четверг, 30 июля 2009 г.

Положения Европейской Комиссии, регламентирующие использование электронных документов

Автор: Альфонсо Казаньева (Alfonso Casanueva), из Испании, бывший специалист по разработке политики отдела политики в области управления документами Генерального секретариата Еврокомиссии (Бельгия)

В 2002 году Европейская Комиссия начала проект под названием E-Domec («управление электронными документами в Европейской Комиссии»), с целью рационализации процессов создания и управления документами и их адаптации к условиям электронной среды, - параллельно с аналогичными инициативами в области «электронного правительства», осуществлявшимися в ряде европейских стран.

В рамках этого проекта был принят ряд документов, устанавливающих основные правила, которым должны следовать все должностные лица Комиссии при работе со своими документами. Одно из таких документов является Решение Комиссии 2004/563/CE, EURATOM, об электронных и оцифрованных документах, логическим завершением которого стал Регламент (Implementing Rules) SEC (2005) 1578.

В этих нормативных документах Комиссия стремится создать условия для действительности и юридической значимости электронных документов, независимо от того, созданы ли они изначально в электронной форме (Word-документы, электронная почта ...) или отсканированы; для обеспечения их аутентичности, целостности и читабельности, а также для обеспечения долговременной сохранности документов и их метаданных в течение всего жизненного цикла документа. Связь между упомянутыми двумя документами и остальными нормативными актами по управлению документами, разработанными в рамках проекта e-Domec, очевидна, поскольку именно в этих текстах определяется жизненный цикл документа и устанавливаются описывающие документ метаданные. Важно отметить, что, согласно принятым Комиссией положениям, жизненный цикл и метаданных документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный), поэтому в Решении Комиссии 2004/563 этот вопрос не обсуждается.

Посмотрим, как в этом нормативном документе решаются вопросы управления электронными документами: он не пытается агрессивно подталкивать к переходу в электронную среду, напротив, в нем используется подход, при котором риск минимален.

Нормативные положения, как обычно, разнесены по двум различным документам, имеющим различную степень важности. Наиболее высокоуровневым является Решение Комиссии 2004/563, устанавливающее основные принципы и одобренное Коллегией уполномоченных (министров) Еврокомиссии. Далее, имеется Регламент SEC (2005) 1578, детализирующий эти принципы, и утвержденный Генеральным секретарем Комиссии. Оба текста рассматривают четыре основных вопроса, касающихся электронных документов:
  • Подлинность электронных документов;
  • Передача электронных документов;
  • Обеспечение долговременной сохранности электронных документов;
  • Защищённость электронных документов.
Подлинность (validity) электронных документов:

Что касается этого вопроса, то Комиссия проводит различие, с одной стороны, между подлинностью самого документа, а с другой стороны, - целостностью и защищённостью электронных процессов, в результате которых может быть создан электронный документ (иными словами, целостностью и защищённостью электронного потока процессов - workflow).

Что касается подлинности самого документа, то правовой текст ставит вопрос об однозначной идентификации автора. Устанавливается предварительное условие: если где-либо в законодательстве имеется требование о проставлении собственноручной подписи на (бумажном) документе данного вида, - как это, например, часто имеет место при подписании контрактов, - то электронный документ будет действителен только в случае, если он изначально создан в электронном виде и подписан усиленной электронной подписью (примерно соответствует нашей ЭЦП – ред.). Если подобных требований законодательство не содержит,  то допускаются и считаются соответствующими требованиям права как отсканированные, так и изначально созданные в электронном виде версии документов, при условии однозначной идентификации их автора.

Что касается целостностью и защищённостью электронных workflow-процессов, то нормативные тексты требуют, чтобы все агенты (actor) и выполняемые ими действия были должным образом зафиксированы workflow-системой. Далее, проводится различие между теми процессами, которые полностью происходят внутри Комиссии, и теми, в которых могут принимать участие внешние агенты. Относительно чисто внутренних процессов просто говорится, что Директорат Комиссия по ИТ-технологиям обеспечит выполнение системами этих условий. Во втором случае, работа workflow-системы должны быть согласованы между всеми сторонами,  участвующими в выполнении задач в конкретной системе.

