пятница, 28 февраля 2014 г.

Правительством дан ряд поручений в связи с переходом от бумажных носителей к электронным


По итогам проведенного 13 февраля 2014 года заседания Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности были даны, в частности, следующие поручения (см. протокол заседания комиссии от 13 февраля 2014 года №1):
  • Представить в Правительство РФ согласованные предложения о возможности внесения изменений в Уголовно-процессуальный кодекс РФ, Гражданский процессуальный кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях РФ в части обеспечения выдачи (вынесения) исполнительных документов (судебных актов, постановлений по делу об административном правонарушении и др.) в электронном виде, с проектом федерального закона. (Минюст, Минкомсвязь, Минэкономразвития). Срок – 14 апреля 2014 года.

  • Утвердить план мероприятий («дорожную карту») по реализации пилотного проекта в Московской области по переходу от бумажных к электронным юридически значимым уведомлениям, доставляемым от органов власти к гражданам и организациям РФ (Минкомсвязь, МВД, ФССП, ФГУП «Почта России», Экспертный совет при Правительстве РФ). Срок – 28 апреля 2014 года.

  • Представить в Правительство РФ проекты актов, направленных на обеспечение перехода от бумажных к электронным юридически значимым уведомлениям посредством закрепления возможности отправки органами государственной власти заказных писем в электронной форме лицам, согласившимся на данный способ получения указанных писем, вместо их получения на бумажных носителях (Минкомсвязь, Минэкономразвития, Минфином и иные заинтересованные ведомства). Срок – 21 апреля 2014 года.

  • Представить в Правительство РФ предложения по перечню документов, передаваемых при взаимодействии государственных органов между собой исключительно в электронном виде посредством системы межведомственного электронного документооборота (Минкомсвязь, Росархив, Минюст и ФСО). Срок – 5 мая 2014 года.
Первые три поручения направлены на переход от бумажных к электронным юридически значимым уведомлениям при взаимодействии органов государственной власти с юридическими и физическими лицами.  Насколько я понимаю, сделать это планируется путем создания государственной электронной почты и открытия для участников взаимодействия официальных электронных почтовых ящиков.

Для реализации этих трех пунктов плана уже начато создание законодательно-нормативной базы:
  • 7 мая 2013 года президент подписал федеральный закон № 100-ФЗ «О внесении изменений в части первую, вторую, третью и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации, а также в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этим законом в Гражданский кодекс введено новое понятие «юридически значимое сообщение» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/blog-post_3585.html );

  • 27 декабря 2013 года Правительством РФ в Государственную Думу был внесен законопроект № 418707-6 «О почтовой связи» (см.: http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/%28SpravkaNew%29?OpenAgent&RN=418707-6&02 ), предусматривающий «создание единой почтовой электронной системы оператора универсальной почтовой связи, обеспечивающей пересылку почтовых отправлений (в том числе юридически значимых) в электронной форме на всей территории Российской Федерации» (см.: http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&56AE23771D483A1043257C5100396E66 ).
Таким образом, данные Правительством распоряжения предполагают дальнейшее совершенствование законодательства, а именно, конкретизацию того, какие документы и информация будет передаваться ведомствами по этой электронной почте. При этом начать планируется с судебной власти (п. 1 распоряжения).

Ну а четвертый пункт у меня вызывает прямо-таки слезы умиления – эта идея появилась у Правительства еще в 2011 году, когда Росархиву было поручено разработать и утвердить рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в федеральных органах исполнительной власти должно осуществляться в форме электронных документов; а ведомствам - утвердить приказами свои перечни (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2011/02/1-2012.html ). Эта задумка была включена в «План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденный распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р.

Росархив рекомендации разработал, а большинство ведомств даже честно утвердило свои перечни (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2012/04/blog-post_09.html ). Только вот толку от данных документов не было никакого … Некоторые специалисты с самого начала об этом предупреждали, но обходить грабли – не наш метод :)

И вот через три года Росархиву опять поручено разработать столь же ненужный документ (с моей точки зрения, вредный – поскольку, в случае его реального применения, он лишает государственные органы возможности, исходя из обстоятельств, выбрать удобный для них вид документов, либо использовать оба). В общем, ситуация как в том анекдоте: «В этом году мы посадили 3 га конопли, и пусть тля подавится

Источник: Сайт Правительства РФ
http://government.ru/orders/10746

Швеция: Национальные Архивы учат специалистов использовать формат PDF/A


В России в последнее время стало модно, не вникая глубоко в суть дела, вписывать в разного рода регламенты и рекомендации по межведомственному электронному взаимодействию и архивному хранению положения об использовании стандарта PDF/A, Наши шведские коллеги подходят к этому вопросу серьёзнее, что иллюстрирует приведенное ниже объявление, появившееся на сайте Национальных Архивов страны 20 февраля 2014 года. В нём говорится следующее:
«Национальные Архивы (Riksarkivet) организуют курс обучения по формату PDF/A продолжительностью 3,5 часа для тех, кто работает в области управления информацией и архивного дела. Этот курс посвящен проблемам и возможностям данного формата с точки зрения обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

PDF/A является одним из форматов, рекомендуемых для целей долговременного хранения разработанными Национальными Архивами правилами РА-FS 2009:2. Данный формат стандартизирован Международной организацией по стандартизации (ИСО) и рекомендуется в качестве формата для долговременного хранения даже физическим лицам. Хотя PDF/A имеет долгую историю, есть и немало неопределенностей, связанных с самим форматом и с его применением. Поскольку PDF/A получает все большее распространение на национальном и на международном уровне, от специалистов требуется большее его понимание и компетентность при его использовании.

Целью данного курса – дать слушателям представление о PDF/A как об одном из инструментов сохранения электронных объектов; объяснить, что он из себя представляет и как используется на практике; разницу между PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3, что такое уровни соответствия " a ", " b " и " b ", и когда, как и зачем использовать эти версии формата. Курс также познакомит слушателей с проблемами, которые существуют у формата PDF/A.

Целевая аудитория: Этот курс адресован как тем, кто на практике работает с электронными информационными ресурсами, так и архивистам, руководителям, менеджерам и ИТ-разработчикам, а также тем, кто принимает решения, по вопросам сохранения информации, управления архивами и ИТ-системами (например, о закупке и разработке).»
Думаю, такого рода курс был бы полезен и многим нашим специалистам. В него также стоило бы, с моей точки зрения, включить рассказ о программных средствах, умеющих создавать файлы в формате PDF/A и/или контролировать корректность формата.

Источник: сайт Национальных Архивов Швеции
http://riksarkivet.se/sok-arrangemang?item=106469

США: Программа конференции MER 2014


Ежегодная конференция по управлению электронными документами (Managing Electronic Records, MER – о конференции см. также http://rusrim.blogspot.com/search/label/MER ) для американских специалистов является одним из ключевых событий года. Она традиционно проводится в мае в Чикаго, и на этот раз будет проходить в течение трёх дней с 19 по 21 мая (не считая предваряющих конференцию обучающих семинаров).

Сейчас уже можно познакомиться с программой MER-2014, которая выложена по адресу http://www.merconference.com/files/MER14-Program-Brochure.pdf .

В программу конференции MER-2014 включены следующие ключевые доклады:
  • Судьи федеральных окружных судов Дэвид Кемпбелл (Hon. David G. Campbell, округ Аризона), Джон Фачиола (Hon. John M. Facciola, округ Колумбия); а также Кеннет Витерс (Kenneth J. Withers, Конференция Седона) и Кэрол Стейнбрук (Carol Stainbrook, фирма Cohasset Associates) «Предстоящий пересмотр федеральных правил судопроизводства: Куда мы движемся, и последствия для управления электронными документами» (The Imminent Revisions to the Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) – Where We Are Headed and the Implications for the Management of Electronic Records).

    Было предложено внести существенные изменения в федеральные правила судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure, FRCP), касающиеся обеспечения сохранности документов и информации и электронного раскрытия, которые уже прошли этап публичного обсуждения. В докладе будет рассказано о том, каких изменений можно ждать, и как они потенциально могут повлиять на практику управления документами (см. также http://www.merconference.com/session-details/?id=8&fave=1/?utm_source=VR&utm_medium=link&utm_campaign=Brochure ).

  • Рендольф Кан (Randolph Kahn, фирма Kahn Consulting) «Реализуемое управление информацией – Когда ничего иного не остается, начинайте действовать осмысленно» (Actionable Information Management – When All Else Fails, Evolve to Reasonableness).

