четверг, 27 августа 2009 г.

Германия: 7,4 км спасенных документов Кёльнского архива хранятся сейчас в Мюнстере


Руководитель университетских архивов доктор Сабина Хапп (Sabine Happ) (справа) и Каролина Майнц (Caroline Meyntz) из городского архива города Кёльна показывают поврежденные архивные документы, спасенные из руин рухнувшего в марте 2009 года Кёльнского архива. Фото: Matthias Ahlke

Доктор Йоханнес Буркхард (Johannes Burkhard) берёт с полки первую попавшуюся коробку и нетерпеливо открывает крышку. В коробке сверху лежит рукописный документ, подписанный прусским королем Фридрихом Вильгельмом III. «Выглядит совсем как новенький!», - радуется сотрудник архива земли Северный Рейн-Вестфалия. «По нему и не видно, что он пережил такую катастрофу». И архивист возвращает коробку на полку.

Такие счастливые моменты довольно редко выпадают Буркхарду и его коллегам из университетского архива и из земельного архивного союза (Landschaftsverband Archivamt): в большинстве открываемых ими коробов обнаруживаются сильно поврежденные, а нередко - даже разрушенные документы. Все они из фондов  обрушившегося в марте 2009 года Кёльнского городского архива, из обломков разрушенного здания которого все-таки удалось спасти 85% архивных документов. Сейчас эти документы распределены по архивным учреждениям всей страны, и почти треть всех материалов оказалась в Мюнстере. «В этом городе размещена большая часть спасенных документов из Кельна», - подчеркивает доктор Сабина Хапп, руководитель университетского архива.

Из 26 погонных километров документов Кёльнского архива, 7,4 км сейчас размещены в Мюнстере - в тысячах поступивших из Кёльна коробов и коробок. Так как во время спасательных работ уцелевшие документы в короба складывались без разбора, никто не знает, что в них находится. «Два архивных специалиста за год могут разобрать 80 метров документов», - подсчитывает Каролина Майнц  из городского архива в Кельне. Это Сизифов труд.

По крайней мере, в Мюнстере нет ограничений по времени хранения архивных документов. Площади, которые заняли короба из Кельна, в данный момент не требуются ни университетскому архиву, ни земельному архиву, ни архиву LWL. «Мы ориентируемся на то, что эти короба пробудут у нас, по крайней мере, пять лет», - говорит Катарина Тиманн (Katharina Tiemann) из LWL.

Полученные документы приходится сначала сушить. В течение первых дней после обрушения здания Кёльнского архива шел дождь, документы, дела и рукописи пропитались влагой, и им угрожает поражение плесенью. Влажные документы хранятся в замороженном виде в холодильнике в г. Эверсвинкель (Everswinkel), а затем в лаборатории LWL высушиваются методом сублимации.

«Этот метод обеспечивает щадящее высушивание, не вызывающее дополнительных повреждений», - подчеркивает Катарина Тиманн. Тем не менее,  сушка документов продолжится в течение всего следующего года, до тех пор, пока все документы не будут обработаны. На данный момент в лаборатории LWL уже просушены 13,4 тонн из  26,2 тонн доставленных документов. «Работа в Эверсвинкеле идет полным ходом», - отмечает Тиманн.

Между тем, каждая коробка, каждый ящик, которые эксперты открывают в архиве Мюнстера, содержит новые сюрпризы. «Поднимая крышку, мы никогда не знаем, в каком состоянии находятся документы», - говорит Буркхард. Как доказательство, он открывает несколько маленьких серых коробок. В одной из них находятся прекрасно сохранившиеся личные дела 1970-х годов, а в следующей - скомканные останки газеты. «Открывать коробки всегда интересно», - признаёт Буркхард. Катарина Тиманн соглашается с ним и добавляет: «Но зачастую так печально видеть состояние некоторых документов…».

В любом случае, потребуется масса детективной работы, чтобы восстановить Кёльнский архив таким, каким он был до катастрофы в марте 2009 года.

Мартин Калишке (Martin Kalitschke)
http://www.mv-online.de/lokales/muenster/nachrichten/1112505_74_Kilometer_gerettete_Dokumente_aus_Koeln.html

вторник, 25 августа 2009 г.

Международная организация по стандартизации опубликовала словарь терминов системы менеджмента информационной безопасности

Опубликован стандарт ISO/IEC 27000:2009 «Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общие положения и словарь» (Information technology. Security techniques. Information security management systems. Overview and vocabulary).

