четверг, 30 сентября 2010 г.

Международная организация по стандартизации: Новые стандарты в области управления контентом

В конце 2009 – начале 2010 года Технический комитет ИСО TC 171 выпустил, не слишком их рекламируя, ряд стандартов и технических отчетов.

Технический отчёт ISO/TR 22957:2009 «Управление контентом – Анализ, отбор и внедрение электронных систем управления контентом» (Document management - Analysis, selection and implementation of electronic document management systems (EDMS))

ISO/TR 22957:2009 описывает набор процедур и действий, которые следует принять во внимание и/или выполнить на различных стадиях анализа, выбора и внедрения систем электронного управления контентом (EDMS). Использование содержащихся в этом документе материалов даст возможность организации принять во внимание все шаги, процедуры и действия, которые настоятельно рекомендуются для проектов внедрения такого рода систем, и тем самым значительно улучшить результаты проекта

Технический отчет разработан на основе рекомендаций AIIM ARP1-2009 «Рекомендуемая практика – Анализ, выбор и внедрение электронных систем управления контентом» (Recommended Practice - Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS)), о которых я уже рассказывала, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/02/aiim.html

Стандарт ISO 10244:2010 «Управление контентом – Описание и анализ деловых процессов» (Document management -- Business process baselining and analysis)

Цель данного небольшого (полтора десятка страниц) Международного стандарта – предоставить организациям ключевые сведения, позволяющие им понять, какую информацию, относящуюся к рабочим/деловым процессам следует собирать, и на каком уровне детализации, с тем, чтобы должным образом выявить необходимые/желательные для них технологии, дающие им возможность достичь своих деловых целей и выполнить деловые требования, определенные при описании (baselining) и анализе процессов.

ISO 10244:2010 предлагает организациям инструменты для выявления соответствующих аспектов рабочих (деловых) процессов и документирования их в стандартизованном формате, облегчая им тем самым проведение подробного анализа и определение подходящих технологий, с помощью которых можно улучшить процессы и процедуры.

Стандарт ISO 12029:2010 «Управление контентом – Машиночитаемые бумажные формы – Оптимальное проектирование для обеспечения удобства пользователей и систем управления контентом» ( Document management - Machine-readable paper forms - Optimal design for user friendliness and electronic document management systems (EDMS))

ISO 12029:2010 устанавливает требования, касающиеся дизайна форм с целью обеспечения дружественности пользователю, и одновременно - оптимальной читаемости компьютерным оборудованием при обработке форм в электронных системах управления контентом. Эти требования относятся только к формах, в которых используются латинские символы.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=36564
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=45935
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50434

Государственный архив Бельгии (видео)

Данный видеоролик посвящен кампании бельгийского политика Алэна Дестекса (Alain Destexhe) по совершенствованию бельгийского законодательства об архивах, и упрощению доступа к архивным документам. В нём обращает на себя внимание то, как свободно разрешают в Бельгии исследователям фотографировать документы. Ролик включает также короткое интервью с руководителем бельгийского архивной службы в помещении архивохранилища. Комментарий на французском языке.


Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=AfPtRJMpIak

среда, 29 сентября 2010 г.

Австралия, штат Виктория: Начато публичное обсуждение руководства по внедрению программы уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Я уже рассказывала о том, что 6 августа 2010 года Управление государственных документов (Public Record Office Victoria, PROV) австралийского штата Виктория, имеющее заслуженную репутацию одного из ведущих мировых разработчиков стандартов в области управления документами, сообщило о публикации нового стандарта, посвящённого уничтожению документов по истечении установленных сроков хранения либо их передаче на постоянное архивное хранение, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/08/blog-post_5250.html


В настоящее время продолжается разработка комплекта вспомогательных документов, разъясняющих и детализирующих положения стандарта. 20 сентября 2010 года начато публичное обсуждение «Руководства 2: Внедрение программы уничтожения» (Guideline 2 - Implementing a Disposal Programme).

Документ объёмом 28 страниц доступен по адресу http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/ImplementingaDisposalProgrammeGuidelineV0-9.doc 

В нём рассматривается процессы разработки и утверждения, новых сроков хранения, назначения документам срока хранения, отбора документов на уничтожение, согласования уничтожения документов с заинтересованными сторонами,  приостановления уничтожения, проведение уничтожения и документирования всех перечисленных операций.

Источник: сайт PROV
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/32-Implementing-a-Disposal-Programme-Public-exposure-draft.html

Словения: Конференция по обеспечению непрерывной сохранности электронных ресурсов

Словения – страна небольшая, однако в последнее время она стала претендовать на лидирующую роль во внедрении современных технологий в государственном документообороте и архивном деле.

В г. Любляна (Словения) 17 сентября 2010 года прошла Словенская конференция по обеспечению непрерывной сохранности электронных ресурсов (Slovenska konferenca o trajnem ohranjanju digitalnih virov).

Тезисы конференции доступны по адресу http://www.dlib.si/todv/konferenca/file/pdf/izvlecki_za_tisk-V3.pdf (на словенском языке).

Программа конференции включала следующие доклады:
  • Аленка Кавчич-Чолиц (Alenka Kavčič-Čolić) Обзор положения дел с обеспечением постоянной сохранности электронных ресурсов в Словении

  • Татьяна Хайтник (Tatjana Hajtnik), Архив Республики Словении «Стратегия развития словенского государственного электронного архива e-ARH.si»

  • Янец Штебе (Janez Štebe), Ирена Випавц Брвар (Irena Vipavc Brvar) «Анализ ситуации и перспективы долговременной сохранности электронных материалов в архиве социологических данных (ADP)»

  • Мирослав Новак (Miroslav Novak) из регионального архива Марибора «Согласованная профессиональная терминология как основа интероперабельности  в области культурного и иного контента»

  • Томаш Эрьявец (Tomaž Erjavec), Ян Йона Яроржек (Jan Jona Javoršek), Петра Виде Огрин (Petra Vide Ogrin) «От биографического словаря до научно-критического издания:  вопрос устойчивости электронных текстов»

  • Марио Пушич (Mario Pušic) «Электронный мультимедийный архив (DMA) и длительное хранение данных»

  • Матей Саксида (Matej Saksida), Бранко Годец (Branko Godec), Санди Рожман (Sandi Rožman) «Скрытый риски для долговременной сохранности электронных ресурсов, и конкретные ответы»

  • Драго Кунеж (Drago Kunej) «Воздействие некоторых ключевых факторов окружающей среды на срок службы физических носителей электронной информации»

  • Елена Халас (Helena Halas), Алёша Йерман Блажич (Aljoša Jerman Blažic) «Долговременное поддержание аутентичности и целостности хранимой в электронном виде материалов»

  • Митя Дечман (Mitja Dečman) «Проблема долгосрочного хранения веб-сайтов»

  • Лёнка Кавчич-Чолиц (Alenka Kavčič-Čolić) Янко Класинц (Janko Klasinc) «Архивирование онлайн-контента в Национальной и университетских библиотеках»
Источник: сайт конференции
http://www.dlib.si/todv/konferenca/ProgramGradivo.aspx

вторник, 28 сентября 2010 г.

США: Конференция по вопросам управления документами в «открытом правительстве»

24 августа 2010 года в Чикаго, Национальные Архивы США провели 7-ю ежегодную региональную конференцию  «Администрирование документов» (Records Administration Conference, RACO-2010) на тему «Управление документами в «открытом правительстве»» (Managing the Records of an Open Government).

В конференции приняли участие 134 специалиста по управлению документами из Чикаго и близлежащих штатов.

Программа конференции и часть презентаций докладов в формате .pptx доступны по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/training/raco-chicago-2010.html Основными темами стали «облачные» вычисления, «открытое правительство» и создание государственного электронного архива.

Прошли следующие доклады:
  • Бет Новек (Beth Noveck), зам. Директора по технологиям (CTO) в правительстве США и директор инициативы Белого Дома по построению «открытого правительства»,  «Открытое правительство» его и последствия для федеральных агентств (Open Government and the Implications for Federal Agencies)

  • Зам. руководителя архивной службы США Адриен Томас (Adrienne C. Thomas) «Перспективы лидерства Национальных Архивов в области коллективной работы и «открытого правительства»» (NARA's Leadership Perspective on Collaboration and Open Government)

  • Мег Филипс (Meg Phillips) «Состояние проекта Национальных Архивов США «Архив электронных документов»» (Status of the National Archives Electronic Records Archives Project)

  • Новости о работе федеральных центров хранения документации

  • Ал Винсент (Al Vincent) из Института телекоммуникационных наук «Облачные вычисления: Что это такое и почему Вам следует об этом задуматься» (Cloud Computing: What It Is And Why You Should Care)

  • Ариан Раванбахш (Arian Ravanbakhsh) из NARA «Подготовленные Национальными архивами ответы на часто задаваемые вопросы, и бюллетень об управлении федеральными документами в облачной вычислительной среде» (NARA's Frequently Asked Questions and Bulletin on Managing Federal Records In Cloud Computing Environments)

  • Дэвид Симмонз (David Simmons) из Управления общих служб «Что делать со всем этим добром? Понимание и архивация контента социальных сетей» (What Do We Do With This Stuff? Understanding and Archiving Social Networking Content)
Источник: блог и сайт Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=944
http://www.archives.gov/records-mgmt/training/raco-chicago-2010.html

Увеличение объёмов хранения или строгое отслеживание сроков хранения? Дискуссия завершена

Крэг Райнхарт (на фото) руководит деятельностью IBM в сфере управления контентом по направлениям архивации, исполнения законодательных требований и аналитических исследований. Информация, которую он сообщил в посте на своём блоге 18 сентября 2010 года, намой взгляд, весьма любопытна.