    Управление документами всегда было проблемным делом. Электронная эпоха сделало эту проблему намного более масштабной и сложной. Нужна новая реальность», когда управление документами осуществляется на основе политик и процедур «нового поколения». Задача данного доклада – помочь слушателям переосмыслить применяемые их организациями подходы к управлению информацией различных видов, а затем показать им путь для движения вперед (см. также  http://www.merconference.com/session-details/?id=31&fave=1/?utm_source=VR&utm_medium=link&utm_campaign=Brochure ).
Ещё я бы отметила следующие выступления, включенные в программу конференции:
  • Судья федерального окружного суда Джон Фачиола (Hon. John M. Facciola, округ Колумбия), Кеннет Витерс (Kenneth J. Withers, Конференция Седона) «Судебная практика по вопросам управления электронными документами: Последние новости, тенденции и проблемы» (ERM Case Law: The Annual MER Update of the Latest News, Trends, and Issues).

    2013 год был сложным для тех юристов и специалистов по управлению документами, которые пытались «переварить» множество решений высших судов, связанных с электронными документами. На этой традиционной для конференции MER динамичной сессии будет рассказано о ключевых судебных решениях прошлого года и в понятной для всех форме будет дана информация и анализ, которые нужны юристам (см. также http://www.merconference.com/session-details/?id=14&fave=1/?utm_source=VR&utm_medium=link&utm_campaign=Brochure ).

  • Джон Исаза (John Isaza) и Уэйд Савой (Wade Savoy) из фирмы Rimon «Триада право – управление документами – ИТ: Факторы успешного полномасштабного управления информацией» (The RIM, Legal & IT Triad: Success Factors for Information Governance).

    В аннотации доклада сказано, что «право – с планеты Марс, управление документами и информацией – с Венеры, а ИТ обеспечивает возможность путешествовать с одной планеты на другую».  В ходе доклада опытные адвокаты и консультанты по управлению документами и информацией расскажут о хорошей практике координации деятельности обитателей Марса и Венеры. Слушатели узнают:
    • Почему так важна эта триада,
    • Что каждому члену триады нужно от других, и
    • Ключевые возможности для сотрудничества.
    См. также http://www.merconference.com/session-details/?id=20&fave=1/?utm_source=VR&utm_medium=link&utm_campaign=Brochure .

  • Рональд Хеджес (Hon. Ronald J. Hedges, фирма Ronald J. Hedges, LLC) и Роберт Уильямс (Robert Williams, фирма Cohasset Associates) «Актуальный ответ на давний вопрос: Можно ли уничтожать бумажные документы после изготовления их образов?» (An Up-to-Date Answer to a Long-Standing Question: Can Paper Records That Have Been Imaged Then Be Destroyed?)

    Ответ на этот вопрос следующий: Почти для всех бумажных документов, которые были отсканированы или отмикрофильмированы, в общем случае нет никаких причин сохранять бумажные «оригиналы». Далее, образы документов должны приниматься в суде в качестве доказательств, хоть они и являются копиями уничтоженных бумажных документов. Эксперты в своем докладе объяснят, почему и как (см. также http://www.merconference.com/session-details/?id=29&fave=1/?utm_source=VR&utm_medium=link&utm_campaign=Brochure ).
Источник: сайт конференции MER-2014
http://www.merconference.com/mer-conference-program/

Арбитражная практика: Обязанность приема на хранение документов ликвидируемых негосударственных организаций предусмотрена как для государственных, так и для муниципальных архивов


Конкурсные управляющие продолжают борьбу за обеспечение сохранности документов по личному составу и через суд добиваются решений о приме на хранение этих документов в государственные и муниципальные архивы.

Арбитражный суд Тверской области в феврале 2013 года рассматривал дело № А66 – 12961/2012 об обязании администрации города Твери принять в Тверской городской архив на хранение документов по личному составу общества за период с 2006-2011 годы в количестве 25 единиц хранения.

Суть спора

Решением Арбитражного суда Тверской области в феврале 2011 года ООО «Элеком Тверь» было признано несостоятельным (банкротом), в отношении него было открыто конкурсное производство и назначен конкурсный управляющий.

Архивным отделом Тверской области в июне 2012 года было принято решение об определении МКУК «Тверской городской архив» местом хранения документов по личному составу ООО «Элеком Тверь» за 2006-2011 годы в связи с признанием общества несостоятельным (банкротом), в объёме 25 единиц хранения.

На основании статьи 129 федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» конкурсный управляющий обращался в Тверской городской архив с требованием о принятии на хранение этих документов общества.

В ответ на обращение в августе 2012 года архив сообщил об отсутствии возможности принять на хранение документы ввиду того, что на хранение принимаются документы учреждений органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории города Твери. Конкурсному управляющему было рекомендовано обратиться в ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории».

В ноябре 2012 года конкурсный управляющий общества обратился в администрацию города Твери с заявлением о приёме на хранение в Тверской городской архив документов по личному составу за период с 2006-2011 годы.

Администрация переслала это заявление в Управление по культуре, спорту и делам молодежи администрации города Твери, которое в декабре 2012 года дало на него ответ, в котором сообщило, что документы на хранение принять не представляется возможным и также рекомендовало обратиться в ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории».

Считая подобные действия незаконными, общество обратилось в суд с иском о признании незаконным бездействия администрации, выразившегося в отказе в принятии на хранение документов по личному составу общества в количестве 25 дел за 2006-2011годы, и об обязании ответчика принять архив общества по личному составу.

Позиция архивных учреждений и органов управления архивным делом

Архивный отдел Тверской области поддержал доводы заявителя, считая, что документы по личному составу должны быть приняты на хранение в городской архив и не видя для этого препятствий. Решением Экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области в июне 2012 года местом хранения документов по личному составу ООО «Элеком Тверь» за 2006-2011 годы был определен МКУК «Тверской городской архив». В своём отзыве архивный отдел также отметил, что общество является предприятием-банкротом, осуществлявшим деятельность на территории города.

МКУК «Тверской городской архив» и Управление по культуре, спорту и делам молодежи поддерживали позицию администрации, ссылаясь на загруженность архива и возможность сдачи документов в ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории». Принятие документов на хранение является муниципальной услугой, которая не отражена в перечне таких услуг, и, соответственно, возможности у МКУК «Тверской городской архив» принять документы на хранение за плату не имеется, а источниками комплектования архива являются только документы муниципальных учреждений и предприятий.

Позиция Арбитражного суда Тверской области

Суд отметил, что в соответствии с пунктом 2 статьи 129 Закона о банкротстве (в действующей редакции) конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Согласно пункту 10 статьи 23 закона «Об архивном дела в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Суд отметил, что законодатель предусмотрел обязанность приема на хранение документов у ликвидируемых негосударственных организаций как соответствующими государственными архивами, так и соответствующими муниципальными архивами, не установив при этом, что архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, подлежат хранению исключительно в государственных архивах либо исключительно в муниципальных архивах.

Обязанность приема на хранение у ликвидируемых организаций упомянутых документов предусмотрена как для соответствующих государственных, так и муниципальных архивов.

Соответствующим муниципальным архивом для передачи документов общества является МКУК «Тверской городской архив» (по месту нахождения ликвидируемого общества), соответствующим государственным архивом - Архивный отдел Тверской области (по ведомственному признаку).

Каждый из названных архивов обязан по требованию конкурсного управляющего принять на хранение документы по личному составу общества.

Суд также внимательно изучил региональную законодательно-нормативную базу в области архивного дела. В соответствии со статьей 2 Закона Тверской области от 23 декабря 2005 года № 162-ЗО «Об архивном деле в Тверской области», законодательство Тверской области об архивном деле в Тверской области состоит из указанного Закона и принимаемых в соответствии с федеральным законодательством и названным Законом иных нормативных правовых актов Тверской области.

Постановлением администрации Тверской области от 21 июля 2009 года № 321-па утвержден Стандарт государственной услуги «Экспертиза ценности документов». Получателем государственной услуги «Экспертиза ценности документов» являются: государственные архивы Тверской области; органы государственной власти Тверской области, государственные органы Тверской области; государственные унитарные предприятия Тверской области; государственные учреждения Тверской области; муниципальные архивы Тверской области; органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области; муниципальные унитарные предприятия Тверской области; муниципальные учреждения Тверской области; организации (независимо от формы собственности), расположенные на территории Тверской области, проходящие процедуру ликвидации; иные юридические лица или граждане, являющиеся собственниками или владельцами архивных документов, местом нахождения или местом жительства которых является Тверская область, заинтересованные в получении настоящей государственной услуги (пункт 1.3.1 Стандарта государственной услуги «Экспертиза ценности документов»).

Пунктом 3.1.8 Стандарта предусмотрено, что архивный отдел в рамках предоставления государственной услуги «Экспертиза ценности документов» принимает решения о месте архивного хранения документов организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, в том числе ликвидированных организаций независимо от формы собственности.

