среда, 31 марта 2010 г.

США: Палата представителей Конгресса проголосовала за законопроект об управлении электронными документами

Как сообщила американская пресса, 17 марта 2010 года Палата представителей Конгресса США вновь (предыдущий законопроект не был поддержан Сенатом) одобрила поправки в федеральное законодательство о документах, нацеленные на то, чтобы обеспечить должное сохранение государственными органами электронных сообщений, и на применение с этой целью необходимых информационных технологий.

Законопроект H.R. 1387 «Об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act) предусматривает увеличение полномочий Национальных Архивов США по надзору за практикой делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и в президентской администрации. Палата уже принимала аналогичный закон в 2008 году, однако он не прошёл через Сенат.

В соответствии с законопроектом, руководитель Национальных Архивов должен разработать правила, требующие от агентств обеспечения долговременной сохранности электронных документов в цифровом формате, в системах, удовлетворяющих минимальным функциональным требованиям.

Мой комментарий: Это небольшой по объёму законопроект, и мне понравились его ключевые положения, которые звучат следующим образом:
а) Необходимые нормативные акты.- Не позднее 18 месяцев после даты вступления в силу настоящего раздела, Архивист США должен утвердить правила, регламентирующие долговременное сохранение агентствами электронных сообщений, являющихся документами.

Такие правила должны, как минимум:

(1) требовать электронного сбора, управления и сохранения подобных электронных документов, в соответствии с требованиями к уничтожению документов либо их передаче на постоянное архивное хранение, содержащимися в главе 33 данного раздела Свода законов США;

(2) требовать, чтобы такие электронные документы были легкодоступны для извлечения при помощи электронного поиска;

(3) устанавливать обязательные минимальные функциональные требования к электронным системам управления документами, в целях обеспечения исполнения требований пп. (1) и (2);

(4) устанавливать процесс сертификации используемых федеральными агентствами электронных систем управления документами на предмет соответствия функциональным требованиям, установленным в соответствии с п. (3); и

(5) содержать графики обеспечения агентствами соответствия правилам, обеспечивающие соответствие настолько оперативно, насколько это практически возможно, но не позднее чем через четыре года после даты вступления в силу настоящего раздела.

(b) Охват иных электронных документов.- Насколько это практически возможно, правила, разработанные в соответствии с подразделом (а), должны также включать требования к сбору/захвату, управлению и сохранению других электронных документов.
Кроме того, предлагается ввести в федеральное законодательство следующее определение понятия «электронная система управления документами» (electronic records management system):
Термин «электронная система управления документами» означает программное обеспечение, предназначенное для управления электронными документами, в том числе путём:

(a) классификации и локализации документов;

(b) обеспечения сохранности документов до тех пор, пока в них сохраняется необходимость;

(c) выделения документов, которые должны быть уничтожены либо переданы на постоянное архивное хранение; и

(d) обеспечения хранения, извлечения и уничтожения документов либо их передачи на постоянное архивное хранение.
Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2008/07/10/erecords-preservation-bill-passes-house.aspx
http://thomas.loc.gov/home/c111query.html
http://frwebgate.access.gpo.gov/cgi-bin/getdoc.cgi?dbname=111_cong_bills&docid=f:h1387eh.txt.pdf

Использование системы SIARD для миграции баз данных

Я уже писала о системе SIARD, разработанной Федеральным архивом Швейцарии (см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/SIARD ). Сегодня я хочу предложить Вашему вниманию отзыв об этой системе, подготовленный Крисом Промом (Chris Prom) и опубликованный 19 марта 2010 года на его блоге «Электронные документы на практике – программное обеспечение и инструменты для архивистов».

Используя инструменты для экспертизы ценности, о которых я писал на прошлой неделе, я обнаружил среди обрабатываемых мною файлов отдела интеллектуальной свободы (Office of Intellectual Freedom, OIF) Американской библиотечной ассоциации (American Library Association, ALA) около 150 файлов баз данных, большинство из них - в формате Microsoft Access, хотя попалось и несколько файлов формата Paradox. Используя бесплатную программу для просмотра файлов Paradox, я смог быстро установить, что последние представляли собой базы данных контактной информации, и принял решение не проводить их миграцию или иные работы по обеспечению долговременной сохранности.

Аналогичным образом я изучил 84 базы данных формата Access, включенные в число передаваемых на хранение материалов, и быстро определил, что многие из них содержат повторяющуюся информацию. На основе индивидуального анализа баз данных выяснилось, что подавляющее большинство из них содержит данные о транзакциях (таких как заказ рекламных материалов или регистрация на конференциях), не удовлетворяющие критериям ценности для материалов постоянного хранения. Поэтому я эти базы удалил.

Однако одна конкретная база данных имела достаточную доказательную и информационную ценность, оправдывающую её постоянное сохранение: всеобъемлющая база данных, отслеживающая проблемы с книгами, о которые библиотекари сообщали в OIF. И хотя данный файл определенно читаем с использованием текущих версий Microsoft Access, и я, конечно, сохраню его копию в сдаточном информационном SIP-пакете [терминология стандарта OAIS – Н.Х.], - благоразумие подсказывает, что необходимо также создать копию базы в некоммерческом формате, с тем, чтобы если не восприятие базы (look and feel), то хотя бы сами данные сохранялись вне зависимости от коммерческого программного обеспечения.

Как я отметил в своём предыдущем посте, разработанная швейцарскими федеральными архивами система SIARD является одним из инструментов, которые могут быть использованы для нормализации баз данных. Она представляет собой платформенно-независимый инструмент на базе Java. Я потратил на работу с ней некоторое время, и меня впечатлили её возможности. Однако, к сожалению, я натолкнулся на повторяющиеся и нерешаемые проблемы при использовании программы с некоторыми крупными базами данных в формате Microsoft Access, использующими плохо определенные схемы и/или плохо структурированные данные. В итоге я так и не смог заставить программное обеспечение создать нормализованное представление для интересующей меня базы данных «проблемных» книг (Challenged Books Database).

Обзор системы SIARD

Основной программой системы SIARD является SIARDEdit. Задав несколько простых параметров (см. рис. ниже), можно подключиться к базе данных и сделать её копию в сжатую .siard-папку, при этом вся структура и метаданные записываются в самодокументированном XML-формате (большие текстовые поля и двоичные объекты сохраняются как отдельные файлы, на которые в XML-файле имеются ссылки).

SIARD: Установление соединения с базой данных

На самом деле, использовать SIARD для архивации базы данных совсем не так просто, поскольку базы данных нужно предварительно «подготовить», чтобы система SIARD смогла их мигрировать. В случае с базой данных MS Access, пользователь 'Admin ' должен получить доступ на чтение трёх скрытых системных таблиц, и ODBC-соединение нужно настроить с помощью средств администрирования (Administrative Tools) в панели управления (Control Panel) (чтобы использовать SIARD под Linux для конвертации баз данных MS Access, придётся приобрести ODBC-драйвер для Access). Хотя подготовить базу данных и не сложно, мне понадобилось немало времени, прежде чем понял, что мне необходимо это сделать.

Небольшие базы данных SIARD преобразует довольно быстро, и в конечном итоге таблицы и запросы исходной базы данных можно просматривать в интерфейсе SIARDEdit. В той мере, в какой они были формально определены в структуре базы данных, сохраняются взаимосвязи и внешние ключи (foreign keys), хотя отсутствует удобный способ просмотра соответствующих данных в том виде, в каком они могли быть представлены в формах или на специализированных веб-сайтах. (Например, в базе данных «проблемных» книг, ключ связывает книги с учреждениями, и эта связь может быть построена вручную, но она не показывается пользователю.) Аналогичным образом, поля описаний для названий столбцов помещаются в описательные метаданные каждого столбца. Ниже приведен скриншот, показывающий представление таблиц и редактирование пользователем метаданных, описывающих назначение таблицы.

Редактор метаданных SIARD


Нормализованная база данных сохраняется в zip-файл с расширением .siard. Метаданные из zip-файлов могут быть экспортированы в XML-файлы прямо из программы SIARDEdit, и есть возможность просматривать эти файлы непосредственно, - но только с использованием программного обеспечения для сжатия PKZIP, поскольку в настоящее время используемый в SIARD алгоритм сжатия папок, позволяющий работать с zip-файлами размером более 4 Гб, поддерживается только PKZIP.

Использование SIARD

Я протестировал SIARD на нескольких базах данных формата MS Access (в настоящее время система может работать только с базами данных Access, Oracle и MSSQL, хотя планируется добавить поддержку других форматов). Хотя запустить программу было легко (после того, как я прочитал руководство), в конечном итоге мне не удалось заставить её работать с несколькими крупными базами данных Access. В тех случаях, где обработка завершилась неудачно, программа выполняла весь процесс копирования таблиц и создания метаданных, но внезапно «вылетала» в конце процесса при попытке записать результаты в файл .siard. Сообщения об ошибках, выдаваемые в интерфейсе и в протоколе обработки (который я включил вручную, следуя инструкциям в отлично сделанном руководстве пользователя), не содержали достаточной информации, которая позволила бы мне установить причины проблем.

Однако в одном случае я заметил, что процесс закончился, когда SIARD попытался сохранить метаданные для пустой таблицы. После того, как я удалил эту таблицу из исходной базы данных, я смог завершить обработку базы без каких-либо проблем. При работе с двумя другими крупными базами данных, сбой произошёл во время обработки больших таблиц, и в протоколе не была указана конкретная строка, при обработке которой произошла ошибка. Странно, но в одном случае программа, по-видимому, таинственным образом удаляла создаваемый ею файл, так что этот процесс заканчивался неудачей при попытке записи в файл SIARD.