Передача электронных документов:

В этом отношении нормативные тексты довольно слабы. В них просто перечислен ряд существующих на данный момент способов передачи (электронная почта, факс ...), и предполагается, что любой иной способ будет приемлем, если только законодательством не установлен какой-либо конкретный способ передачи. Ещё раз отметим, что в нормативном тексте используется принцип: «если нет каких-либо специфических требований, то электронный способ передачи допустим».

Обеспечение долговременной сохранности (preservation) электронных документов:

В нормативных текстах подробно описываются условия обеспечения сохранности электронных документов, охватывающие вопросы форматов, времени и неизменности содержания документов.

Что касается времени и формата, то требуется, чтобы электронные документы сохранялись в течение всего их жизненного цикла в исходном формате (т.е. в формате, в котором они были созданы или отсканированы), а также ещё в одном формате, способствующем обеспечению их сохранности в долгосрочной перспективе. Предлагаются (но не устанавливаются) в некоторых из этих форматов для длительного хранения: PDF/A и TIFF. Вместе с документом должны быть сохранены и его метаданные; это касается также электронной подписи и информации о передаче документа и его создании в ходе workflow-процесса (там, где это применимо).

Что касается неизменности содержания, то Комиссия должна иметь электронное хранилище для своих электронных документов, и сохранять хэши (дайджесты) для каждого документа в хранилище. Использование хэшей позволит определить, был ли документ изменен с момента ее включения в хранилище. Хранилище также должно иметь определенные функциональные возможности для обеспечения безопасности документов (средства резервного копирования и т.д.)

Защищённость электронных документов:

Имеющиеся положения говорят лишь о том, что в отношении электронных документов необходимо соблюдать общие требования в области безопасности (применимые также для бумажных документов). Добавлено лишь то, что любая новая электронная программа должна получить одобрение Директората безопасности, подтверждающее, что она соответствует существующим правилам обеспечения безопасности.

Вывод:

Долгое время как специалисты Комиссии, так и сотрудники внешних организаций ожидали от неё быстрого перехода на электронный документооборот, что могло бы создать определенную тенденцию и ускорить движение самой Комиссии и других органов на пути к «электронному правительству». Сейчас Еврокомиссию критикуют за то, что она слишком консервативна и осторожна. Как мы уже отмечали, позиция Комиссии, зафиксированная в принятых ею нормативных документах, не меняет какой-либо практики, нормативной базы или каких-либо правовых оснований для того, чтобы придать импульс электронному управлению документами (и их созданию в электронном виде). Эта позиция является существенно более консервативной по сравнению с позицией банков, туристических агентств, поставщиков и даже некоторых других государственных администраций, которые уже изменили способы, посредством которых их клиенты и граждане взаимодействуют с ними и оплачивают их услуги.

Комиссия просто зафиксировала в своих нормативных документах ту практику, которая уже существует в данном учреждении, добавив только требование о создании хранилища для электронных документов, а открыв возможность для внедрения технологии усиленных электронных подписей (т.е. ЭЦП – Н.Х.).

Можно сказать, что для подобных, скорее технических решений не нужно было разрабатывать нормативные документы.

По сути, эти тексты говорят, что, когда прямо не требуется бумажный документ, допустимо использовать электронный документ.

Еще одним подтверждением такой, может быть, чрезмерной, осторожности служит то, что нормативные акты не устанавливают формата для долговременного хранения (что упростило бы выработку ИТ-стратегии по обеспечению в будущем сохранения документов в выбранном формате). Комиссию также критикуют за то, что спустя 5 лет после утверждения регламента, Европейская Комиссия до сих пор не внедрила технологию усиленной электронной подписи.