Как указывает Архивный отдел Тверской области, общество за все время своего существования не являлось источником комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, документы общества ранее на хранение не поступали ни в государственные, ни в муниципальные архивы Тверской области.

Решением Экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области от в июне 2012 года местом хранения документов по личному составу ООО «Элеком Тверь» в количестве 25 дел за 2006-2011 годы определен МКУК «Тверской городской архив».

То обстоятельство, что муниципальный архив не имеет достаточных площадей для размещения документов, не является законным основанием для отказа в приеме документов, поскольку в силу подпункта 22 статьи 16 Федерального закона «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 № 131-ФЗ на органы местного самоуправления возложена обязанность по формированию и содержанию муниципального архива, и неисполнение данного требования закона не освобождает муниципальные архивы от исполнения обязанности по принятию документов на хранение.

Более того, по данным паспорта архива на 1 января 2012 года степень загруженности архивохранилищ МКУК «Тверской городской архив» составляла 45,5%, а 1 января 2013 года- 66,6%.

Кроме того, согласно федеральному закону от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», органы местного самоуправления должны решать вопросы местного значения исходя из интересов населения. По мнению суда, приём документов по личному составу ООО «Элеком Тверь», содержащих информацию, необходимую для подтверждения сведений при назначении пенсий гражданам – жителям города Твери, находится в сфере интересов населения города Твери.

Суд также отметил, что непринятие на архивное хранение документов влечёт за собой невозможность завершения конкурсного производства, т.к. только по указанному основанию было продлено конкурсное производство до 25 апреля 2013 года.

Ссылка администрации на возможность принятия документов иным учреждением ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории» судом отклоняется, поскольку место хранения документов определено решением экспертной комиссии, это решение действует и оно не оспорено.

Довод о том, что администрация не является надлежащим ответчиком, судом был отклонен, поскольку обращение было направлено именно в адрес администрации, и именно она организует работу подведомственных ей муниципальных учреждений и, в частности,  муниципального архива.

Арбитражный суд Тверской области удовлетворил требования ООО «Элеком Тверь», признав незаконным бездействие администрации города Твери, выразившееся в отказе в принятии на хранение документов по личному составу общества в количестве 25 дел за 2006-201 1годы. Суд обязал администрацию города Твери принять н хранение эти архивные документы общества.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд в мае 2013 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Тверской области, а апелляционные жалобы администрации города Твери, Управления по культуре, спорту и делам молодёжи администрации города Твери, муниципального казённого учреждения культуры «Тверской городской архив» - без удовлетворения.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в августе 2013 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Тверской области и постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу администрации города Твери - без удовлетворения.

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/

четверг, 27 февраля 2014 г.

США: Фирма Meritalk опубликовала обзор трехлетнего опыта американских федеральных органов исполнительной власти по освоению облачных вычислений


28 января 2014 года американская фирма Meritalk опубликовала небольшой по объёму, но достаточно содержательный отчет о ходе внедрения облачных технологий в федеральных органах исполнительной власти США.

Данный 9-страничный документ под названием «Cloud First consumer Guide - Beacon report» можно бесплатно скачать на сайте Meritalk на странице http://www.meritalk.com/CFCG (при условии сообщения сведений о себе).

В пресс-релизе по поводу публикации отчета Meritalk пишет:
Три года назад Административно-бюджетное управления администрации Президента США (OMB) дало указание федеральным органам исполнительной власти о перемещении ими данных и приложений с собственных серверов в облако. Инициатива «Облако в первую очередь» (Cloud First) обещает помочь государственным органам максимально использовать имеющиеся у них ресурсы, повысить гибкость ИТ и минимизировать затраты. Так как же обстоят у них дела? Получили ли они обещанную отдачу? Что они могли бы сделать по-другому, и, что самое важное, стоила ли овчинка выделки?

На рис. из отчета видно, что федеральные органы пока не рискуют переводить в облако ответственные приложения, поддерживающие их основную деятельность, ограничиваясь пока что использованием облачных вычислений для переписки, коллективной работы и размещения вспомогательных систем. Основными мотивами переходя являются нормативные требования и желание сократить расходы.

Чтобы выяснить это, фирма MeriTalk собрала детальные отзывы 15 федеральных ведомств, являющихся лидерами в использовании информационных технологий, с чьей деятельностью были связаны первые успехи в освоении облачных вычислений. В новом отчёте «Руководство пользователя инициативы «Облако в первую очередь»» обозначен путь дальнейшего развития облачных вычислений в федеральном правительстве, и впервые дан рейтинг облачных программ и подходов.

Из этого отчета читатель узнает:
  • Какие ИТ- программы и приложения федеральные органы исполнительной власти переводят в облако;

  • Получают ли государственные органы отдачу от перехода в облако;

  • С какими проблемами государственные органы сталкиваются при переходе в облако;

  • Какие типы поставщиков облачных услуг обеспечивают надежные результаты.
В целом, по отзывам государственных органов, качество облачных услуг не хуже, а обычно выше качества аналогичных услуг, обеспечиваемых своими силами. Что касается экономии, то называемые цифры порой вызывают улыбку – например, полмиллиона-миллион долларов экономии в год у Национального управления океанических и атмосферных исследований (National Oceanic and Atmospheric Administration, NOAA). Но вот Министерство сельского хозяйства за три года сумело сэкономить внушительную сумму в 75 миллионов долларов.

При этом федеральные органы понимают, что «сливки» быстрых успехов уже сняты, и дальнейшее внедрение облачных вычислений потребует более серьёзных усилий.

Источник: сайт фирмы Meritalk / сайт FCW
http://www.meritalk.com/CFCG
http://fcw.com/articles/2014/01/28/meritalk-cloud-study.aspx?s=fcwdaily_290114

Объявлена программа ежегодной конференции Британского общества специалистов по управлению документами и информацией


Британское общество специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) свою очередную 17-ю конференцию проведёт 18-20 мая 2014 года в Брайтоне (Brighton). Тема конференции этого года – «Роскошь или необходимость? Управление документами и информацией в мире полномасштабного управления, риска и комплаенса» (Luxury Or Necessity? Information and records management in the world of Governance, Risk and Compliance).

Программа конференции 2014 года доступна по адресу http://www.irms.org.uk/images/conference/2014/IRMS_2014_Programme.pdf

С биографиями докладчиков и краткой информацией о содержании их выступлений можно познакомиться здесь: http://www.irms.org.uk/images/conference/2014/IRMS_Speaker_Biographies.pdf

Запланированы следующие пленарные доклады:
  • Стефен Боннер (Stephen Bonner), партнер в фирме KPMG LLP «Роскошь или необходимость? Управление документами и информацией в мире полномасштабного управления, риска и комплаенса» (Luxury Or Necessity? Information and records management in the world of Governance, Risk and Compliance). «Кибер-» - новое модное словечко, однако «документы» - важное и последнее слово.

  • Черил Маккиннон (Cheryl McKinnon), главный аналитик фирмы Forrester Research «Основные тенденции в управлении документами: Итоги опроса 2014 года, совместно проведенного фирмой Forrester Research и Обществом специалистов по управлению документами и информацией» (Key Trends in Records Management: Results of the 2014 Joint Survey with Forrester Research and IRMS).

  • Бернадет Резник (Bernadette Resnik), директор по вопросам управления документами и информацией компании Enbridge Inc. «Стратегия управления информацией – Подход, дающий результаты» (Information Management Strategy - An approach with results).
Источник: сайт конференции IRMS
http://www.irms.org.uk/conference

ФНС: Срок хранения бумажной контрольной ленты - 5 лет


Федеральная налоговая служба (ФНС) своим письмом от 21 января 2014 г. № ЕД-4-2/665@ ответила на вопрос гражданина по поводу хранения организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющим контрольно-кассовую технику, бумажной контрольной ленты.

Письмо начинается с пояснения:
В связи с тем, что к обращению не приложены документы, удостоверяющие в установленном порядке Ваши полномочия действовать от имени Управления Федеральной почтовой связи Пермского края - филиала ФГУП "Почта России", указанное обращение рассматривается как обращение физического лица.
Мой комментарий: В данном случае гражданин обратился в ФНС от лица организации, но не приложил документы, подтверждающие его полномочия, и ФНС была вправе не реагировать. Налоговый орган, однако, счел вопрос достаточно важным и проявил гибкость, рассмотрев обращение как обращение физического лица.

ФНС сообщила, что в настоящее время организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны хранить бумажные контрольные ленты в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

В п. 14 «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» (утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 года № 470), установлено, что документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергозависимое долговременное хранение информации, должны храниться в течение не менее 5 лет с даты окончания их использования.

