Правительством РФ установлены сроки хранения для документов, оформляющих допуск к государственной тайне

Постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. № 63 утверждена «Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне». Положения документа вступают в силу с 1 мая 2010 г. Она заменит «Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне», утвержденную постановлением Правительства Российской Федерации от 28 октября 1995 г. № 1050

Ведение всей документации предусмотрено только на бумажных носителях, слово «электронный» в документе не используется вообще, но явного запрета на использование компьютеров для работы нет.

При изучении форм документов, которые создаются в процессе оформления допуска к государственной тайне, меня смутили требования, предъявляемые к порядку ведения некоторых документов. Среди форм (всего их утверждено 15 штук), обнаружились три, у которых в пояснениях к заполнению записано: «Заполнение … от руки не допускается». Это:

• карточка (форма 1);
• учетная карточка на допуск к государственной тайне (форма 10)
• списки на оформляемого гражданина и его родственников (форма 11)

Все эти документы входят в комплект документации, который режимно-секретное подразделение организации направляет в орган безопасности для оформления допуска «к государственной тайне с проведением органами безопасности проверочных мероприятий» (п. 33). Т.е. спецслужбы не хотят расшифровывать чьи-то каракули – что правильно.

Однако если от руки заполнять нельзя, то как можно? Когда в документ нужно что-то время от времени дописывать, то проще всего воспользоваться пишущей машинкой (на это, по видимому, требование и рассчитано), - однако пишущие машинки постепенно уходят в небытие, да и работать с ними надо уметь. Использовать для дозаполнения документа обычный принтер слишком сложно, а специальные принтеры – удовольствие не из дешевых (их ещё и разработать надо).

В Инструкции также установлены сроки хранения для нескольких видов документов.

«Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2010 г. № 63)

47. После прекращения допуска к государственной тайне копия трудового договора (контракта) или расписка, содержащая обязательства гражданина по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне (форма 2), и карточка (форма 1) хранятся в режимно-секретном подразделении до истечения срока наложения ограничений на права гражданина, но не менее 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

68. Справка о допуске по соответствующей форме (формы 6 - 8) … выдается командируемому на время разовой командировки или на период выполнения задания, но не более чем на год, под расписку. По окончании срока действия справка возвращается по месту ее выдачи, подшивается в отдельное дело и хранится не менее 5 лет. Журнал учета выдачи справок о допуске (форма 13) после его закрытия в установленном порядке хранится в режимно-секретном подразделении не менее 5 лет.

72. Предписание на выполнение задания (форма 5) … передается в режимно-секретное подразделение принимающей организации, где хранится в отдельном деле не менее 5 лет.

Сроки хранения этих документов практически не изменились по сравнению с Инструкцией 1995 года:

«Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 октября 1995 г. № 1050)

24. … При ведении карточного учета (форма 8) списки (форма 6) хранятся в организации в течение одного года, после чего они могут быть уничтожены в установленном порядке.

34. В отношении граждан, которые свыше года после оформления им допуска по первой, второй или третьей форме не соприкасались со сведениями, составляющими государственную тайну, а также граждан, которые уволились из организации, ушли на пенсию или закончили обучение в учебном заведении и на которых в течение года не затребованы карточки (форма 3), действие допусков прекращается, при этом договоры (контракты) об оформлении допуска к государственной тайне (форма 9) и карточки (форма 3) хранятся в подразделении по защите государственной тайны в течение установленного срока (форма 3 - не менее 5 лет, форма 8 - 1 год), после чего карточки вместе с договорами (контрактами) уничтожаются по акту.

37. … Журнал [учета выдачи справок о допуске](форма 14) и карточка [учета выдачи справок о допуске] (форма 15) хранятся в подразделении по защите государственной тайны не менее 5 лет после внесения в них последней записи, а затем уничтожаются в установленном порядке.

42. Предписание на выполнение задания (форма 16) … хранится в специальном деле в подразделении по защите государственной тайны не менее 5 лет.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/230749/