Тем не менее, стоит отметить, что этот эти нормативные документы очень помогают в изменении настроений среди сотрудников Комиссии. Не только в Комиссии, но и в почти в любом другом государственном органе, проекты внедрения электронного документооборота сталкиваются с оппозицией части сотрудников, которые не доверяют электронным документам. Данные положения являются поэтому шагом вперед, способствующим изменению менталитета персонала Комиссии.

Альфонсо Казаньева (Alfonso Casanueva)

Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/07/23/european-commission-provisions-on-electronic-documents/

среда, 29 июля 2009 г.

Президент Обама предложил Дэвида Ферьеро на должность руководителя архивной службы – Архивиста США

28 июля президент Обама объявил о своем намерении предложить Дэвида Ферьеро (David S. Ferriero - на фото) на должность Архивиста США. Г-н Ферьеро в настоящее время руководит системой публичных библиотек Нью-Йорка (New York Public Libraries, NYPL). В случае утверждения, он станет преемником профессора Аллена Вайнстайна, который ушел в отставку с поста Архивиста в декабре прошлого года.

Система публичных библиотек Нью-Йорка является одной из крупнейших подобных систем как в США, так и в мире. Г-н Ферьеро отвечает за стратегию комплектования, за обеспечение сохранности, за работу с электронными материалами, научно-справочные услуги, обучение, планирование работ и проведение выставок. В NYPL 2600 штатных сотрудников, а бюджет системы составляет 273 млн. долл. США. До перехода в июне 2007 года на должность директора NYPL, Ферьеро в течение трех лет руководил научно-исследовательскими библиотеками, входящими в систему NYPL.

Ранее Феррьеро также работал библиотекарем университета «Рита ди Джиаллонардо Холлоуэй» и заместителем ректора по библиотечным вопросам в университете Дьюк (Duke University). Свою карьеру Ферьеро начинал в качестве младшего помощника библиотекаря в Массачусетском технологическом институте (MIT), где он проработал 31 год, дослужившись до должности исполняющего обязанности директора университетской библиотеки.

Ферьеро получил степени бакалавра и магистра в области английской литературы в Северо-Восточного университете (Northeastern University) и степень мастера наук в Высшей школе библиотечно-информационных наук Симмонс (Simmons Graduate School of Library and Information Science).

Источник: National Coalition for history
http://historycoalition.org/2009/07/28/president-obma-to-appoint-david-s-ferriero-archivist-of-the-u-s/

суббота, 25 июля 2009 г.

Италия: Разрабатывается многоязычный словарь архивной терминологии

В нынешнем историческом контексте, архивная наука нуждается в унификации языка и контента, с тем, чтобы обеспечить более полное сохранение исторического, культурного правового наследия. С этой точки зрения, важное значение имеет однозначная идентификация понятий, используемых в ходе повседневной деятельности, с тем, чтобы защитить культурно-историческое наследие и добиться идеального совпадения смысла на языках различных стран (как тех, что занимаются в настоящее время этими проблемами, так и тех, которым придётся столкнуться с данными проблемами в ближайшем будущем).

В целях обеспечения надлежащего управления архивным наследием, а также для того, чтобы избежать опасности распыления, или, что еще хуже, окончательных и невосполнимых потерь, очень важна стандартизация (не упрощение!) научно-технического языка архивной науки. Пока же предполагается снабдить работающих в отрасли профессионалов, частные и государственные архивные учреждения и пользователей инструментарием, обеспечивающим ясность общения, помогающим найти общий язык, способствующий лучшей интеграции и обмену однозначно понимаемыми данными.

Международный институт архивного дела Триеста и Марибора (International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor, IIAS) рассматривает в качестве такого инструмента Краткий словарь архивных терминов, чья основная задача которого заключается в том, чтобы каждому отдельному термину одного языка поставить в соответствие  один термин другого языка, возможно более точно отражающий соответствующее понятие.

