Новая статья о японской практике уничтожения / передачи документов

На веб-сайте издаваемого издательством Шпрингер (Springer) международного журнала «Архивная наука» (Archival Science) 25 сентября 2026 года в открытом доступе была выложена статья Тецудзи Кубоямы (久保山 哲二, Tetsuji Kuboyama) и Адриана Каннингем (Adrian Cunningham) «Уничтожение / передача документов в органах центрального правительства Японии: Нормативная база, практика и возможности применения искусственного интеллекта» (Records Disposition in Japan’s Central Government: Norm, Practice, and the Applicability of AI), см. https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w , прямая ссылка на PDF-файл: https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/s10502-026-09561-w.pdf .

Я всегда с большим интересом читаю статьи об опыте зарубежных стран – даже в маленьких странах попадаются интересные нюансы в их подходах к управлению документами и архивному делу, которые полезно взять на заметку. Опыт же Японии вообще в мире мало известен, а тема уничтожения / передачи неизменно привлекает к себе внимание специалистов-практиков.

Также следует отметить, что одним из соавторов статьи является авторитетный международный эксперт, бывший президент и нынешний член Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists, ASA) Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), чьё имя не раз упоминалось в постах на моём блоге. 

Второй соавтор, д-р Тецудзи Кубояма (на фото), является профессором токийского университета Университет Гакушуин (Gakushuin University) и директором его Вычислительного центра. В число его интересов входят ИИ, различные аспекты информатики, и в том числе «вычислительная архивная наука». О последней он говорит так: «Я провожу структурный анализ описаний и извлекаю контекстные структуры, опираясь на международные стандарты описания архивных материалов, такие как EAD, EAC-CPF и RiC» (см. https://tk.cc.gakushuin.ac.jp/ ).

В аннотации на статью отмечается следующее:

«Система управления государственными документами в органах центрального правительства Японии опирается на нормативно-правовую базу, однако вопросы масштабной реализации этой системы на практике изучены недостаточно. 

Используя данные из «Реестров учёта дел в административном делопроизводстве», публикуемых каждым государственным органом на портале электронного правительства в соответствии со статьей 7 «Закона об управлении государственными документами и архивами», мы проанализировали примерно 111 записей, относящихся к 16 ведомствам, реестры которых нам удалось извлечь практически полностью.

По итогам исследования мы сделали четыре основных вывода:

• Показатели полноты передачи документов в Национальные архивы говорят о том, что не обеспечивается полная передача, предусмотренная Руководствами для документов соответствующих категорий: примерно один из трёх подлежащих передаче на архивное хранение документов отмечен как отобранный на уничтожение.
  
  
• Документы, созданные после принятия «Закона об управлении государственными документами и архивами» 2011 года, отбираются для передачи примерно на 27% реже, чем более ранние документы. Такое снижение обусловлено изменением состава отражаемых в реестре документов, а не изменением порядка обработки какого-либо конкретного типа документов.
  
  
• Категория, к которой отнесён документ, гораздо сильнее влияет на его дальнейшую судьбу, чем принадлежность к конкретному министерству или ведомству, в котором он хранится, - несмотря на то, что каждое ведомство самостоятельно устанавливает сроки и порядок хранения своих документов.
  
  
• Модель машинного обучения достаточно точно воспроизводит зафиксированные в реестре решения об окончательной судьбе документов (т.е. об уничтожении либо передаче на постоянное архивное хранение – Н.Х.), что позволяет сузить до идентифицируемой небольшой группы массив документом, заслуживающих проведения индивидуальной экспертизы.

В совокупности эти результаты свидетельствуют о наличии систематического разрыва между нормативно-правовыми требованиями и практикой их реализации в условиях делегирования полномочий, - а также указывают на то, что проведение экспертизы документов ценности с использованием искусственного интеллекта позволяет в массовом порядке выявлять случаи отступления от установленных норм.»

Отдельный интерес представляет приведенный в статье список литературы, включающий нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы управления документами и архивной работы. В их число, в том числе, входят:

• «Руководство по управлению административными документами» (行政文書の管理に関するガイドライン), первоначально утв. решением Премьер-министра Японии 1 апреля 2011 года в дополнение к базовому «Закону об управлении государственными документами и архивами» (Public Records and Archives Management Act, 2009) и регулярно обновляемое. Руководство было существенно пересмотрено в редакции от 7 февраля 2022 года. Сводный текст по состоянию на 14 февраля 2025 года доступен по адресу http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf 
  
  
• «Результаты рассмотрения ключевых направлений политики на 2023 финансовый год каждым государственным ведомством» (各行政機関における令和５年度重要政策の検討結果について), опубликованные Канцелярией Кабинета министров Японии в 2024 году, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/reiwa5_juyouseisaku.pdf .  Документ отражает результаты отбора «ключевых направлений политики» каждым ведомством в соответствии с «Руководством по управлению административными документами». Страница серии подобных документов, содержащая также информацию о требовании, изложенном в разделе 7 «Руководства», доступна по адресу: https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/juyouseisaku.html  
  
  
• «Отчёт о состоянии управления официальными документами и архивами в 2024 финансовом году» (令和６年度における公文書等の管理等の状況について), Канцелярия Кабинета министров Японии, 2025 год, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/pdf2024_houkoku.pdf
  
  
• Уведомление № 137 от 28 мая 2020 года «Практические рекомендации по организации, хранению и порядку работы с делами, содержащими административные документы и т. п., касающимися мер реагирования на ситуацию с COVID-19» (新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する行政文書ファイル等の 整理及び保存等の運用上の留意点について), разосланное директором Отдела управления официальной документацией, Кабинета министров, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/rekiren/tsuchi200528.pdf   
  
  
• Страница «Поиск в реестре учёта дел в административном делопроизводстве» (行政文書ファイル管理簿の検索) на портале электронного правительства Японии, см. https://administrative-doc.e-gov.go.jp/bsearch/list  
  
  
• «Управление государственными документами как ведение документальной истории, охватывающей длительный период времени - Решение этой задачи как общенациональной инициативы» (「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」-今、国家事業として取り組む), итоговый доклад экспертной группы по вопросам управления официальными документами от 4 ноября 2008 года, см. https://www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/PDF/%EF%BC%91%EF%BC%99/hokoku.pdf 
  
  
• «О реализации мер, необходимых для надлежащего сохранения официальных документов и иных материалов, имеющих важное значение в качестве исторических источников» (歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について), решение Кабинета министров от 30 марта 2001 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi//moushiawase1.pdf 
  
  
• «Рекомендации в отношении мер по управлению административными документами» (行政文書の管理方策に関するガイドラインについて), согласованы Совещанием по координации деятельности административных работников министерств и ведомств 25 февраля 2000 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi/kako_guideline.pdf . Документ утратил силу в связи с принятием в 2011 году «Руководство по управлению административными документами».
  
  
• «Закон об управлении государственными документами и архивами» («公文書等の管理に関する法律»), закон Японии №66 от 2009 года, действует с апреля 2011 года, см. https://laws.e-gov.go.jp/law/421AC0000000066/ 
  
  
• «Выявление конкретных важных вопросов государственного управления и передача периодически создаваемых документов» (特定の国政上の重要事項等の指定及び 定期的に作成される文書の移管について), Управление главного специалиста по государственным документам (подразделение Национального архива Японии), публикация в журнале «Архивы» (アーカイブズ, Ākaibuzu, том 29, стр. 56–63), https://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_29_p56.pdf  

Источник: веб-сайт Springer
https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w

Япония: Выявлены пробелы в системе управления документами атомных электростанций, относящимися к борьбе с терроризмом

Данная заметка вьетнамского журналиста Сын Хена (Sơn Hên) была опубликована 9 июля 2026 года на сайте «Вьетнам+» (vietnamplus.vn), в т.ч. в автопереводе на русский язык. Для публикации на блоге перевод был скорректирован в соответствии с оригиналом на вьетнамском языке.

