вторник, 28 апреля 2009 г.

Международная организация по стандартизации подумывает о пересмотре стандарта ISO 15489 по управлению документами

В настоящее время поставлены на баллотировку предложения подкомитета SC11 технического комитета TC46, предусматривающие создание на основе существующих стандартов (главным образом, ISO 15489) системы стандартов менеджмента – по образцу систем менеджмента качества и информационной безопасности. Как и в случае со стандартами менеджмента информационной безопасности, предлагается выделить для стандартов вновь создаваемого семейства свою группу номеров.

Пока что предполагается разработать следующие стандарты:
  • «Система менеджмента документов. Основные положения и словарь» (Management system for records - Fundamentals and vocabulary), на основе ISO 15489-1;

  • «Система менеджмента документов. Требования» (Management system for records – Requirements), на основе ISO 15489-1;

  • «Система менеджмента документов. Руководство по внедрению» (Management system for records –Implementation guide), на основе ISO 15489-2;

  • «Система менеджмента документов. Руководство по самооценке» (Management system for records – Self assessment guide).
Структура семейства стандартов показана на рис.:


Планируется, что создаваемая система менеджмента документами будет совместима, и будет поддерживать требования по документированию других систем менеджмента, таких, как ISO 9000, ISO 14000, ISO 27000. В настоящее время в рамках деятельности подкомитета SC11 в работе над стандартами принимают активное участие примерно 120 специалистов из 40 стран.

По оценкам, на подготовку первых стандартов семейства потребуется около двух лет. К настоящему времени подготовлены первичные проекты двух приоритетных стандартов – «Основные положения и словарь» и «Требования». В терминологию ISO 15489-1 предложен ряд изменений и дополнений.

В перспективе предусматривается оценка (аудит) систем управления документами организаций.

Учитывая масштабы и возможные последствия этого проекта, российским специалистам желательно также принять участие в этой работе.

Источник: Рабочие материалы ISO

воскресенье, 26 апреля 2009 г.

Руководитель архивной службы Канады уходит в отставку

Как сообщает газета «Кингстон Виг Стандард» (Kingston Whig Standard), Айан Вилсон (Ian Wilson), избранный в прошлом году президентом Международного Совета Архивов, покидает свой пост Архивиста Канады  - руководителя архивной и библиотечной служб страны. В признание его выдающихся заслуг, он и после отставки сохранит титул почётного Библиотекаря и Архивиста Канады.

Новый Архивист Канады Дэниэл Кэрон (слева) и
Почетный Архивист Канады Айан Вилсон (справа)

Свою карьеру архивиста Вилсон начал в г.Кингстоне в 1966 году. Впоследствии он возглавлял архивные службы провинций Онтарио и Саскачеван, а с 1999 году работал в Оттаве.

24 апреля 2009 года премьер-министр страны Стефен Харпер (Stephen Harper) объявил о назначении с 25 апреля Дэниэла Кэрона (Daniel J. Caron) новым Библиотекарем и Архивистом Канады.  Кэрон до настоящего времени был первым заместителем Вилсона, отвечая за направление работы с государственными документами и за корпоративное управление.

Источник: Kingston Whig Standard / сайт премьер-министра Канады
http://www.thewhig.com/ArticleDisplay.aspx?e=1537807
http://www.pm.gc.ca/eng/media.asp?category=1&id=2540

суббота, 25 апреля 2009 г.

В Праге состоялось весеннее заседание DLM-форума

Заседание DLM-форума состоялось 21-22 апреля в здании Национального архива в Праге. Гостей приветствовала Ленка Пташкова Меличарова (Lenka Ptáčková Melicharová) - заместитель министра внутренних дел по делам Европы, Вацлав Бабичка (Vácslav Babička) - директор архивного управления при Министерстве внутренних дел, и Ева Драшарова (Eva Drašarová) - директор Национального архива Чехии.


В заседании DLM-форума приняли участие представители архивных учреждений 27 стран-членов Евросоюза.

На заседании в Праге основное  внимание было уделено стандарту MoReq2. В рамках форума также прошла конференция  EBNA (Европейского совета национальных архивистов - European Board of National Archivists).

