Подготовлен новый стандарт ICA, регламентирующий процесс передачи электронных документов

Международный совет архивов ICA на своем сайте ведет публичное обсуждение проекта нового стандарта под названием "Стандарт по обмену документами" (Record Exchange Standard), который представляет собой деловые требования к процессу передачи электронных документов. Рассматриваются передача обязанностей по хранению, прав собственности и/или ответственности за электронные документы, происходящие при перемещении электронных документов из одной системы в другую (как в организациях государственного, так и частного секторов).

Ставится задача упростить процесс передачи  документов (в основном, электронных) на хранение из одной системы в другую, что достигается за счет использования простого порядка передачи и стандартного представления документа во время реальной передачи документов 

Под передачей обязанностей по хранению понимается формальная передача ответственности за электронные документы, в том числе за обеспечение их сохранности и доступа к ним. Примерами являются:

• Передача документов из создавшей их организации в архив,


• Передача документов от создавшей их организации в организацию-правопреемник,


• Возврат документов из архива в создавшую их организацию,


• Передача документов из создавшей их организации в центры хранения и обратно.

Стандарт описывает передачу обязанностей по хранению, исходя из деловой перспективы. Он совместим с такими стандартами, как ISO 15489-1, OAIS и MoReq.

Стандарт, по мнению разработчиков, может быть полезен специалистам, которые:

• Несут в организации ответственность за документы,


• Отвечают за передачу электронных документов,


• Разрабатывают или внедряют системы электронного документооборота, которые должны соответствовать данному стандарту,


• Проверяют системы электронного документооборота на соответствие требованиям данного стандарта.

Стандарт разработан группами экспертов Европейского института стандартов CEN и ООН. Разработка поддерживалась Международным советом архивов в контакте с Международной организацией по стандартизации ISO.

Обсуждение продлится до 22 февраля 2008 года. Скачать проект документа и форму для подачи замечаний можно по адресу:
http://www.ica.org/en/2007/12/21/record-exchange-standard-call-comments

Источник: сайт ИСО
http://www.ica.org/en/2007/12/21/record-exchange-standard-call-comments