пятница, 19 декабря 2008 г.

Международная организация по стандартизации ISO начинает подготовку международной версии стандарта ARMA / ANSI по конверсии электронных документов

Комитет ИСО TC46/SC11 одобрил стандарт ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов» в качестве нового проекта комитета. Руководителем проекта назначен Кевин Джоерлинг (Kevin Joerling), который в ARMA отвечает за управление стандартами. Это первый случай, когда подготовленный ARMA  стандарт рассматривается в качестве основы для создания международного стандарта.

В ближайшие месяцы должен быть создан первичный проект стандарта ИСО. Дальнейшее обсуждение данного проекта пройдет на следующей встрече членов ИСО в мае 2009 года в г. Найроби (Кения).

Стандарт ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры»  был разработан Международной ассоциацией специалистов в области управления документами  ARMA International, и в марте 2007 года был утвержден Американским национальным институтом стандартов (ANSI).
Стандарт содержит требования, обеспечивающие сохранение подлинности и аутентичности электронных документов при их конверсии из одной электронной системы хранения документов в другую. И хотя стандарт непосредственно не рассматривает вопросы обеспечения длительной сохранности электронных документов, эти вопросы тесно связаны с конверсией, поскольку многие стратегии обеспечения длительной сохранности включают  в себя тот или иной вид конверсии.

В части I стандарта рассматриваются решения, связанные с планированием программы конверсии и с вопросами делопроизводства. Часть II посвящена обсуждению собственно процесса конверсии. Приложения включают:
  • Таблицы, в которых вместе сведены делопроизводческие требования; движущие силы и риски, связанные с процессом конверсии; меры контроля и управления; и стадии процесса конверсии.;

  • Другие материалы в помощь специалистам, отвечающим за конверсию.
Данный стандарт рекомендуется использовать совместно с международным стандартом ISO 14721:2003 “Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model”, который содержит базовые сведения и контекстуальную информацию, позволяющие лучше понять рассматриваемые в новом стандарте вопросы.
Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/news/enewsletters/index.cfm?ID=3191&Type=IP
http://www.arma.org/standards/DigitalConversion.cf

В интернете выложен перевод стандарта MoReq2 на французский язык

К моменту проведения 5-й конференции DLM-форума Дирекция Архивов Франции (Direction des Archives de France) приурочила публикацию на своем веб-сайте в сети Интернет перевода MoReq2 на французский язык, подготовленного Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin), членом редакционного совета MoReq2 и президентом французской компании «Архив 17».

Этот перевод сопровождался национальным предисловием - т.н. «нулевой главой», отражающей особенности Франции. В этой главе, помимо описания того, как развивается во Франции "управление документами" (records management), изложены принципы перевода понятий MoReq2 на французский язык, описаны особенности законодательства Франции, приведена национальная библиография, а также дано представление о тенденциях развития и проектах, осуществляемых в сфере управления документами и архивного дела.

Французский перевод опубликован в интернете 9 декабря 2008 года. Скачать документы можно по следующим адресам:
Источник: Сайт Дирекции Архивов Франции
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels/#moreq2

среда, 17 декабря 2008 г.

Итоги конференции DLM-форума 2008 года в Тулузе

Достижения и новые направления: Итоговый документ конференции DLM-форума 2008 года в Тулузе, одобренный её участниками
  • Успешно завершившаяся в декабре 2008 года конференция DLM-форума в Тулузе, организованная в рамках французского председательства в Евросоюзе, вновь подтвердила ведущую роль DLM-форума в качестве платформы для мульти-дисциплинарного сотрудничества в области управления электронными документами и архивами в Европе. С момента своего создания в 1996 году, DLM-форум способствовал сотрудничеству и кооперации между органами государственного управления, научными организациями, специалистами по управлению документами и информацией, и ИКТ-отраслью. За последние годы эта операция  переросла в партнерства, объединяющие организации всех секторов, заинтересованные в вопросах управления электронными документами и архивами.

  • Принятая в ноябре 2005 года Рекомендация Совета Европы о более тесном сотрудничестве между архивами стран-членов Евросоюза предусматривала обновление и расширение Типовых требований к управлению электронными документами в качестве одной из пяти приоритетных мер, осуществляемых в рамках сотрудничества между европейскими архивами. DLM-форум подготовил детальный план-проспект по разработке MoReq2, и, при поддержке со стороны Европейской Комиссии, руководил процессом разработки MoReq2 в качестве допускающих проверку соответствия спецификаций для систем, управляющих электронными документами.

  • В августе 2008 года, в своем докладе Совету Европейского Союза о положении дел, Группа европейских архивов (European Archives Group, EAG) призвала DLM-форум продолжить свою деятельность в области управления электронными документами и архивами. В частности, EAG рекомендовала DLM-форуму:
    • Установить и поддерживать должный режим  управления использованием и развитием MoReq2, включающий, в частности, контроль над переводом MoReq2 на официальные языки Евросоюза и над добавлением  национальных «нулевых глав», отражающих национальные традиции и особенности законодательства, как это делалось во Франции в период французского председательства в Евросоюзе;

    • Установить и контролировать европейский режим тестирования и сертификации программного обеспечения на соответствие требованиям MoReq2;

    • Продолжить усилия по развитию междисциплинарного сотрудничества в области управления электронными документами и архивами, и проводить встречи членов форума в течение каждого периода президентства в Евросоюзе;

    • Продолжить проведение крупных конференций DLM-форума один раз в три года.
Участники 5-й конференции DLM-форума в Тулузе призывают DLM-форум выполнить эти рекомендации, и регулярно отчитываться о своей деятельности перед Группой европейских архивов. Участники конференции призывают Европейскую Комиссию и впредь оказывать поддержку DLM-форуму в достижении этих целей.
  • DLM-форум приветствует активное участие новых стран-членов Евросоюза в деятельности форума. Он также принимает к сведению использование MoReq2 за пределами Евросоюза, в результате чего создаются переводы и растет интерес к MoReq2 за рубежом, а также уже начавшиеся проекты по использованию MoReq2 при создании решений для управления электронными документами. Участники конференции DLM-форума 2008 года просят DLM-форум продолжить усилия по  обращению ко всем заинтересованным сообществам, и по способствованию использованию MoReq2 по всей Европе и в других частях света.

  • Участники конференции призывают DLM-форум искать новые направления развития, и, в частности:
    • Рассмотреть вопросы, связанные с передачей документов из органов-создателей в архивные службы, поощряя, в частности, использование XML-схемы MoReq2 в совместных пилотных проектах по взаимодействию между приложениями для управления документами и архивными приложениями;

    • Оценить влияние новых технологий, применяемых при разработке программного обеспечения, на используемые на практике системы управления документами и архивные системы;

    • Подготовить для европейских сообществ пользователей рекомендации по развитию навыков и компетенций по управлению электронными документами;

    • Разработать стратегии по оказанию влияния на руководителей, с целью подтолкнуть их к внедрению систем управления электронными документами и информацией, - в первую очередь, на основе сопоставления затрат и деловой отдачи.

    • Подготовить для членов DLM-форума набор примеров внедрения и конкретных решений.

  • На конференции DLM-форума 2008года были представлены новые практические подходы и решения, а также стратегии на будущее. DLM-форуму следует и дальше определять проблемные вопросы и готовить рекомендации в отношении ориентированных на пользователей решений и моделей наилучшей практики, в целях поддержания надежности и аутентичности знаний нашего общества в электронной форме, как сейчас, так и в будущем.
Источник: блог "ICA Flying Reporters @ the DLM forum"
http://icadlm.wordpress.com:80/2008/12/16/conclusions-from-dlm-2008/

воскресенье, 14 декабря 2008 г.

История двух спецификаций требований к системам электронного документооборота

"Летучие репортеры" Международного Совета Архивов продолжают свою работу - на этот раз в Тулузе, на конференции DLM-форума

Открывая заключительный день конференции DLM-форума 2008 года, д-р Ульрих Кампфмайер (Ulrich Kampffmeyer) выступил с дискуссионным докладом на тему «Преодолевая барьеры традиционного управления документами». В нём д-р Кампфмайер говорил  о необходимости уйти от устаревших взглядов на документы и делопроизводство,  и использовать достижения  технической и культурной революции, которую представляет собой «Интернет 2.0».

Специалисты по управлению документами, которых д-р Кампфмайер охарактеризовал как по большей части «цифровых иммигрантов», придерживаются принципиально иных взглядов на информацию чем их пользователи. И если специалисты ДОУ обожают сложные наборы метаданных, поиск по атрибутам, иерархические структуры дел и контролируемые словари, то их пользователи -  «цифровые  аборигены» предпочитают простой текстовый поиск, несложные метаданные, «естественные» системы классификации и удобные и красивые интерфейсы.

Д-р Кампфмайер настаивал на том, что эволюция, направленная на удовлетворение потребностей таких пользователей, не означает отказа от основополагающего принципа, согласно которому «документы» представляют собой нечто большее, чем просто «информационные объекты». Документы обладают специфической ценностью и атрибутами, и системы управления документами должны быть устроены таким образом, чтобы эффективно поддерживать эти атрибуты. Д-р Кампфмайер предложил, чтобы DLM-форум приложил усилия для завершения модели жизненного цикла MoReq2 путем интеграции в неё архивных принципов и процессов. По мнению Кампфмайера, не нужно отказываться от существующих моделей метаданных и жизненного цикла информации, разработанных специалистами в области управления документами, - нужно расширять область, охватываемую управлением документами, на разработанные и так любимые ИТ-отраслью модели управления корпоративным контентом.