Стандарт ISO/IEC 27000:2009 содержит общее описание систем менеджмента информационной безопасности, которые являются предметом семейства стандартов 27000, а также определяет соответствующие термины. От использования ISO/IEC 27000:2009, все типы организаций (коммерческие предприятия, государственные учреждения и некоммерческие организации), как ожидается, получат:
  1. Обзор семейства стандартов по системам менеджмента информационной безопасности (СМИБ),
  2. Введение в СМИБ;
  3. Краткое описание цикла Деминга «Спланируй – Сделай – Проверь – Улучши» (Plan -Do-Check-Act ), а также
  4. Понимание терминов и определений, используемых во всех стандартах семейства СМИБ.
ISO/IEC 27000:2009 дает термины и определения, а также содержит введение в семейство стандартов СМИБ, в котором:
  1. Определяются требования к СМИБ, а также к тем, кто проводит сертификацию таких систем;
  2. Стандарт прямо поддерживает, и дает подробное описание и интерпретацию процессов и требований цикла Plan-Do-Check-Act (PDCA);
  3. Рассматривает отраслевые особенности СУИБ, и
  4. Рассматривает вопросы оценки соответствия требованиям СУИБ.
Содержание ISO/IEC 27000:
0 Введение

1 Область применения

2 Термины и определения

3 Системы менеджмента информационной безопасности
3.1 Введение
3.2 Что такое СМИБ?
3.3 Процессный подход
3.4 Почему СМИБ имеет важное значение
3.5 Создание, мониторинг, поддержка и улучшение СМИБ
3.6 Ключевые факторы успеха СМИБ
3.7 Польза от семейства стандартов СМИБ

4 Семейство стандартов СМИБ
4.1 Общая информация
4.2 Стандарты, описывающие общие положения и терминологию
4.3 Стандарты, устанавливающие требования
4.4 Стандарты, содержащие общие рекомендации
4.5 Стандарты, содержащие рекомендации, специфические для определенных отраслей

Приложение A: Формы изложения положений стандартов

Приложение B: Классифицированные термины

Библиография
Источник: Сайт ISO / сайт BSI
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=41933
http://www.bsigroup.com/en/Shop/Publication-Detail/?pid=000000000030146240

четверг, 20 августа 2009 г.

Международная ассоциация специалистов в области управления документами начинает разработку новых стандартов и руководств

Международная ассоциация ARMA International объявила о начале трёх новых проектов в рамках проводимой ассоциацией программы разработки стандартов (Standards Development Program). Руководителем всех трёх проектов будет Н.Барнс (N. Barnes).

1. Американский национальный стандарт «Воздействие веб-технологий на управление документами» (Implications of Web-Based Technologies in Records Management).

Лидер проекта – Пэт Френкс (Pat Franks). С веб-технологиями связаны существенные проблемы и риски в управлении документами, и данный стандарт станет руководством для профессионалов ДОУ по этим вопросам; он будет распространять общепринятые принципы управления документами. Предполагается рассмотреть и обсудить примеры использования веб-технологий, включая вики (wiki), блоги, миниблоги, мешапы (mashup), классификационные сайты и социальные сайты.

В публикации будут затронуты политики, процедуры, управление изменениями, обучение, технологии и метаданные в связи с передовым опытом управления документами и с использованием веб-технологий. В стандарте не будут рассматриваться документы, размещенные на корпоративных веб-сайтах или созданные вследствие транзакций, выполненных на корпоративных веб-сайтах, а также документы, содержащиеся в корпоративных системах.

Стандарт будет представлять интерес для пользователей веб-технологий в различных отраслях. Он будет полезен специалистам по управлению документами, поставщикам и педагогам, а также другим профессионалам в области права и информационных технологий.

2. Руководство «Аутсорсинг хранения документов в «облако»» (Outsourcing Records Storage in the Cloud).

Лидер проекта – Галина Дацковски (Galina Datskovsky). Последняя технологическая новинка, получившая широкий резонанс – это так называемые «вычисления в облаке» (cloud computing). Однако ключевой вопрос о последствиях размещения корпоративных документов в «облаке» пока что должным образом не исследован.

Специалисты по управлению документами должны иметь готовые ответы к тому моменту, когда их работодатели будут принимать решения, затрагивающие использование «облачных» вычислений. Цель данного руководства – выявить проблемы, возникающие в сфере управления документами, и помочь профессионалам в области права, информационных технологий и управления документами в определении контрактных, технологических и правовых требований, с тем, чтобы обеспечить исполнение политики организации в сфере управления документами и наилучшим образом защитить организацию от возможных рисков.

В руководстве будут рассмотрены вопросы защиты персональных данных, безопасности, смешения различных по характеру материалов (comingling), а также установления сроков хранения и уничтожения документов с истекшими роками хранения.

Цель данной публикации – предложить потребителям «облачных» вычислений руководство по приобретению услуг при одновременном учёте вопросов управления документами. Оно будет полезно специалистам по управлению документами, работающим в различных секторах экономики, а также профессионалам в области права и информационных технологий.

