.

Как оцифровка документов интегрируется во французское право, или история «надёжной копии», часть 1


Заметка Полианны Бигль (Polyanna Bigle) из юридической фирмы Lexing - Alain Bensoussan Avocats, специализирующейся в области информационного права и передовых технологий, была опубликована на сайте фирмы 3 февраля 2017 года.

Декрет №2016-1673 от 5 декабря 2016 года «О надёжности копий и применении статьи 1379 Гражданского кодекса» (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil, см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033538124&fastPos=13&fastReqId=1375915558&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte ) определяет условия применения презумпции точности и надёжности электронных копий.

Мой комментарий: см. также пост на моем блоге здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/blog-post_21.html

Полианна Бигль, адвокат и директор департамента по вопросам безопасности информационных систем и переходу на безбумажные технологии компании Lexing - Alain Bensoussan Avocats

История «копии»

До октября 2016 года, Гражданский кодекс Франции (Code Civil) рассматривал в качестве копий юридических документов фотокопии, фотографии и отпечатанные копии.

Прежний текст статьи 1334 Гражданского кодекса (см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006438102&cidTexte=LEGITEXT000006070721&categorieLien=id&dateTexte=20160930 ), формулировка которой восходила к Гражданскому кодексу 1804 года, предусматривал, в отношении копий правоустанавливающих документов (titre), что «копии, в случае, когда подлинный правоустанавливающий документ продолжает существовать, могут лишь свидетельствовать о содержании документа, представление подлинника которого всегда может быть истребовано».

Прежний текст пункта 2 статьи 1348 (см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006438311&cidTexte=LEGITEXT000006070721&categorieLien=id&dateTexte=20160930 ), введенный законом № 80-525 от 12 июля 1980 года,  предусматривал, что для подтверждения сделок, совершенных в простой письменной форме (actes sous-seing privés) на сумму, не превышающую 1500 евро, в случае несохранения подлинника документа, допускалось использование его копии, при условии, что «воспроизведение было не только верным, но и стойким (durable)» 

При этом Гражданский кодекс давал следующую трактовку понятия «стойкости (устойчивости, долговременности)»: «Стойким считается любой нестираемое (indélébile)  воспроизведение оригинала, приводящее к необратимому изменению носителя информации».

В судебной практике наблюдалась тенденция расширительного толкования последнего положения, но судьи также старались выявлять случаи подлога, и проверяли, были ли выполнены условия верности и стойкости носителя.

Например, высшая судебная инстанция Франции – Кассационный суд (Cour de Cassation) - отказала в удовлетворении иска фонда первичного медицинского страхования, который в подтверждение выполнения формальных требований, предусмотренных статьёй R 441-11 Кодекса социального обеспечения (Code de la sécurité sociale) представил электронную копию направленного работодателю извещения, не проверив при этом, соответствуют ли представляемый документ требованиям статей 1334, 1348 и 1316-1 Гражданского кодекса (см. Cass. 2e civ. 4-12-2008 n° 07-17.622, https://www.alain-bensoussan.com/wp-content/uploads/2014/05/12763182.pdf ).

«Новое» понимание верной копии

После вступления в силу в октябре 2016 года положений ордонанса (указа) Президента Франции №2016-131 от 10 февраля 2016 года (Ordonnance 2016-131 du 10-2-2016, https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000032004939&categorieLien=id ), упомянутые выше положения были сокращены, модифицированы, изменена нумерация, и они были представлены в виде статьи 1379 Гражданского кодекса:
«Верная копия (copie fiable) имеет ту же доказательную силу, что и оригинал. Установление верности копии является прерогативой судьи. Заверенная копия (copie authentique) и копия, снабжённая исполнительной надписью (copie exécutoire), пользуются презумпцией верности.

Предполагаются верными, пока не доказано обратное, все копии, полученные путем идентичного воспроизведения формы и содержания документа, целостность которых во времени обеспечивается способом, соответствующим условиям, установленным декретом Государственного совета Франции (Conseil d'État).

Если оригинал по-прежнему существует, его представление всегда может быть затребовано.»
Редакционное различие между «верной и стойкой» копией (la copie fidèle et durable) и «надежной» копией (la copie fiable) нашло своё отражение в различных технических требованиях, подчеркнутых в декрете, разъясняющем порядок применения новых норм (décret d’application).

Право на оцифровку

Декрет №2016-1673 от 5 декабря 2016 года «О надёжности копий и применении статьи 1379 Гражданского кодекса» (Décret d’application 2016-1673 du 5-12-2016, https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033538124&categorieLien=id ) вводит два условия признания надёжности создаваемой копии:
  • «Если копия является результатом процесса воспроизведения, приводящего к необратимому изменению носителя информации, на котором копия зафиксирована» - это требование прежней редакции Гражданского кодекса не изменилось;

  • «Если, в случае воспроизведения в электронном виде, копия является результатом процесса, удовлетворяющего условиям, предусмотренным статьями 2-6 настоящего декрета».
Второй пункт охватывает не только копии электронных файлов, но и направлен на то, чтобы вывести из тени оцифровку документов, подлинники которых были изначально созданы на бумажном носителе.

Условия признания надежности электронной копии драконовские, они включают восемь требований:
  • Сведения о копии и процессе её создания: «В процессе воспроизведения в электронном виде должна создаваться связанная с копией информация, предназначенная для её идентификации. Эта информация должна описывать обстоятельства оцифровки, в первую очередь дату создания копии»;

  • Качество: «Качество процесса должно быть установлено путем тестов с документами, подобными тем, что предполагается воспроизводить. Результаты тестов должны быть проверены с использованием соответствующих мер»;

  • Целостность: «О целостности копии, созданной в процессе воспроизведения в электронном виде, свидетельствует «электронный отпечаток» (хеш), который гарантирует, что в дальнейшем может быть обнаружено любое изменение копии, с которой он связан. Это может быть, например, «использование квалифицированных отметок времени, квалифицированной электронной печати или квалифицированной электронной подписи», в смысле европейского закона eIDAS (недавно заменившего Директиву об электронных подписях, на основе которой был разработан российский закон «Об электронной подписи» - Н.Х.);

  • Обеспечение сохранности копии: «Электронная копия должна сохраняться в надлежащих условиях, позволяющих исключить любые изменения ее формы или ее содержания»;

  • Пригодность к использованию во времени: «Операции, необходимые для обеспечения читаемости электронной копии во времени не рассматриваются как изменение формы или содержания копии, при условии, что они отслеживаются и в результате формируется новый электронный отпечаток копии»;

  • Отслеживаемость: «Электронные отпечатки и контрольная информация, создаваемые в соответствия со статьями 3 и 4, должны сохраняться в течение того же срока, что и созданная электронная копия, и в условиях, не позволяющих их модифицировать»;

  • Безопасность: «Доступ к средствам воспроизведения и хранения, описанным в статьях 2–5, должен охватываться соответствующими мерами безопасности»;

  • Документация: «Средства и меры, предусмотренные статьями 2-6, должны быть описаны в документации, подлежащей сохранению в течение того же срока, что и произведенная электронная копия».
В практике правоприменения, без сомнения, придётся решать вопрос: исключается ли возможность копирования файлов путем преобразования их, например, из формата Word" в формат PDF, ввиду риска несоответствия требованию к обеспечению целостности?

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/03/2.html )

Полианна Бигль (Polyanna Bigle)

Источник: сайт фирмы Lexing - Alain Bensoussan Avocats
https://www.alain-bensoussan.com/avocats/numerisation-document-droit-francais/2017/02/03/

Законодательные инициативы Федерального архивного агентства: К чему готовиться архивному сообществу


10 февраля 2017 года на официальном сайте Росархива в разделе «Открытое правительство» был размещен для общественного обсуждения проект доклада «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2016 году, задачах на 2017 год и среднесрочную перспективу», в котором основным событием 2016 года для Федерального архивного агентства было названо изменение его места в системе органов государственной власти, положившее начало новому этапу развития архивной отрасли.