По его словам, именно это сейчас делает MoReq2. Благодаря MoReq2, «имеется всё необходимое» для того, чтобы направлять процесс создания систем электронного документооборота, в которых сложная структура сочетается с хорошим программным обеспечением и эргономичным интерфейсом. Такие системы будут способствовать распространению хорошей практики управления документами, удовлетворяя, в то же время, текущим потребностям пользователей в отношении удобства работы. Д-р Кампфмайер  предложил начать уже сейчас формировать облик MoReq3:2010, и настаивал необходимости широкого распространения этого стандарта – особенно среди организаций частного сектора.

Вопросы, поднятые во время дискуссии по докладу д-ра Кампфмайера, были не менее острыми, чем сам доклад. Эвелина Вэахем (Evelyn Wareham) из Архивов Новой Зеландии поинтересовалась, как конкретно д-р Кампфмайер предлагает стимулировать диалог между специалистами в области управления документами (и архивистами), которых он считает «цифровыми иммигрантами», и пользователями Web 2.0, которые, в общем и целом, являются «цифровыми аборигенами». Этот вопрос подчеркнул сомнения по поводу того, что MoReq2 (или любой другой стандарт), сможет стать своего рода «палочкой-выручалочкой», тем инструментом, который позволит существенно продвинуть вперед область управления документами.

Марк Фреско (Marc Fresko), представляющий компанию Serco Consulting, поинтересовался: «Чем же так особенна Европа?». Он предложил участникам обсуждения  сформулировать, почему именно Европа (и, таким образом, DLM-форум) в состоянии предложить международный  стандарт в области управления документам. Фреско спрашивал, стоит ли DLM-форуму продолжать расходовать его ограниченные силы и ресурсы на разработку стандартов, которые не учитывают интересы Австралии, Новой Зеландии, Северной Америке и т.д. Эвелина Вэахем добавила, что в ходе разработки стандартов для управления электронными документами, Новая Зеландия и Австралия предприняли усилия для того, чтобы повлиять также на ИТ-поставщиков и разработчиков. Они убедились, что гораздо эффективнее вовлекать эти компании в процесс обсуждения, объясняя им, «в чём состоит наша проблема», - чем предъявлять им готовые спецификации и требовать, чтобы они им соответствовали.

Как указала Эвелина Вэахем, финансирование и организационная поддержка, представленные Европейским Союзом, позволяют вести разработку стандартов на базе финансирования европейского масштаба, - чего просто не существуют на международном уровне. Но как обеспечить, чтобы европейские нормы действительно завоевали признание международной арене? Д-р Кампфмайер предположил, что MoReq2 станет международным стандартом, поскольку он бесплатен, и что это самый сильный фактор. Разделяют ли это мнение все члены DLM-форума и сообщество специалистов ДОУ, пока еще предстоит выяснить. Как было отмечено в вопросе, заданном  представителем Европейской Комиссии, инструменты, используемые для оценки успешности MoReq2 (подсчет числа распространенных документов), являются недостаточными. Существует необходимость создания структурированной системы оценки достигнутого эффекта, прежде чем можно будет делать какие-либо утверждения об успехе MoReq2 на международной арене.

Вопросы, поднятые  в связи с докладом д-ра Кампфмайера, - особенно вопросы о том, какие органы лучше подходят для разработки  международных стандартов, - непосредственно связаны с деятельностью Международного Совета Архивов (МСА). Разве МСА – не тот самый орган, где лидеры в данной области, представляющие все континенты, могли бы собраться вместе для разработки информационной модели, которая была бы применима в международном масштабе, и которая рассматривала бы процессы создания, ввода в информационную систему, управления документами, архивной обработки и обеспечения долговременной сохранности в качестве этапов единого процесса?

МСА недавно опубликовала собственные «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде». Этот набор спецификаций был разработан представителями организаций Австралии, Великобритании, Нидерландов, Малайзии, Шотландии, Южной Африки, Швеции, Франции, Соединенных Штатов и Каймановых островов. Этот документ в настоящее время проходит экспертизу в техническом комитете TC 46 SC 11 по архивному делу и управлению документами Международной организации по стандартизации ИСО.

По словам Ханса Хофмана (Hans Hofman) (архивирование данных и сетевые службы), который является членом комитета TC 46 SC11, разработанные МСА «Принципы и функциональные требования» представляют интерес, как ввиду их международного характера, так и ориентации на перспективу. Они были разработаны группой экспертов из Европы, Австралазии, Северной Америки и других регионов, и их область применения охватывает деловые программные приложения. Г-н Хофман считает «Принципы и функциональные требования» МСА многообещающей отправной точкой для движения за рамки специализированных систем управления электронными документами и для интеграции веб-среды и сервис-ориентированных архитектур.

Как и все проекты МСА, «Принципы и функциональных требований к документам в электронной офисной среде» являются плодом усилий, предпринятых членами МСА на добровольной основе. Из-за отсутствия финансирования, специалистов сети МСА безвозмездно делятся своим опытом и знаниями в рамках совместных проектов, подобных тем, что организованы комитетом МСА по стандартам и передовому опыту и по приоритетным направлениям в области управления электронными документами и автоматизации. Признается, что эти усилия, хотя и полностью основанные на доброй воле участников, необходимы для разработки действительно международных стандартов.

Одновременное существование MoReq2 и «Принципов и функциональных требований» МСА говорят о необходимости того, что представитель Европейской комиссии Губерт Слащевски (Hubert Szlaszewski) назвал в своем заключительном выступлении «механизмом солидарности», и о необходимость укрепления профессионального единства архивистов и специалистов по управлению документами. Эти два стандарта удовлетворяют потребность в новых моделях жизненного цикла информации и метаданных, принимающих во внимания меняющийся информационный ландшафт. Так как координировать использование этих двух документов, и усилия двух разработавших их органов? Противостоят ли они друг другу, или же оказывают друг на друга взаимное влияние, как они должны делать согласно мнению президента  DLM-форума Тойво Юлинена (Toivo Jullinen)? И как следует архивистам и специалистам по управлению документами использовать «разнообразные средства общения» (как предлагал, подводя итоги дискуссии, Симус Росс (Seamus Ross)), сохраняя в то же время «единый голос» своей профессии?

Источник: блог "ICA Flying Reporters @ the DLM forum"
http://icadlm.wordpress.com/2008/12/13/a-tale-of-two-erms-specifications/

суббота, 13 декабря 2008 г.

Германия: Реформа законодательства, регулирующего порядок записи актов гражданского состояния

Архивы и загсы Германии разрабатывают совместный план перехода на новый режим работы

Суть реформы заключается в том, что предполагается к 2013 году перейти на электронное ведение актов гражданского состояния. Существующие бумажные документы, которые до сих пор хранились в загсах, планируется передать на государственное хранение по мере истечения установленных для них сроков ведомственного хранения.

В совместное пресс-релизе Федеральной ассоциации немецких служащих загсов (des Bundesverband der deutschen Standesbeamtinnen und Standesbeamten e.V., BDS) и Ассоциации немецких архивистов (VDA) подчеркивается, что изменение законодательства с 1 января 2009 года открывает доступ к документам загсов многим ученым и исследователям родословных для проведения  исторических и генеалогических исследований.

Это требует от загсов и архивов в самые короткие сроки разработать новые методы работы и производственные процессы, целью которых является организовать передачу этих документов на государственное архивное хранение.  Ввиду огромного массива документации, которую нужно передать архивам, загсы в переходный период также будет предоставлять доступ к этим документам.

В различных федеральных землях Германии передача документов будет оформляться по-разному. В большинстве земель документы будут пережданы в муниципальные архивы, однако частично документы будут передаваться и в государственные архивы. Ассоциации договорились о сотрудничестве при реализации положений законодательства.

Чтобы как можно скорее предоставить доступ к документам, начиная с первого января 2009 года, оба союза в тесном контакте обменяются необходимыми сведениями и организуют подготовку для  их членов методических рекомендаций по организации этой работы. Также планируется  проведение семинаров по повышению квалификации. На веб-страницах обоих союзов планируется размещать сведения о ходе работ.  Планируется, что тесный контакт и сотрудничество между служащим загса и архивариусами будет поддерживаться и в дальнейшем.

Источник: Сайт Федеральной ассоциации немецких служащих загсов
http://www.standesbeamte.de/verbandsaktivitaeten_archive.html
http://www.osthessen-news.de/beitrag_A.php?id=1158583  
http://www.osthessen-news.de/beitrag_A.php?id=1158445

пятница, 12 декабря 2008 г.

Интервью с Президентом DLM-форума Тойво Юлиненом

"Летучие репортеры" Международного Совета Архивов продолжают свою работу - на этот раз в Тулузе, на конференции DLM-форума

Каковы цели форума DLM в Тулузе?

Форум в этом году основное внимание сосредоточил на публикации и продвижении MoReq2, новой редакции Типовых требований к управлению электронными документами, которая представляет собой набор спецификаций для систем, управляющих электронными документами (см. http://www.moreq2.eu/ ). Эти спецификации были разработаны для DLM-форума компанией Serco Consulting, при поддержке Европейской Комиссии. С момента публикации MoReq2, DLM ведет работу по созданию режима тестирования для выявления программного обеспечения, которое соответствует требованиям MoReq2.

MoReq2 был разработан как европейские требования к системам электронного документооборота, однако ряд стран, не входящих в Европейский Союз, также проявили к нему интерес. Предполагается ли сделать проект MoReq2 международным?

Стандарты MoReq и MoReq2 были разработаны, имея в первую очередь в виду потребности Европы, но с тех пор они получили международное признание. MoReq2 уже переведен на корейский и русский языки, и DLM-форум обсуждал возможность подготовки в будущем учебных курсов для неевропейских стран.

Как MoReq2 вписываются в существующую систему международных стандартов и рекомендаций по управлению электронными документами?