На этой неделе совместно с изданием InformationWeek я провёл веб-трансляцию на тему стратегий борьбы с информационной перегрузкой (это заставило меня почувствовать себя виноватым за молчание на блоге в последнее время). В ходе веб-трансляции мы провели экспресс-опрос, и его результатами меня удивили.

Задано было два вопроса. Первый вопрос был «Какую основную стратегию Ваша организация в данный момент использует для решения проблемы информационной перегрузки?». Возможные варианты и распределение ответов, данных респондентами, были следующими:
  1. Увеличение объёмов хранения - 35,2%
  2. Разработка новых корпоративных правил отслеживания сроков хранения с целью решения проблемы информационной перегрузки - 29,6%
  3. Более энергичное обеспечение исполнения существующих правил отслеживания сроков хранения - 9,3%
  4. Не знаю - 25,9%
Второй вопрос был точно таким же, за исключение того, что речь уже шла о будущем:  «Какую основную стратегию Ваша организация в будущем собирается использовать для решения проблемы информационной перегрузки?». Выбор был из тех же вариантов, но ответы респондентов распределились совсем иначе:
  1. Увеличение объёмов хранения - 19,1%
  2. Разработка новых корпоративных правил отслеживания сроков хранения с целью решения проблемы информационной перегрузки - 29,8%
  3. Более энергичное обеспечение исполнения существующих правил отслеживания сроков хранения - 25,5%
  4. Не знаю - 25,5%
Силы небесные! ... По-моему, мы, наконец, выходим из средневековья. Имейте в виду, что InformationWeek в целом работает на ИТ-ориентированную аудиторию, а не на юристов и специалистов по управлению документами и информацией, которые давно уже горячо поддерживают отслеживание сроков хранения и своевременное уничтожение документов и информации. По этим результатам опроса ИТ-ориентированной аудитории я сделал следующие выводы:
  • 29,6% уже разрабатывают правила отслеживания сроков хранения, в дополнение к тем, у которых такие правила уже есть - это прогресс.

  • Использование увеличения объёмов хранение в качестве основной стратегии уменьшится с 35,2% to 19,2% – это просто удивительно … Наверное, впервые «добавление памяти» не стало автоматически ответом.

  • Обеспечение чёткого отслеживания сроков хранения в качестве основной стратегии вырастет с 9,3% до 25,5% - ИТ-профессионалы, несомненно, понимают, что исполнение указаний по срокам хранения и является «тем» решением, которое позволит сдержать нарастание объёмов информации.

  • В будущем 55,3% будет разрабатывать или обеспечивать исполнение правил отслеживания сроков хранения в качестве основной стратегии -  это более чем в 3 раза больше, чем число тех, кто сегодня предпочитают такую стратегию наращиванию объёмов  хранения.

  • Разработка и обеспечение соблюдения правил отслеживания сроков хранения сейчас однозначно является предпочтительной основной стратегией борьбы с переизбытком информации и ростом её объёмов.
Крэг Райнхарт (Craig Rhinehart)

Источник: блог "Craig Rhinehart's ECM Insights"
http://craigrhinehart.wordpress.com/2010/09/18/adding-storage-or-enforcing-retention-the-debate-is-over/

понедельник, 27 сентября 2010 г.

Австралия: Для публичного обсуждения опубликован новый стандарт хранения государственных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), являющееся одним из наиболее авторитетных в мире разработчиков стандартов в области управления документами, 17 сентября 2010 года опубликовало для публичного обсуждения новую версию проекта стандарта хранения документов.


Разработка данного стандарта идёт с 2007 года, и это будет уже второе проводимое по нему публичное обсуждение (первое состоялось в 2008 году).

В отличие от предыдущей версии, стандарт относится к хранению всех государственных документов, независимо от их формата и местоположения. Документ регламентирует  хранение физических документов, электронных документов, а также физических устройств и оборудования, применяемого для хранения электронных документов.

Стандарт устанавливает ряд обязательных для государственных органов штата высокоуровневых принципов, относящихся к хранению государственных документов, включая документы, хранимые самими государственными органами, а также депозитарными хранилищами и сертифицированными PROV поставщиками услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS).

Стандарт описывает 8 основных принципов:
  • Авторизация. Все государственные документы, вне зависимости от формата, должны храниться в условиях, авторизованных руководителем архивной службы штата. Руководитель архивной службы штата авторизует условия хранения посредством выпуска стандарта хранения и спецификаций к нему, сертификации депозитарных хранилищ и поставщиков услуг внеофисного хранения.

  • Инспекция. Зоны и помещения, используемые для хранения государственных документов, должны регулярно инспектироваться на соответствие стандарту хранения.

  • Расположение и конструкция зданий: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, удаленных от известных источников неприемлемых рисков.

  • Обеспечение долговременной сохранности и защищённости: Государственные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их долговременную сохранность в течение установленного для них срока хранения, и безопасность работающего с документами персонала.

  • Идентификация и контроль: Государственные документы должны храниться с использованием систем, обеспечивающих их поиск и извлечение.

  • Безопасность: Государственные документы во время их хранения и транспортировки в/из зоны хранения должны быть защищены от кражи, утраты, неавторизованного использования, доступа или модификации.

  • Техническая поддержка: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна быть внедрена программа поддержания их в надлежащем техническом состоянии, включающая регулярные инспекции и мониторинг, а также актуальный план технической поддержки.

  • Защита на случай катастроф: Для всех зон хранения и помещений, используемых для хранения государственных документов, должна иметься актуальная программа обеспечения готовности на случай непредвиденных ситуаций, действий в случае катастроф и восстановления деятельности по их окончании
Проект стандарта доступен для скачивания по адресу:  http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/uploads/StorageStandardV0-12.doc

Источник:  сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://www.prov.vic.gov.au/recordkeepingstandards/blog/index.php?/archives/34-Storage-Standard-Public-exposure-draft.html

Арбитражная практика: Отсутствие адреса электронной почты - не повод не рассматривать жалобу

О том, что информационные технологии и электронные документы уже достаточно прочно вошли в нашу жизнь, достаточно наглядно свидетельствуют решения арбитражных судов. На этот раз интересную проблему пришлось решать Тринадцатому арбитражному апелляционному суду (постановление от 3 августа 2010 г. по делу № А56-14308/2010).

Кроме того, есть ещё и повод поговорить о том, насколько быстро у нас сейчас изменяется законодательство.

Все, кто хоть немного закон с практикой государственных закупок, прекрасно знают, что эта сфера деятельности неидеальна, и что споры и разбирательства по различным вопросам возникают постоянно. Законодательством предусмотрены специальные процедуры, направленные на то, чтобы большую часть конфликтов решать оперативно в рабочем порядке.

ООО «Строй-Гарант» обратилось в Комитет финансового контроля Санкт-Петербурга с жалобой на действия заказчика - Санкт-Петербургского государственного учреждения культуры «Санкт-Петербургский государственный академический театр оперы и балета им. М.П.Мусоргского - Михайловский театр» при проведении открытого аукциона на право заключения государственного контракта Санкт-Петербурга на оказание услуг.

Решением Комитета жалоба была возвращена обществу со ссылкой на пункт 1 части 1 ст.59 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Основанием для возврата жалобы послужило отсутствие в ней сведений об адресе электронной почты участника размещения заказа.

Не согласившись с решением Комитета о возврате жалобы, общество обратилось в арбитражный суд. Суд первой инстанции удовлетворил требования общества, а Тринадцатый арбитражный апелляционный суд оставил это решение без изменений.

Позиция судов основывалась на положениях двух статей (части 1 ст. 58 и ст.59) закона №94-ФЗ. В части 1 ст. 58 Закона № 94-ФЗ установлено, что жалоба должна содержать, в числе прочей информации, наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номера контактного телефона, факса заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки (при наличии таких сведений), фамилии, имена, отчества членов конкурсной, аукционной или котировочной комиссии, действия или бездействие которых обжалуются. А вот в пункте 1 части 1 ст. 59 говорилось о том, что жалоба может быть возвращена участнику размещения заказа, в том числе, в случае, если она не содержит сведений, перечисленных в ст.58.

Суд установил, что единственным основанием для возвращения жалобы ООО «Строй-Гарант» явилось отсутствие в жалобе сведений об адресе электронной почты участника размещения заказа, подавшего жалобу. Иных нарушений в содержании жалобы не было.

Проанализировав положения закона, а также оценив представленные доказательства, суд первой инстанции пришел к выводу, что отсутствие в жалобе сведений об адресе электронной почты участника размещения заказа, при наличии всех иных сведений, позволяющих идентифицировать подателя жалобы, не является существенным дефектом жалобы, и не могло препятствовать рассмотрению жалобы по существу.

Более того, суд подчеркнул, что «такой излишне формальный подход к рассмотрению жалобы общества привел к нарушению его прав и законных интересов, так как не позволил своевременно урегулировать разногласия, возникшие между государственным заказчиком и победителем аукциона.