Указом Президенте РФ на Росархив была возложена функция по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства. Этому вопросу посвящен отдельный раздел доклада, в котором рассказано, что за 2016 год ведомством подготовлены проекты:
  • Федерального конституционного закона «О внесении изменения в статью 30 Федерального конституционного закона «О референдуме Российской Федерации»;

    Для справки:
    Ст.30 «Полномочия Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»

  • Федерального закона «О внесении изменения в статью 150 части второй Налогового кодекса Российской Федерации»;

    Для справки:
    Ст. 150. «Ввоз товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, не подлежащий налогообложению (освобождаемый от налогообложения)

  • Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
По поводу законопроекта «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в докладе отмечено, что он предусматривает и решение следующих актуальных вопросов организации архивного дела:
  • Включение в систему правового регулирования отношений в архивной сфере муниципальные нормативные правовые акты, что позволит муниципальным образованиям осуществлять управление архивным делом в пределах своих полномочий;

  • Установление конкретного срока исполнения частным лицом, приобретшим право собственности на документы Архивного фонда Российской Федерации, существующей у него обязанности по уведомлению об этом уполномоченной организации;

  • Устранение имеющихся противоречия в порядке исчисления сроков хранения документов. Предусматривается установить отсчет сроков хранения от даты формирования документов в дела независимо от места их хранения, а также установить свои сроки хранения для различных видов документов.
Эти законопроекты сейчас находятся в Государственно-правовом управлении Президента РФ и проходят согласование с Правительством Российской Федерации для последующего внесения их в Государственную Думу.

Кроме того, совместно с Министерством юстиции РФ и Федеральной нотариальной палатой Росархив осуществлял работу «по внесению изменений в архивное законодательство и законодательство о нотариате» с целью:
  • Урегулирования правового статуса архивных документов, образовавшихся в результате совершения нотариальных действий (записей нотариальных действий);

  • Введения в архивное законодательство понятия «нотариальный архив»;

  • Определения процедуры их создания и передачи в них на хранение нотариальных документов.
В отчете также сообщается, что Росархив принимал участие в обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в части применения электронного дубликата документа с последующим уничтожением подлинника). Основной своей задачей по данной законодательной инициативе ведомство видит «недопущение распространения правового режима электронного дубликата на документы Архивного фонда Российской Федерации». Этот проект находится в стадии межведомственного обсуждения.

Мой комментарий: Насколько я понимаю, речь идет о законопроекте, устанавливающем возможность создания юридически значимой электронной копии бумажного документа и последующего уничтожение бумажного оригинала. Интересно, что архивисты Финляндии и ещё некоторых стран такой способ обеспечения сохранности относительно менее ценных документов архивного фонда находят вполне приемлемым (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2016/05/blog-post_31.html )

Мой комментарий: В докладе руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива в марте 2016 года «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2015 году и задачах на 2016 год» отмечалось, что «Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» концептуальных изменений не требует. Лишь незначительный процент его статей нуждается в корректировке и дополнении. Но, учитывая необходимость устранения отдельных несогласованностей с нормами иных законодательных актов, архивисты России пришли к общему мнению о необходимости разработки законопроекта «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»» (см.: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2016-kollegia.shtml ).

Как мне кажется, в настоящее время российское архивное законодательство сильно отстало от практической деятельности (примерно так лет на 40 :) – и я говорю это всерьёз, нормативная база архивного дела в основном отражает реалии 1980-х годов) и требует пересмотра. Можно, конечно, и дальше, вопреки здравому смыслу, пытаться «наливать новое вино в старые меха», внося лишь редакционные поправочки, которые не затрагивают принципиальные вопросы, однако, с моей точки зрения, это не позволит отрасли сделать необходимый рывок вперед.

В докладе также перечислены проекты нормативно-правовых актов, которые включены в «План нормотворческой деятельности на 2017 год»:
  • Постановление Правительства РФ о внесении изменений в постановление Правительства РФ от 27 декабря 2006 года № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности»;

  • Приказ Росархива «Об утверждении порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях»;

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;

  • Новая редакция Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах;

  • Типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа и примерного положения об экспертной комиссии организации;

  • Примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов РФ, уполномоченных в области архивного дела, а также научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством РФ;

  • Примерные положения о центральном архиве государственного органа и об архиве организации;

  • Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов;

  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях;
Мой комментарий: Я, конечно, буду только рада, если Федеральное архивное агентство сможет реализовать эти наполеоновские планы, однако в течение последних лет ведомство выпускало в год в среднем один нормативно-правовой акт, и после 2007 года качество этих документов всё время оставляло желать лучшего. Мне сложно себе представить, как ведомство, у которого пока не прибавилось ни сотрудников (особенно молодёжи, не достигшей ещё 50 лет), ни финансирования, сможет разработать на более-менее современном уровне – то есть во многом заново - девять основополагающих нормативно-правовых актов за год. Очередная же подшивка и перелицовка старинных латанных-перелатанных «кожушков» никому не нужна (кроме меня – мне будет что критиковать :)).

Источник: Консультант Плюс
http://archives.ru/sites/default/files/doklad-ob-itogah-raboty-v-2016-godu.pdf

понедельник, 27 февраля 2017 г.

Франция: Соответствие стандарту NF Z 42-013 четко обозначено в требованиях ANSSI к доверенным хранилищам, соответствующих закону eIDAS


Данная коротенькая заметка Кристиана Дюбура (Christian Dubourg – на фото), директора по маркетингу компании Spark Archives (Klee Group) и члена комитета CN171 французского органа по стандартизации AFNOR, была опубликована 2 февраля 2017 года в социальной сети LinkedIn в группе по французским и международным стандартам в области электронной архивации и управления документами – «Archivage NF Z42-013 / Marque NF 461 / ISO 14641-1 / MEDONA NF Z44-022 / NF Z42-020 / PR NF Z42-026»

На сайте французского Национального агентства по безопасности информационных систем (l'Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information, ANSSI) в январе 2017 года были опубликованы Критерии оценки соответствия европейскому законодательству eIDAS об услугах в области доверия и об электронных подписях поставщиков квалифицированных услуг по сохранению квалифицированных электронных подписей и печатей.

Мой комментарий: Полное название документа, о котором идёт речь, следующее: «Квалифицированные услуги по сохранению квалифицированных электронных подписей и печатей. Критерии оценки соответствия закону eIDAS. Версия 1.0 от 3 января 2017 года» (Services de conservation qualifiés des signatures et des cachets électroniques qualifiés. Critères d’évaluation de la conformité au règlement eIDAS. Version 1.0 du 3 janvier 2017). Документ объёмом 11 страниц доступен по адресу https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2016/06/eidas_conservation-signatures-cachets-qualifies_v1.0_anssi.pdf .

Несколько странное название услуги происходит от закона eIDAS. Статья 34 этого закона (англоязычная версия находится по адресу http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=EN ) посвящена «квалифицированным услугам по обеспечению сохранности для квалифицированных электронных подписей» (Qualified preservation service for qualified electronic signatures). По сути дела речь идёт о подтверждении подлинности «исторических» электронных подписей (как, без особых пояснений, сформулировано в законе - beyond the technological validity period).

В преамбуле документа ANSSI отмечается:
«Квалифицированные услуги по сохранению квалифицированных электронных подписей и квалифицированных электронных печатей, оказываемые поставщиком  услуг доверия в соответствии с требованиям, установленными в главе II настоящего документа, помогают обеспечить презумпцию надежности за пределами технологического срока действия квалифицированных электронных подписей и печатей, определенным согласно законодательству [eIDAS].»
Есть несколько важных новаций (по сравнению с предварительной версией, выпущенной в июне 2016 года – Н.Х.): ссылки на стандарт ISO 14641-1 заменены на ссылки на стандарт NF Z42-013: 2009.

В тексте также подчеркивается приверженность идее протоколирования (должны вестись журнал аудита жизненного цикла архивных документов и журнал аудита событий) и отмечается, что соответствие дополнительным требованиям пункта II.3.4.2. не требуется (это интересный пункт, содержащий дополнительные требования, касающиеся «расширения срока действия» и захвата информации о проверке квалифицированных электронных подписей и печатей – Н.Х.).

Мой комментарий: Речь идёт о международном стандарте ISO 14641-1:2012 «Управление электронными документами (электронная архивация) – Часть 1: Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения долговременной сохранности электронной информации» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation), который был разработан как раз на основе французского национального стандарта NF Z 42-013:2009 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Во Франции в настоящее время идёт работа над новой редакцией NF Z 42-013.

