В издательстве Routledge вышла книга «Управление документами в международных организациях»

Сайт издательства Routledge (группа Taylor & Francis) недавно сообщил о выходе в свет новой книги «Управление документами в международных организациях – Архивы в процессе перехода в цифровые сетевые среды» (Recordkeeping in International Organizations - Archives in Transition in Digital, Networked Environments) под редакцией Йенса Боэля (Jens Boel) и Энга Сенгсаванга (Eng Sengsavang)

Мой комментарий: В международном проекте InterPARES Trust оба редактора участвовали в работе его Транснациональной группы, как раз объединявшей представителей международных организаций изучавшей относящиеся к их деятельности вопросы.

В аннотации на книгу отмечается:

«Книга «Управление документами в международных организациях» предлагает важный анализ деятельности международных организаций с точки зрения управления документами, одновременно показывая, управление документами может играть жизненно важную роль в наших усилиях по улучшению социальных условий в глобальном масштабе.

Демонстрируя, что у организаций есть как обязанность, так и заинтересованность в эффективном управлении своими документами, с тем, чтобы принимать обоснованные решения, обеспечивать подотчетность перед заинтересованными сторонами и сохранять свою институциональную историю, - книга предлагает практические идеи и критические размышления об эффективном управлении документами, их защите и архивировании.

В книге - посредством советов в отношении политик, результатов опросов, ассоциативных диаграмм (mind mapping), описания практического опыта и стратегических соображений - приводятся рекомендации по вопросам управления архивами, документами и информацией с прицелом на будущее. Среди рассматриваемых тем - образовательные требования для специалистов по управлению документами, политики в области информационного обмена, вопросы защиты персональных данных и неприкосновенности частной жизни, облачные вычисления, политики установления грифов секретности и рассекречивания, искусственный интеллект, управление рисками, корпоративная архитектура, а также концепции экстерриториальности и неприкосновенности архивов [международных организаций – Н.Х.].

Книга также предлагает соображения относительно того, как управление электронными документами может поддерживать план ООН «Преобразование нашего мира: План устойчивого развития до 2030 года» (Transforming Our World – the 2030 Agenda for Sustainable Development, см. https://sustainabledevelopment.un.org/content/documents/21252030%20Agenda%20for%20Sustainable%20Development%20web.pdf ) и сопровождающие его «Цели в области устойчивого развития» (Sustainable Development Goals (SDG, см. https://www.un.org/sustainabledevelopment/ru/sustainable-development-goals/ ).

Книга «Управление документами в международных организациях» станет незаменимым пособием для специалистов в области управления документами и архивами, ИТ-специалистов, юристов, специалистов по вопросам безопасности, менеджмента, для высшего руководства, включая директоров по ИТ. Книга также будет представлять интерес для студентов и учёных, занимающихся изучением вопросов управления документами, архивами и информацией, информационных технологий, информационной безопасности и права.»

Содержание книги следующее:

Предисловие - Лючиана Дюранти (Luciana Duranti)

Введение: «Отдача от управления документами в международных организациях» (The Value of Recordkeeping in International Organizations) - Йенс Боэль (Jens Boel) и Энг Сенгсаванг (Eng Sengsavang)

Глава 1: Дитер Шленкер (Dieter Schlenker) «Сохраняющиеся проблемы, новые технологии: Некоторые размышления об управлении документами в международных организациях» (Enduring Challenges, New Technologies: Some Reflections on Recordkeeping in International Organizations)

Глава 2: Паола Казини (Paola Casini) «Защита персональных данных в учреждениях Европейского Союза с точки зрения управления информацией» (Data Protection in the European Union Institutions from an Information Management Perspective)

Глава 3: Элейн Го (Elaine Goh) и Энг Сенгсаванг (Eng Sengsavang) «Анализ движущих сил облачных вычислений, препятствий и рисков для международных организаций» (Cloud Computing Drivers, Barriers, and Risk Analysis for International Organizations)

Глава 4: Дарра Хофман (Darra L. Hofman) «Экстерриториальность и международные организации» (Extraterritoriality and International Organizations)

