четверг, 31 января 2008 г.

Подготовлен новый стандарт ICA, регламентирующий процесс передачи электронных документов


Международный совет архивов ICA на своем сайте ведет публичное обсуждение проекта нового стандарта под названием "Стандарт по обмену документами" (Record Exchange Standard), который представляет собой деловые требования к процессу передачи электронных документов. Рассматриваются передача обязанностей по хранению, прав собственности и/или ответственности за электронные документы, происходящие при перемещении электронных документов из одной системы в другую (как в организациях государственного, так и частного секторов).

Ставится задача упростить процесс передачи  документов (в основном, электронных) на хранение из одной системы в другую, что достигается за счет использования простого порядка передачи и стандартного представления документа во время реальной передачи документов 

Под передачей обязанностей по хранению понимается формальная передача ответственности за электронные документы, в том числе за обеспечение их сохранности и доступа к ним. Примерами являются:
  • Передача документов из создавшей их организации в архив,

  • Передача документов от создавшей их организации в организацию-правопреемник,

  • Возврат документов из архива в создавшую их организацию,

  • Передача документов из создавшей их организации в центры хранения и обратно.
Стандарт описывает передачу обязанностей по хранению, исходя из деловой перспективы. Он совместим с такими стандартами, как ISO 15489-1, OAIS и MoReq.

Стандарт, по мнению разработчиков, может быть полезен специалистам, которые:
  • Несут в организации ответственность за документы,

  • Отвечают за передачу электронных документов,

  • Разрабатывают или внедряют системы электронного документооборота, которые должны соответствовать данному стандарту,

  • Проверяют системы электронного документооборота на соответствие требованиям данного стандарта.
Стандарт разработан группами экспертов Европейского института стандартов CEN и ООН. Разработка поддерживалась Международным советом архивов в контакте с Международной организацией по стандартизации ISO.

Обсуждение продлится до 22 февраля 2008 года. Скачать проект документа и форму для подачи замечаний можно по адресу:
http://www.ica.org/en/2007/12/21/record-exchange-standard-call-comments

Источник: сайт ИСО
http://www.ica.org/en/2007/12/21/record-exchange-standard-call-comments

пятница, 11 января 2008 г.

ISO/PDTR 26102 «Требования по обеспечению долговременной сохранности электронных документов»


Международная организация по стандартизации ISO опубликовала для обсуждения проект технического отчета ISO/PDTR 26102 «Требования по обеспечению долговременной сохранности электронных документов» (Requirements for Long-Term Preservation of Electronic Records).

Документ объёмом 23 страницы подготовлен Техническим Комитетом 46 «Информация и документация».

Во введении подчеркивается, что «сегодня большинство документов либо изначально создаются в электронном виде, либо оцифровываются при помощи соответствующих технологий. Между электронными и традиционными документами имеется ряд фундаментальных отличий, поэтому для сохранения во времени целостности электронных документов нужны специальные меры…

Насущной проблемой, стоящей перед организациями, является обеспечение сохранения электронных документов таким образом, чтобы их аутентичность, надежность, целостность и годность к использованию не пострадали. С этой целью при определении требований к документной системе необходимо одновременно оценить ценность и будущее использование электронных документов. По итогам этой оценки следует выбирать структуру и технические решения, используемые при создании документной системы.

Всякий раз, когда возникнет нужда в электронных документах, они должны быть читаемыми, независимо от того, с использованием какого оборудования, программного обеспечения и инфраструктуры они были первоначально созданы. Этому мешает ряд факторов:
  • Темпы технологического устаревания,

  • Отсутствие обратной совместимости программного обеспечения,

  • Использование с течением времени различных файловых форматов, форматов данных и носителей информации,

  • «Хрупкость» (непригодность для длительного хранения) определенных видов носителей электронной информации.»
Отмечается также, что «существует множество различных видов цифровых данных, каждый из которых обладает уникальными характеристиками. Одни и те же технологии обеспечения долговременной сохранности не для всех из них можно использовать с равной степенью уверенности. Базы данных, электронная почта, текстовые и комбинированные документы, географические данные и графическая информация должны изучаться по отдельности с целью выбора наиболее подходящих мер обеспечения сохранности.»

Цель отчета – служить расширением и дополнением стандарта ISO 15489-2001 по вопросам, связанным с обеспечением длительной сохранности электронных документов. В нем рассматриваются только «готовые» электронные документы, и не рассматриваются документы, представленные в виде баз данных.

Описаны семь стратегий обеспечения долговременной сохранности: сохранение технологии, миграция, использование стандартных форматов, инкапсуляция, эмуляция, виртуализация, использование «виртуальных машин». В части требований к файловым форматам, сказано, что «следует, чтобы файловые форматы, где это уместно по практических соображениям, были открытыми (некоммерческими), а их опубликованные технические спецификации были публично доступны».

Отчет включает следующие главы:
  • Политика и ответственность
  • Требования по обеспечению долговременной сохранности
  • Проблемы обеспечения долговременной сохранности
    • Файловые форматы
    • Хранение
    • Системы обеспечения долговременной сохранности
    • Резервирование и обеспечение непрерывности деловой деятельности
    • Вопросы безопасности
    • Управление доступом
    • Прочие вопросы (включая цифровые подписи, шифрование, сжатие)
    • Уничтожение и передача
    • Документирование процессов
    • Расходы
  • Мониторинг и аудит
  • Обучение
Источник: ИСО