Кристиан Дюбур (Christian Dubourg)

Мой комментарий: В документе ANSSI приводятся ссылки на несколько других стандартов:
  • ETSI EN 319 102-1 версия 1.1.1 (май 2016 г.) «Электронные подписи и инфраструктуры – Процедуры создания и проверки усиленных электронных подписей AdES. Часть 1: Создание и проверка» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Procedures for Creation and Validation of AdES Digital Signatures; Part 1: Creation and Validation), http://www.etsi.org/deliver/etsi_en/319100_319199/31910201/01.01.01_60/en_31910201v010101p.pdf

  • ETSI EN 319 401 версия 2.1.1 (февраль 2016 г.) «Электронные подписи и инфраструктуры: Общие требования к политике поставщиков доверенных услуг» (Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); General Policy Requirements for Trust Service Providers), http://www.etsi.org/deliver/etsi_en/319400_319499/319401/02.01.01_60/en_319401v020101p.pdf

  • ETSI TS 119 612 версия 2.1.1 (июль 2015 г.) «Электронные подписи и инфраструктуры: Списки доверенных поставщиков услуг доверия» Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Trusted Lists) - более новая версия v2.2.1 доступна по адресу http://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119600_119699/119612/02.02.01_60/ts_119612v020201p.pdf
На сайте агентства ANSSI можно найти ещё ряд интересных руководств по части оценки поставщиков услуг доверия. В частности, это документ под названием «Органы по оценке соответствия поставщиков услуг в области доверия. Критерии признания соответствия закону eIDAS. Версия 1.1 от 3 января 2017 года» (Prestataires de services de confiance qualifiés. Critères d’évaluation de la conformité au règlement eIDAS. Version 1.1 du 3 janvier 2017). Документ объёмом 13 страниц доступен по адресу https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2016/06/eidas_psc-qualifies_v1.1_anssi.pdf . Предыдущая версия была опубликована в феврале 2016 года, см. https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2016/06/eidas-organismesevaluationconformite_v1.0_anssi.pdf

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/groups/1821365/1821365-6232709126577754114

Вместо 6.30 теперь будет 7.0.97, или новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/wps/portal/ ) в февральском 2017 года разделе (  http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=2&year=2017  ) выложен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» объёмом 32 страницы, вводится с  01.07.2017 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Стандарт разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства, внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Область применения документа описана следующим образом: «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.»

«Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.»

Содержание стандарта следующее:
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Общие требования к созданию документов
4. Реквизиты документа
5. Оформление реквизитов документов
6. Бланки документов
Приложение А (справочное) Расположение реквизитов на титульном листе документа
Приложение Б (справочное) Схемы расположения реквизитов документов
Приложение В (справочное) Образцы бланков документов
Мой комментарий: Свои замечания к достаточно раннему проекту стандарта я в своё время уже излагала в заметках, опубликованных 9-10 ноября 2015 года на моём блоге: http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1_9.html (часть 1) и http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2_10.html (часть 2). Видно, что с тех пор документ был существенно доработан. Так, исчез терминологический раздел (что совершенно правильно). Также радует, что появился раздел 3 «Общие требования к созданию документов».

Появились рекомендации по использованию шрифтов, и – о радость для фанатов бумажного делопроизводства! – впервые за долгое время реально применяемые ими шрифты будут «легальны»,  это Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri :)

Список реквизитов включает 30 позиций (как и раньше). Изменения следующие:
  • Герб РФ и герб субъекта федерации – теперь это один реквизит,

  • Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделен на два: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»

  • Исчезли код организации, ОГРН и ИНН/КПП

  • Вместо «наименование организации» теперь будет «наименование организации — автора документа»

  • Появились реквизиты «наименование структурного подразделения - автора документа» и «наименование должности лица — автора документа»

  • Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» теперь будет называться «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»

  • Добавлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

  • Убран реквизит «идентификатор электронной копии документа», зато появилась «отметка об электронной подписи»

  • Вместо «оттиска печати» теперь «печать»

  • Вместо «визы согласования документа» просто «виза»

  • «Отметка о наличии приложения» стала «отметкой о приложении»

  • Вместо «отметки о поступлении документа в организацию» стала «отметка о поступлении документа»

  • Вместо «отметки об исполнении документа и направлении его в дело» стала «отметка о направлении документа в дело»
С моей точки зрения, основным недостатком документа является то, что стандарт выдержан в тоне нормативного документа, которым он не является – и написан без учета того, что его рекомендации адресованы любым организациям, а не только государственным органам. Его часто безапелляционные требования – на деле не более чем рекомендации (причем не всегда оптимальные), не опирающиеся на закон, а всего лишь отражающие сложившуюся практику, которая ввиду быстрых перемен в законодательстве и технологиях тоже стремительно изменяется.

В ряде случаев авторы документы решили не учитывать новеллы законодательства (о которых их предупреждали – и, к сожалению, такое отношение к замечаниям было типичным). Например, в п.5.5 сказано что наименование организации должно соответствовать наименованию юридического лица в его уставе. Однако сейчас законодательство допускает использование организацией типового устава, и в этом случае в уставе её наименования не будет. В то же время существует Единый государственный реестр юридических лиц ЕГРЮЛ…

К сожалению, проигнорировано и предложение уточнить описание реквизита 5.10 «Дата документа», в связи с тем,  что Гражданский Кодекс еще с 2013 года требует указания в протоколе собрания точного времени его проведения.

В пункте 5.14 «Гриф ограничения доступа к документу» так и не исправлена грубая ошибка (требование проставлять гриф только на первом листе документа), и данный пункт противоречит ряду законов РФ. Грифы секретности и гриф «коммерческая тайна» по закону должны указываться на каждом листе (последний должен сопровождаться ещё и целым «букетом» дополнительной информации). Прочие грифы также имеет смысл указывать на каждом листе несшитых бумажных документов, поскольку в противном случае будет затруднительно привлекать нарушителей к ответственности. Приведенный пример оформления грифа «коммерческая тайна» абсолютно не соответствует требованиям закона о коммерческой тайне.

В описании реквизита «Адресат» (5.15)  не учтено, что часто адресатами являются зарубежные организации и физические лица, не являющиеся гражданами России. В таких случаях некритически использовать приведенные в стандарте рекомендации, мягко говоря, нежелательно. Ну а дошедшее со времен пишущих машинок ограничение списка адресатов 4-мя, с моей точки зрения, неуместно (и не опирается на закон). Положение «При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается» является сомнительным как императивное требование.

Упрямство авторов в части игнорирования действующего законодательства даже вызывает определенное уважение. Все мои усилия донести до них, что безапелляционная формулировка п.5.18 – не для федеральных и региональных органов государственной власти, а для любых организаций! – «Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации» является грубой правовой ошибкой, так ничего и не дали. Теперь  уже пользователям стандарта я рекомендую познакомиться с Законом РФ от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации», ст.16 и 22 (цитаты см. в моем посте http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2_10.html ).

Самый сомнительный реквизит – это, конечно же «Отметка об электронной подписи» (п.5.23). Практика использования отметок, визуализирующих электронные подписи, и (пока что крайне спорный – в отсутствии самой электронной подписи это не подлинники, но и не копии, поскольку содержат отсутствующие в подлиннике элементы) правовой статус такого рода материалов пока что не сложились. Соблюсти требование о помещении визуализации в место, предусмотренное для подписи, может быть сложно, и в мировой практике используются иные подходы.

Очень странно, когда в визуализации подписи не указываются важнейшие сведения:
  • Сведения о том, является ли подпись квалифицированной

  • Полномочия лица,

  • Ограничения на использование сертификата (если есть),

  • Название выпустившего сертификат удостоверяющего центра,

  • Дата и время создания подписи.
Без этих сведений всей этой «визуализации» грош цена.

В описании реквизита «Печать» (п.5.24) не нашли отражения последние изменения в законодательстве, делающие применение печати коммерческими организациями необязательным.

В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п.5.26) не учтено, что, согласно законодательно-нормативной базе, в ряде случаев данная отметка может или должна оформляться иначе (подробнее см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2_10.html ). На практике также часто используется надпись «Копия верна» вместо «Верно», и в стандарт вполне можно было бы включить такой вариант. Опять же, теперь организации не обязаны иметь печати, однако корректировать текст с учетом новой ситуации разработчики стандарта отказались.

Описания целого ряда реквизитов, например, «Отметки о поступлении документа» (5.27) сформулированы на чисто «бумажном» языке и неприменимы к электронным документам. Предложение отметить, что в электронном документообороте данная отметка может вносится в регистрационную карточку документа (или иным образом фиксироваться) в системе электронного документооборота, было отклонено.

Очень много у меня претензий к разделу про бланки. В первую очередь я не понимаю, зачем пытаться переносить требования к бумажным бланкам на электронные документы, без учета специфики их создания и использования – и вопреки уже сложившейся практике как в государственном, так и в коммерческом секторах.