Это довольно амбициозная задача, которую не так-то легко выполнить. Но Краткий словарь архивных терминов IIAS не будет статичным, работа над ним будет продолжаться, отражая постоянное обновление языков в процессе лингвистического развития. Словарь также будет весьма динамичным в области архивной терминологии, и особенно – в части терминов, относящихся к управлению электронными данными. Это будет хорошо «заточенный» инструмент, всегда готовый выполнять свою уникальную функцию, - не просто техническую или научную функцию, но также (и в первую очередь) функцию по обеспечению контактов, поддержки обмена и сотрудничества между различными геополитическими образованиями.

Заслуживает упоминания тот факт, что Краткий словарь архивных терминов IIAS вероятно, впервые в истории архивной науки, охватывает район Восточной, Южной и Центральной Европы, в отличие от издававшихся ранее классических двуязычных словарей, или, в лучшем случае, словарей для четырех-пяти наиболее распространенных в мире языков. Это один из важнейших целей этого проекта, наряду с  задачей обеспечения эквивалентности терминологии на различных языках данного региона.

В настоящее время идет доработка интернет-версии Краткого словаря архивных терминов IIAS. Первая версия была выпущена в качестве рабочего инструмента в 2007 году по случаю проведения в IIAS Осенней архивной школы. В ходе этого мероприятия, его участники взаимодействовали друг с другом, переводя материалы на свой родной язык, в духе эффективного и взаимовыгодного сотрудничества, создавая тем самым новый, улучшенный и динамичный инструмент для работы и получения знаний.

Разработчики поставили перед собой задачу включить в интернет-версию словаря все те термины и неологизмы, которые необходимы для того, чтобы обеспечить однозначность терминологии в архивной науке.

Научными координаторами проекта являются  Грация Тато (Grazia Tatò) и Антонио Монтедуро (Antonio Monteduro), компьютерное редактирование выполняют Марчелло Скригнар (Marcello Scrignar) и Кармело Бьянко (Carmelo Bianco).

Познакомиться со словарем (в котором, заметьте, отсутствует русский язык – ред.) можно по адресу: http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=68&L=1 

Источник: International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor
http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=61&L=1

вторник, 21 июля 2009 г.

Компания Форрестер определила лидеров среди поставщиков ПО для управления документами

Компания Forrester Research, Inc. 23 июня 2009 года опубликовала исследовательский отчет из серии «The Forrester Wave™» под названием «Управление документами, 2-й квартал 2009 года».

В отчёте, подготовленном Брайаном Хиллом (Brian W. Hill) при участии Мэтью Брауна (Matthew Brown) и Чарльза Койта (Charles Coit) проведена оценка поставщиков ПО для управления документами с использованием 89-критериальной методики оценки, разработанной компанией Форрестер.

По итогам этой оценки лидерами в данной области признаны компании CA, Autonomy, Open Text, IBM, Oracle и EMC, предоставляющие развитые возможности  для управления физическими и электронными документами и имеющие растущую и диверсифицированную клиентскую базу.

Сертификация поставщиков по основным стандартам

Если CA и Autonomy основной упор делают на свои впечатляющие возможности взаимодействия хранилищ  данных, то сильной стороной компаний Open Text, IBM, Oracle, EMC являются их базовые платформы для управления корпоративным контентом и поддержка опциональной функциональной возможности федеративного управления документами (Federated Records Management, FRM).

HP и Interwoven – «сильные игроки», предлагающие проверенные продукты для специализированных секторов рынка, однако их возможности по поддержке управления сроками хранения разнообразных активов менее развиты, и они, в отличие от лидеров,  не предоставляют возможности FRM.

Поскольку организации стремятся уменьшить риски несоблюдения законодательно-нормативных требований и расширять область контента, подпадающую под управление сроками хранения, то специалистам в области управления информацией и знаниями следует, исходя из соображений прагматичности, сбалансировать свои требования, с целью максимизации получаемой от внедрения систем экономической отдачи и лучшего оответстия потребностям организации.