Мой комментарий: Вопрос о сроках хранения лет регулярно поднимается пользователями контрольно-кассовой техники. Дело в том, что накапливаются колоссальные объёмы этих лент, которые где-то надо хранить (и это стоит денег). Ленты быстро выцветают и через год становятся нечитаемыми. К тому же, как показывает практика, данные ленты при проведении проверок и в интересах деловой деятельности используются крайне редко, а если и используются, то в течение ближайших 1-3 лет.

С моей точки зрения, налоговая служба оказала бы серьёзную услугу отечественному бизнесу (и ровно ничего не потеряла бы в плане возможностей контроля), сократив срок хранения лент хотя бы до трёх лет.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=133179

среда, 26 февраля 2014 г.

США: Тенденции в управлении федеральными документами – Три принципа успешного управления


Данная статья Джил Сингер (Jill Tummler Singer – на фото) была опубликована 2 февраля 2014 года на сайте Sys-Con Media.

Приведенный ниже текст – это краткое изложение сказанного мною 29 января 2014 года на мероприятии «Alfresco Content.Gov» в Вашингтоне (см.  http://www.alfresco.com/events/contentgov-2014/agenda ).

За 27 лет на федеральной службе я наблюдала рост объёмов федеральных документов и внедрение новых указов и нормативных актов, направленных на улучшение управления документами в федеральном пространстве. Существуют огромные проблемы, связанные с судебными разбирательствами, экспертизой и раскрытием, поиском фактических данных для анализа, управлением информацией и контролем за множеством санкционированных и несанкционированных раскрытий секретной и/или конфиденциальной информации.

Федеральные специалисты по управлению документами - это настоящие невоспетые герои, помогающие нашей нации защищать информацию, а также защищающие гражданские свободы и неприкосновенность частной жизни граждан нашей страны. Эта работа стала куда более трудной в нынешнюю эпоху «больших данных». В 1980-е годы управлять документами и информацией было трудно, и тогда мы считали, что большие данные - это сотни гигабайт.  Сорок лет спустя, рассматривая текущее положение с данными, мы видим, что федеральные специалисты по управлению документами несут ответственность за управление десятками тысяч гигабайт, петабайтами и зетабайтами данных. Это особенно тяжкая задача.


Решающее значение для успешной работы в федеральном пространства в будущем имеют три принципа управления документами:
  • Захват в момент создания,

  • Управление и защита с использованием workflow-процессов, и

  • Ответственное архивирование.
Пункт 1: Захват в момент создания

Сотрудники федеральных органов создают контент каждую секунду каждого дня, с использованием формальных и неформальных способов. Это и электронная почта, и инструменты планирования встреч, обмен мгновенными сообщениями, голосовая связь, видеоконференции, презентации в PowerPoint, протоколы заседаний, сеансы коллективной работы, меморандумы, рукописные заметки, аналитические записки и так далее.

Сотрудники федеральных органов сохраняют данный контент с использованием не менее разнообразных формальных и неформальных способов. Он хранится на локальных жестких дисках, на мобильных телефонах, в корпоративных хранилищах, в зеркальных ИТ-системах хранения, в публичном и частном облаках.

Короче ... это беспорядок, с которым приходится иметь дело профессионалам в области управления документами.

Что требуется, так это надёжные системы и функциональные возможности, требующие проведения захвата контента в момент его создания. Страшно помогли бы упрощенные и ненавязчивые способы, побуждающие создателя информации её описывать. Ненавязчивость не означает добровольный характер; необходимо требовать выполнения действий по созданию контента и обеспечивать их соблюдение. Не все является документом, но многое заслуживает сохранения для последующего анализа, извлечения уроков и использования для обучения в рамках управления знаниями.

Многие из технологий сегодняшнего дня слишком облегчают создание контента и чересчур затрудняют управление им во времени. Как для профессионалов в области управления документами, так и для федеральных органов исполнительной власти в целом очень важно, чтобы контент создавался с учетом длительности его использования.

Первостепенное значение имеет внедрение технологий, совместно позволяющих обеспечить сохранение и доступность контента в течение установленного времени. Ни одно федеральное ведомство не сможет обойтись одним-единственным инструментом; один инструмент редко способен удовлетворить разнообразные существующие требования и потребности конечных пользователей. Выявление и внедрение технологий с простыми интерфейсами, открытыми API-интерфейсами прикладного программирования, и целенаправленно организованным обменом данными принесет большую пользу федеральным органам. Часто это означает использование инструментов с открытым исходным кодом, которые изначально созданы таким образом, чтобы их легко можно было развивать и интегрировать с другими инструментами.

Пункт 2: Управление и защита с использованием workflow-процессов

Очень мало что происходит в федеральных органах исполнительной власти без привязки к workflow-процессу.
  • Рабочее время сотрудника представляет собой workflow-процесс, завершающийся выплатой зарплаты;

  • Малые и крупные закупки - это workflow-процессы, результатом которых является получение поставщиком оплаты и доставка товаров;

  • Управление активами – это workflow-процесс, идущий от потребности в активах, через приобретение активов, и вплоть до окончательного решения судьбы активов;

  • Аналитические продукты – это workflow-процессы, идущие от инициирования работы, через анализ и редактирование до публикации;

  • Встречи и заседания – это workflow-процессы, идущие от инициализации, через формирование повестки дня до подготовки протоколов и отслеживания соответствующих действий;

  • Формирование федерального бюджета -это супер-workflow-процесс, охватывающий планирование, формирование программ, бюджетирование и исполнение;

  • Управление грантами - это workflow-процесс, идущий от подачи идеи, через её анализ и одобрение и до отслеживания хода её реализации;

  • Оказываемые гражданам услуги включают много workflow-процессов, таких, как выплаты по социальному страхованию, обработка паспортов, выдача виз, кредитование малого бизнеса и т.д.
Включение хорошего управления документами в эти макро- и микро-workflow – дело необходимое и важное.

Федеральным органам требуются инструменты, которые «понимают» сложные workflow-процессы и естественным образом захватывают происходящие в рамках всего workflow-процесса, от его начала до завершения, изменения, одобрения, согласования и действия. Набор таких инструментов - построенных на открытых платформах для удобства обмена данными - вероятно, понадобится каждому федеральному органу. Действуя с использованием как больших ERP-систем, так малых специализированных систем, workflow-платформы могут захватывать информацию, необходимую для утверждения документов и для обеспечения долговременной сохранности.

В равной степени необходимы workflow-инструменты, поддерживающие целостность данных, обеспечивающие защиту неприкосновенности частной жизни и безопасность федерального органа исполнительной власти. Федеральное правительство требует абсолютной безопасности в workflow-процессах обработки, особенно когда дело касается услуг для граждан, охватывающих государственные и частные среды обработки информации. Совершенно недостаточно иметь workflow-инструменты, которые принципиально защищены в условиях частной среды (т.е. при использовании во внутренней деятельности государственного органа – Н.Х.). Федеральным органам нужна уверенность при обмене данными между мобильными платформами, принадлежащими гражданам, и частной платформой государственного органа.

Пункт 3: Ответственное архивирование

Основой нашей формы государственного управления является доверие. Основополагающими является доверие нашего народа и доверие сотрудников федеральных органов. В равной степени важно доверие к нашим документам и информации. Когда [президентская] Администрация, [Капитолийский] холм (т.е. Конгресс США – Н.Х.) и/или народ хотят знать, что и когда мы знали, федеральные органы исполнительной власти должны быть готовы сказать правду – и предъявить подтверждающие её факты и документы.

Федеральное правительство и его органы - не частные учреждения. Хотя и есть информация, которую мы не должны хранить, однако федеральные органы власти должны по-прежнему, в случае сомнений, предпочитать ошибки в сторону избыточной осторожности и хранить всё, что кажется заслуживающим сохранения. Мы должны быть готовы сохранять больше информации и документов, чем требуется по закону, в интересах обеспечения доверия и понимания исторических решений и последствий.

Опять же, нам нужны инструменты и технологии, которые делают ответственное управление документами и архивирования проще для всех. Количество ресурсов, которое федеральное правительство тратит на экспертизу и цензурирование федеральных документов, просто ошеломляет. Если найти технологии, сокращающие затраты ресурсов хотя бы на 10 процентов, результат был бы впечатляющим. Достижение 20% или 30% экономии стало бы феноменальным результатом.

Ключом к сокращению рабочей силы, занятой в процессах архивации, экспертизы и раскрытия, является добротная основа, опирающаяся на эти принципы. Рискуя создать замкнутый круг, я отошлю читателя к первому пункту - управлению контентом в момент его создания.