Источник: Gordic
http://www.gordic.cz/portal/Tiskov%C3%A9centrum/Tiskov%C3%A9zpr%C3%A1vy/2009/DLMForumPraha2009/tabid/515/Default.aspx

пятница, 24 апреля 2009 г.

В США впервые будет читаться курс международной теории и практики архивного дела

Автор заметки: Джоэл А. Бланко-Ривера (Joel A. Blanco-Rivera), Пуэрто-Рико, докторант кафедры архивных исследований на факультете информатики университета г. Питтсбурга, США.

Этим летом, как часть программы по архивному делу в Университете Питтсбурга, я буду читать курс «Международная точка зрения на вопросы архивного дела». В США такой курс будет преподаваться впервые. Хотя многие курсы, входящие в учебные программы высших учебных заведений США включают отдельные темы, которые в той или иной степени освещают международную теорию и практику (обращая особое внимание на то, что происходит в Австралии и Канаде), однако нет пока курса, который был бы полностью посвящен теории и практике архивного дела за рубежом (проведенный мною поиск по академических программам в США не выявил ни одного курса, посвященного вопросам международного архивного дела). По этой причине, я хотел бы поделиться в этом блоге своим опытом по разработке такого курса.

Данный курс должен познакомить студентов с рядом вопросов архивного дела, анализируемых с точки зрения международной теории и практики. Сведения о развитии архивной теории и практики, о создании профессиональных ассоциаций и о разработке архивных стандартов подаются таким образом, чтобы подчеркнуть вклад различных стран. Кроме того, последние разработки, более тесно связанные с вопросами обеспечения доступа, подотчётности и сохранения исторической  памяти дают прекрасную возможность понять и оценить международный вклад в архивные исследования.

Я разделил курс на три основные части. Во-первых, я буду обсуждать историю архивного дела в 20-м веке. Сюда войдет обсуждение роли теоретиков архивного дела из различных стран, которые внесли значительный вклад в развитие архивной теории и практики. Во-вторых, я коснусь вопроса о международных профессиональных ассоциациях, расскажу об архивных стандартах и архивном образовании. И, наконец, будет проведен анализ того, как идущие в глобальных масштабах споры и дискуссии о постмодернизме, пост-колониализме, исторической памяти и правосудии бросают вызов традиционным представлениям об архивном деле.

Залогом успеха данного курса будет предоставление студентам возможности узнать о событиях и о ходе развития архивного дела в различных странах. Поэтому студенты, в дополнение к лекциям (и к чтению таких блогов, как этот), будут участвовать в ряде тематических исследований и разборе примеров из практики (case studies). Стратегия для достижения данной цели предусматривает два момента. Во-первых, студенты будут обсуждать в классе новости, события и разработки, связанные с архивным делом в международном масштабе. Во-вторых, будут проводиться «гостевые» лекции с участием архивистов, знакомых с зарубежным опытом. Большинство таких лекций будет проводиться в виде видеоконференций. Соответственно, я хотел бы пригласить к сотрудничеству коллег, заинтересованных в том, чтобы стать «гостем» класса (лекция не обязательно должна быть в виде видеоконференции; мы можем иные формы, такие, как просмотр видеозаписей или выкладывание материалов на блогах). Желающие могут связаться со мной через указанный выше адрес электронной почты.

По ходу курса я собираюсь делиться своими впечатлениями и мыслями, и планирую писать об этом в ближайшие месяцы. Мне также очень интересно познакомиться с опытом образовательных программ в области архивного дела, проводимых в других странах. Я твёрдо убеждён, что взаимодействие между членами архивного сообщества, в том числе обмен идеями и их обсуждение с коллегами изо всех уголков мира, имеет важнейшее значение для укрепления нашей профессии.

Джоэл А. Бланко-Ривера (Joel A. Blanco-Rivera)

Источник: блог «Not Just Another Archive Blog»
http://archivists.wordpress.com/2009/04/23/teaching-about-international-archives-in-the-united-states/

воскресенье, 19 апреля 2009 г.