3. «Белая книга» под названием «Передача ответственности за сохранность документов из сферы контроля над информацией и документами в сферу управления документами» (Examining the Line of Custody Between Document Control and Records Management).

Лидер проекта – Мими Дион (Mimi Dionne). В «белой книге» будет проанализирована взаимосвязь между контролем над информацией и документами (document control) и управлением документами, и приведены примеры, в которых такая взаимосвязь существует.

Встает вопрос: относится ли контроль над информацией и документами к области активного управления документами в рамках традиционного жизненного цикла документов, или же он происходит вне этого цикла?

Цель данной белой книги – обсудить передачу ответственности за документы (в рамках жизненного цикла документов) из одной сферы деятельности в другую. Белая книга станет хорошей отправной точкой для обсуждения среди профессионалов в области управления документами, «владельцев» проектов, представителей руководства, кадровой службы и администраторов.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/standards/development/standardsprogress.cfm

среда, 19 августа 2009 г.

Новости в области стандартизации

Данная заметка Дианы Хиллман (Diane I. Hillmann) была опубликована на блоге LITA Blog

Синди Хепфер (Cindy Hepfer), представляющая Американскую библиотечную ассоциацию (American Library Association, ALA) в Национальной организации по информационным стандартам (National Information Standards Organization, NISO), привлекла наше внимание к сообщениям о ряде новых разработок Международной организации по стандартизации (ИСО) и NISO.

В ближайшее время будет проведено голосование по следующим разработкам ИСО:

1. Плановая переоценка (Systematic Review) опубликованного стандарта ISO 21127:2006 «Информация и документация - Базовая онтология для обмена информацией о культурном наследии» (Information and documentation — A reference ontology for the interchange of cultural heritage information). Это первое издание стандарта, предназначенного для облегчения обмена информацией между учреждениями, обеспечивающими сохранность культурно-исторического наследия путем определения отраслевой  онтологии для обмена информацией о таком наследии. Обсуждение завершится в конце ноября 2009 года.

2. Плановая переоценка опубликованного стандарта ISO 12083:1994 «Информация и документация - Подготовка и разметка электронных рукописей». Это первое издание международного стандарта, в котором определены четыре типа документов, а также дополнительные возможности, соответствующие  стандарту ISO 8879:1986 «Стандартный обобщенный язык разметки SGML» (Information processing - Text and office systems - Standard Generalized Markup Language, SGML). Обсуждение завершится в конце ноября 2009 года.

3. Плановая переоценка опубликованного стандарта ISO 2789:2006 «Информация и документация - Международная библиотечная статистика». Это 4-е издание данного международного стандарта, определяющего для библиотечного (и информационных служб) сообщества правила сбора и представления статистических данных для целей международной отчетности. Обсуждение также завершится в конце ноября 2009 года.

4. ISO/CD 13390 «Информация и документация – Система менеджмента документов - Основы и словарь» (Information and documentation - Management system for records - Fundamentals and vocabulary). Это новый стандарт, который должен стать основой для семейства стандартов 30200 «Система менеджмента документов». В нём описываются основы построения системы менеджмента документов, которая является предметом данного семейства стандартов, и определяются соответствующие термины. Все остальные стандарты семейства будут использовать терминологию, определенную в настоящем стандарте. Обсуждение завершится в конце сентября 2009 года.

5. ISO/CD 13391 «Информация и документация – Система менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management system for records – Requirements). Это новый стандарт, который определяет требования к системе менеджмента документов, - когда организации необходимо продемонстрировать свою способность создавать и контролировать документы, создаваемые в ходе её  деловой деятельности, до тех пор, пока остаются нужны. Стандарт является частью семейства стандартов 30200, которое создается в рамках общей концепции систем менеджмента с целью обеспечения совместимости и возможности обмена положениями и методологией с другими стандартами систем менеджмента. Обсуждение завершится в конце сентября 2009 года.

Кроме того, открыто публичное обсуждение двух новых проектов разработки стандартов NISO:

1. «Физическая доставка библиотечных ресурсов» (Physical Delivery of Library Resources).
Цель этой работы состоит в том, чтобы зафиксировать наилучшую практику доставки библиотечных материалов. Для достижения этой цели, предлагается создать в NISO рабочую группу для изучения проблемы, и для формулирования «Рекомендуемой практики работы» - документа, описывающего возможные решения, а также содержащего рекомендации по проведению обучения и по реализации плана внедрения наилучшей практики (с тем, чтобы стимулировать практическую реализацию решений). Это предложение было в июле одобрено соответствующим тематическим комитетом, и в настоящее среди членов NISO идет голосование по поводу начала работ по новому проекту. Дополнительную информацию можно получить по адресу:
http://www.niso.org/news/pr/view?item_key=e8326f4b6682b07a4cca85967a6cbb0808bf7723 