В общем, обновленный стандарт, как мне кажется, это лишь временное решение, поскольку он по-прежнему преимущественно ориентирован на традиционный бумажный документооборот и во многих вопросах не слишком хорошо стыкуется с всё шире распространяющейся практикой «электронного правительства». Жаль, что его разработчики не воспользовались шансом привести требования в соответствие с законодательством, а ещё лучше – уйти от мелочных технических требований и сформулировать содержательные высокоуровневые требования к оформлению современных организационно-распорядительных документов, в том числе и тех, которые не имеют бумажных аналогов и/или рассчитаны на обработку машинами, а не человеком.

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/wps/portal/

воскресенье, 26 февраля 2017 г.

На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение руководства по обучению и переподготовке персонала


С 15 февраля 2017 года на сайте Британского института стандартов (BSI) выложен для публичного обсуждения проект руководства PD 76006 «Руководство по обучению и повышению квалификации» (Guide to learning and development), см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/59700 . Текст документа доступен при условии бесплатной регистрации на сайте. Обсуждение на сайте продлится до 14 марта 2017 года.

Документ сам по себе не имеет статуса стандарта, и его предлагается использовать в качестве методического руководства или рекомендаций.


Как отмечается во введении, «Данный документ содержит рекомендации по анализу, оценке и реализации компетентного и принципиального подхода к обучению и повышению квалификации, адресованные организациям всех секторов, любой величины и уровня зрелости, основанные на признании того, что каждая организация отличается от остальных, и что принимающие решения лица должны выбрать наиболее подходящий подход, исходя из особенностей деятельности своей организации.»

«Настоящий документ может использоваться всеми, кто вовлечен в руководство и управление организацией, а также может представлять интерес для заинтересованных сторон, включая всех тех, кто действует от имени организации; для лиц, работающих по контракту; для профессиональных союзов и ассоциаций, для лидеров сообществ, заказчиков, клиентов и инвесторов.»

«Данный документ может использоваться всеми организациями, независимо от их типа, размера, характера и сложности деловой деятельности, а также принадлежности к государственному, частному или волонтерскому секторам.»

«Примечание: Способы проведения обучения и повышения квалификации зависят от таких факторов, как стратегические политики организации, характера ее деятельности, и рисков и сложности, связанные с её операциями. Настоящий документ признает, что каждая организация отличается от других, и что отдельные лица и лица, принимающие решения, определить наиболее подходящие подходы в зависимости от специфики условий их деятельности.»

Содержание документа следующее:
Предисловие
Введениеn
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обучение и повышение квалификации на индивидуальном уровне
5. Обучение и повышение квалификации на уровне организации
6. Роли и ответственность за обучение и повышение квалификации
7. Контроль и оценка уровня обучения и повышения квалификации
Библиография
Источник: сайт Британского института стандартов
http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/59700

Арбитражная практика: Об отсутствии документов спохватились через год после увольнения директора


К сожалению, не все коммерсанты правильно понимают роль документов в деловой деятельности организации, тем более, если организации небольшая, и у нее всего два владельца.

Арбитражный суд Приморского края в апреле 2015 года рассмотрел дело № А51-34633/2014, в котором оставшийся участник общества, ставший и его генеральным директором, только через год попытался истребовать от бывшего компаньона и директора все документы общества. Однако суд попросил его для начала доказать, что эти документы у бывшего генерального директора изначально имелись.

Суть спора

Учредителями общества являлись два человека (владевшие 60% и 40% уставного капитала). Один из них был и генеральным директором общества, но в сентябре 2013 года он подал заявление о выходе из состава участников общества. Одновременно приказом он также был уволен с должности генерального директора по собственному желанию, а полномочия генерального директора были возложены на коммерческого директора. Общество в сентябре 2013 года уведомило второго участника о необходимости перераспределения доли вышедшего участника, а также решения вопроса о назначении нового руководителя.

Решением единственного участника общества в декабре 2013 года полномочия генерального директора общества были возложены на него. В сентябре 2014 года в адрес бывшего руководителя было направлено письмо с просьбой представить документы о деятельности общества.

В ответ этот гражданин сообщил, что, в связи с его увольнением, испрашиваемые документы у него отсутствуют, их предоставление обществу не представляется возможным. Он также указал на то, что общество, надлежащим образом уведомленное о его выходе из состава учредителей общества и его увольнении, не предприняло мер для сохранения документов, в результате чего они утеряны.

Непредставление запрошенной документации послужило основанием для подачи обществом иска в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда Приморского края

Суд установил, что на дату обращения общества к гражданину за истребуемыми документами (сентябрь 2014 года), второй учредитель являлся единственным участником общества в течение более 11 месяцев, а с декабря 2013 года был и единоличным исполнительным органом общества.

Суд отметил, что общество хранило всю документацию по месту своего фактического нахождения. На дату выхода гражданина из состава участников и увольнения с должности генерального директора, документы, связанные с деятельностью общества, находились в его офисе.

В ходе дополнительной проверки был проведен осмотр офиса с целью обнаружения документов финансово-хозяйственной деятельности общества, в ходе которого документации общества не было обнаружено.

При принятии решения суд исходил из того, что требование о возврате документации было заявлено без предоставления доказательств ее наличия у бывшего руководителя общества. Суд отметил, что в этих условиях судебный акт, обязывающий передать документы, не будет обладать признаками исполнимости.

Кроме того, суд подчеркнут, что, являясь единственным участником и одновременно единоличным исполнительным органом общества в течение продолжительного времени, гражданин, в нарушение принципа добросовестности и разумности, вплоть до сентября 2014 года не предпринял мер по получению и сохранению документации общества.

В итоге суд в иске отказал.

Позиция Пятого арбитражного апелляционного суда

Пятый арбитражный апелляционный суд в июле 2015 года рассмотрел апелляционную жалобу ООО «ЭлитСтрой ДВ» и отметил, что бывший генеральный директор общества, в период замещения им должности, обязан был обеспечить надлежащее хранение документации и печати и при увольнении передать их вновь избранному руководителю.

В связи с этим суд отметил, что в рамках распределения бремени доказывания:
  • Обществу надлежит доказать, что спорные документы находились у гражданина в период исполнения им полномочий директора общества и находятся в настоящее время;

  • Гражданину надлежит доказать факт передачи им этих документов действующему исполнительному органу, либо иное обстоятельство, исключающее фактическую возможность исполнения заявленного требования.
Суд подчеркнул, что обязанность доказывания факта передачи гражданином спорных документов новому генеральному директору у него возникнет только с момента доказательства обществом их реального существования и наличия их у него. В противном случае возникает ситуация искусственного создания изначально неравных условий для сторон, то есть доказывание факта, имеющего отрицательное значение – отсутствие у гражданина в настоящее время испрашиваемых документов.

Суд отметил, что в нарушение принципа добросовестности и разумности, общество вплоть до сентября 2014 года не предприняло мер по получению и сохранению своей документации.

Суд установил, что на дату выхода гражданина из состава участников и его увольнения, документы, связанные с деятельностью общества, находились в офисе в городе Уссурийске. Данные обстоятельства подтверждаются показаниями свидетелей. В сентябре 2014 года, когда в ходе дополнительной проверки был проведен осмотр офиса с целью обнаружения документов, документации общества не было обнаружено.

Коллегия также отметила, что обществом также не было уточнено, какие именно документы, с указанием их реквизитов, должны быть ему возвращены.

Пятый арбитражный апелляционный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Приморского края, а апелляционную жалобу общества– без удовлетворения.

Позиция Арбитражного суда Дальневосточного округа

Арбитражный суд Дальневосточного округа в октябре 2015 года отметил, что из норм права следует, что в случае смены единоличного исполнительного органа общества печать, учредительные документы, бухгалтерская отчетность, а также иные документы, подлежащие хранению и необходимые для осуществления деятельности общества, подлежат передаче вновь избранному исполнительному органу общества.

Суд подчеркнул, что доказательств существования истребуемых документов, а также нахождения их у гражданина обществом не было представлено.

Арбитражный суд Дальневосточного округа оставил без изменения решение Арбитражного суда Приморского края и постановление Пятого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Мой комментарий: Несмотря на то, что уже и в законодательстве закреплено требование о том, что организации должна сама определить и закрепить во внутренних нормативных актах порядок передачи документов при смене своего руководителя, до сих пор к этому вопросу относятся достаточно небрежно.

Напомню, что статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в июне 2013 года была дополнена частью 4 следующего содержания:
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

суббота, 25 февраля 2017 г.