Отчёт доступен по адресу: http://www.oracle.com/corporate/analyst/reports/infrastructure/ocs/wave-records-management-q2-2009.pdf

Источник: Forrester Research
http://www.forrester.com/rb/Research/wave%26trade%3B_records_management%2C_q2_2009/q/id/47332/t/2

Великобритания: Министерство юстиции опубликовало руководство по обеспечению сохранности электронной информации

Министерство юстиции Великобритании рекомендует государственным органам прилагать больше усилий для сохранения электронных документов, и расширяет сферу действия закона о свободе доступа к государственной информации на большее число организаций.

Объявляя о выходе в свет обновленного руководства, министр юстиции Майкл Уиллс (Michael Wills - на фото) сказал, что новые рекомендации помогут обеспечить доступность и возможность использования в будущем электронных документов, хранящихся в организациях государственного сектора, а также  устойчивость этих документов к технологическим изменениям.

Представитель министерства сообщил агентству GC News: «Одна из ключевых особенностей данного руководства заключается в том, что оно устанавливает рекомендованную хорошую практику, следование которой, однако, не является обязательным по закону.»

«Уполномоченный правительства по вопросам информации (information commissioner) отвечает за продвижение данного руководства, и вправе – с согласия заинтересованного органа власти - оценивать степень исполнения его требований; он может также публиковать практические рекомендации, вводящие изменения, которые он сочтет необходимыми для улучшения управления документами. К настоящему моменту им опубликованы два подобных документа – один для городского совета Ноттингема и второй – для министерства здравоохранения.»

Уиллс также сообщил, что правительство проведёт консультации по вопросу расширения сферы действия  Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act). Предполагается, что в будущем под действие этого закона  попадут факультеты учебных заведений, Финансовая служба омбудсмена, Служба по поступлению в университеты и колледжи (Universities and Colleges Admissions Service, UCAS) и Ассоциации старших полицейских офицеров (Association of Chief Police Officers, ACPO). Министерство также проведёт консультации с железнодорожными компаниями  и компаниями-поставщиками коммунальных услуг по поводу того, в какой форме данный закон может быть применим к ним.

«Введение закона о свободе доступа к государственной информации значительно усилило прозрачность публичной жизни, и право на доступ к информации стало краеугольным камнем нашей демократии», отметил Уиллс.

«Шаги, которые мы предпринимаем сегодня – по обеспечению долговременной сохранности государственной информации в будущем, и по расширению сферы действия закона о свободе доступа к государственной информации – являются очень существенными, если мы хотим действительно содействовать развитию культуры открытости в публичной жизни».

Руководство представляет собой обновленную версию (2009 года) известного «Свода хорошей практики по управлению документами, подготовленной лордом-канцлером»  (Lord Chancellor’s Code of Practice on the management of records). Документ доступен по адресу: http://www.justice.gov.uk/guidance/docs/foi-section46-code-of-practice.pdf 

Источник: ZDNet.uk
http://news.zdnet.co.uk/itmanagement/0,1000000308,39688312,00.htm?s_cid=126

понедельник, 13 июля 2009 г.

Норвегия: Приняты новые обязательные ИТ-стандарты для государственного сектора

Норвежское правительство приняло ряд новых обязательных стандартов в области ИТ для государственного сектора. Теперь пользователям будет проще получить доступ к государственной информации - будь то графика, видео или звукозаписи - независимо от используемого программного обеспечения и оборудования.

Это второй этап долгосрочной программы министерства государственной администрации и реформ по внедрению добровольных и обязательных стандартов в области ИТ-технологий для использоваться в государственных учреждениях и организациях. Новые обязательные стандарты включены в Справочный каталог, доступный на веб-сайте правительства www.regjeringen.no (на норвежском языке). В этом каталоге уже перечислены обязательные форматы документов, используемые при веб-публикации. Целью стандартов является обеспечение более простого и более эффективного электронного взаимодействия в рамках государственного сектора, а также между государственными учреждениями и пользователями.