В любом случае, важно отметить, что когда SIARD сбоит, то весь процесс обработки прекращается. Трудно сказать, было ли это задумано специально (чтобы было невозможно заархивировать неполную базу данных), или же произошло случайно.

Тем не менее, я думаю, что для многих учреждений SIARD может оказаться единственным реалистичным вариантом нормализации баз данных, имеющих постоянную ценность, в случаях, когда сохранение самих данных имеет первостепенное значение по сравнению с восприятием работающей базы данных. Швейцарские федеральные архивы активного собирают замечания и предложения от пользователей, так что можно надеяться, что некоторые из проблем, с которыми я столкнулся, со временем будут устранены или, по крайней мере, смягчены.

Надеюсь, что развитие программы будет продолжаться, и со временем все эти проблемы исчезнут.

Крис Пром (Chris Prom)

Источник: блог «Practical E-Records - software and tools for archivists»
http://e-records.chrisprom.com/?p=970#more-970

вторник, 30 марта 2010 г.

США: Кто получит премию Архивиста?

Национальные  Архивы США сейчас готовят очередную, 22-ю ежегодную конференцию по администрированию документов (Records Administration Conference, RACO), которая в мае пройдёт в Вашингтоне, и в августе в Чикаго. Темой конференции этого года будет «Управление документами открытого правительства» (Managing the Records of an Open Government).

Как обычно, одним из ключевых событий конференции RACO станет вручение приза Архивиста США за достижения в области управления документами (Archivist Achievement Award – на фото). Этой наградой отмечаются достижения федеральных ведомств, добившихся заметных успехов в осуществлении своих программ или мероприятий по управлению документами, от которых заметно выиграло ведомство в целом. В этом году награды будут вручать новый Архивист США (руководитель архивной службы страны) Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero).

В 2009 году лауреатами стали Bureau of Reclamation – агентство, занимающееся водоснабжением, строительством гидротехнических сооружений и эксплуатацией гидроэлектростанций; агентство по защите окружающей среды (Environmental Protection Agency, EPA) – дважды; корпус морской пехоты и Национальное управление разведки (National Reconnaissance Office).

Источник: официальный блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/

Банк России ужесточил требования к организации хранения документов ликвидированных кредитных организаций

Указанием Банка России от 8 февраля 2010 г. №2395-У обновлен перечень сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядок их представления в Банк России. Из анализа этого документа и сравнения его с действовавшим до сих пор Указанием Банка России от 21.01.2003 №1241-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, и порядке их представления в Банк России» видно, что требования к обеспечению сохранности документов кредитной организации вновь ужесточаются.
Стало: Указание Банка России от 8 февраля 2010 г. № 2395-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядке их представления в Банк России»

1. Для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией конкурсный управляющий (ликвидатор, ликвидационная комиссия), а в случаях, когда полномочия конкурсного управляющего (ликвидатора) исполняет государственная корпорация "Агентство по страхованию вкладов" (далее - Агентство), - представитель Агентства (далее - орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить территориальному учреждению Банка России по месту нахождения ликвидируемой кредитной организации следующие документы:

  • акт либо иной документ о передаче в государственный или муниципальный архив архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности кредитной организации и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В случае утраты указанных документов представляется акт о полной или частичной утрате соответствующих документов;

Было: Указание Банка России от 21.01.2003 № 1241-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, и порядке их представления в Банк России»

1. При завершении ликвидации кредитной организации ликвидатор (конкурсный управляющий, ликвидационная комиссия) (далее - орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить территориальному учреждению Банка России по месту своего нахождения следующие сведения и документы:

1.7. акт либо иной документ о передаче архива кредитной организации в учреждение Федеральной архивной службы Российской Федерации или о размещении архива в ином месте (у учредителей, в территориальном учреждении Банка России), либо об утрате (уничтожении) архива (части архива), если архив или часть его утрачены (уничтожены);
Таким образом, теперь в нормативном документе Банка России однозначно сказано, что при ликвидации кредитной организации все её документы, даже временного срока хранения, должны быть переданы на хранение только государственные или муниципальные архивы. Данная формулировка «один в один» повторяет положения Федерального закона от 22.10.2004 г № 125-ФЗ «Об архивном деле» (см. ст.23 п.10).

Мой комментарий: При чтении данного нормативного документа Банка России, сразу же появился вопрос – был ли он согласован с Росархивом? Есть подозрение, что мнение архивной службы сегодня уже никого не интересует … :(

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=45128

понедельник, 29 марта 2010 г.

Проект MoReq2010 стартовал

24 марта 2010 года в Лондоне DLM-форум объявил о начале проекта разработки MoReq2010. Контракт выиграла британская фирма JournalIT из местечка Мейденхед (Maidenhead). К лету 2010 года должны быть подготовлены обновленные спецификации, отражающие стремление государств, контролирующих органов и коммерческих организаций Европы и мира  к улучшению практики управления информацией.

Председатель действующего в рамках DLM-форума Управляющего совета MoReq Мартин Уолдон (Martin Waldon ) так прокомментировал это событие: «Мы с удовольствием сделали это заявление, которое отражает не только отзывы, которые мы получили по поводу MoReq2 от представителей двадцати семи Национальных Архивов Европы, но и конструктивные замечания и предложения ведущих поставщиков, опыт проводящих тестирование компаний, других европейских и международных органов, занимающихся вопросами управления документами, а также опыт тех, кто уже прошел  сертификацию на соответствие MoReq2. На конференции в Швеции в ноябре 2009 года мы пришли к консенсусу о том, что срочно необходимо упростить спецификации и сделать их более модульными, в соответствие с международными стандартами. К лету 2010 года мы собираемся заменить MoReq2 на Moreq2010, с тем, чтобы дать государственному и частному секторам согласованные рекомендации по управлению корпоративной информацией.»

«Европейские коммерческие организации и органы государственной власти сталкиваются с необходимостью исполнять всё более жёсткие требования регулирующих органов в финансовой и экологической сферах и директивы Европейского союза. MoReq2010 поможет им надёжным образом собирать и представлять информацию. Он даст возможность всем пользователям, имеющим почтовый ящик, персональный компьютер и систему хранения данных защитить их электронную информацию, используя общепринятый, легко понимаемый способ. Им больше не придётся полагаться на многочисленные «коммерческие» подходы к архивированию и хранению. Данная новая пан-европейская спецификация может быть использована для ускорения закупок, продвижения новых продуктов, и позволит быстрое распространить передовой опыт управления документами и информацией.»

«Мы надеемся, что регулирующие органы в сферах государственного управления, финансов, энергетики, медико-биологических исследований и пищевой промышленности будут очень заинтересованы в подобном модульном подходе, который даст им возможность, без значительного увеличения расходов, обеспечить согласованность и точность получаемой ими информации.»

Тойво Юлинен (Toivo Jullinen), руководитель отдела стратегического планирования Национальных Архивов Эстонии и председатель DLM-форума сказал следующее: «От имени Исполнительного комитета DLM-форум, мы рады отметить, что нелёгкая работа по развитию спецификаций MoReq2, проделанная за последние два года, создала платформу для создания более прагматичного руководства, учитывающего инновации в технологиях и международные стандарты. DLM-форум посредством MoReq2010 предоставляет инструмент, который отражает интересы всех секторов рынка».

Представитель и наблюдатель от Европейской комиссии  в Исполнительном комитете DLM-форума Джеф Шрам (Jef Schram), добавил: «От имени Европейской комиссии, предоставившей первоначальное финансирование для разработки спецификаций MoReq, хочу выразить восхищение новой программой. Европейская комиссия продолжает поддерживать MoReq и надеется на дальнейшее сотрудничество с DLM-форумом в выполнении этой ключевой части общих планов Евросоюза по продвижению передового опыта управления электронной информацией».

Управляющий директор фирмы JournalIT, Ион Гард (Jon Garde), добавил: «Мы рады, что именно мы были выбраны для выполнения этой важной для DLM-форума задачи. Мы сообщество специалистов по управлению информацией, как в Европе, так и во всем мире, принять активное участие в этой программе, в рамках предусмотренных в ней двух основных этапов публичных консультаций, через сайт www.moreq2010.eu »

DLM-форум стремится к широкому консенсусу, и намерен сотрудничать с рядом международных организаций, в том числе с ARMA International, Международным Советом Архивов и др., включая AEDOC Digital Spain, APROGED France, DIMO Denmark, DOCUMENT@WORK Belgium, VOI Germany, AIIM, и британское Общество специалистов по управлению документами (UK Records Management Society).

Представители Национальных Архивов стран Европы приветствовали такое развитие событий. Ричард Блейк (Richard Blake), руководитель группы по работе с организациями государственного сектора Национальных Архивов Великобритании, заявил: «Мы приветствуем эти намерения, которые приведут к созданию обновленных спецификаций, способствующих более широкому применению электронного управления документами в Великобритании».

Одновременно DLM-форум объявил о разработке план-графика («дорожной карты») поддержки и развития MoReq2010, и расширения его технических и эксплуатационных возможностей. «Мы приглашаем другие государственные и коммерческие организации, регулирующие органы и поставщиков внедрить спецификации MoReq2010, а также принять участие в предстоящей конференции DLM-форума 25-26 мая в Мадриде, чтобы узнать о последних событиях и о наилучшей практике управления информацией и документами в Европе».