Авторы и эксперты, которые участвовали в разработке MoReq2, также принимали активное участие в разработке стандартов ИСО и функциональных требований Международного Совета Архивов к управлению электронными документами в офисной среде. Стандарты ИСО являются (как им и положено) документами гораздо более общего плана, чем MoReq2. Стандарт МСА также более общий; он охватывает деловые процессы и системы, которые не рассматриваются в MoReq2. Про сравнению с этими стандартами, MoReq2 - более детальный и более технической документ. Эти стандарты должны не противопоставляться, а взаимно сосуществовать, оказывая друг на друга влияние.

В каком направлении DLM-форум будет идти в будущем?

В прошлом году на встрече членов DLM-форума в Лиссабоне была создана рабочая группа для изучения взаимосвязи между архивами и делопроизводством, уделяя при этом особое внимание процессам передачи содержимого управляющих электронными документами систем на архивное хранение. DLM-форум работает также над созданием органа, управляющего развитием и использованием MoReq2, который будет поддерживать спецификации и взаимодействовать с компаниями-разработчиками программного обеспечения и пользователями стандарта.

Источник: блог "ICA Flying Reporters @ the DLM forum"
http://icadlm.wordpress.com/2008/12/11/interview-with-toivo-jullinen-president-of-the-dlm-forum/

DLM-форум: Демонстрация программного обеспечения ICA-AtoM

"Летучие репортеры" Международного Совета Архивов продолжают свою работу - на этот раз в Тулузе, на конференции DLM-форума

Анник Картре(Annick Carteret)- представитель Международного Совета Архивов (МСА), и Оливье де Солан (Olivier de Solan) - сотрудник Архивов французского департамента Сомма и член программного комитета Международного Совета Архивов, рассказали участникам конференции DLM-форума в Тулузе о новом программном пакете МСА с открытым кодом, предназначенном для описания и предоставления онлайн-доступа к архивным коллекциям.

Анник Картре раздает участникам форума информационные материалы

Оливье де Солан и Сандрин Сула (Sandrine Soulas) из французской группы La Poste

Оливье де Солан и Хосе Скофьянец (Joze Skofljanec)
из Национальных Архивов Словении

Источник: блог "ICA Flying Reporters @ the DLM forum"
http://icadlm.wordpress.com/2008/12/11/introducing-ica-atom/

среда, 10 декабря 2008 г.

Ожидается отставка руководителя архивной службы США

На блоге ArchivesNext ( http://www.archivesnext.com ), со ссылкой на источники в Национальных Архивах США (NARA), сообщается о том, что Архивист США (руководитель архивной службы страны) Ален Вайнстайн (Dr. Allen Weinstein) с 19 декабря уйдет в отставку, в связи с ухудшением состояния здоровья.

Обязанности Архивиста США, как предполагается, будет исполнять его заместитель Адриен Томас (Adrienne Thomas). Избранный президент Барак Обама, после передачи ему власти, назовёт кандидатуру нового Архивиста.

Источник: блог ArchivesNext
http://www.archivesnext.com/?p=215

среда, 3 декабря 2008 г.

MoReq2: Что это такое, и как его использовать

Тезисы доклада Марка Фреско (Великобритания) на открывающейся 10 декабря конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

MoReq2 – вторая версия Типовых требований (Model Requirements)– это новый европейский «де-факто» стандарт для систем,  управляющих электронными документами (в отечественной терминологии – для систем электронного документооборота. – Ред.). Как и в случае с выпущенным несколько лет назад его предшественником MoReq, разработка MoReq2 была начата по инициативе DLM-форума, который также отвечает за его текущую поддержку.

Всем, кто заинтересован в хорошем управлении электронными документами и иной электронной информацией, нужно основательное понимание MoReq2 – что он собой представляет, чем не является, где и как его нужно, а где не нужно использовать. Данный семинар, вести который будет ведущий автор MoReq2, как раз и должен помочь его участникам понять этот стандарт.

MoReq2 уже сейчас весьма влиятелен в области управления электронными документами, и это влияние, как ожидается, в будущем будет возрастать. Он необычен в ряде отношений, включая следующие:
  • Он предназначен для всех секторов, а не только для государственных органов,

  • Это международный стандарт, используемый во всей Европе, а также в Азии, в Северной и Южной Америке и в других местах,

  • Он описывает функциональные возможности, далеко выходящие за пределы «чистого» управления документами,

  • В ходе его разработки было организовано огромное по масштабам обсуждение проекта специалистами из многих стран мира,

  • Он поддерживается DLM-форумом,
Данный семинар представляет собой полномасштабное введение в  MoReq2. Будут рассмотрены следующие вопросы:
  • Как стандарт разрабатывался,

  • Область его применения,

  • Ключевые понятия и  концепции делопроизводства,

  • Что появилось нового по сравнению с первой версией MoReq,

  • Структура и содержание стандарта,

  • Что из себя представляют «опциональные модули»,

  • Как будет организовано тестирование программного обеспечения на соответствие требованиям стандарта,

  • Как использовать MoReq2 при проведении закупок программного обеспечения,

  • Переводы стандарта,

  • Национальная локализация и «нулевая глава» (национальное введение),

  • Внесение изменений и текущее управление стандартом.
Семинар пройдет в «интерактивном» формате – у участников будет возможность задавать вопросы, спорить и обсуждать.

Марк Фреско (Marc Fresko), компания Serco Consulting

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/fresko_ab_gb.pdf

См. также http://www.moreq2.eu/downloadsd.htm

вторник, 25 ноября 2008 г.

США: Штат Вашингтон назначил нового руководителя электронного архива

Керри Барбур (Kerry Barbour) возьмёт теперь в свои руки бразды правления электронным архивом штата в Чейни (Cheney), принеся с собой 20-летний опыт работы в области информационных технологий. 

«Я очень рад, что Керри Барбур согласилась присоединиться к нашей команде электронного архива», сказал Архивист (руководитель архивной службы – Ред.) штата Вашингтон Джерри Хэндфилд (Jerry Handfield). «Керри руководила многими успешными ИТ-проектами в правительстве штата. Она поможет нам выйти на более высокий уровень в выполнении нашей миссии по сохранению правовых и исторических документов штата Вашингтон, и сделать документы нашего демократического общества доступным для наших граждан».

В роли «электронного архивиста», Барбур будет управлять работой электронного архива штата, расположенного на территории Университета Восточного Вашингтона в Чейни. Электронный архив является филиалом Архивов штата Вашингтон.

«Я взволнована и рада этому назначению», сказала журналистам Барбур. «Моя первоначальная цель состоит в том, чтобы донести до агентств штата информацию о деятельности электронного архива и о нашей инфраструктуре. Я хочу, чтобы они знали о нашем существовании, и о том, что мы можем для них сделать».

Предыдущие три года Барбур работала директором информационных служб Комиссии штата Вашингтон по коммунальным услугам и транспорту, а до этого – 12 лет руководила ИТ-службой в Департаменте социальных и медицинских услуг.

Миссия электронного архива состоит в том, чтобы собирать, индексировать, сохранять и делать доступными электронные документы, созданные агентствами правительства и муниципальными учреждениями штата Вашингтон.

С момента начала работы в октябре 2004 года, электронный архив штата Вашингтон, - первый подобный архив в США, - является ведущим партнером в финансируемом Библиотекой Конгресса США многостороннем проекте, с участием ряда штатов, по разработке требований к электронным архивным системам, создаваемым в штатах США.

В настоящее время на сайте электронного архива штата Вашингтон доступны 74 млн. документов Дополнительную информацию можно получить по адресу http://www.digitalarchives.wa.gov .

Источник: Tacoma Daily Index
http://www.tacomadailyindex.com:80/portals-code/list.cgi?paper=88&cat=23&id=1419715&more=0

Роль и применимость стандартов

Тезисы доклада Мари-Анн Шабен (Франция) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

За последние десять лет был опубликован ряд стандартов и руководств в областях управления документами, электронного архивного дела, а также обеспечения долговременной сохранности электронных данных.

Одновременно множилось число проектов, посвященных этим же темам (что подчеркивало масштабы этой задачи), и охватывавшим вопросы от формулирования требований и до поиска решений, удовлетворяющих этим требованиям, - однако реальных успехов было достигнуто немного. Какова же роль стандартов в этих проектах? Оптимально ли они применяются?

Обзор нормативных текстов

Роль стандартов, с одной стороны, заключается в распространении передового опыта, а с другой - в создании для рынка основы для внедрения качественных и способных к взаимодействию (интероперабельных) решений. Однако, сталкиваясь со всё более удлиняющимся списком стандартов, относящихся к управлению документами и архивному делу (ISO 15489, ISO 14721, NF Z42-013, MoReq2, а также ISO 19005, PAIMAS, ISO 23081, и т.д.), руководитель проекта вполне может задать вопрос: который (которые) из этих стандартов он может или должен использовать? Дополняют ли они друг друга, не пересекаются, или же конкурируют?

Необходимо провести критическую «картографию» нормативных текстов, более концентрированную и конкретную, чем простое сопоставление описаний «области применения» из вступительных разделов этих стандартов. Легко видеть, что стандарты в этой области охватывают широкий спектр функций, процессов, и даже методов, начиная от формулировки политики и вплоть до технологий обеспечения сохранности, включая, в том числе, и структурирование информации, функциональные возможности систем и организацию оказания услуг.

Как следует использовать стандарты?

Аудиторию, для которой предназначены стандарты, можно разделить на две группы: специалисты (издатели, поставщики услуг, системные администраторы), и неспециалисты / «не совсем еще специалисты» (руководители проектов, конечные пользователи).

Складывается впечатление, что в отношении представителей второй группы препятствием на пути распространения и применения стандартов является их объем (доходящий у отдельных стандартов до нескольких сотен страниц, и составляющий в совокупности тысячи страниц), и их язык (перекрывающиеся понятия; различная терминология, используемая в разных стандартах для описания одних и тех же понятий, и т.д.).