2. «Стандартизированная разметка журнальных статей» (Standardized Markup for Journal Articles). Цель этой работы состоит в том, чтобы взять существующую 3-ю версию пакета для разметки журнальных публикаций для архивации и обмена (Journal Archiving and Interchange Tag Suite version 3.0) Национальной медицинской библиотеки (National Library of Medicine, NLM), три схемы для журнальных статей и соответствующую документацию, и провести их через процесс стандартизации NISO. Предполагается  собственно систему разметки (Tag Suite) сделать стандартом NISO, а каждую из схем – «суб-стандартом» либо приложением к стандарту. Для этого предлагается создать в NISO рабочую группу с целью, после недолгого обсуждения, принять Tag Suite в его текущем состоянии  в качестве проекта стандарта. Дополнительную информацию можно получить по адресу:   http://www.niso.org/standards/ballots/#nlm

Диана Хиллман (Diane I. Hillmann)

Источник: блог "LITA Blog"
http://litablog.org/2009/08/18/a-plethora-of-standards-news/

четверг, 6 августа 2009 г.

Опубликован новый стандарт ИСО по управлению метаданными документов

Международная организация по стандартизации ИСО опубликовала новый стандарт ISO 23081-2:2009 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues).

Стандарт является переработанным вариантом технических спецификаций ISO/TS 23081-2:2007 с тем же названием.

В стандарте ISO 23081-2:2009 сформулирована концепция определения элементов метаданных, соответствующая принципам и рекомендациям по реализации, данным в стандарте  ISO 23081-1:2006. Цель этой концепции заключается в том, чтобы:
  •  Сделать возможным стандартизованное описание документов и ключевых контекстуальных компонентов документов;

  • Обеспечить единое понимание фиксированных «точек накопления» метаданных в интересах возможности использования (интероперабельности) документов и относящейся к ним информации в системах различных организаций;

  • Обеспечить повторное использование и стандартизацию метаданных, используемых для управления документами во времени, пространстве, и в различных программных приложениях.
В стандарте выделен ряд важнейших решений, которые нужно будет принять (и задокументировать) для того, чтобы сделать возможным практическое использование метаданных для управления документами. Стандарт стремится:
  • Выявить вопросы, на которые следует обратить внимание при практическом использовании метаданных для управления документами;

  • Предложить и объяснить различные варианты решения этих вопросов, и

  • Предложить различные подходы к принятию решений и выбору вариантов при практическом использовании метаданных для управления документами.
Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=50863

понедельник, 3 августа 2009 г.

Дания: К концу 2009 года обновленная и более защищённая цифровая подпись, как ожидается, заменит существующую

Пятилетний опыт использования существующей технологии цифровых подписей показал, что есть значительные возможности для её улучшения. Новая цифровая подпись будет применима при получении любых государственных и частных услуг, включая банковские операции. Так, например, гражданин сможет использовать цифровую подпись для оплаты через банк счетов, для изменения адреса и/или для подачи своей налоговой декларации.

В отличие от существующей цифровой подписи, новая подпись требует – помимо имени пользователя и пароля – указания одноразового кода для  доступа к закрытому ключу, что является одним из самых надежных средств защиты. Это позволит гражданам использовать цифровую подпись с любого компьютера без предварительной установки на нём закрытого ключа.

Широкое внедрение новой цифровой подписи ожидается к концу 2009 года, с тем, чтобы обеспечить более согласованный доступ к услугам «электронного правительства», услугам банковской сети банковских и других частных корпоративных сетей. У владельцев существующих цифровых подписей будет возможность обменять их на новые. Нынешние цифровые подписи являются действительными в течение двух лет и их можно будет использовать до последнего квартала 2011 года.

Источник: Epractice.eu
http://www.epractice.eu/en/news/292745

суббота, 1 августа 2009 г.

Разработанная Национальными Архивами Великобритании программа идентификации файловых форматов DROID доступна для скачивания

Национальные Архивы Великобритании (The National Archives, TNA) продолжают разработку т.н. «активного» подхода к обеспечению длительной сохранности документов (Active Preservation Framework), и практическую реализацию соответствующей программной системы.

Одним из программных блоков, разрабатываемых в рамках данного проекта, является программа DROID (Digital Record Object Identification), задачей которой является точная автоматическая идентификация версии файлового формата.


В настоящее время версия DROID для Windows доступна для скачивания по адресу http://sourceforge.net/projects/droid/ . Программа имеет простой, интуитивно понятный интерфейс. Результат идентификации может быть сохранен в виде XML-файла.

Источник: Bogdan’s Archival Blog
http://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2009/07/29/droid/