Информация о ходе программы Национальных Архивов США «Архив электронных документов» (ERA)

В статье, опубликованной в номере за март-апрель журнала «Information Management Journal» (“Can NARA Handle Onslaught of Bush E-records?”, Information Management Journal, March-April 2009, p.20) сообщается о том, что в ноябре 2008 года, ввиду усиливавшихся сомнений в том, что новая архивная система будет готова принять огромные объемы электронных данных, созданные за восемь лет правления Буша, Национальные Архивы США (NARA) ввели в действие резервный план. Раскрывшие эту информацию сотрудники NARA сообщили также, что NARA первым делом взяло под контроль систему хранения Белого дома, «заморозив» её содержание по состоянию на 20 января 2009 года. Уже потом архивисты будут перемещать документы в создаваемую Национальными Архивами систему ERA.

Директор программы ERA Кен Тибодё (Ken Thibodeau) в интервью журналу Computer World заявил, что вторая фаза программы ERA, рассчитанная на приём президентских документов, готова к их наплыву – или настолько готова, насколько это возможно, «когда вы глядите на накатывающуюся на вас лавину из 100 терабайт данных». Первоначально известная как «система администрации Президента» (Executive Office of the President, EOP),  сейчас эта часть системы ERA называется «Подсистема поиска и доступа электронного архива» (Search and  Access ERA). По словам Тибодё, она была разработана параллельно с базовой системой, и, согласно первоначальным планам, вольётся в единую систему в 2011 году. Согласно законодательству США о свободе доступа к государственной информации, документы Белого дома времен президентства Буша начнут становиться доступными публике с 2013 года.

По мнению архивистов, на индексацию и поиск по документам Буша уйдут недели, а то и месяцы. Для сравнения, у NARA ушло 400 дней на обработку 2 терабайт данных, принятых от администрации Клинтона. Поскольку тогда у Национальных Архивов не было тогда соответствующей электронной архивной системы, они архивировали данные путем воспроизведения 17 информационных систем администрации Клинтона, в которых первоначально находились документы, и разработки простых поисковых интерфейсов, которые персонал NARA мог использовать для доступа к запрошенной информации.

Руководители Национальных Архивов также подчеркнули, что NARA могла бы лучше подготовиться к приёму на хранение президентских документов, если бы Белый дом раньше начал с ней сотрудничать. Юридические споры и технические проблемы, включая вопрос утраченных сообщений электронной почты, привели к тому, что процесс передачи документов шёл медленно. Интенсивные усилия по налаживанию взаимодействия и обмену информацией, по словам Тибодё, начались только с лета 2008 года.

Источник: журнал «Information Management Journal»

четверг, 9 апреля 2009 г.

США: Опубликован обзор ряда программных продуктов для управления архивами и описания архивных фондов

Совет по библиотечным и информационным ресурсам CLIR (Council on Library and Information Resources, г.Вашингтон, США, http://www.clir.org/ ) в январе 2009 года опубликовал отчет Лизы Спиро (Lisa Spiro) «Программное обеспечение для управления архивами» (Archival Management Software. A Report for the Council on Library and Information Resources by Lisa Spiro, January 2009) объёмом 119 страниц. Отчет доступен по адресу http://www.clir.org/pubs/reports/spiro/spiro_Jan13.pdf

В отчете рассмотрен ряд проблем в области описания архивных фондов, а также рассмотрены сильные и слабые стороны ряда известных «архивных» программных продуктов, таких, как Archivists’ Toolkit; Archon; Cuadra STAR/Archives; Eloquent Archive и CollectiveAccess.

В предисловии к отчету, директор CLIR по программам Эми Фридлендер (Amy Friedlander) пишет: «При щедрой поддержке со стороны фонда Эндрю Меллона, Совет по библиотечным и информационным ресурсам приступил к осуществлению многолетней программы, которая должна решить проблему каталогизации т.н. «скрытых» коллекций -  тех материалов, что хранятся в специальных коллекциях, спецхранах и в других условиях, ограничивающих к ним доступ или делающих их сравнительно труднодоступными.»

