вторник, 25 ноября 2008 г.

США: Штат Вашингтон назначил нового руководителя электронного архива

Керри Барбур (Kerry Barbour) возьмёт теперь в свои руки бразды правления электронным архивом штата в Чейни (Cheney), принеся с собой 20-летний опыт работы в области информационных технологий. 

«Я очень рад, что Керри Барбур согласилась присоединиться к нашей команде электронного архива», сказал Архивист (руководитель архивной службы – Ред.) штата Вашингтон Джерри Хэндфилд (Jerry Handfield). «Керри руководила многими успешными ИТ-проектами в правительстве штата. Она поможет нам выйти на более высокий уровень в выполнении нашей миссии по сохранению правовых и исторических документов штата Вашингтон, и сделать документы нашего демократического общества доступным для наших граждан».

В роли «электронного архивиста», Барбур будет управлять работой электронного архива штата, расположенного на территории Университета Восточного Вашингтона в Чейни. Электронный архив является филиалом Архивов штата Вашингтон.

«Я взволнована и рада этому назначению», сказала журналистам Барбур. «Моя первоначальная цель состоит в том, чтобы донести до агентств штата информацию о деятельности электронного архива и о нашей инфраструктуре. Я хочу, чтобы они знали о нашем существовании, и о том, что мы можем для них сделать».

Предыдущие три года Барбур работала директором информационных служб Комиссии штата Вашингтон по коммунальным услугам и транспорту, а до этого – 12 лет руководила ИТ-службой в Департаменте социальных и медицинских услуг.

Миссия электронного архива состоит в том, чтобы собирать, индексировать, сохранять и делать доступными электронные документы, созданные агентствами правительства и муниципальными учреждениями штата Вашингтон.

С момента начала работы в октябре 2004 года, электронный архив штата Вашингтон, - первый подобный архив в США, - является ведущим партнером в финансируемом Библиотекой Конгресса США многостороннем проекте, с участием ряда штатов, по разработке требований к электронным архивным системам, создаваемым в штатах США.

В настоящее время на сайте электронного архива штата Вашингтон доступны 74 млн. документов Дополнительную информацию можно получить по адресу http://www.digitalarchives.wa.gov .

Источник: Tacoma Daily Index
http://www.tacomadailyindex.com:80/portals-code/list.cgi?paper=88&cat=23&id=1419715&more=0

Роль и применимость стандартов

Тезисы доклада Мари-Анн Шабен (Франция) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

За последние десять лет был опубликован ряд стандартов и руководств в областях управления документами, электронного архивного дела, а также обеспечения долговременной сохранности электронных данных.

Одновременно множилось число проектов, посвященных этим же темам (что подчеркивало масштабы этой задачи), и охватывавшим вопросы от формулирования требований и до поиска решений, удовлетворяющих этим требованиям, - однако реальных успехов было достигнуто немного. Какова же роль стандартов в этих проектах? Оптимально ли они применяются?

Обзор нормативных текстов

Роль стандартов, с одной стороны, заключается в распространении передового опыта, а с другой - в создании для рынка основы для внедрения качественных и способных к взаимодействию (интероперабельных) решений. Однако, сталкиваясь со всё более удлиняющимся списком стандартов, относящихся к управлению документами и архивному делу (ISO 15489, ISO 14721, NF Z42-013, MoReq2, а также ISO 19005, PAIMAS, ISO 23081, и т.д.), руководитель проекта вполне может задать вопрос: который (которые) из этих стандартов он может или должен использовать? Дополняют ли они друг друга, не пересекаются, или же конкурируют?

Необходимо провести критическую «картографию» нормативных текстов, более концентрированную и конкретную, чем простое сопоставление описаний «области применения» из вступительных разделов этих стандартов. Легко видеть, что стандарты в этой области охватывают широкий спектр функций, процессов, и даже методов, начиная от формулировки политики и вплоть до технологий обеспечения сохранности, включая, в том числе, и структурирование информации, функциональные возможности систем и организацию оказания услуг.

Как следует использовать стандарты?

Аудиторию, для которой предназначены стандарты, можно разделить на две группы: специалисты (издатели, поставщики услуг, системные администраторы), и неспециалисты / «не совсем еще специалисты» (руководители проектов, конечные пользователи).

Складывается впечатление, что в отношении представителей второй группы препятствием на пути распространения и применения стандартов является их объем (доходящий у отдельных стандартов до нескольких сотен страниц, и составляющий в совокупности тысячи страниц), и их язык (перекрывающиеся понятия; различная терминология, используемая в разных стандартах для описания одних и тех же понятий, и т.д.).

Кроме того, тексты современных стандартов зачастую теоретические и абстрактные, содержащие очень мало примеров. Это связано с тем, что примеры для включения в стандарты подбирать сложно, а также потому, что достаточно трудно отобрать практический опыт на международном уровне.

Это указывает на необходимость разработки разъясняющих пособий, руководств и сводов наилучшей деловой практики. Рабочие группы уже опубликовали практические руководства по применению стандартов ISO 15489 и MoReq. Подобная обучающая деятельность должна быть продолжена и усилена, за счет обсуждения успешных проектов, их стоимости и их преимуществ, - включая оценку преимуществ, связанных с использованием стандартов, и проблем ввиду отказа от применения или лишь частичного применения стандартов в своей работе. При этом могут быть описаны предпосылки и условия для правильного использования стандартов, а также, возможно, и противопоказания.

Выводы

В процессе стандартизации, движимом появляющимися новыми проблемами и новыми техническими задачами, вопросы создания стандартов и их применения должны быть сбалансированы. Это означает, что мы изначально должны обеспечить применимость стандартов, а впоследствии провести аудит их применения.

Стандартизация не является самоцелью, - конечная цель, в конце концов, состоит в том, чтобы обеспечить наилучшим образом отслеживание информации, её архивирование, обеспечение сохранности и доступа.

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin), компания «Archive 17»

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/chabin_ab_gb.pdf

Конверсия коллекции электронных документов датских Национальных Архивов

Тезисы доклада Кирстен Вилладсен Кристмар (Дания) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Главная тема данного доклада - обеспечение долговременной сохранности электронных документов.

Государственный архив Дании - первое архивное учреждение в мире, которое завершает конверсию своей коллекции электронных документов. Основные результаты:
  • стратегия конверсии работает в реальной жизни,

  • конверсия может быть выполнена в полуавтоматическом режиме.
Датская стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных документов основана на том, что документы передаются на хранение в платформенно-независимых форматах,  и время от времени проводится  преобразование (конверсия) данных в современные форматы.

Государственные органы передают электронные документы в датские Национальные Архивы с начала 1970-х годов. В 2005 году Департамент культуры предоставил Национальным Архивам внеочередной грант в 2 миллиона евро на преобразование всех электронных документов, переданных на хранение до 2000 года, в ныне используемые стандартные форматы для  долговременного хранения. Эта часть коллекции состоит из извлечений из разного рода баз данных, когда данные структурированы в файлах и на уровне полей данных. Используемый в настоящее время подход к сохранению таких данных предусматривает, что структурированные таким образом данные преобразуются:
  • в реляционные структуры,
  • с использованием стандартизированного набора символов,
  • с использованием стандартизированных представлений, например, дат,
и этот процесс электронным образом документируется.

В рамках этого гранта также проводится оцифровка коллекции фильмов и звукозаписей датского Государственного архива.

Преобразованию подлежали 1292 массивов данных, извлеченных из систем управления базами данных государственных органов, в т.ч. из систем электронного документооборота. До конверсии общий объём коллекции составлял 1024 гигабайта. Данные были переданы на хранение в платформенно-независимых форматах, но с использованием различных наборов символов и различных структур, включая иерархические структуры баз данных. Некоторые данные были упакованы. Нужно было также провести конверсию 1,800 звукозаписей и 200 видеофрагментов.

Для завершения проекта потребовалось четыре года. В 2005 году был подготовлен детальный план проекта и составлен его бюджет. В 2006 году шла подготовка выполнению конверсии, которая  включала:
  • Реструктуризацию данных;

  • Регистрацию данных в Daisy - архивной базе данных датских Государственных архивов. База Daisy доступна на сайте www.sa.dk ;

  • Оцифровку документации, переданной вместе с данными;

  • Создание XML-схемы для описания исходных данных, включая их структуру, наборы символов и т.д.;

  • Создание компьютерной программы под названием KonVold. Используя XML-схему, KonVold может конвертировать большинство исходных данных в текущие  форматы для долговременного хранения. Тем не менее, в некоторых случаях пришлось написать небольшие вспомогательные программы  для предварительной конверсии данных.
Собственно конверсия началась в конце 2006 года. Её выполняли шесть временных сотрудников, имеющих опыт в области ИТ-технологий, но не владеющих навыками программирования.  Им помогали один-два программиста, а также  архивист с более чем 30-летний опытом работы в данной области. Управлял проектом работавший полный рабочий день менеджер проекта.

К началу июня 2008 года конверсию прошли около 80% данных, и, как и планировалось, завершение проекта ожидается в конце этого года. Проект развивался почти так, как и было запланировано. Благодаря использованию программы KonVold, стало возможным преобразовать больше данных, чем предполагалось. Среди данных, которые не удалось конвертировать, в основном были плохо документированные или совсем не документированные данные.

Кирстен Вилладсен Кристмар (Kirsten Villadsen Kristmar),
Национальные Архивы Дании

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/villadesn_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из доклада Юна Ёнеямы (Yun Petersen Yoneyama) "Creating Access to Electronic Records: Two-Level Approach" (из сб. трудов конференции)

В настоящее время в Национальных  Архивах Дании хранится свыше 3000 «выдержек» из баз данных.

Задача проекта по обеспечению доступа к электронным архивным документам – базам данных (TGP, задуман в 2005, развёрнут в 2006) – проработка и создание системы доступа к электронным документам.