Дополнительную информацию можно получить на сайте www.dlmforum.eu .

Источник: сайт DLM-форума
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=902&Itemid=58&lang=en

воскресенье, 28 марта 2010 г.

Яркая обратная сторона «правительства 2.0»: Готовы ли мы?

Предлагаю Вашему вниманию ещё один пост Андреа ди Майо по вопросам электронного правительства, опубликованный на блоге фирмы Гартнер  19 марта 2010 года.

Большая часть разговоров об «электронном правительстве» и «правительстве 2.0» вращается вокруг того, как органы государственного управления могут быть более прозрачными, предлагать новые возможности для участия граждан, давать возможность коммерческим организациям и отдельным лицам получать выгоду от «разработки» золотой жилы государственных машинно-читаемых данных. Есть, однако, еще один тонкий аспект, о котором стоит подумать. Это часть того, что я часто называют «другой стороной монеты» - обратный поток информации, показанный на приведенном ниже рисунке:


Мы создаём информацию и обмениваемся ей (на рис. – «данные сообщества») в различных формах: выкладывая фотографии на сайте Flickr, видео – на YouTube, точки зрения и истории - в блогах, контакты - на Facebook и LinkedIn, и так далее. Как все мы хорошо знаем, эта информация регулярно отслеживается ведомствами, задачей которых  является «шпионить» за нами с целью защиты национальной безопасности, предотвращения преступлений и преследования преступников. Недавняя статья на сайте ZDNet (см. http://blogs.zdnet.com/BTL/?p=31996 ) показывает, что социальные сети используют не только такие ведомства, как ФБР, - но также и налоговая служба (IRS), для контроля соблюдения налогового законодательства. Это не новость: даже в моей стране [Италии – Н.Х.], были примеры, когда информация, размещенная на негосударственных сайтах неправительственных служила основанием для начала расследований.

Был случай, когда 30 апреля 2008 года итальянская налоговая служба опубликовала на своём веб-сайте сведения о заявленном доходе и уплаченных налогах из налоговых деклараций всех граждан за 2005 год. Уже на следующий день налоговики убрали с сайта эти списки, но они и по сей день доступны в виде простых текстовых файлов в различных файлообменных сетях. Это, наверное, был крупнейший эксперимент по привлечению широкой публики к обработке государственных данных (crowdsourcing), который  когда-либо проводился государственными органами. Многие будут критиковать такие действия, как вторжение в частную жизнь, - хотя в ряде стран (например, в Швеции) существует практика свободного доступа к налоговым данных любого гражданина. Тем не менее, в таких странах, как Италия, где уклонение от уплаты налогов является очень серьёзной структурной проблемой, обращение к «мудрости» широкой публики имеет смысл.

Есть немало областей, в которых предоставление доступа к бòльшим объёмам информации о людях и коммерческих организациях, а также более глубокий анализ и объединение той информации, которую сами эти лица размещают на бесчисленных социальных сетях, могут быть в равной степени полезными и для государства, и для его субъектов. Помимо предотвращения и расследования разного рода преступлений, - как насчёт выявления типичных сценариев, моделей поведения и т.д. (patterns)? На основе этих данных могут быть приняты решения о том, где нужно повысить качество услуг. Скажем, группа людей, в рамках виртуального сообщества по «школьным» вопросам, может обсуждать проблемы с расписание школьных автобусов, в то время как другие люди могут обмениваться мнениями по проблеме стимулирования экологически-чистых технологий, дискутируя на сайте Facebook о характеристиках различных плазменных экранов. Есть масса самых неожиданных мест, где можно отыскать информацию, имеющую отношение к конкретной инициативе или политике правительства либо к конкретной государственной услуге.

Ожидая большей прозрачности от правительства, мы в ответ должны быть готовы обеспечить собственную большую прозрачность. Требуя возможности объединять и анализировать данные государственных органов, мы должны принять, что правительство тоже изучает те данные, что мы опубликовали в открытом доступе, и использует их в сочетании с персональными данными, хранящимися в государственных базах данных.

И по мере того, как растёт наш аппетит к прозрачности, сотрудничеству и участию в деятельности государственных органов,  мы должны признать, что в некоторых сферах деятельности и при решении некоторых задач, государственные контроль и управление могут быть дополнены или заменены общественными. Если, например, существует ярко выраженное неравенство в исполнении налоговых обязательств, то будет расти давление на правительство, с требованием предоставить исходные данные, показывающие, кто уклоняется от уплаты налогов, - равно как уже сегодня существует потребность в публикации оценок качества работы учителей, врачей и государственных служащих.

Раз уж мы поддерживаем идею прозрачности и требуем больше сведений о тех организациях и людях, что нас обслуживают, - то должны быть готовы сами принять то же лекарство. Интересно, сколь многие сторонники «открытого правительства» готовы испытать на себе эту сторону «правительства 2.0»?

Андреа ди Майо (Andrea Di Maio)

Источник: блог Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/03/19/the-bright-dark-side-of-government-2-0-are-we-ready/

суббота, 27 марта 2010 г.

Опубликован ещё один стандарт по информационной безопасности: ISO/IEC 27003:2010

В феврале 2010 года Международная организация по стандартизации опубликовала ещё один стандарт из серии 27000 (системы менеджмента информационной безопасности). Это 68-страничный документ ISO/IEC 27003:2010 «Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности – Руководство по внедрению системы менеджмента информационной безопасности (СМИБ)» (Information technology - Security techniques - Information security management system implementation guidance).

Новый стандарт посвящён вопросам, ключевым для успешной разработки и внедрения СМИБ в соответствии с требованиями ISO/IEC 27001:2005. Он описывает процесс формирования требований и проектирования СМИБ от начала проекта и до подготовки планов внедрения. Описан процесс получения согласия руководства на внедрение СМИБ, специфицирован проект внедрения СМИБ, даются рекомендации по  планированию проекта внедрения СМИБ, результатом которого является окончательный план внедрения СУИБ.

Профессор Эдвард Хамфри (Edward Humphreys), руководитель рабочей группы, разработавшей новый стандарт, комментирует: «С помощью ISO/IEC 27003:2010, организация сможет разработать процесс управления информационной безопасностью, дающий заинтересованным сторонам уверенность в том, что уровни рисков для информационных активов будут постоянно поддерживаться в допустимых пределах, установленных организацией».

Стандарт ISO/ IEC 27003:2010 предполагается использовать совместно с базовыми стандартами СМИБ ISO/IEC 27001:2005 и ISO/IEC 27002:2005. Он не предназначен для  изменения и/или уменьшения требований базовых стандартов.

Источник: сайт ИСО / FinChannel.com
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=42105
http://finchannel.com/Main_News/Business/60420_ISO_and_IEC_help_beef_up_information_security_management_systems/

пятница, 26 марта 2010 г.

Япония: Как отсканировать 200-страничную книгу за минуту (видео)

Для этого предлагается поместить книгу под камеру, и пролистать её. Система сканировании книг во время пролистывания разработана в Токийском университете группой исследователей - это Такаши Накашима (Takashi Nakashima), Йошихоро Ватанабе (Yoshihiro Watanabe), Такаши Комуро (Takashi Komuro) и Масатоши Ишикава (Masatoshi Ishikawa).



Более подробная информация доступна на сайте ассоциации IEEE по адресу:

Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=tCOXC5PTJj8&feature=player_embedded

Информационную систему сдал … информационную систему принял

То, что информационные системы являются основой современного государственного управления, наверное, уже не требует доказательств. Однако при поведении различных реорганизаций министерств и ведомств о них частенько забывали. Во всяком случае, до последнего времени я не встречала в официальных документах органов государственной власти какую-либо информацию о том, чтобы, при передаче от одной государственной структуры в другую тех или иных функций государственного управления, осуществлялась и передача поддерживающих эти функции информационных систем. Именно поэтому я с большим интересом познакомилась с содержанием постановления Правительства РФ от 09.03.2010 № 136  «О некоторых мерах по ведению единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и о внесении изменений в отдельные акты Правительства Российской Федерации».

В постановлении перечисляются виды и содержание нормативных документов, которые должна разработать Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка - по согласованию с Федеральной таможенной службой или самостоятельно (пп. 2 и 3). Должны быть разработаны и утверждены: «формы и порядок заполнения, а также сроки представления» документов, их «форматы и порядок представления в электронном виде». Кроме того, постановление требует от Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка, по согласованию с Федеральной таможенной службой, «заключить соглашение об информационном взаимодействии в рамках единой информационной системы, включающее в себя перечень и порядок передачи информации» (п.2в).

Самостоятельно Федеральная службе по регулированию алкогольного рынка должна разработать и утвердить следующие документы:
Постановления Правительства РФ от 09.03.2010 № 136  «О некоторых мерах по ведению единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и о внесении изменений в отдельные акты Правительства Российской Федерации»

3. Федеральной службе по регулированию алкогольного рынка в 2-месячный срок утвердить:

а) порядок использования электронных цифровых подписей, ведения реестра сертификатов ключей электронных цифровых подписей и хранения аннулированных сертификатов ключей электронных цифровых подписей (включая содержание информации в сертификатах ключей электронных цифровых подписей и случаи утраты указанными сертификатами юридической силы) в единой информационной системе;

б) перечень информации, содержащейся в единой информационной системе, предоставляемой организациям;

в) порядок оснащения основного технологического оборудования для производства этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции автоматическими средствами измерения и учета концентрации и объема безводного этилового спирта в готовой продукции, объема готовой продукции;

г) перечень и формат информации, передаваемой автоматическими средствами измерения и учета концентрации и объема безводного спирта в готовой продукции, объема готовой продукции в технические средства фиксации и передачи информации об объеме производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в единую информационную систему.
На разработку всех перечисленных нормативных документов ведомствам отведён очень короткий срок – 2 месяца. Интересно, что, несмотря на большую любовь к ЭЦП, разработка каких-либо правил обеспечения сохранности подписанных с помощью ЭЦП электронных документов не предусматривается.