Недостатки были обнаружены после того, как компания TEPCO провела проверку общих папок и компьютеров, используемых сотрудниками контртеррористических подразделений

9 июля 2026 года Управление по ядерному регулированию Японии (Nuclear Regulation Authority, NRA) сообщило выявлении недостатков в управлении относящимися к борьбе с терроризмом документами на атомных электростанциях Фукушима-1 и Фукушима-2 компании Tokyo Electric Power Company (TEPCO), аналогичных недостаткам, имевшим место на АЭС Кашивадзаки-Карива (Kashiwazaki-Kariwa) в префектуре Ниигата.

Атомная электростанция Фукушима-Дайичи в префектуре Фукушима, Япония. 
(Фото: Kyodo/VNA)

По данным NRA, копии многих относящихся к борьбе с терроризмом документов, которые должны были храниться под строгим контролем в специально отведенных местах, были выложены на компьютерах в общих папках.

Регулятор продолжит расследование с целью установления причин ненадлежащего управления документами.

Недостатки были обнаружены в ходе проведенной компанией TEPCO проверки общих папок и компьютеров сотрудников, занимающихся вопросами борьбы с терроризмом. По данным NRA, утечек секретной информации пока что не обнаружено.

Регулятор также сообщил, что сотрудник, уличённый в ненадлежащем обращении с документами по борьбе с терроризмом на АЭС Кашивадзаки-Карива, не имеет отношения к инцидентам в Фукушиме.

В ходе расследования инцидента на АЭС Кашивадзаки-Карива было установлено, что этот сотрудник с 2020 года самостоятельно копировал и хранил относящиеся к борьбе с терроризмом документы штаб-квартиры компании TEPCO и АЭС Кашивадзаки-Кариваю Он хранил документы в ящике своего стола, фотографировал их на свой смартфон и делился частью их содержимого с 16 другими сотрудниками компании.

Мой комментарий: Иными словами, сотрудник просто стремился эффективно выполнять свою работу, не обращая при этом должного внимания соблюдению правил обращения с конфиденциальными и секретными документами.

В апреле прошлого года компания TEPCO представила в Управление по ядерному регулированию (NRA) отчёт, в котором перечислила меры по предотвращению повторения инцидента, включая установку дополнительных средств защиты в помещениях, где хранятся секретные документы. В настоящее время NRA оценивает, улучшила ли компания TEPCO управление секретной информацией.

Атомная электростанция Фукушима-2, состоящая из четырех реакторов и в настоящее время находящаяся в процессе вывода из эксплуатации, расположена примерно в 12 км к югу от состоящего из шести реакторов комплекса Фукушима-1, который пострадал от разрушительного землетрясения и цунами, обрушившихся на северо-восточную Японию в марте 2011 года.

Сын Хен (Sơn Hên)

Источник: 
https://www.vietnamplus.vn/nhat-ban-phat-hien-lo-hong-trong-quan-ly-tai-lieu-chong-khung-bo-tai-cac-nha-may-dien-hat-nhan-post1123268.vnp 
https://www.vietnam.vn/ru/nhat-ban-phat-hien-lo-hong-trong-quan-ly-tai-lieu-chong-khung-bo-tai-cac-nha-may-dien-hat-nhan 

Япония: В Токио прошла церемония закладки фундамента нового здания Национального архива

Данная новость была опубликована 3 июня 2025 года на сайте англоязычной газеты «Японские новости» (The Japan Times).

На фото: Спикер Палаты представителей парламента Японии Фукуширо Нукага (Fukushiro Nukaga, в центре справа в первом ряду) и другие официальные лица приняли участие в церемонии закладки фундамента нового здания Национального архива Японии в Токио

2 июня 2025 года в Токио на площадке рядом с Парламентом Японии в районе Тиёда (Chiyoda) прошла церемония закладки фундамента нового здания Национального архива Японии, открытие которого ожидается в конце 2029 финансового года.

Изначально планировалось, что новое здание откроется в 2026 финансовом году, однако строительство было отложено из-за исследования имеющих культурно-историческое значение мест захоронения и сложного процесса проведения торгов.

Парламентский музей, который ранее располагался на данной территории, также будет перестроен.

Новое архивное здание будет иметь три надземных и четыре подземных этажа. Включая новые помещения музея, его общая площадь составит 42,4 тысячи квадратных метров. Общая стоимость строительства оценивается примерно в 48,89 миллиардов иен (27 млрд. рублей по текущему курсу – Н.Х.).

Существующее главное здание Национального архива, расположенное в саду Китаномару (Kitanomaru) - к северу от Императорского дворца в центре Токио - было построено в 1971 году. В связи со старением здания и перспективой переполнения его хранилищ правительство начало обсуждать его реконструкцию ещё в 2014 году.

Источник: сайт The Japan Times
https://www.japantimes.co.jp/news/2025/06/03/japan/national-archives-ceremony/  

Онлайн-вебинар «Архивация в интересах вывода из эксплуатации ядерных установок: Проблемы и сотрудничество» пройдёт 14 декабря 2020 года

26 ноября 2020 года британский специалист Коля Абрамский (Kolya Abramsky – на фото) на форуме Международного совета архивов (МСА), а также блог Архивного портала Европы (Archives Portal Europe Blog, см. https://archivesportaleurope.blog/2020/11/26/coming-up-webinar-on-archiving-for-nuclear-decommissioning/ ), - распространили следующую информацию:

Исследовательский центр кооперативных гражданских обществ (Research Center for Cooperative Civil Societies) университета Риккио (Rikkyo University, Токио, Япония) в сотрудничестве с историческим архивом «Ядро» (Nucleus) британского Агентства по выводу из эксплуатации ядерных объектов (Nuclear Decommissioning Authority, NDA),  британской Коалицией по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) и европейской сетью архивов энергетической отрасли EOGAN (сокращение происходит от European Oil and Gas Archives Network – «Европейская сеть архивов нефтегазовой отрасли» - Н.Х.) – 14 декабря 2020 года проводят бесплатный вебинар по теме «Архивация в интересах вывода из эксплуатации ядерных установок: Проблемы и сотрудничество» (Archiving for Nuclear Decommissioning: Challenges and Collaborations).

На вебинаре будут рассмотрены вопросы создания, управления и открытия для общественности архивов, связанных с атомной энергетикой. В связи с публикацией японского перевода Модели быстрой оценки коалиции DPC (DPC Rapid Assessment Model, см. https://www.dpconline.org/digipres/dpc-ram ), основное внимание на вебинаре будет уделено техническим, управленческим и политическим вопросам, связанным с документацией ядерной отрасли - от прозрачности и прав доступа до проблем безопасности и технических проблем.

На вебинаре выступят:

• Коля Абрамский (Kolya Abramsky), архивист Института Джорджа Падмора (George Padmore Institute) в Лондоне и член правления ассоциации EOGAN;
  
  
• Дженни Митчем (Jenny Mitcham), руководитель отдела передовой практики и стандартов Коалицией по электронной сохранности;
  
  
• Марта Муссо (Marta Musso), исследователь из Королевского технологического института (Kungliga Tekniska högskolan, KTH) в Стокгольме, Швеция; и президент ассоциации EOGAN;
  
  
• Мартин Робб (Martin Robb), руководитель программы агентства NDA по стратегическому управлению информацией;
  
  
• Гордон Рейд (Gordon Reid), архивист совместного архива «Ядро» (Nucleus) ядерной отрасли и муниципального образования Кейфнесс (Caithness), отвечающий за управление документами отрасли, занимающейся выводом из эксплуатации гражданских объектов ядерной энергетики Великобритании.

Вести вебинар будет Идзуми Хирано (Izumi Hirano), архивист Исследовательского центра кооперативных гражданских обществ университета Риккио.

Зарегистрироваться на вебинар можно здесь: https://www.eventbrite.co.uk/e/archiving-for-nuclear-decommissioning-challenges-and-collaborations-tickets-129515647789?aff=erelexpmlt

Вебинар будет проходить с 10:00 до 12:00 по Гринвичу (т.е. с 13:00 до 15:00 по московскому времени).