В датском законодательстве, формат электронных документов в деталях установлен исполнительным приказом (министерский приказ 342 от 11 марта 2004 г.). Приказ определяет, каким образом подлежащие архивному хранению документы передаются в государственные архивы. Описывается структура, допустимые файловые форматы, наборы символов и т.д. Данные передаются в «плоских» файлах, а метаданные – в ряде вспомогательных файлов. Один из вспомогательных файлов содержит структурную информацию, описывающую, как воссоздать базу данных с тем же содержимым.

Ограничения: доступ не через Интернет, а из читального зала; поддержка только текущей версии стандарта. Последнее ограничение не составило проблем, т.к. параллельно шёл проект «Конверсии формата и структуры» (FSK), результаты которого дали возможность конвертировать более старые архивные документы в текущий формат.

Национальные Архивы Дании используют в отношении баз данных стратегию конверсии, поэтому сохраняются только данные и структура, а не оригинальная ИТ-система.

В рамках проекта была создана система для доступа к архивным электронным документам – базам данных. Модуль безопасности различает свободно доступные документы, а также документы, доступные только архивистам и выдаваемые. При выдаче документа доступ может предоставляться ко всему документу, к его части, через предопределенные средства поиска – либо может предоставляться доступ только к документации по базе данных.

Пользовательская часть системы (по имени Sofia) представляет собой модульную структуру, в которой на настоящий момент есть 5 доступных пользователям модулей, и ещё 2 модуля для администраторов. Помимо двух поисковых модулей, мы разработали модули доступа к оригинальной документации, к метаданным, а также к заметкам, сделанным при предварительной подготовке архивного документа к доступу. Система Sofia доступна со всех ПК внутренней сети, а также через «тонкий клиент» в большинстве читальных залов. Помимо Sofia, в ходе проекта были разработаны вспомогательные программы для администрирования пользователей, для загрузки баз данных и др.

В общем, система позволяет получить доступ к любому архивному документу, который может быть восстановлен в виде базы данных. К этой категории относится большинство из более чем 3000 собранных Национальными Архивами Дании архивных электронных документов. Исключением являются оцифрованные аудио и видеозаписи.

Модуль для систем управления досье

Первый поисковый модуль, созданный нами, был модуль для систем управления досье (МСУД). Он дает пользователям простой интерфейс подачи запросов, разработанный таким образом, чтобы им легко могло пользоваться большинство пользователей.

МСУД разработан так, чтобы поддерживать известные, используемые ныне варианты работы с системами определенного типа. Данные аутентичны, но средства поиска ни коим образом не пытаются эмулировать оригинальные системы. Наоборот, система спроектирована как универсальное приложение, способное работать с целым классом систем – системами управления досье [судя по всему, речь идет о содержимом электронных картотек-реестров]. Этот класс систем был выбран из-за того, что в Национальных Архивах собрана большая коллекция данных из подобных систем, и есть понятные потребности в их использовании. Основной сценарий – поиск определенного досье, когда неизвестен его номер. Вспомогательный сценарий – экспертиза ценности бумажных документов, зарегистрированных в этих системах, поскольку соответствующие бумажные документы в ближайшее время будут проходить экспертизу ценности.

Используя такой подход, оказалось возможным написать одну программу, которая позволяет работать с любой из систем такого класса, и поддерживает основные варианты поиска.

Системы управления досье использовались с середины 80-х годов, и это были стандартные продукты, выпускавшиеся узким кругом разработчиков. Существует всего несколько (9 основных) видов таких систем, соответствующих большинству заархивированных баз данных. Системы управления досье использовались для регистрации документов и формирования их в дела (досье). Более старые системы содержат только регистрационные данные, в то время как более новые также могут хранить сохраненные или отсканированные электронные документы.

Модуль предлагает стандартный набор поисковых полей, независимо от номенклатуры полей, использовавшейся в оригинальной системе. Точно также стандартизированы поля при выдаче результатов поиска. В итоге модуль может использоваться для работы с группой из 600 заархивированных баз данных. Стандартизация полей облегчает освоение системы и не требует переучивания при работе с другой базой данных.

Рис.1 Интерфейс модуля для систем управления досье

Интерфейс модуля для систем управления досье в системе Sofia представляет собой простую машину поиска (см. рис. 1). Чтобы использоваться в датской государственной администрации, системы управления досье должны поддерживать одни и те же основные виды связей между классификационной схемой и досье, и между досье и документами. Стандартизация полей возможно из-за однотипности подобных базовых связей. Технически, все поля для каждого архивного документа - базы данных описаны в XML-файле. Каждое поле в XML-файле указывает на поле в модели базы данных, и ему присвоен тип данных, который описывает, какие поисковые операции поддерживаются для данного поля. Например, для текстовых полей поддерживается поиск с использованием символов-заместителей; для полей типа «дата» - поиск в диапазоне дат.

Рис.2 Форма поиска

Рис.3 Форма вывода результатов поиска

На рис.3 показано, в каком виде выдаются результаты поиска. Каждому документу соответствует отдельная строка; досье, содержащему несколько документов, соответствует несколько строк. Можно сокращения объёма выдачи использовать фильтры, когда будут видны только досье (или даже только рубрики классификационной схемы).

Архивисты пользуются данным модулем с момента выпуска первой версии системы Sofia в марте 2008 года. Они нашли его полезным  для решения тех задач, на которые он был рассчитан. Простота пользовательского интерфейса в данном случае является плюсом – многие пользователи отмечали, что система настолько проста, что с самого начала её использования они могут получать полезные результаты.

Доступ на основе модели

Для обработки архивного документа – базы данных при подготовке её к доступу, мы разработали метод организации доступа на основе модели. В качестве модели верхнего уровня мы разработали типовую архивную модель системы управления досье.

Модель содержит наиболее часто встречающиеся виды полей, и их взаимосвязи, используемые государственными органами Дании. В каком-то смысле, архивные модели отражают то, что архивист предполагает обнаружить в архивной базе данных определенного типа, вне зависимости от особенностей её структуры и наименования сохраненных полей данных.

Типовая модель затем уточняется, и создаются модели, специфические для систем определенного вида, по одно для каждого вида систем, использованных для создания архивных баз данных. В этих моделях описывается, где расположены определенные данные.

Рис.4 Типовая модель системы управления досье

Типовая модель системы управления досье – очень простая, состоит из 3 основных элементов (классификационная схема, досье и документ), а также трёх вспомогательных элементов (см. рис.4). Все поля данных, которые могут быть полезны для поиска и извлечения досье и документов, могут быть распределены по этим трем элементам.

Подготовка к доступу архивных баз данных систем управления досье

Архивные базы данных систем управления досье не могут быть использованы в соответствующем специализированном модуле без проведения определенной подготовительной работы. В идеальном мире, специфической модели было бы достаточно для подключения архивного документа-базы данных к системе доступа. На практике, архивист проводит подготовительные операции, использую специфическую модель скорее в качестве шаблона, а не готового ответа на вопрос о том, где располагаются данные.

В ходе подготовительной работы устанавливается соответствие между полями модели и полями заархивированной системы управления досье. При этом архивисту приходится смотреть и на сами сохраненные данные. Например, полезные данные иногда распределены по нескольким полям; или же записаны в совсем другом поле. Например, текстовое описание досье часто расположено в поле «Название», однако иногда поле полные данные для поиска можно найти в поле «Комментарий». Даже тогда, когда два агентства пользуются одним и тем же программным обеспечением, данные могут располагаться в различных местах, из-за различий в практике использования систем агентствами.

Результатом подготовительной работы является набор представлений (views) базы данных, где каждое представление описывает, где находятся данные для элементов модели. В модели это записано на языке SQL в виде индивидуальных поисковых запросов, которые модуль умеет комбинировать в сложные запросы.

Обычно на подготовку доступа к базе данных требуется два-три дня. Вся процедура, которая включает извлечение документа-базы данных из системы долговременного хранения, выполнение подготовительных операций и контроль качества, обычно занимает неделю.

Модуль для работы с регистром

Чтобы преодолеть определенные ограничения и недостатки модуля для систем управления досье, в версии Sofia 1.1 (ноябрь-декабрь 2008 г.) был разработан ещё один поисковый модуль – модуль для работы с регистром (далее – МР). Мотивацией для его создание было желание дать пользователям возможность проводить собственные варианты поиска про заархивированной базе данных, но чтобы при этом не требовалось знания SQL. Модуль МР более сложен для пользователей.

Анализ опыта практической работы с архивными базами показал, что нужны и доступ к документации, и возможность выполнения запросов. Вместо доступа к оригинальной документации был реализован доступ к структуре метаданных и к описаниям таблиц и их элементов. При этом поддерживается возможность отбора нужных таблиц для включения в запросы.

Нужные таблицы, а затем и поля таблиц отбираются путем перетаскивания их мышью. После того, как поля для поиска отобраны, они используются так же, как и обычна поисковая форма.

При работе с МР модулем подготовительной работы для обеспечения доступа не требуется.

Выводы

В конце 2008 года четырёхлетний проект завершается. Создана программная система с дружественным пользователю интерфейсом, способная работать с большой группой заархивированных баз данных (структурированных с соответствии с датским архивным стандартом для электронных документов). Отработан простой и эффективный метод подготовки баз для доступа через систему.

Дополнительная информация из доклада Яна Сёренсена (Jan Dalsten Sorensen) «Пересмотр стандартов передачи электронных документов» (Revising the Standards for Digital Transfers) (из сб. трудов конференции)

Передача ЭД началась в начале 1970-х годов. Конверсия в форматы для длительного хранения выполняется агентствами.

Текущие правила передачи ЭД действуют с 2000 года (с минимальными поправками в 2002 и 2004 году). За это время – 1300 передач данных.