Дальше следует очень важный пункт: Федеральная налоговая служба, которая до сих пор занималась «алкогольной» информационной системой, должна передать эту систему новой Федеральной службе в работающем состоянии, со всей соответствующей документацией и с содержащейся в ней информацией.
4. Федеральной налоговой службе передать Федеральной службе по регулированию алкогольного рынка информацию, содержащуюся в единой информационной системе (на электронных носителях), технические и программные средства, которые использовали налоговые органы для фиксации и передачи информации в указанную систему (включая средства защиты информации, предотвращающие искажение и подделку фиксируемой и передаваемой информации), соответствующую документацию и иные материалы, необходимые для осуществления полномочий по ведению единой информационной системы, в согласованных объемах в соответствии с планом передачи, утвержденным этими службами.
Мой комментарий: То, что правительство чуть ли не впервые позаботилось о сохранении ранее накопленной информации при передаче функций из одного ведомства в другое, - весьма показательное событие, говорящее об определенной зрелости.

Нужно сказать, что выполнение перечисленных требований – непростая задача, это ведь не передача мебели или оргтехники. Любая информационная система требует квалифицированного обслуживания, и если в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка не перейдут специалисты, которые занимались ею в ФНС, то у новой «алкогольной» службы могут возникнуть проблемы.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/235353/?garant_fed

четверг, 25 марта 2010 г.

Конференция «Открытое правительство в электронную эпоху»: Выступление Архивиста США Дэвида Ферьеро

Данную заметку американский архивист Бонни Ведл (Bonnie Weddle) опубликовала 20 марта 2010 года на своём блоге l'Archivista (см. http://larchivista.blogspot.com/ )

19 марта 2010 года примерно 150 человек – в том числе ИТ-специалисты, архивисты, специалисты по управлению документами, эксперты в области государственного управления и журналисты – приняли участие в конференции «Открытого правительство в электронную эпоху», организованной Управлением руководителя ИТ-службы штата Нью-Йорк (New York State Office of the Chief Information Officer/Office for Technology) и Архивами штата Нью-Йорк.

Бонни Ведл, электронный архивист Архивов штата Нью-Йорк

Вместо длинного описания, я собираюсь выложить на блоге два-три коротких сообщения, первое из которых посвящено основному докладу, с которым выступил 10-й Архивист Соединенных Штатов Дэвид Ферьеро (David Ferriero), а затем как минимум ещё одну заметку, посвящённую основным темам, которые в этот день обсуждались.

Сначала, однако, несколько слов об «открытом правительстве». Как отметил ряд докладчиков и участников обсуждения, «открытость» обычно рассматривается как синоним прозрачности операций и процессов принятия решений, подотчетности перед гражданами, а также поощрения участия граждан в формировании политики и развитии государственных услуг. Кроме того, как отметил ряд участников конференции по ходу её работы, «открытое правительство» требует постоянной приверженности принципам прозрачности и подотчетности - и обеспечения того, что ключевая государственная информация остается целостной и доступной в долгосрочной перспективе.

Дэвид Ферьеро очень помог привлечь внимание к взаимосвязи между документами и открытостью, подчеркнув, что если целью является создание «открытого правительства», но необходимо обратить внимание на вопросы управления документами. Во многих отношениях, его точка зрения очевидна, но об очевидном слишком часто забывают: Как можно обещать прозрачность и подотчетность, если вы не в состоянии отыскать те документы, что позволяют понять действия государственных органов, изменения в их политике, - или если вы не можете гарантировать полноту, точность и целостность этих документов?

На фото (слева направо): исполнительный директор Центра лидерства ИТ-директоров Харви Кёпль (Harvey Koepple); Архивист штата Нью-Йорк Кристин Уард (Christine W. Ward), Архивист США Дэвид Ферьеро и руководитель ИТ-службы штата Нью-Йорк д-р Мелоди Мэйбери-Стюарт (Mayberry-Stewart)

Затем Ферьеро сосредоточил своё внимание на вопросах управления электронными документами и на колоссальных объемах работы, которые предстоит выполнить федеральному правительству: недавно проведенной Национальными Архивами США (NARA) обследование федеральных агентств показало, что в агентствах ИТ-специалисты и специалисты по управлению документами, которым реально необходимо действовать совместно, с тем, чтобы должным образом управлять электронными документами надлежащим образом, - редко это делают. Кроме того, почти в каждом обследованном агентстве были выявлены документы, подверженные умеренному или высокому риску утраты.

(К сожалению, эта ситуация не является уникальной для федерального правительства: отсутствие взаимодействия «управление документами – ИТ» является большой проблемой для правительства штата Нью-Йорк, - и, судя по тому, что я слышала от коллег из других мест, с той же проблемой сталкивается большинство правительств штатов и местных органов власти. Все мы пока ещё находимся далеко от намеченной цели.)

Выступает Дэвид Ферьеро

Ферьеро затем рассказал об усилиях, которые предпринимают Национальные Архивы, чтобы стать более открытыми и ориентирующимися в своей деятельности на интересы  граждан. Рабочая группа NARA по «открытому правительству», отвечающая за развитие способности NARA взаимодействовать и сотрудничать как с собственным персоналом агентства, так и с широкой общественностью, к 7 апреля должна будет опубликовать на веб-сайте Национальных Архивов соответствующий официальный план решения этих задач. Феррьеро упомянул некоторые рекомендации, которые могут появиться в этом плане:

  • Создание постоянно действующей группы, отвечающей за нахождение новых способов ведения деловой деятельности и повышения открытости;

  • Переработка стратегического плана работы NARA, с включением в него вопросов «открытого правительства»;

  • Создание предназначенных для использования исключительно сотрудниками Национальных Архивов инструментов «веб 2.0», которые позволят персоналу NARA более эффективно обмениваться идеями и взаимодействовать;

  • Будут предприняты усилия по вовлечению общественности через Facebook и другие популярные социальные сети – по сути, агентство само придёт к пользователям, не дожидаясь, пока пользователи придут на его веб-сайт;

  • Переделка веб-сайта NARA с ориентацией на потребности конечных пользователей,  обновление раздела по управлению документами, включение интерактивной возможности «Спроси архивиста», и создание вики-модуля, где  исследователи могли бы делиться результатами своих поисков;

  • Спонсирование конкурса «Программные приложения для архивов» (по примеру «Программных приложений для Армии» и других конкурсов, проводимых федеральными ведомствами) на разработку приложений, способных улучшить доступ к фондам Национальных Архивов;

  • Пересмотр приоритетов деятельности по оцифровке,  и предоставление пользователям возможность видеть, какие материалы стоят в очереди на оцифровку;

  • Продолжение публикации высокоценных наборов данных в открытых форматах на сайте www.data.gov - по сути, переход от оказания услуг к  созданию платформы, на основе которой услуги будут создаваться уже другими заинтересованными сторонами;

  • Изучение возможности создания информационно-контрольной веб-панели (Web dashboard), отражающей услуги и степень выполнения запросов, поступающих на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации  (Freedom of Information Act);

  • Активное рассекречивание документов и рационализация порядка рассекречивания;

  • Создание веб-портала «открытого правительства»

Ферьеро также ответил на вопросы аудитории, и в его ответах прозвучал ряд интересных моментов:

  • NARA работает с секретариатами Сената и Палаты представителей Конгресса США над тем, чтобы обеспечить сбор и надлежащую сохранность законопроектов;

  • В фондах NARA хранится около 1 млн. сообщений электронной почты администрации Рейгана, 250 миллионов -  администрации Джорджа Буша, и предполагается, что от администрации Обамы на хранение поступит около 1 миллиарда сообщений электронной почты. Кое-кто в зале ахнул, услышав эти цифры.

  • В рамках усилий по преодолению барьеров между службами управления документами и информационных технологий, Ферьеро организует первую в истории встречу федерального Совета руководителей ИТ-служб (CIO Council) представителей служб управления документами федеральных агентств (??):

  • Как и все остальные, NARA всё ещё пытается понять, каким образом сохранять непрерывно изменяющиеся веб-сайты. Ясно, однако, нерегулярно выполняемые «снимки» типа тех, что делает организация «Интернет-архив» (Internet Archive) не являются достаточными. (Я согласна с Ферьеро, - однако на сегодня упомянутый подход остается для большинства архивистов почти что единственным практически реализуемым способом.)

  • При разработке новых онлайн-инструментов и услуг, необходимо всерьёз сосредоточить внимание на потребностях и предпочтениях пользователей, а не на собственных внутренних особенностях использования технологий. Тот, кто этого не делает, не является настоящим приверженцем открытости. Например, только половина жителей Нью-Йорка имеют дома подключение к интернету, но подавляющее большинство имеет мобильные телефоны - и хочет мобильных услуг и приложений.

Последние несколько вопросов вертелись вокруг электронной почты, смартфонов типа BlackBerry и мобильных телефонов, - каждая из этих технологий ставит специфические проблемы перед архивистами и специалистами по управлению документами.