«Программа имеет два основных направления: во-первых, выявление «скрытых» коллекций, представляющих потенциальную ценность для исследователей; и, во-вторых, решения непростого вопроса о действенной и эффективной каталогизации этих материалов,  таким образом, чтобы каталожные записи были доступны для заинтересованных специалистов через интернет.»

«В данном отчете Лиза Спиро описывает и анализирует некоторые из основных технологий, доступных для библиотекарей, хранителей и архивистов, и воздействие, которое оказывает развертывание соответствующих систем на существующие рабочие процессы. CLIR предлагает этот отчет архивному сообществу в надежде на то, что он будет способствовать научной дискуссии, а также поможет CLIR в оценке положительных эффектов и в анализе накопленного опыта и извлечённых уроков.»

«Г-жа Спиро создала вики по адресу http://archivalsoftware.pbwiki.com/FrontPage . Мы приглашаем всех заинтересованных лиц поделиться своим опытом.»

Лиза Спиро возглавляет Центр электронных носителей информации (Digital Media Center) университета Райс (Rice University), где она отвечает за «электронные» проекты и руководит центральной мультимедийной лабораторией университета.

Источник: сайт CLIR
http://www.clir.org/pubs/reports/spiro2009.html

пятница, 3 апреля 2009 г.

Кёльн: Ход спасательных работ на 2 апреля


В последнее время темпы спасательных работ заметно возросли – возможно, сказалась жёсткая критика, которой подвергся обер-бургомистр города Шрамма.

На второе апреля, из-под обломков обрушившегося здания Кёльнского городского исторического архива извлечено 8 погонных километров документов. С учётом ещё 4 км документов, хранившихся в других местах, на данный момент спасено 12 из 30 погонных км документов, хранившихся в архиве – т.е. более одной трети архива.

Для вскрытия покореженных металлических шкафов потребовался гидравлический инструмент

Металлические банки с микроплёнкой практически не пострадали

Во вторник спасатели и волонтеры откопали ряд металлических шкафов, в которых хранились микроплёнки - несколько тысяч металлических банок. Ряд шкафов серьёзно пострадал, и для их вскрытия пришлось использовать гидравлические инструменты. По сообщению пожарно-спасательной службы, практически все банки с микроплёнкой оказались в нетронутом состоянии.

По оценкам пожарно-спасательной службы, разбор завалов займёт ещё два месяца.

Источник: Kölner Stadt-Anzeiger
http://www.ksta.de/koeln/zwischenbilanz-zwoelf-kilometer-sind-geborgen,15187530,12951006.html 

четверг, 2 апреля 2009 г.

Управление инноваций и стратегических проектов Генеральной дирекции архивов Португалии как ключевой элемент административной реформы в государственном секторе

Согласно действующему положению о Генеральной дирекции архивов (Direcção-Geral de Arquivos, DGARQ), в обязанности Управления инноваций и стратегических проектов (Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos, DSIPE) входит участие в тех исследованиях и проектах в области «электронного правительства», результаты которых могут внести вклад в обеспечение сохранности электронного архивного наследия.

Сюда входит разработка стандартов и технических руководств, участие в международных проектах в области управления и обеспечения сохранности электронных документов и архивов, а также поддержка создания концепции, проектирования и внедрения в учреждениях-создателях и хранителях документов и архивов электронных архивных систем, необходимых для модернизации государственного управления согласно проекту SIMPLEX (это программа построения «электронного правительства» и одновременного упрощения системы государственного управления – Н.Х.) и «Португальскому технологическому плану».

DSIPE также отвечает за разработку национального плана по оцифровке документов, поддерживающего проведение научных исследований, а также публикацию и распространение материалов, связанных с обеспечением сохранности и обогащением архивного и фотографического наследия. С этой целью DSIPE контролирует и поддерживает инициативы по проработке концепции, подготовке и реализации проектов оцифровки португальских архивных и фотографических материалов; и координирует управление веб-ресурсами, для того, чтобы улучшить доступ к национальному архивному наследию и предоставлять пользователям больше услуг.