Принципы разработки новых правил
  • Принцип системо-независимости
  • На основе стандартов ISO, W3C и др.
  • Учитывают технологическое развитие, опыт в т.ч. зарубежный
  • Вопросы стоимости передачи (как для архива, так и для агентства), сбалансированность распределения расходов с учетом операций по обеспечению долговременной сохранности
  • Повышения качества процесса передачи
  • Правила должны адекватно поддерживаться существующими технологиями
Что регламентируется:
  • Форматы документов
  • Форматы данных и наборы символов (кодировки)
  • Структура «архивной версии» (=SIP/AIP)
  • Документация и метаданные
  • Терминология
  • Требования по уведомлению и согласованию
Практическая реализация
  • Выпускается министерский приказ
  • Разрабатывается инструментарий тестирования и другие инструменты
  • Руководства по внешнему использованию. Возможность для агентств скачать гипотетический пример и «поиграть» с ним (пример описан в руководстве)
  • Руководства и процедуры по внутреннему использованию
  • Обучение
  • Новые правила начнут действовать с 2010 года … а затем весь процесс начнется сначала!

суббота, 22 ноября 2008 г.

Франция: Снижение статуса архивов

Проект реформы архивной системы заставил мобилизоваться исследователей и профсоюзы (На фото: Министр культуры Франции Кристин Альбанель)

Настоящий праздник для архивов! Эти летом был утвержден новый закон об архивах; в честь двухсотлетнего юбилея размещения Национальных Архивов в отель-де-Субис (Hôtel de Soubise) организованы, во-первых, коллоквиум ЮНЕСКО, во-вторых, выставка, и, в-третьих, мобилизация … ради спасения учреждения, которое сегодня «находится в смертельной опасности»

Последняя инициатива организована межпрофсоюзным объединением CFDT-CFTC-CGT, которое поднимает тревогу в связи о предполагаемой ликвидацией Управления архивами Франции (Direction des Archives de France), и её гибельными последствия. Речь идет не о деньгах или распределении постов, а об  «одной из опор демократически», достаточно существенной, чтобы значительной количество деятелей различной ориентации сочло полезным присоединиться к акции профсоюзов.

 «Шаг назад». Проблема: в рамках известной программы реформы государственного управления (Révision générale des politiques publiques, RGPP), Управление архивами должно быть в будущем преобразовано в простую службу министерства культуры, в одной компании (в рамках «главного управления по культурно-историческому наследию») с учреждениями, занимающимися культурным наследием, с музеями и архитектурными учреждениями.

То, что, на первый взгляд, кажется простой административной реорганизацией, предназначенной, по мнению министра культуры Кристины Альбанель, «более эффективно обеспечивать разработку и управление государственной политикой в области культурно-исторического наследия», расценено многими как «крайне серьезный шаг назад», и даже как угроза хорошему функционированию демократии. В число этих «многих» входят исследователи и историки (Раймон Обра, Морис Раджфу, Серж Кларсфельд, Альбер Жакар…), сотрудники архивной службы  (Жан-Пьер Бабелон, Пьер Шоню…), артисты и писатели (Патрис Шеро, Отар Иоселиани, Жак Монори…), парламентарии, и даже бывший министр по научным исследованиям (Катрин Таска). Все они подписали «Призыв о спасении архивов».

Инструмент политики. Историк Арлетт Фарж (Arlette Farge) объясняет: «Архивы не являются «культурным наследием», это архивы государства, хранящие свидетельства прошлого, где ничто не должно быть от нас скрыто. Они не являются музейным объектом». Скорее они инструмент политики. Подписавшие призыв считают, что «хорошее управление и обеспечение целостности архивов, свидетелей национальной истории и истории каждого, не являются – и, без сомнения, никогда не будут  - естественными задачами для государственной администрации и политических органов власти. Чтобы сохранить архивы, нужен авторитетный орган, способный решать эту задачу». Как следствие, необходимо «управление на стратегическом уровне, осуществляемое единственным руководящим органом, имевшим достаточный статус в организационной структуре государства »- то есть существующее сейчас Управление архивами Франции. Владимир Сусани (Wladimir Susanj), генеральный секретарь «архивной» секции профсоюза CGT, говорит прямо: « Мы хотим запретить ликвидацию этого учреждения.». Что касается Николя Монко (Nicolas Monquaut), его коллеги, занимающегося всей отраслью культуры, то он ссылается на историю: «Кристина Альбанель, это Аттила в культуре. Что останется от министерства после её ухода?»

В мае министр назначила Мишеля Клемана (Michel Clément), нынешнего директора министерства по вопросам архитектуры и культурного наследия, главой комиссии, которая должна определись концепцию будущего «главного управления по вопросам культурно-исторического наследия », которая может появиться на свет уже в начале будущего года.

Эдуард Лоне (Édouard Launet)

Источник: Liberation.fr
http://www.liberation.fr/culture/0101267442-archives-declassees

среда, 19 ноября 2008 г.

Европейский симпозиум «Хищение и незаконный оборот архивных документов»

Европейский симпозиум на тему «Хищение и незаконный оборот архивных документов» пройдёт 20-21 ноября в Рубо (Roubaix), Франция, в помещении «Национальной архивной службы трудового мира» (Service Archives Nationales du Monde du Travail).

Представители архивной профессии, а также те, кто несет ответственность за культурное наследие в целом, сталкиваются с резким обострением проблемы краж; разрастается сеть каналов, по которым идет незаконный оборот предметов культурного наследия. Ни одно учреждение, ни один архив не могут считать, что находятся в абсолютной безопасности, и сейчас как никогда важно обмениваться опытом и стратегиям профилактики, а также устанавливать партнерские отношения.

На Европейском симпозиуме будут решаться следующие задачи:
  • Добиться лучшего осознания архивами важности профилактики краж,

  • Подчеркнуть, что архивные документы представляют собой товар культурного назначения, и, как всякий товар, имеют рыночную стоимость,

  • Информировать партнеров о необходимости полноценной европейской кооперации, с целью как упростить борьбу с незаконным оборотом архивных документов, так и возвращение украденных ценностей.
Источник: Сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/2008/11/18/theft-and-illicit-traffic-archives-european-symposium

Архивная профессия в настоящее время проходит суровое испытание электронной архивацией: Остаться на месте или обновить теоретические концепции и практику работы?

Тезисы доклада Анны Бурнель и Сандрин Сула (Франция) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция), в котором они расскажут об опыте Национальной архивной службы французской почты (Groupe La Poste)

В рамках создания собственной платформы для электронного архивирования и разработки процедур ввода электронных архивных документов, архивная служба почтового ведомства адаптирует свои методы сбора информации и взаимодействия, приспосабливая их к потребностям деловых подразделений. Этот опыт заставляет службу сопоставлять традиционные методы работы с документами ведомственных архивов с конкретными вопросами, возникающими при создании электронных документов.
  • Сохраняет ли своё значение понятие «партии сдаваемых на хранение документов» (versement), и нужен ли сейчас номер партии (numéro de versement) в качестве инструмента управления? По техническим причинам, сдача некоторых партий документов может состоять из нескольких этапов передач данных. Кроме того, регулярный сбор информации вскоре после её создания, как правило, приводит к фрагментации этих партий. Означает ли эта новая практика, что современные архивы откажутся от присвоения документам идентификационных номеров в порядке их поступления в архив (cotation continue;  без учета того, от какой организации поступили документы – Ред.), и вернутся к концепции классификации, в рамках которой идентификация выполняется по принципам, сходным с теми, что используются в делопроизводстве?

  • Сохраняется ли понятие «подразделения – источника комплектования архива» (service versant), когда передача электронных документов на архивное хранение выполняется под управлением программных приложений,  исходя из чисто технических соображений?

  • Имеет ли еще смысл проводить различие между текущей полезностью документов и информации, и их полезностью в среднесрочном плане? Электронные данные могут быть переданы на архивное хранение сразу же после их создания, что позволяет обеспечить защиту данных с момента их создания, и компенсировать тем самым ограничения ряда программных приложений, неспособных «воссоздавать» данные.  Поэтому можно поставить вопрос о том,  как будет определяться продолжительность текущего использования данных в среде создавшего их программного приложения: будет ли решение о том, когда удалить данные, собранные системой электронной архивации, приниматься, исходя из затрат на их хранение?

  • Является ли территориальная принадлежность архива по-прежнему актуальной в плане сбора и сохранения архивных документов? Многие программные приложения создаются и управляются централизованно. Поэтому можно управлять пользователями системы независимо от их территориальной принадлежности;  ими можно управлять централизованно или группировать их в пределах больших географических зон.

  • Гибридные дела (дела, в состав которых входят как электронные, так и неэлектронные документы – Ред.). Некоторые процедуры лишь частично осуществляются в электронном виде. В итоге архивисту необходимо придумать методологию и найти соответствующим образом адаптированные инструменты, упрощающие одновременную передачу на архивное хранение бумажных и электронных документов.

  • Усиливается необходимость в полной мере использовать методы и приёмы архивного дела. Тот факт, что мгновенный доступ к электронным данным не всегда может быть возможен, заставляет архивиста вмешиваться на ранних стадиях жизненного цикла электронных документов с целью сбора описательных метаданных и метаданных, нужных для управления документами, подлежащими передаче на архивное хранение. Подобное «возвращение к источнику» позволяет архивистам углубить свои знания информационных систем и используемых в их организации методов работы; и даёт возможность воспользоваться этими знаниями для документирования сдаваемых на архивное хранение партий бумажных документов путем автоматического извлечение нужных метаданных из информационных систем.

  • Ноу-хау, позволяющее архивистам внести свой вклад и повысить эффективность технологической цепочки обработки документов. В целях консолидации архивных данных, архивистам сегодня необходимо сотрудничать с администраторами прикладных программ и с пользователями в вопросе стандартизации сбора данных, с тем, чтобы надежные и читаемые данные были бы доступны и в отдаленном будущем. Кроме того, при создании некоторых документов, архивист должен вмешиваться в процесс создания данных и в управления текущими досье, способствуя повышению их качества.
Мы проиллюстрируем этих творческие процессы на конкретных примерах.

Этот новый подход к роли архивиста позволяет  лучше понять потребности производителей информации и более эффективно управлять документальными ресурсами. Разве это не изумительная перспектива для нашей профессии?