Кроме того, тексты современных стандартов зачастую теоретические и абстрактные, содержащие очень мало примеров. Это связано с тем, что примеры для включения в стандарты подбирать сложно, а также потому, что достаточно трудно отобрать практический опыт на международном уровне.

Это указывает на необходимость разработки разъясняющих пособий, руководств и сводов наилучшей деловой практики. Рабочие группы уже опубликовали практические руководства по применению стандартов ISO 15489 и MoReq. Подобная обучающая деятельность должна быть продолжена и усилена, за счет обсуждения успешных проектов, их стоимости и их преимуществ, - включая оценку преимуществ, связанных с использованием стандартов, и проблем ввиду отказа от применения или лишь частичного применения стандартов в своей работе. При этом могут быть описаны предпосылки и условия для правильного использования стандартов, а также, возможно, и противопоказания.

Выводы

В процессе стандартизации, движимом появляющимися новыми проблемами и новыми техническими задачами, вопросы создания стандартов и их применения должны быть сбалансированы. Это означает, что мы изначально должны обеспечить применимость стандартов, а впоследствии провести аудит их применения.

Стандартизация не является самоцелью, - конечная цель, в конце концов, состоит в том, чтобы обеспечить наилучшим образом отслеживание информации, её архивирование, обеспечение сохранности и доступа.

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin), компания «Archive 17»

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/chabin_ab_gb.pdf

Конверсия коллекции электронных документов датских Национальных Архивов

Тезисы доклада Кирстен Вилладсен Кристмар (Дания) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Главная тема данного доклада - обеспечение долговременной сохранности электронных документов.

Государственный архив Дании - первое архивное учреждение в мире, которое завершает конверсию своей коллекции электронных документов. Основные результаты:
  • стратегия конверсии работает в реальной жизни,

  • конверсия может быть выполнена в полуавтоматическом режиме.
Датская стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных документов основана на том, что документы передаются на хранение в платформенно-независимых форматах,  и время от времени проводится  преобразование (конверсия) данных в современные форматы.

Государственные органы передают электронные документы в датские Национальные Архивы с начала 1970-х годов. В 2005 году Департамент культуры предоставил Национальным Архивам внеочередной грант в 2 миллиона евро на преобразование всех электронных документов, переданных на хранение до 2000 года, в ныне используемые стандартные форматы для  долговременного хранения. Эта часть коллекции состоит из извлечений из разного рода баз данных, когда данные структурированы в файлах и на уровне полей данных. Используемый в настоящее время подход к сохранению таких данных предусматривает, что структурированные таким образом данные преобразуются:
  • в реляционные структуры,
  • с использованием стандартизированного набора символов,
  • с использованием стандартизированных представлений, например, дат,
и этот процесс электронным образом документируется.

В рамках этого гранта также проводится оцифровка коллекции фильмов и звукозаписей датского Государственного архива.

Преобразованию подлежали 1292 массивов данных, извлеченных из систем управления базами данных государственных органов, в т.ч. из систем электронного документооборота. До конверсии общий объём коллекции составлял 1024 гигабайта. Данные были переданы на хранение в платформенно-независимых форматах, но с использованием различных наборов символов и различных структур, включая иерархические структуры баз данных. Некоторые данные были упакованы. Нужно было также провести конверсию 1,800 звукозаписей и 200 видеофрагментов.

Для завершения проекта потребовалось четыре года. В 2005 году был подготовлен детальный план проекта и составлен его бюджет. В 2006 году шла подготовка выполнению конверсии, которая  включала:
  • Реструктуризацию данных;

  • Регистрацию данных в Daisy - архивной базе данных датских Государственных архивов. База Daisy доступна на сайте www.sa.dk ;

  • Оцифровку документации, переданной вместе с данными;

  • Создание XML-схемы для описания исходных данных, включая их структуру, наборы символов и т.д.;

  • Создание компьютерной программы под названием KonVold. Используя XML-схему, KonVold может конвертировать большинство исходных данных в текущие  форматы для долговременного хранения. Тем не менее, в некоторых случаях пришлось написать небольшие вспомогательные программы  для предварительной конверсии данных.
Собственно конверсия началась в конце 2006 года. Её выполняли шесть временных сотрудников, имеющих опыт в области ИТ-технологий, но не владеющих навыками программирования.  Им помогали один-два программиста, а также  архивист с более чем 30-летний опытом работы в данной области. Управлял проектом работавший полный рабочий день менеджер проекта.

К началу июня 2008 года конверсию прошли около 80% данных, и, как и планировалось, завершение проекта ожидается в конце этого года. Проект развивался почти так, как и было запланировано. Благодаря использованию программы KonVold, стало возможным преобразовать больше данных, чем предполагалось. Среди данных, которые не удалось конвертировать, в основном были плохо документированные или совсем не документированные данные.

Кирстен Вилладсен Кристмар (Kirsten Villadsen Kristmar),
Национальные Архивы Дании

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/villadesn_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из доклада Юна Ёнеямы (Yun Petersen Yoneyama) "Creating Access to Electronic Records: Two-Level Approach" (из сб. трудов конференции)

В настоящее время в Национальных  Архивах Дании хранится свыше 3000 «выдержек» из баз данных.

Задача проекта по обеспечению доступа к электронным архивным документам – базам данных (TGP, задуман в 2005, развёрнут в 2006) – проработка и создание системы доступа к электронным документам.

В датском законодательстве, формат электронных документов в деталях установлен исполнительным приказом (министерский приказ 342 от 11 марта 2004 г.). Приказ определяет, каким образом подлежащие архивному хранению документы передаются в государственные архивы. Описывается структура, допустимые файловые форматы, наборы символов и т.д. Данные передаются в «плоских» файлах, а метаданные – в ряде вспомогательных файлов. Один из вспомогательных файлов содержит структурную информацию, описывающую, как воссоздать базу данных с тем же содержимым.

Ограничения: доступ не через Интернет, а из читального зала; поддержка только текущей версии стандарта. Последнее ограничение не составило проблем, т.к. параллельно шёл проект «Конверсии формата и структуры» (FSK), результаты которого дали возможность конвертировать более старые архивные документы в текущий формат.

Национальные Архивы Дании используют в отношении баз данных стратегию конверсии, поэтому сохраняются только данные и структура, а не оригинальная ИТ-система.

В рамках проекта была создана система для доступа к архивным электронным документам – базам данных. Модуль безопасности различает свободно доступные документы, а также документы, доступные только архивистам и выдаваемые. При выдаче документа доступ может предоставляться ко всему документу, к его части, через предопределенные средства поиска – либо может предоставляться доступ только к документации по базе данных.

Пользовательская часть системы (по имени Sofia) представляет собой модульную структуру, в которой на настоящий момент есть 5 доступных пользователям модулей, и ещё 2 модуля для администраторов. Помимо двух поисковых модулей, мы разработали модули доступа к оригинальной документации, к метаданным, а также к заметкам, сделанным при предварительной подготовке архивного документа к доступу. Система Sofia доступна со всех ПК внутренней сети, а также через «тонкий клиент» в большинстве читальных залов. Помимо Sofia, в ходе проекта были разработаны вспомогательные программы для администрирования пользователей, для загрузки баз данных и др.

В общем, система позволяет получить доступ к любому архивному документу, который может быть восстановлен в виде базы данных. К этой категории относится большинство из более чем 3000 собранных Национальными Архивами Дании архивных электронных документов. Исключением являются оцифрованные аудио и видеозаписи.

Модуль для систем управления досье

Первый поисковый модуль, созданный нами, был модуль для систем управления досье (МСУД). Он дает пользователям простой интерфейс подачи запросов, разработанный таким образом, чтобы им легко могло пользоваться большинство пользователей.

МСУД разработан так, чтобы поддерживать известные, используемые ныне варианты работы с системами определенного типа. Данные аутентичны, но средства поиска ни коим образом не пытаются эмулировать оригинальные системы. Наоборот, система спроектирована как универсальное приложение, способное работать с целым классом систем – системами управления досье [судя по всему, речь идет о содержимом электронных картотек-реестров]. Этот класс систем был выбран из-за того, что в Национальных Архивах собрана большая коллекция данных из подобных систем, и есть понятные потребности в их использовании. Основной сценарий – поиск определенного досье, когда неизвестен его номер. Вспомогательный сценарий – экспертиза ценности бумажных документов, зарегистрированных в этих системах, поскольку соответствующие бумажные документы в ближайшее время будут проходить экспертизу ценности.

Используя такой подход, оказалось возможным написать одну программу, которая позволяет работать с любой из систем такого класса, и поддерживает основные варианты поиска.

Системы управления досье использовались с середины 80-х годов, и это были стандартные продукты, выпускавшиеся узким кругом разработчиков. Существует всего несколько (9 основных) видов таких систем, соответствующих большинству заархивированных баз данных. Системы управления досье использовались для регистрации документов и формирования их в дела (досье). Более старые системы содержат только регистрационные данные, в то время как более новые также могут хранить сохраненные или отсканированные электронные документы.

Модуль предлагает стандартный набор поисковых полей, независимо от номенклатуры полей, использовавшейся в оригинальной системе. Точно также стандартизированы поля при выдаче результатов поиска. В итоге модуль может использоваться для работы с группой из 600 заархивированных баз данных. Стандартизация полей облегчает освоение системы и не требует переучивания при работе с другой базой данных.