Глава 5: Пань Веймей (Weimei) Pan и Грант Митчелл (Grant Mitchell) «Контрольный список в отношении положений контрактов на облачные вычисления для международных организаций: Пример из практики» (Cloud Computing Contract Terms Checklist for International Organizations: A Case Study)

Глава 6: Джованни Мичетти (Giovanni Michetti) и Стивен Хауфек (Stephen Haufek) «Использование функциональных возможностей ассоциативных диаграмм (mind mapping) для управления информацией, документами и архивами» (Mind Mapping Functions for Managing Information, Records, and Archives)

Глава 7: Шадрак Катуу (Shadrack Katuu) «Использование корпоративной архитектуры в межправительственных организациях» (Using Enterprise Architecture in Intergovernmental Organizations)

Глава 8: Инеке Дезерно (Ineke Deserno) и и Энг Сенгсаванг (Eng Sengsavang)
«Управление секретными документами в международных организациях» (Managing Security Classified Records in International Organizations)

Глава 9: Шадрак Катуу (Shadrack Katuu) и Юлия Кастенхофер (Julia Kastenhofer) «Установление грифов секретности и рассекречивание в межправительственных организациях» (Security Classification and Declassification within Intergovernmental Organizations)

Заключение: «Построение сетей будущего» -  Йенс Боэль (Jens Boel) и Энг Сенгсаванг (Eng Sengsavang)

Источник: сайт издательства Routledge
https://www.routledge.com/Recordkeeping-in-International-Organizations-Archives-in-Transition-in/Boel-Sengsavang/p/book/9780367365585

МСА: Семинар по управлению гибридными документами в Танзании

Вопросам единого управления «гибридными» (бумажными и электронными) делами и документами, как мне кажется, сегодня уделяется незаслуженно мало внимания ввиду всеобщего увлечения электронными документами. Тем временем объёмы производства бумажных документов не снижаются, а доля тех из них, что подлежат постоянному хранению, увеличивается. По-прежнему приходится хранить колоссальные объёмы унаследованных ценных неэлектронных документов. Однако бумажное делопроизводство и архивное дело отнюдь не застыли во времени (как у нас), и в этой нише очень активно используются новые технологии обеспечения безопасности и сохранности, учёта и т.д.

Радует, что Международный совет архива (МСА) не забросил эту тематику, и в рамках конференции секции МСА для международных организаций (Section of International Organizations, SIO), проходившей с 8 по 10 мая 2017 года в городе Аруша (Arusha), Танзания, на базе «Международного остаточного механизма ООН для уголовных трибуналов» (United Nations Mechanism for International Criminal Tribunals, UN-MICT,  о котором см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Международный_остаточный_механизм_для_уголовных_трибуналов ) состоялся семинар на тему «Гибридное делопроизводство: Различные подходы к сложной реальности» (Hybrid recordkeeping: Different approaches to a complex reality).

Председатель секции SIO Густаво Кастанер (Gustavo Castaner) выложил в Твиттере ряд фотографий с этого мероприятия (использовался хештег #sioarusha2017).

Монсеррат Канела (Montserrat Canela) из Управления Верховного комиссара ООН по делам беженцев (УВКБ ООН – UNHCR) докладывает о системах управления гибридными документами. По её словам, «Самым сложным в управлении гибридными документами является поддержание взаимосвязей между электронными и бумажными документами»

Готовы ли мы управлять гибридными документами? Замечательный доклад на эту тему сделали представители Всемирного банка Боб Малой  (Bob Malloy – на фото) и Эйприл Миллер.

Эйприл Миллер (April Miller) рассказывает о том, так организовано управление аналоговыми документами во Всемирном банке.

Реми Дюбиссон (Remi Dubuisson) представил доклад об архивах НАТО и об управлении гибридными документами

Даниэль (Danielle – слева) и Ишмаэль (Ishumael) представили превосходный доклад о гибридном делопроизводстве в UN-MICT

Источники: Твиттер / сайт МСА
https://twitter.com/GustavoCastaner
https://twitter.com/rocketeer2

Новая публикация по вопросам рассекречивания документов международных организаций

О рассекречивании документов редко пишут что-то конструктивное – как конкретно в условиях правовых, кадровых, бюджетных и технических ограничений модернизировать эту очень сильно застрявшую в доэлектронной эпохе сферу деятельности. Ещё реже встречаются публикации, в которых коллеги делятся накопленным опытом и анализируют известную практику.