Анна Бурнель (Anne Burnel), Сандрин Сула (Sandrine Soulas), Национальная архивная служба  почты Франции

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/burnel_soulas_ab_gb.pdf

воскресенье, 16 ноября 2008 г.

Индия: Необходима национальная политика в области оцифровки

Освоение наилучшей мировой практики в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов становится насущной потребностью, по мере глобализации рынка, отмечает д-р Чакраварти (А. К. Chakravarti), советник Департамента Информационных Технологий.

Выступая на семинаре «Сохранение электронных документов и информации в Индии», совместно организованном совместно Министерством связи и информационных технологий и Федерацией торговых палат Индии (Federation of Indian Chambers of Commerce and Industry, FICCI), он сообщил, что продолжаются консультации с различными странами по вопросам понимания международных стандартов, что будет способствовать исполнению требований того стандарта, который подойдёт для Индии.

Д-р Чакраварти, в частности, сослался на Национальную программу США по созданию инфраструктуры и обеспечению сохранности электронной информации (National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, NDIIPP), на модель Открытых архивных информационных систем (Open Archival Information System, OAIS) и на европейскую модель обеспечения доступа, извлечения и сохранности культурных, художественных и научных знаний (Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval, CASPAR) как на примеры лучших моделей сохранности электронных материалов.

Председатель сессии «Потребности и проблемы сохранения электронного наследия", д-р Шалини Урс (Shalini Urs), которая является исполнительным директором и профессором Международной школы управления информацией в университете штата Майсор (Mysore), подчеркнула, что сохранности является не только технологической, но и связана с организационной структурой. По её мнению, Индии необходимо разработать национальную политику по сохранению электронных данных и эффективный процесс внедрения этой политики.

Говоря о проблемах, с которыми приходится сталкиваться при обеспечении сохранности электронных материалов, Н. С. Мани (N S Mani), специалист по микрографии Национальных Архивов Индии, отметил, что в число основных проблемам входят отсутствие стандартных форматов для хранения изображений, отсутствие обновлений, которые бы обеспечивали совместимость программного обеспечения с новым оборудованием, нехватка квалифицированных кадров и отсутствие политик в области управления и обеспечения сохранности. С точки зрения архивного дела, электронные документы по-прежнему находятся в Индии в стадии младенчества. Он высказался о необходимости разработки руководства по процедурам офисной работы с электронными документами, которое было бы увязано с положениями существующего «Руководства по офисным процедурам» (индийской «Типовой инструкции по делопроизводству» - Ред.).

Мани также предложил министерству инициировать совместно с Национальными Архивами Индии «Программу по обеспечению сохранности электронных документов», создав группу экспертов, члены которой посетили бы различные министерства и ведомства, и создали бы резервные копии электронных документов на соответствующих носителях, и впоследствии провести их миграцию на новейшие технологии, с тем, чтобы идти в ногу с прогрессом в технологиях.

Заместитель Генерального секретаря FICCI Раджан Коли (Rajan Kohli) отметил, что Индия по-прежнему находится на предварительной стадии в вопросах методов и способов сохранения электронных данных. Он подчеркнул необходимость создания правовой базы в этой области, с учетом всё более широкого использования ИТ во всех секторах экономики.

Источник: Indiantelevision.com
http://www.indiantelevision.com:80/headlines/y2k8/nov/nov92.php

Создание промежуточного архива для «полу-активных» электронных документов: Концепции и проблемы

Тезисы доклада Михаэля Холлмана (Германия) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

В октябре 2008 года Федеральный архив Германии откроет свои новые «Электронные архивы» для приёма документов из федеральных государственных органов страны. После двух лет разработки и тестирования, в новую систему начнут передаваться первые «настоящие» документы из федеральных систем управления электронными документами (систем электронного документооборота – Ред.). Ключевым элементом новой системы является «Стандартизированный модуль архивирования» (Standardised archiving module, SAM). Это гибкий инструмент ввода документов, который позволяет обрабатывать данные из различных систем управления документами и информацией (ERDMS) без использования стандартизированной схемы обмена данными.

На первом этапе федеральные архивы будут принимать документы с истекшими сроками ведомственного хранения. У федеральных агентств появится возможность эффективно и безопасно передать эти документы на архивное хранение. Но это только первый шаг; следующим же шагом должно будет стать создание промежуточных электронных архивов для хранения «полу-активных» документов, с тем, чтобы предложить федеральной администрации реальную услугу.

Для администрации польза будет в том, что ей не придётся создавать собственную инфраструктуру для долгосрочного сохранения электронных документов сами по себе. Польза для Федерального архива будет заключаться в сохранении и укреплении его позиций в администрации. Для достижения этой цели нужны новые партнеры и политическая поддержка.

В докладе будет представлена техническая концепцию существующей системы и её необходимые расширения (например, обеспечение защищенного онлайн-доступа, сохранение электронных цифровых подписей), проблемы, а также политические и стратегические последствия этого плана.

Михаэль Холлман (Michaël Hollmann), директор «Современных Архивов» Федерального Архива Германии (Bundesarchiv)

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/hollmann_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из доклада

Согласно немецкой традиции государственного управления, всем министерствам и большинству агентств разрешается вводить собственные процессы, практику и системы. У федерального архива нет полномочий издавать обязательные для исполнения руководства. Поэтому на настоящий момент состояние немецкого «электронного правительства» можно описать словами «разнородность» и «изобилие различных систем и форматов». Из-за этого очень сложно выполнять обязательства по сохранению электронных документов федерального правительства.

По этим причинам, федеральный архив на первом этапе сфокусировал внимание на электронных документах, поступающих из СЭД и ЭИС. После нескольких лет планирования и успеха пилоткой системы (в августе 2006 г.), - был создан собственный электронный архив (в сотрудничестве с Hewlett-Packard и SER), который начал работу 22 октября 2008 года.

Концепция электронного архива основана на стандарте OAIS. «Стандартизированный модуль архивирования» будет обеспечивать решать проблемы неоднородности, сложности и т.д. Модуль различает данные и метаданные. В процессе передачи XML-метаданные агентства будут отображаться на схему метаданных федерального архива (XBARCH). Будет проводиться гармонизация структуры и формата основных данных; разнообразные форматы будут конвертироваться в узкий набор допустимых форматов (особенно в PDF/A). Процессы конверсии будут протоколироваться.

Наиболее важный проект при расширении электронных архивов – т.н. Digitales Zwischenarchiv, промежуточный электронный архив. Это аналогично практике бумажного архивного дела – уже в течение 40 лет федеральный архив содержит несколько «промежуточных архивов», куда федеральные ведомства могут сдавать все документы, которые им более не нужны. В этих архивах документы хранятся в течение периода времени, согласованного между федеральным архивом и ведомством. Контроль над документами остается у ведомства, но федеральный архив может вести экспертизу ценности. В конце периода хранения в федеральные архивы передаются только документы, отобранные на постоянное хранение.

Ряд министерств уже интересовались, не собирается ли федеральный архив распространить эту отработанную практику на электронные документы. Это позволит снять с министерств и ведомств бремя обеспечения сохранности и доступности ЭД в течение длительного периода – эта задача будет переложена на федеральный архив. Выигрывает от такого подхода и федеральный архив – он получит возможность работать с ЭД раньше, получив над ними техническое управление. Это позволит провести конверсию, которая может превратиться в неразрешимую проблему, если документы залежатся в министерствах безо всякого технического обслуживания. И в первую очередь, промежуточный архив гарантирует, что ЭД всё-таки попадут на постоянное хранение в федеральный архив.

Для реализации на практике промежуточного архива, в связи с потребностью в постоянном доступе, нужна сеть с высокой пропускной способностью – либо IVBB, либо IVBV.

Вторая проблема – поддержание доказательной силы ЭД, переданных в промежуточные архивы. ЭЦП должны использоваться с осторожностью. Трансформационная модель TransiDoc, разработанная институтом защищенных информационных технологий им. Фраунгофера (SIT) и концепция ArchiSafe (Physikalisch-technische Bundesanstalt, PTB) открывают пути решения этой проблемы

Переход к электронному документообороту в Эстонии

Тезисы доклада Кади Риисмаа (на фото) и Лииви Карпищенко (Эстония) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

В докладе рассказывается о проекте по соединению систем электронного документооборота, начатом Государственной канцелярии Эстонской Республике в 2005 году, с тем, чтобы обеспечить их совместимость и взаимодействие, и также постепенный переход к безбумажному обмену документами в государственном секторе. Системы электронного документооборота (СЭД) (Electronic records management systems, ERMS), работающие на различных программных платформах, теперь смогут обмениваться документами в защищенной среде обмена данными X-Road через специально созданный центр обмена документами (ЦОД).

В качестве первого типа документов, на котором был опробован процесс автоматической маршрутизации, были выбраны письма. Сфера применения безбумажного обмена документами будет постепенно расширяться, и со временем охватит также и другие виды документов, такие, как, например, законодательно-нормативные акты, документы Евросоюза, счета, и т.д.

Компонента передачи данных между государственными информационными системами X-Road представляет собой техническую и организационную среду, которая обеспечивает защищенную передачу данных между государственными электронными базами данных, а также между отдельными лицами и государственными учреждениями. Она также координирует доступ граждан к информации, обрабатываемой в государственных базах данных.

ЦОД представляет собой информационную систему, обеспечивающую единую централизованную службу обмена документами, используемую различными СЭД, а также другими информационными системами, имеющими дело с документами. Задачи ЦОД следующие:
  • Создание интерфейса между разобщёнными информационными системами через защищенную систему обмена данными X-Road;

  • Краткосрочное хранение документов, и, в будущем, предоставление услуг по обработке документов;

  • Обеспечение долговременной сохранности и резервное копирование документов.
Использование ЦОД в качестве центральной асинхронной буферизующей компоненты в распределенной инфраструктуре X-Road  оправдывается необходимостью упростить процесс присоединения различных СЭД к государственной инфраструктуре обмена документами, а также необходимостью обеспечить надежный обмен документами. СЭД государственных учреждений связаны с ЦОД через интерфейс. Они периодически отправляют и получают документы от других систем. Обмен документами и их метаданными осуществляется с использованием формата XML.