Готовя этот материал, я, на всякий случай, зашла в правовую базу, чтобы проверить формулировки статей закона - и выяснила интересную вещь: положения статьи 59 «Возвращение жалобы на действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии» были существенно изменены, причем эти изменения вступили в силу 2 сентября 2010 года:
Статья 59. Возвращение жалобы на действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии

1. Жалоба на действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии возвращается участнику размещения заказа в случае, если:

Было:

1) жалоба не содержит сведений, предусмотренных частью 1 статьи 58 настоящего Федерального закона;

Стало (п. 1 в ред. Федерального закона от 27.07.2010 N 240-ФЗ, изменения вступили в силу 2 сентября 2010 года):

1) жалоба не содержит наименование заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации при наличии данной информации на официальном сайте оператора электронной площадки, указание на конкурсную, аукционную или котировочную комиссию, действия (бездействие) которых обжалуются, и (или) сведения, предусмотренные пунктами 2 - 4 части 1 статьи 58 настоящего Федерального закона;
Так что теперь положения законодательства сформулированы более четко, и они уже не позволяют отказать в рассмотрении жалобы в случае отсутствия адреса электронной почты, номера факса или телефона.

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=50488

воскресенье, 26 сентября 2010 г.

Европейский союз: Новое программное обеспечение помогает сохранять электронные данные для будущего

Эта немного наивная статья опубликована 19 сентября 2010 года на сайте «Новости университетского мира». В ней рассказывается о программном обеспечении для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, разработанном в рамках европейского проекта CASPAR и выложенном сейчас для свободного использования.

Исследователи уверяют, что они обезопасили будущее огромных объемов накопленных Европой электронных данных, создав программное обеспечение с открытым исходным кодом, которое не даст этим данным стать нечитаемыми или непригодными для использования из-за несовместимости с более новыми технологиями.

Программное обеспечение разработано в рамках финансировавшейся Европейским союзом программы «Обеспечение долговременно сохранности, доступа и извлечения художественных, культурных и научных знаний» (Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval)  - или, сокращённо, CASPAR.

Как сообщается в коммюнике Еврокомиссии, вложившей в проект 8,8 млн. евро (из общего объёма финансирования проекта в 16 млн. евро – Н.Х.), «До сих пор большие объемы электронных данных, таких, как официальные документы,  архивы музеев и результаты научных исследований были нечитаемы или подвергались риску утраты из-за того, что новые технологии не могли читать их или же не позволяли нынешним пользователям понять их».

Проблема возникает из-за того, что различные типы данных кодируются по-разному, и технологии, позволяющие читать их, в будущем могут быть утрачены или оказаться устаревшими, в результате чего данные окажутся бесполезными для будущих исследователей и граждан.

Созданное в рамках проекта CASPAR программное обеспечение с открытым исходным кодом обеспечивает, однако, «защищённое, надежное и экономически эффективное долговременное сохранение закодированной цифровым образом информации», - как написано на веб-сайте проекта. Данное программное обеспечение позволит в будущем извлекать любые электронные данные и понимать их, независимо от того, как эти данные были созданы, закодированы или как хранились.

Это ПО особенно полезно для исследований, проводимых в течение очень длительных периодов времени, - например, в области астрономии и климатологии. Так, технологии сбора данных, отражающих влияние человека на изменения климата, за последние 50 лет эволюционировали от довольно примитивных перфокарт к магнитным лентам и, наконец, к современным компьютерным системам хранения электронных данных в «облачной» среде. Открытое ПО CASPAR обеспечит возможность использования различных типов электронных данных как сегодня, так и в будущем.

Проект CASPAR, в котором участвовали специалисты из Чешской Республики, Франции, Греции, Израиля, Италии и Великобритании, дополняет программу Евросоюза «Электронная повестка дня Европы» (Digital Agenda for Europe), принятую Еврокомиссией в мае 2010 года. Соответствующий план действий направлен на поощрение роста в области информационных и коммуникационных технологий в целях развития информационной экономики и в интересах граждан Евросоюза.

В проекте участвовали исследователи из университета Глазго, Шотландия; из итальянского университета ди Урбана, из университета Лидса, Англия; из французского Национального центра научных исследований (Centre National de Recherche Scientifique);  и из греческого Фонда исследований и технологий.

Программное обеспечение можно загрузить здесь: http://sourceforge.net/projects/digitalpreserve/files

Справочник по проекту доступен по адресу: http://citylan.dl.sourceforge.net/project/digitalpreserve/Documentation/CASPAR-Handbook-4.pdf

Эмма Джексон (Emma Jackson)

Источник: сайт «Новости университетского мира» (University World News) / сайт CASPAR
http://www.universityworldnews.com/article.php?story=20100918072941707
http://www.casparpreserves.eu/

суббота, 25 сентября 2010 г.

Национальный архив Туниса: Коллективная память (видео)

Одним из наиболее важных достижений президента Зин аль-Абидин Бен Али (Zine El Abidine Ben Ali), несомненно, стало строительство новой штаб-квартиры для Национального архива, который до этого долгое время ютился в непригодных помещениях.

Новое здание Национального архива, оснащенное всеми современными средствами для обеспечения сохранности и обработки документов, чья архитектура и дизайн специально адаптированы для сохранения этого наследия и для удобства работы исследователей, несомненно, отражает внимание, уделяемое сейчас Тунисом его наследию, его истории и коллективной памяти. Ведь народ без истории – это народ без будущего.


Источник: YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=dHyx01u4YS8

пятница, 24 сентября 2010 г.

Всегда ли одинаковы сроки хранения электронных и бумажных документов?

15 сентября 2010 года на международном форуме специалистов по управлению документами состоялся любопытный обмен мнениями, который проливает свет на некоторые особенности использования электронных документов. В письме с заголовком «Уничтожение физических и электронных документов Владимир Альфаро (Vladimir Alfaro) написал (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1009C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=1931 ):
Уважаемые коллеги, у меня есть вопрос, касающийся упомянутой выше темы, а именно:

Недавно мы приступили к внедрению положений нашего Перечня документов с указанием сроков хранения в отношении к нашим физическим документам по расчетам к поставщиками и кредиторами (accounts payable). Одновременно мы хотели бы на основании положений Перечня уничтожить и наши электронные документы этого же вида – с тем, чтобы продемонстрировать последовательность и согласованность наших действий при уничтожении информации на основе её содержания, а не просто в зависимости от носителя.

Проблема, с которой мы сейчас столкнулись, заключается в том, что программное приложение для бухгалтерского учёта, в котором содержится вся электронная информация, использует информацию об этих документах, т.е. информация по расчетам с поставщиками и кредиторами взаимосвязана с другими модулями («Главная книга», «Фонды» и т.д.). Так что если мы удалим или уничтожим информацию о расчетах с поставщиками, то вся остальная информация станет бесполезной - номера не будут совпадать, и т.д. Данные Главной книги и о фондах имеют для нас историческую ценность, и мы не хотели бы их уничтожить. Таким образом, с деловой точки зрения, хотя мы все согласны с тем, что можем уничтожить физические документы по расчетам с поставщиками, мы не хотим уничтожать или стирать соответствующую электронную информацию.

Мой вопрос следующий: как другие компании решают эту проблему? Я думаю, что не нам одним приходится решать такие сложные задачи. Как поступают другие?

Буду рад любым предложениям, комментариям, советам и т.д.
Заранее большое спасибо,
Владимир Альфаро
Ему ответил Гэри Линк (Gary Link), см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1009C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=3813 , точку зрения которого поддержала также такой известный специалист, как Вирджиния Джоунс (Virginia A. Jones):
Влад, я тоже столкнулся с подобной, хотя и не идентичной ситуацией. С моей точки зрения, электронная версия такого рода документов имеет административно-практическое значение и налоговое значение (как ты описывал: имеется активная взаимосвязь со смежными системами), отличающее её от бумажной версии до такой степени, что бумажную и электронную версия следует рассматривать как два разных вида документов, и по-разному устанавливать им сроки хранения.

Гэри Линк
Интересная ситуация, не правда ли? По моему, стоит взять её на заметку :)

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

7-я Международная конференция по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPRES 2010

Австрийская национальная библиотека и Технический университет Вены с 19 по 24 сентября 2010 года принимают в столице Австрии Вене Международную конференцию по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов (International Conference on Preservation of Digital Objects, iPRES-2010). iPRES-2010 -седьмая в серии ежегодных международных конференций, на которых ученые и практики со всего мира собираются для того, чтобы обсудить последние тенденции, инновации и практики в области обеспечения сохранении нашего электронного наследия.

Обеспечение долговременной сохранности и курирование электронных объектов из нишевой деятельности постепенно развивается в признанное научно-практическое направление, охватывающее различные дисциплины и сообщества. Конференция iPRES-2010 еще раз подчеркивает, что сохранение нашего научного и культурного электронного наследия требует, - невзирая на административные и дисциплинарные границы, - объединения усилий, с тем, чтобы найти адекватные решения проблем, встающих при обеспечении долговременной сохранности электронных материалов. iPRES 2010 году еще больше укрепит связь между научными исследованиями в данной области и деятельностью практиков в учреждениях, занимающихся сохранением коллективной памяти, и в центрах хранения и обработки научных данных.

Программа конференции доступна по адресу: http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/ipres2010/schedule.html Там же можно скачать и тексты многих докладов (они, кстати говоря, выхожены в архивном формате PDF/A).

Мой комментарий: Хотя на конференции преобладают представители точных наук и музейно-библиотечных учреждений, для архивистов и документоведов она также представляет интерес – особенно если вспомнить, например, что пионерами в деле создания крупных электронных архивов были и остаются центры хранения данных космических исследований, и именно их опыт отражает «библия» электронной архивации – стандарт OAIS.