Источник: блог Архивного портала Европы / сайт EOGAN
https://archivesportaleurope.blog/2020/11/26/coming-up-webinar-on-archiving-for-nuclear-decommissioning/
https://www.eogan.org/board

Япония: Определены контуры системы сертификации архивистов

Данная заметка была опубликована 25 декабря 2019 года на сайте Nippon.com со ссылкой на новостное агентство Jiji Press.

Национальные Архивы Японии (国立公文書館 , http://www.archives.go.jp/ ) сформировали «Базовую концепцию государственной системы сертификации архивистов» (アーキビスト認証制度に関する基本的考え方, www.archives.go.jp/about/report/pdf/ninsyou_kihon.pdf ) - экспертов, управляющих государственными документами в архивах центральных и местных органов власти.

Мой комментарий: Концепция опирается на «Стандарт профессиональной деятельности архивиста» (アーキビストの職務基準書, http://www.archives.go.jp/about/report/pdf/syokumukijunsyo.pdf ) объёмом 28 страниц.

Концепция, представленная 24 декабря 2019 года, предусматривает, что желающие получить сертификацию архивисты должны обладать научными навыками на уровне магистра, иметь профессиональный опыт не менее трёх лет, а также необходимые знания и навыки. Система сертификации должна начать действовать в 2020 финансовом году - с апреля 2020 года.

Сертификация, которая будет выдаваться президентом Национальных Архивов после проверки представленных заявителем документов, подлежит обновлению каждые пять лет. В настоящее время будет две категории сертификатов - «сертифицированный архивист» для экспертов высокого уровня; и «помощник архивиста» для тех, кто обладает базовыми знаниями и навыками.

Концепция была представлена 24 декабря 2019 года на заседании состоящей из экспертов государственной комиссии по управлению государственными документами и архивами. «В будущем мы надеемся повысить статус сертификации до национальной квалификации», - сообщил президент Национальных Архивов Такео Като (Takeo Kato).

Национальные Архивы ставят своей целью обеспечить сертификацию около 400 сертифицированных архивистов и около 600 помощников архивистов к моменту завершению строительства нового здания Национальных Архивов в 2026 финансовом году.

Источник: сайт Nippon.com
https://www.nippon.com/en/news/yjj2019122500195/outline-set-for-japan's-archivist-certification-system.html

Япония собирается сертифицировать 1000 архивистов в рамках новой системы, направленной на улучшение управления государственными документами

Данная новостная заметка агентства Киодо (Kyodo)  была опубликована 21 декабря 2019 года на сайте издания The Japan Times («Новости Японии»).

Как сообщили 21 декабря 2019 года источники в правительстве, Япония намерена, помимо других усилий по совершенствованию управления государственными документами, к марту 2026 года сертифицировать в рамках новой системы около 1000 архивистов. Это решение последовало вслед за критикой того, как государственные органы обращаются со своими документами, связанными со скандалами, затронувшими премьер-министра Синдзо Абэ.

Правительство решило ввести новую систему в 2021 году, за пять лет до открытия нового здания Национальных Архивов.

Не секрет, что Япония, в которой в настоящее время имеется лишь относительно небольшое число специально обученных архивистов, отстает от многих развитых стран в плане обеспечения сохранности официальных документов.

Как сообщили источники, правительство планирует развернуть подготовку сертифицированных государством архивистов, которые, как ожидается, будут в основном работать в Национальных Архивах Японии, в министерствах и в местных органах власти.

Один из сотрудников архивной службы отметил, что важно «надлежащим образом хранить документы и передавать их будущим поколениям».

Система будет контролироваться комитетом по сертификации, который будет размещаться в архивах Токио. Чтобы претендовать на сертификацию, соискатели должны будут иметь профессиональный стаж работы не менее трех лет, специальные знания и навыки, а также способность вести исследовательскую работу на уровне аспирантов.

Приём заявок на сертификацию, включающих в себя эссе, начнётся следующей осенью, и, как ожидается, первая группа сертифицированных архивистов приступит к работе в январе 2021 года.

Для расширения спектра деятельности правительство планирует также ввести квалификацию «помощник архивиста» (associate archivist) с более мягкими критериями, ориентированную на людей, не имеющих опыта работы в данной области.

Правительство стремится к выполнению своей текущей цели по подготовке к 2026 финансовому году, когда откроется новое здание Национальных Архивов, 400 архивистов и 600 помощников архивистов.

Япония также рассматривает возможность введения квалификации «ведущий архивист» (advanced archivist) для тех, кто приобрёл специальные знания высочайшего уровня и имеет многолетний опыт работы.

Мой комментарий: Профессиональная сертификация – обоюдоострое оружие, способное при непродуманном использовании сыграть с государственными органами дурную шутку. Так, могут оказаться «вне закона» опытные квалифицированные специалисты, которые не получили профильного образования и освоили профессию на рабочем месте, и их могут вытеснить зелёные выпускники профильных вузов, лучше знающие теорию, но не имеющие реального практического опыта.

Кроме того, сертификация может дополнять систему профессионального образования и повышения квалификации, но не в состоянии её заменить. Иными словами, сначала нужно наладить подготовку специалистов, и только потом начать раздачу «корочек».

Источник: сайт издания The Japan Times
https://www.japantimes.co.jp/news/2019/12/21/national/politics-diplomacy/japan-aims-certify-1000-archivists-new-system-aimed-better-handling-public-records/#.XgBNmPxS-Mp

Япония: Музей заморозит старинные документы, чтобы защитить их от плесени

Данная заметка Хироми Сайто (Hiromi Saito) была опубликована 16 ноября 2019 года на сайте японской газеты «Асахи».

Затопление первого этажа городского музея Кавасаки, располагающегося в районе Нахара города Кавасаки 15 октября 2019 года (Фото: Hiromi Saito)

Городской музей города Кавасаки сообщил, что он временно заморозит свою коллекцию древних документов и бумажных документов, чтобы предотвратить появление плесени после того, как документы были повреждены в прошлом месяце в результате тайфуна.

Музей, открывшийся в 1988 году, пришлось закрыть после того, как проливные дожди, вызванные тайфуном № 19 затопили его первый этаж и полуподвальные помещения, где расположены хранилища.

Музей гордится своей коллекцией, включающей около 260 тысяч единиц хранения, включая драгоценные артефакты из глины, древние документы и рисунки. У него также имеется значительные коллекции манга, фотографий и видеозаписей, что делает его уникальным национальным учреждением памяти.

Предметы, хранящиеся в девяти полуподвальных помещениях, были повреждены в результате затопления, равно как и оборудование для электроснабжения и вентиляции. Музей оценил ущерб суммой не менее 7,2 миллиарда иен (66,2 миллиона долларов).

Первоначально музей планировал поместить поврежденные водой материалы на свой холодный склад – их следует хранить при низкой температуре, чтобы предотвратить появление плесени. Однако руководство решило поступить иначе, ввиду того, что на этом складе также хранятся продукты питания.

После взвешивания возможных вариантов было решено поместить материалы на бумажных носителях в морозильные камеры, которые будут установлены на территории музея.

Что касается восстановления повреждённых документов, то городское руководство обратилось к населению с просьбой о пожертвованиях, чтобы помочь профинансировать реставрационные работы.

У музея имеется страховка на сумму около 4,2 млрд. йен, покрывающая около 90 единиц хранения из его фондов. Однако, как сообщил музей, страховой полис охватывает только случаи пожара и кражи, поэтому никакого страхового возмещения не будет.

Хироми Сайто (Hiromi Saito)

Источник: сайт газеты «Асахи»
http://www.asahi.com/ajw/articles/AJ201911160044.html

Япония: Библиотека парламента запустила в опытную эксплуатацию экспериментальный сервис поиска по контенту

Данная новость была опубликована на сайте парламента Японии 9 апреля 2019 года.

29 марта 2019 года Библиотека парламента Японии (National Diet Library, NDL, https://lab.ndl.go.jp/dl/ ) запустила прототип своей новой системы поиска по контенту «Электронная библиотека следующего поколения» (Next Generation Digital Library, 次世代デジタルライブラリー), которая предлагает расширенные функциональные возможности на основе использования искусственного интеллекта (ИИ). NDL разрабатывает эту систему с тем, чтобы в будущем услуги электронных библиотек стали более удобными.