Итоги
  • Федеральные органы создают больше данных и контента, чем мы может себе представить;

  • Далеко не все эти данные полезны, и пробраться через горы данных, чтобы разобраться и сохранить то, что важно - нелёгкая работа;

  • Нужно, чтобы федеральным органом стало проще обеспечивать защиту данных во избежание злоупотреблений и незаконного раскрытия;

  • Кроме того, нужно, чтобы федеральным органам было проще определить, в каких случаях утечка наносит ущерб;

  • Реагировать на запросы о раскрытии информации, - будь то на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации или на основе запросов Конгресса, - не должно быть так сложно, как сейчас;

  • Обеспечение безопасности и защиты личных данных граждан - не пожелание ... это требование!
Основные потребности федеральных органов исполнительной власти следующие:
  • Наборы инструментов, позволяющих выполнить значительную часть деятельности по управлению контентом;

  • Открытые интерфейсы и инструменты с открытым исходным кодом, допускающие недорогие и расширяемые дополнения для выполнения специальных задач;

  • Инструменты, способствующие упрощению работы как конечных пользователей, так и ИТ-подразделений, а также

  • Инструменты, упрощающие повседневную работу специалиста по управлению документами и конечного пользователя.
Джил Сингер (Jill Tummler Singer)

Источник: сайт Sys-Con Media
http://www.sys-con.com/node/2948121

Федеральная налоговая служба о порядке применения универсального передаточного документа


Федеральная налоговая служба своим письмом от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ разъяснила свою позицию в отношении применения универсального передаточного документа (УПД) в электронном виде для целей документального подтверждения расходов по налогу на прибыль; а также составления и хранения счетов-фактур в электронном виде и применения вычетов по НДС по таким счетам-фактурам.
Для справки: Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ, подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации.

Законом предусмотрено, что определенные руководителем экономического субъекта для применения в организации первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9).
По мнению ФНС, первичный учетный документ, составленный в электронном виде и соответствующий по составу показателей приведенным выше требованиям, может являться основанием для формирования данных налогового учета.

Условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируются федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и эти вопросы не относятся к компетенции ФНС России.

Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам федерального закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Если документ в электронном виде составлен по формату, установленному ФНС России, то согласно ст. ст. 80 и 93 Кодекса при истребовании документов он может быть передан налогоплательщиком в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

В отношении составления и хранения счетов-фактур, выставляемых в электронном виде, ФНС высказала следующую позицию:

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи установлен Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Выставление счетов-фактур в электронном виде производится по форматам, установленным Приказом ФНС России № 138@. Счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

Налогоплательщик вправе заявить к вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении им товаров (работ, услуг), на основании счетов-фактур, выставленных в электронном виде в соответствии с установленным порядком, при выполнении условий, предусмотренных ст. ст. 171 и 172 Налогового Кодекса.
Для справки: Пунктом 1 ст. 172 Налогового Кодекса установлено, что налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав и при наличии соответствующих первичных документов.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=133338

вторник, 25 февраля 2014 г.

ИСО: Технический подкомитет TC46/SC11 опубликовал «белую книгу» под названием «Руководство по проведению уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения»


21 февраля 2014 года на сайте технического подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО), занимающегося стандартизацией в области управления документами и архивного дела, была выложена в свободном доступе белая книга «Руководство по проведению уничтожения/передачи документов по истечении сроков их хранения» (Implementation guidelines for disposition of records).

Документ объёмом 24 страницы доступен по адресу http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=16460748&objAction=browse&viewType=1

[Дополнение от 27.02.2014] 27 февраля 2014 года без каких-либо объяснений секретариат технического подкомитета сообщил о том, что документ с сайта удалён. В данный момент документ доступен здесь: http://www.nen.nl/web/file?uuid=13c90652-6b55-4d4c-9ba9-658e0fe24bde&owner=447a52e8-6579-498c-a51b-04cfb9334d51

Белая книга опубликована согласно принятой на встрече в Париже в июне 2013 года резолюции 7/2013-06 о прекращении работы группы WG10 технического подкомитета TC46/SC11 над проектом одноименного технического отчета ISO/DTR 18800 и о подготовке вместо этого «белой книги» и проведения её широкого обсуждения.

Предыстория вопроса такова: Работа над технически отчетом ИСО, посвященным вопросам организации проведения уничтожения/передачи документов в конце их жизненного цикла, идёт с 2012 года.

Проект был подготовлен на основе опубликованного в 2010 году и предназначенного для органов исполнительной власти новозеландского стандарта по решению судьбы документов (Records Management Standard S9: Disposition Standard, о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/12/blog-post_2736.html . В настоящее время Архивы Новой Зеландии осуществляют проект пересмотра существующих стандартов управления документами, в т.ч. и стандарта S9, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/04/blog-post_674.html ). Как следствие, в проекте плохо была отражена специфика работы по экспертизе ценности (которую затем было решено вообще не рассматривать), уничтожению и передаче на архивное хранение документов организациями коммерческого сектора.

В данном документе были сформулированы рекомендации по хорошей практике проведения организацией работы по уничтожению/передаче на архивное хранение документов, а также приведены критерии для проведения самооценки, позволяющие организации оценить положение дел в этой области и определить области для улучшений.

В сентябре 2012 года во время голосования по первоначальному тексту проекта, при в целом положительном отношении к нему, был высказан ряд опасений, касающихся:
  • Применимости документа в различных юрисдикциях;

  • Необходимости согласовать терминологию с ISO 15489 и другими стандартами ИСО;

  • Необходимости упомянуть существующие стандарты в этой области;

  • Необходимости учёта особенностей и потребностей частного сектора.
В июне 2013 года, вследствие негативной оценки документа представителями ряда стран, было решено работу над техническим отчётом приостановить, а подготовленный текст опубликовать в виде «белой книги».

Наш технический подкомитет ТК459/ПК6 ( http://www.pk6.eos.ru/ ) активно участвовал в обсуждении данного документа в рамках процесса стандартизации ИСО.  С нашей точки зрения, у документа, безусловно, есть ряд существенных недостатков, но для государственных органов он в целом подходит. Учитывая очень небольшое число стандартов, опубликованных в мире по этой теме, и отсутствие отечественных документов такого рода, мы считаем, что данный документ заслуживает внимания и что усилия по его доработке будут оправданы.

По сравнению с последней редакцией проекта технического отчета ИСО в «белую книгу» каких-либо серьёзных изменений не внесено, что, впрочем, вполне понятно – во время последнего голосования мнения серьёзно разошлись, и сейчас технический подкомитет намеревается использовать публичное обсуждение «белой книги» для того, чтобы попытаться доработать документ и прийти к консенсусу.

Источник: портал ИСО
http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=16460748&objAction=browse&viewType=1

При подаче документов для исчисления страховых взносов в Фонд социального страхования через Единый портал следует использовать усиленную квалифицированную подпись


Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 5 ноября 2013 г. № 658н утвержден «Административный регламент предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по приему документов, служащих основаниями для исчисления и уплаты (перечисления) страховых взносов, а также документов, подтверждающих правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов».

Для получения государственной услуги в электронном виде заявителям представляется возможность направить документы через Единый портал путем заполнения специальной интерактивной формы, которая соответствует требованиям федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и обеспечивает идентификацию заявителя. На Едином портале применяется автоматическая идентификация (нумерация) обращений; используется подсистема «личный кабинет» для обеспечения однозначной и конфиденциальной доставки промежуточных сообщений и ответа заявителю в электронном виде (п.35).

Мой комментарий: Таким образом, направление документов в электронном виде предусмотрено только через портал госуслуг. С моей точки зрения, использование единственного варианта предоставления документов в электронном виде, да еще такого, который не первый год критикуется за далеко не идеальную работу, - не оптимальный подход.

Документы, представленные в виде электронных документов, должны быть заверены квалифицированной подписью.

При представлении документов в форме электронного документа заявителям обеспечивается возможность получения электронного сообщения, подтверждающего прием данного документа (п.36), которое направляется территориальным органом Фонда (п.44).

В случае если в результате проверки квалифицированной подписи заявителя будет выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, должностное лицо территориального органа Фонда, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение трех рабочих дней со дня завершения проведения такой проверки принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению документов и направляет заявителю уведомление о принятом решении в электронной форме с указанием пунктов статьи 11 федерального закона «Об электронной подписи», которые послужили основанием для принятия указанного решения. Уведомление подписывается квалифицированной подписью и направляется по адресу электронной почты заявителя. После получения уведомления заявитель вправе повторно представить документы, устранив нарушения, которые послужили основанием для отказа в первичном приеме документов (п.45).