  • Даже самые сознательные сотрудники время от времени используют их для отправки и получения личных сообщений. Ферьеро отметил, что в отсутствие автоматизированных средств, способных выделять личные сообщения, проще, наверное, сохранять всё, чем проводить ручной анализ и отбор сообщений. Как архивист, работающий с небольшим, но растущим объемом «архивов» электронной почты, я с ним полностью согласна: «пропалывание» этих архивов – это трудоёмкая, изматывающая и неинтересная; а получаемая экономия расходов на хранение просто не окупила бы затраты на оплату рабочего времени сотрудников.

  • Отбор подлежащих сохранению сообщений -  особенно сложная задача. Я не согласна с тем подходом, который отстаивал Ферьеро – сохранять всё подряд - но я понимаю, почему человек, отвечающий за исполнение закона о президентских документах (Presidential Records Act) и ясно представляющий себе научно-исследовательский потенциал текущей переписки, придерживается такой точки зрения. Должен быть способ сохранить для истории адекватный массив документов – например, выборочное сохранение (отбор по отдельным лицам или агентствам), ориентированное на почтовые разделы ключевого персонала – вместо того, чтобы сохранять каждое сообщение, прошедшее через почтовые сервера агентства.

Доклад Ферьеро действительно был очень хорошо принят, и я очень хочу увидеть, как Национальные Архивы изменятся под его руководством. Следующие нескольких лет будут очень интересными.

Бонни Ведл (Bonnie Weddle)

Источник: блог «l'Archivista»
http://larchivista.blogspot.com/2010/03/open-government-in-digital-age-summit_20.html
http://www.facebook.com/photo.php?pid=4260697&id=64990271431 (фото)

среда, 24 марта 2010 г.

Национальные Архивы США открывают доступ к информации о сроках хранения документов федеральных агентств

2 марта 2010 года Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) представили новый портал на своем веб-сайте, через который можно получить доступ к перечням и отсканированным образам форм SF-115, устанавливающих сроки хранения документов федеральных агентств и действия по их истечении, начиная с 1985 года. Эти материалы стали доступны впервые, и с ними можно познакомиться по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/rcs/ .


Архивист США (руководитель Национальных Архивов) Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero) высоко оценил это событие: «Открытие доступа к информации о сроках хранения документов федеральных агентств поддерживает поставленные правительством цели по обеспечению прозрачности, участия и сотрудничества, помогая гражданам разобраться, какие виды документов создает их правительство. Онлайн-доступ к утвержденным срокам хранения способствует лучшему пониманию деловых процессов в федеральном правительстве, и создаваемых в их ходе деловых документов. Для федеральных же агентств портал станет инструментом удобного доступа ко всем утвержденным Национальными Архивами срокам хранения, с целью проведения исследований и анализа, связанных с их собственными усилиями в области установления сроков хранения».

В соответствии с законодательством, Архивист США делегирует федеральным ведомствам полномочия, связанные с уничтожением либо передачей на архивное хранение их документов. Соответствующие правовые инструменты разрабатываются федеральными агентствами, утверждаются Архивистом США, и документируются в виде стандартных форм SF-115 «Запрос на установление срока хранения и действий по его истечении» (Request for Records Disposition Authority), также называемых «сроками хранения» (records schedule). Образец формы показан на фото.


Форма SF-115 содержит описания серий документов (группировка взаимосвязанных документов одного вида) или систем документов, и указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Утвержденные Национальными Архивами указания определяют порядок «отсечки» документов серии (т.е. как формируются тома – Н.Х.), время перевода документов на внеофисное хранение, и когда документы временного срока хранения могут быть уничтожены или стёрты, а документы постоянного срока хранения – переданы на хранение в Национальные Архивы.

Открытый Национальными Архивами веб-сайт содержит отсканированные версии форм SF-115, представленных на согласование в Национальные архивы США государственными органами и утвержденных Национальными Архивами в период с 1985 по настоящее время. Формы за период с 1973 по 1985 год также вскоре будут размещены на сайте. Вновь утвержденные формы будут выкладываться еженедельно. Все формы SF-115 были преобразованы в формат PDF и сгруппированы по названию агентств и установленным Национальными Архивами идентификаторам групп документов. Сроки хранения можно искать по присвоенному Национальными Архивами номеру задачи (job number, - например, N1-423-09-001), по названию агентства, по идентификатору группы документов (например, RG 423), а также по темам и ключевым словам (например, «гранты»).


Мой комментарий: В настоящее время американцы быстро переходят от заполнения бумажных форм SF-115 к заполнению электронных форм, используя первую очередь системы ERA («Электронный архив документов»).

Стоит отметить, что уже несколько лет наш ВНИИДАД работает над созданием «автоматизированной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях»». Эта работа включена (см. п. 1.2.1.) в План научно-исследовательской работы организаций Федерального архивного агентства на 2010 год (утв. Приказом Росархива от 29.01.2010 г. № 13, http://archives.ru/sites/default/files/plan-nir2010.doc )

Учитывая социальную значимость этих сведений, а также то, что эта работа выполняется на бюджетные деньги, возможно, и Росархиву тоже стоило бы «дать ответ Вандебильдихе» и выложить в свободном доступе эту базу данных, снабдив её удобными средствами поиска.

Кроме того, учитывая уже сложившуюся в России практику установления сроков хранения документам законодательными и нормативными актами, аналогичный порядок согласования сроков хранения в РФ, возможно, помог бы ввести данную работу хоть в какое-то общее русло.

Источник: сайт NARA
http://www.archives.gov/press/press-releases/2010/nr10-69.html

Итоги встречи переводчиков MoReq2 в Брюсселе – часть III

(Окончание, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/03/moreq2-ii.html ) Итак, что ещё интересного происходило на этой встрече?

Марк Фреско (Marc Fresko – лидер и ведущий автор проекта MoReq/MoReq2) выступил с большим докладом о текущем состоянии проектов перевода. По его данным, в частности,
  • Опубликованы переводы на русский (особо отмечено существование двух сильно отличающихся переводов), французский, чешский языки. Готовы переводы на словенский, венгерский (будет опубликован после получения лицензии) и на корейский (публикация планируется в 2010 году). Почти закончен проект перевода на каталонский язык, осуществляемый в испанской провинции Каталония, а также проекты в Румынии и Испании. Идёт работа над переводами на итальянский и (по слухам) на португальский языки.

  • Частично MoReq2 переведен и в Китае. Очень оригинально поступила Австрия – там перевели лишь приложение 9, описывающее схему метаданных.

  • Планируются переводы на немецкий, польский, фламандский языки.
Марк Фреско просил переводчиков информировать Управляющий совет о ходе их работы, а также сообщать, если им станет известно о какие-либо иных проектах перевода MoReq2. По его мнению, очень многое удалось сделать всего лишь за два года, отметив, что в настоящее время насчитывается семнадцать известных проектов перевода.

Отдельно Марк Фреско говорил о процессе проверки (валидации) переводов и «нулевых глав». Такая проверка, по его мнению, необходима для того, чтобы избежать вводящих в заблуждение и необоснованных заявлений производителей программного обеспечения о соответствии требования MoReq2. Для этого нужно обеспечить согласованность текстов MoReq2 во всей Европе. Помимо полноты, согласованности, точности и верности перевода оригиналу, в число проверяемых требований входят отсутствие ненужных изменений и дополнений, сохранение структуры оригинала, представление перевода в электронном редактируемом формате. От нулевых глав требуется, чтобы они не противоречили спецификациям MoReq2 и не отменяли каких-либо их положений.

Процедуры проверки описаны следующим образом. В случае перевода, Управляющий совет подбирает специалиста, имеющего необходимые навыки. Этот специалист тщательно проверяет перевод, и сообщает Управляющему совету свои замечания. После того, как автор перевода вносит необходимые исправления, Управляющий совет объявляет об успешной проверке перевода.

В случае «нулевой главы», её автор должен подготовить перевод текста на английский язык. Управляющий совет, проанализировав текст на английском языке, выскажет свои замечания. По устранении замечаний, совет объявляет об успешной проверке нулевой главы.

Таким образом, проверка нулевой главы проводится на непротиворечивость требованиям MoReq2. Правильность отражения национальной специфики управления документами остается на совести переводчика.

В настоящее время ряд рекомендаций для переводчиков выложен на сайте DLM-форума по адресу: http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=19_ed2edc1b4763294920531081f8930572&Itemid=90&lang=en

Из выступлений переводчиков я бы в первую очередь отметила доклад Люции Стефан (Румыния). В нём подробно разобраны проблемы перевода стандарта такого типа в стране с иными традициями (и, в частности, отмечено, что «MoReq2 представляет собой сдвиг в сторону англосаксонской модели управления документами»). Кроме того, он содержит целый ряд конструктивных предложений (некоторые вошли в приведенный выше общий список). В частности, подчеркивается польза от разработки специального документа («обоснования необходимости MoReq2»), доступно объясняющего требования, понятия и термины – в первую очередь сотрудникам государственных органов, ИТ-специалистам, а также архивистам и специалистам ДОУ, получившим традиционную подготовку.

Достаточно интересен и рассказ Жана-Франсуа Муфле о французском опыте разработке «нулевой главы». В частности, сказано, что была создана рабочая группа из 13 человек, представляющая целый ряд государственных и частных организаций (правда, на самом деле документ, насколько известно, готовила одна-единственная женщина :) ) Заслуживает и испанская презентация на ту же тему, сделанная Еленой Кортес-Руис (Elena Cortés Ruiz).