Рис.1 Интерфейс модуля для систем управления досье

Интерфейс модуля для систем управления досье в системе Sofia представляет собой простую машину поиска (см. рис. 1). Чтобы использоваться в датской государственной администрации, системы управления досье должны поддерживать одни и те же основные виды связей между классификационной схемой и досье, и между досье и документами. Стандартизация полей возможно из-за однотипности подобных базовых связей. Технически, все поля для каждого архивного документа - базы данных описаны в XML-файле. Каждое поле в XML-файле указывает на поле в модели базы данных, и ему присвоен тип данных, который описывает, какие поисковые операции поддерживаются для данного поля. Например, для текстовых полей поддерживается поиск с использованием символов-заместителей; для полей типа «дата» - поиск в диапазоне дат.

Рис.2 Форма поиска

Рис.3 Форма вывода результатов поиска

На рис.3 показано, в каком виде выдаются результаты поиска. Каждому документу соответствует отдельная строка; досье, содержащему несколько документов, соответствует несколько строк. Можно сокращения объёма выдачи использовать фильтры, когда будут видны только досье (или даже только рубрики классификационной схемы).

Архивисты пользуются данным модулем с момента выпуска первой версии системы Sofia в марте 2008 года. Они нашли его полезным  для решения тех задач, на которые он был рассчитан. Простота пользовательского интерфейса в данном случае является плюсом – многие пользователи отмечали, что система настолько проста, что с самого начала её использования они могут получать полезные результаты.

Доступ на основе модели

Для обработки архивного документа – базы данных при подготовке её к доступу, мы разработали метод организации доступа на основе модели. В качестве модели верхнего уровня мы разработали типовую архивную модель системы управления досье.

Модель содержит наиболее часто встречающиеся виды полей, и их взаимосвязи, используемые государственными органами Дании. В каком-то смысле, архивные модели отражают то, что архивист предполагает обнаружить в архивной базе данных определенного типа, вне зависимости от особенностей её структуры и наименования сохраненных полей данных.

Типовая модель затем уточняется, и создаются модели, специфические для систем определенного вида, по одно для каждого вида систем, использованных для создания архивных баз данных. В этих моделях описывается, где расположены определенные данные.

Рис.4 Типовая модель системы управления досье

Типовая модель системы управления досье – очень простая, состоит из 3 основных элементов (классификационная схема, досье и документ), а также трёх вспомогательных элементов (см. рис.4). Все поля данных, которые могут быть полезны для поиска и извлечения досье и документов, могут быть распределены по этим трем элементам.

Подготовка к доступу архивных баз данных систем управления досье

Архивные базы данных систем управления досье не могут быть использованы в соответствующем специализированном модуле без проведения определенной подготовительной работы. В идеальном мире, специфической модели было бы достаточно для подключения архивного документа-базы данных к системе доступа. На практике, архивист проводит подготовительные операции, использую специфическую модель скорее в качестве шаблона, а не готового ответа на вопрос о том, где располагаются данные.

В ходе подготовительной работы устанавливается соответствие между полями модели и полями заархивированной системы управления досье. При этом архивисту приходится смотреть и на сами сохраненные данные. Например, полезные данные иногда распределены по нескольким полям; или же записаны в совсем другом поле. Например, текстовое описание досье часто расположено в поле «Название», однако иногда поле полные данные для поиска можно найти в поле «Комментарий». Даже тогда, когда два агентства пользуются одним и тем же программным обеспечением, данные могут располагаться в различных местах, из-за различий в практике использования систем агентствами.

Результатом подготовительной работы является набор представлений (views) базы данных, где каждое представление описывает, где находятся данные для элементов модели. В модели это записано на языке SQL в виде индивидуальных поисковых запросов, которые модуль умеет комбинировать в сложные запросы.

Обычно на подготовку доступа к базе данных требуется два-три дня. Вся процедура, которая включает извлечение документа-базы данных из системы долговременного хранения, выполнение подготовительных операций и контроль качества, обычно занимает неделю.

Модуль для работы с регистром

Чтобы преодолеть определенные ограничения и недостатки модуля для систем управления досье, в версии Sofia 1.1 (ноябрь-декабрь 2008 г.) был разработан ещё один поисковый модуль – модуль для работы с регистром (далее – МР). Мотивацией для его создание было желание дать пользователям возможность проводить собственные варианты поиска про заархивированной базе данных, но чтобы при этом не требовалось знания SQL. Модуль МР более сложен для пользователей.

Анализ опыта практической работы с архивными базами показал, что нужны и доступ к документации, и возможность выполнения запросов. Вместо доступа к оригинальной документации был реализован доступ к структуре метаданных и к описаниям таблиц и их элементов. При этом поддерживается возможность отбора нужных таблиц для включения в запросы.

Нужные таблицы, а затем и поля таблиц отбираются путем перетаскивания их мышью. После того, как поля для поиска отобраны, они используются так же, как и обычна поисковая форма.

При работе с МР модулем подготовительной работы для обеспечения доступа не требуется.

Выводы

В конце 2008 года четырёхлетний проект завершается. Создана программная система с дружественным пользователю интерфейсом, способная работать с большой группой заархивированных баз данных (структурированных с соответствии с датским архивным стандартом для электронных документов). Отработан простой и эффективный метод подготовки баз для доступа через систему.

Дополнительная информация из доклада Яна Сёренсена (Jan Dalsten Sorensen) «Пересмотр стандартов передачи электронных документов» (Revising the Standards for Digital Transfers) (из сб. трудов конференции)

Передача ЭД началась в начале 1970-х годов. Конверсия в форматы для длительного хранения выполняется агентствами.

Текущие правила передачи ЭД действуют с 2000 года (с минимальными поправками в 2002 и 2004 году). За это время – 1300 передач данных.

Принципы разработки новых правил
  • Принцип системо-независимости
  • На основе стандартов ISO, W3C и др.
  • Учитывают технологическое развитие, опыт в т.ч. зарубежный
  • Вопросы стоимости передачи (как для архива, так и для агентства), сбалансированность распределения расходов с учетом операций по обеспечению долговременной сохранности
  • Повышения качества процесса передачи
  • Правила должны адекватно поддерживаться существующими технологиями
Что регламентируется:
  • Форматы документов
  • Форматы данных и наборы символов (кодировки)
  • Структура «архивной версии» (=SIP/AIP)
  • Документация и метаданные
  • Терминология
  • Требования по уведомлению и согласованию
Практическая реализация
  • Выпускается министерский приказ
  • Разрабатывается инструментарий тестирования и другие инструменты
  • Руководства по внешнему использованию. Возможность для агентств скачать гипотетический пример и «поиграть» с ним (пример описан в руководстве)
  • Руководства и процедуры по внутреннему использованию
  • Обучение
  • Новые правила начнут действовать с 2010 года … а затем весь процесс начнется сначала!

суббота, 22 ноября 2008 г.

Франция: Снижение статуса архивов

Проект реформы архивной системы заставил мобилизоваться исследователей и профсоюзы (На фото: Министр культуры Франции Кристин Альбанель)

Настоящий праздник для архивов! Эти летом был утвержден новый закон об архивах; в честь двухсотлетнего юбилея размещения Национальных Архивов в отель-де-Субис (Hôtel de Soubise) организованы, во-первых, коллоквиум ЮНЕСКО, во-вторых, выставка, и, в-третьих, мобилизация … ради спасения учреждения, которое сегодня «находится в смертельной опасности»

Последняя инициатива организована межпрофсоюзным объединением CFDT-CFTC-CGT, которое поднимает тревогу в связи о предполагаемой ликвидацией Управления архивами Франции (Direction des Archives de France), и её гибельными последствия. Речь идет не о деньгах или распределении постов, а об  «одной из опор демократически», достаточно существенной, чтобы значительной количество деятелей различной ориентации сочло полезным присоединиться к акции профсоюзов.

 «Шаг назад». Проблема: в рамках известной программы реформы государственного управления (Révision générale des politiques publiques, RGPP), Управление архивами должно быть в будущем преобразовано в простую службу министерства культуры, в одной компании (в рамках «главного управления по культурно-историческому наследию») с учреждениями, занимающимися культурным наследием, с музеями и архитектурными учреждениями.

То, что, на первый взгляд, кажется простой административной реорганизацией, предназначенной, по мнению министра культуры Кристины Альбанель, «более эффективно обеспечивать разработку и управление государственной политикой в области культурно-исторического наследия», расценено многими как «крайне серьезный шаг назад», и даже как угроза хорошему функционированию демократии. В число этих «многих» входят исследователи и историки (Раймон Обра, Морис Раджфу, Серж Кларсфельд, Альбер Жакар…), сотрудники архивной службы  (Жан-Пьер Бабелон, Пьер Шоню…), артисты и писатели (Патрис Шеро, Отар Иоселиани, Жак Монори…), парламентарии, и даже бывший министр по научным исследованиям (Катрин Таска). Все они подписали «Призыв о спасении архивов».

Инструмент политики. Историк Арлетт Фарж (Arlette Farge) объясняет: «Архивы не являются «культурным наследием», это архивы государства, хранящие свидетельства прошлого, где ничто не должно быть от нас скрыто. Они не являются музейным объектом». Скорее они инструмент политики. Подписавшие призыв считают, что «хорошее управление и обеспечение целостности архивов, свидетелей национальной истории и истории каждого, не являются – и, без сомнения, никогда не будут  - естественными задачами для государственной администрации и политических органов власти. Чтобы сохранить архивы, нужен авторитетный орган, способный решать эту задачу». Как следствие, необходимо «управление на стратегическом уровне, осуществляемое единственным руководящим органом, имевшим достаточный статус в организационной структуре государства »- то есть существующее сейчас Управление архивами Франции. Владимир Сусани (Wladimir Susanj), генеральный секретарь «архивной» секции профсоюза CGT, говорит прямо: « Мы хотим запретить ликвидацию этого учреждения.». Что касается Николя Монко (Nicolas Monquaut), его коллеги, занимающегося всей отраслью культуры, то он ссылается на историю: «Кристина Альбанель, это Аттила в культуре. Что останется от министерства после её ухода?»