Интересные люди: Директор Национальных Архивов Мексики Мерседес де Вега


Эту подборку фотографий и цитат я решила посвятить генеральному директору Национальных Архивов Мексики (Archivo General de la Nación, AGN) д-ру Мерседес де Вега Армихо (Mercedes de Vega Armijo), которая в настоящее время также является президентом Ассоциации латиноамериканских архивов (Asociación Latinoamericana de Archivos, ALA, http://www.ala-archivos.org/ ).

Кстати говоря, именно в столице Мексики - городе Мехико 27-29 ноября 2017 года пройдёт ежегодная конференция Международного совета архивов (МСА), организуемая совместно с Ассоциацией латиноамериканских архивистов. Напомню, что её основная тема – это «Архивы, общество и взаимодействие культур» (Archivos, Ciudadanía et Interculturalísmo).

Приведенные ниже фотографии были сделаны в декабре 2016 года на семинаре «Политика и управление архивами».

«Архивы являются памятью, культурно-историческим наследием и необходимым элементом хорошего государственного управления»

«Ещё одной проблемой архивного дела в Латинской Америке является совмещение традиций и современных подходов»

«Большая часть коррупции государственного аппарата, от которой страдают страны Латинской Америки, связана с дезорганизацией их архивов».

Источник: Твиттер
https://twitter.com/ALAArchivos

Судебная практика: Страховой полис не выходил из-под контроля страховой компании


Пренебрежение к правилам ведения делопроизводства у нас наблюдается повсеместно, однако в тех случаях, когда требования к работе с документами установлены законодательно-нормативными актами, организации могут сами себя очень серьезно наказать.

Судебная коллегия по гражданским делам Самарского областного суда в июне 2016 года рассмотрела делу № 33-7073/2016, в котором такая халатность обошлась СОАО «Национальная Страховая Группа (НСГ)» почти в 9 млн. рублей.

Суть спора

Сама история началась в апреле 2012 года, когда между СОАО «Национальная Страховая Группа (НСГ)» и ООО «Автокодекс» был заключен агентский договор, в соответствии с которым бланки строгой отчетности, включая бланк полиса, по которому впоследствии гражданин обратился с требованием страховой выплаты, были переданы агенту по акту приема-передачи бланков в сентябре 2013 года.

В июне 2014 года агентом было получено уведомление о расторжении агентского договора и требование о возврате бланков строгой отчетности, в том числе и спорного полиса.

Поскольку бланки не были возвращены страховщику после расторжения агентского договора и страховая премия ему не была перечислена, доверенность на имя генерального директора ООО «Автокодекс» была отозвана, а бланки были признаны утраченными 20 июля 2014 года.
Для справки:  Согласно приказу Федеральной службы по финансовым рынкам от 06.03.2013 № 13-16/пз-н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов» к перечню документов, сохранность которых они обязаны обеспечить, относятся страховые полисы и иные документы строгой отчетности (пп. 1 п. 5 Перечня).

В соответствии с п. 18 Перечня, сведения об утраченных и/или похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и/или на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством РФ требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее, чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.

Именно это требование и нарушила страховая компания.
В сентябре 2014 года между «НСГ» и гражданином был заключен договор добровольного страхования жилого дома, вместе с домашним имуществом.  Договор был заключен на год, выгодоприобретателем по договору являлся гражданин. Страховая сумма была определена в размере 4,9 млн. рублей для основного строения и 900 тысяч рублей для движимого имущества. Полис был подписан представителем страховщика.

Обязанности по договору гражданин исполнил в полном объеме, оплатив определенную условиями договора страховую премию в 73,8 тысячи рублей.

В результате пожара, произошедшего в июне 2015 года, принадлежащий гражданину жилой дом и находящееся в нем имущество были уничтожены, о чем была выдана соответствующая справка.

Поскольку гражданину было отказано в выплате страховки, добиваться ее пришлось через суд.

Решением Железнодорожного районного суда г. Самары в октябре 2015 года в пользу гражданина с «НСГ» было взыскано по договору страхования 5,8 млн. рублей, а всего – 8,95 млн. рублей.

Апелляционным определением судебной коллегии по гражданским делам Самарского областного суда в марте 2015 года решение Железнодорожного районного суда г. Самары было оставлено без изменения, а апелляционная жалоба СОАО «НСГ» - без удовлетворения.

«Национальная Страховая Группа» обратилась в суд с иском к гражданину о признании договора страхования незаключенным и обязании ООО «Автокодекс» возместить выплаченную гражданину страховую премию.

Позиция Железнодорожного районного суда г. Самары

Судом был сделан вывод о том, что у агента ООО «Автокодекс» на дату заключения спорного договора страхования не имелось на это полномочий. Кроме того, лицо, подписавшее от имени страховщика спорный договор не являлось ни сотрудником «НСГ», ни уполномоченным доверенностью страховщика, в связи с чем у него отсутствовали полномочия на заключение договора с гражданином. Страховая премия по спорному договору агентом страховщику не была перечислена.

Суд первой инстанции пришел к выводу о том, что страховой компанией не был доказан факт выбытия спорных бланков строгой отчетности из-под её контроля.
Также обществом «НСГ» не было представлено доказательств размещения в сети Интернет на сайте страховщика или  на сайте профессионального объединения, сведений об утраченном бланке.

По мнению суда, в действиях гражданина не усматривается признаков недобросовестного поведения, поскольку «НСГ» не представлено доказательств того, что страхователь знал или должен был знать об отсутствии полномочий у лица, подписавшего с ним договор.

Суд также принял во внимание и то, что страхователь свои обязательства исполнил в полном объеме, оплатил страховой полис, не является стороной агентского договора и не имеет возможности повлиять на добросовестность выполнения агентом своих обязательств.

Решением Железнодорожного районного суда г. Самары в апреле 2016 года страховому открытому акционерному обществу «Национальная Страховая Группа» в иске к гражданину о признании договора страхования незаключенным было отказано.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Самарского областного суда

Судебная коллегия при рассмотрении дела отметила, что страховой полис у страховой компании похищен не был, не выходил из её обладания в результате неправомерных действий третьих лиц, а перешел от неё к ООО «Автокодекс» на основании агентского договора. Общество передало бланки полисов агенту для заключения договоров и не проконтролировало поступление страховой премии по ним, их учет и хранение бланков полисов.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Железнодорожного районного суда г. Самары, а апелляционную жалобу Страхового открытого акционерного общества «Национальная Страховая Группа» - без удовлетворения.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SOJ;n=1589901

пятница, 24 февраля 2017 г.

Кто сейчас вступает в Международный совет архивов?


В последнем, 33-м (за январь 2017 года) новостном бюллетене Международного совета архивов «Flash» (см. https://gallery.mailchimp.com/cd850c5e34e093597b8235e7d/files/f0bf82a1-a64a-4408-bbb2-57fb84d06c45/ICA_Flash_33_EN_January_2017.pdf ) опубликованы данные о новым членах ассоциации, в том числе об индивидуальных членах (категория D).


Следует отдать должное МСА в том, что оформление членства в последнее время максимально упрощено, и членские взносы совсем небольшие – они вполне посильны российскому студенту. В этом плане мне показалось любопытным посмотреть, представителей каких стран сейчас больше всего привлекает членство в МСА.

Новых индивидуальных членов оказалось 89 из 38 стран. Более чем одним человеком были представлены следующие страны:

Страна
Кол-во
США13
Австралия5
Филиппины5
Франция5
Южная Корея5
Япония5
Бельгия4
Великобритания4
Канада4
Германия3
Гонконг (Китай)3
Испания3
Камерун2
Китай2
Мексика2
Португалия2

Из России в МСА записался только один человек.

Любопытно, что наибольший интерес МСА вызывает у американцев. В целом на долю англосаксонских стран приходится треть новобранцев. Пятая часть – представители Западной Европы (без Великобритании). Довольно много людей из азиатско-тихоокеанского региона.

Таким образом, видна тенденция к «англофикации» ассоциации, которая традиционно с момента создания была под сильным французским влиянием. Учитывая, что на сегодняшний день англосаксонские страны являются лидерами в реформировании деятельности архивов как в техническом, так и в организационном плане, - наверное, это позитивное изменение. Видна также активность тех стран азиатского региона, которые, несмотря на свою древнюю культуру, лишь недавно занялись архивным делом и архивной наукой в их современном понимании.

Зато Россия, похоже, скоро перестанет сдавать позиции в МСА – дальше уже просто некуда.