Вот некоторые доклады, названия которых показались мне интересными:
  • Андреа Гетальс (Andrea Goethals), Венди Гогель (Wendy Gogel) "Преобразование хранилища: Проблема архивации электронной почты" (Reshaping the Repository: The Challenge of Email Archiving)

  • Эми Кирхгоф (Amy Kirchhoff), Эйлин Фентон (Eileen Fenton), Стефани Орфан (Stephanie Orphan), Шейла Мориссей (Sheila Morrissey) "Как стать сертифицированным доверенным электронным хранилищем: Опыт Portico - услуги по хранению, оказываемой третьей стороной" (Becoming a certified trustworthy digital repository: The Portico experience)

  • Дэвид Таррант (David Tarrant), Стив Хитчкок (Steve Hitchcock), Ле Карр (Les Carr), Ханс Куловитц (Нannes Kulovits), Андреас Раубер (Andreas Rauber) "Стыковка планирования деятельности по обеспечению долговременной сохранности и PLATO с интерфейсами электронных хранилищ" (Connecting preservation planning and Plato with digital repository interfaces)

  • Питер Маккинни (Peter McKinney) "Планирование долговременной сохранности: сравнение двух внедрений" (Preservation Planning: A Comparison between Two Implementations)

  • Дженни Митчем (Jenny Mitcham), Кьерон Найвен (Kieron Niven) "Архивная археология: Введение руководств по хорошей практике" (Archiving archaeology: Introducing the guides to good practice)
Источник: сайт конференции
http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/ipres2010/

четверг, 23 сентября 2010 г.

Начато публичное обсуждение проекта ГОСТа по обеспечению достоверности и надежности информации, сохраняемой в электронном виде

Подкомитет ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» технического комитета по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» завершил работы над первой редакцией проекта ГОСТ Р ИСО «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», подготовленной на основе перевода Технического отчета Международной организации по стандартизации ISO/TR 15801:2009 Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability.

На сайте ПК 6 выложен текст первой редакции проекта стандарта и пояснительная записка к ней. Подробности см.: http://www.pk6.eos.ru/work/list.php?SECTION_ID=986&ELEMENT_ID=76497

Кроме того, на сайте компании ЭОС на форуме «Стандартизация» открыта тема для обсуждения текста первой редакции проекта стандарта, по адресу http://www.eos.ru/eos_forum/forum14/topic491/messages/

Мой комментарий: Приглашаю всех коллег принять участие в обсуждении текста стандарта. Совместными усилиями мы можем сделать его лучше и качественнее.

CITRA-2010: Проекты Moreq-2010 и NOARK-5

Йон Гард (Jon Garde – руководитель проекта MoReq2010 – Н.Х.) выступил с информативным докладом о деятельности DLM-форума, связанной со спецификациями MoReq, Moreq2 и Moreq2010. В следующем докладе Анне-Метте Дёрум (Anne Mattee Dorum) «подняла норвежский флаг», не менее увлекательно рассказав об аналогичном норвежском стандарте NOARK-5.

Говоря о развитии спецификаций MoReq, Йон сообщил, что MoReq2, по сравнению со своим предшественником, содержит расширенный набор требований к управлению документами, к настоящему времени переведен не менее чем на 12 языков, и предлагает, помимо прочего, программу тестирование и сертификации. И хотя всё это здорово, но, отметил он, есть у MoReq2 и свои ограничения. К их числу, в частности, относятся высокая стоимость обеспечения соответствия, неподходящая для специализированных гибридных продуктов, и недостаточный уровень обеспечения интероперабельности. Это привело к эволюционному развитию в рамках проекта Moreq2010, который отличается улучшенной масштабируемостью и гибкостью.

Был разработан новый план-график развития MoReq, предусматривающий создание специальных редакций требований для ряда областей, включая здравоохранение, финансы, оборону и право. Хотя предложенные перспективы порадовали заинтересованные стороны, тем не менее, были сомнения относительно совместимости с предыдущими редакциями спецификаций и опасения, связанные с экономическими последствиями постоянной нехватки ресурсов. Однако эти опасения рассеялись, поскольку в ходе новых разработок предусматривается возможность обратной совместимости, и уменьшена потребность в радикальных изменениях при выходе последующих редакций стандарта.

Анне, выйдя на трибуну, подчеркнула, что через внедрение требований NOARK Норвегия стала первой страной, разработавшей требования к управлению электронными документами. Хотя требования NOARK изначально были разработаны для систем управления электронными документами, используемых в государственных и муниципальных органах власти Норвегии, NOARK постепенно стал стандартом наравне с MoReq2. В качестве инструмента, созданного и поддерживаемого Национальными Архивами Норвегии, NOARK регулируется архивным законодательством страны.

Доклад выявил интересные сходства и различия между NOARK и MoReq 2. Вместе с тем, было признано то, что при разработке NOARK Национальные Архивы Норвегии сотрудничали с DLM-форумом (влияние, впрочем, было взаимное: Анне-Метте Дёрум входила в редколлегию стандарта MoReq2 – Н.Х.). Такую практику необходимо поощрять в интересах успешного осуществления всех крупных проектов, что принесёт пользу регионам и всему миру.

Kago Ramokate

Источник: блог "летучих репортеров" Международного Совета Архивов
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/15/moreq-2010/

США: Архивист США признаёт проблемы с моральным настроем в его ведомстве

Данная статья Лайзы Рейн (Lisa Rein - на фото) была опубликована в газете»Вашингтон пост» 7 сентября 2010 года

Всегда нелегко признавать перед лицом общественности и перед собственными сотрудниками, что моральный настрой в твоём ведомстве пошёл под откос, - однако Архивист США (руководитель архивной службы страны – Н.Х.) Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero) именно так и поступил после того, как Национальные Архивы оказались на последнем месте среди крупных федеральных агентств по итогам опубликованного на прошлой неделе опроса мнений федеральных государственных служащих об их работе.

Ферьеро выпустил большой пресс-релиз – такие чаще используются для самовосхваления – сразу же после публикации итогов вызывающего пристальное внимание рейтинга «Лучшие места работы», подготовленного «Партнерством в интересах государственной службы» (Partnership for Public Service). Он отметил, что поощрял  3200 сотрудников своего агентства по всей стране принять участив в опросе, и 82% это сделали - самый высокий показатель активности среди всех государственных органов.

Ферьеро, занявший свой пост 9 месяцев назад, признал в интервью, что одна из самых больших проблем с моральным настроем связана с тем, что сотрудники не видят чётко определенного пути продвижения по служебной лестнице, и многие считают, что их карьера «застряла».

«Я хочу, чтобы все наши сотрудники, независимо от того, на каком месте в агентстве они работают, чувствовали, что их ценят, и гордились своей принадлежностью к  агентству», пишет Ферьеро в своем пресс-релизе. «Мы сейчас на пути к переменам».

Он также отметил, что совершил поездку по 21 филиалу Национальных Архивов по всей стране, специально чтобы встретиться с сотрудниками и выслушать, что их беспокоит. На прошлой неделе он разослал всем сотрудникам дополнительный вопросник, целью которого является получить предложения по улучшению условий работы в агентстве.

«В первый же день мы получили 343 ответа», пишет Ферьеро. Он также сообщил, что создал в агентстве целевую группу, поручив ей проанализировать присланные идеи и реализовать их.

Лайза Рейн (Lisa Rein)

Мой комментарий: Знакомые проблемы, не правда ли? Что хотелось бы отметить, так это желание нового руководителя архивной службы США изменить сложившуюся за многие годы ситуацию, и его желание услышать не только жалобы, но и конструктивные предложения своих сотрудников.

Источник: The  Washington Post
http://voices.washingtonpost.com/federal-eye/2010/09/us_archivist_acknowledges_mora.html

среда, 22 сентября 2010 г.

CITRA-2010: Проект PROTAGE

Тема этой сессии звучала так: «Электронные архивы - простые и надёжный», и Райво Руусалепп из Эстонии (Raivo Ruusalepp – на фото) представил интересную информацию о проекте PROTAGE (сокращение от PReservation Organizations using Tools in AGent Environments). Главной целью этого проекта, осуществляемого рядом заинтересованных сторон, является создание прототипа для демонстрации возможностей по обеспечению долговременной сохранности электронных документов. Доклад основывался на предположении о том, что в основе обеспечения долговременной сохранности лежит хранилище электронного контента, поскольку электронные объекты требуют управления.

По словам Райво, в число задач проекта входят, среди прочего, демонстрация технической возможности долговременной сохранности, обеспечение доступа для индивидуальных и корпоративных пользователей и основных функциональных возможностей. Могут быть заданы следующие актуальные вопросы: зачем сохранять электронные материалы, где это делать, и кто должен этим заниматься? Райво Руусалепп далее отметил, что создание прототипа завершено, и есть возможности поиска в соответствии с уровнем доступа,  мониторинга коллекций и выявления рисков для сохранности материалов.

Одним из извлеченных из проекта уроков, которыми Райво поделился с аудиторией, является то, что в условиях, когда пользователи распределены в пространстве и по различным юрисдикциям, полезно, чтобы требования не были чересчур строгими и допускали определенную гибкость. Доклад для присутствующих оказался очень интересным. Дальнейшую информацию о проекте PROTAGE можно  получить на его сайте www.protage.eu  .

Kago Ramokate

Источник: блог "летучих репортеров" Международного Совета Архивов
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/15/moreq-2010/

Минзравсоцразвития: Регистрационные досье на лекарственные препараты будут вестись в бумажном и электронном виде

Очередной раз убеждаюсь, что по нормативным документам, выпускаемым органами государственной власти, можно оценить, насколько широко они в своей работе используют электронные документы.

Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации
от 26 августа 2010 г. № 759н был утвержден «Порядок представления необходимых документов, из которых формируется регистрационное досье на лекарственный препарат для медицинского применения в целях его государственной регистрации».

Основной частью «Порядка» является список из 19 пунктов, где подробно перечисляются виды документов, из которых формируется «регистрационное досье на лекарственный препарат для медицинского применения в целях его государственной регистрации».

Хотя в п.1 говорится, что «настоящий порядок устанавливает правила представления разработчиком лекарственного препарата или уполномоченным им другим юридическим лицом в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации документов», в дальнейшем эта тема освещается весьма сжато:
«Порядок представления необходимых документов, из которых формируется регистрационное досье на лекарственный препарат для медицинского применения в целях его государственной регистрации» (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 г. № 759н)

4. Документы регистрационного досье должны представляться на русском языке либо иметь заверенный перевод на русский язык.

5. Документы регистрационного досье представляются на бумажном носителе и электронном носителе (в форматах с расширениями *doc., *xls., *pdf).

6. В случае, если отдельные документы регистрационного досье изложены на нескольких листах, они должны быть прошиты и пронумерованы, о чем делается соответствующая запись, которая заверяется подписью должностного лица заявителя, уполномоченного подписывать заявления, и печатью заявителя.

7. Копии документов регистрационного досье должны быть заверены заявителем, о чем на обороте последнего листа производится запись "Копия верна".
В итоге появляется ряд дополнительных вопросов, например, таких:
  • Как будет контролироваться идентичность документов на бумажном и электронном носителе?

  • Нужно ли подписывать и/или заверять документы на электронном носителе – или они принимаются на правах незаверенных копий? Нужно ли, согласно п.6. прошивать, пронумеровывать и скреплять печатью документы на электронных носителях – и если да, то каким образом?
Исходя из этого, можно сделать вывод, что в Минзравсоцразвития получаемые электронные материалы по-настоящему как документы не рассматриваются, хотя, вполне возможно, они вводятся в информационную систему и именно с ними затем работают пользователи.

Также обращает на себя внимание последний пункт (п.12), который говорит о том, что все документы, представленные для государственной регистрации лекарственного препарата «оформляются в отдельное дело и хранятся в установленном порядке». Если по отношении к досье на бумажных носителях это положение имеет смысл, то в отношении электронного досье, которое на архивную полку не поставишь, оно ясности не вносит.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104455

вторник, 21 сентября 2010 г.

Интервью с Генеральным директором Национальных Архивов Австралии Россом Гиббсом (видео)

На конференции CITRA-2010 «летучие репортеры» Международного Совета Архивов (нового состава) не балуют нас интересными видеоинтервью. Приятным исключением является интервью с Генеральным директором Национальных Архивов Австралии Россом Гиббсом (Ross Gibbs), которое взяла Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto).



Гиббс, среди прочего, представлен как один из активных разработчиков требований МСА к системам управления электронными документами ICA-Rec. Первый вопрос ему был задан о том, используют ли сейчас какие-либо архивные учреждения эти требования? Гиббс ответил, что, как он выяснил на проведенном в рамках CITRA-2010 семинаре, 14 архивов из 14 стран участвовали в их создании - но они по-прежнему находятся ещё в стадии разработки. (Напомню, что эти требования разрабатываются с 2005 года и большей частью сформированы из фрагментов MoReq1 и британских требований TNA/PRO. В своём ответе Гиббс элегантно ушёл от темы «использования» ICA-Req. На само деле об ICA-Req довольно много в последнее время говорят, но их практически не используют – Н.Х.)

Далее Лурд задала вопрос, слегка озадачивший Гиббса: «А когда они будут опубликованы?». (А что он хотел? Только что сам же сказал, что разработка требований ещё не доведена до конца! :) – Н.Х.) Гиббс объяснил, что официально требования были представлены на конгрессе МСА 2008 года в Куала-Лумпуре. Скоро выйдет их перевод на французский язык, и идёт работа над переводами на другие языки. В частности, выделено финансирование на подготовку испанской версии, и скоро будет опубликован перевод на китайский язык. Так что скоро требования ICA-Rec будут доступны уже на 4-х языках.

Отвечая на вопрос «Считаете ли Вы, что ICA-Req изменят наш способ работы с электронными документами?», Гиббс согласился, что да, способы работы с документами будут меняться.

Мой комментарий: В ходе голосования об утверждении данного проекта в качестве стандарта ИСО, в тексте было обнаружено (это спустя 5 лет с начала его разработки!) немало серьезных ошибок – от грамматических до смысловых. Складывалось впечатление, что, помимо теоретического введения, сами-то требования никто всерьёз за эти годы и не вычитывал!

На первом голосовании в ИСО ключевой раздел требований был забаллотирован. Сейчас, после ряда доработок, – в том числе и по замечаниям, поданным российской группой, - начато голосование по второй редакции проекта. Посмотрим, что будет дальше, но мне кажется, что даже получение статуса стандарта ИСО не поможет этому сшитому на живую нитку и морально устаревшему уже документу получить широкое признание.

Источник: Блог «летучих репортеров» МСА / YouTube
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/16/interview-with-ross-gibbs/
http://www.youtube.com/watch?v=8-aP6mY6Arc&feature=player_embedded

CITRA-2010: Формирование и управление архивными информационными пакетами (спецификации норвежского проекта DIAS)

Поскольку Грэхем Домини (Graham Dominy) из Южной Африки, который должен был председательствовать на заседании, был вынужден отменить свое участие в конференции СИТРА-2010 из-за срочного совещания по национальному архивному законодательству, его место занял Генеральный секретарь ICA Дэвид Лейтч (David Leitch), а Тронд Сиревёг (Trond Sirevåg – на фото) прочитал дополнительный доклад.

В своем первом докладе Сиревёг подробно остановился на технической инфраструктуре планируемой системы хранения электронных документов Национальных Архивов Норвегии.

Система основана на стандарте OAIS, и использует несколько сетей систем хранения данных (Storage Area Network, SAN), размещенных в 5 отдельных зонах с различными уровнями безопасности. В первом зоне создатель документов представляет информацию в хранилище, которое обрабатывает сдаточные информационные SIP -пакеты (Submission information package) в отдельной карантинной зоне. После анализа и обработки в этой зоне, и по истечении достаточно времени для обновления сигнатур вирусов в антивирусных пакетах, SIP-пакеты  поступают в область «настоящей» системы  обработки архивных информационных пакетов, которая состоит из трех зон.

Одна из этих зон зарезервирована для секретной информации, во второй хранятся «оригиналы» архивных информационных AIP-пакетов (Archive information package),  а в третьей  - копии AIP-пакетов, используемые архивистами в повседневной работе для   поиска и извлечения информации. Запрашиваемая публикой информация будет копироваться из этой зоны в виде дистрибутивных информационных DIP-пакетов на  терминалы / в службы онлайн-услуг, которые образую пятую зону.

Магне Хааген Грёттинг (Magne Haagen Grøtting)

Источник: блог «летучих репортеров» МСА на конференции CITRA-2010
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/15/the-definition-and-management-of-archival-packages-specifications-from-the-joint-norwegian-dias-project/

понедельник, 20 сентября 2010 г.

Центральный государственный электронный архив Украины начал обсуждение Концепции жизненного цикла электронных документов

Два новых документа выложены на сайте ЦГЭА Украины. 2 августа в разделе «Нормативная база» опубликован «Порядок пользования электронными документами и электронными информационными ресурсами в ЦГЕА Украины», доступный по адресу http://tsdea.archives.gov.ua/ru/advisory/work/pdf/Poriadok_koristuvannia.pdf .

13 сентября на веб-сайте архива в разделе «Нормативная база (проекты)» опубликован проект «Концепции планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов», см. http://tsdea.archives.gov.ua/ru/?page=project . Архив приглашает архивистов, документоведов и всех заинтересованных лиц принять участие в обсуждении этого документа. Предложения, замечания, дополнения следует направлять, используя форму обратной связи по адресу http://tsdea.archives.gov.ua/ru/?page=connect .