В мае министр назначила Мишеля Клемана (Michel Clément), нынешнего директора министерства по вопросам архитектуры и культурного наследия, главой комиссии, которая должна определись концепцию будущего «главного управления по вопросам культурно-исторического наследия », которая может появиться на свет уже в начале будущего года.

Эдуард Лоне (Édouard Launet)

Источник: Liberation.fr
http://www.liberation.fr/culture/0101267442-archives-declassees

среда, 19 ноября 2008 г.

Европейский симпозиум «Хищение и незаконный оборот архивных документов»

Европейский симпозиум на тему «Хищение и незаконный оборот архивных документов» пройдёт 20-21 ноября в Рубо (Roubaix), Франция, в помещении «Национальной архивной службы трудового мира» (Service Archives Nationales du Monde du Travail).

Представители архивной профессии, а также те, кто несет ответственность за культурное наследие в целом, сталкиваются с резким обострением проблемы краж; разрастается сеть каналов, по которым идет незаконный оборот предметов культурного наследия. Ни одно учреждение, ни один архив не могут считать, что находятся в абсолютной безопасности, и сейчас как никогда важно обмениваться опытом и стратегиям профилактики, а также устанавливать партнерские отношения.

На Европейском симпозиуме будут решаться следующие задачи:
  • Добиться лучшего осознания архивами важности профилактики краж,

  • Подчеркнуть, что архивные документы представляют собой товар культурного назначения, и, как всякий товар, имеют рыночную стоимость,

  • Информировать партнеров о необходимости полноценной европейской кооперации, с целью как упростить борьбу с незаконным оборотом архивных документов, так и возвращение украденных ценностей.
Источник: Сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/2008/11/18/theft-and-illicit-traffic-archives-european-symposium

Архивная профессия в настоящее время проходит суровое испытание электронной архивацией: Остаться на месте или обновить теоретические концепции и практику работы?

Тезисы доклада Анны Бурнель и Сандрин Сула (Франция) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция), в котором они расскажут об опыте Национальной архивной службы французской почты (Groupe La Poste)

В рамках создания собственной платформы для электронного архивирования и разработки процедур ввода электронных архивных документов, архивная служба почтового ведомства адаптирует свои методы сбора информации и взаимодействия, приспосабливая их к потребностям деловых подразделений. Этот опыт заставляет службу сопоставлять традиционные методы работы с документами ведомственных архивов с конкретными вопросами, возникающими при создании электронных документов.
  • Сохраняет ли своё значение понятие «партии сдаваемых на хранение документов» (versement), и нужен ли сейчас номер партии (numéro de versement) в качестве инструмента управления? По техническим причинам, сдача некоторых партий документов может состоять из нескольких этапов передач данных. Кроме того, регулярный сбор информации вскоре после её создания, как правило, приводит к фрагментации этих партий. Означает ли эта новая практика, что современные архивы откажутся от присвоения документам идентификационных номеров в порядке их поступления в архив (cotation continue;  без учета того, от какой организации поступили документы – Ред.), и вернутся к концепции классификации, в рамках которой идентификация выполняется по принципам, сходным с теми, что используются в делопроизводстве?

  • Сохраняется ли понятие «подразделения – источника комплектования архива» (service versant), когда передача электронных документов на архивное хранение выполняется под управлением программных приложений,  исходя из чисто технических соображений?

  • Имеет ли еще смысл проводить различие между текущей полезностью документов и информации, и их полезностью в среднесрочном плане? Электронные данные могут быть переданы на архивное хранение сразу же после их создания, что позволяет обеспечить защиту данных с момента их создания, и компенсировать тем самым ограничения ряда программных приложений, неспособных «воссоздавать» данные.  Поэтому можно поставить вопрос о том,  как будет определяться продолжительность текущего использования данных в среде создавшего их программного приложения: будет ли решение о том, когда удалить данные, собранные системой электронной архивации, приниматься, исходя из затрат на их хранение?

  • Является ли территориальная принадлежность архива по-прежнему актуальной в плане сбора и сохранения архивных документов? Многие программные приложения создаются и управляются централизованно. Поэтому можно управлять пользователями системы независимо от их территориальной принадлежности;  ими можно управлять централизованно или группировать их в пределах больших географических зон.

  • Гибридные дела (дела, в состав которых входят как электронные, так и неэлектронные документы – Ред.). Некоторые процедуры лишь частично осуществляются в электронном виде. В итоге архивисту необходимо придумать методологию и найти соответствующим образом адаптированные инструменты, упрощающие одновременную передачу на архивное хранение бумажных и электронных документов.

  • Усиливается необходимость в полной мере использовать методы и приёмы архивного дела. Тот факт, что мгновенный доступ к электронным данным не всегда может быть возможен, заставляет архивиста вмешиваться на ранних стадиях жизненного цикла электронных документов с целью сбора описательных метаданных и метаданных, нужных для управления документами, подлежащими передаче на архивное хранение. Подобное «возвращение к источнику» позволяет архивистам углубить свои знания информационных систем и используемых в их организации методов работы; и даёт возможность воспользоваться этими знаниями для документирования сдаваемых на архивное хранение партий бумажных документов путем автоматического извлечение нужных метаданных из информационных систем.

  • Ноу-хау, позволяющее архивистам внести свой вклад и повысить эффективность технологической цепочки обработки документов. В целях консолидации архивных данных, архивистам сегодня необходимо сотрудничать с администраторами прикладных программ и с пользователями в вопросе стандартизации сбора данных, с тем, чтобы надежные и читаемые данные были бы доступны и в отдаленном будущем. Кроме того, при создании некоторых документов, архивист должен вмешиваться в процесс создания данных и в управления текущими досье, способствуя повышению их качества.
Мы проиллюстрируем этих творческие процессы на конкретных примерах.

Этот новый подход к роли архивиста позволяет  лучше понять потребности производителей информации и более эффективно управлять документальными ресурсами. Разве это не изумительная перспектива для нашей профессии?

Анна Бурнель (Anne Burnel), Сандрин Сула (Sandrine Soulas), Национальная архивная служба  почты Франции

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/burnel_soulas_ab_gb.pdf

воскресенье, 16 ноября 2008 г.

Индия: Необходима национальная политика в области оцифровки

Освоение наилучшей мировой практики в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов становится насущной потребностью, по мере глобализации рынка, отмечает д-р Чакраварти (А. К. Chakravarti), советник Департамента Информационных Технологий.

Выступая на семинаре «Сохранение электронных документов и информации в Индии», совместно организованном совместно Министерством связи и информационных технологий и Федерацией торговых палат Индии (Federation of Indian Chambers of Commerce and Industry, FICCI), он сообщил, что продолжаются консультации с различными странами по вопросам понимания международных стандартов, что будет способствовать исполнению требований того стандарта, который подойдёт для Индии.

Д-р Чакраварти, в частности, сослался на Национальную программу США по созданию инфраструктуры и обеспечению сохранности электронной информации (National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, NDIIPP), на модель Открытых архивных информационных систем (Open Archival Information System, OAIS) и на европейскую модель обеспечения доступа, извлечения и сохранности культурных, художественных и научных знаний (Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval, CASPAR) как на примеры лучших моделей сохранности электронных материалов.

Председатель сессии «Потребности и проблемы сохранения электронного наследия", д-р Шалини Урс (Shalini Urs), которая является исполнительным директором и профессором Международной школы управления информацией в университете штата Майсор (Mysore), подчеркнула, что сохранности является не только технологической, но и связана с организационной структурой. По её мнению, Индии необходимо разработать национальную политику по сохранению электронных данных и эффективный процесс внедрения этой политики.

Говоря о проблемах, с которыми приходится сталкиваться при обеспечении сохранности электронных материалов, Н. С. Мани (N S Mani), специалист по микрографии Национальных Архивов Индии, отметил, что в число основных проблемам входят отсутствие стандартных форматов для хранения изображений, отсутствие обновлений, которые бы обеспечивали совместимость программного обеспечения с новым оборудованием, нехватка квалифицированных кадров и отсутствие политик в области управления и обеспечения сохранности. С точки зрения архивного дела, электронные документы по-прежнему находятся в Индии в стадии младенчества. Он высказался о необходимости разработки руководства по процедурам офисной работы с электронными документами, которое было бы увязано с положениями существующего «Руководства по офисным процедурам» (индийской «Типовой инструкции по делопроизводству» - Ред.).

Мани также предложил министерству инициировать совместно с Национальными Архивами Индии «Программу по обеспечению сохранности электронных документов», создав группу экспертов, члены которой посетили бы различные министерства и ведомства, и создали бы резервные копии электронных документов на соответствующих носителях, и впоследствии провести их миграцию на новейшие технологии, с тем, чтобы идти в ногу с прогрессом в технологиях.

Заместитель Генерального секретаря FICCI Раджан Коли (Rajan Kohli) отметил, что Индия по-прежнему находится на предварительной стадии в вопросах методов и способов сохранения электронных данных. Он подчеркнул необходимость создания правовой базы в этой области, с учетом всё более широкого использования ИТ во всех секторах экономики.

Источник: Indiantelevision.com
http://www.indiantelevision.com:80/headlines/y2k8/nov/nov92.php

Создание промежуточного архива для «полу-активных» электронных документов: Концепции и проблемы

Тезисы доклада Михаэля Холлмана (Германия) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

В октябре 2008 года Федеральный архив Германии откроет свои новые «Электронные архивы» для приёма документов из федеральных государственных органов страны. После двух лет разработки и тестирования, в новую систему начнут передаваться первые «настоящие» документы из федеральных систем управления электронными документами (систем электронного документооборота – Ред.). Ключевым элементом новой системы является «Стандартизированный модуль архивирования» (Standardised archiving module, SAM). Это гибкий инструмент ввода документов, который позволяет обрабатывать данные из различных систем управления документами и информацией (ERDMS) без использования стандартизированной схемы обмена данными.