Библиотека парламента Японии

«Электронная библиотека следующего поколения» - это экспериментальный поисковый сервис, реализующий функциональные возможности, разработанные на основе исследований, проведенных в Лаборатории разработки систем следующего поколения Библиотекb парламента Японии.

Для поиска доступен ряд документов (10,5 тысяч), входящих в состав электронной коллекции библиотеки парламента, у которых истек период охраны авторских прав и которые по японской десятичной классификации (NDC) отнесены к 6-му классу (промышленность). Постепенно количество доступных для поиска материалов будет увеличиваться.

Сервис имеет следующие особенности (чем-то очень напоминающие Google и другие поисковики – Н.Х.):

• «Поиск по ключевому слову» позволяет вести полнотекстовой поиск по распознанному тексту. В поисковой выдаче найденный фрагмент отображается в виде небольшого текстового блока (snippet);


• «Поиск по изображениям» позволяет искать фотографии и иллюстрации, которые были автоматически извлечены из документа. Указав в качестве критерия поиска изображение, можно искать материалы, содержащие похожие изображения.


• Программа просмотра позволяет автоматически разделить разворот на страницы, удалить фон и шум. Дополнительное время обработки составляет примерно 15 секунд на образ.

Источник: сайт Библиотеки парламента Японии
https://www.ndl.go.jp/en/news/fy2019/190409_01.html
https://www.ndl.go.jp/jp/news/fy2019/__icsFiles/afieldfile/2019/04/04/pr190405_02.pdf
https://lab.ndl.go.jp/dl/

Япония: Подписанные императором и заверенные оттиском его печати документы, а также документация заседаний кабинета министров будут сохраняться в бумажном виде

Данная заметка, подписанная «Цзицзи» (Jiji) была опубликована 4 апреля 2019 года в англоязычной японской газете «Джапан таймс» (The Japan Times).

Предполагается, что государственные документы с печатью императора и его собственноручной подписью, а также документы, подписанные министрами на заседаниях Кабинета министров, не будут охватываться используемым правительством процессом электронной архивации.

Император Японии Акихито 7 января 1989 года подписывает постановление правительства об изменении названия эпохи на «Хэйсэй» (С) Новостное агентство Kyodo

По словам официальных лиц, правительство Японии считает необходимым хранить такие государственные документы в бумажном виде с тем, чтобы сохранить их историческую ценность.

Подпись и печать императора необходимы для вступления в силу законов и договоров. Например, император Акихито собственноручно подписал и приложил свою печать к постановлению о названии новой эры «Рейва» (Reiwa, на японском -令和時代 – новая эра японского летосчисления, которая начнётся, как ожидается, с 1 мая 2019 года, когда трон займёт новый император – Н.Х.), о котором было объявлено в 1 апреля 2019 года.

Министры Кабинета традиционно ставят на документах, рассматриваемых на заседаниях кабинета, свои характерные рукописные подписи, называемые «као».

25 марта 2019 года правительство утвердило основную политику в области электронного управления административными документами, согласно которой созданные, начиная с настоящего момента, электронные версии административных документов будут рассматриваться и систематически управляться как аутентичные и оригинальные тексты этих документов.

Данная политика направлена на предотвращение повторения скандалов, подобных истории с фальсификацией документов министерства финансов, связанных с вызвавшей сомнения продажей по дешёвке государственной земли владельцам частной школы Моритомо Гакуэн (Moritomo Gakuen), - и на повышение эффективности управления государственными документами.

По словам официальных лиц, правительство планирует пересмотреть такого рода операции и расширить круг документов, подлежащих электронной архивации. Будет, однако, сделано исключение для документов, которые необходимо сохранить в бумажной форме ввиду их исторической ценности.

Представитель Кабинета министров сообщил, что бумажные документы с подписью и печатью императора, а также документы, подписанные подписями «као» министров кабинета следует рассматривать в качестве оригинальных текстов.

Рукописные иероглифы кандзи, использованные при объявлении названия новой эры, также будут сохранен в бумажном виде в качестве государственного документа.

Цзицзи (Jiji)

Мой комментарий: Запад уже как-то забыл, но Восток пока что помнит две важные вещи.

Во-первых, документы, помимо своего делового значения, имеют церемониальный характер. Попытки устраивать торжественное электронное подписание документов были, но результат оказался неубедительным – нет той торжественности, которая присуща традиционным церемониям, и которая по-прежнему играет свою роль и в дипломатической практике, и в плане воздействия на общественное сознание.

Во-вторых, электронный документ никогда не даст того эмоционального эффекта в качестве музейного экспоната или реликвии, который вызывает физический артефакт. Уже не будет того трепета, который часто испытывает исследователь, прикасаясь к подлинному историческому документу…

Помимо этого, пока ещё не накоплен достаточный опыт обеспечения долговременной сохранности электронных документов, поэтому в любом случае как-то надёжнее хранить бумажные подлинники наиболее важных с исторической точки зрения документов (что, конечно же, не мешает в оперативной деятельности использовать их электронные дубликаты и копии).

Источник: сайт издания The Japan Times
https://www.japantimes.co.jp/news/2019/04/04/national/records-bearing-emperors-seal-signature-japan-cabinet-meeting-documents-kept-paper/ 

Министерство обороны Японии собирается использовать искусственный интеллект для управления документами

Данная заметка, подписанная «Цзицзи» (Jiji) была опубликована 25 сентября 2018 года в англоязычной японской газете «Джапан таймс» (The Japan Times).

По словам официальных лиц Министерства обороны Японии, извлекая уроки из фактов неправильного обращения с ежедневными журналами деятельности Сил самообороны Японии, ведомство планирует применить искусственный интеллект (ИИ) для управления государственными документами.

В рамках данного проекта алгоритмы ИИ будут обучены на массиве государственных документов и обеспечат выявление каждого относящегося к конкретному вопросу документа при получении министерством запроса на раскрытие информации.

По словам представителей Минобороны, систему на основе искусственного интеллекта планируется запустить в 2021 финансовом году.

Предполагается, что Минобороны станет первым органом центральной власти Японии, внедрившим управление документами на основе ИИ.

Фотокопии ежедневных журналов действий Сил самообороны Японии в Ираке за 2004-2006 годы в Ираке /Источник: новостное агентство Kyodo

Как сообщается, министерство запросило на соответствующие расходы 55,8 млрд. йен (примерно 9.1 млн. долларов США – Н.Х.) в рамках своего бюджетного запроса на 2019 финансовый год. Поддержка работоспособности ИИ-системы будет передана на аутсорсинг частной компании.

В настоящее время Минобороны использует около 60 отдельных деловых систем для управления государственными документами, а соответствующие данные хранятся на многочисленных серверах.

Получив запрос на раскрытие документов от парламента страны, министерству приходится проводить поиск в каждой из этих компьютерных систем. Порой документы, которые раньше считались несуществующими, выявляются при отработке новых запросов.

При использовании системы на основе искусственного интеллекта при поиске по ключевым словам ни один государственный документ не останется непроверенным. Чтобы подготовиться к внедрению системы, Минобороны с 2019 финансового года планирует объединить ряд серверов и ускорить работу по оцифровке документов, хранящихся только в бумажном виде.

По словам официальных лиц, министерством изучается вопрос об использовании ИИ также в случае необходимости скрыть персональные данные при подготовке ответов на запросы о раскрытии информации, обучая алгоритмы на предыдущих примерах неразглашения. Автоматически будут приниматься решения о вымарывании персональных данных.

По мнению аналитиков, - принимая во внимание имевшие место скандалы, когда Минобороны подозревалось в корпоративном саботаже раскрытия ежедневных журналов боевых действий частей Сил самообороны Японии, развёрнутых в Ираке и Южном Судане, - внедрение системы управления документами на основе искусственного интеллекта должно также сопровождаться изменением менталитета персонала министерства на ориентированный на реформы менталитет.