Затем Председатель DLM-форума Тойво Юлинен (Toivo Jullinen) поблагодарил Еврокомиссию за организацию данной встречи. Он выразил благодарность Управляющему совету, выступавшим, - за интересные и качественные доклады, - а также всем участникам встречи.

В заключение, Мартин Уолдрон (Martin Waldron) посоветовал предлагать темы выступлений по проблемам перевода для включения в программу конференции DLM-форума в Мадриде, запланированной на 25-26 мая 2010 года.

Источник: сайт DLM-форума
http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en

вторник, 23 марта 2010 г.

Утвержден ГОСТ Р ИСО 22310-2009 - ещё один современный стандарт в области управления документами

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии опубликовано уведомление от 12.15.2009 г. об утверждении стандарта ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Дата введения стандарта в действие - 1 июля 2010 года.

Пока ещё официальной публикации стандарта не было. В уведомлении приводится следующая информация:
«Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.

Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.

Примечание – Значение термина «стандарт» в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов, а, именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа»
Дополнительная информация: 28 мая 2010 года стандарт был опубликован, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/05/22310-2009.html

Источник: сайт Федерального агентства по техническому регулированию
http://www.gost.ru/wps/portal/pages.NewStandarts.Notifications

Итоги встречи переводчиков MoReq2 в Брюсселе – часть II

(Продолжение, начало см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/03/moreq2-i.html)

После докладов, посвящённых опыту перевода и подготовки «нулевых глав», были проведены «круглые столы», в ходе которых были обсуждены и доведены до сведения Управляющего совета основные проблемы, с которыми переводчики столкнулись в своей работе.

Как выяснилось, основные проблемы переводчиков были связаны с терминологией, например, с переводом таких терминов, как «record» (документ) и «document» (информационный материал), которые довольно трудно дифференцировать и перевести на многие европейские языки.

Из презентации Люции Стефан (Lucia Stefan). «Во многих европейских языках не существует различия между понятиями document и record»

Проблемы вызвали и такие понятия, как «case file» (досье), «box file» (папка типа архивной либо ящик для хранения документов) - в Словении, например, такие папки вообще не используются, -  или «метаданные».
По ряду направлений были определены списки целей и возможных действий:

Обмен информацией:

  • На сайте DLM-форума можно создать страницу для переводчиков;
  • Будет создан список рассылки новостей для переводчиков по электронной почте;
  • Создание «матрицы терминов» (в осях термины-языки). Эрик Пишон (Eric Pichon) предложил, чтобы Еврокомиссия помогла в разработке такой матрицы; венгерская фирма Kovex также предложила свою помощь;
  • Предложено создать «морекопедию» (MoReqPedia) - сочетание глубоко проработанных ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ) и общего обоснования. Уже зарезервировано имя сайта - morequipaedia.eu;
  • Предложено создать дискуссионный форум, в первую очередь для переводчиков;
  • Ответственность переводчиков за «обратную связь» и за участие в коллективной работе;
  • Ответственность переводчиков за отслеживание новой информации на веб-сайте (а в будущем, и на форуме).

«Нулевые главы»:

  • По мнению Жана-Франсуа Муфле (Jean-François Moufflet), нулевую главу лучше всего готовить одновременно с переводом;
  • Богдан Попович (Bogdan Popovici) предложил разработать типовой шаблон для нулевой главы - данная задача поручена Богдану Поповичу и Золтану Шатуксеку (Zoltán Szatucsek);
  • Рабочая группа по переводам Управляющего совета должна продумать процедуры внесения изменений в нулевые главы;
  • Управляющему совету следует продумать механизм проверки на тот случай, когда требуется внести изменения в уже опубликованную нулевую главу (например, в случае изменений в национальном законодательстве);
  • Необходимо осуществить контроль версий нулевых глав;
  • Вот это предложение мне особенно понравилось своей «крутизной»: Все нулевые главы должны быть переведены на английский язык и опубликованы на веб-сайте DLM-форума;
  • Управляющему совету следует подготовить четкие указания о том, что считается «противоречием» (например, упомянутый выше термин «box file»). За это взялся Йоже Шкофлянец (Jože Škofljanec).

Управление переводами:

  • Управляющему совету следует уточнить, что термин «проверяющий» (validator – специалист, проверяющий качество и точность перевода) может означать группу лиц;
  • Управляющий совет должен опубликовать перечень навыков, которыми должен обладать «проверяющий»  (Йоже Шкофлянец подготовит соответствующий проект);
  • Управляющему совету следует опубликовать перечень вопросов, которые должны быть отражены в нулевой главе;
  • Нужно доработать и улучшить форму отчета о проверки перевода (Validation Report Form) - Йоже Шкофлянец подготовит соответствующий проект;
  • Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) предложила подготовить перевод ряда ключевых фраз на несколько языков (с меньшим акцентом на отдельные слова). В качестве примера можно взять отдельные части 2-й главы (эти вопросом будут заниматься Марк Фреско и представители Франции);
  • Требуется уточнение, позволяющее изменить порядок терминов в Глоссарии в соответствии с национальным языком;
  • В будущем следует подготовить справочные материалы, отражающие различия между текущей версией MoReq2 (1.04) и более поздними версиями.

(окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/03/moreq2-iii.html )

Источник: сайт DLM-форума
http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en

понедельник, 22 марта 2010 г.

Приглашаю на мой семинар о персональных данных

30 марта 2010 года пройдет мой семинар на тему «Защита персональных данных с точки зрения управления документами».

Не претендуя на полноту освещения этой многогранной темы, мне бы хотелось обсудить с коллегами наиболее важные, с точки зрения документирования, вопросы работы с персональными данными, поделиться информацией о том, с какими проблемами государственные и коммерческие организации уже столкнулись и как они их преодолевают.

Кроме того, многих, как мне  кажется, может заинтересовать анализ существующей судебной практики в области защиты персональных данных, прежде всего - при оспаривании результатов проверок на соблюдение законодательства, проведенных Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

Подробнее о семинаре и условиях участия можно узнать у организаторов: http://delo-press.ru/seminar/11861/

Для чего нужно «открытое правительство»?

Мне очень нравятся посты Андреа ди Майо, ведущего специалиста аналитической фирмы Гартнер, посвященные актуальным вопросам современного государственного управления – за какую-то особую смесь романтики, серьёзных размышлений и здоровой дозы разумного скептицизма. Надеюсь, что мои читатели тоже получат от них удовольствие.

Как сообщает сайт NextGov  (http://www.nextgov.com/nextgov/ng_20100318_9196.php ), в Конгрессе США идёт обсуждение законопроекта о выкладывании в сети государственной информации (Public On-Line Information Act, http://frwebgate.access.gpo.gov/cgi-bin/getdoc.cgi?dbname=111_cong_bills&docid=f:h4858ih.txt.pdf ). Проект направлен на то, чтобы документы, создаваемые органами исполнительной ветви власти, становились доступными в сети, с возможностью поиска по ним. Вполне вероятно появление  в Конгрессе и других законодательных инициатив, продвигающих идею открытого правительства и, что самое главное, делающее «открытое правительство» устойчивым по отношению к смене президентских администраций.

Пока мы становимся свидетелями важных инициатив, таких как создание двухпартийной группы по прозрачности Конгресса и по реализации Директивы об «открытом правительстве», я не могу не задумываться над вопросом, который всплывал в ряде моих бесед с клиентами из государственных органов, прилагающих усилия к тому, чтобы соответствовать Директиве и разработать собственную стратегию вовлечения граждан: «Какова цель открытого правительства?».

Мне кажется, что «открытое правительство» является ответом на различные потребности и чаяния, которые отчасти противоречат друг другу. Вот несколько примеров:
  • Повысить прозрачность ради увеличения доверия к деятельности различных ветвей государственной власти;

  • Уменьшить бремя, связанное с запросами на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации: Чем больше материалов размещается он-лайн, тем легче выполнять такие запросы, просто перенаправляя  спрашивающих на соответствующие веб-сайты - до тех пор, пока люди не сообразят, что к чему, и не прекратят подавать запросы;

  • Сбросить публике исходные массивы данных для того, чтобы они сделали на их основе что-то полезное и создали инновационные услуги, от которых, в конечном счете, выиграют граждане;

  • Сбросить публике исходные массивы данных, надеясь, что они помогут государственным органам выявить несоответствия и повысить качество данных;

  • Сбросить публике исходные массивы данных, чтобы с помощью граждан решать существующие и возникающие проблемы в государственном управлении;

  • Сбросить публике исходные массивы данных, чтобы заставить сделать то же самое другие агентства, добиваясь тем самым внутренней прозрачности деятельности государственных органов в той же мере, как и внешней;

  • Красиво выглядеть, и осчастливить политиков
Вполне очевидно, что в зависимости от того, что является основной движущей силой «открытости», меняется смысл этой открытости, равно как и распределение усилий, предпринимаемых по различным направлениям стратегии и плана построения «открытого правительства».

Поэтому открытое правительство не только имеет различные оттенки, специфические для конкретной отрасли (у оборонных и разведывательных агентств с большой вероятностью могут быть иные приоритеты и стили вовлечения граждан в решение вопросов, связанных с социальной защищённостью и защитой окружающей среды), но оно может иметь различную ориентацию даже в одной и той же сфере деятельности, в зависимости от того, какие проблемы считаются самыми насущными.

И если это так, то как можно выявить наилучшую практику, общие концепции и единые правила вовлечения граждан, которые бы были справедливы (и полезны) для всего спектра точек зрения? Открытое правительство следует воспринимать как средство, а не как законодательно-нормативное требование.