Объём документа 59 страниц (на украинском языке), он доступен по адресу http://tsdea.archives.gov.ua/ua/base/Project/CONCEPTION_2010.pdf

Ниже приводится перевод оглавления этого интересного документа:
Вступление

1 История электронного документооборота

2 Общие положения
2.1 Электронный документ (ЭД)
2.2 Обязательные реквизиты ЭД
2.3 Оригинал ЭД
2.4 Электронная цифровая подпись
2.5 Профильные документы ЦГЭА Украины
2.6 Архивный документ
2.7 Сроки хранения документов
2.8 Национальный архивный фонд
2.9 Хранение ЭД
2.10 Формат файла ЭД и электронных информационных ресурсов (ЭИР)
2.11 Принцип неделимости архивного фонда
2.12 Хранение ЭД в архивном подразделении учреждения
2.13 Межсистемный обмен ЭД
2.14 Создание архивных электронных документов (АЭД)

3 Цель и основные задачи Концепции
3.1 Цель Концепции
3.2 Основные задачи Концепции

4 Проблемы планирования жизненного цикла ЭД и ЭИР
4.1 Отсутствие любых ограничений на форматы файлов
4.2 Моральное устаревание программного обеспечения
4.3 Моральное устаревание аппаратного обеспечения
4.4 Отсутствие единого формата ЭЦП
4.5 Утрата сертификатов ключей ЭЦП
4.5 Криптографическая стойкость ЭЦП
4.6 Несогласованность обмена ЭД между различными СЭД, внедренными в государственных органах Украины
4.7 Несоответствие существующих СЭД положениям международных стандартов
4.8 Отсутствие четкого понимания разработчиками СЭД архивных процессов с ЭД
4.9 Отсутствие единого мнения относительно значимости информации, которую содержат ЭИР, и отсутствие определенного правового статуса ЭИР в Украине
4.10 Проблема ограниченности срока использования носителей для хранения информации в электронном виде
4.11 Несоответствие единиц хранения для ЭД и ЭИР физическим носителям, на которых хранятся ЭД и ЭИР
4.12 Проблема защиты носителей от несанкционированного доступа к информации, которая на них хранится
4.13 Отсутствие программы информатизации архивной отрасли
4.14 Отсутствие опыта
4.15 Отсутствие квалифицированных специалистов

5 Пути и способы решения проблем
5.1 Перечень форматов файлов
5.2 Формат обмена ЭД
5.3 Входящие ЭД
5.4 Техническая экспертиза ЭД
5.5 Хранение ЭД в архивном подразделении учреждения
5.6 Преобразование ЭД в архивном подразделении учреждения
5.7 Предоставление архивистам нотариального права заверения конвертированных электронных документов (КЭД)
5.8 Создание АЭД
5.9 Трёхступенчатая модель хранения АЭД в архивной системе Украины
5.10 Общая схема жизненного цикла ЭД
5.11 Приемка-передача АЭД на постоянное хранение
5.12 Конвертирование и хранение ЭД в ЦГЭА Украины
5.13 Плановая замена носителей
5.14 Выбор носителей
5.15 Защищённое хранение информации на носителях однократной записи
5.16 Приемка-передача АЭД на постоянное хранение в два этапа
5.17 ЭЦП
5.18 Пилотный проект

6 Особенности планирования жизненного цикла ЭИР

7 Ожидаемые результаты

Источники и литература
Законы Украины
Постановления Кабинета Министров Украины
Документы Государственного комитета архивов Украины
Документы Государственного комитета информатизации Украины
Государственные стандарты Украины
Международные стандарты
Документы Государственной налоговой администрации Украины
Документы Пенсионного фонда Украины
Законодательные акты и нормативные документы других государств
Спецификации
Концепции
Словари
Публикации
Проекты
Публикации в Интернете
Источник: сайт ЦГЭА Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/ru/?page=

CITRA-2010: Корейская служба проверки ЭЦП на электронных документах в течение длительного периода времени

К сожалению, «летучие репортеры» Международного Совета Архивов предельно кратко изложили один из наиболее интересных докладов конференции. Будем надеяться, что в дальнейшем станет доступна более подробная информация.

Парк Юн Хван (Young-Hwan Park), заместитель директора отдела архивных информационных систем Национального Архива Кореи рассказал о службе LTVS (Long-term verification service), обеспечивающей возможность перепроверки в течение длительного времени электронных цифровых подписей на создаваемых в Корее электронных документах.

В своем выступлении Парк отметил изменения в парадигме управления архивами,  происшедшие за последние годы.

В Корее, Закон о государственном делопроизводстве был принят в 1999 году, а в 2006 году в него были внесены дополнительные поправки.

Существуют различные решения для различных стадий жизненного цикла документов. Текущие документы обрабатываются в деловых системах (Business management system, BMS), активные документы – в системах управления документами (RMS), в то время как неактивные документы передаются в  Центральную архивную систему управления (Central Archival Management system, CAMS) – см. рис.

 Жизненный цикл документов
(с любезного разрешения Национального архива Кореи)

Парк подробно остановился на особенностях системы, на соблюдении ею стандартов и требований архивного дела, а также рассказал о планах на будущее.

Магне Хааген Грёттинг
(Magne Haagen Grøtting)


Источник: блог «летучих репортеров» МСА на конференции CITRA-2010
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/15/ltvs-%E2%80%93-long-term-verification-service-of-the-digital-signature-for-electronic-records-in-korea/

воскресенье, 19 сентября 2010 г.

CITRA-2010: Переосмысление принципа происхождения в электронную эпоху

Я перевела данную заметку «как есть», но, чтобы она была понятнее, поясню:  выступление Терри Кука было не о документах вообще, а об особенностях управления документами в условиях коллективной работы и применения технологий «Веб 2.0» и социальных сетей. Именно поэтому он и поднимает вопрос о том, что «принцип происхождения» в ряде случаев надо применять как-то иначе…

Мы уже говорили о том, как электронные документы меняют наши традиционные подходы, но мы также отмечали, что основные принципы архивного дела по-прежнему актуальны, хотя нам и следует заново продумать использование этих концепций. Терри Кук (Университет Манитобы, Канада - на фото) сегодня утром  (16 сентября 2010 года – Н.Х) выступил с очень интересным докладом о принципе происхождения (principle of provenance) в электронную эпоху.

Имеется много определений термина «происхождение» (provenance), но основное значение связано с идеей «контекста», принцип происхождения - это концепция установления связи документов или архивных фондов с контекстом их создания, и этот контекст рассматривался как краеугольный камень архивной работы. Происхождение – это связь с создателем документов; архивные фонды создаются административным органом. Так мы раньше толковали это понятие.

Однако о «происхождении» в электронную эпоху необходимо думать иначе, хотя основной смысл этого основополагающего принципа, «контекст создания», по-прежнему остается. Сегодня способ создания информации стал иным, поскольку изменилось общество, а идейный «климат», в котором мы живем (постмодернизм) также имеет свои последствия. Это привело к изменению наших представлений о документах и архивах, и, кроме того, изменилось представление об архивисте. Архивисты стали активными посредниками.

Принцип происхождения не является универсальной концепцией, и в национальных традициях различных стран на него смотрят по-разному. В фокусе данной концепции были административные структуру, и этот традиционный подход повлиял на формирование фондов и их описание. Но «происхождение» - не абстрактная система, а, в основном, практическое представление, и поскольку делопроизводство представляет собой динамичный процесс, то и идея «происхождения» не может быть статичной.

Деятельность по созданию документов изменилась, мы используем целый ряд носителей информации, люди динамично взаимодействуют друг с другом и иначе принимают решения. Документы создаются в условиях новой организационной культуры. Возникла новая социальная реальность со своими правилами, и информация создается рядом  различных создателей, а не одним-единственным административным органом. Это новый контекст создания – соответственно, он сегодня и представляет собой «происхождение». Идея единственного создателя устарела, поэтому архивное описание должно отражать существование несколько создателей, поскольку «происхождение» стало многосвязным. В фокусе принципа происхождения должны быть функции, и он должен рассматриваться как инструмент доступа.

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto)

Источник: блог «летучих репортеров» Международного Совета Архивов
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/16/rethinking-provenance-in-the-digital-age/

Канада: Архивист избран в члены Академии Наук

На выборах 2010 года новых членов Королевского общества Канады (Royal Society of Canada) – канадской Академии Наук – в её состав избран архивист Терри Кук (Terry Cook).


В официальном извещении говорится: «Благодаря историку архивного дела и управления документированной информацией из Университета Манитобы Терри Куку, изменилось восприятие архивов  - они теперь рассматриваются уже не как склады старых документов, а как центры власти, заслуживающие внимания учёных. Кук, переосмысливая экспертизу ценности, в ходе которой решается, какие документы поступают на архивное хранение, давая при этом ответ на вызов со стороны электронных документов и критической теории, и изучая историю архивного дела, позволил канадской архивной науке сказать собственное слово как на национальной, так и на международной арене».

В сообщении на международном форуме архивистов, Том Несмит (Tom Nesmith) по этому поводу пишет: «Мой большой друг и коллега, Терри Кук, только что был избран членом Королевского общества Канады – это высшее отличие, которое в Канаде может получить ученый. Это действительно заслуженное признание огромного вклада Терри в  развитие архивной мысли в Канаде и во всём мире.»

Терри Кук (с бородой) вместе с британскими коллегами
на одной из архивных конференций

«За всю историю престижного Королевского общества Канады, созданного в 1882 году, лишь несколько архивистов состояли его членами, и при этом они всегда избирались за их достижения в качестве историков. Терри стал первым, получившим подобное признание за исследования вопросов, связанных с архивами, а также за его выдающуюся роль в определении и формировании самого направления архивных исследований  как самостоятельной научной дисциплины, сочтённой теперь достойной признания самим Королевским обществом. Не в последнюю очередь Терри сделал всё это, работая в Университете Манитобы, где он был для меня блистательным и незаменимым коллегой по программе архивных исследования в течение уже более 12 лет.»

На блоге уже публиковались материалы о Терри Куке, см.
http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_1737.html
http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_03.html

Источник:  Извещение Канадской Академии Наук
http://www.rsc-src.ca/documents/RSC_NF_Citations_EN_FINAL_000.pdf

суббота, 18 сентября 2010 г.

Архивист двадцать первого века, насколько хорошо он подготовлен?

Лурд Фуэнтес-Хашимото, молодой французский архивист и участница группы «летучих репортеров» Международного Совета Архивов, говорит о беспокоящей её проблеме обучения новых поколений архивистов.

Уже как минимум лет пять, архивисты много говорят о проблемах архивного дела в электронную эпоху. Идет бесконечное обсуждение изменения профессии, необходимых трансформаций роли и функций архивиста, сложностей создания надежных архивных систем, способных справиться с экспоненциальным ростом объёмов информации. Нам всё время рассказывают о проблемах безопасности и целостности электронных документов.