Кроме того, в электронном виде можно подать жалобу на решения и действия (бездействия) территориального органа Фонда, их должностных лиц, предоставляющих государственную услугу (п.59).

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя (п.61). В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
  • Оформленная в соответствии с законодательством РФ доверенность (для физических лиц);

  • Оформленная в соответствии с законодательством РФ доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

  • Копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
В электронном виде жалоба может быть подана посредством (п.63) сети Интернет или Единого портала.

Мой комментарий: Интернет – он большой и разный… Наверное, стоило поподробнее сказать о том, как именно можно подать жалобу в электронном виде не через Единый портал (доступ к которому, кстати говоря, осуществляется тоже через Интернет!).

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 61 Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством РФ, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется (п.64).

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом Фонда, территориального органа Фонда (п.78).

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица Фонда, территориального органа Фонда, вид которой установлен законодательством Российской Федерации (п.78).

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=158241

понедельник, 24 февраля 2014 г.

Штат Виктория, Австралия: Пересмотр стандарта VERS


11 февраля 2014 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) сообщило на своём сайте о том, что запланировано проведение пересмотра фундаментального для «Стратегии штата Виктории по управлению электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, http://prov.vic.gov.au/government/vers ) стандарта «Управление электронными документами» (PROS 99/007 Management of Electronic Records, http://prov.vic.gov.au/government/vers/implementing-vers/standard-2 ), известного как «стандарт VERS».
Для справки: VERS - это инициатива Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office of Victoria). Стандарт VERS состоит из 5 различных спецификаций. В основе его лежит стандарт формата, определяющий технических компоненты, необходимые для создания документов в виде VEO (VERS encapsulated objects - инкапсулированные VERS-объекты) средствами текущей программной системы для управления документами. Документы преобразуются в формат, который можно читать, экспортировать и импортировать, и который устойчив по отношению к изменениям в программных системах.

VERS первоначально был опубликован в 1999 году (таким образом, это были ранние, новаторские спецификации). Стандарт был пересмотрен в 2003 году, и была выпущена 2-я версия, которая остается действующей.

Стандарт VERS имеет программу соответствия, и возможна сертификация по любой из 5 спецификаций. Соответствующие VERS программные продукты перечислены на сайте VERS.

(из статьи Барбары Рид, см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/08/3.html )
На сайте опубликовано письмо старшего менеджера по вопросам стандартов и политики Управления Андрю Во (Andrew Waugh), в котором том пишет, обращаясь ко всем заинтересованным лицам:
Хочу пригласить Вас принять участие в проект обновления стандарта VERS.

В течение 2013-2014 годов Управление государственных документов штата (PROV) осуществляет проект по пересмотру стандарта VERS (PROS 99/007 «Управление электронными документами»). Задача проекта - сохраняя достигнутый уровень обеспечения сохранности электронных материалов, улучшить следующие характеристики стандарта:
  • Упростить процесс создания VERS-объектов (и, соответственно, сделать его дешевле).

    Мой комментарий: речь идёт о преобразовании электронных документов в контейнерный формат для архивного хранения. Коллеги из Минкомсвязи и ВНИИДАД, это Вам на заметку!

  • Сделать стандарт намного короче и проще для понимания;

  • Сделать стандарт более подходящим для долговременного хранения своей информации органами исполнительной власти штата.
Для нас очень важны Ваши идеи относительно того, как можно улучшить стандарт. Мы были бы признательны, если бы Вы посмотрели прилагаемый документ («Предложения по обновлению стандарта VERS для публичного обсуждения»,  http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2014/02/VERSStdRevisionStrawmanPublicComments.doc , см. рис.) и прислали свои замечания и предложения.


К содержащимся в этом документе предложениям следует относиться как к «стартовой точке» обсуждения, а не как к готовым рекомендациям. Хотя документ содержит ряд конкретных вопросов, касающихся этих предложений, мы приветствуем любые Ваши замечания и предложения. Вы, в частности, можете:
  • Предложить другие способы, с помощью которых мы могли бы достичь наших целей;

  • Высказать своё мнение о том, будут ли сформулированные в документе предложения способствовать достижению наших целей, особенно если вы считаете, что их будет проще реализовать на практике, чем ныне действующий стандарт;

  • Предложить свои улучшения этих предложений.
Имейте, пожалуйста, в виду, что реальные изменения, которые появятся в новой редакции стандарта, будут опираться на полученные отзывы и дальнейшее изучение вопросов. Они, скорее всего, будут значительно отличаться от тех, что приведены в предложениях.

Ваше мнение чрезвычайно ценно для нас. Пожалуйста, пришлите Ваш отзыв до 1 марта 2014 года Эндрю Во, старшему менеджеру по стандартам и политике, руководителю проекта обновления стандарта VERS.

Многие органы исполнительной власти и поставщики сделали значительные инвестиции в системы, соответствующие требования действующего стандарта.  Чтобы эти инвестиции не обесценивались, Управление будет продолжать принимать и сохранять объекты, соответствующие текущей редакции стандарта независимо от итогов процесса его обновления.

С уважением,

Эндрю Во (Andrew Waugh)
старший менеджер по стандартам и политике
Мой комментарий: На данном примере я хотела бы обратить внимание руководства Росархива на то, что попытки «сбацать» за несколько месяцев силами узкой группки специалистов готовые документы, которые должны кардинальным образом изменить практику управления документами и архивного дела – бесперспективная затея, даже если к этой работе будут привлечены лучшие силы отрасли.

Австралийцы работают над своим стандартом более 15 лет, они уже обкатали на практике две его редакции – и, тем не менее, считают необходимым консультироваться со всеми заинтересованными сторонами и думать об экономических последствиях изменений,

Коллеги из Росархива, учитесь – и сразу закладывайте в свои конкурсы проведение публичных обсуждений, пилотных проектов, а также доработку проектов нормативных документов и рекомендаций по их итогам. Так будет дороже, - но не дороже, чем выбрасывать деньги на ветер безо всякой пользы.

Источник: Сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://prov.vic.gov.au/government/recordkeeping-standards-project/vers-standard-renewal 

Росархив утвердил план по реализации Концепции открытости федеральных органов исполнительной власти


Приказом Росархива от 10 февраля 2014 года № 10 утвержден «План Федерального архивного агентства по реализации Концепции открытости федеральных органов исполнительной власти на период до 2018 г.».

Все запланированные Росархивом мероприятия можно разделить на две группы. Первая включается в себя те из них, которые Росархив может выполнить самостоятельно (это, например, доработка порядка размещения на официальном сайте ведомства информации о своей деятельности, размещение информации в формате открытых данных, активизацию работы с электронными СМИ и социальными сетями).

В то же время значительная часть пунктов плана связана с вовлечением широкого круга лиц во взаимодействие с Росархивом. По данному направлению предусмотрены, в общем-то вполне понятные и логичные действия, но, как показывает уже имеющаяся практика, для налаживания такого взаимодействия нужен интерес и желание не только самого ведомства, но и взаимный интерес «общественности».

Планом, например, предусмотрено проведение встреч руководства Росархива (не менее 24  в 2014 году!) с представителями бизнеса, экспертного сообщества, общественных объединений, научных и учебных учреждений, печатных и электронных СМИ, в т.ч. в режиме онлайн-конференций, - т.е. более двух встреч в месяц. Поскольку ранее Росархив никогда такими мероприятиями не увлекался, то он тем самым берет на себя немалую дополнительную нагрузку – ведь к таким встречам нужно серьезно и основательно готовиться.

Кроме того, планируется создать на официальном Интернет-сайте Росархива сервис для проведения в онлайн-режиме конференций, консультаций, обсуждений и опросов. Сам-то сервис можно запустить, но его эффективность будет зависит не только от Росархива, но и от профессионального сообщества – а, по моим наблюдениям, специалисты делопроизводства и архивного дела пока что не слишком активны в социальных сетях.

Росархив, как мне кажется, неизбежно столкнется с трудностями и при организации публичных обсуждений (если, конечно, это будет делаться всерьёз, а не для галочки):
  • Проекта Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года;

  • Проектов нормативных правовых актов, разрабатываемых по поручениям Правительства Российской Федерации и Минкультуры России;

  • Предлагаемых к реализации общественно значимых проектов – инициатив Росархива.
Труднее всего, вероятно, будет организовать реальное взаимодействие с Общественным советом и референтными группами, создать при Общественном Совете экспертные группы, которые должны будут участвовать в подготовке нормативных правовых актов, разрабатываемых по поручениям Правительства Российской Федерации и Минкультуры России. Если говорить прямо, то эксперты вряд ли станут бесплатно делать за Росархив ту работу, которая уже должна была быть выполнена победителями ряда миллионных тендеров последних лет.

