Архивная профессия в настоящее время проходит суровое испытание электронной архивацией: Остаться на месте или обновить теоретические концепции и практику работы?

Тезисы доклада Анны Бурнель и Сандрин Сула (Франция) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция), в котором они расскажут об опыте Национальной архивной службы французской почты (Groupe La Poste)

В рамках создания собственной платформы для электронного архивирования и разработки процедур ввода электронных архивных документов, архивная служба почтового ведомства адаптирует свои методы сбора информации и взаимодействия, приспосабливая их к потребностям деловых подразделений. Этот опыт заставляет службу сопоставлять традиционные методы работы с документами ведомственных архивов с конкретными вопросами, возникающими при создании электронных документов.

• Сохраняет ли своё значение понятие «партии сдаваемых на хранение документов» (versement), и нужен ли сейчас номер партии (numéro de versement) в качестве инструмента управления? По техническим причинам, сдача некоторых партий документов может состоять из нескольких этапов передач данных. Кроме того, регулярный сбор информации вскоре после её создания, как правило, приводит к фрагментации этих партий. Означает ли эта новая практика, что современные архивы откажутся от присвоения документам идентификационных номеров в порядке их поступления в архив (cotation continue;  без учета того, от какой организации поступили документы – Ред.), и вернутся к концепции классификации, в рамках которой идентификация выполняется по принципам, сходным с теми, что используются в делопроизводстве?
  
  
• Сохраняется ли понятие «подразделения – источника комплектования архива» (service versant), когда передача электронных документов на архивное хранение выполняется под управлением программных приложений,  исходя из чисто технических соображений?
  
  
• Имеет ли еще смысл проводить различие между текущей полезностью документов и информации, и их полезностью в среднесрочном плане? Электронные данные могут быть переданы на архивное хранение сразу же после их создания, что позволяет обеспечить защиту данных с момента их создания, и компенсировать тем самым ограничения ряда программных приложений, неспособных «воссоздавать» данные.  Поэтому можно поставить вопрос о том,  как будет определяться продолжительность текущего использования данных в среде создавшего их программного приложения: будет ли решение о том, когда удалить данные, собранные системой электронной архивации, приниматься, исходя из затрат на их хранение?
  
  
• Является ли территориальная принадлежность архива по-прежнему актуальной в плане сбора и сохранения архивных документов? Многие программные приложения создаются и управляются централизованно. Поэтому можно управлять пользователями системы независимо от их территориальной принадлежности;  ими можно управлять централизованно или группировать их в пределах больших географических зон.
  
  
• Гибридные дела (дела, в состав которых входят как электронные, так и неэлектронные документы – Ред.). Некоторые процедуры лишь частично осуществляются в электронном виде. В итоге архивисту необходимо придумать методологию и найти соответствующим образом адаптированные инструменты, упрощающие одновременную передачу на архивное хранение бумажных и электронных документов.
  
  
• Усиливается необходимость в полной мере использовать методы и приёмы архивного дела. Тот факт, что мгновенный доступ к электронным данным не всегда может быть возможен, заставляет архивиста вмешиваться на ранних стадиях жизненного цикла электронных документов с целью сбора описательных метаданных и метаданных, нужных для управления документами, подлежащими передаче на архивное хранение. Подобное «возвращение к источнику» позволяет архивистам углубить свои знания информационных систем и используемых в их организации методов работы; и даёт возможность воспользоваться этими знаниями для документирования сдаваемых на архивное хранение партий бумажных документов путем автоматического извлечение нужных метаданных из информационных систем.
  
  
• Ноу-хау, позволяющее архивистам внести свой вклад и повысить эффективность технологической цепочки обработки документов. В целях консолидации архивных данных, архивистам сегодня необходимо сотрудничать с администраторами прикладных программ и с пользователями в вопросе стандартизации сбора данных, с тем, чтобы надежные и читаемые данные были бы доступны и в отдаленном будущем. Кроме того, при создании некоторых документов, архивист должен вмешиваться в процесс создания данных и в управления текущими досье, способствуя повышению их качества.

Мы проиллюстрируем этих творческие процессы на конкретных примерах.

Этот новый подход к роли архивиста позволяет  лучше понять потребности производителей информации и более эффективно управлять документальными ресурсами. Разве это не изумительная перспектива для нашей профессии?

Анна Бурнель (Anne Burnel), Сандрин Сула (Sandrine Soulas), Национальная архивная служба  почты Франции

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/burnel_soulas_ab_gb.pdf