По словам министра по делам реформ Хейди Ройс (Heidi Grande Røys), «Все пользователи должны иметь равный доступ к государственной информации и услугам через интернет. Государство не должно дискриминировать пользователей из-за того, какое оборудование и программное обеспечение они используют. Такой подход означает, что пользователям предоставляется возможность посмотреть или скачать мультимедийный контент в открытом формате, то есть в формате, не являющимся собственностью отдельных поставщиков».

Вкратце, содержание принятого правительством решения следующее:
  • Для государственных веб-сайтов, с 1 января 2012 года будет обязательной публикация мультимедийного контента в открытых форматах:
    • видео: Theora / Vorbis / Ogg или H.264/AAC/MP4.
    • звук: Vorbis / OGG, MP3 или FLAC / Ogg.
    • графические изображения: JPEG или PNG.

  • При обмене документами между государственными учреждениями и пользователями по электронной почте в виде присоединенных файлов, с 1 января 2011 года станет обязательным использование форматов PDF или ODF.

  • Изменение версии: с 1 января 2010 года следует использовать версию 1.1 формата ODF.

  • Стандарт набора символов ISO 10646, реализованный в виде кодировки UTF8, следует использовать во всех новых проектах в области ИКТ в государственном секторе. С 1 января 2012 года, UTF8 должен использоваться при электронном обмене информацией. Исключения из этого требования будут допускаться только в особых случаях.
Решение о переходе на кодировку UTF8 является важным шагом, позволяющим  организациям государственного сектора корректно работать с текстами на саамском языке и других языках.

Первоначально обязательные требования будут применяться лишь в государственном секторе. В дальнейшем Министерство государственной администрации и реформ планирует распространить их и на муниципальные органы власти.

Источник: сайт Министерства государственной администрации и реформ
http://www.regjeringen.no/en/dep/fad/press-centre/press-releases/2009/new-obligatory-it-standards-for-the-stat.html?id=570650

Литва: Модернизация уголовного делопроизводства

3 июля 2009 года, министр внутренних дел Литвы Раймундас Палайтис (Raimundas Palaitis) принял участие во встрече, на которой был представлен проект модернизации национального реестра уголовных преступлений, с учетов возможности взаимодействия с разрабатываемой Евросоюзом информационной системой управления уголовными документами (European Criminal Records Information System, ECRIS).

Модернизация национального реестра уголовных преступлений была сочтена необходимой, так как это позволит улучшить обмен соответствующими национальными документами между информационными системами, и позволит подключить литовский реестр к системе ECRIS, подготовив, таким образом, переход на полностью электронный обмен информацией между Литвой и судами, налоговыми службами и правоохранительными органами других государств-членов Евросоюза.

Палайтис отметил, что «В прошлом году органы, ответственные за документы о судимостях, выпустили около 300 тысяч бумажных отчётов. Это огромные расходы с точки зрения времени и ресурсов. Кроме того, для получения гражданином документа о наличии/отсутствии судимостей требуется до десяти дней. Обновленный реестр позволит выдавать такие свидетельства чрез Интернет в течение нескольких минут. Увеличится скорость сбора и передачи данных, улучшится защита данных».

Проектом модернизации реестра  руководит департамент ИТ и коммуникаций министерства внутренних дел. Проект частично финансируется Европейской Комиссией - на сумму свыше 9 млн. литов (около 2,6 миллиона евро) в рамках целевой программы Евросоюза «Уголовное правосудие 2007-2013».

Целевая программа «Уголовное правосудие» была принята в рамках общей программы «Основные права и правосудие». Располагая общим бюджетом в 196,2 млн. евро на период 2007-2013 годов, она обеспечивает финансовую поддержку деятельности, способствующей сотрудничеству в вопросах уголовного правосудия (обмен информацией и опытом работы), помогая созданию подлинно европейской зоны правосудия, основанной на взаимном уважении и доверии.

Источник: сайт epractice.eu
http://www.epractice.eu/en/news/292482