Источник: бюллетень МСА «Flash»
https://gallery.mailchimp.com/cd850c5e34e093597b8235e7d/files/f0bf82a1-a64a-4408-bbb2-57fb84d06c45/ICA_Flash_33_EN_January_2017.pdf

Проект E-ARK: Опубликован заключительный отчет по пилотным проектам


Данная новость была опубликована на сайте проекта 13 февраля 2017 года. Название проекта можно интерпретировать как «Электронный ковчег» (E-ARK, от European Archival Records and Knowledge Preservation – «Обеспечение долговременной сохранности архивных документов и знаний Европы». Подборку материалов моего блога о проекте E-ARK см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/search/label/e-Ark . Основная задача проекта, который сейчас в процессе завершения - создание и тестирование синтезирующей существующий национальный и международный передовой опыт общеевропейской методологии электронной архивации документов, способной обеспечить аутентичность и пригодность к использованию во времени документов и баз данных.

Сегодня проект E-ARK выпустил свой заключительный доклад о пилотных проектах, которые выполняются по всей Европе.

В нем описываются достижения и результаты пилотных мероприятий за весь трехлетний период проекта, с акцентом на последний год. В отчете перечислены использованные ресурсы и дана оценка достигнутого прогресса и конечного результата в сопоставлении с целями и этапами проекта, а также задокументированы остающиеся проблемы. В отчете суммируются рекомендации и уроки, извлеченные из каждого пилотного проекта; и формулируются выводы и рекомендации, которые должны войти в сводный заключительный отчет по проекту.

Отчет объёмом 106 страниц под названием «D25 Рекомендуемые практики и заключительный отчет по пилотным проектам» (Recommended Practices and Final Public Report on Pilots) доступен для скачивания по адресу http://www.eark-project.com/resources/project-deliverables/97-d25-1 (прямая ссылка на pdf-файл: http://www.eark-project.com/resources/project-deliverables/97-d25-1/file )

Мой комментарий: Содержание отчета следующее:
Резюме для руководства

Планирование и выполнении пилотных проектов E-ARK

Обзор пилотных проектов E-ARK

Отчеты по пилотным проектам
  • Пилотный проект 1 «Создание сдаточных SIP-пакетов для релационных баз данных» (использовался формат экспорта SIARD 2.0 – Н.Х.)

  • Пилотный проект 2 «Создание сдаточных SIP-пакетов и прием документов на хранение»

  • Пилотный проект 3 «Создание сдаточных SIP-пакетов и прием документов на хранение»

  • Пилотный проект 4 «Архивы деловых документов» (выполнялся на базе эстонского поставщика архивных услуг для коммерческих организаций – компании Estonian Business Archives LLC – Н.Х.)

  • Пилотный проект 5 «Обеспечение долговременной сохранности и доступности документов, содержащих географические данные»

  • Пилотный проект 6 «Интеграция между действующей системой управления документами и сервисов электронной архивации и обеспечения долговременной сохранности»

  • Пилотный проект 7 «Доступ к базам данных»

  • Внешняя оценка
Оценка пилотных проектов

Список литературы

Приложение 1. Выдержка из технического задания (Description of Work, DoW) на проект E-ARK
Источник: сайт проекта E-ARK
http://www.eark-project.com/news/135-news-pilots

четверг, 23 февраля 2017 г.

Идёт работа над стандартами сохранения электронной почты


Статья заместителя редактора по вопросам технологий престижного американского «Библиотечного журнала» (Library Journal) Мэтта Эниса (Matt Enis – на фото) была опубликована на сайте издания 31 января 2017 года.

В то время как архивы и специальные коллекции уже принимают на хранение растущие объемы изначально-электронного контента, в сфере библиотечного дела пока еще не сформировались набор общеиспользуемых инструментов и хорошая практика обеспечения долговременной сохранности электронной переписки.

С целью решения этой задачи Фонд Эндрю Меллона (Andrew W. Mellon Foundation) и британская Коалиция по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) в ноябре 2016 года объявили о создании Целевой группы по методическим подходам к архивации электронной почты (Task Force on Technical Approaches for Email Archives), которую возглавили помощник руководителя архивной службы и профессор университета штата Иллинойс в Урбана-Шампейн (University of Illinois at Urbana-Champaign) Кристофер Пром (Christopher Prom) и IT-специалист дирекции технологической политики Библиотеки Конгресса США Кейт Мюррей (Kate Murray).

Система ePADD (образ предоставлен департаментом специальных коллекций и университетских архивов Библиотеки Стэнфордского университета)

«Технические проблемы, связанные с сохранением электронной почты, усугубляется самим масштабом коллекций», - поясняет Мюррей в извещении о создании целевой группы. «У многих из нас в электронных почтовых ящиках лежат тысячи, а иногда десятки тысяч сообщений. От мелкомасштабных местечковых и разовых решений нужно перейти к поддерживаемым сообществом, способным работать с большими объёмами и настраиваемым под потребности пользователей вариантам».

И Пром, и Мюррей подключились к работе целевой группой по просьбе Дональда Уотерса (Donald Waters), руководителя проектного офиса подразделения научных коммуникаций (Scholarly Communications) фонда Меллона. Мюррей в Библиотеке Конгресса занималась изучением форматов электронной почты в качестве соавтора сайта библиотеки «Жизнеспособность электронных форматов» (Sustainability of Digital Formats, http://www.digitalpreservation.gov/formats/ ) и была координатором проведенного в 2015 году симпозиума по архивации электронной почты ( https://blogs.loc.gov/thesignal/2015/07/we-welcome-our-email-overlords-highlights-from-the-archiving-email-symposium ). Пром работал в DPC в более раннем проекте в 2010-2011 годах, где, как он нам сообщил, он исследовал «стандарты, непосредственно связанные с передачей, получением и хранением электронной почты, а также инструменты и проекты, направленные на обеспечение сохранности переписки в форме сообщений электронной почты».

Одной из рекомендаций в подготовленном Промом для DPC отчете «Обеспечение сохранности электронной почты» (Preserving Email, http://www.dpconline.org/docman/technology-watch-reports/739-dpctw11-01-pdf/file ) была необходимость совместной работы занимающихся сохранением культурного наследия учреждений, распределяющих финансирование органов, библиотек, архивов и других групп над созданием инструментов, позволяющих наладить более тесно интегрированные рабочие процессы и практики управления для обеспечения сохранности электронной почты.

«Электронная почта ... по сути дела является преемником тех видов частной корреспонденции, которые в прошлом люди посылали от имени предприятий или организаций или от себя лично», - говорит Пром. «У меня есть стойкое ощущение неполноты исторических документов в случаях, когда у нас нет доступа к определенной части частной переписки, и когда мы не сохраняем эту переписку таким же образом, как раньше сохраняли письма и (написанную от руки или машинописную) корреспонденцию».

«На целевой группе мы говорили о том, что у нас на чердаках больше нет теперь шкафчиков, где сложены дедушкины письма домой из армии», добавляет Мюррей. «Теперь вся эта переписка ведётся по электронной почте».

Технические проблемы

Однако с сохранением электронной почты связан ряд технических проблем, которые Пром обрисовал в своем отчете. Учетная запись электронной почты, как правило, «содержит документы разнородные по своему контексту, структуре и содержанию, документируя как заурядные, так и необыкновенные события», - это смесь писем друзьям и членам семьи, уведомлений и частной переписки с деловой, это новостные рассылки, спам и многое другое. В отчете отмечается, что отдельные сообщения часто содержат присоединенные файлы различного формата и содержания, такие как, например, электронные графические образы / фотографии, PDF-файлы, а также аудио- и видеофайлы.  Помимо этого, сообщения часто содержат гиперссылки на внешний контент, в том числе на веб-страницы и видеоматериалы.

«Даже просто захват и сохранение образующих сообщение битов является достаточно сложной задачей, а ведь необходимо ещё предпринять дальнейшие шаги для того, чтобы сообщением в полной мере оставалось доступным в будущем, включая присоединенные объекты», - пишет Пром. «Поскольку каждое сообщение электронной почты включает в себя небольшое количество структурированных данных (заголовок) наряду с массой неструктурированных данных (тело сообщения и вложения), то степень сложности усилий по обеспечения сохранности электронной почты может быть куда выше, чем для других типичных работ по обеспечению сохранности электронных материалов, таких, как миграция однородного набора документов, изображений или аудиозаписей».

В числе других проблем - масштабы многих коллекций электронной почты, проприетарный характер систем электронной почты, а также сложности, связанные с доступом к защищенному паролями контенту, поясняет Мюррей.

