Переход к электронному документообороту в Эстонии

Тезисы доклада Кади Риисмаа (на фото) и Лииви Карпищенко (Эстония) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

В докладе рассказывается о проекте по соединению систем электронного документооборота, начатом Государственной канцелярии Эстонской Республике в 2005 году, с тем, чтобы обеспечить их совместимость и взаимодействие, и также постепенный переход к безбумажному обмену документами в государственном секторе. Системы электронного документооборота (СЭД) (Electronic records management systems, ERMS), работающие на различных программных платформах, теперь смогут обмениваться документами в защищенной среде обмена данными X-Road через специально созданный центр обмена документами (ЦОД).

В качестве первого типа документов, на котором был опробован процесс автоматической маршрутизации, были выбраны письма. Сфера применения безбумажного обмена документами будет постепенно расширяться, и со временем охватит также и другие виды документов, такие, как, например, законодательно-нормативные акты, документы Евросоюза, счета, и т.д.

Компонента передачи данных между государственными информационными системами X-Road представляет собой техническую и организационную среду, которая обеспечивает защищенную передачу данных между государственными электронными базами данных, а также между отдельными лицами и государственными учреждениями. Она также координирует доступ граждан к информации, обрабатываемой в государственных базах данных.

ЦОД представляет собой информационную систему, обеспечивающую единую централизованную службу обмена документами, используемую различными СЭД, а также другими информационными системами, имеющими дело с документами. Задачи ЦОД следующие:

• Создание интерфейса между разобщёнными информационными системами через защищенную систему обмена данными X-Road;
  
  
• Краткосрочное хранение документов, и, в будущем, предоставление услуг по обработке документов;
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности и резервное копирование документов.

Использование ЦОД в качестве центральной асинхронной буферизующей компоненты в распределенной инфраструктуре X-Road  оправдывается необходимостью упростить процесс присоединения различных СЭД к государственной инфраструктуре обмена документами, а также необходимостью обеспечить надежный обмен документами. СЭД государственных учреждений связаны с ЦОД через интерфейс. Они периодически отправляют и получают документы от других систем. Обмен документами и их метаданными осуществляется с использованием формата XML.

В 2006 году было начато осуществление проекта по автоматизации в целом процесса подготовки законопроектов. Были разработаны гармонизированные XML-формы для создания, обработки и автоматической пересылки правовых актов между учреждениями через X-Road и ЦОД, а также для их официальной публикации в «Государственном вестнике».

Кади Риисмаа (Kädi Riismaa) и Лииви Карпищенко (Liivi Karpistsenko), Государственная канцелярия Эстонской Республики

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/riismaakarpistsenko_ab_gb.pdf

Дополнительная информация: презентация Кади Риисмаа (Kädi Riismaa) "Электронный документооборот" (Electronic Records Management), 01.03.2007, http://www.riso.ee/en/pub/Norra0307/Dokumendihaldus_Riismaa.ppt

Дополнительная информация из доклада и презентации

ЦОД хранит документы в XML-контейнерах, структура которых от документа не зависит.

Стандартизация метаданных, на основе эстонского стандарта EVS 882-1:2006, определяющего элементы письма. На его основе строятся XML-схемы документа.

Набор элементов метаданных для управления документами - "Dokumendihalduse metaandmed. Loend", Versioon 2.1, Riigikantselei, juuni 2006, http://www.riigikantselei.ee/failid/dokumendihalduse_metaandmete_loend_vr_2.1.pdf

• Руководство, выпущенное Госканцелярией для государственного сектора
• Определяет и описывает поля метаданных
• Способствует обмену документами и данными между информационными системами
• Поддерживает расширенные возможности поиска – одновременно в нескольких информационных системах

К концу 2008 года к X-Road подключены 83% министерств, 70% агентств, 56% муниципальных властей. На настоящем этапе – обмен метаданными в XML-формате. В будущем – обмен XML-документами. Существующие XML-схемы: нормативного акта, письма, документа Евросоюза, инвойса

Схема электронной архивации: из СЭД агентства, через универсальный архивный модуль – документ по X-Road направляется в ЦОД. Оттуда по X-Road,  и далее – через модуль приёма его получает архивная информационная система. Планируется соответствующий пилотный проект.

Есть три сценария использования ЦОД:

• СЭД агентства через X-Road соединена с ЦОД. ЦОД выступает в роли среды-посредника
  
  
• У агентства нет СЭД. ЦОД обменивается с агентством документами по электронной почте. ЦОД берет на себя (временно) роль архива-посредника, гарантирующего сохранность документов в течение определенного периода времени
  
  
• Гражданин посылает в ЦОД документы для перенаправления их в агентство. Агентство может либо напрямую ответить гражданину по электронной почте, либо послать ответ электронной почтой через ЦОД. В будущем, гражданин сможет получить доступ в ЦОД через веб-интерфейс, и, таким образом, ЦОД станет основной системой для обмена документами между государством и гражданами.

Ступени перехода к обмену электронными документами:

• Стандартизация элементов и структуры документов. Был составлен список обязательных метаданных и соответствующая XML-схема для документа типа «письмо». На этой основе был принят национальный стандарт EVS 882-1:2006 «Информация и документация. Элементы документа и требования к его оформлению. Часть 1: Письмо»
  
  
• Стандартизация метаданных для управления документами
  
  
• Переход к обмену документами через ЦОД, внедрение гармонизированных XML-схем документов