В 2006 году было начато осуществление проекта по автоматизации в целом процесса подготовки законопроектов. Были разработаны гармонизированные XML-формы для создания, обработки и автоматической пересылки правовых актов между учреждениями через X-Road и ЦОД, а также для их официальной публикации в «Государственном вестнике».

Кади Риисмаа (Kädi Riismaa) и Лииви Карпищенко (Liivi Karpistsenko), Государственная канцелярия Эстонской Республики

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/riismaakarpistsenko_ab_gb.pdf

Дополнительная информация: презентация Кади Риисмаа (Kädi Riismaa) "Электронный документооборот" (Electronic Records Management), 01.03.2007, http://www.riso.ee/en/pub/Norra0307/Dokumendihaldus_Riismaa.ppt

Дополнительная информация из доклада и презентации

ЦОД хранит документы в XML-контейнерах, структура которых от документа не зависит.

Стандартизация метаданных, на основе эстонского стандарта EVS 882-1:2006, определяющего элементы письма. На его основе строятся XML-схемы документа.

Набор элементов метаданных для управления документами - "Dokumendihalduse metaandmed. Loend", Versioon 2.1, Riigikantselei, juuni 2006, http://www.riigikantselei.ee/failid/dokumendihalduse_metaandmete_loend_vr_2.1.pdf
  • Руководство, выпущенное Госканцелярией для государственного сектора
  • Определяет и описывает поля метаданных
  • Способствует обмену документами и данными между информационными системами
  • Поддерживает расширенные возможности поиска – одновременно в нескольких информационных системах
К концу 2008 года к X-Road подключены 83% министерств, 70% агентств, 56% муниципальных властей. На настоящем этапе – обмен метаданными в XML-формате. В будущем – обмен XML-документами. Существующие XML-схемы: нормативного акта, письма, документа Евросоюза, инвойса

Схема электронной архивации: из СЭД агентства, через универсальный архивный модуль – документ по X-Road направляется в ЦОД. Оттуда по X-Road,  и далее – через модуль приёма его получает архивная информационная система. Планируется соответствующий пилотный проект.

Есть три сценария использования ЦОД:
  • СЭД агентства через X-Road соединена с ЦОД. ЦОД выступает в роли среды-посредника

  • У агентства нет СЭД. ЦОД обменивается с агентством документами по электронной почте. ЦОД берет на себя (временно) роль архива-посредника, гарантирующего сохранность документов в течение определенного периода времени

  • Гражданин посылает в ЦОД документы для перенаправления их в агентство. Агентство может либо напрямую ответить гражданину по электронной почте, либо послать ответ электронной почтой через ЦОД. В будущем, гражданин сможет получить доступ в ЦОД через веб-интерфейс, и, таким образом, ЦОД станет основной системой для обмена документами между государством и гражданами.
Ступени перехода к обмену электронными документами:
  • Стандартизация элементов и структуры документов. Был составлен список обязательных метаданных и соответствующая XML-схема для документа типа «письмо». На этой основе был принят национальный стандарт EVS 882-1:2006 «Информация и документация. Элементы документа и требования к его оформлению. Часть 1: Письмо»

  • Стандартизация метаданных для управления документами

  • Переход к обмену документами через ЦОД, внедрение гармонизированных XML-схем документов

Аккредитация услуг в области управления документами и архивного дела в Словении: От законодательства к практике

Тезисы доклада Татьяны Хайтник (Словения) и Павела Голоба на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Когда в 2006 году в Словении было принято новое архивное законодательство, и Архивы Республики Словения ввели систему аккредитации программного обеспечения, оборудования и поставщиков услуг в области управления документами, то широкая общественность, государственные организации и деловые круги проявили большую заинтересованность.

В данном докладе мы кратко расскажем о предыстории, текущем положении дел и о планах на будущее в практическом осуществлении этой аккредитации. Более подробно будет рассмотрена аккредитация услуг, которая представляет собой верхний уровень схемы аккредитации, поскольку услуги в области управления документами и архивного дела очень сложны и требуют особого внимания. Краеугольным камнем системы аккредитации являются введенные в 2006 году «Единые технические требования», гармонизированные с европейскими требованиями MoReq.

Архив Республики Словения принял решение разделить процесс аккредитации на две фазы:
  • Регистрация оборудования - это очень простой и быстрый административный процесс, регулируемый Архивом Республики Словения.

  • В дополнение к регистрации поставщик также может обратиться за аккредитацией. Процесс аккредитации также регулируется Архивом Республики Словения, и должен гарантировать соответствие оборудования «Единым техническим требованиям», закону «О защите документов, архивов и архивных учреждений» (PDAAIA) и других соответствующим законодательным актам. Поскольку этот процесс требует значительных технических знаний и навыков, Национальный Архив Словении пригласил принять участие в этом процессе аудиторов информационных систем, которые были отобраны в рамках государственного тендера. На данный момент в списке числятся пять поставщиков аудиторских услуг.
Аккредитация была введена в два этапа. Сначала в 2007 году началась аккредитация оборудования и прикладного программного обеспечения для управления документами. Реакция поставщиков оборудования и программного обеспечения превзошла ожидания – было подано 65 заявок на аккредитацию программного обеспечения, 45 – оборудования, и 15- оказываемых услуг.

В 2008 году Архив Республики Словения приступил к созданию системы аккредитации услуг в области управления документами и архивного дела. Прежде чем обращаться за аккредитацией, поставщик должен сначала зарегистрировать оказываемые им услуги. Государственные органы и поставщики услуг обязаны подготовить внутренние нормативные документы (правила). Эти внутренние нормативные документы в первую очередь описывают организованную поставщиком систему внутреннего контроля, которая обеспечивает необходимый уровень услуг в плане соответствия требованиям законодательства и хорошей деловой практики.

В рамках процесса аккредитации, который является обязательным для всех поставщиков государственных органов, Архивы Республики Словения сначала подтверждают соответствие внутренних правил поставщика услуг требованиям законодательства, т.е. «Единым техническим требованиям» и закону PDAAIA. Процесс подтверждения основан на перечне проверяемых элементов, также опубликованном на интернет-сайте Архива Республики Словения, который служит в качестве руководства при разработке и внедрении внутренних нормативных документов.

На втором, заключительном этапе аккредитации услуг проводится обследование созданной поставщиком услуг системы мер внутреннего контроля. Поскольку Архив Республики Словении не располагает необходимыми людскими ресурсами для проведения такого обследования собственными силами, он сотрудничает в этом вопросе с Сертифицированными аудиторами информационных систем (Certified Information System Auditor, CISA).

Тендер на оказание услуг по аудиту, вероятно, будет проведен осенью 2008 года. Для обеспечения прозрачности и единообразия этого процесса, Архив Республики Словения, совместно со словенским отделением Ассоциации по аудиту и контролю над информационными системами (Information Systems Audit and Control Association, ISACA), подготовил и опубликовал правила обследования и аудита, в которых отражены все соответствующие правовые и технические требования, а также приведена основная информация о процессе обследования.

Поскольку обследование и анализ внутренних нормативных документов и системы внутреннего контроля поставщика услуг -  процесс довольно сложный, Архив Республики Словения принял решение провести первую такую аккредитацию в идее эксперимента. Этот пилотный проект будет проводиться совместно Архивом Республики Словения и словенским отделением ISACA, и его предполагается завершить осенью 2008 года.

После (как мы надеемся, успешного) введения аккредитации услуг, Архив Республики Словения планирует обновить технические требования и связанные с ними руководства по аудиту и перечни проверяемых элементов, с целью их гармонизации с новыми европейскими требованиями MoReq2.

Татьяна Хайтник (Tatjana Hajtnik), начальник отдела электронной архивации Архивов Республики Словения,

Павел Голоб (Pavel Golob), EUROJUST

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/hajtnik_golob_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из текста доклада

На октябрь 2008 года Архив Республики Словения выдал следующее количество сертификатов:
  • 68 зарегистрированных поставщиков оборудования и услуг;
  • 6 одобренных внутренних правил (10 рассматриваются);
  • 5 аккредитованных программных продуктов (ещё 5 рассматриваются);
  • 15 аккредитаций оборудования (на 58 различных типов оборудования). Рассматриваются ещё 3 заявки (на 29 видов оборудования)
  • Начата пробная аккредитация первого зарегистрированного поставщика услуг

суббота, 15 ноября 2008 г.

Представляют ли носители информации и форматы главную проблему?

Тезисы доклада Жерара Вейца и Жан-Марка Фонтена на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

С момента начала проекта и далее на протяжении всего его срока, опасность утраты информации, которая всегда присутствует при долгосрочном сохранении электронных объектов, является одной из наиболее частых проблем для тех, кто отвечает за электронные архивные системы. Этот вопрос особенно всплывает при выборе форматов и типов электронных носителей информации (CD-R, DVD-R, ленты и т.д.), а также процедур, которые будут реализованы для контроля над системой, а также для выявления и устранения проблем, которые могут оказать негативное воздействие на обеспечение постоянной сохранности.

Во Франции, понимание значимости и масштабности этой задачи, которую предстоит решить для обеспечения постоянного сохранения данных, привело к созданию научной группы (GIS-DON) для изучения проблем, возникающих при использовании оптических носителей: качества выпускаемых промышленностью носителей, стратегий выбора вида носителя, того, где и как может произойти деградация носителя.

Группа GIS-DON объединяет квалифицированный персонал из ряда университетов и лабораторий: им. Пьера и Мари Кюри / IJLRA / LAM (Париж) и им. Блеза Паскаля / LPMM (Клермон-Ферран), Национальной исследовательской лаборатории (Laboratoire Nationale d’Essais, LNE) и Электронной лаборатории информационных технологий (Laboratoire d'électronique de technologie de l'Information, CEA-LETI, Гренобль).