Безусловно, это очень важные вопросы, влияющие на будущее профессии и на успех любого архивного проекта, и я сама регулярно пишу об этом в этом в своём блоге. Но должна констатировать, что мы редко задумываемся о подготовке архивистов. Но как же можно говорить о будущем профессии, не продумав вопросы обучения и подготовки? Архивист 21-го века, насколько хорошо он подготовлен? Готов ли он решать новые проблемы, встающие перед профессией? Достаточно ли он оснащен и обучен, чтобы взять на себя новые задачи? Я думаю, что ответом будет - НЕТ, он не готов.

Мне кажется, что мы должны всерьёз задаться вопросами подготовки архивистов,  как начальной подготовки, так и повышения квалификации. Можно продолжать говорить на всех мировых конференциях о сегодняшних проблемах нашей профессии, но, пока не будут продуманы вопросы профессиональной подготовки, у нас не будет прочной основы для продвижения вперед. Именно в этом заключается  настоящий вызов будущему нашей профессии.

Мне часто приходится слышать, что первоначальное обучение имеет не столь уж важное значение и вторично по сравнению с  практикой, поскольку именно практика формирует архивиста. Я согласна с тем, что практика имеет фундаментальное значение для нашей работы, но я также считаю начальную подготовку неотъемлемой частью нашей практики, особенно в первые годы работы по профессии. Именно эта подготовка закладывает ту основу, на которой мы строим дальнейшие проекты.

Я сейчас в Осло, участвую в конференции CITRA-2010, и я пользуюсь этой возможностью, чтобы обсудить эти вопросы с архивистами, с которыми у меня есть возможность встретиться. Я специально поднимаю эту тему в беседах с коллегами  из других стран, чтобы узнать, что они думают на этот счёт. И лишь очень немногие сомневаются в важности обучения и подготовки кадров для будущего нашей профессии.

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes Hashimoto)

Источник: блог «Archives Online»
http://archivesonline.wordpress.com/2010/09/15/larchiviste-du-xxie-siecle-est-il-bien-forme/

Облачные вычисления: Последствия для архивистов и специалистов по управлению документами - часть IV

(Окончание)

Как агентствам исполнять свои обязательства в области управления документами в новых условиях?

Федеральные агентства несут ответственность за управление своими документами в соответствии с Законом о федеральных документах и нормативными документами, выпущенными Национальными Архивами. Это справедливо независимо от того, какие модели обслуживания и развёртывания будут приняты. Тем не менее, Национальные Архивы признают, что различия между моделями влияют на то, как и кем (агентством или подрядчиком) может осуществляться деятельность по управлению документами.

Ниже приведены рекомендации по разработке стандартов и политик управления документами агентств, созданными, используемыми или сохраняемыми в среде облачных вычислений:
  • Подключите руководителя службы управления документами агентства и/или персонал службы к планированию, разработке, развёртыванию и использованию «облачных» решений.

  • Определите, какие экземпляры документов будут рассматриваться в качестве официальных экземпляров документов агентства, и управляйте ими в соответствии с требованиями законодательства. Следует иметь в  виду, что ценность расположенных в облаке документов может быть выше, чем ценность других наборов тех же документов - благодаря индексации или по иным причинам. В таких случаях, из-за этой дополнительной ценности, «облачные» экземпляры, возможно, придется рассматривать как официальные экземпляры документов.

  • Подготовьте инструкции по определению того, подпадают ли федеральные документы в облачной среде под существующие указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении.

  • Подготовьте инструкции о том, как все документы будут захватываться и управляться, как будут устанавливаться и отслеживаться их сроки хранения, и как будет предоставляться к ним доступ авторизованным пользователям.

  • Подготовьте инструкции по проведению анализа документов, по разработке и представлению на утверждение в Национальные Архивы указаний по срокам хранения для тех документов в облачной среде, которым эти сроки ещё не были установлены. Подобные инструкции должны охватывать документацию по системе установления сроков хранения, метаданные и соответствующие документы.

  • Подготовьте инструкции о проведении периодических тестовых передач федеральных документов в другие среды, в том числе на  сервера агентства, чтобы обеспечить постоянную возможность перемещения документов.

  • Подготовьте инструкции по проведению миграции данных в новые форматы, операционные системы и т.д., с тем, чтобы документы оставались читаемыми на протяжении всего их жизненного цикла. Включите в планы миграции положения о передаче располагающихся в «облаке» документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы. Агентство, выбравшее вариант досрочной передачи своих документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы (pre-accession), в дальнейшем  больше не несёт ответственности за их миграцию (за исключением случаев решения собственных деловых задач).

  • Решайте вопросы переносимости и доступности посредством хорошей политики управления документами и хороших практик управления иными данными. Управление данными обычно предусматривает решение вопросов взаимодействия (интероперабельности) вычислительных систем, переносимости данных (возможности их перемещения из одной системы в другую), а также обеспечение информационной безопасности и доступа. Тем не менее, сами по себе эти политики  не обеспечат соответствие положениям Закона о федеральных документах и нормативных документов NARA.
Источник: сайт Национальных Архивов США
http://archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html

пятница, 17 сентября 2010 г.

Утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов

Из Министерства культуры  пришла долгожданная новость: 8 сентября 2010 года Минюст зарегистрировал, наконец, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25августа 2010 г. № 558.

В связи с изданием Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» приказом Федерального архивного агентства от 26 августа 2010 г. № 63 признан утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Как пишет «Консультант+», «Перечень состоит из 12 разделов, включающие в себя, в частности, документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля; последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, учет и отчетность; об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций; по организации труда; о работе с кадрами; о материально-техническом обеспечении и организации хранения имущественно-материальных ценностей; по административному и хозяйственному обслуживанию организаций; по социально-бытовым вопросам; по организации деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций.

В Перечне указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.»

Текст Перечня можно скачать по адресу: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=104953 . Торопитесь, у Вас есть несколько дней, а потом документ "закроют" для бесплатного доступа.

Мой комментарий:  Думаю, что об этом Перечне мы ещё не раз поговорим. Будет интересно посмотреть, устранены ли хоть какие-то из многочисленных серьёзных  замечаний, которые были высказаны в отношении проекта этого документа в ходе его публичного обсуждения на форуме «Архивы России» (см. http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=522 ). Предстоит также разобраться, кому нужно срочно бежать переделывать свои номенклатуры, а кому пока можно и подождать.

Источник: Консультант+
http://www.consultant.ru/law/review/863953.html
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=104784

Беларусь: О Государственной программе «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы

Как сообщает сайт БелНИИДАД, в соответствии с поручением Президента Республики А.Г.Лукашенко Правительством Беларуси принята Государственная программа «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы. Программа разработана в целях сохранения и пополнения Национального архивного фонда Республики Беларусь, создания условий по обеспечению широкого доступа граждан к информационным ресурсам.

Реализация Государственной программы будет способствовать укреплению материально-технической базы государственных архивных учреждений, внедрению в их деятельность современных информационных технологий. В результате выполнения мероприятий Государственной программы повысится эффективность работы государственных архивных учреждений, будет обеспечен новый качественный уровень развития архивного дела в стране.

Скачать Программу можно с сайта Совмина Беларуси по адресу: http://www.government.by/public/shared/rus/solutions/rus_solution105270_3.PDF

Источник: сайт БелНИИДАД
http://belniidad.by/content/o-gosudarstvennoi-programme-%C2%ABarkhivy-belarusi%C2%BB-na-2011%E2%80%932015-gody

Проект InterPARES-3: Симпозиум участников проекта пройдёт по окончании конференции CITRA

17 сентября 2010 года в Осло (Норвегия) пройдёт 4-й международный симпозиум проекта InterPARES-3.

Руководить работой симпозиума будут такие известные специалисты, как директор проекта InterPARES и руководитель канадской группы проекта Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), руководитель итальянской группы Мариэлла Герсио (Mariella Guercio), руководитель норвежской группы Ингер-Метте Густавсен (Inger-Mette Gustavsen), и представитель Норвежского компьютерного общества Мари Сьёли (Mari Sjøli).

В рамках четырёх секций будут заслушаны следующие доклады:
  • Луи Эннс (Lois Enns), Канада «Инструментальный набор для миграции данных на коллективно используемых дисках»

  • Мария Каравача (María Mata Caravaca), Моника Мартиньон (Monica Martignon), Габриэль Бецци (Gabriele Bezzi), Италия «Сохранение электронных реестров. Реализация доверенной системы управления электронными документами»

  • Адам Янсен (Adam Jansen), Канада «Обеспечение долговременной сохранности документов правоохранительных органов»

  • Абдала Фара Нетто (Abdala Fara Netto), Бразилия «Обеспечение долговременной сохранности медицинских документов»

  • Нуруссоба Нуссейн (Nurussobah Hussin), Руснах Джохар (Rusnah Johare), Малайзия «Обеспечение долговременной сохранности судебных документов»

  • Ёсгюр Кюльчю (Özgür Külcü), Толга Чакмак (Tolga Çakmak), Турция «Конвергенция управления документами и управления контентом»

  • Ингер-Метте Густавсен (Inger-Mette Gustavsen), Норвегия «Автоматическое отслеживание сроков хранения документов»

  • Юн Парк (Eun Park), Корея «XML»

  • Мигекль Сера (Miquel Serra), Каталония (Испания) «Обеспечение долговременной сохранности важнейших электронных документов»

  • Джо Теннис (Joe Tennis), Канада «Метаданные»
[Добавлено 30 октября 2010 г.] Скачать презентации участников симпозиума можно здесь: http://www.interpares.org/ip3/sponsored/event_isym04.cfm

Источник: Программа симпозиума
http://www.citra2010oslo.no/program_interpares_2.pdf

CITRA-2010: Можем ли мы доверять электронным документам?