Именно поэтому я хотела бы привлечь внимание к статье Джулии Кастенхофер (Julia Kastenhofer) и Шадрака Катуу (Shadrack Katuu) «Рассекречивание: Туманный ландшафт» (Declassification: a clouded environment), опубликованной онлайн 16 июня 2016 года в журнале издательства Routledge - Taylor & Francis «Архивы и документы» (Archives and Records). Журнал готовится Ассоциацией специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела (Archives and Records Association, ARA), см. http://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/23257962.2016.1194814 . Доступ, к сожалению, платный (но если кому очень нужно, могу помочь - пишите).

Авторы работают, соответственно, в Межамериканском банке развития (Inter-American Development Bank) и в Международном агентстве по атомной энергии МАГАТЭ (International Atomic Energy Agency, IAEA).

Ниже приведен перевод нескольких абзацев из статьи, которые дают некоторое представление о её содержании:

До сих пор рассекречивание в архивном контексте, за рядом нескольких известных исключений, детально не изучалось (если изучалось вообще). Данная статья представляет собой попытку начать закрывать этот пробел и дать общее представление о том, как рассекречивание осуществляется в международных межгосударственных организациях (МГО) - как на регулярной основе, так и в разовом порядке.

... Первая часть статьи представляет собой анализ литературы на основе опубликованных источников по установлению грифов секретности и рассекречивании информации. Авторам известно очень небольшое число опубликованных источников по процессам рассекречивания в международных организациях, поэтому данная статья опирается на эти немногочисленные материалы, а также на опыт национальных усилий по рассекречиванию, особенно Соединенных Штатов Америки.

Вторая часть статьи представляет собой анализ рабочих процессов и процедур рассекречивания пяти анонимизированных международных организаций.

Статья начинается с обсуждения необходимости классификации информации по степени конфиденциальности/секретности, затем разговор переходит на различные типы процедур рассекречивания, используемые пятью международными организациями, и завершается перечислением уроков, которые можно извлечь из анализа этих процедур.

... В самом процессе рассекречивания, проводится ли он на регулярной основе или разово по запросу, можно выделить шесть этапов. На этапе инициации (trigger stage), процесс рассекречивания может быть запущен рядом его потенциальных участников – деловыми подразделениями, архивистами, сторонними заявителями и т.д. На этапе идентификации выделяются подлежащие рассекречиванию документы. На этапе подготовки проводится сбор материалов, необходимых для принятия обоснованных решений. На этапе принятия решения уполномоченный орган / лицо изучает материалы и принимает решение. На этапе исполнения решение реализуется на практике. На последнем этапе, этапе уведомления, заинтересованные стороны уведомляются о принятом решении и его последствиях. Перечисленные этапы, в зависимости от организационной культуры и от правового, политического и экономического контекста, могут быть реализованы по-разному с привлечением различных действующих лиц и уполномоченных органов.

По итогам сравнительного анализа практического опыта пяти международных организаций, авторы обращают внимание на следующие шесть аспектов рассекречивания:

• Несекретная информация – это не то же самое, что общедоступная информация;


• Рассекречивание является постоянным осуществляемым видом деятельности;


• Легче принять решение об ограничении доступа к информации, чем о её рассекречивании;


• При установлении документу грифа секретности в нем следует указывать конкретную причину засекречивания;


• При установлении документу грифа секретности, в нем следует указывать потенциальную дату рассекречивания;


• Рассекречивание отнимает много времени (а также сил и ресурсов, и часто требует взаимодействия целого ряда заинтересованных сторон – Н.Х.).

Исследователей также может заинтересовать приведенная в статье достаточно большая библиография англоязычной литературы по тематике рассекречивания.

Источник: сайт издательства Taylor & Francis
http://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/23257962.2016.1194814