Цзицзи (Jiji)

Источник: сайт издания The Japan Times
https://www.japantimes.co.jp/news/2018/09/25/national/japans-defense-bureaucrats-use-ai-record-management/#.XECMps1S-Mp

Япония: Закон о государственных документах и об управлении архивами

В Интернете всё время появляются новые ресурсы, открывающие доступ к ранее труднодоступной информации. Таким ресурсом, с моей точки зрения, является сайт «Перевод японского законодательства» (Japanese Law Translation), на котором представлено законодательство Японии в переводе на английский язык.

Там, например, по адресу http://www.japaneselawtranslation.go.jp/law/detail/?printID=&id=3140&re=02&vm=02 выложен Закон №66 от 2009 года (в ред. Закона №89 от 2016 года) «О государственных документах и об управлении архивами» (公文書等の管理に関する法律, английское самоназвание Public Records and Archives Management Act ).

Как известно, в Японии, несмотря на её многовековую историю, современное архивное дело и управление документами появились совсем недавно. Возможно, этим объясняется четкость определений и формулировок, на которые явно повлияла хорошая международная практика.

Понятие административного/корпоративного документа (пп.4-5 ст.2) определены «по-американски», оно охватывает все (кроме узкого закрытого списка исключений) текстовые, графические и электронные документы, которые были созданы или получены сотрудниками государственного органа в рамках выполнения ими своих служебных обязанностей, и сохраняются этим органам в интересах их оперативного использования.

Согласно ст.5, руководитель государственного органа несёт ответственность за то, чтобы созданные/поступившие документы были классифицированы, снабжены заголовками, и им был установлен срок хранения. Тесно взаимосвязанные документы в общем случае должны храниться вместе в соответствующем деле, и руководитель государственного органа отвечает за то, чтобы дела были классифицированы, снабжены заголовками, и им был установлен срок хранения. Руководитель государственного органа также отвечает за передачу документов с истекшими сроками ведомственного хранения в Национальные Архивы Японии.

Ст.7 требует осуществлять регистрацию административных документов, в том числе сведений об их классификации, названии, сроке хранения/дате истечения срока хранения, действиях с документами по истечении срока хранения, месте хранения. Требование о регистрации не распространяется на документы короткого срока хранения. Государственные органы обязаны раскрывать регистрационные реестры для широкой публики с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Согласно ст.8, в случае проведения уничтожения административных документов, руководитель государственного органа должен получить на это согласие премьер-министра Японии. Премьер-министру также дано право налагать запрет на уничтожение тех документов, которые он сочтёт необходимым сохранить.

Согласно ст.9, руководители государственных органов ежегодно отчитываются перед премьер-министром о положении дел в делопроизводстве, а премьер-министр должен эти отчеты объединять и выкладывать в интернете.

В п.2 ст.10 дается перечень вопросов, которые должны быть охвачены внутренними правилами управления документами – подготовка, упорядочение, сохранение, управление реестрами, уничтожение либо передача на архивное хранение, отчетность и др. При разработке правил руководители государственных органов должны консультироваться с премьер-министром. Утверждённые / пересмотренные правила должны немедленно раскрываться для общественности.

Примерно половина закона посвящена деятельности Национальных Архивов, но чего-то особенно интересного эти статьи, на мой взгляд, не содержат. Есть, правда, статья 25, которая предусматривает возможность уничтожения исторических архивных документов, если глава Национальных Архивов сочтёт, что они утратили ценность, и получит согласие премьер-министра. Согласно ст.26, глава Национальных Архивов ежегодно должен докладывать о положении дел премьер-министру страны.

Источник: сайт «Перевод японского законодательства» (Japanese Law Translation)
http://www.japaneselawtranslation.go.jp/law/detail/?printID=&id=3140&re=02&vm=02

Материалы докладов конференции iPRES 2017 выложены в Интернете

Как сообщил 4 октября 2017 года на блоге Digital Preservation CZ («Электронная сохранность в Чехии», http://digital-preservation-cz.blogspot.com ) Марек Меличар (Marek Melichar), в сети выложены презентации и тексты докладов, сделанных на очередной 14-й международной конференция по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPres 2017, которая в этом году прошла в городе Киото, Япония, с 25 по 29 сентября.

На конференции iPRES-2017

Материалы доступны на странице программы конференции, см. https://ipres2017.jp/programme/

В своём посте Марек отметил следующие два доклада:

• Мишель Линдлар (Michelle Lindlar), Ивонн Танна (Yvonne Tunnat), Карл Вильсон (Carl Wilson) «Тестовый набор для проверки PDF на корректность в JHOVE – Хорошие, плохие и уродливые» (A PDF Test-Set for Well-Formedness Validation in JHOVE - The Good, the Bad and the Ugly), https://ipres2017.jp/wp-content/uploads/35Michelle-Lindlar.pdf . Презентация доступна по адресу https://speakerdeck.com/lindlar/a-pdf-test-set-for-well-formedness-validation-in-jhove


• Марко Клиндт (Marco Klindt, Германия) «Формат PDF/A считается вредным для обеспечения электронной сохранности» (PDF/A considered harmful for digital preservation), см. https://ipres2017.jp/wp-content/uploads/15Marco-Klindt.pdf . Презентация доступна по адресу https://speakerdeck.com/mklindt/a-considered-harmful-for-digital-preservation - В этой статье автор не столько критикует формат, сколько обращает внимание на те его особенности, которые могут создать проблемы для специалистов, занимающихся обеспечением долговременной сохранности, например, на возможные проблемы с извлечением и повторным использованием информации.

Я бы также выделила ещё один доклад представителей Франции:

• Бертран Карон (Bertrand Caron), Жордан де ла Хуссе (Jordan de la Houssaye) «Жизнь и смерть информационного пакета: Реализация жизненного цикла в многоцелевой системе обеспечения долговременной сохранности» (Life and Death of an Information Package: Implementing the Lifecycle in a Multi-Purpose Preservation System), https://ipres2017.jp/wp-content/uploads/25Bertrand-Caron.pdf - это рассказ об опыте создания Национальной библиотекой Франции собственной системы обеспечения электронной сохранности на основе идей модели OAIS.

Источник: блог «Digital Preservation CZ» / сайт конференции
http://www.digitalpreservation.cz/2017/10/prezentace-z-ipres2017.html
https://ipres2017.jp/programme/

Япония: Патенты на систему управления медицинскими документами

Я стараюсь отслеживать появление патентов, так или иначе связанных с управлением документами, поскольку с одной стороны, в них могут предлагаться какие-то новые идеи, а с другой – возможны попытки запатентовать общеизвестные технологии и методы с целью последующего вымогательства денег у других компаний-разработчиков.

29 июля 2016 года сайт «Бесплатная патентная информация онлайн» (FreePatentsOnline, http://www.freepatentsonline.com/ ) сообщил о публикации целой группы японских патентов (JP2016081084A, JP2016081500A, JP2016081505A, JP2016081506A, выданы 6 мая 2016 года; а также, судя по всему, и ряд других) под общим названием «Система, программа и метод управления документированной информацией» (記録情報管理システム及び記録情報管理プログラム、並びに記録情報管理方法).

Как оказалось, название не совсем отражает суть дела. На самом деле речь идёт об интерфейсе системы управления электронными медицинскими документами. Информации разного рода в такой системе накапливается очень много, и возникает проблема её представления врачу, чтобы тот в ней не только не утонул, но и смог принимать более качественные решения. Цель изобретения – «обеспечить подходящую среду управления документированной информацией, способствующую интуитивному восприятию и пониманию информации пользователем несмотря на огромные объемы хранимых данных».

Авторы изобретения предлагают «привязывать» медицинские данные к соответствующей месту на теле человека (или его части тела), см. рис. ниже. Для управления привязкой используется электронная таблица.

Как утверждается, такой способ представления информации может быть более понятен врачу, позволяя ему ориентироваться в больших массивах информации. При этом он не подавляет инициативу врача и его собственное видение вопроса.