Ивар Фоннс (Ivar Fonnes – на фото), директор Национальных Архивов Норвегии, сегодня утром (15 сентября 2010 года – Н.Х.) говорил о роли архивиста  в электронную эпоху. Как создать заслуживающую доверия  концепцию управления электронными документами?


Технологические изменения всегда создавали сложности для тех, кто создает информацию и управляет ею, однако в электронную эпоху они ставят перед нами совершенно иные проблемы. У архивистов появляются новые обязанности, они должны гарантировать аутентичность, надежность, целостность и возможность использования информации. Выполнение этой обязанности играет ключевую роль для стабильности общества.

Тем не менее, имеется множество рисков. Прежде всего, электронные документы невозможно постоянно сохранять в тех системах, в которых  они были созданы. Электронные документы не «привязаны» намертво к физическому носителю. Информацию следует сохранять таким образом, чтобы не зависеть от особенностей конкретных физических носителей. Документы не захватываются и не сохраняются в первоначальных электронных системах, и могут быть повреждены на ключевых этапах их жизненного цикла.

Если мы хотим в этих весьма специфических условиях сохранить память общества, то очень важно овладеть новыми навыками. Для управления электронными документами требуется высокий уровень ИТ-знаний в дополнение к знаниям и навыкам в области архивного дела, - и мы не должны забывать о том, что архивный опыт не менее важен, чем  ИТ-навыки. Это единственный путь, позволяющий создать заслуживающую доверия концепцию избегания рисков, таких, как риск потери информации. Следует обеспечить доверие к документам не только в качестве юридических доказательств,  но и в качестве исторических свидетельств.

Системы управления электронными документами должны соответствовать ряду требований: основными являются меры и средства управления и контроля,  дающие возможность архивисту управлять документами, контролировать их использование и проводить экспертизу ценности.

Ивар Фоннс считает, что национальные архивные учреждения, в качестве составной части их профессиональных обязанностей, должны играть ведущую роль в создании концепции управления электронными документами, которая бы одновременно и заслуживала доверия, и пользовалась им.

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes-Hashimoto)

Источник: блог «летучих репортеров» МСА на конференции CITRA-2010
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/2010/09/15/can-we-trust-digital-records/
http://flyingreporters.ica.org/oslo2010/fr/2010/09/15/pouvons-nous-faire-confiance-aux-archives-electroniques/

Облачные вычисления: Последствия для архивистов и специалистов по управлению документами - часть III

Пока готовились предыдущие две части этого материала, Национальные Архивы США (NARA) успели опубликовать ещё одно руководство – бюллетень 2010-05 от 8 сентября 2010 года «Руководство по управлению документами в среде облачных вычислений» (Guidance on Managing Records in Cloud Computing Environments, см. http://archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html ). В данном документе детализированы положения ранее выпущенных указаний, даны рекомендации в области управления документами и формулировки, рекомендуемые для использования в контрактах на приобретение услуг облачных вычислений.

Проблемы управления документами, связанные с облачными вычислениями

NARA признает, что модели обслуживания и развертывания влияют на то, каким образом документы будут создаваться, использоваться и храниться в среде облачных вычислений. Уровень контроля государственного органа над разработкой, внедрением и эксплуатацией среды облачных вычислений, содержащей федеральные документы,  может варьироваться в зависимости от моделей обслуживания и развертывания. Например, при использовании моделей обслуживания IaaS и PaaS (соответственно, в качестве услуги предоставляются инфраструктура или платформа) более вероятно, что агентство будет держать документы вне облака. В случае модели обслуживания SaaS (программное обеспечение как услуга), агентство может поддерживать документы в поддерживаемом поставщиком услуг облаке, поэтому в любом таком контракте должен оговариваться специфические вопросы, связанные с ответственностью за управление документами.

Национальные Архивы выявили ряд проблем управления документами в среде облачных вычислений:
  • У «облачных» программных приложений может отсутствовать функциональная  возможность по исполнению указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, включая возможность передачи и необратимого уничтожения документов, - а также возможность выполнения других функций управления документами. Поэтому конкретные модели обслуживания и развертывания могут не в полной мере соответствовать требованиям законодательства к управлению документами.  Примерами таких требований являются:
    • Поддержание документов таким образом, что их функциональность и целостность сохраняются на протяжении всего их жизненного цикла,
    • Поддержание связей между документами и их метаданными,
    • Передача архивных документов в Национальные Архивы и уничтожение  документов временного срока хранения в соответствии с утвержденными NARA указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.

  • В зависимости от приложения, поставщики облачных услуг должны быть осведомлены о требованиях к отслеживанию сроков хранения, относящихся к данному массиву федеральных документов, хранящемуся в одном или нескольких местах облака. У агентств должна иметься возможность контролировать любые предлагаемые операции по удалению документов в соответствии с действующими законодательно-нормативными положениями, вне зависимости от того, что документы могут располагаться в «облаке» поставщика услуг. Поставщики облачных услуг должны также обеспечить доступность документов, позволяющую агентству отреагировать на требования о представлении документов в рамках судебного разбирательства, в соответствии с законодательством о свободе доступа к государственной информации и о защите персональных данных, а также на другие запросы о предоставлении доступа к документам.

  • Отсутствуют официальные технические стандарты,  регламентирующие для разнообразных «облачных» архитектур хранение и обработку данных в облачных средах. В долгосрочной перспективе это ставит под угрозу достоверность и «живучесть» данных.

  • Отсутствие стандартов интероперабельности может затруднить изъятие документов во исполнение требований делопроизводства, или усложнить их перемещение в другую среду. Это может повлиять на способность агентств выполнить свои делопроизводческие обязанности в отношении документов временного срока хранения и/или исторически ценных документов, передаваемых на хранение в Национальные Архивы.

  • Агентства и поставщики облачных услуг должны заранее предусмотреть, как вопросы непрерывной сохранности и доступа к документам будут решаться в условиях чрезвычайных ситуаций, при которых деловая деятельность поставщика услуг существенно изменяется (например, в случае его банкротства) либо полностью прекращается.
(Окончание следует)

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html

четверг, 16 сентября 2010 г.

Росархив нарушает …

Не знаю, кто как, а я предпочитаю узнавать о международной деятельности Федерального архивного агентства «из первых рук». Но вот очередной раз информация поступает из стороннего источник, которым на этот раз оказался руководитель Национальных архивов США Дэвид Ферьеро. Он участвует в проходящей в Норвегии конференции CITRA-2010. Ферьеро вёл сегодня в Твиттере прямую трансляцию с круглого стола, в котором участвовали руководители архивных служб ряда стран. Вот как выглядят в его изложении тезисы выступления представителя России (см. http://twitter.com/dferriero ):

«Следующим выступает Владимир Тарасов, заместитель руководителя архивной службы России.
  • Управление электронными документами является неотъемлемой частью программы «Электронная Россия»

  • Электронное правительство дает возможность сфокусировать внимание на электронных документах – их создании, поддержании и использовании

  • Важно, чтобы архивисты сотрудничали со коллегами из ИТ, с тем, чтобы предвидеть делопроизводческие последствия новых систем

  • Важность федерального нормативного регулирования для реализации требований и руководств по электронным документам»
Специально проверила официальный сайт: на момент выступления Тарасова положенных официальных анонсов о его визите не было. Теперь буду ждать, когда выложат текст его выступления, - и выложат ли.

Для справки привожу информацию об установленных Правительством требованиях и об ответственности за их неисполнение.
Перечень информации о деятельности федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, и подведомственных им федеральных органов исполнительной власти, размещаемой в сети Интернет (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2009 г. № 953)

23. Информация об официальных визитах и о рабочих поездках руководителей и официальных делегаций федерального органа исполнительной власти, а также об официальных мероприятиях, организуемых федеральным органом исполнительной власти, его территориальными органами (заседания, встречи, брифинги, семинары, круглые столы и другие мероприятия), в частности анонсы предстоящих официальных визитов и рабочих поездок, официальных мероприятий и их итоги –
  • анонсы официального визита (рабочей поездки, официального мероприятия) - в течение одного рабочего дня перед началом указанных мероприятий.

  • итоги официального визита (рабочей поездки, официального мероприятия) - в течение одного рабочего дня после окончания указанных мероприятий
24. Тексты официальных выступлений и заявлений руководителей и заместителей руководителей федерального органа исполнительной власти и его территориальных органов - в течение одного рабочего дня со дня выступления

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.27. Нарушение требований к организации доступа к информации …
и ее размещению в сети "Интернет"

2. Неразмещение в сети "Интернет" информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в случаях, если обязанность по размещению такой информации в сети "Интернет" установлена федеральным законом - штраф на должностных лиц в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

[Добавлено 1 октября 2010 г.] Не прошло и двух недель, а Росархив уже выложил на своем сайте текст выступления Заместителя руководителя Федерального архивного агентства В.П. Тарасова «Актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации»:
http://archives.ru/international/ica/tarasov_0910_ru.shtml (русский)
http://archives.ru/international/ica/tarasov_0910_eng.shtml (английский)