среда, 15 февраля 2017 г.

Испания: Ведомства должны обеспечить ведение единого электронного архива


Специалисты всего мира пристально следят за тем, что происходит в области управления документами и архивного дела в ведущих странах, часто не обращая внимания на довольно интересные идеи и эксперименты в странах поменьше.

Ряд недавних постов на блогах заставили меня обратить внимание на закон Испании 39/2015 от 1 октября 2015 года о типовых административных процедурах, осуществляемых государственными органами (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565 ).

Данный закон, вместе с «парным» законом 40/2015 от того же числа о правовом режиме государственного сектора (Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, http://www.boe.es/boe/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-A-2015-10566.pdf ), направлен на то, чтобы сделать электронное взаимодействие нормой во взаимоотношениях государственных органов между собой и с гражданами. Основными новациями считаются приверженность идее безбумажной работы государственных органов, информационно взаимосвязанных друг с другом; введение электронного взаимодействия граждан и бизнеса с государственными органами и государственных органов друг с другом; повышение прозрачности; рационализация структуры государственных органов и введение системы мониторинга деятельности, оценки и ликвидации государственных органов.

Для меня наиболее интригующей стала идея единого электронного архива (archivo electrónico único). Такие архивы должны появиться во всех государственных органах.

В части V преамбулы закона 39/2015 об этом сказано следующее:
«Что касается архивов, в обязанность каждого государственного входит ведение единого электронного архива документов, соответствующих завершенным процедурам, а также обязанность обеспечить хранение этих документов в формате, который гарантирует аутентичность, целостность и сохранность документа,

В этой связи следует отметить, что создаваемые единые электронные архивы должен быть совместимы с различными архивными системами и сетями согласно положениям, установленные действующим законодательством, и что будет уважаться распределение ответственности за хранение и передачу документов. Также единый электронный архив будет совместим с деятельностью  Национального исторического архива, в соответствии с положениями закона 16/1985 от 25 июня об испанском историческом наследия и принятых в соответствии с ним подзаконных нормативных актов.»
Далее в статье 17 закона говорится:
Статья 17. Архивы документов

1. Каждое ведомство должно поддерживать единый электронный архив электронных документов, соответствующих завершенным процедурам, согласно положениям, установленным соответствующими нормативными актами.

2. Электронные документы должны храниться в формате, обеспечивающем аутентичность, целостность и сохранность документов, а также возможность их использования, независимо от времени, прошедшего с момента их выпуска. В любом случае, должна быть обеспечена преобразования / перемещения данных в другие форматы и на другие носители информации, гарантирующие доступ из различных приложений. Уничтожение таких документов должно быть авторизовано согласно положениям соответствующих нормативных актов.

3. В отношении используемых для хранения документов носителей информации должны применяться меры безопасности в соответствии с положениями Национальной стратегии безопасности (Esquema Nacional de Seguridad, ENS), обеспечивающие целостность, аутентичность, конфиденциальность, качество, защиту и сохранение хранящихся документов. В частности, должна быть обеспечена идентификация пользователей и контроль доступа, а также соблюдение гарантий, предусмотренных законодательством о защите персональных данных.
В дополнительных положениях уточняется, что автономные и местные органы власти могут добровольно присоединиться, в целях исполнения требований законодательства, к электронным платформам и реестрам центральной администрации. Отказ сделать это допускается лишь в случае, если они сумеют обосновать, что своими силами смогут выполнить требования более эффективно. Если они пойдут по пути использования собственных систем, им потребуется выполнить требования Национальной стратегии интероперабельности (Esquema Nacional de Interoperabilidad, ENI).

В переходных положениях уточняется, что единые электронные архивы должны появиться через два года после вступления закона в силу (а закон вступил в силу через год после его официальной публикации) – то есть со 2 октября 2018 года.

Сами испанские специалисты задаются вопросом, насколько реально выполнение требования о создании единого архива, поскольку для этого нужно проделать большую работу с наведением порядка в делопроизводстве, с обеспечением взаимодействия систем, унификацией форматов и т.д. Думаю, нам тоже интересно будет понаблюдать, как коллеги справятся с решением этой задачи.

Источник: сайт Официального государственного бюллетеня (Boletín Oficial del Estado)
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-10565

Комментариев нет:

Отправить комментарий