Источник: сайт FreePatentsOnline / сайт PatentNewsline
http://www.freepatentsonline.com/JP2016081084A.html
http://www.freepatentsonline.com/JP2016081500A.html
http://www.freepatentsonline.com/JP2016081505A.html 
http://www.freepatentsonline.com/JP2016081506A.html
http://www.freepatentsonline.com/JP5806784B1.html
http://patent.newsln.jp/p/2016081084
http://patent.newsln.jp/p/2016081500
http://patent.newsln.jp/p/2016081505
http://patent.newsln.jp/p/2016081506
http://astamuse.com/ja/granted/JP/No/5868536

Япония: У Национальных Архивов быстро заканчиваются свободные площади для хранения документов

Заметка Джиджи (Jiji) из Киодо (Kyodo) была опубликована 10 мая 2016 года на англоязычном сайте газеты The Japan Times.

По сообщениям источников газеты, у отделения Национальных Архивов Японии в Токио, как ожидается, свободные площади для хранения документов закончатся где-то в 2019 финансовом году, что вынуждает правительство брать в аренду склады, принадлежащие частному сектору.

Хранилища отделения Национальных Архивов Японии в столичном районе Чиода (Chiyoda Ward) скоро будут полностью заполнены

Архивы – это место, где сохраняются официальные документы, всё, начиная от документов государственных органов до Конституции Мэйдзи (Конституция Японской империи, названная по имени императора Мэйдзи, действовала с 1890 по 1947 год – Н.Х.) и исторических текстов периода Эдо (1603-1868 – Н.Х.).

Архивохранилища заполняются быстрее, чем когда-либо, вследствие принятия закона о сохранении официальных государственных документов, вступившего в силу в апреле 2011 года, результатом чего стало 50-процентное увеличение объема поступающих на хранение материалов по сравнению с 2008 финансовым годом.

Закон был принят вслед за скандалом, связанным с утратой национальных пенсионных документов в уже нефункционирующем сейчас Агентстве социального страхования.

Правительство пытается ускорить строительство нового хранилища, расположенного недалеко от здания Парламента, но проект отстает от графика.

Используемое в настоящее время архивохранилище было открыто в июле 1971 года, оно находится в Токио, в парке Китаномару (Kitanomaru).

Правительство начало полномасштабное изучение вопроса строительства нового архивного здания в 2014 году, на основе предложения, подготовленного группой экспертов.

В феврале группа экспертов представила подкомитету нижней палаты парламента страны по законам и административной деятельности восемь вариантов проекта для двух перспективных площадок, одной из которых является автобусная парковка для посетителей здания Парламента, а второй - территория Парламентского музея, находящегося рядом с Парламентом.

Подкомитет поддержал вариант строительства нового здания рядом с музеем на участке площадью 40 тыс. кв. метров. Окончательное решение должно было быть принято к  концу марта.

Источники отметили необходимость действовать осторожно ввиду строгих ограничений на строительные работы, действующих в запланированном районе строительства, который находится недалеко от Императорского дворца.

«Как бы мы ни старались, новый объект не будет завершен ранее 2023 года», сообщил официальный представитель секретариата нижней палаты парламента.

В то же время, как сказал официальный представитель кабинета министров, отвечающий за управление документами, использование коммерческих площадок для временного хранения не является проблемой.

Но есть, однако, требования к безопасности и микроклимату, поэтому эксперты считают, что подобрать подходящие объекты для временного хранения документов может быть непросто.

Источник: сайт газеты The Japan Times
http://www.japantimes.co.jp/news/2016/05/10/national/national-archives-japan-rapidly-running-shelf-space/

Спасенные после катастрофы фотографии как воспоминания

Шотландский совет по архивам (Scottish council on archives) недавно выложил на своём сайте (см. http://www.scottisharchives.org.uk/magazine/current ) в свободном доступе интересный специальный (35-й) номер своего издания «Broadsheet», посвященный вопросам консервации и обеспечения сохранности документов. Из него я предлагаю вниманию читателей перевод заметки Йоко Шираивы (Yoko Shiraiwa) – Н.Х.

Четыре с половиной года назад, Япония пережила беспрецедентную катастрофу. В результате Великого восточнояпонского землетрясения и цунами погибли и пропали без вести более 18 тысяч человек, а почти 200 тысяч пострадавших сих пор обитают во временном жилье. Йоко Шираива, специалист по реставрации и консервации бумажных и фотодокументов из Токио, рассказывает, как - несмотря на огромный ущерб, нанесённый региону - многие унесённые цунами семейные фотографии были собраны и чудесным образом восстановлены.

Для тех, кто в результате стихийного бедствия потерял всё, в том числе свои семьи и дома, спасенные фотографии стали бесценными сокровищами. На семейных фотографиях запечатлены особые моменты, которыми мы наслаждались вместе, и воспоминания, которые мы хотели бы передать следующему поколению. После катастрофы фотографии стали особенно важны, потому что в них люди видели подтверждения своего существования. Фотографии приобрели новое сентиментальное значение, как объекты, принадлежавшие потерянным семьям и друзьям. Без них их владельцы не смогли бы в полной мере выразить своё уважение своим родным и близким.

Помимо этого, фотографии прошли через руки многих, в основном оставшихся неизвестными людей, которые работали не покладая рук над их восстановлением. Организаторы акции и волонтеры мыли и сушили фотографии, оцифровывали их, упорядочивали и помещали в новые альбомы. Работа была очень трудоёмкой, а порой и эмоционально тяжёлой. В спасении фотографий приняли участие добровольцы со всей Японии, в надежде, что в один прекрасный день эти снимки найдут своих владельцев и воссоединятся с ними.

Хотя сама по себе работа по спасению и сохранению максимально возможного числа фотографий была достаточно нелёгкой, однако ещё сложнее были процесс их воссоединения с владельцами и реагирование на «человеческий фактор». Каждая семья перенесла катастрофу и реагировала на фотографии по-своему. Одних стесняло то, что их снимки обрабатывали незнакомцы. Другие не могли собраться с духом, чтобы прийти и забрать свои семейные фотографии за многие годы. Многие предпочитали, чтобы их материалы были максимально очищены, даже если это означало утрату или уничтожение части изображения, - чтобы ничто не напоминало о тех обломках, среди которых они были найдены, и о потерянных близких людях. Было много ситуаций, в которых предпринимаемые действия противоречили моей обычной практике реставрационной работы. Нам пришлось научиться уважать объекты нашей работы как личные воспоминания людей.

«Нам пришлось научиться уважать объекты нашей работы как личные воспоминания людей»

Будущее невостребованных фотографий до сих пор неясно. Некоторые рассматриваются как важные исторические документы, отражающие местных события и обстановку. На данном уровне личные вещи становятся частью коллективной памяти общества. А пока остаются люди, заинтересованные в отыскании своих фотографий, они должны быть сохранены.

Из-за широкого использования цифровых изображений уменьшилась роль фотографий как физических объектов, с которыми связаны сентиментальные воспоминания. В прошлом к фотографиям относились бережно, их хранили в альбомах и часто дарили родным и близким с дарственными надписями. Произошедшая в Японии катастрофа напомнила нам, насколько важны осязаемые носители памяти. Процесс консервации и реставрации спасенных фотографий показал нам, что оставленные на снимках физические следы часто резонируют с воспоминаниями, и это может произойти, только если фотографии продолжают существовать как физические объекты.

Йоко Шираива (Yoko Shiraiwa),
специалист по реставрации и консервации бумажных и фотодокументов, Токио, Япония

Источник: сайт Шотландского совета по архивам
http://www.scottisharchives.org.uk/broadsheet/issue35preservation.pdf

Японские стандарты в области управления документами и архивного дела

У меня интерес к стандартам Японии по вопросам управления документами и архивного дела появился в связи с тем, что японские специалисты стали в последнее время более активно работать в технических комитетах Международной организации по стандартизации (ИСО) и даже появились проекты международных стандартов на основе их национальных документов. Ну а поскольку сами японцы не всегда удачно переводят свои тексты на английский, иногда оказывается проще разобраться, о чем идёт речь, при помощи оригинального текста и автопереводчика Гугла :)

Я бы в первую очередь отметила следующие документы:

JIS Z 6017:2013 «Способ длительного хранения электронных документов» (電子化文書の長期保存方法, английское самоназвание несколько отличается и звучит как «Управление контентом - Обеспечение долговременной сохранности электронных документов, полученных путем оцифровки» - Document management - Long-term preservation for electronic imaging documents) объёмом 20 страниц, см. http://www.webstore.jsa.or.jp/webstore/Com/FlowControl.jsp?lang=en&bunsyoId=JIS+Z+6017%3A2013&dantaiCd=JIS&status=1&pageNo=0 и http://kikakurui.com/z6/Z6017-2013-01.html

Как отмечается в предисловии, данный японский отраслевой стандарт (Japanese Industrial Standard, JIS) специфицирует оборудование и системы хранения информации, устанавливает требования к поддержанию читаемости, а также порядок миграции носителей информации, порядок уничтожения электронных документов и т.д., для того, чтобы надлежащим образом оцифровать бумажные документы и документы на микроплёнке и обеспечить долговременную сохранность созданных в результате электронных документов.