Андреа ди Майо (Andrea DiMaio)

Источник: блог фирмы Гартнер
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/03/19/what-is-open-government-for/

Итоги встречи переводчиков MoReq2 в Брюсселе – часть I

5 февраля 2010 года в Брюсселе прошла встреча переводчиков MoReq2, организованная DLM-форумом под эгидой Еврокомиссии. В настоящее время на сайте DLM-форума выложены протокол встречи и презентации выступавших переводчиков и членов Управляющего совета MoReq2, см. http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en

Целью этой встречи было предоставление переводчикам дополнительной информации, налаживание с ними «обратной связи» и обмен опытом. На встрече присутствовали представители DLM-форума и Руководящего совета MoReq. Обсуждались различные вопросы, в том числе связанные с переводом MoReq2 и написанием для него «нулевой главы».

Я, к сожалению, не смогла поехать на эту встречу, поэтому судить о том, что там происходило, мне тоже приходится по опубликованным материалам. Итак, вот что говорят протоколы:

От имени Европейской Комиссии участников встречи поприветствовал Питер Хэндли (Peter Handley). Он напомнил о целях встречи, включавших обмен информацией по текущим и будущим проектам перевода MoReq2; решение некоторых проблем и вопросов, с которыми столкнулись переводчики и эксперты;  взаимный обмен опытом (касающимся не только перевода основного текста MoReq2, но и проекта «нулевой главы»); и прямой диалог Управляющего совета MoReq2 с переводчиками.

Переводчикам напомнили о важности получения от Еврокомиссии лицензии (copyright license agreement) при осуществлении проектов подготовки переводов. Их также  проинформировали о процедурах проверки переводов и «нулевых глав», и о текущем состоянии проектов перевода. Краткий доклад о план-графике («дорожной карте») дальнейшего развития MoReq дал общее представление о перспективах этих спецификаций на будущее.

По поводу лицензирования выступил Джеф Шрам (Jef Schram). Он подчеркнул, что лицензионное соглашение необходимо для того, чтобы дать переводчику авторские права на перевод.

О план-графике дальнейшего развития спецификаций MoReq рассказал Йон Гард (Jon Garde). Он подчеркнул, что на данном этапе важнейшей задачей является максимально широкое распространение стандарта. Спецификации MoReq следующего поколения, которые должны быть подготовлены уже в текущем году, должны стать более модульными и масштабируемыми. Предполагается разработать новую версию в течение 6-8 месяцев, а стоимость проекта оценивается в 50 тыс. евро. В более отдаленном будущем (в районе 2012 года и позднее) предполагается разработка специализированных отраслевых версий спецификаций – для использовании в здравоохранении, в оборонных организациях, в финансовой сфере и в юридической деятельности.

В другом своём выступлении Йон Гард поднял интересный вопрос о том, как отслеживать происхождение требований – откуда они взялись, с чем связаны, что об этом говорят другие стандарты и другие версии MoReq, и как они воспринимаются разными культурами и выражаются на разных языках. Он также говорил о необходимости многоязычного глоссария терминов.

(продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/03/moreq2-ii.html )

Источник: сайт DLM-форума
http://dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en

воскресенье, 21 марта 2010 г.

Франция: Архивные документы в морозильнике

Когда вследствие стихийного бедствия намокают большие объёмы документов, сушка на воздухе и промокательная бумага – уже не выход. Французский журнал Sud-Ouest рассказывает о том, как компания «Феникс» спасает документы регионального органа власти (Генерального совета), которые во время недавней бури были повреждены морской водой.

Это не научная фантастика, но подтверждение того, что наука способна творить чудеса. В течение двух дней базирующаяся в Бурже (Bourges) компания «Феникс» (Phoenix), специализирующаяся на спасательно-восстановительных работах после стихийных бедствий, перебралась на одну из открытых автостоянок в Шарант-Маритим (Charente-Maritime) под Ла-Рошелью (La Rochelle). Её задача: сохранить 24000 архивных коробок документов местного Генерального совета, намокшие во время урагана «Синтия» (Xynthia).

Их оружие: жидкий азот

Применяемый методы обработки - замораживание при очень низких температурах. Такой же метод сейчас широко используется в пищевой промышленности – например, для замораживания пиццы.

Компания «Феникс» начала работы 9 марта 2010 года.
Весь цикл обработки может занять шесть месяцев (фото: Dominique Jullian)

«Мы должны быстро заморозить документы, чтобы избежать появления грибков и бактерий. Наиболее эффективным средством является жидкий азот, температура которого - 196°C. Затем документы в термоизоляционных контейнерах будут перевезены в Бурж, где они будут храниться в холодильной камере. Потом документы будут обрабатываться в установке вакуумной сушки,  в которой лёд при низком давлении переходит непосредственно в пар, минуя жидкое состояние, при котором вода может дополнительно повредить бумаги», - поясняет Оливье Ревер (Olivier Revert), директор по  вопросам борьбы с последствиями  промышленных аварий и крупных стихийных бедствий.

Сделать документы вновь пригодными для использования

Это очень деликатный процесс обработки, который должен длиться несколько месяцев. Технический персонал «Феникса» должно проработать в Ла-Рошели не менее двух недель, чтобы заморозить 24 тысячи архивных коробок (это 3 погонных километров полок). Последующая обработка может занять шесть месяцев. Компания также отвечает за ручную очистку документов с помощью губок от остатков грязи и ила. «Ничего удивительного. Документы, которые мы обрабатываем, провели несколько часов в морской воде. Они серьёзно пострадали. Но мы их вычистим, высушим, приведём в порядок, так что наши клиенты смогут ими пользоваться», - говорит Оливье Ревер. И документы нужно будет упорядочить - это, конечно, пожелание Жульет Патро (Juliette Patron), руководителя архивной службы.

Это первый случай, когда региональный архив пострадал от столь масштабного стихийного бедствия, и вынужден был прибегнуть к подобному процессу. С самого начала спасательных работ Жульет работает в тесном контакте с  техническим представителем «Феникса» Элен Каптур (Hélène Kaptur), занимаясь маркировкой, оценкой состояния и, что самое важное, упорядочиванием - чтобы по возвращении к владельцу документы были в первоначальном порядке. Она подчёркивает, что «это ценные документы, которые абсолютно необходимо сохранить ввиду их правовой, административной и исторической ценности».

После высыхания, почищенные и рассортированные дела по оказанию социальной помощи, по обеспечению жильем, учебные планы ... действительно, возродятся, как феникс.

Агнес Ланёль (Agnès Lanoëlle)

Источник: сайт Sud-Ouest.com
http://www.sudouest.com/charente-maritime/actualite/article/893071/mil/5808694.html

суббота, 20 марта 2010 г.

Центральный государственный электронный архив Украины подвёл итоги работы за 2009 год

Читая приведенный ниже документ, я постоянно ловила себя на мысли: как же много успели сделать коллеги за год в области разработки нормативно-методической базы! Как говаривал один из моих учителей, чтобы работа была сделана, её просто нужно начать делать.

Решение коллегии Центрального государственного электронного архива Украины «Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины в 2009 году и задачах на 2010 год»

г. Киев, 11 марта 2010

Заслушав и обсудив информацию директора ЦГЭА Украины Лавренюка А.Г., коллегия отмечает, что Архивом в 2009 г. основные задачи, поставленные перед ЦГЭА Украины Положением государственного учреждения «Центральный государственный электронный архив Украины», Концепцией функционирования ЦГЭА Украины, планами работы на 2009 год - в целом выполнены.

Приоритетным направлением работы ЦГЭА было создание нормативно-методической базы архива. В частности, подготовлена и вынесена на рассмотрение нормативно-методической комиссии Госкомархива первая редакция методических рекомендаций «Проведение экспертизы ценности электронных документов», разработан проект Типового положения об архиве электронных документов организации.

ЦГЭА начал свою деятельность с инициативного документирования. В связи с выборами Президента Украины в 2010 году и выборами в Верховную Раду Украины, в рамках инициативного документирования начато копирование веб-сайтов кандидатов на должность Президента и политических партий и движений. Для методического обеспечения сохранности информации веб-сайтов и предотвращения ее возможной утраты разработаны и утверждены методические рекомендации «О создании и хранения архивных копий веб-сайтов», одобренные нормативно-методической комиссией Госкомархива; и Инструкция по учету и описанию архивных копий веб-сайтов, одобренная научно-методическим советом ЦГЭА.

Совместно с Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения (УкрНИИДАД) проводилась работа по написанию Отраслевого стандарта «Метаданные электронного документа. Описание структуры и содержания данных» и методических рекомендаций «Описание и организация хранения информационных ресурсов органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций». Завершение этих разработок запланировано на конец 2010 года.

Также в течение отчетного периода разработан проект новой редакции «Перечня типовых документов, создаваемых в ходе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов» в плане внесений дополнений в части, относящейся к  электронным документам; соответствующие предложения поданы в Госкомархив..

Направлены предложения по методическим рекомендациям «Критерии отбора сайтов», которые готовились УкрНИИДАД.

Подготовлена новая редакция Перечня документов, создаваемых в деятельности Государственного комитета архивов Украины, государственных и других архивных учреждений Украины, с указанием сроков хранения.

Подготовлены и направлены в Госкомархив предложения в проект «Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти», касающиеся электронных документов.

Разработаны и одобрены научно-методическим советом ЦГЭА «Правила использования компьютерных программ в ЦГЭА Украины».

Введен в эксплуатацию веб-сайт архива.

На заседаниях коллегии, научно-методического совета и экспертно-проверочной комиссии рассмотрены все вопросы, которые были запланированы на 2009 год.