Для решения поставленных перед управлением задач, DSIPE под эгидой DGARQ осуществляет планирование и подготовку нескольких проектов, в частности:
  • Внедрения, поддержки, управления и мониторинга Национальным реестром архивных учреждений (Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas, FNAA),

  • Национальной программой оцифровки (Plano Nacional de Digitalização, PND),

  • Виртуальных конференций в реальном времени (Consulta Real em Ambiente Virtual, CRAV),

  • а также, в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, -  управляет Хранилищем аутентичных электронных объектов (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA), а также готовит рекомендации по созданию планов по обеспечению долговременной сохранности.
Национальный реестр архивных учреждений FNAA

Цель FNAA заключается в том, чтобы открыть доступ, в стандартизованной форме, к описаниям юридических лиц, а также отдельных физических лиц и семей, которые являются создателями или владельцами документов и архивных материалов, или каким-либо иным образом связаны с ними. Возможность связать эту информацию с описаниями документов позволит лучше понять контекст их создания, облегчения поиск информации и документов, а также даст возможность составлять виртуальные перечни всех документов, созданных определенным подразделением какой-либо организации, даже если эти документы со временем оказались разбросанными по различным хранилищам. Подобная возможность может быть особенно полезна в случае структурных изменений в органах государственной власти, свежим примером которых может служить «Программа реструктуризации центрального правительства» (Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado, PRACE).

FNAA будет использоваться государственными органами в качестве справочника, что поможет отыскивать информацию в архивных фондах и в государственных документах. Исходя из требований по обеспечению подотчётности, прозрачности, упрощения и модернизации государственного аппарата, этот инструмент следует также сделать доступным и для граждан, это поможет им более осознанно исполнять свои гражданские обязанности.

Партнерства, содействующие созданию FNAA, будет способствовать созданию сети португальских архивов, помогут в разработке интегрированного подхода к документам / архивам (в отличие от традиционного деления на «административные документы», «документы» и «архивные документы»), облегчат внедрение новых носителей информации, удовлетворяющих новым потребностям и задачам, с которыми сталкивается управление документами и архивами; и, наконец, помогут в создании систем управления документами и архивами путем внедрения более эффективных методов работы и улучшения коллективного использования информации.

С этой цели, DGARQ подготовила технический документ, содержащий правила оперативного использования FNAA и функциональные требования к разработке реестра. В рамках этого проекта будет использована документация по метаданным, обеспечивающим возможность взаимодействия (интероперабельность) систем (Meta informação para Interoperabilidade, MIP), подготовленная DGARQ по заданию генерального секретариата Президента Совета министров.

Национальная программа оцифровки PND


Программа PND была создана в рамках международной и национальной политики Евросоюза в отношении оцифровки, обеспечения интернет-доступа и долговременной сохранности электронного контента, использования современных информационных технологий и укрепления европейского сотрудничества в области управления документами и архивного дела. Таким образом, в соответствии с «Португальским технологическим планом» и португальский «Национальной базовой стратегической концепцией» (Quadro de Referência Estratégico Nacional, QREN), организации, хранящие архивное наследие, - архивы, библиотеки, центры документации, музеи и другие частные организации, - несут ответственность за то, чтобы их услуги и продукты были доступны дистанционно и в электронном виде.

Проект PND рассчитан на три года.  Его координацией занимается группа под руководством DGARQ, в сотрудничестве с португальской Национальной библиотекой (Biblioteca Nacional Portuguesa, BNP), в которую также входят представители учреждений Министерства культуры. Целью деятельности группы является вовлечение этих организаций в процесс выявления и обмена опытом; определение воздействия  проекта на национальном уровне; анализ поджидающих впереди трудностей; а также выявление основных потребностей индивидуальных пользователей и организаций.

Для содействия деятельности по оцифровке и обеспечения общенациональной доступности её результатов, будут предприняты усилия по диверсификации и оптимизации практики оцифровки, по максимизации отдачи от инвестиций в проекты оцифровки, и по привлечению специалистов, имеющих опыт в области оцифровки и обеспечения долговременной сохранности электронных материалов.