На первом этапе федеральные архивы будут принимать документы с истекшими сроками ведомственного хранения. У федеральных агентств появится возможность эффективно и безопасно передать эти документы на архивное хранение. Но это только первый шаг; следующим же шагом должно будет стать создание промежуточных электронных архивов для хранения «полу-активных» документов, с тем, чтобы предложить федеральной администрации реальную услугу.

Для администрации польза будет в том, что ей не придётся создавать собственную инфраструктуру для долгосрочного сохранения электронных документов сами по себе. Польза для Федерального архива будет заключаться в сохранении и укреплении его позиций в администрации. Для достижения этой цели нужны новые партнеры и политическая поддержка.

В докладе будет представлена техническая концепцию существующей системы и её необходимые расширения (например, обеспечение защищенного онлайн-доступа, сохранение электронных цифровых подписей), проблемы, а также политические и стратегические последствия этого плана.

Михаэль Холлман (Michaël Hollmann), директор «Современных Архивов» Федерального Архива Германии (Bundesarchiv)

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/hollmann_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из доклада

Согласно немецкой традиции государственного управления, всем министерствам и большинству агентств разрешается вводить собственные процессы, практику и системы. У федерального архива нет полномочий издавать обязательные для исполнения руководства. Поэтому на настоящий момент состояние немецкого «электронного правительства» можно описать словами «разнородность» и «изобилие различных систем и форматов». Из-за этого очень сложно выполнять обязательства по сохранению электронных документов федерального правительства.

По этим причинам, федеральный архив на первом этапе сфокусировал внимание на электронных документах, поступающих из СЭД и ЭИС. После нескольких лет планирования и успеха пилоткой системы (в августе 2006 г.), - был создан собственный электронный архив (в сотрудничестве с Hewlett-Packard и SER), который начал работу 22 октября 2008 года.

Концепция электронного архива основана на стандарте OAIS. «Стандартизированный модуль архивирования» будет обеспечивать решать проблемы неоднородности, сложности и т.д. Модуль различает данные и метаданные. В процессе передачи XML-метаданные агентства будут отображаться на схему метаданных федерального архива (XBARCH). Будет проводиться гармонизация структуры и формата основных данных; разнообразные форматы будут конвертироваться в узкий набор допустимых форматов (особенно в PDF/A). Процессы конверсии будут протоколироваться.

Наиболее важный проект при расширении электронных архивов – т.н. Digitales Zwischenarchiv, промежуточный электронный архив. Это аналогично практике бумажного архивного дела – уже в течение 40 лет федеральный архив содержит несколько «промежуточных архивов», куда федеральные ведомства могут сдавать все документы, которые им более не нужны. В этих архивах документы хранятся в течение периода времени, согласованного между федеральным архивом и ведомством. Контроль над документами остается у ведомства, но федеральный архив может вести экспертизу ценности. В конце периода хранения в федеральные архивы передаются только документы, отобранные на постоянное хранение.

Ряд министерств уже интересовались, не собирается ли федеральный архив распространить эту отработанную практику на электронные документы. Это позволит снять с министерств и ведомств бремя обеспечения сохранности и доступности ЭД в течение длительного периода – эта задача будет переложена на федеральный архив. Выигрывает от такого подхода и федеральный архив – он получит возможность работать с ЭД раньше, получив над ними техническое управление. Это позволит провести конверсию, которая может превратиться в неразрешимую проблему, если документы залежатся в министерствах безо всякого технического обслуживания. И в первую очередь, промежуточный архив гарантирует, что ЭД всё-таки попадут на постоянное хранение в федеральный архив.

Для реализации на практике промежуточного архива, в связи с потребностью в постоянном доступе, нужна сеть с высокой пропускной способностью – либо IVBB, либо IVBV.

Вторая проблема – поддержание доказательной силы ЭД, переданных в промежуточные архивы. ЭЦП должны использоваться с осторожностью. Трансформационная модель TransiDoc, разработанная институтом защищенных информационных технологий им. Фраунгофера (SIT) и концепция ArchiSafe (Physikalisch-technische Bundesanstalt, PTB) открывают пути решения этой проблемы

Переход к электронному документообороту в Эстонии

Тезисы доклада Кади Риисмаа (на фото) и Лииви Карпищенко (Эстония) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

В докладе рассказывается о проекте по соединению систем электронного документооборота, начатом Государственной канцелярии Эстонской Республике в 2005 году, с тем, чтобы обеспечить их совместимость и взаимодействие, и также постепенный переход к безбумажному обмену документами в государственном секторе. Системы электронного документооборота (СЭД) (Electronic records management systems, ERMS), работающие на различных программных платформах, теперь смогут обмениваться документами в защищенной среде обмена данными X-Road через специально созданный центр обмена документами (ЦОД).

В качестве первого типа документов, на котором был опробован процесс автоматической маршрутизации, были выбраны письма. Сфера применения безбумажного обмена документами будет постепенно расширяться, и со временем охватит также и другие виды документов, такие, как, например, законодательно-нормативные акты, документы Евросоюза, счета, и т.д.

Компонента передачи данных между государственными информационными системами X-Road представляет собой техническую и организационную среду, которая обеспечивает защищенную передачу данных между государственными электронными базами данных, а также между отдельными лицами и государственными учреждениями. Она также координирует доступ граждан к информации, обрабатываемой в государственных базах данных.

ЦОД представляет собой информационную систему, обеспечивающую единую централизованную службу обмена документами, используемую различными СЭД, а также другими информационными системами, имеющими дело с документами. Задачи ЦОД следующие:
  • Создание интерфейса между разобщёнными информационными системами через защищенную систему обмена данными X-Road;

  • Краткосрочное хранение документов, и, в будущем, предоставление услуг по обработке документов;

  • Обеспечение долговременной сохранности и резервное копирование документов.
Использование ЦОД в качестве центральной асинхронной буферизующей компоненты в распределенной инфраструктуре X-Road  оправдывается необходимостью упростить процесс присоединения различных СЭД к государственной инфраструктуре обмена документами, а также необходимостью обеспечить надежный обмен документами. СЭД государственных учреждений связаны с ЦОД через интерфейс. Они периодически отправляют и получают документы от других систем. Обмен документами и их метаданными осуществляется с использованием формата XML.

В 2006 году было начато осуществление проекта по автоматизации в целом процесса подготовки законопроектов. Были разработаны гармонизированные XML-формы для создания, обработки и автоматической пересылки правовых актов между учреждениями через X-Road и ЦОД, а также для их официальной публикации в «Государственном вестнике».

Кади Риисмаа (Kädi Riismaa) и Лииви Карпищенко (Liivi Karpistsenko), Государственная канцелярия Эстонской Республики

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/riismaakarpistsenko_ab_gb.pdf

Дополнительная информация: презентация Кади Риисмаа (Kädi Riismaa) "Электронный документооборот" (Electronic Records Management), 01.03.2007, http://www.riso.ee/en/pub/Norra0307/Dokumendihaldus_Riismaa.ppt

Дополнительная информация из доклада и презентации

ЦОД хранит документы в XML-контейнерах, структура которых от документа не зависит.

Стандартизация метаданных, на основе эстонского стандарта EVS 882-1:2006, определяющего элементы письма. На его основе строятся XML-схемы документа.

Набор элементов метаданных для управления документами - "Dokumendihalduse metaandmed. Loend", Versioon 2.1, Riigikantselei, juuni 2006, http://www.riigikantselei.ee/failid/dokumendihalduse_metaandmete_loend_vr_2.1.pdf
  • Руководство, выпущенное Госканцелярией для государственного сектора
  • Определяет и описывает поля метаданных
  • Способствует обмену документами и данными между информационными системами
  • Поддерживает расширенные возможности поиска – одновременно в нескольких информационных системах
К концу 2008 года к X-Road подключены 83% министерств, 70% агентств, 56% муниципальных властей. На настоящем этапе – обмен метаданными в XML-формате. В будущем – обмен XML-документами. Существующие XML-схемы: нормативного акта, письма, документа Евросоюза, инвойса

Схема электронной архивации: из СЭД агентства, через универсальный архивный модуль – документ по X-Road направляется в ЦОД. Оттуда по X-Road,  и далее – через модуль приёма его получает архивная информационная система. Планируется соответствующий пилотный проект.

Есть три сценария использования ЦОД:
  • СЭД агентства через X-Road соединена с ЦОД. ЦОД выступает в роли среды-посредника

  • У агентства нет СЭД. ЦОД обменивается с агентством документами по электронной почте. ЦОД берет на себя (временно) роль архива-посредника, гарантирующего сохранность документов в течение определенного периода времени

  • Гражданин посылает в ЦОД документы для перенаправления их в агентство. Агентство может либо напрямую ответить гражданину по электронной почте, либо послать ответ электронной почтой через ЦОД. В будущем, гражданин сможет получить доступ в ЦОД через веб-интерфейс, и, таким образом, ЦОД станет основной системой для обмена документами между государством и гражданами.
Ступени перехода к обмену электронными документами:
  • Стандартизация элементов и структуры документов. Был составлен список обязательных метаданных и соответствующая XML-схема для документа типа «письмо». На этой основе был принят национальный стандарт EVS 882-1:2006 «Информация и документация. Элементы документа и требования к его оформлению. Часть 1: Письмо»

  • Стандартизация метаданных для управления документами

  • Переход к обмену документами через ЦОД, внедрение гармонизированных XML-схем документов

Аккредитация услуг в области управления документами и архивного дела в Словении: От законодательства к практике

Тезисы доклада Татьяны Хайтник (Словения) и Павела Голоба на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Когда в 2006 году в Словении было принято новое архивное законодательство, и Архивы Республики Словения ввели систему аккредитации программного обеспечения, оборудования и поставщиков услуг в области управления документами, то широкая общественность, государственные организации и деловые круги проявили большую заинтересованность.