Росархив планирует сформировать базу данных ведущих экспертов по вопросам, относящимся к компетенции Росархива (их ведь у нас так много, что одного тетрадного листочка не хватит – нужна целая база данных!), - и с её помощью обеспечить участие высококвалифицированных специалистов в процессах подготовки и реализации ключевых решений. Правда, сама эта гигантского объёма база данных будет создана только в 2015 году! Кроме того, вряд ли Росархив сумеет преодолеть укоренившуюся привычку включать в подобные списки главным образом высокопоставленных начальников …

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/plans/otkrytost-2014-2018.shtml

О методических рекомендациях по составлению архивных описей в электронной форме


Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» (заказчик - Росархив, исполнитель– ВНИИДАД) объёмом 111 страниц доступны на сайте Росархива по адресу http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf .

Предлагаю вниманию читателей свои «заметки на полях» этого документа.

Раздел «Основные термины и определения» (стр.4). Терминологический раздел – неисчерпаемый источник хорошего настроения при чтении нормативно-методических документов, особенно когда вино новых технологий пробуют наливать в старые меха бумажных представлений и терминов. Итак, определение:
Архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
В отношении электронных документов это звучит смешно. А во ВНИИДАД очередной раз правая рука не в курсе того, что делает левая. В только что опубликованных «Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» дано другое, более подходящее к условиям современной документной среды определение (стр.6):
Архивный шифр - обозначение единицы хранения в целях её учета и идентификации
Не удалось авторам двух документов согласовать и определение термина «конвертирование, конвертация»:
Методические рекомендации «Составление архивных описей …», стр.4

Конвертирование, конвертация (электронных документов) – процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, стр.7, а также Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, стр.4

Конвертирование (конвертация) – преобразование электронного документа из одного формата в другой;

Для сравнения - рекомендуемое определение ИСО из стандарта ISO 30300:2011 «Информация и документация - Системы менеджмента документов - Основные положения и словарь»

3.3.3 Конверсия - процесс преобразования документов из одного формата в другой

До этого использовалось определение, которое приведено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

3.7. Конвертирование (conversion): процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Как говорится, лучше пусть будет безобразно, но единообразно! :)

Автор следующего определения везде видит карточки, которых, напомню, в электронной среде, как правило, «физически» не существует - они являются виртуальными конструкциями, используемыми в интерфейсе пользователя:
Карточка описательной статьи описи дел, документов в электронной форме – запись в информационной системе, представляющая собой совокупность полей (элементов описания).
Да, трудно даётся коллегам смена парадигмы! :)

Предложено также нестандартное определение термина «копия документа» (стр.5):
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Для сравнения: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), ст.4

"Копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

29 Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Серьёзная ошибка допущена в определении термина «метаданные» (стр.5):
Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Для сравнения: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»

3.10. Метаданные (metadata): данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», раздел 4.

…В контексте управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа.
Метаданные, что бы коллеги ни думали, сопровождают документ и обеспечивают управление им как в информационной системе (системах), так и вне её!

Забавная опечатка допущена в определении носителя документированной информации:
Носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Хотели, видимо, написать не «речевой», а «текстовой» - но даже с такой поправкой определение будет ошибочным, поскольку не будет охватывать базы данных и другие сложные объекты.

Следующий термин сразу же намекает на то, что предлагаемый документ до обеда читать не нужно:
Опись дел, документов в электронной форме – электронный архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и автоматизированного электронного учета архивных фондов.
С моей точки зрения, это определение неправильно ориентирует читателя. Современные системы способны формировать опись дел как отчет, используя информацию, имеющуюся в их базе данных. В таком случае опись уже некорректно рассматривать как отдельный архивный справочник. Первичным учетным документом является база данных информационной системы. Для сравнения, в банке выписка по счету клиента не считается банковским справочником! Думаю, «электронное» определение должно быть более гибким.

В следующем определении авторов подвела любовь к многословию:
Оцифровка (оцифрование) – процесс преобразования документа из традиционной, присущей ему формы (аналогового изображения – документ на бумаге, фотоотпечаток, документ на прозрачной пленке, стекле и т.п.) в цифровую (компьютерную) форму в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители, посредством специального устройства – сканера.
Ненужных слов здесь больше половины, и абсолютно неуместно упоминание «специального устройства-сканера». Оцифровать документ можно и вручную – более того, именно в архивном деле этот метод оцифровки применяется как нигде широко!

Есть хорошее правило – включать в терминологический раздел как можно меньше терминов, и никогда не включать те термины, которые являются общеизвестными, во избежание ненужной критики и конфузов. Следующие два определения мало того, что ненужные – они ещё и крайне неудачные (стр.6):
Текстовый редактор – прикладная программа обработки текстовых документов: служит для набора, редактирования, оформления документов, вывода на печать. Наиболее распространены текстовые редакторы Word.

Файлпоименованная совокупность записей, выступающая как целое при хранении и поиске данных средствами операционной системы, имеющая имя и одну из принятых в системе специфических структур.
Во Введении – как и следовало ожидать после чтения терминологического раздела – об описях снова говорится как о самостоятельных базовых архивных справочниках… Тем самым авторы заведомо отсекают большую часть современных методов управления архивными документами (они бы это, возможно, заметили, если бы познакомились с зарубежной литературой). Данный документ, соответственно, будет реально полезен лишь на самом первом этапе автоматизации деятельности архивов, когда традиционные процессы лишь автоматизируются.

Раздел 1 «Общие требования к составлению описей дел, документов государственных и муниципальных архивов в электронной форме и переводу бумажных описей в электронную форму». Тупиковый бумажный подход здесь представлен во всей своей красе:
При этом описи дел, документов на бумажной основе, составленные, оформленные и утвержденные в соответствии с нормативными требованиями Правил 2007 г., по-прежнему сохраняют свой статус оригинала (подлинника) описи дел, документов в качестве архивного справочника и основного (обязательного) учетного документа архива и составляются в 2-х экземплярах. В правовом отношении именно бумажные описи являются юридически значимыми документами, а учетная функция является для них главной.

Описи в электронной форме в правовом аспекте могут иметь лишь статус копии, являясь электронным архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации. Справочно-поисковая функция для описи в электронной форме является превалирующей.
Ну что же, в 2009 году аналогичные слова любили говорить представители практически всех государственных органов – ну и где же многие столь любимые ими бумаги сейчас? Думаю, наших архивистов тоже ждут в самое ближайшее время сюрпризы. Для сравнения приведу цитату из выступления Д.А.Медведева 14 февраля 2014 года:
Д.А.Медведев: «Основная задача – отойти от бумажного делопроизводства, чтобы именно электронный вариант документа, заверенный электронной подписью, стал юридически значимым, а бумажный документ приобрёл обратный статус – статус копии. Для решения этой задачи также необходимо совершенствование нормативно-правовой базы в области межведомственного электронного взаимодействия и архивного хранения электронных документов. Поручения на эту тему уже мною давались.»
В документе приведены подробные указания по оцифровке бумажных описей. Здесь я бы придралась к следующей фразе:
Так, файлы, содержащие графические образы листов дел, документов, могут быть записаны в двух форматах: JPEG, PDF.
Мне интересно, чем авторов рекомендаций не устраивает целый ряд других форматов, и в первую очередь TIFF? Почему они рекомендуют только JPEG (PDF в данном случае контейнерный формат, в который можно уложить графический образ), при использовании которого возможна существенная потеря информации – наперекор рекомендациям многих национальных архивов?

Умилила детски-наивная рекомендация:
Если в архиве проведение оцифровки описей дел, документов, а также архивных документов и их распознавание предполагается осуществлять собственными силами, то для этих целей должно быть создано специальное структурное подразделение, выделены помещения, штаты, приобретено необходимое оборудование.
Эх, хорошо быть здоровым и богатым… :) Ну а если говорить серьёзно, то редактор должен был заменить неуместное «должно быть» на корректное «рекомендуется».

Говоря о ручной оцифровке описей, авторы описывают только технологию, предусматривающую использование текстового редактора. Да, такая технология имеет право на существования, и, ввиду бедности наших архивов, используется очень широко. Но возможны и альтернативные варианты (данные, например, можно вводить непосредственно в базы данных посредством заполнения форм, или используя возможности специализированной архивной информационной системы).