В данном докладе будет рассмотрена текущая ситуация в области разработки стандартов (включая изменения и дополнения, появившиеся в выпущенной в 2008 году новой редакции ключевого французского стандарта в области электронной архивации NF Z 42-013), и в области исследований (с обсуждения результатов, полученных за несколько лет изучения качества исторических коллекций, сохраняемых на WORM-дисках однократной записи, поведения дисков в условиях имитации воздействия агрессивной среды или ускоренного старения, а также первые результаты недавно проведенного исследования, в котором вопрос старения изучался с использованием статистического подхода.)

Жерар Вейц (Gérard Weisz, Sirius Systems, Франция),
Жан-Марк Фонтен (Jean-Marc Fontaine, Министерство культуры Франции)

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/weisz_fontaine_ab_gb.pdf

Планирование деятельности по обеспечению сохранности: Зачем и каким образом его осуществить? (Опыт Национальных Архивов Голландии)

Тезисы доклада Барта Балло (Национальные Архивы Голландии) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Планирование деятельности по обеспечению сохранности является одной из тех функций базовой модели OAIS (базовая модель электронного архива, описанная в стандарте ISO 14721-2003 - Ред.), к которым сообщество специалистов, занимающихся вопросами сохранности электронных материалов, пока еще не проявило того внимания, которого они заслуживают. Однако, чтобы электронные хранилища могли успешно обрабатывать всё увеличивающийся объём поступающих на хранение дел, нужен более автоматизированный и стандартизированный подход к определению того, какие процессы и процедуры должны быть выполнены.

На данный момент несколько архивных учреждений уже внедрили ряд автоматизированных процессов в их электронных хранилищах, таких, например, как определение форматов поступающих файлов, пакетная миграция в установленные форматы для долговременного хранения и т.д. Однако полноценный работающий набор функциональных возможностей для планирования деятельности по обеспечению сохранности еще предстоит разработать. Никто не оспаривает необходимости и важности такого планирования, но пока еще существует огромный разрыв между абстрактной моделью OAIS и предусматриваемыми ею функциональными возможностями по планированию с одной стороны, и реализованными на практике автоматическими или автоматизированными подходами к планированию, с другой стороны.

Национальные Архивы Голландии намереваются использовать функциональные возможности по планированию, интегрировав их в создаваемое ими электронное хранилище, - и поэтому проводят тесты и эксперименты с инструментами для планирования, разработанными в рамках проекта PLANETS, с тем, чтобы прийти к автоматизированному созданию стандартизованных планов, которые будут осуществляться с момента поступления электронных документов в электронное хранилище.

Цель данного доклада двоякая. В нем функция планирования деятельности по обеспечению сохранности будет рассмотрена в более широком контексте обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, и будет показано, какие элементы это планирование должно включать, чтобы его можно было реализовать в электронном хранилище. Это теоретическая основа будет использована в качестве отправной точки для второй, более практической части доклада, в которой будет описан пример реализации такого планирования.

На основе опыта, накопленного в экспериментах с документами, будет показано:
  • Каким образом Национальные Архивы Голландии собирают и выявляют требования к этим документам,

  • Как эти требования группируются и ранжируются по значимости, и

  • Как все эти усилия привели к выработке рекомендаций по поводу предпочтительной стратегии управления документами.
Барт Балло (Bart Ballaux), Национальные Архивы Голландии

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/ballaux_ab_gb.pdf

Архивы и архитектура информационного общества

Тезисы доклада Маркку Ненонена (Национальные Архивы Финляндии) на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Перечни документов с указанием сроков хранения являются источником необходимых метаданных, которые служат для управления жизненным циклом документов и используются в правилах обработки задач и в управлении потоками работ в организации. Их структура основывается на системе классификации задач, процессов обработки и типов документов организации. Перечни и обеспечение долговременной сохранности являются средствами для достижения целей информационного общества.

Управление документами следует рассматривать, с точки зрения архитектуры системы государственного управления, как инструмент для лучшего управления данными при оказании государственных услуг. Национальными Архивами Финляндии разработана централизованная архитектура концепции классификации и системы перечней документов, используемая во всех органах государственного управления Финляндии. Архитектура включает системы разработки перечней и правил обработки; оперативные системы, которые используются для оказания услуг гражданам; а также системы, обеспечивающие долговременную сохранность электронных данных.

Значение управления документами и долговременной сохранности для "электронного правительства" заключается в том, чтобы стимулировать кооперацию и реформирование структур государственного управления, в целях обеспечения доступности и качества государственных услуг. Большой вопрос заключается в том, как управление документами и долговременная сохранность могут повлиять на производительность в государственном секторе.

Благодаря разработке этой концепции, Национальные Архивы Финляндии могут обеспечить эффективный и неразрывный жизненный цикл электронных документов, гарантирующий долговременную сохранность подлинных и надежных документов в электронном формате. И мы можем добиться более эффективного управления данными, с целью улучшения процессов оказания услуг, и более быстрого предоставления клиентам более качественных услуг.

Маркку Ненонен (Markku Nenonen),
зам. Генерального директора Национальных Архивов Финляндии

Источник: сайт конференции DLM-форума

Дополнительная информация: презентация М.Ненонена на встрече DLM-форума в Любляне в апреле 2008 года (на английском языке), http://dlmforum.typepad.com/Slovenia_Nenonen.pdf

Дополнительный материал из доклада и презентации

Стандарт SÄHKE и его практическая реализация
  • Национальные Архивы Финляндии решали вопрос о требованиях к информационной архитектуре через стандарт SÄHKE1, действовавший с 2006 года по 2008год. В декабре 2008 г. одобрен новый стандарт SÄHKE2, который вступит в силу с начала 2009 года.

  • Стандарт SÄHKE1 установил требования к информационным системам, используемым в государственных учреждениях. Органы государственной власти Финляндии обязаны использовать соответствующие стандарту системы управления электронными документами, если они хотят хранить документы постоянного срока хранения только в электронном виде, и впоследствии передать их на хранение в Национальные Архивы

  • Соответствующее разрешение выдается Национальными Архивами. В 2008 году такое разрешение получили два агентства (железнодорожного транспорта и земельного кадастра). Еще два обращения будут рассмотрены в начале 2009 года.

  • Сохранность документов обеспечивается ИТ-системами агентства

  • К концу 2010 года должен быть введён в строй национальный электронный архив VAPA, который будет работать на основе SÄHKE2. У организаций будет возможность хранить свои электронные документы в VAPA.

  • В ближайшем будущем будут выпущены обновленные требования для получения разрешения на обеспечение постоянного хранения, на основе SÄHKE2. Они станут применяться, когда начнет работать VAPA
Основные элементы SÄHKE2
  • Одобрен в декабре 2008, введён в действие с января 2009 года на два года.

  • Управление всем жизненным циклом документа, от его создания до его повторного использования из электронного архива. Инструментом служит план по созданию государственного электронного архива.

  • План по созданию государственного электронного архива включает классификацию задач и процессов, которая учтена в SÄHKE2

  • Обязательные метаданные, одобренные Национальными Архивами, их сбор и пополнение в ходе жизненного цикла документа

  • Передача документов в электронный архив (на основе стандарта OAIS). При этом Национальные Архивы стремятся повлиять на то, что происходит до передачи документов на хранение, и на формирование сдаточных SIP-пакетов

  • Обеспечение простоты повторного использования электронных документов, сохраненных в электронном архиве VAPA

  • Обеспечение сохранности документов длительного и постоянного срока хранения; возможность хранения документов короткого срока хранения (пока что изучается)

  • Проблемный вопрос – электронное хранение баз данных в VAPA. Национальные архивы в начале 2009 года открыли соответствующий исследовательский проект.

  • SÄHKE2 ближе к MoReq2 чем SÄHKE1 был по отношению к MoReq1, но при этом SÄHKE2 устанавливает менее жёсткие требования к ИТ-системам, чем MoReq2, в нём не так много технических деталей.

  • Организации не обязаны использовать собственные ИТ-приложения для обеспечения долговременной сохранности

  • Национальный электронный архив дает возможность организациям использовать документы, созданные другими организациями

  • Кооперация с «Европеаной» (Europeana) через Национальную электронную библиотеку Финляндии

  • Вопросы, связанные с VAPA:
    • Опирается ли VAPA на законодательство? В данный момент создается электронный архив для здравоохранения, на основании законодательства, требующего от органов здравоохранения сдавать документы в этот архив.

    • Будет ли VAPA обслуживать весь государственный сектор, включая муниципальные учреждения? В последние годы в Финляндии продвигалась идея кооперации и использования общих ИТ-решений во всем государственном секторе, включая муниципальные учреждения. VAPA мог бы сыграть здесь ключевую роль.

    • Каков срок передачи документов в VAPA (для бумажных документов – 40 лет, что для ЭД неприемлемо)?

    • Кто будет обеспечивать ИКТ-инфраструктуру? Сами Национальные Архивы с этим не справятся, и нет смысла к этому стремиться. Можно использовать ИТ-решения, уже работающие в государственной администрации. Не стоит забывать и об услугах, предлагаемых частным сектором.
Проблема сертификации
  • На электронную архивацию электронных документов постоянного хранения требуется разрешение Национальных Архивов

  • Разрешение выдается организации, а не ИТ-системе или поставщику. Таким образом, Национальные Архивы оценивают, как деятельность организации и то, как организация использует имеющиеся у неё ИТ-приложения (поскольку наличие хорошего приложения ещё не гарантирует, что оно будет должным образом использовано).

  • В Финляндии отсутствует процедура сертификации ИТ-приложений

  • Национальные Архивы хотят быть ближе к верхним слоям информационного общества (операции, процессы), чем к третьему уровню ИТ-приложений; и особенно хотят быть экспертами на уровне информации

  • Существует потребность в тесной кооперации и распределении усилий с MoReq2, особенно с точки зрения ИТ-приложений

  • Уже есть система сертификации для нижнего уровня (технологии). Следующий уровень сертификации – уровень информационных систем.
Проблемы
  • SÄHKE1 широко поддерживается, но в основном с точки зрения решения задач долговременной сохранности

  • Потребности «электронного правительства» открывают для SÄHKE2 новые возможности для того, чтобы закрепить свою роль на уровне информации и приблизиться к уровню деловых процессов.