Содержание документа следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Требования к документам, подлежащим долговременному хранению, и к документации по процедурам
5. Виды сохраняемых данных
6. Поддержание читаемости
7. Уничтожение электронных документов
Приложение A (нормативное): Виды длительно хранимых документов и оперативная модель обеспечения долговременной сохранности
Приложение B (информационное): Модель обеспечения долговременной сохранности полученных в результате оцифровки электронных графических образов документов на оптических дисках
Приложение C (справочное): Базовая модель метаданных на основе дублинского ядра

JIS Z 6016:2015 «Процесс оцифровки бумажных документов и документов на микроплёнке» (紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス, Electronic imaging process of paper documents and microfilmed documents) объёмом 20 страниц, см. http://www.webstore.jsa.or.jp/webstore/Com/FlowControl.jsp?lang=en&bunsyoId=JIS+Z+6016%3A2015&dantaiCd=JIS&status=1&pageNo=0 (текст редакции 2008 года доступен по адресу http://kikakurui.com/z6/Z6016-2008-01.html ).

Содержание документа следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Правила управления
5. Процесс оцифровки
6. Аудит и оценка
7. Поддержание и совершенствование
Приложение A (нормативное): Спецификации электронных документов и требования к оборудованию
Приложение B (нормативное): Тестовые мишени и метод контроля качества графических образов при сканировании
Приложение C (нормативное): Меры защиты и обеспечения безопасности электронных документов
Комментарии

Можно также упомянуть следующие стандарты, являющиеся национальной адаптацией стандартов ИСО/МЭК:

• JIS X 0701:2005 «Информация и документация – Словарь» (情報及びドキュメンテーション—用語, Information and documentation – Vocabulary), см. http://kikakurui.com/x0/X0701-2005-01.html


• JIS X 0902-1:2005 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Общие положения» (情報及びドキュメンテーション−記録管理−第1部：総説, Information and documentation - Records management - Part 1: General), см. http://kikakurui.com/x0/X0902-1-2005-01.html


• JIS Z 6018:2015 «Приложения для управления контентом – Архивация электронных данных – Компьютерный вывод на микроформы (COM) и на лазерные диски (COLD)» (文書管理アプリケーション―電子データのアーカイビング―コンピュータアウトプットマイクロフォーム（ＣＯＭ）／コンピュータアウトプットレーザディスク（ＣＯＬＤ）, Document management applications - Archiving of electronic data - Computer output microform (COM) / Computer output laser disc (COLD)), см. http://www.webstore.jsa.or.jp/webstore/Com/FlowControl.jsp?bunsyoId=JIS+Z+6018%3A2015&dantaiCd=JIS&status=1&pageNo=0&lang=jp


• JIS Z 8245-1:2006 «Управление контентом – Часть 1: Принципы и методы»  (技術文書マネジメント−第１部：原則及び方法, Document management - Part 1: Principles and methods), см. http://kikakurui.com/z8/Z8245-1-2006-01.html

Источники:
http://kikakurui.com/z6/index.html
http://kikakurui.com/x0/index.html
http://www.webstore.jsa.or.jp/webstore/JIS/SearchEn.jsp
http://www.webstore.jsa.or.jp/webstore/JIS/Search.jsp?lang=jp

12-я конференция Евроазиатской региональной секции (EASTICA) Международного совета архивов пройдёт в Японии

Как сообщили в конце августа сайты Международного совета архивов (МСА) и Национальных Архивов Японии, 12-я генеральная конференция-семинар Евроазиатской региональной секции (EASTICA) Международного совета архивов пройдёт с 13 по 16 октября 2015 года в историческом городе Фукуока (Fukuoka) на юге Японии, традиционно считающемся «воротами в Азию».

Основная тема конференции – «Снова об архивах в электронную эпоху» (Archives in the Digital Era: Revisited). Будут рассмотрены инициативы, связанные с применением электронных технологий, в поисках более совершенных решений и путей дальнейшего развития архивов.

С рекламным буклетом конференции можно познакомиться здесь: http://www.archives.go.jp/english/abouts/pdf/eastica2015_e.pdf  . Регистрация (см. http://c-linkage.com/reg/eastica2015/en/ ) желающих принять участие в конференции продлится до 13 сентября 2015 года.

Организаторами конференции являются EASTICA и Национальные Архивы Японии. Запланированы следующие ключевые доклады и выступления:

• Шошуке Мураи (Shosuke Murai, профессор университета Рисшо (Rissho), Япония) «Особенности японских средневековых исторических документов в сравнении с документами других стран Восточной Азии» (A Character of Japan's Medieval Historical Documents Comparing with Other East Asian Countries);


• Памела Райт (Pamela Wright, директор по инновациям Национальных Архивов США) «Работа с общественностью в электронную эпоху» (Working with the Public in the Digital Era);


• Макико Мива (Makiko Miwa, профессор Открытого университета Японии) «Прошлое, настоящее и будущее поиска информации: на пути к ориентации на потребности пользователя» (Past, Present and Future of Information Retrieval: Toward a User-Centered Orientation);


• Мэри Гледхилл (Mary Gledhill, коммерческий директор и директор по вопросам электронных технологий Национальных Архивов Великобритании) «Проблема управления изначально-электронными документами в Национальных Архивах Великобритании»;


• Сумио Хатано (Sumio Hatano, генеральный директор Японского центра азиатских исторических документов) «Японский центр азиатских исторических документов: Размышления о текущих проблемах и перспективах на будущее» (Japan Center for Asian Historical Records: Reflections on Current Challenges and Future Prospect).

Источники: сайты Международного совета архивов (МСА) и Национальных Архивов Японии
http://www.ica.org/?lid=17879
http://www.archives.go.jp/english/abouts/eastica2015.html

Корпорации Сони и Панасоник сформулировали стандарт для профессиональных «архивных» оптических дисков нового поколения

По материалам пресс-релиза фирмы Сони (Sony) от 10 марта 2014 года, опубликованного на сайте Digital Journal (см. http://www.digitaljournal.com/pr/1780599 ).

Как сообщило 10 марта 2014 года из Токио новостийное агентство JCN Newswire, корпорации Sony и Panasonic объявили о том, что они сформулировали стандарт «архивного диска» - новый стандарт для оптических дисков следующего поколения, предназначенных для профессионального использования, с целью расширения рынка решений для долгосрочного хранения электронной информации. Ранее о своём намерении совместно разработать такой стандарт корпорации сообщили 29 июля 2013 года. 

Оптические диски имеют прекрасные свойства в плане защиты от воздействия различных факторов окружающей среды (например, пыли и влаги), и способны при хранении  выдерживать перепады температуры и влажности. Также возможна совместимость между форматами оптических дисков различных поколений, обеспечивающая читаемость данных даже при изменении форматов. Эти качества делают оптические диски надежными носителями для долговременного хранения контента.

Признавая, что на оптических дисках в будущем нужно будет размещать гораздо большие объемы данных, и в особенности учитывая ожидаемый рост рынка систем архивации, Sony и Panasonic совместно начали работать над стандартом профессиональных оптических дисков следующего поколения.

Эти усилия завершились разработкой стандарта «архивного диска». Ниже описана «дорожная карта» развития этой технологии, её логотип, и технические характеристики.