Защита неприкосновенности частной жизни

Хотя управление письмами и личными бумагами всегда было связано с вопросами защиты неприкосновенности частной жизни, конфиденциальностью и управлением доступом, эти проблемы обостряются при работе с объёмными электронными коллекциями.

«Там присутствуют как конфиденциальная информация, так и персональные данные», объясняет Мюррей. «Таким образом, когда доноры передают свою электронную переписку на хранение в учреждение, то они, очевидно, являются заинтересованной стороной; но они могут переписываться с людьми – как членами семьи, так и просто знакомыми - которые не хотят, чтобы их письма попали на постоянное архивное хранение, Проблема обработки текстов на естественном языке заключается в том, чтобы выделить потенциально «чувствительные» фрагменты и затем удалить их ... мы определенно думаем на тем, как это можно было бы сделать».

Использование электронных форматов также может сделать доноров более чувствительными к вопросам защиты неприкосновенности частной жизни, поскольку «очевидно, что эти материалы гораздо легче воспроизводить», подчеркивает Пром. Одной из основных задач проекта, добавляет он, является подготовка рекомендаций по практике и инструментам, которые помогут архивистам и кураторам развивать доверительные отношения с донорами в отношении этого контента.

«Использование программного обеспечения для обработки текстов на естественном языке, для выделения определенных объектов, а также иных передовых методов машинного обучения не является самоцелью, а направлено на то, чтобы дать архивистам и кураторам возможность сесть с людьми, просмотреть документы и выделить те их части, доступ к которым они хотели бы ограничить; чтобы в итоге дать людям определенный уровень уверенности в том, что хранилище ведёт себя ответственно», - говорит Пром.

Объединяя экспертов

Помимо Мюррей, Прома и DPC, в состав целевой группы входят эксперты из Google и Microsoft, из Стэнфордского, Гарвардского, Йельского и Колумбийского университетов; из университета Манчестера (Великобритания), Национальных Архивов США (NARA); Архивного центра Рокфеллера (Rockefeller Archive Center); Архивов Смитсоновского института; университета штата Техас в Остине; университета штата Аризона; университет штата Мичиган; и компании  Artefactual Systems.

Целевая группа будет опираться в своей деятельности на ранее выпущенные отчеты, проекты и других наработки этих экспертов и представляемых ими учреждений, такие, как подход «Capstone» Национальных Архивов США к обеспечению сохранности электронной переписки ключевых рук5оводителей федеральных органов исполнительной власти ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/email-management/final-capstone-white-paper.pdf , см. также посты на моём блоге здесь: http://rusrim.blogspot.ru/search/label/Capstone - Н.Х.), проект DArcMail Архивов Смитсоновского института ( https://siarchives.si.edu/blog/yes-we%E2%80%99re-still-talking-about-email ), проект MeMail ( https://blogs.loc.gov/thesignal/2015/06/digital-preservation-infrastructure-tours-the-bentley-historical-library/ ) в исторической библиотеке Бентли университета Мичигана, и платформа ePADD ( http://lj.libraryjournal.com/2015/09/industry-news/open-source-email-archiving-software-expands-with-imls-grant/ ), разработанная библиотекой Стэнфордского университета.

Пром также выделил работу, проделанную в последнее время в этой области архивистами из Гарварда ( http://library.harvard.edu/preservation/email-archiving ), например, по созданию «сетки» инструментов, где перечислены различные инструменты, которые могут быть использованы для обеспечения сохранности электронной почты; а также отчеты по техническим вопросам, по стратегиям практической реализации и рекомендации по вопросам политики, включая «Отчет об интероперабельности систем архивации электронной почты» (Email Archiving Systems Interoperability Report), опубликованный в июле 2016 года ( https://dash.harvard.edu/handle/1/28682572 ).

В сообщении о создании группы отмечается, что в ближайшие месяцы усилия целевой группы будет сосредоточены на формулировании технической концепции обеспечения сохранности электронной почты, на изучении того, как существующие инструменты вписываются в эти рамки, и на выявление недостающих элементов. Затем группа подготовит отчет «с рекомендациями относительно конкретных мер, которые архивисты могли бы реализовать в течение пяти лет для создания, обеспечения сохранности и доступа к документам в составе электронной переписки».

Сохранение электронной почты становится всё более насущной проблемой, «поскольку она уже приходит на наш порог», - говорит Мюррей. «Много лет мы слышали разговоры о «цифровом потопе», и вот он уже здесь. И когда кураторы и архивисты обсуждают с донорами приобретение их коллекций, электронная почта является тем богатым источником данных, который учреждения хотели бы заполучить. Таким образом, проблема уже налицо, но у нас есть пробелы в арсенале наших инструментов, поддерживающих процессы принятия этих материалов на хранение, принятие решений, связанных с персональными данными и конфиденциальной информации, и усилия по обеспечению доступности этих материалов».

Мэтт Энис (Matt Enis)

Источник: Library Journal
http://lj.libraryjournal.com/2017/01/industry-news/setting-the-standards-for-saving-email/#_

Доктрина информационной безопасности и управление документами


Указом Президента РФ от 5 декабря 2016 г. № 646 была утверждена «Доктрина информационной безопасности Российской Федерации», которая представляет собой систему взглядов на обеспечение национальной безопасности РФ в информационной сфере.

Когда я изучаю такие нормативно-правовые акты, то мне всегда интересно, как в них отражены вопросы работы с документами. Согласитесь, что защита информации это, в том числе, и защита документов на носителях всех видов. Делаю я это с корыстной целью – найти весомые аргументы для «упрямого» руководства, которое часто не осознает, что его специалисты в области управления документами также вносят немалый вклад в обеспечение информационной безопасности организации (и её первых лиц!).

В Доктрине под «информационной инфраструктурой Российской Федерации» понимается «совокупность информации, объектов информатизации, информационных систем, сайтов сети «Интернет», сетей связи, информационных технологий, субъектов, деятельность которых связана с формированием и обработкой информации, развитием и использованием названных технологий, обеспечением информационной безопасности, а также совокупность механизмов регулирования соответствующих общественных отношений».

Реализация национальных интересов в информационной сфере направлена, в том числе, на формирование безопасной среды оборота достоверной информации и устойчивой к различным видам воздействия информационной инфраструктуры в целях обеспечения конституционных прав и свобод человека и гражданина, стабильного социально-экономического развития страны, а также национальной безопасности РФ (п.9).

Понятие «достоверная информация», несомненно, охватывает все документы как на бумажных, так и электронных носителях – ведь это не просто какая-то информация, а информация, имеющая правовое значение и используемая для защиты прав организации, её сотрудников, контрагентов и клиентов. Обратите внимание, что речь, в первую очередь, идет об обеспечении национальной безопасности нашей страны. Уважаемые коллеги, возьмите это, пожалуйста, на заметку, и вспоминайте каждый раз, когда кто-то будет спрашивать, зачем нужна служба делопроизводства и архива в организации, и какие задачи она выполняет.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=208191

среда, 22 февраля 2017 г.

Международный совет архивов: Скоро начнется публичное обсуждение онтологии ICA-RIC-O


Заметка Флоранс Клаво (Florence Clavaud – на фото), представителя Экспертной группа Международного совета архивов по архивному описанию (Experts Group on Archival Description, EGAD), была опубликована, в последнем, январском 33-м номере новостного бюллетеня МСА «Flash», с которым можно познакомиться по адресу https://gallery.mailchimp.com/cd850c5e34e093597b8235e7d/files/f0bf82a1-a64a-4408-bbb2-57fb84d06c45/ICA_Flash_33_EN_January_2017.pdf

В 2017 году Экспертная группа Международного совета архивов по архивному описанию (Experts Group on Archival Description, EGAD) выложит для публичного обсуждения первоначальный проект второй части стандарта архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC) – соответствующую онтологию (Records in Contexts-ontology, ICA-RiC-O).

ICA-RiC-O будет представлять собой транспозицию (представление) концептуальной модели ICA- RiC -CM в формальную онтологию, выраженную с использованием языков связанных данных (linked data) RDF и OWL.

Основная цель ICA-RiC-O – дать возможность учреждениям и проектам, отвечающим за производство метаданных, описывающих архивные документы и их контексты, представит эти метаданные в Интернете в виде обрабатываемые и интероперабельных наборов данных в формате RDF, которые бы любое учреждение или лицо могли повторно использовать. ICA-RiC-O будет определять классы, свойства и правила (т.е. словарь и грамматику), необходимые для создания этих наборов данных.