  • Чтобы играть заметную роль, Национальные Архивы должны найти стратегических партнёров. Важнейшим потенциальным партнером является министерство финансов (на которое замыкаются все органы государственной власти). В данный момент Национальные Архивы подчиняются министерству образования.

  • Потребности муниципальных учреждений, которые в Финляндии пользуются широкой автономией – открытое поле деятельности. В то же время муниципалитеты уже дали понять, что не рассматривают курс на общие ИТ-решения как угрозу их автономии.
Роль Национальных Архивов в информационном обществе
  • Совершенствование законодательства (не только закона об архивах)

  • Национальные Архивы могли бы предложить решение задачи по аудиту и сертификации информационных систем. В настоящий момент есть возможность сертифицировать организацию, использующую СЭД. Есть потребность в решении в области здравоохранения.

пятница, 14 ноября 2008 г.

Япония: Правительство стремиться улучшить управление документами и архивное дело

Экспертный правительственный комитет 4 ноября 2008 года рекомендовал премьер-министру Таро Асо улучшить управление официальными документами и их архивацию путем преобразования Национальных Архивов Японии из независимого агентства в специализированное агентство, отвечающее за управление официальными документами. Это предложение было включено в окончательный доклад, представленный премьер-министру Асо экспертной комиссией, которая изучала способы совершенствования управления документами и архивами.

Правительство, как ожидается, представит законопроекты, включающие рекомендации экспертной комиссии, на следующей очередной сессии парламента. В их числе будет представлен законопроект, регламентирующий процедуры создания и обеспечения сохранности официальных документов.

Прежде чем стать независимым агентством в 2001 году, Национальные Архивы Японии являлись государственным органом.

В настоящее время органы, ответственные за управление официальными документами, рассредоточены между Министерством внутренних дел, Министерством связи, Кабинетом министров и Национальными Архивами Японии. Экспертный комитет предложил всю ответственность за управление документами возложить на Кабинет министров и обновленные национальные Архивы. Согласно новой системе, будет создано промежуточное хранилище, которое будет принимать документы из министерств и ведомств по истечении определенного периода времени с момента их использования. В этом хранилище будет организовано централизованное управление такими документами.

Комитет предложил правительству увеличить персонал Национальных Архивов с 42 до нескольких сот человек, а также создать систему, способную предотвратить утерю или уничтожение по ошибке наиболее важных документов.

The Yomiuri Shimbun, 5 ноября 2008 года

Источник: Daily Yomiuri Online
http://www.yomiuri.co.jp/dy/national/20081105TDY03106.htm

четверг, 13 ноября 2008 г.

Национальные Архивы Норвегии опубликовали очередную версию национальных требований к управлению электронными документами и их архивации NOARK-5

На сайте Национальных Архивов Норвегии опубликована версия 1.2 требований к управлению и архивации электронных документов NOARK-5.

NOARK-5 должен использоваться во всех архивных органах, независимо от их типа и используемого технологического решения. Решение, обеспечивающее формирование архивов, должно, в принципе, охватывать все виды деятельности, в ходе которых создаются документы, которые необходимо сохранить в аутентичном виде. Требования NOARK-5 не зависят от того, относится организация к государственному или частному сектору, обрабатываются ли документы традиционным образом, каков их срок хранения, и будут ли они передаваться на архивное хранение.

Комплект документов (на норвежском языке) включает:
Стандарт разработан с позиций всеобъемлющего, целостного подхода к выполнению архивной функции в условиях электронной среды. Основное внимание было уделено разработке набора требований, нацеленных на то, чтобы создаваемые решения обеспечивали должное управление электронными документами и архивами.

В Noark-5 предусмотрены три уровня требований - ключевые требования ("ядро"),  расширения "ядра", и требования к полномасштабным реализациям Noark-5. Решения основанные на Noark 5-ядро используются для обеспечения надлежащей регистрации документов, независимо от правил, которые применяются в этом архиве нет. Решения, основанные на ключевых требованиях Noark-5, могут использоваться в качестве решений по "управлению электронными документами" в организациях частного сектора Норвегии.

Noark-5 заменяет Noark-4, при этом предусмотрена "обратная совместимость" с Noark-4, в том смысле, что будет возможна миграция документов из систем, основанных на старом стандарте, в новые системы. Это учтено при разработке как структуры электронного архива, так и метаданных.

Системы, используемые для приема официальных документов в электронном виде, должны отвечать соответствующим требованиям Noark 5, и должны быть одобрены для этой цели руководителем архивной службы страны.

Архивист страны (руководитель архивной службы) должен обеспечить постоянное обновление и поддержание Noark-5, в виде новых версий стандарта. Они будут публиковаться на сайте Национальных Архивов.

Первая версия Noark 5 была опубликована 4 июля 2008 года.

Источник: сайт Национальных Архивов Норвегии
http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html

среда, 12 ноября 2008 г.

Британский институт стандартов объявил о скором выходе нового стандарта BS 10008:2008 «Допустимость электронной информации в качестве доказательств и её доказательная сила - Спецификации»

Британский институт стандартов (BSI) объявил о предстоящей в ближайшее время публикации нового стандарта BS 10008:2008 «Допустимость электронной информации в качестве  доказательства и её доказательная сила - Спецификации» (Evidential weight and legal admissibility of electronic information - Specification).

Допустимость в качестве доказательств (legal admissibility) связана с тем, примет суд определенные документы или информацию в качестве средств обоснования выводов суда, или же отвергнет их. Для того, чтобы обеспечить возможность использования информации в качестве доказательства, управление ею должно осуществляться с защищенных системах на протяжении всего её жизненного цикла (который может длиться много лет). Если информацию по какой-либо причине удается поставить под сомнение, то её доказательная сила может существенно уменьшиться, что потенциально может негативно отразиться на ходе судебного разбирательства.

Соблюдение требований стандарта BS 10008 обеспечивает максимальную доказательную силу электронной информации, используемой в качестве свидетельства деловых транзакций. Это достигается за счет того, что в стандарте сформулированы требования к планированию, внедрению, оперативному использованию, мониторингу и совершенствованию систем управления информацией, применяемых организацией.

Что такое BS 10008?

BS 10008 – это британский стандарт, устанавливающий требования к внедрению и оперативному использованию систем управления электронной информацией, и к процессам электронной передачи информации из одной компьютерной системы в другую, в связи с задачей обеспечения целостности и аутентичности электронной информации. Этот вопрос важен тогда, когда электронная информация может быть использована в качестве доказательства.

Стандарт BS 10008 также устанавливает требования к обеспечению доступности электронной информации во времени.

В BS 10008 рассматриваются вопросы, связанные с проверкой «электронной личности», включая использование электронных подписей и электронных систем защиты авторских прав, а также привязки «электронной личности» к определенным электронным документам.

Включенные в стандарт требования являются достаточно общими, и применимыми в любых учреждениях, независимо от их величины и направления их деловой деятельности. Степень использования требований стандарта зависит от условий работы и сложности организации.

Стандарт применим к электронной информации в любой форме.

Как отмечает Алан Шипман (Alan Shipman), председатель технического комитета BSI, отвечающего за разработку стандарта (а также его основной автор), «Новый стандарт является важным шагом в обеспечении допустимости доказательств в Великобритании. Его разрабатывала большая группа экспертов области управления информацией и документами в качестве описания хорошей практики».

Какие вопросы рассматриваются в стандарте?

В стандарте, в частности, рассмотрены следующие вопросы:
  • Управление электронной информацией на протяжении длительных периодов времени, в том числе при изменении технологий, когда очень важно обеспечить сохранение целостности информации;

  • Управление различными рисками, связанными с электронной информацией;

  • Демонстрация аутентичности электронной информации;

  • Менеджмент качества в связи с процессами сканирования электронных материалов,

  • Возможность получения полной истории электронного объекта, в течение сего периода его существования,

  • Электронная передача информации из одной компьютерной системы в другую,

  • Вопросы разработки нормативных документов, вопросы безопасности, процедуры, технологические требования и возможность аудита электронно-информационных систем (Electronic document management systems, EDMS).
Приобрести стандарт можно будет на сайте www.bsigroup.com/bs10008

Дополнительные руководства
Ещё три публикации содержат советы и рекомендации и помогают выполнить требования стандарта. Это новые редакции известных и пользующихся заслуженным авторитетом руководств серии BIP 0008, которые непрерывно совершенствуются, начиная с 1996 года.

Алан Шипман (Alan Shipman), BIP 0008-1:2008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила информации, сохраняемой электронным образом – Практика реализации требований стандарта BS 10008» (Evidential Weight and Legal Admissibility of Information Stored Electronically -. Code of Practice for the Implementation of BS 10008).

Данный документ является руководством, описывающим хорошую практику создания, хранения и извлечения электронной информации. В ряде британских нормативных документов всем государственным органам рекомендуется использовать BIP 0008-1 в своей работе.

Питер Хоуз (Peter Howes) и Алан Шипман (Alan Shipman), BIP 0008-2:2008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила информации, передаваемой электронным образом – Практика реализации требований стандарта BS 10008» (Evidential Weight and Legal Admissibility of Information Communicated Electronically - Code of Practice for the Implementation of BS 10008)
Данный документ описывает процедуры оперативной работы, соответствующие хорошей практике в области электронного обмена информационными материалами.

Питер Хоуз (Peter Howes) и Алан Шипман (Alan Shipman), BIP 0008-3:2008 « Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила электронной идентификации личности – Практика реализации требований стандарта BS 10008» (Evidential Weight and Legal Admissibility of Linking Electronic Identity to Documents - Code of Practice for the Implementation of BS 10008)

В данном документе главным образом рассматриваются вопросы аутентичности, целостности и доступности электронной идентифицирующей информации, связанной с определенными информационными материалами и документами.

