Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 7 февраля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).Согласно Википедии (источнику всей мудрости мира :)), манифест - это «опубликованная декларация о намерениях, мотивах и/или взглядах того, кто её выпустил».
У деклараций богатая история - от библейских десяти заповедей до коммунистического манифеста и речи президента Джона Кеннеди по случаю высадки человека на Луну.
Если Вы ещё его не видели, Вам стоит взглянуть на «Манифест гибкой разработки программного обеспечения» (Agile Manifesto, с большой буквы A – э
то документ, содержащий описание ценностей и принципов гибкой разработки программного обеспечения, опубликованный в феврале 2001 года, см. http://agilemanifesto.org/iso/ru/manifesto.html -
Н.Х.) - именно от него пришло понятие «гибкой разработки» (Agile), каким мы его знаем сегодня. Движение Agile полностью трансформировало разработку программного обеспечения, превратив её из монолитного и преимущественно линейного процесса (ориентированного на метод «водопада» - waterfall), в рамках которого сразу всё проектировалось изначально и который сплошь и рядом не давал ожидаемых результатов - в быстро дающие деловую отдачу процессы, позволяющие людям оценить, действительно ли эти процессы дают то, что им необходимо, ещё до того, как будет истрачен весь бюджет проекта, а не после.
Я считаю, что написание манифеста является стоящим упражнением для тех, кто планирует оставаться в профессии более 5-10 лет, по той простой причине, что этот документ заставляет нас задуматься о том, где мы находимся, и куда, по нашему мнению, мы должны прийти - и внятно это сформулировать.
Когда у нас действительно есть полная ясность в этом вопросе, становится ясным целый ряд других вещей, таких, как:
- Компетенции, знания и навыки, которые нам нужны, чтобы добиться успеха;
- Отдача, которую мы даём (или должны давать) нашим организациям;
И если мы публикуем своё мнение об этих вещах, то другие люди могут захотеть заняться ими вместе с нами - поскольку что они знают, что мы думаем.
Я предложил группе, в состав которой я в последнее время вхожу, идею о том, что мы должны написать манифест, и сам подготовил первый его проект. Несмотря на то, что особого энтузиазма группой проявлено не было (иногда Вы оказываетесь не столько лидером, сколько чудаком, бродящим вокруг в одиночку), я получил удовольствие от этого упражнения и нашел в нём пользу. Написание этого документа заставило меня логически последовательно сформулировать, в каком направлении, с моей точки зрения, нам следует двигаться.
Текст данного манифеста приведен ниже - возможно, Вы найдете в нём что-то, что Вам понравится.
Независимо от того, заинтересует ли Вас мой документ или нет, пожалуйста, подумайте о том, чтобы написать свой собственный манифест – пусть даже только для того, чтобы привести в порядок собственные мысли (и не стесняйтесь брать и использовать написанные мною формулировки, изменять их и вообще делать с ними всё, что Вам захочется - сделайте их лучше).
Новый манифест управления документами (версия Карла Мелроуза)Управление документами и информацией - это профессиональная управленческая дисциплина.
Организации нанимают нас для повышения эффективности и производительности своей деятельности.
Мы стремимся использовать наши компетенции, знания и навыки для повышения эффективности организации. Мы даем отдачу, обеспечивая, чтобы сотрудники получали правильную информацию, в нужное время и в нужном месте, а также нужного уровня качества, позволяющую им выполнять свою работу эффективно и продуктивно.
Это означает, что мы внедряем только те практики, которые повышают эффективность и производительность в тех условиях, в которых наша организация осуществляет свою деятельность.
Мы признаем, что то, что работает в одной организации, может не работать в другой, и что наилучшая практика является лишь рекомендацией; и мы стремимся придавать наибольший приоритет достижению повышения эффективности и продуктивности по сравнению с другими показателями внедрения практики.
Мы также признаем, что управление документами и информацией осуществляется в конкурентной среде, в которой существует множество способов достижения результатов, и в которой нашим практикам приходится конкурировать за финансирование с достигающими тех же целей практиками других дисциплин. Это означает, что для того, чтобы мы могли расти и процветать, наши практики должна обеспечивать приемлемые уровни эффективности и производительности в наших организациях, в конкуренции с другими практиками.
Поскольку мы - профессионалы, мы строго измеряем показатели эффективности и производительности для того, чтобы быть уверенными, что наша практика действительно обеспечила ожидаемые улучшения. Когда же это не так, мы не боимся признать это и стремимся разобраться с причинами неудачи, чтобы иметь возможность изменить практику, достичь целевого повышения эффективности и поделиться тем, что мы узнали, с нашими коллегами и профессиональным сообществом.
Сложная природа документированной информации означает, что единственный способ, позволяющий нам в долгосрочной перспективе эффективно защищать целостность, подотчетность и прозрачность деятельности наших организаций - это внедрение практик, соответствующих зрелости наших организаций и позволяющих их быть эффективными сегодня.
Мы признаем, что сейчас нам приходиться управлять документами и информацией в период огромных технологических изменений и существования рынка альтернативных способов повышения эффективности и производительности. Это означает, что характер нашей работы должен измениться, поскольку изменяются те проблемы, решения которых от нас ожидает рынок. Чтобы достичь этого, мы стремимся к непрерывному профессиональному и междисциплинарному обучению и к экспериментам. Выполняемая работа меняется, однако наша ключевая ценность - ценность «правильной информации» только повышается.
В виду этого мы признаём, что в прошлом мы накладывали на себя искусственные ограничения, мешавшие нам воспринять новые технологии, но теперь мы стремимся эффективно управлять любыми способами, применяемыми нашими организациями для документирования информации или доставки информации деловым процессам с использованием носителей или сред хранения/передачи информации любого вида.
Технологии как были на протяжении тысячелетий, так и ныне являются краеугольным камнем нашей профессии. В этом плане информационные технологии ничем не отличаются, и мы знаем, что для того, чтобы работать эффективно, нам необходимо разбираться во всех технологиях, которые наши организации используют для документирования информации, и нам следует расширять свои знания с тем, чтобы иметь возможность понять, как и в чём наша практика должна быть согласована с технологиями.
Мы также признаем, что неудача любого специалиста по управлению документами и информацией является неудачей всей нашей профессии, и это означает, что каждый из нас должен приложить усилия для нашего общего успеха. Единственный для нас способ по-настоящему добиться успеха, это добиться его всем вместе.
Мы намерены регулярно встречаться с коллегами по профессии, чтобы делиться практическим опытом, коллективно решать сложные проблемы и вместе достигать новых уровней успешности и эффективности. Мы знаем, что только работая вместе мы можем поднять нашу профессию на новые высоты.
Мы стремимся к повышению эффективности и производительности, добиваясь этого посредством обеспечения того, чтобы нужные сотрудники получали правильную информацию, в нужное время и в нужном месте, а также нужного уровня качества, позволяющую им выполнять свою работу эффективно и продуктивно.
Карл Мелроуз (Karl Melrose) Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/writing-your-records-manifesto