Раздел 2 «Методика составления описей дел, документов в электронной форме и усовершенствования бумажных описей при переводе их в электронную форму» (стр.24). Авторы сходу забивают «кол»:
Состав описи дел, документов, принимаемых на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы РФ, утвержден Правилами 2007 г., в соответствии с которыми опись дел, документов состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Авторам даже в голову не приходит, что то, что хорошо и правильно в бумажной среде, может оказаться неподходящим в среде электронной! Ссылка здесь на бумажные Правила 2007 года – это отказ от возможности эффективно использовать возможности электронных технологий. Если такой подход закрепится, то перспективы автоматизации российского архивного дела будут очень печальные… Я уже не говорю о том, что традиционная структура описей вряд ли будет применима для управления многообразными и сложно структурированными фондами изначально-электронных архивных документов и информации.

Для формирования описей, кроме того, могут быть использованы полученные от источников комплектования оперативные электронные картотеки дел и документов, выгруженные из ведомственных СЭД.

Раздел 3 «Интеграция описей дел, документов в электронной форме в информационную инфраструктуру архива». Здесь режет глаз попытка выдать как общие рекомендации детальные правила работы конкретного архива (не единственно возможные и не обязательно оптимальные). Процитирую одно из положений на стр.72-73:
В связи с этим описи дел, документов в электронной форме (в формате PDF) должны быть переданы в отдел архива, занимающийся учетом архивных документов, для включения их в программный комплекс «Архивный фонд» версия 4.3 и выше. При этом файл каждой описи дел, документов в электронной форме в формате PDF должен быть прикреплен к карточке соответствующей описи в ПК «Архивный фонд» версия 4.3 и выше.
Выводы. Закончить свои комментарии я хочу на позитивной ноте. Данный документ на перспективу (даже краткосрочную), как мне кажется, не рассчитан, - он предназначен для работы сегодня и сейчас. В таком качестве он вполне хорош и, наверное, будет полезен архивному сообществу.

В то же время на подобной идейной основе невозможно выстроить современную концепцию автоматизации архивной отрасли, - поэтому нужно подумать о подготовке других документов, более высокоуровневых, обобщающих достаточно богатый мировой опыт как электронных архивов, так использования ИКТ в традиционных архивах.

С моей точки зрения, серьезным недостатком документа является то, что основное внимание в рекомендациях уделено процедуре оцифровке существующих в архивах бумажных описей. К сожалению, в нём практически ничего говорится о том, как изначально создавать описи в электронном виде, - как для бумажных документов, так и дляизначально-электронных (и это, вероятно, будут разные технологии).

воскресенье, 23 февраля 2014 г.

Новости проекта InterPares Trust: Дополнительные материалы к первой международной встрече, часть 3


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/interpares-trust-2.html )

Латиноамериканская группа. Поступило три новых предложения о проведении исследований:
  • Предложение от Мексики о проведении исследований по теме «Проведение в Латиноамериканском регионе опроса относительно документов в облаке» (Records in the Cloud Survey. Latin America Region). Домен: Социальные вопросы. Проект предполагается завершить к концу 2015 года.

    В апреле 2013 года в рамках проекта «Документы в облаке» под руководством Лючианы Дюранти был проведен такого рода онлайн-опрос на английском языке. Уже опубликован отчет о его результатах, см. http://www.recordsinthecloud.org/assets/documents/RiC_Oct232013_User_Survey_Report.pdf , в котором сделан ряд выводов – о расширении масштабов использования облачных вычислений, уверенность в возможности сократить расходы за счет перехода в облако, о взаимосвязи облачных вычислений с политикой руководства организации, поведением людей, законодательством и управлением документами.

    Предлагается провести аналогичный опрос на испанском языке, с ориентацией на пользователей из Латиноамериканского региона, и сравнить полученные результаты с результатами группы Дюранти. 

  • Предложение от Мексики о проведении исследований по теме «Политика мексиканского Федерального института по вопросам доступа к информации и защиты персональных данных - Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, IFAI, http://ifai.org.mx » (IFAI Policies). Проект предполагается завершить в октябре 2015 года.

    IFAI контролирует две крупные системы, – INFOMEX и POT, - в которых государственные органы различных уровней создают свои документы через Интернет. Эти документы связаны с запросами граждан о доступе к информации и с обязательным для государственных органов раскрытием определенной информации. И хотя существуют инструкции по вводу информации в эти системы, не сосем понятно, как обеспечивается сохранность созданных в них документов и кто за это отвечает. Также не ясно, налажена ли последовательность действий, обеспечивающих долговременную сохранность (chain of preservation) или нет.

    Цель работы: изучить ситуацию и дать рекомендации по созданию и сохранению аутентичных, надёжных и доступных документов до тех пор, пока в них имеется потребность (в том числе по выбору стратегии обеспечения долговременной сохранности и по распределению обязанностей и ответственности).

  • Предложение от Мексики о проведении исследований по теме «Нормативная база облачного хранения данных для органов Федеральной гражданской службы Мексики»  (Federal Public Administration Cloud Data Storage Regulations Mexico). Домен: Право. Проект предполагается завершить к концу 2016 года.

    Государственные закупки должны соответствовать требованиям законодательства, в том числе при закупках облачных услуг. Данное исследование должно определить, существует ли в Мексике и в других латиноамериканских странах адекватная законодательно-нормативная база по данному вопросу, и предложить рекомендации по её совершенствованию на основании сравнительного анализа законодательства ряда стран региона.
Источник: сайт проекта InterPARES
http://www.interparestrust.org/ 

Утвержден Регламент организации извещения участников судопроизводства посредством СМС-сообщений


Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 25 декабря 2013 г. № 257 утвержден «Регламент организации извещения участников судопроизводства посредством СМС-сообщений», который устанавливает общие порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела или о совершении отдельных процессуальных действий посредством отправки им СМС, с использованием подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» Государственной  автоматизированной системы РФ «Правосудие».

Посредством СМС-сообщений участники судопроизводства могут быть извещены о месте, дате и времени судебного заседания или совершения отдельных процессуальных действий в рамках гражданского, уголовного и административного судопроизводства и судопроизводства по материалам о грубом дисциплинарном проступке военнослужащего (п.2.1.).

СМС-извещения направляются в соответствии со сроками уведомления участников судопроизводства, установленными процессуальным законодательством РФ, а также с расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в суд (п.2.2.).

Извещение осуществляется только с согласия участника судопроизводства, то есть на добровольной основе (п.2.3.). Факт согласия на получение СМС-извещения подтверждается распиской, в которой наряду с данными об участнике судопроизводства и его согласием на уведомление подобным способом указывается номер мобильного телефона, на который оно направляется, а также подтверждение отсутствия блокировки на получение сообщений с коротких номеров и буквенных адресатов.

Участник судопроизводства вправе по своему усмотрению указать любой номер мобильного телефона любого оператора сотовой связи, действующего на территории РФ, и будет считаться извещенным с момента поступления на указанный им номер мобильного телефона СМС-сообщения, о чем указывается в расписке.

Расписка, подтверждающая факт согласия участника судопроизводства на получение СМС-извещений, отбирается на любой стадии судопроизводства (при подаче заявления в суд, при первой явке в судебное заседание, при подготовке дела к судебному заседанию и т.д.), приобщается судом и подшивается в судебное дело. Иные указанные участником судопроизводства контактные номера телефонов, содержащиеся в материалах дела не могут быть использованы для направления СМС-извещений (п.2.4.).

Суд в обязательном порядке обеспечивает фиксацию фактов отправки и доставки адресату СМС-извещения (п.2.5). Подготовка и отправка участникам судопроизводства СМС-извещений осуществляется в автоматизированном режиме посредством ПС «СДПС» ГАС «Правосудие» (п.3.1.0).

Факт отправки СМС-извещения подтверждается информацией о дате и времени его отправки, фиксируемых в автоматическом режиме в ПС «СДПС» ГАС «Правосудие» (п.3.5.).

Факт доставки СМС-извещения подтверждается отчетом о его доставке (информация о дате и времени отправки  СМС-сообщения, текст отправленного СМС-сообщения, дата и время доставки СМС-сообщения адресату), который распечатывается на бумажном носителе (п.3.6.). Распечатанный на бумажном носителе отчет о доставке СМС-извещения передается судье, в производстве которого находится дело, для приобщения к материалам дела (п.3.7.). В случае неполучения информации о доставке в течение одних суток с момента его отправки, производится повторная отправка СМС-извещения (п.3.8.).

В случае если СМС-извещение не было доставлено адресату после двух попыток повторного направления, то извещение или вызов в суд участнику судопроизводства направляются на бумажном носителе судебной повесткой с уведомлением о вручении (п.3.9.).

СМС-извещение не направляется в том случае, если участнику судопроизводства необходимо направить документы или материалы (п.4.1.). Извещение или вызов в суд в данном случае происходит в обычном порядке путём отправки судебной повестки вместе с комплектом документов заказным письмом в соответствии с Инструкциями и Руководством по делопроизводству.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=158206