Источник: сайт BSI
http://www.bsigroup.com/en/Shop/Publication-Detail/?pid=000000000030172973

вторник, 11 ноября 2008 г.

Вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных документов и информации становятся ключевыми

Веб-семинар, недавно проведенный Ассоциацией специалистов по управлению контентом AIIM по проблемам и преимущества долговременной сохранности электродных материалов собрал большую разнородную аудиторию, что подтверждает тот факт, что эта проблема в настоящее время становится одной из ключевых.

В числе слушателей были как ведущие специалисты из ряда секторов экономики (включая финансовую и фармацевтическую отрасли), так и специалисты архивного дела из национальных и региональных архивов и библиотек.

В ходе семинара, один из его ведущих Марк Эванс (Mark Evans) из компании Tessella говорил о текущей ситуации и о пионерах в сфере долгосрочной сохранности электронных материалов. Он рассказал о крупнейшей в мире программе электронной архивации ERA ("Архив электронных документов"), осуществляемой Национальными Архивами США (NARA).

Основной докладчик семинара, эксперт в области долговременной сохранности, профессор Грег Хантер (Greg S. Hunter Ph.D., CRM, CA) из Университета Лонг-Айленда, призвал коммерческие организации уже сейчас заняться этой проблемой, поясняя: «Наша всё более увеличивающаяся зависимость от электронной информации открывает много новых возможностей, но мы должны быть готовы к тому, что придется решать и новые проблемы».

В ходе веб-семинара методы и проблемы долговременной сохранности были показаны в исторической перспективе. Были обсуждены проблемы, возникающие вследствие перехода к использованию электронных документов.

Чтобы прослушать запись веб-семинара (на английском языке), следует пройти по адресу: http://www.tessella.com/digitalpreservation . Оттуда по ссылке можно перейти на сайт AIIM, где, после бесплатной регистрации, и можно будет прослушать звукозапись семинара, сопровождающуюся показом слайдов. Есть также возможность скачать слайды в виде pdf-файла.

Источник: Cambridge Network
http://www.cambridgenetwork.co.uk/news/article/default.aspx?objid=53481

суббота, 8 ноября 2008 г.

Конференция DLM-форума откроется 10 декабря в Тулузе

Представители национальных архивных служб европейских стран обсудят достижения и проблемы в области управления электронными документами и их архивного хранения

5-я конференция DLM-форума пройдет во французском городе  Тулуза с 10 по 12 декабря 2008 года. Её совместно организуют Управление архивами Франции (подразделение министерства культуры и коммуникаций Франции) и Ассоциация французских архивистов.

Спустя три года после предыдущей конференции в Будапеште, очередная конференция DLM-форума даст возможность обсудить европейские достижения и новые направления деятельности в области управления электронными документами и архивами. В ходе конференции её участникам будет представлена новая редакция типовых требований к системам,  управляющим электронными документами - MoReq2, опубликованная в феврале 2008 года в качестве обновления предыдущих спецификации MoReq. Её разработку курировали DLM-форум и Европейская Комиссия.

Электронное хранение и обеспечение долговременной сохранности электронных материалов предполагают сотрудничество целого ряда которые либо консультируют, либо  организуют электронные хранилища), агентств, координирующих выполнение программ «электронного правительства», поставщиков различных услуг (в области обеспечения безопасности, хранения т.д.), поставщиков оборудования и программного обеспечения, консультантов и т.д.. Все они должны сыграть в этом деле свою роль.

На конференции основное внимание будет уделено таким темам, как сотрудничество, партнерство и объединение ресурсов, которые становятся необходимыми вследствие больших затрат и сложности задачи обеспечения долговременной сохранности электронных документов и информации. Будут обсуждаться вопросы разработки норм и стандартов, и способов их использования при разработке систем электронного хранения; вопросы обеспечения безопасности данных, сертификации и аудита существующих систем; а также изменения в профессиональной подготовке и профессиональной деятельности архивистов, изменения в сфере компьютерных услуг т.д.

Все эти вопросы будут проиллюстрированы на примере реальных проектов и практических приложений, в которых задействована вся последовательность этапов электронного архивирования.

О DLM-форуме


DLM-форум был создан Европейской Комиссией (правительством Евросоюза) в 1996 году. Его задачей было и остается объединение знаний и опыта из широкого круга источников, в интересах распространения хорошей практики обеспечения сохранности исторической и культурной памяти в электронную эпоху. В частности, DLM-форум по поручению Еврокомиссии  курирует разработку стандарта требований к системам, управляющим электронными документами MoReq2.

Аббревиатура DLM первоначально расшифровывалась как французская фраза «машинно-читаемые данные» (Données Lisible par Machine). С 2002 года её интерпретируют как «управление жизненным циклом документов» (Document Lifecycle Management).

В деятельности DLM-форума доминирующую роль играют Национальные Архивы европейских стран. В число прочих его членов входят консультанты, консультационные фирмы, научные учреждения и некоторые коммерческие компании. В настоящее время форум каждые полгода проводит собрание своих членов, и каждые три года – большую конференцию.

Источники: сайт конференции
http://www.dlm2008.com/index.php?id_lang=2

пятница, 7 ноября 2008 г.

Утверждение стандарта ISO 11506 по архивированию электронных данных

Из новостийной рассылки №2158 Yahoo-группы французских архивистов от 4 ноября 2008 г.:
Проект стандарта ISO 11506 «Архивирование электронных данных - Компьютерный вывод на микроформы (COM)/ Компьютерный вывод на лазерные диски (COLD)» (Archiving of electronic data - Computer Output Microform (COM)/Computer Output Laser Disk (COLD)) был единогласно утвержден на заседании технического комитета Международной организации по стандартизации ISO TC 171 в Пекине, и направлен на опубликование.

Данный стандарт является «интернационализацией» французского стандарта NF Z43-400 с похожим названием (Archivage de données électroniques - COM/COLD), выпущенного в 2005 году.

Стоит обратить внимание на то, что от принятия проекта в работу (стадия NWIP) в Лондоне в июне 2007 года, и до утверждения стандарта 31 октября прошло 16 месяцев. Это, по-видимому, рекорд для технического комитета ТК 171.

Это говорит о том, что, когда вопросы архивирования электронных документов решаются на серьезной и реалистичной основе, все происходит достаточно быстро...

Люсьен Пульяк (Lucien Pauliac)
Согласно информации на сайте французского института стандартов AFNOR, данный стандарт определяет способы и методы хранения электронных данных, с целью обеспечения в течение длительного времени их целостности, доступности, удобства использования, читабельности и надежности. Под «длительным периодом времени» в стандарте понимается период свыше ста лет. Стандарт также включает требования к архивному хранению данных, позволяющие использовать их в качестве доказательства.

Стандарт опирается на технологии черно-белой микрографии, при использовании химической обработки жидкостями. Этот процесс выбран как вследствие его необратимости, так и благодаря высокому качеству получаемых микроформ.

Стандарт включает опциональные требования к использованию "двойной записи" COM-COLD, используемой при работе с текстами или двумерными графическими изображениями, созданными или полученными в электронном виде либо преобразованными к электронному виду.

Источник: новостийная рассылка №2158 Yahoo-группы французских архивистов от 4 ноября 2008 г. / сайт AFNOR
archives-fr@yahoogroupes.fr
http://www.boutique.afnor.org/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?CLE_ART=FA137216&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=7651913

среда, 5 ноября 2008 г.

Франция: Обновление "Тезауруса W"

Письмо Клер Сибий, полученное в новостийной рассылке Yahoo-группы архивистов Франции №2185 от 3 ноября 2008 года
Рада сообщить о публикации Информационного сообщения DITN/RES/2008/008 от 3 ноября 2008 на тему "Обновление документа "Тезаурус W. Стандартизованные словари для описания и индексирования оперативных местных административных архивов" - Просьба присылать замечания и предложения" (см. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2012 ). Сообщение подписано директором Управления Архивов Франции (Direction des Archives de France, DAF) Мартиной де Буадефр (управление Архивов Франции) и разослано руководителям архивных учреждений страны.

В рамках процесса стандартизации архивных описаний, управление Архивов Франции устанавливает всё более и более многочисленными требования, относящиеся к индексации в элементах научно-справочного аппарата, независимо от их формы (бумажной или электронной).
Теперь DAF, совместно с региональными государственными архивными службами, займется обновлением Тезауруса W. Первым этапом работы было сведение воедино различных версий контролируемого словаря и адаптаций Тезауруса W, подготовленных для себя рядом архивных служб. Теперь рассматриваются предложения по добавлению, удалению или изменению статей тезауруса.

DAF просит присылать замечания и предложения к этому проекту пересмотренной версии тезауруса W. Архивные службы, желающие протестировать новую версию тезауруса в рамках своего научно-справочного аппарата, могут получить по запросу:
  • алфавитный список предлагаемых для включения терминов (с указанием изменений в иерархии);
  • 11 тематических списков предлагаемых для включения терминов, соответствующих 11 рубрикам тезауруса W;
  • список предлагаемых для включения терминов в типологию документов;
  • список предлагаемых для включения терминов в описатели средств/действий;
  • список предлагаемых для включения терминов в описание исторического контекста.
Комментарии просьба направлять в отдел новых технологий и стандартизации ( claire.sibille@culture.gouv.fr sibille@culture.gouv.fr ), до 2 февраля 2009. Полученные комментарии затем будут интегрированы в тезаурус W, окончательную версию которого предполагается опубликовать в конце первого триместра 2009 года.

Клер Сибий (Claire Sibille)
Управление Архивов Франции
Отдел новых технологий и стандартизации
Бюро архивной обработки и информатизации
Примечание: К настоящему времени вышло три издания тезауруса W - 1987, 1989, 1997 годов. Подготовка очередной редакции началась в 2000 году. Тезаурус обязателен для применения региональными архивными службами.

Источник: Новостийная рассылка Yahoo-группы архивистов Франции №2185 от 3 ноября 2008 года