В рамках этой работы предусматривается создание плана по обеспечению долговременной сохранности, который ускорит процессы оцифровки документов. Это сотрудничество в области создания, распространения и обеспечения сохранности оцифрованного контента и/или оригинальных электронных материалов, в рамках стратегии устойчивого развития, может облегчить доступ к культурному наследию - посредством определения и интеграции мер, упрощающих доступ пользователей к различным архивных фондам и коллекциям.

«Виртуальные конференции в реальном времени» (CRAV) – система электронного обслуживания

Генеральная дирекция архивов Португалии (DGARQ), в рамках программы модернизации государственного управления, поддерживает проект виртуальных конференции в реальном времени (CRAV), интегрированный в национальную программу построения «электронного правительства» SIMPLEX и в «Португальский технологический план», - с целью  улучшить и упростить взаимодействие с клиентами и предоставить новые услуги в области управления электронными документами. В проекте CRAV предусмотрена интеграция  с информационной системой управления архивами (DIGITARQ). Данный проект должен обеспечить пользователям единую удобную точку доступа, обеспечивающую обмен информацией с DGARQ и её региональными архивами.

Данная точка доступа поддерживает поиск и просмотр документов, оформление запросов на ознакомление с документами (в архиве), «бронирование» отобранных на ознакомление документов, оформление тематических запросов и заказов на размножение документов, подготовку счета за услуги и его согласование, получение информации о ходе выполнения запросов и заказов, запрос дополнительной информации по предмету исследования, использование электронных платежных систем, доставку через Интернет заверенных электронных копий, дополнительные возможности доступа для лиц с ограничениями по здоровью, а также покупку продукции в магазинах DGARQ.

"Виртуальные» свойства справочной службы обеспечат такое управление программными приложениями,  которое позволит на протяжении всего процесса лучше осуществлять контроль, организовать потоки информации между архивными службами в рамках одной и той же среды и одновременную поддержку различных участников этого процесса, - а также обеспечить получение боле четких и точных показателей, характеризующих эффективность работы учреждения и его персонала, удовлетворить потребности удаленных пользователей, обеспечить доставку копий (с электронным сертификатом или без него), защищенное Интернет-соединение и возможность оказания других услуг, таких как "сканирование по запросу", и составление более подробных профилей пользователей и тех архивных документов, с которыми пользователи работали. Этот проект должен начаться в 2010 году. В то же время в региональном архиве в Порто уже работает электронный «стол обслуживания».

Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов

Государственная администрация в целом и все её подразделения зависят от информации, создаваемой, обрабатываемой и сохраняемой в электронном формате на протяжении всего её жизненного цикла. Однако, несмотря на огромный прогресс в научно-техническом развитии, пока что не сложилась общая заинтересованность в обеспечении долговременной сохранности создаваемой сегодня информации. DGARQ осознает и пытается решить проблему обеспечения долговременной сохранности создаваемых электронным образом документов, используя для этого три направления действий, или, иначе говоря, рассматривая три направления стратегического развития:
  • Создание электронного архива, способного накапливать, управлять и распространять электронные объекты, созданные государственной администрацией. Национальный электронный архив – «Хранилище аутентичных электронных объектов» (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA), является эффективным решением задачи по сбору и управлению электронной информацией. Данный проект выполняется DGARQ с помощью технологического университета Миньо (Minho). Была выбрана стратегия постепенного развития базовых функций и постоянного улучшения этих функциональных возможностей с тем, чтобы увеличить количество поддерживаемых категорий цифровых объектов. В настоящее время обеспечивается непосредственное взаимодействие и поддержка тех органов власти, что имеют электронные объекты, но не располагают ресурсами для решения задач в этой специфической области.