Выполнен план по работе с кадрами.

Составлена и утверждена номенклатура дел архива на 2010 год.

Работники электронного архива принимали участие в совещаниях, семинарах, конференциях, проводившихся другими учреждениями.

Вместе с тем, в работе ЦГЭА Украины в 2009 г. имелись определенные недостатки, а именно:
  • Несоблюдение сроков выполнения научно-исследовательских и методических работ,

  • Не в полной мере решены проблемы комплектования архива, составление списков источников комплектования и источников формирования Национального Архивного Фонда,

  • Медленно решается важный вопрос работы архива - экспертиза ценности электронных документов и электронных информационных ресурсов. Архив пока не стал методическим центром по разработке информационно-коммуникационных технологий электронного документооборота и электронной цифровой подписи.

  • Остается слабой материально-техническая база, требует решения проблема кадрового обеспечение архива. ЦГЭА требуются дополнительные помещения для размещения рабочих мест работников.
Учитывая сказанное, с целью преодоления проблем электронного архива и обеспечения дальнейшей его работы,

Коллегия постановила:
  1. Отчет о работе Центрального государственного электронного архива за 2009 год принять к сведению.

  2. Одобрить проекты Плана развития архивного дела на 2010 год, Плана научно - исследовательской и методической работы на 2010 год, Плана внедрения научных и методических разработок на 2010 год, Плана работы с кадрами на 2010 год.

  3. Считать приоритетным направлением работы архива создание нормативно-методической базы архива. Руководству архива, начальникам отделов усилить контроль за выполнением плана научно-исследовательской и методической работы.

  4. Начальникам отделов завершить работу по инициативному документированию веб-сайтов «Выборы президента 2010» до 31.03.2010 г.

  5. Расширить связи с центральными и областными архивами Украины в вопросах работы с электронными документами и электронными информационными ресурсами.

  6. Отделам оказывать методическую помощь по вопросам своей деятельности государственным архивам, органам государственной власти, учреждениям, организациям.

  7. Финансово-экономическому отделу предусмотреть в смете на 2010 год средства на укрепление материально-технической базы архива.

  8. Отчеты о выполнении решений коллегии заслушивать ежеквартально.
Председатель коллегии, Директор ЦГЭА Украины: А.Г. Лавренюк

Секретарь коллегии: Жук Л.В.


Источник: сайт ЦГЭА Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/r110310.php

пятница, 19 марта 2010 г.

Индия: Центральное правительство поможет штатам улучшить состояние их архивов

Выступая в столице Дели 12 марта 2010 года, высокопоставленный чиновник правительства посетовал на то, что документы за период после 1947 не слишком хорошо сохранились. Он сказал, что бедственное состояние архивов штатов вызывает слёзы, и что центральное правительство страны  готово оказать штатам помощь в этой области.

По словам министра культуры Джавахара Сиркара (Jawahar Sircar - на фото), «Национальные архивы находятся в гораздо лучшем положении, но должен признаться, что мне хочется плакать, видя состояние архивов в штатах». Он сказал, что центр принял решение о целостном подходе к проблемам архивов, и распространить свою поддержку на штаты.

Министр отметил, что «раньше возникали споры по поводу того, можем ли мы вмешиваться в работу архивов штатов. Теперь министерство решило, что мы обязаны это делать. Нам необходимо спланировать как технологическую, так и финансовую помощь этим архивам». Для изучения этого вопроса будет сформирован специальный комитет.

В архиве штата Манипур

Выступая в годовщину основания Национального архива Индии, Сиркар подчеркнул, что документы, созданные после получения страной независимости, - и особенно созданные после 1960 года, - не получили должного внимания.

PTI

Источник: ZeeNews.com
http://www.zeenews.com/news610715.html

Костромская область: Электронным документам – электронные архивы

В «Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Костромской области с использованием электронной цифровой подписи» (утв. постановлением администрации Костромской области от 18 ноября 2009 г. № 383-а) включены требования об организации хранения электронных документов, в том числе и дополнительных документов, создающихся в процессе их передачи.

По сути «Правила» предусматривают назначение в организациях ответственных лиц для ведения электронных архивов, т.е. планируется, что работа будет осуществляться в фоновом режиме вместе с основными обязанностями этих сотрудников.

Глава об организации хранения электронных документов, с одной стороны, меня порадовала. В ней затронуты наиболее важные моменты, связанные с хранением электронных документов:
«Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Костромской области с использованием электронной цифровой подписи» (утв. постановлением администрации Костромской области от 18 ноября 2009 г. № 383-а)

22. Организация хранения архивов отправленных (полученных) ЭД осуществляется организациями самостоятельно в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

32. Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими ЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.

37. Организации должны обеспечить защиту учетной информации, содержащейся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.

Глава 10. Хранение ЭД

38. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных документами организации. ЭД должны храниться в электронных архивах. В случае необходимости копии ЭД, заверенные в порядке, установленном для документов на бумажных носителях, могут также храниться на бумажных носителях.

39. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и их контролю организации назначают ответственных лиц.

40. Если инструкциями и другими актами организации не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том виде, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех реквизитов ЭД, включая все заверяющие ЭЦП.

41. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

42. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также программных и технических средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.

43. Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).
Проблема, однако, заключается в том, что в отсутствие общероссийской законодательно-нормативной и методической базы в области организации электронных архивов и обеспечения сохранности электронных документов, очень скоро потребуется, помимо перечисления документов и информации, которая должна быть сохранены, также дать и подробное разъяснение, как это можно и нужно делать. Придётся как следует подумать и о том, как сохранять программное обеспечение и оборудование, да ещё и рабочем состоянии – здесь, помимо технических проблем, возможны правовые сложности (связанные, например, с условиями лицензирования программного обеспечения).

Удивил вид документа «справки об отзыве сертификатов» - я такое встречала в парочке давно отмененных нормативных актов Казначейства, выпущенных в 2003-2005 годах, и ещё в нескольких региональных документах. Я бы, на всякий случай, посоветовала авторам нормативного документы выяснить, будет ли кто-либо выдавать такого рода документы. С моей точки зрения, эта информация ненужная – куда лучше создать/получить документ, подтверждающий правильность конкретной проверяемой ЭЦП, а ведение баз данных с информацией о статусе сертификатов оставить на усмотрение соответствующих удостоверяющих центров. При длительном архивном хранении электронных документов я бы рекомендовала опираться на проверку документа при принятии в архив, и дальнейшее защищённое хранение в архиве – вместо того, чтобы пытаться первыми в мире обеспечить возможность перепроверки ЭЦП!

Источник: сайт «Региональное законодательство»
http://www.regionz.ru/index.php?ds=440547

четверг, 18 марта 2010 г.

Испания: Национальная концепция интероперабельности в интересах «электронного правительства»

Королевским указом 4/2010 от 8 января 2010 года (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica) введена Национальная концепция интероперабельности (Esquema Nacional de Interoperabilidad, ENI), предусмотренная статьёй 42 испанского закона об электронном доступе граждан к государственным услугам (закон 11/2007, также известный как «закон об электронном правительстве»).

Концепция включает в себя критерии и рекомендации по стандартизации информации, форматов и приложений, и по обеспечению долговременной сохранности информации, которые государственные органы должны учитывать при принятии технологических решений, с тем, чтобы обеспечить возможность межведомственного взаимодействия и избежать дискриминации вследствие выбора определенных технологических решений.

Концепция ENI ставит своей целью создание необходимых условий, обеспечивающих адекватный уровень организационной, технической и семантической совместимости используемых государственными органами систем и приложений, позволяющий осуществлять права и исполнять обязанности, связанные с электронным доступом к государственным услугам. Она также нацелена на повышение эффективности и продуктивности работы государственных органов.

Для создания таких условий, ENI вводит общие элементы, которыми должны руководствоваться в своих действиях в плане интероперабельности государственные органы. Она включает, в частности, следующие основные элементы:
  • Определены конкретные принципы межведомственного взаимодействия,

  • Учитываются различные аспекты интероперабельности - организационные, технические и семантические, - прямо упомянутые в статье 41 закона 11/2007,

  • Общие инфраструктуры и услуги рассматриваются как инструменты, способствующие упрощению и распространения интероперабельности, а также способствующие многостороннему взаимодействию,

  • Понятие «повторного (многократного) использования» применяется в отношении программных приложений и информации государственных органов. Вместе с «совместным использованием» и «коллективной работой», это понятие имеет прямое отношение к интероперабельности, и все эти три элемента признаются политическими документами Евросоюза, 

  • Совместимость электронных цифровых подписей и электронных сертификатов,

  • Обеспечение долговременной сохранности электронных документов, с учетом влияния времени на интероперабельность,

  • Серия технических руководств и инструментов для обеспечения интероперабельности, в целях содействия практической реализации концепции.

Концепция ENI учитывает рекомендации Европейского Союза, текущую технологическую ситуацию в государственных органах, существующие услуги, использование открытых стандартов и, - там, где это уместно и в качестве дополнения, - общеупотребительные среди широкой публики стандарты.

Ещё одной целью ENI является введение общего языка, способствующего взаимодействию между государственными органами, а также формулированию требований по интероперабельности, предъявляемых к ИКТ-отрасли. 

Источник: сайт ePractice.eu
http://www.epractice.eu/en/library/309252

Мой комментарий: Документ интересен тем, что это действительно концепция, т.е. свод основных принципов, - а не список конкретных стандартов и технологий. Таких документов в мире разработано не очень много.