В данном докладе мы кратко расскажем о предыстории, текущем положении дел и о планах на будущее в практическом осуществлении этой аккредитации. Более подробно будет рассмотрена аккредитация услуг, которая представляет собой верхний уровень схемы аккредитации, поскольку услуги в области управления документами и архивного дела очень сложны и требуют особого внимания. Краеугольным камнем системы аккредитации являются введенные в 2006 году «Единые технические требования», гармонизированные с европейскими требованиями MoReq.

Архив Республики Словения принял решение разделить процесс аккредитации на две фазы:
  • Регистрация оборудования - это очень простой и быстрый административный процесс, регулируемый Архивом Республики Словения.

  • В дополнение к регистрации поставщик также может обратиться за аккредитацией. Процесс аккредитации также регулируется Архивом Республики Словения, и должен гарантировать соответствие оборудования «Единым техническим требованиям», закону «О защите документов, архивов и архивных учреждений» (PDAAIA) и других соответствующим законодательным актам. Поскольку этот процесс требует значительных технических знаний и навыков, Национальный Архив Словении пригласил принять участие в этом процессе аудиторов информационных систем, которые были отобраны в рамках государственного тендера. На данный момент в списке числятся пять поставщиков аудиторских услуг.
Аккредитация была введена в два этапа. Сначала в 2007 году началась аккредитация оборудования и прикладного программного обеспечения для управления документами. Реакция поставщиков оборудования и программного обеспечения превзошла ожидания – было подано 65 заявок на аккредитацию программного обеспечения, 45 – оборудования, и 15- оказываемых услуг.

В 2008 году Архив Республики Словения приступил к созданию системы аккредитации услуг в области управления документами и архивного дела. Прежде чем обращаться за аккредитацией, поставщик должен сначала зарегистрировать оказываемые им услуги. Государственные органы и поставщики услуг обязаны подготовить внутренние нормативные документы (правила). Эти внутренние нормативные документы в первую очередь описывают организованную поставщиком систему внутреннего контроля, которая обеспечивает необходимый уровень услуг в плане соответствия требованиям законодательства и хорошей деловой практики.

В рамках процесса аккредитации, который является обязательным для всех поставщиков государственных органов, Архивы Республики Словения сначала подтверждают соответствие внутренних правил поставщика услуг требованиям законодательства, т.е. «Единым техническим требованиям» и закону PDAAIA. Процесс подтверждения основан на перечне проверяемых элементов, также опубликованном на интернет-сайте Архива Республики Словения, который служит в качестве руководства при разработке и внедрении внутренних нормативных документов.

На втором, заключительном этапе аккредитации услуг проводится обследование созданной поставщиком услуг системы мер внутреннего контроля. Поскольку Архив Республики Словении не располагает необходимыми людскими ресурсами для проведения такого обследования собственными силами, он сотрудничает в этом вопросе с Сертифицированными аудиторами информационных систем (Certified Information System Auditor, CISA).

Тендер на оказание услуг по аудиту, вероятно, будет проведен осенью 2008 года. Для обеспечения прозрачности и единообразия этого процесса, Архив Республики Словения, совместно со словенским отделением Ассоциации по аудиту и контролю над информационными системами (Information Systems Audit and Control Association, ISACA), подготовил и опубликовал правила обследования и аудита, в которых отражены все соответствующие правовые и технические требования, а также приведена основная информация о процессе обследования.

Поскольку обследование и анализ внутренних нормативных документов и системы внутреннего контроля поставщика услуг -  процесс довольно сложный, Архив Республики Словения принял решение провести первую такую аккредитацию в идее эксперимента. Этот пилотный проект будет проводиться совместно Архивом Республики Словения и словенским отделением ISACA, и его предполагается завершить осенью 2008 года.

После (как мы надеемся, успешного) введения аккредитации услуг, Архив Республики Словения планирует обновить технические требования и связанные с ними руководства по аудиту и перечни проверяемых элементов, с целью их гармонизации с новыми европейскими требованиями MoReq2.

Татьяна Хайтник (Tatjana Hajtnik), начальник отдела электронной архивации Архивов Республики Словения,

Павел Голоб (Pavel Golob), EUROJUST

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/hajtnik_golob_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из текста доклада

На октябрь 2008 года Архив Республики Словения выдал следующее количество сертификатов:
  • 68 зарегистрированных поставщиков оборудования и услуг;
  • 6 одобренных внутренних правил (10 рассматриваются);
  • 5 аккредитованных программных продуктов (ещё 5 рассматриваются);
  • 15 аккредитаций оборудования (на 58 различных типов оборудования). Рассматриваются ещё 3 заявки (на 29 видов оборудования)
  • Начата пробная аккредитация первого зарегистрированного поставщика услуг

суббота, 15 ноября 2008 г.

Представляют ли носители информации и форматы главную проблему?

Тезисы доклада Жерара Вейца и Жан-Марка Фонтена на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

С момента начала проекта и далее на протяжении всего его срока, опасность утраты информации, которая всегда присутствует при долгосрочном сохранении электронных объектов, является одной из наиболее частых проблем для тех, кто отвечает за электронные архивные системы. Этот вопрос особенно всплывает при выборе форматов и типов электронных носителей информации (CD-R, DVD-R, ленты и т.д.), а также процедур, которые будут реализованы для контроля над системой, а также для выявления и устранения проблем, которые могут оказать негативное воздействие на обеспечение постоянной сохранности.

Во Франции, понимание значимости и масштабности этой задачи, которую предстоит решить для обеспечения постоянного сохранения данных, привело к созданию научной группы (GIS-DON) для изучения проблем, возникающих при использовании оптических носителей: качества выпускаемых промышленностью носителей, стратегий выбора вида носителя, того, где и как может произойти деградация носителя.

Группа GIS-DON объединяет квалифицированный персонал из ряда университетов и лабораторий: им. Пьера и Мари Кюри / IJLRA / LAM (Париж) и им. Блеза Паскаля / LPMM (Клермон-Ферран), Национальной исследовательской лаборатории (Laboratoire Nationale d’Essais, LNE) и Электронной лаборатории информационных технологий (Laboratoire d'électronique de technologie de l'Information, CEA-LETI, Гренобль).

В данном докладе будет рассмотрена текущая ситуация в области разработки стандартов (включая изменения и дополнения, появившиеся в выпущенной в 2008 году новой редакции ключевого французского стандарта в области электронной архивации NF Z 42-013), и в области исследований (с обсуждения результатов, полученных за несколько лет изучения качества исторических коллекций, сохраняемых на WORM-дисках однократной записи, поведения дисков в условиях имитации воздействия агрессивной среды или ускоренного старения, а также первые результаты недавно проведенного исследования, в котором вопрос старения изучался с использованием статистического подхода.)

Жерар Вейц (Gérard Weisz, Sirius Systems, Франция),
Жан-Марк Фонтен (Jean-Marc Fontaine, Министерство культуры Франции)

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/weisz_fontaine_ab_gb.pdf

Планирование деятельности по обеспечению сохранности: Зачем и каким образом его осуществить? (Опыт Национальных Архивов Голландии)

Тезисы доклада Барта Балло (Национальные Архивы Голландии) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Планирование деятельности по обеспечению сохранности является одной из тех функций базовой модели OAIS (базовая модель электронного архива, описанная в стандарте ISO 14721-2003 - Ред.), к которым сообщество специалистов, занимающихся вопросами сохранности электронных материалов, пока еще не проявило того внимания, которого они заслуживают. Однако, чтобы электронные хранилища могли успешно обрабатывать всё увеличивающийся объём поступающих на хранение дел, нужен более автоматизированный и стандартизированный подход к определению того, какие процессы и процедуры должны быть выполнены.

На данный момент несколько архивных учреждений уже внедрили ряд автоматизированных процессов в их электронных хранилищах, таких, например, как определение форматов поступающих файлов, пакетная миграция в установленные форматы для долговременного хранения и т.д. Однако полноценный работающий набор функциональных возможностей для планирования деятельности по обеспечению сохранности еще предстоит разработать. Никто не оспаривает необходимости и важности такого планирования, но пока еще существует огромный разрыв между абстрактной моделью OAIS и предусматриваемыми ею функциональными возможностями по планированию с одной стороны, и реализованными на практике автоматическими или автоматизированными подходами к планированию, с другой стороны.

Национальные Архивы Голландии намереваются использовать функциональные возможности по планированию, интегрировав их в создаваемое ими электронное хранилище, - и поэтому проводят тесты и эксперименты с инструментами для планирования, разработанными в рамках проекта PLANETS, с тем, чтобы прийти к автоматизированному созданию стандартизованных планов, которые будут осуществляться с момента поступления электронных документов в электронное хранилище.

Цель данного доклада двоякая. В нем функция планирования деятельности по обеспечению сохранности будет рассмотрена в более широком контексте обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, и будет показано, какие элементы это планирование должно включать, чтобы его можно было реализовать в электронном хранилище. Это теоретическая основа будет использована в качестве отправной точки для второй, более практической части доклада, в которой будет описан пример реализации такого планирования.

На основе опыта, накопленного в экспериментах с документами, будет показано:
  • Каким образом Национальные Архивы Голландии собирают и выявляют требования к этим документам,

  • Как эти требования группируются и ранжируются по значимости, и

  • Как все эти усилия привели к выработке рекомендаций по поводу предпочтительной стратегии управления документами.
Барт Балло (Bart Ballaux), Национальные Архивы Голландии

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/ballaux_ab_gb.pdf