Дорожная карта

Sony и Panasonic собираются разработать и с 2015 года выпустить на рынок системы с возможностью записи 300 ГБ на одном диске. Кроме того, обе компании планируют использовать имеющиеся у них технологические возможности для дальнейшего увеличения ёмкости дисков до 500 Гб и 1 терабайта.

Архивный диск

В последнее время спрос на архивные решения существенно вырос в киноиндустрии, а также в облачных центрах обработки данных, работающих с «большими данными», где достижения в области сетевых услуг вызвали резкое увеличение объёмов перерабатываемой информации.

Sony и Panasonic имеют успешный опыт развития технологии «голубых» дисков (Blu-ray Disc). Обе компании планируют активно продвигать стандарт оптических дисков высокой ёмкости следующего поколения для профессионального применения в качестве эффективного решения, обеспечивающего защиты ценных данных в будущем.

Мой комментарий: Оптимизм японских компаний, как мне кажется, несколько завышен. Сравнивая успешный опыт широкомасштабного внедрения CD и DVD-дисков, цены на которые вовремя были снижены до приемлемого для массового потребителя уровня, с печальной историей «голубых» дисков, которые до сих пор неоправданно дороги и при этом отстают в своем развитии от жёстких дисков и высокоёмких флеш-накопителей; и учитывая при этом нацеленность Sony и Panasonic исключительно на узкий «профессиональный» сегмент рынка, я предполагаю, что новый продукт, скорее всего, сможет найти себе применение лишь в отдельных нишах.  Впрочем, разнообразие технологий – дело в любом случае хорошее :)

Источник: Digital Journal / Techfragments
http://www.digitaljournal.com/pr/1780599
http://www.techfragments.com/2365/archival-disk-next-generation-optical-disk-announced-sony-panasonic/

Япония: Национальные Архивы страны получат новое здание

Заметка газеты «Йомиури шимбун» (Yomiuri Shimbun) была опубликована на её сайте новостей на английском языке 18 августа 2013 года. О проблемах Национальных Архивов Японии см. также http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/4.html .

Согласно источникам в правящих кругах,  правительство Японии приняло решение о строительстве дополнительного здания для Национальных Архивов страны, с целью улучшения функционирования учреждения, которое обеспечивает сохранность и выставляет государственные документы, имеющие историческое значение.

Кабинет Министров намерен включить расходы на поиски подходящего места для нового здания и на изучение выполняемых им функций в свой бюджетный запрос на 2014  финансовый год, предполагая ввести новое здание в эксплуатацию в 2017 финансовом  году.

Здание Национальных Архивов Японии в токийском районе Чиода (Фото: «Йомиури шимбун»)

Нынешнее здание архива было построено в 1971 году в парке Китаномару (Kitanomaru) в токийском районе Чиода (Chiyoda), с целью обеспечения сохранности государственных документов  и для предоставления широкой публике возможности знакомиться с ними. В 1998 году было построено здание филиала Национальных Архивов в городе  Цукуба (Tsukuba), префектура Ибараки (Ibaraki), благодаря чему увеличилась ёмкость хранилищ. В 2001 году Архивы стали независимым государственным органом.

Подпись императора Шова (Showa) на подлиннике Конституции (Фото: «Йомиури шимбун»)

Архивы хранят древние манускрипты и исторические документы, собранных сёгунатом Эдо и правительством периода Мэйдзи, а также  подлинники документов, касающихся Конституции и государственной политики, одобренных на заседаниях кабинета. Они также сохраняют государственные документы, созданные государственными органами и взаимосвязанными с ними организациями.

Эти фонды включают «Клятву в пяти статьях» - устав, в котором сформулированы  основы политики правительства Мэйдзи, и подлинные тексты конституции Мэйдзи и ныне действующей конституции страны.

Так как ежедневно создаваемые министерствами государственные документы подлежат архивному хранению, с каждым годом объемы хранящихся в архивах документов увеличиваются.

По данным Кабинета министров, общая ёмкость имеющихся архивохранилищ (вмести с филиалом в Цукуба) составляет 72 погонных километра полок, это около 5% ёмкости хранилищ Национальных Архивов США. В конце марта прошлого года уже около 80 процентов полок были заняты. По оценке Кабинета министров,  архивохранилища будут заполнены до отказа в 2016 финансовом  году.

Одно из возможных мест для строительства нового архивного здания расположено рядом со зданием Парламента страны.

В мае этого года депутаты от либерально-демократической партии и партии «Новая Комэйто» сформировали двухпартийную группу во главе с министром юстиции Садаказу Тагинаки (Sadakazu Tanigaki) по улучшения управления государственными документам, в соответствии с пожеланием бывшего премьер-министра Японии Ясуо Фукуда (Yasuo Fukuda).

В июне группа представила премьер-министру Синдзо Абе (Shinzo Abe) письменные запросы, прося правительство раскрыть ряд документов, особенно те, которые показывают, как создавалась система государственного управления Японии. К их числу относятся Конституция и документы, подтверждающие территориальные претензии Японии на острова Сенкаку в Ишигаки (Ishigaki), префектура Окинава, островки Такэшима (Takeshima) в префектуре Шиманэ (Shimane), и на территории к северу от острова Хоккайдо.

Премьер-министр Абе, как сообщается, готов выполнить эти запросы. Его правительство изучит конкретные меры по раскрытию соответствующих документов, и одновременно будут рассмотрены вопросы, связанные со строительством нового архивного здания.

Пока правительство намечает планы строительства, парламентская группа планирует в этом году представить правительству предложение о функциях нового филиала Национальных Архивов. Группа предложит увеличить численность персонала Национальных Архивов с 43 сотрудников по состоянию на март 2013 года до 500 - 600, как в Англии и Франции. Она также попросит правительство разработать стандарты обеспечения сохранности тех дипломатических и административных документов, которые в настоящее время не хранятся в архивах.

Источник: сайт англоязычных новостей газеты «Йомиури шимбун»
http://the-japan-news.com/news/article/0000449539

Япония: Хранилища Национальных Архивов через 4 года заполнятся до отказа

Заметка японского новостийного агентства Kyodo News International была опубликована на сайте GlobalPost 25 июня 2013 года.

Как сообщили на днях официальные лица, хранилища Национальных Архивов Японии, хранящих имеющие историческую ценность государственные документы, такие как Конституция страны, к марту 2017 года должны заполниться до отказа.

Главное хранилище Национальных Архивов, расположенное в токийском районе Чиода (Chiyoda), уже на пределе своих возможностей; в то время, как второе здание в г. Цукуба, префектура Ибараки, по состоянию на лето прошлого года было заполнено на 70 процентов.

Здание Национальных Архивов Японии

Архивохранилища заполняются сейчас более быстро  в связи с принятием в апреле 2011 года закона об обеспечении сохранности официальных государственных документов, что по сравнению с 2008 годом привело к увеличению объёмов ежегодно принимаемых на хранение документов на 50%.

Данный закон был принят в качестве ответной реакции на утрату большого массива пенсионных документов ныне уже не существующим государственным Агентством по социальному  страхованию.

Хотя документы и имеются в виде электронных дел, их физические экземпляры также хранятся в двух хранилищах Национальных Архивов. Если бы все дела поставить одно на другое, то по состоянию на март 2011 года получилась бы башня высотой примерно 57 километров (иными словами, на хранении находится 57 погонных километров архивных документов, что, по нашим меркам, не так уж и много – Н.Х.).

После того, как планы Кабинета министров по строительству дополнительных хранилищ были отменены в связи с финансовыми трудностями, было решено, что после переполнения архивохранилищ филиал в Кансаи Библиотеки Парламента в Киото будет принимать документы на хранение на временной основе.

В числе хранящихся в Национальных Архивов документов – Конституция Мэйдзи (первая конституция в истории Японии, принятая в 1889 году – Н.Х.), императорский указ о прекращении войны и исторические тексты периода Эдо (период правления клана Токугава, 1603—1868 - Н.Х.).

Источник: Новостийный сайт GlobalPost
http://www.globalpost.com/dispatch/news/kyodo-news-international/130625/japans-national-archives-reach-full-capacity-4-years