В более общем смысле, ICA-RiC-O предоставит технические спецификации разработчикам, которые будут создавать информационные системы, обеспечивающие точное многомерное архивное описание.

Соответственно,  ICA-RiC-O будет основываться на четырех принципах:

1) Онтология должна быть полной формальной моделью, в которой архивисты и специалисты по управлению документами смогут найти все, что нужно для описания как тех документов, которые находятся на их попечении, так и слоёв контекста, в рамках которого эти документы существуют;

2) Кроме того, онтология должна четко и точно определить системы, необходимые для классов и свойств,  с целью обеспечить обработку различных ситуаций;

3) Онтология также должна быть достаточно гибкой и открытой, допуская как частичное использование, так и расширения;

4) И, наконец, онтология должна обеспечивать перекрестные связи (mappings) между существующими в архивном мире объектами, свойствами и отношениями, и теми, что описаны в онтологиях близких профессиональных сообществ (таких, как библиотечное и музейное), а также с иными онтологиями областей деятельности, так или иначе связанных с архивным делом.

Члены группы EGAD затем ещё раз проанализируют этот проект в свете Ваших замечаний, предложений и реакций, что обеспечит создание полезной формальной модели.

Флоранс Клаво (Florence Clavaud)

Источник: бюллетень МСА «Flash»
https://gallery.mailchimp.com/cd850c5e34e093597b8235e7d/files/f0bf82a1-a64a-4408-bbb2-57fb84d06c45/ICA_Flash_33_EN_January_2017.pdf

Порядок взаимодействия при регистрации уведомления о залоге движимого имущества


Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 19 декабря 2016 года № 13/16 и Приказом Министерства юстиции от 28 декабря 2016 № 323 утвержден «Порядок взаимодействия Федеральной нотариальной палаты и нотариуса при регистрации уведомления о залоге движимого имущества».

Мой комментарий: Одновременно признан утратившими силу приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 17.06.2014 № 130 «Об утверждении Порядка направления нотариусу в электронной форме уведомления о залоге» м.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/blog-post_7.html ).

Порядок определяет процедуру взаимодействия Федеральной нотариальной палаты (ФНП) и нотариуса при регистрации в реестре уведомлений о залоге движимого имущества с использованием Единой информационной системы (ЕИС) нотариата поступивших в электронной форме уведомлений:
  • О внесении сведений о залоге;

  • Об изменении сведений о залоге;

  • Об исключении сведений о залоге.
Уведомления, подписанные усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) заявителя, поступившие в Федеральную нотариальную палату посредством электронных сервисов ФНП, учитываются в единой информационной системе нотариата в порядке очередности исходя из времени их поступления после прохождения посредством средств единой информационной системы нотариата форматно-логического контроля, а также проверки соответствия электронной подписи заявителя требованиям законодательства РФ, регулирующего отношения в области использования электронных подписей.

Мой комментарий: Как мне кажется, проверка соответствия подписи требованиям законодательства – это не совсем то же самое, что «техническая» проверка действительности подписи. В документе вообще ничего не сказано о процедуре проверки УКЭП, а это, с моей точки зрения, ключевой момент всей процедуры регистрации уведомления о залоге.

Нотариус перед регистрацией уведомления посредством ЕИС нотариата сообщает в ФНП о готовности к регистрации путем присоединения к электронной очереди нотариусов (п.3).

Нотариусу должна быть доступна информация о его порядковом номере в электронной очереди и количестве уведомлений, поступивших в ФНП (п.4).

Уведомление направляется нотариусу, имеющему на момент направления первый порядковый номер в электронной очереди, при этом он исключается из электронной очереди (п.5). Время получения нотариусом уведомления фиксируется в ЕИС нотариата по московскому времени (UTC (SU) +3).

Уведомление о залоге с момента получения регистрируется нотариусом незамедлительно (п.6). Подтверждением регистрации является направление заявителю посредством ЕИС нотариата свидетельства о регистрации в реестре уведомлений.

В случае отказа в регистрации заявителю направляется сообщение об отказе в регистрации с указанием оснований такого отказа.

Свидетельство о регистрации и сообщение об отказе в регистрации направляются заявителю в форме электронного документа, подписанного УКЭП нотариуса.

Если по истечении 60 минут с момента поступления нотариусу уведомления в ЕИС нотариата отсутствует отметка о его регистрации или об отказе в регистрации, уведомление повторно помещается первым в очередь уведомлений.

Ежемесячно нотариус, зарегистрировавший уведомления, формирует отчет об их количестве, который подтверждается УКЭП (п.8).

Федеральная нотариальная палата формирует посредством ЕИС нотариата и направляет в нотариальные палаты субъектов РФ отчет о зарегистрированных уведомлениях в отчетном месяце, который подписывается уполномоченным лицом ФНП (п.9).

Мой комментарий: Если раньше свидетельство о регистрации залога могло быть выдано и на бумажном носителе, то теперь это возможно только в электронном виде.

Сама процедура кардинально изменилась, заявления поступают централизовано, а нотариусы выстраиваются в электронную очередь, чтобы получить право зарегистрировать уведомление о залоге.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=210126

вторник, 21 февраля 2017 г.

Анонимизация и большие данные: Является ли анонимизация иллюзией?


Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 9 февраля 2017 года на блоге компании Formtek.

Анонимизация данных представляет собой метод удаления персональных данных из набора данных с целью защиты частной жизни физического лица или компании, от которых эти данные были получены. Иногда её ещё называют «обфускацией данных» (data obfuscation – меры, мешающие понять смысл данных – Н.Х.). Мо мере расширения использования аналитики данных и технологий «больших данных», использование анонимизированных (обезличенных) наборов данных стало популярным.

Аналитик фирмы Gartner Рамон Криккен (Ramon Krikken) отмечает (см. http://searchcompliance.techtarget.com/feature/High-dimensional-info-complicates-data-anonymization-techniques ), что «методы анонимизации данных позволяют организациям модифицировать данные таким образом, что в рамках набора данных конфиденциальность соответствующих физических лиц оказывается защищенной хотя бы в какой-то степени».

Научный сотрудник Медиа-лаборатории Массачусетского технологического института (Massachusetts Institute of Technology, MIT) Ив-Александр де Монжуа (Yves-Alexandre de Montjoye) и интервью сайту SearchCompliance ( http://searchcompliance.techtarget.com/feature/High-dimensional-info-complicates-data-anonymization-techniques ) сказал, что «анонимизация данных представляет собой двухэтапный процесс, включающий псевдонимизацию (pseudonymization) и деидентификацию (de-identification). Чтобы данный подход заработал, идея заключается в том, чтобы взять конфиденциальные данные (скажем, сведения об оказании услуг мобильной связи или медицинские данные) и удалить любую информацию, которая может позволить восстановить их связь с конкретным человеком. После этого данные могут быть использованы, например, в научных исследованиях, не ставя под угрозу неприкосновенность частной жизни людей».

Но не все согласны с тем, что полная анонимизация возможна. Пит Уорден (Pete Warden), пишущий для компании O'Reilly, считает (см. https://www.oreilly.com/ideas/anonymize-data-limits ), что «анонимизация - это иллюзия. Как раз потому, что в настоящее время существует очень много различных государственных наборов данных, с которыми данные можно сопоставить, для любого набора записей, содержащих нетривиальный объём информации о чьих-то действиях, с хорошей вероятностью может быть установлена связь с государственными данными, идентифицирующими человека.

Профессор права Пол Ом (Paul Ohm) считает (см. http://www.uclalawreview.org/pdf/57-6-3.pdf ), что «данные могут быть либо полезными, либо или совершенно анонимными, но никогда и теми и другими одновременно ... Научные методы повторной идентификации (реидентификации) подрывают всю систему защиты персональных данных, убивая нашу доверие к  анонимизации. Это немаленький вопрос, поскольку специалисты в области технологий полагаются на это доверие в целях оправдания обмен данными без особого разбора и их постоянного хранения, все время обещая своим пользователям (и всему миру), что они защищают неприкосновенность частной жизни. Достижения в области реидентификации выставляют эти обещания как во многих случаях иллюзорные».

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Мой комментарий: Тем временем в Евросоюзе вскоре вступит в силу новое, более жёсткое законодательство прямого действия о защите персональных данных, а Россия резко повысила размеры штрафов за нарушения при обработке персональных данных…

Источник: блог компании Formtek
http://formtek.com/blog/big-data-and-data-anonymization-is-anonymization-an-illusion/