    Архив RODA создан на основе стандарта OAIS (Открытой архивной информационной системы) и технических документов, подготовленных в рамках проекта Interpares-2. Хранилище системы RODA создано на платформе FEDORA, и использует различных схемы метаданных, в том числе EAD (Encoded Archival Description – Кодированное описание архивных материалов), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies – метаданные для долговременной сохранности: Стратегии реализации), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard – стандарт кодирования и передачи метаданных), и ANSI/NISO Z39.87 (американский стандарт метаданных для растровых графических изображений). RODA в настоящее время может работать с  реляционными базами данных, структурированными текстами, фотографиями, видео- и звукозаписями. RODA будет связана с португальской архивной сетью (Rede Portuguesa de Arquivos, RPA). В рамках этой сети электронный архив должен начать с 2009 года предоставлять услуги по конвертированию электронных объектов.

  • Разработка технической документации и стандартов, которые бы помогли государственным органам осваивать, использовать и совершенствовать инструменты для обеспечения долговременной сохранности электронных объектов. С этой целью, DGARQ опубликовала пособие по разработке планов по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов.

  • Выполнение иных задач путем привлечения консультантов и разработки специализированных технических документов, помогающих государственным органам в управлении их электронными (и обычными) документами, в интересах  распространения практики должного управления документами на начальном этапе их создания. Это позволит на следующих этапах жизненного цикла более эффективно предупреждать и решать проблемы, связанные с технологическим устареванием и недостатками процессов управления, обеспечивающих идентификацию, классификацию и извлечение электронной информации. DGARQ предлагает услуги своих экспертов, ею опубликовано «Руководство по подготовке требований и по оценке программных систем управления электронными архивными документами» (Guia Para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos) -  упрощенный вариант технических спецификаций MoReq (Типовых требований к управлению электронными документами).  DGARQ намерена в дальнейшем помогать организациям в выборе прикладных систем для управления документами и информацией, отвечающих основным требованиям MoReq.
Луиш Коруджо (Luis Corujo)
Архивист генеральной дирекции архивов Португалии (DGARQ)


Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/04/02/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipe-from-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-of-the-public-services/
http://archivists.wordpress.com/2009/04/14/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipe-from-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-of-the-public-services-in-portugal-part-2/

среда, 1 апреля 2009 г.

Ассоциация AIIM: Основные результаты исследования состояния отрасли ПО для управления контентом в 2009 году

  • По сравнению с последними годами, вопросы экономии обошли задачу исполнения законодательно-нормативных в качестве основной побудительной причины для инвестиций в управление информацией и документами.

  • Электронная почта по-прежнему не контролируется как следует - 55% организаций не уверены в том, что важные сообщения электронной почты полностью документируются и могут быть найдены.

  • Для 28% организаций отыскание и выемка документов, представляемых в ходе судебного разбирательства, займет более месяца.

  • Имеется большой разброс в том, как организации воспринимают SharePoint в плане их общих потребностей и стратегий управления контентом. В 29% организаций, SharePoint конкурирует или используется параллельно с существующими системами управления контентом, информацией и документами. В 16% организаций он интегрирован с существующими системами, а в 12%, является единственным средством управления контентом. Остальные используют SharePoint "для выполнения отдельных функций".

  • Специалисты по управлению документами часто не привлекаются к решению вопросов управления контентом. В 36% крупных организаций, ИТ-специалисты внедряют SharePoint, вообще не консультируясь с ними. Ещё 14%  респондентов сообщили, что никто не руководит внедрением, и оно полностью неуправляемо.

  • Концепция единой ECM-системы до сих пор жива в 35% организаций, в то время, как 33% планируют использовать единый портал, связывающий вместе несколько хранилищ – при этом SharePoint является наиболее популярным инструментом для этой цели ( 9% сообщили, что они будут использовать для решения этой задачи Enterprise Search ).

  • Ожидается, что продажи лицензий в основных областях управления информацией и документами, останутся стабильными в 2009 году. Вероятны сокращения продаж оборудования для сканирования, независимых от поставщиков консалтинговых услуг, и, что удивительно, офисных услуг и аутсорсинга.

  • Что касается управления контентом различного типа, то в 75% организаций на SMS / текстовые сообщения, блоги и вики большого внимание не обращают. Не включение этих типов контента в корпоративный архив представляет собой серьёзный риск.
Источник: AIIM Industry Watch "State of the ECM Industry 2009: Who’s achieved it, how are they doing it and is it working for them?", AIIM, 2009